brukerhåndbok - ups2015 united parcel service of america inc. med enerett. ups billing center...

BrukerhåndbokUPS® Billing Center

© 2015 United Parcel Service of America, Inc. UPS, merkenavnet UPS og den brune fargen er varemerker for United Parcel Service of America, Inc. Med enerett. no_no

© 2015 United Parcel Service of America, Inc. Med enerett.

UPS Billing Center brukerhåndbok

i

Innholdsfortegnelse

UPS Billing Center Få tilgang til UPS Billing Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Registrering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Oversikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Faktura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Betaling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

Rapportering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

Administrasjon/Profil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

UPS Billing Center er en sikker nettbasert fakturavisning og betalingsapplikasjon som gir deg mulighet til å registrere deg for å se UPS-fakturaene dine i flere formater (på nett, PDF, CSV og XML), opprette en tvist om betalinger, lage rapporter og betale på nett .



1

Få tilgang til UPS Billing CenterGå til hjemmesiden ups.com® .

Velg fanen Min UPS øverst på siden . Nedtrekksmenyen vil vises .

Velg Fakturering fra nedtrekksmenyen .

Du kan også skrive inn ups.com/billing i adressefeltet på nettleseren din .



2

Få tilgang til UPS Billing Center (fortsettelse)

For å registrere deg, velger du linken Registrer deg i UPS Billing Center .

Dersom du har registrert deg tidligere i UPS Billing Center, velger du Tilgang .

Dersom du ikke er logget inn på Min UPS, må du logge inn .

Dersom du ikke har en Min UPS-ID, velger du Registrer deg nå for å opprette en ID og et passord .

Denne innloggingen gir deg tilgang til applikasjoner på ups.com, inkludert UPS Billing Center .



3

Registrering

Fakturaverifisering for kontoDu må fullføre en fakturaverifisering for kontoen (AIA) for å bekrefte at du har tilgang til fakturainformasjon for hver konto som registreres i UPS Billing Center .

Du må også oppgi følgende informasjon fra én av dine tre siste fakturaer som har blitt opprettet i løpet av de siste 45 dagene for å verifisere UPS-kontoen din .

• Fakturanummer

• Beløp som forfaller denne perioden

• Fakturadato

• Kontroll-ID

Merk: For å kunne registrere en plan så må AIA-informasjon fra en sammendragsfaktura oppgis.



4

Registrering (fortsettelse)

Fakturaverifisering for konto (fortsettelse.)

Du vil bli informert når kontoregistreringen din i UPS Billing Center er vellykket .

Betalingsinformasjon kan legges til når registreringen er fullført .

Du kan legge til flere kontoer via fanen Administrasjon etter at du har logget inn i UPS Billing Center .

Når du velger knappen Fortsett, vises siden Oversikt i UPS Billing Center .



5

OversiktFanene befinner seg på øverst på alle sidene i UPS Billing Center . Disse fanene kan velges for å bruke forskjellige funksjoner og funksjonalitet .

Du kan se og/eller velge følgende nøkkelelementer på siden Oversikt:

• Nåværende balanse (utestående beløp) for hele bedriften (sum av alle kontoer som er valgt under bedriften)

• Sette opp automatiske betalinger

• Kontoer registrert i automatiske betalinger

• Knappen Betal nå for å få tilgang til betalingsområdet



6

FakturaUnder fanen Faktura kan du få tilgang til informasjon om fakturasammendrag og fakturadetaljer, sammen med tilgang til online, PDF-, CSV-, og XML-formater av fakturaene deres . Du kan også opprette en tvist om betalinger .

Fakturasammendrag og -detaljerFølgende informasjon om fakturastatus blir vist på fanen Faktura når du velger Bedriftssammendrag .

• Åpen/forfalt

• Forfalt

• Betaling pågår

• Åpne

• Underbetaling/justering

• Returnert betaling

• Betalt

• Overbetaling/justering

• Stengt

Du kan bruke følgende søkekriterier for å se spesifikk informasjon om innenlands- eller eksport- og importfakturaer:

• Fakturadato

• Fakturastatus

• Fakturatype

• Kontonummer

• Fakturanummer

Du må velge et fakturanummer for å se detaljert fakturainformasjon .

FakturahistorikkFunksjonen Arkivhistorikk i Billing Center lar deg:

• Finne frem fakturaer opptil 52 uker bakover i tid

• Laste ned flere fakturaer samtidig til én enkelt samlefil



7

Faktura (fortsettelse)

Fakturasammendrag og -detaljer (fortsettelse.)

I skjermbildet Fakturasammendrag kan du se nøkkelinformasjon om fakturaer .

Dersom du har rettigheter til å utføre betalinger, vil du ha tilgang til knappen Betal nå for å initiere betalinger i skjermbildet Fakturasammendrag .

Vis PDFVelg PDF for å se en PDF-versjon av en faktura .

Skriv ut betalingskvitteringVelg Betalingskvittering for å se og skrive ut en betalingskvittering .

Nedlasting av CSVUPS faktureringsdatafil

• Velg UPS Faktureringsdata for å se i CSV-format i 250 dataelementer .

XML-datafil

• Velg XML-dataformat for XML-formatert data av fakturaen din .

UtskriftsvennligVelg Utskriftsvennlig for å se og skrive ut en kopi av siden .



8


Justeringer/tvisterFra skjermbildet Fakturasammendrag kan du opprette tvister på betalinger ved å velge knappen Tvist .



9


Justeringer/tvister (fortsettelse)

Når du velger knappen Tvist fra skjermbildet Forsendelsesdetaljer, vil skjemaet for å opprette tvister vises . Du må fullføre skjemaet ved å fylle ut de obligatoriske feltene .

Forespørselen om justering vil bli gjennomgått, og fakturaen vil bli kreditert på neste faktura dersom forespørselen godkjennes . Du vil bli kontaktet direkte via e-post dersom forespørselen om justering ikke godkjennes .

Når du sender skjemaet for å opprette en tvist, vil en melding informere deg om at justeringen har blitt sendt .



10

BetalingFanen Betaling lar deg sette opp og/eller planlegge betaling for en faktura . Firmaadministratoren må tildele brukere rollen for å betale fakturaer . Det er kun administratoren som har mulighet til å sette opp en betalingskonto . Det finnes fire betalingsmoduler:

• Engangsbetalinger

• Automatiske betalinger

• Betalingsaktivitet

• Betalingskontoer

BetalingskontoerFør elektroniske betalinger kan bli initiert i UPS Billing Center, må det være opprettet minst én betalingskonto.

Du kan legge til betalingskontoer eller vise, endre eller slette eksisterende kontoer .

Fra fanen Betalingskontoer i UPS Billing Centers betalingsområde, velger du Legg til bankkonto for å opprette en betalingskonto .

(For kontoer som allerede har blitt opprettet, velger du Endre for å oppdatere kontoinformasjon, eller Slett for å fjerne en konto .)



11

Betaling (fortsettelse)

Betalingskontoer (fortsettelse)

Deretter vil skjermbildet for å legge til kontoinformasjon bli vist . Du må skrive inn informasjon i de korrekte feltene . Bruk bare alfanumeriske tegn i feltet Betalingskontonavn .

Merk: Spesialtegn (f. eks. @, #, *, ?) støttes ikke i feltet Betalingskontonavn.



12


EngangsbetalingerNår du velger engangsbetaling, må du initiere betalingen til UPS for hver faktura som skal betales .

Merk: For å planlegge betalinger i UPS Billing Center, må du ha opprettet minst én betalingskonto.

Du må velge en faktura hver gang for å betale .

Du kan velge flere fakturaer for å strømlinjeforme betalinger ved å velge den øverste avmerkingsboksen som velger alle utestående fakturaer, eller ved å bare velge de fakturaene som skal betales .

Deretter må du skrive betalingsdato og velge ønsket betalingskonto .

Merk: Hvis fakturaen forfaller ved mottak, vil dagens dato velges som standard .

Et bekreftelsesskjermbilde for engangsbetalingen vil vises. Du må bekrefte fakturaen og fakturabeløpet . Vennligst velg Neste når det er bekreftet .



13


Automatiske betalingerAutomatiske betalinger lar deg sette opp betalinger for alle fakturaer som vises i UPS Billing Center .

Merk: Alle utestående fakturaer må betales ved å bruke engangsbetaling før du setter opp automatiske betalinger.

For å sette opp automatiske betalinger må brukere:

• Velge fanen Betaling, og deretter Automatiske betalinger

• Velge Legg til automatiske betalinger, og deretter Neste

• Velge Kontonummer

• Velge Betalingskonto i nedtrekksmenyen

• Oppgi betalingsbeløpet, betalingsdatoen og den gjeldende perioden

• Velg neste

• Verifiser de automatiske betalingsdetaljene og velg Bekreft

Automatiske betalinger kan bli oppdatert på siden Administrer automatiske betalinger, velg Endre eller Avbryt for å avbryte.

Automatiske betalinger vil forbli aktive til de kanselleres, eller til datoen du har valgt .



14


BetalingsaktivitetDu kan se engangs- eller automatiske betalinger på fanen Betalingsaktivitet . Du kan finne opptil ett år med betalingsaktivitet i UPS Billing Center .

Dersom en betaling ikke har blitt behandlet, kan du endre betalingsdatoen eller kansellere planlagte betalinger .



15

RapporteringFanen Rapportering lar kunder laste ned Billing Analysis Tool. Kunder blir sendt videre til nedlastingssiden.



16

Administrasjon/ProfilFanen Administrasjon er tilgjengelig for deg dersom du innehar administratorrollen . Administratorer kan legge til og administrere brukere og kontoer, brukerprofiler og e-postmeldinger .

Fanen Profil er tilgjengelig for deg dersom du ikke innehar administratorrollen . Der kan du administrere e-postmeldingene dine .

AdministratoroversiktDet finnes tre faner i Administrasjon:

• Administrer bedrift

• Administrer brukere

• Melding

BedriftUnder Bedrift finnes det fire faner:

• Legg til kontoer

• Se registrert konto

• Administrer registrering

• Administrer betalinger



17

Administrasjon/Profil (fortsettelse)

Administrator – brukereSom administrator kan du se, endre, slette og legge til brukere i dette skjermbildet .

For å legge til en ny bruker, må du skrive inn brukerens Min UPS-ID og tilhørende e-post og tildele en rolle til brukeren .

Tilgjengelige roller: Bare se, Vis og juster, Se og betal, Se, betal og juster, Administrator eller Planadministrator .

Du blir presentert en melding som informerer dem om at brukeren har blitt lagt til .

Brukerne som har blitt lagt til vil nå vises i brukerlisten under søkeresultater . For å oppdatere/endre en brukers rolle, velger du Endre .

For å fjerne en bruker fra UPS Billing Center, velger du Slett .



18


Administrator – legg til kontoFor å verifisere en konto i delen Legg til konto, må du oppgi kontonummer, fakturanummer, fakturabeløp, fakturadato og kontroll-ID fra en tidligere faktura .

Merk: Du vil se en melding etter at en konto har blitt verifisert.



19


Administrator – administrere kontoSom en administrator har du rettigheter til alle kontoer i bedriftens profil, og er automatisk tilknyttet alle kontoer .

Ikke-administratorer blir ikke tildelt noen kontoer automatisk, og kan ikke se informasjon om kontoer de ikke er tildelt . Ikke-administratorer må bli tildelt av en administrator ved å bruke Administrer tilgang .



20


MeldingAlle brukere kan administrere sine e-postpreferanser på fanen Meldinger .

Alle valg for e-postmeldinger vil bli vist . Du må velge alle de ønskede boksene for å motta e-post når det skjer en spesifikk aktivitet i UPS Billing Center . Du kan oppdatere en e-postadresse ved å gå inn på Min UPS-profil gjennom ups.com .

Administrator

Ikke-administrator



21

SupportDu kan få støtte på fanen Support i UPS Billing Center på ups.com som tilbyr følgende:

• Få tilgang til hjelpeinformasjon tilgjengelig i UPS Billing Center .

• Kontakte UPS via e-post ved å fylle ut et nettskjema på ups.com– Når det er fylt ut, velger du knappen Neste nederst

i skjermbildet .– Fyll ut informasjonsfeltene ved å velge UPS Billing

Center og skrive inn spørsmålet eller kommentaren din .– Velg knappen Send e-post nederst til høyre

i skjermbildet .

• Kontakt UPS på telefon



22

Support (fortsettelse)

TelefonsupportDu kan også kontakte UPS på telefon for spørsmål om fakturaene dine eller for teknisk support som er relatert til UPS Billing Center . Men telefonnumrene for hver av de er forskjellige .

• Fakturaspørsmål som gjelder innenlands/import:

Dersom du har spørsmål om fakturaen din, kan du ringe supportnummeret for innenlands- eller importfaktura .

– Innenlandsfaktura 0800 404 505

– Importfaktura 0800 404 505

• Teknisk support:

Dersom du har tekniske spørsmål, kan du ringe 0800 82 25 54 .

• Ofte stilte spørsmål:

http://www .ups .com/content/no/no/resources

• Send inn en forespørsel på e-post:

https://www .ups .com/upsemail/input?loc=no_NO

Innenlandsfaktura 0800 404 505

Importfaktura 0800 404 505

Teknisk support 0800 82 25 54

brukerhåndbok - ups2015 united parcel service of america inc. med enerett. ups billing center...

Documents