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Document Preparation第一組
王思涵、馮采苓、陳雅虹、黃郁庭、黃雅筠
Microsoft Office 的歷史:
Office 出現於九十年代早期,最初是一個推廣名稱,指一些以前曾單獨發售的軟體的合集。
之後Office 應用程式經過整合,共享了一些特性。而最近,微軟嘗試將 Office 作為一個開發平台。
Microsoft Office 最初的版本是在 1989 年所推出,但最初並不是運作於Windows 平台,而是在
蘋果電腦的Macintosh 平台之上。而Microsoft Office 自從他推出文字處理、試算表以及簡報製作的
軟體後,便一直居於領導地位。
微軟開發Office 主要是為Windows,其次是為Macintosh。
如何將 Word 2007 預設儲存成.doc 檔:
微軟新版的Office 2007 軟體多了一種全新的檔案格式叫「.docx」。當使用 2007 時,儲存的檔
案格式都是「.docx」;Excel 的話則是「.xlsx」。
然而這種格式在Office 97~2003 版本中是無法直接讀取的,所以須另外安裝擴充程式。但大
多數使用2003的人不知道可以安裝擴充程式,這時候就會造成打不開檔案的問題,所以一開
始存檔存成2003的格式才是最好的。
所以當文件無法被一般使用者讀取的話,必須在存檔時就自己手動選擇存成「.doc」或「.xls」
格式。先開啟Word 軟體,先點一下左上角的〔Office 按鈕〕,開啟選單後再按一下〔Word 選項〕。
然後點選左邊的【儲存】,然後在「以此格式儲存檔案」下拉選單中,點選【Word 97-2003 文件
(*.doc)】,設定完後再按下〔確定〕按鈕。
完成上面的設定之後,以後我們編輯好文件要存檔時,預設會幫我們選擇「Word 97-2003 文件
(*.doc)」格式,避免一不小心又存成舊版軟體使用者無法開啟的格式。
關於 Microsoft office word 2007:
Word 的用途:
1.基本文書處理技巧及認識螢幕工具。
2.字元的放大縮小,行距的調整、段落對齊。
3.表格及多欄製作,以方便製作各種報表。
4.加插圖片、圖表、文字藝術師等,以製作圖文並茂的檔案。
5.可以將不同資料大量的合併。
Word 檔案格式:
Microsoft Word 在當前使用中是佔有巨大優勢的文文書處理器,這使得 Word 專用的檔案格
式 Word 檔案(.doc)成為事實上最通用的標準。
Word 的版本:
MS-DOS 時期:
1983 年 11 月 Word 1
1985 年 Word 2
1986 年 Word 3
1987 年 Word 4 aka Microsoft Word 4.0 for the PC
1989 年 Word 5
1991 年 Word 5.5
Apple Macintosh 的版本包括
1985 年 1 月 Word 1 for the Macintosh 1998 年 Word 98
1987 年 Word 3 2000 年 Word 2001(最後一個與 Mac OS 9 相容的版本 )
1989 年 Word 4 2001 年 Word v.X( 第一個僅相容 Mac OS X 的版本 )
1991 年 Word 5 2004 年 Word 2004
1993 年 Word 6 2007 年 Word 2008
SCO UNIX 的版本包括
Microsoft Word for UNIX Systems Release 5.1
OS/2 的版本包括
1992 年 Microsoft Word for OS/2 版本 1.1B
Microsoft Windows 的版本包括
1989 年 11 月 Word for Windows
1991 年 Word 2 for Windows
1993 年 Word 6 for Windows
1995 年 Word 95,亦稱 Word 7
1997 年 Word 97,亦稱 Word 8
1999 年 Word 2000,亦稱 Word 9
2001 年 Word XP,亦稱 Word 2002 或 Word 10
2003 年 Word 2003,亦稱 Word 11,但官方稱之為 Microsoft Office Word 2003
2006 年 Word 2007(測試版亦稱 Word 12),但官方稱之為 Microsoft Office Word 2007
2009 年 Word 2010,亦稱 Word 14,但官方稱之為 Microsoft Office Word 2010
Word 的應用教學:
1.輸入方程式:
(3) 分割、新增、修改表格
(4) 輸入資料的快捷鍵
方向鍵 移到上下左右的儲存格
Tab 鍵 移到下一個儲存格
Shift+Tab 鍵 移到前一個儲存格
Alt+Home 鍵 移到該列最左邊儲存格
Alt+End 鍵 移到該列最右邊儲存格
Alt+PageUp 鍵 移到該欄最上方儲存格
Alt+PageDown 鍵 移到該欄最下方儲存格
Ctrl+Backspace 鍵 將表格上移一行
(5) 編輯表格
1.移動整列資料 : 按住 alt+shift 鍵+上下方向鍵,即可整列移動。
2.插入欄、列 : 一是在一般工具列上選取,二是直接選取欄列後,按滑鼠右鍵。
(6) 欄寬與列高的調整
調整欄寬 : a.直接拖拉欄間隔符號,即可改變左右兩欄的寬度。
1.Alt 鍵+欄間隔符號,上方尺規上會有數值參考。
2.Shift 鍵+欄間隔符號拖拉,則只會改變左邊一欄的寬度,其他欄的寬度不變。
3.Ctrl 鍵+欄間隔符號拖拉,則會改變左邊一欄的寬度,右邊其他欄的寬度會等比例的放大縮小,
但總寬度不變。
調整列高 :1.直接拖拉列間隔符號,即可改變上方一列的高度。
2.Alt 鍵+列間隔符號,左方尺規上會有數值參考。
(7) 文字與表格的轉換
反白選取欲轉換表格的文字,並點選表格選項中的文字轉換成表格,在選擇需要的欄數。
3.改變行距:
點選版面配置,修改間距的數值。
4.繪圖物件:
快取圖案:
1.選取快取圖案快捷鈕
2.
按住 Shift 鍵+線條可以畫出直線。
按住 Shift 鍵+矩形可以畫出等比例正方形。
按住 Shift 鍵+橢圓形可以畫圓形。
5.文字藝術師:
1.在工具列上,按滑鼠右鍵將文字藝術師工具列開啟。
2.可以選擇各種樣式,並且自己設定需要的格式。
6.可重複使用的內容建置組塊:
“建立可重複使用的內容建置組塊”的作業能力遠超過中文系統中的“詞庫輸入法”。就類
似 MSN 的圖片功能,當你輸入「: )」時,就會跑出笑臉。2003 也有類似功能,但在 2003 中叫做「自動圖文集」。
7.繪製圖表:
點選插入面板,再選取圖表,然後可以選擇需要的格式,如樹狀圖、折線圖等等。這時會跑
出類似 excel 的表格,裡面可以輸入數據,這樣就可以製作出自己需要的圖表。
8.上下標:
在常用功能中可以輕易選擇,在需要下標的文字反白後點選下標選項即可。
9.註腳:
點選參考資料面板後,有插入註腳的選項,在要插入的文字後面點選此選項後,在右上角就
會出現數字,而在文件的最後面會出現相應的數字,可在此輸入參考資料來源或註解。
問題討論:
Q:文字間的距離如何設定?A:將需要改變間距的文字反白,按右鍵點選字型,再選擇字元間距,改變點數設定的數值即可改
變文字的間距了。
Q:請問可以提供讓 2003 版也能開啟 2007 版的擴充軟體嗎?A:微軟的網站就有提供了。
Q:方程式的使用在 2007 和 2003 中有何差別?A:他們出來的東西是一樣的,但是 2003 要經過很多步驟才叫得出方程式,所以 2007 把它擺在能
夠輕易選取的地方,對於需要使用方程式的人來說方便許多!
Q:如何左右分欄?A:版面配置中有欄的選項,這樣就可以選擇自己要的版面。
Q:如何自動對齊?A:在常用版面中的段落,有左右對齊的符號,點選之後就會自動對齊了。
Q:如何自動斷字?A:在版面配置中,有斷字選項,選擇自動後 Word 就會幫你自動斷字了。
Q:除了 Word 以外還有其他文書軟體嗎?是否可以稍微介紹?A:除了 microsoft office word 之外,比較知名的文書軟體為 open office,且為免費的軟體,可以自
己下載。
Q:為何 2007 要比 2003 副檔名多 x,有何差別?A:因為 2007 為了讓檔案容量比較小,所以格式和.doc 不太一樣。故不能互通,但經過轉檔程式轉
成.doc 檔之後,還是可以給 2003 使用,但因為整個格式經過轉換,所以檔案會變得極大。
Q:如何把文章段落第一個字變大?A:可以將你要變大的文字做成圖片,之後再使用文字方塊來做調整。