cecilia de la fuente de lleras - icbf...podrá consultar el número de los id asociados a cada uno...

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PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN

GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL INSTRUMENTO DE REGISTRO DE OFERTA “MI FAMILIA”

G3.MO18.PP 31/12/2019

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INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR


Bogotá, diciembre de 2019

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Tabla de contenido

1. Objetivo ............................................................................................................ 3

2. Alcance ............................................................................................................ 3

3. Mapeo de oferta de programas sociales .......................................................... 4

4. Descripción del instrumento de registro de oferta “Mi Familia” ........................ 4

4.1. Activación de macros ............................................................................... 5

4.2. Formulario ................................................................................................ 5

4.2.1. Guardar nuevo registro .................................................................. 6

4.2.2. Buscar registro y modificar ........................................................... 10

4.3. Control de Información ........................................................................... 11

4.4. Guía de Oferta ........................................................................................ 12

4.4.1. Filtros ........................................................................................... 12

5. Relación de Formatos .................................................................................... 13

6. Control de Cambios ....................................................................................... 13

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1. Objetivo

Instruir a los gerentes y/o gestores de oferta de los esquemas operativos Tipo A y

Tipo B, respectivamente, de la modalidad “Mi Familia” en el diligenciamiento del

instrumento de registro de oferta que permitirá identificar la convergencia de oferta

y la gestión de redes.

2. Alcance

El presente documento servirá como una guía para el diligenciamiento del

instrumento de registro de oferta de la modalidad “Mi Familia” que será

implementado por los gerentes y gestores de oferta de los esquemas Tipo A y B

respectivamente. Además de esto, permitirá identificar el flujo de información de la

convergencia de oferta y la gestión de redes como se observa en la figura 1.

Figura 1. Flujo de información en la convergencia de oferta y gestión de redes

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3. Mapeo de oferta de programas sociales

Uno de los pasos más importantes es la búsqueda de la oferta de programas

sociales que se realiza en cada una de las regiones. Recuerde que, como Gerente

o Gestor de Oferta, una de las tareas gruesas es realizar una búsqueda

exhaustiva y permanente de aquellos programas sociales que satisfacen las

necesidades de las familias en temas como educación, salud, cultura, entre otros.

Para esto, se puede hacer uso de motores de búsqueda como Google (para el

desarrollo de esta guía se utilizará el ejemplo del programa “Jóvenes en Acción”).

Figura 2. Mapeo de oferta de programas sociales

4. Descripción del instrumento de registro de oferta “Mi Familia”

El instrumento de registro de oferta para “Mi Familia” es una herramienta de

caracterización de la oferta disponible en el municipio de atención y análisis para

brindar orientaciones oportunas a cada familia participante de la modalidad, según

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sus características y necesidades. La herramienta cuenta con tres secciones: i)

formulario, ii) control de información y iii) la guía de oferta.

4.1. Activación de macros

Antes de realizar el diligenciamiento de la información, el archivo de Excel le pedirá

activar las macros que son las que permiten la integración de la información

contenida en la herramienta. La figura 3 muestra cómo se debe realizar este

procedimiento dependiendo de la versión de Excel.

Figura 3. Activación de macros

NOTA: LA INFORMACIÓN INGRESADA EN LA HERRAMIENTA DEBE SER

DILIGENCIADA EN MAYÚSCULA SOSTENIDA, SIN TILDES Y SIN

CARACTERES ESPECIALES.

4.2. Formulario

El formulario de Mapeo de Oferta para “Mi Familia” permitirá consignar la información de cada programa identificado en el territorio. El formulario consta de cuatro partes: i) información de la entidad responsable, ii) información básica del programa, iii) disponibilidad de la oferta y iv) los criterios de priorización. Además de esto, el formulario cuenta con cuatro botones que facilitan el manejo de la

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información: i) guardar nuevo registro, ii) buscar, iii) modificar y iv) borrar. (ver figura 4)

Figura 4. Formulario de mapeo de la oferta para “Mi Familia”

4.2.1. Guardar nuevo registro

i) Información de la entidad responsable: Una vez haya obtenido resultados en

el mapeo de oferta comience a diligenciar el formulario. En la primera sección

el usuario deberá ingresar el nombre de la entidad (i.e. Departamento para la

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prosperidad social -DPS-), tipo de entidad (este ítem es una lista desplegable

que tiene las opciones de: púbico, privado, mixta, cooperación y no

identificada; seleccione la que considere pertinente) y el nombre de la entidad

aliada de operar (ver figura 5).

Figura 5. Información de la entidad responsable

ii) Información básica del programa: La figura 6 relaciona las variables

correspondientes a esta sección y sus respectivas opciones de respuesta.

Como primero deberá relacionar el nombre del programa y su descripción

oficial. Después de esto se encontrará con cuatro variables categóricas: i) tipo

de acceso al programa, la cual hace referencia al tipo de convocatoria del

programa encontrado (abierta, cerrada, demanda); ii) el modo de atención

(virtual, presencial, virtual y presencial, semipresencial, otra); iii) beneficios e

incentivos (especie, efectivo, especie y efectivo, otros); iv) contrapartida del

participante (dinero, tiempo, ninguno y otros).

Además de lo anterior, el formulario solicita información del departamento o

región y municipio. En la variable cupos disponibles para Mi Familia, los

gerentes y gestores de oferta deberán colocar el resultado de la negociación

previa con las entidades públicas o privadas (i.e. cupos para familias,

financiación, etc.), la negociación hace referencia al acercamiento que los

gerentes y gestores de oferta realizan con los aliados que son responsables

directos de la implementación de la oferta en territorio y conocen el número de

cupos, requisitos y compromisos para la movilización de las diferentes

iniciaivas. Es importante dejar registro de la información de contacto (nombre,

teléfono y página web del programa) de la persona o entidad con la que se

realizó la negociación.

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Figura 6. Variables sobre información básica del programa (ejemplos jóvenes en acción1)

1 Las figuras de color verde responden al ejemplo del programa Jóvenes en Acción

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iii) Disponibilidad de la oferta: En esta sección se deberá colocar el estado de la

oferta del programa seleccionado, una vez dé clic sobre la casilla, se

desplegará una lista de dos opciones con las categorías activo e inactivo,

seleccione la que corresponda. Además de esto, es indispensable relacionar el

número de veces que se oferta el programa en el año y asociar a cada apertura

la fecha de inicio y fin (esta última parte estará condicionada por el número de

ofertas que se coloquen en el inciso anterior) (ver figura 7).

Figura 7. Disponibilidad de oferta

iv) Criterios de priorización: aquí se hace un barrido sobre los criterios que se

deben cumplir para tener acceso al programa seleccionado. Para esto, es

indispensable colocar el derecho fundamental en el que se enmarca el

programa (lista desplegable con las opciones i) educación y capacitación; ii)

habilidad; iii) salud; iv) ingreso y trabajo; v) uso de tiempo libre y vi) otros. A

continuación, se habilitará una serie de dimensiones asociadas al derecho

fundamental, por ejemplo, a educación y capacitación se asocian dimensiones

como orientación socio-ocupacional, habilidades blandas, entre otras (figura 8).

Una vez terminado el diligenciamiento de las variables anteriores, se debe

seleccionar si existe algún tipo de requisito de entrada y su respectiva

priorización (edad, puntaje Sisben, nivel de escolaridad, género, víctimas,

reincorporados, pueblos étnicos y otros) (ver ejemplo en la figura 8).

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Figura 8. Criterios de priorización

Una vez termine de diligenciar el formulario, diríjase al botón de “Guardar Nuevo

Registro” y oprima clic izquierdo, enseguida observará una ventana emergente que

le indicará que el registro fue guardado con total éxito y además, encontrará el ID

asignado al registro con el que posteriormente podrá realizar cualquier modificación

de ser necesario (figura 9).

Figura 9. Guardar Registro

4.2.2. Buscar registro y modificar

Para consultar o buscar información previamente cargada, diríjase al botón de buscar y

oprima clic izquierdo. Enseguida, aparecerá una ventana emergente en la que se debe

colocar el número ID del formulario que se desea consultar (ver figura 10). Una vez

realice estos pasos, el formulario se autocompletará con la información correspondiente

al ID consultado.

Para modificar algún registro es indispensable que se hayan realizado los pasos

descritos anteriormente. Una vez que la información esté precargada, modifica los

Oprima clic izquierdo

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campos que considere convenientes y oprima el botón modificar para guardar los

cambios.

Figura 10. Buscar y Modificar Registro

4.3. Control de Información

La sección de control de información permite visualizar el número de registros que se ha

cargado desde los formularios producto del mapeo de oferta de programas sociales. Allí

podrá consultar el número de los ID asociados a cada uno ellos (fundamental para

modificar registros), además de generar estadísticas descriptivas que resumirá la

información diligenciada en el formulario.

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Figura 11. Control de información

4.4. Guía de Oferta

La guía de oferta es una herramienta que busca facilitar la búsqueda de la oferta

registrada en la herramienta con el fin prestar el servicio de convergencia de oferta a

las familias participantes del programa según sus características, necesidades y

disponibilidad de oferta permanente.

Esta sección será de gran utilidad para las Unidades de Acompañamiento Familiar

(UAT) dado que le permitirá identificar con facilidad, las ofertas de programas sociales

que se ajustan a las necesidades de las familias identificadas en la ficha de

caracterización. Así, por ejemplo, si se identifica que los integrantes de la familia no

cuentan con educación superior, la guía de oferta le permitirá, ingresando los filtros

pertinentes, identificar aquellos programas que incentivan el acceso a la educación

superior como es el caso de “Jóvenes en Acción” (ver figura 11).

4.4.1. Filtros

• Cobertura territorial: Dado que cada gerente o gestor de oferta diligenciará la

información de su región, el filtro más relevante es el de la cobertura municipal.

• Ámbitos de política pública: aquí podrá filtrar por el derecho en el se enmarca el

programa (i.e. educación y capacitación), la dimensión en la que se enmarca el

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programa (i.e. educación orientada al trabajo) y el principal bien o servicio que

presta el programa (i.e. técnico laboral).

• Requisitos de entrada: Las UAF buscarán las ofertas de programas que se ajusten

a las características y necesidades de las familias. Para esto, tendrá a disposición

una serie de filtros que selecciona la oferta que se ajusta a las familias según unos

requisitos de entrada como la edad, puntaje Sisben, nivel de escolaridad, género,

víctimas, reincorporados, pueblos étnicos y otros.

• Calidad de la información y la oferta: este filtro ayuda a seleccionar los programas

con los que se cuenta mayor información.

Una vez seleccionados todos los filtros anteriores, la herramienta le recomendará una

serie de programas que se ajustan a las necesidades de las familias

Figura 11. Guía de oferta

5. Relación de Formatos

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

IN1.MO18.PP Instrumento de Registro de Oferta “MI FAMILIA”

6. Control de Cambios

Fecha Versión Descripción del Cambio

NA NA NA

Oferta

recomendada

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