c1 la oficina moderna

Unidad 1: Ambiente de TrabajoCapítulo 1: La Oficina ModernaPáginas 3-10

Profa. Valentín-BáezCurso: Prodedimientos administrativos de oficina/Tecnología de Oficina

Objetivos El estudiante

Identifica la trayectoria del profesional administrativo

Define el término profesional administrativo Señala las diferentes posiciones de empleo en la

oficina automatizada Describe aspectos de la oficina virtual Identifica las diferentes áreas de especialización

de la administración de oficinas Explica las tareas básicas que se realizan en

cada posición en la oficina automatizada

TRAYECTORIA DEL PROFESIONAL ADMINISTRATIVO El avance de la tecnología y el desarrollo de las

telecomunicaciones ha traído cambios drásticos en la oficina moderna que exigen: personas comprometidas con su profesión y con una actitud

positiva hacia la integración de la tecnología en los procesos administrativos.

Personal con competencias tecnológicas y con capacidad de adaptarse a los cambios que produce las misma.

El tener conocimientos, destrezas de administración y especializarse en la tecnología han hecho acuñar un término que haga referencia al nuevo rol del profesional de oficina ya que el nombre profesión secretarial se queda corto ante tanta preparación y conocimientos.

Los nombres que han surgido para esta profesión son: profesional administrativo, profesional ejecutivo, administrador de oficina, técnico de sistemas de oficina y profesional de oficina.

TRAYECTORIA DEL PROFESIONAL ADMINISTRATIVO (Continuación) La Asociación Internacional de Profesionales

Administrativos (IAAP-siglas en Inglés) define al profesional administrativo como aquella persona que posee dominio de las destrezas de oficina, demuestra habilidad para asumir responsabilidad sin supervisión directa, ejerce iniciativa y juicio y toma decisiones en el ámbito de autoridad asignado.

El equipo tecnológico disponible y el énfasis en la eficiencia y la productividad han provocado una nueva visión de la estructura organizacional de las empresas (estructura organizacional en forma horizontal – hay menos niveles gerenciales en comparación con la estructura vertical del pasado).

El rol del profesional administrativo ha cambiado y seguirá cambiando a medida que continúen asumiendo una mayor responsabilidad.

RETOS DE LA OFICINA MODERNA Dominio de los sistemas de información Dominio del internet La exigencia de una mejor preparación académico

formal Interacción con empleados de experiencias diversas Las empresas funcionan con menos empleados a

tiempo completo (downsizing) El enfoque actual es hacia la calidad total (TQ-Total

Quality) o el continuo mejoramiento de la calidad (Continuous Quality Improvement)

Horarios flexibles en la semana de trabajo Habilidad para trabajar en equipo Alto rendimiento Trabajar sin supervisión directa

RETOS DE LA OFICINA MODERNA(Continuación) Flexibilidad para manejar cambios en el ambiente de

trabajo y en las tareas asignadas e iniciativa para crear nuevas estrategias en la realización de las tareas.

Facilidad para el readiestramiento Buena comunicación Buena organización y administración efectiva del

tiempo Conocimientos en disciplinas relacionadas Calidad en las relaciones humanas Concepto de la oficina virtual Empleados a distancia (teletrabajador – “teleworker”) Autoempleo

POSICIONES EN LA OFICINA MODERNA Al aumentar las transacciones comerciales en los

negocios es más necesario el uso de los sistemas de comunicación.

Los cambios en las tareas, la tecnología y la proliferación de los sistemas de telecomunicaciones han generado nuevos nombres y posiciones en la oficina automatizada.

La demanda de empleados de oficina crece aceleradamente, lo cual permite la integración de profesionales de ambos sexos.

Podemos observar la integración de profesionales que ocupan posiciones gerenciales en muchas empresas entre las que están: Operador de texto, Profesional administrativo, Corrector de pruebas, Personal a cargo de documentos (archivero), Recepcionista, Procesador de datos y Supervisor.

POSICIONES EN LA OFICINA MODERNA (Continuación)Operador de texto especialista del procesamiento de información para el personal que utiliza la computadora para procesar información. Existen niveles dentro de esta categoría (oportunidades de ascenso).

Las destrezas y habilidades necesarias para esta clase de posición son: Rapidez y exactitud para entrar

información al crear documentos en la computadora.

Rapidez y exactitud para hacer revisiones.

Dominio de la aplicación para procesar texto.

Dominio en aplicaciones de hoja de cálculo, gráficas, base de datos y otros programas.

Técnicas eficientes de cotejo.

Dominio de los símbolos para corrección de pruebas

Conocimiento de los estilos de documentos que se generan en una oficina.

Habilidad para trabajar bajo presión Destrezas para establecer prioridades. Dominio de las técnicas de archivo

electrónico.

El personal que realiza estas tareas permanece sentado mucho tiempo ejecutando trabajos repetitivos.

POSICIONES EN LA OFICINA MODERNA (Continuación)Profesional Administrativo o Profesional de Oficina entre sus tareas están atender al público, contestar el teléfono, y archivar, etc.

Sus tareas van dirigidas a dar apoyo a los gerentes en:•la toma de decisiones•recopilación de información•seguimiento asuntos pendientes•manejo del calendario de citas y compromisos.

En esta categoría existen niveles que permiten el progreso del profesional la cual puede clasificarse en como I, II, III, IV o V.

Conocimientos y habilidades del Profesional Administrativo o Profesional de Oficina Manejo de diferentes

aplicaciones para la computadora.

Buena organización y manejo de programas para la planificación de trabajo diario (Outlook).

Planificación de reuniones utilizando el programa electrónico.

Dominio de las destrezas para búsqueda en Internet.

Manejo óptimo del tiempo. Trabajo bajo presión. Manejo óptimo del tiempo. Manejo eficiente del buzón

electrónico. Redacción de diversos

documentos Dominio de dos idiomas o más. Destrezas en la preparación y

mantenimiento de páginas para internet.

Atención al buzón de la página electrónica de la empresa.

POSICIONES EN LA OFICINA MODERNA (Continuación)

Corrector de pruebas es una persona que se dedica a cotejar los trabajos que las demás personas preparan en la computadora.

Esta posición requiere conocimientos de: gramática y ortografía en los idiomas español e

inglés, de los estilos y tipos de documentos conocimientos de los símbolos de corrección de

pruebas otras destrezas

Debe disfrutar de la lectura y ser discreto/a ya que leerá mucha información confidencial.

La corrección de material que se publica en las páginas electrónicas de una empresa es una tarea sumamente importante.


Personal a cargo de los documentos (archivero) deben conocer: las reglas de archivo, saber manejar archivos electrónicos y equipo para microfilmación directa del

documento en pantalla sobre la retención y destrucción de información

en papel dar seguimiento a documentos prestados.


Personal a cargo de los documentos (archivero) deben ser: Responsable, Leal y discreta. Debe poseer conocimientos y dominio

en el archivo electrónico de documentos.


Recepcionista – persona que contesta el teléfono y recibe a los visitantes; debe tener: Buena apariencia física, Buen tono de voz, Cortesía y Diplomacia.


Recepcionista En ocasiones realiza otras tareas

relacionadas en el Internet como: búsqueda o envío de información, enviar recordatorios a los buzones

individuales planificar el trabajo, mantener listas de

clientes de la empresa utilizando programas como Outlook


Procesador de datos Sus tareas consisten en:

Preparar las estructuras que sean necesarias para las bases de datos,

Entra los datos a las tablas previamente diseñadas ya sea con teclado u otro dispositivo de entrada.

Realiza consultas prepara informes y formularios relacionados con al

información que procesa

La persona que trabaje en esta posición necesita ser lógica, analítica.


Procesador de datos Esta persona necesita ser:

Lógica, Analítica, Flexible, Responsable, y Sistemática


Procesador de datos Debe:

Gustarle la tarea de entrar texto en el procesador utilizando el teclado,

conocer sobre la preparación de páginas para ubicarlas en internet y

otros aspectos relacionados con las redes.


Supervisor Es una posición a tiempo completo. Por lo general

tiene muchas experiencias que lo capacitan para supervisar.

La tendencia es eliminar al supervisor tradicional y utilizar diferentes medios no convencionales para evaluar, adiestrar y capacitar al empleado. La misma computadora se convierte en supervisor indirecto del empleado.

Para el empleado virtual y el empleado que tiene su propio negocio (autoempleo) ser su propio supervisor es parte de sus funciones.


Supervisor - tiene la oportunidad de ascender a puestos administrativos El profesional administrativo puede convertirse en

Supervisor al adquirir experiencia y obtener educación formal especializada.

El supervisor debe tener conocimientos formales en: Supervisión Gerencia Adiestramiento Reclutamiento de personal y Relaciones humanas.


Es sumamente importante que durante la búsqueda de empleo analices los tipos de servicios que ofrecen las diferentes empresas ya que existe una gran variedad de especialidades en el Área de Asistente Administrativo como: Médica Legal Educativa Técnica Empresas de gobierno y Turismolas cuales se discutirán a continuación.

ÁREAS DE ESPECIALIZACIÓN EN LA OFICINA MODERNA

Médica – Las que ofrecen servicios de salud desde un consultorio privado de un médico hasta dispensarios médicos, clínicas, hospitales centros de cuidados y servicios médicos en el hogar. Ideal para personas que les gusta trabajar con pacientes Tareas variadas con nuevos programas de computadora

para realizar tareas relacionadas al área de la salud como: llenar formularios para cobros aplanes médicos, preparar informes periódicos, facturar, llevar el calendario de citas, archivar expedientes médicos, llevar récord (registro) de pagos de los pacientes, preparar requisiciones de materiales y transcribir dictado grabado para récord e historiales médicos.

ÁREAS DE ESPECIALIZACIÓN EN LA OFICINA MODERNA (Cont.)

Legal – común en oficinas de notarios, abogados, abogado-notario y bufetes de abogados. Las tareas de este personal se han facilitado con el

uso de la computadora ya que a muchos de estos solo hay que cambiarles solo la información personal del cliente

Las tareas más comunes del profesional de la oficina legal son: creación de documentos adaptados ala necesidad del cliente, trnascripciónd e dictado grabado, coordinación de citas, archivo y seguimiento a tareas pendientes.


Educativa – labora en instituciones dedicadas a la enseñanza en diferentes niveles, desde pre-escolar hasta universitario.

No ofrecen salarios tan atractivos, pero tienen incentivos como: días feriados libres y recesos en épocas especiales como Semana Santa, Navidad, etc.

El empleado debe interactuar con padres de familia, personas de la comunidad y estudiantes de diferentes edades.


Educativa – las tareas más comunes que realiza el personal administrativo son: tramitar correspondencia, archivar, preparar requisiciones, preparar informes periodíscticos e itinerarios, organizar reuniones y preparar arreglos de viaje.


Técnica – estos profesionales de oficina también son necesarios en laboratorios de investigación, ingeniería, ecología, comunicaciones, ventas y servicios a equipos de oficina, por lo que sus servicios son bien remunerados.

Los empleos en este tipo de empresa requieren dedicación, flexibilidad en el horario y una continua preparación académica profesional.


Técnica – Estos preparan: Informes diarios, semanales y mensuales, Propuestas, Inventarios Requisiciones y Facturas. Además de realizar tareas de recepcionista y

muchas otras funciones que da la variedad de este trabajo.


Otros tipos de empresa son Gobierno y Turismo – el personal de oficina que labora en cualquiera de estas dos ramas puede trabajar en cualquier parte del mundo.

Debe tener dominio de inglés para trabajar con el Gobierno Federal y varios idiomas si escoge el Turismo.

Debe tener la habilidad para adaptarse a horarios flexibles y para trabajar bajo presión.

Los incentivos federales son muy buenos y más si está dispuesto a ofrecer sus servicios fuera del país.


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