capitulo ii 1. antecedentes de la investigaciÓn
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1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Con respecto al sistema de control muchos han sido los estudios que han
planteado, aunque no siempre referidos a las cuentas por cobrar. En este punto
se presentan algunos de esos estudios con el fin de fundamentar el estudio que sé
esta llevando acabo.
Cumare, Madrid y Vargas en 1991, realizaron un estudio titulado Sistema y
control de crédito y cobranza de las empresas privadas del distrito Carirubana del
Estado Falcón, caso estudio Amuay Motors, C.A y Comercial Líbano.
Como objetivos se plantearon determinar la importancia que tienen los
sistemas de crédito y cobranza en las empresas privadas y lo primordial de los
establecimientos de buenas políticas de crédito para así evitar pérdidas por la
concesión de crédito en una forma liberal. Con el estudio se hace un análisis de la
rotación de las cuentas por cobrar, se establece lo liberal, la forma de
contabilización de las ventas a crédito, el control interno que llevan las empresas y
se establece el flujo de efectivo y su importancia en el capital de trabajo.
El proceso metodológico se realizó recogiendo los datos mediante la
observación directa de la información financiera suministrada por las empresas,
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así como se implementaron entrevista que permitieron obtener las conclusiones y
cumplir con el objetivo propuesto.
Morillo de González en 1992 realizó una investigación titulada las cuentas y
efectos por cobrar, cuyo objetivo fue exponer a través de un modulo instruccional
los fundamentos y objetivos generales específicos referentes a ese rubro, que se
plantea.
El propósito central de su investigación fue estudiar los derechos de crédito
en el campo jurídico contable explicando las características principales de los
documentos o títulos de crédito mas usados en las actividades comerciales, de
acuerdo con la legislación venezolana, lo que a su vez permitió conocer la
distinción entre las cuentas y efectos por cobrar mediante la aplicación de los
principios contables.
El método utilizado fue el de distribución de frecuencias con lo cual se obtuvo
que las cuentas y efectos por cobrar varían según las diversas situaciones que se
presentan en las empresas comerciales para lo cual deberán tener tratamientos
diferentes según sean estos.
Fonseca, en 1999 realizó un estudio denominado Evaluación del control
interno administrativo de las cuentas por cobrar en la empresa de servicio
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Inspecciones Unidas, cuyo propósito se centro en la evaluación del control interno
administrativo de las cuentas por cobrar.
A nivel metodológico el tipo de estudio fue aplicado descriptiva y transversal,
clasificando el diseño de la investigación como no experimental. Para lograr este
estudio se contó con una población de cuatro (4) sujetos del departamento de
cuentas cobrar, constituyéndose una población finita accesible y objetiva. Para la
recolección de datos se utilizo como instrumento la entrevista estructurada con
preguntas abiertas, la cual fue validada a través del juicio de cinco (5) expertos.
Los datos obtenidos fueron analizados mediante tablas de frecuencia y
porcentuales de las respuestas emitidas por los sujetos; además se realizo un
análisis de contenido de las respuestas de los entrevistados y como resultado se
evidencio que los controles internos administrativos evaluados no son del todo
adecuado para manejar efectivamente las cuentas por cobrar.
Así mismo, se acotaron una serie de medidas correctivas que pueden
aplicarse para un mejor porcentaje de productividad entre ellas: Elaborar un
manual de políticas de crédito para el área de cobranza, un manual de normas de
cuentas por cobrar, realizar conciliaciones mensuales entre los saldos de las
cuentas por cobrar, crear un departamento de auditoria interna y por ultimo la
formulación de presupuestos.
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Estos estudios presentados han servido de aporte para la investigación que
se lleva a cabo, por cuanto especifican los métodos que se implementaron en
cada caso para lograr el control de las cuentas por cobrar. Por tal razón, se
consideran pertinentes al ofrecer elementos importantes que documentan la
investigación.
2. BASES TEÓRICAS
En las bases teóricas se presentan las definiciones y características del
sistema de control en especial en las cuentas por cobrar, para relacionar estos
aspectos con lo que se observa en la empresa AME-Zulia Asistencia Médica de
Emergencia C.A.
2.1. SISTEMA
El sistema consiste en la integración de todos los elementos para poder
unificar esfuerzos y lograr los objetivos planteados dentro de cualquier
organización, considerando que tanto los recursos humanos, como los equipos,
así como la estructura y la forma de dirigir participan en conjunto de las
operaciones par obtener lo planificado.
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En tal sentido, un sistema es para Ivancevich y otros (1996, p.64) “un
conjunto de partes que operan con interdependencia para lograr objetivos
comunes donde se considera que él todo es mayor que la suma de las partes”.
Para Catacora (1996, p.25) un sistema es “un conjunto de elementos,
entidades o componentes se caracterizan por ciertos atributos identificables que
tienen relación entre sí y que funcionan para lograr un objetivo común”.
Por consiguiente, el sistema integra, coordina e interrelaciona a los elementos
para que trabajen conjuntamente, donde cada persona realiza su acción pero esta
debe manejarse según los requerimientos de todo el proceso aunque cada
operación se realice por separado.
Al respecto, la teoría de sistema planteado por Bertalanffy, citado por
Chiavenato (1998, p.724) explica que se criticaba la visión que se tienen del
mundo, fraccionada en diferentes áreas, divisiones arbitrarias que parcializan las
acciones por lo cual considero que cuando se quiere estudiar y entender algo no
debe hacerse aislado sino conformado en su entorno.
Este concepto de sistema, permite hacer un análisis sistémico de la
organización permitiendo reconceptualizar los fenómenos y acciones dentro de un
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enfoque global para lograr la interrelación e integración de aspectos que son, la
mayoría de las veces de naturaleza completamente diferente.
De la definición de Bertanlaffy, surgen dos características del sistema,
conocidos como el propósito u objetivo y el globalismo o totalidad. Él propósito u
objetivo por cuanto un sistema tiene uno o varios propósitos u objetivos donde las
unidades o elementos, como también las relaciones, definen una distribución que
trata siempre de alcanzar un objetivo .
En cuanto al globalismo o totalidad porque todo sistema tiene una naturaleza
orgánica, por lo cual una acción que produzca cambio en una de las unidades,
muy probablemente producirá cambios en todas los otras unidades de este. En
otras palabras, cualquier estimulo en cualquier unidad del sistema afectara a todas
las demás unidades, debido a la relación existente entre ellas.
Por otra parte, el efecto total de esos cambios o alteraciones se presentara
como un ajuste de todo el sistema, el cual siempre reaccionara globalmente a
cualquier estimulo producido en cualquier parte o unidad, donde se da una
relación causa-efecto. De este modo, el sistema sufre cambios y el ajuste
sistemático es continuo.
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Desde ese punto de vista se entiende que dentro de una organización un
departamento puede considerarse como un sistema compuesto por varios
subsistemas, secciones o sectores, e integrado en un suprasistema, la empresa,
quien puede a su vez componerse por secciones o sectores que pertenecen a la
empresa la cual esta integrado en un suprasistema del mercado o la comunidad.
AME-Zulia Asistencia Médica de Emergencia C.A, es una empresa que
presta servicios a la comunidad garantizándole seguridad y bienestar en cuanto a
salud y emergencia, creando un contacto directo con otras empresas y con el
entorno.
Como toda empresa, en ella se realizan actividades administrativas y
contables donde se incorporan acciones que estén acordes con los cambios e
incertidumbres de la sociedad, cumpliendo con la tarea básica de la administración
para lograr realizar las actividades con la participación de las personas.
En tal sentido, el estado actual que las empresas presentan determinan su
capacidad de acción para enfrentarse a esos cambios económicos, políticos,
sociales que garanticen la incorporación de los recursos humanos, equipos,
materiales y financieros que tienen como propósito obtener beneficios y ganancias
generándose ventajas personales y organizacionales.
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En el caso de AME-Zulia Asistencia Médica de Emergencia C.A, se considera
esta empresa como un sistema abierto porque sus operaciones las realizan
considerando el ambiente externo, intercambiando sus acciones de servicios con
este pero a su vez dentro de la empresa se observan la interrelación de todos los
elementos y departamentos que la conforman.
Es así como toda empresa puede presentar como organismo sistémico
aspectos que lo benefician y otros que lo afectan pudiendo ser factores internos o
externos. Dentro de los factores internos que caracterizan a una empresa están
sus fortalezas y sus debilidades.
Al respecto, David (1994, p.8), plantea que las fortaleza “son las actividades
internas de una organización que se llevan a cabo especialmente bien, donde las
funciones de gerencia, mercadeo, finanzas, producción, investigación y desarrollo
de una empresa deben analizarse o examinarse con el objeto de identificar y
evaluar las fortalezas internas de especial importancia”.
Para Gómez S (1997, p.31) “son las actividades y atributos internos de una
organización que contribuyen y apoyan a logro de los objetivos de una institución”.
Cabe destacar que se considera fortaleza toda aquella situación, recurso o
acción que genere productividad o efectividad, siendo por tanto, el deseo que toda
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empresa tiene las cuales están conformadas por aspectos positivos, de allí que se
pretenda poder contar con el recurso capacitado para poder gestionar las
acciones, manejando el equipo novedoso y tecnológico que garantice efectividad
en los procesos y satisfacción en los clientes.
Por otra parte, las debilidades de acuerdo con David (1994, p.8) “son las
actividades de gerencia, mercadeo, finanzas, producción, investigación y
desarrollo que limitan o inhiben en el éxito general de una organización”.
Al respecto Gómez S (1997, p.31) expresa que “son las actividades o
atributos internos de una organización que inhiben o dificultan el éxito de una
empresa, situación que puede considerarse desventajosa obstaculizar el ritmo de
las operaciones por inexistencia o falla de aspectos importantes”.
Como factor interno puede ser resuelto directamente por la alta gerencia, el
nivel medio y el operativo, buscando las estrategias viables que permitan el
cumplimiento de las acciones y la superación de las fallas.
No obstante, en la empresa se dan otros factores externos que pueden
convertirse en oportunidades y amenazas, siendo oportunidades, las expresiones
a las tendencias económicas, sociales, políticas tecnológicas y competitivas, así
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como a hechos que podrían de forma significativa beneficiar a una organización en
el futuro.
Las oportunidades son consideradas para Gómez S (1997, p.31) como “los
eventos, hechos o tendencias en el entorno de una organización que podrían
facilitar o beneficiar el desarrollo de esta, si se aprovechan en forma oportuna y
adecuada”.
Es así como las oportunidades pueden darse para el recurso humano, para
los equipos, materiales y hasta la parte financiera y en todo momento esta
enfocada a obtener cambios positivos, por lo cual debe ser aprovechado por la
empresa para que le generen beneficios.
Dentro de esas oportunidades AME-Zulia Asistencia Médica de Emergencia
C.A, tiene que considerar que la competencia en cuanto a servicios de emergencia
y salud esta representada por una sola empresa en la región, lo cual le permite
generar acciones provechosas que se conviertan en ganancias y satisfacción.
Gómez S (1997, p.31) explica que las amenazas “son eventos, hechos o
tendencias en el entorno de una organización que inhiben, limitan o dificultan su
desarrollo operativo”.
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En tal sentido, las amenazas dé acuerdo con David (1994, p.9) “son
totalmente opuestas a las oportunidades, que consisten en las tendencias
económicas, sociales, políticas, tecnológicas y competitivas, así como hechos que
son potencialmente dañinos para la posición competitiva presente o futuro de una
organización”.
Estas amenazas son uno de los obstáculos que puede tener una empresa
para surgir, al considerar que debe trabajar para resolver y no dejarse afectar por
ellos; es decir, solventar situaciones que a la larga impiden el efectivo proceso de
cualquier empresa, ya sea de bien o de servicio.
Con base en lo antes planteado, AME-Zulia Asistencia Médica de
Emergencia C.A, como toda empresa debe verificar cuales son las amenazas que
presenta la empresa y como podría afectarlo, para hacer análisis y resolver
seleccionando la mejor decisión.
En razón de ello, en toda empresa para analizar la situación que se vive en
ella deben considerarse las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas
que determinan el control interno tanto administrativo y contable.
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2.1.2. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS
De acuerdo con Gómez C (1994, p. 329,330) los sistemas “son parte integral
del trabajo de todo ejecutivo, o sea que cada persona que supervisa, dirige o
administra las actividades de subordinados (sin importar su numero) tiene en su
trabajo una responsabilidad inherente de los sistemas, procedimientos o métodos
que emplean el y sus subordinados”. Por lo tanto, deben considerarse los sistemas
como un campo de actividades que se identifican con las labores de todo
supervisor.
Considerando lo anterior, no se puede imaginar cualquier unidad de trabajo o
cualquier institución, ya sea publica o privada, que no tenga algún sistema de
trabajo, ya que como se dijo estas pertenecen a los elementos técnicos que
regulan y controlan, y a los elementos humanos y materiales que reglamentan.
Sin embargo, el problema no consiste en tener o no sistemas ya que es
ilógico pensar su ausencia, sino en que estos cubran plenamente los objetivos
para los que fueron implantados, y además que se desarrollen sobre bases
técnicas que permitan un aprovechamiento optimo de los recursos con que se
cuenta.
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2.1.3. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS
Dentro de la variedad existente de los sistemas, existe una diversidad de
criterios para su clasificación para tal efecto GOMEZ C (1994, p.328,329) hace
hincapié en lo siguientes:
ü Sistemas naturales y sistemas creados o hechos por el hombre.
Indudablemente que las organizaciones publicas y privadas constituyen sistemas
creados o hechos por el hombre.
ü Considerando él numero y complejidad de los elementos y sus relaciones, y
la posibilidad de predecir su comportamiento, los sistemas pueden ser simples,
complejos y muy complejos; y deterministas y probabilistas.
ü Sistemas cerrados o abiertos. La mayor parte de los sistemas orgánicos son
abiertos; esto quiere decir que hay un intercambio de energía con sus integrantes.
ü Se dice que un sistema es cerrado cuando no hay aportación o expedición de
información, de calor o de materiales físicos, y por lo tanto no se verifica ningún
cambio en sus componentes.
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ü Sistemas mecánicos o no vivientes y sistemas vivientes. Es de fácil
comprensión que los organismos públicos son sistemas vivientes, puesto que su
principal componente es el ser humano como ente individual y como miembro de
un grupo social.
ü Sistemas adaptables y no adaptables. Las organizaciones son sistemas
adaptables, puesto que reaccionan o responden a cambios del contexto,
produciéndose una nueva situación del sistema frente a la reacción o respuesta;
mediante el análisis se pueden establecer en el tiempo los diferentes estados del
sistema.
2.2. CONTROL
Dentro de los procesos administrativos que se ejecutan en la empresa esta el
control el cual es para Donnelly y otros (1994, p.258) “las actividades que el
gerente lleva a cabo en su inicio para asegurar que los resultados reales
concuerden con los planificados”’.
Por su parte, Ivancevich y otros (1996, p.532) consideran que el control “es la
responsabilidad fundamental de la dirección, y deberá estar estrechamente
vinculado con los procesos de planificación y organización, incluyendo todas las
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actividades que el gasto emprende con el fin de asegurar que los resultados que
se producen son congruentes con los resultados programados”.
En ese orden de ideas, se constata que el control es un proceso con el cual
se puede verificar los hechos tal y como se presentan en un momento
determinado y con ello saber hasta que punto se han obtenido los objetivos
planteados.
En tal sentido, con el control se puede, según lo exponen Ivancevich y otros
(1996, p.532) considerar determinados elementos que lo definen donde se
analizan la producción y operaciones, los recursos financieros, los humanos y el
cambio y desarrollo de la organización, así como también se debe suponer que
este se logre mediante etapas.
Por lo tanto, con el control se definen muchos de los aspectos que
determinan las operaciones administrativas y contables por lo cual debe conocerse
primero el plan, como fue organizado este, que medidas considerar para poder
verificar que cada elemento cumple su función y además verifica la calidad y las
condiciones de las operaciones efectuadas en AME-Zulia Asistencia Médica de
Emergencia C.A para brindar un servicio de calidad y mantener a todo el personal
satisfecho.
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2.2.1. ETAPAS DEL CONTROL
El control según lo definen Stoner y Wankel (1990, p.657) cumple con unas
etapas o pasos básicos que permiten:
• Establecer estándares y métodos para medir el desempeño.
• Medir el desempeño.
• Ver si este desempeño corresponde con los estándares y si no es así tomar
las medidas correctivas.
Por consiguiente, para ejecutar el control se precisa observar, registrar,
constatar con los patrones o estándares para prever o corregir si es necesario. No
obstante, para Ivancevich y otros (1996, p.533) el control cumple con tres
pasos dentro de su proceso siendo estos:
Especificación: cuando se implanta la cultura de la calidad, donde se especifican
los estándares o condiciones que se espera que se logre durante el proceso.
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Durante esta etapa, el gerente o supervisor debe señalar cuales criterios
determinara para medir el nivel de desempeño del personal.
Producción: etapa en la cual se elabora el producto, se miden los resultados de la
producción y se registran los datos de producción para que puedan cumplirse los
objetivos.
Esta etapa es de gran importancia para la empresa, porque en ella se generaran
todas las alternativas que darán respuesta a las inquietudes del personal de la
empresa.
Inspección es cuando se compara el producto con el estándar de la producción,
y se emite el juicio relativo a lo obtenido, determinando en ese momento la
necesidad o no de emprender acciones correctivas.
En esta etapa, el gerente verifica lo que ha hecho, en función de las
realidades, de las operaciones, sin obviar el desempeño del personal que es el
elemento esencial de la empresa, al que debe mantenerse estimulado para que
ofrezca un servicio o producto de calidad.
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En ese proceso se determina el propósito final del control, que es
en esencia, preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su
desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados.
Por consiguiente, el control puede darse en los procesos administrativos y los
contables, siendo estos los que comprenden el plan de la organización y de todos
los métodos y procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y la
fiabilidad de los registros financieros y deben diseñarse de tal manera que brinden
la seguridad razonable y de acuerdo con Cepeda (1997, p.4) permite que:
ü Las operaciones se realicen dé acuerdo con las autorizaciones de la
administración.
ü Las operaciones se registren correctamente y se facilite la preparación de
estados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados, logrando salvaguardar los activos.
ü De acceso a los activos solo con la autorización pertinente y oportuna.
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ü La existencia contable de los bienes se compare periódicamente con la
existencia física y se tomen medidas oportunas en caso de presentarse
desviaciones.
2.2.2. CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL
Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los
objetivos, Munch G (1998, p.182) refiere que debe reunir ciertas características
para ser efectivo las cuales son:
Reflejar la Naturaleza de la Estructura Organizacional: un sistema de control
deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se
desee controlar. Así, una pequeña empresa necesita de un sistema de control
distinto al de una empresa grande; los controles que se implanten en el
departamento de venta serán diferentes a los controles del departamento de
producción.
Oportunidad: un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las
desviaciones, siendo lo ideal que las descubran antes de que se produzcan. El
control será útil en tanto proporcione información en el momento adecuado.
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Accesibilidad: todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de
interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes de
los controles sea accesibles para las personas a las que van hacer dirigidos.
Ubicación Estratégica: resulta imposible e incosteable implantar controles para
todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlo en
ciertas áreas de acuerdo con los criterios de valor estratégico.
2.2.3. FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de
control, los cuales para Munch G (1998, p.183) son:
Cantidad; se aplica en actividades en las que el volumen es importante.
Tiempo; se controlan las fechas programadas. Costo; es utilizado como un
indicador de la eficacia administrativa, ya que por medio del se determinan las
erogaciones de ciertas actividades. Calidad; se refiere a las especificaciones que
debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.
Los tres primeros son de carácter cuantitativo y él ultimo, como su nombre lo
indica, es eminentemente cualitativo. Es importante indicar que existen funciones
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en las que no es necesario aplicar los cuatro factores, ya que esto depende del
área controlada.
2.3. POLÍTICA
La política es para Melinkoff (1990, p.22) “el conjunto de normas
de acción, de reglas y de orientaciones que delimitan la acción administrativa, por
lo tanto, sirven de guía esencial para conducir las actividades hacia los fines y
objetivos”.
Por su parte, Alvarez (1997, p.28) plantea que la política “es una decisión
unitaria aplicada a todas las situaciones similares, sirviendo de orientación clara
hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo tipo, considerado
como un lineamiento que facilita la toma de decisiones y concreta lo que la
dirección desea se haga en cada situación definida”.
En cuanto al control, las políticas se refieren a como ha de ser la verificación
de los hechos y establecer él porque de los cambios que deben incorporarse y
cuales son los que dirigen el proceso de control de las cuentas por cobrar en AME-
Zulia Asistencia Médica de Emergencia C.A.
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Al respecto, de las políticas de control de las cuentas por cobrar de la
empresa AME- ZULIA Asistencia Médica de Emergencia C.A., es preciso plantear
que estos deben relacionarse y estructurarse de forma tal que el propósito o deseo
de los accionistas se vea solidificado en las acciones de cada uno de los
departamentos, haciendo hincapié en las cuentas que los clientes tienen al
contratarse los servicios de la empresa. De allí, que las políticas deban abarcar
esta área por que el buen funcionamiento de este permite que se obtengan los
ingresos necesarios para solventar todas y cada uno de los compromisos de la
empresa.
2.3.1. PROPÓSITOS
El propósito es para Munch y García (1998, p.70) “la aspiración fundamental
o finalidad de tipo cualitativo que persiguen en forma permanente o
semipermanente, un grupo social”. Por lo tanto, se expresan como un diseño y su
determinación es una función reservada a los altos financieros de la empresa.
En tal sentido, el control tiene como propósito vigilar la legalidad y exactitud
de las operaciones, en cuanto a las cuentas por cobrar, se refiere al proceso
mediante el cual se puede verificar la organización de las cuentas por cobrar, si
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estas están en su plazo o ya son antiguan, además de tomar en cuenta los
beneficios que adquiere el cliente cuando cancela sus cuentas morosas.
2.3.2. OBJETIVOS
Los objetivos son para Melinkoff (1990, p.23) “lo que se espera en el futuro
dirigiendo todos los esfuerzos de la organización”. En tal sentido, los objetivos son
la descomposición orgánica de los fines y que permiten darle viabilidad a los
propósitos de la empresa, en este caso; del control de las cuentas por cobrar de
AME-Zulia Asistencia Médica de Emergencia C.A.
2.3.3. METAS
Las metas son para Melinkoff (1990, p.24), “los objetivos cuantificables,
fijando limites para proyectar en el tiempo el cumplimiento de las acciones
programadas, en este caso, del control de las cuentas por cobrar”.
Las metas tienen la ventaja de facilitar y hacer comprensible la planificación,
sea operativa o económica y lo más importante, posibilita el control y la
evaluación.
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Para el autor antes citado, las metas resultan medios eficaces para controlar
un objetivo generalizado, lo cual puede medirse pero no con las facilidades que
proporcionan la existencia de normas precisas de control y limites exactos de
evaluación comprendidos en las metas.
En tal sentido, las metas facilitan el conocimiento, análisis y aceptación de los
objetivos, cuya importancia se ha denotado y simplifica de manera general el logro
de la satisfacción dentro del factor de la organización.
A su vez, con el planteamiento de las metas, al verificar su logro, se pueden
implementar acciones correctivas, producto del control simplificado en tiempo
oportuno y preciso, lo que lógicamente, hará factible el logro de los objetivos
trazados.
2.3.4. ESTRATEGIAS
Las estrategias son según Gómez Serna (1997, p.32) “las acciones que
deben realizarse para mantener y soportar el logro de los objetivos de la
organización y de cada unidad de trabajo y así hacer realidad los resultados
esperados al definir los proyectos”.
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Con las estrategias se dirigen y coordinan las acciones, eligiendo los mas
adecuados para alcanzar los esfuerzos y obtener los objetivos de la empresa con
respecto a las cuentas por cobrar.
Para Munch y García (1998, p.83) las estrategias “son cursos de acción
general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los
recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas”.
Con las estrategias la gerencia puede tomar decisiones y determinar los
cursos de acción, evaluar las alternativas y seleccionar las que más se adecuan a
la situación que sé este planteando con respecto a la necesidad de controlar las
cuentas por cobrar.
2.4. NORMAS
Las normas surgen luego que en la empresa se han establecido objetivos,
comenzando por un patrón de conducta que se convierte en una característica
común de la dinámica del grupo y que consiste, de acuerdo con lo expuesto por
Donnelly e Ivancevich (1994, p.360) “es una actitud, opinión, sentimiento o acción
como partida por dos o más personas y que dirigen la conducta”.
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En esa medida, la norma acondiciona el desempeño y determina lo que se
puede hacer para controlar las cuentas por cobrar. En razón de ello para coordinar
las normas, existen unos requisitos de las cuentas por cobrar, expresando la
responsabilidad y la metodología para llevar a cabo el proceso de control.
2.4.1. REQUISITOS
Para llevar a cabo el proceso de las cuentas por cobrar y asegurar la
efectividad del control debe tomarse en cuenta los siguientes requisitos, los cuales
son para Rondón (1994, p.1-10)
ü Clasificar periódicamente las cuentas, de acuerdo a su antigüedad.
ü Verificar con frecuencia los saldos de los libros auxiliares, con la cuenta de
control de los mismos en el libro mayor general.
ü Investigar ampliamente las cuentas declaradas incobrables, y considerar la
posibilidad de su cobro en el futuro.
ü Que solo personas suficientemente autorizadas puedan dar por incobrables
las cuentas, o emitir notas de crédito; debidamente numeradas.
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ü Preparar estados de cuenta mensuales de los clientes y solicitar de ellos su
conformidad. Estos estados deben ser confeccionados por una persona que no
tenga acceso al control de los ingresos y a los créditos.
ü Los cajeros y contadores no deben leer la correspondencia de los clientes.
ü El contador encargado de las cuentas por cobrar no debe tener vinculación
alguna con los ingresos y egresos; y, además, debe ser rotado en su cargo.
ü Todo despacho debe estar amparado por facturas y contabilizarse de
inmediato.
ü La concesión del crédito no debe estar vinculada a las actividades del
departamento de ventas, ni a las del cajero, ni a las del contador de cuentas por
cobrar.
ü Las cuentas por cobrar han de ser solo las de clientes, provenientes de venta
o servicios prestados. Cualquiera otra partida debe segregarse.
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2.4.2. RESPONSABILIDAD
Para Koontz H (1998, p.785) la responsabilidad “es la obligación que los
subordinados le deben a sus superiores con respecto al ejercicio de la autoridad
que les fue delegada como una forma para lograr los resultados esperados”’.
De acuerdo con Cepeda (1997, p.15) el control es fundamentalmente una
responsabilidad gerencial, desarrollada en forma autónoma que, para que rinda
verdaderos frutos, debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada
organización.
Desde el punto de vista del cumplimiento del objeto social y las funciones
asignadas a las organizaciones, el control es parte indispensable e indelegable
de la responsabilidad gerencial, ya que esta no termina con la formulación de
objetivos y metas, sino con la verificación de que estos se han cumplido.
2.4.3. MÉTODOS
Generalmente, los procedimientos son una serie de pasos sucesivos y
complementarios, que exigen una manera especifica de llevarlos a cabo; por esta
razón los procedimientos tienen que descomponerse en una serie de métodos los
cuales son para Melinkoff (1990, p.29) ‘”la forma o manera de realizar una labor,
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pero tomando en cuenta los fines, objetivos, las facilidades disponibles y los
recursos que se utilizaran en su realización”.
Álvarez M (1997, p.31) define los métodos como “una guía detallada que
muestra secuencial y ordenadamente como una persona realiza un trabajo”.
2.5. PROCEDIMIENTOS
De acuerdo con Álvarez M (1997, p.31) los procedimientos “son la guía
detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o más personas
realizan un trabajo”.
Los procedimientos que se usan dentro de una organización, generalmente
son verbales y no están por escrito. Incluso, la mayor parte de las veces la gente
por falta de información y sensibilización acerca de su importancia, modifican y
desvirtúan el método o procedimiento de acuerdo al humor o presión de trabajo
con que amanecen.
Al respecto, Gitman L (1996, p.308) clasifica los procedimientos en:
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2.5.1. NOTIFICACIÓN POR ESCRITO
Después de cierto numero de días posteriores al vencimiento de una cuenta
por cobrar, la empresa suele enviar una carta en términos corteses recordando al
cliente su adeudo. Si se hace caso omiso de dicha carta, se envía otra más
exigente. En caso necesario, puede remitirse otra más. Las notificaciones de
cobranza por escrito son el primer paso en el proceso de cobro de cuentas
vencidas.
2.5.2. LLAMADAS TELEFÓNICAS
Si las notificaciones por escrito no dan ningún resultado, el gerente de crédito
mismo de la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el
cliente presenta una explicación adecuada, se puede convenir en prorrogar el
periodo de pago. Una llamada del abogado de la compañía puede ser útil si los
demás recursos no han funcionado.
2.5.3. VISITA DOMICILIARIA
Esta técnica no es mucho más común a nivel de crédito del consumidor, pero
también puede utilizarla los proveedores industriales. El envío de un cobrador, o
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incluso del vendedor encargado, a requerir el pago al cliente puede ser un
procedimiento de cobro muy eficaz, ya que el pago podría realizarse en el acto.
2.5.4. RECURSO LEGAL
Esta es la medida más estricta en el proceso de cobranza, y representa una
opción antes de utilizar una agencia de cobro. Este procedimiento no es solamente
oneroso, sino que puede obligar al deudor a declararse en banca rota,
reduciéndose así la posibilidad de futuros negocios con él si que garantice el pago
final de los adeudos vencidos.
Por otra parte Eltinger (1987, p299) explica que existen tres etapas a) el
recordatorio, b) la insistencia y c) la acción drástica.
El recordatorio se envía con los estados de cuenta detallados y cartas breves
y corteses, acompañados de un estado de antigüedad de saldo, lo que permite al
cliente reflexionar acerca de su cuenta y morosidad se insiste o persigue si el
cliente no responde al recordatorio, por lo que se hacen llamadas telefónicas con
insistencia y se envía al cobrador al domicilio.
La acción drástica se toma cuando ya el proceso debe pasar a manos de
abogados, bien sea de la misma empresa o de una agencia encargada, quien
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tomará las medidas legales pertinentes para hacer efectivo el pago de las
cuentas.
2.6. SISTEMA DE CONTROL
El sistema de control con respecto a Cepeda (1997, p.4) es un mecanismo
de apoyo gerencial, orientado hacia una meta o fin; no es un objetivo o fin en sí
mismo. El sistema de control provee una garantía razonable del logro de los
objetivos y las metas organizacionales, no una garantía absoluta. Un adecuado
sistema de control podrá alertar oportunamente y reportar sobre el bajo
rendimiento de una gestión, pero no podrá transformar o convertir una
administración deficiente en una administración destacada. En este sentido, el
control es solo uno de los componentes básicos de labor gerencial.
Por otra parte, para Gómez R (1993, p.5-2) el sistema de control analiza los
resultados y los compara con los objetivos o estándares luego se toman las
decisiones correctivas, para aumentar la eficacia.
De igual manera, el autor citado plantea el sistema de control es todo un
proceso, que intenta conservar a la organización orientada hacia sus metas
programada; jamás debe considerarse con un fin en sí mismo.
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2.6.1. OBJETIVOS DEL SISTEMA DEL CONTROL
Para Cepeda (1997, p.7) el diseño, la implantación, el desarrollo, la revisión
permanente y el fortalecimiento del sistema de control se debe orientar de manera
fundamental al logro de los siguientes objetivos:
ü Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada
administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar ( control
interno contable).
ü Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la
organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y
actividades establecidas ( control interno administrativo).
ü Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén
dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos (control interno administrativo).
ü Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la
organización (control interno administrativo).
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ü Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y
los registros que respaldan la gestión de la organización (control interno
contable).
2.6.2. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL
De acuerdo con Cepeda (1997 p.9) las principales características del
sistema de control son las siguientes:
ü El sistema de control esta conformado por los sistemas contables,
financieros, de plantación, de verificación, información y operacionales de la
respectiva organización.
ü Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
ü Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual las
actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y realización de
conciliaciones estén debidamente separadas.
ü El control es inherente al desarrollo de las actividades de la organización (
como la sal en la preparación de las comidas).
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ü No mide desviaciones; permite identificarlas.
ü Su ausencia es una de las causas de las desviaciones.
ü La auditoria interna es una medida de control y un elemento del sistema de
control interno.
2.7. CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas por cobrar son para Gómez R (1994, p.1-1) “las acreencias a
favor de la empresa, liquidables dentro del ejercicio normal de la misma, y
provenientes de sus actividades especificas en que comercia”. Suelen estar
amparadas por facturas, recibos y documentos similares.
Al respecto para Bolten (1992, p.561) las cuentas por cobrar no “son mas
que créditos que se otorgan a los clientes al concederles un tiempo razonable para
que paguen los artículos comprados después de haberlos recibidos”.
2.7.1. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas de acuerdo como sean estas,
siendo para Catacora (1998, p.286).
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Cuentas por Cobrar Comerciales: son aquellas un producto de los ingresos por
ventas o servicios prestados correspondiente a las operaciones principales de la
compañía.
Cuentas por Cobrar a Compañías Relacionadas: estas provienen de las
operaciones realizadas con compañías relacionadas.
Cuentas por Cobrar a Empleados: son las que provienen de prestamos, anticipos
u otras entregas realizadas a los empleados y que serán devueltos por estos en un
plazo determinado.
Otras Cuentas por Cobrar: son el producto de diversas operaciones tales como
reclamos al seguro u otros.
2.7.2. EL CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Considerar los objetivos del control de las cuentas por cobrar se observa que
por ser un punto delicado para las empresas es imperativo tomar en cuenta ciertos
aspectos para evitar desviaciones, por lo cual Gómez R (1994, p.1-9) expresa los
siguientes:
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Reducción de los Riesgos Antes de Conceder el Crédito: averiguando
previamente la capacidad crediticia del futuro cliente ya sea directamente por la
misma empresa, o acudiendo a organizaciones especializadas de este tipo. Si se
trata de una empresa con firma registrada, es posible estudiar sus estados
financieros; los cuales pueden verse en el “Registro de Comercio” de su localidad.
Vigilancia de las Cuentas por Cobrar: en el sentido de activar la cobranza, al
vencimiento de las mismas. La cobranza sistemática reduce el riesgo
enormemente. Tal vez convenga enviar mensualmente un estado de cuenta a
cada cliente, a titulo de recordatorio, sin que ello implique una cobranza directa:
“No existen malos pagadores, sino malos cobradores”.
Evitar los Fraudes: al respecto, las comprobaciones internas han de comenzar
con la constatación de que las mercancías que salen como vendidas,
corresponden a las cantidades especificas, en cuanto a precios, calidad y
cantidades. Es posible que una empresa venda un cierto numero de unidades de
una mercancía y que la nota de despacho sea hecha por una cantidad mayor; con
lo cual el cliente, en connivencia con el despachador, podría sacar mayor cantidad
de mercancías que la comprada.
Aquí se hará necesaria la intervención de una tercera persona que supervise
la operación, y que sea diferente a quien factura y a quien despacha.
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Por otra parte, las facturas deben ser registradas y revisadas
cuidadosamente, en cuanto a cantidades, calidades, unidades, sumas y demás
cálculos. De toda factura que han de quedar, por lo menos, dos copias dentro de
la empresa; las cuales han de remitirse a departamentos y/o personas diferentes:
una copia a la persona encargada de cobrarlas y otra a la contabilidad.
2.8. CRITERIOS PARA EVALUAR EL CONTROL DE LAS
CUENTAS POR COBRAR
Para evaluar el sistema de control es preciso considerar ciertos criterios
para resaltar lo confiable de los datos obtenidos de manera que se pueda
obtener una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados
financieros.
Por ello, se considera que dentro de los criterios que todo auditor debe tomar
en cuenta para orientar, prevenir o detectar errores e irregularidades.
En tal sentido, se precisa considerar, controles para verificar la exactitud del
proceso, con los cuales se originan, cambian o transforman la información.
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2.8.1 PREVISIÓN
Dentro de los criterios que deben tomarse para evitar los errores está la
previsión, denominada por Catacora (1998, p.239) como “el control que permite
revisar y aprobar los comprobantes de diario”.
Para Melinkoff (1990, p.50) la previsión consiste “en fijar plazos definidos
para ejecutar acciones que se planifiquen”. Con la previsión se toman en cuenta
los recursos con los que se cuentan y se planifica el tiempo, dependiendo de las
actividades que deben realizarse.
Es así como al establecer un control preventivo se subsanan muchos errores
que pudieran presentarse, evitando situaciones difíciles que se convierten en
desviaciones para la empresa.
2.8.2. DETECCIÓN
La detección es otro criterio que sirve para evaluar el control, siendo este
para Catacora (1998, p.239) “el proceso mediante el cual se aplican correctivos
para normalizar las situaciones.
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Esta detección se puede hacer durante o después del proceso y con ello se
mide la eficacia de las situaciones, debiendo para ello tomar en cuenta diferentes
aspectos como son el recurso humano, las políticas y normas, reconciliación de
cuentas, emisión de listados, entre otros aspectos importantes que deben
observarse y analizarse para corregir las desviaciones.
2.8.3. FORMATOS
Con el fin de evaluar los procesos es preciso tener elaborados formatos los
cuales son para Álvarez M (1997, p.45) “todas aquellas formas o documentos que
se utilizan periódicamente para registrar información y evidencia relacionado con
el sistema de trabajo de la empresa.
En tal sentido los formatos sirven para: recopilar y analizar información,
documentar el avance y situación de un producto a través de un proceso,
supervisar y rastrear información, hacer comparaciones de un periodo a otro,
solicitar actividades especificas, obtener aprobaciones y autorizaciones y servir de
base para la innovación y mejora continua.
En efecto, toda empresa, para poder llevar registro de la información
importante que se realice en ella, debe elaborar formatos, por lo cual, es preciso
que para controlar las cuentas por cobrar, en AME-Zulia Asistencia Médica de
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Emergencia C.A, se cuenta con formatos que sirven para vaciar la información y
luego analizarla.
3. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS
SISTEMA: es una serie de objetos con una determinada relación entre ellos
mismos y entre sus atributos (CEJAS, 1994).
CONTROL: es un instrumento principal de la administración de un negocio, el cual
se refiere a los métodos y practicas de cualquier clase, por medio de los cuales se
coordinan y operan los registros y comprobantes de contabilidad y los
procedimientos y así tomar las medidas correctivas que se requieren (BRINK,
1981).
ESTADO DE CUENTA: es una forma que muestra la cantidad que un cliente
adeuda a una fecha determinada (GILLESPIE, 1990).
FACTURA: es aquel documento mediante el cual el vendedor da a conocer al
comprador, el detalle y el precio de las mercancías vendidas o de los servicios
prestados (BOLÍVAR, 1998).
CANCELACIÓN: es la acción del cliente de responder con la obligación adquirida
(GITMAN, 1996).
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CRÉDITO: lo define como la entrega de un valor actual, sea dinero, mercancía o
servicio, sobre la base de confianza, a cambio de un valor equivalente esperado
en el futuro, pudiendo existir adicionalmente un interés pactado (VILLASEÑOR,
1995).
INSOLVENCIA: inhabilidad para satisfacer las obligaciones de endeudamiento a
su vencimiento (BRIGHAM, 1994).
CUENTAS POR COBRAR: son derechos adquiridos sobre clientes u otras
personas por las transacciones realizadas por la empresa (GITMAN, 1996).
CLIENTE: individuo u organización que realiza una operación de compra
(ROSENBERG, 1995).
SOLVENCIA: es la capacidad que tiene una empresa o persona particular de
hacer frente a sus obligaciones. El caso contrario se denomina insolvencia, es
decir, cuando no esta en capacidad de solventar su deuda (SIDNEY, 1998).
RIESGO: es la posibilidad de perdida al otorgar crédito (LAWRENCE, 1996).
COBRANZA: es el procedimiento de cobro, es una de las muchas actividades de
una empresa en conjunto determina suficiente y verdadero trabajo de cobranza
comienza cuando se vende una cuenta (VILLASEÑOR, 1991).
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4. SISTEMA DE VARIABLE
La variable de este estudio es el sistema de control de las cuentas por cobrar.
4.1. DEFINICIÓN CONCEPTUAL
El sistema de control de las cuentas por cobrar, es el proceso mediante el
cual se coordinan las acciones dentro de una empresa para reducir los riesgos
antes de conceder el crédito, vigilando las cuentas por cobrar y de ese modo evitar
los fraudes, hecho que se logra verificando paso a paso mediante la supervisión
(Gómez R, 1994).
4.2. DEFINICIÓN OPERACIONAL
El sistema de control de las cuentas por cobrar se refiere a la situación
actual de la empresa en cuanto a las fortalezas, debilidades, oportunidades y
amenazas que tiene tomando en cuenta políticas con sus propósitos, objetivos,
metas y estrategias de manera que se cumplan las normas y los procedimientos
en las operaciones de cobranza, siguiendo criterios específicos para evaluar el
sistema, tal como se observa en el cuadro numero uno, donde se muestra la
operacionalización de la variable.
Cuadro N° 1.
Operacionalización de la Variable.
Objetivos Específicos. Variable. Dimensión. Indicadores. 1. Diagnosticar la situación actual de control aplicado a las cuentas por cobrar de AME ZULIA.
Situación actual del sistema de control de las cuentas por cobrar.
• Fortalezas. • Debilidades. • Oportunidades. • Amenazas.
2. Analizar las políticas de control de las cuentas por cobrar de AME ZULIA.
Políticas del sistema de control de las cuentas por cobrar.
• Propósito. • Objetivos. • Metas. • Estrategias.
3. Analizar las normas de control de las cuentas por cobrar de AME ZULIA.
Normas del sistema de control de las cuentas por cobrar.
• Requisitos. • Responsabilidad. • Métodos.
4. Describir el procedimiento que se lleva a cabo en la empresa AME ZULIA. Para el control de las cuentas por cobrar.
Procedimientos del Sistema de Control de las cuentas por cobrar.
• Notificación por Escrito.
• Llamada telefónica. • Visita domiciliaria. • Recurso Legal.
5. Evaluar los criterios que utiliza AME ZULIA para el control de las cuentas por cobrar.
Sistema de Control de las cuentas
por cobrar
Criterios para evaluar el sistema de control de las cuentas por cobrar.
• Previsión. • Detección. • Formatos.