Livrabile 1

TA2016097 RO RP2

Bundesbeschaffung GmbH

Analysis on the possible procurement areas to be centralized first

Studiu de fezabilitate privind produsele sau serviciile principale recomandate pentru achiziționarea centralizată

INHALT

1. METODOLOGIE ........................................................................................................... 1

2. COLECTAREA ȘI DESCRIEREA DATELOR .............................................................. 1

2.1. Analiza celor mai des achiziționate bunuri și servicii din UE prin UCA ............................................. 2

2.2. Analiza cadrului pentru achiziții centralizate în Austria ....................................................................... 3

2.3. Analiza domeniului achizițiilor din România ......................................................................................... 4

2.3.1. Analiza preselecției ........................................................................................................................ 5

2.3.2. Colectarea datelor ......................................................................................................................... 6

2.3.3. Evaluarea categoriilor de produse ................................................................................................. 6

a) Costurile de proces ................................................................................................................................ 7

b) Volume de achiziții ................................................................................................................................. 9

c) Complexitate ........................................................................................................................................ 12

d) Proceduri de contestație .......................................................................................................................... 13

3. REZULTATELE ANALIZEI ......................................................................................... 14

3.1. Rezultatele analizei de complexitate ..................................................................................................... 14

3.2. Potențial de economisire estimat .......................................................................................................... 15

a) Economii din achiziție .......................................................................................................................... 15

b) Costurile de proces .............................................................................................................................. 17

3.3. Clasamentul domeniilor de achiziție ..................................................................................................... 19

4. RECOMANDĂRI ......................................................................................................... 20

ANEXE .............................................................................................................................. 22

12/15/2016

TA2016097 RO RP2 1

1. Metodologie

Scopul acestui studiu este de a defini 3-5 categorii de produse recomandate pentru a fi

achiziționate în prima fazăde funcționare a noii Unitati Centrale de Achizitii (UCA) în România.

Într-un prim pas s-au analizat și evaluat datele existene la nivel european, în Austria și în

România. Analiza datelor la nivel european și din Austria au ajutat beneficiarii să realizeze o

primă selecție de 11 domenii de achiziții1 de interes pentru achiziții centralizate în România. În

următorul pas, consultanții au realizat o analiză de complexitate pentru aceste 11 categorii de

produse. Rezultatul acestei analize a dus la selecția a 5 categorii de produse din cele 11 inițiale.

Aceste 5 categorii de produse au fost analizate într-un ultim pas, din perspectiva potențialului

lor de a realiza economii. În baza rezultatelor analizei potențialului de economii, consultanții au

efectuat un clasament al celor 5 categorii de produse, recomandate pentru început.

2. Colectarea și descrierea datelor

Pentru a identifica cele mai potrivite domenii pentru achzițiile centralizate, din punct de vedere

al potențialului de economisire și al unei proceduri de achiziție de complexitate redusă,

consultanții au realizat o analiză a datelor având în vedere următoarele aspecte:

1 In cuprinsul documentului se vorbeste despre domenii de achiziții, categorii de produse, grupe de achiziții și grupe de produse, toate semnificând același lucru.

TA2016097 RO RP2 2

Analiza celor mai des achiziționate bunuri și servicii prin UCA în alte state

membre, precum și volumele de achiziții

Analiza varietății de produse achiziționate de BBG în Austria și economiile

realizate astfel

Analiza bunurilor și serviciilor achiziționate la nivelul guvernului român

2.1. Analiza celor mai des achiziționate bunuri și servicii din UE prin UCA

Analiza efectuată la nivel european cu date colectate de la 12 UCA din diferite state membre

privind 15 categorii de produse și servicii dintre cele mai frecvent achiziționate și volumele

achiziționate, a fost pregătită și înaintată beneficiarului, ca prim indicator pentru varietatea de

produse pretabile pentru agregare. Volumul de achiziții indicat de UCA nu reflectă valoarea

contractelor incheiate, ci volumele efectiv achiziționate, reprezentând un bun indicator pentru

necesitățile reale ale autorităților contractante beneficiare ale contractelor respective.

O comparație directă, bazată pe grupe de achiziții făcute de alte UCA din Europa nu a fost

posibilă, întrucât gruparea și definirea conținutului fiecărei categorii de achiziții diferă semificativ.

De asemenea, în România nu există un sistem unitar de grupare, fiecare autoritate contractantă

utilizând familii de produse diferite. O primă idee a fost aceea de a analiza volumele de achiziții în

baza codurilor CPV, lucru care s-a dovedit însă imposibil, datorită faptului că clasificarea și

gruparea familiilor de produse analizate în cele 12 state din UE nu s-a făcut în baza codurilor CPV,

iar datele nu au putut fi comparate.

Totuși, datele puse la dispoziție (vezi graficul nr. 1) oferă informații despre cele mai importante categorii de produse achiziționate prin UCA în Europa și despre volumele achiziționate, fiind indicatori ai necesităților autorităților contractante. Mărimea volumelor de achiziții constituie de obicei un posibil indicator pentru potențialul de

economii, întrucât categoriile de achiziții cu cele mai mari volume au fost scoase în evidență în

graficul nr. 1.

TA2016097 RO RP2 3

Grafic 1: Volume per arie de de achiziție

Graficul nr. 1 ilustrează faptul că cele mai importante categorii de produse achiziționate de UCA

din UE sunt în domeniile IT & telecomunicații, energie (inclusiv electricitate, gaz, combustibil,

petrol), mobilitate și birotică. De asemenea se poate observa că în jur de 50 % din volumele

achiziționate sunt generate de aceste 4 domenii principale.

Astfel, pentru analiza de față, s-a concluzionat că următoarele domenii de achiziții sunt foarte

importante pentru alte UCA din Europa și este pertinent să fie luate în considerare atunci când se

decide ca anumite produse să fie achiziționate centralizat în România.

Cele mai importante domenii de achiziții pentru UCA din

Europa

IT & telecomunicații

Energie (inclusiv electricitate, gaz, combustibil,

petrol)

Mobilitate

Birotică

2.2. Analiza cadrului pentru achiziții centralizate în Austria

Analiza situației din Austria s-a concentrat asupra domeniilor de achiziții desfășurate de Agenția

Federală pentru Achiziții din Austria (BBG), întrucât consultanții care au realizat-o provin din cadrul

acestei instituții și pot pune la dispoziția echipei de proiect un set de date foarte amănunțit. Scopul

focusării asupra unei singure UCA a fost acela de a obține o imagine mai clară în privința

potențialului de economisire ce poate fi atins prin agregarea cererii în toate domeniile de achiziții

acoperite de BBG. Sunt prezentate date din decursul ultimilor 5 ani, din toate domeniile de achiziții

TA2016097 RO RP2 4

acoperite de BBG, alături de un calcul al economiilor realizate pentru fiecare categorie de achiziții.

Astfel, beneficiarii vor putea înțelege potențialul de economisire în diferite domenii de achiziții.

Volumele de achiziții prezentate se referă la volumele achiziționate efectiv (call-off volumes) și nu

la volumele publicate în contractele de achiziții. Datele BBG oferite beneficiarilor arată volumele de

achiziții totale pentru toate autoritățile contractante care utilizează serviciile UCA, inclusive

defalcarea acestora la nivel administrativ federal (clienți care sunt obligați să achiziționeze prin

BBG) și alte autorități contractate (clienți care optează voluntar să facă achiziții prin BBG). Pentru

detalii suplimentare, vă rugăm să consultați anexele. Această abordare a fost aleasă pentru a

evidenția acele domenii de achiziții considerate foarte importante pentru administrația la nivel

federal. Consultanții au pornit de la premisa că necesitățile administrației federale din Austria, ar

putea fi, în anumite domenii, foarte asemănătoare cu anumite domenii la nivelul administrației

centrale din România.

În plus, BBG a pus la dispoziție date privind economiile realizate prin standardizarea și cumularea

volumelor în diferite grupuri de achiziții (vezi documentele anexate). Cifrele prezentate nu pot fi

considerate indicatori pentru potențiale economii în România, însă arată dimensiunea economiilor

care a fost posibilă prin standardizarea și cumularea volumelor în Austria. Diferite circumstanțe

precum schimbarea structurii pieței sau mărimea volumelor, pot influența economiile reale din

diferite domenii de achiziții. Metoda aleasă pentru calcularea economiilor per total în cazul BBG se

bazează pe o comparație pe termen lung a prețurilor, înainte și după agregarea cererii, fără a fi

luati în considerare alți factori de influență.

Câteva dintre domeniile de achiziții importante pentru BBG, din punct

de vedere al economiilor:

Telecomunicații (40,9%)

Mobilier (34,8%)

Servicii de curățenie (27,5%)

Hârtie pentru print (26,9%)

Parc auto (24,3%)

Hardware (23,3%)

2.3. Analiza domeniului achizițiilor din România

În cea de-a treia parte a analizei, consultanții s-au concentrat asupra modului în care se fac

achiziții în România. Intenția a fost aceea de a efectua un studiu comprehensiv privind bunurile și

serviciile la nivelul administrației centrale, pentru a trage concluzii valide în privința volumelor

achiziționate ca indicatori ai domeniilor în care guvernul face cele mai mari achiziții, precum și

privind resursele utilizate și procedurile de atribuire organizate în acest scop (costurile de proces).

Totuși, având în vedere limita de timp a proiectului, precum și datele partiale din instituțiile avute în

vedere, ne-am concentrat asupra analizei existente în cadrul Ministerului Finanțelor Publice (MFP)

și am pornit de la supoziția că ministerele au necesități asemănătoare în domeniie definite,

TA2016097 RO RP2 5

extrapolând astfel rezultatele pentru un număr de 15 ministere2. Această abordare nu este cea mai

exactă pentru obținerea unor rezultate concludente, totuși, în situația dată a fost singura soluție

posibilă. Pe parcursul analizei efectuate de MFP, două alte ministere, Ministerul Muncii și Justiției

Sociale (MMJS) și Ministerul Afacerilor Interne (MAI) au contribuit cu date care au fost incluse în

această analiză. Aceste date suplimentare au permis un rezultat mai concludent. Totuși, având în

vedere cantitatea mică de date disponibile, toate calculele trebuie luate orientativ. În plus,

consultanții au trebuit să facă supoziții pentru calculele volumelor de achiziții, costurilor totale de

proces și potentialul de economisire. Totuși, consultanții cred că datele puse la dispoziție de

beneficiari sunt adecvate pentru a furniza recomandări rezonabile și valide.

Obiectivele analizei domeniului achizițiilor publice din România au fost să realizeze o preselecție a

unui anumit număr de domenii de achiziții importante pentru o viitoare UCA, în prima fază. Al

doilea pas a constat în colectarea datelor necesare pentru a determina ce domenii de achiziții

publice sunt cele mai importante pentru România (indicate de volume mari de achiziții), precum și

evaluarea costurilor generale ale procesului, prin descentralizarea sistemului. În plus, s-a analizat

nivelul de complexitate al domeniilor de achiziții preselectate.

2.3.1. Analiza preselecției

Odată ce beneficiarii au obținut o privire de ansamblu asupra celor mai frecvente domenii de

achiziții desfășurate prin UCA, aceștia au fost rugați să prioritizeze categoriile de produse

relevante, în funcție de factori precum: importanța/sensibilitatea anumitor sectoare pentru

autoritățile contactante, volume de achiziții și complexitatea/dificultatea de a efectua procedura

într-un domeniu anume. În plus, beneficiarilor li s-a cerut să specifice domeniile “problematice” (de

ex. bariere specifice țării, riscuri politice, etc.) și să adauge o scurtă descriere a domeniilor

respective, inclusiv a situației din piață, acolo unde este posibil. Acest exercițiu a fost o evaluare

subiectivă bazată pe experiența specialiștilor în achiziții din cadrul ANAP MFP și Ministerului

Sanatatii, totuși s-a considerat a fi o decizie importantă pentru grupurile de achiziții care vor fi

analizate în continuare. Această evaluare a dus la o preselecție de 11 categorii de produse pentru

achiziții, propuse pentru o analiză detaliată, cu scopul de a obține indicații clare privind

sustenabilitatea acestora în prima fază de funcționare a UCA. Mai multe detalii pot fi găsite în

anexă (analiza preselecției pentru beneficiari).

Produsele selectate pentru analiza detaliată astfel cum au fost denumite in cadrul analizei aferente preselectiei sunt:

1. Hârtie print DIN A3 și DIN A4 2. Servicii poștale 3. Mobilier (birouri, scaune, accesorii, etc.) 4. Transport aerian (de persoane) 5. Hardware (PC, laptop, tablete) 6. Parc auto

2 Numărul ministerelor poate varia, în funcție de structura guvernului. Consultanții au ales să aplice analiza unui număr de 15 ministere, listate în Directiva 2014/24/EU, Anexa 1. Numărul ministerelor nu schimbă rezultatele studiului.

TA2016097 RO RP2 6

7. Combustibil pentru autovehicule 9. Unități de aer condiționat 8. Covoare 10. Birotică 11. Becuri/neoane (neoane 18w și 38w)

2.3.2. Colectarea datelor

Pentru colectarea datelor relevante, BBG a întocmit fișele structurate care au fost trimise către

cele trei ministere (vezi anexa 4).

Un set de date solicitat făcea referire la o perioadă de 5 ani (2011-2015), pentru cele 11 produse

definite și cerceta atât datele privind volumele produselor relevante cât și datele privind costurile

de proces. În plus, au fost analizate informațiile privind procedurile de contestare pentru fiecare

domeniu. Volumul contractat este de obicei o valoare ușor de aflat, fiind publicată în anunțul de

publicare. Nu se aplică același principiu pentru volumele efectiv achiziționate din contract. Aceste

date nu sunt disponibile în SEAP și astfel nu pot fi colectate de către ministere. Abordarea

consultanților a fost aceea de a solicita susținerea beneficiarilor pentru a obține date din

contabilitate (volume achiziționate extrase în baza facturilor) însă nici acest lucru nu a fost posibil,

din cauza lipsei unei structuri și a datelor în format electronic.

Un al doilea set de date solicitat facea referire la piața și includea întrebări privind numărul de

furnizori din piața relevantă, precum și rate de concentrare pe piață (cei mai mari furnizori

reprezentând aprox. 80% din cota de piață și cota de piața individuală a fiecăruia. Această

informație avea ca scop determinarea competitivității din piața/industria respectivă.

Ministerele nu au răspuns la niciuna din aceste întrebări, întrucât datele nu erau disponibile. Prin

desfășurarea acestui exercițiu s-a constatat că analiza piețelor înaintea implementării unei

proceduri de achiziții nu este o obligație prevăzută de Legea Achizițiilor Publice, nefind astfel

aplicată de autoritățile contractante din România.

Singurele date care au putut fi puse la dispoziție au constat în extrase din SEAP prin care se arăta

ce ofertanți au participat la diferite proceduri de achiziții desfășurate anterior. Întrucât aceste

proceduri nu se referau la niciunul din produsele din analiză, datele nu au fost considerate

relevante pentru o analiză detaliată.

Date privind nivelul de complexitate al domeniilor de achiziții avute în vedere au fost puse la

dispoziție de consultanți, ca rezultat al analizei fiecărei categorii de produse în parte (vezi

anexa 2: analiza complexității).

2.3.3. Evaluarea categoriilor de produse

Pentru a găsi cele mai potrivite 3-5 categorii de produse din lista inițială, consultanții au definit

patru indicatori relevanți:

Costurile de proces

Volumele de achiziții

Complexitatea procedurii (pentru standardizarea și întocmirea specificărilor

tehnice)

Proceduri de contestație

TA2016097 RO RP2 7

Experiența BBG arată că domeniile cu volume mari de achiziții și un înalt nivel de competitivitate pe piață au un potential crescut de a realiza economii.

În faza de început unei UCA și pentru a implementa cu succes procedurile de achiziții, este esențial să se selecteze domeniile de achiziții de o complexitate mai redusă.

a) Costurile de proces

Pentru estimarea costurilor de proces, beneficiarii au fost rugați să pună la dispoziție datele privind

timpul efectiv de lucru (exprimat în zile de lucru pentru fiecare procedură desfășurată în domeniul

numit). Nu a fost posibil să primim date exacte privind timpul de lucru, întrucât niciunul din cele trei

ministere nu înregistrează sau măsoară timpul într-un mod atât de detaliat. Astfel, datele puse la

dispoziție se bazează pe o aproximare de zile de lucru per angajat. Datele privind salariul

angajaților reprezintă salariul lunar mediu al unui specialist în achiziții din cadrul ministerului

respectiv, în anul respectiv. Pentru calcularea costurilor de proces s-a luat în calcul o sumă fixă pe

zi. Astfel, salariul lunar a fost împărțit la 20, reprezentând numărul de zile lucrătoare dintr-o lună.

Ministerul Afacerilor Interne nu a raportat salarii medii. Astfel, pentru calculul costurilor de proces

pentru acest minister, s-a considerat media salariilor unui specialist în achiziții din cadrul MFP și a

unui specialist în achiziții din cadrul Ministerului Muncii si Justitiei Sociale. În plus, Ministerul

Afacerilor Interne a raportat o estimare medie de 12 zile de lucru pentru fiecare procedură

raportată, indiferent de tipul de procedură.

Costurile de proces ale Ministerului Finanțelor Publice în perioada 2011-2015

Procedura de achiziție (denumire)

Număr proceduri

Total angajat-zilede lucru

Salariu mediu (lei)/zi

Cost total proces (lei)

Hârtie print DIN A4 și DIN A3 1 104 239.9 24 950

Servicii poștale 2 223 239.9 53 498

Mobilier 0 0 239.9 0

Servicii transport aerian 2 59 239.9 14 154

Hardware (PC-uri, laptopuri) 2 145 239.9 34 785

Combustibil 1 110 239.9 26 389

Parc auto 3 115 239.9 27 588

Unități de aer condiționat 4 91 239.9 21 831

Covoare 0 0 239.9 0

Birotică 2 142 239.9 34 066

Becuri/neoane 5 69 239.9 16 553

Consultanții au luat în calcul 20 de zile lucrătoare pentru o lună. Venitul mediu lunar din cadrul

Ministerului Muncii a fost indicat ca fiind constant, de 4798 lei/lună pe durata ultimilor 5 ani. Suma

calculată pe zi este de 239.9 lei. Pentru a obține costul total pentru proces, numărul total al zilelor

per angajat a fost multiplicat cu salariul pe zi raportat.

TA2016097 RO RP2 8

Costurile proceselor din cadrul Ministerului Muncii și Justiției Sociale în perioada 2011-2015

Procedura de achiziție

(denumire)

Număr

proceduri

Total

angajat –

zile de

lucru

Salariu

mediu

(lei)/zi

Cost total

proces (lei)

Hârtie print DIN A4 și DIN A3 5 136 120 16 320

Servicii poștale 0 0 120 0

Mobilier 1 17 120 2 040

Servicii transport aerian 5 336 120 40 320

Hardware (PC-uri, laptopuri) 3 157 120 18 840

Combustibil 5 293 120 35 160

Parc auto 2 34 120 4 080

Unități de aer condiționat 2 34 120 4 080

Covoare 0 0 120 0

Birotică 5 78 120 9 360

Becuri/neoane 0 0 120 0

Pentru costurile de proces din cadrul Ministerului Muncii s-a luat în calcul un salariu mediu de 120

lei/zi, din salariile raportate pe durata celor 5 ani. Consultanții au estimat 20 zile de muncă pe lună.

Venitul mediu lunar al angajaților din cadrul Ministerului Muncii în decursul celor 5 ani a fost de 2

400 lei.

Costurile de proces din cadrul Ministerului Afacerilor Interne în perioada 2011-2015

Procedura de achiziție (denumire)

Număr proceduri

Total angajat-zile de lucru

Salariu mediu (lei)/day

Cost total proces (lei)

Hârtie print DIN A4 și DIN A3 5 60 179.9 10 797

Servicii poștale 0 0 179.9 0

Mobilier 5 60 179.9 10 797

Servicii transport aerian 5 60 179.9 10 797

Hardware (PC-uri, laptopuri) 1 12 179.9 2 159

Combustibil 0 0 179.9 0

Parc auto 0 0 179.9 0

Unități de aer condiționat 5 60 179.9 10 797

Covoare 4 48 179.9 8 637

Birotică 5 60 179.9 10 797

Becuri/neoane 5 60 179.9 10 797

Întrucât Ministerul Afacerilor Interne nu a raportat nicio sumă salarială, s-a luat în calcul media

între salariul mediu din cadrul Ministerului Finanțelor Publice și un salariu mediu din cadrul

TA2016097 RO RP2 9

Ministerului Muncii. După cum am descris mai sus, Ministerul Afacerilor Interne a raportat o durată

estimată de 12 zile pentru fiecare procedură. Astfel, costurile de proces pentru fiecare din

procedurile raportate sunt identice.

Media costurilor de proces per domeniu de achiziții în cele 3 ministere

Costul mediu pentru fiecare procedură de achiziție a fost calculat în baza costurilor medii din

fiecare minister per domeniu de achiziții.

Consultanții consideră că costul mediu de proces a fost calculat în baza datelor furnizate de cele

trei ministere analizate și că acestea pot fi extrapolate pentru toate ministerele din guvernul

României.

b) Volume de achiziții

Dimensiunea volumelor achiziționate efectiv a fost aleasă ca indicator pentru importanța produsului pentru administrația centrală, întrucât arată cum se cheltuie banii în diferite domenii de achiziții publice.

Trei ministere din România, Ministerul Finanțelor Publice, Ministerul Muncii și Justiției Sociale și

Ministerul Afacerilor Interne au pus la dispoziție datele solicitate privind achizțiile și volumele

achiziționate în decursul unei perioade de 5 ani (2011-2015). În cazul MAI, volumele de achiziții

contractate în fiecare din domeniile definite au fost indicate ca identice cu volumele achiziționate.

Este important de menționat faptul că pentru anumite categorii de produse, legislația națională

interzicea achiziționarea anumitor produse, pentru o perioadă determinată de timp. Acest fapt s-a

datorat în principal crizei financiare care a afectat cheltuielile publice la nivel central, în România.

Din acest motiv, în diferite domenii de achiziții (precum mobilier) volumele de achiziții indicate nu

pot fi utilizate ca indicatori valizi, întrucât o cerere crescută (și astfel un volum de achiziții mai

mare) sunt de așteptat în viitor.

Domeniul de achiziții Cost mediu de proces per

procedură (în lei)

Număr total de proceduri 2011-

2015

Hârtie print DIN A4 și DIN A3 10 124 11

Servicii poștale 26 749 2

Mobilier 2 100 6

Servicii transport aerian 5 767 12

Hardware (PC-uri, laptopuri) 8 611 6

Combustibil 16 711 6

Parc auto 5 618 5

Unități de aer condiționat 3 219 11

Covoare 2 159 4

Birotică 7 021 12

Becuri/neoane 2 735 10

TA2016097 RO RP2 10

Volume achiziționate de Ministerul Finanțelor Publice, după mărime

Conform datelor din tabelul 4, anexa 1

Analiza datelor furnizate de Ministerul Finanțelor Publice indică faptul că cele mai importante 4

domenii de achiziții, după volumele de achiziții sunt: hardware, servicii de transport aerian, hârtie

pentru print și combustibil.

Volume achiziționate de Ministerul Muncii și Justiției Sociale, după mărime

Conform datelor din tabelul 5 anexa 1

Analiza datelor furnizate de Ministerul Muncii și Justiției Sociale indică aceleași 4 categorii

importante ca în cazul Ministerului Finanțelor Publice, după volumele de achiziții, însă într-o ordine

diferită: servicii de transport aerian, hardware, combustibil, hârtie pentru print.

TA2016097 RO RP2 11

Volume achiziționate de Ministerul Afacerilor Interne, după mărime

Conform datelor din tabelul 6, anexa 1

Analiza volumelor de achiziții realizate de Ministerul Afacerilor Interne arată că cele mai importante

4 domenii de achiziții din ultimii 5 ani sunt serviciile de transport aerian, hârtia pentru print, unitățile

de aer condiționat și covoarele.

Volumele totale de achiziții din cele trei ministere analizate în perioada 2011-2015, exprimate

în lei

Conform tabelului 7 din anexa 1

TA2016097 RO RP2 12

Volumele de achiziții, per total (2011-2015) arată că cele mai importante 5 domenii de

achiziții după volum, sunt:

Cele mai importante domenii de achiziții după volumele

achiziționate:

Servicii de transport aerian

hardware

combustibil

hârtie pentru print

c) Complexitate

Complexitatea unei proceduri de achiziții constituie un indicator pentru adecvarea anumitor categorii de produse care pot fi achiziționate în faza inițială a unei UCA. Complexitatea a fost definită în funcție de două criterii, și anume dacă produsul se poate standardiza și se pot stabili cu ușurință specificații tehnice. Dacă un produs sau serviciu necesită specificații tehnice prea complexe sau complicate, aceasta ar putea duce la un risc mai ridicat de eșec al procedurii de achiziții, mai ales dacă procedura este desfășurată pentru prima dată. Standardizarea este unul din cele mai importante obiective în achizițiile agregate, fiind o sarcină complexă desfășurată de UCA. Mai ales în faza de start-up a unei UCA este important să se înțeleagă nivelul de complexitate al procedurilor de achiziții, pentru a evita viitoare riscuri de eșec. După cum a fost descris în metodologie, consultanții au efectuat o analiză de complexitate comprehensivă. Analiza se concentrează asupra stabilirii nivelului de complexitate pentru achiziționarea anumitor bunuri sau servicii. 11 produse selectate de beneficiari au fost analizate în funcție de felul în care acestea sunt potrivite pentru standardizare și complexitatea specificațiilor lor tehnice. Pentru fiecare din grupele de produse, un expert în achiziții din cadrul BBG, cu cunoștiințe bogate și experiență în domeniul de achiziții respectiv a fost consultat pentru a furniza informații specifice privind standardizarea și specificațiile tehnice. Aceștia au folosit un sistem de acordare de puncte, de la 1 la 5. Întreaga analiză, inclusiv o descriere detaliată a metodologiei care se ascunde în spatele acesteia,

este atașată în anexa 2 din aceast document.

Rezultatul analizei de complexitate este un prim draft pentru a determina care din cele 11 produse

se recomandă a fi achiziționate prin UCA, într-o primă fază.

TA2016097 RO RP2 13

Complexitatea achizițiilor

Categoria de produse Standardizarea Specificațiile

tehnice Nivel total de complexitate

Hârtie pentru print DIN A4 și DIN A3

1 1 1

Mobilier 1 3 2

Hardware (valuare medie) 2 3 2.5

Combustibil 1 1 1

Becuri/neoane 1 1 1

Servicii poștale 4 4 4

Servicii transport aerian 3 2 2.5

Parc auto 2 4 3

Unități de aer condiționat 5 4 4.3

Covoare - - -

Birotică 3 4 3.5

Tabel conform analizei de complexitate din anexa 2

d) Proceduri de contestație

Consultanții au solicitat numărul de proceduri contestate pentru fiecare domeniu de achiziții, din

ultimii 5 ani, ca indicatori pentru riscul de eșec al unei proceduri de achizitie publica. Datele

ministerelor au arătat că există un număr foarte mic de contestații.

Cele trei ministere au raportat un total de 4 contestații în ultimii 5 ani:

Hârtie pentru print: 1 contestație (2013) pentru un total de 11 proceduri

Servicii poștale: 1 contestație (2014) pentru un total de 2 proceduri

Servicii transport aerian: 2 contestații (2012 și 2014) pentru un total de 12 proceduri.

TA2016097 RO RP2 14

3. Rezultatele analizei

3.1. Rezultatele analizei de complexitate

Pentru a desfășura cu succes o procedură de achiziții publice, este foarte important să existe

experți specializați în domeniul respectiv de achiziții. Acest lucru este esențial pentru întocmirea

specificațiilor tehnice. Cu cât mai complex este produsul care trebuie achiziționat, cu atât este mai

mare necesitatea de a avea un specialist în domeniul respectv (de ex. hardware, parc auto, unități

de aer condiționat). Astfel este important să se ia în considerare expertiza existentă pentru a putea

lua decizia finală pentru produsele ce urmează a fi achiziționate.

În general, se recomandă să se înceapă cu achiziția de bunuri, întrucât acestea sunt mai ușor de

standardizat decât serviciile. Serviciile sunt mult mai greu de standardizat, de specificat și

monitorizat. De asemenea, managementul calității și asigurarea calității (care pot fi făcute în

diferite stadia ale procesului de achiziții) sunt mult mai ușor de realizat în cazul achiziționării de

bunuri. Din acest motiv, BBG recomandă să se înceapă cu achiziționarea de produse ușor de

standardizat și specificat. Odată ce UCA a câștigat experiență, portofoliul se poate extinde pentru

bunuri și servicii de o complexitate mai mare.

Analiza de complexitate - rezultate

Categoria de produse Nivel total de complexitate

Recomandate pentru început

Hârtie print DIN A4 și DIN A3 1 Da

Mobilier 2 Da

Hardware (valoare medie) 2.5 Da

Combustibil 1 Da

Becuri/neoane 1 Da

Servicii poștale 4 Nu

Servicii transport aerian 2.5 Da 3

Parc auto 3 Nu

Unități de aer condiționat 4.3 Nu

Covoare - Nu

Birotică 3.5 Nu

3 În ciuda complexității reduse, BBG nu recomadnă acest domeniu pentru început, din cauza situației complicate existente pe piață (în toată Europa). În plus, BBG recomandă pentru început achiziționarea de bunuri și nu de servicii.

TA2016097 RO RP2 15

În baza nivelului total de complexitate, consultanții au selectat domeniile de achiziții care sunt

potrivite pentru a face achiziții în faza inițială a UCA. Grupele de produse cu un grad de

comnplexitate < 3 sunt cele recomandate și au fost analizate în detaliu într-un pas final. Serviciile

de transport aerian constituie un domeniu care nu este recomandat, deși nivelul său de

complexitate este de 2.5, datorită faptului că achiziția de servicii nu se recomandă pentru o UCA

nou înființată. În plus, administrația română a avut deja de-a face cu proceduri de contestație în

acest domeniu. Astfel există un risc semnificativ de eșec, dacă se va începe cu această categorie

de produse.

Pentru cele cinci categorii de produse selecționate, și anume: hârtie print, mobilier, hardware,

combustibil și becuri/neoane, estimarea potențialului de economisire va fi pus la dispoziție în

capitolul următor.

3.2. Potențial de economisire estimat

a) Economii din achiziție

Pentru estimarea economiilor din achiziții (pe baza standardizării și comasării) a fost selectată

următoarea metodologie:

Într-un prim pas s-a împărțit volumul total de achiziții efectuate în cadrul celor trei ministere /

domenii de achiziții (vezi cifrele în anexa 1) din perioada 2011 – 2015, pentru a afla volumul mediu

de achiziții pentru un minister. S-a plecat de la premisa că acest volum de achiziții poate fi

extrapolat la toate cele 15 ministere din România.

Produs Volum mediu de

achiziții per minister

(lei)

Hardware (PCuri, laptopuri) 1 697 085

Combustibil 592 580

Hârtie print DIN A4 și DIN

A3

513 145

Mobilier 36 431

Becuri/neoane 25 141

TA2016097 RO RP2 16

Volumul mediu de achiziții per minister a fost înmulțit cu 15 pentru a arăta volumul potențial total

de achiziții din domeniile respective, pentru Guvernul României (ministere).

Produse Volum estimat de

achiziții pentru 15

ministere (în lei)

Hardware (PCuri, laptopuri) 25 456 275

Combustibil 8 888 709

Hârtie print DIN A4 și DIN A3 7 697 172

Mobilier 546 473

Becuri/Neoane 377 119

TA2016097 RO RP2 17

Odată ce volumul total de achiziții pentru cele 15 ministere a fost estimat, s-a calculat și potențialul

de economisire. Pentru acest exercițiu, consultanții au folosit cifrele indicate de BBG pentru

economiile realizate (vezi anexa 5), și anume recomandarea de a realiza economii prin comasare

și standardizare, conform experienței austriece.

Potențial de economisire prin achiziție pentru achizițiile centralizate realizate de Ministerele

din România

Categorie de produse Volum produse

pentru 15

ministere

Indicator de

economisire

(BBG)

Potențial de economisire

estimat (în lei)

Hardware (PCuri, laptopuri) 25 456 275 pana la 23 % 5 905 856

Hârtie print DIN A4 și DIN

A3

8 888 709 pana la 27 % 2 070 539

Combustibil 7 697 172 pana la 5 % 473 768

Mobilier 546 473 pana la 34 % 190 172

Becuri/neoane 377 119 pana la 25 % 96 542

La analiza acestor date trebuie avut în vedere că volumele de achiziții pentru mobilier au fost

foarte scăzute în ultimii ani, datorită restricțiilor de achiziții din România. Având în vedere

indicatorul de economisire relativ ridicat, de până la 34% pentru mobilier, sunt estimate economii

mai mari dacă volumele de achiziții cresc (cum este de așteptat pentru România în următorii ani).

b) Costurile de proces

Pentru a calcula economiile rezultate din costurile de process, s-a luat ca bază de calzul costul

mediu de proces per licitație, din România. În plus, consultanții au utilizat un număr recomandat de

licitații pe an, pentru fiecare domeniu de achiziții, care este independent de nivelul centralizat de

achiziții. Această cifră se bazează pe experiența din piață a consultantului și referințele privind

achizițiile profesionale. Acest lucru este important pentru a putea compara valorile.

Costurile medii de proces din România au fost înmulțite cu numărul de licitații pe an. Pentru a

calcula costul de proces pentru achizițiile descentralizate, numărul de achiziții a fost din nou

multiplicat cu 15 (numărul total de ministere). Aceste rezultate indică costurile de proces dintr-

un an pentru o categorie de produse.

Pentru calcularea economiilor de proces estimate pentru achizițiile centralizate s-a folosit

următoarea metodă de calcul:

1. Pentru calcularea costurilor estimate pentru achiziții descentralizate pe an, s-au luat în

calcul costurile medii de proces per procedura de atribuire și numărul de proceduri de

achizitie multiplicate cu 15 (numărul de ministere).

2. Pentru calcularea costurilor estimate pentru achiziții centralizate pe an, costurile medii de

proces/procedura de atribuire estimate au fost luate în considerare și s-a adăugat 50%,

întrucât o procedură de achiziții desfășurată prin UCA, ca costuri de proces, costă cu

aprox. 50% mai mult decât o procedură a unei singure autorități contractante. Acest fapt se

datorează activităților de standardizare a procesului, evaluare a necesităților, comunicare

TA2016097 RO RP2 18

cu clienții, etc. Acest procent depinde, de asemenea, de maturitatea și experiența unei

UCA și va scădea cu timpul (datorită curbei de învățare).

Procedura de achiziții

Estimare cost

mediu/licitație

estimat

Frecvență recomandată pentru

licitații

Cost estimat pentru achiziții

descentralizate (15

ministere)/an (în lei)

Estimare cost achiziții centralizate/

an (in lei)

Estimare potențial

economisire totală/an

(în lei)

Estimare potențial total de

economisire

Hârtie print

DIN A4 și DIN

A3

10 124 2 ori pe an 303 730 25 311 278 419 92 %

Mobilier 2 099 Odată la 3

ani

10 394 1 743 8 651 83 %

Hardware

(PCuri,

laptopuri)

8 611 Odată la 4

ani

32 290 6 458 25 832 80 %

Combustibil 1 6710 Odată la 2

ani

125 329 16 711 108 618 87 %

Becuri/neoane 2 735 Odată la 3

ani

13 538 2 270 11 268 83 %

TA2016097 RO RP2 19

3.3. Clasamentul domeniilor de achiziție

Clasamentul economiilor de achiziții estimate (în lei)

Clasament Categorie de produse Estimare potențial

de economisire (în

lei)

1 Hardware (PCuri, laptopuri) 5 905 856

2 Hârtie print DIN A4 și DIN A3 2 070 539

3 Combustibil 473 768

4 Mobilier 190 172

5 Becuri/neoane 96 542

Clasamentul economiilor costurilor de process estimate în lei

Clasa-

ment

Procedura de achiziții Estimare

potențial total

de

economisire/a

n

(în lei)

Estimare

potențial total

de

economisire/a

n

în procente

Indicator

pentru

economii

(BBG)

1 Hârtie print DIN A4 și DIN A3 278 419 92 % Până la 27 %

2 Combustibil 108 618 87 % Până la 5 %

3 Hardware (PCuri, laptopuri) 25 823 80 % Până la 23 %

4 Becuri/neoane 11 268 83 % Până la 25 %

5 Mobilier 8 651 83 % Până la 34%

Clasamentul estimării economisirii totale de costuri

Clasament Achiziție Estimare potențial total

de economisire/an (în

lei)

1 Hardware (PCuri, laptopuri) 5 931 688

2 Hârtie print DIN A4 și DIN A3 2 348 958

3 Combustibil 582 386

4 Mobilier 198 823

5 Becuri/neoane 107 811

Pentru a obține cifra pentru economisirea estimate de costuri totale s-au daunat economiile din

costurile de process și costurile de achiziții.

TA2016097 RO RP2 20

4. Recomandări

În ciuda unui calendar provocator, puținelor date existente și necesității de a lucra cu supoziții,

se pot face câteva recomandări rezonabile din rezultatele analizei de date prezentate mai sus.

BBG propune desfășurarea primelor proceduri de achiziții centralizate pentru următoarele

categorii de produse.

Clasament Aria de achizitie

1 Hardware (PCuri, laptopuri)4

2 Hârtie print DIN A4 și DIN A3

3 Mobilier

4 Produse electrotehnice (Piese

pentru lămpi şi accesorii de

iluminat; Becuri/neoane)5

5 Combustibil

6 Birotice

Acest clasament final este ușor diferit față de clasamentul estimării economisirii de costuri

prezentat în analiză, întrucât trebuie luat în considerare că volumul de achiziții de mobilier va

crește în anii următori, asa cum am descries mai sus. Astfel, luând în considerare indicatorul de

economisire relativ ridicat prin standardizare și comasare (până la 34 %) pentru mobilier, BBG

propune clasamentul de mai sus.

Pentru combustibul, produsul menționat în clasamentul se referă numai la combustibil în

cantități mari și la achiziționarea prin carduri pentru combustibil. Întrucât beneficiarii nu consider

combustibilul în cantități mari ca fiind cea mai relevantă metodă de achiziție, această categorie

a fost plasată pe ultimul loc al clasamentului.

Chiar dacă analiza complexității achizițiilor indică faptul că biroticele sunt dificil de standardizat

și de achizitionat din cauza specificațiilor tehnice complexe, această zonă de bunuri este

considerată relevantă pentru achizițiile centralizate din punct de vedere al volumului cererii și al

gradului ridicat de consum. Deoarece dezvoltarea unei strategii solide de achiziții în acest

domeniu implică, de obicei, o cantitate considerabilă de resurse, este recomandabil ca

specialiștii în achiziții să înceapă cu dezvoltarea unei strategii de achizitii deja în faza incipientă

a UCA. O procedură de achiziție ar trebui să se desfășoare numai după o analiză legală și de

piață aprofundată.

Luând în considerare categoriile de produse sugerate mai sus și clasamentul propus de

consultanți, beneficiarii trebuie să ia în considerare următoarele puncte, pentru a putea

achiziționa cu succes produsele definite:

4 Prezenta analiză se referă la PC-uri si laptopuri, insa atunci cand exista necesitatea achizitionarii de tablete, aceste produse pot fi incluse in lista de produse recomandate, asa cum a fost detaliat in Anexa 1. 5 Prezenta analiză se referă la becurile și neoanele care se găsesc sub codul CPV: 31530000-0, totuși se recomandă integrarea acestor produse într-un grup mai mare de produse electro-tehnice și extinderea achiziției centralizate viitoare și la alte dispositive si componente din acest domeniu.

TA2016097 RO RP2 21

1) Pentru fiecare categorie de produs UCA trebuie să se angajaze specialiști cu cunoștințe

tehnice. După cum am menționat deja, este esențială implicarea specialiștilor pentru

întocmirea documentelor de licitație. În cazul în care nu există specialiști disponibili, pot

fi consultați experți externi.

2) Prima acțiune care trebuie întreprinsă înainte de a începe achizițiile în domeniile

definite este o analiză în profunzime a pieței. Acest aspect este esențial pentru

succesul achizițiilor publice.

3) Este nevoie de mai multă standardizare la început, pentru toate categoriile de produse

din portofoliul unei UCA. Acesta este un exercițiu care consumă timp, dar este foarte

important pentru a putea creea licitațiile.

4) O altă activitate importantă este definirea unor strategii fezabile și inteligente. Strategia

de licitație este esențială pentru desfășurarea unei proceduri de succes și pentru

obținerea celui mai bun preț.

5) Achiziționarea centrală profesionalizată necesită și implementarea unui sistem de

control al achizițiilor. Numai prin colectarea și analiza datelor și utilizarea lecțiilor

învățate din procedurile anterioare de achiziții calitatea serviciilor UCA poate fi

îmbunătățită.

6) Se recomandă solicitarea susținerii externe pentru a desfășura primele procedure de

achiziții, întrucât o UCA nou înființată nu posedă suficientă expertiză și experiență.

TA2016097 RO RP2 22

Anexe

Anexa 1: Date suplimentare

Anexa 2: Analiza complexității

Anexa 3: Analiza preselecției

Anexa 4: Template pentru datele de achiziție

Anexa 5: Economii BBG

Anexa 6a: Volume achiziționate de BBG, toți clienții

Anexa 6b: Volume achiziționate de BBG, clienți obligați să achiziționeze prin BBG