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第 8 章

績效與銷售分析

應用實例說明

一家制度完善的公司，通常設有業務部門來負責推展公司的各項產品，同時還會制訂業務人員的努力目標與賞罰標準, 促使公司的業績蒸蒸日上。

不過, 要達到業績目標，除了有精明幹練的業務人員之外，正確的決策分析也是不可或缺的。

應用實例說明

利用 Excel 來分析、統計產品銷售資料, 並建立相關的報表及圖表, 讓公司的高級主管可根據這些統計分析的結果, 瞭解產品的銷售情況, 進而研擬或修正公司的行銷策略。

另外, 我們還會教您製作業務人員的業績排行榜, 以方便主管評估業務人員的表現, 據此做出適當的獎賞或輔導。

應用實例說明

本章提要

建立業績資料清單

利用表單功能增刪記錄

製作業務員業績排行榜

使用條件式加總精靈統計銷售量

建立銷售統計樞紐分析表

繪製銷售統計樞紐分析圖


通常業務員成交一筆生意後, 都會帶回一張訂單, 這張訂單中包含了許多的資料, 例如：產品名稱、訂購量、單價、總價…等。這些資料就是我們所要蒐集起來、做為未來分析的依據。

所以, 我們第一步要做的, 就是將這一張一張的訂單, 輸入到工作表中。


建立清單

在清單中新增資料

建立清單

首先, 我們可將訂單的各個欄位輸入到工作表中, 然後就可以開始將訂單的內容一張一張的輸入進去了。請您開啟範例檔案 Ch08-01, 我們已經事先建立好一張訂單資料工作表：

建立清單

建立清單

上圖的第 1 列, 我們可以看到 "業務員編號"、"月份"、"銷售地區"等名稱, 這些名稱就是這份清單的欄位名稱。欄位確定之後, 我們就可以來建立這份清單的資料了。


現在, 假設某業務員成交一筆生意, 其客戶的訂購資料如下：


接著, 我們來將這張訂單的訂購資料輸入到清單中。目前訂單中已經有一百多筆記錄, 在新增資料之前, 必須先捲動到清單的最後, 才能在最後一筆記錄的下一列加上新的資料。

請先選定清單範圍內的任一個儲存格, 按下 [End] 鍵不放再按下方向鍵 [↓] , 馬上就可以移到清單的最後一筆記錄：


使用Ctrl + 方向鍵


利用鍵配合 [End]、[↑]、 [↓]、[→] 方向鍵, 可快速移動作用儲存格的位置到清單範圍的上、下、左、右 4 個邊界。

在最後一筆記錄的下一列中, 將資料依序輸入到各欄位：

利用捲軸捲動工作表

當資料量較大時, 我們可使用活頁簿視窗的捲軸, 將工作表的各部份分批捲動到螢幕上。

垂直捲軸可用來上下捲動工作表；水平捲軸則可左右捲動工作表：

利用捲軸捲動工作表

若是在拉曳滑動桿前, 先按住 [Shift] 鍵再開始拉曳, 則能快速捲動工作表。


您有沒有發現, 當您輸入 "單價" 及 "訂購量"的值之後, 後面的 "總金額" 會自動計算出來, 此功能稱為自動延續清單的公式與格式。

這項功能會根據清單中現有的記錄, 自動為新增記錄加上相同的格式與公式, 但是有個前提, 現有記錄中至少要有 3/5 的部分包含相同的格式及公式, 此項功能才有作用。


執行『工具/選項』命令, 切換到編輯頁次, 其中的延續資料範圍格式與公式選項可控制自動延續清單的公式與格式功能的開啟與關閉。

分割與凍結窗格

當資料量多的時候, 若捲動到後面的記錄, 就會看不到欄位的名稱, 此時我們可以運用分割或凍結視窗的技巧, 讓欄名列保持顯示在畫面上：

分割與凍結窗格

利用表單功能增刪記錄

除了直接在工作表中增加清單資料, 這一節我們還要教您利用 Excel 的表單功能來處理清單中的記錄。

利用表單新增記錄

利用表單功能編輯清單資料


假設業務員又接到一筆訂單, 現在我們要改用表單的方式來新增如下的訂單資料：


選定清單中的任一儲存格。

由於清單是由相鄰的欄列所組成，因此只要選定清單中的任一儲存格，Excel 就會自動找出整個清單的範圍。

執行『資料/表單』命令, 開啟表單交談窗：


要新增一筆記錄, 請按下新增鈕, 則各欄位的內容就會被清成空白, 讓您輸入新資料：


在欄位中按一下滑鼠左鈕, 將插入點移到欄位中, 即可輸入該欄資料：

最後按下關閉鈕, 新增的記錄就會加入到清單中了：

若有多筆記錄要輸入清單, 只要重複步驟3、4, 將所有資料輸入完後, 再按下關閉鈕即可。


使用表單功能的好處

利用表單功能輸入資料時, 由於欄位名稱會一直出現在表單交談窗中 (不受螢幕顯示範圍影響) , 因此我們可以明確的知道資料該輸入在哪個欄位。

另外, 對於含有公式的欄位, 我們也不需自己輸入, Excel 會自動幫我們計算好, 並填入到欄位中。

利用表單功能編輯清單資料

利用表單來維護清單資料, 會比直接在工作表中維護資料來的保險。底下即為您詳細說明：

更改某些欄位的資料

刪除整筆資料

更改某些欄位的資料

開啟表單交談窗後, 可運用捲軸或找上一筆、找下一筆鈕, 捲動到欲編輯的記錄, 然後直接在記錄欄內修改資料即可。

刪除整筆資料

若清單中的某筆記錄已不再需要, 可按下表單交談窗中的刪除鈕, 這時還會出現一個訊息窗讓您確認是否真要將該筆記錄刪除掉：

刪除整筆資料


一位優秀的主管, 必須了解其下業務員的工作情形, 如此才能根據不同的狀況, 給予適時的獎勵與輔導。而每個月的業績排行榜, 正可以幫助管理者掌握每個業務員的銷售情況。

我們會告訴您如何將一筆一筆的訂單記錄, 彙整成一份具有分析意義的業績排行榜！


篩選記錄

統計業務員的銷售總額

排序

分組小計

製作排行榜

篩選記錄

請開啟範例檔案 Ch08-02 來進行本節的操作。目前清單中包含了 1、2、3 月份的資料, 假設我們要製作 2 月份的業績排行榜, 該怎麼辦呢？首先當然必須將 2 月份的資料挑選出來：

選定清單中的任一儲存格, 如 A1。執行『資料/篩選/自動篩選』命令, 則

每個欄位名稱旁邊都會加上一個自動篩選鈕：

篩選記錄

篩選記錄

按下 "月份" 欄旁邊的自動篩選鈕, 在拉下的列示窗中選擇 "2",則清單中就只會顯示出 2 月份的記錄：

篩選記錄

篩選記錄

執行『資料/篩選/全部顯示』命令, 可將所有記錄重新顯示出來；而再執行一次『資料/篩選/自動篩選』, 則可取消該命令前的打勾符號, 移除所有欄位旁的自動篩選鈕。

其他篩選條件

在自動篩選鈕的列示窗中, 除了會有欄位中出現過的資料項目外, 還有 5 種篩選方式供您選擇：

其他篩選條件

1. 遞增排序：將該欄位的資料由小至大排序。排序的原則, 數字就由小到大 (負數到正數)；英文字則以字母 a 到 z 為原則；中文字則以筆劃多寡為原則。

其他篩選條件

其他篩選條件

2. 遞減排序：與前述方法所排列出來的順序正好相反。

3. 全部：解除該欄的篩選條件, 將所有記錄顯示出來。

4. 前 10 項：可用來找出清單中排名前幾名, 或倒數幾名的記錄。當該欄的資料中含有數值或日期時, 選擇前 10 項時, 會出現下面的交談窗：

其他篩選條件

其他篩選條件

5. 自訂：由使用者自行設定篩選條件。當選擇自訂

時, 會出現下面

的交談

窗：


將 2 月份的資料篩選出來後, 就可對其進行分組、統計的工作。

不過由於篩選的結果仍然位在清單中 (Excel 只是把不符合篩選條件的記錄隱藏起來), 為了避免統計時不慎破壞清單的資料, 我們可以將篩選出來的資料複製到另一張工作表來做處理。


選取篩選出來的所有資料, 即 A1：G106, 然後按下一般工具列上的複製鈕。

切換到 Sheet2 工作表, 選定儲存格A1。

按下工具列上的貼上鈕, 則所有 2 月份的記錄便複製到 Sheet2工作表中了：

排序—圖解

排序

在統計各業務員的銷售總額之前, 必須先將Sheet2 工作表中的記錄依照 “業務員編號”欄做排序 (也就是將記錄按業務員編號分組), 這樣才方便合計每個人的銷售額資料。請您跟著下面的步驟操作：

選定 Sheet2 工作表清單中的任一儲存格 (如 A1), 然後執行『資料/排序』命令, 開啟排序交談窗：

排序

設定按照 "業務員編號" 欄做 "遞增" 排序, 並按下確定鈕, 則清單中的資料順序就會變成如下圖所示：

排序

分組小計—圖解

每組的明細資料隱藏起來,只顯示每個業務員的銷售總金額

分組小計

排序之後，清單中的記錄依業務員分成了 4 組, 只要將每組的銷售金額分別加總起來, 就是每個業務員的銷售總金額囉！我們可以利用 Excel 的小計功能, 迅速完成這項工作：

選取 Sheet2 清單內的任一儲存格,然後執行『資料/小計』命令,則會出現如右的交談窗：

分組小計

分組小計

由於我們要計算各業務員的銷售總金額, 所以分組小計欄位請設為業務員編號、使用函數請設為加總、新增小計位置則設為總金額。

設好後按下確定鈕, Excel 便會在每組記錄的最下方加上小計, 並為清單建立大綱：

分組小計

分組小計

在大綱符號的上面按一下, 便可將每組的明細資料隱藏起來,只顯示每個業務員的銷售總金額：

分組小計

工作表左側的大綱符號可用來切換要顯示的層次, 若按下符號, 則所有明細資料又會顯示出來了。

若要移除大綱及小計的結果, 使清單恢復原狀, 只要再次執行『資料/小計』命令, 然後按下小計交談窗中的全部移除鈕即可。

製作排行榜 – 圖解1

參照:(1) 選取業績排行榜工作表的 C4 儲存格, 輸入 "="。(2) 切換到 Sheet2, 並選取 G14 儲存格 (A001 業務員的業績小計)。

製作排行榜 – 圖解2C7,執行『資料/排序』命令, 然後設定以銷售總額做遞減排序

製作排行榜

將每個業務員的銷售總金額統計出來後, 就可以開始製作排行榜了。請切換到Sheet3 工作表, 並依右圖設計好排行榜的格式 (或是開啟我們事先為

您準備好的範例檔

案 Ch08-03)：

製作排行榜

接著, 我們要在業績排行榜工作表中填入每個業務員的銷售總額。

由於我們已在 Sheet2 工作表求出每個業務員的小計, 所以只要運用參照儲存格的方式, 將每個業務員的業績資料參照到 Sheet2 的總金額小計儲存格即可。

製作排行榜

選取業績排行榜工作表的 C4 儲存格, 輸入 "="。

切換到 Sheet2, 並選取 G14 儲存格(A001 業務員的業績小計)。

接著按下 [Enter] 鍵, 便完成參照的工作, 並回到原先的業績排行榜工作表中。請您重複這 3 個步驟, 將業績排行榜的 C5、C6、C7 分別參照到 Sheet2 的G21、G28、G41 儲存格：

製作排行榜

製作排行榜

有了每個人的銷售總額, 再來就是要按照銷售總額做排序, 便可求出名次了：

選取儲存格 B3：C7,執行『資料/排序』命令, 然後設定以銷售總額做遞

減排序：

製作排行榜

在名次欄的 A4 儲存格填入 "1"後, 按住[Ctrl] 鍵, 利用填滿控點拉曳至 A7, 業績排行榜便製

作完

成了

：


在工作中, 有時候會有臨時的交辦事項要處理。例如主管突然吩咐您將 A002 業務員1~3 月之間, 一共在中區賣出多少部掃描器的數量計算出來。由於主管只想知道最後的計算結果, 因此我們不需要大費周章的算出每個業務員的產品銷售量, 這時候只要利用 Excel 的條件式加總精靈來算出所需的計算結果即可。


安裝條件式加總精靈

執行條件式加總精靈


請開啟範例檔案 Ch08-05, 我們要使用條件式加總精靈來完成主管的吩咐。不過由於條件式加總精靈屬於 Excel 的增益集功能, 因此請您放入 Office 2003 的安裝光碟, 然後執行『工具/增益集』命令進行安裝：


日後若要使用條件式加總精靈, 可先進入增益集交談窗確認條件式加總精靈項目是否已勾選, 若沒有勾選表示此功能被移除安裝了, 您就必須再勾選起來並進行安裝才可以使用。


安裝好條件式加總精靈後, 請您選取清單中的任一儲存格, 執行『工具/精靈/條件式加總』命令, 然後請跟著底下的步驟, 將 A002 業務員 1~3 月之間, 一共在中區賣出多少部掃描器的數量計算出來：

條件式加總精靈 – 步驟 4 之 1：指定加總的資料範圍。


條件式加總精靈 – 步驟 4 之 2：決定要加總的

欄位

與設定

加總條

件。


接著還要繼續設定 "銷售地區" 與 "產品名稱" 的條件式。請您使用相同的方法, 將「銷售地區 = 中區」、「產品名稱 = 掃描器」這 2個條件式設定完成：


若有不需要的條件或是條件設定錯誤時, 可以在窗格中選取欲刪除的條件, 然後按下刪除條件式鈕將它刪除。

條件式加總精靈– 步驟 4 之 3：選擇需要的計算結果項目。


若選擇上圖中的將公式及測試值都放到工作表內項目, 則後面的步驟將會讓您逐一選取要分別將公式和測試值放到哪一個儲存格, 且有幾個測試值便要選取幾次。

條件式加總精靈 – 步驟 4 之 4：最後一步就是選擇要將計算結果放置到哪一個儲存格當中。


選好儲存格之後, 按下完成鈕, 即可在 J4 儲存格中得知 A002 業務員 1~3 月之間, 一共在中區賣出了 14部掃描器：


條件式加總精靈主要就是讓您能夠同時對數個欄位設定篩選條件,然後快速計算出某個欄位的加總結果。現在您就可以立即將這個計算結果回報給主管囉！


除了業務員的銷售業績, 主管對於產品在每個地區的銷售情況也是相當關心的。所以本節要來製作一份每項產品在各銷售地區的銷售統計表, 方便管理者了解每區的銷售情形, 以研擬出適當的行銷方案。

樞紐分析表—圖解 (3步驟)選取訂單記錄工作表中的任一儲存格, 如 A1, 然後執行『資料/樞紐分析表及圖報表』命令, 啟動樞紐分析表和樞紐分析圖精靈。

版面配置—圖解


執行樞紐分析表和樞紐分析圖精靈

樞紐分析表和樞紐分析圖精靈─步驟 3 之 1樞紐分析表和樞紐分析圖精靈─步驟 3 之 2樞紐分析表和樞紐分析圖精靈─步驟 3 之 3版面配置

改變欄位資料的顯示方式

執行樞紐分析表和樞紐分析圖精靈

請開啟範例檔案 Ch08-06, 接著選取訂單記錄工作表中的任一儲存格, 如 A1, 然後執行『資料/樞紐分析表及圖報表』命令, 啟動樞紐分析表和樞紐分析圖精靈。

樞紐分析表和樞紐分析圖精靈─ 步驟 3 之 1

樞紐分析表和樞紐分析圖精靈共有 3 個步驟, 第 1 步驟先設定資料來源與報表的型式：

樞紐分析表的資料來源

資料來源是指我們要根據什麼資料來產生樞紐分析表。在 Excel 中, 可用來當作資料來源的有：

Microsoft Office Excel 清單或資料庫：就是在工作表中所建立的清單,如前述的訂單記錄。

樞紐分析表的資料來源

外部資料庫：指 Excel 活頁簿以外的檔案或資料庫, 如 Access、dBASE、SQL Server 等。

多重彙總資料範圍：指 Excel 工作表中的多個範圍。

別的樞紐分析表或樞紐分析圖：指其他已建立好的樞紐分析表。


此步驟是用來設定來源資料的範圍。由於我們在啟動樞紐分析表和樞紐分析圖精靈前已選取清單中的一儲存格, 所以 Excel 會自動選取整張清單做為來源資料範圍。

請按交談窗的下一步鈕進入步驟 3 之 3。


新工作表：在目前的工作表前插入一張工作表, 以存放樞紐分析表。已經存在的工作表：將樞紐分析表放在已經存在的工作表中, 例如按下右側的摺疊鈕, 然後選取 Sheet2 的 A1 儲存格, 就表示要放在 Sheet2 工作表 A1 的地方。


此處我們選擇已經存在的工作表這一項, 指定將樞紐分析表放在 Sheet2 的 A1 中, 接著按下版面配置鈕來設定樞紐分析表的欄位。

版面配置

版面配置

這個樞紐分析表和樞紐分析圖精靈 — 版面配置交談窗是用來指定要統計哪些欄位的資料。交談窗的右方列出了清單中所有的欄位名稱,我們只要拉曳欄位名稱到對應的位置即可。

由於我們要產生一份「產品 — 地區」的銷售統計表, 所以請將產品名稱鈕拉曳到列欄位位置：

版面配置

版面配置

接著請利用相同的方法, 將銷售地區鈕拉曳到欄欄位、將總金額鈕拉曳到資料欄位, 結果應如下所示：

版面配置

最後, 按下確定鈕回到步驟 3 之 3交談窗, 再按下完成鈕, 則我們所要建立的「產品 —地區」銷售統計樞紐分析表就出現在Sheet2 當中了：

版面配置


假設主管想要知道每項產品在各地區的銷售百分比為何？很簡單, 我們只要將樞紐分析表中的銷售額換成百分比顯示就可以了。請跟著底下的步驟操作：

選取樞紐分析表內的任一儲存格。

按下樞紐分析表工具列的欄位設定鈕開啟樞紐分析表欄位交談窗：

新增/ 刪除樞紐分析表的欄位

樞紐分析表是很有調整彈性的, 假如現在想要按月統計銷售百分比, 只要將月份欄增加至列欄位區域就行了：


若想移除樞紐分析表中的欄位，則只需將表上的欄位拉曳到樞紐分析表以外的區域即可, 且資料也會自動重新計算。


從樞紐分析表上的數據，建立樞紐分析圖，以視覺化的方式呈現樞紐分析表上的資訊。


建立樞紐分析圖

更換圖表類型

樞紐分析圖的美化

加上標題

加上資料表格

改變標題的對齊方式

後記


開啟範例檔案 Ch08-07，利用 Sheet2 的樞紐分析表來繪製樞紐分析圖：


選取樞紐分析表中的任一個儲存格，按下一般或樞紐分析表工具列的圖表精靈鈕，快速產生一張樞紐分析圖圖表文件

執行『檢視/隨視窗大小而變』命令，可讓樞紐分析圖自動依據視窗範圍調整至最適大小。

更換圖表類型

上述的方式為直接以「預設圖表類型」來繪製樞紐分析圖，假設要將圖表改成橫條圖, 則可執行『圖表/圖表類型』命令，開啟圖表類型交談窗：

更換圖表類型

隱藏欄位按鈕

如果要將欄位按鈕隱藏起來, 可按下樞紐分析表工具列的樞紐分析圖鈕, 勾選當中的『隱藏樞紐分析圖欄位按鈕』命令：

隱藏欄位按鈕

若要還原欄位按鈕, 再執行一次相同的命令, 將『隱藏樞紐分析圖欄位按鈕』命令前的ˇ 取消即可。

樞紐分析圖的美化

雖然圖表已經製作出來, 但還是有些美中不足的地方, 譬如少了圖表標題、座標軸的名稱…等, 所以我們一起來美化圖表吧！請開啟範例檔案 Ch08-08 , 切換到 Chart1 然後進行底下的操作。

加上標題

請執行『圖表/圖表選項』命令, 並切換到標題頁次：

加上資料表格

接著切換到圖表選項交談窗的資料表格頁次：

加上資料表格

最後按下交談窗的確定鈕, 即可看到圖表美化的結果：

加上資料表格


圖表看起來是不是更專業了呢？可是, 東瞧瞧、西看看, 總覺得哪裡不太對勁！原來是座標軸標題 “產品名稱” 的方向不對, 必須稍微轉一下頭才容易看懂, 所以我們這就來改變一下座標軸標題的顯示方向。

請如下操作：

績效與銷售分析 - cs.pu.edu.twmengyen/ppt/csa/case8.pdf ·...

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