Evenementenplan NN

Zevenheuvelenloop 2020

Inhoud1. Inleiding..........................................................................................................................................3

2. Beleving van de deelnemer............................................................................................................4

3. Protocollen.....................................................................................................................................6

4. Crowd Management.......................................................................................................................8

4.1 Van voordeur tot Nijmegen....................................................................................................8

4.2 Van Nijmegen tot startvak......................................................................................................8

4.3 Nederlandse Spoorwegen (NS).............................................................................................10

4.4 Openbaar Vervoer................................................................................................................10

4.5 Auto......................................................................................................................................10

4.6 Fiets......................................................................................................................................11

4.7 Toeschouwers.......................................................................................................................11

4.8 Noodopvang.........................................................................................................................12

4.9 Contactonderzoek deelnemers/toeschouwers.....................................................................12

4.10 Centrum Nijmegen...............................................................................................................12

5. Scenario’s.....................................................................................................................................13

5.1 Noodweer.............................................................................................................................13

5.2 Station Nijmegen..................................................................................................................13

5.3 Calamiteit doorstroming aanlooproute(s)............................................................................15

6. Omwonenden...............................................................................................................................16

7. Faciliteiten deelnemers................................................................................................................16

7.1 Inschrijving............................................................................................................................16

7.2 Tshirts...................................................................................................................................16

7.3 Omkleden.............................................................................................................................16

7.4 Self service garderobe..........................................................................................................16

7.5 Startvakken...........................................................................................................................18

7.6 Parcours................................................................................................................................19

7.7 Drankposten/medaille..........................................................................................................19

7.8 Toiletten...............................................................................................................................19

8. Vrijwilligers...................................................................................................................................20

2

9. Side Events...................................................................................................................................20

1. Inleiding Dit document beschrijft hoe de Stichting Zevenheuvelenloop het evenement de NN Zevenheuvelenloop en de Zevenheuvelennacht kan organiseren, waarbij rekening wordt gehouden met richtlijnen die het RIVM-uitvaardigt omtrent Covid-19. De belangrijkste regel daarbij is de voorgeschreven afstand van momenteel 1,5m tussen personen vanaf 18 jaar.

Normaal gesproken is de NN Zevenheuvelenloop een grootschalig evenement waarbij meer dan 20.000 deelnemers naar Nijmegen komen en om exact 13.00 van start gaan. Dit jaar is het anders, want waar normaal alle deelnemers tegelijkertijd starten gaan zij nu met maximaal 1.900 deelnemers per startwave starten. De oppervlakte van de startvakken is vergroot, er worden stippen geplaatst in onder andere de startvakken en de tasinname is decentraal verspreid over het gehele evenemententerrein. De startwaves zullen om de 45 minuten starten, met de eerste start om 09.00 en de laatste om 14.15. Hiermee kunnen er ongeveer, in totaal over de hele dag verspreid, 15.000 deelnemers mee lopen aan de NN Zevenheuvelenloop. Vooraf wordt gecommuniceerd dat publiek niet welkom is, maar de organisatie houdt er wel rekening mee door middel van aparte publieksvakken. Zo’n publieksvak is afgezet, er staan stippen in en heeft een beperkte capaciteit (<250 mensen).

Door de spreiding in tijd en het maximaal aantal deelnemers per startwave zal de NN Zevenheuvelenloop een andere editie worden waarbij deelnemersdichtheid per tijdseenheid met 90% afneemt . Dit geldt ook voor de publieksdichtheid. Met behulp van een interactieve kaart heeft de organisatie het evenemententerrein inzichtelijk gemaakt:

Interactieve Deelnemers/Toeschouwers routekaart .

Figuur 1: parcours Zevenheuvelenloop en -nacht

Alle genoemde maatregelen hebben het uiteindelijke doel om zoveel mogelijk inzicht te krijgen in de verschillende verkeersstromen in de breedste zin van het woord. Hierbij valt de denken aan deelnemers, publiek, bewoners en verkeer. Hierbij worden mogelijke knelpunten zichtbaar en daar waar mogelijk worden deze punten ofwel opgelost of worden er sturingselementen bedacht

3

waardoor de aanvoer capaciteit wordt beperkt. Daarnaast worden contactmomenten geminimaliseerd of zo gefaciliteerd dat anderhalve meter afstand houden mogelijk is.

Problemen en oplossingen zijn hoofdzakelijk bedacht vanuit het perspectief van de grootste wedstrijd, de NN Zevenheuvelenloop op zondag 15 november. Deze maatregelen past de organisatie ook toe op de Zevenheuvelennacht op zaterdag 14 november.

4

2. Beleving van de deelnemerOm een duidelijk beeld te scheppen voor de loper heeft de organisatie een klantbeleving opgesteld. Dit beschrijft de reis van de deelnemer van inschrijving tot het moment van thuiskomen na de Zevenheuvelenloop te hebben gelopen. Deze klantbeleving zal op onze website gepubliceerd worden en verstuurd worden aan de deelnemers die zich hebben ingeschreven.

Samenvatting vanuit loper

Vooraf1. Ik hoor dat de Zevenheuvelenloop een speciale editie gaat organiseren! Hoe zal dat gaan?2. Ik lees op de speciale coronapagina op de website welke maatregelen zij gaan nemen (zie

pagina 3)3. Ik schrijf mij in voor zondag 15 november en ik kan hierbij kiezen voor één van zeven

tijdsloten. Ik kies voor tijdslot 10.00-11.00 via de inschrijfpagina van de website4. Ik word in de periode die volgt op de hoogte gehouden van de recente ontwikkelingen door

middel van nieuwsbrieven, social media, pushberichten via de app etc.5. In de week voor het evenement krijg ik mijn startnummer (en andere zaken) thuis

opgestuurd

Zondag 15 november6. Op zondagochtend 15 november reis ik omgekleed met de trein naar Nijmegen, waarbij ik

merk dat de treinen langer zijn dan normaal. Ik kan dus voldoende afstand houden7. Ik kom aan op Station Nijmegen en zie dat er een verplichte in-/uitgang is voor het station en

volg de verplichte looproute richting het startvak via de Van Schaeck Mathonsingel8. Op het Keizer Karelplein mag ik alleen met de rijrichting mee lopen richting de

Groesbeekseweg 9. Verder zie ik dat de hele Groesbeekseweg leeg is, waar afgelopen jaren duizenden mensen

stonden10. Door middel van de verplichte looproute via de Pontanusstraat loop ik richting mijn startvak11. Ik kom 15 min voor de start aan bij mijn startvak en een medewerker controleert of ik bij het

juiste startvak sta12. Ik leg zelf mijn tas weg in een van de karren die de organisatie heeft geplaatst bij ieder

startvak13. De medewerker vertelt mij dat ik op een ‘vrije’ stip moet gaan staan en dat ik mijn warming-

up in de straten in de aanlooproute moet doen.14. Om 10u hoor ik het startschot van mijn startwave en ik merk dat al vrij snel beweging komt

in de startvakken richting de startstreep.15. Bij iedere beweging komt er een rij met stippen vrij die ik in mag nemen tot aan de

startstreep in de Delistraat. Wij worden daar door de vrijwilligers ter plekke vriendelijk op gewezen.

16. Ik zie dat er al deelnemers aan het finishen zijn op de Groesbeekseweg, terwijl ik start vanuit de Delistraat. Dit komt doordat de start en finish uit elkaar liggen. Ik kruis hierdoor dus niet met andere deelnemers.

17. Ik zie dat er geen tribunes zijn geplaatst en dat ook het publiek op afstand van elkaar staat door middel van dezelfde stippen op de grond

5

18. Ik loop mijn rondje en merk duidelijk dat het veel rustiger is op parcours en dat er minder publiek langs de kant staat, maar in plaats daarvan hangen er meer camera’s waardoor het thuisfront de wedstrijd live kan volgen

19. Onderweg krijg ik geen water en zie ik dat er schermen hangen waarop ik een aanmoedigingsfilmpje zie van het thuisfront

20. In de laatste honderd meter zie ik dat er weer een nieuwe wave aan het starten is en dat het niet druk is op/na de finishlijn

21. Ik ben gefinished en kan zelf mijn drankje pakken. Omdat ik een medaille heb besteld word ik naar een tafel geleid waar de medaille om de fles zit.

22. Ook na de finish zie ik pijlen, waarbij ik door medewerkers in het finishgebied wordt gewezen om alleen deze te gebruiken richting de ‘herstelzone’

23. Ik loop via de verplichte looproute rustig naar de garderobe om mijn tas op te halen24. Nadat ik mijn tas zelf heb opgehaald loop ik via de verplichte looproute terug naar Station

Nijmegen25. Ik reis terug met de trein naar mijn woonplaats26. Ik kijk de wedstrijd terug op NOS/Omroep Gelderland en wacht op de complete uitslag

Na27. Achteraf word ik via website/app/nieuwsbrieven etc. op de hoogte gehouden van uitslag,

foto’s etc.

Via de website en andere media kanalen wordt informatie uit de “Beleving van de deelnemer” uitgezet naar de doelgroep.

6

3. ProtocollenIn samenwerking met de Atletiek Unie is er een protocol loopevenementen opgesteld. Dit protocol omschrijft welke maatregelen de organisatie dient te nemen voordat er een loopevenement kan worden georganiseerd. Deze maatregelen werken risico verlagend. De uitgangspunten van dit protocol zijn:

1. Gezond verstand gebruiken staat voorop.2. Te allen tijde volgen we de maatregelen van het RIVM.3. Het creëren van een veilige omgeving voor alle deelnemers; vrijwilligers, bezoekers en

betrokkenen.4. De mogelijkheid bieden tot doorgang van hardloopevenementen.5. Het voorkomen van rechtstreeks fysiek contact. Bedoeld dan wel onbedoeld.6. Aanvullende hygiënemaatregelen.7. Goede en transparante communicatie naar alle stakeholders.

In het protocol wordt ingegaan op de maatregelen die gelden voor organisaties, deelnemers, bezoekers en gemeenten. Daarnaast gelden er veiligheid- en hygiëneregels voor iedereen. Ook deze regels staan uitgebreid in het protocol beschreven. De maatregelen die de organisatie dient te nemen zijn opgedeeld in:

1. Deelnemers2. Inschrijving3. Startbewijzen4. Startgebied5. Parcours6. Verzorgingsposten7. Vrijwilligers8. Vervoer & logistiek9. Sanitaire voorziening / kleedkamers10. Kledingopslag11. Nazorg12. Overig

Naast dit protocol is er ook een werkgroep die een landelijk toetsingskader op heeft gesteld voor het organiseren van loopevenementen. Dit zijn integrale werkwijzen voor gemeenten en hulpdiensten. Hier staat onder andere een risicoscan in beschreven waar de organisatie tijdens de vergunningsaanvraag op getoetst zal gaan worden. Verder staat er ook in beschreven welke

7

maatregelen er nodig zijn bij het organiseren van een evenement.

Bron: integrale werkwijzen gemeenten, juli 2020

Het toetsingskader richt zich voornamelijk op crowd management en hoe de organisatie ervoor kan zorgen dat er te allen tijde voldoende afstand tussen de deelnemers/publiek is. Zo is het bijvoorbeeld van groot belang dat de organisatie op ieder moment de deelnemers kunnen bereiken. Door middel

8

van het verplicht installeren van een evenementenapp bij inschrijving, kan de organisatie pushberichten sturen mocht dit nodig zijn. Verder is van groot belang dat de organisatie constant blijft monitoren of de veiligheidsregels niet overtreden worden. Dit geldt zowel voor de deelnemers als publiek wat op het evenement afkomt.

4. Crowd ManagementDit hoofdstuk beschrijft hoe het crowd management zal worden toegepast tijdens het weekend van de Zevenheuvelenloop. Om beter inzicht te krijgen in het crowd management zijn eerst de twee verschillende deelnemersstromen beschreven, namelijk van voordeur tot Nijmegen en van Nijmegen tot startvak. Vervolgens is beschreven hoe we dit per vervoersdienst mogelijk willen gaan maken.

4.1Van voordeur tot NijmegenEr bestaan verschillende mogelijkheden waarmee deelnemers naar Nijmegen kunnen komen. In de volgende paragrafen maken we de onderscheid tussen de trein, bus, auto en fiets. Deelnemers schrijven zich in voor een bepaald startwave en geven bij hun inschrijving aan waar ze vandaan komen en hoe ze naar Nijmegen denken te gaan reizen.Dit zorgt ervoor dat de organisatie op voorhand weet hoeveel deelnemers zij in Nijmegen kunnen verwachten vanuit een bepaald gebied. Middels deze informatie kan de organisatie de juiste hoeveelheid faciliteiten, zoals P+R’s, organiseren. De startwave zal een gelimiteerd aantal deelnemers van maximaal 1.900 bevatten. Hierdoor blijft het voor de deelnemers veilig en zal de capaciteit bij de verschillende vervoersmaatschappijen op geen enkel moment te groot zijn.

4.2Van Nijmegen tot startvakHet is van belang om vanuit verschillende locaties deelnemersstromen te faciliteren zodat het niet te druk wordt. De organisatie faciliteert voor de deelnemers die met de trein of bus reizen vanaf Nijmegen Centraal Station een veilige looproute richting de startvakken, zie interactieve kaart in paragraaf 4.7. Ditzelfde geldt voor de deelnemers die met de fiets of auto komen. Zoals eerder beschreven starten iedere 45 minuten 1.900 deelnemers. Doordat er op het moment dat er deelnemers starten, deelnemers lopen, deelnemers vertrekken en weer deelnemers in Nijmegen aankomen, betekent dat er maximaal 1.900 x 4 = 7.600 deelnemers in het systeem zijn. Het systeem houdt in: de P+R locaties, de aanlooproute naar start/finish, het start-/finishgebied, de startvakken en het parcours. Hieronder de startwaves voor de Zevenheuvelenloop. De organisatie heeft op dezelfde manier de Zevenheuvelennacht uitgewerkt. Deze gegevens zijn op te vragen.

Startwave begin Startwave eind Groep Hoe Startijd Eindtijd09:00 09:15 1 Aankomst 08:30 09:00

Start 09:00 09:15 Wedstrijd 09:00 11:00 Vertrek 11:00 11:30

9

09:45 10:00 2 Aankomst 09:15 09:45 Start 09:45 10:00 Wedstrijd 09:45 11:45 Vertrek 11:45 12:15

10:30 10:45 3 Aankomst 10:00 10:30 Start 10:30 10:45 Wedstrijd 10:30 12:30 Vertrek 12:30 13:00

11:15 11:30 4 Aankomst 10:45 11:15 Start 11:15 11:30 Wedstrijd 11:15 13:15 Vertrek 13:15 13:45

12:00 12:15 5 Aankomst 11:30 12:00 Start 12:00 12:15 Wedstrijd 12:00 14:00 Vertrek 14:00 14:30

12:45 13:00 6 Aankomst 12:15 12:45 Start 12:45 13:00 Wedstrijd 12:45 14:45 Vertrek 14:45 15:15

13:30 13:45 7 Aankomst 13:00 13:30 Start 13:30 13:45 Wedstrijd 13:30 15:30 Vertrek 15:30 16:00

14:15 14:30 8 Aankomst 13:45 14:15 Start 14:15 14:30 Wedstrijd 14:15 16:15 Vertrek 16:15 16:45

Bron: berekening startwaves Zevenheuvelenloop en -nacht

Uit bovenstaande tabel blijkt dat er overlap zit tussen de verschillende startwaves. De organisatie verwacht dat deelnemers die in de ochtend starten veelal met de fiets of met de auto komen. In de loop van de ochtend en middag verwacht dat organisatie meer deelnemers met de bus of trein komen.

Voor trein- en busreizigers maakt de organisatie gebruik van de Van Schaeck Mathonsingel als aan- en afvoerroute. Deze reizigers komen aan op Centraal Station Nijmegen en deze singel is geschikt

10

bevonden om hiervoor te gebruiken. Deze singel is tien meter breed, waardoor er vijf meter overblijft voor een aanvoerroute en vijf meter overblijft voor een afvoerroute. Met behulp van hekwerk kan de organisatie deze deelnemersstromen scheiden. Na de Van Schaeck Mathonsingel lopen zij via het Keizer Karelplein richting de Groesbeekseweg en de startvakken. Het is de bedoeling dat de deelnemers elkaar niet kruisen. Het Keizer Karelplein zal zo worden ingericht dat deelnemers tegen de klok in lopen, waarbij het smalste gedeelte van het trottoir drie meter is. Na onderzoek blijkt dat er per minuut ongeveer 12 deelnemers willen oversteken op het Keizer Karelplein.

11

4.3Nederlandse Spoorwegen (NS)Uit onderzoek naar eerdere deelnemersbestanden van de organisatie blijkt dat ongeveer een derde van de deelnemers met de trein naar Nijmegen reist. Deelnemers kiezen tijdens de inschrijving hun vervoersbehoefte, waardoor de organisatie inzicht krijgt in het mobiliteitsvraagstuk. In document 1 (Herkomst deelnemers Zevenheuvelenloop) vindt u de herkomst van de deelnemers van afgelopen editie van de Zevenheuvelenloop. Het document geeft op basis van postcode onder andere weer hoeveel deelnemers met de trein reizen. Nadat de inschrijving is gesloten wordt op basis van een door de organisatie verstrekt bestand, met daarin zowel de herkomst én de (openbaar)vervoersbehoefte van de deelnemers, de capaciteit vanuit de vervoerders eventueel aangepast. Dit kan betekenen dat er naar behoefte langere treinstellen worden ingezet ten behoeve van het evenement. Het is van belang om ervoor te zorgen dat deelnemers veilig van en naar Nijmegen kunnen reizen, waarbij de geldende maatregelen strikt nageleefd kunnen worden. Dit zowel in de treinen als op de desbetreffende stations. Hierbij geldt ook dat het dragen van een mondkapje op het station en in de treinen vanaf 1 juni verplicht is. Medewerkers van de NS zullen dit tijdens het weekend controleren. De organisatie staat in nauw contact met Maarten Haverkamp, regiodirecteur Noord-Oost, om ervoor te waken dat de capaciteit in de treinen en op de stations niet wordt overschreden. Tijdens het evenement neemt een officier van dienst van NS plaats in de evenementen meldkamer van het evenement om direct te kunnen schakelen binnen de NS.

Document 1: herkomst deelnemers Zevenheuvelenloop 2019

4.4Openbaar VervoerDeelnemers kunnen gebruik maken van een voordelig of gratis buskaartje. Omdat diverse wegen ten behoeve van het evenement worden afgesloten moeten ook diverse buslijnen worden omgeleid. Op dit moment heeft de organisatie nauw contact met vervoersmaatschappij Connexxion, die aangeeft dat bij de gewenste aantallen geen capaciteitsprobleem optreedt. Het enige aandachtspunt is dat op zondag de dienstregeling tussen 08.00-09.00 wordt opgestart, waardoor lopers die om 09.00 starten wellicht niet met de bus kunnen komen. Uit onderzoek blijkt dat 5,5% van de deelnemers met de bus komt.

4.5AutoDeelnemers die met de auto naar Nijmegen komen kunnen parkeren op de diverse openbare parkeerplaatsen/garages die zijn aangewezen door de organisatie. Mocht dit niet haalbaar zijn in verband met de veiligheid, dan kan de organisatie verplichten om de deelnemers te laten parkeren aan de P+R’s die de gemeente Nijmegen beschikbaar stelt. Middels pendelbussen zullen deze bussen pendelen tussen de P+R’s en Nijmegen Centraal Station of een nader te bepalen locatie, zoals bij een van de banken rondom Keizer Karelplein. Ook hierbij zullen alle voorzorgsmaatregelen worden getroffen, te denken aan voldoende afstand, waardoor de veiligheid voor de deelnemers gewaarborgd blijft. Uit navraag bij de Gemeente Nijmegen blijkt dat op de zondag van het Zevenheuvelenloop alleen de parkeergarage op het Keizer Karelplein een hogere bezetting heeft. Het is aannemelijk dat er op het parkeerterrein van de Wedren op de zondag van de Zevenheuvelenloop meer voertuigen staan geparkeerd dan op een normale zondag.

12

4.6FietsDeelnemers die met de fiets naar Nijmegen komen kunnen hun rijwielen (gratis) bewaakt stallen in de diverse gemeentelijke fietsstallingen. Mocht dit niet haalbaar zijn in verband met de veiligheid, dan kan de organisatie verplichten om de deelnemers hun rijwielen te laten parkeren op een nader te bepalen locatie. De fietsenstalling op de Bisschop Hamerstraat heeft een maximale capaciteit van 800 fietsen. Op een reguliere zondag in november worden er gedurende de hele dag 400-500 fietsen gestald. Na onderzoek blijkt dat dit aantal tijdens de zondag in het weekend van de Zevenheuvelenloop niet afwijkt.

4.7ToeschouwersHet is van belang om zo min mogelijk toeschouwers langs het parcours en bij de start en finish te hebben staan. Tijdens de inschrijving wordt vermeld dat enkel de deelnemers in Nijmegen welkom zijn en wordt vriendelijke verzocht om familieleden en/of vrienden niet mee te nemen. De organisatie zal geen tribunes plaatsen en een beperkt aan kijkplaatsen ter beschikking stellen voor bewoners rondom het start- en finishgebied en andere geïnteresseerden. De organisatie zal deze groepen indelen in sectoren. Zo is er een sector (1), waar plaats is voor 144 mensen. Ook zijn er twee sectoren, waarbij er tussen de Delistraat en Sumastraat (2) plaats is voor 46 plekken. Tussen de Delistraat en Heyendaalseweg (3) is er ruimte voor 60 plekken. Zij kunnen voor een bepaald tijdslot een ticket afnemen. Met behulp van stippen op het wegdek kan de afstand tussen het publiek gewaarborgd blijven. De ruimte blijft afgesloten met behulp van gastvrouwen en –heren. Eventueel zullen hier ook bewakers ingezet worden. Daarnaast zal de organisatie blijven monitoren met behulp van een ‘crowd management ploeg’, die worden aangestuurd vanuit de centrale meldkamer. Zij zullen constant blijven monitoren en deelnemers en toeschouwers wijzen op de regels. Verder heeft de organisatie een apart stuk geschreven over hoe zij om zullen gaan met publiek, ook langs het parcours. In het document staan verschillende afbeeldingen waarop te zien is waar het publiek zich langs de route begeeft en welke maatregelen de organisatie hierop neemt. Met een interactieve routekaart geeft de organisatie aan hoe deelnemers én toeschouwers zich kunnen bewegen richting startvakken en de verschillende publiekssectoren aan het parcours:Interactieve Deelnemers/Toeschouwers routekaart

13

4.8NoodopvangIn geval van onvoldoende doorstroming in de startvakken of op het parcours door calamiteiten zal de organisatie gebruik maken van een aantal mogelijke noodopvanglocaties. Deze locaties zijn het braakliggende terrein naast Van Schaeck Mathonsingel 12 (1), het terrein rondom de Titus Brandsma kerk (2) en onder en rondom de Schouwburg (3). Locatie 1 heeft een capaciteit van 500, locatie 2 van 750 en locatie 3 van 350. Hier is voldoende capaciteit om een wave aan deelnemers op te vangen in geval van een calamiteit. Mocht uitstel langer duren dan 45 minuten, dan kan de organisatie besluiten om een start startwave niet door te laten gaan of om de wedstrijd af te gelasten. De deelnemers zullen middels pushberichten via de app op de hoogte worden gehouden en kunnen zo naar de noodopvanglocaties worden geleid. In deze situatie wordt de crowd management ploeg, uitgerust met megafoons, op de noodopvanglocaties ingezet.

4.9Contactonderzoek deelnemers/toeschouwersZowel deelnemers als toeschouwers worden opgeroepen om vooral thuis te blijven in geval van corona gerelateerde verschijnselen. Mocht een deelnemer achteraf besmet zijn geraakt of in contact zijn geweest met iemand met een coronabesmetting, dan zal de betreffende deelnemer zich melden bij de organisatie. De organisatie kan door middel van het tijdregistratiesysteem zien waar en wanneer de deelnemer op het parcours of in de startvakken gepasseerd is. Vervolgens kan de organisatie achterhalen met wie deze persoon in contact is geweest. Contactgegevens van alle deelnemers zijn bij de organisatie bekend en zij kan achteraf de betreffende deelnemers informeren.Voor toeschouwers geldt dat zij in de sectoren 1, 2 en 3 alleen toegang krijgen tot het gebied als zij een actief werkende “Coronamelder”-app kunnen laten zien.

4.10 Centrum NijmegenNijmegen heeft buiten de Vierdaagseweek geen crowd management tools die operationeel zijn. De parkeergarages zijn wel aangesloten op een capaciteit verwijzingssysteem (Parkeer Route Informatie Systeem) en alle doorgaande wegen in de stad kunnen gemonitord worden met camera’s. Daarnaast wordt op deze wegen ook de actuele drukte gemonitord. Door in de inschrijving aan de deelnemer te vragen met welk vervoersmiddel zij naar Nijmegen reizen, kan de organisatie op basis hiervan een totaalbeeld krijgen. Doordat er maximaal 5.700 deelnemers in Nijmegen zijn, zal het centrum van Nijmegen niet overbelast worden.

14

5. Scenario’s Dit hoofdstuk beschrijft enkele denkbare scenario’s waar de organisatie rekening mee dient te houden in aanloop of tijdens het Zevenheuvelenloopweekend.

5.1NoodweerIn het integrale evenementenplan, wat de organisatie indient voor de vergunningsaanvraag, beschrijft de organisatie het noodweerscenario. Hierin staat onder andere wie er in het weeradviesteam zitten, hoe de besluitvorming loopt en hoe de uitvoering en communicatie verlopen.

5.2Station NijmegenVoor de Zevenheuvelenloop zijn diverse operationele alsook planvormige crowdmanagementmaatregelen getroffen. Het doel van deze maatregelen is om, op een veilige en ordentelijke wijze, de grote mensenmassa te vervoeren en te begeleiden. Om dit te bereiken zijn de volgende crowdmanagementmaatregelen getroffen:

Sectorindeling Station Nijmegen: station Nijmegen en het stationsplein zijn opgedeeld in 3 sectoren. Hiermee zijn 3 overzichtelijke werkgebieden gerealiseerd met ieder een eigen sectorcoördinator en deelverantwoordelijkheid. De sectoren en sectorcoördinatoren zijn:

Sector 1: perrons station Nijmegen (na OV-incheckpoortjes). Actiecoördinator 1 is verantwoordelijk voor de coördinatie in deze sector.

Sector 2: station Nijmegen (voor de OV-incheckpoortjes, na de Mojo-barriers). Actiecoördinator 2 is verantwoordelijk voor de coördinatie in deze sector.

Sector 3: stationsplein Nijmegen. Deze sector is opgesplitst in 3 zogeheten ontvangstdomeinen. Dit zijn 3A, 3B en 3C. 3A & 3B bevinden zich op het stationsplein waarbij 3A gesitueerd is aan de noordzijde (t.h.v. de bushalte) en 3B aan de zuidzijde (t.h.v. de fietsenstalling). 3C bevind zich achter de fietsenstalling (t.h.v. The Barberstation).

Er is een actiecoördinator V&S aanwezig die de overkoepelende coördinatie heeft over de 3 sectoren. Deze staat in directe verbinding met de Security Inspecteur en kan, indien noodzakelijk, hiernaar opschalen.

Mojo-barriers: op het stationsplein en bij The Barberstation is een linie van Mojo-barriers geplaatst. Deze Mojo-barriers dienen als een hulpmiddel om de drukte in sector 1 & 2 te kunnen reguleren. De uitvoeringswijze van deze drukteregulering wordt verderop in dit stuk uiteengezet. Zie hieronder.

15

Mojo-barriers FaseringDe Mojo-barriers zijn, voor veilige en ordentelijke reizigersbegeleiding, een zeer belangrijke crowdmanagementmaatregel. Om hier optimaal gebruik van te kunnen maken is een uitvoeringsinstructie opgesteld. Communicatie tussen de sectorcoördinatoren is van groot belang hierin. De sectorcoördinatoren uit sector 1 & 2 zijn als het ware de ogen & oren van sector 3. Op basis van informatie uit die sectoren bepaald ‘sectorcoördinator 3’ in welke fase hij zit en hoe hij optreed.

De instructie kent 3 fases. Deze fases omvatten een opschaling van fase 1 t/m fase 3. Deze opschaling is als volgt:

- Fase 1: dit is een laagdrempelige inzet rondom de Mojo-barriers en een zogenoemd ‘best-case scenario’. In deze fase zijn de zogenaamde ‘Wide gates’ open en hoeven reizigers niet door de ‘Line-up gates’. De situatie in de sectoren 1 & 2 is gemoedelijk en zeer rustig. Er is geen sprake van (mogelijke) overcrowding op het station. Er is geen actieve begeleiding nodig vanuit sector 3 om de mensenmassa te beperken.

- Fase 2 : dit is een actieve inzet op en rondom de Mojo-barriers en het zogenoemde ‘realistic scenario’. In deze fase zijn de zogenaamde ‘Wide gates’ gesloten en moeten de reizigers door de ‘Line-up gates’. De situatie in de sectoren 1 & 2 is gemoedelijk maar zeer druk. Indien er niet ‘geknepen’ wordt bij de Mojo-barriers is er (mogelijk) sprake van overcrowding. Communicatie tussen de sectorcoördinatoren is van zeer groot belang in deze fase. Sectorcoördinator 3 handelt op basis van informatie die hij ontvangt vanuit sector 1 en 2.

- Fase 3 : deze fase is een zogenoemd ‘worst-case scenario’. Tijdens deze fase is er voor langere tijd geen treinverkeer meer mogelijk in 1 of meerdere richtingen vanaf station Nijmegen. Bijvoorbeeld door een technische infrastoring. Hierbij worden de Mojo-barriers volledig gesloten en worden er geen mensen meer toegelaten tot het station. Dit om overcrowding en onveilige, chaotische situaties op het station te voorkomen. Ingehuurd beveiligingspersoneel & V&S staan in de line-up gates en hebben actief contact met de reizigers om ze voor te lichten over de situatie. Tevens kan social media ingezet worden om reizigers op de hoogte te brengen & te houden over de situatie en eventuele ontwikkelingen.

16

Figuur 1: Sectorindeling Station Nijmegen Zevenheuvelenloop

5.3Calamiteit doorstroming aanlooproute(s)Mocht er een calamiteit ontstaan op een van de aanlooproutes, dan is het van belang dat de organisatie weet wat zij moeten gaan communiceren richting deelnemers en wat zij moeten gaan organiseren. Zoals de organisatie eerder op de interactieve kaart heeft laten zien, loopt de looproute van Station Nijmegen via de Van Schaeck Mathonsingel en het Keizer Karelplein richting de Groesbeekseweg. Mocht er onverhoopt iets gebeuren op het Keizer Karelplein, zoals een opstopping, een ongeluk of een andere calamiteit van grote omvang, dan kunnen de aanlooproutes niet gebruikt worden. In dit geval zal de aanlooproute, zowel aanvoer als afvoer, worden omgeleid via een alternatieve route. De alternatieve route maakt gebruik van de Van Oldebarneveltstraat, de StijnBuysstraat en de Van Trieststraat. De verkeersregelaars die normaal gesproken rondom het Keizer Karelplein staan zullen verplaatsen naar de kruising met de Graafseweg om een veilige oversteek te garanderen. Zowel de Van Oldebarneveltstraat als de Stijn Buysstraat en de Van Trieststraat zullen worden afgesloten voor verkeer, zodat deelnemers voldoende ruimte hebben. De organisatie zal de Van Schaeck Mathonsingel afzetten, zodat verkeer niet de kans krijgt om de Van Oldebarneveltstraat in te rijden. De organisatie zal door middel van een pushbericht op hun app of via mail de deelnemers informeren. In de centrale meldkamer is een coördinator Crowd management aanwezig die beschikt over een aantal medewerkers (het crowd managementteam) die “in het veld” ingezet kunnen worden. Vanuit de centrale meldkamer wordt het crowd managementteam aangestuurd, zodat zij de deelnemers vanaf en naar het station de goede kant op sturen. Ditzelfde geldt ook voor de verkeersregelaars, die vanuit de centrale meldkamer worden geïnformeerd en aangestuurd.

Indien de calamiteit van tijdelijke aard is en de opvanglocaties (zie Calamiteitenroute Zevenheuvelenweekend) niet vol zijn of dreigen te raken, dan zal de organisatie besluiten om de omleiding in te zetten zolang als de situatie dit vereist.

Is de obstructie van de aanlooproute van dusdanige aard dat het te verwachten is dat deze meer dan 45 minuten duurt, dan zal de voorzitter/directeur in het uiterste geval besluiten om de wedstrijd te staken en om iedereen op te roepen om huiswaarts te keren. Via NS/BRENG, social media, andere media, pushbericht via de mail etc. zullen de deelnemers worden geïnformeerd.

Calamiteitenroute Zevenheuvelenweekend: https://www.google.com/maps/d/viewer?mid=1PlEKYwgMrv-UwFt4jafvZLIR76apHoBT&ll=51.83687028476781%2C5.867521117656493&z=18

17

6. OmwonendenBewoners die aan start, finish of parcours wonen hebben tijdens het evenement niet de mogelijkheid om hun voertuig uit parkeerhavens/garages (aan de weg) te verplaatsen. Dit levert meer (langere) overlast op voor alle omwonenden met een eigen voertuig, gasten, klanten etc. De organisatie zal moeten aangeven wat mogelijke alternatieven zijn. Door middel van een informatiebrief en een bewonersbijeenkomst kan de organisatie maatwerk leveren aan omwonenden.

Verder zal het geluid veel langer verspreid over de dag een functie hebben en daardoor zal het volume eerder als storend ervaren worden. Muziekvolume en de intensiteit van het gesproken woord (speakerdraaiboek/briefing geluidsleverancier) zullen hier aangepast worden. Ook de geluidszones en tijdsintervallen zullen moeten worden aangepast. Alleen de locaties waar deelnemers staan daar zal geluid te horen moeten zijn. Een goed lokaal stuurbaar geluidssysteem heeft in deze editie een cruciale rol bij het sturen van groepen mensen.

7. Faciliteiten deelnemersDit hoofdstuk beschrijft hoe de organisatie de faciliteiten voor haar deelnemers gaat organiseren in het Zevenheuvelenloopweekend.

7.1Inschrijving Deelnemers kunnen zich via de website van de NN Zevenheuvelenloop inschrijven, zoals zij gewend zijn. Wel is het zo dat er deelnemers gewezen worden op het feit dat het een andere editie betreft middels de “Beleving van de deelnemer” (hoofdstuk 2). Hierdoor weten de deelnemers wat zij kunnen verwachten. De deelnemers kunnen nog wel een t-shirt bestellen, moeten aangeven hoe ze naar Nijmegen reizen, zijn verplicht een app te downloaden en zullen zich in moeten gaan inschrijven voor een startwave.

7.2TshirtsDe organisatie zal de Van Schaeck Mathonsingel gebruiken om faciliteiten in te richten zodat deelnemers hun vooraf bestelde t-shirt op kunnen halen. Door middel van een verplichte looproute en voldoende afstand tussen medewerkers en deelnemers acht de organisatie dit haalbaar.

7.3OmkledenDe organisatie zal bij aankomende editie geen gebruik maken van omkleedaccommodaties.

7.4Self service garderobeDe organisatie maakt voor deze editie geen gebruik van de diverse parkeergarages rondom Keizer Karelplein die eerst werden gebruikt als omkleedlocatie. Deelnemers lieten daar vaak ook hun tassen achter. Dit betekent voor de organisatie dat zij nu rekening moeten houden met een grotere vraag naar de garderobe. De organisatie heeft, met behulp van kengetallen, berekend dat nu ongeveer 50% gebruik zal gaan maken van de garderobe. Voorheen was dit 25%.

Bij aankomst op de Groesbeekseweg zal de deelnemer de verplichte looproute richting de Pontanusstraat en dus de startvakken lopen. Vervolgens is er met behulp van stippen op de grond voor ieder startvak ruimte gemaakt om om te kleden. Deelnemers dienen zich dus op een stip om te kleden. Bij de ingang van ieder startvak heeft de deelnemer de mogelijkheid om zijn tas zelf in een

18

kar te plaatsen. Door het omkleden en de garderobe te spreiden over alle startvakken wordt voorkomen dat mensen zich gaan ophopen op de Groesbeekseweg. Logistiek brengt dit het een en ander met zich mee, want de karren met de tassen van de deelnemers zullen per startvak moeten worden opgehaald en naar de Groesbeekseweg worden gebracht, waar deelnemers zelf hun tas kunnen pakken. De organisatie gaat hiervoor gebruik maken van veilingkarren, waarbij iedere kar een capaciteit heeft van 30 tassen.

Voor de startvakken betekent dat het volgende:

Blauw – max 500 deelnemers – 250 daarvan maken gebruik van tasinname (50%) – 250/30 = 8 karren nodig voor startvak blauwGeel – 350 – 175 – 6 karrenOranje – 300 – 150 – 5 karrenGroen – 300 – 135 – 5 karrenBruin – 450 – 225 – 8 karren

In totaal heeft de organisatie per startwave dus 32 karren nodig bij een volledig capaciteit van 1.900 deelnemers. De organisatie gaat de karren per startwave nummeren en ‘random’ verspreiden over de startvakken. In startvak blauw staan dus 8 karren met nummers 1,3,6,12 etc. Deelnemers worden geacht om het nummer van hun kar te onthouden. Die karren worden vervolgens opgehaald en op de Groesbeekseweg neergezet. De karren gaat de organisatie vervolgens per startwave op nummering 1 t/m 32 zetten, dus hierdoor zullen de deelnemers van startvak blauw (en de rest) zich gaan verspreiden bij het zelf ophalen van de tas. Hierdoor voorkomt de organisatie dat deelnemers zich gaan ophopen. De organisatie heeft in totaal 6 sets met karren nodig voor dit systeem zodat alle deelnemers (8 startwaves) hiervan gebruik kunnen maken. Op de Groesbeekseweg betekent dit dat de organisatie ruimte maakt voor 6 sets met karren (6x32 = 192 karren) waarvan er maximaal 4 op de Groesbeekseweg zullen komen te staan en waarbij 2 sets steeds in roulatie zijn. Nadat deelnemers hun tas hebben opgehaald lopen ze richting het einde van de Groesbeekseweg. Daar richt de organisatie een omkleedruimte met stippen in.

Bij de tasinname/-uitgifte wordt contact tussen medewerkers en deelnemers voorkomen doordat deelnemers zelf hun tassen voorzien van een label (dat is bevestigd aan het startnummer). De deelnemers die gebruik maken van de garderobe en vervolgens hun tas willen ophalen op de Groesbeekseweg lopen in een ‘parc fermé’ en bestaat uit meerdere gecontroleerde in- en uitgangen (controlemiddel: startnummer met garderobelabel gekoppeld). In de productietekening van de organisatie is te zien hoe de tasinname en -uitgifte, startvakken, drank en medailles en overige zaken zijn georganiseerd.

19

7.5StartvakkenDe deelnemersstromen heen en terug moeten zoveel als mogelijk gescheiden worden zodat grote stromen kruisend verkeer (waardoor te weinig ruimte om afstand houden zou kunnen ontstaan) voorkomen kan worden. De startvakken die voorheen op de Groesbeekseweg waren ingericht kunnen hierbij dus niet dienen als finishvak en dat betekent dat de Groesbeekseweg enkel zal dienen als finish-/uitloop vak. Uitzondering hierop zijn mogelijk alleen de toplopers die wel op de Groesbeekseweg mogen starten. Dit zijn maximaal 150 elite lopers. De topatleten worden geplaceerd op de Groesbeekseweg (middels stippen) en lopen op de aankondiging (“On your marks” ca. 10 seconden voor de start) allemaal naar de startlijn. Op het moment dat alle atleten zijn aangekomen bij de startstreep valt het startschot. De organisatie ziet het, voor een zeer korte periode samen komen van top hardlopers, als onderdeel van de wedstrijdsport zoals dit ook het geval is bij alle huidige officiële Nederlandse hardloopwedstrijden.

De startvakken kunnen worden geprojecteerd in het gebied waar tot nu toe de Parallelstartvakken zijn ingericht. Hier berekenen we wat het aantal vierkante meters is en aan de hand van het oppervlak weten we hoeveel deelnemers we in een bepaalde straat kunnen herbergen. Op de grond in dit gebied markeren we iedere (veilige) standplaats met een stip waarop één deelnemer kan plaatsnemen.

Verder is het van belang om te weten waar de startvakken zich bevinden en hoeveel deelnemers er in deze vakken mogen staan. Hierbij is rekening gehouden met vier vierkante meter per persoon. Hieronder een overzicht met daarbij de productietekening, waarin te zien is hoe de organisatie de startvakken wil gaan organiseren.

Startvak Straat Aantal deelnemersBlauw Atjehstraat tot Palembangstraat

PalembangstraatBorneoplein tussen Palembangstraat en MolukkenstraatMolukkenstraat tot Archipelstraat

17018050

100Geel Borneostraat 350Oranje Celebesstraat 300Groen Timorstraat 300Bruin Van Slichtenhorststraat 450

In totaal 1.900 plaatsen

Omdat de ruimte beperkt is in de startvakken gaan we werken met startwaves. Deelnemers kunnen inschrijven voor een bepaalde startwave en worden per startwave op (looptijd) ingedeeld in 5 of meer vakken in het Parallelstartvakgebied. De snelle lopers van de eerste “Wave” lopen dan bijvoorbeeld naar startvak W1blauw, de lopers die daarna komen qua gemiddelde loopsnelheid krijgen startvak W1oranje toegewezen etc. Deelnemers schrijven dus in voor een bepaalde wave en worden per kwartier gevraagd om binnen hun tijdslot aanwezig te zijn in het startvak. Dus W1blauw om 08.30uur bij de ingang van het eerste vak. W1oranje om 08.45 uur bij de ingang van het tweede vak etc. Vervolgens wordt er vanaf 09.00 uur gestart en lopen de vakken leeg en komen de volgende groepen (W2blauw, W2oranje etc. ) om hun Zevenheuvelenronde te gaan lopen.

20

Deelnemers die samen willen lopen moeten inschrijven voor een bepaalde startwave en binnen deze wave samen het startvak van de minst snelle deelnemers van de groep binnen lopen. Lukt dit niet omdat een bepaalde wave vol is dan kan men nog kiezen voor een wave op een ander tijdstip die nog wel ruimte heeft. Communicatie naar de deelnemers over de maatregelen en de procedure is hierbij erg belangrijk.

Indicatie vakgrootte/capaciteit: (o.b.v. persoonlijke ruimte 0.25m2 pp, vakgrootte 4m2 pp) geen geparkeerde voertuigen. In totaal zouden we per wave en met gebruik van de oude parallelstartvakken en aangevuld met enkele nieuwe straten ongeveer 1.900 deelnemers kunnen plaatsen. Om de finishdichtheid af te vlakken willen we waves van 45 minuten instellen. De start zal plaatsvinden met 150 deelnemers tegelijk per minuut zodat de starttijd per wave ongeveer 13 minuten duurt. Daarna wordt er ongeveer 32 minuten niet gestart. Dit doet de organisatie om de finishdichtheid te controleren. We zullen de startdichtheid aanpassen indien we waarnemen dat dit noodzakelijk is voor de veilige doorstroming in de finishstraat.

7.6Parcours Zoals in het toetsingskader is opgenomen hoeft er tijdens de wedstrijd geen afstand te worden gehouden tussen de deelnemers. Voor de start en direct na de finish zal de afstand wel moeten worden gehouden. De organisatie heeft middels uitslagen van afgelopen jaren uitgerekend hoeveel deelnemers zij kunnen verwachten na de finish bij een aantal van 1.900 deelnemers per startwave. Uit deze berekeningen blijkt dat er maximaal 75 deelnemers (60 + 20%) per minuut de finish passeren. De organisatie kan hierdoor verdere maatregelen in het finishgebied nemen, zoals bijvoorbeeld het vergroten van het gebied tussen de finishstraat en drank/medaille.

7.7Drankposten/medailleDe organisatie zal bij aankomende editie geen gebruik maken van drankposten. Wel zal er een drankpost zijn in het finishgebied. Hier kunnen deelnemers zelf een drankje pakken, met daarbij een eventueel vooraf bestelde medaille.

7.8ToilettenDe organisatie maakt tijdens het evenement gebruik van bioboxen en urinoircrossen. Deze kunnen eventueel wat verder uit elkaar worden geplaatst. Verder kan de organisatie als aanvullende maatregel een dispenser op alle toiletlocaties voorzien en zorgt de organisatie voor water, zeep en wegwerphanddoekjes. Het is ook mogelijk om alle bioboxen en urinoircrossen bij elkaar te plaatsen, zodat de kans op een minder goed gereinigd toilet minimaal is. Daarnaast zal de organisatie ook meer schoonmaakteams inzetten die regelmatig de toiletten desinfecteren. Normaliter valt de deur van een Biobox dicht en het is te overwegen om de deur standaard open te laten staan zodat de ruimte beter kan doorluchten. Dit is echter niet wenselijk. Volgens het RIVM dient de organisatie gebruik te maken van zeep, handdoeken en water na het toiletbezoek. De organisatie gaat de mogelijkheden met de leverancier onderzoeken. Het gebruik/aanbieden van handschoenen tijdens het gebruik van het toilet zou ook een optie kunnen zijn, maar deze lijkt minder duurzaam dan het werken met desinfectie. Bij het gebruik van

21

desinfectiemiddel ligt mogelijk wel brandgevaar op de loer, waardoor de organisatie mogelijk het volgende alternatief in wil gaan zetten:

Voorbeeld onbrandbare handsanitizer

Van de Uricrossen zullen twee naast elkaar gelegen staplaatsen moeten worden afgesloten voor gebruik. Hierdoor kunnen alleen gebruikers die tegenover elkaar staan tegelijk gebruik kunnen maken van de urinoirunit. Tijdens dit gebruik is er geen zichtcontact tussen de gebruikers. Zogenoemde uribollen kunnen niet worden toegepast aangezien er tijdens het gebruik zichtcontact tussen de gebruikers kan ontstaan.

8. Vrijwilligers De organisatie zal ervoor zorgen dat er zo min mogelijk contactmomenten zijn tussen de deelnemer en de vrijwilliger. Vrijwilligers worden geacht om voldoende afstand van elkaar te houden, krijgen van de organisatie beschermingsmiddelen en de faciliteiten, zoals een cateringtent, worden vergroot. Door een ander garderobesysteem, het niet organiseren van drankposten of deelnemers direct na de finish zelf hun drankje/medaille te pakken worden contactmomenten vermeden. Verder dienen de vrijwilligers zich te houden aan het protocol en zullen overige faciliteiten, zoals catering voor de vrijwilligers, anders ingericht worden.

9. Side EventsDe organisatie zal bij aankomende editie geen gebruik maken van side events, zoals een Expo op de Van Schaeck Mathonsingel.

22