【cape】mail&google groupe 礼仪tips

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【CAPE】GOOGLE GROUP/EMAIL 礼仪 TIPS

1. 发帖/发信

1）地址栏添加需要回复的邮箱

REPLY TO 收件人：直接收信人

CC:抄送 (Carbon Copy)-- “抄送”栏中的任何一位收件人都将收到信件的副本，非主要回复者，

他们只想参考一下邮件，或者发信人觉得有必要知会他们

BCC:密送 (Blind Carbon Copy)—即非密送者或者发件人外邮件中不出现密送者

REPLY TO ALL “全部答复”—知会所有人

2）主题：要提纲挈领，【】里填写分类主题

如：【分享】徐大徐小加东行视频

【NGO】Sandy 在 NGO 工作的一些问题总结，需要大家来支招

注：【CAPE】此标签无需自己添加，凡是发送至 group 的邮件，系统将自动添加，用户只需添

加邮件主题即可，在主题前可告知 group 成员，你需要他们采取的行动，如【分享】、【讨论】、

【求助】、【咨询】、【召集】等。

a) 一封信尽可能只针对一个主题，以便日后整理，若该邮件指定回复人，可以在正文中@某某某。

b）回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题。

遵循一事一议的原则，凡是非同一主题，请重新发起主题，保持主题的一致性及内容的对应，为

后面新加入成员提供查阅方便。

3) 关于附件：

在正文里面提示收件人查看附件，并应对附件内容做简单说明；附件文件应按有意义的名字命名；

如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。

若附件为超大附件，建议使用第三方存储空间存储，并提供下载链接供收件人查收和下载。




其他：大家在分享的时候，请注意主题与社区定位一致，或者相关。分享当然是好事，不过，太

轻易的分享，反而会给他人造成一定程度的信息过载。

Jim Stolze 在 TED University 演讲时，分享了互联网使我们更幸福的 5 个要点，其中包括：

＃5 最后一条，我建议每发送一封电子邮件要收费 1 美分

-这样不仅会迫使我们思考之后再点击"send"或"reply to all"按钮

-我们也将每天节省下一个半小时，提高工作效率

-这将有助于 ISP 的最终找到一个盈利模式

-另一方面，平均每天 20 封电子邮件支付 20 美分，也不会成为一笔经济负担

2. 回帖/回信注意事项

1）关闭自动回复功能

不少朋友喜欢给自己的邮箱设置一个自动回复功能，希望以此提醒对方，你的邮件已经成功的发

送到我的邮箱。但是，这一功能在邮件列表中会造成大量的垃圾信息，给别人带来不便。

在邮件列表中，大家向邮件列表发送的每一封讨论邮件都会被自动传递到列表每一个成员的邮箱

中，而且也会被列表自动存档，这样，自动回复功能的开启就会给整个列表带来大量的无关信息，

对大家造成干扰，所以，请关闭您邮箱的自动回复功能。

2）切题发言

因为所有的邮件都会被发送到所有参与列表朋友的邮箱中，所以大家需要切题发言，避免诸如

“顶”，“沙发”，“飘过” 这类回复以及一些较为情绪化的词汇。

如果回复内容较多，也请清晰、条理的书写回复内容，以增加内容的可读性。

如果您希望讨论的内容与主题无关，请不要参与回复，另外新建主题展开探讨。




3）形成良好的引文风格

在邮件列表中的讨论帖中，我们针对某一主题展开讨论，但如何保证讨论可以高效连贯的进行呢？

这就需要注意回复时形成良好的引文风格。

有 BBS 讨论经验的朋友熟悉，使用类似“回复 5 楼”的方法对自己需要回复的内容做出说明，还

可以使用一些代码引出需要回复的部分文字，这部分引用文字也称作引文。

在邮件列表中也是同样，当回复内容时，需要针对性的指出，这段回复是针对上面哪个人哪句话

而言的。另外，为实现讨论连贯，阅读有上下文，以及方便别人对你的内容发表回复。必须形成

良好的引文风格。

如何引用？

这就涉及到引用线的问题了，上面的邮件回复中，一些文字左侧有条细细的灰色竖线，这个就是引用

线，引用线右侧的内容就是被引用内容

默认情况下，回复一个 gmail 邮件，被回复的那封邮件全文内容都会被当作是被引用内容，您可

以选择性的裁剪

如果你需要手动的制作引用内容，比如从被回复以外邮件中截取引用内容，可以编辑完需要被引

用的部分後，选中整个要被引用的部分，点击编辑器中的按钮即可，即下图中被红色矩形框表示

的这个按钮

下面是一些需要注意的事项：

* 明确区别出引文和回复部分文字。不要把自己的回复内容用引用线注释，有时，为了做区别，

回复部分可以使用如“[[==>]]”的符号做出标识；

http://sociallearnlab.org/wiki/index.php?title=Image:Gmail_quote_example.png&variant=zh-cn




* 保留被引用内容的作者，时间；

* 针对性引用，只引用相关内容；

* 在保证可读性的基础上适当裁减，去掉不必要的内容。最不好的习惯是引用一个完整的原始

邮件，这就降低了其他人的阅读讨论效率；

* 使用底部回复的方法，就是把回复内容置于引文下方，这样比较符合大家的查阅习惯；

比如，在下面这个案例中：

如果是针对多部分内容回复，可以逐点进行回复。

参考 http://sociallearnlab.org/wiki/index.php/MailRule_Reply

http://sociallearnlab.org/wiki/index.php/MailRule_Reply




3. Gmail/ Google group 提问的技巧

有很多一部分人，可能在不断地阅读 GMail 邮件，但是对这个新环境怎么工作的，有什么作用，

自己如何利用，不是很清楚。

比如有同学问：发贴？发到哪？怎么发？谁会回答我的问题？怎么具体操作呢？

用一幅图来表示。

图的中间是个大圆桌，或者是个集思广益的“会场”，“会场”是一种形象的描述，网络上把这

样的“会场”称为邮件列表。

例如：

如果你已经属于（加入）CAPE 邮件列表，你就可以往 [email protected] 发邮

件。

当然，我们这个阶段主要是谈海外实践分享，谈各国的观察和思考，而慢慢的大家体验了这些方

法和社会化媒体工具之后，大家可以发散思维，有什么问题也可以在这里来提，其他人发的邮件

话题，你感兴趣的主题，你就可以回复，参与讨论。通过这样的环境，大家可以在一起群策群力

地做很多的事情。当然这样的环境，是一个公共空间，也需要管理，我们在这个空间交流才会高

效。

mailto:[email protected]




关于这个问题：如何发帖提问---->提问的智慧 ?

最关键的一点，是你能提出问题，如果不知道自己要问或者要交流什么问题，那是学习中最大的

问题。

通过 Gmail 邮箱，发邮件（发帖）提问，需要逐步地积累提问的经验，以下内容是引用的，

引用自：《提问的智慧》 http://wiki.woodpecker.org.cn/moin/AskForHelp

发帖提问也是有学问的，一起来学习吧。

http://wiki.woodpecker.org.cn/moin/AskForHelp




上图中，有几点我自己深有感触，跟大家一起学习：

（1）提问之前明白自己做什么，首先自己要仔细地想，我究竟是在思考什么问题，我自己对问

题是否想清楚了。

（2）精确描述问题，信息量大，也就是问题越具体越好，比如谁在美国，谁参加过海外实习等

等····

关于 Gmail 和 GoogleGroups，一个老师前两天也写了写东西，

主要是自己对他们的认识，以及一些重要的技术使用教程资源，用 wiki 写的，还在完善中。欢迎

大家查阅

http://sociallearnlab.org/wiki/index.php/User:Ybadn

我们在发问时，如何发问，怎么样的问题，什么样的问题，就决定了你能否获得你想要的答案。

如果不问，就根本没有答案，如果问参与，就有可能获得自己想要的东西，但是这当中还有个关

键，就是你对问题对表达方式的把握。

我们发问不可能像图解的这么详细或照搬，但需要心里大概有个谱，不能随性子来发帖，否则，

自己找不到想要的答案，也给别人造成麻烦！

转自：教育大发现社区邮件组

4. 以下是一篇关于邮件沟通的案例参考

更好的利用 Email 提高工作效率

1. 标题应该能够概括 Email 的内容

我相信你经常会收到朋友或者家长的完全没有标题的 Email。如果久久一封还行，但是如果每天

邮箱里面堆扎的都是没有标题或者标题完全题不对文的邮件，当你过两天要回去寻找某封邮件的

时候，你一定会希望对方能给一个正常的标题。同理，当你给别人发邮件的时候，花个 2 秒钟思

考一下标题是否能够简单的概括内容。

2. 回复邮件的时候，如果换了一个主题，请修改一下标题

Email 交流中经常会发生的就是一开始讨论的是一个主题，到了中途就换了一个（比方说从讨论

请哪个 guest speaker 换到了派谁去车站接这个 speaker）。当你回复这种邮件的时候，如果能

http://sociallearnlab.org/wiki/index.php/User:Ybadn




把标题改了（推荐的格式是：Re: new topic (previously: old topic)），那么同理会让你自己和

收件人更容易跟踪这些邮件。

3. 注意收件人的相关性

在工作上发邮件给收件人一般有两个意图：1. 要求收件人做什么（for your attention）；2. 希望

传递这个信息给收件人（for your information）。如果一个邮件并不需要 Julie 处理或知道，那

么 Julie 就不应该放在收件人里面。

在我们使用了 Google Groups 之后，几乎所有的交流了直接发到了群发邮件里面，甚至包括了

“Julie 能不能告诉我这个这个这个信息”这种完全不需要其他任何一个人回复的邮件。花你自己

一分钟写的邮件，会有 29 个人（假设一共 30 个人在 groups 里面）不需要看到的人看到。加入

每个人花个 1 分钟看/删这封邮件，就浪费了我们 30 分钟的时间。如果每人每天发一封，可以想

想每天我们浪费了多少时间在这里。

如果你希望 A 直接处理这封邮件，但是希望把这个信息也告诉 B 和 C，那么可以在 To 里面输入

A 的地址，在 CC 里面输入 B 的地址。

3.5 争取内容结构清晰，简单易懂

邮件和正常写作一样，应该有一个明了的结构，能够让人读懂。如果你需要某人做什么，请简单

的说明具体需要做的事情。一个例子就是 Mindmap 能够很简单的让策划者看清楚结构，但是当

你要吩咐好几个人做不同事情的时候，用一个简单的列表会更明了。比如说：

Royce

- 扫地

- 洗厕所

Julie

- 监督 Royce 扫地

- 监督 Royce 洗厕所

4. 尽量缩减邮件长度

这封邮件其实是一个反面例子。

5. 尽量减少附件，把内容放在正文

如果只是简单的一些文字和表格，没有必要放在附件里面。

6. 尽量减少笑脸的使用




笑脸在和朋友聊天中能够显示你风趣的一面，但是在工作上（尤其是对外联系），笑脸（:) :d

^^...）显得这个组织不够专业。

7. 对内邮件如果内容非常的短，可以把内容写在标题上，带上<eom>

很多时候你需要表达的意思完全可以用一句话解决。在这种时候，你可以直接把内容写在标题上，

然后注明 <eom> (end of message)。比如说：

Subject: Julie 我们请到了某某某当嘉宾，具体信息明天发给你<eom>

这样子 Julie 看到这封邮件的标题就知道你需要表达的意思，不需要打开查看内容，可以直接

archive 或者删除了。

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