checklist code pensioenfondsen stand per 1 januari 2020 · meer een ex-post en ex-ante...
TRANSCRIPT
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 1
Stichting Pensioenfonds TNO
Checklist Code Pensioenfondsen
Stand per 1 januari 2020
De Code Pensioenfondsen is per 1 juli 2014 verankerd in de Pensioenwet. Op 3 oktober 2018 is de nieuwe Code
Pensioenfondsen 2018 in werking getreden. Voor pensioenfondsen bestaat de wettelijke plicht de normen van de Code toe
te passen óf uit te leggen welke normen niet worden toegepast en waarom (dus volgens het ‘comply or explain’-principe).
De Code Pensioenfondsen 2018 bestaat uit 8 thema’s, welke onderverdeeld zijn in 65 normen. De onderstaande Checklist
geeft weer hoe de normen uit deze code bij de Stichting Pensioenfonds TNO worden toegepast.
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 2
Thema 1: Vertrouwen waarmaken
Zij die voor het pensioenfonds verantwoordelijkheid dragen maken het in hen gestelde vertrouwen waar. Dat blijkt vooral
uit adequaat bestuur, verantwoord beleggingsbeleid en zorgvuldig risicomanagement.
Normen uit de Code
Naleving
per
01-01-2020
Toelichting
1 Het Bestuur voert de regeling naar beste
vermogen uit, in een evenwichtige
afweging van belangen, en heeft hiervoor
de eindverantwoordelijkheid.
Ja • De pensioenovereenkomst tussen sociale partners (inhoudende de
afspraken over de inhoud van de pensioenregeling) en wijzigingen daarin
worden door het Bestuur getoetst aan uitvoerbaarheid qua financiering,
ambitie, communicatie, administratie en de geldende wet- en
regelgeving, voordat de opdracht door het Bestuur wordt aanvaard;
• Het Bestuur draagt zorg voor een adequate governancestructuur bij het
fonds, waarbij het Bestuur altijd de regie en de eindverantwoordelijkheid
over alle werkzaamheden van het fonds heeft;
• Bij het beheren en uitvoeren van de pensioenregeling (en bij wijzigingen
daarin) ziet het Bestuur toe op een evenwichtige belangenafweging. Bij
het nemen van bestuursbesluiten wordt de belangenafweging toegelicht
in de voorlegger van het vergaderstuk.
2 Het Bestuur is verantwoordelijk en zorgt
voor de uitvoering van de pensioen-
regeling. Het heeft een visie op die
uitvoering, stelt eisen waaraan deze moet
Ja • Voor de uitvoering heeft het Bestuur een uitvoeringsovereenkomst
gesloten met de bij het fonds aangesloten werkgevers;
• Het strategisch en tactisch beleggingsbeleid is gebaseerd op het
Risicokader, de risicobereidheid van de deelnemers en
pensioengerechtigden, de Verklaring inzake de beleggingsbeginselen,
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 3
voldoen en bepaalt welk kostenniveau
aanvaardbaar is.
Investment Beliefs, Prudent Person Principle, MVO-beleid, IMVB-
convenant Pensioenfondsen, UN Global Compact Principles, ALM-
studies, raadpleging Beleggingsadviescommissie (BAC) en Commissie
ESG-Beleid (CEB) en waar nodig andere commissies en adviseurs;
• De pensioenadministratie en -uitkeringen worden uitgevoerd door een
professionele en deskundige uitvoeringsorganisatie die aan het Bestuur
rapporteert. Op uitbestedingen is het uitbestedingsbeleid van DNB van
toepassing op basis waarvan minimaal jaarlijks de uitbestedingen worden
getoetst;
• Voor de communicatie met en voorlichting aan belanghebbenden wordt
tweejaarlijks een Communicatieplan door het Bestuur vastgesteld.
3 Het Bestuur stelt een missie, visie en
strategie op. Ook zorgt het voor een
heldere en gedocumenteerde beleids- en
verantwoordingscyclus. Daarnaast toetst
het Bestuur periodiek de effectiviteit van
zijn beleid en stuurt zo nodig bij.
Ja • De door het Bestuur opgestelde missie, visie en strategie zijn vastgelegd
in de ABTN. Deze zijn ook opgenomen in het jaarverslag. De beleids- en
verantwoordingscyclus is met de daaraan gestelde kwaliteitsvereisten
beschreven in een door het Bestuur vastgesteld document, waarvan een
matrix met SMART-afspraken m.b.t. frequentie, deadlines, advies- en
besluitvormingstraject onderdeel uitmaakt. Daarnaast is een Jaarplan
vastgesteld m.b.t. de in het Bestuur te behandelen onderwerpen;
• Tenminste jaarlijks en bij bestuursbesluiten met beleidswijzigingen
wordt door het Bestuur bezien of de ABTN (met de daarbij als bijlagen
opgenomen beleidsdocumenten) herzien dient te worden;
• Aan de hand van managementrapportages wordt minimaal eenmaal per
kwartaal in de Bestuursvergadering uitgebreid stilgestaan bij de
rapportering omtrent de voortgang van de kernactiviteiten en het jaarplan
(ontwikkeling van o.a. (beleids)dekkingsgraad, risico-aspecten
(kwalitatief en kwantitatief), beleggingen, pensioenuitvoering,
communicatie en pensioenbeleid).
4 Bij alle besluiten legt het Bestuur
duidelijk vast op grond van welke
overwegingen het besluit is genomen.
Ja De Handreiking van de Pensioenfederatie m.b.t. zorgvuldige besluitvorming
wordt toegepast. De overwegingen, waaronder de evenwichtige
belangenafweging, de alternatieven en mogelijke gevolgen, kosten en
risico’s zijn opgenomen in de desbetreffende beleidsstukken, voorzien van
adviezen van de in aanmerking komende vaste Bestuurscommissies. Het
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 4
besluitvormingsproces is vastgelegd in de notulen van de Bestuurs-
vergaderingen. Daarnaast wordt bij elk te nemen besluit een voorlegger
opgemaakt met daarin onder andere de belangrijkste overwegingen, de
risico’s en de wijze waarop belangenafweging heeft plaatsgevonden.
5 Het Bestuur legt verantwoording af over
het beleid dat het voert, de gerealiseerde
uitkomsten van dit beleid en de
beleidskeuzes die het eventueel voor de
toekomst maakt. Het Bestuur weegt
daarbij de verschillende belangen af van
de groepen die bij het pensioenfonds
betrokken zijn. Ook geeft het Bestuur
inzicht in de risico’s van de
belanghebbenden op korte en lange
termijn, gerelateerd aan het
overeengekomen ambitieniveau.
Ja Tweemaal per jaar overlegt het Bestuur met het VO en bespreekt daar de
beleidsafwegingen, de voorgenomen besluiten waarover het VO een
adviesbevoegdheid heeft en de realisatie daarvan. Het VO heeft toegang tot
de kwartaal-managementrapportages waarin over de voortgang wordt
gerapporteerd.
In het jaarverslag worden deze aspecten uitgebreid behandeld. Bij alle
relevante beleidsdocumenten en Bestuursbesluiten wordt de evenwichtige
belangenafweging betrokken. In het Bestuursverslag wordt uitgebreid
ingegaan op de risico’s die het fonds c.q. de belanghebbenden lopen
gerelateerd aan het overeengekomen ambitieniveau en hoe het Bestuur
hiermee omgaat door middel van de getroffen beheersmaatregelen.
6 Het Bestuur houdt rekening met de
verplichtingen die het fonds is aangegaan
en draagt daarbij zorg voor optimaal
rendement binnen een aanvaardbaar
risico.
Ja Dit is vastgelegd in het Beleggingsplan van het fonds dat als bijlage bij de
ABTN is gevoegd en ook op de website van het pensioenfonds is
gepubliceerd. Het beleggingsbeleid dat in het Beleggingsplan tot uitdrukking
is gebracht, is gebaseerd op periodiek uitgevoerde ALM-studies.
7 Het Bestuur zorgt ervoor dat er onder
belanghebbenden draagvlak bestaat voor
de keuzes over verantwoord beleggen.
Ja De keuzes en overwegingen rondom verantwoord beleggen zijn aan de orde
gekomen in de periodieke overleggen met de werkgever en de organen van
het fonds, waaronder het VO. Daarbij zijn bij de toelichting op het
beleggingsbeleid tevens het beleid en de daarbij voorkomende dilemma’s
rondom het thema verantwoord beleggen besproken om meer draagvlak
hiervoor te creëren. ESG-beleid is een belangrijk onderwerp bij de
dialoogsessies met deelnemers tijdens de periodieke locatiebezoeken.
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 5
8 Het Bestuur bevordert en borgt een
cultuur waarin risicobewustzijn
vanzelfsprekend is. Ook zorgt het ervoor
dat het integrale risicomanagement
adequaat georganiseerd is.
Ja Het interne risicobeheersingssysteem is inhoudelijk ingericht volgens het
“three lines of defence”-model dat wordt beschreven in de ABTN.
• De first line of defence is primair belegd bij de Uitvoerings-
organisatie Beleggingen (UB) en het Hoofd Pensioenbeheer.
Aangezien meerdere processen van het Pensioenfonds zijn uitbesteed,
ligt ook een deel van de uitvoering van de first line of defence bij het
management van de uitbestedingspartijen. De UB houdt toezicht op
de Lead Overlay Manager, de custodian en de vermogensbeheerders.
Het Hoofd Pensioenbeheer houdt toezicht op de pensioenuitvoerder.
• De second line of defence is belegd bij de Beleggingsadvies-
commissie (BAC) voor toezicht op het vermogensbeheer c.q. de UB
en bij de Commissie Pensioenbeheer (CPB) die toezicht houdt op het
pensioenbeheer c.q. Hoofd Pensioenbeheer. De Controller, welke
tevens functionaris gegevensbescherming in de zin van de AVG is,
houdt toezicht op de financiële administratie en de rapportages aan
DNB. De Jurist toetst op compliance met wet- en regelgeving. Het
integrale riskmanagement bij het Bestuursbureau is belegd bij de
Risico-manager, welke tevens de sleutelfunctiehouder Risico-
beheerfunctie is. Met betrekking tot het gedragstoezicht is zowel een
interne als een externe compliance officer benoemd. Daarnaast maakt
de sleutelfunctiehouder actuariële functie ook onderdeel uit van de
second line of defence.
• De third line of defence is belegd bij de Audit, Risk & Compliance
Committee (ARC), de externe accountant, de certificerend Actuaris
en de Sleutelfunctiehouder Interne Auditfunctie. De ARC beoordeelt
de opzet en effectiviteit van het risicomanagement en de interne
beheersing en adviseert het Bestuur hierover. De
Sleutelfunctiehouder Interne Auditfunctie is belegd bij een
bestuurslid.
Er vindt jaarlijks een toetsing plaats door de Raad van Toezicht en het
Verantwoordingsorgaan beoordeelt jaarlijks het gevoerde beleid op basis van
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 6
onder andere de jaarrekening en het rapport van de Raad van Toezicht. Ook
is er jaarlijks de accountantscontrole door een externe Accountant en
ontvangt het Bestuur een rapport van de certificerend Actuaris.
De eindverantwoordelijkheid is belegd bij het Bestuur. Het Bestuur wordt
daarbij ondersteund door de second en third line of defence. Binnen het
Bestuur is een bestuurslid aangewezen als referent voor het risicobeheer.
Aanvullend op deze three lines of defence houden de toezichthouders, DNB
en AFM, toezicht op het Pensioenfonds. Onderdeel van de risicobeheersing
vormen periodieke managementrapportages van de monitorende en
controlerende instanties. Zo komen de beleggingsrisico’s op kwartaalbasis
aan bod in de specifiek hiervoor ontwikkelde risicomonitor. Dit bevat onder
meer een ex-post en ex-ante risicoanalyse. Jaarlijks vindt door het
Bestuursbureau en het Bestuur een integrale inventarisatie en analyse van de
risico’s plaats, afgeleid van de FIRM-methodiek van DNB. De beheers-
maatregelen worden beoordeeld en bezien wordt of de restrisico’s aanvaard-
baar zijn of dat aanvullende maatregelen nodig zijn. De bevindingen worden
in een rapportage vastgelegd.
Het Bestuursbureau brengt eens per kwartaal een risicorapportage uit waarin
belangrijke risico’s inclusief trends en bandbreedtes worden gerapporteerd.
9 Het Bestuur zorgt voor een
noodprocedure om in spoedeisende
situaties te kunnen handelen.
Ja Het fonds kent een noodprocedure, zijnde het financieel crisisplan. Het
financieel crisisplan maakt onderdeel uit van de ABTN. Daarbij is ook een
crisisteam benoemd met een zeker mandaat. Om de continuïteit in het geval
van een calamiteit te waarborgen, kent het fonds een uitwijkplan. Verder
beschikt het fonds over een incidentenregeling. In de procuratieregeling is
voorzien in geval van ontstentenis van tekeningsbevoegden. In het
Communicatieplan is het communicatiebeleid/-procedure vastgelegd in geval
van een noodsituatie.
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 7
Thema 2: Verantwoordelijkheid nemen
Het Bestuur neemt zijn verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de pensioenregeling.
Normen uit de Code
Naleving
per
01-01-2020
Toelichting
10 Het Bestuur zorgt voor een heldere en
expliciete taak- en rolverdeling tussen
bestuur en uitvoering. Hierbij horen
passende sturings- en
controlemechanismen.
Ja De specifieke verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden op de
verschillende niveaus, dit wil zeggen van elk orgaan en commissie van het
fonds en van elke afdeling van de uitvoeringsorganisatie zijn vastgelegd. De
sturings- en controlemechanismen zijn in de ABTN beschreven. Voorts zijn
sturings- en controlemechanismen verankerd in de overeenkomst en “Service
Level Agreements” (SLA) met uitvoerende partijen en de beheersings-
rapportages. De rapportage- en documentenstroom bij het fonds, in het kader
van sturing, controle, advies en besluitvorming, is “SMART” in een matrix
bij de verantwoording van het bestuursbureau aan het Bestuur vastgelegd. In
het Jaarplan is een scheiding gemaakt tussen de actiepunten van het Bestuur
en het bestuursbureau, om een duidelijke splitsing te maken tussen de
bestuurskant en de operationele kant van het Jaarplan.
Dit geheel vormt het interne beheersingssysteem van het fonds.
11 Bij uitbesteding van taken neemt het
Bestuur in de overeenkomst met de
dienstverlener adequate maatregelen op
voor als de dienstverlener of een door
hem ingeschakelde derde onvoldoende
Ja Risicoafdekking, de te nemen adequate maatregelen en de aansprakelijkheid
bij schade vormen een essentieel onderdeel bij de selectie en de
contractonderhandelingen en worden dan ook contractueel vastgelegd.
Monitoring hierop vindt periodiek plaats. Conform het door het Bestuur
vastgestelde uitbestedingsbeleid dienen contracten onmiddellijk of binnen
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 8
presteert, de overeenkomst niet naleeft,
schade veroorzaakt door handelen of
nalaten.
een aanvaardbare termijn opzegbaar te zijn in geval de uitvoerder
onvoldoende presteert, de overeenkomst niet naleeft dan wel schade
veroorzaakt door ernstig verwijtbaar handelen of nalaten.
12 Het Bestuur zorgt dat het zicht heeft op
de keten van uitbesteding.
Ja Het Bestuur heeft het uitbestedingsbeleid vastgelegd, waarbij het zicht
blijven houden op de keten van uitbesteding één van de selectiecriteria is.
Tenminste eenmaal per jaar worden de uitbestedingen door het
Bestuursbureau getoetst. Over de uitkomst wordt gerapporteerd aan zowel de
ARC als het Bestuur, waarbij eventuele verbeterpunten worden
geïdentificeerd en in acties worden omgezet.
13 Het Bestuur zorgt ervoor dat het
beloningsbeleid van partijen aan wie
taken worden uitbesteed, niet aanmoedigt
om meer risico’s te nemen dan voor het
fonds aanvaardbaar is. Om dit te bereiken
maakt het Bestuur dit onderdeel van de
contractafspraken bij het sluiten of
verlengen van de uitbestedings-
overeenkomst of – indien van toepassing
– via zijn aandeelhouderspositie.
Ja Conform het uitbestedingsbeleid wordt door het pensioenfonds van
uitbestedingspartners contractueel geëist dat deze over een adequaat en
beheerst beloningsbeleid beschikken, dat geen prikkels bevat die handelen
aanmoedigen dat ingaat tegen het belang van het pensioenfonds dan wel leidt
tot onnodige risico’s voor het pensioenfonds. Documentatie ter
onderbouwing van het bestaan van een adequaat en beheerst beloningsbeleid
wordt bij de selectie en vervolgens bij de jaarlijkse toets op uitbesteding bij
de belangrijkste partners opgevraagd. Voor het beoordelen van het
beloningsbeleid hanteert het pensioenfonds de door AFM en DNB
opgestelde principes voor beheerst beloningsbeleid.
4 Het Bestuur evalueert jaarlijks de
kwaliteit van de uitvoering en de
gemaakte kosten kritisch en spreekt een
dienstverlener aan als deze de afspraken
niet of onvoldoende nakomt.
Ja De kwaliteit van de uitvoering wordt doorlopend gemonitord. Daarnaast
evalueert het Bestuur de kwaliteit aan de hand van de kwartaal management-
rapportages en vindt jaarlijks de toets uitbesteding plaats.
Ontvangen facturen worden getoetst aan de contractuele afspraken.
De specifieke feestructuur van vermogensbeheerders wordt periodiek
geëvalueerd en wanneer daartoe aanleiding bestaat, wordt hierover opnieuw
onderhandeld. Kosten van incidentele dienstverlening worden beoordeeld
aan de hand van de uitgebrachte offertes.
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 9
Thema 3: Integer handelen
Het Bestuur bevordert een cultuur van integriteit en compliance.
Normen uit de Code
Naleving
per
01-01-2020
Toelichting
15 Het Bestuur legt de gewenste cultuur vast
en stelt een interne gedragscode op.
Ja Het Bestuur heeft een eigen gedragscode en een eigen
klokkenluidersregeling.
16 De leden van het Bestuur, het VO of het
BO, het intern toezicht en andere
medebeleidsbepalers ondertekenen de
interne gedragscode van het fonds en een
jaarlijkse nalevingsverklaring, en zij
gedragen zich daarnaar.
Ja Dit is geborgd via de gedragscode. Alle verbonden personen, inclusief de
insiders, dienen bij indiensttreding dan wel benoeming, en vervolgens
jaarlijks, een nalevingsverklaring te ondertekenen en aan het Nederlands
Compliance Instituut af te geven. De naleving wordt getoetst door de externe
compliance officer.
17 Alle nevenfuncties worden gemeld aan
de compliance officer.
Ja Dit is geborgd via de gedragscode.
18 Tegenstrijdige belangen of
reputatierisico’s worden gemeld. De
leden van het Bestuur, het VO of het BO,
het intern toezicht en andere
medebeleidsbepalers vermijden elke
vorm en elke schijn van persoonlijke
Ja Dit is gewaarborgd in de gedragscode en klokkenluidersregeling van het
pensioenfonds. De organen van het fonds voeren in elk geval tweejaarlijks
een zelfevaluatie uit waarbij hun functioneren wordt besproken en afspraken
worden gemaakt voor verbetering. In de commissies nemen externe
deskundigen deel die met een onafhankelijke blik kijken naar het
functioneren van het pensioenfonds.
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 10
bevoordeling of belangenverstrengeling.
Zij laten zich op hun functioneren
toetsen.
19 Het lidmaatschap van een orgaan is niet
verenigbaar met dat van een ander
orgaan binnen het fonds of van de
visitatiecommissie.
Ja Dit is geborgd in de statuten van het fonds.
20 Het Bestuur zorgt dat onregelmatigheden
kunnen worden gemeld en dat
betrokkenen weten hoe en bij wie.
Ja Het pensioenfonds kent een Regeling Incidenten en Operationele
Voorvallen. Net als de interne klachten- en geschillenregeling, kent ook deze
regeling een eenvoudige toegankelijkheid. Incidenten en operationele
voorvallen worden bijgehouden in een register. Incidenten worden door het
Bestuur gemeld aan DNB. Incidenten en operationele voorvallen worden in
de kwartaal managementrapportages opgenomen.
21 De organisatie kent een
klokkenluidersregeling en bevordert dat
ook externe dienstverleners een
klokkenluidersregeling hebben. De
organisatie zorgt ervoor dat men weet
hoe en bij wie kan worden gemeld.
Ja Het fonds heeft een eigen gedragscode en een eigen klokkenluidersregeling.
In het door het Bestuur vastgestelde uitbestedingsbeleid is bepaald dat bij de
partijen aan wie pensioenactiviteiten zijn uitbesteed een gedragscode
inclusief klokkenluidersregeling aanwezig moeten zijn die inhoudelijk
gelijkwaardig zijn aan die van het fonds. Bij de selectie en vervolgens bij de
jaarlijkse toets op de uitbesteding wordt hierop toegezien. De huidige
pensioenuitvoerder beschikt hierover.
22 Het Bestuur kent de relevante wet- en
regelgeving en interne regels, weet hoe
het fonds daar invulling aan geeft en
bewaakt de naleving (compliance).
Ja Alle Bestuursleden hebben door middel van een Bestuurdersportal toegang
tot alle fondsdocumenten. In elke Bestuursvergaderingen worden de
belangrijkste uitingen van DNB en AFM behandeld. De directie van het
Bestuursbureau informeert het Bestuur en de vaste Bestuurscommissies over
op handen zijnde wijzigingen in de wet- en regelgeving.
Het Bestuur bewaakt dat de wet- en regelgeving en interne regels worden
nageleefd. Het Bestuur wordt hierin ondersteund door het Bestuursbureau,
waar ook een Pensioenjurist aanwezig is. Het Bestuur wordt hierbij
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 11
geadviseerd door de Audit, Risk & Compliance Committee. Bovendien is de
naleving contractueel geborgd in de contracten en SLA’s en door middel van
de inbreng van externe adviseurs van het Bestuur, te weten de adviserend
Actuaris, de controlerend Accountant en de externe compliance officer.
Jaarlijks vindt door de directie van het Bestuursbureau een toetsing plaats
van de statuten, de reglementen en de ABTN van het fonds op compliance
met de relevante wet- en regelgeving. De rapportage hierover wordt
uitgebracht aan de ARC en het Bestuur.
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 12
Thema 4: Kwaliteit nastreven
Het fonds stelt hoge kwaliteitseisen, voert daar beleid op en is een ‘lerende organisatie’.
Normen uit de Code
Naleving
per
01-01-2020
Toelichting
23 Het Bestuur is collectief
verantwoordelijk voor zijn functioneren.
De Voorzitter is eerste aanspreekpunt;
hij/zij is als eerste verantwoordelijk voor
zorgvuldige besluitvorming en
procedures.
Ja De collectieve verantwoordelijkheid en de evenwichtige belangenbehartiging
zijn in de statuten geborgd. De Voorzitter waakt over de naleving. Jaarlijks is
er een zelfevaluatie van het Bestuur. Voorts voert de Voorzitter tezamen met
de Secretaris van het Bestuur individuele evaluatiegesprekken met de
Bestuursleden. De te volgen advies- en besluitvormingsprocedure bij de
behandeling van beleidsonderwerpen wordt vastgelegd in de desbetreffende
documenten.
24 Het Bestuur waarborgt dat de leden
onafhankelijk en kritisch kunnen
opereren.
Ja Dit is vastgelegd in het functieprofiel. Kandidaten worden op functie-eisen
getoetst. In de statuten is bepaald dat partijen (werkgevers, werknemers en
gepensioneerden) kandidaten voor het Bestuur kunnen voordragen, maar het
Bestuur beslist of deze ook worden benoemd. Daarnaast worden deze
kandidaten door de Raad van Toezicht getoetst aan het betreffende
functieprofiel. Ook is in de statuten bepaald dat Bestuursleden zich richten
op de belangen van alle belanghebbenden bij het fonds.
25 Ieder Bestuurslid heeft stemrecht. Ja Dit is geregeld in de statuten.
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 13
26 Het Bestuur zorgt voor permanente
educatie van zijn leden.
Ja Het Bestuur zorgt voor een programma van permanente educatie voor de
leden van het Bestuur. Onderdelen hiervan zijn het organiseren van
specifieke workshops bijv. m.b.t. het FTK en de beleggingen, incl. het
risicokader en investment beliefs. Daarnaast vindt educatie plaats via
specifieke trainingen van het SPO dan wel via deelname aan seminars en
themabijeenkomsten van de Pensioenfederatie, DNB en andere organisaties.
In het kader van het opleidingsplan wordt de individuele opleidingsbehoefte
per Bestuurslid jaarlijks geïnventariseerd en vastgelegd.
27 Het Bestuur staat open voor kritiek en
leert van fouten.
Ja Het Bestuur heeft de houding om actief om te gaan met commentaar en
aanbevelingen van alle bij het fonds betrokken externen, evenals van het
intern toezicht.
28 Het eigen functioneren is voor het
Bestuur en voor het intern toezicht een
continu aandachtspunt. Het Bestuur en
het intern toezicht evalueren in elk geval
jaarlijks het eigen functioneren van het
orgaan als geheel en van de individuele
leden. Hierbij betrekken het Bestuur en
het intern toezicht één keer in de drie jaar
een onafhankelijke derde partij.
Ja Jaarlijks vindt een zelfevaluatie door het Bestuur plaats. Dit vormt input voor
het actualiseren van het geschiktheidsplan. In het eerste kwartaal van 2017 is
een externe partij ingeschakeld. In het kader van de zelfevaluatie voeren de
Voorzitter en Secretaris samen met elk Bestuurslid jaarlijks een
functioneringsgesprek. Twee andere Bestuursleden voeren jaarlijks een
functioneringsgesprek met de Voorzitter respectievelijk de Secretaris. De
resultaten worden teruggekoppeld in de collectieve bijeenkomst met het hele
Bestuur. Het Bestuur heeft ervaren dat dit in een open en constructieve sfeer
gebeurt. Bij de zelfevaluatie komen naast geschiktheid, attitude en
competenties, ook de toekomst, diversiteit, gedrag en cultuur aan de orde. De
uitkomsten, bevindingen en conclusies worden plenair binnen het hele
Bestuur besproken. Eens in de drie jaar, uiterlijk weer in 2022, zal een
onafhankelijke externe partij worden ingeschakeld bij de zelfevaluatie.
29 Het eigen functioneren is voor het BO
een continu aandachtspunt. Het BO
evalueert in elk geval jaarlijks het
functioneren van het eigen orgaan als
geheel en van de individuele leden.
N.v.t. Niet van toepassing in ons Bestuursmodel.
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 14
Hierbij betrekt het BO één keer in de drie
jaar een onafhankelijke derde partij.
30 Het eigen functioneren is voor het VO
een continu aandachtspunt. Het VO
evalueert met enige regelmaat het
functioneren van het eigen orgaan.
Ja Het VO voert haar taken naar beste vermogen uit. Het eigen functioneren zal
regelmatig, maar in elk geval jaarlijks, worden geëvalueerd. Bij de
zelfevaluatie zal o.a. worden nagegaan of het VO voldoende deskundig en
divers is en of nog steeds voldaan wordt aan het competentieprofiel. Ook de
betrokkenheid, het gedrag en de cultuur binnen het VO, en de relatie tussen
het VO en het Bestuur zijn onderdeel van de zelfevaluatie.
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 15
Thema 5: Zorgvuldig benoemen
Het fonds handelt zorgvuldig bij (her)benoeming en ontslag, en zorgt voor geschiktheid, complementariteit en diversiteit
in de samenstelling van de organen van het fonds.
Normen uit de Code
Naleving
per
01-01-2020
Toelichting
31 De samenstelling van fondsorganen is
wat betreft geschiktheid,
complementariteit, diversiteit,
afspiegeling van belanghebbenden en
continuïteit, vastgelegd in beleid. Zowel
bij de aanvang van een termijn, als ook
tussentijds bij de zelfevaluatie vindt een
check plaats.
Ja Bij de samenstelling en opvolging van de fondsorganen wordt naast de
vereiste deskundigheid, competenties en professioneel gedrag, rekening
gehouden met diversiteit zoals beschreven in de Code.
Vanuit de overtuiging dat een divers samengesteld orgaan tot een betere
besluitvorming kan leiden, heeft een actieve werving en selectie
plaatsgevonden. De betreffende handreiking van de Pensioenfederatie voor
diversiteitsbevordering heeft het Bestuur gedeeld met zowel de werkgever,
het VO als de vereniging van pensioengerechtigden. De fondsorganen
voldoen aan de diversiteitsnormen voor wat betreft leeftijd en geslacht. Bij
de tussentijdse evaluaties wordt hierop gecontroleerd.
32 Het Bestuur zorgt voor geschiktheid,
complementariteit en continuïteit binnen
het Bestuur. Daarbij houdt het rekening
met opleiding, achtergrond,
persoonlijkheid, geslacht en leeftijd. Het
Bestuur toetst de geschiktheid van
Ja Bij de samenstelling en opvolging van het Bestuur wordt naast de vereiste
deskundigheid, competenties en professioneel gedrag, rekening gehouden
met diversiteit zoals beschreven in de Code.
Vanuit de overtuiging dat een divers samengesteld Bestuur tot een betere
besluitvorming kan leiden, heeft een actieve werving en selectie
plaatsgevonden. Het Bestuur houdt bij de werving en selectie tevens
rekening met de handreiking van de Pensioenfederatie voor
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 16
Bestuursleden bij het aantreden en
gedurende het Bestuurslidmaatschap.
diversiteitsbevordering. Het Bestuur voldoet aan de diversiteitsnormen voor
wat betreft leeftijd en geslacht.
33 In zowel het Bestuur als in het VO of het
BO is er tenminste één vrouw en één
man. Er zitten zowel mensen van boven
als van onder de 40 jaar in. Het Bestuur
stelt een stappenplan op om diversiteit in
het Bestuur te bevorderen.
Ja In het Bestuur hebben vier vrouwen zitting. Tevens zitten er in het Bestuur
zowel leden van boven als onder de 40 jaar. Om de diversiteit te waarborgen
wordt door het Bestuur bij de werkgever actief geworven naar vrouwelijke
deelnemers en deelnemers onder de 40 jaar. Ook is het beleid dat als een
vrouwelijk bestuurslid vertrekt ernaar gestreefd wordt om deze te vervangen
door een ander vrouwelijk bestuurslid.
In het VO hebben drie vrouwen zitting. In het VO zitten eveneens zowel
leden van boven als onder de 40 jaar.
34 De zittingsduur van een lid van het
Bestuur, het VO, het BO en Raad van
Toezicht is maximaal vier jaar. Een
Bestuurslid en een lid van het BO kunnen
maximaal twee keer worden
herbenoemd, een lid van de Raad van
Toezicht maximaal één keer. Leden van
een visitatiecommissie zijn maximaal
acht jaar betrokken bij hetzelfde fonds.
Nee Conform de statuten is de reguliere zittingstermijn van een Bestuurslid en
een lid van het VO maximaal 3 x 4 jaar = 12 jaar, wanneer tussentijds steeds
positief wordt besloten tot herbenoeming. Hiervan kan in uitzonderlijke
gevallen van worden afgeweken. Er is op dit moment een bestuurslid die
langer dan 12 jaar lid is van het Bestuur. De reden hiervoor is dat er nog
geen geschikte opvolger was die tevens zitting kan nemen in de Beleggings-
adviescommissie. Het Bestuur heeft dit bestuurslid daarom gevraagd om aan
te blijven tot opvolging in de Beleggingsadviescommissie is voorzien.
Inmiddels is er mogelijk een geschikte opvolger gevonden. De verwachting
is dat in de loop van 2020 dit bestuurslid zal aftreden.
Conform de statuten en het reglement van de Raad van Toezicht is de
reguliere zittingstermijn van een lid maximaal 2 x 4 jaar = 8 jaar, wanneer
tussentijds steeds positief wordt besloten tot herbenoeming. Hier wordt aan
voldaan.
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 17
35 Het Bestuur, het BO en het intern
toezicht houden bij het opstellen van de
profielschets rekening met het
diversiteitsbeleid. Het VO houdt hier
rekening mee bij het opstellen van de
competentievisie.
Ja Het Bestuur houdt hier rekening mee in het functieprofiel.
Het VO houdt hier rekening mee in de competentievisie.
36 Het Bestuur, het VO of het BO en de
Raad van Toezicht leggen bij de vacature
de eisen voor de vacante functie vast.
Hierbij wordt rekening gehouden met de
in de normen 31, 32 en 33 opgenomen
eisen.
Ja Het Bestuur, de Raad van Toezicht en het VO leggen bij het opstellen van
een vacature de eisen voor de vacante functie vast. Ook wordt hierbij
rekening gehouden met de in de normen 31, 32 en 33 opgenomen eisen.
37 Bij de vervulling van een vacature wordt
actief gezocht (en/of actief opgeroepen
om te zoeken) naar kandidaten die passen
in de diversiteitsdoelstellingen. Het
Bestuur neemt hierover tijdig contact op
met degenen die betrokken zijn bij het
voordragen of de verkiezing van
kandidaten.
Ja In de search ter vervulling van de vacatures in het Bestuur, de Raad van
Toezicht en het VO is hier actief invulling aan gegeven. Daartoe is contact
opgenomen met degenen die betrokken zijn bij het voordragen of de
verkiezingen van kandidaten.
38 Het Bestuur en het BO toetsen
voorgedragen kandidaten mede aan de
hand van de diversiteitsdoelstellingen.
Het VO bevordert dat in de procedure de
competentievisie wordt meegenomen,
inclusief de diversiteits- doelstellingen.
Ja De benoemingscommissie, respectievelijk het Bestuur en het VO toetsen de
kandidaten aan het functieprofiel inclusief de daarin opgenomen
diversiteitsdoelstellingen.
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 18
39 Een Bestuurslid wordt benoemd en
ontslagen door het Bestuur, na het horen
van de Raad van Toezicht over de
procedure. Een lid van de Raad van
Toezicht of visitatiecommissie wordt
benoemd door het Bestuur na bindende
voordracht van het
verantwoordingsorgaan en wordt
ontslagen door het Bestuur na bindend
advies van het verantwoordingsorgaan.
Een lid van het verantwoordingsorgaan
wordt benoemd door het Bestuur en
ontslagen door het
verantwoordingsorgaan zelf. In
uitzonderlijke situaties kan het Bestuur in
overleg met het intern toezicht een lid
ontslaan.
Nee In de statuten en reglementen is de bevoegdheid tot benoeming en ontslag
van Bestuursleden, leden van de Raad van Toezicht en leden van het VO
vastgelegd.
Een Bestuurslid wordt benoemd en ontslagen door het Bestuur. In de statuten
zal een zinsnede hierbij worden toegevoegd dat ontslag van een Bestuurslid
alleen mogelijk is na het horen van de Raad van Toezicht over de procedure.
Een lid van de Raad van Toezicht wordt benoemd door het Bestuur na
bindende voordracht van het VO en wordt ontslagen door het Bestuur na
bindend advies van het VO. Een lid van het VO wordt benoemd door het
VO en ontslagen door het VO zelf. Dit zal worden gewijzigd in de Statuten,
zodat een lid van het VO door het Bestuur zal worden benoemd.
40 Het Bestuur zorgt dat de statuten een
schorsingsprocedure kennen.
Ja Dit is geregeld in de statuten.
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 19
Thema 6: Gepast belonen
Het fonds voert een verantwoord en beheerst beloningsbeleid, gericht op kwaliteit, continuïteit en consistentie.
Normen uit de Code
Naleving
per
01-01-2020
Toelichting
41 Het pensioenfonds voert een beheerst en
duurzaam beloningsbeleid. Dit beleid is
in overeenstemming met de
doelstellingen van het pensioenfonds.
Ook is het beleid passend gelet op de
bedrijfstak, onderneming of
beroepsgroep waarvoor het fonds de
pensioenregeling uitvoert.
Ja Het beloningsbeleid is vastgelegd in een beleidsdocument en is in
overeenstemming met de doelstellingen van het pensioenfonds. De
vergoedingen van Bestuursleden en de beloning van de directie worden in
het jaarverslag vermeld.
42 De beloningen staan in redelijke
verhouding tot verantwoordelijkheid,
functie-eisen en tijdsbeslag.
Ja De hoogte van de vergoedingen van Bestuursleden is gebaseerd op de
richtlijnen van de pensioenfederatie.
43 Het Bestuur is terughoudend als het gaat
om prestatiegerelateerde beloningen.
Prestatiegerelateerde beloningen zijn niet
hoger dan 20 procent van de vaste
Ja Het fonds kent geen prestatiegerelateerde beloningen.
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 20
beloning. Ze zijn niet gerelateerd aan de
financiële resultaten van het fonds.
44 Het Bestuur voorkomt dat door een te
hoge beloning van de leden van het
intern toezicht, een financieel belang een
kritische opstelling in de weg staat.
Ja De hoogte van de vergoedingen kan geen belemmering zijn voor het zich
kritisch opstellen.
45 Bij tussentijds ontslag van een
Bestuurslid zonder arbeidsovereenkomst
of van een lid van het intern toezicht
verstrekt het Bestuur geen transitie- of
ontslagvergoeding. Bij ontslag van een
(andere) medebeleidsbepaler moet een
eventuele transitie- of ontslagvergoeding
passend zijn gelet op de functie en de
ontslagreden.
Ja Bij ontslag van een Bestuurslid, lid van het VO of lid van de Raad van
Toezicht wordt door het pensioenfonds geen ontslagvergoeding toegekend.
Ontslag van een andere medebeleidsbepaler is in 2019 en de recente jaren
hiervoor niet voorgekomen.
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 21
Thema 7: Toezicht houden en inspraak waarborgen
Het fonds waarborgt intern toezicht op de kwaliteit en integriteit van de bedrijfsvoering.
Normen uit de Code
Naleving
per
01-01-2020
Toelichting
46 Intern toezicht draagt bij aan effectief en
slagvaardig functioneren van het
pensioenfonds en aan beheerste en
integere bedrijfsvoering.
Ja Voor het intern toezicht kent het pensioenfonds een Raad van Toezicht. Deze
brengt jaarlijks een verslag uit aan het Bestuur. Met ieder van de leden van
de Raad van Toezicht is een overeenkomst van opdracht gesloten. De
algemene toezichtstaak is in het reglement van de Raad van Toezicht
vastgelegd. In de opdrachtformulering door het Bestuur is eventueel een
specifieke toezichtstaak omschreven. De leden van de Raad van Toezicht
hebben te allen tijde toegang tot alle vergaderstukken van het Bestuur en alle
vaste Bestuurscommissies, en alle voor hun taak benodigde documenten. Het
verslag van de Raad van Toezicht bevat de bevindingen van het in dat jaar
gehouden toezicht. Het Bestuur reageert hier schriftelijk en gemotiveerd op.
Dit is vastgelegd in zowel een officiële Bestuursreactie (mede ten behoeve
van het VO en publicatie in het jaarverslag) als in een gedetailleerde matrix.
In de matrix zijn ook eventuele acties of aandachtspunten in detail vermeld.
Tussentijds monitort de Raad van Toezicht de voortgang met betrekking tot
de aanbevelingen en de hierop gebaseerde acties.
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 22
47 Het intern toezicht betrekt deze Code bij
de uitoefening van zijn taak.
Ja De Raad van Toezicht betrekt de naleving van deze Code bij het jaarlijkse
verslag van toezicht. Dit is vastgelegd in het reglement van de Raad van
Toezicht. Daarnaast committeert de Raad van Toezicht zich aan de VITP-
Toezichtcode.
48 Leden van het intern toezicht zijn
betrokken bij het pensioenfonds en
moeten zich zodanig onafhankelijk
opstellen dat belangentegenstellingen
worden voor komen. Ze hebben daarbij
het vermogen en de durf om zich kritisch
op te stellen richting het Bestuur.
Ja In het in overleg met het VO opgestelde functieprofiel is vastgelegd dat bij
de werving en selectie van leden van de Raad van Toezicht ook gekeken
wordt of zij zich onafhankelijk en kritisch kunnen opstellen. Bij de werving
en selectie is een extern bureau betrokken. Contractueel is vastgelegd dat de
leden de VITP-code naleven.
49 De Raad van Toezicht stelt zich op als
gesprekspartner van het Bestuur.
Ja De Raad van Toezicht stelt zich op als gesprekspartner van het Bestuur bij
het jaarlijks verslag van het toezicht. Regelmatig zitten leden van het Bestuur
bij de vergadering van de Raad van Toezicht en visa versa. Daarnaast is de
RvT bereidt tot tussentijdse overleggen op initiatief van het Bestuur en
omgekeerd.
50 Het Bestuur weegt de aanbevelingen van
Raad van Toezicht of visitatiecommissie
zorgvuldig en motiveert afwijkingen.
Ja Voor het Intern Toezicht heeft het fonds een Raad van Toezicht. De
aanbevelingen van de Raad van Toezicht worden door het Bestuur
afgewogen. Indien het Bestuur besluit af te wijken van het advies van de
Raad van Toezicht dan wordt hier een zorgvuldige motivatie voor gegeven.
51 Het BO voert zijn taak uit als ‘goed
huisvader’ (m/v) voor alle
belanghebbenden.
N.v.t. Niet van toepassing in ons Bestuursmodel.
52 Het BO zorgt dat de leden onafhankelijk
en kritisch kunnen functioneren.
N.v.t. Niet van toepassing in ons Bestuursmodel.
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 23
53 Het BO bewaakt of het Bestuur de
uitvoeringsovereenkomst of het
uitvoeringsreglement en het
pensioenreglement juist uitvoert. Ook
bewaakt het BO of het Bestuur de
belangen van de verschillende groepen
belanghebbenden evenwichtig afweegt.
N.v.t. Niet van toepassing in ons Bestuursmodel.
54 Het BO onderneemt actie als het van
oordeel is dat het Bestuur niet naar
behoren functioneert.
N.v.t. Niet van toepassing in ons Bestuursmodel.
55 Het Bestuur gaat een dialoog aan met het
VO dan wel het BO bij het afleggen van
verantwoording.
Ja Het Bestuur vergadert tweemaal per jaar met het voltallige VO, waarvan
eenmaal in mei naar aanleiding van het jaarverslag. Daarbij komt ook het
algemeen oordeel van het VO aan de orde over het handelen van het Bestuur
en het door het Bestuur gevoerde beleid in het afgelopen jaar. Daarnaast
vindt er periodiek een Voorzittersoverleg en een directieoverleg met een
afvaardiging van het VO plaats.
56 Het Bestuur draagt de Accountant of
Actuaris die controle uitvoert in beginsel
geen andere werkzaamheden op dan
controle. Geeft het Bestuur wel een
andere opdracht, dan vraagt dit
zorgvuldige afweging en een
afzonderlijke opdrachtformulering.
Ja Het Bestuur verleent de Accountant of Actuaris, indien sprake is van andere
werkzaamheden dan controle, een afzonderlijk opdracht. Daarbij overweegt
het Bestuur of er geen bijzonderheden zijn die dit ongewenst kunnen maken.
57 Het Bestuur beoordeelt vierjaarlijks het
functioneren van de Accountant en de
Actuaris en stelt het intern toezicht en
VO of BO van de uitkomst op de hoogte.
Ja Het functioneren van de Accountant en de Actuaris worden in principe elk
jaar door het Bestuur beoordeeld. De uitkomsten worden in een
evaluatiegesprek met de betreffende Accountant respectievelijk Actuaris
besproken. Hierover wordt verslag gedaan aan de ARC en het Bestuur.
Indien er bijzonderheden zijn worden de Raad van Toezicht en het VO door
of namens het Bestuur op de hoogte gesteld. De Accountant en de Actuaris
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 24
kunnen overigens ook door de Raad van Toezicht of het VO voor een
gesprek worden uitgenodigd, hetgeen ook gebeurt.
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 25
Thema 8: Transparantie bevorderen
Het fonds streeft openheid na, communiceert over missie, strategie en risico’s en legt verantwoording af over gevoerd
beleid.
Normen uit de Code
Naleving
per
01-01-2020
Toelichting
58 Het Bestuur geeft publiekelijk inzicht in
missie, visie en strategie.
Ja In het jaarverslag zijn visie, missie en strategie opgenomen met daarbij de in
het verslagjaar bereikte doelen.
59 Het Bestuur geeft inzicht in het beleid, de
besluitvormingsprocedures, de besluiten
en de realisatie van het beleid.
Ja Het vastgestelde beleid is met de overwegingen, de te verwachten dan wel
beoogde gevolgen vastgelegd in beleidsstukken. Daarin is ook het
advies- en besluitvormingstraject beschreven. Waar nodig zijn de ABTN en
overige fondsdocumenten op de besluiten aangepast. De belangrijkste
besluiten zijn opgenomen in het jaarverslag. Daarin is ook ingegaan op de
realisatie van de beleidsvoornemens.
60 Het Bestuur vervult zijn taak op een
transparante (open en toegankelijke)
manier. Dat zorgt ervoor dat
belanghebbenden inzicht kunnen krijgen
in de informatie, overwegingen en
argumenten die ten grondslag liggen aan
besluiten en handelingen.
Ja De collectieve verantwoordelijkheid en de evenwichtige belangenbehartiging
zijn in de statuten geborgd. De Voorzitter waakt over de naleving. Jaarlijks is
er een zelfevaluatie van het Bestuur. Voorts voert de Voorzitter tezamen met
de Secretaris van het Bestuur individuele evaluatiegesprekken met de
Bestuursleden. De te volgen advies- en besluitvormingsprocedure bij de
behandeling van beleidsonderwerpen wordt vastgelegd in de desbetreffende
documenten.
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 26
61 Het Bestuur legt gemotiveerd vast voor
welke wijze van uitvoering is gekozen.
Deze informatie is beschikbaar voor de
belanghebbenden.
Ja Het Bestuur heeft de gekozen wijze van de pensioenuitvoering en de hieraan
ten grondslag liggende overwegingen uitgebreid gedocumenteerd en
vastgelegd in de fondsdocumenten. Aan de uiteindelijke keuze is aan de hand
van een plan van aanpak een uitgebreid analyse- en selectietraject met “site
visits”, alsmede een uitgebreid advies- en besluitvormingstraject
voorafgegaan, waarbij projectmatige ondersteuning is verleend door een ten
aanzien hiervan ervaren professionele externe adviesorganisatie. De
gedetailleerde informatie hierover is beschikbaar voor het VO en de Raad
van Toezicht. Over de procedure, de overwegingen en de besluitvorming is
verslag gedaan in de Pensioenkrant ‘Life & Pension’, op de website en door
middel van collectieve mailings aan belanghebbenden.
Met betrekking tot de uitbesteding van de uitvoering van de
beleggingsactiviteiten wordt de Procedure Managerselectie gehanteerd. Het
selectietraject, de overwegingen en de besluitvorming hierbij zijn met
betrekking tot iedere selectie uitgebreid gedocumenteerd. Op alle uitbestede
activiteiten is het door het Bestuur vastgestelde uitbestedingsbeleid van
toepassing, dat als bijlage bij de ABTN is gevoegd.
62 Het Bestuur legt zijn overwegingen
omtrent verantwoord beleggen vast en
zorgt ervoor dat deze beschikbaar zijn
voor belanghebbenden.
Ja In de Verklaring inzake de beleggingsbeginselen, die als bijlage bij de
ABTN is gevoegd en ook op de website van het pensioenfonds is
gepubliceerd, is het standpunt over verantwoord beleggen (waarbij rekening
wordt gehouden met milieu, klimaat, mensenrechten en sociale
verhoudingen) en corporate governance uiteengezet.
63 Het Bestuur stelt beleid vast rond
transparantie en communicatie. Het
Bestuur evalueert dit beleid periodiek en
in ieder geval eens per drie jaar.
Ja Het communicatiebeleid is vastgelegd in het tweejaarlijkse
Communicatieplan. Ieder jaar wordt het communicatiebeleid door het
Bestuur geëvalueerd en wordt het Communicatieplan zo nodig aangepast.
Het communicatiebeleid is erop gericht de doelgroepen tijdig en op een
duidelijke, transparante en begrijpelijke wijze voor te lichten over het
pensioen, relevante veranderingen en ontwikkelingen bij het pensioenfonds.
Als onderdeel van het Communicatieplan is, naast de (digitale) nieuwsbrief
en pensioenkrant “Life & Pension”, een toegankelijke website beschikbaar.
Verder zijn een persoonlijk digitaal pensioendossier en een toegankelijke
19P227 Checklist Code Pensioenfondsen per 1 januari 2020 27
pensioenplanner beschikbaar. Daarnaast stimuleert het fonds het
pensioenbewustzijn en de dialoog met belanghebbenden door middel van het
houden van presentaties op een groot aantal verschillende locaties over het
gevoerde en te voeren beleid.
64 Het Bestuur rapporteert in het jaarverslag
over de naleving van de interne
gedragscode (zoals bedoeld in de normen
15 en 16) en deze Code, net als over de
evaluatie van het functioneren van het
Bestuur.
Ja In het jaarverslag wordt over de naleving van de gedragscode gerapporteerd,
mede aan de hand van de bevindingen van het Nederlands Compliance
Instituut (NCI) dat door het Bestuur als externe compliance officer is
aangewezen. Ook wordt over de jaarlijkse zelfevaluatie met betrekking tot
het functioneren van het Bestuur gerapporteerd. De nevenfuncties van
Bestuursleden worden in het jaarverslag vermeld. Tevens wordt in het
jaarverslag over de naleving van deze code gerapporteerd.
65 Het Bestuur zorgt voor een adequate
klachten- en geschillenprocedure die
voor belanghebbenden eenvoudig
toegankelijk is. In het jaarverslag
rapporteert het Bestuur over de
afhandeling van klachten en de
veranderingen in regelingen of processen
die daaruit voortvloeien.
Ja Het pensioenfonds beschikt over een laagdrempelige klachten- en
geschillenregeling, die eenvoudig toegankelijk is. De procedure behelst naast
een interne procedure ook de mogelijkheid om een genomen besluit voor te
kunnen leggen aan de Ombudsman Pensioenen. Klachten en geschillen plus
de afhandeling daarvan worden bijgehouden in een register. In het
jaarverslag wordt aandacht besteed aan de afhandeling van klachten en
geschillen.