capitulo iv propuesta de soluciÓn 1....
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CAPITULO IV
PROPUESTA DE SOLUCIÓN
1. Generalidades
Como parte del desarrollo de las actividades fundamentales de la Dirección de
Recursos Humanos de la Universidad Francisco Gavidia, se encuentran los procesos
de reclutamiento, selección, inducción y evaluación del desempeño del personal
administrativo.
• El reclutamiento y la selección de personal forma parte de una de las tareas
más importantes de la organización, ya que de su buena gestión dependerá la
contratación de personal idóneo para llenar los puestos que la universidad
necesite cubrir.
• La inducción de personal es la etapa en la cual el empleador y empleado
interactúan por primera vez, con el afán de que haya una buena adaptación
del empleado con el puesto de trabajo.
• La evaluación del desempeño laboral constituye un pilar para la toma de
decisiones de la dirección; además es un requisito que anualmente debe
cumplirse en el marco del sistema de Gestión de Calidad.
Como respuesta a la optimización de los procesos antes descritos, se considera
necesario el desarrollo de un sistema informático que facilite las operaciones que
actualmente funcionan de manera manual.
2. Objetivos de la propuesta
Objetivo General:
Desarrollar un Sistema en línea que sirva de apoyo para los procesos de
reclutamiento, selección, inducción y evaluación del desempeño laboral del personal
administrativo de la Universidad Francisco Gavidia a fin de reducir los tiempos de
obtención de resultados.
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Objetivos Específicos
• Facilitar el proceso de evaluación en términos de accesibilidad y tiempo para
el desarrollo de la misma.
• Proveer a la dirección de cuadros estadísticos que faciliten la toma de
decisiones.
• Facilitar el análisis de los resultados de las evaluaciones por medio de
gráficos.
3. Justificación de la propuesta
La Dirección de Recursos Humanos no cuenta con ningún sistema informático que
agilice la obtención de información de cada proceso y que a su vez permita mantener
la integración entre un proceso y otro. Cada uno de estos se realizan en forma
manual apoyándose de instrumentos y herramientas tales como formularios
impresos, hojas de cálculo (Excel) y procesadores de texto (Word) lo cual requiere
que se invierta más tiempo para el procesamiento, análisis y presentación de la
información, por ejemplo:
• La requisición de personal cuyo formulario es llenado de forma manual por el
jefe de la unidad solicitante.
• La selección de la terna de candidatos para cumplir con la requisición de
personal, se realiza a través de la consulta de expedientes que se encuentran
almacenados físicamente.
• La ejecución del procedimiento actual del proceso de selección, requiere
involucrar a diferentes personas, en la búsqueda, traslado, análisis de
expedientes, selección de la terna y autorización de la contratación. Con el
proceso manual actual tiende a perderse la confidencialidad de la información.
• La evaluación de inducción del nuevo personal, se realiza a través del llenado
de un formulario. La obtención de los resultados de éste, significa realizar
cálculos y análisis por cada formulario, para determinar si se debe reforzar o
no todo el proceso.
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• El llenado de los formularios de evaluación del desempeño es realizado de
forma manual, lo cual significa inversión de un tiempo considerable y se corre
el riesgo que se dejen con inconsistencias en sus datos.
• La evaluación del desempeño laboral requiere actualmente de un tiempo
aproximado de un mes para la obtención de resultados.
Por lo antes mencionado es imperante la necesidad de un sistema mecanizado e
integrado que facilite cada una de las acciones para todos los usuarios involucrados
y valide los procesos en cada una de sus facetas.
4. Beneficios del sistema propuesto
Debido a lo anteriormente expuesto, al hacer uso de la tecnología, es decir,
mecanizando estos procesos básicamente se obtienen los siguientes beneficios:
1. Disminución considerable en los tiempos de respuesta, según se muestra en
las siguientes tablas:
Procesos: Reclutamiento y Selección de Personal.
Tiempo empleado actualmente: 1 mes+ 3 semanas+ 9 días y 5 min.
Tiempo proyectado con el uso del sistema: 1 mes+ 3 horas +3 días
Tiempo disminuido: más de 2 semanas
Actividades Tiempo
proyectado
Recepción, clasificación y almacenamiento de
Curriculum Vitae
1 hora
Llenar el formulario de requisición de personal 3 minutos
Remisión de formulario de requisición de personal 5 minutos
Revisión de la requisición y aprobación 10 minutos
Selección de terna 30 minutos
Remisión de terna al jefe de unidad 2 minutos
Selección de la persona para el puesto 5 minutos
Convocatoria del candidato al puesto 1 día
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Evaluación técnica del seleccionado 1 día
investigación de referencias 1 día
Autorización del rector 1 hora
Periodo de prueba del nuevo empleado 1 mes
Cuestionario de evaluación del nuevo empleado
5 minutos
Total tiempo proyectado en actividades 1 mes+
3 horas+,
3 días
Procesos: Inducción
Tiempo empleado actualmente: 3 días + 2 horas y 15 minutos
Tiempo proyectado con el uso del sistema: 2 horas y 7 minutos
Tiempo disminuido: aproximadamente 2 días .
Actividades Tiempo
proyectado
Bienvenida a empleado
Transmitir aspectos importantes de la institución
Inducción al sistema de calidad
2 horas
Evaluación de la eficacia del proceso de inducción 2 minutos
Obtención de resultados 5 minutos
Total tiempo proyectado en actividades 2 horas y 7
minutos
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Proceso: Evaluación del desempeño.
Tiempo empleado actualmente: 1 mes+ 1 semana + 2 días y ½ hora
Tiempo proyectado con el uso del sistema: 1 días y 3 horas con 45 minutos
Tiempo disminuido: más de 3 semanas
Actividades Tiempo
Proyectado
Convocatoria de Evaluadores. 1 día
Capacitación de evaluadores. ½ hora
Distribución del instrumento de evaluación. 1 hora
Aplicación del cuestionario de evaluación.
Recolección del instrumento completo por RH.
15 minutos
Elaboración de informes de los resultados en
Excel.
2 horas
Total tiempo proyectado en actividades 1 día + 3 horas y
45 minutos
2. Integración de los procesos.
3. Confidencialidad de los datos.
4. Información disponible las 24 horas (Compatible con Internet)
5. Facilidad para realizar las operaciones (Interfaz grafica y amigable).
6. Facilitar la búsqueda de los perfiles de puesto, que se adecuan a los
requerimientos de plazas vacantes, gestionadas por las jefaturas de la UFG.
7. Capacidad de realizar la evaluación del proceso de inducción en línea.
8. Flexibilidad en la construcción de formularios de evaluación del desempeño,
de acuerdo a la necesidad de la Dirección de Recursos Humanos.
9. La posibilidad de utilizar uno o cuatro formularios de evaluación del
desempeño a la vez, de acuerdo al tipo de evaluador (el jefe, el par, el cliente
y el autoevaluado). Esto será dependiendo del criterio adoptado por la
Dirección de Recursos Humanos.
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5. Alcance y Limitaciones de la propuesta
Alcance Se diseñará un sistema en línea en ambiente Web, para apoyar los siguientes
procesos de la Dirección de Recursos Humanos de la Universidad Francisco Gavidia:
Reclutamiento, selección, inducción y evaluación del desempeño del personal
administrativo.
1. Al sistema tendrán acceso todos los usuarios que intervengan en los procesos
antes mencionados y que sean designados por la Dirección de Recursos
Humanos.
2. El sistema contará con un módulo de seguridad para el acceso de la
información de acuerdo a los niveles de autorización definidos por el
administrador del sistema.
3. Se realizaran pruebas con datos ficticios para efectos de dar a conocer la
funcionalidad del sistema a la Dirección de Recursos Humanos.
4. La implementación del sistema dependerá de la gestión de la Dirección de
Recursos Humanos.
5. El sistema será capaz de generar los principales formularios que actualmente
se utilizan en la gestión de la Dirección de Recursos Humanos.(Ver Anexos
del VI al XIII)
6. El sistema proporcionará un modulo con el enfoque de evaluación del
desempeño 360°, permitiendo que los formularios pue dan ser modificados de
acuerdo a los criterios definidos por la dirección de Recursos Humanos,
también posibilitará la utilización de más de un formulario para que el jefe, el
par, el cliente y la autoevaluación.
7. Adicionalmente podrán generarse reportes como detalle de personas
evaluadas con su respectiva calificación, hoja de evaluación, detalle de
personal por tipo de evaluación, estadística de categorías por unidad
organizativa, estadística por cargo funcional, entre otros.
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8. Para una mayor comprensión del sistema se ha elaborado un Manual de
usuario y adicionalmente en el sistema se incluyen vídeos que muestran la
funcionalidad del mismo.
Limitaciones
1. El sistema no funcionará en sistemas operativos como Linux, Unix, DOS,
MAC.
2. El sistema no estará orientado a ser un tutor multimedia.
3. Para una optima resolución se recomienda utilizar como navegador Web a
Mozilla FireFox
6. Modelo de Desarrollo
En el desarrollo de software existen una serie de categorías o clasificaciones según
la aplicación que se le da al sistema.
Para el presente trabajo se utilizará el modelo DRA1, Diseño rápido de
aplicaciones presentado en la Figura II-7. Etapas del modelo DRA (Capítulo II)
Donde se puede lograr construir un “sistema completamente funcional” en un periodo
corto.
Este modelo ejecuta las fases del ciclo de vida de desarrollo del sistema donde el
proyecto es desarrollado hasta la etapa 6 quedando la etapa 7 bajo la gestión de la
Dirección de Recursos Humanos. Ver Figura II-6. Ciclo de vida del sistema
(capítulo II)
7. Definición del problema
La Dirección de Recursos Humanos de la UFG no posee un sistema informático que
sirva de apoyo para el desarrollo de procesos como: Reclutamiento, selección,
inducción y evaluación del desempeño laboral.
1 Modelo de procesos de software incremental que resalta un ciclo de desarrollo corto, es una adaptación a alta velocidad del modelo en cascada en el que se logra un desarrollo rápido mediante un enfoque de construcción basado en componentes.
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El procesamiento, mantenimiento y almacenamiento de los datos se lleva a cabo
mediante herramientas como procesadores de texto, hojas de cálculo y formularios
impresos, volviéndose el análisis y presentación de la información más lento e
inseguro en el almacenamiento, debido a que se requiere más tiempo y esfuerzo en
la obtención de resultados.
8. Diagrama de Causa Efecto
La Tabla IV-1 muestra la aplicación del diagrama para diagnosticar las diferentes
causas que originan los principales problemas proponiendo una solución a ellos, en
el desarrollo del sistema de información, objeto de este estudio.
Problema
Causa Efecto Solución
Falta de control en
los documentos
archivados
relacionados con las
requisiciones de
personal.
El proceso se
realiza de forma
manual.
Demora en la
atención de las
requisiciones de
personal.
Diseñar un sistema que
incluya un módulo de
Control de Requisiciones
de Personal.
Se vuelve difícil la
identificación de
personal que sea
idóneo para cubrir un
puesto.
La bolsa de
trabajo se
controla mediante
carpetas
manuales.
Se requerirá más
tiempo para tener
la terna de
candidatos
disponibles para
cubrir el puesto.
Crear una bolsa de
trabajo que se administre
de manera mecánica a
través del sistema
informático.
El procesamiento de
la información y la
obtención de
No existe una
herramienta que
agilice el proceso
Se requerirá mayor
tiempo para el
ingreso de la
Crear un sistema que
agilice el procesamiento
de los datos y la
Tabla IV-1 Diagrama Causa y efecto
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Problema
Causa Efecto Solución
resultados de la
evaluación del
proceso de inducción
no son inmediatos.
de los datos
debido a que se
procesa de
manera manual.
información
obtenida de las
evaluaciones y
mayor esfuerzo
para obtener
reportes que
satisfagan
necesidades.
obtención de resultados.
El cuestionario que
se aplica para
evaluar el
desempeño laboral
es el mismo para
cada uno de los
entes que participan
en el proceso de
evaluación.
Sólo existe un
tipo de
cuestionario para
evaluar el
desempeño
laboral.
Debido a que se
aplica el mismo
formulario para
evaluar a todo el
personal, no se
alcanzan los
objetivos de la
evaluación 360°
Diseñar un sistema
abierto para cambiar el
tipo de cuestionario según
la categoría del ente
evaluador.
El procesamiento de
la información y la
obtención de
resultados de la
evaluación del
desempeño no son
inmediatos.
No existe una
herramienta que
agilice el proceso
de los datos
debido a que se
procesa de
manera manual y
por una sola
persona.
Se requerirá mayor
tiempo para el
ingreso de la
información
obtenida de las
evaluaciones y
mayor esfuerzo
para obtener
reportes que
satisfagan
necesidades.
Crear un sistema que
agilice el procesamiento
de los datos y la
obtención de resultados y
apoyar con recurso
humano la labor
administrativa.
Tabla IV-1 Diagrama Causa y efecto
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En la construcción del diagrama del proyecto en estudio se ha basado en las 4 M
(recomendado por expertos en el rubro); esto se refiere al análisis de las cuatro
áreas principales dentro de una organización: Métodos, Maquinaria, Mano de obra y
Materiales, en la Figura IV-1 se representan: Usuarios (mano de obra), Métodos,
Material y Equipo (Maquinaria).
8.1 ANÁLISIS DEL DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO.
El problema planteado en el estudio es “demora en la obtención de resultados”, está
de acuerdo a la investigación realizada y considerando los principales procesos de la
Dirección de Recursos Humanos.
Este problema principal se deriva de los escenarios que se dan en las cuatro áreas
analizadas en la Figura IV-1 .
1. Usuarios: se percibe que existe como ramificación al problema el empleo de
mayor tiempo y esfuerzo por parte de los usuarios para realizar tareas, así
Demora en la obtención de resultados y alcance de objetivos
Materiales
Equipo
Subutilización de equipo.
Exposición de información confidencial
Falta de Personal
Falta de Herramientas de apoyo a procesos.
Usuarios
Procesos manuales
Mayor esfuerzo en la realización de los procesos
Métodos
Figura IV- 1 Grafica Espina de pescado
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como también existe falta de capacitaciones a los entes que participan en el
proceso, tal es el caso de la evaluación del desempeño donde se involucran
entes internos y ajenos a la organización pero que se relacionan con ciertos
procesos y es necesario conocer cuál es su percepción de servicios brindados
por parte de la organización.
2. Métodos: Los métodos actuales que se emplean son considerados otra
fluctuación hacia el problema principal ya que impiden agilizar procesos
porque se desarrollan de forma manual, no permitiendo organización y acceso
inmediato a la información como la bolsa de trabajo, resultados en
evaluaciones, cambio en formularios y otros factores que contribuyen a
obtener resultados tardíos.
3. Equipo: se considera que el uso de equipo dentro de la organización es
subutilizado ya que se cuenta con la cantidad de recurso idóneo para
administrar un sistema que facilitara los procesos.
4. Material: Las fluctuaciones en el material que genera el problema principal
rastreado es que dentro de la organización se carece de herramientas de
apoyo a procesos como un sistema informático que facilite procesos, los
formularios son otro factor que puede devolver resultados incongruentes ya
que la cantidad de formularios para procesos como la evaluación es muy poca
y no se utiliza un cuestionario acorde a la posición de la persona a participar
en la evaluación.
9. DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS
Los procesos manuales que la Dirección de Recursos Humanos de la UFG realiza
para el Reclutamiento, selección, contratación, inducción y evaluación del
desempeño laboral del personal administrativo generan mayor inversión de tiempo y
esfuerzo para la generación de resultados que se adecuen a las necesidades de la
institución. Cada uno de ellos es trabajado de forma independiente, lo cual hace más
lenta la generación de información, cuando es requerida.
La evaluación del desempeño del personal Administrativo que labora en la UFG es
crucial para el mejoramiento continuo de la calidad de los servicios que se prestan
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como institución, para lo cual se necesita de un procedimiento más amigable, ágil,
confiable y eficiente en el procesamiento de los datos y obtención de resultados;
conociendo así anualmente el estándar del desempeño del Recurso Humano para
reforzarlo en todas sus áreas.
Esta etapa en la que se define el requerimiento se inició en la investigación y
entrevistas con los encargados de los procesos de la Dirección de Recursos
Humanos presentadas en el Capítulo III, cuyo requerimiento esta abalado por el
director de Recursos humanos, según documento. (Anexo XVII)
Necesidades
• Controlar con mayor rapidez los requerimientos sobre necesidades de
personal que surgen a raíz del crecimiento constante tanto en su estructura
física como cambio tecnológico de la UFG.
• Manejo de la bolsa de trabajo que contenga los elementos necesarios para
hacer una preselección y selección de personal, y así cubrir los puestos que
se requieren en un momento determinado. Al mismo tiempo que el control de
seguimiento del proceso de selección que facilite la obtención de resultados.
• Control sistematizado sobre la evaluación del proceso de inducción del
personal recién contratado para desempeñarse en el puesto asignado.
• Facilidad para el procesamiento de los formularios de la evaluación del
desempeño. Una vez recopilado y procesado el cuestionario de evaluación
del desempeño laboral del personal administrativo, se requiere la generación
de reportes detallados y datos estadísticos.
10. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
10.1 Factibilidad Técnica
En la organización se cuenta con el hardware y las instalaciones de red capaz de
administrar los datos requeridos y generados por el nuevo sistema.
El sistema estará en un ambiente seguro, amigable, flexible a cambios que estén
bajo la misma metodología de su creación y fines, los datos que ingresen al sistema
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estarán debidamente validados; aunque no se garantiza que la información
ingresada sea objetiva de acuerdo al sentido común de cada usuario. La seguridad
se controla incluyendo en el sistema una jerarquía de permisos de acuerdo al rol o
posición que tenga cada usuario en la organización la que podrá ser modificada sólo
por el administrador del sistema; teniendo en cuenta que podría utilizarse como
servidor el equipo de la Dirección de Recursos Humanos el cual posee una
capacidad de almacenamiento en disco de 40 GB, 256 GHZ de memoria RAM y un
microprocesador Pentium IV o bien instalarse en la Unidad de CDSOFT de la
Universidad, esto depende de la Gestión que realice la Dirección de Recursos
Humanos para su instalación local o en internet.
El objetivo que se cumple en el diseño del proyecto es la satisfacción de las
necesidades para las que se elabora el sistema de acuerdo a los requerimientos
fijados; es por ello que se concluye con la afirmación de que existe toda la factibilidad
técnica para implementar el nuevo sistema.
10.2 Factibilidad Financiera y Económica
En las diferentes unidades de la organización ya existen computadoras conectadas a
una red de tipo local (Intranet) que es utilizada por los usuarios para comunicarse o
compartir algunos archivos. Esta ventaja se aprovechará para que el sistema pueda
funcionar y ser utilizado en las demás unidades además de Recursos humanos. La
plataforma sobre la que trabajan los equipos es Windows XP Profesional, la misma
sobre la cual se instalará el sistema; por lo tanto, la organización no incurrirá en
gastos adicionales en cuanto a software y hardware.
Licencias:
Debido a que el desarrollo de la base de datos será en MySQL, un software gratuito
y de libre distribución, se reducirán costos en la adquisición de licencias para el
desarrollo del sistema.
El sistema operativo y browser de internet deben tener sus propias licencias validas y
legales.
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Tabla IV-2 Coeficiente de la jerarquía del modelo COCOMO
10.2.1 Estimación de tiempo, costo y esfuerzo en el desarrollo del
sistema de recursos humanos
Se ha utilizado el Modelo Constructivo de Costos (Constructive Cost Model o
COCOMO).
En la TablaIV.2 se muestran los coeficientes para los diferentes modos jerárquicos.
Se aplicó el modelo básico orgánico por la complejidad del sistema que se considera
posee menos de 50,000 líneas de código.
Formulas para calcular el tiempo, costo y esfuerzo.
Estimación del esfuerzo de desarrollo. E = aiSbi m(X)
Estimación del tiempo. td = 2.5 Km0.38
Productividad en personas/mes = PR=S/E
Personas promedio/mes= PP= E/tiempo
Donde:
• S el número de miles de líneas de código fuente
• M(X) es un multiplicador que depende de 15 atributos
• En la siguiente tabla se muestran los coeficientes para los diferentes modos
APLICACIÓN DE LAS FORMULAS.
Básico orgánico
ai = 2.4
n° estimado de líneas de código= 6000
Básico Intermedio
Modo ai bi ai bi
Orgánico 2.4 1.05 3.2 1.05
Semi encajado 3.0 1.12 3.0 1.12
Empotrado 3.6 1.2 2.8 1.2
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M(x) = 1.15
bi = 1.05
Esfuerzo = 21.2942341 Personas/mes
Meses (tiempo) = 7.99244355 meses
Productividad = 281.766415 personas mes
Personas promedio/mes = 2.66429584 personas por mes
Haciendo uso de la experiencia de expertos en el área se calcula un pago de $20.00 por hora. 187.891796 días en el tiempo estimado Se utilizará 5 horas diarias, resultando 939.458979 horas totales Esto da como resultado un valor total de $18,789.18 por el desarrollo del software. Por lo cual concluimos que es factible económicamente el desarrollo del sistema.
10.3 Factibilidad Operativa.
Definitivamente la implementación de un sistema automatizado es de mucho apoyo
para ejecutar los procesos de esta unidad, reduciendo el tiempo necesario para
procesar datos y para la obtención de resultados de evaluaciones. No es discutible el
impacto que causa la automatización de los procesos versus el trabajo manual
tradicional tomando en cuenta que el nuevo sistema es flexible y/o ampliable.
Se concibe que la propuesta de desarrollo del sistema esté apoyada por la Dirección
de Recursos Humanos, la cual a su vez es el usuario final del sistema.
Los métodos que actualmente se emplean en la organización logran resultados con
mayor esfuerzo y demora.
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Tabla IV-3 Estándares de flujos de información
Con el nuevo método propuesto de manejo de información y ejecución de procesos
dentro de la organización la información estará más ordenada y accesible para el
usuario, estimando así que existe factibilidad operativa para poder desarrollar el
sistema propuesto.
10.4 Análisis del Estudio de Factibilidad
Por lo tanto, se concluye que el proyecto “DISEÑO DE UN SISTEMA EN LÍNEA
PARA EL RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, INDUCCIÓN Y EVALUACIÓN DEL
DESEMPEÑO LABORAL PARA EL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA UFG”, es
factible técnica, económica y operativamente, debido a las ventajas anteriormente
mencionadas y que se resumen a continuación:
• La capacidad instalada en cuanto a hardware y software de la organización es
la adecuada para la implementación del sistema, por lo que no se requiere
inversión financiera en cuanto a estos rubros. Asimismo la organización
cuenta con una unidad de informática adecuada que facilita técnicamente la
instalación y administración de la base de datos.
• En cuanto a su operatividad el sistema funcionará en línea, lo que facilitará el
ingreso de los datos desde cualquier dirección en un tiempo mínimo.
• El diseño del sistema se ha elaborado de tal forma que permita la ejecución de
los procesos y la generación de reportes en menor tiempo.
11. DEFINICIÓN DE ESTÁNDARES
11.1 Herramientas para los programas de flujo de información
Símbolos:
Para el flujo de información:
Dirección de flujo de información
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Tabla IV-4 Estándares para flujo de datos
Para los procesos:
Procesos detallados.
Utilizado para indicar el principio y
el fin de un conjunto relacionado de
procesos.
Utilizado para señalar cualquier
documento impreso ya se de
entrada o de salida.
Utilizado para mostrar cualquier punto
en el proceso donde se debe tomar una
decisión.
Utilizado para representar cualquier
dato almacenado fuera de línea.
Utilizado para indicar cualquier
operación de entrada que no sea
mecánica.
Utilizado para indicar cualquier
operación realizada fuera de línea.
11.2 Herramientas para el diagrama de flujo de datos (DFD)
Símbolos
Para el flujo de datos:
Cada flujo datos debe tener un
número jerárquico, los flujos no
deben cruzarse con ninguna figura
del DFD.
Para los procesos:
Los procesos deben tener un
número que especifique el nivel y
NOMBRE DEL
PROCESO
N° del
Proceso
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Tabla IV-5 Estándares para nombre de archivos
un nombre que denote actividad.
Para los destinos y fuentes de
datos:
Las entidades pueden repetirse en
una misma página de DFD, pero se
debe especificar un correlativo de
repetición en la página.
11.3 ESTÁNDARES DE DISEÑO La tarea de realizar un sistema informático exige el cumplimiento de estándares
que guíen los parámetros a seguir en el diseño del mismo, por ejemplo: Archivos,
tablas, programas y campos.
También se considera necesario estandarizar los elementos que se utilizan para
la realización de documentos, pantallas y reportes.
11.3.1 Estándares de nombres de archivos
Para el nombramiento de archivos se utilizarán los siguientes principios
• Prefijo de 3 a 4 caracteres en mayúscula para presentar el tipo de archivo
a utilizar más el nombre que indica la función o la descripción del archivo.
• Nombre nemotécnico para que represente el nombre del archivo
En la Tabla IV-5 se presentan el detalle de los estándares del Sistema, para los
nombres de archivos.
Tipo de
Archivo
Ejemplo Descripción
Base de datos SARH.sql Nombre de la Base de
datos del sistema
Tablas empleado Nombre de la Tabla de
Empleados
Menú index.html Menú principal del
N° nombre
de entidad
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Tabla IV-6 Estándares formatos de tablas
Tabla IV-7 Estándares para los programas
Administrador del
Sistema
Formularios frmEvaluacionEjecutar.php Formularios de captura
de datos
Consultas evaluacionesHayAsignadas.php Resultados de consultas
realizadas al sistema
sobre la Bolsa de trabajo
Reportes reportesPrincipal.php Reporte de Evaluación
11.3.2 Estándares para los formatos de tablas Las tablas tienen su propio identificador que es el mismo nombre de la tabla,
ayudando a reconocer los datos que esta contiene y ubicar al programador o al
usuario que analice o utilice el sistema en el manual técnico.
Identificador de la
tabla
Ejemplo Descripción
empleado cod_empleado Código de empleado
11.3.3 Estándares para los programas
Cada programa será diseñado en entorno Web y se utilizará el lenguaje de
programación PHP. Los nombres de programas estarán estandarizados por la
acción que efectuarán y una descripción sobre la función que desempeñara el
archivo.
Ejemplo Descripción
coneccionBaseDatos.php Programa que permitirá la conexión a la
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Tabla IV-8 Estándares para nombres de campos
Tabla IV-9 Estándares de botones del sistema
base de datos.
USUARIOSCAMBIARCLAVE.php Código de programa para cambiar clave a
los usuarios
11.3.4 Estándares para nombres a los campos de tablas
Los nombres de las tablas serán nombres completos así como se muestran en el
diagrama físico de la base de datos sin ninguna nomenclatura especial para
facilitar la comprensión e identificación de datos. En los casos en los cuales los
nombres sean más extensos de 12 caracteres, se utilizaran abreviaturas.
Ejemplo de campo Descripción
Cod_empleado Proviene de la tabla empleado y se refiere al
código del empleado.
11.3.5 Estándares de menú
El menú del Sistema, estará diseñado bajo un menú de enlaces, que funcionan
con la pulsación del Mouse sobre la opción.
El menú está organizado por categorías según la función a realizar y según el tipo
de operador o usuario.
11.3.6 Estándares de botones
En la Tabla IV-9 se describe cómo será la estandarización de cada uno de los
botones, se utilizarán botones de comandos en el sistema y enlaces.
BOTON/VÍNCULO NOMBRE DESCRIPCIÓN
Agregar Permite adicionar un
nuevo registro
Ver Permite mostrar en pantalla ó Ver
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BOTON/VÍNCULO NOMBRE DESCRIPCIÓN
imprimir un formulario.
Editar Permite modificar los datos
del registro guardado en la
base de datos y que se
encuentra actualmente en el
formulario.
Guardar Permite almacenar datos
que se hayan modificado
ó datos nuevos que se
deseen almacenar
Buscar Permite la búsqueda de
un registro
Botón de radio Permite seleccionar
algún tipo de información
que se quiera usar.
Salir Permite al usuario salir
del formulario
Quitar Elimina un registro de la
tabla.
Los estándares para la asignación de los nombres de los botones son los
siguientes:
•••• Una longitud máxima de 12 caracteres.
•••• Los primeros tres caracteres identificaran el objeto, la primera letra que
identifica el objeto inicia con letra mayúscula
11.3.7 Estándares de objetos
Los objetos permiten la captura, presentación y manipulación de datos, a
continuación presentaremos los estándares de objetos los cuales se nombraran
de la siguiente manera:
Salir
Editar
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Tabla IV-10 Estándares de objetos
Tabla IV-11 Estándares de reportes
•••• La longitud máxima será de 12 caracteres
•••• El nombre nemotécnico iniciara con Mayúscula
11.3.8 Estándares de elaboración de reportes
Los informes impresos serán utilizados en un formato estándar tamaño carta con
márgenes de 2 cm. por cada lado y bajo el formato siguiente:
Nombres a utilizar Descripción
Logo Logotipo de la institución.
Encabezado del reporte Nombre de la institución.
Nombre del reporte Se ubicara en la parte central del
reporte, bajo el nombre de la
institución.
Pág. Numero de página.
Fecha Fecha de emisión del reporte.
Hora Hora de emisión del reporte.
12. DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS ACTUALES
A continuación se diagramaran los procedimientos principales del sistema a
desarrollar.
12.1 Reclutamiento y Selección de Personal
En este proceso intervienen las Jefaturas, Dirección de Recursos Humanos, el
Rector o Decano y Planillas; quienes realizan una serie de tareas que inicia con la
Componente Descripción
Barra de titulo Nombre del representativo que muestra
cual es la función del formulario
Caja de control Permite minimizar o salir del formulario
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Figura IV-2 Descripción del procedimiento de reclutamiento
requisición de personal hasta la contratación, para cubrir una plaza vacante,
interinato o plaza inexistente. Proceso mostrado en la Figura IV-2 . P
aso
1P
aso
2P
aso
3P
aso
4P
aso
5P
aso
6P
aso
7
S e cc ió n d e S u e ld o s y S a la rio s d e la
D ire c c ió n F in a n c ie ra
S e c c ió n d e S u e ld o s y S a la rio s d e la
D ire cc ió n F in a n c ie raR e c to rR e c to rD ire c to r d e
R e cu rso s H u m a n o s
D ire c to r d eR e c u rs o s H u m a n o s
D ire c to re s, D e ca n o s o J e fe s d e U n id a d
D ire c to re s , D e ca n o s o Je fe s d e U n id a d
IN IC IO
D e t e rm in a la n e c e s id a d d e lle n a r u n a v a c a n te , q u e p u e d e o rig in a rs e
p o r re n u n c ia , d e s p id o , a b a n d o n o d e l c a rg o , t ra s la d o , c re a c ió n d e u n
p u e s t o o fa lle c im ie n t o d e l e m p le a d o .
A . R ec lu ta m ien t o In te rn oSom e te a con cu rso in te rn o la p laza .
E n tr evista , Ad m in istra e xá m ene s p sicom étr icos y de op osición a lo s asp ira n tes a cub r ir la p la za .
A
C o m p le t a la R e q u is ic ió n d e P e rs o n a l
(v e r a n e x o 7 .1 ) y la e n v ía a la D ire c c ió n d e
R e c u rs o s H u m a n o s
¿ C u b rir c o n p e rs o n a l in t e rn o ? Ir a l
pas o 14
N O
R e c ib e la R e q u is ic ió n d e P e rs o n a l y c o m p a ra la d e s c r ip c ió n d e l p u e s t o c o n lo s p e rf ile s d e l p e rs o n a l q u e y a la b o ra
e n la U n iv e rs id a d .
R ecibe so licitu de s d e l pe rsona l de e m p le ad os q ue cu m p le n con lo s r equ isito s m ín im os , esta b lecid os e n e l M a nu a l de D escr ip ción de Pu estos .
24
Figura IV-2 Continuación
P
aso
8P
aso
9P
aso
10P
aso
11P
aso
12P
aso
13
Sección de Sueldos y Salarios de la
Dirección Financiera
Sección de Sueldos y Salarios de la
Dirección FinancieraRectorRectorDirector de
Recursos Humanos
Director deRecursos Humanos
Directores, Decanos o Jefes de Unidad
Directores, Decanos o Jefes de Unidad
A
Envía resultados a la unidad solicitante .
Entrev ista a la terna y selecciona al que más se acerque al perfil de
la plaza y envía reporte a la Direcc ión de Recursos Humanos con la f irma del visto bueno del
Decano o el D irector correspondiente .
Recibe el nombre del candidato seleccionado
para autorización de contratación.
Contrata a la persona.
Si
FIN
Autoriza la contratación
No
Prepara terna de los mejores candidatos
indicando los resultados de cada uno, si no hay terna,
los disponibles .
25
Figura IV-3 Continuación
Pas
o 14
Pas
o 15
Pas
o 16
Pa
so 1
7P
aso
18P
aso
19P
aso
20
Sección de Sueldos y Salarios de la
Dirección Financiera
Sección de Sueldos y Salarios de la
Dirección FinancieraRectorRectorDirectores, Decanos o
Jefes de Unidad
Directores, Decanos o Jefes de Unidad
Director deRecursos Humanos
Director deRecursos Humanos
R ecibe currículo de los aspirantes y entre estos preselecc iona a los que
llenan los requis itos del perfil de contratac ión, es tablec idos en el
Manual de D esc ripc ión de Puestos.
Se investigan referencias , (ver anexo 7.3 )
Recibe terna con observaciones de los
candidatos y las entrevistas .
B. Reclutamiento ExternoBusca en el banco de
elegibles a los candidatos que cumplen con el perfil definido ,
si no existiese se busca en una bolsa de trabajo o
empresa de contrataciones.
Selecc iona al que m ás se acerque al perf il requerido y
envía opinión a la D irecc ión de R ecursos Hum anos, junto con la
firm a del v is to bueno del D irector o D ecano de donde pertenece el Jefe solic itante.
B
Viene del paso 4
Prepara terna de candidatos para entrevista final que le
hará el jefe de la unidad solicitante , si no hay terna,
los disponibles .
Entrevista (ver anexo 7.2 ), aplica pruebas técnicas y
psicológicas .
26
Figura IV-4 Continuación
P
aso
21P
aso
22P
aso
23P
aso
24P
aso
25P
aso
26P
aso
27
Sección de Sueldos y Salarios de la
Dirección Financiera
Sección de Sueldos y Salarios de la
Dirección FinancieraRectorRectorDirector de
Recursos Humanos
Director deRecursos Humanos
Directores, Decanos o Jefes de Unidad
Directores, Decanos o Jefes de Unidad
Recibe seleccionado(a) y terna para luego
reenviársela al Rector para la autorización de su
contratación.
B
Recibe nombramiento de la persona a contratar.
Abre expediente de la persona contratada
(ver anexo 7.4 ) y llenar solicitud de
empleo, (ver anexo 7.5 ).
Evalúa a la persona recién contratada, con el
cuestionario de Seguimiento del Proceso de Selección de Personal (ver anexo 7.6), antes que cumpla el
mes o tres meses después.
Autoriza
Si
Ir al paso 18
No
Resultados Satisfactorios en la evaluacion .
Continua contratado.
Si
Fin
Se deja sin efecto el contrato.
No
Ir a paso 18
27
Figura IV-5 Descripción del proceso de inducción
12.2 Inducción de personal.
Las entidades que intervienen en la ejecución del proceso de Inducción son la
Dirección de Recursos Humanos, Directores, decanos o jefes de unidad y el Director
de Calidad o asignado.
El propósito de la inducción es proporcionar al nuevo integrante: La bienvenida en
representación de la institución, dar a conocer una breve reseña histórica de la
universidad, la visión, misión, valores institucionales y objetivos de calidad.
Pas
o 1
Pas
o 2
Pas
o 3
Pas
o 4
Pas
o 5
Pas
o 6
Pas
o 7
Pas
o 8
Pas
o 9
D i r e c t o r d e C a l i d a d o a s i g n a d o
D i r e c t o r d e C a l i d a d o a s i g n a d o
D i r e c t o r e s , D e c a n o s o J e f e s d e U n id a d
D i r e c t o r e s , D e c a n o s o J e f e s d e U n i d a d
D i r e c t o r d eR e c u r s o s H u m a n o s
D i r e c t o r d eR e c u r s o s H u m a n o s
I N I C I O
P r o p o r c i o n a a l n u e v o i n t e g r a n t e l a b i e n v e n i d a e n r e p r e s e n t a c i ó n
i n s t i t u c i o n a l
E x p l i c a r e l p r o p ó s i t o d e l a i n d u c c i ó n . D a a c o n o c e r u n a b r e v e h i s t o r i a, l a
m i s i ó n , v i s i ó n , l o s v a l o r e s i n s t i t u c i o n a l e s y l o s o b j e t i v o s d e
c a l i d a d
H a c e u n r e c o r r i d o p o r l a s p r i n c i p a l e s i n s t a l a c i o n e s y a l m i s m o t i e m p o s e
p r e s e n t a r á c o n e l p e r s o n a l c o n q u i e n e s t e n d r á m a y o r c o n t a c t o o r e l a c i ó n.
N o t i f i c a a l a D i r e c c i ó n d e c a l i d a d e n l o s p r i m e r o s c i n c o d í a s d e c o n t r a t a d o
p a r a q u e s e i n c o r p o r e e n l a m á s p r ó x i m a i n d u c c i ó n d e l s i s t e m a d e g e s t i ó n d e l a c a l i d a d i n s t i t u c i o n a l
D a a c o n o c e r e l R e g l a m e n to I n t e r n o d e T r a b a j o, d e ta l l a la s p r e s ta c io n e s a q u e t ie n e d e r e c h o y
e x p l i c a l a e s t r u c tu r a o r g a n i z a c io n a l d e la i n s t i tu c ió n , l a u b i c a c ió n d e s u p u e s to y d e s c r i p c i ó n
d e l p u e s to d e t r a b a j o.
F a m i l i a r i z a al c o n t r a t a d o c o n e l p u e s t o d e t r a b a j o
F I N
A p l i c a u n a e v a l u a c i ó n m e d i a n t e u n c u e s t i o n a r i o p a r a v e r i f i c a r l a e f i c a c i a d e l p r o c e s o d e i n d u c c i ó n y s o l i c i t a l a
f i r m a d e a s i s t e n c i a r e s p e c t i v a (R O - 3 3 )
S I
C u m p le t o d o s lo s in d ic a d o r e s
N OA c c ió n
c o r r e c t iv a p o r r e s p o n s a b le
E f e c t ú a l a i n d u c c i ó n e n e l s i s t e m a d e g e s t i ó n d e l a c a l i d a d
e n p e r í o d o s p l a n i f i c a d o s
28
Figura IV-6 Descripción del proceso de evaluación del desempeño
12.3 Evaluación del Desempeño laboral del personal
administrativo.
En la ejecución del procedimiento participan: Dirección de Recursos Humanos,
Directores, Decanos o Jefes de Unidad, Jefe, Par, Cliente, Empleado, Rector y
Sección de Sueldos y salarios.
El objetivo de la Evaluación del Desempeño laboral es contar con un medio
sistemático, objetivo y técnico para detectar el nivel del rendimiento laboral del
personal no docente que trabaja en la UFG.
Pas
o 1
Pas
o 2
Pas
o 3
Pas
o 4
Pas
o 5
Pas
o 6
Pas
o 7
Sección de Sueldos y Salar io
de la D irección F inanciera
Sección de Sueldos y Salario
de la D irección F inanciera
R ectorR ectorE mpleadoEmpleadoJefe, Par o C lienteJefe, Par o C lienteD irectores, D ecanos o Jefes de U nidad
D irectores, D ecanos o Jefes de U nidad
D irector deR ecursos H umanos
D irector deR ecursos H umanos
IN IC IO
C apac ita a los res pons ables de aplic ar el proc edim iento de ev aluac ión del des em peño .
D is t ribuy e el C ues t ionario de Ev aluac ión del D es em peño
Laboral de c ada área al res pons ab le de aplic ar e l
proc edim iento .
Cada evaluador, evalúa el desempeño del empleado
según sea el caso .
Entrega al R ec tor el reporte del anális is de los res ultados de la ev aluac ión del des em peño c on s us s ugerenc ias y obs erv ac iones .
A
Se auto evalúa y envía resultados a
Recursos Humanos
Planif ic an el proc es o de ev aluac ión dentro de las fec has
indic adas por la D irec c ión de R ec urs os H um anos.
Elabora reporte del anális is de los res ult ados de la ev aluac ión
del des em peño c on s us s ugerenc ias y obs erv ac iones.
29
Figura IV-7 Continuación
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Pas
o 8
Pas
o 9
Pas
o 10
Pas
o 11
Pas
o 12
Pas
o 13
Pas
o 14
Sección de Sueldos y Salarios de la
D irección Financiera
Sección de Sueldos y Salarios de la
D irección FinancieraRector
Directores, Decanos o Jefes de Unidad
Director deRecursos Humanos
Director deRecursos Humanos
B
Establece proyectos de mejora en las actividades formativas que ayuden a mejorar la calidad el
desempeño administrativo .
Distribuye resultados de la Evaluación del Desempeño a
los jefes a efecto que tomen en cuenta nuevas proyecciones
de mejora para sus colaboradores.
Los archivan en los expedientes respectivos .
Hacen nuevas proyecciones de mejora
del desempeño.
Revisa resultado del desem peño y hace recomendac iones (Si existiesen ).
Visto bueno
Si
NoPaso 6
FIN
Distribuyen resultados a colaboradores con sus
sugerencias.
Rev isa resultados del d esem peño y hace recomendac iones (Si existiesen ), y envía reporte al D irec tor de Recursos Hum anos
30
DICCIONARIO DE PROCESOS PRINCIPALES La Dirección de Recursos Humanos de la UFG, dentro de su quehacer administrativo
en relación al Reclutamiento, Selección, Inducción y evaluación del desempeño del
personal no docente; tiene como principales procesos, en su orden de desarrollo
respectivo los descritos a continuación:
Núm. Nombre del
proceso
Descripción Procedencia Destino Estructura
de datos
1 Requisición
de personal
Proceso mediante el cual
se gestiona la solicitud
para llenar una plaza
Directores,
Decanos o Jefes
de unidades
Dirección de
recursos
Humanos
Requisición
de personal
2 Reclutamiento
externo
Permite la búsqueda de
una persona idónea o
que se adecue al perfil
del puesto solicitado, ya
sea en el banco de
elegibles o en una bolsa
de trabajo externa.
Dirección de
Recursos
Humanos
Directores,
Decanos o
Jefes de
unidades
Personal,
Solicitud de
empleo y
Bolsa de
trabajo
3 Reclutamiento
interno
Proceso en el que se
somete a concurso una
plaza, utilizando
personal previamente
contratado y que cumpla
con el perfil del puesto
requerido
Dirección de
Recursos
Humanos
Directores,
Decanos o
Jefes de
unidades
personal
4 Evaluación
del proceso
de selección
Evaluación de la persona
recién contratada,
haciendo uso del
cuestionario de
seguimiento del proceso
de selección de
personal, en un periodo
menor o igual a 3 meses.
Directores,
Decanos o Jefes
de unidades
Dirección de
Recursos
Humanos
Evaluación
de
seguimiento
Tabla IV-12 Reclutamiento y selección de personal
31
Núm. Nombre del
proceso
Descripción Procedencia Destino Estructura de
datos
5 Inducción del
conocimiento
institucional
Proceso que proporciona
al nuevo integrante la
bienvenida, se da a
conocer aspectos tales
como: una breve historia
institucional, reglamento
interno de trabajo,
prestaciones laborales,
ubicación y descripción del
puesto de trabajo
Dirección de
Recursos
Humanos
Contratado Archivo físico
6 Inducción
des sistema
de gestión de
calidad
Dirección de
Recursos
Humanos
Contratado Archivo físico
7 Evaluación
de eficacia
del proceso
de inducción
Aplicación de la evaluación
mediante un cuestionario
para verificar la eficacia
del proceso de inducción
Dirección de
Recursos
Humanos
Contratado Evaluación de
inducción
8 Registro de
la evaluación
del
desempeño
laboral
Consiste en complementar
los datos del formulario de
evaluación del desempeño
laboral
Jefe
evaluador
Cliente
evaluador
Par
evaluador
Empleado
auto
evaluador
Empleado Evaluación del
desempeño
9 Calificación
de la
evaluación
del
desempeño
laboral
Proceso por medio del
cual se evalúa cada uno
de los formularios y a su
vez proporciona un
resultado final para cada
evaluado
Dirección de
Recursos
Humanos
Empleado Evaluación del
desempeño
32
Núm. Nombre del
proceso
Descripción Procedencia Destino Estructura de
datos
10 Elaboración de
reporte de
análisis de
resultados de
la evaluación
del desempeño
laboral
Preparación del
análisis de los
resultados
finales, utilizando
reportes
estadísticos del
evaluación del
desempeño
laboral
Dirección de
Recursos
Humanos
Rector Archivo físico
11 Distribución de
Resultados de
la evaluación
del desempeño
laboral
Distribución de
formularios
calificados en el
proceso de
devaluación del
desempeño
laboral, para el
conocimiento de
las personas
involucradas
Dirección de
Recursos
Humanos
Directores,
Decanos o
Jefes de
unidades
Expediente
Para mayor comprensión de los procesos, en los siguientes DIAGRAMAS DE FLUJO
DE DATOS (DFD), se muestra de forma detallada y en dos niveles de
esquematización (Nivel 0 y nivel 1), cada uno de los módulos que son el objetivo
principal de estudio en este apartado.
• Selección y contratación
• Inducción de personal
• Evaluación del desempeño laboral del personal no docente.
33
DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS
Evaluador de inducción
Persona contratada
Evaluación de inducción de personal
Formulario de evaluación completo Formulario de evaluación de inducción
Formulario de evaluación completo
Evaluación de inducción de
personal
Solicitante
Evaluador Selección y contratación
Solicitud de empleo
Solicitud preseleccionada
Solicitud de empleo seleccionada
Solicitud de empleo
Solicitud de empleo
NIVEL 0 : SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN
NIVEL 0: INDUCCIÓN Y EVALUACIÓN DE PERSONAL
NIVEL 0: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL
Evaluador Empleado
Evaluacion del
desempeño laboral
Evaluación del desempeño
laboral
Formulario de evaluación
Formulario de evaluación completado
Empleado evaluado
34
Solicitante de plaza
Complementa requisición de
personal
Director de Recursos Humanos
Reclutamiento externo
Aspirante a plaza
Solicitud de empleo
Entrevista y evaluación
Entrevista a la terna de candidatos
Solicitante de plaza
contratación
Reclutamiento interno
Bolsa de trabajo
PersonalEntrevista y evaluación
Investigación de
referencias
Prepara terna de candidatos
Entrevista y selección entre la
terna de candidatos
Solicitud de autorización
Elaboración de expediente de personal
Evaluación del proceso de selección
Evaluación de seguimiento
Prepara terna de candidatos
solicitud
Solicitudes y perfiles de puesto
candidato elegible
Datos de empleado aspirante preseleccionado
aspirante seleccionado
aspirante investigado
terna de candidatos
candidato seleccionado
persona autorizada persona con expediente
persona contratada
evaluación de seguimiento satisfactoria
Autorización de la contratación
terna de candidatos
Examen psicológico y de aptitudes
Candidato elegible
Requisición de personal
Formulario de requisición de personal
Diagrama de flujo de datosNivel 1: Proceso selección y contratación
Candidato elegible
Empleado
Solicitud con requisitos mínimos para el puesto
Requisición de personal
Personal
Datos persona contratada
Directores, decanos o jefes de unidad
Form . De evaluación de seguimiento
35
Director de Recursos Humanos
Inducción del conocimiento institucional
contratado
Familiarización con el puesto de
trabajo
Inducción del sistema de gestión
de calidad
Evaluación de eficacia del proceso de inducción
Evaluación de inducción
Diagrama de flujo de datos Nivel 1: Proceso de inducción
Directores , decanos o jefes de unidad
Director de calidad
documento de inducción de personal
contratado con conocimientos de inducción
contratado familiarizado con su puesto de trabajo
contratado con inducción del sistema de gestión de calidad
cuestionario de evaluación del
proceso de inducción
36
Jefe evaluador
Empleado auto_evaluador
Registro de la evaluación del
desempeño laboral
Cliente evaluador Par evaluador
Evaluación del
desempeño
Calificación de la evaluación del
desempeño laboral
Datos de evaluación
Datos de evaluacion
Datos de evaluación
Datos de evaluación
Evaluación sin calificar
Evaluación calificada
Director de Recursos Humanos
Capacitación sobre evaluación del desempeño
Empleados capacitados
Datos de evaluación del desempeño
Rector
Elaboración de reporte de análisis de resultados de la evaluación del desempeño
laboral
Revisión del reporte de análisis de resultados de
evaluación
Expediente
Distribución de resultados de la
evaluación
Directores, Decanos o Jefes
de unidad
Diagrama de flujo de datos Nivel 1: Proceso de evaluación del desempeño laboral del
personal no docente
Manual de procedimiento de evaluación del desempeño
Evaluación del
desempeño
Hoja de evaluación completada
Datos de evaluación del desempeño
13. MODULARIDAD DEL SISTEMA
DIAGRAMA ESTRUCTURA
1.0 Selección, contratación, inducción y evaluación del
desempeño laboral
2. 0 Modulo Selección
3.0 Modulo Inducción
4.0 Edición de datos de empleado
5.0 Modulo Evaluación
6.0 Modulo Catálogos
7.0 Modulo reportes
8.0 Modulo Sistema
9. Ayuda
38
2. 0 Modulo Selección
2.1 Control de documentación.
2.2 Procesos 2.3 Reportes
2.1.1 Requisición de personal
2.1.6 Ev. de seguimiento de selección de personal
2.1.4 Confirmación de referencias laborales
2.1.2 Solicitud de empleo
2.1.5 Control de documentación para expediente
2.1.3 Listas de Chequeo de entrevista
2.3.1 Mis rrequisiciones.
2.3.2 Ver solicitudes de empleo
2.2.1 Procesar requisiciones, actualizar a empleado.
2.2.2 Crear cuestionario de seguimiento.
2.2.3 Aplicar cuestionario de seguimiento
39
3.0 Modulo Inducción
3.1 Inducción de Personal
3.2 Procesos.
2.3 Reportes
3.1.1 Preguntas para el formulario de inducción.
3.1.2 Formularios para la inducción.
2.3.1 Ver inducción de personal.
3.2.1 Definir formulario de inducción
3.2.2 Aplicar inducción de personal.
4.0 Edición de datos
4.1 Edición de solicitudes de empleado.
40
5.0 Modulo Evaluación del desempeño 360º
5.1 Programa Mantenimiento 5.2 Programa Procesos 5.3 Programa de Reportes
5.1.1 Períodos
5.1.2 Categorías
5.2.1 Crear formulario de evaluación.
5.2.2 Asignar evaluaciones.
5.3.1 Ver matriz de evaluación
5.3.2 Evaluaciones pendientes.
5.3.5 Resultados
5.1.3 Subcategorías 5.2.3 Asignar cuestionario de evaluación.
5.2.4 Autorizar y editar matriz de evaluación
5.2.5 Evaluar.
5.3.3 Estado de evaluaciones
5.3.4 Periodos evaluados
5.2.6 Cerrar evaluaciones
41
6.0 Modulo de mantenimiento
6.1 Catálogos
6.1.1 Unidades
6.1.3 Funciones.
6.1.2 Cargos
6.1.5 Software
6.1.4 Equipo de oficina
6.1.6 Bancos
6.2 Procesos
6.2.1 Restauración y actualización de datos en el sistema
7.0 Modulo Reportes
7.1 Solicitud
7.4 Documentos para expediente
7.5 Hoja de evaluación de seguimiento
7.3 Referencias laborales
7.2 Chequeo de entrevista
42
9.0 Modulo Ayuda
9.1 Manual del usuario
9.3 Acerca de… 9.2 Video de procesos
8.0 Modulo de Sistema
8.1 Respaldar
8.2 Usuarios
8.2.1 Cambiar clave
8.2.2 Dar de baja a usuarios
8.1.1 Restaurar base de datos
43
13.1 DESCRIPCIÓN DE LA MODULARIDAD
1.0 Selección, contratación, inducción y evaluación del desempeño laboral (PROGRAMA PRINCIPAL)
Controla el procesamiento de los procesos administrativos de la unidad de recursos Humanos, incluye programas para el manejo
de entradas de datos, procesamiento de los registros e impresión de reportes.
PROGRAMA PRINCIPAL Y SUS
MÓDULOS
DESCRIPCIÓN.
2.0 Modulo Selección
Administra el proceso de selección y contratación de la unidad de recursos
Humanos, incluye programas para el manejo de entradas, procesamiento y salidas
de datos.
3.0 Modulo Inducción
Administra el proceso de Inducción de la unidad de recursos Humanos, incluye el
manejo de entradas de datos, creación y aplicación de cuestionarios.
4.0 Edición de datos de empleado Opción del menú que se encarga de administrar los datos de los empleados con el
fin de actualizar los datos personales.
5.0 Modulo Evaluación del desempeño
360º
Controla la evaluación del desempeño mediante el mantenimiento de datos
principales, de catalogo, procesos y reportes.
6.0 Modulo Catálogos.
Administra las entradas de registros a tablas importantes en el sistema que
necesitan ser modificadas por el administrador.
7.0 Modulo Reportes. Controla la presentación de los reportes, documentación que se necesita impresa.
8.0 Modulo Sistemas. Gestiona la seguridad en los datos procesados por el sistema.
9.0 Modulo ayuda. Contiene manuales y videos de apoyo para el usuario donde se detalla cada modulo
y su función.
44
2.0 Modulo Selección.
2.1 Control de documentación.
2.2 Procesos
2.3 Reportes
Controla las entradas de datos
principales para los diferentes procesos
dentro de la selección y contratación de
personal.
2.1.1 Requisición de personal.
Recopila los datos de requisición de
personal para cubrir una o más
plazas, generadas por jefes de
unidades.
2.1.1 Solicitud de empleo.
Formulario mediante el cual se
ingresan datos de los solicitantes de
plazas dentro de la organización
para conformar la bolsa de trabajo.
2.1.3 Chequeo de entrevista.
Permite chequear si el solicitante
cumple con los requisitos
establecidos.
Ejecuta los procesos principales dentro
del proceso de selección y contratación
de personal.
2.2.1 Procesar requisición.
Proceso mediante el cual se da
salida a una requisición
seleccionando el candidato que
cumple con los requisitos solicitados
para formar parte del nuevo personal
contratado en la organización,
dándose así la actualización a
empleado.
2.2.2 Crear cuestionario de seguimiento.
Proceso mediante el cual se crea el
formulario que se aplicará en el
proceso de seguimiento del proceso
de selección.
2.2.3 Aplicar cuestionario de
Controla las salidas a pantalla y/o
impresiones de los datos.
2.3.1 Mis requisiciones.
Ofrece la lista de las requisiciones
que se han realizado como unidad y
se pueden ver para imprimir o ser
anuladas.
2.3.2 Ver Solicitudes de empleo.
Despliega la bolsa de solicitantes,
en la que se puede ver la solicitud
de empleo completa, editar o
eliminar.
45
2.0 Modulo Selección.
2.1.4 Confirmación de referencias
laborales.
Formulario que permite contactar a
personas que puedan dar referencias
laborales de los solicitantes, así
como recopilar datos importantes
sobre la conducta del solicitante.
2.1.5 Control de documentación para
expediente.
Muestra la lista de documentos que
deben haber sido presentados por el
solicitante para elaborar su
expediente.
2.1.6 Evaluación de seguimiento de
selección de personal.
Presenta el cuestionario de
seguimiento del proceso de
selección para sondear si el recién
contratado se está adaptando al
ambiente, o si se le está brindando lo
necesario para lograr adaptarlo.
seguimiento.
Se establece el cuestionario que
será aplicado por los jefes de unidad
al personal recién contratado.
46
3.0 Modulo Inducción
3.1 Inducción de Personal
3.2 Procesos.
2.3 Reportes
En este modulo el usuario podrá realizar
el cuestionario de seguimiento del
proceso de inducción, el cual es una
herramienta para determinar el grado de
adaptación al ambiente laboral.
3.1.1 Preguntas para el formulario de
inducción.
Permite crear las nuevas
preguntas que se desean incluir a
un formulario de inducción.
3.1.2 Formularios para la inducción.
Presenta la lista de los formularios
de inducción que se han creado y
permite verlo o establecerlo como
principal.
Genera los procesos principales dentro
del proceso de inducción de personal.
3.2.1 Definir formulario para la inducción.
Muestra las diferentes preguntas
que se han creado para ir
formando el cuestionario según la
necesidad del usuario.
3.2.2 Aplicar inducción de personal.
Permite seleccionar el empleado y
aplicarle la inducción de personal.
Controla las salidas a pantalla y/o
impresiones de los datos.
2.3.1 Ver inducción de personal.
Exhibe la lista de empleados a
quienes se les ha aplicado la
inducción, permitiendo imprimir el
cuestionario aplicado.
47
4.0 Edición de datos
Edición de solicitudes de empleado.
Proceso principal en este modulo donde se editan los datos de la solicitud del empleado, con el fin de actualizar datos; ya que es
necesario de forma anual modificar los datos personales, familiares, académicos y otros que corresponden al expediente del
empleado dentro de la institución.
5.0 Modulo Evaluación del desempeño 360º
5.1 Programa Mantenimiento. 5.2 Programa Procesos 5.3 Programa de Reportes
Incluye programas para ejecutar mantenimientos principales y
mantenimientos de catálogo para los datos.
2.1.1 Mantenimiento de Períodos.
Permite ingresar y almacena los datos de periodos en los
que se podrán realizar una evaluación del desempeño
laboral, así como cerrar el período actual para crear otro.
2.1.2 Mantenimiento de Categorías
Realiza entradas de datos de categorías de preguntas que
contendrá el formulario de evaluación.
2.1.3 Mantenimiento de Sub categorías.
Controla las entradas de datos de las sub categorías o
preguntas que contendrá cada categoría.
Ejecuta los procesos
principales de la evaluación
del desempeño.
5.2.1 Creación de formulario
de evaluación del
desempeño.
Ejecuta el proceso de
crear el formulario de
la evaluación del
desempeño.
5.2.2 Asignar evaluaciones.
Realiza el proceso de
generación de la matriz
Controla las salidas a pantalla
y/o impresiones de los datos
de evaluación del
desempeño.
4.3.1 Ver matriz de
evaluación.
Muestra la matriz que
ha distribuido el jefe,
según el tipo de
evaluador para cada
uno de sus
empleados.
48
donde el jefe establece
quien va a evaluar a
quien.
5.2.3 Asignar formulario de
evaluación.
Proceso en el cual se
establece cual de los
formularios creados
será aplicado por el
cliente, jefe, par y
autoevaluación.
5.2.4 Autorizar y editar
matriz de evaluación.
Proceso donde se
efectúa por parte del
administrador la
autorización de la
matriz que ha
realizado cada uno de
los jefes, si no le
parece él puede
modificarla y notificarle
al jefe de unidad de los
4.3.2 Evaluaciones
pendientes.
Presenta un detalle de
las evaluaciones que
están pendientes para
cada empleado de la
unidad seleccionada.
4.3.3 Estado de
evaluaciones.
Genera la lista de
unidades y su estado en
el proceso de
evaluación.
4.3.4 Periodos evaluados.
Muestra los diferentes
periodos que han sido
evaluados y los
formularios usados para
los evaluadores.
4.3.5 Resultados.
49
cambios que realizo en
su matriz.
5.2.5 Evaluar.
Se ejecuta el proceso
de evaluación donde
aparecen las
diferentes
evaluaciones que
como usuario debe
completar.
5.2.6 Cerrar evaluaciones.
Se cierran el período
de evaluación dando la
apertura a crear el
nuevo período de
evaluación.
Reporte que se divide
en otros, donde se
muestra el producto de
las evaluaciones
mediante gráficas y
tablas que pueden ser
exportadas a Excel
para que el usuario
modifique estos
resultados según lo
desee.
Desde este modulo se
puede obtener
reportes por empleado
y reportes por unidad
en 9 tipos diferentes
de presentación:
Gráfica de líneas, de
barras y tablas por
período, por tipo y por
cargo.
50
6.0 Modulo de catálogos.
6.1 Mantenimientos. 6.2 Programa Procesos
Incluye programas para ejecutar mantenimientos principales y
mantenimientos de catálogo para los datos.
6.1.1 Mantenimiento Unidades.
Controla las adiciones y modificaciones de datos de unidades.
6.1.2 Mantenimiento Cargos.
Administra entradas, eliminaciones y modificaciones de los cargos.
6.1.3 Equipo de oficina.
Es un mantenimiento de catalogo en el que se administra todo el
equipo de oficina que se puede manejar.
6.1.4 Mantenimiento funciones.
Realiza entradas de datos que contiene el catálogo de las
funciones de un cargo.
6.1.5 Software
Administra el catalogo de entrada de los tipos de software.
6.1.6 Bancos.
Contiene el catalogo de bancos.
Restauración y actualización de datos al sistema.
6.2.1 Administra el proceso de restauración de los
datos del sistema.
51
7.0 Programa de reportes.
Procesos
Modulo que presenta diferentes documentos para imprimir del solicitante y del empleado; permitiendo a recursos humanos y
demás jefaturas la toma de decisiones en cuanto a la contratación.
7.1 Solicitud.
Presenta impresa la solicitud de empleo según el solicitante seleccionado.
7.2 Chequeo de entrevista.
Muestra en papel el reporte de chequeo de entrevista.
7.3 Referencia Laboral.
Presenta una lista de las referencias laborales que se han confirmado para el empleado seleccionado, visualizando la hoja de
chequeo de la entrevista de la empresa seleccionada.
7.4 Documentos para expediente.
Imprime la hoja del control de documentos.
7.5 Hoja de evaluación de seguimiento.
Muestra el formulario de seguimiento que fue aplicado al empleado.
52
8.0 Modulo de Sistema .
8.1 Respaldar.
Permite respaldar la información de la base de datos.
8.1.1 Restaurar base de datos.
Realiza el proceso de restauración de toda la
información de la base de datos.
8.2 Usuarios.
Contiene opciones para controlar los usuarios y sus
contraseñas.
8.2.1 Cambiar clave.
Proceso que permite modificar una clave de usuario.
8.2.2 Dar de baja un usuario.
Se da salida a un usuario para que no tenga acceso al
sistema.
9.0 Modulo de ayuda.
9.1 Modulo de manual de usuario.
Detalla cada modulo con sus respectivas
funciones y aplicaciones así como la
diferente simbología utilizada.
9.3 Glosario de términos.
Presentará la lista de términos utilizados
en el manual de usuario.
9.4 Video de procesos.
Muestra un video de cómo realizar
cada procedimiento dentro del
sistema.
53
14. FORMULARIOS DE ENTRADA
PROCESOS FORMULARIOS DESCRIPCIÓN
1. Requisición de
personal.
Este formulario es utilizado por las
jefaturas de la UFG, para hacer el
requerimiento de personal necesario
para sus unidades, ante la Dirección
de Recursos humanos. ((ver ANEXO
VI).)
2. Lista de chequeo de
la entrevista.
Este formulario sirve como auxiliar
para el entrevistador, donde se
recolecta los datos más relevantes de
la entrevista realizada a los
aspirantes a un puesto dentro de la
universidad. (ver ANEXO VII).
3. Confirmación de
Referencias laborales.
El formulario permite al entrevistador,
contactar a personas previamente
designadas en la solicitud de empleo,
para dar referencias laborales de la
persona aspirante a un puesto. (ver
ANEXO VIII)
4. Control de
documentación para
expedientes.
El formulario de control de
documentación contiene el detalle por
cada empleado de la documentación
necesaria para la conformación de su
expediente. (ver ANEXO XI)
5. Solicitud de empleo.
El formulario es utilizado para hacer
la recopilación de los datos
personales más importantes del
aspirante al puesto de trabajo. (ver
ANEXO X)
Cuestionario utilizado para conocer la
Rec
luta
mie
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ión
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erso
nal.
54
PROCESOS FORMULARIOS DESCRIPCIÓN
6. Cuestionario de
seguimiento del
proceso de selección
de personal.
opinión y expectativa de los jefes de
la institución, sobre el desempeño del
personal que ingresa por medio del
procedimiento de Reclutamiento
Selección de personal. (ver ANEXO
XI)
1. Cuestionario de
seguimiento del
proceso de inducción
del personal.
Cuestionario utilizado para verificar si
la persona inducida ha asimilado de
forma adecuada el proceso de
inducción. (ver ANEXO XII)
1. Evaluación del
Desempeño laboral
del personal
administrativo.
Instrumento objetivo e integral que
detecta la calidad del rendimiento
laboral administrativo basado en
competencias, cuya metodología
conlleva la participación de cuatro
evaluadores el jefe 40%, el par
evaluador 25%, el cliente o
colaborador 25% y la autoevaluación
10%.
En el proceso actual, la Dirección de
Recursos Humanos ha considerado
aplicar el mismo formulario para las
cuatro evaluaciones antes descritas.
ANEXO XIII)
Indu
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pe
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Eva
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