change management to business competitive for leaders and achieve champion
TRANSCRIPT
CHANGE MANAGEMENT TO
ACHIEVE BUSINESS COMPETITIVE
ON DANAREKSA SEPT 17-18, 2015
Presented by
Setiono Winardi, SH.MBA
Day One
SEPT 17, 2015
Questions Before Program Running
1. Apa yang anda ketahui dan rasakan, akibat dari
perkembangan teknologi dan perubahan zaman,
terutama dalam pelaksanaan tugas?
2. Bagaimana anda mengatasi kondisi tersebut, dan
apa strategy yang akan dipergunakan?
3. Apakah dengan kondisi yang terjadi saat ini,
perusahaan akan berhasil menjadi perusahaan yang
kompetitive, dan apa yang akan anda lakukan?
Understanding
Perubahan manajemen adalah tindakan untuk
melakukan pendekatan dalam melaksanakan transisi
individu, tim, dan organisasi ke keadaan masa depan
yang diinginkan, yang diterapkan pada konteks
manajemen proyek, dengan merujuk kepada proses
manajemen proyek dimana perubahan terjadi pada
lingkup proyek, dan telah diperkenalkan secara resmi
dan disetujui .
Reason
Globalisasi dan inovasi hasil teknologi yang mempengaruhilingkungan bisnis, telah merevolusi bisnis yang mempengaruhiperubahan sehingga meningkatkan ketersediaan pengetahuan yang akuntabilitas, sehingga organisasi harus belajar untuk menjadi nyaman melalui perubahan yang selaras.
Oleh karena itu, kemampuan untuk mengelola dan beradaptasi dengan perubahan organisasi adalah kemampuan penting yang diperlukan di tempat kerja saat ini. Namun, perubahan organisasi secara besar dan cepat menghadapi kesulitan yang mendalam karena struktur, budaya, dan rutinitas organisasi sering mencerminkan kesulitan untuk-menghapus "jejak" dari periode masa lalu, yang mampu bertahan atas perubahan radikal terjadi namun lingkungan organisasi dapat berubah dengan cepat.
Key Point
1. Menentukan Perubahan Organisasi
2. Kompetensi untuk mengelola?
3. Resistensi terhadap Perubahan
4. Mengelola Perubahan Organisasi
Forum Group Discussion (FGD)
Kelas dibagi menjadi 4 group, dengan
tugas menyampaikan tanggapan terhadap
Key Point
Menentukan Perubahan OrganisasiAlasan dilakukan perubahan organisasi
1. Krisis
2. Kesenjangan kinerja
3. Teknologi baru
4. Reaksi internal dan
ekternal atas adanya
tekanan
5. Identifikasi adanya
peluang
6. Merger dan Akuisisi
7. Kepentingan stakeholder
dan/atau shareholder
8. Isu adanya kebaikan
untuk perubahan
9. Diversifikasi untuk
alokasi sumber daya
Kompetensi untuk perubahan
1. Adanya kepercayaan
kepada pelaku perubahan
2. Kemampuan menyerap
perubahan
3. Mengelola konflik
4. Memberikan pengajaran
5. Mem-fasilitasi perubahan
6. Komunikasi
menyampaikan
perubahan
7. Emotional Intelligence
8. Service mindset
9. Toleransi
10. Love of learning
Resistances of Change
1. Kurangnya koordinasi dan pelatihan dalam
melaksanakan perubahan untuk tim perubahan.
2. Poor leadership bagi manager perubahan.
3. Kurangnya koordinasi antara manajer dan tim
perubahan.
Managing Change
1. Merancang keberhasilan, pelaksanaan, pengukuran dan
pemeliharaan inisiatif perubahan organisasi
2. Peningkatan kapasitas on-going untuk mengelola
perubahan
3. Transformasi strategi yang mengatur dan memberi energi
untuk memahami, merangkul dan memanfaatkan
sepenuhnya atas teknologi maupun proses yang baru.
4. Pengukuran keberhasilan pada tingkat dan sifat yang alami
dari Business Impact yang dicapai
Model Manajemen Perubahan
Melakukan modeling manajemen perubahan dan
bagaimana mempersiapkan agent of change yang
handal.
Tahapan Change Management
1. Nilai-nilai bersama
2. Strategi
3. Struktur
4. Sistem
5. Gaya
6. Staf
7. Keterampilan
Keuntungan dan Kerugian
1. Menawarkan metode yang
efektif untuk mendiagnosa
dan memahami sebuah
organisasi.
2. Memberikan pedoman dalam
perubahan organisasi.
3. Menggabungkan komponen
rasional dan emosional.
4. Semua bagian yang tidak
terpisahkan dan harus
ditangani secara terpadu.
1. Ketika dilakukan perubahan
pada satu bagian, maka
semua bagian berubah,
karena semua faktor saling
terkait.
2. Menghilangkan perbedaan
3. Model ini kompleks.
4. Perusahaan yang
menggunakan model ini,
memiliki tingkat kegagalan
yang tinggi.
Hambatan yang dihadapi
1. Tipe pemalas
2. Tidak kompeten
3. Penipu/pembuat kacau
4. Melebihi kompetensi atas rekan lainnya
5. Pimpinan yang menjengkelkan
Forum Group Discussion (FGD)
Kelas dibagi menjadi 7 group untuk
menyampaikan tanggapan terhadap
tahapan perubahan manajemen
Competency Change Management
Kompetensi manajemen perubahan adalah adanya
budaya bisnis yang diharapkan terjadi perubahan dan
bereaksi melalui pemahaman, perspektif, alat dan
teknik untuk membuat perubahan berjalan lancar dan
mudah, sehingga perubahan yang terjadi seperti
kondisi biasanya.
PERTAMA
Manajemen perubahan adalah penggunaan kegiatan tertentu (seperti
komunikasi, pelatihan, sponsor dan pelatihan) untuk mengelola
orang, sebagai bagian dari perubahan dalam rangka mewujudkan
keberhasilan tujuan dan perubahan bisnis.
Kompetensi perubahan manajemen adalah kemampuan organisasi
untuk bereaksi dan mengelola perubahan sebagai kemampuan
organisasi secara luas untuk menerapkan praktek-praktek manajemen
perubahan yang berhasil dan berkelanjutan.
KEDUA
Manajemen perubahan dapat diajarkan dan dipelajari.
Kompetensi manajemen perubahan memerlukan perubahan secara
mendasar dalam budaya dan nilai-nilai, yang harus menjadi bagian
dari operasional sehari-hari dan tidak bisa dengan menunjukkan
dalam pelatihan atau materi pembelajaran.
KETIGA
Perubahan kompetensi manajemen harus menembus setiap aspek dan
tingkat organisasi, dimana kompetensi manajemen perubahan harus
jelas dalam semua tingkatan - terutama sponsor, manajer dan
karyawan lini depan (front liner)
Manajemen perubahan adalah seluruh organisasi harus menjalani
pergeseran dalam cara pendekatan bisnis seperti biasa untuk
membangun dan mendapakan perubahan kompetensi.
Individual Response untuk
menyampaikan tanggapan
Posisi Apa Saja yang harus mengalami
perubahan, dan alasannya
Objective
Sebagai indikator penilaian diri yang inovatif dalam
mengeksplorasi orang karena bereaksi terhadap
perubahan, sehingga menyediakan profil yang berharga
dan wawasan secara keseluruhan terhadap individu,
dan cara menangani yang disukai, sehingga mampu
membantu dann mengelola diri sendiri dan orang lain
melalui perubahan dan untuk meningkatkan kerja
sama tim.
Analisa Model
Menemukan peran positif dan apa yang menyebabkan
mereka merasa stres dalam lingkungan yang berubah,
sehingga dengan dasar pengetahuan ini akan mampu
menangani perubahan secara produktif, beradaptasi
dengan gaya mereka untuk menghindari konflik dan
akhirnya memberikan hasil yang sukses untuk diri
mereka sendiri, tim dan organisasi.
Fungsi
1. Membantu menghadapi perubahan dan
ketidakpastian
2. Memahami reaksi diri sendiri dan orang lain
3. Memfasilitasi pengembangan tim
4. Membuat rencana pengembangan pribadi
Benefits
1. Menemukan bagaimana setiap orang bereaksi terhadap
usaha untuk melakukan perubahanTemukan
2. Mengidentifikasi pendekatan individu untuk melakukan
perubahan
3. Gaya menghindari konflik
4. Mengetahui kunci kekuatan
5. Meningkatkan kinerja secara keseluruhan
6. Meningkatkan laju perubahan
Forum Group Discussion
Kelas dibagi menjadi 6 group untuk
menyampaikan tanggapan/tahapan
dalam mengatasi penolakan (resistensi)
Tahapan/Proses Mengatasi Penolakan
1. Mengakui bahwa adanya situasi yang sulit.
Kejujuran dan komunikasi yang jelas memainkan
peran penting dalam proses penyelesaian.
Memperkenalkan secara terbuka mengenai
permasalahan yang terjadi secara terbuka
2. Membiarkan individu untuk mengungkapkan
perasaan mereka, yang akan menyertai situasi
konflik. Sebelum segala jenis pemecahan masalah
dapat terjadi, emosi ini harus diekspresikan dan
diakui.
3. Mendefinisikan masalah; Apa masalahnya, Apa
dampak negatif pada pekerjaan atau hubungan,
Apakah bagian dari gaya kepribadian yang menjadi
masalah, Bertemu dengan karyawan secara terpisah
pada awalnya dan menanyai mereka tentang situasi.
4. Menentukan dasar dari kebutuhan perubahan,
sehingga tujuan dari resolusi konflik tidak untuk
memutuskan mana orang yang benar atau salah,
tetapi mencapai solusi bahwa setiap orang dapat
hidup
5. Menentukan area umum untuk diperjanjikan
5.1. Menyetujui permasalahan
5.2. Sepakat untuk mengikuti prosedur
5.3. Menytetujui kondisi yang terburuk
5.4. Menyetujui beberapa perubahan yang kecil,
sebagai pengalaman untuk mencapai
keberhasilan
6. Menemukan solusi untuk mencapai kebutuhan
6.1. Memecahkan masalah melalui beberapa
alternatif
6.2. Menentukan tindakan apa yang akan diambil
6.3. Memastikan para pihak terlibat dalam
tindakan. (Total diam mungkin merupakan
tanda perlawanan pasif.)
6.4. Pastikan Anda mendapatkan kesepakatan
yang nyata dari setiap orang.
CHANGE MANAGEMENT TO
ACHIEVE BUSINESS COMPETITIVE
Presented by
Setiono Winardi, SH.,MBA
Day Two
SEPT 18, 2015
Questions before running
1. Apakah manfaat perubahan dalam momentum
mencapai keberhasilan
2. Apakah benefit adanya perubahan dalam jangka
pendek
3. Apa yang menjadi target dalam keselarasan bisnis
Assess the Risk and Implementation Strategy
• Penilaian risiko adalah penentuan estimasi kuantitatif atau
kualitatif dari risiko yang terkait dengan situasi konkrit dan
ancaman yang diakui (bahaya).
• Penilaian risiko kuantitatif memerlukan perhitungan dari dua
komponen risiko (R) :
1. Besarnya potensi kerugian (L)
2. Probabilitas (p) kerugian akan terjadi, dimana resiko yang
dapat diterima adalah risiko yang dipahami dan ditoleransi
biasanya karena biaya atau kesulitan menerapkan
penanggulangan yang efektif untuk kerentanan terkait melebihi
harapan kerugian
Quantitative Risk Assessment
• Penilaian risiko kuantitatif mencakup perhitungan atas harapan pada 1 (satu) kerugian yang terjadi. Harapan kerugian tunggal dapat didefinisikansebagai hilangnya nilai aset berdasarkan 1 (satu) insiden keamanan.
• Tim kemudian menghitung Tingkat Kejadian Tahunan atas ancamanterhadap aset.
• Tingkat Kajadian Tahunan merupakan perkiraan berdasarkan data dariseberapa sering ancaman akan kerentanan yang berhasil dimanfaatkan.
• Dari informasi ini, Loss Expectancy Annualized (ALE) akan dapat dihitungharapan kerugian tahunan.
• Harapan kerugian tahunan adalah perhitungan harapan 1 (satu) kerugiandikalikan dengan tingkat kejadian tahunan, atau berapa banyak organisasibisa memperkirakan kehilangan dari aset berdasarkan risiko, ancaman, dankerentanan.
Response of Quantitative Risk Assessment
• Pada penilaian risiko cenderung terlalu kuantitatifdan reduktif, misalnya, mereka berpendapat bahwapenilaian risiko mengabaikan perbedaan antarakualitatif dan risiko. Beberapa biaya bahwapenilaian dapat memutus informasi non-kuantitatifyang penting, sehingga tidak dapat diakses, sepertivariasi terkena bahaya.
• Pendekatan kuantitatif akan mengalihkan perhatiandari tindakan pencegahan atau preventif.
Strategy Implementation
1. Motivasi kepemimpinan - fokus pada pencapaian kinerjayang berkelanjutan melalui pertumbuhan pribadi, berbasisnilai kepemimpinan dan perencanaan yang dinamik
2. Mengubah strategi ke dalam tindakan - memerlukanpendekatan bertahap, yang menghubungkan faktor kinerjayang diidentifikasi dengan strategis inisiatif dan proyek yang dirancang untuk mengembangkan dan mengoptimalkankegiatan departemen dan individu
3. Kinerja manajemen - melibatkan proses pembangunanproses dan kemampuan yang diperlukan untuk mencapaikinerja melalui orang untuk memberikan hasil
Benefit Change on Short Time
1. Menentukan visi, misi dan obyektifitas yang terukur, membuat kasus bisnis
sebagai prestasi dan memantau asumsi, risiko, dependensi, biaya, laba atas
investasi, manfaat dan isu-isu budaya yang mempengaruhi kemajuan kerja
terkait
2. Komunikasi yang efektif yang menginformasikan alasan adanya perubahan,
manfaat dari keberhasilan pelaksanaan, serta rincian perubahan
3. Menyusun rencana pendidikan yang efektif, pelatihan dan/atau
keterampilan skema upgrade untuk organisasi
4. Menyelesaikan permasalahan resistensi dari karyawan dan
menyelaraskannya menuju arah strategis organisasi secara menyeluruh
5. Memberikan konseling pribadi untuk meringankan ketakutan terkait
perubahan
6. Memantau pelaksanaan dan fine-tuning yang diperlukan
Strategic Planning
1. Environmental analysis (framework)
2. Scenario planning (Risk Action Plan)
3. Measuring and controlling implementation (Risk
Register)
4. Evaluation (Validation)
Forum Group Discussion
Kelas dibagi menjadi 4 Group untuk
memberikan rencana melihat resiko
dalam bentuk matrix
Aligning Change Management
& Business Planning
1. Kinerja yang organisasi optimal memerlukan sumber daya yang fokus dengan cara yang paling produktif, delaras dengan rencanarencana bisnis, rencana mutu, rencana strategis, penelitian danpengembangan, dan sebagainya.
2. Mensyaratkan bahwa tujuan utama dibentuk untuk yang semuapekerjaan dari suatu organisasi yang selaras dan dirancang untukmencapai.
3. Setiap organisasi memiliki rencana untuk bersaing denganlainnya, melalui keterbatasan penggunaan sumber daya yang tersedia.
4. Setiap bagian dari organisasi bekerja untuk mencapai misiindividu, namun karena kurangnya keselarasan, maka hasil total tidak optimal.
Business Planning
Business Planning (Rencana Usaha), adalah sebuah
rencana bisnis yang memuat pernyataan resmi tentang
rencana dari tujuan bisnis, alasan, dan rencana untuk
menjangkau, serta berisi latar belakang tentang
organisasi atau tim
Assessment
1. Apakah sukses terlihat dari operasional dan finansial - dan apakah
menguntungkan karyawan dan pelanggan?
2. Apakah misi yang dipakai untuk memecahkan dan bagaimana
dapat meningkatkan kemampuan untuk mencapai hasil yang lebih
banyak daripada di masa lalu - sehingga organisasi dapat tetap
kompetitif, menjadi lebih menguntungkan dan/atau mencapai
kepemimpinan di pasar?
3. Sumber apa yang dipakai untuk mencapai tujuan keberhasilan
yang berkelanjutan dan signifikan dalam suatu industri?
Forum Group Discussion
Menyusun Rencana
Change Management to be Strategic
Business Align
“Strategy untuk mempermudah penyusunan”
Strategy/Trick Mempermudah Penyusunan
1. Pro-aktif, Manajer proyek yang baik selalu berhubungan
dengan "sponsor," atau pihak yang mengotorisasi proyek
untuk dapat memberikan interpretasi.
2. Tinjau kasus bisnis yang menetapkan tujuan proyek Anda
3. Re-evaluasi proyek yang ada dalam perencanaan dan
proses tahapan pelaksanaan.
4. Mengembangkan rencana aksi dan membuat rekomendasi
5. Berkomunikasi secara aktif untuk menjaga informasi dan
tetap terlibat dalam proyek
Micro Project
Menyusun micro project yang berorientasi pada
perubahan yang bisa dilakukan untuk meningkatkan
kinerja perusahaan.