CAPÍTULO 1

1. SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES

En este capítulo se analizó a la Secretaría de Comunicaciones y Transporte (SCT), es un órgano del Gobierno Federal, el cual regula las demandas y expectativas en cuestión a la SCT, a través de un sistema de calidad basado en la innovación, compromiso y trabajo en equipo.

1.1 Antecedentes generales La Secretaría de Comunicaciones y Transportes, se fundó en 1891, bajo el nombre fue, Secretaría de Comunicaciones y Obras Publicas. Las dependencias oficiales que han tenido a su cargo la ejecución de las obras públicas, principalmente carreteras y vías ferroviarias, desde el Imperio de Iturbide hasta nuestros días. Poco después de consumada la Independencia, en la época de la Soberana Junta Provisional Gubernativa, y por Decreto del 8 de noviembre de 1821, la Regencia acordó la creación de cuatro Ministerios o Secretarias, una de ellas, la de Relaciones Exteriores, que tenía su cargo las obras públicas tales como caminos calzadas y puentes. Tres decenios después, en la Constitución del 5 de febrero de 1857, se establecía que la Secretaría de Fomento, Colonización e Industria y Comercio, fue designada para la realización de las obras públicas. En el interinato de Don Benito Juárez, en 1861 y hasta el final del periodo de la Reforma, se mantuvieron para la Secretaría de Fomento, el despacho de los mismos asuntos y se le agregaron otros. En 1865 durante el efímero Imperio de Maximiliano en el Estatuto provisional aparece el Departamento Ministerial de Fomento como el encargado de la geografía y estadística, los caminos de fierro, navegación, correos y telégrafos, entre otros. Se estableció asimismo, la Dirección de Puentes y Calzadas como responsable de la construcción de carreteras, calzadas, puentes, calles y acueductos.

Posteriormente, durante el Porfiriato en 1891, se fundó la Secretaría de Comunicaciones y Obras Públicas-SCOP, a la cual, además de las carreteras, calzadas y ferrocarriles, correspondía la atención de los correos, telégrafos teléfonos y vías marítimas. En la Constitución de 1917 se ratificó nuevamente a la Secretaría con las mismas funciones, las que continuaran hasta 1958. En esta fecha se fundó la Secretaría de Obras Públicas, separándola de la de Comunicaciones y Transportes al quedar bajo la competencia de aquélla la construcción de las vías terrestres y aeropuertos del país. En el año de 1952 se llevó a cabo una serie de cuidadosos estudios en todos los países de América Latina, en los cuales se analizaron las necesidades que cada uno tenía para el desenvolvimiento de su aviación civil, así como para el establecimiento de un Centro Internacional de Adiestramiento para esa región cuya misión fundamental fuese la de estandarizar los procedimientos y normas técnicas aeronáuticas, y garantizar mejor la uniformidad de la instrucción con la ventaja adicional del contacto personal que en la escuela tendrían los futuros técnicos y funcionarios de la Aeronáutica Civil de los diversos países. En 1976 por decreto se estableció la Secretaría de Asentamiento Humanos y Obras Públicas –SAHOP-, a cuyo cargo quedó entre otras actividades, la construcción de las obras públicas que no estuvieran encomendadas expresamente a otras dependencia, correspondiéndole específicamente la construcción y conservación de los caminos y puentes federales, y los realizados en cooperación con los gobiernos de los estados la organización y control de las mejoras en los puertos y fronteras, así como la construcción de aeropuertos federales. Mientras tanto a la SCT, se le encomendó el desarrollo del auto-transporte, la construcción y conservación de la red ferroviaria nacional; el fortalecimiento de la operación del sistema portuario el desarrollo de la marina mercante a través de la ampliación y conservación de su infraestructura y equipamiento; por último, en relación con el desarrollo de la actividad aeronáutica, la coordinación de actividades que le permitieran al país contar con una mejor utilización de la red.

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A partir del decreto que reformó y adicionó el 29 de diciembre de 1982 a la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, la SCT además de las funciones que tenía encomendadas, concentró las relativas al desarrollo de la infraestructura para el transporte que anteriormente estaban a cargo de la SAHOP.1 Objetivos de Calidad de la SCT

• Disminuir el número de actividades en los procesos técnicos y administrativos

• Disminuir el tiempo de respuesta en los servicios ofrecidos por la SCT. • Incrementar el nivel de satisfacción de los usuarios.

El cumplimiento de estos objetivos estará en función de las metas que la Dirección General determine anualmente. Metas Institucionales

• Satisfacción del cliente: 90% • Reducción del tiempo de respuesta: 14% • Disminución del número de actividades de los procesos certificados.

1.2 Misión, Visión y Objetivo La Misión esta en función de las actividades que se desarrollan en la Secretaría, buscando con ello en mejoramiento de los servicios que presta la SCT. Por ello es importante mencionar este punto para dejar en específico la calidad de los servicios que se otorgan. 1 RUIZ ROMERO, Manuel. La Aviación Civil en México. México : SCT, 1999. p. 13 - 56.

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Misión. Dotar al país con sistemas de transportes de comunicaciones que, por diversos medios, hagan posible la unión de todos los mexicanos y los integren al resto del mundo, aprovechando la innovación tecnológica, promoviendo la creación de valor agregado y el desarrollo económico y social, de manera equilibrada y sostenida, con pleno respeto a las peculiaridades culturales y al medio ambiente. Visión. Ser un agente de cambio en el país, mediante la promoción y la generación de más y mejores servicios e infraestructura de comunicaciones y transportes, que sean accesibles a todos los mexicanos y coadyuven al mejoramiento de la calidad de la vida y a la construcción de una sociedad más igualitaria y más justa, siempre trabajando con los más altos estándares de calidad y ética profesional, estableciendo sinergias entre los distintos niveles de gobierno y con la sociedad en general. Objetivo. Superar las demandas y expectativas de la sociedad, mediante los servicios por la Secretaría de Comunicaciones y Transportes, a través de un Sistema de la Calidad basado en la innovación, compromiso, trabajo en equipo y la continuidad de nuestros procesos. La SCT., para cumplir con sus actividades a realizar, tiene: una Secretaría, Subsecretaria, Coordinaciones, Direcciones y Unidades de Apoyo; para más información con respecto a la estructura administrativa, se menciona a continuación en el cuatro No. 2, cada una de las áreas y la función que desarrollan.

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CUADRO No. 2

ACTIVIDADES Coordinación General de Planeación y Centros

Todo lo relacionado con los Centros SCT (para proveer representación en cada una de las entidades federativas del país) y la planeación: Funciones de enlace entre estos y la unidades Administrativas.

Coordinación General de Puertos y Marina Mercante

Sitio Web de la Coordinación General de Puertos y Marina Mercante, con toda la información relacionada con las actividades marítimas de la SCT.

Dirección General de Aeronáutica Civil

Datos referentes al transporte aéreo en México, con información relativa a la Dirección General.

Dirección General de Auto-transporte Información relativa al auto-transporte Federal en la SCT: Manuales de Carga, Pasaje, Concesiones, Trámites y otros.

Dirección General de Conservación de Carreteras

Todo lo relacionado con Carreteras Federales libres de peaje.

Dirección General de Carreteras Dirección General cuyo objetivo es ampliar la cobertura y accesibilidad de la infraestructura carretera para la población, modernizando los corredores carreteros mediante proyectos de cobertura regional.

Dirección General de Planeación Micrositio con información cartográfica, documental y estadística relativa a la SCT.

Dirección General de Programación Organización y Presupuesto

Información relativa al área presupuestal de la SCT

Dirección General de Protección y Medicina Preventiva en el Transporte

Dirección General relacionada con, entre otros, la aplicación de exámenes psicofísicos para asegura el estado de salud del operador de transportes.

Dirección General de Política de Telecomunicaciones

Desarrollo de políticas y programas para el aprovechamiento y desarrollo de las Telecomunicaciones.

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Dirección General de Recursos Humanos

Reclutamiento y Selección para la SCT.

Dirección General del Sistema de Radio y Televisión

Promoción de políticas, programas y funciones para el uso y aprovechamiento de la Radiodifusión dentro de la competencia de la SCT

Dirección General de Servicios Técnicos

Dirección General con profesionales y técnicos capacitados para brindar apoyo técnico a la planeación, estudio, diseño, proyecto, construcción, conservación y operación de la red nacional de carreteras.

Dirección General de Tarifas, Transporte Ferroviario y Multimodal

Dirección General encargada de promover el desarrollo eficiente del transporte en materia de tarifas, transporte ferroviario y multimodal.

Micrositio Licitaciones de la SCT Información acerca de los procesos de licitación en la SCT.

Dirección General de Desarrollo Carretero

Información relacionada con el desarrollo estratégico de la red federal de carreteras, incluyendo los caminos y puentes concesionados que forman parte del Sistema Nacional de Carreteras.

Unidad de Apoyo al Cambio Estructural

Unidad dedicada a la transformación y desarrollo del Sector, para elevar su calidad, cobertura y competitividad.”2

2 MÉXICO. SECRETARíA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES. Secretaría de Comunicaciones y Transportes [en línea]. México : SCT, 2006. [citado el 7 de enero 2006]. Disponible en: http: //www.s.c.t.gob.mx.

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1.3 Dirección General de Aeronáutica Civil Se hace referencia acerca de la Historia de la Dirección General de Aeronáutica Civil. “El día 1º de julio de 1928, por Decreto Presidencial, fue creado el Departamento de Aeronáutica Civil bajo la dependencia de la Secretaría de Comunicaciones y Obras Publicas. Por decreto presidencial publicado en el Diario Oficial de la Federación el 23 de septiembre de 1952, se publico: Art. 1. Se crea la Dirección de Aeronáutica Civil, dependiente de la SCOP en lugar del Departamento de Aeronáutica Civil que fue creado por Decreto Presidencial del 1º de julio de 1928. Art. 2. La Dirección de Aeronáutica Civil, se integro la Dirección Subdirección Departamento de Administración, Oficina Central de Asuntos Federales, Oficina de Asuntos Internacionales, Departamento Técnico y Escuelas de Aviación 5 de mayo. Art. 3. La SCOP procederá a reformar por su Reglamento Interno, a fin de que una nueva Dependencia quede organizada de conformidad con los términos de este Decreto. Art. 4. El Decreto entrará en vigor en la fecha de su publicación. Así la DGAC, comenzó a reorganizar su parte administrativa, operativa y jurídica destacando la actualización del marco jurídico, manteniendo como principio primordial la Soberanía de la Nación en el Espacio Aéreo Mexicano, promoviendo él desarrollo de sistemas de transporte aéreo y sus servicios auxiliares y conexos sobre bases de seguridad y permanencia y atendiendo la regularización del uso y aprovechamiento del espacio aéreo situado sobre el Territorio Nacional bajo condiciones de competencia equitativa y de protección al medio ambiente. La DGAC es la autoridad en materia aeronáutica correspondiente por ley a la Secretaría de Comunicaciones y Transportes que la ejerce a través de la Dirección General de Aeronáutica Civil según las facultades que le otorga el reglamento interior de la propia Secretaría.

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La Ley de Secretarías y Departamentos de Estado del 1 de enero de 1936 otorgó a la Secretaría de Comunicaciones y Obras Públicas las facultades exclusivas para la concesión, registro, inspección y vigilancia de los puertos aéreos.

1.4 Centro Internacional de Adiestramiento y Aviación Civil. Se hace la mención de la historia y evolución del Centro Internacional. “El día 1º de julio de 1961 el Centro Internacional de Adiestramiento de Aviación Civil, pasó a depender de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes con apego equivalente al departamento dependiente de la DGAC. Este plantel se instaló en Puebla aprovechando el aeródromo Pablo Sidar en el que se construyeron instalaciones especiales para albergar hasta 50 alumnos, con aulas y aviones nuevos. La Escuela de Aviación Civil, comenzó con un plantel de 42 alumnos, seis aviones. Con la intención de la formación del personal técnico aeronáutico de los países de América Latina, la Organización de Aviación Civil Internacional (OACI), decidió crear un Centro Internacional de Aviación Civil. Se determinó que dicho centro se establecería en la Ciudad de México para lo cual fue necesario que se suscribieran varios convenios entre México y la Organización de Aviación Civil Internacional creándose el Centro Internacional de Aviación Civil, el 28 de noviembre de 1952. Con la asistencia técnica de la OACI a través de recursos financieros, personal de dirección y personal de expertos instructores y asesores y la aportación de México, consistente en instalaciones, equipo de vuelo, material, herramienta y personal docente y administrativo, el CIAAC comenzó sus actividades en 1953 en un edificio ubicado en la calle Ezequiel Montes. Por acuerdo presidencial del 8 de septiembre de 1953, todo el personal de vuelo y demás del Centro de Aviación Civil, establecido en Puebla, se concentró en el CIAAC que se trasladó a unas amplias instalaciones que habían sido la antigua fábrica de aviones Azcárate y que ocupaba la Fuerza

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Aérea Mexicana, situadas al Sur del Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México, en Avenida Hangares. El primer curso lo formaron 144 alumnos mexicanos y 28 extranjeros siendo él primer Director Glen A. Gilbert. La Secretaría de Comunicaciones y Transportes y la OACI dieron por terminada la vigencia del convenio que había creado el CIAAC. Por decreto presidencial del 1º de julio de 1961 el gobierno de México determinó que el Centro Internacional de Adiestramiento de Aviación Civil se instituyera en un centro docente dependiente directamente de la SCT, conservando el nombre y manteniendo los mismos principios que le dieron origen, y se siguieron recibiendo alumnos extranjeros becados por la OACI. Con motivo de la puesta en marcha del Programa Nacional de Aviación Civil el CIAAC recibió en 1965 un notable impulso que habría de formar a los técnicos que se necesitarían ante el desarrollo que se esperaba. Al finalizar el año de 1968 el CIAAC contaba con una sobresaliente organización académica y administrativa, un notable y experimentado cuerpo de instructores, una amplia gama de recursos de diferentes disciplinas y especialidades y un cuantioso grupo de alumnos y se pusieron en servicio las nuevas aulas, auditorio y laboratorios para las distintas especialidades. En el año de 1976 en el CIACC se impartían cursos regulares de Comunicaciones, Control de Tránsito Aéreo, Mantenimiento de Equipos Electrónicos, Mantenimiento de Helicópteros y Motores, Meteorología, Despacho y Piloto Aviador Comercial de Helicóptero, además de diverso cursos especiales. Ante el gran desarrollo sostenido por el CIAAC así como por los problemas de situación que mostraba el Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México, en 1979 se iniciaron los trabajos de construcción de una nuevas instalaciones para el Centro en la Base Aérea Militar núm. 1 de Santa Lucía, Estado de México. Efectivamente en 1981 el CIAAC se traslado a dichas instalaciones en las que permaneció hasta el 30 de septiembre de 1989.

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Este traslado, la crisis económica iniciada en 1982 y muchos factores debilitaron el prestigiado CIAAC sumergiéndolo en un marasmo del que actualmente se trata de rescatar. Posteriormente el CIAAC, se instala en la Ciudad de México en los antiguos hangares y oficinas de Aeroméxico, ubicadas en la esquina de las avenidas Boulevard Aeropuerto y Hangares. Actualmente en el CIAAC se imparte los siguiente cursos: Controlador de Tránsito Aéreo, Técnico en Mantenimiento de Equipos Electrónicos, Técnico en Mantenimiento de Aeronaves, Oficial de Operaciones Aeronáuticas, Piloto Aviador de Ala Fija (base en el aeropuerto de el Bajío), Formación de instructores y Nociones sobre computación. En el CIAAC se han graduado casi 10 mil profesionales en las distintas especialidades, de ello más de 1,500 extranjeros. El nivel académico del CIAAC ha sido siempre excelente y el Centro fue un orgullo, no solo para la aviación mexicana, sino para México pues todos sus egresados fueron profesionales altamente capacitados. Muchos de ellos llegaron a ocupar los puestos más relevantes en México o en el extranjero y varios directores de la aviación civil de países de la región se formaron en el CIAAC. Recientemente la DGAC ha efectuado un profundo análisis sobre el CIAAC y el futuro de la formación de personal técnico aeronáutico en México, así como la de las diversas posibilidades de inyección de recursos financieros que permitan mejorar ampliar su capacidad, lo que ha dado por resultado un programa que ha sido aprobado por la SCT y está en espera de que se coordinen varias fuentes de financiamiento económicas nacionales e internacionales”3

Al finalizar con los antecedentes históricos se retoma la misión y visión de las instituciones de acuerdo con el autor Fernández Martín. La Misión viene dada por las razones y motivos por los que se crea la institución y que garantizan su continuidad. Constituyendo la razón de ser. “Para definirla hay que tener factores diversos:

3 RUIZ ROMERO, Manuel. Op. cit. h. 57-59.

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• Económicos • De la competencia • De los alumnos y familiares • De los contenidos y didáctica de las asignaturas • De las actividades y servicios escolares • Sociales etc.

La Visión Es el tipo de modelo de institución que se pretende llegar a ser la declaración de la misión y de la visión define:

• Quienes son los alumnos y familiares • Cuales son los principales productos o servicios de la institución • En donde compite la institución • Cual es la Tecnología básica de la institución • Cuál es la preocupación de la institución

La declaración de la misión y de la visión incluye:

• Filosofía ¿cuáles son las convicciones básicas, aspiraciones y prioridades filosóficas.

• Concepto propio: ¿cuáles son los puntos fuertes de la institución y sus principales ventajas competitivas.

• Preocupación por la imagen pública: ¿cuáles son las responsabilidades públicas de la institución? ¿Qué imagen querría tener?

• Preocupación por los demás: ¿Cuál es la actitud de la institución hacia sus empleados y hacia el entorno social en que vive.

La declaración de misión y la visión aporta:

a) Internamente • Enfoque al equipo directivo hacia cuestiones estratégicas • Proporciona una razón que aúne y motive a los empleados • Orienta en la toma de decisiones • Incrementa la delegación • Ayuda a crear un marco competitivo ético

b) Externamente • Conseguir apoyo

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• Vincularse más estrechamente con alumnos, proveedores y accionistas

• Servicio de herramienta de relaciones publicas • Convenciones imagen de modernidad y fortaleza4

La mención por el autor va encaminado con los puntos que menciona el CIAAC como misión y visión. Misión del CIAAC “Asegurar que el transporte aéreo participe en el proceso de crecimiento sostenido y sustentable, que contribuya al bienestar social, al desarrollo regional y a la generación de empleos, apoyando la confirmación de una sociedad mejor integrada y comunicada Visión del CIACC “Contar con transporte aéreo eficiente y competitivo, que satisfaga las necesidades de la sociedad mexicana, proporcionando servicios de calidad y siendo un pilar el desarrollo económico y social del país, para el 2010 y 2015”5

Debido a la decadencia que ha venido demostrando el CIAAC, el los últimos años, es importante aportar conocimientos que ayuden al rescate de este Centro

1.5 Biblioteca del CIAAC

La Biblioteca tiene como misión facilitar el acceso a los recursos de información, promover su difusión y colaborar en los procesos de creación del conocimiento a fin de contribuir a la consecución de los objetivos del CIAAC.

4 FERNÁNDEZ, Evaristo Martín. Gestión de Instituciones Educativas Inteligentes. Madrid : Graw Hill. 1997 p. 4 - 6. 5 MÉXICO. SECRETARIA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES. Secretaria de Comunicaciones y Transportes [en línea]. México : SCT, 2006. [citado 24 de marzo 2006]. Disponible en: http: //www sct.gob.mx

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La Biblioteca es un centro de recursos de información para el aprendizaje, la docencia la investigación y las actividades relacionadas con el funcionamiento y la gestión del CIAAC. Es competencia de la Biblioteca seleccionar y gestionar eficazmente los diferentes recursos de información con independencia del concepto presupuestario, del procedimiento con que hayan sido adquiridos o de su soporte material. La Maestra Brenda Cabral Vargas del Departamento de Educación a Distancia de la ENBA, menciona que las Bibliotecas:

a) “Proporcionan documentación y servicios a todas las personas que lo soliciten.

b) Las Bibliotecas cuyos servicios estén esencialmente destinados a

responder a las necesidades de información de su clientela” 6 Servicios. Esta función es la esencia de la Biblioteca, parte medular y razón de su existencia ya que como se ha señalado, el fin que persigue es el de poner en juego todos los recursos con que cuenta, y que son dotados para que los usuarios satisfagan sus necesidades de información; se consiguen a través de los servicios que dichas bibliotecas le proporcionan. Esta función recae en el personal de las Bibliotecas, e implica una investigación permanente de las necesidades informativas de su clientela, desde la actividad más sencilla como es prestar un libro en la sala, hasta desarrollar una ficha catalografica manual, para que cuando dichas actividades sean solicitadas, la biblioteca, el personal y los recursos permitan responder con amplitud a dichas peticiones.

6 Cfr. Bibliotecas especializadas (Mesa redonda). En Jornadas Mexicanas de Biblioteconomía (17ª: 1986:Puebla, Pue.). México : AMBAC, 1988. p. 423.

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Esto significa que la función de la biblioteca tendrá como fin apoyar mediante recursos informativos y proporcionando servicios de información las labores de investigación, docencia, difusión de la cultura, etc. Que se tengan que desarrollar en la dependencia o institución en la cual se encuentre ubicada dicha biblioteca. Colecciones. El acervo bibliografico, aproximadamente consta de 1600 títulos, algunos de los temas que destacan son: Historia Universal, Derecho, Metereología, Motores y Planeadores, Física, Química, Aviación Internacional, Aviación Nacional. Para tener un mejor entendimiento haré mención del Autor Martínez Arellano acerca de las colecciones. “Los fondos documentales de las bibliotecas, son los fondos que constituyen la colección. Generalmente la mayor parte de las bibliotecas tienen tres principales componentes 1) Información publicada: publicaciones periódicas, monografías, normas, obras de consulta. 2) Información generada internamente por la institución en que se ubica: literatura, (papeles de trabajo, correspondencia), informes, estudios etc” 7 En este capítulo se hizo mención de la historia de los antecedentes históricos de la institución, retomando en el siguiente capítulo lo que algunos autores mencionan acerca de organización de colecciones en las bibliotecas.

7 ARELLADNO RODRÍGUEZ, Alberto. Guía para la formación de usuarios de la información. México: SEP, 1994. p. 23-24.

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CAPÍTULO 2

2. ORGANIZACIÓN TÉCNICA DE COLECCIONES

Al considerar que las bibliotecas tienen dentro de sus objetivos principales organizar y difundir el conocimiento, lo que requiere de una planeación para su organización, tomando en cuenta las funciones de la unidad de información como son: número de títulos, contenido de los títulos, los servicios que presta y del desarrollo futuro. Así mismo se hace mención de definición de organización técnica de colecciones por Carovia Santiago. “Una Biblioteca es una colección organizada, con arreglo a unas normas técnicas precisas, de libros y otros materiales. Toda organización de fondos requiere una planificación cuidadosa y plenamente conciente de las funciones de la biblioteca, del valor del contenido de sus colecciones, del desarrollo futuro hasta donde se pueda predecir de sus colecciones, servicios etc. Como resultado de esa planificación se tomarán una colección importante, sobre como se agruparán los fondos de acuerdo con los distintos servicios con las necesidades de conservación, topografía de la biblioteca, en el sentido de la distribución espacial de todos y cada uno de sus documentos y colecciones. Si lo que se determina como necesario es una colocación por materias, que es lo más deseable y recomendable en las colecciones en libre acceso, será la clasificación de las obras la que dará lugar, de algún modo, a la signatura topográfica y por tanto, a la colocación. La colocación por materias es la que requiere mayor espacio horizontal, es decir más metros de estantería, pues después de cada materia habrá que dejar, necesariamente un hueco de crecimiento que permita por tamaños, no se aprovechará al máximo el espacio en sentido vertical. Sin embargo, por más inconvenientes que puedas buscársele, en las colecciones en que los lectores acceden directamente a los materiales, la colocación se hará siempre por materias en el orden más estricto posible, independientemente del tipo de material de que se trate (libros, folletos, discos, videos, etc.), aunque no necesariamente mezclando los distintos tipos de materiales.

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Por tanto, se evitará en la colocación incluyendo aquélla que empieza por dividir la colección en materias muy generales con arreglo a la calificación biográfica”8

La organización de colecciones, nos permitirá tener un orden dentro de la Biblioteca, el saber con cuanto material cuenta, determinar en donde se va a colocar dentro de la estantería, este control permitirá dar un paso importante a los servicios que ofrece la Biblioteca a sus usuarios.

2.1 Definición de Organización Técnica de Colecciones Al referirnos a la organización técnica de colección, en este caso se tomará para la de una biblioteca especializada, que tienen como actividades básicas el apoyar los sistemas educativos y a los sistemas de la investigación científica. Los acervos: Contienen material especializado en los temas que son de su competencia; cuenta con: libros, publicaciones periódicas, folletos, informes sobre los diversos tipos de investigación que se llevan a cabo en laboratorios, colegios, etc. Estas bibliotecas se especializan en servir a instituciones publica y privadas.

Se hace mención con respecto a la definición técnica de colecciones, por dos autores.

Carovia, menciona que “La organización bibliografica es la parte de la disposición y arreglo de los medios de comunicación relacionada con el ordenamiento y control del mundo de la publicación y de las publicaciones. La función primordial de esta organización bibliografica es lograr que todo documento se apropiadamente publicado, almacenado y registrado; en tanto que su objetivo es permitir la identificación selección y localización de estos documentos según las necesidades de los usuarios. La organización y control bibliográficos cada vez son más difíciles de lograr debido a varias razones: 8 CAROVIA, Santiago. La Biblioteca y su Organización, Madrid : Pirámide, 1995. p.37-39 y 61.

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1) El número de materiales: Actualmente son cientos de miles las publicaciones que salen cada año de las prensas del mundo entero. 2) La lengua de los materiales: Los materiales importantes están siendo publicados en un número de lenguas cada día mayor, a medida que los países en desarrollo van produciendo más y más literatura. No es este el momento de permitir el aislamiento bibliográfico y la barrera de la lengua es sólo una entre muchas que hay que vencer para que los materiales circulen fácilmente entre los diversos países del mundo. 3) La complejidad de los materiales: Debido al incremento de la especialización y del descubrimiento de nuevas relaciones entre muchas áreas del conocimiento hasta hace poco tiempo consideradas independientes una de otra, el aspecto temático de los materiales cada vez ofrece más complicaciones, lo que trae consigo problemas en la clasificación y en la catalogación, en una colección de materiales bibliográficos ha de ser registrada de tal manera que cada obra pueda ser localizada e identificada en el catálogo mediante el nombre de su autor, su título, traductor, editor, la materia de que trata, etc. Esta información, que usted como catalogador ha de consignar con todo detalle, integra un ficha. Esta ficha, pues, viene a representar una obra en un catálogo determinado y su objetivo es el de identificar, mediante alguna forma (autor, título, traductor, materia, etc.) la obra que describe. De esta manera, el usuario del catálogo puede llegar a descubrir los datos de importancia para sus necesidades: si la biblioteca tiene el libro que quiere y, en caso de que lo tenga, en qué lugar de la colección lo puede localizar” 9 Gloria Escamilla nos dice que “En colecciones que empiezan a organizarse desde el principio, y antes de asignar ninguna signatura topográfica, es preciso establecer un plan a partir de un análisis cuidadoso de los condicionantes que va a imponer el régimen de uso de la colección, en conjunto y en sus partes diferenciadas, si existen éstas. Incluso se tendrá en cuenta el espacio físico ocupado por la biblioteca, el mobiliario disponible, etc. Sin olvidar por ello que las bibliotecas pueden trasladarse, por lo que este último tipo de condicionantes sólo se atenderá cuando no haya más remedio, es decir por falta de material, de espacio. 9 ESCAMILLA GONZALEZ, Gloria. Interpretación Catalográfica de los Libros México : UNAM, 1995. p. 22-24.

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Si se han planificado mal una topografía, o si se ha continuado un sistema erróneo, se pagará caro tarde o temprano, y habrá de rehacerse el sistema, lo cual conllevará un esfuerzo improbó al que habrán de dedicarse recursos extraordinarios, aun en bibliotecas muy pequeñas, recursos que pocos centros podrán conseguir fácilmente. La modificación, incluso parcial, del sistema topográfico de una biblioteca es una tarea que, en la biblioteca medianas, puede durar muchos años antes de verse completada” 10

La organización del acervo en una biblioteca es compleja máxime en las Bibliotecas Especializadas ya que esta supera a los varios tipos de biblioteca que son: la publica, la académica o escolar y la infantil y a cada una de estas les corresponden un tipo de usuario y acervo diferentes en cuanto a acervos y servicios. La Organización de los fondos En general la organización es básica e importante para el control de ítems. “La organización de fondos requiere una planificación cuidadosa y plenamente consciente de las funciones de la biblioteca, del valor del contenido de sus colecciones, desarrollo futuro hasta donde se pueda predecir de sus colecciones, servicios, etc. Como resultado de esa planificación se tomarán una serie de decisiones que es conveniente documentar (cuando se trata de una colección importante), sobre cómo se agruparán los fondos de acuerdo con los distintos servicios, con las necesidades de conservación, con los medios, locales, personal con que se cuenta etc. Es decir, se decidirá la topografía de la biblioteca, en el sentido de la distribución espacial, de todos y cada uno de sus documentos y colecciones. Organización general Se ha estimado que entre el 70% y el 90% de todo el trabajo bibliotecario consiste en procedimientos y rutinas repetitivas. Esto explica el por qué es tan importante que la organización de este trabajo es lo más rigurosa y sistemática posible. La mejora de las rutinas bibliotecarias pueden verse facilitadas en gran manera con la aplicación de una fórmula de gestión basada en el uso

10 CAROVIA, Santiago. Op. cit. p.23,25,57 y 81-83.

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constante de las cinco preguntas estándar ¿por qué? ¿qué? ¿dónde?, ¿cuándo? y ¿cómo? ¿Por qué? es una pregunta obvia pero que no se hace con demasiada frecuencia. Un determinado procedimiento bibliotecario puede hacerse porque desde que uno recuerde, se ha hecho siempre. El objetivo primario de la gestión debería ser la eliminación de las operaciones innecesarias y sugieren que si respecto a una determinada rutina no se da ninguna respuesta convincente a la pregunta. Debe dejarse de aplicar, por lo menos sobre una base experimental. ¿Qué? es en realidad otra versión ¿qué finalidad?, ¿qué contribuye? Del ¿por qué? Pero ¿dónde? y ¿cuándo? son preguntas mucho más interesantes y útiles. Para contestarlas debe haber un completo y total dominio de la secuencia de las operaciones. El mejor camino para seguir esta secuencia es trazar el camino de un libro a través de la biblioteca desde la recomendación inicial de que se compre hasta que hace su aparición en los estantes. ¿Dónde se realizan estas operaciones? ¿están agrupadas convenientemente de las distintas rutinas? ¿Cuándo se realizan estas operaciones? ¿se hace cada una de ellas en el tiempo óptimo dentro de la secuencia global? Puede dar como resultado a preguntas ¿dónde? y ¿cuándo? puede dar como resultado a menudo, el revelar una oportunidad para la combinación de dos o más operaciones y la combinación. Preguntar concretamente ¿cuándo? puede dar como resultado la aplicación de otro importante instrumento de gestión: se hace cuando un libro ha llegado al departamento de catalogación: no obstante, si se cambio la secuencia de las operaciones de manera que tanto el registro del catálogo como el libro se pidan al mismo tiempo (fijandose del ISBN), aunque puede haber un riesgo de recibir o el libro equivocado (si el ISBN no es correcto) o unos registros catalográficos que no se necesitan (si el libro no llega a entrar en la biblioteca), casi con toda seguridad, habrá una reducción en el tiempo que se tarda en procesar un libro. La pregunta ¿dónde? tiene importancia en la planificación física de una biblioteca: el departamento de adquisiciones debe estar cerca (o incluso integrado en él) departamento de catalogación que, por lo menos en una

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biblioteca sin catálogo automatizado, debe estar lo más cerca posible del área de los catálogos públicos. ¿Quién? Es una cuestión relacionada con la economía del trabajo. Un fallo clásico de las bibliotecas es emplear a personal con titulación superior y altos sueldos en tareas de rutina y que no exigen un gran conocimiento e, inversamente, dejar las cuestiones importantes, tales como la relación con los usuarios en manos de ayudantes más novatos. Es responsabilidad de director de la biblioteca universitaria ver que cada operación bibliotecaria la realiza la categoría adecuada de personal: y esto significa que él o alguien en su nombre debe examinar todos los procedimientos y asegurarse de lo que se necesita en cuanto a la práctica y la experiencia de los que tienen que realizarlos. En principio, el buen gestor de una biblioteca procurará sacar el máximo partido de las capacidades de su personal; nunca debe ofender su inteligencia dándoles trabajo por debajo de ellas ni permitir que lo hagan ellos al sobreestimar las implicaciones de algún trabajo pesado. ¿Cómo? Esto implica examinar y analizar todas las rutinas bibliotecarias siempre en busca de una mayor eficacia, a menudo una manera más simple de hacer las cosas. En muchos casos esto puede significar sustituir o complementar los recursos humanos con algún tipo de equipamiento. Además de estas cinco preguntas concretas, debe tenerse presente en la organización de los procesos y rutinas algunas consideraciones más generales. La primera es que siempre habrá algún grado de resistencia al cambio. El cambio exige esfuerzo, volver a pensar, un reajuste, un riesgo. Dejar las cosas como están (especialmente si, más o menos parece que marchan) es una gran tentación. Esto significa que el resto de la biblioteca debe tener tanta fuerza de persuasión como capacidad para analizar y reconocer los fallos y debilidades. Si una innovación no se explica y se negocia de manera suficiente, sus posibilidades de éxito son reducidas. Un elemento en la resistencia al cambio que encontrará el organizador de los procedimientos y de las rutinas es lo que se podría llamar la mística profesional. El personal bibliotecario que ha realizado durante un largo período de tiempo una función concreta y ha sido responsable de ella, con

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frecuencia se refiere y hace alusión a las dificultades y complejidades que sólo ellos pueden apreciar. Esto puede tener el efecto de impedir seriamente la introducción de cualquier innovación, dado que establecer una rutina o un conjunto de rutinas de una manera precisa requiere persistencia y paciencia en muy alto grado. Algunas veces puede obtenerse una protección contra esta clase de dificultad si el director de la biblioteca insiste en la redacción de un manual que contenga una relación escrita y detallada de cada rutina bibliotecaria, de cada procedimiento y de cada servicio” 11

La organización técnica, requiere de una gran dedicación ya que hay que analizar cada uno de los materiales, esto requiere el invertir tiempo análisis intelectual, este esfuerzo se verá recompensado al ver que la biblioteca tenga un orden y esto nos ayude a localizar el material que requieren los usuarios.

2.2 Procesos Técnicos “Los procesos técnico son aquellas labores especializadas que permite, en definitiva, el cumplimento de los objetivos de toda unidad de información. Es precisamente el tema de la selección uno de los más delicados dentro del proceso bibliotecario, en cuanto que es el único instrumento efectivo con el que cuentan las unidades de información para adecuar los recursos disponibles a la vigente oferta informativa a la cual estamos siendo sometidos. Este proceso de adecuación de los escasos recursos existentes a unas necesidades cada vez mayores por parte de los usuarios, nos ha de llevar, sin duda alguna, a un replanteamiento tajante de las políticas de adquisiciones tradicionales seguidas por las bibliotecas”12

“Es el proceso técnico por el cual se describe en fichas las partes esenciales del libro, aplicando reglas ya establecidas. El conjunto de fichas o asientos bibliográfico van formando los catálogos, cuya función es informar acerca de los libros existentes en la Biblioteca. 11 THOMPSON, Recgcore James. La Biblioteca Universitaria Introducción a su Gestión. Madrid : Fundación Germán Sánchez Ruireperez, 1990. p. 167 -171. 12 MAGAN WALSS, José Antonio. Tratado Básico de Biblioteconomía, Madrid : TREA 2002. p. 169 –170.

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Uno de los pasos de los procesos técnicos es la catalogación como medio de almacenamiento y recuperación de la información La comunicación del conocimiento es vital para la existencia misma de los pueblos de cualquier época y lugar del mundo. Cuanto más compleja sea una sociedad y más complejos sean sus conocimientos, la comunicación también se vuelve más complicada; sin embargo, la corriente cada vez mayor de información debe fluir con toda facilidad y precisión, no sólo entre los miembros de esa sociedad dada, sino entre un grupo y otro y de generación en generación. Al mismo tiempo, los medios de comunicación cada vez son más diversos y numerosos: los sonidos y signos primitivos dieron paso a lenguas habladas y escritas altamente desarrolladas; el espíritu inventivo y la habilidad técnica han producido todo tipo de materiales: libros impresos, telecomunicaciones, películas, grabaciones, etc.; la educación se ha convertido en un asunto de importancia cada vez mayor; las conferencias, congresos, son día con día más numerosos. Todos estos medios y muchos más se utilizaran en el mundo moderno para transmitir el conocimiento; de allí que su organización adecuada se haya convertido actualmente en uno de los problemas cuya solución es vital para el desarrollo y progreso de los pueblos” 13

2.3 Catalogación.

Se hace mención que cada material es único y por lo tanto debe ser tomada en cuenta la suficiente información y la mas relevante dependiendo en tipo de biblioteca que se encuentren ya que esta información depende que nuestra fuente de información sea consultada. “Desde el Departamento de Adquisiciones, un libro sigue al Departamento de Catalogación. Todavía, en la mayor parte de las bibliotecas, el departamento de catalogación hace las dos funciones de catalogar y clasificar los libros, aunque donde hay un sistema de especialización por materias, serán los bibliotecarios especializados que se ocupen de la clasificación.

13 CAROVIA, Santiatiago. Op. cit. p.57

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Para catalogar un libro, hay que hacer un registro de sus detalles bibliográficos: autor, título, edición, lugar de publicación, editor, fecha colación y serie, si las hay. Clasificar un libro es hacer un diagnóstico sobre lo que es su materia y asignarle un lugar en el sistema de clasificación que use la biblioteca; la clasificación por materias puede organizarse de muchas maneras. Su variedad y su extensión dependerán en gran manera del número de personal del departamento. Una forma muy común de organización, incluso en una biblioteca que no tenga un sistema de especialización por materias completamente desarrollado, es, de hecho, por materias ya que se suele dedicar un catalogador clasificador para las obras científicas, otro para literatura, etc. También es muy común una división por lenguas, dado que una gran proporción de las compras de las bibliotecas universitarias son del idioma extranjeras y se necesita un conocimiento superficial del ruso, del alemán o de otras lenguas para catalogar los libros en estos idiomas. Otra manera de organizar el departamento de catalogación es dividir el trabajo, hasta cierto punto, por tipo de material. Otra forma es organizar el trabajo en función del proceso en un departamento con dos personas, un catalogador debe ser responsable de la catalogación propiamente dicha y el otro de la clasificación. La mayor parte de los departamentos utilizan una mezcla de todas estas formas para usar de la mejor manera posible el conocimiento práctico o especial que pueda tener el equipo. El catálogo principal de una biblioteca es siempre un catálogo de autores, y los asientos se intercalan en él de acuerdo con algún sistema sólido. Desordenar un asiento equivale virtualmente a perder un libro, ya que si un lector no puede encontrar un libro concreto en el catálogo supondrá que la biblioteca no lo tiene. Así pues, la primera decisión importante en cuanto a la descripción concierne al nivel de la misma, y no sólo tendrá en cuenta las necesidades y características de la biblioteca en el momento en que se decide; deberá hacerse también, dentro de lo posible, una predicción razonable del desarrollo futuro que evite el alto coste de una re-catalogación posterior, sin olvidar por ello el también alto coste en tiempo y en recursos de personal de una catalogación presente excesivamente detallada.

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Para realizar la descripción propiamente dicha es preciso apegarse lo más rigurosamente posible a la normatividad técnica vigente. En este momento, en el plano internacional, la normatividad técnica está constituida por la distintas ISBD, Descripción Internacional Estándar, como se muestra en el cuadro No. 3

CUADRO No. 3

DESCRIPCION INTERNACIONAL ESTÁNDAR ISBD (G)

Para las generalidades de la descripción de cualquier tipo de documentación (general)

ISBD (M) Para la descripción de monografías (Monographs) ISBD (NBM) Para los materiales no librarios (Non-bock materials) ISBD (CM) Para los materiales cartográficos (cartographic materials) ISBD (PM) Para la música impresa (Pinted music) ISBD (CF) Para los archivos de ordenador (computer files) ISBD (CP) Para las partes de obras, como artículos de una revista,

contribuciones a congresos, trabajos que se publican con otros formando colección, etc. (component parts)

A partir de la aparición de la normatividad ISBD, en los años 70, en muchos países se realizaron traducciones oficiales, y en algunos se redactó un cuerpo de reglas de catalogación que, siguiendo dicha normatividad, proporcionará ejemplos suficientes e su aplicación basados en la casuística de edición más familiar a los catalogadores de cada lugar” 14 “Las ISBD nos proporcionan especificaciones para una catalogación descriptiva compatible en el ámbito mundial al objeto de facilitar el intercambio internacional de registros bibliográficos entre la comunidad internacional bibliotecaria y de información. Mediante la especificación de los elementos que comprende una descripción bibliogràfica, la prescripción del orden en la presentación de estos elementos” 15

14 CAROVIA, Santiago. Op. cit. p. 28-30 15 FIGUEROA, Hugo Alberto. Organización Bibliogràfica y Documental. Mèxico : UNAM. 2004. p.23

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Para la localización de los documentos se considera lo mencionado por el autor. “En una colección particular de unos cientos de títulos, y hasta de unos pocos miles, la localización física de un documento determinado no presentará en general mucha dificultad para una persona que la conozca bien, aunque la colección no esté colocada siguiendo un orden estricto. Para ello la representación de un documento en los distinto catálogos, que debe ser a la vez una representación abstracta (en el caso de una edición, válida para cualquiera de los ejemplares que la componen), y una información concreta, la correspondiente al ejemplar o ejemplares reales (que puede incluir en el caso de descripciones muy completas una gran cantidad de datos, como el estado físico del ejemplar, encuadernación, posibles faltas de páginas, anotaciones manuscritas comentarios marginales, dedicatoria, etc., número del registro inventario asignado por la biblioteca etc., irá acompañada para cada uno de los ejemplares de la signatura topográfica, que es la que en el catálogo indicará el lugar preciso en que va estar colocado el documento. La signatura topográfica de cada documento figurará en cada una de las fichas asociadas a ese documento (o en sus equivalentes informáticos) existen en los diferentes catálogos. El resultado de la catalogación son los catálogos. Los más usuales entre los catálogos manuales son el catálogo alfabético de autores y obras anónimas, el catálogo de títulos y el catálogo topográfico. Este último, en las bibliotecas de acceso publico, será un catálogo interno, sólo para uso de los bibliotecarios. Otros catálogos importante, el catálogo alfabético de materias o el sistemático. En determinado tipos de bibliotecas, dependiendo siempre de los materiales existentes y de las necesidades de los usuarios, pueden ser necesarios o útiles otros catálogos.

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El tamaño de las fichas bibliográficas está normalizado en 125 por 75 mm, con una perforación de 8mm. de diámetro cuyo centro está a 8mm del punto central de uno de los lados mayores de la ficha. La perforación sirve para insertar una varilla que, atornillada al cajón, impide que las fichas se desordenen o se sustraigan con facilidad cuando los catálogos están al alcance del público. En los catálogos internos (sólo para ser manejados por el personal de la biblioteca) en los catálogos de bibliotecas particulares esta precaución no tiene sentido y no hará falta emplear varillas ni fichas perforadas. Si los catálogos están hechos en soporte informático, la apariencia de la “ficha” de cada documento adoptará distintas formas, distribución en la pantalla, etc., según el programa con el que se trabaje. También el programa puede ofrecer distintas posibilidades en cuanto a productos impresos (generalmente fichas o listados con la información bibliografica distribuida según las normas ISBD, pero también a veces listados con otros tipos de distribución de la información. La catalogación manual dará lugar a una ficha que se repetirá íntegramente tantas veces como puntos de acceso (o encabezamientos) sean necesarios para el documento que estamos catalogando” 16

De acuerdo a lo mencionado por Carovia, para las Bibliotecas es fundamental contar con un registro, para ello existen sistemas y personal especializado en catalogar los materiales es una tarea ardua y difícil, pero para que una Biblioteca funcione adecuadamente es necesario apegarse a los sistema de catalogación establecidos.

Estructura De la Ficha Catalográfica

1. “Identificar los elementos descriptivos de la ficha catalográfica. 2. Reconocer la portada, o su sustituto como fuente principal de la

información

3. Entender el esquema de la ficha

16 CAROVIA, Santiago. Op. Cit. p. 27,28,32,33,35 y 38.

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4. Comprender la organización de los elementos descriptivos.

5. Identificar el espacio y la puntuación. 6. Reconocer la fuente de la descripción. 7. Comprender la relación de la portada o su sustituto con la descripción

de la obra. Las Reglas de catalogación angloamericanas fijas dos objetivos principales para la catalogación descriptiva:

a) Señalar los rasgos significativos de una obra con el objeto de distinguirla de otras obras y describir su alcance, contenido y relación bibliogràfica con otros materiales.

b) Presentar estos datos en una ficha que puede quedar integrada a

las fichas de otras obras en el catálogo y que responden mejor a los intereses de la mayoría de los usuarios.

El primer objetivo fija la necesidad de señalar los rasgos significativos de una obra; pero surge la pregunta:

• Rasgos significativos de un libro de acuerdo con las Reglas de Catalogación Angloamericanas

• Datos de ese libro son los que el catalogador necesita registrar

para distinguirlo de otros materiales y poder así describir su alcance, contenido y relación bibliografica con otros materiales. Los elementos descriptivos de la ficha catalogràfica, para su consulta se encuentra en el Cuadro No. 4.

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Cuadro No. 4 Elementos Descriptivos de la Ficha Catalográfica

Titulo

El título, generalmente, señala la lengua en que está escrita la obra, el título por lo general, pone de manifiesto si el libro trata algún aspecto del tema que nos interesa.

Autoría

El nombre del autor señala a la persona u organismo responsable del contenido del libro; a menudo ayuda a establecer la confiabilidad y seriedad de una obra.

Autoría Subsidiaria

Los ilustradores y/o traductores u otros colaboradores pueden también servir de base para seleccionar una obra y no otra.

Descripción Física La descripción física (número de

páginas y/o volúmenes, ilustraciones y tamaño).

Otros Elementos Importantes Existen otros elementos que pueden

ser necesarios para relacionar un material con otro o para identificarlo convenientemente; en este caso está la nota de serie, la información sobre una publicación anterior que haya aparecido bajo otro título.

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Sin embargo, es muy importante hacer notar que no todo lo que podría usarse para describir un libro ha de utilizarse en la ficha catalográfica; por ejemplo, no es necesario hacer mención del color de la encuadernación ni los estilos de los caracteres tipográficos utilizados en el libro, puesto que las Reglas de Catalogación Angloamericanas, basadas en la experiencia práctica, no consideran esta información como indispensable para seleccionar o diferenciar ningún libro moderno aunque puedan ser datos esenciales cuando se trata de libros antiguos. La Portada La portada es la fuente de información más importante para catalogar un libro. Los catalogadores la han de tratar siempre con todo cuidado, han de tener en cuenta detalles que es necesario añadirle o suprimirle cuando se trata de presentarlos como elementos en la ficha bibliográfica o en la catalográfica. Como ya se mencionó la ficha de catalogación, es el análisis y contenido del libro, posteriormente se elaborará la ficha catatalográfica con la descripción física, la cual posteriormente se introducirá en el catalogo de la Biblioteca, es importante mencionar que hoy en día las fichas catalográficas se elaboran no solamente a máquina si no hay sistemas de clasificación electrónicos que permiten la elaboración e impresión de las mismas logrando con ello una base de datos. Esquema de la Ficha Al trasladar la información bibliográfica de un libro a una ficha, los elementos importantes de esa información se arreglan de acuerdo con normas establecidas de carácter internacional. Se recomiendan tres niveles de descripción que incluyen los elementos que las bibliotecas y demás agencias catalogadoras han de dar como mínimo al escoger el nivel de descripción. La selección del nivel de descripción se basa en el propósito del catálogo o catálogos para los que se elabore la ficha. Estos elementos se incluye al catalogar todos los materiales con el nivel elegido, siempre que los elementos sean aplicables al material que se describe y que, en el caso de adiciones optativas la biblioteca haya decidido incluir un elemento optativo.

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El resultado de esa presentación de los elementos en la ficha lo puede ver en los siguiente esquemas; se debe observar también la distribución de los signos de puntuación: Primer nivel de descripción: Para el primer nivel de descripción, se incluyen cuando menos los elementos Asiento principal Titulo propiamente dicho / primera mención de responsabilidad, si difiere del encabezamiento del asiento principal. – mención de edición. – Primer lugar de publicación, etc. : primer editor, etc., fecha de publicación, etc. Extensión del material. Nota (s) Número estándar.

Segundo nivel de descripción. Para el segundo nivel de descripción, se incluyen cuando menos los elementos señalados en esta ilustración esquemática:

Asiento principal Título propiamente dicho [designación general del material]= título paralelo: otra información sobre el título / primera mención de responsabilidad relacionada con la edición. – Primer lugar de publicación, etc. : primer editor, etc., fecha de publicación, etc. Extensión del material : otros detalles físicos; dimensiones. – (Título propiamente dicho de la serie / menciones de responsabilidad relacionada con la serie, SIN de la serie ; numeración de la serie. Título de la subserie, SIN de la subserie; numeración de la subserie) Nota (s) Número estándar.

Tercer nivel de descripción Para el tercer nivel de descripción, se incluyen todos los elementos señalados en la siguientes reglas que sean aplicable al material que se describe. Es necesario que memorice estas ilustraciones esquemáticas de los elementos y signos de puntuación de la ficha catalográfica.

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Como puede ver, cada una de las áreas y de los elementos descriptivitos de la ficha catalográfica aparece mencionado con su propio nombre” 17

Organización De Elementos Descriptivos Se menciona los elemento de la ficha catalográfica. “Los elementos descriptivos de la ficha catalográfica se integran en las siguientes áreas:

1) el área del título y de la mención de responsabilidad que consiste a su vez de:

a) el título propiamente dicho, b) designación general del material, c) título paralelo, d) otra información sobre el título y e) menciones de responsabilidad, incluyendo autoría subsidiaria, por

ejemplo: nombres de editores, traductores, escritores de prefacios y personas que prepararon una obra que catalográficamente se asienta bajo un organismo corporativo o un título uniforme.

2) el área de la edición que consiste en:

a) la mención de edición y b) menciones de responsabilidad relacionada con la edición en

particular.

3) el área de publicación, distribución, etc. 4) el área de la descripción física 5) el área de la serie 6) el área de las notas 7) el área del número estándar y de los términos de disponibilidad

17 ESCAMILLA, Gónzalez. Op.cit. p. 21-35 y 38.

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La Ficha de Catalogación Es una tarjeta de cartulina, cuyas medidas son universales: 75x125 mm. “debe ser la fiel representación intrínseca y extrínseca del libro”, en ella se anota:

a) Signatura bibliografica (n°. De clasificación y notación interna). b) Asiento onomástico o asiento de autor. c) Titulo d) Edición (si la hubiera)

Pie de imprenta (Lugar, Editorial, Año de publicación)”18

2.4 Clasificación

De forma general, lo que la catalogación pretende es describir cualquier tipo de material impreso para darle orden y coherencia, tomando en cuenta que el usuario deberà conocer los elementos para su búsqueda como son: autor, titulo o tema del material que necesita, para asì poder identificar y distinguirla de otras De tal forma que el bibliotecaria ha de tomar un sistema de clasificación, para el tipo de Biblioteca. Concepto de Clasificación Es la agrupación u ordenamiento de los libros, de acuerdo a la afinidad de sus materias, de modo que los que tratan de un mismo tema se encuentren juntos en los estantes. Es conveniente evitar la clasificación guiándose sólo por el título o el subtítulo de la obra, porque éstos no siempre indican la materia exacta; se recomienda dar una breve lectura al prólogo, al índice o a las solapas. Si el libro resultara muy difícil de clasificar, como recurso se aconseja la lectura de algunos capítulos; si aún ello no bastara se sugiere la asesoría de personas especializadas en la materia. 18 PEREIRA, DE BARRIA Ma. Teresa. Clasificación y Catalogación Biblioteca Nacional del Perú. Perú : San Martín. 1998. 56-58 y 61.

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Una clasificación es un conjunto ordenado de conceptos que se presentan distribuidos sistemáticamente en clases conformando una estructura. Clasificar en términos generales, es el acto de organizar el universo del conocimiento en algún orden sistemático. Ha sido considerada la actividad más fundamental de la mente humana. El acto de clasificar consiste en el dicotómico proceso de distinguir cosas u objetos que poseen cierta característica de aquellos que no la tienen, y agrupar en una clase cosas u objetos que tienen la propiedad o característica en común. La ideas tradicionales de clasificación bibliografica se inspiraron en los principios de clasificación de la lógica y de los sistemas filosóficos del conocimiento. Las clasificaciones son los lenguajes documentales de mayor tradición y antigüedad. Consecuentemente con las fuentes que inspiraron, los sistemas de clasificación se concibieron en un principio como universalizantes, consideran el universo del conocimiento como un todo que dividen en clases y subclases de acuerdo con ciertas características comunes. Parten de ese todo y en progresión de lo general a lo específico forman una estructura jerárquica en la que las materias que componen cada nivel se organizan de acuerdo con su afinidad o sus posibles relaciones. Las grandes clasificaciones bibliográficas, que datan de finales del siglo XIX y comienzo del XX. Clasificación Decimal Dewey, Library of Congress Classificatión, etc. Pero el término clasificación es polisémico y, además de definir a un determinado sistema clasificatorio, define la operación de clasificar, que tiene, a su vez un doble objetivo: el de facilitar la descripción del contenido conceptual de un documento y la asignación de un índice de una clasificación documental, que represente a dicho concepto, y aquel que consiste en la ordenación de los libros en el fondo documental (en los estantes correspondientes), de acuerdo con un sistema de clasificación dado. Este procedimiento permite la agrupación de todos los documentos sobre un mismo tema o en base a sus características similares.

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La organización sistemática por materias de libros y otro material en los estantes o de los registros del catálogo e índices es la forma más útil para los lectores o para quienes buscan una información definida. Las etapas de la operación de clasificar siguen el modelo general de la descripción de contenido ya explicado en el apartado dedicado al lenguaje de encabezamientos de materias: tras el examen del documento se determina su tema principal y la clase de la que depende ese tema. Se tratan de localizar a continuación los aspectos formales secundarios del documento (lugar, tiempo, forma, lengua) y se construye, por fin, la notación que corresponde a la clase elegida según las reglas propias de la clasificación utilizada. Composiciones de la Clasificación “Por regla general, las clasificaciones se componen de tablas principales, tablas auxiliares, un índice y un procedimiento de notación que varía sensiblemente de unas a otras. Las tablas principales del sistema contienen todas las materias del campo comprendido por la clasificación. Las tablas auxiliares de materias. El índice es una lista alfabética de todos los términos incluidos en el sistema, a cuyo lado debe figurar la notación correspondiente que guía a la tabla principal. Este índice ayuda a localizar los números adecuados para un tema concreto; sin embargo, el número elegido debe ser comprobado en las tablas para asegurarse de que la materia ha sido situada adecuadamente, sobre todo teniendo en cuenta que pueden darse relaciones de connotación entre los índices; en ocasiones, es decir, en la estructura de las tablas, una materia puede encontrarse en varias de ellas, dependiendo de determinados puntos de vista. Esta comprobación es especialmente importante cuando se utilizan sistemas basados en la división por disciplinas como lo hace la Clasificación Decimal Dewey (CDD), para asegurarse de que la materia ha sido situada en la disciplina apropiada.

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La notación, por último, es un sistema de símbolos, números o combinación de ambos que se asignan a los términos de la clasificación. Las notaciones son, por tanto, como marca capaces de representar las clases y divisiones. El propósito de utilizar tal recursos es designar brevemente las materias y, a veces, sus relaciones. Cuando se utiliza un solo tipo de símbolo para formar la notación se habla de notación pura; por ejemplo, la Clasificación Dewey, que solo usa número arábigos” 19 Las Bibliotecas utilizan un sistema de clasificación para llevar un control de los libros existentes en las mismas ese control nos ayuda a la localización física del libro. En las bibliotecas que no existe una clasificación es difícil saber todos los libros que existen y ese constituye un grave problema para las bibliotecas . La Clasificación Bibliografica “Una tarea importante del bibliotecario y documentalista es, dentro de su función general de proporcionar información, la de asegurarse de poder recuperar de forma rápida, fiable y lo más exhaustiva posible, cualquier materia o asunto que se encuentren representados en la colección que está a su cargo y eventualmente, en colecciones o recursos ajenos. Para ello, es preciso crear o adoptar un sistema de clasificación. Así, clasificar es la operación mediante la cual se establece a qué clase se debe adscribir un libro o documento a partir del análisis de los elementos de que se componen su contenido, y de acuerdo con un sistema de clasificación determinado. El principio y utilidad de la clasificación bibliográfica es ordenar y reunir las obras según la materia que tratan. Por tanto, todo sistema de clasificación bibliográfica tiene que ser también un sistema de clasificación del conocimiento o lo que es lo mismo, de la realidad conocida en cuanto que históricamente en textos escritos y documentos de toda clase. Por ello un buen sistema de clasificación bibliografica nunca podrá se un esquema cerrado, ni se le deberá tomar por tal.

19 GIL URDICAIN, Blanca. Manual de Lenguajes. Madrid : TREA, 2004. p.66-67

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Su utilidad como herramienta residirá, precisamente, en su flexibilidad, en su capacidad para adaptarse a los progresos generales del saber en todas sus ramas, y para reflejar adecuadamente una realidad en permanente transformación. Una clasificación bibliográfica es, usando un término más reciente, un “lenguaje documental”, es decir, un conjunto de términos y procedimientos utilizados para representar un contenido. Este lenguaje documental pude ser de estructura jerárquica, para lo cual tendrá que emplear notaciones convencionalmente codificadas que permitan una ordenación jerárquica; o bien puede ser de estructura asociativa, en cuyo caso empleará palabras-clave o términos asociados. Dentro de los lenguajes, en cuyo caso empleará palabras-clave o términos asociados. Dentro de los lenguajes documentales también se pueden distinguir los pre-coordinados, en los que el clasificador construye signos más o menos complejos cuyos elementos constitutivos ha debido localizar en tablas determinada, y los pos coordinados, en los que la combinación se lleva a cabo en el momento de recuperación de la información”20

Recuento “Después de que un libro se ha colocado en los estantes, es importante hacer comprobaciones periódicas para saber que existe y que el y sus registros coinciden. Un recuento anual no es hoy una práctica habitual como lo fue en otro tiempo, pero sobre esto habría mucho que decir. En primer lugar, recuento tiene algo de equívoco: el objetivo principal, en efecto no es descubrir que libros se han perdido. Este aspecto es importante, pero sólo incidental. Un nombre mejor para la operación es el de inspección. Es decir, una vez al año, una biblioteca pone su casa en orden y tiene la seguridad de que todos sus libros se pueden encontrar y que todos están en orden y que sus registros y catálogos son correctos. En un sistema bibliotecario se arrastran toda clase de errores y una inspección constituye una operación de aseo después de un curso académico y de preparación para el siguiente” 21

20 CAROVIA, Santiago. Op. cit. 39-41. 21 THOMSON. Op. Cit. P. 203 -209.

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Es necesario llevar a cabo los sistemas de clasificación, para ello existen los sistemas de clasificación que utilizan un lenguaje documental. Esta es una tarea importante el de asegurarse que los libros se encuentre bien clasificados. Tomando en cuenta el sistema de Clasificación L.C., que es el mas utilizado en Bibliotecas Especializadas.

Clasificación L.C. “El sistema que más ha sido utilizado para las bibliotecas universitarias, es el sistema de clasificación de la biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, este sistema fue creado y diseñado por esta biblioteca. Esta clasificación Divide al conocimiento humano en 21 grupos representados por una letra mayúscula; por medio de la edición de otra letra mayúscula; a estos grupos principales, se da origen a las subclases, las que a su vez se subdividen en temas más específicos utilizando números arábigos, los cuales pueden comprender del 1 al 9999. Para B. S. Wynar “22 existen miles de diferentes combinaciones de números y letras que aún no han sido usadas o algunos otros reservados para nuevos tópicos. El esquema puede continuar admitiendo todavía por un largo tiempo, nuevos temas y aspectos de estos que aún no han surgido. “El sistema ha sido de gran ayuda para las grandes bibliotecas universitarias y especializadas, debido a su capacidad de aceptación de temas y, su gran flexibilidad. Respecto a la utilización de un determinado sistema de clasificación, cabe señalar que al adoptarlo debemos de analizar cuidadosamente las características de éstos para determinar si responden y se ajustan a las necesidades y expectativas de nuestros usuarios. Al tomar una decisión sobre aspectos de carácter técnico, como puede ser la adopción de un sistema de clasificación, E. J. Piercy”23señala que debemos de tener en cuenta, entre otros aspectos los siguientes: 22 Wynar, Bohdan S. Introduction to catalogue and clasification. - 6th. ed. - - Littletown, Colo. : Libraries unlimited, 1980. p.430

23 Piercy, Esther J. Biblioteconomía Lógica: manual para la organización de libros v otros materiales en bibliotecas escolares y pequeñas bibliotecas públicas. I. Esther J. Piercy; traducción de Surya Peniche de Sánchez MacGregor. México: Pax-México, 1971. p. 15-17

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• Tipo de la comunidad a la que servimos • Crecimiento de la comunidad • Crecimiento del acervo • Tipo de material que posee la colección • Sistema de préstamo empleado • Recursos humanos y materiales

“Biblioteca del Congreso de Estados Unidos, es la biblioteca nacional de Estados Unidos, considerada la mayor del mundo y la que posee los mejores fondos documentales. Gracias a una ley aprobada por el congreso de estados Unidos, en 1800 es fundada la biblioteca del congreso. Esta biblioteca se encuentra a cargo del bibliotecario del congreso, que es designado por el presidente con el asesoramiento y la aprobación del Senado, designado en 1987, por el presidente Ronald Reagan, James Hadley Billington es el décimotercero bibliotecario del congreso. Su financiación depende del propio Congreso, aunque también recibe donaciones de particulares. Debido a la gran cantidad de materiales que la biblioteca maneja, se vio en la necesidad de crear su propio sistema de clasificación, el que hoy conocemos como Sistema de Clasificación de la Biblioteca del Congreso o LC. Su sistema de clasificación es por materias y muy certero debido a sus grandes colecciones. Una de las ventajas de haber creado su sistema, es que elabora, imprime y vende, además, fichas de catalogación y otros productos bibliográficos. En la actualidad el sistema que más se usa para las bibliotecas universitarias, es la clasificación LC. Su principal característica es que es un sistema alfanumérico. Esta clasificación divide al conocimiento humano en 21 grupos representados por una letra mayúscula y por medio de la adición de otra letra mayúscula a estos grupos principales se da origen a las subclases, las que a su vez se subdividen en temas más específicos utilizando números arábigos, los cuales pueden comprender del 1 al 9999.

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En este sistema de clasificación, las clases están representadas de la siguiente manera: “A Generales B Filosofía y religión C Historia y ciencias auxiliares D Historia universal E, F Historia americana G Geografía, antropología H Ciencias sociales J Ciencias politicas K Ley L Educación M Música N Bellas Artes P Lengua y literatura Q Ciencias R Medicina S Agricultura T Tecnología U Ciencias militares V Ciencia naval Z Bibliografía y ciencias” Dentro de cada una de estas clases, el material está dispuesto desde los temas generales hasta los aspectos específicos, y de la teoría a las aplicaciones prácticas; los temas específicos están indicados por combinaciones de mayúsculas y el más concreto por tres números. De manera diferente al sistema de clasificación decimal de Dewey, el sistema LC indica aspectos específicos de un tema sin señalizaciones numéricas largas y pesadas. Dada su flexibilidad, el método LC está particularmente indicado para las necesidades de colecciones, de bibliotecas especiales y de las grandes bibliotecas en general” 24

24 GARRIDO ARILLA, Maria Rosa. Teoría e Historia de la Catalogación de Documentos. Madrid : Síntesis, 1999. p. 61-83

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2.5 Encabezamientos de Materia. En este punto se menciona los diferentes clases de encabezamientos y sub- encabezamiento. Concepto de lista de encabezamiento de materia

“Lenguaje pre-coordinado, de estructura asociativa o combinatoria que consiste en listas alfabética de palabras o expresiones del lenguaje natural capaces de representar los temas de los que trata un documento. El bibliotecario/documentalista describe en una ficha o asiento los datos significativos de los documentos: autor, título y materia, que constituyen los puntos de acceso a dichas obras. La ficha representa, por lo tanto, un sustituto del documento, que permite su recuperación. Para facilitar la búsqueda, el documentalista elabora listas de materias en base a esas fichas, a las que remplazan y que, provistas de determinados mecanismos de control que estudiaremos más adelante, se convierten en un léxico capaz de reunir bajo una palabra o fase uniforme todos los documentos sobre un tema determinado. Composición de las listas de encabezamientos Las listas son monolingües, por regla general, y se componen de encabezamientos y subencabezamiento consiste en una o varias palabras que representan conceptos. El encabezamiento intenta, por lo tanto, condensar el tema sobre el que trata un documento. Está constituido por términos del lenguaje natural, lo que provoca problemas semánticos y sintácticos (sinonimia, polisemia, homonimia), que se resuelven mediante el establecimiento de una serie de relaciones entre ellos que darán coherencia a las listas, facilitando el control terminológico. Estas relaciones existentes entre unos y otros encabezamientos se expresan por medio de las siguientes referencias: el envió simple Véase (V.) sirve para remitir de un término no aceptado en la lista a uno sí aceptado; esto lo hace en caso de sinomia o de distintas formas de un mismo término, fundamentalmente. La explicación correlativa Usase por (U.p.) precede a los términos o formas no aceptados. De esta forma se facilita el acceso a las listas bajo diferentes nombre posibles de una materia.

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Las referencias de orientación Véase además (V.a.) remiten a otros encabezamientos bajo los cuales el usuario puede encontrar información complementaria a la que busca. Es un reenvío de doble articulación en algunas listas, ya que comprende dos relaciones semánticas distintas entre los epígrafes que las componen: la asociación indicando otros temas relacionados con el que interesa, y la inclusión, refiriendo a temas más genéricos que la materia de partida. Es preciso tener en cuenta que en determinadas listas de encabezamientos esta referencia remite, por el contrario, a temas más específicos. Pueden incluirse además referencias generales que guían al usuario a un grupo o categoría de encabezamiento en vez de hacerlo a cada miembro componente de dicho grupo. Permiten la subdivisión de algunos encabezamientos sin que esa subdivisión figure en la lista. De esta forma se reduce su extensión y se evita al usuario la consulta de innumerables dobles entradas o reenvíos particulares. El sub-encabezamiento es la palabra o palabras que siguen a un encabezamiento para formar un encabezamiento compuesto. Se añaden a los encabezamientos a fin de precisar o delimitar su sentido. Los sub-encabezamientos se aplican con el fin de pre-coordinar conceptos, lo cual facilita la recuperación, sobre todo en sistemas manuales, pero no se deben usar en exceso. Un guión [-] separa el sub-encabezamiento del encabezamiento Clases de encabezamientos Pueden ser: simples y compuestos. Encabezamientos simples Son los que expresan el tema con una sola palabra, generalmente un sustantivo o una expresión sustantivada. Estos sustantivos pueden representar nombres diversos, nombres de instituciones o nombres de personas. En estos dos últimos casos, el encabezamiento es igual que el que aparece en el catálogo de autores.

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En cuanto a los nombres comunes, se transcribe la forma aceptada por las listas en uso. La mayor dificultad la constituye la elección de las formas singular o plural, ya que no existe una norma universal para su utilización. El análisis de unas y otras listas no permite establecer un criterio único en este sentido, y su utilización en los epígrafes parece depender de razones no solo lingüísticas, sino pragmáticas, sujetas a diversas consideraciones. Por lo general, se usa con preferencia el plural al singular, excepto cuando la gramática o la lógica exijan lo contrario. A modo de guía podemos concluir que el plural será necesario cuando la materia se refiere a objetos o a nombres concretos o contables. El singular, por el contrario, se requiere para representar nombres de ideas o conceptos incontables, abstractos, nombres de ciencias, técnicas o teorías, etc. Encabezamientos compuestos El encabezamiento es compuesto cuando es necesario usar dos o más términos para expresar el tema del documento. Tanto los encabezamientos simples como los compuestos pueden llevar sub-encabezamientos para precisar la materia. Los compuestos pueden estar formados por:

1. Dos nombres unidos por preposición. 2. Dos nombres unidos por la conjunción copulativa y. En muchos casos

se trata de términos correlativos o, por el contrario, opuestos. En este tipo de encabezamiento conviene redactar una ficha de referencia con el encabezamiento invertido.

3. Epígrafes formadas por frases hechas o convencionales. 4. Epígrafes formados por una frase usada en forma invertida, es decir,

poniendo el último sustantivo al principio. En español se usan encabezamientos invertidos solamente en los siguientes casos:

• Cuando la primera palabra representa un concepto indeterminado y la segunda lo define más claramente.

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• Cuando un fenómeno, teoría etc., se conoce por un nombre personal y el vocablo genérico que lo precede no indica la cualidad especial de la materia.

Un nombre más uno o dos adjetivos. En ningún caso se utilizará la forma invertida para epígrafes formados por un nombre y un adjetivo, salvo cuando un asunto que se expresa de esta forma con un nombre y un adjetivo, el nombre es genérico y no dice nada concreto, siendo el adjetivo el que indica el verdadero asunto de la obra. En este supuesto se debe cambiar en el epígrafe la forma de su redacción, convirtiendo al adjetivo en sustantivo, que pasa entonces a ocupar el primer lugar, y usando el sustantivo genérico como sub-encabezamiento. Clases de Sub-encabezamientos Los hay de materia o tema, topográficos, cronológicos y de forma. Cuando la caracterización de una obra lo requiera, un encabezamiento pude ir acompañado por varios sub-encabezamientos es el siguiente: encabezamiento principal, sub-encabezamiento de materia, topográfico, cronológico y de forma. Sub-encabezamientos de materia Indican el punto de vista bajo el que es estudiado un tema. En muchos casos un mismo término utilizado como sub-encabezamiento puede tomarse como encabezamiento, si figura en una lista determinada como tal. Sub-encabezamientos topográficos Se utilizan especialmente en temas como artes, ciencias naturales y aplicadas, y obras que tratan de aspectos económicos, jurídicos o culturales. Cuando se usan sub-encabezamientos geográficos hay que redactar una referencia con los términos invertidos (aunque no todas las listas consideran esta práctica una solución aceptable). Al utilizar este tipo de sub-encabezamientos conviene tener presentes las observaciones que ofrece cada lista de encabezamientos en particular, dado que su uso es difícil porque un nombre de lugar sirve tanto para especificar una materia como para indicar el

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tema propiamente dicho del documento; es decir, puede servir de encabezamiento y de sub-encabezamiento al mismo tiempo. A veces la subdivisión geográfica no se hace mediante los nombres de países, ciudades, etc., sino por medio del adjetivo nacional o étnico que modifica el epígrafe. Si lo hacemos de esta forma hay que cuidarse de que el significado no cambie. Sub-encabezamientos cronológicos Sirven para representar el período histórico que estudia la obra. Pueden aplicarse a materia y a nombres de lugar. En ambos casos responden a períodos de tiempo establecido dentro de esa materia o nombre geográfico. Cuando sirven para precisar materias aparecen, por lo común en las listas a continuación de cada materia, si bien el indizador puede necesitar mayor especificación de los períodos para caracterizar algunos documentos. Los sub-encabezamientos cronológicos bajo nombres geográficos van, por regla general, precedidos de la subdivisión historia. Subencabezamientos de forma Representan la forma en la que se presenta el documento. Mientras que el encabezamiento principal expresa el tema de que trata el documento, el subencabezamiento de forma representa el tipo de documento concreto o el modo en que se presenta la materia en el mismo. Los encabezamientos formales pueden usarse bajo cualquier clase de epígrafes. Los de uso más común son: diccionarios, enciclopedias, anuarios, atlas, bibliografías, tratados manuales, etc. Las obras que no tratan un tema definido y que no pueden incluirse dentro de un tema más amplio no llevarán epígrafes de materia; sin embargo, pueden llevar epígrafes de forma, de acuerdo con sus características extrínsecas o su forma literaria. El encabezamiento correspondiente a la Gran Enciclopedia Larousse.

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Enciclopedias Solo en este caso pueden utilizarse como encabezamientos los epígrafes de forma, en los demás casos se usa la forma como sub-encabezamiento. Selección de los Encabezamientos El análisis por materias de un documento requiere:

1. Examinar el trabajo y determinar las materias que trata. En ocasiones, la lectura de la portada del libro, el índice de materias y la introducción permite localizar los temas principales de los que trata. Cuando el tema de la obra no aparece con claridad expresado en estas fuentes, es necesario leer algunas de sus partes; en el caso de documentos que no son libros es preciso analizar cualquier elemento externo que lo acompañe o escucharlo o verlo si se tratara de documentos en audio o en vídeo, respectivamente. En cualquier caso, hemos de tener en cuenta que los conceptos que representan el contenido del documento pueden manifestarse explícitamente en el mismo o pueden estar presentes de forma implícita; precisamente estas son las nociones más difícilmente localizables en el texto y que, en ningún caso, podemos omitir en el análisis.

2. Identificar la materia principal o conceptos principales incluyendo diferentes aspectos de la materia tales como punto de vista del autor, tiempo y lugar. Conseguir dar con esta información requiere el examen detenido del documento, así como no confundir el tema con la forma del documento” 25

El análisis documental es laborioso porque requiere de tiempo y dedicación, por que cuando un tema no es claro es necesario revisar y leer algunas partes del libro, es importante tener en cuenta este punto de ello depende que asignemos el tema correcto de los encabezamientos. Después de analizar lo mencionado por los autores pasaremos al capítulo 3 en donde se hace mención y propuesta para aplicar los estándares y normas establecidas para la organización bibliográfica en bibliotecas especializadas.

25 GIL URDICIAN. Op. cit. p. 29-36 y 37.

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CAPÍTULO 3

3. ORGANIZACIÓN TÉCNICA DE COLECCIONES APLICADA AL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DEL C.I.A.A.C.

Es difícil concebir que una Biblioteca, este en función a un no contando con organización de sus títulos, si bien es cierto que la Biblioteca del CIAAC, da servicio a sus usuarios de manera insuficiente y ha estado funcionando de esa forma, el organizar sus colecciones sería un punto importante para el servicio porque el material existente en la biblioteca será aprovechado en gran parte dando a conocer todos los títulos que existen en la biblioteca. Como lo menciona el autor Martinez Arellano, “La integración de una biblioteca, en la organización a la que pertenece implica total comprensión de sus políticas y su campo de acción. Igualmente implica conocer y comprender sus propósitos, necesidades y oportunidades, así como la participación en acciones tales como planear definir problemas, tomar decisiones, encontrar formas y medios, administrar y seguir de cerca todo lo concerniente a la organización. La Biblioteca como organización debe tener muy claros los fines que persigue y éstos por principio deben ser congruentes con los de la institución y con los objetivos particulares de la dependencia a la cual sirve. Estos mismos fines deberán ser adaptados al entorno institucional que la engoble y/o a los recursos informativos de que disponga, por lo que hay que hacer un pequeño diagnóstico de la institución para saber a quien hay que servir, cuales son las necesidades, revisión de registros y su organización de catálogos, las revisiones de clasificación, la organización de colecciones, estudios para circulación. Para que la biblioteca pueda realizar eficientemente sus funciones y objetivos es necesario organizar adecuadamente los materiales bibliográficos que se encuentran en ella. Para ello es necesario disponer de herramientas que les permitan organizar adecuadamente las colecciones y efectuar de manera sistemática sus actividades, así como contar con personal especializado para la realización de tareas propias del bibliotecario profesional como la catalogación, clasificación e indización y, en general, todo lo relacionado con la organización del material documental, con la finalidad de aumentar la

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calidad de las actividades y servicios de la biblioteca, y poner a disposición de los usuarios el material bibliográfico, de una forma mas rápida y eficiente”26 Como lo menciona la Profesora Gloria Escamilla González, en sus textos la biblioteca como institución social y dinámica tiene la finalidad de comunicar y difundir el conjunto de conocimientos a su comunidad de usuarios. “Para que éstos tengan acceso a la información es necesario la organización de sus colecciones, mediante la identificación y representación del contenido de cada uno de los materiales. Actividad que es realizada por los bibliotecarios profesionales mediante el proceso de clasificación que permite agrupar los libros que tratan del mismo tema o temas a fines y ordenarlos de esta manera en los estantes, para facilitar al usuario su localización física y consulta, y así permitir el flujo de comunicación. Para lograr el propósito de organizar la Biblioteca del CIACC, se propone en primer instancia conformar una estructura orgánica como lo muestra el cuadro No. 5.

CUADRO No. 5

PASOS DE LA ORGANIZACIÓN BIBLIOTECA CIAAC 1. Dirección Nombrar una Dirección: Se recomienda que sea un

Bibliotecario que se lleve a cabo, la tarea de organizar la Biblioteca.

2. Inventario del Material

En el cual se seleccionara el material que este en condiciones para ser utilizado y vigente.

3. Expurgo y Descarte

De los materiales obsoletos y en mal estado.

4. Catalogación manual

Para lo cual se utilizará el primer nivel de descripción.

5. Utilización de la Clasificación

El tipo de clasificación que será utilizado es la Clasificación Decimal Dewey.

6. Elaboración de tarjetas

Elaboración a máquina para la conformación de un Catalogo Diccionario.

26 Martínez Arellano, FF., García López, C. y Goméz Briceño, J. Guía para la organización del material documental. México : SEP, ENBA, 1994. pp. 13-14

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Los departamentos que se sugieren para la Biblioteca del CIAAC son los siguientes, para más información consultar el cuadro No. 6.

CUADRO No. 6

FORMACIÓN DE ÁREAS DE ORGANIZACIÓN Dirección (administración y organización) Servicios Técnicos (procesos técnicos) Consulta Préstamo (dentro y fuera de la biblioteca) Libros en reserva, sección de reprografía sección audiovisual

(donde se encuentran los aparatos necesarios para el uso de videotapes, cassettes y microformatos),

La administración: es tarea del director él es quien se encarga de organizar y gobernar la biblioteca en todo lo que se refiere a las actividades que se llevan a cabo dentro de la misma; también elabora los programas de adquisición del material de lectura; redacta los reglamentos que rigen el préstamo a domicilio y dentro de la biblioteca; establece las condiciones para el registro de lectores, y supervisa y selecciona al personal profesional, sub profesional y de servicio, teniendo claro que él es la máxima autoridad dentro de la biblioteca. La selección y adquisición del material bibliográfico generalmente es tarea de uno o dos Departamentos que corresponden a los servicios técnicos; las necesidades de la biblioteca dictarán la separación o la unificación de estos departamentos. La selección deberá estar encomendada al bibliotecario profesional, el cual será asesorado por profesores y profesionales de las diferentes ramas del saber humano.

3.1 Catalogación

Para catalogar el acervo, y los materiales bibliográficos puedan ser integrados y consultados por los usuarios se requiere de dos actividades básicas, 1. Catalogación y 2. Clasificación, para llevar a cabo esta tarea se sugiere utilizar:

• El 2o. nivel de descripción porque este nos ayudara a realizar una catalogación eficaz y completa, que es la que corresponde al acervo de una biblioteca especializada, porque el:

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1er. Nivel. Carece de elementos de del item y es recomendada para bibliotecas publicas, infantiles y escolares, para este nivel de ficha requiere de datos básicos del item.

3er. Nivel. Es considerado para el material antiguo, requiere de un análisis minucioso que complementan otros datos de la ficha catalografica como son: pastas, portadas, cantos, ilustraciones etc.

2o. Nivel en la catalogación cuenta con los siguientes elementos como lo describe el ejemplo de ficha catalográfica.

En términos generales, al transcribir la información bibliogràfica de los ítems, nos adecuaremos de acuerdo al modelo propuesto por las RAC2 y la ISBD.

Elementos para elaborar la ficha bibliografica el 2o nivel de descripción incluye los siguientes elementos: “Asiento principal Titulo propiamente dicho [designación general del material]= título paralelo: otra información sobre el título / primera mención de responsabiblidad relacionada con la edición. – Primer lugar de publicación, etc. : primer editor, etc, fecha de publicación etc. Extensión del material : otros detalles físicos; dimensiones.—(Título propiamente dicho de la serie / menciones de responsabilidad relacionada con la serie, SIN de la serie ; numeración de la serie. Título de la subserie, SIN de la subserie; numeración de la subserie) Nota (s) Número estándar. La catalogación requiere de conocimiento en la materia y dedicación por lo que sugiere aplicar los siguientes pasos:

a) Realizar la descripción de un documento para asegurar su identificación, sin que pueda confundirse con ningún otro.

b) Decidir qué puntos de acceso al documento (excluidos los que tienen

que ver con la materia), es decir que fragmentos informativos relacionados con el mismo (nombres de autores, de entidades, títulos de

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obras y títulos de serie o colecciones), se han de integrar en los distintos índices, y qué forma fijas deben de adoptar.

c) Proporcionar los datos que permitan la localización física de dicho

documento dentro de una colección determinada.

Esta ultima función de la localización, es la que distingue a un catálogo de una bibliografía pues la bibliografía ofrece sólo descripciones. En la práctica, la diferencia no es tan tajante: todo catálogo es una bibliografía, pues contiene, o debería contener, descripciones bibliográficamente”27

Para la elaboración de tarjetas catalográficas, se requiere: Datos: Número de Clasificación Apellido del autor, nombre, fecha de nacimiento y muerte. Título de la obra. Incluyendo traductor y número de edición. Lugar de edición, editor, año. Páginas o volúmenes. ilustraciones, tamaño (Notas de Serie)

1. Materia. 2. Materia I. Traductor, etc. II. Título.

Trascripción bibliogràfica: La trascripción es el ultimo elemento de la descripción bibliogràfica. Nos permite registrar todos los datos extraìdos de los documentos de acuerdo con las normas internacionales. La elaboración completa del registro bibliogràfico depende de varios factores:

1. Las prioridades de la biblioteca 2. La importancia de la obra dentro de la colección 3. Los valores relativos de la obra 4. Los volúmenes que estàn por llegar 5. Las habilidades y experiencia de los catalogadores para procesar los

documentos. 6. Las necesidades de los Usuarios

27 ESCAMILLA. Op.cit. p.27,28 y 31

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Nuevas Técnicas de Catalogación Es un hecho que muchas de nuestras bibliotecas empiezan a utilizar la tecnología, y con este fin se exigen cambios en la catalogación tradicional, para leer el catálogo automáticamente y acortar así el tiempo de la búsqueda de la información. Con este fin se ha incluido el nuevo formato MARC 21 (Machine Readable Catalogue, Siglo 21). Es recomendable las RCA2R para la elaboración de las fichas, ya que el manejar herramientas actualizadas permite tanto al docente como al alumno, estar al tanto de los cambios que ha venido presentando el trabajo catalogràfico. Se propone la utilización de RCA2R, 2ª rev. Año 1998, en idioma Español. Las normas internacionales “Para cumplir con la fase de la descripción bibliografica es necesario la elección de normas internacionales como son: Las Reglas de catalogación Anglo Americanas, 2ª ed., la Descripción bibliogràfica internacional normalizada (ISBD, siglas en ingles) y el Formato legible por la maquina (MARC, siglas en ingles). Las tres en combinación permitirán elaborar los registros bibliogràficos, ya sea impresos o legibles por maquina que formarán el catalogo de la biblioteca” 28

Los elementos de la ficha catalográfica ahora se denominan por áreas. Estas áreas son las que se describen en el ejemplo de la ficha señalando cada una de las áreas

28 FIGUEROA. Op. Cit. p. 20

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Ejemplo de las Áreas:

Bonfil Batalla, Guillermo 1

A

5

2

A. Asiento1. Área de2. Área de3. Área de4. Área de5. Área de6. Área de7. Área dinternaciopublicaciócontrol b(Internatio Puntuació Coma (,) d1. Diagon2. (.--) Me3. ( .--) Pa4. (.:) Pág5. (.--) Ab6. Siete es

México profundo : una civilización negada / Guillermo Bonfil Batalla

1ª ed.—México : Grijalbo, 1994

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Traducción de: Sociology. Incluye bibliografía.

de autor. título. edición y responsabilidad relacionada con la publicación, distribución, etc. descripción física. series. notas. e número estándar. ISBN (Standard Boo

nal. Cada nación tiene asignado un númeron (Libros, vídeos, etc.) editada en el país,

ibliográfico mundial. En el caso de las renal Standard Serial Number).

n que esta representada en el ejemplo ant

espués del apellido del autor. al (I) al terminar el título. Se repite el nombrención de edición; después espacio y nombre ra mención del lugar de edición. s. : il.: 24cms. rir paréntesis y cerrarlo al terminar el nombrepacios para las notas.

3

4

250 p. : 23cm. – (Biblioteca de cienciassociales. Secc. 2, Sociología)

ISBN: 970050572

7

6

edición.

k Number), que debecon el fin vistas se u

erior de la

del autor. del lugar.

de la serie

de alcance llevar toda de llevar un sa el ISSN

s áreas.

.

52

7. (ISBN o ISSN) en el lado izquierdo de la ficha, al final” 29

Ejemplo de la realización de tarjetas en la siguiente ilustración:

Nombre del autor Titulo propiamente dicho = título paralelo : otro titulo / Mención de responsabilidad - - Mención de edición / Mención de responsabilidad relacionada con la edición, - - Lugar de pu- blicación : editor, fecha (lugar de impresión : impresor) numero de volúmenes y/o numero de página : mención

de ilustraciones : tamaño + materiales complementarios. - - (Serie : numeración dentro de la serie. ISSN : numeración dentro de la subserie) Notas. Se proporciona tantas notas sean necesaria y cada una de ellas inicia nuevo párrafo. ISBN Registro

“Todos los problemas del mundo actual se reflejan en el ámbito de la biblioteca y sus servicios mediante la demanda de información. Su acervo brinda los medios para enfrentarse al desarrollo industrial, intelectual y humano de un mundo en constante evolución. La solución a dicha demanda está en mejorar los medios de comunicación como: libros, folletos, películas, discos, reproducciones microfotográficas, diapositivas, etc. del acervo de la biblioteca. Estos medios hay que adquirirlos, procesarlos y conservarlos a fin de ponerlos a disposición de todos los usuarios que cada día aumentan y buscan conocimientos, información y recreación, para mejorar sus condiciones de vida y acelerar así el progreso del país. Estos medios que contienen información presentan un problema para las bibliotecas, cuya misión no consiste sólo en adquirir y conservar estos medios sino en recuperar la información contenida en ellos, y en organizar el material bibliográfico que está al servicio de los usuarios.

29 ESCAMILLA, Gloria. Op. Cit. p. 141

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El medio más sencillo a nuestro alcance es la recuperación de la información por medio del catálogo de la biblioteca en forma fácil y eficaz que sirva de intermediario entre el usuario y el acervo de la biblioteca. El catálogo es un instrumento necesario en toda biblioteca, es el índice del acervo; sirve para encontrar la información en forma rápida en libros y otros materiales. El catálogo es un registro de los materiales de la biblioteca, el cual se presenta en orden alfabético del nombre del autor, título, número de clasificación o por materia. En el aparecen registrados libros, mapas, monedas, grabados, discos, etc. que forman el material documental de la biblioteca. Con el tipo de catalogación se propone favorece el fácil acceso a la información bibliográfica en un ámbito universal, así como el desarrollo del intercambio y la cooperación nacional e internacional. Ya que la catalogación sustenta sus bases en la normalización de áreas específicas, reglas de encabezamiento y reglas de descripción bibliográfica” 30

3.2 Clasificación Como ya mencionamos en el capitulo 2. la Clasificaciòn L.C., se sugiere para las bibliotecas de tipo Especializada, esta clasificación esta en constante evolución, es utilizada internacionalmente en Bibliotecas especializadas.

• Es adecuada esta elección de clasificación por que el acervo que se requiere clasificar corresponde a un área específica que es Aviación.

• La realización de las labores de catalogación y clasificación presupone una considerable inversión de tiempo y recursos económicos y con la finalidad de acortar el tiempo de proceso y evitar la duplicación de esfuerzos con las consiguientes desventajas económicas, hay veces que en las bibliotecas se utilizan algunos auxiliares para catalogación y clasificación como son: la catalogación en publicación, uso de catálogos de otras bibliotecas.

Quizás son varios argumentos para justificar sin embargo no se puede negar que se trata de un problema de clasificación que es real y necesario resolver si queremos tener colecciones ordenadas, acorde a las necesidades del usuario.

30 FIGUEROA Hugo Alberto. Op. cit. p. 16-17

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Analizando las necesidades de la Biblioteca del CIAAC, es conveniente realizar un procedimiento que debe ser considerado por la importancia de los puntos que se menciona: “Se requiere del arreglo en los estante conforme a un orden sistemático, basado en sistemas de clasificación, configurados ex profeso para organizar acervo bibliográficos. Se pretende además la profesionalización del trabajo bibliotecario, porque se consideraba que la inexperiencia del publico podía hacer que colocaran fuera de lugar los libros, perdiéndose con ello el orden creado por medio de la clasificación documental. Para que el público tuviese conocimiento de los acervos de la biblioteca se dieron procedimientos que facilitan conocer la historia de una biblioteca, desde su entrada a la misma, así como llevar un registro cronológico del crecimiento de la documental, que sirven de sustento a los servicios bibliotecarios.

1. Como los libros son para usurase, es decir para leerse, la biblioteca deSde disponer de un espacio y muebles adecuados para la lectura. Los bibliotecarios y empleados de la biblioteca deben por tanto orientar su trabajo a proveer a la biblioteca de los elementos necesarios para que los lectores puedan usar los libros libremente y les sea fácil al acceso a los mismos, para ello han de tener en consideración que existe diferencia entre un lector y otro, por tanto la conformación de una masa de libros no tiene sentido, deben buscarse los medios para ayudar a que cada lector en lo personal pueda escoger lo que necesita, porque cada lector tiene diversas necesidades en distintos momentos.

2. Proveer libros para todos, este punto es del lado de los usuarios.

3. El lector debe encontrar cualquier libro. Cada libro tiene su lector, el

lector debe encontrar cualquier libro, como el arreglo de los libros en los estantes, los asientos del catalogo, los servicios de consulta, y los servicios de extensión bibliotecaria. La estantería abierta significa la oportunidad para el lector de examinar la colección de libros con mucha libertad, como si fuese su propia biblioteca, se le permite al lector tomar los libros en sus manos y sentir el placer de examinarlos. Este sistema

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es importante porque frecuente los lectores, de aquellos libros que no conocían pero que al verlos representan una agradable sorpresa.

Para el cumplimiento de este punto es indispensable que los libros en los estantes se encuentre arreglados conforme a un bien articulado sistema de clasificación que las estantería sean de un tamaño adecuado para que los lectores puedan acceder a los libros fácilmente, tomando en cuenta la estatura humana. Pero un buen arreglo de los libros en los estantes no es suficiente, el catalogo también es de inmensa ayuda para localizar los libros por características distintas. El bibliotecario debe entender que para cada libro encuentre su lector, es indispensable un buen orden de los libros y además no interponerse entre los libros y los lectores, únicamente debe ayudarlo a buscar cuando lo necesiten. Reducir la formalidad al mínimo y pensar que la biblioteca debe constituir un centro intelectual para la comunidad y ofrecer los medios para que las personas se reúnan en diversos tipos de eventos.

4. El catálogo contemple posibilidades de búsquedas por diversos tópicos, que las tarjetas sean comprensibles para el lector, que exista un procedimiento ordenado en el trabajo de la biblioteca de tal forma que siempre se pueda saber que esta pasando con un libro que adquirió la biblioteca.

5. Una biblioteca es un organismo en constante crecimiento, siempre es

necesario considerar que las principales partes de que se compone una biblioteca es factible que crezcan: los libros, los lectores y los empleados. El crecimiento de cada una de estas partes conlleva distintos requerimientos de espacio, muebles y financiamiento. Pero como también el conocimiento humano está en constante transformación, los sistemas de clasificación de la biblioteca no pueden ser elásticos, deber permitir agrupar conocimientos de pasa y del presente, y prever espacios para incluir aquellos aspectos del conocimiento humano que surjan en el futuro por tanto sus sistemas de clasificación deber ser elásticos, expandible y hospitalarios para los nuevos conocimiento, sin que la inclusión de estos disloque la secuencia del sistema.

El crecimiento de los libros exige el aumento del espacio destinado a la estantería, y si esta es abierta al publico requiere aun de mas espacio. Un aumento en los lectores y tamaño de la biblioteca incrementa los empleados y conduce a la especialización de los mismos en secciones:

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procesos técnico (catalogación y clasificación), control administrativo y servicios de consulta” 31

El seguimiento del los puntos, con la elaboración de un programa nos ayudara a llevar una organización adecuada y estandarizada en la biblioteca.

3.3 Encabezamientos de materia. Para la biblioteca se sugiere utilizar las Listas de Encabezamiento de Materia para Bibliotecas, 3ª. Edición, es una obra que retoma el trabajo iniciado por la Unitòn Panamericana en 1957, bajo la dirección de Carmín Rovira y Jorge Aguayo, la cual fue revisada y publicada en 1985 por el Instituto Colombiano para el Fomento de Educación Superior ICFES, con el auspicio de la OEA.

• Esta lista de encabezamiento, corresponde a las necesidades de la biblioteca por ser pequeña así como especializada, en estas listas podemos encontrar encabezamientos generales y específicos que además están en idioma español.

• Otra alternativa que resultaría costosa seria la compra de un tesauro.

Es importante tomar en cuenta como utilizar los encabezamiento. Utilización de los Encabezamientos en la Biblioteca: Estos nos indican donde se establece y registran los distintos puntos de acceso por los cuales se puede recuperar la información contenida en la ficha principal, y que son diferentes del encabezamiento elegido como principal.

31 LAFUENTE LOPEZ, Ramiro. Los Sistema Bibliotecológico de la Clasificación. Mèxico : UNAM. 1993. p. 43-45

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Políticas y Propuestas para la asignación de Encabezamientos. Se propone se tome en cuenta estos puntos como política para la asignación de encabezamientos de materia. 1.- “asignar el encabezamiento de materia que con mayor claridad y concisión indique el asunto específico del libro. 2.- Debe asignarse el encabezamiento más específico, sin asignar al mismo libro dos encabezamientos, uno general y uno específico, salvo en aquellas obras en que el tema general sea tratado en segundo término. 3.- Si una obra trata varios asuntos se asignará un encabezamiento de materia para cada uno de ellos, excepto que sean las distintas partes de un tema más amplio en cuyo caso se usará un solo encabezamiento correspondiente a éste último. 4.- No se asignarán encabezamientos de materia a materiales audiovisuales ni a publicaciones periódicas, exceptuando aquellos números que traten un tópico en forma monográfica. 5.- La asignación de encabezamientos de materia será de acuerdo al Subject Headings de la Biblioteca del Congreso*. Para temas relacionados con México, se considerará la Lista de encabezamientos de materia de Escamilla; si el tema deseado no se encuentra registrado en ésta, se empleará el tema registrado en el Subject Headings. Políticas particulares 1. Obras literarias A las obras de carácter recreativo, tales como: novelas, obras teatrales, cuentos, poesías, no se les asignará encabezamientos de materia, únicamente se consignará el número de clasificación correspondiente a la nacionalidad del autor, a excepción de los siguientes casos: a) Se les asignará tema a aquellas obras literarias que traten el tema desde el punto de vista teórico.

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ejemplo:

Título: La imaginación mestiza en la novela mexicana

Tema: Novela mexicana –Siglo XX -

Historia y crítica

b) A novelas históricas se les asignará el tema correspondiente con la subdivisión NOVELA y se clasificará de acuerdo al autor, por ejemplo: Título: Entre la revolución y la guerra /Novela que tiene por contexto la guerra civil española/ Tema: España - Historia - Guerra civil, 1936-1939 - Novela 2. Obras completas Las obras completas de un autor contenidas en varios volúmenes se considerarán como obra monográfica cuando únicamente cuenten con título colectivo. Si cada uno de los volúmenes que conforman las obras completas cuentan con título propio se procesarán como obras independientes. 3. Subdivisiones de forma a) ATLAS Si la obra en cuestión es un atlas mundial, se asentará bajo el encabezamiento ATLAS. Si la obra se concreta a un país, ciudad, etc., se empleará la subdivisión MAPAS bajo el nombre del país, ciudad, etc. La subdivisión ATLAS se empleará bajo temas. b) BIOGRAFÍA

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Para biografías individuales se emplearán dos encabezamientos: 3.- Si una obra trata varios asuntos se asignará un encabezamiento de materia para cada uno de ellos, excepto que sean las distintas partes de un tema más amplio en cuyo caso se usará un solo encabezamiento correspondiente a éste último. 4.- No se asignarán encabezamientos de materia a materiales audiovisuales ni a publicaciones periódicas, exceptuando aquellos números que traten un tópico en forma monográfica. 5.- La asignación de encabezamientos de materia será de acuerdo al Subject Headings de la Biblioteca del Congreso*. Para temas relacionados con México, se considerará la Lista de encabezamientos de materia de Escamilla; si el tema deseado no se encuentra registrado en ésta, se empleará el tema registrado en el Subject Headings. 4. Subdivisiones geográficas a) PARA MEXICO - Las subdivisiones geográficas se consignarán en forma directa. - El nombre geográfico se consignará de acuerdo a la lista de encabezamientos de Escamilla. Michoacán No Michoacán de Ocampo (México) -como lo consigna el Subject Headings- b) OTROS PAISES Las subdivisiones geográficas se consignarán de acuerdo al Subject Headings. c) ESTRUCIURA /TOPICO/ EN /LUGAR/

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Esta estructura se sustituye por: /Tópico/ - /Lugar/ de acuerdo a la política adoptada por la Biblioteca del Congreso a partir de 1982; la excepción a esta política será el encabezamiento MEXICANOS EN ESTADOS UNIDOS que se conservará tal cual, ya que éste encabezamiento es uniforme en LIBRUNAM. 5. Subdivisiones cronológicas Para el encabezamiento: México - Condiciones económicas - Condiciones sociales - Política y gobierno - Política económica - Política social La subdivisión cronológica será por sexenio. Retornando la subdivisión establecida por el Subject Headings (1970-), los periodos comprendidos serán a partir del sexenio del Lic. Luis Echeverría Alvarez: México - Política económica - 1971 - 1976 - 1977 - 1982 - 1983 - 1988 - 1989 - 1994 Para los demás países será como se encuentre en el Subject Headings Principios a) COLECCIONES

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Esta subdivisión se empleará para las obras completas o selecciones de un autor sobre un tema, reunidos en un volumen o en varios volúmenes; y las antologías sobre un tema particular tratados por diferentes autores en un volumen o varios volúmenes. b) COLECCIONES LITERARIAS Esta subdivisión se empleará para antologías literarias que incluyen dos o más formas literarias y bajo temas. c) CONGRESOS A las publicaciones emanadas de conferencias, congresos, simposios, etc., se les asignará el encabezamiento correspondiente con la subdivisión CONGRESOS. d) DISCURSOS, ENSAYOS, CONFERENCIAS Cuando uno o más discursos presentados originalmente en una conferencia son publicados posteriormente y no se identifican estrictamente con la conferencia original, se emplea esta subdivisión, ejemplo: Título: Religion and Public Education /Revisión de documentos presentados en la Conferencia sobre el rol de la religión en educación pública/ Tema: Religión en escuelas públicas - Estados Unidos Discursos, ensayos, conferencias Esta subdivisión se empleará también para discursos inaugurales, conmemorativos y de aniversarios. No se empleará esta subdivisión para trabajos que contienen ensayos elaborados bajo un plan preconcebido para formar una unidad, como es el caso de los trabajos comprensivos en donde cada capítulo es elaborado por diferente autor.

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e) ESTUDIO Y ENSEÑANZA Se empleará para aquellas obras que tratan sobre las técnicas y métodos para enseñar una disciplina. f) DICCIONARIOS Esta subdivisión se empleará bajo lenguas o temas. g) DICCIONARIOS Y ENCICLOPEDIAS Se empleará bajo nombres de países, ciudades o grupos étnicos. h) ENCICLOPEDIAS Y DICCIONARIOS No se emplea como subdivisión, sino como encabezamiento para aquellas

obras de carácter enciclopédico” 32

Tomaremos de base la elección de encabezamiento de lo anteriormente mencionado por Reye Ponce. Se propone elegir para la biblioteca los encabezamiento:

• De acuerdo a las politicas de la biblioteca y objetivos de la institución.

• Composición de las listas de encabezamiento que se componen de

encabezamiento y sube-encabezamiento.

• Encabezamientos de materia, cronológico. Siguiendo el orden mencionado:

Encabezamiento principal - Subencabezamiento de materia-Cronológico.

32 REYES PONCE, Agustín. Administración de empresas : teoría y práctica. México : UNAM. 1978. 76-77p.

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3.4 Catálogo de la Biblioteca Esta función es la esencia de la biblioteca, parte medular y razón de su existencia ya que el fin que persigue es el de poner el juego todos los recursos con que cuenta, y que son dotados para que los usuarios satisfagan sus necesidades de información; éstas se consiguen a través de servicios que dicha biblioteca les proporcionan, ignorando la mayoría de las veces cómo los obtienen. Pero cualquiera que sea el tipo de catálogo elegido, ha de responder a una serie de principios como son:

• Uniformidad de manera que todas las fichas integrantes de un catálogo han de poseer el mismo tipo de códigos y símbolos . Y la misma disposición en la ordenación de los elementos.

• Compensación, según el cual todo encabezamiento elegido para una

referencia bibliográfica. Formación del Catálogo: Se puede definir como catalogo, la relación ordenada del conjunto de materiales que existen en una unidad, el orden de la bibliografía nos proporciona el acceso fácil y rápido al item. Para la formación de un catalogo debe contar con una serie de características proponiendo las siguientes:

• Flexibilidad: Las tarjetas deben estar colocadas en una gavetas de madera o metal, que sean de fácil acceso al usuario y que permita la inserción de toda nueva información que entre a la biblioteca.

• Agilidad: Permita la consulta de una manera lógica y operativa.

• El catálogo deberá proporcionarnos información a cerca de cualquier

obra que se conozca su autor, su titulo, colección; así como las ediciones de una misma obra que posee la biblioteca. También las obras de una determinada materia.

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Selección de Catálogo Se propone para la formación del catalogo que este sea el Catalogo Diccionario, que su objetivo es considerado desde tres puntos de vista:

1. Tipo de material: Existen tantos catálogos como tipos de materiales, la biblioteca impresa, la fonoteca, micro teca, etc. Aunque la práctica bibliotecaria aconseja la integración de todos los materiales en un solo tipo de catalogo.

2. Contenido: Tomaremos como condición la existencia de tantos tipos de

catalogo.

3. Ordenación: De los materiales dentro de la secuencia respecto a los que le anteceden y le preceden, esta podrá ser de dos tipos alfabéticos, cuando los puntos de acceso son ordenados siguiendo la sucesión de los signos del alfabeto. Y sistemática, cuando se ha procedido a la ordenación por medio de una clasificación de los conocimientos previamente establecida, en virtud de su proximidad o su especificad, dentro de la estructura que nos ofrece dicha clasificación.

4. Este se aconseja para centros de gestionan una pequeña cantidad de

fondos ya que permite búsquedas mas exhaustivas. Pero cuando se trata de centros con un alto volumen la frecuente cantidad de puntos de acceso obliga a romper la secuencia alfabética dificultando la búsqueda.

La Propuesta del Catálogo Diccionario funciona:

• Figuran (mínimo) tres tarjetas por cada libro; una con el nombre del autor, otra con el título del libro y la tercera con el de la materia que trata el mismo.

• Estas tarjetas se colocan en orden alfabético dentro del catálogo. La

elaboración de las tarjetas se hace observando las reglas de catalogación, con el fin de que el usuario siempre encuentre el mismo ordenamiento de los elementos catalográficos.

• En México generalmente se usan las Reglas de Catalogación Anglo

Americanas, segunda edición (RCAA2).

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El objetivo del catálogo no es solamente ayudar al usuario a localizar la información que desea, sino también orientarlo hacia otras fuentes de información que amplíen sus conocimientos sobre el tema que le interesa; para esto se sirve de la tarjeta de envío, la cual lo remite a otros asientos que corresponden a temas similares (VEASE; VEASE TAMBIÉN, etc). El bibliotecario es la persona indicada para enseñar al usuario el manejo del catálogo. Objetivos y Características del Catálogo Diccionario que propone a la Biblioteca: El que la biblioteca cuente con su material organizado nos da la facilidad y accesibilidad a los ítems que es el objetivo al que se quiere llegar que los usuarios cuenten con la información ordenada y se utilice en su totalidad el acervo. Para lo cual se elaborará un programa en la biblioteca de la utilización del catalogo, logrando con ello una formación de usuarios para el fácil acceso al catalogo y no dificultando el uso del mismo ya que esta biblioteca ha funcionado sin catalogo varios años. Para la elaboración del programa el cual consistirá en:

• Capacitar al personal que labora en la biblioteca, de cual es el perfil y la función de un Bibliotecario.

• Que son los catalogos y para que sirven. • Como se utiliza el catalogo • Como localizar dentro de la estantería un item.

Sugiriendo se tomen en cuenta los siguientes puntos: 1. Indica los nombres de los autores, coautores, editores, traductores,

comentaristas, prologuistas e ilustradores de los libros de la biblioteca. 2. Da a conocer los nombres de las sociedades, instituciones, secretarias y

subsecretarias de Estado y de todos los entes corporativos de cuyas publicaciones se disponga en la biblioteca.

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3. Indica los libros pertenecientes a una determinada serie incluida en la biblioteca.

4. Señala, mediante los encabezamientos de materia que están escritos en la

misma ficha del catálogo, los temas existentes en el acervo de la biblioteca. 5. Facilita al usuario la localización de los títulos de las obras que desea

consultar. 6. Remite al usuario, mediante las tarjetas de envío, a otros temas relacionados

al tema elegido, el cual está indicado en las tarjetas de referencia. 7. Reúne en un solo lugar del catálogo todas las obras de cada autor. 8. Indica claramente, a través de la tarjeta, las particularidades de la obra

como: nombre del autor, lugar de edición, editorial, año, notas bibliográficas, paginación, ilustraciones y tamaño de la obra.

9. Señala, por medio de las tarjetas de autor, título y materia, el valor de la

obra en cuanto a contenido. 10. Indica, por medio de los números de clasificación que aparecen en cada

ficha, el resultado del examen del libro (por ejemplo, clasificación de Dewey, que va de lo general a lo específico), y su localización en los estantes. Respecto a esto último, es importante aclarar que los libros deben ser devueltos exactamente al sitio de donde se tomaron.

11. Indica el número de volúmenes de que consta una determinada obra, y el

contenido de cada uno de tales volúmenes. Las tarjetas de los catálogos no siempre tienen las características antes mencionadas, ya sea por dificultades técnicas, porque el usuario no necesita todos esos datos o porque se emplea una catalogación simplificada.

Actividad dirigida a la preparación del fichero 1. “Permitir a una persona localizar un libro: Si el autor es conocido Si el título es conocido

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Si el tema es conocido 2. Mostrar lo que la biblioteca tiene: Sobre un autor determinado Sobre una materia determinada Sobre un determinado tipo de literatura 3. Auxiliar en la elección de un libro Tomando en cuenta sus peculiaridades bibliográficas (diferentes ediciones) Tomando en cuenta sus características literarias o temáticas Si analizamos los propósitos anteriores, podemos darnos cuenta que para llevarlos a la práctica se requiere lo siguiente: 1. Describir detalladamente los rasgos característicos del material bibliográfico tales como: el autor, el título, la persona o personas que intervienen como coautores, traductores, ilustradores, prologuistas, etc; el lugar y fecha en que se editó, quien lo editó, y sus características físicas tales como tamaño, tipo de ilustraciones, paginación y otros detalles. 2. Determinar cuáles son los puntos a través de los que puede ser accesible la información. Lo anterior implica definir todas las posibles formas a través de las cuales el lector puede buscar un material: por autor personal, por autor individual, por coautores, por traductores, por prologuista, por título, etc. 3. Realizar un análisis del contenido intelectual de los materiales bibliográficos con la finalidad de precisar las materias o temas que toca. Los dos primeros puntos constituyen la catalogación descriptiva, que como su nombre lo indica consiste en describir los materiales bibliográficos para que posteriormente el usuario pueda identificar aquellos que le son útiles.

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El tercer punto se refiere a la catalogación por materias o temática, su finalidad es presentar al lector a través del catálogo una serie de obras que tratan sobre determinado tema. La catalogación temática está estrechamente relacionada con la clasificación, puesto que ambas permiten mostrar al usuario lo que la biblioteca tiene sobre determinado tema, pero mientras la primera lo hace por medio del catálogo, la segunda permite hacerlo físicamente con el material. Otra circunstancia que fortalece su interrelación es el hecho de que para poder reunir en un lugar los materiales que tocan el mismo tema, es necesario primeramente realizar un análisis del contenido intelectual de las obras para determinar el tema principal que tratan, y ubicarlo dentro del lugar que le corresponde en un sistema de clasificación bibliográfica. Asentar los libros en un catálogo por autor y título. Describir los libros para identificar cada uno de ellos como una unidad. Seleccionar la palabra o frase que identifica las materias de los libros. Organizar los libros de acuerdo a una clasificación lógica del conocimiento humano. Elaboración de Catálogo Podemos afirmar que las actividades de catalogación y clasificación tiene como finalidad la preparación de las tarjetas necesarias para los diversos ficheros o catálogos a través de los cuales el usuario Pueda conocer los recursos bibliográficos de la biblioteca. Para contar con las tarjetas medios de reproducción. Entre los más usuales: a). Mecanografía Es el Método más económico cuando se trata de la reproducción de un número reducido de tarjetas y como su nombre lo indica, consiste básicamente en la elaboración de cada una de las tarjetas que integran los diversos juegos utilizando una máquina de escribir.

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b). Foto-duplicación Al optar por la utilización de esta forma de reproducción, primeramente se mecanografía la ficha principal y ésta se utiliza como modelo para obtener la . cantidad necesaria de copias en una fotocopiadora adaptada especialmente para manejar reproducciones en cartón. c). Computadoras La utilización de las computadoras en las actividades de catalogación y clasificación es muy amplia por lo cual, únicamente nos referimos a la utilización de esta herramienta para la reproducción de juegos de tarjetas de nuestros catálogos. Los sistemas de cómputo nos permiten obtener la reproducción de grandes cantidades de tarjetas en lapsos de tiempo muy corto. Lo anterior presupone el almacenar los datos bibliográficos, no únicamente con la finalidad de utilizar a la computadora como una gran máquina reproductora de tarjetas, sino como un medio de hacer más rápida y ágil la recuperación de la información bibliográfica. Los programas de cómputo nos permiten obtener las tarjetas catalográficas ordenadas de diversas maneras: por autor, por título, por tema, por clasificación, por número de adquisición, etc. Como puede observarse, el uso de las computadoras ha sido de gran apoyo para algunas actividades de catalogación y clasificación, y seguramente en el futuro afectarán el desarrollo y organización de estas actividades en nuestras bibliotecas. Para determinar y elegir cual es la forma de reproducción más adecuada y conveniente a nuestra biblioteca, debemos estudiar y analizar cuidadosamente algunos factores como los señalados.

• Calidad requerida en las copias

• Necesidad de los asientos secundarios

• Detalle en los asientos

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• Costos

• Personal disponible

B) Mantenimiento de catálogos. Las actividades de catalogación y clasificación no pueden considerarse concluidas hasta que las tarjetas han sido insertadas en los diversos catálogos que la biblioteca posee, por lo cual, la labor de mantenimiento y actualización de catálogos es de vital importancia en las bibliotecas, puesto que de nada sirve que al material bibliográfico se le haya hecho un análisis con la finalidad de asignarle los temas convenientes y los puntos de acervo necesarios, si la tarjeta que contiene estos datos no es puesta a disposición de los usuarios. La tarea de mantenimiento de catálogos aparte de incluir la inserción de tarjetas correspondientes a nuevos títulos catalogados comprende otra serie de actividades. Alfabetización de nuevos asientos Reemplazo de tarjetas a las cuales se les ha cambiado asiento Substitución de tarjetas gastadas Reubicación de grupos de tarjetas mal colocadas Rectificación de errores o inconsistencias en la alfabetización Modificación de los asientos afectados por los cambios de políticas Creación de nuevos encabezamientos cuando es necesario Creación de sub-encabezamientos de materia cuando existen un número considerable de tarjetas bajo un encabezamiento" 33 Si analizamos lo anterior expuesto podemos darnos cuenta que las actividades de actualización y mantenimiento de catálogos requieren de un amplio 33 DELGADO GÓMEZ Alejandro. Mejorar la accesibilidad de la Biblioteca a través de sus instrumentos de difución. Boletín de la ANABAD. Vol. 41 p.293-295. 1991.

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conocimiento de las actividades y políticas de catalogación que se llevan a cabo en la biblioteca. En esta 1ª. Organización de la Biblioteca del CIAAC, los recursos son únicamente una computadora y una máquina de escribir, lo que motiva a que la catalogación sea en forma manual ayudando con esto a la pronta organización y que por políticas institucionales no obstaculicen el que se lleve a cabo por falta de recursos al exponer una propuestas viables.

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CONCLUSIONES

En esta última década, el rápido avance de la tecnología, ha originado la proliferación de fuentes de información digital. Que hoy en día la información se ha convertido en una necesidad primaria de muchos sectores. A pesar de la ruptura de las barreras geográficas y de la globalización que se tiene de la información con el uso de Internet, en México, aún se dispone de muy poca información electrónica de fuentes confiables, que se ajuste a la necesidades de la educación superior. Las bibliotecas son el pilar de la educación de todas las comunidades y las bibliotecas especializadas son el mayor apoyo de conocimiento para los estudiantes de nivel superior docentes e investigadores. Es importante y necesario que las Bibliotecas cuenten con personal profesional para la organización de las mismas especialmente con las características de la Biblioteca del CIAAC. La importancia radica en utilizar herramientas ya establecidas como lo son RCAA2, Encabezamientos de Materia y Esquemas de Clasificación de LC, así se llevará a cabo la organización, todos estos elementos nos ayudaran de manera óptima la organización de la información y recuperación de la misma. Logrando así un intercambio bibliotecario de información con otras Bibliotecas como la del CIAAC.

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RECOMENDACIONES Nos encontramos en un país en vías de desarrollo, lo que nos compromete como profesionales el aportar conocimientos útiles en la materia en la cual nos especializamos. La Biblioteca del Centro Internacional De Adiestramiento y Aviación Civil, requiere del conocimiento y apoyo de personal Bibliotecario por lo que propongo que el Director del C.I.A.A.C., solicita a través de la Dirección General de Aeronáutica Civil, a la Secretaría de Comunicaciones y Transportes, se incluya un presupuesto para la Biblioteca del C.I.A.A.C., diseñando un Plan de Acción en donde deban establecer políticas. Es importante que la Biblioteca del C.I.A.A.C., le asigne un presupuesto para que la misma cuente con instalaciones dignas, ya que esta requiere de mobiliario, personal profesional. Para llevar acabo la organización se recomienda, tener a un Responsable Bibliotecario promover en la Universidad Autónoma de México y La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomia, para que alumnos que estén por concluir su Licenciatura, colaboren con su servicio Social en la Biblioteca del C.I.A.A.C, para que estos contribuyan con sus conocimientos y habilidades para la pronta organización de la misma. Si no se toma en cuenta esta necesidad que tiene esta Biblioteca, tan importante para la comunidad aeronáutica lamentablemente seguirá funcionando inadecuadamente y en un futuro si ya no la encuentra funcional desaparecerá.

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