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CAMBIO DE CARRERA ESTUDIANTES VIGENTES
Área responsable: Secretaría Académica
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Responsables del documento
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Nombre: Lilia Zúñiga Cargo: Analista de Procesos
Nombre: Pamela Espinosa Cargo: Coordinadora Gestión Estudiantil
Nombre: José Antonio Martinod Cargo: Director Secretaría Académica
Fecha: 24 Julio 2018 Fecha: 25 Julio 2018 Fecha: 25 Julio 2018
CONTENIDO
1 ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN .............................................................. 2
2 INSTRUCTIVO CAMBIO DE CARRERA ALUMNOS VIGENTES ......................... 2
2.1 VALIDACIÓN DE MOROSIDAD .................................................................. 2
2.2 APERTURA PEDIDO ACADÉMICO ............................................................ 3
2.3 ENVÍO DE LINKS DE TEST VOCACIONAL ................................................ 3
2.4 VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y ENVÍO DE PEDIDO
ACADÉMICO A SIGUIENTE ESTACIÓN ............................................................. 4
2.4.1 ASISTENTE DE DOCUMENTACIÓN ............................................................. 4
2.4.2 ORIENTADOR VOCACIONAL DE BIENESTAR ESTUDIANTIL ................ 5
2.4.3 PSICÓLOGO DE BIENESTAR ESTUDIANTIL ............................................. 5
2.4.4 ASISTENTE DE GESTIÓN ESTUDIANTIL .................................................... 5
2.4.5 COORDINADOR ................................................................................................ 5
2.4.6 ASISTENTE DE GESTIÓN ESTUDIANTIL .................................................... 5
2.4.7 SECRETARIO ACADÉMICO ............................................................................ 6
2.5 OBSERVACIONES GENERALES............................................................... 6
3 ANEXO ................................................................................................................. 8
3.1 ANEXO 1. PASO A PASO DE LA REVISIÓN DE MOROSIDAD ................. 8
3.2 ANEXO 2. INFORMACIÓN QUE SE ENVÍA AL ALUMNO QUE CONTIENE
LOS LINKS DE TEST VOCACIONAL ................................................................. 13
3.3 ANEXO 3. DIAGRAMA REINGRESO CON CAMBIO DE CARRERA ........ 13
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1 ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
La Universidad de Las Américas (UDLA, la Universidad) en su afán de brindar
un mejor servicio con respecto a sus procesos, impulsa la implementación de
ciertas modificaciones en los mismos.
Este instructivo se ejecuta cuando el Secretario Académico realiza la apertura
del pedido académico.
2 INSTRUCTIVO CAMBIO DE CARRERA ALUMNOS VIGENTES
SECRETARIO ACADÉMICO
2.1 VALIDACIÓN DE MOROSIDAD
Verificar el estado financiero del estudiante en el CRM Financiero entrando al
siguiente link:
http://192.168.0.153/crmudla/index.php?module=Accounts&offset=1&stamp
=1530723570028172000&return_module=Accounts&action=DetailView&recor
d=cb19bc22a5d0a80df0ecb514765dd8c0
USUARIO: externo01
CLAVE: 12345
(Referirse al Anexo 1 que muestra el paso a paso de la revisión de morosidad)
Si el estudiante se encuentra con pagos pendientes, direccionar al estudiante al
departamento de Cobranzas. EN ESTE CASO NO INGRESAR UN PEDIDO
ACADÉMICO MIENTRAS EL ESTUDIANTE NO REGULARICE SU SITUACIÓN.
SPEECH: “Observo que tienes un problema Financiero, por lo que es necesario
que te acerques donde GUSTAVO VELASQUEZ para arreglar tu situación. Él se
encuentra en UDLAPARK, PLANTA BAJA, en los horarios de lunes a viernes de
08:30 a 19:00 y los días sábado solo en épocas de matrículas de 09:00 a 13:00.
El momento que ya tengas solucionado este inconveniente, acércate
nuevamente conmigo al día siguiente y con mucho gusto iniciaremos tu
solicitud”.
Si el estudiante no se encuentra con pagos pendientes, informar al estudiante que
debe acercarse a Cajas a pagar el valor de 5 dólares para comenzar su proceso. Es
de suma importancia informar al estudiante que debe regresar a Secretaría
Académica con la factura para proceder a abrir el pedido académico. CONTINUAR
CON EL PROCESO.
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2.2 APERTURA PEDIDO ACADÉMICO
Ingresar la solicitud en Pedidos Académicos y sellar la factura del pago (esto lo
puede realizar cualquier Secretario Académico de cualquier campus)
Llenar correctamente todos los campos, sin ninguna equivocación. Es obligatorio
pedir datos actuales de EMAIL, TELÉFONO CELULAR Y CONVENCIONAL y
registrarlos en el pedido académico.
SPEECH: “Por favor necesito que me des un correo electrónico para enviarte una
información que es parte del proceso. Adicionalmente, dame tu número de
celular y un convencional a donde podamos contactarte para informarte sobre
el avance de tu solicitud”.
Si los datos que indica el estudiante son distintos a los que están registrados en
SAES, enviar un correo electrónico con los nuevos datos a las siguientes personas:
Santiago Rueda (Granados y Queri)
Pablo Balseca (Colón)
Daniel Montenegro (UdlaPark)
No se enviará nada a Silvia Cáceres
NOTA – No se considerarán cambios de carrera a:
Cambio de Modalidad
Cambio de Especialidad
Cambio de Mención
Estos cambios antes mencionados que no son considerados cambios de carrera, por lo que no
es necesario el envío de los links de test vocacional. Es así que el pedido académico no se
enviará a Bienestar Estudiantil, sino que pasará directamente al Asistente de Gestión
Estudiantil con ALEXANDRA PINTADO [email protected].
2.3 ENVÍO DE LINKS DE TEST VOCACIONAL
Enviar la información del proceso, que contiene los dos links, al correo electrónico
que el estudiante indicó.
Registrar en el pedido académico a qué correo se envió la información y si el
estudiante constató haber recibido la misma.
SPEECH: “En este momento te voy a enviar a tu correo XXX dos links, los cuales
deberás contestarlos en un tiempo de 24 HORAS. Estos links tienen DOS test
vocacionales. Mientras más rápido los realices, tu proceso podrá fluir de manera
más ágil.
Ya te envié el email, por favor verifica que te haya llegado”.
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(Referirse al Anexo 2 que muestra la información que se envía al alumno)
Si es el padre del alumno o un tercero quien realiza la solicitud, es necesario
colocar en el pedido qué persona se acercó y que se le dio las indicaciones
correspondientes para que sean transmitidas al estudiante. Además, se debe
recibir la carta de consentimiento firmada por el estudiante con la copia de
cédula, la misma que debe ser cargada al pedido académico. SI NO SE RECIBE LA
CARTA, NO PROCEDER CON EL INGRESO DEL PEDIDO.
NOTA – Los links pueden ser enviados a cualquier correo electrónico. No existe
ninguna restricción de ubicación para que el estudiante los complete.
2.4 VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y ENVÍO DE PEDIDO
ACADÉMICO A SIGUIENTE ESTACIÓN
Verificar en Informatic si la documentación del estudiante está completa.
Si la documentación está completa, enviar el pedido académico a BIENESTAR
ESTUDIANTIL A FRANCISCO ROSERO [email protected].
Si el estudiante no cuenta con documentación completa, enviar el pedido
académico a la persona encargada de documentación del campus
correspondiente.
Santiago Rueda (Granados y Queri)
Pablo Balseca (Colón)
Daniel Montenegro (UdlaPark)
No se enviará nada a Silvia Cáceres
En el caso de que no cuente con documentación completa, informar al estudiante
que se acerque ese instante con la persona de documentación (es necesario
explicarle en donde se encuentran estas personas)
SPEECH: “El sistema me indica que tu documentación no está completa. Te faltan
XXX documentos. Por favor acércate de la manera más urgente donde Santiago
Rueda (Granados y Queri), Daniel Montenegro (UdlaPark) o Pablo Balseca
(Colón). Si tú no regularizas esto, tu pedido no podrá continuar”.
2.4.1 ASISTENTE DE DOCUMENTACIÓN Recibir el pedido académico e informarle al estudiante sus documentos faltantes.
Introducir al SAES la documentación faltante.
Enviar el pedido académico a BIENESTAR ESTUDIANTIL A FRANCISCO ROSERO
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2.4.2 ORIENTADOR VOCACIONAL DE BIENESTAR ESTUDIANTIL Analizar el caso correspondiente conjuntamente con el resultado de los test
vocacionales respondidos por el alumno.
En el caso de que el estudiante no haya completado los test al cumplirse 48 HORAS
de recibido el pedido académico, contactar al alumno para informarle que tendrá
un día más para completar los mismos. Si el estudiante no cumple este tiempo,
cerrar el pedido académico.
Si se define que el estudiante necesita entrevista, derivar el pedido académico a
los PSICÓLOGOS según disponibilidad de agendas.
Si el caso no requiere entrevista, derivar el pedido a GESTIÓN ESTUDIANTIL A :
o CAMBIO MODALIDAD- ESPECIALIDAD-MENCIÓN: ALEXANDRA PINTADO
o CAMBIO CARRERA ESTUDIANTES VIGENTES: ALEXANDER MOQUERA
2.4.3 PSICÓLOGO DE BIENESTAR ESTUDIANTIL Agendar cita para entrevista con el alumno en un plazo de 72 HORAS.
Registrar resultado de la entrevista en el pedido académico.
Enviar pedido académico a GESTIÓN ESTUDIANTIL A:
o CAMBIO MODALIDAD- ESPECIALIDAD-MENCIÓN: ALEXANDRA PINTADO
o CAMBIO CARRERA ESTUDIANTES VIGENTES: ALEXANDER MOQUERA
2.4.4 ASISTENTE DE GESTIÓN ESTUDIANTIL Recibir pedido académico y registrar en el mismo la vida estudiantil del estudiante
(segundas matrículas, terceras matrículas, reingresos, cambios de carrera, etc.)
Enviar pedido académico al COORDINADOR DE CADA CARRERA para su respectivo
análisis.
2.4.5 COORDINADOR Recibir pedido académico y analizar el caso.
Registrar respuesta final en el pedido académico.
Enviarla resolución sea positiva o negativa al Asistente de Gestión Estudiantil que
en este caso serán:
o CAMBIO MODALIDAD- ESPECIALIDAD-MENCIÓN: ALEXANDRA PINTADO
o CAMBIO CARRERA ESTUDIANTES VIGENTES: ALEXANDER MOQUERA
2.4.6 ASISTENTE DE GESTIÓN ESTUDIANTIL
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Recibir pedido académico y proceder a introducir la resolución en SAES.
Enviar el pedido académico al SECRETARIO ACADÉMICO QUE INICIÓ EL PROCESO.
2.4.7 SECRETARIO ACADÉMICO Recibir pedido académico de parte de Gestión Estudiantil.
Contactar al estudiante para informar la resolución de su pedido.
Si la solicitud del estudiante está aprobada, comunicar vía telefónica. Caso
contrario, enviar un correo electrónico a la misma dirección otorgada por el
alumno.
SPEECH: “Estimado XXX,
Te llamo de la Universidad de las Américas para informarte que tu solicitud de
XXX se encuentra aprobada, por lo que ya puedes acercarte a cancelar la
colegiatura. Posteriormente, deberás acercarte a sacar tu carnet en Secretaria
Académica en cualquier Sede”.
Si la solicitud del estudiante está negada, comunicar vía telefónica. Caso contrario,
enviar un correo electrónico a la misma dirección otorgada por el alumno.
SPEECH: “Estimado XXX,
Te llamo de la Universidad de las Américas para informarte que tu solicitud de
XXX fue negada, por lo que te sugiero acercarte a BIENESTAR ESTUDIANTIL que
se encuentra ubicada en todas las Sedes en el caso de que consideres cambiarte
de carrera y necesites una Orientación Vocacional”.
2.5 OBSERVACIONES GENERALES
Si el estudiante ya no desea cambiarse a la carrera que fue solicitada, es necesario cerrar el
pedido académico en la instancia que se encuentre y abrir otro totalmente nuevo con los
requerimientos del estudiante e iniciar el proceso desde cero.
Cuando el estudiante acude a preguntar el estado de su proceso, se manejará el siguiente
speech:
SPEECH: ¿EN QUÉ ESTADO SE ENCUENTRA EL PROCESO DEL ESTUDIANTE?
“¿Ya realizaste el Test Vocacional? ¿Cuándo?”
SI EL ESTUDIANTE INDICA QUE SÍ LO REALIZÓ: “Espera por favor una respuesta
en estos días”.
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SI EL PROCESO YA FUE ACEPTADO: “Tu pedido ya se encuentra en las últimas
instancias. De entre dos a tres días nos estaremos contactando contigo para
comunicarte la resolución”.
SI NO HA REALIZADO EL TEST VOCACIONAL: “¿Por qué no realizaste el test? (si la
respuesta del estudiante es que no recibió el correo electrónico o porque no se le
abrió): “Te voy a enviar nuevamente el mail y resuelve los test en este momento
por favor. Confírmame si recibiste la información”.
Estos casos de consulta, NO deben ser direccionados donde Jenny González. Se debe
atender al estudiante en ese momento verificando el estado de la solicitud en Pedidos
Académicos.
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3 ANEXO
3.1 ANEXO 1. PASO A PASO DE LA REVISIÓN DE MOROSIDAD
1.1. Inicio de consulta
1.2. Al ingresar al CRM la primera pantalla que se visualizará es la siguiente, en la cual
se deberá dar clic en ESTUDIANTES para comenzar la consulta.
1.3. Se deberá dar clic en filtro para realizar la consulta.
Externo01
12345
Filtro
Estudiantes
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1.4. En filtro avanzado se podrá buscar por número de cedula, matrícula o %nombre.
Posteriormente, se deberá dar clic en buscar.
1.5. Para que se despliegue la información del estudiante dar clic en la cédula.
Al momento que se despliegue la información, es necesario observar todas las carteras
que tiene el estudiante las cuales pueden ser:
Clic
Clic
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1.6. Cartera Externa
Es necesario mirar que el campo de ESTATUS esté VENCIDO y que el VALOR A CANCELAR
SEA MAYOR O IGUAL A 100 DÓLARES. Si es el caso, esto significa que el estudiante está
en mora y, por ende, no se abrirá el pedido académico.
Si se encuentra diferente a lo mencionado, se podrá abrir el pedido académico.
1.7. Cartera Interna
Se deberá observar en el campo VENCIDO si tiene un valor MAYOR O IGUAL A 10
DÓLARES. Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende, no se
abrirá el pedido académico.
1.8. Recompra y Garantía
Se deberá observar en el campo VALOR A CANCELAR si tiene un valor MAYOR O IGUAL
A 100 DÓLARES. Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende,
no se abrirá el pedido académico.
Valor a cancelar Estatus
Vencido
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1.9. Facturas por Cobrar
Se deberá observar en el campo SALDO si tiene un valor MAYOR O IGUAL A 100
DÓLARES. Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende, no se
abrirá el pedido académico.
1.10. Cheques Protestados
Se deberá observar en el campo SALDO si tiene un valor MAYOR O IGUAL A 10 DÓLARES.
Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende, no se abrirá el
pedido académico.
Valor a cancelar
Saldo
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1.11. Cartera Años Anteriores
Se deberá observar en el campo SALDO si tiene un valor MAYOR O IGUAL A 10 DÓLARES.
Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende, no se abrirá el
pedido académico.
Saldo
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3.3 ANEXO 3. DIAGRAMA REINGRESO CON CAMBIO DE CARRERA
Se enviará por correo electrónico a los intervinientes.