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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Código MA-SM-001

Versión 3

Fecha 30/03/2018

Página Página 1 de 42

CONTENIDO

1. GENERALIDADES ............................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

1.1. OBJETO DEL MANUAL ............................ ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 1.2. CONTROL DEL MANUAL DE GESTIÓN CALIDAD¡ERROR! MARCADOR NO

DEFINIDO. 1.3. DEFINICIONES ........................................................................................... 4

2. PRESENTACION DE LA EMPRESA .... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

2.1. MISIÓN ........................................................................................................ 7 2.2. VISIÓN ........................................................................................................ 7 2.3. VALORES CORPORATIVOS ..................................................................... 7 2.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .......................................................... 1 2.5. SERVICIOS ................................................................................................. 1

3. INTRODUCCIÓN ……………………..……………………………………………….4

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN .............................................................. 1

4.1. ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO ........................................................... 7 4.2. NECESIDADES Y EXPECTATIVA DE LAS PARTES INTERESADAS ........ 7 4.3. ALCANCE DEL SGC ................................................................................... 7 4.4. SGC Y SUS PROCESOS ............................................................................ 1

5. LIDERAZGO ..................................................................................................... 1

5.1. LIDERAZGO Y COMPROMISO................................................................... 7 5.2. POLITICA .................................................................................................... 7 5.3. ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES .................................. 7

6. PLANIFICACION .............................................................................................. 1

6.1. ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES ................. 7 6.2. OBJETIVOS DE CALIDAD .......................................................................... 7 6.3. PLANIFICACION DE LOS CAMBIOS .......................................................... 7

7. RECURSOS ...................................................................................................... 1

7.1. RECURSOS ................................................................................................ 7 7.2. COMPETENCIA .......................................................................................... 7 7.3. TOMA DE CONCIENCIA ............................................................................. 7 7.4. COMUNICACION ........................................................................................ 7


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7.5. INFORMACIÓN DOCUMENTADA .............................................................. 7

8. OPERACIÓN ..................................................................................................... 1

8.1. PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL......................................... 7 8.2. REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS ............................. 7 8.3. DISEÑO Y DEARROLLO DE LOS PRODUCTOS ....................................... 7 8.4. CONTROL DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS EXTERNOS .................. 7 8.5. CONTROL DE LA PROVISIÓN DE LOS SERVICIOS ................................. 7 8.6. LIBERACION DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS .................................. 7 8.7. CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES........................................ 7

9. EVALUACION DEL DESEMPEÑO ................................................................... 1

9.1. SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN ........................... 7 9.2. AUDITORIA INTERNA ................................................................................ 7 9.3. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ................................................................. 7

10. MEJORA ........................................................................................................... 1

10.1. GENERALIDADES ...................................................................................... 7 10.2. NO CONFORMIDAD Y ACCIÓN CORRECTIVA ......................................... 7 10.3. MEJORA CONTINUA .................................................................................. 7

11. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................... 11


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1. INTRODUCCIÓN

La Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar reestructuró e implementó el

Sistema Integrado de Gestión –SIG - con el propósito de mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus estudiantes y partes interesadas. El Sistema Integrado de Gestión lo componen:

1. Sistema de Gestión de la Calidad –SGC: El cual da respuesta los Requisitos

(debe) de la norma ISO 9001:2015

2. Modelo Estándar de Control Interno (MECI 1000:2014): plantea una estructura compuesta por tres subsistemas (Planeación y gestión y evaluación y seguimiento), seis componentes (Talento humano, Direccionamiento Estratégico y Administración del Riesgo, Autoevaluación Institucional, Auditoría Interna, Planes de Mejoramiento), trece elementos y un eje transversal (Información y comunicación).

3. SISTEDA (Sistema de Desarrollo Administrativo): Conjunto de

orientaciones que inducen procesos de modernización en la gestión organizacional y funcional de la administración pública para el fortalecimiento de los niveles de gobernabilidad y legitimidad del estado.

Las políticas del SISTEDA están relacionados con: - Desarrollo del Talento Humano Estatal: Elaboración y aprobación de la

propuesta de Modelo de Competencias, Reglamentar e implementar el programa de estímulos e incentivos, adaptado al nuevo Sistema tipo de Evaluación de Desempeño y Elaboración del Plan de mejoramiento del clima organizacional.

- Gestión de la Calidad: Planes Estratégicos, Enfoque basado en procesos y

Satisfacción al Usuarios.

- Democratización de la Administración Pública: Rendición pública de cuentas

de la vigencia, Registrar los trámites en el Portal de Gobierno en línea, Fortalecer los mecanismos de seguimiento a la atención de quejas y reclamos y Racionalización de trámites


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- Moralización y Transparencia en la Administración Pública: Fenecimiento de cuentas, Realizar acciones necesarias y pertinentes para lograr el mejoramiento de la calificación en el índice de transparencia por Colombia, Realizar acciones que fortalezcan la interiorización de valores en cada una de las entidades del sector, Diseño del Código de Ética y buen gobierno, Realizar ejercicios de control mediante la autoevaluación y Elaboración y actualización del mapa de riesgos.

- Rediseños Organizacionales: Mejorar la plataforma tecnológica: Fortalecer los

canales de comunicación en las Instituciones de Educación Superior, Fortalecer los sistemas de información, Estructuras Flexibles y Evitar la duplicidad de funciones entre dependencias o con otras entidades.

Y en adelante, todos aquellos sistemas que les sean complementarios, con objetivos como son el lograr la armonización y calidad entre sistemas, el optimizar el uso de recursos y evitar la duplicidad de esfuerzos y funciones. El contenido del Manual de Calidad permite conocer cómo se planeó y cómo se está llevando a cabo la consolidación y mantenimiento del SIG, éste nos informa respecto de:

La caracterización de los procesos; la cual describe los aspectos más significativos de cada proceso y subproceso como son su objetivo, alcance, insumos, actividades, resultados, las interacciones entre procesos e indicadores de gestión relacionados.

La documentación del SIG inherente a cada proceso y subproceso referenciado, incluidos los procedimientos requeridos por las normas ISO 9001:2015, NTCGP1000:2009.

La forma como se responde a cada elemento del MECI: 2014.

Y como se responde a las políticas administrativas El presente Manual se constituye en una herramienta de consulta por parte de los servidores públicos de la Entidad, éste permite observar el cumplimiento de los requisitos de la NTCGP1000:2009, de MECI: 1000:2014 y Norma ISO 9001:2015 orientando la gestión institucional hacia la búsqueda de mejores prácticas producto del seguimiento, la medición y análisis de los controles e indicadores de gestión. Es fundamental la participación y compromiso de todos y cada uno de los servidores públicos.


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2. OBJETO DEL MANUAL

El Manual de Calidad tiene por objeto presentar la descripción del alcance del Sistema Integrado de Gestión (SIG) implementado en Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar para orientar a las partes interesadas respecto del contexto organizacional, la política y objetivos de calidad, la interacción de sus procesos y subprocesos, su documentación, la gestión de los recursos, el desarrollo de sus productos y servicios, exclusiones y los mecanismos de control y medición de que dispone la entidad o institución para evaluar su estrategia, su gestión y sus propios mecanismos de evaluación.

3. ALCANCE

El presente Manual de Calidad, aplica a todos procesos y subprocesos del Sistema Integrado de Gestión, estos contribuyen al logro de la calidad educativa, ésta se logra con la participación de todos los miembros de la comunidad que se involucra con el SIG a través de los requerimientos de los diferentes referentes que lo componen: Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública (NTCGP 1000:2009) el Modelo Estándar de Control Interno (MECI 1000:2014) y la NTC ISO 9001:2015.

4. RESPONSABLE

La aprobación total o parcial del manual es responsabilidad del Rector(a). Son responsables de velar por la aplicación e implementación de este Manual; el Rector, el Representante por la Dirección, el coordinador del Sistema Integrado de Gestión y los líderes de los procesos junto su equipo de apoyo. El equipo del SIG es el responsable de la edición, de los documentos correspondientes de cada proceso y de la instalación de carpetas magnéticas en cada computador de acuerdo con lo estipulado en el procedimiento de información documentada. Cada líder de proceso con la asesoría del Coordinador del SIG es responsable de elaborar la documentación perteneciente a su proceso lo cual es un insumo para el manual. La difusión del manual es responsabilidad del coordinador del SIG y su equipo de apoyo, en reuniones con los responsables de proceso, explicándoles el objetivo y alcance del mismo, quienes a su vez lo hacen conocer por medio de reuniones a cada uno de los


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integrantes de su dependencia, usando el sistema multiplicador (Talleres, mesas de trabajo, publicaciones en la web, correos electrónicos, folletos, presentaciones, afiches entre otros.).

5. DEFINICIONES

- Contexto de la Organización: Combinación de cuestiones internas y externas que pueden

tener un efecto en el enfoque de la organización para el desarrollo y logro de sus objetivos

- Política de la calidad: Intención(es) global(es) y orientación(es) relativa(s) a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección de la entidad.

- Objetivo de la calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad. Nota 1. Los objetivos de la calidad se basan en la política de la calidad definida por la entidad. Nota 2. Los objetivos de la calidad se especifican, generalmente, para los niveles y funciones pertinentes de la entidad.

- Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para

generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Nota 1. Los elementos de entrada para un proceso son generalmente salidos

de otros procesos. Nota 2. Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos

en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor. Nota 3. Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante

no pueda ser fácil o económicamente verificada, se denomina habitualmente "proceso especial".

Nota 4. Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, típicamente pueden existir, según sea aplicable, los siguientes:

- Subproceso: Es un conjunto de actividades que tienen una secuencia lógica para cumplir

un propósito. Un Subproceso es un Proceso por sí mismo, cuya finalidad hace parte de un

Proceso más grande.

- Sistema de Gestión de Calidad: Conjunto de elementos de una organización interrelacionados para establecer una política, objetivos y procesos para lograr estos objetivos de calidad


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- Producto: Salida de una organización que puede producirse sin que se lleve a cabo ninguna transacción entre la organización y el cliente

- Riesgo: Desviación de lo esperado por la deficiencia de la información relacionada

con el conocimiento de un evento, su consecuencia o su probabilidad

- Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

- Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados

- Mejora Continua: Actividad recurrente para mejorar el resultado medible

- Exclusiones: Procesos que no se encuentran controlados por el Sistema

Integrado de Gestión.

- Fichas de Productos: Determinan las características de los productos que entregan los procesos de operaciones activas, operaciones pasivas y programas especiales a sus clientes.

- Instructivos: Orientan a los funcionarios sobre la forma detallada y específica de adelantar una actividad que se encuentra involucrada en los procesos.

- Nomograma: Relaciona las normas de carácter constitucional, legal,

reglamentario y de autorregulación que le son aplicables a cada proceso, para el cumplimiento de su Misión Institucional.

- Procedimientos: Especifican de manera detallada la forma de ejecutar las

diferentes actividades tendientes al cumplimiento de los objetivos de los diferentes procesos identificados en el Sistema; dichos procedimientos cuentan con una documentación de referencia que apoya de manera directa su ejecución entre ellos se cuentan las fichas de productos, e instructivos.


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6. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

6.1 PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN

La Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar, es una institución de educación superior, con sede en la ciudad de Cartagena de Indias, recibió la categoría de establecimiento público del orden nacional por el decreto 758 de 1988. Por tanto, es actualmente un organismo con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, adscrito al Distrito de Cartagena, sujeta a inspección y vigilancia por el Ministerio de Educación. Fue incorporado al distrito mediante Acta de traspaso firmada por el Ministerio de Educación Nacional, la Alcaldía Mayor de Cartagena de Indias y la Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar el día 10 de Febrero de 2009. Por ser un establecimiento público, su desarrollo ha estado orientado por la normatividad colombiana, la Ley 48 de 1945 autorizó la apertura de instituciones de educación superior femenina que iniciaron labores en marzo de 1947. La Ley 30 de 1992, que organizó el Servicio Público de la Educación Superior, demandó una nueva reestructuración de los estatutos, los cuales fueron aprobados por el Acuerdo No. 18 de diciembre de 1993 y reformados por el Acuerdo No. 27 de 1994. La Ley otorgó autonomía para designar las autoridades académicas y administrativas, crear y desarrollar programas académicos, definir y organizar las labores formativas, docentes, científicas y de extensión y la conformación de nuevos organismos de gobierno. Estos fueron asumidos por la Institución en los términos que exige la Ley. La Ley No. 749 de 2002, y el decreto 2216 de 2003 el gobierno nacional estableció los requisitos para la redefinición y el ofrecimiento de programas académicos por ciclos propedéuticos, de las instituciones técnicas, tecnológicas y profesionales públicas y privadas. Atendiendo a lo anterior, el Ministerio de Educación Nacional mediante la resolución No. 8127 de noviembre 11 de 2008 resuelve la solicitud de autorización de redefinición para el ofrecimiento de programas por ciclos propedéuticos presentada por la Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar. En este momento la institución se encuentra en un proceso de cambio de carácter; es decir pasar de una institución Tecnológica a una Institución Universitaria.


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DATOS DE LA INSTITUCIÓN

RAZÓN SOCIAL: Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar

NIT: 890480054-5

TELÉFONO: 6517451 Extensión 141

DIRECCIÓN: Centro calle de la Factoría carrera 3ª n3595

CIUDAD: Cartagena DEPARTAMENTO: Bolívar

ENCARGADO SIG: Yadira Piedrahita de Torres

CARGO: Contratista

ARL ACTUAL: Sura.

ACTIVIDAD ECONÓMICA: 4321 Instalaciones eléctricas, 4390 Otras

actividades especializadas para la construcción de edificios y obras de Ingeniería civil. 4329 Otras instalaciones especializadas.

CLASE DE RIESGO: Nivel I Personal Administrativo y docentes. Nivel II –Personal de aseo. Nivel III Personal adscrito a la Clínica de lo Social, Nivel IV Conductor, Nivel V Personal de Mantenimiento

6.2 MISIÓN Somos, desde el caribe colombiano, una institución pública de educación superior que se asume como un proyecto social en formación de profesionales integrales para el desarrollo humano sostenible, con base en los principios de equidad e inclusión, y atendiendo a las necesidades del contexto.

6.3 VISIÓN

Ser en el 2019 una institución de educación superior reconocida local, regional, nacional e internacionalmente por su contribución a la transformación de las personas, en función de su desarrollo personal y profesional, lo que les permitirá prosperar y responder con calidad y pertinencia a los desafíos del contexto.


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6.4 PRINCIPIOS INSTITUCIONALES

Para cumplir con su misión, la Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar define los siguientes principios y valores como fundamento para el ejercicio de sus tareas y funciones y como guía para la orientación de su desarrollo:

Calidad

Formación integral

Compromiso social

Trabajo en equipo

Valores éticos

Pertinencia

Autonomía

Autoevaluación permanente

Integración y articulación

Desarrollo sostenible

La Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar en el marco de su misión y

en el desarrollo de su visión se propone:

Ofrecer un servicio público de educación superior de acuerdo con los principios, derechos y deberes consagrados en la Carta Política y en las Leyes de la República.

Brindar oportunidades para una formación de excelencia, que le permita a sus egresados ejercer un liderazgo cultural y ciudadano y cumplir a cabalidad sus funciones profesionales y de servicio a la comunidad.

Propiciar en los estudiantes un desarrollo personal, social y cultural basado en los valores de la razón, el compromiso ético y la sensibilidad estética que les permita desarrollar sus talentos y fortalecer su autoestima.

Hacer de la investigación un eje central de la actividad universitaria y propiciar su integración con los programas de formación.

Promover la apropiación crítica, la creación y la transferencia responsable del conocimiento y su aplicación al estudio y la transformación del entorno.


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Fomentar el estudio y el enriquecimiento del patrimonio cultural de la nación y la defensa, valorización y conservación del medio ambiente y el desarrollo de su biodiversidad.

Promover una cultura de calidad y excelencia en todas las instancias y niveles de la organización y gestión académica, docente, investigativa y administrativa.

Brindar apoyo y asesoría especializada al Estado y a los diversos sectores sociales, conservando su autonomía académica e investigativa.

El ejercicio de la autonomía universitaria basado en la misión de la Institución y en el uso y administración responsables de los bienes públicos.

Fortalecer el desarrollo educativo de la región y del país en todos los niveles y modalidades.

Trabajar porque los grupos en situación de inequidad social puedan acceder a la educación superior en condiciones de igualdad de oportunidades y sobre la base de los méritos propios y del trabajo personal.


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6.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ORGANIGRAMA

Consejo

Directivo

Rectoría Consejo AAAcadémico

Planeación Institucional

Comisión de

Personal

Comité Coordinación de Control Interno

Control Interno

Gestión Legal

Vicerrectoría Académica

Director Unidad de Ciencias Sociales y

Educación

Director Unidad de Arquitectura e

Ingeniería

Director Unidad de Administración y

Turismo

Secretaria General

Centro Investigación y

Proyección Social

Centro Admisión Registro y Control

Académico

Centro Bienestar

Universitario

Centro Extensión

Recursos Humanos Financiera

Recursos Físicos Compras Archivo,

Correspondencia y Atención al Usuario

Medios Educativos

Sistemas Informáticos

Comunicación

Presupuesto

Contabilidad

Tesorería


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6.6 SERVICIOS

La institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar presta los servicios de:

Educación superior por ciclos propedéuticos Formación para el trabajo y el desarrollo humano a través del fomento a la

educación de acuerdo al modelo institucional. Educación continuada relacionada con la oferta académica regular. Servicios de asesorías y consultorías.

7. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

7.1 ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO Para determinar las cuestiones internas y externas de la organización se aplicó un DOFA:


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FORTALEZAS DEBILIDADES

F1: Ser institución redefinida favoreciendo la creación de programas por ciclos secuenciales y complementarios en las áreas de administración, ingeniería y sistemas de información y comunicación. F2: Existencia de políticas y condiciones iniciales en la institución para la acreditación voluntaria que estimulan la aspiración a la acreditación de los programas. F3: Existencia del SIGMAYOR como un esquema de gestión y de control que integra cuatro subsistemas con el propósito común de mejorar el quehacer institucional y la prestación de los servicios convirtiendo su implementación es un proceso armónico y complementario F4: Programas de práctica estudiantiles en cada uno de los programas que le dan sentido a la formación Integral y articulan la academia con el sector productivo. F5: Articulaciones con la media técnica como mecanismo que anticipa y favorece el acceso a la educación superior y la ampliación de cobertura F6: Personal calificado y comprometido que asume la labor educativa como un compromiso con el desarrollo integral de personas y profesionales conforme lo define el objeto misional de la institución F7: Infraestructura física propia y estratégicamente ubicada en el sector amurallado con lo cual se favorece el acceso de los diferentes sectores de la población. F8: Plan de manejo ambiental aprobado por el EPA F9: La proyección social a través de La clínica de lo social fortalece el ejercicio de la práctica estudiantil y la visibilidad de la institución en las zonas más vulnerables de la ciudad.

D1: La naturaleza de establecimiento público que restringe las posibilidades de ampliar el personal de planta D2: Recursos financieros limitados que no permiten realizar inversiones necesarias para su crecimiento. D3: Infraestructura Limitada que no permite aumentar la capacidad instalada de la población estudiantil ni creación de nuevos programas presenciales. D4: Bajo compromiso y sentido de pertenencia por parte del personal para asumir responsabilidades oportunamente.


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OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS FO

(DE CRECIMIENTO) ESTRATEGIAS DO

(DE SUPERVIVENCIA)

O1: La globalización y los cambios en la dinámica del conocimiento favorecen el surgimiento de alianzas y redes de cooperación para la docencia, la investigación, la proyección social permitiendo el fortalecimiento institucional. O2: La creación y fortalecimiento de los clúster de desarrollo económico y social que genera el crecimiento de la demanda de servicios en el marco de las funciones sustantivas de la educación superior O3: El cumplimiento de las políticas ambientales aporta a la protección del medio ambiente O4: Las políticas de acreditación de los programas e institucional permiten mejorar el posicionamiento a nivel nacional e internacional 05: Política de estado relacionada con la permanencia estudiantil que permite el reconocimiento institucional

- Incorporación de las nuevas tecnologías de información y comunicación a la docencia e investigación. -Oferta de programas por ciclos propedéuticos Ampliación de cobertura con calidad (articulación, oferta directa, posgrados, formación continuada -Fortalecimiento de una cultura de Autoevaluación y mejoramiento continuo -Educación a Distancia y Virtualización de programas -Consolidar y ampliar la estructura de investigación de la Institución -Gestión de Alianzas -Socializar y divulgar la investigación -Integración de la Institución al sector productivo, comercial, bancario y cultural ( a través de los tres programas de proyección social institucional) -Posibilitar acciones que apoyen la financiación y cofinanciación de la investigación -Fortalecimiento de la Biblioteca y medios educativos. -Apropiación en idiomas extranjeros -Oferta de programas por competencias -Educación a Distancia y Virtualización de programas (pregrado, posgrado y formación continuada) -Internacionalización de Programas Académicos (homologación, movilidad, doble titulación, certificación de competencias para el contexto internacional).

-Actualización y reestructuración continua y permanente de la oferta académica de la Institución. -Modernización de la administración -Actualizar y reestructurar la organización administrativa de la institución -Fortalecimiento de las herramientas de Software y hardware como apoyo a la comunidad académica -Aseguramiento del SIG (Calidad-MECI) -Cultura de mejoramiento continuo -Potencializarían del desarrollo del talento humano. -Programas de emprendimiento -Mejoramiento y posicionamiento institucional -Fortalecimiento de los convenios para práctica. -Articulación con la media técnica. -Intervenciones en comunidad -Pertinencia de los programas -Fortalecer la planta física institucional -Modernización y actualización de los sistemas informáticos -Fortalecer la infraestructura tecnológica para la investigación. -Constitución de plataforma tecnológica y de telecomunicaciones -Racionalización y uso de los espacios físicos. -Potencialización del desarrollo del talento humano. -Fortalecer la proyección social de la Institución a través de la promoción de programas para egresados y educación continua -Estimular el potencial institucional para llevar a cabo proyectos de


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-Alianzas Estratégicas con entes financiadores -Actualización y reestructuración continua y permanente de la oferta académica de la Institución (a través de diseños propios y de la estrategia de movilidad académica) -Fortalecimiento de la Educación continuada en la ciudad, la región y el país. -Internacionalización de los procesos investigativos. -Posibilitar acciones que apoyen la financiación y cofinanciación de la investigación -Oferta de programas por competencias

desarrollo económico y social. -Liderazgo activo en el análisis y solución de los problemas del entorno. -Diseño e implementación de un Sistema de articulación, asesoría e intervención. -Consolidar y ampliar la estructura tecnológica de la investigación de la Institución. -Fortalecimiento y consolidación del sistema de investigación (relación investigación docencia e investigación proyección social) -Sistema de evaluación por competencias y certificación

AMENAZAS -Promover Programas de Desarrollo Estudiantil -Mejorar y diversificar la oferta académica -Gestión Financiera y Presupuestal -Empoderamiento del Programa de Bienestar en función de la calidad de vida Mayorista -Promoción de políticas inclusivas para el acceso a la educación superior de población de bajo ingreso, mujeres cabeza de familia, de comunidades afrocolombianas e indígenas -Mejoramiento en la productividad de los recursos Institucionales -Virtualización -Internacionalización del currículo -Incremento y diversificación de la generación de ingresos de la Institución en el marco de su misión. -Fortalecimiento de los programas de emprendimiento universitario.

A1: La inestabilidad del gobierno distrital que no favorece el cumplimiento de las políticas, planes y programas de desarrollo social, económica y cultural A2: Políticas de reducción del estado y minimización del gasto público que afecta la financiación de la educación superior en detrimento de las oportunidades de formación que se le ofrece a la ciudadanía A3: Bajo reconocimiento por parte del sector productivo de la educación técnica y tecnológica para la empleabilidad


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7.3 NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS

PARTES INTERESADAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS

MEN Reportes estadísticos institucionales veraces y oportunos.

ENTES GUBERNAMENTALES Información de gestión , información financiera

ESTUDIANTES Prestación de un servicio de educación con calidad y oportuno.

DOCENTES Trato amable, remuneración en los tiempos establecidos, capacitación, medios educativos adecuados.

PROVEEDORES Cumplimiento del pago, fidelización en las compras, aliados estratégicos.

ENTES DE CONTROL Cumplimiento de los requisitos legales, reporte de indicadores, informes de gestión y planes de mejoramiento.

EGRESADOS Capacitación para formación continuada.

EMPLEADOS Trato amable, remuneración en los tiempos establecidos, definición de sus funciones, capacitación

ENTIDADES PÚBLICAS O PRIVADAS Cumplimiento de convenios interinstitucional

COMUNIDAD Información de Interés educativo a-través de los medios de comunicación.

SECTOR PRODUCTIVO Egresados con formación integral, cumplimiento en los convenios de prácticas estudiantiles.

CLIENTES POTENCIALES Oferta de programas pertinentes.

CONSEJO DIRECTIVO Sostenibilidad institucional para cubrir una necesidad de formación que requiere la comunidad cartagenera.

CONSEJO ACADÉMICO Cumplimiento del calendario académico y por el desarrollo curricular de los programas según lo planificado.

CONTROL INTERNO Cumplimiento de requisitos legales, cumplimiento de planes de mejoramiento, cumplimiento de indicadores, cumplimiento de acciones para riesgos de corrupción y de procesos.


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7.4 ALCANCE DEL SGC Diseño, desarrollo de los planes de estudio y prestación de los servicios de educación superior en las modalidades técnicas y tecnológicas, en las Unidades de: Administración y Turismo, Ciencias Sociales y Educación, Arquitectura e Ingeniería. 7.5 SIG Y SUS PROCESOS


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El Modelo de SIG de la Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar está conformado por 4 macro procesos, 17 procesos y 6 subprocesos; así: Procesos Estratégicos Los procesos estratégicos permiten fijar el horizonte,

lineamientos y estrategias institucionales, constituyen la base para el diseño de acciones de prevención y corrección que garanticen una efectiva planeación. Éstos son:

- Planeación Institucional - Gestión de la comunicación - Relacionamiento externo (subprocesos: Proyección social, Extensión y

Seguimiento y promoción a egresados.)

Procesos misionales: Los procesos misionales proporcionan el resultado previsto

por Institución en cumplimiento de su razón de ser; están directamente comprometidos con la creación de valor para las partes interesadas de la Entidad. Estos son:

- Bienestar Universitario

- Docencia (Subprocesos: Diseño y planeación de la propuesta curricular y

Desarrollo de la formación Integral)

- Investigación

- Admisión, Registro y Control Procesos de apoyo: Los procesos de apoyo proveen los recursos necesarios para la operación de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación en la Institución. Estos son:

- Gestión administrativa y legal

- Gestión de Recursos Físicos

- Gestión del Talento Humano (subproceso: Prevención de Riesgos

Laborales)

- Gestión Documental

- Gestión Financiera

- Biblioteca


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- Desarrollo y Soporte Tecnológico (Subproceso: Medios Educativos)

Procesos de evaluación´: Los procesos de evaluación y control facilitan a la

Institución realizar seguimiento de manera objetiva a su desempeño y mejora continua.

- Seguimiento, Control y Evaluación

- Seguimiento y medición

- Autoevaluación Institucional

VER CARACTERIZACIONES DE LOS PROCESOS

8. LIDERAZGO 8.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO

La Coordinación del Sistema Integrado de Gestión (SIG) de la Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar es la principal responsable en el desarrollo e implementación del Sistema, así como de la mejora continua del mismo junto con todos los líderes de proceso y su equipo de apoyo. Para asegurar esto, la Alta dirección comunica a todos los empleados, mediante los diferentes canales de comunicación establecidos, la necesidad de satisfacer, determinar y cumplir las expectativas de las partes interesadas. La alta Dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema Integrado de Gestión por lo tanto será la responsable de asignar y gestionar los recursos necesarios para su implementación y de revisarlo periódicamente para verificar si se están alcanzando los objetivos y la política de calidad, además del buen funcionamiento del sistema.

8.2 POLITICA

El Colegio Mayor de Bolívar es una institución pública de educación superior que según su misión se asume como un proyecto social en la formación de profesionales integrales a través de la docencia, la investigación y la proyección social, encaminada a la satisfacción del usuario de manera oportuna, con personal calificado, dando cumplimiento a los requisitos legales, aplicables y reglamentarios,


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buscando la mejora continua y desarrollando sus procesos de manera eficaz, eficiente y efectiva. 8.2.1 Difusión de la política de calidad

La alta dirección junto con la coordinación del SIG comunica la Política a todos los miembros de la de la comunidad y a las partes interesadas, mediante la publicación permanente de afiches en las diferentes dependencias de la institución, la página WEB y a través de reuniones con los diferentes líderes de proceso y grupos de apoyo. La coordinación del SIG da a conocer en los procesos de inducción y reinducción al inicio de cada semestre las directrices generales de la organización con respecto a la calidad.


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8.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

ROL CONFORMACION RESPONSABILIDADES AUTORIDAD Dirección del Sistema Integrado de Gestión

Rectoría Vicerrectoría Representante de la

Dirección

Define política y objetivos de calidad Define las directrices para programas,

planes y proyectos estratégicos que permitan alcanzar los objetivos de calidad y Sistema de Control Interno

Ajusta la política y objetivos de calidad en caso de ser necesario.

Solita auditoria al Sistema. Integrado de Gestión cuando lo considere necesario.

Solicita las acciones preventiva, correctivas y de mejora cuando lo considere necesario.

Representante de la Dirección para el Sistema Integrado de Gestión

Vicerrectoría Propende por el cumplimiento de la política de calidad y de los objetivos de la política de calidad y Sistema de Control Interno

Asegura que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la Institución.

Representa a la dirección en todas las relaciones con partes externas sobre el Sistema Integrado de Gestión

Informa a la dirección sobre el desempeño del Sistema Integrado de Gestión y de las necesidades de mejora

Solita auditoria al Sistema Integrado de Gestión cuando lo considere necesario.

Solicita las acciones preventiva, correctivas y de mejora cuando lo considere necesario.


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ROL CONFORMACION RESPONSABILIDADES AUTORIDAD

Responsable del mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión

Coordinador SIG Asesores de calidad Comité de coordinación de control interno

Promover, organizar y evaluar la adopción, cumplimiento y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión.

Organizar, coordinar, orientar, asesorar y evaluar la formulación y ejecución de los procedimientos de conformidad con las normas legales y reglamentarias.

Organizar, coordinar, asesorar la obtención de evidencias y soportes al Sistema Integrado de Gestión.

Coordinar, asesorar y evaluar la formulación y ejecución de acciones preventivas, correctivas y de mejora para garantizar la eficacia del Sistema Integrado de Gestión.

Coordinar, asesorar y evaluar el cumplimiento de los planes de mejoramiento de procesos y procedimientos.

Establecer actividades de capacitación dirigidas a los responsables de los procesos y auditores de calidad.

Diseñar y evaluar los criterios e instrumentos de análisis de datos.

Designar equipo de auditores internos de calidad.


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ROL CONFORMACION RESPONSABILIDADES AUTORIDAD Responsable del mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión

Coordinador grupo de gestión de calidad

Asesores de calidad

Organizar, coordinar y evaluar la gestión del comité de calidad de la institución.

Responsable de las auditorías internas de calidad y coordinación con el equipo de auditores internos de calidad.

Consolida los informes de la revisión por la dirección.

.

Responsable de administración documental del sistema integrado de Gestión

Coordinador de calidad Divulga los procedimientos para la elaboración y control de los documentos y control de registro.

Verifica la implementación de los procedimientos y el diligenciamiento de los formatos allí descritos.

Verifica que los documentos del Sistema Integrado de Gestión cumplan con las disposiciones de formas dadas en el instructivo para la elaboración de documentos.

Administra los listados maestros del Sistema Integrado de Gestión.

Administra y vela por el cuidado y protección de la documentación del Sistema Integrado de Gestión


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ROL CONFORMACION RESPONSABILIDADES AUTORIDAD Responsable (Gestión Operativa) de los procesos

Líderes de cada proceso Propende por el cumplimiento de la política de calidad y de los objetivos de la política de calidad.

Fijar los criterios necesarios y suficientes para una adecuada implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del proceso respectivo con base en las directrices de la dirección.

Gestionar los medios necesarios para la implementación que mejoren las actividades asociadas al proceso.

Analiza los indicadores de proceso. Identifica y gestiona la mitigación de los

riesgos del proceso Presenta ante las instancias

correspondientes los resultados obtenidos del proceso.

Vela por la adecuada implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del proceso.

Cumple con las responsabilidades y autoridades asignadas en la documentación del Sistema Integrado de Gestión

Conformar el comité de calidad del proceso.

Avala las labores del comité sobre la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo de las actividades asociadas al proceso.

Aprueba los tratamientos a los servicios no conformes y/o acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Solicita la toma de acciones, correctivas, preventivas y de mejora.

Revisa desde el punto de vista técnico la documentación asociada al proceso bajo su responsabilidad.


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ROL CONFORMACION RESPONSABILIDADES AUTORIDAD Comité de calidad de los procesos. Lo establece cada líder

del proceso Normaliza y mantiene actualizada la

documentación del Sistema Integrado de Gestión.

Consolida los indicadores del proceso. Consolida y prepara la información necesaria

para la revisión del Sistema Integrado de Gestión.

Divulga a los integrantes del proceso las acciones relacionadas con el mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión.

Envía al responsable de la administración documental del Sistema Integrado de Gestión las acciones preventivas, correctivas y de mejora cerradas, relacionadas con el proceso.


Asigna responsabilidades de implementar las acciones de correctivas, preventivas o de mejora.


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Demás funcionarios de COLMAYOR Aplica los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión conforme a la política y objetivos de calidad.

Participa en las reuniones del Comité de Calidad del proceso cuando sea solicitado para el mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión.

Propone acciones de mejora para prevenir la ocurrencia de una no conformidad relacionada con el proceso, programas o servicios a su cargo.

Propone a su jefe inmediato acciones de mejora para el Sistema Integrado de Gestión.



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9. PLANIFICACION 9.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES

Se cuenta con una matriz de riesgos y oportunidades por cada proceso. VER MATRIZ DE RIESGOS.

9.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACION PARA LOGRARLO

9.2.1 OBJETIVOS

Garantizar un servicio educativo de calidad que permita la formación de profesionales integrales

Fortalecer las competencias y los compromisos del talento humano para asegurar la calidad de los servicios ofrecidos por la Institución

Fortalecer la relación con el entorno mediante la articulación, la extensión y la proyección social.

Garantizar estrategias de permanencia que contribuyan a la prevención de la deserción estudiantil.

Generar impactos de la investigación y la innovación para la transferencia del conocimiento, el reconocimiento y la visibilidad institucional con alcance global.

Lograr la acreditación de los programas académicos institucionales

Mejorar continuamente los procesos para prestar un servicio eficiente, eficaz y efectivo

Fomentar una cultura encaminada al autocuidado mediante la adopción de hábitos de vida saludable, promoviendo la salud y previniendo la

enfermedad y conductas de riesgo en el personal por medio de la generación de espacios de participación, comunicación y consulta en todos los componentes del SGSST


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9.2.2 PLANIFICACION PARA LOGRARLOS

OBJETIVO DE CALIDAD ACTIVIDADES RESPONSABLE FECHA DE

CUMPLIMIENTO INDICADOR META

Garantizar un servicio educativo de calidad que permita la formación de profesionales integrales

1. Plan De estudio 2. Evaluación del

estudiante

Vicerrectoría Académica

Anualmente Pruebas saber

Fortalecer las competencias y los compromisos del talento humano para asegurar la calidad de los servicios ofrecidos por la Institución.

1. Sensibilización 2. Capacitación 3. Evaluación

Líder Proceso Talento Humano

Semestral Cumplimiento del programa

de capacitación 90%

Fortalecer la relación con el entorno mediante la articulación, la extensión y la proyección social.

1. Realización de convenios

2. Actividades de visibilizarían

3. Ofertas de formación continuada

Líder de relacionamiento externo

Semestral Convenios

80%

Garantizar estrategias de permanencia que contribuyan a la prevención de la deserción estudiantil.

1. Asignación de Becas 2. Seguimiento a

estudiantes 3. Asignación de

Incentivos de pago parcial o total de matricula

4. Identificación de factores de riesgos en estudiantes de nuevo ingreso

Líder de Bienestar Universitario

Semestral Permanencia 70%


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Generar impactos de la investigación y la innovación para la transferencia del conocimiento, el reconocimiento y la visibilidad institucional con alcance global.

1. Cualificación de estudiantes

2. Cualificación de docentes

3. Semilleros de investigación

Líder del proceso de Investigación Institucional

Anual Cualificación docentes y

estudiantes 80%

Lograr la acreditación de los programas académicos institucionales

1.Cumplimiento de los planes de mejoramiento por resultado de Autoevaluación o de Acreditación

Líder de Autoevaluación

Anual Cumplimiento del plan de mejoramiento

80%

Mejorar continuamente los procesos para prestar un servicio eficiente, eficaz y efectivo.

1. Control de documentación 2. Auditorías Internas 3. Identificación y tratamiento de los riesgos 4. Medición de indicadores 5. Planes de mejoramiento

Líder Proceso Seguimiento y Medición

Semestral

(Número de indicadores que cumplen la meta / número total de indicadores) 100%

80%

Eficacia de las acciones de mejora implementadas

90%

Oportunidad en la atención a quejas y reclamos de las partes interesadas

90%

Fomentar una cultura encaminada al autocuidado mediante la adopción de hábitos de vida saludable, promoviendo la salud y previniendo la enfermedad y conductas de riesgo en el personal por medio de la generación de espacios de participación, comunicación y consulta en todos los componentes del SGSST

1. Actividades de promoción y prevención

2. Implementación de programas de Seguridad y salud en el trabajo

3. Evaluación de riesgos

Líder del subproceso de Prevención de riesgos laborales

Anual Cumplimiento del plan de trabajo del SG SST

80%


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9.3 PLANIFICACION DE LOS CAMBIOS

Se cuenta con una matriz de planificación de los cambios. VER MATRIZ DE PLANIFICACION DE CAMBIOS

10. APOYO 10.1 RECURSOS

La institución proporciona los recursos necesarios para implantar y mantener el Sistema de Gestión de Calidad, mejorar continuamente su eficacia y aumentar la satisfacción de las partes interesadas mediante el cumplimiento de sus requisitos.

10.1.1 PERSONAS

En conjunto con el proceso de Gestión del Talento Humano, la institución se asegura que los miembros del sistema que realicen actividades que afecten la conformidad con los requisitos de los servicios, sean competentes con base en su adecuada formación, experiencia y habilidades.

10.1.2 INFRAESTRUCTURA

La institución tiene como herramienta principal para identificar las necesidades en infraestructura, equipos, software, hardware y otros servicios, la revisión por la dirección, así como las reuniones periódicas de los responsables de los procesos y las sugerencias del personal.

En caso de que la necesidad de mejora de infraestructura esté relacionada con reestructuración física de oficinas deberá presentarse un proyecto al proceso de Planeación institucional. La infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del Servicio Educativo, incluye:

a) Aulas, salones audiovisuales, laboratorios, centros de cómputo, centros de información (bibliotecas), oficinas administrativas e instalaciones culturales b) El hardware y software necesario para la impartición de cátedras y servicios de soporte informático.


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c) Parqueadero vehicular. d) Tecnologías de la información y la comunicación, las cuales son elemento clave para el trabajo más productivo, agilizando el acceso de la información.

10.1.3 AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS

Las necesidades en cuanto a mejora y mantenimiento de las condiciones requeridas para la ejecución de aquellas actividades que afectan a la calidad del servicio prestado a las partes interesadas son determinadas por los responsables de cada proceso y analizadas durante la revisión del sistema a fin de asegurar su adecuación en todo momento. Actualmente se cuenta con un subproceso de Prevención de riesgos Laborales el cual permite mantener un ambiente adecuado en el que se combinan los factores humanos y físicos tales como:

a) Sociales b) Psicológicos c) Físicos

10.1.4 RECURSOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Se cuenta con softwares a los cuales se les realiza seguimiento y medición. 10.1.5 Conocimientos de la organización

La institución cuenta con el conocimiento plasmado en la información documentada de su Sistema Integrado de Gestión, tales como procedimientos, instructivos, manuales y guías. De igual forma se encuentra en el registro de los diferentes informes, políticas y análisis de estadísticas anuales elaborados por el SIG.

10.2 COMPETENCIA

La institución desde el proceso de Gestión del Talento Humano define la competencia necesaria del personal que realiza funciones que afectan a la calidad, proporciona formación o toma las acciones necesarias para satisfacer las necesidades identificadas y evaluar la eficacia de las acciones tomadas.


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Cuando se identifican necesidades de capacitación se registran en el plan de capacitación para tomar las acciones correspondientes y evaluar la eficacia de las mismas. VER PLAN DE CAPACITACION

10.3 TOMA DE CONCIENCIA

La Institución concientiza al personal sobre su responsabilidad y compromiso con el SIG, por medio de sensibilizaciones, capacitaciones y entrenamiento. El incumplimiento de los requisitos del SIG conlleva al personal a realizar planes de mejoramiento que permitan eliminar la no conformidad, los cuales son monitoreados por el equipo del sistema integrado de gestión.

10.4 COMUNICACIÓN

La Institución determina sus comunicaciones internas y externas por medio de una matriz de comunicación del SIG. VER MATRIZ DE COMUNICACIONES

10.5 INFORMACION DOCUMENTADA

La Institución cuenta con un procedimiento de control de información documentada (PR-SM-001), donde se describe las actividades de control y aprobación de los documentos requeridos por la norma y aquellos que la Institución determine que es necesaria para la eficacia del SIG. Adicionalmente se cuenta con un formato para el diseño, eliminación o modificación de documentos (FT-SM-019) VER PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INFORMACION DOCUMENTADA.

11. OPERACIÓN 11.1 PLANIFICACION Y CONTROL OPERACIONAL

Las planificaciones de los procesos están descritas en las caracterizaciones, donde se identifican las entradas, salidas, actividades, seguimiento y control. VER CARACTERIZACIONES DE PROCESOS


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11.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

La Institución proporciona a las partes interesadas la información relativa a los productos y servicios en forma clara, veraz y eficiente. Esta información se expresa por medio de folletos, telefónicamente y comunicaciones masivas. Existe un procedimiento para el tratamiento de quejas y reclamos de las partes interesadas, así como aplicación de encuestas para determinar la satisfacción de las partes con respecto a nuestros servicios. La Institución se asegura, a través de revisiones por la Dirección, actividades de control y auditorías internas, de mantener la capacidad para cumplir con los requisitos de los productos y servicios dentro del alcance. De igual forma se cuenta con fichas técnicas que permiten establecer los requisitos necesarios para la prestación del servicio.

11.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS

La Institución, planifica el diseño y desarrollo de los programas académicos nuevos y la aprobación de los Planes de Estudios. Esta planeación se hace desde las unidades académicas con la definición de docentes responsables a través de las labores académicas. Los elementos de entrada en el diseño y desarrollo de los programas nuevos son los estudios de mercado, las solicitudes de la comunidad regional y los estudios de pertinencia de los nuevos programas para la región. Los elementos de entrada para las actualizaciones de los Planes de Estudio de los programas académicos, se realizan a través de los Comités Curriculares y el Consejo Académico. Los resultados del diseño y desarrollo de los Programas académicos son los documentos que estructuran toda la información requerida por el Ministerio de Educación para la creación de un programa. Las reformas curriculares tienen como resultado los acuerdos del Consejo Académico en los que se aprueba el nuevo Plan de Estudios.


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Se hacen las revisiones pertinentes de los diseños y desarrollos a través de los Comités de Curriculares, Consejos de Unidad y Consejo Académico. Se hace de acuerdo a lo establecido en la planificación verificando el cumplimiento de los requisitos acordes con las necesidades de la institución. La validación de la planeación del diseño y desarrollo a nivel interno, de los programas académicos nuevos se hace a través del Director de programa Para el caso de los Planes de Estudio se hace a través del Consejo Académico. La Institución diseña programas de formación. VER PROCEDIMIENTO DE DISEÑO DE LA PROPUESTA CURRICULAR.

11.4 CONTROL DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS EXTERNOS

En el procedimiento de Elaboración Plan de Compras y el formato de selección, evaluación y revaluación están establecidas los criterios para selección y seguimiento de los proveedores. VER PROCEDIMIENTO ELABORACION PLAN COMPRAS Las especificaciones de los productos que se compran para los servicios que se prestan, quedan establecidas en los estudios previos de cada proceso de contratación y en las invitaciones públicas de los mismos. Cuando se recibe el producto o servicio por parte del proveedor se realiza la verificación del cumplimiento de las especificaciones.

11.5 CONTROL DE LA PROVISION DE LOS SERVICIOS

Las condiciones para controlar los servicios que presta la institución, se encuentran establecidas en los procedimientos e instructivos que corresponde a cada servicio. Estas condiciones controladas incluyen:


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- La disponibilidad de la información que describe las características del Servicio Educativo, definidos en los Planes y Programas de Estudio

- El seguimiento y medición del Servicio Educativo, se realiza por medio de la herramienta académica de asignatura o modulo

- La implementación de actividades de liberación se realiza de manera parcial cada semestre con la entrega de calificaciones al Estudiante

- La implementación de actividades de liberación se realiza de manera parcial cada semestre con la entrega de calificaciones al Estudiante

- El uso de equipo apropiado para la realización del Proceso Educativo, como son instalaciones, laboratorios, centro de información, laboratorio de cómputo.

- La designación de personal competente.

11.5.1 Identificación y Trazabilidad

Todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión, identifican y dan trazabilidad al servicio a través de los registros, los cuales se evidencian en la matriz de Información documentada. 11.5.2 Propiedad perteneciente al cliente so proveedores externos

Son propiedad del usuario los documentos proporcionados por él mismo, requeridos para la prestación del servicio. Estos documentos son identificados y son salvaguardados en los archivos de la institución definidos para ellos y a éstos solo tienen acceso los funcionarios contratados para tal fin.

11.5.2 Preservación

La aplicabilidad de este requisito es en forma parcial debido a las características del servicio ofrecido por la institución, que es intangible, no es susceptible de almacenamiento, manipulación, embalaje y protección. Sin embargo, en lo referente a la preservación de las partes constitutivas del Servicio Educativo, como son la documentación y la infraestructura, en lo que se refiere al certificado de terminación de estudios, certificados parciales y constancias de calificaciones y toda la documentación oficial que se genere durante la prestación del servicio, se controla


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aplicando lo estipulado en el punto 5.5 del Procedimiento control de la información Documentada. En cuanto a la preservación de la infraestructura y las instalaciones físicas como son aulas, centro de información y laboratorios se atiende como se indica en el numeral 10.1.2 de este manual.

11.5.3 Actividades posteriores a la entrega

Este requisito no tiene aplicabilidad debido a que el servicio educativo declarado en el SIG de esta institución, termina con la entrega del Título y por lo tanto no existen condiciones controladas para esta actividad.

11.6 LIBERACION DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS

La liberación del servicio educativo, se realizan a través de evaluaciones realizadas por los docentes a los y en la acreditación de las materias del Plan de Estudios que se van registrando en la herramienta académica y software de SYNERSYS, así como en la Revisión por la Dirección, esta institución conserva las notas de las diferentes cortes y definitivas.

Para preservación de la información en medio magnético se realiza un back up por medio de un disco externo a todos los equipos de cómputo.

11.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES

Para fines operativos la Salida No Conforme se identifica cuando no se cumple alguna de las características de calidad, y se registra en el Formato Servicio No Conforme FT-SM-020. Se controla como se especifica en el procedimiento para el SIG Producto o servicio no conforme (PR-SM-004) para prevenir su uso no intencionado. Esta institución, a efecto de prevenir una Salida No Conforme, declara que: a) Toma acciones para eliminar la no conformidad detectada b) En casos especiales, para la autorización bajo concesión de alguna Salida No Conforme, se consulta al coordinador del sistema y a la ALTA DIRECCIÓN.


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c) Toma acciones operando el Procedimiento del SIG Producto o servicio no conforme (PR-SM-004). Se mantienen registros de Salidas No Conformes, de las acciones tomadas posteriormente y de la verificación y seguimiento del mismo.

12. EVALUACION DEL DESEMPEÑO 12.1. SEGUIMIENTO, MEDICION, ANALISIS Y EVALUACION

12.1.1. GENERALIDADES

En las caracterizaciones de los procesos se identifican los indicadores que requieren seguimiento y medición. En la revisión por la dirección se evalúa el desempeño y eficacia del SIG. 12.1.2. SATISFACCION DEL CLIENTE La Institución realiza el seguimiento de la percepción de los clientes aplicando encuestas de satisfacción, para medir el grado en que se cumplen sus necesidades y expectativas. Posteriormente se tabulan las calificaciones y se analizan los resultados obtenidos de las encuestas. 12.1.3 ANALISIS Y EVALUACION

La Institución analiza y evalúa los datos y la información que son originados por el seguimiento y medición. Los resultados de los análisis se utilizan para evaluar: a) La Conformidad de los requisitos del Servicio Educativo b) La satisfacción de las partes interesadas, con el análisis de los resultados obtenidos de la aplicación de Auditoría Interna. c) El desempeño y la eficacia del sistema Integrado de Gestión d) Si lo planificado se ha implementada de forma eficaz e) La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades f) Los proveedores, integrados en el catálogo de proveedores


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g) La necesidad de mejoras del SIG registrado en el formato Acta de Revisión por la Dirección

12.1.4 AUDITORIA INTERNA

La Institución realiza a intervalos planificados, auditorías internas para determinar si el Sistema Integrado de Gestión: a) Es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma ISO 9001:2015 y con los requisitos del SIG establecidos por esta Institución b) Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. La institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar ha planificado su programa de auditorías tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de las auditorías previas. Ha definido los criterios de auditoría y el alcance de la misma, su frecuencia y su metodología, en el procedimiento del SIG para Auditorías Internas PR-SM-003 y en el formato Auditorias Integrales FT-SM-005 para la selección y evaluación de auditores internos, considerando la imparcialidad de los mismos y su independencia con la actividad que está siendo auditada El plan de auditoria interna debe ser presentado al comité de control interno para su aprobación. En el informe de auditoría quedan informados los resultados de las auditorías internas. VER INFORME DE AUDITORIA. 12.1.5 REVISION POR LA DIRECCION La ALTA DIRECCIÓN realiza las revisiones del SIG de la Institución de acuerdo al programa previamente elaborado, para asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia continuas, incluye las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar

cambios en el SIG, incluidas la Política y los Objetivos de la Calidad. En el Informe de revisión por la dirección se consigna todas las entradas exigidas en el numeral 8.3.2 de la norma. VER ACTA DE LA REVISION POR LA DIRECCION


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13. MEJORA

La institución determina y selecciona las oportunidades de mejora implementando las acciones necesarias para el cumplimiento de los requisitos de las partes interesadas, aumentando su satisfacción. Incluyendo: a) Mejorar el Servicio Educativo para el cumplimiento de los requisitos, considerando las expectativas futuras. b) Corregir y reducir efectos no deseados c) Mejorar el desempeño y la eficacia del SIG

13.1 No conformidad y acción correctiva

La organización toma acciones para eliminar la causa raíz de las no conformidades, para evitar su recurrencia. La institución ha establecido en su procedimiento del SIG para Acciones de mejora (PR-SM-002) lo siguiente: a) La revisión de las no conformidades (incluyendo quejas de Estudiantes). b) La determinación de las causas de las no conformidades. c) La evaluación para adoptar las acciones que aseguran que la no conformidad no volverá a ocurrir e) La aplicación de la acción correctiva y su evidencia f) La revisión de la acción tomada para asegurar que la no conformidad no vuelva ocurrir

13.2 Mejora Continua

En la institución se efectúa la mejora continua dentro del SIG a través del análisis de la eficacia del sistema, mediante el cumplimiento de la Política de Calidad, los Objetivos de Calidad, Resultados de Auditorías, Análisis de Datos, identificación y gestión de riesgos, análisis del contexto de la organización, las Acciones Correctivas y la Revisión por la Dirección y el seguimiento al cumplimiento de los indicadores.


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11. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO RESPONSABLE DE LA APROBACION

1 09/09/2015 Creación del documento Rectoría

2 02/09/2014 Modificación del documento Representante por la dirección

3 30/03/2018 Modificación del documento con el fin de dar cumplimiento a los nuevos requisitos de la norma ISO 9001:2015

Representante por la dirección

código 3 versión manual del sistema de gestion de...

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