british standards - setterora.files.wordpress.com€¦ · web viewניהול פרויקטים....

Draft to SI 25006 25006הצעה לתקן ישראלי ת"י

מערכות ניהול ידע - דרישות

Knowledge Management systems - Requirements

מסמך זה הוא הצעה בלבדמופץ לעיון ולהערות הציבור

1


תוכן הענייניםמבוא

כללי.0.1גישה תהליכית לניהול ידע.0.2

חלות התקן1

הגדרות2

אחריות הנהלה3כללי 3.1מחויבות הנהלה 3.2מדיניות ניהול הידע 3.3תכנון 3.4אחריות וסמכות3.5סקר הנהלה3.6

ניהול משאבים4הספקת משאבים4.1משאבי אנוש 4.2תשתית טכנולוגית 4.3

תרבות ניהול ידע וארגון לומד 5

כללי5.1הגדרת תרבות ניהול ידע רצויה 5.2 אבחון תרבות ניהול ידע5.3תוכנית לקידום תרבות ניהול ידע 5.4

כלים לניהול ידע6 כללי6.1שטחות הכלים לניהול ידע 6.2

2


מימוש ניהול הידע בארגון7

כללי 7.1תכנון-על וגיבוש תוכנית עבודה 7.2מימוש פתרונות ניהול ידע 7.3תיעוד 7.4מדידה והערכה 7.5 הפקת לקחים ושיפור . 7.6. המשך פעולה לטיפול באתגרים וצרכים חדשים7.7

תיעוד8

מטרות התיעוד 8.1תוכני התיעוד 8.2מתכונת התיעוד 8.3בקרת מסמכים 8.4

מדידה והערכה9

תחומי המדידה וההערכה 9.1מטרות המדידה וההערכה9.2 שיטת המדידה וההערכה9.3

הפקת לקחים10

כללי 10.1הפקת לקחים 10.2מתודולוגיה 10.3תוצאות 10.4

- מדידה והערכה9א - רשימת מדדים לסעיף נספחנספח ב - רמות בשלות של ניהול ידע

3


מבואכללי. 0.1

תקן זה קובע דרישות למערכת ניהול ידע בארגון:השואף להגביר את יכולותיו באמצעות מינוף ההון האנושי וההון הארגוני; א.המבקש להוכיח ללקוחותיו ולשוק כולו את יתרונו בנוגע לידע שלו ולניהולו.ב.

אימוץ מערכת ניהול ידע צריך להיות החלטה אסטרטגית של הארגון. התוכן והיישוםשל מערכת ניהול ידע בארגון מושפעים מגורמים שונים:

מאפייני הארגון, לרבות גודל הארגון, מבנהו ובעלי עניין;א(הסביבה הארגונית, השינויים בסביבה זו והסיכונים בה;ב(התרבות הארגונית בכלל ותרבות ניהול הידע בארגון בפרט;ג(צרכיו המשתנים של הארגון;ד(מטרותיו הייחודיות של הארגון;ה(יכולות הליבה של הארגון;ו( ההון האינטלקטואלי של הארגון: הידע המשותף בארגון והידע של הפרטיםז(

בו. כוונתו של תקן זה להנחות את המיישמים, תוך שמירה על חופש ניהול שיאפשר

התאמה לגורמים שלעיל.

. גישה תהליכית לניהול ידע0.2 הגישה התהליכית פירושה ביצוע תהליך מוסדר בעל שלבים מוגדרים ועוקבים לאורך

זמן, לצורך מימוש פעילויות של ניהול ידע בארגון. תקן זה מעודד אימוץ גישה תהליכית של ניהול הידע בארגון, כבסיס לפעילות איכותית ואפקטיבית של מערכת

ניהול הידע בארגון לאורך זמן.

4

הזדמנויות ואתגרים חדשים

הפקת מדידה והערכה תכנון ומימוש של פתרונות ניהול ידע תכנוןקביעת מדיניות ניהול הידע והיערכות למימושהלקחים ושיפור


מציג תיאור סכמטי של מודל הגישה התהליכית לניהול הידע בארגון.1תרשים יישום מודל כזה על שלביו, לרבות יחסי הגומלין בין השלבים, יכול להיחשב כאימוץ

"גישה תהליכית".

: מודל של גישה תהליכית לניהול ידע בארגון1תרשים

הערה: נספח ב מציג כלים לבחינת רמות הבשלות של ניהול הידע בארגון. כלי זה יכול לשמש לבניית תוכנית

עבודה מדורגת לצורך התאמה לדרישות תקן זה ולסייע למימושן.

כאשר הגישה התהליכית משמשת מודל לפעילות ניהול הידע, היא מדגישה אתחשיבותם של:

פעולה על בסיס אסטרטגיה מושכלת;א.

הזיהוי וההבנה של האתגרים והצרכים של הארגון; ב.

ידע, לקבוע להן סדרי עדיפויות ולשקולג. הצורך לתכנן פעילויות של ניהול אותן במונחים של עלות מול תועלת;

ניטור ומדידה של תוצאות הפעילות במספר רמות, הערכתן וניתוחן;ד.

שיפור מתמיד של התהליך על סמך תוצאות הניתוח והלמידה מתוך הניסיוןה.הנצבר בארגון;

וכן מתן פתרונות לאתגריםו. ידע לצורכי הארגון, ניהול שיפור המענה של חדשים בארגון.

5


. חלות התקן1 תקן זה קובע דרישות למערכות ניהול ידע בארגונים, ודן בהקמה ובתחזוקה של מערכות ניהול ידע, בהנחלת תרבות של ניהול ידע ושיתופו, בכלים לניהול הידע

ובאופן מדידת הידע בארגונים. התקן ישים לכל סוגי הארגונים העסקיים, פרטיים וציבוריים, וכן לארגונים שאינם

למטרות רווח.

6


. הגדרות2הגדרות אלה כוחן יפה בתקן זה:

. ניהול ידע2.1 שילוב של תהליכים, פעילויות, מתודולוגיות וכלים המאפשרים שימור, שיתוף,ופיתוח הנגשה

של ידע מוכוון מטרה.. מערכת ניהול ידע 2.2

מערכת ניהול בארגון, המתווה, מנהלת ומקדמת את פעילות ניהול הידעבארגון, והכוללת

את המבנה הניהולי של הפעילות, את השותפים השונים הנוטלים בה חלק, אתמתכונות

העבודה, את המשאבים הנוספים הנדרשים, את המתודולוגיות והכלים שאימץ

הארגון ואת תהליכי המדידה וההערכה של ניהול הידע בארגון.

. ארגון לומד2.3 ארגון שאנשיו משפרים בהתמדה את יכולותיהם וביצועיהם.

. עובד ידע2.4 עובד שעבורו הידע הוא גורם משמעותי להצלחתו בתפקיד.

. גישה תהליכית לניהול ידע 2.5 גישה הגורסת ביצוע תהליך מוסדר בעל שלבים מוגדרים ועוקבים לאורך זמן,

לצורך מימוש פעילות של ניהול ידע בארגון, תוך שילוב פעילות של שיפור מתמיד כחלק מן

התהליך. . אתגר 2.6

פער או צורך הקיימים בארגון, ברמה העסקית או הארגונית, אשר יכולים לקבל מענה אפקטיבי באמצעות הכלים של ניהול ידע, וכך לתת ערך עסקי לארגון

)כגון: התייעלות, הגדלת תפוקה, הגדלת שביעות רצון לקוחות, יצירת ערך חדשלמוצר(.

. מדיניות ניהול ידע2.7 עקרונות וכללים לניהול הידע בארגון הנגזרים מהחזון הארגוני, מיעדיו

וממטרותיו, 7


והכוללים, בין היתר, הנחות יסוד, ערכים, תהליכים ונהלים החלים בארגון בכלהנוגע

ללמידה אישית וארגונית, לשיתוף ושימור של ידע קיים וליצירה של ידע חדש.

. חדשנות2.8 ניצול מוצלח של רעיונות חדשים הנוגעים לתהליך )תפעול(, למוצר, לשירות,

לאסטרטגיה או לניהול. הערה:

תהליך החדשנות צריך לייצר ערך הגורם לגידולו העסקי של הארגון.

. כלים לניהול ידע2.9

כלים הנותנים מענה לצרכים ולאתגרים קיימים במציאות של ניהול הידע בארגון, באמצעות פתרונות שונים המורכבים )בדרך כלל( ממרכיבים אלה: תרבות,

(, כאשר בכל פתרון הם6תהליכים, תכנים וטכנולוגיה )מחשוב( )ראו סעיף באים במינון שונה, בהתאם למצב הארגון באותה עת, ובהתאם לסוג הפתרון.

. נכס ידע2.10

הון אינטלקטואלי, כגון זכויות יוצרים או פטנט, או כל ידע אחר המביא ערךמוסף או תועלת לארגון.

. תרבות ניהול ידע2.11

הנחות היסוד, הערכים המנחים, ההתנהגויות והפעילויות הרצויות, שעל פיהםהעובדים בארגון משמרים, משתפים, מנגישים ומפתחים ידע.

. ידע גלוי 2.12

ידע הנמצא במסמכים, במאגרי מידע ובנהלים, שנוסח במילים, ושניתן לאתרוולשתפו בארגון.

. ידע סמוי 2.13

ידע הנמצא בראשם של חברי הארגון, שלא נוסח במילים, לא הוגדר ולא הועברלאחרים.

. לקח2.14

8


דרך פעולה מומלצת לעתיד על בסיס ניסיון העבר.

. הפקת לקחים2.15

תהליך סדור של פיתוח לקחים חדשים על סמך אירוע, תהליך או פעילות.

((facet. ש&טחה 2.16 אמצעי לאפיין אובייקט על ידי סיווגו לסוגי משנה לפי כלל מסוים. ניתן לסווג כל

אובייקט על ידי כמה שטחות המתייחסות למאפיינים שונים של האובייקט.

למשל: ניתן לאפיין כלי לניהול ידע בעזרת שטחת "מקור הידע", המאפשרתלסווג אותו כמפורט להלן: א. ידע סמוי; ב. ידע גלוי.

9


אחריות הנהלה. 3

. כללי3.1 תהליך ניהול ידע מלא הוא חלק מתרבותו של הארגון. שינוי של תרבות קיימת בארגון הנועד להביאו למצב שהוא משמר, משתף, מנגיש ומפתח את הידע שלומחויבות מההנהלה. המתחיל שינוי בארגון, מהותי שינוי מחייב שוטף, באופן ההנהלה לפיתוח וליישום של מערכת ניהול ידע, וכן לבקרת התקדמותה, חיונית

להבטחת הצלחת התהליך.

. מחויבות הנהלה3.2 ההנהלה הבכירה תספק ראיות למחויבותה לפיתוח וליישום של מערכת ניהול ידע

בארגון ולשיפור המתמיד של האפקטיביות שלה באמצעות הפעולות האלה:הכללת ערכים הקשורים בניהול ידע בערכי הארגון;א.קביעת מדיניות בנוגע לאופי ניהול הידע בארגון; ב. מערך ארגוני תומך לניהול ידע הכולל הגדרת אחריויות וסמכויות שלהעמדת ג.

;מנהלים, של עובדים ושל אנשי מקצוע בתחום ניהול ידעהקצאת משאבים נדרשים למימוש תהליך ניהול הידע בארגון;ד. העברת מסרים לארגון בדבר חשיבות ניהול הידע הארגוני והדרישה למימושו,ה.

תוך הכוונת הארגון לתרבות של ניהול ידע.

. מדיניות ניהול הידע 3.3ההנהלה הבכירה תהיה אחראית לכך שתהיה מדיניות )אסטרטגיה( ניהול ידע:

המתאימה לייעוד הארגון ולמדיניותו;א.

המספקת מסגרת לקביעת יעדי ניהול ידע, לסקירתם ולאופן ניהול הידע;ב.

הכוללת מחויבות לעמידה בדרישות ולשיפור מתמיד של אפקטיביות מערכתג.ניהול הידע;

מערכת מדידה של ניהול ידע ומעקב אחר השגת יעדי ניהול ידע;הכוללת ד.

הנסקרת להמשך התאמה.ה.

. תכנון 3.4ניהול ידע למימוש המדיניות ההנהלה הבכירה תבטיח את קיומה של תוכנית

. לעיל.3.3כמפורט בסעיף

10


. אחריות וסמכות3.5ההנהלה הבכירה תמנה חבר הנהלה אשר יהיה בעל אחריות וסמכות שיכללו:

הבטחה שהתהליכים והמשאבים הנחוצים למערכת ניהול ידע נקבעים,א.ממומשים ומתוחזקים;

דיווח להנהלה הבכירה על ביצוע ניהול הידע בפועל ועל כל צורך בשיפור.ב.

. סקר הנהלה3.6 ההנהלה הבכירה תסקור את מערכת ניהול הידע במרווחי זמן מתוכננים, כדי להבטיח את המשך ההתאמה של מערכת ניהול ידע אפקטיבית - מועילה ויעילההן הידע הארגוני ניהול תהליך לשיפור הזדמנויות יכלול זה סקר - לארגון.

בהיקפו והן במידת מימושו.

11


. ניהול משאבים4. הספקת משאבים4.1

הארגון יעמיד משאבים מספקים להבטחת אפשרות למימוש של תוכנית ניהולניהול ולהמשך שיפור מתמיד של מערכת ידע לצורך עמידה בדרישות התקן

הידע בארגון.יעמיד תקציב מספק המאפשר עמידה בדרישות התקן והמשך שיפור הארגון

מתמיד של מערכת ניהול הידע. הארגון יבטיח את ניהול משאבים אלה להמשך הקיום והקידום של מערכת ניהול

הידע בארגון.

משאבי אנוש4.2הארגון יעמיד כוח אדם למילוי התפקידים האלה:

. מנהל ידע4.2.1מנהל הידע יהיה אחראי ובעל סמכות להפעלת מערכת ניהול הידע בארגון

ולקידום ניהול הידע הארגוני באמצעות תוכנית ניהול הידע. מנהל הידע יעבורהכשרה

מתאימה לתפקידו, וכן יעבור המשך הכשרה אחת לשנה לפחות.. אחראים לכלי ניהול ידע4.2.2

בארגון, הממומש כלי לכל יוגדרו הידע ניהול לכלי האחראים . באחריותם ובסמכותם להקים את הכלי שבתחום אחריותם,6כמפורט בסעיף

לשפרו ולהבטיח את עמידתו בדרישות התקן.

. מנהלי הארגון4.2.3

ביחידות השונות שכפופים להם עובדי ידע – באחריותם ובסמכותם לקדם אתשימור הידע, את שיתופו, את הנגשתו ואת פיתוחו בנושאים העסקיים והארגוניים

אחריותם. לתהליכי שבתחומי מזמנם להקצות הידע לעובדי יאפשר הארגון שימור, שיתוף, הנגשה ופיתוח של הידע.

. תשתית טכנולוגית4.3יעמיד תשתית טכנולוגית מספקת המאפשרת עמידה בדרישות התקן הארגון

והמשך שיפור מתמיד של מערכת ניהול הידע.

12


. תרבות ניהול ידע וארגון לומד5. כללי5.1

תרבות ניהול הידע מושפעת מהתרבות הארגונית הכוללת של הארגון ומשפיעה עליה, ומהווה גורם מרכזי בהצלחה או בכישלון של הקמה והטמעה של מערכות

ניהול ידע בארגון. התרבות כתהליך חברתי של יחסי גומלין בין אנשים בארגון ובין יחידות בארגון קובעת איזה ידע ראוי ללמידה ולשיתוף, מגדירה את היחסים בין הידע הפרטייוצרת את הרקע לפעילות הגומלין שבה נעשה של העובדים לידע הארגוני, ידע חדש, נוצר צורה לתהליכים שבהם ונותנת ידע במצבים השונים, שיתוף

מקבל לגיטימציה ומופץ בארגון.

. הגדרת תרבות ניהול ידע רצויה5.2 הנהלת הארגון תגדיר את הנחות היסוד, את הערכים המנחים, את ההתנהגויות ואת הפעילויות הרצויות לטיפוח תרבות של ניהול ידע. להלן כמה קריטריוניםהמינון ואת הרצויים התרבות מאפייני את להגדיר להנהלה לסייע העשויים

המתאים שלהם בארגון: רמת שיתוף הפעולה לעומת מידת התחרותיות בין יחידים בארגון ובין יחידות

שונות בארגון;

המידה שבה יש למידה מתמדת ופתיחות לשינויים, לעומת המידה שבה ידע שנצבר מתקבע ומתייצב;

שקיפות המידע לעומת סודיות והגנה על מידע והתפיסה שכל אחד צריך לדעת רק מה שנדרש לעבודתו;

התפיסה שלפיה הידע הוא משאב, טובין חברתי השייך לכלל, לעומת התפיסה שהידע הוא רכוש השייך לבעליו;

הסוג והכמות של הידע השייך לארגון לעומת הסוג והכמות של הידע השייך לפרט;

פיתוח, עידוד והטלת אחריות, לעומת פיקוח, מציאת אשמים והענשה על טעויות;

13


;עידוד לחדשנות לעומת עידוד השמירה על הקיים

רמת הפתיחות ללמידה ממקורות חיצוניים לעומת רמת הפתיחות ללמידה ממקורות פנימיים;

תרבות המעריכה, מפתחת ואוספת את הידע של כלל חברי הארגון, לעומת תרבות המעריכה ידע של המומחים לכל נושא;

תרבות פורמלית, שבה הידע עובר בערוצים מוגדרים מראש, לעומת תרבות לא פורמלית, שבה הידע עובר בכל דרך אפשרית;

ארגון המעודד למידה מסודרת לעומת ארגון המעודד מתן הערות, מתן הארות ויצירתיות;

תרבות שמרנית שנמנעת מלקיחת סיכונים, לעומת תרבות המעודדת לקיחת סיכונים;

תרבות השמה דגש על איתור ושימור של הידע הגלוי בלבד, לעומת תרבות המנסה לאתר ולשמר גם את הידע הסמוי;

המידה שבה הארגון מעודד שיח חופשי בין חבריו ומאפשר יצירה של קהילות ידע ואפשרויות ביטוי לכל פרט, לעומת המידה שבה התנהלות ניהול הידע

היא ריכוזית ונבנית מלמעלה למטה;

המידה שבה הארגון מגדיר שתחום ידע מסוים ראוי ללמידה ולשימור, לעומת המידה שבה כל תחומי הפעילות של הארגון ותהליכיו הפנימיים והחיצוניים

הם מושא ראוי לניהול הידע;

המידה שבה יצירה, שיתוף ושימור של ידע נחשבים חלק בלתי נפרד מתפקידם של העובדים, לעומת המידה שבה הם נחשבים פעילות נוספת על

התפקיד, או של בעלי תפקידים מסוימים;

המידה שבה ניתנת תשומת לב ניהולית ומובעת הערכה למאמץ, לפעולות וליוזמות של שיתוף ידע, לעומת תפיסת כל אלה כ"מובן מאליו" או הענשה

על הזמן המוקדש לנושאים אלה על חשבון העבודה השוטפת;

המידה שבה יש עידוד ותמיכה להתנסות ולשימוש בטכנולוגיות שונות ומגוונות לניהול ידע, לעומת המידה שבה יש מבחר מצומצם של דרכים מאושרות

לעשייה זו.

14


. אבחון תרבות ניהול ידע5.3הנהלת הארגון תאבחן את המפורט להלן:

את תרבות ניהול הידע הקיימת בפועל בארגון ובחלקיו השונים, את מידת ההתאמה לתרבות הרצויה, את הפערים, אם יש, ואת הנחות היסוד, את

הערכים, את ההתנהגויות ואת הפעילויות הקיימים, שעשויים לקדם או לבלוםאת ניהול הידע בארגון;

את מידת ההתאמה בין הערכים שעליהם מצהירה הנהלת הארגון לבין הערכים המנחים בפועל את ההחלטות הארגוניות;

את הגדרות התפקיד, את מערכות התגמול, את הנהלים ואת יחסי הגומלין בין יחידים בארגון ובין יחידות בארגון, על פי מידת התאמתם לתרבות הרצויה.

תוצאות האבחון יתועדו.

. תוכנית לקידום תרבות ניהול ידע5.4 תיבנה תוכנית לקידום תרבות ניהול הידע בארגון במקומות שבהם היא נדרשתהגדרות ישונו הצורך, במקרה הארגון. של הידע ניהול למדיניות ובהתאם

תפקיד, מערכות תגמול ונהלים כדי לתמוך בתהליך קידום תרבות ניהול הידע.בתוכנית ייכללו מרכיבים המבטיחים את קידום התרבות לעבר ארגון לומד.

ההנהלה תבטיח את יישומה של התוכנית להטמעת התרבות הרצויה.

הבהרות:

מאפיינים מקובלים של ארגון מנהל ידע ולומד:הכרה, עידוד ותגמול על חדשנות;-הערכה ותגמול על שיתוף ידע;-תקשורת פתוחה וגישה לא-מאשימה בדיווח על תקלות והפקת לקחים;-עידוד הזדמנויות למידה )השתתפות בפורומים וקהילות למידה(.-

15


. כלים לניהול ידע6. כללי6.1

ייעשה באמצעות כלים. הכוונה לפתרונות ניהול הידע הלכה למעשה מימוש הכלים רשימת ארגוניים. או/וגם עסקיים לצרכים מענה הנותנים ידע, ניהול לניהול ידע הקיימים כיום מגוונת ועשירה. יתר על כן, רשימה זו מתרחבת והולכת

ככל שמתודולוגיות ניהול הידע מתקדמות וככל שהטכנולוגיה מתפתחת. הכלים לניהול ידע האלה כוללים, בין היתר:

כלים מבוססי טכנולוגיית פורטלים המהווים את השער ארגוניים 1פורטלים - הידע לניהול מרכזי כלי משמשים והם הארגוני, ולידע למידע לנתונים,

הארגוני. מקצועיים ידע ואתרי פורטלים,פורטלים טכנולוגיית מבוססי כלים -

הממוקדים סביב נושא תוכן מקצועי, מקשרים ומנגישים את הנתונים, אתהמידע ואת הידע המקצועיים לשימוש בעלי התפקידים הרלוונטיים בארגון.

קבוצות אנשים בעלי תחומי ידע משותפים המשתפים אתקהילות ידע – הידע הן במפגשי פנים מול פנים והן באמצעות אתרי ידע מקצועיים.

כלים המאפשרים ארגון מסמכים והנגשתם.כלי ניהול מסמכים - כלים המאפשרים ארגון והנגשה של פריטי ידעכלי ניהול תוכן מובנה -

מובנים. WIKI כלים מבוססי טכנולוגית -WIKIהמאפשרים ארגון והנגשה של פריטי

ידע מובנים למחצה, תוך שימת דגש על ערכים )כותרות הפריטים(, הנגשהפשוטה )דף הערך( וקישורים )הן בין הפריטים והן אל מחוץ לכלי(.

כלים המאפשרים גישה ישירה למסמכים ופריטי ידע נוספים,מנועי חיפוש - גם אם לא אורגנו, או אורגנו חלקית.

כלים המאפשרים יצירת מתווה המנחה את אופן תיעוד פריט הידע.תבניות - מסמכים הכתובים בדרך מוסכמת מראש לשיפור הנגשתמסמכים חכמים -

התכנים שלהם לקורא.( - כלים מבוססי טכנולוגיית בלוגים הכוללים פריטי ידעיומני רשת )בלוגים

)"פוסטים"( הכתובים בסגנון כתיבה אישי ומאורגנים על פי תאריכים. מומחים אומפות ארגוניים ידע ובעלי מומחים המתארות מפות -

חוץ-ארגוניים ואת התמחותם.

הוא פורטן.portalלפי קביעת האקדמיה ללשון העברית המונח העברי המקביל ל- 1

16


רשתות המאפשרות ניהול פרופילים של אנשי הארגוןרשתות חברתיות - וניהול הקשרים ביניהם.

בלוגים מקוצרים. כלים המאפשרים לפרט או לארגון להפיץ ידעטוויטרים – ממוקד.

כלים המסייעים להתמצאות במסמכים ופריטי ידע אחרים, עלענני תגיות - ידי הדגשת תגיות )מילות מפתח( הקשורות לנושא ותוך מתן מראה משתנה

לתגיות אלה המלמד על משקלן בנושא. כלים לניהול תוכן מובנה המשמשים את נציגי הארגוןמ&נהלות מידע/ידע -

בבואם לתת שירות ללקוחותיהם. אוסף המונחים וההגדרות המקצועיים או/וגם הארגונייםמילוני מונחים -

הקשור לתחום הידע שבו עוסק המילון. תפקיד מוגדר,תיקי בתחום והידע המידע את הכוללים ידע מאגרי -

הנדרשים לעובד חדש הנכנס לתפקידו. מסמכים הכוללים את ההנחיות המחייבות של הארגוןנהלים מקצועיים -

בתחום ידע מוגדר, ומטרתם לקדם עשייה מקצועית. מסמכים הכוללים את התורה המארגנת של הארגוןתורות מקצועיות -

בתחום ידע מוגדר, לרבות ידע, המלצות ותורה שבעל פה שתועדו, ומטרתםלקדם עשייה מקצועית.

קהילות.זירות חדשנות דרך בעיקר בארגון, חדש ידע לפיתוח כלים - מאפשר שיתוף פורץ ולא ליניארי.

לקחים תהליכיםהפקות או/וגם פעילויות אירועים, של לניתוח כלים - שבוצעו בארגון בעבר לטובת הגדרת ההתנהלות המיטבית בעתיד.

כלים לניהול של לקחים, ניסיון העבר, הצעות והמלצות.מאגרי תובנות -( תרשימי זרימהWorkflow)והידע - כלים לתיעוד של תהליכים קבועים

למיכון לסייע העשויים מיטבי, באופן ביצועם לצורך אליהם הנלווה התהליכים.

כלים )מבוססי טכנולוגיית פורטלים( הנותניםשולחנות עבודה מקצועיים - מרב את לרשותו מעמידים מוגדר: תפקיד לבעל מוכלל מקצועי מענה

הנתונים, המידע והידע הנדרשים לו לצורך ביצוע תפקידו. כלים לפיתוח ידע חדש על בסיס ניסיון העבר. לדוגמה:מחוללי למידה -

, מבדקי איכות.Root Cause Analysisסיעורי מוחות, צוותי שיפור איכות, כלים לעידוד וטיפוח של הידע הנצבר אצל בעלי הידעטיפוח מומחים -

בארגון לצורך הפיכתם למומחים.

17


כלים לתעדוף ידע הנשמר בעת עזיבת עובד, לתיעודושימור ידע פורשים - ולהנגשתו לאלה הנשארים בארגון.

כלים ייעודיים המאפשרים ניהול ידע, שלאפתרונות ניהול ידע ייעודיים - ייחודי לעולם התוכן על פי הכלים שהוזכרו לעיל, בדרך המותאמת באופן

בנושא ניהול הידע.הערה:

המונח פתרון ניהול ידע מתייחס ליישום ספציפי של כלי ניהול ידע עבור מטרהמוגדרת

ועולם תוכן מוגדר.

. שטחות הכלים לניהול ידע6.2. כללי6.2.1

(:facets ניתן לאפיין את כלי ניהול הידע על פי מספר שטחות )מהות ניהול הידע: שימור, שיתוף הנגשה ופיתוח של הידע;א.וטכנולוגייםב. תוכניים תהליכיים, תרבותיים, היבטים הפתרון: מרכיבי

)מחשוביים( ביישום ניהול הידע;ידע סמוי בראשם של אנשים אוג. מקור הידע המנוהל: תיעוד )לכידת(

איסוף ידע גלוי מתועד הנמצא ברשותם;ידעד. ידע, אחסון ועדכון של ידע: הוספה פונקציונאליות הכלים לניהול

ושימוש בידע;אופי ניהול הידע: ניהול פריטי הידע, ניהול הקשר בין בעלי הידע.ה.

הסעיפים שלהלן מפרטים את חובת ניהול הידע, תוך התייחסות לשטחות דנן.

. מהות ניהול הידע6.2.2ישנם סוגים שונים של כלים לניהול ידע:

)המשכיות(: כלים שעיקרם מניעת אובדן ידע בעת פרישהכלי שימור ידעא.או העברת ידע בעת מעבר תפקיד.

דוגמאות: תיקי תפקיד, שימור ידע פורשים. : כלים שעיקרם העברת ידע ושיתופו בנקודת זמן נתונה ביןכלי שיתוף ידעב.

אנשים שונים.תובנות, מאגרי ידע, קהילות ידע מקצועיים, ואתרי פורטלים דוגמאות:

מילוני מונחים, טוויטרים.

18


: כלים שעיקרם סיוע להתמצאות טובה יותר בידע הקייםכלי הנגשת ידעג.בארגון.

דוגמאות: מנועי חיפוש, ענן תגיות, מסמכים חכמים, תבניות.: כלים שעיקרם הרחבת בסיס הידע הארגוני הקיים.כלי פיתוח ידעד.

דוגמאות: הפקות לקחים, זירות חדשנות, טיפוח מומחים, תורות מקצועיות.

ידע שלעיל: יישם כלי אחד לפחות מכל אחד מסוגי הכלים לניהול הארגון שימור, שיתוף, הנגשה ופיתוח.

. מרכיבי הפתרון6.2.3יהיו ארבעה מרכיבים משלימים המשמשים צורך ספציפי, ביישום כלי, לכל

לפתרון: : מרכיב המתייחס לפעולות המיועדות להבאת הפתרוןהמרכיב התרבותיא.

לתודעת המשתמשים ולהדרכתם, לעידוד השימוש בו, להטמעת השימוש בוולהפיכתו לחלק מתהליכי העבודה השוטפים בארגון.

: מרכיב המתייחס לפעולות המיועדות הן לעדכון ולהוספההמרכיב התהליכיב. של תכנים באופן שוטף, והן לשימוש שוטף, והמשולבות בתהליכי העבודה

השוטפים בארגון. : מרכיב המתייחס לאיסוף, לארגון, ולפעמים אף לעיבוד שלהמרכיב התוכניג.

התכנים הקשורים לכלי ניהול הידע. (: מרכיב המתייחס לאחסון התכניםהמרכיב הטכנולוגי )המחשוביד.

ולהנגשתם בטכנולוגיית מחשב משתפת, המאפשרת גישה לידע לכלהעובדים הרלוונטיים לו.

כל פתרון ניהול ידע המיושם בארגון יכלול את כל ארבעת המרכיבים שלעיל.

. מקור הידע המנוהל6.2.4ביישום כלים לניהול ידע בארגון, ניתן:

ידע סמוי הנמצא בראשם של האנשים.לתעדא.דוגמאות: מאגרי תובנות, תורות מקצועיות, נהלים;

מידע וידע גלוי הנמצאים אצל הפרטים ולהפכם למשותפים.לאסוףב.דוגמאות: פורטלים מקצועיים, כלי ניהול מסמכים;

מידע וידע חדשים;לפתחג.

19


דוגמאות: הפקת לקחים, פיתוח תורה מקצועית.

הארגון יישם תהליכים העוסקים בידע משלושת המקורות שלעיל.

20


. מימוש ניהול הידע בארגון7

. כללי 7.1 מובאים להלן קווים מנחים לייזום, למימוש ולהטמעה של הגישה התהליכית

(. מימוש הגישה התהליכית באופן מלא0.2לניהול ידע בארגון )כמתואר בסעיף בארגון מאפשר רמה גבוהה של איכות הפעילות ושל אפקטיביות המאמץ לקיים מערכת ניהול ידע בארגון. יחד עם זאת אפשרי מימוש חלקי של גישה זו בנסיבות

מסוימות )כמתואר בהמשך( תוך הבאה בחשבון של הפערים ביחס לתהליךהמלא.

שלבים מקדמיים למימוש הגישה התהליכית לניהול ידע בארגון הם אלה: קביעת מדיניות ניהול הידע של הארגון והיערכות למימושה )הקמת התשתית הארגונית

.3לפעילות ניהול הידע(. שלבים אלה מפורטים בסעיף

. תכנון-על וגיבוש תוכנית עבודה 7.2 . מיפוי ארגוני7.2.1

. כללי7.2.1.1 מיפוי ארגוני הוא שלב הכרחי מקדים בכל ארגון המתחיל תהליך ארגוני מסודר של ניהול ידע. מטרת המיפוי לזהות את האתגרים העיקריים ולהבין את מאפייני הארגון

המהווים גורמים בולמים או מזרזים לתהליך ניהול הידע. תוצרי המיפוי יהיו אלה:

לארבעת המתייחסת שבו, הידע לניהול בנוגע הארגון תפיסת תיאור המרכיבים: תרבות, תהליכים, תכנים וטכנולוגיה )מחשוב(;

בינוני )עד תוכנית עבודה קונקרטית הניתנת למימוש בטווח הקצר עד שנתיים(.

היקף המיפוי ומסגרת המיפוי הם נגזרת של מדיניות ניהול הידע: פרויקט מיפוי רחב או ממוקד, מיפוי מלא תחילה או מיפוי מדורג תוך כדי קידום נושא ספציפי, מיפוי של

תחום עיסוק מסוים, של צורך כלשהו וכדומה.

הבהרות:קיימות טכניקות שונות לביצוע מיפוי. להלן מספר דוגמאות לטכניקות הנמצאות בשימוש רחב:

21


מיפוי זרימת הידע בתהליכים העסקיים;א.

מיפוי מוקדי הידע: מקורות וצרכנים;ב.

מיפוי על פי אתגרים.ג. ניתן לשלב כמה טכניקות עבור תחומי עיסוק שונים בארגון, וכן ניתן להוסיף טכניקות לאלה המצוינות

לעיל.

22


. שיטת המיפוי7.2.1.2

המיפוי יכלול שלבים כגון אלה: איסוף נתונים. א

איסוף נתונים ממקורות שונים, כגון: ;ראיונות עומק;פגישות עם קבוצות מיקודתצפיות על אנשים בזמן עבודתם, ובמיוחד בעת העבודה מול מערכות

המידע;;)קריאת חומרים כתובים )כגון: נהלים, תרשימים.למידת עבודות ניתוח קודמות שנעשו בארגון

ניתוח ממצאים. בניתוח, ויגובשו הממצאים והמסקנות. לאחר איסוף הנתונים, יבוצע

הניתוח יכלול פירוק והרכבה של הנתונים שנאספו, תוך בחינה שלאמירות ותהליכים

תרבותיים. מטרת הניתוח היא לקבוע סדרי עדיפויות לצורך יישוםפתרונות.

כתיבת מסמך מיפוי ג. המסמך יכלול, לכל הפחות, תיאור של הרקע הארגוני והמצב הקיים,

מאפיינים ארגוניים בעלי השלכה על ניהול הידע ורשימת נושאי הידעשהארגון יקדם.

אימוץ מתודולוגיות וכלים לניהול ידע והתאמתם לארגון .7.2.2 לצורך פתרון אתגרים ייבחרו מתודולוגיות וכלים לניהול ידע )רשימת הכלים

לעיל(. אימוץ הפתרון ייבחן על פי קריטריונים אלה לפחות:6בסעיף

טיב המענה של הכלי המוצע לפתרון האתגר הספציפי;א.

מענהב. לצורך לארגון, שיסופק הכלים תמהיל לגבי מערכתית ראייה למכלול האתגרים;

התאמה לתשתית הטכנולוגית הקיימת בארגון.ג.

. הכנת תוכנית עבודה7.2.3

23


לאחר תיקוף של ממצאי המיפוי ועל סמך קביעת סדר העדיפויות לטיפולם, תיבנה תוכנית עבודה. תוכנית העבודה תכלול את האתגרים שנבחרו לטיפול ואת הכלים לניהול ידע לטיפול בכל אחד מהאתגרים. לכל כלי ייכתב תיאור

הפתרון, יעדיו והשלבים למימושו, לרבות לוח זמנים ברמת-על.

24


7.3תוכנית העבודה תתייחס לשלבי ניהול הידע השונים כמוגדר בסעיף להלן.

באופן תקופתי )אחת לשנה לפחות( יבחן הארגון את מימוש תוכנית העבודה של השנה שהסתיימה, יפיק לקחים ויגדיר את תוכנית העבודה לתקופה

הבאה.

. הגדרה ובחירה של משאבי אנוש ומשאבים אחרים7.2.4 ייקבעו השותפים לתהליך התכנון והמימוש של הפתרונות, לרבות הגדרת

ממלאי תפקידים והגדרת סמכויות ואחריויות בכל הקשור להטמעתהפתרונות ולניהול ותפעול שוטף של יישומי ניהול הידע בארגון לאורך זמן.

יוקצו משאבים אחרים נוספים על פי הצורך.

. מימוש פתרונות ניהול ידע7.3 מימוש פתרונות ניהול ידע ייעשה בהדרגה, בהתאם ליכולות הארגון. עבור כל

פתרון יינקטו הצעדים שלהלן.

ניהול מימוש הפתרון.7.3.1

ניהול מימוש הפתרון יכלול את המפורט להלן לפחות:

;הכנת תוכנית עבודה ולוח זמנים

;ניהול סיכונים

;גיוס ומינוי של השותפים בארגון

;גיוס משאבים נחוצים והקצאתם

.אפיון הפתרון

מטרות, הצורך, על רקע ההיבטים האלה: יגדיר את אפיון הפתרון תשתית שיטה, )משתמשים(, היעד קהלי נדרשת, פונקציונאליות ארכיטקטורה,

רכיבי המערכת )כאשר מדובר במערכת מחשב( ואפיון טכני.

25


אפיון הפתרון יוצג ללקוח המיועד בארגון כדי שיאשר אותו לפני התחלתהמימוש.

26


. מימוש ובנייה7.3.2

על סמך האפיון ייבנה הפתרון. אם מסיבה כלשהי יש צורך לחרוג מהאפיון, תהיה חזרה לשלב האפיון, ייעשו ההתאמות הנדרשות ויאושר השינוי. לאחר קבלת פתרון מתאים, ייערכו בדיקות קבלה המייצגות את כל

התרחישים האופייניים לשימוש בפתרון.

. איסוף ותיעוד של תכנים7.3.3

עבור כל פתרון ייקבע גרעין התוכן הראשוני המאפשר את הפעלת הכלילניהול ידע, כך שתהיה מסה מספקת של תוכן בעת ההשקה של הפתרון.

לאחר השקת הפתרון יגובשו מנגנונים להמשך של איסוף תכנים, טיובם, קטלוגם, עיבודם, עדכונם וביטול של תכנים שאינם עדכניים באופן שוטף. יוגדר תהליך מתאים הן לשלב גרעין התוכן הראשוני והן לפעולה השוטפת

שלו )ייתכנו מנגנונים שונים(.

. הטמעת הפתרון 7.3.4

שלב ההטמעה הוא שלב קריטי בהצלחת הפתרון, ולכן הוא ילווה בתוכניתהטמעה וינוהל כחלק בלתי נפרד מתהליך מימוש הפתרון.

הבהרות:

ההטמעה תכלול על פי רוב כמה מרכיבים:

אתגרי את הממפה תוכנית בניית מפורטת: הטמעה תוכנית בניית ההטמעה, המציבה עקרונות והמתווה תוכנית פעולה ושיטה. התוכנית תכלול את שלבי ההטמעה, את קהלי היעד, את בעלי התפקידים ואת

אחריותם, את לוחות הזמנים ואת האמצעים להטמעה.

השקה: פעילות של חשיפת פתרון ניהול ידע. חשיבותה של פעילות זו בהצהרה המלווה אותה, שחל שינוי בסדרי העבודה בארגון. כל ארגוןלבין ומוחצן יבחר כיצד לבצע אותה )על הרצף שבין שיווק אקטיבי

שיווק שקט ואישי(.

הדרכה: פעולה זו חיונית כאשר מדובר במערכת טכנולוגית מסוג חדש שאינו ברור לשימוש, או/וגם כאשר יש שינוי מהותי בתהליך העבודה.

ההדרכה תותאם לקהלי היעד ומאפייניו.

27


ליווי: שלב מתמשך, המתבצע כחלק מההטמעה. בשלב זה כבר החלו לגרום כדי ליווי, נדרש עדיין אך בפתרון, להשתמש הארגון עובדי את לשפר הצורך ולפי הצליחה, שהיא ולוודא ההטמעה להצלחת

הפתרון על פי המשוב הנאסף מן השטח.

תפעול ותחזוקה.7.3.5

יוגדרו תהליכי התפעול והתחזוקה של הפתרון.

התפעול והתחזוקה יכללו שני סוגי עדכון עיקריים:

עדכון התכנים: פתרון, טוב ככל שיהיה, ימשיך להתקיים, רק בתנאי שהתכנים בו יהיו עדכניים ורלוונטיים למשתמשים. כחלק מתוכניתהתחזוקה, ייקבע מה התדירות המינימאלית לעדכון התכנים ומי אחראי לביצוע

העדכון.

.עדכון הכלים לניהול ידע: בתהליכי העבודה חלים שינויים כל הזמן ורעיונות לשיפור הכלים ייעול נוסף על כך, אנשים מעלים הצעות ואת הצרכים ירכז את המשובים ידע. האחראי על הפתרון לניהול השינויים יבוצעו שיקבע, העדיפויות לסדר ובהתאם השוטפים,

הנדרשים.

. תיעוד 7.4.8 התיעוד יתאים לדרישות סעיף

. מדידה והערכה7.5

בתוך כדי ההטמעה, ואחריה, ייערכו פעילויות מדידה והערכה, כמפורט בסעיף9 .

לפי המדידה תיעשה הערכה של הפתרון בסיום שלב ההטמעה ובאופן תקופתי בחיי המערכת. בעקבות המדידה וההערכה ייערכו שינויים בכלים לניהול הידע,

לפי הצורך.

28


. הפקת לקחים ושיפור7.6

. הפקת לקחים7.6.1 הפקת לקחים נועדה להביא לשיפור ארגוני באמצעות כלים הבוחנים באופן שיטתי תהליכים, פעילויות או/וגם אירועים בארגון. הפקת לקחים תיעשה, עבור הפתרון

.10שהוקם, בהתאם לכללים המפורטים בסעיף

29


. שיפור מנגנונים ארגוניים7.6.2

וישופרו המנגנונים התומכים בפעילות ינוטרו בהתאם ללקחים שהופקו, תהליכי משאבים, צוותים, תפקידים, בעלי )מבנה, בארגון ידע ניהול ותוצרי ועוד( אנוש משאבי הדרכה, ארגונית, מדידה תרבות, עבודה,

הפעילות )פתרונות ויישומים שונים(.

. המשך פעולה לטיפול באתגרים ובצרכים חדשים7.7ובצרכים באתגרים לטיפול פעולה המשך המאפשר מנגנון יקיים הארגון

מכניסת הארגוןחדשים שהועלו על ידי לקוחות שונים בארגון או/וגם שנובעים לתחומי עיסוק וידע חדשים, לשווקים חדשים או בעקבות הזדמנויות חדשות,

סיכונים ואילוצים חיצוניים שונים )תחרות, רגולציה, טכנולוגיה ועוד(.

30


תיעוד .8

מטרות התיעוד.8.1התיעוד יתמוך בניהול נאות ויעיל של פעילות ניהול הידע בארגון;א.התיעוד ישמש אסמכתה לניהול פעילות ניהול הידע.ב.

תוכני התיעוד.8.2התיעוד של פעילות ניהול הידע יכלול את המפורט להלן:

מסמך מדיניות: . 8.2.1 הצהרה מתועדת של מדיניות ניהול הידע, של מטרות ניהול הידע ושל

הבסיס התרבותי-הערכי להפעלת ניהול הידע בארגון; תיאור של בעלי התפקידים ומסגרות הפעולה הארגוניות, אשר יתוו,. 8.2.2

ינהלו ויבקרו את פעילות ניהול הידע בארגון;

ממצאי המיפוי או פירוט האתגרים המועדפים לטיפול ותוכנית עבודה. 8.2.3קונקרטית

למימוש; תהליכי עבודה ותוצרים:. 8.2.4

מסמכי העבודה בשלבים השונים של ניהול הידע והתוצרים שנוצרו. תהיה התייחסות לשלבים האלה: א. אפיון, איסוף ותיעוד של תכנים; ב.

יישום, השקה, הטמעה, תחזוקה, מדידה והערכה של פתרונות ניהול הידע;ג. הפקת לקחים;

. תוצאות המדידה וההערכה: 8.2.5 תיעוד התוצאות וניתוח התוצאות של פעילות ניהול הידע בתחומיה השונים: מדיניות, משאבים, תהליכים, כלים והרמה הכללית של ניהול הידע ותרבות

ניהול הידע בארגון; . הפקת לקחים וצעדי שיפור: 8.2.6תיעוד המשמעויות הנגזרות מהפקת הלקחים;א.תיעוד ההחלטות שהתקבלו בעקבות למידת המשמעויות;ב. תיעוד השינויים והשיפורים שבוצעו בתוכנית ניהול הידע, בתהליכים,ג.

בפעילויות, במתודולוגיות וכדומה.

31


. מתכונת התיעוד8.3התיעוד יהיה בפלטפורמה הנהוגה בארגון לניהול מסמכיו;א. התיעוד יהיה נגיש לכלל המשתמשים הרלוונטיים, בנקודות השימושב.

המתאימות; התיעוד יאפשר זיהוי השלבים של התכנון, היישום וההערכה השונים, וייעשהג.

בתדירות שקבע הארגון; בכל מקרה שיש בו חשיבות לאיתור מהדורות שונות של מסמכים )עדכניותד.

וקודמות(, ייעשה זיהוי של הגרסאות השונות. הנחיה זו חלה במיוחד על מסמכי אפיון, על יישומים ממוחשבים, על מסמכי הדרכה והפעלה ועל

מסמכים אחרים, לפי שיקול דעת הארגון, ובהתאם למדיניות ולשיטת ניהולהגרסאות שאומצה בארגון;

עבור מסמכים קבועים ושגרתיים יהיו תבניות )פורמטים( אחידות;ה.

יוגדר מנגנון בדיקה של מסמכים שיקבע כי יש לבדוק את תוקפם או/וגםו.לערוך בהם התאמות בתדירות מוגדרת או לאחר אירוע מוגדר.

. בקרת מסמכים8.4 הארגון יגדיר בנוהל מתועד את שיטת בקרת המסמכים.

32


. מדידה והערכה 9. תחומי המדידה וההערכה9.1

המדידה וההערכה ייעשו בתחומים האלה:מדיניות ניהול הידע )האסטרטגיה(;-משאבים לניהול ידע;-תהליכי ניהול ידע;-כלי ניהול ידע;-ניהול ידע ותרבות ניהול ידע ברמת הארגון הכוללת. -. מטרות המדידה וההערכה9.2

המדידה וההערכה ייערכו בכל אחד מן התחומים שהוגדרו לעיל. הארגון יוודא את המפורט להלן:

. מדיניות ניהול הידע )אסטרטגיה(9.2.1 קיימת מדיניות לניהול ידע והיא מתאימה לחזון הארגוני-

ולמדיניותו;מדיניות ניהול הידע מקדמת את מדיניות הארגון ואת השגת יעדיו.-

משאבים לניהול ידע.9.2.2 הדן בניהול משאבים.4הוקצו משאבים כמפורט בסעיף -

תהליכי ניהול ידע.9.2.3 7כלי ניהול הידע ממומשים בהתאם לתהליכים המפורטים בסעיף -

הדן במימוש ניהול הידע.כלים לניהול ידע

הדן בכלים לניהול6יושמו כלים כמפורט בשטחות השונות בסעיף -ידע;

נמדד השימוש בכל אחד מהכלים המיושמים;-נמדדת הגעה ליעדים בכל פעילות שמומשה;- נמדדות תפוקות עסקיות/ארגוניות )לאחר פרק זמן מוגדר(-

כתוצאה מפעילויות שמומשו; רמת העמידה ביעדים ובתפוקות העסקיות גבוהה מזו שהושגה-

בשנה הקודמת.ניהול הידע ותרבות ניהול הידע ברמת הארגון הכוללת.9.2.4

היקף ניהול הידע נמדד וגדל ביחס להיקף של השנה הקודמת;-

33


הדן בתרבות ניהול5תרבות ניהול הידע נמדדת כמפורט בסעיף -ידע וארגון לומד.

שיטת המדידה וההערכה9.3 הארגון יקבע מדדים לניהול פעילות ניהול הידע על פי תחומי-

ההערכה המוגדרים לעיל;הארגון יבחן את העמידה במדדים אלה אחת לשנה לפחות.-

דוגמה לרשימת מדדים ראו בנספח א.

34


. הפקת לקחים10

כללי.10.1 פעילות ניהול הידע היא פעילות ארגונית מתמשכת, וייערכו בה תהליכי

הפקת לקחים לשיפור מתמיד של אופן ניהול הידע הארגוני ותוצריו.

. הפקת לקחים10.2הארגון יפיק לקחים בשתי רמות:

ברמה הכוללת של תוכנית ניהול הידע - אחריות הנהלה, משאבים,א.- אחת לשנתיים לפחות. תרבות, ומדיניות

ברמה הפרטנית של פתרונות ניהול הידע המיושמים - בכל פתרון שהיקףב.השקעת המשאבים בו הוא שנת אדם לפחות.

הארגון יגדיר את נושאי הפקת הלקחים ואת תדירות ביצועה.

מתודולוגיה.10.3 קיימות מגוון שיטות להפקת לקחים ולניהולם. הארגון יאמץ לעצמו

מתודולוגיה מתאימה, בתנאי שתתאים לעקרונות האלה:שתהיה שיטתית ומקצועית;א.שתכלול שלבים אלה:ב.

;בחינת מה שאירע או התרחש;ניתוח הסיבות לכך.המלצות לעתיד על בסיס ניתוח זה

שתוביל לתוצאות אובייקטיביות ומקיפות ככל האפשר.ג.דוגמאות למתודולוגיות להפקת לקחים מוכרות:

)תחקיר קלאסי )עובדות, ממצאים, מסקנות, לקחים, משימות - הערכה לאחר ביצועAAR- After Action Review

תוצאות.10.4 הארגון יטמיע את הלקחים שהופקו וישפר את אופן תהליך ניהול הידע

ותוצריו בהתאם ללקחים שנלמדו.

35


– מדידה והערכה9נספח א – רשימת מדדים לסעיף )למידע בלבד(

( ולמדדים אפשריים לתחומים אלו.8.4להלן דוגמות לתחומי ההערכה )ראו סעיף

ניהול ואחריות הנהלה.1א-oהאם ניהול הידע משולב בחזון הארגון או במטרות הארגון

oהאם למידה ארגונית משולבת בחזון הארגון או במטרות הארגון

oהאם יש מנהל ידע בארגון במשרה מלאה

oהאם מנהל הידע בארגון משתתף בדיוני הנהלה / הנהלה בכירה

o,מה מספרם של העובדים שהוקצתה להם משימה מוגדרת בתחום הידע האם הם כפופים ישירות למנהל הידע הארגוני

oהאם יש אחראי לניהול ידע בחטיבות/אגפים/יחידות ]במשרה חלקית או נע"ת )נוסף על תפקידו([

o האם מוקצים משאבים מספיקים לניהול הידע הערה:

אין חובה שהמשאבים יוקצו ישירות לגוף ניהול הידע אלא הם יכולים להינתן לגופים (, באיכות, בתחום משאבי אנושITאחרים כגון גופים העוסקים בטכנולוגיית המידע )

ובהדרכה.

o האם יעדי ניהול ידע מוגדרים בתוכניות העבודה הארגוניות

oהאם פעילות ניהול הידע מעוגנת בנהלים

o האם לניהול הידע יש במה רשמית להסברה

oהאם המנכ"ל או פונקציה ניהולית בכירה אחרת מסייעים להכרה הארגונית בחשיבות פעילויות ניהול הידע

oהאם שיתוף הידע הוא ערך ארגוני מרכזי

36


oהאם מוגדרים אמצעי תגמול או אמצעי הכרה והוקרה על תרומת ידע ועל שיתוף ידע

37


משאבי אנוש - המשכיות ידע ולמידה ארגונית מקצועית.2א-o)האם מבוצע סקר סיכונים לאובדן ידע )פרישה/עזיבה/החלפת תפקיד

o)האם יש תהליך מסודר לגיוס מחליפים )פנים ארגוני או חוץ-ארגוני

oהאם יש תהליך מסודר ללכידת ידע של פורשים )תיעוד/הדרכה אישית או קבוצתית(

oהאם יש תהליך מסודר להעברת תפקיד וחפיפה

oהאם יש מערך הדרכה מקצועי לנושאים הייעודיים

o)האם קיימת התייחסות לתרומה אישית לידע )יצירה, שיתוף, שימוש בדיונים על קידום עובדים

. תשתיות טכנולוגיות ותפקודן3א-הערה:

בתקן , למעט כלי ניהול של מסמכים, תבניות6 רשימת הכלים היא לפי הרשימה שבסעיף חכמות ותבניות, שאוחדו בסעיף אחד.

. תשתית חומרה3.1א-oהאם השרתים מתוכננים לעמידה בעומס החזוי

oהאם מהירות התגובה של המערכות מספקת

oהאם נפחי האחסון מספקים

. פורטלים ארגוניים3.2א-oהאם הם מהווים נקודת גישה יחידה למידע או לתפעול מערכות מידע

o האם הגישה דרכם למידע ולמערכות המידע היאSSO (Single Sign

On)

oהאם הם מהווים סביבת עבודה שיתופית

oמה מספר האתרים הפעילים

oהאם מוקצה מנהל אתר האחראי על תפעול האתר

oהאם מוגדרים האחראים להכנסת תכנים

38


oמה התדירות הממוצעת של עדכון תכנים/הוספת תכנים חדשים

39


. פורטלים ואתרי ידע מקצועיים3.3א-oמה מספר האתרים הפעילים

oהאם מוגדרים האחראים להכנסת תכנים


oהאם המשתמשים מרגישים שיש בכלי תועלת או שהוא מקצר תהליכים

. קהילות ידע3.4א-o מה מספר הקהילות הפעילות

oהאם יש מנהל קהילה

oמה מספר החברים הפעילים

oהאם נוסף על הקהילה הווירטואלית מתקיימים גם מפגשים פרונטליים

oאיזה אחוז מהמשתתפים הוא אקטיבי

o)מה כמות נכסי ידע חדשים )סה"כ ועבור עובד

oמה שביעות רצון המשתמשים

oהאם נעשה שימוש בידע שהוכנס על ידי משתמשים אחרים

o)מה התועלת ברמה האישית )כגון פתרון בעיה שהעובד התלבט בה

oמה התועלת ברמה הארגונית – האם ניתן לשייך הישג ארגוני באופן ישיר לפעילות הקהילה

. ניהול מסמכים 3.5א-oהאם קיים כלי ייעודי לניהול מסמכים

oהאם הכלי הוא מחייב או ניתן ליצור מסמכים חדשים בדרך אחרת

oהאם מסמכים המגיעים לארגון מוכנסים כולם למערכת ניהול המסמכים

40


oהאם הכלי לניהול מסמכים מנהל גם רשומות בהתאם לדרישות רלוונטיות ישימות לארגון

oהאם קיימים תבניות, מסמכים או מסמכים חכמים המאפשרות הכנסה אוטומטית אוחצי אוטומטית של מטא-נתונים

oהאם כל מסמך חדש נשמר בארגון במקום פיזי יחיד

oהאם יש נגישות לכל המסמכים הדיגיטליים בארגון

oהאם יש נגישות למסמכים הארגוניים הקיימים בנייר בלבד

. מנועי חיפוש3.6א-

oהאם יש מנוע חיפוש פדרטיבי או מנועי חיפוש נפרדים

oהאם תוצאות החיפוש מוצגות למשתמש בצורה נוחה

oהאם מנוע החיפוש מייצר דירוג לתוצאות

oהאם מנוע החיפוש מאפשר למשתמשים הכנסת תגיות

oהאם המשתמשים יכולים לשמור את החיפוש לצורך חזרה עליו

oהאם יש אפשרות של קבלת התרעה אוטומטית אם נוסף פריט חדש לחיפוש שבוצע

. כלי ניהול תוכן מובנה3.7א-כלי לניהול תוכן מובנה: אם קיים

o)האם הכלי חד-כיווני )לקריאה בלבד( או דו-כיווני )קריאה כתיבה

oהאם הכלי נותן מענה לכל המערכות המייצרות תוכן מובנה בארגון

. מפות של מומחים ומוקדי ידע3.8א-oהאם קיים קובץ "דפי זהב" ארגוני

oהאם המיפוי כולל גם מומחים חיצוניים

oהאם יש "ספר מוקדי ידע" מקצועי

WIKI. 3.9א-

41


oמה מספר האתרים הפעילים

oאיזה אחוז מהמשתתפים הוא אקטיבי


oהאם המשתמשים מרגישים שיש תועלת בכלי

42


. בלוגים3.10א-oהאם הם קיימים

oמי משתמש בהם

oמהי תדירות השימוש בהם

. רשתות חברתיות3.11א-oהאם הן קיימות

oמי משתמש בהן

oמה תדירות השימוש בהן

. "טוויטרים"3.12א-oהאם הם קיימים

oמי משתמש בהם

oמה תדירות השימוש בהם

. שילוב בתהליכי עבודה 4א-. ניהול פרויקטים4.1א-oהאם קיים נוהל לשילוב אלמנטים של ניהול ידע בתזרים ביצוע

פרויקטים ארגוני

oהאם יש תיעוד מסודר אחרי השלמת כל שלב בתהליך

. טיפול במידע הנדסי4.2א-oהאם קיים נוהל ליצירת מידע הנדסי )תכן ותקנים( ולשילוב מידע

הנדסי במערכות המידע הארגונית, לרבות הנגשה לעובדים

oהאם קיימת מערכת ארגונית תומכת לטיפול במידע הנדסי

43


. הפקת לקחים5 א-oהאם יש נוהל מחייב לקיום הפקת לקחים

oהאם יש מערכת ארגונית לביצוע הפקת לקחים

oהאם יש מעקב על ביצוע לקחי הפקת לקחים

oהאם יש הפצה רוחבית של לקחים ותובנות

. תוצרים6א-. למידה ארגונית6.1א-o)האם יש ירידה במספר תקלות בטיחות )בייחוד תקלות חוזרות

oהאם יש ירידה במספר טעויות ותקלות טכנולוגיות

o"האם נעשה "שכפול הצלחות

o"האם יש הקטנת כמות הידע ש"עזב את הארגון

oהאם קוצר משך זמן הכשרת עובד לתפקיד

oהאם העובדים חשים בעידוד השיתוף בידע מצד המנהלים

oהאם העובדים חשים שיש תשתית ארגונית מספקת לשיתוף ידע

. תפקוד6.2א-oהאם העובדים יודעים היכן לשמור מסמכים

oהאם העובדים יודעים היכן וכיצד לאתר מסמך – האם הדבר מתבטא בירידה במשך הזמן הדרוש לאחזור

. שיפורי תהליך )עקב קיום מידע ונגישות מידע(6.3א-oהאם קוצר משך הזמן הדרוש להתנעת פרויקטים חדשים

oהאם קוצר משך הזמן הדרוש להגשת הצעות מחיר

. יחסי גומלין בין קבוצת ניהול הידע עם יחידות אחרות בארגון7א-IT. יחידת ה7.1א-

oהאם לניהול הידע יש השפעה על בחירת מערכות ארגוניות

o מי אחראי על ההטמעה של כלי ניהול ידע

44


oהאם כלי ניהול הידע מתוחזקים ברמה נאותה

. היחידה האחראית על הפקת לקחים )למעט תחומי האחריות7.2א-של מנהל הידע(

. היחידה האחראית על למידה ארגונית )למעט תחומי האחריות7.3א-של מנהל הידע(

. תרבות ניהול הידע8א-.. בתקן.5.3הערכה על פי סעיף

45


נספח ב - רמות בשלות של ניהול ידע)למידע בלבד(

נספח זה מציג כלי לבחינת רמות בשלות ניהול הידע בארגון, שמטרתו לסייעלהיערכות למימוש ניהול הידע בארגון.

רמת

בשלות

תחום

12345

אחריותהנהלה

קיים חבר- הנהלהאחראי

- ישנה מחויבות הנהלה לפיתוח

ומימוש של תוכנית ניהול

ידע - ההנהלה

אחראית לקיומה של

מדיניות ניהולידע

- ניהול הידע הוא חלק

מחזון הארגון, מאסטרטגיית

הארגון ומערכיהארגון

- ההנהלה אחראית

לקיומה של מדיניות ניהול

ידע תומכתאסטרטגיה - ההנהלה

מבטיחה קיום תוכנית

לניהול ידע

- מתקייםסקר הנהלה- ניהול הידע

משאבים

קיים מושג של ניהול ידע

באופן פורמליבארגון

קיים מנהל ידע

בארגון

- ישנם מספר בעלי תפקידים

בארגון התומכים

בנושא ניהולהידע

- ההנהלה מקצה

משאביםכספיים ייעודיים

יש יחידה של ניהול ידע

בארגון. יחידת ניהול

הידע כפופה לחבר הנהלת

הארגון.

מנהלי יחידות בארגון יוזמים פעילות ניהול

ידע תוך העמדת

משאבים נוספים לנושא

)כוח אדםאו/וגם כסף(

ניהולמימוש הידע כולל

איסוף ידע

הנמצאבארגון

- ישנה טכנולוגיה

תומכת לשיתוף

ידע הנמצאתבשימוש - ישנה

- קיימת פעילות

רב-שנתית מתוכננת

לניהול ידעבארגון

- בוצע מיפוי המסייע לניהול

פעילות ניהול הידע כוללת

התייחסות לכל שלבי

הגישההתהליכית

פעילות ניהול ידע

כלל-ארגונית כוללת בכל

פעילות את כל שלבי הגישה

התהליכית

46


רמת

בשלות

תחום

12345

פעילות סדורה

של שיתוףידע

הידע הארגוני

47


מתקיימתכלים פעילות סדורה

להבנייתידע

ניהול הידע

משלב היבטי

טכנולוגיה)מחשוב (

- ניהול הידע משלב היבטי

תוכן

- ניהול הידע כולל תיעוד

ידע סמוי )הנמצא

בראשיהם שלהעובדים(

-מתקיימת פעילות סדורה

לפיתוח ידע - ניהול הידע משלב היבטי

תהליך - ניהול הידע

משולב במערכות

המידעהתפעוליות

ניהול הידע הוא חלק

בלתי נפרד מהתרבותהארגונית

- קיימים-תרבות מנגנוני למידה

לעובדים - אנשים מתעדים

ידע בעבודתםהשוטפת

- קיימים מנגנוני למידה

בקבוצות - אנשים

משתפים זה את זה בידע

מקצועיוארגוני

- קיימת למידה והיא משולבת

בתהליכי העבודה

ובפעילויותהשונות

- ארגון לומד: קיים

תהליך ארגוני של שיפור

מתמיד מבוססלמידה

- התרומה לידע ושיתוף הידע מהווים קריטריונים

להערכתעובדים

ידע ארגוני-תיעוד מתועד

במסגרת ניהולהידע

אבני דרך מרכזיות

בניהול הידעמתועדות

תהליך ניהול הידע כולו

מתועד

מדידת תהליך ניהול הידע ותוצריו

מתועדת

מדידהוהערכ

ה

קיימת מדידה-- לגבי השימוש

בכלי ניהול הידע

ובאפקטיביותהשימוש

קיימת מדידה לגבי תפוקות

מפעילות ניהולהידע

קיימת מדידה לגבי תועלות

ארגוניות מפעילות

ניהול הידע

הפקתלקחים

נעשות- פעילויות להפקתלקחים

נעשות פעילויות שיטתיות להפקת

לקחים ברוב פעילויות ניהול

הידע

בהתאם לתהליכי הלמידה

וללקחיה, מנוטרים

ומשופרים המנגנונים התומכים

בפעילות ניהולידע בארגון

נעשה גם תהליך כולל

של הפקת לקחים

לניהול הידע

הערה לטבלה:

48


בכל רמת בשלות נדרש גם קיומם של כל התנאים של הרמות הקודמות.

49

british standards - setterora.files.wordpress.com€¦ · web viewניהול פרויקטים....

Documents