bts support À l’action managÉriale office manager · 2019. 2. 21. · nadia chougrani-nief...

BTS

SUPPORT À L’ACTION MANAGÉRIALEOffice manager

1

Jeudi 31 janvier 2019

Lycée François Rabelais Dardilly

Nadia Chougrani-Nief

Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil

PROGRAMME DE LA JOURNÉE


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil

31/01/2019 2http://www2.ac-lyon.fr/enseigne/ecogestion/legt

Retour d’expérience après 5 mois d’exploitation du nouveau référentiel

▪ Organisation pédagogique

▪ Aménagements espaces de travail (lien graphique)

▪ Organisation stages et mise en place d’actions partenariales avec des entreprises

▪ Contenus des référentiels

Modalités de certification



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Axes majeurs de la rénovation

▪ Ateliers de professionnalisation et de CEJM appliquée :

- Atelier mis en oeuvre par les équipes - retours d’expérience

- Préparation en amont

- Déroulement et co-animation

▪ Outils numériques : PGI, outils de gestion de projet, outils collaboratifs? SIRH

▪ Gestion de projet : focus sur la notion de projet

RETOUR D’EXPÉRIENCE APRÈS 5 MOIS D’EXPLOITATION DU NOUVEAU RÉFÉRENTIEL


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


▪ Organisation pédagogique

Points forts des répartitions actuelles ?

Points de vigilance, écueils à éviter ?

Rappel des règles à respecter



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


▪ Organisation pédagogique - Rappel des principes



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil

31/01/2019 6

▪ Aménagements espaces de travail

Nouveaux espaces de travail imposés par les

référentiels avec, notamment, un focus sur la

digitalisation des activités. Un espace de 100 m² est

préconisé incluant 4 zones :

1. accueil avec au moins un ordinateur fixe + matériel

de reproduction + téléphone,

2. espace de conduite de réunion de 15 à 18 places

avec un poste fixe connecté, vidéoprojecteur,

tableau et paperboard, 15 à 18 tablettes ou

ordinateurs portables,

3. zone de travail incluant des ilots équipés de postes

fixes avec une capacité d’accueil de 12 étudiants

environ (4 marguerites de 3 postes ou vice-versa),

4. zone de communication isolée, équipée d’un bureau

avec poste fixe et matériel de captation vidéo.

Extrait de vos réponses au questionnaire :

Dans votre établissement, avez-vous déjà amorcé une réflexion concernant l'aménagement d'un nouvel espace de travail professionnel ?

Oui

Non



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


▪ Organisation stages et mise en place d’actions partenariales avec des entreprises

▪ Contenus des référentiels


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


CERTIFICA-

TION

Règlement

d’examen


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


E5 Gestion de projet

▪ Épreuve orale et pratique : CCF pour les candidats des établissements habilités,

ponctuelle pour les autres

▪ Coefficient 4

▪ Durée totale : 1h30

▪ 2 situations d’évaluation : situation A (veille informationnelle) + situation B (projet)

▪ Commission d’interrogation : un enseignant du bloc gestion de projet + un

professionnel

▪ Dossier présenté : deux fiches descriptives de projet, attestation de non plagiat

▪ Supports amenés : équipements mobiles ou nomades, logiciels, applications,

ressources informatiques, productions diverses…

▪ Déroulement de l’épreuve : le jury modifie un ou plusieurs paramètres d’un projet

1- Préparation du candidat sur poste informatique – 45 minutes maximum

2- Simulation et entretien – 30 minutes maximum

3- Présentation du compte rendu de la veille informationnelle avec démonstration

sur son équipement numérique des modalités de conduite de la veille – 15 minutes

maximum (5 min d’exposé + 10 min de questions)

CERTIFICATION

Vade-mecum


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


1 Singularité (ne peut être répétitif) ✓

2 Réponse au besoin réel d’une organisation (ne peut être fictif) ✓

3 Lien avec des partenaires internes et externes ayant des

compétences et des responsabilités différentes

✓

4 Présence d’éléments contractuels avec les partenaires ✓

5 Couverture du cycle entier du projet : préparation, conduite, clôture ✓

6 Planification des tâches ✓

7 Expression des livrables ✓

9 Définition d'un budget avec plusieurs postes ✓

10 Utilisation de plusieurs outils (notamment numériques) ✓

11 Evaluation des retombées ✓


Critè

res à

va

lide

r o

blig

ato

ire

men

t

CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Des exemples de projets cités dans le référentiel

▪ développement d'un marché, d'un produit, d'un service, d’un chantier,

▪ gestion du processus d'un appel d'offres,

▪ organisation d'un salon, d’un séminaire, d’un déménagement,

▪ mise en place d’une démarche de certification qualité, de responsabilité sociétale

et éco-responsable,

▪ accompagnement de création d'entreprise, etc.

D’autres exemples seront proposés dans l’après-midi !

Remarque :

Des projets d’apprentissage peuvent être conduits notamment en de début de formation

pour appréhender la démarche de projet.

Ex : une visite d’entreprise

L’apprentissage du bloc « Gestion de projet » est itératif et incrémental.


CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


CERTIFICATION

▪ Fiche descriptive de projet

▪ Attestation de non plagiat

▪ Fiche de contrôle de conformité

▪ Fiche d’expression de la nouvelle demande

▪ Grille d’aide à l’évaluation de l’épreuve E5 situation A (Forme CCF)

▪ Grille d’aide à l’évaluation de l’épreuve E5 situation B (Forme CCF)

▪ Grille d’aide à l’évaluation de l’épreuve E5 (Forme ponctuelle)

▪ Grille d’évaluation récapitulative de l’épreuve E5 (Forme ponctuelle)

▪ Grille d’évaluation récapitulative de l’épreuve E5 (Forme CCF)

Les annexes prévues dans la circulaire d’examen



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


CERTIFICATIONE5 Gestion de projet

▪ Nom, prénom, n° du candidat

▪ Compétence(s) du bloc 2 visées

▪ Objet du projet

▪ Nom de l'organisation, dates et durée de réalisation, degré de délégation (projet en

responsabilité ou accompagné)

▪ Descriptif du projet :

- le ou les objectifs, les enjeux et les risques

- les délais fixés, les étapes et leur planification

- le budget alloué

- l’équipe projet, les partenaires et les éléments contractuels

- la communication liée au projet

- les résultats obtenus

- les écarts éventuels

- le bilan

- la méthodologie et les moyens mobilisés

▪ Travaux réalisés

La fiche descriptive du projet


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil



Ce sera une attestation type proposée dans la circulaire

nationale, signée par chaque candidat qui atteste ainsi que le

dossier est le fruit exclusif de son travail personnel.

L’attestation de non plagiat

▪ Fiche descriptive du projet 1▪ Fiche descriptive du projet 2▪ Attestation de non-plagiat


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


CERTIFICATION

▪ Nom, prénom, n° du candidat

▪ Fiche de projet N°

▪ Objet du projet

▪ CHANGEMENT DE PARAMÈTRES / NOUVELLE DEMANDE ASSOCIÉS AU PROJET

PRÉSENTÉ

- Rôle des membres de la commission : chef de projet, collègues, fournisseur…

- Changement de paramètre ou nouvelle demande portant sur un élément produit

lors du projet : par exemple un changement de date qui induit une nouvelle planification

- Changement de paramètre ou nouvelle demande portant sur un

changement d’interlocuteur

- Changement de paramètre ou nouvelle demande portant sur une prolongation

du projet

▪ ANNEXES ÉVENTUELLES MISES À DISPOSITION POUR PRÉPARER LA SIMULATION


La fiche d’expression de la nouvelle demande


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


CERTIFICATION

La veille informationnelle effectuée pour un des 2 projets

▪ Pas de modèle de compte rendu de veille informationnelle (pas de modèle de fiche)

▪ La veille informationnelle présentée à l’examen est obligatoirement en lien avec un des projets

présentés lors de l’épreuve

▪ L’évaluation porte sur :

- La présentation des outils utilisés

- Les modalités de conduite de la veille

- Une démonstration sur équipement numérique des modalités de conduite de la

veille

- La présentation des résultats

▪ L’entretien porte sur :

- La qualité et la complémentarité des sources

- Les outils de veille contenant des informations exactes et de qualité

- La mise en place des règle d’actualisation de la veille

- La diffusion des résultats de la veille à l’équipe projet



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil



Présentation des résultats de la nouvelle demande :

▪ Utilisation des outils numériques et adaptation de la

communication en fonction de l’expression des besoins

Entretien :

▪ Justification de la démarche, des outils mobilisés,

éclaircissement et/ou approfondissement sur les travaux

du projet choisi

Préparation du projet

▪ Critères spécifiques au domaine d’activité :

planification, budget…

▪ Mise en œuvre des outils et des techniques de

communication adaptés aux objectifs et aux contraintes

▪ Critères en termes de production et de gestion de

l’information

Conduite du projet

▪ Critères spécifiques au domaine d’activité : procédure

d’alerte mise en place…

Critères d’évaluation du projet

▪ Critères en termes de communication


l’information

Clôture du projet

▪ Critères spécifiques au domaine d’activité :

- Outils de gestion du temps

- Analyse des écarts constatés

- Freins en interne repérés

▪ Critères en termes de communication


l’information

Respect des critères de composition du dossier :

▪ pénalité -5 points par fiche projet manquante


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


CERTIFICATION

Exemple de planning pour le CCF

1 – Situation A : Présentation de la veille informationnelle (15 minutes)

2 – Situation B : Préparation sur poste informatique (45 minutes), simulation et entretien (30 minutes)

Heure de

convocation

des candidats

Heure de

passage

Heure de fin

d’épreuve

(maximum)

Evaluation

Candidat 1 9 h 00 9 h 45 10 h 15 10 h 30

Candidat 2 9 h 45 10 h 30 11 h 00 11 h 15

Candidat 3 10 h 30 11 h 15 11 h 45 12 h 00

Candidat 4 13 h 30 14 h 15 14 h 45 15 h 00

Candidat 5 14 h 15 15 h 00 15 h 30 15 h 45

Candidat 6 15 h 00 15 h 45 16 h 15 16 h 30



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


CERTIFICATION

Exemple de planning en forme ponctuelle

▪ Les fiches de simulation seront rédigées avant l’accueil des candidats à raison d’une demi-

heure de préparation par fiche (prévoir environ 2h30 de préparation par jour si 5 candidats)

▪ Les commissions pourraient être convoquées à 8 h15 pour le passage du premier candidat à

11h.Heure de

convocation

des candidats

(1)

Heure de

passage

(2)

Heure de fin

d’épreuve

(maximum)

Evaluation

(3)

Candidat 1 10 h 15 11 h 00 11 h 45 12 h 00

Candidat 2 13 h 15 14 h 00 14 h 45 15 h 00

Candidat 3 14 h 15 15 h 00 15 h 45 16 h 00

Candidat 4 15 h 15 16 h 00 16 h 45 17 h 00

Candidat 5 16 h 15 17 h 00 17 h 45 18 h 00


Pour les candidats :

1 - Préparation sur poste informatique

(45 minutes)

2 - Situation B : simulation + entretien

(30 minutes)

3 - Situation A : présentation de la

veille informationnelle (15 minutes )

CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Épreuve orale ponctuelle (sauf établissements publics de formation continue habilités au CCF étendu) :

- évaluation des 4 compétences du bloc 1

- adossée à un dossier personnel du candidat qui présente

4 missions professionnelles

- durée : 55 minutes maximum

- coefficient 4

E4 – Optimisation des processus administratifs

CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Qu’est-ce qu’une mission ?

1 missionPlusieurs

tâches successives

Conception, amélioration

d'outils ou mise en place de méthodes

= =

issue d’une situation réelle :

▪ rencontrée lors d’un stage ou

expérience professionnelle

▪ éventuellement enrichie par des

travaux complémentaires


CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Champs des activités du bloc à couvrir


CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Attendus :

Chaque mission correspond à une activité

différente du domaine « Optimisation des

processus administratifs »

Les missions s’inscrivant dans un contexte

international sont :

- conduites dans un pays étranger ou dans

un service à vocation internationale sur le

territoire national

- impliquent l’utilisation d’une langue

étrangère, à l’écrit et à l’oral

Tout type de mission

manquant

ou toute mission dans un

contexte international

manquante

pénalité (- 5 points)


CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil



Déroulement de l’épreuve

Épreuve prenant appui sur un dossier numérique

élaboré par la candidate ou le candidat

(12 à 15 pages hors annexes et 10 pages d’annexes maximum) :

- sommaire

- introduction décrivant le parcours professionnel (facultatif)

- 4 fiches descriptives des missions réalisées

- attestation de non plagiat

- attestations de stage ou certificats de travail

⇨ Dossier adressé par voie numérique à la division des examens et

concours suivant les modalités définies par la rectrice ou le recteur.

MODALITÉS DE CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil



Déroule-

ment de

l’épreuve

CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


E4 – Optimisation des processus administratifsExemples de missions

MISSIONTÂCHES POTENTIELLES

CONSTITUANT LA MISSION

PRODUCTIONS

POSSIBLES

Organisati

on d’une

réunion

profession

nelle

Recueil des besoins, renseignement de l’agenda

partagé, réservation de salle, de commodités et des

équipements nécessaires, convocation/invitation des

participants, préparation de supports visuels, accueil,

prise de notes, rédaction et envoi d’un compte-rendu,

définition d’une procédure d’organisation des réunions.

Messages de

réservation,

convocation/invitation,

liste de contrôle,

support visuel, prise de

notes, compte-rendu.

Organisati

on d’un

évènement

(salon,

forum,

opération

de team

building)

Recueil des besoins, élaboration du programme,

recherche et sélection de prestataires, réservations,

convocation/invitation des participants, préparation de

supports visuels, accueil, coordination des activités,

gestion du budget.

Liste de contrôle,

programme, messages

de réservation, tableau

comparatif de

prestataires,

convocation/invitation,

support visuel, budget.

CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil



MISSIONTÂCHES POTENTIELLES

CONSTITUANT LA MISSION

PRODUCTIONS

POSSIBLES

Gestion administrative

d'une activité (collecte

de la taxe

d'apprentissage, suivi

de relations avec une

administration)

Recueil du besoin, définition du

processus à mettre en œuvre, information

et gestion de la relation avec les parties

prenantes, suivi de l’activité.

Liste de contrôle,

tableau de répartition

des tâches, plan

d’action, processus.

Mise en place d’outils

de gestion

Recueil de l’existant, des besoins,

conception d’outils de gestion, définition

des modalités de suivi des outils.

Budget, tableau de

bord, procédure de

suivi des outils.

Suivi d’un processus

de certification

Participation à l’audit initial (état des

lieux), élaboration de la cartographie des

processus, création de fiches de

processus, recueil des besoins de

documentation, élaboration du dossier de

certification.

Modèle de documents

administratifs, fiches de

processus, tableau de

recensement de la

documentation.

CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil



Modification d’une procédure

Constitution d’un dossier d’appel

d’offres

Traitement des réponses à un

dossier d’appel d’offres

Organisation d’une opération de

prospection commerciale

Gestion d’une transaction

commerciale

Gestion d’un parc d’équipement

(informatique, véhicules)

Contribution à l’amélioration de la communication

interne (élaboration, administration d’outils)

Gestion des achats de fournitures de

bureau ou petit matériel

Assistance aux utilisateurs d’une application ou

d’un logiciel

Contribution à l’optimisation d’un processus RH

(création outil de gestion des congés et absences

Participation à un recrutement

Gestion administrative de formations

Participation à l’accueil et à l’intégration des

nouveaux salariés

CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil



Dossier incluant 4 fiches

descriptives de mission

La fiche descriptive de mission :

- guide le candidat mais lui laisse une liberté dans la structuration de son

propos,

- comprend 3 à 5 pages.

CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil



Focus sur la fiche descriptive de mission

Nom et prénom du candidat

Numéro du candidat

Compétence visée

Intitulé de la mission

Nom de l’organisation

Durée et date de réalisation

Contexte international

- le contexte

- le ou les objectifs poursuivis,

- la méthodologie et les moyens

mobilisés

- la liste des productions réalisées,

- les résultats obtenus

- les initiatives et responsabilités prises

- une analyse réflexive de l’action

Aspects administratifs

Descriptif de la mission - Le candidat

organise le contenu comme il le

souhaite en prenant soin d’inclure :

CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil



Pistes d’interrogation

Objectif => évaluer le degré de

maîtrise des compétences du

candidat à partir des critères de

performance du bloc 1 (référentiel de

certification)

Champ => ne pas évaluer

uniquement les niveaux de base mais

également des niveaux supérieurs

d’acquisition des connaissances et

des compétences (niveau bac + 2 !)

CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


E4 – Optimisation des processus administratifsPistes d’interrogation

- L’entreprise évolue-t-elle dans un secteur faisant l’objet d’une réglementation spécifique ?

Cela a-t-il eu une incidence sur votre mission ? => lien CEJM appliqué

- Votre mission a-t-elle nécessité de collaborer avec des acteurs de l’entreprise ? Quelles

stratégies de communication avez-vous mises en œuvre ? Quels apports retirez-vous de

cette coopération ? => communication, production et gestion de l’information, critères

propres au bloc 1, analyse réflexive

- Dans quelle mesure les outils mobilisés pour conduire votre mission ont-ils été source de

valeur ajoutée ? => critères propres au bloc 1, production et gestion de l’information

- Comment avez-vous pris en compte la RSE de l’entreprise ? => lien CEJM appliqué

- Comment avez-vous procédé pour dépasser les difficultés auxquelles vous avez été

confrontés ? => analyse réflexive

- Si une nouvelle mission similaire vous est confiée à l’avenir, quels changements

apporteriez-vous à la démarche suivie ? => capacité de transposition

CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


E4 – Optimisation des processus administratifsGrille d’évaluation

Qualité de présentation du parcours

de professionnalisation

Activité 1 : conduite de l’action

administrative en appui aux

membres de l’entité

Activité 2 : conduite de l’action

administrative en gestionnaire de

dossier

Activité 3 : rationalisation de l’usage

des ressources de l’entité

Activité 4 : Rationalisation de l’usage

des ressources de l’entité

⇨ spécifiques au domaine d’activité

⇨ en termes de communication

⇨ en termes de production/gestion de l’information

Critères :











Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Proposition de

déroulement des

journées

d’interrogation*

* Proposition susceptible d’évoluer

dans la circulaire nationale définitive

CERTIFICATION

Une épreuve écrite sous forme ponctuelle :

E6 – Collaboration à la gestion des ressources humaines

FAQ CRCOM « Serait-il possible que cette épreuve E6 puisse être réalisée

sur poste informatique, avec un traitement de texte et un tableur ? »

« Non l’épreuve E6 est une épreuve écrite. »

▪ Coefficient 4 – Durée 4h00

▪ Commission de correction : un enseignant d’économie-gestion ayant en

charge l’enseignement « Collaboration à la gestion des ressources humaines »

(À défaut des enseignants ayant en charge les autres blocs professionnels)

▪ Etude de cas relative aux activités de la collaboration à la gestion des RH.

Tout type d’organisation, dimension interculturelle, SIRH structuré


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil

31/01/2019 http://www2.ac-lyon.fr/enseigne/ecogestion/legt 35

CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil



Une

thématique

clé…

… qui renvoie à

une

compétence

métier

… et à un

ensemble

de tâches

associées

Les compétences et critères de performance du référentiel

CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil



…ainsi qu’à la

communication,

la production et

la gestion de

l’information

Des critères de

performance

clairement

identifiés…

…spécifiques

au DA

Les compétences et critères de performance du référentiel

CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil



CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil



FAQ CRCOM « Peut-on disposer du sujet « zéro » ? »

« Le sujet « zéro » Norma Pyxis est mis à disposition des IA-IPR. »

« Dans le sujet « zéro » comment sera traitée la dimension interculturelle ? »

« Dans le cas qui vous est présenté, la dimension interculturelle peut être abordée par la

succession des fusions entre laboratoires. »

Un sujet zéro bientôt disponible qui reprend la logique du DOPS,

format « plébiscité » lors de la consultation nationale auprès des

enseignants.

Un contexte RH qui permet de couvrir plusieurs activités propres

à un domaine d’activité

CERTIFICATION


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil



Deux parties

1/ Rapport

• Un diagnostic qui prendra appui sur des éléments « de nature variée, issue ou

non d’analyse chiffrée » « Chaque candidat illustre son rapport avec les annexes

de son choix »

• Des propositions de solutions en relation avec le diagnostic

« Une analyse de données numériques et chiffrées sera exigée à l’appui du

diagnostic et des propositions de solutions. »

2/ Mise en œuvre de la décision

« La deuxième partie de l’épreuve pourra également mobiliser des outils de gestion

ou des calculs »



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Axes majeurs de la rénovation

▪ Ateliers de professionnalisation et de CEJM appliquée :

- Atelier mis en oeuvre par les équipes - retours d’expérience

- Préparation en amont

- Déroulement et co-animation

▪ Outils numériques : PGI, outils de gestion de projet, outils collaboratifs

▪ Gestion de projet : focus sur la notion de projet

ATELIERS DE PROFESSIONNALISATION ET CEJMA


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Retours d’expériences

Selon vous qu'est-ce qu'un atelier professionnel ?

Extraits des réponses au questionnaire :

▪ Des cas d'entreprises qui simulent des situations professionnelles...

▪ La mise en pratique des méthodes et des connaissances dans un contexte pro…

▪ Une séance co-animée où les étudiants sont mis en activité dans des missions

professionnelles notamment en groupe…

▪ Un atelier où l'on explore les différents aspects du métier…

▪ Un atelier permettant aux étudiants d'adopter une posture professionnelle à travers la

simulation de situations qu'ils pourront rencontrer en entreprise ou toute autre structure…

▪ Des activités s'inscrivant dans le domaine professionnel…

▪ Mise en activité réelle et pratique des étudiants en autonomie dans un contexte

professionnel…

▪ Un temps de travail sur des activités concrètes et transversales…

▪ Co-animation…

▪ L'utilisation des compétences des étudiants au service d'un besoin réel d'une

organisation…


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Retours d’expériences

Extraits des réponses au questionnaire :

▪ Une mise en situation professionnelle/un approfondissement des notions et outils

étudiés en cours…

▪ Apprentissage du travail en mode projet, développement des compétences

transversales et professionnelles…

▪ Un atelier qui permet aux étudiants de réaliser des actions professionnelles en

équipe, comme au sein d'une organisation avec tout ce que cela implique…

▪ Une activité menée en groupe en utilisant des outils collaboratifs…

▪ Mise en œuvre des différents enseignements, en mode gestion de projet…

▪ Un temps et un espace qui permet aux étudiant.e.s de prendre conscience de leurs

compétences/aux professeurs d'identifier et de valoriser les compétences des

étudiant.e.s, de partager/réinvestir des connaissances et des compétences, de travailler

sur des projets novateurs et formateurs (pédagogie de projet), d'être au cœur du métier

du "Support à l'Action Managériale", d'être au plus proche de la réalité de l'entreprise…

Selon vous qu'est-ce qu'un atelier professionnel ?



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Préparation en amont

En cours d’année N-1 Mai année N-1 En cours d’année N

Réunion équipe

pédagogique :

=> formalisation du

projet d’animation des

AP : ateliers, axes

disciplinaires à

développer, heures

dédiées et planning

annuel

=> Transmission au

corps d’inspection et

au chef

d’établissement

Réflexion,

accumulation de pistes

d’activités, partenariats

pour les AP

Préparation de

l’atelier prévu pour

chaque discipline :

=> Préparation des

ressources

pédagogiques,

=> Détermination des

compétences et

connaissances visées,

=> Définition des

tâches à mener par les

étudiants (modalités,

durée, productions

attendues)



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Préparation en amont - Projet d’animation des ateliers de professionnalisation



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Déroulement de l’AP

Espace d’apprentissage particulier

où « l’on fait autrement »

▪ Préparation, animation, et pilotage

conjointement

▪ Expertises croisées

▪ Champs de savoirs et de

compétences complémentaires

▪ Configuration des salles de classe

différente

▪ Différenciation

…

CEJMLVE

DA



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


AP

Fonction

intégrative

Approche globale du métier visé

Polyvalence des étudiants

Apprentissages transversaux




Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


DA

Regard /savoir-

faire

professionnels

Regard /culture générale et

expression française

Regard /LVERegard /CEJM

Situations

professionnelles liées

au « métier » au

cœur de l’atelier




Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Analyser Agir

Pratiques numériques

Jeux de rôle

Communication orale et écrite

Observation

Analyse de pratiques

professionnelles

Remédiation

Préparation et exploitation des

stages

… …




Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Ressources

variéesMode de

travail variés

Travail individuel

Travail de groupe

Echanges entre « pairs »

Articles

Vidéos

Cas professionnels

Témoignages

… …

Echanges avec des

professionnels




Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Les ateliers peuvent permettre d'accompagner les étudiants qui

souhaitent acquérir le statut d’étudiant-entrepreneur.

Se mettre par exemple en relation avec le PEPITE (pôle étudiant

pour l’innovation, le transfert et l’entrepreneuriat)




Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Interactions AP/expériences professionnelles

Expériences profession-

nelles

AP




Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


A chaque démarrage d’un nouveau thème (ex : préparation du stage)

Bien clarifier :

▪ les différents objectifs du thème,

▪ le résultat final recherché (ex : trouver un stage à l’étranger),

▪ les différentes phases pour le traitement du thème (tâches d’observation, d’analyse,

d’action…) et leurs objectifs,

▪ les « champs disciplinaires » mobilisés,

▪ les compétences du métier qui seront mises en œuvre,

▪ le calendrier des séances prévues avec les travaux à réaliser,

▪ les différentes modalités de travail selon les « phases du processus »,

▪ les productions et leur forme (écrits, vidéos…),

▪ les travaux évalués et comment (ex : un entretien oral de 5 min en français et en

anglais devant les 2 professeurs en même temps).

Fournir une « feuille de route » détaillée (sous forme de fiche

de processus par exemple) qui présente le déroulé de l’atelier

sur plusieurs séances, avec des annexes éventuelles.


Si des groupes travaillent sur des « thèmes » différents,

prévoir une feuille de route pour chaque sujet.



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Concrètement au début de chaque séance, on peut :

▪ Partir de la vision d’ensemble du thème (la grande feuille de route) et pointer

les points prévus pour la séance.

▪ Selon les travaux prévus, les professeurs organisent la classe en tenant

compte de leurs contraintes : type de salle, nombre de salles, effectif, outils de

travail disponibles…

▪ Ne pas hésiter à agencer :

- quelques îlots pour favoriser le travail en petit groupe,

- un « espace de réunion »...

▪ Ne pas hésiter à afficher sur le mur de la salle d’AP :

- la « fiche de processus » présentant le thème (en plus de la déposer sur un

espace numérique commun).




Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil



▪ Puiser des idées auprès des collègues d’autres établissements (un des

objectifs des formations académiques).

▪ Sortir des sentiers battus : par exemple, utiliser le théâtre pour travailler la

communication orale.

▪ Mettre en place des rituels comme dans les entreprises (ex : « l’astuce du

jour », la minute « actu » hebdomadaire en variant les sujets économiques,

managériaux, sociétaux… ).

▪ Conjuguer les « simulations » d’apprentissage (jeux de rôle par exemple)

avec des situations professionnelles réelles qui ont de vrais enjeux ( ex :

faire une intervention orale devant un « vrai public »).

▪ Faire un point théorique sur un sujet avant d’attaquer les travaux

« professionnels » pour prendre un peu de hauteur .



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Rôle des professeurs durant l’AP

▪ Durant les ateliers, les étudiants travaillent souvent en autonomie et

suivent la feuille de route détaillée, co-conçue par l’équipe intervenant

en AP .

▪ Les étudiants peuvent déposer au fur et à mesure leur production sur

une plateforme collaborative.

▪ Les 2 professeurs circulent dans les groupes, corrigent, donnent des

conseils, orientent, réunissent des groupes en fonction des besoins,

aident à la prise de contact avec des interlocuteurs, recadrent…



OUTILS NUMÉRIQUES MOBILISABLES EN BTS SAM


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Progiciel de Gestion Intégré : des scénarios clef en main élaborés

pour répondre aux exigences du BTS SAM => présentation

Trello, outil de gestion de projet => présentation

Suites collaboratives

SIRH Eurecia



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Suites collaboratives

Partage de fichiers et stockage dans le cloud

Recherche dans GSuite Boîte courriel

Agenda partagé

Messagerie instantanée

Création de documents : textes,

tableaux, calculs, graphiques,

diaporamas, sites web,

questionnaires en ligne, recueil

d’idées, tableau blanc

collaboratif

Suite intégrée d'applications de

collaboration et de productivité cloud

Expérimentation TraAM académie de Paris :

https://www.ac-paris.fr/portail/jcms/p1_1689064/outil-

numerique-google-suite-pour-education

Gestion comptes utilisateurs

et paramètres de sécurité Visio-conférence

https://www.ac-paris.fr/portail/jcms/p1_1689064/outil-numerique-google-suite-pour-education



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil

SIRH Eurecia

Découverte solution en mode SaaS

Webinars pour se formerContact pour établir une convention :

[email protected]

https://www.eurecia.com/videos

https://www.eurecia.com/evenement/webinar


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


FAQ CRCOM Versailles

Un projet peut-il

être réalisé à

plusieurs ?

Oui c’est possible.

Dans ce cas les participants au projet ne présentent pasles mêmes réalisations.

Toutefois chaque participant doit pouvoir être en mesured’expliquer l’ensemble des différentes étapes du projetauquel il a participé.

Focus sur la gestion de projet


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Un projet est-il forcément terminé ?

C’est à la commission d’apprécier le degré d’atteinte des compétences.

Si le projet n’est pas terminé, la commission pourra lors de l’entretien investiguer les conditions de non-respect des délais par exemple.

Car l’évaluation du projet, qui intervient en fin de déroulement, est également une compétence du bloc.




Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Est-ce qu’un projet présenté dans le cadre de cette épreuve est forcément réel ?

Page 80 du référentiel il est écrit « Il présente deux projets vécus au

cours de la formation, y compris au cours des ateliers de

professionnalisation et des stages en milieu professionnel ».

Un projet est donc réel, il n’a pas été inventé pour les besoins de l’épreuve. […]

Pour des questions de confidentialité, il est possible que des éléments du projet soient modifiés pour leur présentation à l’examen. Ces modifications ne doivent pas obérer l’évaluation des compétences (sinon choisir un autre projet).

Pour trouver des projets en dehors des stages, il est important de solliciter les partenaires de l’établissement de formation. La fédération française des métiers de l’assistanat et du secrétariat (FFMAS) constitue un réseau de partenaires précieux.



https://www.ffmas.com/


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


La veille informationnelle présentée à l’examen est-elle en lien avec un des projets présentés lors de l’épreuve ?

Oui, obligatoirement.




Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Quand est organisée l’épreuve ?

Le principe du CCF est que l’épreuve se déroule lorsque la personne candidate est prête.

Il est tout-à-fait possible de conduire les deux situations d’évaluation le même jour.

La circulaire d’organisation va proposer des modalités d’organisation de l’épreuve.




Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Comment va se dérouler l’épreuve précisément ?

La circulaire d’organisation en précisera les modalités précises, notamment

* les réunions d’entente et d’harmonisation, * la mise à disposition des dossiers, * la préparation des interrogations * le paramétrage des postes de travail pour éviter la communication avec des tiers pendant la préparation.




Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Si le projet a été réalisé dans une organisation, comment la personne candidate va-t-elle accéder aux ressources informatiques lui permettant de passer l’épreuve ?

Deux solutions : soit les ressources informatiques sont répliquées dans le centre d’examen soit elles sont accessibles à distance.

Dans le référentiel page 80 il est écrit : « ils [les personnes candidates] doivent se munir des équipements mobiles ou nomades, logiciels, applications, ressources informatiques, productions et documents nécessaires au déroulement de l’épreuve. Ils restent seuls responsables de l’accès, la consultation et la modification de ces ressources. »




Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Qui prépare la nouvelle demande pour modifier ou compléter le projet ?

C’est la commission d’interrogation.La circulaire d’organisation précisera les modalités de conduite de l’épreuve.




Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Les étudiant(e)s auront-ils en stage la possibilité de construire un projet ?

Oui mais cela va nécessiter d’anticiper les choses et

de présenter les objectifs de la formation durant la

phase de recherche de stage.

Une liste de « pistes possibles » sera proposée aux

entreprises pour les guider.

Questionnaire Google Form



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Pouvons-nous avoir des idées de projets valables pour l'épreuve ?

Cf infra.

Focus sur la gestion de projetQuestionnaire Google Form


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Quelle est la part de la veille informationnelle à l’examen ?

L'importance de la veille informationnelle pour l'épreuve n’est-elle pas exagérée par rapport à la réalité de la gestion de projets pour nos étudiants ?

6 points sur 20 donc 1/3 environ.

Une place moins importante pourrait engendrer un « délaissement» de cette partie par les étudiants.Cette partie permet de faire le lien avec le bloc CEJM, ce qui correspond précisément à l’esprit du BTS SAM. L’avantage de cette partie est qu’elle peut être réalisée en dehors des murs de l’entreprise (en classe par exemple).



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Une fois les projets lancés et les notions acquises, que fait-on en classe entière ?

Le DA2 s’inscrit dans une logique incrémentale et itérative, ce qui signifie que l’on peut toujours continuer à approfondir les notions et à revenir dessus dans des contextes différents…



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


N’est-il pas ambitieux de trouver 2 projets intéressants par étudiant ?

Tous les projets n’ont pas la même envergure et tous les projets ne sont pas forcément menés en stage. Un étudiant pourrait très bien envisager de présenter un projet mené pour le compte d’une association dont il est membre, par exemple. Il est possible de mener des projets simples, notamment en première année. Et il également possible de positionner plusieurs étudiants sur le même projet dès lors qu’ils sont capables d’en présenter toutes les étapes. L’usage nous dira de quelles natures sont les difficultés.



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Les étudiants vont

certainement trouver

leurs projets lors du

stage de 2ème année.

Auront-ils assez de

temps pour monter les

dossiers + assurer une

veille ?

Les situations risquent d’être variables d’un étudiant à l’autre. Peut-être faudra t-il préconiser de placer le stage de deuxième année après les vacance de Toussaint…Si l’étudiant trouve son stage bien avant la date de démarrage et qu’un projet a été identifié avec le tuteur, rien ne l’empêche de démarrer la veiller en classe et à la maison avant le début du stage. Les projets peuvent être des projets accompagnés.




Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Quel sera le déroulement de l'épreuve orale (une grille d'évaluation des compétences pourrait être utile) ?

La circulaire d’organisation donnera toutes les grilles.

Toutes les phases du projet (cycle) sont évaluées +

les compétences en termes de communication, de

production et de gestion de l’information.



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Autres questions ?



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Notre objectif à l’issue de la formation

Parvenir à rédiger des supports communs, utilisables par tous

dans l’académie de Lyon.

• Une annexe pédagogique à la convention

de stage présentant les exigences du BTS et

des pistes de projets possibles en entreprise.

À destination des tuteurs de stage

• Un document de synthèse présentant les exigences du BTS et des pistes de projets possibles en dehors des stages.

A destination des chefs d’établissement

+ partenaires



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Nos objectifs

Aujourd’hui

• Nous amorçons la réflexion tous ensemble.

Pendant 3 semaines

• Un petit groupe de travail (formatrices + 3 autres collègues volontaires) poursuit la réflexion et complète les idées.

Courant mars

• Les formatrices formalisent les 2 documents

qui seront déposés sur viaeduc.



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Focus sur la veille informationnelle

Les axes de veille possibles :

- Veille technologique (dont digitale)

- Veille commerciale, marketing

- Veille concurrentielle

- Veille économique, politique

- Veille juridique

- Veille sociétale (socioculturelle)

- Veille /e-réputation

Suggestion pour l’examen : viser au moins 2

domaines de veille pour avoir un contenu suffisant.

Liens avec le cours de CEJM

Liens avec le cours de culture

générale



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Des questions essentielles à se poser :

Quels sont les objectifs de la veille pour mon projet ?

Quels seront les axes de la veille ?

Y aura-t-il un contenu suffisant et pertinent pour le projet

Quels seront les acteurs à « surveiller » ?

Quelles seront les informations à « surveiller » ?

Quels seront les résultats attendus ?

Focus sur la veille informationnelle



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Des pistes de sujets pour des projets en stage

Thème RSE

• Recyclage

• Traitement des déchets

• Zéro papier

• Covoiturage

• Sécurité

Thème internet/réseaux

sociaux

• Community management

• Création d’un site

• E-réputation

• Vente en ligne

Thème

organisation/nouvelles

formes de travail

• Télétravail

• Coworking

• Aménagement des espaces de travail

• Réorganisation d’un service

Thème représentation des salariés• CSE (comité social et économique)



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Des pistes de sujets pour des projets en stage

Thème informatique/numérique

• RGPD

• PGI

• GED/numérisation des documents

Thème événementiel • En interne

• En externe

Thème RH

• Projet de cohésion d’équipe

• Formation (CPF…)

• Marque employeur

• Paye /IR à la source

• Mise en œuvre du plan de mobilité des salariés

Thème commercial

• Développement d’un nouveau produit ou service

• Parcours d’intégration

• Projet de cohésion d’équipe

• Formation (CPF…)

• Paye /IR à la source

• Lancement d’un appel d’offre

Transversal • Accompagnement d’une création d’entreprise



Sophie Jacquier

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Gestion de projet

D’autres pistes de sujets pour des projets en stage ?



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Des pistes pour des projets dans les établissements

S’emparer du projet d’établissement et se mettre en relation avec les

différentes « instances », commissions, professionnels… pour prendre

connaissance des projets prévus auxquels les étudiants pourraient

prendre part.

La question du budget est à clarifier le plus en amont possible pour être sûr

que les étudiants pourront « travailler » sur la partie budgétaire.

Association du personnel



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


La Région Auvergne-Rhône-Alpes a défini une politique éducative prenant en

compte ses compétences et ses priorités autour de six thématiques :

1. Découverte des métiers et insertion dans l’entreprise

2. Mobilité internationale

3. Responsabilité citoyenne et santé

4. Sport

5. Passeport pour la Francophonie

6. Culture et patrimoine (Passeurs de culture, Lycéens et apprentis au Cinéma,

Lycéens et apprentis à l’Opéra et Prix littéraire des lycéens et apprentis

d’Auvergne-Rhône-Alpes)

Chaque établissement peut déposer un ou plusieurs projet(s) par thème.

Lien « appel à projet » région Rhône-Alpes.

Des pistes pour des projets dans les lycées


http://www.elycee.rhonealpes.fr/actualites/appel-a-projets-decouverte-region-2018-2019-modification-de-la-fiche-thematique-quot-sport-quot--44817.htm


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Quand réaliser le 1er projet ? Projet d’apprentissage ? Quand commencer la veille ?...

Septembre - Octobre

Notions

Cahier des charges

Tableau de répartition des rôles

Acteurs

Planification

Budgets…

Traitement de texte, tableur, messagerie

électronique, outils collaboratifs, de planification

Drive, Trello, Mindview…

1ère année

Une suggestion de calendrier



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Novembre - Décembre

- Projet collectif « Organisation d’une visite d’entreprise »

cahier des charges défini par l’enseignant

- Projet collectif (6 étudiants)« Assurer une communication

efficace autour du BTS SAM » Fin du projet : avril N+1

Autres pistes :

- Projet au sein du lycée (instances représentatives, projet

de collègues, CDI…) avec les partenaires du centre de

formation, associations…




Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Communication autour du BTS SAM

Période : Janvier-avril

Création de supports de communication

- A destination des élèves et de leur famille (flyer, brochure, newsletters…)

- A destination des entreprises (document d’accompagnement ?...)

- Public

Actions de communication

(PO, salons…)

MAJ du site

Budget, plusieurs postes de dépenses (déplacement, impression des

documents…)

Veille (au moins 2 domaines) réglementaire (BO, référentiel…) sociétale (comment

est perçu ce nouveau BTS sur les réseaux sociaux…)




Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Organisation d’une visite

Constitution de groupes de projets

Elaboration du cahier des charges

Tableau de répartition des rôles

Liste des tâches

Organisation de réunions, CR

Planification

Budget…

En relation avec les Ateliers professionnels




Retour du stage Janvier - Mai

- Projets trouvés lors du 1er stage

Projet accompagné : période longue + de 10

personnes, comité de pilotage

Projet en responsabilité : période plus courte

(quelques semaines) – de 10 personnes, pas de

comité de pilotage mais un groupe projet


Sophie Jacquier

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Projet accompagné p 69 référentiel de formation, période longue + de

10 personnes, comité de pilotage

Lancement d’un nouveau produit ou service

Exemples : Mise en œuvre du plan de mobilité d’une entreprise

Réorganisation des services d’un hôpital

L’office manager participe au projet et seconde le chef de projet, sa place

et ses missions sont clairement définies

Projet en responsabilité, période plus courte (quelques semaines) – de

10 personnes, pas de comité de pilotage mais un groupe projet

Exemples : participation aux sessions de recrutement, informatisation

d’une procédure de gestion, mise en œuvre d’une signalétique sur les

sites entreprise…


Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil




Organisation d'un événement « 3

ans de l'entreprise »

Numérisation des documents, objectif zéro

papier

Aménagement d'un espace AccueilProjet cohésion d'équipe fin d'année (journée

événementielle)

Aménagement d'un espace

numérique destiné aux agents +

plan de formation

Organisation d'un pot de fin d'année (1ère fois)

afin de renforcer les liens entre les

collaborateurs de différentes agences




Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Mise en place d’une veille informationnelle liée au projet

• Collecte d’informations à l’aide de flux RSS

• Utilisation des réseaux sociaux comme outil de collecte d’informations utiles au

projet

• Mise en œuvre de Netvibes ou Pearltrees pour diffuser et partager le contenu

d’une veille informationnelle




Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Septembre - Octobre

Exploitation des projets trouvés

lors du 2ème stage

Janvier - Avril

Exploitation des projets

du 3ème stage

2ème année


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Nathalie Peteuil




Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Annexe pédagogique pour les tuteurs de stage

Suggestion de plan

Titre : La gestion de projet en stage

I- Objectifs du diplôme préparé et du stage

II- Le boc gestion de projet en particulier

- Qu’entend-on par projet ?

- Tableau « vade-mecum ».

II- Pistes de sujets possibles pour des projets

III- Conditions possibles de réalisation

- Durée du stage (voir tout le cycle du projet)

- Démarrage en stage et continuation au lycée à distance en rendant compte de

l’avancement du travail

- De manière totalement détachée (l’étudiant travaille sur le projet à l’extérieur)

IV- Place de la gestion de projet à l’examen du BTS



Sophie Jacquier

Nathalie Peteuil


Qui souhaite poursuivre la réflexion avec nous pour nous

permettre de finaliser les supports d’accompagnement ?


bts support À l’action managÉriale office manager · 2019. 2. 21. · nadia chougrani-nief...

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