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CFGM. Comunicación empresarial. Recepción, envío y registro de la correspondencia y su clasificación. Unidad 4. CONTENIDOS 4.1. La comunicación escrita en la empresa 4.2. Principales características de la correspondencia comercial - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Recepción, envío y registrode la correspondenciay su clasificación
CFGM. Comunicación empresarial
Unidad 4
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CONTENIDOS
4.1. La comunicación escrita en la empresa
4.2. Principales características de la correspondencia comercial
4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas
04 Comunicación oral
04 Comunicación oral
4.1. Comunicación escrita en la empresa
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La empresa necesita relacionarse y comunicarse con particulares y con otras empresas privadasy públicas debido a su actividad mercantil.
A. Normas de comunicación y expresión escrita
• Exponer adecuadamente los asuntos a tratar.
• Evitar adornos y un número de palabras excesivo.
• No cometer faltas de ortografía.
• Utilizar un vocabulario amplio.
• Tratar de una forma individualizada los diferentes temas.
• Evitar los pleonasmos (redundancia de palabras).
• Huir del empleo excesivo del gerundio en el comienzo y en la despedida de las cartas comerciales.
• Evitar las frases con demasiado formulismo.
• No cometer cacofonías (repetición frecuente de unas mismas sílabas o letras).
04 Comunicación oral
4.2. Principales características de la correspondencia comercial
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A. Estructura de una carta comercial
Una carta comercial modeloestá formada por tres partes:
04 Comunicación oral
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Veamos detenidamente elemento por elemento:
Inicio
• Membrete
• Destinatario
• Nuestra Referencia (N/Rfa.:)
• Su Referencia (S/Rfa.:)
• Asunto
• Fecha
Contenido
• Saludo
4.2. Principales características de la correspondencia comercial
A. Estructura de una carta comercial
04 Comunicación oral
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Contenido
• Texto
4.2. Principales características de la correspondencia comercial
A. Estructura de una carta comercial
04 Comunicación oral
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Final
• Despedida
• Antefirma
• Firma
• Anexo
• Posdata
4.2. Principales características de la correspondencia comercial
A. Estructura de una carta comercial
04 Comunicación oral
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B. Estilos de la carta comercial
En la carta comercial existen varios estilos. Los principales y más utilizados en el mundo empresarial son: moderno, moderno modificado, profesional y evolucionado.
4.2. Principales características de la correspondencia comercial
04 Comunicación oral
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B. Estilos de la carta comercial
4.2. Principales características de la correspondencia comercial
04 Comunicación oral
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C. Clases de cartas comerciales
Según el contenido o motivo de las cartas comerciales, las agrupamos en tres bloques:
Cartas de informes Con dos tipos:
4.2. Principales características de la correspondencia comercial
Cartas de informes
Cartas de pedido
Cartas de reclamación
04 Comunicación oral
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Cartas de pedido Las más habituales son:
C. Clases de cartas comerciales
4.2. Principales características de la correspondencia comercial
04 Comunicación oral
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Cartas de reclamación
Existen dos tipos:
C. Clases de cartas comerciales
4.2. Principales características de la correspondencia comercial
04 Comunicación oral
4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Amdinistraciones públicas
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A. Documentos administrativos básicos
El documento administrativo es el soporte físico que utilizan las diferentes Administraciones para materializar o plasmar sus actos.
04 Comunicación oral
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El oficio es el documento que utilizan los órganos o unidades de la Administración pública, autonómica y local para comunicarse entre sí
y con los ciudadanos.
Oficio
Partes de que consta:
• Inicio
Membrete
Referencia
Asunto
• Contenido • Final
Lugar
Antefirma
Firma
Destinatario
Fecha
Identificación del firmante
4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas
A. Documentos administrativos básicos
04 Comunicación oral
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Nota interior
4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresay en las Administraciones públicas
Se trata del documento que se utiliza para la comunicación entre departamentoso unidades pertenecientes a un mismo órgano superior.
04 Comunicación oral
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El documento mediante el cual se pone en conocimiento del ciudadanola comunicación de una notificación es la acreditación de la notificación.
Notificación
Fases del proceso:
La ordenación de la notificación
La práctica de la notificación
Texto del inicio.
• Inicio • ContenidoMembrete.
La notificación es el trámite por el que el órgano competente comunicaal interesado o interesados una resolución o acuerdo.
Partes de que se compone:
Circunstancias de la notificación practicada.
Circunstancias de la notificación no practicada.
• Final
Lugar.
Medio utilizado.
Lugar y fecha.
Firma.
4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas
04 Comunicación oral
Publicación o anuncio
La publicación o anuncio es una actuación material que consiste en la inserciónde un acto administrativo en un diario oficial con el fin de comunicarlo.
4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas
04 Comunicación oral
Solicitud
Se trata del documento que contiene una o más peticiones de un ciudadano o empresa con el objeto de iniciar la acción del órgano administrativo al que se dirige para satisfacer una o más pretensiones con fundamento de derecho subjetivo o un interés legítimo.
Las partes de que se compone son:
Inicio
• Nombre y apellidos del solicitante o representante.
• Número del DNI o NIF del solicitante.
Contenido Final
• Expone.
• Solicita.
• Complementos.
– Documentos requeridos
– Datos e informaciones
• Medio preferente.
• Lugar de notificación.
• Localidad y fecha de la solicitud.
• Firma o rúbrica del solicitante.
• Identificación del órgano.
4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas
04 Comunicación oral
Declaración
La declaración es el documento por el que tanto las personas físicas, jurídicas y otras organizaciones manifiestan la
autenticidad de unos hechos ante
los organismos públicos.
Partes:
4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas
04 Comunicación oral
La carta Tanto la Administración como los ciudadanos pueden dirigirse recíprocamente
comunicaciones a través de cartas.
Ejemplos:
4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas
04 Comunicación oral
B. Comunicaciones breves y de régimen interior
Dentro de este apartado incluiremos aquellas cartas o escritos que contienen un asunto a tratar conciso o corto.
Carta circular
Principales tipos:
Saluda
4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas
04 Comunicación oral
Nota interior Avisos y anuncios
4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas
B. Comunicaciones breves y de régimen interior
04 Comunicación oral
C. Medios físicos de la correspondencia comercial
El sobre
En él han de figurar los datos del destinatario, la persona a quien se envía la carta, los del remitente,la persona que la escribe, y el franqueo o el pago del servicio que se va a prestar mediante los selloso estampillas.
Es la cubierta donde se introduce la carta para su envío posterior.
4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas
04 Comunicación oral
El sobre prefranqueado
El código postal
El papel
La carta
El certificado
4.3. Formatos y tipos de documentos de uso en la empresa y en las Administraciones públicas
C. Medios físicos de la correspondencia comercial
04 Comunicación oral
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Créditos:
Autores del libro del alumno Gerardo Álvarez Alberto Cadiñanos
Edición Estudio177.com, Rocío Orovengua León