档案管理系统网络版(b/s -...
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1、系统登录
注:1、请在系统内的红圈处逐步填写、点击进行操作;
2、第一次使用本系统,进入页面后须安装数字证书;
3、没有用户名和初始密码的单位可向我馆综合档案室(电话:8292159,
QQ:87669151 )查询。
方法1、在WEB浏览器地址栏输入
http://210.40.3.224 ;
方法2、进入贵州大学档案馆网页,
点击档案管理系统登录;
方法3、百度搜索“贵州大学-南大
之星档案管理系统 6.0” 登录到系统
主页。
温馨提示:请将网址及时添加到收
藏夹,便于下次快速登录。
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一级目录:可直接录成单位名称。如组织部为“组织部”,人文学院为“人文学院”。
二级目录:一般为卷号,如01,02,03……。一般是组卷为2卷及以上的单位填写,如只归档一卷的可不填写。
三级目录:大部分归档单位不要求录入。
3.1 案卷录入表单
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3.1 案卷录入表单
“全宗号”:“115”。
“实体分类号”:一般由材料形成的年度和单位分类号组成。格式为2013-XY12、2013-DQ15、2013-JX11-3等。字母要求大写。
“案卷/盒号”:为流水号,如“1,2,…”。
注:由于每卷档案的档号是由全宗号、实体分类号、盒号组成,所以这三项一定要仔细填写。
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• 保管期限:一般选择
“永久、30年、10年”,
录入时根据盒内材料情
况进行选择。
• 密级:分为“公开、内
部、秘密、机密、绝密”
五种。一般大部分档案
材料选择为“公开”,
但对于明确密级的,请
选择对应的密级。 对于
不够密级,但又不适宜
公开的材料,可选择
“内部”。
3.1 案卷录入表单
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• 第一责任者、其他责任者:“第一责任者”即卷内档案材料形成者,一般以材料上的公章为准;如有多个材料形成单位,则这一卷内材料多的单位为第一责任者,其他单位为其他责任者。
• 页数:为本案卷内所有档案材料页数的总和。
• 起止时间:分别为卷内最早一份材料和最晚一份材料的日期。
• 归档单位:就是组卷单位。可根据情况填写至归档科室,如:党办,外国语学院、人事处人事科等。
3.1 案卷录入表单
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• 主题词:点击输入框后面的按钮,系统会自动生成主题词。
• 接收人、移交时间、移交人:送交纸质档案时填写。
• 输入员:为著录档案信息人员的姓名。
• 获奖档案还需填写“奖励名称、获奖等级、获奖时间”等项。
3.1 案卷录入表单
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3.2 文件级录入表单
注意:同一卷档案的案卷级与文件级的红圈处这几项内容录入一定要一致,如案卷的“一级目录、
实体分类号”分别为“XY12、2013-XY12”,文件也分别是“XY12、2013-XY12”。
红圈处要求与案卷级相同
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3.2 文件级录入表单
• 保管期限:分为
“永久、30年、
10年”五种,录
入时根据材料情
况进行选择。
• 密级:分为“公
开、内部、秘密、
机密、绝密”五
种。一般大部分
档案材料选择为
“公开”,但对
于明确密级的,
请选择对应的密
级。 对于不够密
级,但又不适宜
公开的材料,可
选择“内部”。
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第一责任者、其
他责任者:是指
单位,不是指个
人。第一责任者
即档案材料形成
者,一般以材料
上的公章为准;
有多个单位的,
则牵头单位为第
一责任者,其他
单位为其他责任
者。
3.2 文件级录入表单
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3.2 文件级录入表单
• “页数”:指本份材料的总页数。
• “文件时间”:即材料形成日期,一般以材料后签署盖章的最后一个日期为准,填写格式为8位阿拉伯数字。
• “文号/图号”:大部分的文件上有文号,图纸有图号,在此必须填写完整。如:院党字[2013]1号。
• 归档单位、主题词、输入人员等项:与案卷级录入要求一样。
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• “载体、文本、文种”:根据所归材料的具体情况进行选择。
• “归档份数”:一般为1份。
• “附件题名/电子文件编号”:有些材料会有附件,需在此注明名称或编号。
• 此外,获奖档案需要填著“奖励名称、获奖等级、获奖时间”。
3.2 文件级录入表单
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3.2.2 文件级连续著录
• 添加后,界面中的“添加”
变为浅色,“文件案卷号
及件号”栏由上份文件的
“1.0001”变为“1.0002”
时,就可进行下一份文件
的录入。
• 录入时,直接在该界面将
有关信息修改成下一份文
件的相关信息,然后
“添加”即可。
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• 如已退出著录界
面,可再次进入
到“档案文件信
息管理”界面后
点击 “添加文件”
按纽进行著录添
加。著录时,
“一级目录、实
体分类号”等信
息一定要与原来
录入的文件或案
卷一致,否则将
会形成新的案卷。
3.2.2 文件级连续著录
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5. 目录打印页 边 距 修 改
注:打印多页目录时,如果出现空白页,可将“文件”菜单中的“页面设置”
中的“上下左右”页边距修改成与“目录打印”界面右下方的边距一致就可。
页面设置界面 目录打印界面