PENGURUSAN FAIL DAN REKOD

PENCERAMAH:Encik Rabani Jais

Encik Ibrahim Abd. Rahman-Jabatan Pelajaran Negeri Selangor-

Anjuran:J/K Kerja Latihan dan Penghasilan

PKG Ampang

DEFINISI:

PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN, MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA APABILA DIPERLUKAN.

ARAHAN PERKHIDMATANBAB 4- FAIL MEMFAIL

2

TERBUKATERHADSULITRAHSIARAHSIA BESAR

TARAF KESELAMATAN FAIL 3

TERBUKATERHADSULITRAHSIARAHSIA BESAR

TARAF KESELAMATAN

FAIL4

TERBUKA - PUTIHTERHAD - PUTIH DAN TERCATIT

PERKATAAN TERHADSULIT - HIJAU DAN TERCATIT

PERKATAAN SULITRAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG

DAN TERCATIT PERKATAAN RAHSIA

RAHSIA BESAR - KUNING & BERPALANG MERAH DAN TERCATIT PERKATAAN RAHSIA BESAR

WARNA KULIT FAIL 5

REKOD HOUSEKEEPING

MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI AKTIVITI PENTADBIRAN. BIASANYA PERKARA DI BAWAH TAJUK BESAR:

• PENTADBIRAN AM• HARTA DAN BANGUNAN• ALAT KELENGKAPAN• KEWANGAN• PERSONEL

JENIS KUMPULAN FAIL6

REKOD-REKOD YANG DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH JABATAN / AGENSI KERAJAAN DALAM MELAKSANAKAN FUNGSI-FUNGSI AKTIVITI ASASNYA.

REKOD OPERATIONAL 7

MENGIKUT SIRIMENGIKUT TAHUNMENGIKUT PENGKELASAN PERKARAMENGIKUT BAHAGIAN ATAU UNIT

KAEDAH PENDAFTARAN8

MEMBERI TAJUK FAIL. FAIL BOLEH DIBERI TAJUK SEPERTI BERIKUT:• KURIKULUM• KO-KURIKULUM• HAL EHWAL PELAJAR• PERJAWATAN DAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN• KEWANGAN DAN AKAUN• PENTADBIRAN AM SEKOLAH• PERHUBUNGAN MASYARAKAT• KEMUDAHAN FIZIKAL• ASRAMA• AUDIT

PENGKELASAN FAIL 9

01/01/001

Tajuk BesarPerkara

Aktiviti

Contoh:

• Tajuk Besar - Kurikulum• Perkara - Peperiksaan• Aktiviti - PMR

• Kod Fail - 01/01/001

KOD FAIL 10

KEPADATAN - SEBOLEH-BOLEHNYA MENGGUNAKAN RUANG

YANG MINIMA

ASESIBILITI- MUDAH UNTUK DIRUJUK

EKONOMI - MENENTUKAN SISTEM PENYIMPANAN FAIL DENGAN KOS YANG MINIMA

KEANJALAN - BAGI MAKSUD PEMBESARAN YANG DI HADAPAN

KEPERLUAN TERHADAP SISTEM FAIL YANG BAIK 11

LOKASI - HENDAKLAH DILETAKKAN DI TEMPAT YANG MUDAH DAN

SEGERA DIPEROLEHI TANPA BERLENGAH

RUJUKAN SILANG - SUPAYA MEMBERI KEMUDAHAN DALAM MENGESAN LAIN-LAIN DOKUMEN YANG BERSANGKUTAN

ATAU DAPAT DICARI DI BAWAH BERBAGAI TAJUK

RETENTION - BAGI MEMBOLEHKAN FAIL-FAIL YANG TIDAK LAGI AKTIF DIPINDAHKAN

KELASFIKASI - UNTUK MEMBERI KEMUDAHAN DIDALAM MEMBUAT RUJUKAN

12

KEBAIKAN PUSAT PENDAFTARAN DI PUSATKAN

MEMUDAHKAN KAWALAN YANG BERKESAN

PENGGUNAAN PERATURAN DAN KAEDAH YANG STANDARD.

TANGGUNGJAWAB DAPAT DIPASTIKAN

MENGELAKKAN DOKUMEN-DOKUMEN TINDAKAN BERTINDAN.

ORGANISASI PUSAT PENDAFTARAN

13

MEREKOD KANDUNGAN SURAT KELUAR - MASUK

KANDUNGAN MASUK - DAKWAT MERAH

KANDUNGAN KELUAR - DAKWAT HITAM /BIRU

KERTAS MINIT KERTAS MINIT (BORANG AM 6)(BORANG AM 6)

14

CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL DI SUDUT KANAN ATAS SURAT. NOMBOR KANDUNGAN ITU DILETAKKAN DALAM BULATAN CONTOH:

MENGKANDUNGKAN SURAT MENGKANDUNGKAN SURAT DALAM FAILDALAM FAIL

15

1

CATAT TARIKH PENERIMAAN, NAMA AGENSI PENGIRIMNYA DAN TARIKH SURAT DIKANDUNGKAN KE ATAS KERTAS MINIT DENGAN MENGGUNAKAN ‘(DAKWAT MERAH)CONTOH:

TARIKH SURAT DITERIMA………..DRP…….

PERKARA................................................................

DIKANDUNGKAN PADA………………………

16

1

BAGI SURAT-SURAT YANG DIHANTAR KELUAR CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN SURAT, TARIKH SURAT, NAMA AGENSI PENERIMA DAN TARIKH SURAT DIHANTAR KE ATAS KERTAS MINIT DENGAN MENGGUNAKAN DAKWAT BIRU / HITAMCONTOH:

SURAT BERTARIKH ………………………… DIHANTAR KEPADA ………… PADA………

17

1

KERTAS MINIT SEBAGAI PERHUBUNGAN BERTULIS ANTARA PEGAWAI DALAM SESEBUAH JABATAN

CONTOH 1CONTOH 1PTR.Surat Bil. (5) untuk ditaip sebanyak 3 salinan

TK.

PT.10

18

CONTOH 2CONTOH 2PPT (P)Surat Bil. (5) untuk tandatangan puan

TK.PT.10

CONTOH 3CONTOH 3NP/TT (2)Sila sahkan sama ada penama pernah/tidakdikenakan Tindakan tatatertib/jenayah

TKPen.1

19

FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN DENGAN SERTA MERTA UNTUK TINDAKAN SEGERA SEBAGAI LANGKAH SEMENTARA

BILA FAIL ASAL DIJUMPAI, SAMPUL KECIL DAN KANDUNGANNYA DIMASUKKAN KE DALAM FAIL TERSEBUT.

SAMPUL KECIL (AM 435A)SAMPUL KECIL (AM 435A)20

FAIL MENGANDUNGI 100 KANDUNGAN

FAIL DIANGGAP TERLALU TEBAL WALAUPUN KURANG 100 (1 INCI ) KANDUNGAN

APABILA FAIL ASAL DITUTUP, KULIT FAIL ITU HENDAKLAH DICATAT: “ DITUTUP – JILID 2 DIBUKA “

MEMBUKA FAIL SAMBUNGANMEMBUKA FAIL SAMBUNGAN21

SEGERASERTA MERTA

PERINGKAT TINDAKAN FAIL22

MEMBERI FAIL YANG BETUL

TEPAT KEPADA ORANG YANG MEMERLUKAN

TEPAT PADA MASA YANG DITETAPKAN

KOS YANG TERENDAH

MENYAMPAIKAN MAKLUMAT APABILA DIPERLUKAN OLEH PELANGGAN

MATLAMAT SISTEM FAILMATLAMAT SISTEM FAIL 23

FAIL KELUAR MASUK MELALUI KERANI PENDAFTARAN

PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI PERLU ADA SLIP TRANSAKSI

PERLU ADA SISTEM SIMPAN DALAM PERHATIAN

PERGERAKAN FAILPERGERAKAN FAIL 24

Kepada:Unit Fail dan Rekod

Fail No.JPS :Telah saya serahkanKepada ............................

Nama Pagawai

Unit / Bahagian : .....................................Hari IniSekian.Tandatangan : ........................................Nama : ........................................Unit : ........................................

SLIP TRANSAKSI 25

DIKENDALIKAN OLEH:

IBRAHIM BIN ABDUL RAHMANJabatan Pelajaran Selangor

BENGKEL PENGURUSAN FAIL

-Fail Puteh-Kertas Minit

-Tali Hijau-Makerpen-Pen Merah-Pen Biru

-Surat Masuk-Surat Keluar

PERALATAN

1-Buka Fail,Beri Tajuk Dan No. Fail.

2-Minit Surat Kandungan Masuk Dan Keluar.

3-Tutup Fail

TUGASAN