CEN 7 de junio de 2007

Reflexiones

• Comunicación: poner en común.

• Todo comunica.

• Pymes: planificación estratégica y…comunicación.

• Comunicación = Ciencia ficción.

• Algo más que una nota de prensa, una comida al año y dos

anuncios.

• Herramienta básica de gestión.

• Traje a medida…no café para todos.

• No improvisar, sí preparar.

• Método y profesionalidad.

Esques

• Sólo las grandes empresas.

• Sólo las que ganan mucho dinero.

• Lo más importante es producir y vender.

• Son vendedores de humo.

• Total pa qué…tampoco nos va tan mal.

• Los periodistas publican lo que quieren.

• Es un gasto. Con algo de publicidad ya vale.

• He tenido alguna experiencia negativa.

• No hay dinero para todo.

Paqués…

• La estrategia de comunicación ayuda a la estrategia de negocio.

• Es una inversión, no un gasto.

• El 75% de las empresas “hacen” comunicación de forma profesional.

• ¿Cómo queremos que sea percibida nuestra empresa?

• Si tu empresa no dice lo que hacen otros dirán lo que no hace…

• La comunicación siempre es rentable y ayuda a construir tu reputación. O la construyes

tú o te la construyen.

• Formar a gente para que luego se vaya o no formarla y que se quede.

¿Qué podemos conseguir?• Transmitir confianza, fidelizar…

• Mejorar posicionamiento.

• Gestionar las percepciones.

• Compromiso (directivos/empleados).

• La comunicación es como el “eco”…devuelve lo que recibe.

• Y el tamaño, de la empresa, no importa. Y el presupuesto tampoco ya

que una buena estrategia no es sinónimo de un gran desembolso

económico.

• Es más barato invertir en comunicación que tener que gestionar las

consecuencias de una mala o nula comunicación.

• Comunicación integral y estratégica.

• Comunicación interna y externa.

• Y se puede medir.

Cómo comunicar con eficacia

Noticia

• Noticia es un hecho verdadero, actual, de interés general que se comunica a un público una vez recogida, interpretada y valorada por la persona que la difunde por un Medio de Comunicación.

• Qué, quién, cómo, dónde, cuándo, por qué (para qué)

• El título, antetítulo y subtítulo

• El lead: la pirámide invertida

• Claro, correcto, conciso y atractivo

• Pregunta: ¿es noticia lo que queremos decir?

Cómo generar noticias

• La imagen se construye día a día.

• La postura debe ser proactiva siempre.

• El periodista realiza su trabajo y nosotros el nuestro.

• La importancia de aprender a generar noticias no sólo pensando en nuestro cliente, sino en el periodista. Es decir en el destinatario de la información.

• El periodista es el intermediario entre la empresa y el público.

• Es el puente necesario…

• La importancia de aprender a generar noticias pensando antes qué es noticia y qué es de interés.

Introducción (I)• La comunicación no verbal “comunica” tanto como la verbal.

• El lenguaje corporal: manos, mirada, postura, distancia, vestimenta, etc

• Postura del cuerpo:

– Adaptarse a la personalidad de cada uno

– Naturalidad: no debe parecer “ensayado”

– Cuidado con exagerar: el cuerpo no miente nunca

– Fingir: conexión entre las palabras y los gestos

• Las técnicas pueden convertirle en robot.

• Elegir el lugar adecuado: importancia de que le vean bien (si le ven con dificultad, le escucharán peor).

Los medios técnicos (II)• Importancia a que le oigan bien: comprobar micrófonos y distancia emisor-

receptores.

• Resolver problemas técnicos antes de que llegue el público (no hacer esperar a la concurrencia).

• El micro: regularlo a la altura y no golpearlo (mala impresión, falta de previsión).

• Preferible hablar de pie y a ser posible más alto que el público que le escucha.

• La respiración: adelantar una pierna respecto a la otra para respirar mejor.

• Si tiene atril: apóyese para su seguridad y soporte para sus papeles (no se agarre).

Los movimientos (III)• La cabeza erguida y mirar al público: no bajar excesivamente la

vista (sólo para recordar sus notas de vez en cuando).

• Los hombros no deben estar caídos, pero tampoco en posición militar (no flexione las rodillas, mala imagen).

• Los brazos: entre la cintura y los hombros (no los deje caer) a la altura del estómago. No alzarlos por encima de la cabeza (parecería un predicador). Y no entrelazarlos a la altura del pecho (parecerá un monje).

• Las manos: muéstrelas siempre (no las oculte) el límite es el giro

natural de la muñeca (no exagerar) y abiertas (puño cerrado, nerviosismo) mejor mover una que las dos a la vez (se dispersa el mensaje).

Los públicos (IV)

• Movimiento: con lentitud (no brusquedad) cambiando de dirección (asentado en algunos puntos).

• Cuanto mayor sea la zona y mayor la espectacularidad de lo que quiera hablar, más lentos deben ser sus movimientos.

• Cuanto más joven sea su audiencia, más alarde de gestos (gesticulación exagerada).

• Las direcciones: poner al público “a la derecha” cuando quiera decir “A su derecha”.

• No repetir un mismo ademán varias veces (monotonía, falta de recursos, aburrimiento).

El estado anímico (V)• El rostro: frente, ojos, boca, nariz y movimientos de cabeza. Son los

gestos más significativos.

• Sonría con suavidad.

• Cuidado con las caras excesivamente serias o rígidas.

• Las actitudes relajadas provocan actitudes positivas: sonrisa y asentar con la cabeza.

• La simpatía se asemeja a la voluntad: aprenda a ser simpático o, al

menos, parecerlo.

• El público perdona defectos de oratoria para quien no es un profesional de ella: lo que no olvida es la antipatía y el aburrimiento.

• El rostro refleja el estado de ánimo.

La mirada (VI)

• La mirada: ver una vez equivale a escuchar mil veces (mire

a los ojos, muestra seguridad e interés).

• El contacto ocular nos hace sentirnos abiertos y vulnerables.

• Mire a todos, por grupos pequeños y detenga la mirada en cada uno de ellos. Y en especial en dirección a los que están más lejos o en los extremos (Ud. habla también para ellos).

• Si prevé situaciones conflictivas, procure que un compañero

de confianza esté entre el público para sentirse “más

arropado” (punto de apoyo).

• Y no mire excesivamente ni al suelo ni al techo.

La primera impresión (VII)

• La forma de vestir condiciona la imagen de la persona: puede predisponer o persuadir.

• La forma de vestir muestra la personalidad de un individuo y el respeto que le otorgan otras personas.

• “Buen porte y buenos modales, abren las puertas principales”.

• La primera impresión es la que cuenta. Nunca tendrá una segunda oportunidad de dar una primera buena impresión.

• El buen vestir no es llamar la atención: es adecuarse a la situación (al público que nos va a escuchar).

• Error: yo visto como la gente de la calle. Pero ¿de qué calle?. Ud. representa a un colectivo, a una institución, a una pyme o a un centro sanitario.

Otros factores a considerar (VIII)• Asegurarnos si existe otra comparecencia a la misma hora o

están invitados los mismos públicos a otro acto.

• Reunir la mayor información posible sobre los temas de actualidad directamente relacionados con nuestra actividad.

• Delimitar el tiempo de duración desde el principio hasta el final.

• Tener en cuenta los consejos y recomendaciones que vengan desde los departamentos de comunicación o imagen (si se tiene).

• Controlar temas como: branding, logos, uniforme, limpieza instalaciones...

• Los materiales que debemos repartir (dossier, conferencia, etc ).

Capacidades de comunicación

Cómo captar la atención (I)

• Determinar el mensaje principal y, además, los 4 o 5 mensajes principales.

• Pensar en los ejemplos que ayuden a entender las explicaciones.

• Pensar qué preguntas pueden hacernos.

• Y pensar qué respuestas vamos a dar.

• Ante temas delicados que puedan afectar al prestigio de una empresa o institución, contrastar las respuestas que queremos dar con personas conocedoras del tema.

• Pensar cómo reconducir las explicaciones de la intervención en caso de que se complique. Darse cuenta a tiempo.

• Ensayar. Sobre todo las intervenciones de máximo nivel corporativo.

El lenguaje (II)• El lenguaje debe ser sencillo.

• Evitar tecnicismos, excepto para públicos afines (periodistas de publicaciones especializadas).

• Evitar coletillas y frases hechas.

• Utilizar ejemplos y anécdotas, en especial con el público más joven o con temas que comportan una gran sensibilidad.

• Mirar a nuestros interlocutores con mucha frecuencia.

• Establecer las pausas necesarias y recargar el acento en los momentos importantes.

Los mensajes (III)

• Los mensajes clave se deben definir con claridad y repetirlos más de una vez durante una intervención.

• Los mensajes clave deben ser pocos, pero contundentes. Capacidad de síntesis.

• A nivel general, un solo mensaje por pregunta. No tratar de decirlo todo…(dispersión de la respuesta y pérdida de eficacia).

• Si algo se desconoce, reconocerlo y brindar la oportunidad de investigar para luego comunicar.

• La mentira no es rentable. No mentir jamás.

La confidencialidad (IV)

• Cuidado ante determinados temas conflictivos, nunca sabemos si esa información puede llegar a terceros o si puede haber algún “infiltrado” (periodista, etc).

• Máxima. Si algo no quieres decirlo, no sólo no lo digas, ni lo pienses.

• El comentario desafortunado en la parte final, puede ser el desencadenante de una situación farragosa (o el titular del día después).

• No bajar la guardia nunca, pero actuar con naturalidad.

• Cuidado con los papeles indiscretos, los comentarios desafortunados y las despedidas.

Cómo persuadir

• Elegir el lugar adecuado. Postura cómoda (ropa…).

• Sensación de credibilidad (auténticos).

• Seguridad (que no prepotencia) en los contenidos.

• Disponibilidad (proximidad con los públicos).

• Síntesis (mensajes clave).

• Lenguaje y terminología clara (en función del público).

• Evitar fórmulas negativas, giros o rodeos.

• Evitar demasiados adjetivos.

• Leer la prensa del día. Y la especializada. Estar informado.

• Conocer las últimas novedades del sector y avances en la materia.

SI

Cómo persuadir

• Ser evasivo a las preguntas.

• Intervenciones muy largas o sólo monosílabos.

• La pregunta siempre es una oportunidad para hablar del sector y de lo que sabemos.

• Desconsiderar a la persona que haga la pregunta por muy simple que ésta sea.

• No escuchar con atención y cortesía.

• Hablar mal de otras personas, instituciones o de la competencia.

• Hablar en primera persona, salvo en contadas excepciones.

• Mostrar síntomas de apatía, rutina y cansancio.

NO

Antes, durante y después

El “antes” de una intervención (I)• Identificar nuestro público.

• Prevención: principales escenarios posibles, Q&A´s, mensajes clave, posición oficial, argumentarios.

• Anticipar e identificar aspectos negativos o conflictivos.

• Establecer prioridades en las explicaciones y respuestas.

• Aplicar un criterio de prudencia, lógica y sentido común.

• Mantener, de forma periódica, contacto con los responsables de organizaciones profesionales y similares.

• Compartir todos los portavoces la misma información.

• Uniformidad y coherencia entre los responsables si representan a un mismo colectivo.

Durante la intervención (II)• Actitud: serenidad, seguridad, confianza.

• Agradecimientos iniciales y finales.

• Consistencia y coherencia de los mensajes.

• Coordinación entre portavoces en caso de que sea más de uno.

• No contradecirse en público.

• Evitar las expresiones “sin comentarios” y “hoy no toca”.

• Voluntad informativa y transparencia.

• Talante abierto.

• Contribuir a reforzar la imagen del sector en general y nuestra en particular.

• Subrayar los puntos fuertes y minimizar los débiles.

Al finalizar la intervención…(III)

• Indicar claramente la voluntad/vocación de seguir colaborando con la sociedad, institución, colegio, asociación…

• Consiga interesarse por los datos que le plantearon y no supo responder en ese momento para ocasiones futuras.

• La comparecencia termina cuando ha salido la última persona de las instalaciones.

• Los agradecimientos a posteriori (carta, e-mail, llamada, comentario, satisfacción).

Recomendaciones en función de los públicos

La buena comunicación (I)• Sentirse seguro, hablar con calma, emplear las palabras

necesarias no irse por las ramas, saber qué se dice y creérselo.

• Creérselo, al menos, en ese momento…

• La práctica es la clave para aprender. Cuantas más intervenciones en público se realicen y ensayos mejor.

• Sea quien sea quien esté enfrente, nadie mejor que nosotros defenderá nuestros puntos de vista y mensajes.

• Si no es importante, no lo diga. Diga lo más importante al principio y repítalo una o más veces a lo largo de la intervención.

• No hagamos perder el tiempo a quien nos lo está concediendo.

• Si algo no lo sabe, admítalo y diga que lo investigará para después hacérselo saber.

Algunos consejos (II)

• Tómese el tiempo necesario para hablar reposadamente.

• Mirada tranquila y firme, manos en reposo y movimiento con tranquilidad. El pensamiento fluirá y dará seguridad.

• No plantearse hablar en público como una batalla dialéctica o un mal necesario.

• No utilizar palabras cuyo significado desconocemos.

• No hablar de algo que no sabemos.

• Toda declaración tiene dos niveles: la racional y la emocional. Es importante la disposición anímica del interlocutor para estar a favor de lo que dice.

Los públicos (III)

• Tener un breve encuentro previo para saber puntos de interés o cuestiones más importantes.

• Adaptarnos al auditorio y no al revés.

• Ni muy especializada ni muy genérica. Conocer muy bien a quién se dirigen.

• Evitar prólogos y presentaciones largas.

• Practicar pero no memorizar. Ser uno mismo.

• Públicos:– Colegios Profesionales– Conferencias– Sector y especializado– Asociaciones y colectivos– Periodistas

El contenido• Determinar el mensaje principal.

• Escribir los 4 o 5 mensajes clave.

• Si no es importante no lo diga. Diga lo más importante al principio y repítalo una o dos veces a lo largo de la intervención.

• Pensar en los ejemplos que ayuden a entender las explicaciones.

• Pensar qué preguntas pueden hacernos los periodistas. Y pensar qué respuestas vamos a dar.

• Contrastar las respuestas por personas conocedoras del tema.

• Pensar cómo reconducir la comparecencia en caso de que se complique.

• Ensayar, ensayar, ensayar.

Los mensajes: la clave del éxito

• Los mensajes se deben definir con claridad y repetirlos más de una vez durante nuestra comparecencia.

• Síntesis: los mensajes clave deben ser pocos, pero contundentes.

• Los mensajes importantes en clave de titular periodístico. Qué nos gustaría ver publicado...

• Un solo mensaje por pregunta. No tratar de decirlo todo…

• Si algo se desconoce, reconocerlo y brindar la oportunidad de investigar para luego comunicar.

• La mentira no es rentable. No mentir jamás.

• Sea quien sea quien esté enfrente, nadie mejor que nosotros defenderá nuestros puntos de vista y mensajes mejor que nosotros mismos.

La confidencialidad

• El periodista es periodista las 24 horas del día.

• El peligro del “off the record”o la estrategia más tonta de pifiarla con un periodista.

• Si algo no quieres decirlo, no sólo no lo digas, ni lo pienses.

• Los periodistas, en principio, no son ni amigos ni enemigos. Son profesionales que intentan hacer su trabajo preguntando, investigando, provocando, etc.

• La frase final de una comparecencia, una vez terminada, puede ser el titular de mañana.

A) Rueda de Prensa

• Presentación de la mesa y autores del estudio.

• Presentación los datos más significativos.

• Destacar 4/5 titulares impactantes.

• Coordinación entre portavoces. No contradecirse en público.

• Importancia de ejemplos y porcentajes.

• Resaltar los mensajes clave que refuerzan el estudio.

• Contestar a las preguntas y añadir respuestas a preguntas que no se planteen. La importancia de decir lo que queremos decir.

• Cuidado papeles indiscretos y despedidas. No bajar la guardia.

B) Llamada telefónica

• Responder a la llamada cuando estemos seguros de afrontarla correctamente (no al instante).

• Elegir el momento adecuado para nosotros y para el periodista.

• Las secretarias y “está reunido”. Tomar nota y ser ágil.

• Repasar los mensajes/conclusiones clave.

• Repetir esos mensajes en forma de titulares periodísticos.

• No entrar a discutir con el periodista y reconducir la conversación hacia lo que nos interese.

C) Intervención en radio

• Factor tiempo y factor actualidad.

• Los otros invitados y la rapidez del locutor.

• Pocos mensajes, muy claros, repetidos varias veces.

• Cuidado con cifras y ejemplos.

• Ir al grano. Lo importante al principio.Y repetirlo durante el programa.

• Insistir en el nombre de la pyme… (labor previa si interesa asistir o no).

D) Presencia en Televisión

• Síntesis.

• Que lo entienda todo el mundo. Caso BBC: niño de 14 años.

• Mirar al periodista si no tenemos experiencia.

• La importancia del lenguaje no verbal: las manos, la cabeza, la mirada, las piernas...

• Lo importante al principio.

• Centrar el debate y el mensaje.

E) Entrevista personal “one to one”

• Disponibilidad y proximidad con el periodista (no

confianza).

• No buscar el protagonismo personal (sí de la aportación

al lector).

• Evitar fórmulas negativas, giros, rodeos. Ir al grano.

• La fórmula eficaz: sujeto, verbo, predicado.

• No tener miedo al silencio.

• Ni respuestas muy largas ni monosílabos.

• La pregunta siempre es una oportunidad.

• No hablar ni bien ni mal de la competencia.

• Preparar Q&A´s y mensajes clave.

Las preguntas hostiles.Forma• No se deje impresionar ni por la forma ni por el

fondo de la pregunta.

• Reflexione antes de contestar.

• No pierda nunca la compostura ni discuta con el

interlocutor.

• No responda en negativo. Siempre en positivo.

• Sonría, sea positivo.

• No aparente aburrimiento.

• No se deje impresionar por el silencio.• Evite palabras con connotación negativa: problema,

duda, preocupación...

Las preguntas hostiles. Fondo

• Piense en hacer un puente entre la pregunta que le formulan y la respuesta que quiere dar.

• Lo importante no son las preguntas, son las

respuestas.

• Cada pregunta es una oportunidad para lanzar un mensaje. Debemos aprovecharla.

• No responda a rumores.

• Hable sobre temas concretos.

Lo bueno si breve...• Ejercicio previo de decir algo en menos tiempo.

• Importancia de la síntesis.

• Los periodistas siempre tienen prisa o simulan que la tienen.

• Lo importante es establecer una relación armoniosa con el periodista.

• La brevedad también se adquiere con la práctica.

• Utilizar una anécdota que sirva para “ganarse” la atención de los periodistas. Máxime si se prevé una comparecencia comprometida

por el tema.

• Agradecer la atención prestada e invitar al diálogo.

• Facilitar información complementaria por escrito.

Conclusiones

Disponibilidad y agilidad con los medios/periodistas.

Preparación: mensajes clave, Q&A´s, aspectos delicados.

Identificar mensajes en forma de titular periodístico.

Capacidad de síntesis.

Cuidar las formas: el lenguaje no verbal (todo comunica).

Claro, conciso, preciso y sencillo.

Lo importante siempre al principio (y repetirlo).

La mentira no es rentable.

El periodista siempre es periodista.

MUCHAS GRACIAS