cartas comerciales

1º Admón y Finanzas


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1. IMPORTANCIA DE LA CARTA COMERCIAL. .................................................................................. 3

2. PARTES DE LA CARTA COMERCIAL. ................................................................................................ 3

2.1. ENCABEZAMIENTO. ............................................................................................................................... 4

2.2. COMUNICACIÓN O CUERPO DE LA CARTA. ................................................................................... 6

3. CARTAS DE DOS O MÁS PÁGINAS. ..................................................................................................... 8

4. PRESENTACIÓN DE LA CARTA COMERCIAL. NORMAS. ............................................................ 9

4.1. ESTILOS DE PRESENTACIÓN DE LAS CARTAS COMERCIALES. .............................................. 9

5. EL PAPEL Y EL SOBRE. ........................................................................................................................ 12

5.1. El papel. ...................................................................................................................................................... 12

5.2. El sobre. ...................................................................................................................................................... 12

6. TIPOS DE CARTAS COMERCIALES. ................................................................................................. 14

6.1. CARTAS DE OFERTA............................................................................................................................. 14

6.1.1. CARACTERÍSTICAS .............................................................................................................................. 14

6.1.2. . ESTRUCTURA Y CONTENIDO .......................................................................................................... 14

6.2. CARTAS DE INFORMACIÓN. .............................................................................................................. 14

6.2.1. CARTA DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN. ................................................................................... 14

6.2.2. CARTAS DE RESPUESTA A UNA SOLICITUD DE INFORMACIÓN. ........................................... 17

6.3. CARTAS DE PEDIDO. ............................................................................................................................. 17

6.4. ESCRITOS COMERCIALES RELACIONADOS CON EL PEDIDO. ............................................... 18

6.5. CARTAS DE RECLAMACIÓN. ............................................................................................................. 23

6.5.1. CARACTERÍSTICAS .............................................................................................................................. 23

6.5.2. ESTRUCTURA Y CONTENIDO. ........................................................................................................... 23

6.5.3. TIPOS DE CARTAS DE RECLAMACIÓN: ......................................................................................... 23

6.6. CARTAS CIRCULARES. ........................................................................................................................ 25

7. COMUNICADOS DE RÉGIMEN INTERIOR. ..................................................................................... 27


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1. IMPORTANCIA DE LA CARTA COMERCIAL.

Las cartas comerciales son uno de los principales vehículos de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Con ellas se ofrecen servicios, se realizan pedidos, se facilitan informes, se formulan reclamaciones, se presentan candidaturas de trabajo, etc.

A diferencia de las cartas personales, las cartas comerciales son formales y objetivas y presentan una estructura interna rígida, aunque no impide que sean originales y creativas.

Las cartas comerciales deben ir siempre mecanografiadas y deben tener presentes los siguientes principios básicos:

Claridad. El mensaje de la carta ha de ser comprensible. Se debe utilizar un vocabulario fluido y formal, evitando el uso excesivo de formulismos que hagan pesada la lectura de la carta y que recuerdan a la correspondencia que se emitía en tiempos pasados.

Precisión. Los puntos a tratar en la carta tienen que quedar perfectamente expuestos de tal forma que el receptor pueda averiguar sin dudas cuáles son las pretensiones de quien escribe.

Concisión. Una exposición adecuada no significa que debe ser extensa. Tenemos que tener en cuenta que en el mundo de los negocios el tiempo es un valor en alza, y que se da mayor importancia a la exactitud y a la precisión que a la extensión. Se han de evitar los rodeos y las frases innecesarias.

Cortesía. En nuestras comunicaciones debemos tener presente a quién nos dirigimos, por lo que debemos utilizar un lenguaje correcto y respetuoso, evitando en todo momento un tono de excesiva familiaridad.

Corrección. Una carta comercial debe tener una presentación adecuada y carecer de errores gramaticales, ortográficos y mecanográficos.

La elaboración de una carta comercial es una tarea compleja, por ello es recomendable que con anterioridad a la redacción de la carta, hagamos un esquema o borrador para organizar las ideas fundamentales que queremos transmitir.

2. PARTES DE LA CARTA COMERCIAL. En general, en una carta comercial se pueden distinguir 3 partes:

ENCABEZAMIENTO.

CUERPO O COMUNICACIÓN.

PIE O CIERRE.

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml


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2.1. ENCABEZAMIENTO.

Está integrado por una serie de elementos que se sitúan al comienzo de la carta, antes de la información que queremos transmitir y que son:

Membrete. Es la inscripción que contiene los datos de la persona o de la

empresa que escribe la carta. Normalmente se coloca sobre la parte superior izquierda de la carta, aunque también puede ocupar toda la cabecera. Como norma general deben aparecer los siguientes datos:

Nombre completo de la empresa o la persona que envía la carta, generalmente se escribe con un tipo de letra destacado (Negrita mayúscula, efectos word art o similares).

Dirección completa (calle, nº, localidad y código postal) de la empresa o de la persona que envía la carta.

Hoy en día en los membretes se incluyen otros datos como el nº de teléfono, fax, correo electrónico o la dirección de la página web. También aparece el logotipo o anagrama, es decir, el dibujo que la empresa utiliza como emblema comercial.

Fecha. En toda carta debe constar la fecha de emisión de la misma, ya

que es un dato que se puede utilizar para ordenar y archivar cronológicamente las cartas o como referencia a la hora de contestarlas. La fecha en función del estilo que hayamos elegido para la elaboración de nuestra carta, irá situada entre el membrete y la dirección del destinatario o tras los datos correspondientes a este último.

o El formato de la fecha puede ser:

Abreviado: Escrita sólo con números: 15-07-2009 se usa poco.

Completo: Con números y palabras, que es lo más recomendable:

15 de julio de 2009.

o Los nombres de los meses del año se escriben siempre en minúscula y la cifra correspondiente al año nunca lleva punto.

o Si en el membrete no figura la localidad de la empresa o si la carta se emite desde una localidad diferente a la que aparece en él, la localidad

se incluirá junto a la fecha:

Albacete, 15 de julio de 2009


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Dirección interior o destinatario. Es el espacio reservado para

incluir los datos referentes a la persona a quien va dirigida la carta y que son los siguientes:

Nombre de la persona o empresa. Si es una persona física se anteponen a sus datos personales las abreviaturas Sr./a., D./ña. Si es una empresa se escribe directamente el nombre de la misma. Suele hacerse todo en mayúsculas.

Calle.

Código Postal y localidad.

Referencias. Permiten identificar la carta o el asunto al que ésta se

refiere. Cada empresa tiene su propio sistema de referencias: unas veces se emplea un número de orden, otras veces la referencia es un conjunto de números y letras o una palabra.

En las cartas puede haber 2 tipos de referencias:.

La referencia del emisor de la carta se indica mediante la

abreviatura n/ref. (nuestra referencia) Ejemplo: n/ref.: RRHH/32.

La referencia del receptor de la carta se indica mediante la

abreviatura s/ref. (su referencia) Ejemplo: s/ref.: ARP/2007.

Asunto: Breve información sobre el motivo de nuestra carta. Salvo

excepciones no debe ocupar más de una línea.

Asunto: Confirmación pedido.

Línea de saludo. Se escribe desde el margen izquierdo, dejando una

separación mínima de 2 líneas desde la dirección del destinatario. Su objetivo es iniciar el contenido de la carta con una frase de cortesía.

Existen diferentes fórmulas de saludos, y se deberá elegir una u otra en función del grado de familiaridad que se tenga con la persona a la que va dirigida la carta. Las más utilizadas son:

Después del saludo se deben poner siempre 2 puntos.

PERSONAS FÍSICAS:

Señor: Señora:

Estimado señor o señora:

Estimado amigo o amiga:

Distinguido señor o señora:

Apreciado cliente o

clienta:

PERSONAS JURÍDICAS:

Señores:

Estimados señores:

Distinguidos señores:

Apreciados clientes:


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2.2. COMUNICACIÓN O CUERPO DE LA CARTA. Esta parte contiene la información que queremos transmitir. Consta de los siguientes elementos:

Texto de la carta. Es la parte más importante de la carta. En ella se

incluyen los asuntos o temas que se han de tratar, así como los argumentos o razones que correspondan.

El texto de la carta se compone a su vez de 3 partes:

Introducción. Breve párrafo en el que se expone el motivo de la carta. Si la carta es la contestación a otra, o se refiere a algún documento anterior, se hará referencia a ella mediante fórmulas como.

Contestamos a su carta de fecha 15-01-2007...

En contestación a su escrito del ...

Con referencia a ...

Núcleo. Uno o varios párrafos en los que se desarrolla, de una forma clara y concisa, la idea principal del mensaje.

Conclusión. Pequeño párrafo final en el que se resume el contenido de la carta.

EJEMPLO DE CUERPO:

En contestación a su carta, le remitimos un catálogo con la información sobre nuestros diversos artículos, así como las condiciones generales de venta.

Si además, usted es usuario de internet, podrá encontrar actualizaciones de nuestros productos más innovadores y variados acudiendo a nuestra web www.fabricadossa.com. También podemos remitirle dicha información a su domicilio periódicamente si usted así lo desea.

El texto de la carta debe ser claro y ordenado para facilitar su comprensión.

Despedida. Se trata de una o dos líneas en las que saludamos a

nuestro interlocutor y, a veces, le invitamos a actuar en un determinado sentido.

Aprovechando la ocasión, le saluda atentamente.

Reciba nuestros saludos.

Atentamente, le saluda.

Reciba un cordial saludo.

Cordialmente.

Atentamente.

http://www.fabricadossa.com/


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2.3. PIE O CIERRE.

Es la parte final de la carta. Suele constar de los siguientes elementos:

Antefirma. Está compuesta por el nombre o razón social de la empresa que

envía la carta. Se escribe con mayúscula. Sólo se utiliza en los casos en que la

carta provenga de una empresa y no de una persona individualmente.

Firma. Espacio reservado para la rúbrica de la persona que envía la carta.

Aclaración de la firma. Debajo de la firma se debe escribir el nombre

completo de la persona firmante de la carta. En ocasiones, el nombre va precedido de la abreviatura Fdo., que significa firmado. Debajo escribiremos en cargo que ocupa en la empresa: Director, Jefe de Ventas, Director comercial…

Es posible que una carta vaya firmada en nombre de otra persona. En este caso, entre la antefirma y la firma se incluyen las abreviaturas P.O. (por orden) o P.A. (por autorización) que indican que la persona que firma la carta lo hace por orden o autorización de otra.

Tanto la antefirma, como la firma y la aclaración de ésta deben situarse ligeramente desplazadas hacia la derecha de la hoja, salvo en las cartas con estilo de bloque pleno, en las que, se sitúan en el margen izquierdo como veremos más adelante.

Anexo.

Algunas veces, junto a la carta se incluye algún documento. Cuando esto sucede, se añade un apartado, denominado anexo, en el que se especifica el documento que se adjunta.

El anexo se sitúa en el margen izquierdo, dejando al menos una línea en blanco desde la aclaración de la firma.

ANEXO: Catálogo de nuestros productos.

Posdata o Nota.

Estos apartados, que son muy breves, tienen como objeto añadir alguna aclaración sobre algún punto de la carta.

Se colocan en el margen izquierdo precedido de la abreviatura P.D. o de la palabra Nota. A veces el anexo y la posdata se escriben en un tamaño de letra más pequeño que el del resto de la carta.

P.D.: El precio unitario del artículo b-53 es de 120 €.

SUMINISTROS S.A.

Fdo. Verónica Pinto Tuy

Jefa de Ventas


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3. CARTAS DE DOS O MÁS PÁGINAS.

La extensión de las cartas comerciales es variable, pues depende de la información que contengan. Habitualmente las cartas comerciales no superan una sola página, ya que siempre se procura escribir la carta de la forma más concisa posible. Sin embargo, en ocasiones se hace necesaria la utilización de más de una página para transmitir la información de manera más completa.

Cuando tengamos que redactar una carta comercial de dos o más páginas, deberemos tener en cuenta las siguientes normas:

Prestar atención a la disposición del texto, (debe tener suficientes espacios en blanco). En la medida de lo posible los datos más importantes se deben situar en la parte central del cuerpo de la carta, para se aprecien a “simple vista”.

Se debe continuar la segunda página en otra hoja, es decir, no se puede utilizar nunca el reverso del papel.

Es conveniente utilizar símbolos que indiquen que la carta continúa en otra hoja. Normalmente se coloca en el extremo inferior derecho del papel el símbolo …/…, y se repetirá en el extremo superior izquierdo de la hoja siguiente.

1ª hoja 2ª hoja

Solo la primera página llevará membrete, en el resto no se debe incluir.

En caso de que no se utilice este tipo de símbolo, las distintas hojas de la carta deben ir numeradas, comenzando desde la primera página.

…/…

…/…


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4. PRESENTACIÓN DE LA CARTA COMERCIAL. NORMAS.

La presentación es tan importante como su contenido. De hecho, una carta es un fiel reflejo de la persona que la escribe y de la empresa a la que representa, por ello seguiremos las siguientes normas:

LOS MÁRGENES.

Son los espacios en blanco que rodean al texto de la carta. Son cuatro: Izquierdo, derecho, superior e inferior.Los márgenes influyen decisivamente en la presentación de la carta. Antes de comenzar a escribirla, debemos calcular su medida.

se deben respetar unas medidas aproximadas:

Para los márgenes izquierdo y superior: 3 cm.

Para los márgenes derecho e inferior: 2 cm.

DISTRIBUCIÓN DEL TEXTO.

La norma general es que los datos guarden una proporción estética y que la carta disponga de suficientes espacios en blanco, imprescindibles a la hora de hacer más fácil y fluida la lectura de la carta. Las líneas y los párrafos pueden estar separados por más o menos espacio, pero siempre procurando que el texto quede claro y despejado.

4.1. ESTILOS DE PRESENTACIÓN DE LAS CARTAS COMERCIALES.

Dependiendo de la forma de distribuir los textos dentro de la hoja de la carta comercial, podemos distinguir los siguientes estilos:

4.1.1. Estilo bloque pleno o Estilo moderno. Es el que más se utiliza en la

correspondencia de las empresas. Como su nombre indica, se caracteriza por tener toda la información en un solo bloque. Se comienza a escribir a partir del margen izquierdo y no se deja ningún espacio en blanco o sangría al inicio de cada párrafo.

4.1.2. Estilo bloque o moderno modificado. En este estilo, los datos del

destinatario, el saludo inicial y el cuerpo de la carta, se escriben partiendo del margen izquierdo; y el nombre de la empresa (membrete), la fecha, referencias, despedida, antefirma y firma, se escriben partiendo del centro de la carta.

4.1.3. Estilo de semibloque o profesional. Este estilo es el más clásico y

elegante de todos. Se utilizan sangrías al comienzo de cada párrafo, y éstas suelen tener una medida de 2 a 3 cm., pero siempre la misma.

En cuanto a los datos correspondientes a la despedida, la antefirma y firma, éstos aparecen como en el estilo moderno modificado, partiendo del centro de la carta.

EJEMPLOS DE CARTAS DE LOS 3 ESTILOS:


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ESTILO BLOQUE PLENO

ESTILO BLOQUE MODERNO MODIFICADO


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ESTILO BLOQUE SEMIBLOQUE O PROFESIONAL


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5. EL PAPEL Y EL SOBRE.

5.1. El papel. Hoy en día es muy variado y cada empresa debe elegir el papel que mejor se adecue a sus necesidades la única exigencia de calidad es que no sea ni demasiado grueso ni demasiado fino. En cuanto al color, normalmente se utiliza el blanco, aunque algunas empresas utilizan algún color o marca de agua. Lo más importante a la hora de elegir el color es que no dificulte la lectura de la carta, por lo que son recomendables los colores claros. (crema y gris). En cuanto al tamaño, varía también en función de la empresa, pero los tamaños más habituales son:

Holandesa comercial: (22 x28 cm).

Cuartilla (22 x 15 cm).

DIN A4: (21 x 29,7 cm). El más utilizado

Folio: (22 x35 cm).

5.2. El sobre. Es la cubierta en la que se introduce la carta. En el sobre deben aparecer claramente los datos del destinatario, el nombre de la empresa o de la persona a la que se dirige la carta, y los datos del remitente. En el caso de que la carta se envíe por el Servicio de Correos y Telégrafos, el sobre deberá ir debidamente franqueado, es decir, con el sello correspondiente al tipo de envío (urgente, certificado, etc) y al lugar de destino.

Como norma general, los sobres utilizados son del mismo color que el utilizado por la empresas para las cartas y su papel debe ser lo suficientemente fuerte para que la carta no se deteriore ni se trasluzca.

Los tipos de sobres más utilizados son:

Normal o ministro. Tienen forma cuadrada.

Americano. Tienen forma rectangular.

Algunos de estos sobres disponen de una ventanilla de papel transparente que permite ver la dirección que figura en la carta. En este caso las empresas utilizaran un tipo de papel que tiene marcado el espacio reservado para la dirección del destinatario. Así, al doblar la carta para introducirla en el sobre, la dirección se corresponde perfectamente con la ventanilla del sobre.


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Los datos que deben aparecer en el sobre son:

Datos del destinatario: Van en el anverso o parte delantera en el centro derecha del sobre. Son:

Nombre de la empresa o persona; Línea de atención (si la hubiese); Dirección; Código postal y Localidad.

Datos del remitente: Van normalmente ya impresos en el anverso de la carta, aunque pueden situarse en el reverso del sobre. Son:

Nombre de la persona o empresa que envía la carta o logotipo; Dirección; Código postal y Localidad.


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6. TIPOS DE CARTAS COMERCIALES.

Desde el punto de vista de la empresa podemos distinguir cuatro grandes tipos de cartas

comerciales: cartas de oferta, cartas de información, cartas de pedido y cartas de reclamación.

6.1. CARTAS DE OFERTA.

Las empresas utilizan este tipo de cartas con el fin de ofrecer a los posibles clientes

determinados productos y servicios.

6.1.1. CARACTERÍSTICAS

En la redacción de este tipo de cartas debemos resaltar los aspectos positivos de nuestros

productos o servicios y las ventajas que ofrecemos respecto a nuestros competidores: mayor

eficacia, mejor servicio, mejores condiciones económicas, experiencia, etc.

El tono debe ser cortés, claro y atractivo. Debemos explicar con precisión, detalle y concisión

las características de nuestros géneros (sin exageraciones).

6.1.2. . ESTRUCTURA Y CONTENIDO

Presentación: En el primer párrafo, se debe explicar el motivo de la

carta y presentar a nuestro interlocutor la propuesta que ofrecemos.

Información: A continuación, demos indicar las características del

producto o servicio, las ventajas que ofrece, el precio, la duración de

la oferta y la forma de adquisición.

Justificación: Por último, debemos señalar de forma sutil, los

beneficios que puede recibir nuestro interlocutor al adquirir nuestros

productos.

6.2. CARTAS DE INFORMACIÓN.

Se dividen en 2 grupos.: De solicitud de Información y De respuesta a la solicitud de

información.

6.2.1. CARTA DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN.

Tienen como objeto recabar o aclarar datos sobre una empresa o sobre los productos que

ofrece.

La redacción debe ser respetuosa, y siempre se ha de mostrar agradecimiento. Nunca debemos

mostrar en la carta un tono exigente. La carta debe ser clara para lo cual expondremos con

detalle cual es el objeto de nuestra demanda de información y el motivo.

ESTRUCTURA Y CONTENIDO.

Petición: En el primer párrafo, se debe explicar el motivo que nos mueve para dirigirnos

a la empresa y qué es lo que necesitamos saber.

Descripción de la información: A continuación, demos indicar detalladamente y sin

rodeos el tipo de información. Es muy conveniente utilizar expresiones que denoten

cortesía como: Le agradecería…, Si es posible…, Le ruego…, pero sin que tengan que

ser sumisas.

Agradecimiento: Por último, debemos mostrar nuestra gratitud por anticipado y la

esperanza de que nuestra demanda sea atendida.


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CARTA DE OFERTA

INFOTRÓNIC C/ Clavel, 14 08032 – Barcelona 12 de enero de 2007

Informática Rivas C/ Pez, 11 23001 – Oviedo n/ref.: ML/ec Asunto: Nuevo programa antivirus. Estimado amigo: Tenemos el gusto de poneros en contacto con usted para informarle de que el próximo 1 de febrero lanzaremos al mercado un nuevo programa antivirus que, sin duda alguna, cubrirá las necesidades de seguridad de los usuarios de Internet. Conscientes de que en el mercado había un espacio vacío en materia de seguridad informática, hemos desarrollado un nuevo antivirus que proporciona una completa protección y que actúa desde el primer momento en el que el usuario se conecta a la red. Antivirus Doc es una solución de alto rendimiento que detecta tanto los virus conocidos como los desconocidos antes de que pueden filtrarse en el sistema informático. Antivirus Doc es un programa de fácil instalación y de configuración integrada en un único producto que sale al mercado a un precio de 35 €. Nuestra tecnología cuenta con las más prestigiosas certificaciones de calidad y con el reconocimiento de miles de usuarios que han realizado pruebas con nuestro nuevo programa. Por otra parte, queremos formularle de que todos los pedidos superiores a 3.000 euros serán beneficiados con un descuento del 35% sobre el precio finan. En espera de recibir pronto sus impresiones sobre nuestro nuevo producto, le saluda cordialmente, Margarita Larreta Directora Comercial


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CARTA DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN

INFORMÁTICA RIVAS C/ Pez, 11 23001 – Oviedo 25 de enero de 2006 Infotrónic C/Clavel, 14 08032 – Barcelona n/ref.: FR/fr s/ref.: ML/ec Estimada señora Larreta: De acuerdo con su carta del pasado 12 de enero, en la que me comunicaba el lanzamiento del Antivirus Doc, necesito que me amplíe la información, en aras de realizar un pedido en firme de productos. Me gustaría recibir un catálogo con las especificaciones técnicas del programa que ha desarrollado su empresa, para tener conocimiento más profundo de las características del antivirus y poder así ofrecérselo a mis clientes con la mayor de las garantías. Agradeciendo de antemano el interés, reciba un atento saludo. Felipe Rivas Director


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6.2.2. CARTAS DE RESPUESTA A UNA SOLICITUD DE INFORMACIÓN.

Tienen como objeto responder a una petición de información previa. La respuesta debe ser

inmediata no podemos demorarnos en su contestación. El tono ha de ser cordial y se debe

mostrar agradecimiento por el interés que nos ha prestado.

La redacción ha de ser clara y debemos incluir todos los datos que nos solicitan y aquellos

otros que nosotros consideramos de interés. Es conveniente adjuntar muestras, catálogos, etc.

a) ESTRUCTURA Y CONTENIDO.

Introducción: En las primeras líneas de nuestra carta deben hacer referencia a la

solicitud de nuestro interlocutor al mismo tiempo que agradecimiento con frases

como: Tengo el gusto de responder a su carta de.... en la que exponía...., Gracias

por su carta de.....y por el interés que muestra sobre nuestra empresa, etc.

Información: A continuación, demos dar respuesta a la petición de forma clara,

ampliando los datos que puedan ser de interés y fomentando los aspectos que

mejoren nuestra relación comercial.

Disposición: Por último, debemos mostrar nuestra disposición a aclarar o ampliar la

información que precise. Se usarán fórmulas como: Si precisa alguna aclaración...,

Estamos a su disposición para todo lo que necesite, o No dude en ponerse en

contacto con nosotros en caso de.... etc.

6.3. CARTAS DE PEDIDO.

Las empresas utilizan este tipo de cartas con el fin de solicitar la adquisición de algún

producto o la prestación de un servicio.


Debido a que adquirimos un compromiso en firme con el proveedor, las cartas deben ser:

Sencillas y precisas. Cada elemento del pedido debe quedar

perfectamente detallado.

Ordenadas. Para que la información no de lugar a dudas.

El tono debe ser cortés, claro y atractivo. Debemos explicar con precisión, detalle y concisión

las características de nuestros géneros (sin exageraciones).

6.3.2. ESTRUCTURA Y CONTENIDO.

- Motivo: En el primer párrafo, se debe explicar brevemente nuestra solicitud

y, en caso de nuestro pedido sea respuesta a una oferta, hacer referencia a la

misma.

- Descripción del pedido: A continuación, demos describir detalladamente el

pedido, siendo los datos y el orden a exponer los siguientes:

Mercancía y cantidad que se solicita. Si tienen catálogos usaremos la

referencia que aparece en ellos y si hay distintos tamaños se especificará el

que deseamos.

Precio.

Plazo de entrega.

Formas y condiciones de pago.

Transporte. Especificando cómo se desea el transporte y quién correrá con

los gastos que ocasiona.


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6.4. ESCRITOS COMERCIALES RELACIONADOS CON EL PEDIDO.

Los pedidos originan una gran cantidad de correspondencia comercial. Los escritos más

frecuentes son anuncios de envío, acuses de recibo y cartas de modificación o anulación de

pedidos.

- ANUNCIOS DE ENVÍO: Es una carta en la que la empresa vendedora

informa a la empresa compradora del envío de su pedido. En el primer

párrafo, se debe hacer referencia al pedido recibido y después comunicar que

se procede al envío de la mercancía.

- ACUSE DE RECIBO: Carta mediante la cual el comprador muestra su

conformidad con el envío recibido. Antes de firmar cualquier acuse, debemos

examinar detenidamente los géneros recibidos, con el Albarán y la Factura

correspondiente.

- MODIFICACIÓN O ANULACIÓN DE PEDIDOS. Cuando el comprador

se ve obligado a modificar o a anular un pedido, debe remitir una carta a la

empresa vendedora exponiendo el motivo de tal decisión. Una modificación o

anulación de pedido no tiene que ser aceptada obligatoriamente; por ello,

debemos redactar la carta de la forma más amable, correcta y convincente

que sea posible, utilizando expresiones como: Le ruego que disculpe...,

Lamentamos comunicarle..., etc.

- CARTA DE COBRO. Carta que envía la empresa vendedora para solicitar el

pago de un pedido. Junto a la carta, se adjunta la factura y otros documentos

relativos al cobro como puede ser una letra de cambio, un recibo, etc. Por ello

se hará constar en la carta en el apartado: ANEXO.

- CARTA DE PAGO. Carta que envía la empresa compradora a la empresa

vendedora para acreditar el pago de un pedido. Junto a la carta, se remite el

talón por el importe de la compra o un documento bancario que justifica el

abono de los productos adquiridos. Por ello, también se hará constar en la

carta en el apartado: ANEXO.


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CARTA DE RESPUESTA A UNA SOLICITUD DE INFORMACIÓN

INFOTRÓNIC C/ Clavel, 14 08032 – Barcelona 1 de febrero de 2007

Informática Rivas C/ Pez, 11 23001 – Oviedo n/ref.: ML/ec s/ref.: FR/fr Asunto: Catálogo de productos. Estimado señor Rivas: Gracias por su atenta carta del pasado 25 de enero y por el interés que demuestra por nuestro nuevo antivirus, que estoy segura será muy bien aceptado por sus clientes. Tal y como me solicitaba en su carta, le envío los catálogos con las especificaciones técnicas del Antivirus Doc y una copia de las certificaciones que garantizan todas sus prestaciones. Además, le adjunto dos catálogos más con los nuevos productos que nuestra empresa lanzará al mercado en el presente año. Si necesita cualquier aclaración, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Atentamente, Margarita Larreta Directora Comercial Anexo: Catálogos.


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GGrr áá ff ii cc aa ss MM éé rr ii dd aa Puente Viejo, 12 09010 – Burgos

Papelmat Carretera de Loeches, s/n 28145 – Alcalá de Henares (Madrid)

12 de junio de 2007

n/ref.: Pedido/134 s/ref.:

Señor: Hace unos días recibimos su nuevo catálogo de productos y estamos

interesados en la compra de alguno de ellos, por lo que le rogamos tome nota del siguiente pedido:

- 35 resmas de papel cuché blanco de 90 gramos ............ 35 €/ resma. - 23 resmas de cartulina blanca de 150 gramos ............... 47 € /resma. - 28 resmas de papel offset de 85 gramos ........................ 28 € /resma. - 1.000 sobres americanos con ventanilla blancos............. 0,50 €/unidad.

Es importante que la mercancía nos sea entregada antes del 1 de julio, por lo

que si hay algún problema, le ruego se ponga en contacto con nosotros. Como es la primera operación comercial que realizamos con su empresa, le

hacemos saber que puede pedir informes nuestros en la sucursal número 12 del Banco Hespérides de Burgos.

A la espera de su respuesta, reciba un atento saludo.

Pedro Martos Gómez Director

CARTA DE PEDIDO


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Papelmat

Carretera de Loeches, s/n 28145 – Alcalá de Henares (Madrid) 15 de junio de 2007

Gráficas Mérida C/ Puente Viejo, 12 09010 – Burgos n/ref.: FR/ec s/ref.: Pedido134 Asunto: Confirmación de pedido. Estimado señor Martos: Gracias por su pedido del 12 de junio y por el interés que demuestra por nuestros artículos. Le comunico que la orden de pedido ya ha sido emitida y puedo garantizarle que la fecha de entrega de la mercancía será el 17 de junio. Muy atentamente, Francisco Ramos Jefe de Ventas. CARTA DE ANUNCIO DE ENVÍO DE UN PEDIDO


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Papelmat Carretera de Loeches, s/n 28145 – Alcalá de Henares (Madrid) 5 de julio de 2007

Gráficas Mérida C/ Puente Viejo, 12 09010 – Burgos n/ref.: FR/ec s/ref.: Pedido134 Asunto: Envío de letra de cambio. Estimado señor Martos: De acuerdo con la conversación telefónica que mantuvimos el pasado día 1 de julio, le envío la letra de cambio nº 34.561 a 45 días vista por 3.073 € (tres mil setenta y tres euros), importe de la factura nº 154 correspondiente a su orden de pedido nº 134. A la espera de sus noticias, reciba un cordial saludo. Francisco Ramos Jefe de Ventas. Anexo: L/ nº 34.561 CARTA DE COBRO


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6.5. CARTAS DE RECLAMACIÓN.

Tienen por objeto exponer una queja sobre algún hecho por el que nos hemos sentido

perjudicados y solicitar una solución.


En la redacción de este tipo de cartas debemos tener en cuenta lo siguiente:

Una carta de reclamación debe ser inmediata. No debemos dejar que transcurra

mucho tiempo desde el momento en el que se ha detectado un error y el envío de la

carta. Nuestros posibles derechos pueden verse perjudicados si dejamos pasar el

tiempo.

Debe ser clara y detallada. Debemos argumentar con exactitud el motivo de nuestra

queja, aportando el mayor número de detalles.

El tono de la carta debe ser educado, a la vez que firme. Evitaremos en todo

momento, adoptar un tono agresivo que podría herir a nuestro interlocutor y afectar a

futuras relaciones comerciales.

De la carta de reclamación se debe guardar siempre una copia.

Cuando sea nuestra empresa la que reciba una carta de reclamación, deberemos contestarla

por escrito, tanto si aceptamos la queja como si nuestra respuesta es negativa. Si aceptamos la

reclamación, debemos reconocer nuestro error e intentar dar soluciones de forma rápida. Si no

aceptamos la reclamación, debemos exponer claramente las razones en apoyar nuestra

negativa.

6.5.2. ESTRUCTURA Y CONTENIDO.

Motivo la queja: En el primer párrafo, se debe explicar el motivo de

nuestra reclamación.

Razonamiento de la queja: A continuación, demos precisar con todo

detalle las causas de nuestro malestar y aportando todos los datos y

pruebas que respalden nuestra queja.

Solución.: Por último, siempre que sea posible debemos proponer

alguna solución. La mayoría de las empresas prefieren llegar a

acuerdos amistosos antes que tener que solucionar el problema por la

vía legal.

6.5.3. TIPOS DE CARTAS DE RECLAMACIÓN:

Reclamaciones de o sobre artículos. Los motivos más frecuentes son:

diferencias de calidad, envío de productos no solicitados, mal estado de los géneros…

Reclamaciones de o sobre la cantidad. Se envían cuando se detecta un error

en las cantidades recibidas. Es conveniente que escribamos la cantidad exacta tanto en

cifras como en letras.

Reclamaciones de o sobre precios. Ocurre cuando la empresa no está de

acuerdo con la factura recibida. Los motivos más frecuentes son: Aumento de los

precios sin previo aviso, incorrecta aplicación del IVA, un descuento no aplicado…

P. ejemplo: 350 € (trescientos cincuenta euros).


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GGrr áá ff ii cc aa ss MM éé rr ii dd aa Puente Viejo, 12 09010 – Burgos

Papelmat Carretera de Loeches, s/n 28145 – Alcalá de Henares (Madrid)

19 de junio de 2007

n/ref.: Pedido/134 Asunto: Reclamación de pedido

Señor: Acabamos de recibir la mercancía correspondiente a nuestro pedido de 12 de

junio y, tras comprobarla, hemos detectado que no coincide en nada con nuestra orden, por lo que se ha debido producir algún error:

Nuestro pedido contenía los siguiente productos:

- 35 resmas de papel cuché blanco de 90 gramos ............ 35 €/ resma. - 23 resmas de cartulina blanca de 150 gramos ............... 47 € /resma. - 28 resmas de papel offset de 85 gramos ........................ 28 € /resma. - 1.000 sobres americanos con ventanilla blancos............. 0,50 €/unidad.

Y en lugar de éstos, hemos recibido:

- 12 resmas de papel verjurado de color gris. - 500 sobres americanos sin ventanilla.

Como ya le informamos en nuestra anterior comunicación, el pedido nos

corre mucha prisa y como aún estamos dentro del plazo, le rogamos subsane cuanto antes este lamentable error y nos envíe a la mayor brevedad la mercancía que le solicitamos.

Atentamente.

Pedro Martos Gómez Director

CARTA DE RECLAMACIÓN


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6.6. CARTAS CIRCULARES.

Tienen como finalidad informar a otras empresas o a particulares de algún hecho ocurrido en

nuestra organización como cambio de domicilio, presentación de nuevos productos, etc.…

De la circular se obtienen tantas copias como cartas se quieran enviar, por lo tanto el

contenido es el mismo para todos; únicamente varían los datos de cada destinatario.

Una circular debe parecerse lo más posible a una carta individual, tanto en la presentación

como en el contenido. Con los ordenadores podríamos hacer una plantilla que nos permitirá

personalizar posteriormente la carta.

La firma en este tipo de cartas procuraremos que se realice individualmente para que parezca

un original aunque se puede utilizar algún procedimiento de reproducción que haga que las

firmas parezcan originales. (Impresora de color).

Podemos distinguir los siguientes tipos:

6.6.1. CIRCULARES EXTERNAS.

Se difunden fuera del ámbito de la empresa. Mediante estas cartas se informa a otras empresas

o particulares de algún hecho que debe ser conocido por todos aquellos que mantienen

relaciones comerciales con la empresa remitente.

Los motivos más habituales son: Apertura de sucursales, cambio de denominación

social o cambio de domicilio, nombramientos, ceses, presentación de nuevos

productos…

Es conveniente que se resalten las ventajas que el nuevo hecho produce sobre el destinatario.

6.6.2. CIRCULARES INTERNAS.

Comunican hechos de interés general a todas las personas que trabajan en una empresa o a un

grupo de ellas. Se utilizan en empresas especialmente grandes, o con un gran número de

empleados pues permiten difundir la información de forma rápida.

El contenido de una circular interna puede ser muy variado:

Circulares administrativas. Aquellas en las que se dictan normas o se hacen

indicaciones referentes a utilización de impresos, formas de registro…

Circulares técnicas. Se refieren a forma de realización de presupuestos, programas,

etc.

Circulares informativas. Transmiten informaciones de carácter general, como

horarios, normas de comportamiento, etc.

Las circulares internas vienen siendo sustituidas por correos electrónicos “email”, que circulan por la

intranet de la empresa.


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CARTA CIRCULAR


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7. COMUNICADOS DE RÉGIMEN INTERIOR.

Tienen como finalidad requerir o transmitir información entre las distintas secciones de una

empresa. Mediante estos comunicados, se solicitan o envían datos, proyectos, notificaciones,

etc… También se denominan Memorandos.

El comunicado de régimen interior se diferencia de la circular interior en que el comunicado

tiene normalmente un único destinatario y se realiza de forma individual, mientras que la carta

circular se envía a muchos destinatarios.

La estructura del comunicado de régimen interior es la siguiente:

Encabezamiento.

Membrete de la empresa. En el caso de un comunicado de régimen interior,

no es necesario escribir la dirección de la empresa, ya que este dato es

conocido por todos los miembros de la organización.

Nombre o cargo de la persona que emite el comunicado precedido de la

preposición De. Esta línea se escribe en mayúsculas.

Nombre o cargo de la persona a la que va dirigido el comunicado precedido

de la preposición A. Esta línea se escribe también en mayúsculas.

Asunto: Breve información sobre el motivo del comunicado.

Cuerpo. Exposición precisa y breve del asunto que ha dado origen al

comunicado. Los márgenes serán: 5 cm. en el izquierdo y 2 cm. en el derecho.

Cierre: Llevará los siguientes aspectos: La fecha de emisión del comunicado Y

debajo la firma de la persona que envía el comunicado.

Carretera Vieja, 33

41006 – Sevilla

Telf. 666 77 88 99

LÁCTEOS

HISPALENSES

Nota Interior

DE: DIRECTORA COMERCIAL

A: AGENTES DE VENTAS

Asunto : Formación

El próximo día 26 de marzo se dará inicio al curso de formación de “Estrategias de Venta”, al que deben asistir todos los agentes de venta.

Fecha: 15 febrero 2007


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ACTIVIDADES SOBRE LA CARTA COMERCIAL: TIPOS.

1. Explica las diferencias entre cartas de solicitud de información y cartas de pedido.

2. ¿Por qué la respuesta a una carta de solicitud de información debe ser inmediata?

3. Redacta 1 carta de oferta con la siguiente información: estilo bloque pleno. Membrete: Moda Women

C/ Colón, 33 N.I.F. A-2222222

29015 Málaga Tel. y Fax: 933-55-66

Móvil: 666222244

Dirección interior: Royal Boutique

Plaza Mayor, 1

290033 Málaga

Fecha: La de hoy

Asunto: Oferta

Comunicación: Informarle de que acaban de lanzar una nueva colección para el

verano, compuesta de 16 diseños exclusivos. En el caso de que realicen un pedido

superior a 1.500 €, ofrecen un descuento del 10%, y si el pedido es superior a

3.700 € el descuento será del 30%.

4. Explica las diferencias que hay entre una carta de solicitud de información y una carta de oferta. ¿Quién escribirá cada una de ellas, el proveedor o el cliente?

5. En las siguientes oraciones, detecta los errores y corrígelos: Les ruego me envíe cuanto antes la factura nº 376.

No han sido recibido los cinco ordenadores.

Si tuviera que redactar una carta, tendré en cuenta al destinatario.

Vinieron mucho cliente a la presentación de los nuevo productos.

De acuerdo a los nuevos proyectos la empresa contratará dos administrativos.

6. ¿Se debe guardar una copia de una carta de reclamación? ¿Por qué?


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7. Las empresas Ofimatic, S.L. y Tecnoprom, S.A. han mantenido durante los últimos meses una intensa relación mercantil. Redacta toda la correspondencia comercial a que dé lugar cada uno de los supuestos que se plantean. Utiliza para cada una un estilo: moderno, moderno modificado y profesional en ese orden. Recuerda que la alineación de los párrafos siempre debe ser justificada.

OFIMATIC, S.L. C/ De la Cruz, 76

21015 Huelva Tel. y Fax: 623-22-33-33

N.I.F. B-98765454

Empresa dedicada a la venta de material para oficinas: productos

informáticos, productos de papelería, pequeño mobiliario, etc.

TECNOPROM, S.A. C/ Isaac Peral, 23

30021 Murcia

Empresa dedicada a la fabricación de elementos periféricos para

ordenadores: impresoras, escáneres, monitores, etc.

CARTA 1: Fecha: 12-01-2007

Tecnptrom informa a sus clientes de la liquidación de 500 pantallas planas de ordenador

modelo LS67 a un precio de 670 euros. Las pantallas son de última generación y la oferta

estará en vigor hasta el 15 de febrero. Firma: Luis Pérez, director de ventas.

CARTA 2: Fecha: 18-01-2007

Pilar Arroyo, directora de compras de Ofimatic, está interesada en la oferta y se pone en

contacto con Luis Pérez, director de ventas de Tecnoprom, para recabar información sobre la

oferta que le ha llegado.

Necesita saber, no sólo las características técnicas del producto, sino la forma de pago, por

quién correrán los gastos de transporte y embalaje y si hay algún descuento por pronto pago y

por realizar un pedido superior a 25 pantallas.

CARTA 3: Fecha: 23-01-2007

Luis Pérez agradece el interés de Ofimatic y le envía los catálogos correspondientes a las

pantallas, en los que se recogen todos los datos concernientes al producto.

En cuanto a los descuentos, lamenta no poder aplicarlos a este artículo, ya que el precio está

muy ajustado.

Ahora bien, tanto los embalajes como el transporte correrán a cargo de Tecnoprom, y en

cuanto a la forma de pago puede ser a 60 ó 90 días.

CARTA 4: Fecha: 06-02-2007

Pilar Arroyo, realiza el siguiente pedido:

o Mercancía: pantalla plana de ordenador modelo LS67.

o Cantidad: 34.

o Precio unidad: 670 €.

o Fecha de entrega: 16-02-2007.


…………………………………………… -30- ………………………………………………

o Domicilio de entrega: Calle Real, 54 – 21033 Huelva.

o Forma de pago: 90 días.

o Transporte y embalaje: a cuenta de Tecnoprom.

CARTA 5: Fecha: 10-02-2007

Luis Pérez, conforme con el pedido, envía acuse de recibo.

CARTA 6: Fecha: 17-02-2007

Pilar Arroyo, después de comprobar la mercancía recibida, se pone en contacto con Luis

Pérez para informarle de que el pedido ha llegado en la fecha indicada, pero que tres pantallas

están rayadas.

Propone quedarse con ellas a un precio de 400 € o que le sean cambiadas por otras tres en

perfectas condiciones. En este caso, los cargos de transporte también irían por cuenta de

Tecnoprom.

CARTA 7: Fecha: 20-02-2007

Luis Pérez pide disculpas por lo ocurrido y opta por cambiar inmediatamente la mercancía

defectuosa.

CARTA 8: Fecha: 24-02-2007

Pilar Arroyo informa de que la mercancía ha sido entregada correctamente.

CARTA 9: Fecha: 03-03-2007. Factura: tendrá el número 123-A y fecha 1-03-07.

Tecnoprom envía la factura correspondiente a Ofimatic y una letra

de cambio para que sea aceptada. Debes calcular el importe de la

factura antes de hacer la carta. La factura la haces en una hoja

aparte, con el asistente para facturas.

CARTA 10: Fecha: 16-03-2007

El departamento de contabilidad de Ofimatic da su conformidad a la factura y acepta la letra,

que envía firmada a Tecnoprom. Luis Gómez es el Jefe del Departamento de contabilidad.

CARTA 11: Fecha: 13-04-2007

La dirección de Recursos Humanos de Ofimatic remite una circular a los empleados de

ventas, informándoles de que los agentes comerciales que hayan llegado al 65% de sus

objetivos de ventas en el mes de mayo serán recompensados con una pantalla plana de

ordenador LS67. Martina Suárez es la directora de Recursos Humanos.

8. Escribe correctamente las oraciones que sean incoherentes:

Lamentamos informarle que su carta es impecable.

Nos es grato comunicarle que no abonaremos su factura nº 321.

Queremos expresarle nuestras excusas por haberle enviado el pedido en la fecha indicada.

Estamos satisfechos con las anomalías que hemos detectado en nuestro pedido.

cartas comerciales

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