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Universidad Autónoma del Estado de México Secretaría de Administración Dirección de Recursos Financieros
Departamento de Bienes Patrimoniales La Universidad Pública Constituye el Futuro
Programa de Actualización de Inventarios
de Bienes Muebles de la UAEM 2009A
Universidad Autónoma del Estado de México Secretaría de Administración Dirección de Recursos Financieros
Departamento de Bienes Patrimoniales La Universidad Pública Constituye el Futuro
CONTENIDO ??Antecedentes.
??Objetivo.
??Normatividad.
??Actualización del Inventario de las Dependencias Administrativas y
Académicas, Organismos Académicos y Centros Universitarios.
??Horarios de entrega de Resguardos Personalizados.
??Informes y dudas.
??Guía para la utilización del sistema BaaN para la actualización del inventario
de bienes muebles.
??Fechas para la actualización de inventario de bienes muebles 2009A.
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Departamento de Bienes Patrimoniales La Universidad Pública Constituye el Futuro
ANTECEDENTES
La administración universitaria busca permanentemente ser eficaz y dar respuesta
oportuna a los requerimientos de su comunidad, para lo cual contamos con un
sistema sustentado en la certificación de procesos, bajo normas internacionales de
calidad. Como ya está señalado, nuestro objetivo es no sólo mantenernos como la
Máxima Casa de Estudios en el Estado de México, sino alcanzar los mejores
niveles entre las universidades públicas del país.
El Programa de Actualización del Inventario de Bienes Muebles como un proyecto
institucional permite mantener un control en cuanto a la ubicación e identificación
del responsable de cada uno de los bienes muebles de la Institución, este proceso
tiene dos etapas durante el año, es decir la actualización se realiza cada 6 meses,
período en el cual la comunidad universitaria participa activamente y concluye con
la entrega de resguardos personalizados. Este proceso es avalado por el despacho
de auditoria externa, quien verifica físicamente el adecuado cumplimiento.
Por ello, la importancia de cumplir en tiempo y forma con el Programa de
Actualización del Inventario de Bienes Muebles.
El reto del desarrollo de la Universidad es de todos. Nadie puede ni debe quedar
excluido de la oportunidad y responsabilidad de construir el futuro institucional que
nos determinará como comunidad.
OBJETIVO
Realizar las acciones necesarias para la regulación, actualización y control
personalizado del patrimonio universitario, mediante la participación de la
comunidad universitaria.
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NORMATIVIDAD
La Ley de la Universidad Autónoma del Estado de México establece en el Título
Quinto, artículo 35, lo siguiente: “El patrimonio de la Universidad está destinado al
cumplimiento de su objetivo y fines, sin otra limitante que lo previsto en esta Ley. Es
deber de la Universidad su preservación, administración e incremento, sin otra
limitación que la naturaleza de los bienes, el régimen jurídico que les es aplicable y
la observancia de la reglamentación universitaria expedida para tal efecto. El
patrimonio de la Universidad se constituye con el conjunto de bienes, ingresos,
derechos y obligaciones con que actualmente cuenta, y todo aquello que se integre
bajo cualquier título”.
En el artículo 36, párrafo I, se menciona que: “El patrimonio universitario, conforme
al destino que se le asigne, se integra por bienes al uso o servicio de la Universidad,
que son aquellos directamente afectados a la realización de los servicios docentes,
de investigación, extensión y administración universitaria, además de los que, por
su naturaleza o destino, coadyuven en la realización del objeto y fines de la
Institución”. El artículo 38 de la misma Ley establece que: “Corresponde al Consejo
Universitario normar, dictaminar y opinar sobre la presupuestación y control del
gasto universitario y al Rector, garantizar su buena administración, ejecución y
evaluación.
El Plan Rector de Desarrollo Institucional 2005-2009 valioso instrumento
estratégico, es resultado de un amplio ejercicio de consulta y de planeación
participativa, lo que ha permitido sintetizar nuestra realidad institucional e imagen de
futuro, y proponer un esquema de trabajo colectivo que sirva de puente de progreso
entre nuestro presente y nuestro porvenir. Para tal efecto, en el proyecto 5.1.
Administración Moderna y Sensible; en la estrategia 5.1.7. que contempla la
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necesidad de mantener actualizado el patrimonio de la U.A.E.M. y como meta
actualizar dos veces al año el inventario de bienes muebles.
El Rector informará anualmente al Consejo Universitario sobre el estado que guarda
la administración del patrimonio de la Institución, y dará cuenta del manejo,
aplicación y evaluación del gasto universitario autorizado. Presentará ante dicho
órgano la información financiera que determine la reglamentación aplicable, así
como los resultados de una auditoria externa anual”. Finalmente, el artículo 39
determina que: “La Contraloría Universitaria es el órgano auxiliar del Rector en el
ejercicio de sus facultades y obligaciones en materia de conservación , control y
vigilancia patrimonial, presupuestal y administrativa. El estatuto universitario y
reglamentación aplicable establecerán la naturaleza de su actuación, normas de
organización y funcionamiento e instancias necesarias para alcanzar su finalidad.
Atenderá entre otras funciones, lo necesario en materia de inventarios y resguardo.”
ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES EN LA UAEM
Los universitarios conocemos el trabajo efectuado durante el semestre anterior, que
nos ha permitido actualizar el inventario de bienes muebles de todas las
dependencias académicas y administrativas de nuestra universidad. La
participación ha sido punto clave en el desarrollo del Programa de Actualización del
Inventario de Bienes Muebles de la UAEM, ya que al compartir la responsabilidad
con el Departamento de Bienes Patrimoniales, se agiliza el desarrollo del trabajo.
La actualización del primer semestre del 2009, inicia el día 17 de marzo y termina el
30 de abril. Se deberá verificar al cien por ciento todos los movimientos de
inventario: altas, bajas, asignaciones, características, cambios de responsable,
cambio de área y entrega de resguardos en su totalidad. Es importante mencionar
que se deberán describir de la forma más detallada posible las características del
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bien ya que de esta forma podremos obtener el cálculo más confiable del valor de
este, lo que nos permitirá reflejarlo en las cifras del activo de una manera confiable
en los Estados Financieros y finalmente emitir un formato de resgua rdo
personalizado, en el cual las características del bien así como su control deberá ser
totalmente detallado.
Todas las dudas y comentarios, así como el apoyo técnico será atendido por el
Departamento de Bienes Patrimoniales, se recomienda que exista estrecha
comunicación con la finalidad de agilizar el proceso de actualización y dar
cumplimiento a los plazos establecidos.
Para la entrega de formatos de resguardos personalizados es conveniente aclarar
que no serán aceptados aquellos que contengan tachaduras y/o enmendaduras.
Asimismo todos los resguardos para el Departamento de Bienes Patrimoniales,
deberán ser firmados (en original) por el titular de la Dependencia, con el sello
correspondiente.
PROGRAMA DE ACTUALIZACIÓN 2009A
Actualización del Inventario Físico de Bienes Muebles consiste en verificar todos los
bienes que se encuentran asignados a cada espacio universitario, preferentemente
de manera personal (por asignación) e informando al responsable del inventario las
altas, bajas y cambios, para la corrección en el sistema y la inmediata emisión de
los resguardos personalizados.
Asimismo, se ha incorporado la información referente al Parque Vehicular, para
consulta de los Espacios Universitarios que cuenten con este tipo de activos, será
importante verificar la información contenida de cada unidad, en caso de existir
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diferencias o comentarios se recomienda elaborar escrito dirigido al Departamento
de Bienes Patrimoniales para su inmediata corrección o incorporación.
Procedimiento de actualización del inventario físico de bienes patrimoniales: ??Las Dependencias Académicas y Administrativas, por medio de la persona
responsable del inventario verifica que no existan bienes pendientes de
asignar.
??La persona responsable del inventario imprime los resguardos
personalizados.
??El responsable del Inventario entrega los resguardos a su personal de forma
individual, quienes revisan: marca, modelo, serie y características, modifican
o aceptan las generales de los bienes.
??El personal de intendencia no debe ser responsable de los artículos de uso
común, su resguardo deberá incluir únicamente los bienes que utiliza en su
trabajo.
??En el caso de los artículos de uso común deberán ser incluidos en el
resguardo del Subdirector Administrativo.
??El personal regresa los formatos de resguardo con o sin modificaciones, al
responsable del inventario.
??El responsable del inventario realiza un muestreo de verificación de los
cambios solicitados.
??El responsable realizará las modificaciones detectadas, la marca, modelo,
serie y características.
??El responsable del Inventario genera e imprime formato de resguardo para
recabar firmas y entrega original y copias a las diferentes instancias, como a
continuación se detalla:
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CENTRO DE COSTOS COLOR FORMATO Departamento de Bienes Patrimoniales Original (color blanco) Contraloría UAEM Copia Azul Responsable (servidor universitario) Copia Rosa Espacios Universitarios Copia Amarilla
Posterior al proceso de actualización, la Dirección de Recursos Financieros
conjuntamente con la Contra loría Universitaria y el Despacho de Auditoria Externa,
realizarán una verificación aleatoria del inventario en los centros de costo.
Para realizar las verificaciones, se solicita atentamente que el responsable del
Inventario de la Dependencia seleccionada participe durante todo el proceso de
revisión, ya que se levantará acta de trabajo en donde se registrarán las
observaciones y comentarios derivados de la misma.
En las revisiones realizadas por el Despacho de Auditoria Externa que presenten
anomalías, se emitirán sugerencias y observaciones, dichas observaciones deberán
ser solventadas a la brevedad posible.
El resultado de este trabajo será informado al titular de cada dependencia y
organismo académico. En el caso de que por algún motivo existan compras directas
por adquisición de activo, es responsabilidad del Subdirector Administrativo cumplir
con la etiquetación de dichos bienes de manera inmediata para evitar anomalías en
el control.
HORARIO DE ENTREGA DE RESGUARDOS
El horario de recepción de resguardos será de 9:00 a 15:00 y de 17:00 a 20:00 hrs
en el Departamento de Bienes Patrimoniales.
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INFORMES Y DUDAS
Departamento de Bienes Patrimoniales
Teléfono 2 26 11 61
ATENCIÓN:
L.A.P. A. Juan Muciño Gutiérrez
Ext. 2007
L.A. Patricio Acosta Acosta
Ext. 2009
GUÍA PARA LA UTILIZACIÓN DEL SISTEMA BAAN PARA LA ACTUALIZACIÓN
DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES.
1. Catálogo de Áreas
Para poder ver el catalogo de áreas damos doble clic a la sesión que lleva el mismo
nombre, y nos aparece la siguiente pantalla:
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En esta pantalla nos aparecerán las áreas que ya tenemos dadas de alta en el
sistema. El catálogo está compuesto por dos campos uno es la clave del área y otro
con la descripción.
La clave del área está compuesta por la clave de nuestro Centro de Costos y
tres dígitos mas, estos tres dígitos son un numero consecutivo y hacen que
nuestra clave sea única.
1.1 Alta de áreas Para dar de alta una nueva área, tenemos que ver primero cuál es la última
clave que ya tenemos para que nosotros demos el número consecutivo.
Daremos clic en la hojita en blanco que aparece en la parte superior izquierda;
nos aparecerá un nuevo registro y nos propone una clave, pero esa clave ya
existe, al último registro que tenemos le agregaremos uno y esa será nuestra
clave de la nueva área (sin olvidarnos que primero va nuestra clave del Centro
de Costos y después tres dígitos).
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Ya que tenemos nuestra clave le daremos la descripción que deseamos. Ya que le
dimos los dos datos le damos clic al botón de guardar (Imagen del disquete azul
que aparece a un lado del icono de la impresora en la parte superior izquierda).
1.2 Modificación de áreas
Debemos de seleccionar el registro que queremos modificar dándole doble clic a la
descripción, (sólo podemos modificar la descripción, la clave no se puede modificar)
y borramos el dato ya existente, escribimos la nueva descripción y le damos clic al
botón de guardar.
1.3 Eliminación de áreas
Seleccionaremos el registro que vamos a eliminar (antes de hacer esto debemos de
estar seguros que no tenemos ningún bien con esta área) y le damos un clic al
botón de eliminar registro (icono de tache que está en la parte superior izquierda).
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2. Listar Bienes por Centro de Costos
Esta sesión es para imprimir un reporte de todos los bienes de un centro de costos
o de un solo responsable.
Nos aparece la pantalla que se muestra enseguida:
Si queremos imprimir todos los bienes llenaremos solo los datos de Código de
Grupo de Activos y Unidad Responsable como nos lo indica la imagen anterior.
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Código de Grupo de Activos:
1 = Bienes Muebles 2 = Vehículos
3. Activos Fijos
En esta pantalla veremos todos los bienes de nuestro centro de costos con toda su
información, para poder ver el detalle de uno de ellos lo seleccionamos y le damos
doble clic como se ve en la imagen siguiente:
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3.1 Asignación bien-responsable Si queremos asignarle un bien a una persona seleccionaremos primero el bien y
entraremos a la pestaña de anexos y buscaremos el campo llamado “Responsable”,
daremos clic al triangulo negro que aparece enfrente de este campo; nos aparecerá
una pantalla con el catalogo de empleados, buscaremos al que le queremos asignar
el bien, lo seleccionamos y le damos ACEPTAR.
3.2 Asignación bien área Cuando queremos asignar un bien a un área abrimos el catálogo de áreas (clic en el
triangulo negro que está a un lado del campo ÁREA), seleccionamos un registro y le
damos ACEPTAR.
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3.3 Cambio de condición de un activo En este campo podremos cambiar la condición de un activo eligiendo alguna de las
opciones como nos lo muestra la imagen siguiente:
Cuando se haya actualizado el área, responsable y condición guardamos todos los
cambios de nuestro activo.
3.4 Asignaciones bien-responsable área responsable en volumen Para actualizar en área y / o responsable primero tenemos que seleccionar uno o varios
activos (para seleccionar varios activos salteados presionamos la tecla CONTROL y los
marcamos) ya que los tenemos seleccionados entramos al menú ESPECIFICAS y
seleccionamos la opción ASIGNAR ÁREA Y RESPONSABLE como lo muestra la
siguiente imagen:
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Nos aparecerá una pantalla en donde debemos de elegir el responsable y / o área
abriendo su respectivo catalogo con el triangulito negro, buscamos el registro que
queremos y lo seleccionamos, le damos aceptar y nos mandará su clave
correspondiente, le damos ACEPTAR para que nos guarde los cambios.
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4. Generación de resguardos Estando dentro del sistema Baan seguiremos a la siguiente ruta:
Nos aparecerá la siguiente pantalla :
En esta sesión indicaremos el tipo de resguardo que queremos generar (1 =bienes
muebles, 2=Vehículos), la clave del centro de costos al que pertenecemos y para el
responsable, se podrán imprimir uno a la vez o todos simultáneamente; una vez que
ya indicamos estos datos le damos click en el botón LISTAR.
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Una vez que dimos click al botón listar, en caso de que tengamos bienes pendientes
por asignar responsable o área nos mandará un mensaje como lo muestra la siguiente
pantalla:
Después de que le damos click al botón ACEPTAR nos aparecerá un reporte de los
bienes pendientes por asignar, a continuación se muestra un ejemplo del reporte que
nos aparecerá:
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Enseguida de asignar todos los bienes pendientes de área y responsable,
repetiremos el proceso de “listar resguardos” y nos generara los resguardos
personalizados. Para imprimir solo basta dar clic en el icono de la imagen de la
impresora:
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Fechas de actualización de inventarios 2009A
Actividad
Marzo (Días)
Abril (Días)
Publicación del instructivo
17 y 18
Inicio del programa 17 y 18
Actualización del inventario Del 18 al 31 01 al 15
Entrega de resguardos personalizados
Del 16 al 30
Fin del programa de actualización
30
FIN DEL PROCESO