總務處文書組 105.12 · 檔案清理作業項目及期程 工作項目 承辦單位...
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總務處文書組
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大綱 檔案清理的定義
檔案清理的目的
檔案清理作業項目及期程
檔案清理作業流程
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檔案清理的定義 依據法令:檔案法施行細則第6條第6款
定義:依檔案目錄逐案核對,將逾保存年限之檔案或已屆移轉年限之永久保存檔案,分別辦理銷毀或移轉,或為其他必要之處置。
清理
銷毀
移轉
其他處置
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檔案銷毀的定義
不具保存價值的檔案 經法定程序核准
*焚化
*化為碎紙
*溶為紙漿
屆滿保存年限,且不具保存價值的檔案,經依法定程序
核准後,選擇焚化、化為碎紙或溶為紙漿等適當方式,
將檔案內容完全消除或毀滅之作業程序。
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檔案移轉的定義
依據法令:檔案法第11條、國家檔案移轉辦法
定義:各機關永久保存之檔案,自文件產生之日起屆滿二十五年者,應於次年移轉檔案中央主管機關管理。
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檔案清理的目的 提升檔案管理效益
促進檔案開放應用
※依教育部民國105年5月27日臺教秘(四)字第1050072601號函,辦理永久檔案屆期移轉檔案目錄送審期程(106至108年)。
以民國80年12月31日前已屆移轉年限之永久檔案為範圍;
本校民國69年~80年檔案分批辦理目錄送審:
1. 民國106年12月以前完成首批檔案移轉目錄送審,以民國69至75年之檔案為範圍;
2. 民國108年6月以前完成第二批檔案移轉目錄送審,以民國76至80年之檔案為範圍。
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檔案清理作業
待清理檔案
逾保存年限之定期檔案
無續存需要
銷毀
其他機關典藏
已屆移轉年限之永久保存檔案
檔案鑑定
移轉為國家檔案
本校永久保存
銷毀
移轉7
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檔案清理作業項目及期程
工作項目 承辦單位
作業期程
第1批:民國69~75年檔案
第2批:民國76~80年檔案
完成檔案整理建檔 文書組 105.11 107.06
完成檔案清理清單 文書組 105.11 107.06
完成書面初審 各業務單位 106.01.26 107.06.30
完成彙整初審清單 文書組 106.03.31 107.08.31
完成檔案鑑定 文書組 106.08.31 107.12.31
完成檔案鑑定報告及送審目錄
文書組106.10.31 108.05
提報教育部 文書組 106.11 108.068
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永久檔案清理作業流程 檢視檔案清冊:承辦業務與現況不同的情形。 確認有無機密檔案:檢討機密等級變更或註銷。 檢討該分類號的保存年限為永久或定期? 該永久檔案有無移轉為國家檔案之價值? 若非屬永久檔案,請調整至合宜之保存年限。
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定期檔案清理作業流程 確認有無延長保存年限之事由。
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後續諮詢
因承辦業務移轉的跨單位清單調整
查看檔案原件
單位內部宣導
其他
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謝謝協助