buku petunjuk penggunaan aplikasi sudah di...
TRANSCRIPT
![Page 1: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/1.jpg)
Daftar Isi
KATA PENGANTAR .................................................................................. 2
I. Definisi Arsip ..................................................................................... 2
II. Pengertian Software.......................................................................... 2
III. Definisi Arsipedia .............................................................................. 2
IV. Definisi cms (Content Management Sistem) ............................... 3
MENU DAN CARA PENGGUNAAN .......................................................... 5
1. Memulai Program .............................................................................. 5
2. Halaman Home .................................................................................. 6
3. Login ................................................................................................... 7
4. Halaman Dasboard CMS ................................................................... 8
5. Sidebar Menu CMS ............................................................................ 9
6. Data Arsip ........................................................................................ 10
7. Menu Peminjaman Arsip................................................................. 15
8. Data Pengguna ................................................................................ 18
9. Aktivitas Pengguna ......................................................................... 20
10. Pengaturan ....................................................................................... 21
![Page 2: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/2.jpg)
Manual Book PDTU Arsipedia.co.id 2
KATA PENGANTAR
I. Definisi Arsip
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (UU No. 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan).
Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga
perlu dikelola di dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar.
Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntuan jaman dan keadaan, maka demikian juga dengan
jumlah arsip/ volume arsip yang dihasilkan dan diterima oleh institusi ini.
II. Pengertian Software
Pengertian software secara umum ialah alat terapan yang
difungsikan secara eksklusif dan terpadu sesuai keterampilan yang dimilikinya software adalah suatu perlengkapan komputer yang siap pakai
untuk user. Biasanya dikomparasikan dengan perangkat lunak sistem yang mengintegrasikan sekian banyak kemampuan komputer, namun tidak
secara langsung menerapkan keterampilan tersebut untuk menggarap suatu tugas yang menguntungkan pemakai.
III. Definisi Arsipedia
Dalam persepektif kearsipan, digitalisasi sistem operasional sangat dibutuhkan guna mengefisiensikan proses pengumpulan, penyimpanan
serta pengelolaan arsip pada Ditjen PDTU. Arsipedia merupakan sebuah aplikasi berbasis desktop dan mobile apps berbasis Android.
![Page 3: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/3.jpg)
Manual Book PDTU Arsipedia.co.id 3
Arsipedia memiliki beberapa fitur unggulan yang bisa membantu kinerja dari petugas kearsipan diantaranya :
1. Cepat, Tepat & Akurat
Penataan kearsipan serta tata kelola dokumen non aktif secara
digital dimaksudkan untuk memudahkan dalam pengaturan, pengelolaan
serta pencarian arsip jauh lebih cepat, tepat dan akurat.
2. Integritas & Keamanan Data
Kepemilikan dan penggunaan data arsip akan terekam secara
digital. Dengan hak akses yang diatur terbatas sesuai dengan hirarki pengguna. Serta perawatan & pencadangan data dilakukan secara rutin
dan berkala. 3. Kemudahan Akses Informasi
Pengelolaan arsip dapat dilakukan melalui Manajemen Konten berbasis Web, yang dapat diakses kapan saja dimana saja. Serta proses
peminjaman arsip yang sudah terintegrasi dan dapat divalidasi melalui Mobile Apps.
IV. Definisi cms (Content Management Sistem)
CMS kepanjangan dari Content Management System. CMS
merupakan sebuah aplikasi web atau software web yang tujuannya untuk memudahkan dalam pengelolaan (upload,edit,menambahkan,dll) konten
dalam sebuah website/blog/aplikasi web tanpa harus dibekali pengetahuan mendalam tentang hal-hal yang bersifat teknis/ menguasai
bahasa pemrograman web.
![Page 4: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/4.jpg)
Manual Book PDTU Arsipedia.co.id 4
Sehingga dengan adanya CMS ini, orang awam pun dapat mengisi/
menambahkan konten website jadi dan pengguna hanya mengelola isi konten website tersebut tanpa campur tangan dari pihak webmaster.
Di dalam CMS, manajemen file yang ada menjadi sangat terstruktur, setiap
elemen antara isi dan tampilan desain terpisah.
Fleksibilas sebuah CMS, membuat CMS ini banyak dikembangkan oleh
pihak-pihak lain, apalagi jika CMS yang memiliki kemajuan sangat pesat dan terus mengalami perubahan atau update sistem secara berkala. Hal ini
lah yang membuat banyak developer-developer memilih mengedepankan untuk mengembangkan aplikasi CMS menjadi sebuah platform yang
modern dan mudah digunakan untuk kebanyakan user.
![Page 5: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/5.jpg)
Manual Book PDTU Arsipedia.co.id 5
MENU DAN CARA PENGGUNAAN
1. Memulai Program
Untuk menjalankan program ini anda harus menjalankan aplikasi browser
kemudian mengetikan nama program yang diikuti dengan menekan tombol enter pada keyboard.
Di aplikasi ini terdapat 2 jenis user yaitu admin dan superadmin, user
tersebut dikategorikan sesuai dengan posisi jabatan saat dia bertugas. Antara Admin dan Superadmin memiliki beberapa perbedaan hak ases pada menu CMS. Untuk admin hanya bisa mengupload file sedangkan
superadmin memiliki hak akses untuk mengdownload dan menghapus data yang ada pada CMS. Untuk posisi superadmin diperuntukan untuk
Setditjen sesuai dengan direktorat yang ada saat ini. Berikut penjelasan tata cara penggunaan aplikasi Arsipedia :
- Buka aplikasi browser yang ada pada computer anda contohnya : Firefox, Internet Explorer, Opera, Chrome, Safari dll.
- Ketikan alamat Url http://pdtu.arsipedia.co.id/ pada addres box.
- Tekan enter maka halaman home akan tampil.
![Page 6: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/6.jpg)
Manual Book PDTU Arsipedia.co.id 6
2. Halaman Home
Pada halaman home terdapat beberapa menu yang ada pada menu bar diantaranya :
o Beranda : halaman utama pada home.
o Fitur : halaman pada home yang menjelaskan fitur-fitur yang terdapat pada Arsipedia.
o Galeri : Halaman dokumentasi pengarsipan data yang telah
dilakukan secara bertahap pada Ditjen PDTU
o Testimonial : Berisi testimonial yang diberikan oleh pejabat
berwenang.
o Berita : Halaman berita daerah tertentu dan perkembangan terbaru
seputar kegiatan yang telah dan akan dilakukan oleh Ditjen PDTU
o Login : Halaman login untuk administrator dan user yang nantinya
akan diarahkan ke halaman dashboard CMS (Content Management System).
![Page 7: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/7.jpg)
Manual Book PDTU Arsipedia.co.id 7
3. Login
Untuk masuk ke halaman dashboard administrator, user memilih menu login yang ada pada sisi kanan pada menu bar. Setelah menu login di
klik akan diarahkan pada halaman login dan pada halaman login diminta mengetikkan username dan password.
Username : NIK Karyawan
Password :
Menu Bar Tombol Login
User Login (NIK) Password
![Page 8: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/8.jpg)
Manual Book PDTU Arsipedia.co.id 8
4. Halaman Dasboard CMS
Setelah login maka user akan masuk ke halaman cms dashboard, dihalaman utama pada dashboard menampilkan Data Transaksi yang
telah diproses melalui Arsipedia. Rincian data tersebut ditampilkan dihalaman utama dashboard cms secara terperinci dan update sesuai
dengan Aplikasi, data yang ditampilkan diantaranya : Total Arsip, Arsip Keluar, Arsip Jatuh Tempo dan Total Peminjam.
Sidebar Menu Notification Menu
Profile Menu
![Page 9: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/9.jpg)
Manual Book PDTU Arsipedia.co.id 9
5. Sidebar Menu CMS
Menu sidebar pada cms terdapat beberapa submenu diantaranya : o Halaman Dashboard o Daftar Kategori Arsip terdiri dari :
Ø Daftar kategori Arsip Ø Tambah kategori Arsip Baru
o Data Arsip terdiri dari : Ø Daftar Seluruh Arsip Ø Tambah Arsip Baru Ø Pemusnah Arsip
o Peminjaman Arsip Ø Daftar Seluruh Peminjaman Ø Buat Peminjaman Baru Ø Riwayat Peminjaman
o Data Pengguna Ø Daftar Pengguna Ø Buat Pengguna Baru
o Akrivitas Pengguna o Pengaturan
Sidebar menu
![Page 10: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/10.jpg)
Manual Book PDTU Arsipedia.co.id 10
6. Data Arsip
Data Kategori Arsip terdiri dari Daftar Seluruh Arsip dan Tambah Kategori Arsip Baru. Berikut Detail dari sub menu Data Arsip :
- Daftar Kategori Arsip Ketika Daftar Kategori Arsip di klik maka akan tampilan rincian dari
daftar kategori arsip keseluruhan yang ada di Arsipedia. Di halaman ini terdapat 2 Button Yaitu Button Export dan Button
Hapus. a Button Export file berformat Excel, data disesuaikan dengan
jumlah data yang akan didownload mulai dari kelipatan 10, 30, 50, 100 dan All.
b Button Hapus berfungsi untuk menghapus kategori arsip.
Button Export Button Hapus
![Page 11: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/11.jpg)
Manual Book PDTU Arsipedia.co.id 11
- Tambah Kategori Arsip Baru
Ketika Tambah Kategori Arsip Baru di klik maka akan tampilan kolom untuk menginput nama kategori arsip baru. Di halaman ini
terdapat 2 Button Yaitu Button Batal dan Button Simpan. a Button Batal berfungsi untuk membatalkan pembuatan
kategori arsip baru. b Button Simpan berfungsi untuk menyimpan kategori arsip
baru ke dalam database.
Button Batal Button Simpan
![Page 12: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/12.jpg)
Manual Book PDTU Arsipedia.co.id 12
7. Data Arsip
Data Arsip terdiri dari Daftar Seluruh Arsip, Tambah Arsip Baru dan Pemusnahan Arsip. Berikut Detail dari sub menu Data Arsip :
- Daftar Seluruh Arsip Ketika Daftar Seluruh Arsip di klik maka akan tampilan rincian dari
data arsip keseluruhan yang ada di Arsipedia. Di halaman ini terdapat 3 Button Yaitu Button Export, Button Pemusnahan dan
Button Hapus. a Button Export file berformat Excel, data disesuaikan dengan
jumlah data yang akan didownload mulai dari kelipatan 10, 30, 50, 100 dan All.
b Button Pemusnahan berfungsi untuk memusnahan file yang sudah tidak memiliki nilai guna, telah habis masa retensinya
dan berketerangan dimusnahkan oleh JRA(Jadwal Retensi Arsip).
c Button Hapus berfungsi untuk menghapus arsip.
Tombol Export
Tombol Pemusnahan
Tombol Hapus
![Page 13: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/13.jpg)
Manual Book PDTU Arsipedia.co.id 13
- Tambah Arsip Baru
Ketika menu tambah arsip baru diklik maka akan tampil form penambahan arsip baru. Pada form penambahan arsip terdapat
detail unit pengolah dan menu select list yang terdiri dari PPK1,PPK2,PPK3,PPK4, P1,B1 dan Bendahara. Select sesuai
dengan posisi jabatan yang tertera, isi detail form sesuai dengan keadaan arsip setelah itu bagian bawah form terdapat dokumen
arsip digital. User bisa menggunggah dokumen arsip digital dibagian bawah form dan format upload filenya berupa pdf dan
image.
Select Unit Pengolah
![Page 14: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/14.jpg)
Manual Book PDTU Arsipedia.co.id 14
- Pemusnah Arsip
Di menu sidebar pemusnah arsip terdapat table daftar pemusnah arsip, di table ini terdapat berbagai jenis arsip dengan detail
keterangan yang rinci. Di table ini terdapat 3 button yaitu Print, Proses dan Pembatalan.
a) Button Print berfungsi untuk mencetak data arsip yang ada pada table ini. Ketika di klik maka akan tampil halaman baru
dengan layout settingan print. b) Button Proses berfungsi untuk mengeksekusi pemusnahan
arsip setelah user memilih arsip yang akan dimusnahkan. c) Button pembatalan berfungsi untuk membatalkan proses
eksekusi yang akan dilakukan.
Button Print
Button Proses
Button Batalkan
![Page 15: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/15.jpg)
Manual Book PDTU Arsipedia.co.id 15
8. Menu Peminjaman Arsip
Di Menu Peminjaman Arsip terdiri dari Daftar Seluruh Peminjaman , Buat Peminjaman Baru dan Riwayat Peminjaman. Berikut Detail dari
sub menu Data Peminjaman Arsip : - Daftar Seluruh Peminjaman
Ketika Daftar Seluruh Peminjaman Arsip di klik maka akan tampilan rincian dari data arsip keseluruhan yang ada telah dipinjamkan. Di
halaman ini terdapat 1 Button Arsip dikembalikan
Ø Button Arsip dikembalikan berfungsi untuk mengecek arsip yang ditelah dikembalikan maka data yang ada akan
dicocokan dengan list table peminjaman arsip.
Button Arsip dikembalikan
![Page 16: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/16.jpg)
Manual Book PDTU Arsipedia.co.id 16
- Buat Peminjaman Arsip Baru
Ketika menu buat peminjaman baru di klik maka akan tampil form pengajuan peminjaman arsip. User bisa mengisi data sesuai dengan detail
form peminjaman baru lalu klik button tambah arsip dan pilih arsip yang akan dipinjam. Diform ini juga terdapat kolom upload yang berfungsi untuk
mengupload foto si peminjam. Dibagian bawah form terdapat dokumen pengajuan. User bisa mengupload bukti fisik form pengajuan pada
halaman ini.
Upload Dokumen
Button Tambah Arsip
Button Upload Foto
![Page 17: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/17.jpg)
Manual Book PDTU Arsipedia.co.id 17
- Riwayat Peminjaman
Di menu sidebar riwayat peminjaman terdapat kolom table yang
menampilkan data peminjam mulai dari data diri peminjam, judul buku yang dipinjam, masa peminjaman buku dan status
peminjaman buku sudah dikembalikan atau belum dikembalikan.
Kolom Riwayat Pinjaman Arsip
![Page 18: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/18.jpg)
Manual Book PDTU Arsipedia.co.id 18
9. Data Pengguna
Di menu sidebar data pengguna terdapat 2 menu yaitu menu daftar pengguna dan buat pengguna baru. Berikut penjelasan untuk menu
yang tersedia di data pengguna.
Ø Menu Daftar Pengguna berfungsi untuk menampilkan data pengguna yang sudah terdaftar di Arsipedia.
Ø Di kolom ini terdapat button hapus yang berfungsi untuk menghapus pengguna yang sudah tidak aktif di
arsipedia.
Button Hapus
Kolom Daftar Pengguna
![Page 19: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/19.jpg)
Manual Book PDTU Arsipedia.co.id 19
Ø Menu Buat Pengguna Baru berfungsi untuk membuat
akun pengguna baru, ketika di klik maka akan tampil form pengisian data pengguna baru. Di form ini user bisa
mengisi tipe pengguna sesuai dengan posisi jabatanya.
Ø Menu Daftar Pengguna berfungsi untuk menampilkan
data pengguna yang sudah terdaftar di Arsipedia.
Form Penambahan Pengguna Baru
![Page 20: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/20.jpg)
Manual Book PDTU Arsipedia.co.id 20
10. Aktivitas Pengguna
Di menu sidebar data aktivitas pengguna menampilkan data secara statistic berupa angka. Di halaman ini user bisa melihat data seperti
total arsip, arsip keluar, arsip jatuh tempo dan total peminjam. Di bagian bawah halaman terdapat kolom riwayat peminjaman arsip yang berisi
data diri mulai dari nip, nama pengguna, ip address pengguna dan tanggal akses pengguna. Di kolom riwayat pengguna terdapat button
export yang berfungsi untuk mengunduh kolom riwayat pinjaman arsip.
Detail Transaksi
Kolom Riwayat Pinjaman Arsip
![Page 21: BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI sudah di cekpdtu.bindola.com/uploads/attachment/2018/11/1543367472.pdf · KATA PENGANTAR I. Definisi Arsip ... daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,](https://reader030.vdocuments.site/reader030/viewer/2022021710/5c82fea909d3f29c618cf195/html5/thumbnails/21.jpg)
Manual Book PDTU Arsipedia.co.id 21
11. Pengaturan
Di menu sidebar Pengaturan berfungsi untuk pengaturan profile user, di halaman ini user bisa merubah data diri profile seusai dengan form
personal info.
Form Edit Profile