capitulo iv modelo de autoevaluaciÓn de controles...
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CCAAPPIITTUULLOO IIVV
MMOODDEELLOO DDEE AAUUTTOOEEVVAALLUUAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNTTRROOLLEESS PPAARRAA OOPPTTIIMMIIZZAARR EELL
SSIISSTTEEMMAA DDEE CCOONNTTRROOLL IINNTTEERRNNOO EENN LLAASS GGRRAANNDDEESS EEMMPPRREESSAASS DDEELL SSEECCTTOORR
SSEERRVVIICCIIOOSS,, UUBBIICCAADDAASS EENN LLAA CCIIUUDDAADD DDEE SSAANNTTAA TTEECCLLAA DDEEPPAARRTTAAMMEENNTTOO
DDEE LLAA LLIIBBEERRTTAADD..
AA.. GGEENNEERRAALLIIDDAADDEESS
La Autoevaluación de Controles (AEC) es una forma de apoyar a toda empresa,
división, gerencia, jefatura o área a incrementar su capacidad de conseguir sus
objetivos. En general esta evaluación se efectúa por medio de una serie de “talleres”,
conducidos por una persona con los conocimientos genéricos del área, pero con
ideas muy precisas y actualizadas acerca del Control; por lo cual en una mayoría de
casos la facilitación del evento está a cargo de un Auditor Interno con gran
experiencia y dedicado a estas labores. Este capitulo comprende el desarrollo de
cinco etapas:
Etapa I: Preparación comprende el objetivo, evaluación del recurso humano y
financiero, razones para llevar a cabo el modelo, diagnostico.
Etapa II: Control Interno comprende el objetivo, evaluación del sistema de control
interno, evaluación de procesos, análisis de los resultados de las evaluaciones.
Etapa III: Planificación comprende el objetivo, formación del comité de
autoevaluación de controles y la unidad técnica de calidad, identificación de los
métodos para la recolección de datos, evaluación de la dirección de la
autoevaluación de controles.
Etapa IV: Autoevaluación de Controles comprende el objetivo, elaboración de la
matriz de autoevaluación de controles, análisis de la información, elaboración del
informe de autoevaluación de controles, comunicación de los resultados.
Etapa V: Optimización del Sistema de Control Interno comprende el objetivo,
obtención de información oportuna, fiable, razonable y eficiente, obtención de
seguridad razonable sobre los procesos de control aplicados en la empresa,
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obtención de integración, motivación y comprensión en el recurso humano
respecto del desarrollo del proceso de control.
Este modelo de Autoevaluación de Controles que servirá para optimizar el Sistema
de Control Interno y el cual contribuirá al logro de objetivos, metas y sobre todo a la
toma de decisiones de las grandes empresas del sector servicios, ubicadas en la
ciudad de Santa Tecla, Departamento de La Libertad.
BB.. OOBBJJEETTIIVVOOSS
11.. GGeenneerraall
Proporcionar un modelo de Autoevaluación de Controles que optimice el Sistema de
Control Interno en las grandes empresas dedicadas al servicio, ubicadas en la
Ciudad de Santa Tecla departamento de La Libertad.
22.. EEssppeeccííffiiccooss
Fortalecer el Sistema de Control Interno que posee actualmente la empresa
mediante una herramienta que lo haga más eficiente.
Facilitar la creación de un Comité que realice talleres y reuniones para la
ejecución de las herramientas, análisis de datos obtenidos y del informe de
Autoevaluación de Controles (AEC).
Obtener Información oportuna, fiable, razonable y eficiente que permita tener
una seguridad razonable sobre los procesos de control que son aplicados en la
empresa.
Lograr la integración, motivación y comprensión en el recurso humano respecto
del desarrollo de los procesos de control.
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CC.. IIMMPPOORRTTAANNCCIIAA YY BBEENNEEFFIICCIIOO DDEE LLAA PPRROOPPUUEESSTTAA
11.. PPaarraa eell SSeeccttoorr SSeerrvviicciiooss
El Sector Servicios tiene uno de los mayores compromisos con sus clientes y para
lograr satisfacer los gustos y preferencias debe proveer un servicio de excelente
calidad y hacer uso del mejor recurso humano.
El Modelo de Autoevaluación de Controles proporcionará una mayor efectividad al
Sistema de Control Interno que poseen las grandes empresas en dicho sector
haciendo más fácil la supervisión y evaluación del mismo.
22.. PPaarraa eell SSiisstteemmaa EEccoonnóómmiiccoo
Contar con un Modelo de Autoevaluación de Controles crea una cultura de
Autoevaluación contínua contribuyendo con esto a revisiones periódicas, mediante
las cuales se logra la disminución de errores en la gestión de la empresa, logrando
que estas generen mayor crecimiento y por ende mayor contribución tributaria y más
empleo, siendo estos factores importantes para el dinamismo económico de nuestro
país.
Al optimizar el Sistema de Control Interno permitirá un desarrollo efectivo de las
operaciones que este involucra, pues en su ejecución se identificaran
oportunamente los puntos críticos y esto ayuda a que las empresas sean más
competitivas y eficientes con sus procesos.
33.. PPaarraa llaa GGrraann EEmmpprreessaa
El Modelo de Autoevaluación de Controles es una de las herramientas que ayuda a
las empresas a:
Permite detectar a tiempo los errores y desviaciones.
Actualizar los mecanismos de control existentes.
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Que todas las Unidades Organizativas cumplamos con los procesos
establecidos.
Fortalecer una gestión transparente.
Mejorar el uso de los recursos.
Apoyarnos en el cumplimiento de metas y objetivos.
Mejorar las relaciones del personal de las diferentes Unidades.
Fomenta una buena administración en todos los recursos humanos,
materiales, financieros y tecnológicos.
Generar una cultura de auto control y cumplimiento.
DD.. AALLCCAANNCCEE DDEE LLAA PPRROOPPUUEESSTTAA
La Autoevaluación de Controles en las empresas se podrá llevar a cabo en muchos
niveles. Mediante la autoevaluación de controles se podrá examinar la empresa
entera, un departamento, una unidad, un sector o proceso; pero se debe definir la
unidad a analizar al inicio, dado que muchas de las decisiones futuras dependerán
de esta decisión.
El modelo de Autoevaluación de Controles esta diseñado para ser adaptado y
aplicado a cualquier empresa que posea un Sistema de Control Interno y el recurso
humano, material y financiero necesario para su implementación,
independientemente del giro de ésta.
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EE.. DDIISSEEÑÑOO DDEELL MMOODDEELLOO DDEE AAUUTTOOEEVVAALLUUAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNTTRROOLLEESS 11.. EEssqquueemmaa
131
22.. CCoonntteenniiddoo ddee llaa PPrrooppuueessttaa
22..11 ETAPA I “PREPARACIÓN”
22..11..11 OObbjjeettiivvoo
Conocer si la empresa esta apta para adoptar una herramienta de Autoevaluación
de Controles que permita optimizar el Sistema de Control Interno.
22..11..22 EEvvaalluuaacciióónn ddeell RReeccuurrssoo HHuummaannoo
Las empresas requieren de un grado de preparación para emprender la
autoevaluación de controles. Aunque no existe un número determinado de variables
por autoevaluar, se deben tomar en cuenta algunos conceptos preparatorios antes
de iniciar el proceso.
La empresa cuenta con el personal que favorece el proceso de autoevaluación de
controles y que está dispuesto a trabajar en conjunto durante un proceso a veces
exigente y constantemente cambiante.
Al iniciar el modelo de Autoevaluación de Controles se debe capacitar al personal
que participará en su desarrollo, sobre los objetivos y el Sistema de Control Interno;
así como sobre el proceso de Autoevaluación de Controles: sus etapas, el
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compromiso que adquiere cada uno de los participantes o miembros del equipo y los
mecanismos de coordinación del trabajo, además de clarificar los aspectos
relacionados; por lo que en la figura No 1 se muestra gráficamente el procedimiento
a seguir en la evaluación del recurso humano de la empresa; y en los cuadros del 1-
al 6 el detalle de estos pasos.
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En este cuadro se anotaran las necesidades de capacitación que sean detectadas,
así como también quien se encargara de la administración de los cursos de
capacitación que serán impartidos debido a las necesidades que surjan.
Los encargados de la puesta en marcha del proyecto pueden ser: Gerente General,
Gerente Financiero, Gerente Administrativo y/ o Auditor Interno. Así como también el
escoger sus miembros colaboradores los cuales deben cumplir con las siguientes
características: Aptitudes de colaboración, Facilidad de expresión, Promuevan el
compañerismo, Conocimiento de procedimientos específicos del Control Interno. Es
importante que al momento de escoger los encargados de la puesta en marcha de
este proceso, detallar los perfiles de cada uno de los integrantes. A continuación se
detallan los perfiles para realizar la Autoevaluación de Controles.
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22..11..33 EEvvaalluuaacciióónn FFiinnaanncciieerraa
Dedicar los recursos necesarios (personal, tiempo, dinero, tecnología) para
desarrollar la autoevaluación de controles. El tipo y cantidad de recursos
necesarios para la autoevaluación de controles son estimados. El compromiso
de la administración de poner a disposición los recursos necesarios es
importante.
La Autoevaluación de Controles requiere de más tiempo del personal interno que
las evaluaciones externas, y típicamente involucran una mayor parte del
personal interno también. Esto se debe comprender y aceptar.
La Autoevaluación de Controles ofrece beneficios a largo plazo a los propietarios
y al progreso de la realización de cambios.
Para el desarrollo del Modelo de Autoevaluación de Controles se necesita el
personal idóneo de acuerdo al perfil antes expuesto y la empresa podrá hacer
uso de personal interno que cumpla con los requisitos u optar por personal
externo y para dichos casos se muestra la cantidad a invertir estimada en el
primer o segundo mes según sea el caso.
La inversión varía de acuerdo a los recursos a necesitar y así se refleja en los
cuadros siguientes:
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RECURSO HUMANO $ 3, 600.00Sueldo del Facilitador [1 x $700.00]Sueldo Participantes (Miembro del Equipo) [7 x $300.00]Moderadores [2 x $400.00]
MOBILIARIO Y EQUIPO $ 3, 925.00Escritorio Empresarial [1 x $350.00]mesa [1 x $250.00]Sillas [10 x $45.00]Computadora (Monitor, CPU, Teclado, Mouse) [1 x $700.00]Impresor [1 x $125.00]Contómetro [2 x $70.00]Micrograbadora[1 x 20.00]Fotocopiadora[1 x $500.00]Cámara digital[1 x $500.00]Cañón y pantalla acrílica [1 x $700.00]Memorias[3 x $80.00]
PAPELERÍA Y ÚTILES $ 450.00(lápices (portaminas), bolígrafos, papel bond, regla, borrador, calculadora, tijeras, sacapuntas, cinta scoch, tirros.)
SERVICIOS BÁSICOS $ 200.00(Luz, agua, teléfono)
INVERSIÓN DEL 1° MES $ 8, 175.00
PRESUPUESTO FINANCIERO
RECURSO HUMANO $ 3, 600.00Sueldo del Facilitador [1 x $700.00]Sueldo Participantes (Miembro del Equipo) [7 x $300.00]Moderadores [2 x $400.00]
PAPELERÍA Y ÚTILES $ 200.00(lápices (portaminas), bolígrafos, papel bond, regla, borrador,calculadora, tijeras, sacapuntas, cinta scoch, tirros.)
SERVICIOS BÁSICOS $ 200.00(Luz, agua, teléfono)
INVERSIÓN DEL 2° MES $ 4, 000.00
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22..11..44 RRaazzoonneess ppaarraa lllleevvaarr aa ccaabboo eell MMooddeelloo ddee AAuuttooeevvaalluuaacciióónn ddee CCoonnttrroolleess Se puede considerar útil una autoevaluación de controles para tomar decisiones
sobre aspectos específicos de las grandes empresas del sector servicios.
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22..11..55 DDiiaaggnnóóssttiiccoo
Analizar la evaluación del Recurso Humano y Financiero e identificar si la
empresa tiene el personal idóneo y la capacidad financiera para implementar el
modelo de Autoevaluación de Controles.
El propósito de este diagnóstico no es el logro de una respuesta definitiva sino la
consideración de los elementos que puedan contribuir a un proceso exitoso de
Autoevaluación de Controles.
Es necesario para llevar a cabo este proceso realizar una tormenta de ideas
donde se puedan analizar las opiniones y poder establecer con facilidad las
fortalezas, oportunidades, limitaciones y posibles amenazas con que cuentan las
grandes empresas del sector servicios actualmente.
En la figura No 2 se presenta el análisis de las Fortalezas, Oportunidades,
Limitaciones y Amenazas (FOLA) de las grandes empresas para una mejor
apreciación:
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o Por la complejidad y tamaño de las grandes empresas los niveles de control requieren mayor seguimiento.
o Falta de herramientas para detectar las fallas en la empresa de forma oportuna.
o Falta de actualización de estrategias para enfrentar cambios en el entorno interno y externo.
o Falta de involucramiento del Recurso humano en la evaluación del Sistema de Control Interno.
o Entendimiento limitado de los controles, riesgos, problemas y objetivos identificados.
Pueden ajustarse fácilmente a los distintos procesos nuevos y en constante cambio que suceden en las empresas.
Pueden ajustarse o adaptarse fácilmente a la globalización como un proceso que esta ocurriendo a nivel mundial.
Se encuentran buscando la mejora continua en el desarrollo de sus operaciones.
Alianzas Estratégicas para hacer frente a nuevos retos y hacer más factible la ubicación del producto en el mercado.
Alto grado de inseguridad del país.
Poca efectividad del Sistema de Control Interno existente en las grandes empresas, ya que a pesar de las exigencias tanto del mercado como de controles fiscales, aun existen grandes empresas que no cuenta con un Sistema de Control Interno bien establecido y fundamentado, quedando así en desventaja respecto a la competencia.
Poco uso de herramientas de gestión empresarial, que permitan obtener un mayor y mejor entendimiento de las debilidades de las empresas que dirigen y las medidas que deben tomar para evitar el fraude dentro de sus empresas.
Cultura naciente y en desarrollo de Autocontrol en los procesos, áreas y sistemas de la empresa, lo cual le dificulta prevenir errores y aumenta los costos en la adopción de medidas correctivas.
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
Cuenta con misión, visión, valores, estrategias y metas por consiguiente saben de donde parten y hacia donde se dirigen y lo que desean lograr.
Posee objetivos y los que predominan son los operativos y los de calidad, dando importancia a la mejora continua.
En su mayoría cuenta con sistema de control interno permitiéndoles llevar un ordenamiento en sus operaciones; y el monitoreo de sus actividades periódicas permitiendo un adecuado desarrollo de sus operaciones.
Posee una actitud positiva al cambio, permitiéndoles ajustarse a la variabilidad de los acontecimientos que están sucediendo.
Posee estrategias para gestionar los cambios en el entorno y tomar en cuenta posibles amenazas.
FORTALEZAS
ANÁLISIS INTERNO ANÁLISIS EXTERNO
GRANDES EMPRESAS- SECTOR SERVICIOS
ANÁLISIS FOLA
LIMITACIONES
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EL DESARROLLO DEL MODELO AEC
1º MES 2ª MES Nº
1
Semana2
Semana3
Semana4
Semana5
Semana 6
Semana7
Semana8
Semana
RESPONSABLE
1 Reunión para exponer el proyecto
Junta Directiva o Gerente
2 Asignación de persona a cargo del proyecto
Junta Directiva o Gerente
3 Análisis y Evaluación
Auditor o Miembros del Equipo
4 Reclutamiento y Selección del Personal
Auditor o Miembros del Equipo
5 Capacitación del Recurso humano
Auditor o Miembros del Equipo
6 Conformación del comité de Autoevaluación de Controles
Auditor y Miembros del Equipo
7 Asignación de recursos materiales al Comité
Auditor y Miembros del Equipo
8 Identificación de la Unidad a Autoevaluar
Auditor y Miembros del Equipo
9 Participación de la gerencia en los Talleres
Auditor y Miembros del Equipo
10 Asignación de Actividades y Responsabilidades a facilitador y miembros del equipo.
Auditor y Miembros del Equipo
11 Elaboración de Cuestionarios y agenda de entrevistas
Auditor y Miembros del Equipo
12 Elección de estrategias para las sesiones y recolección de datos
Auditor y Miembros del Equipo
13 Elaboración de la Matriz de Autoevaluación de Controles
Auditor y Miembros del Equipo
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EL DESARROLLO DEL MODELO AEC
1º MES 2ª MES Nº
1
Semana2
Semana3
Semana4
Semana5
Semana 6
Semana7
Semana8
Semana
RESPONSABLE
14 Aplicación de Métodos de Recolección de Datos
Auditor y Miembros del Equipo
15 Debate, votación y al final de la sesión en 48 horas se presenta el 1º informe al jefe de la unidad en Autoevaluación
Auditor y Miembros del Equipo
16 Obtención de resultados y análisis
Auditor y Miembros del Equipo
17 2° Sesión o taller para depuración, debate de los resultados y votación
Auditor y Miembros del Equipo
18 Elaboración del Informe de Autoevaluación de Controles
Auditor y Miembros del Equipo
19 3° Sesión o taller para tomar medidas de los datos que se depuraron y los que se mantienen en espera a recibir.
Auditor y Miembros del Equipo
20 Observaciones, Consecuencias, Conclusiones, Recomendaciones.
Auditor y Miembros del Equipo
21 Resumen Ejecutivo
Auditor y Miembros del Equipo
22 Entrega y lectura del Informe del Comité de Autoevaluación de Controles
Auditor
23 Entregar de los resultados al Comité Auditor
24 Reunión/ Sesión con la Alta gerencia Auditor
25 Convocatoria para reunión con accionistas
Auditor
26 Reunión con la Junta General de Accionistas
Auditor