Enterprise Briefing  ‐ Steps Towards the IT PlanPresentation to the Joint Legislative Oversight Committee on Information Technology

February 6, 2014

Agenda

Organizing to Fix & Modernize IT

IT Plan Background and Update

2015‐2017 Biennial IT Plan

Enterprise IT Briefing

Next Steps

2/6/2014OFFICE OF INFORMATION TECHNOLOGY 2

Organizing to Fix and Modernize ITTransitioning IT from a cost center to business enabler

Building on the Governor’s matrix leadership model

Working as one state and ONE IT

Establishing and filling critical leadership positions

Focusing on cross‐functional collaboration and delivery teams

2/6/2014OFFICE OF INFORMATION TECHNOLOGY 3

IT Plan Background and UpdateHistorically IT initiatives over business alignment 

2013‐2015 Biennial IT Plan Scheduled to be delivered in February 2013

Delayed for new administration and SCIO to assess and prioritize

IT Plan include requirements driven by Legislation – SB991

IT Reserve Fund

Executive Order 30 

2014 Aligning activities to get on schedule

IT Plan will become a perpetual cycle

Connecting IT to business planning

2/6/2014OFFICE OF INFORMATION TECHNOLOGY 4

2015‐2017 Biennial IT PlanSteps towards legislative schedule

2/6/2014OFFICE OF INFORMATION TECHNOLOGY 5

We are here

1. Enterprise IT Briefing (Dec ‘13) ‐ complete

2. Collaboration and Innovation Plan (Feb ’14)

3. Cabinet Unite IT Strategy (Mar ‘14)

4. IT Statewide Restructuring Plan (May ’14)

5. All Agencies submit Biennial Plans (Oct ‘14)

6. IT Funding Model Transformation (CY Q4 ‘14)

7. Biennial IT Plan (Feb ‘15)

Enterprise IT Briefing

2/6/2014OFFICE OF INFORMATION TECHNOLOGY 6

Enterprise IT Briefing An abridged document that provides direction on enterprise IT

Provides Cabinet Chief Information Officers (CCIOs) with direction for their Collaboration and Innovation Plans

Along with the Collaboration and Innovation plans, contributes to the development of the Cabinet Unite IT Strategy

Focus the Enterprise IT Briefing

Mission, Vision, Strategy, and Guiding Principles

Reserve Fund Initiatives

Centers of Expertise (CoEs)

Other Strategic Initiatives

Traditional Planning Components

2/6/2014OFFICE OF INFORMATION TECHNOLOGY 7

Focusing to Fix and Modernize

OFFICE OF INFORMATION TECHNOLOGY 8

Governor’s Vision Focus on Consumer 

IT’s MissionWhat IT will do

ABC StrategyHow we will do IT

Guiding PrinciplesValues that guide our decisions

2/6/2014

Focus

Innovate

FoundationFix

PrepareFocus

Gen 1 Gen 2 Gen 3 Gen 4

Secure Sign‐onCustomer Data

Foundation Innovation

Innovation

PlanBuildOperateRemediate

DesktopOffice SecurityNetwork

Fix

Reserve Fund Initiatives4 portfolios of 11 programs and numerous projects

OFFICE OF INFORMATION TECHNOLOGY 92/6/2014

Centers of Expertise (CoE)Providing expertise across organizations to deliver IT

Develop solutions that support critical enterprise functions and operations

Organizations benefit from focusing resources and skills on a common purpose 

Cross‐agency teams share best practices, reduce duplication, and solve common challenges 

Established and evolving CoEs and collaborative governance

2/6/2014OFFICE OF INFORMATION TECHNOLOGY 10

Innovation AgencyCIOs

ConsumerPlatforms

SAP Center of Excellence(CoE)GDACFuture

Other Strategic InitiativesTo improve collaboration and interoperability

Unify directory services across agencies

Improve project approval and oversight process

Budgeting and Reporting for the Information Technology Enterprise (BRITE) 

Office 365

IT Funding and Rates

Application architecture simplification and improvements

Security

Consistent web presence

2/6/2014OFFICE OF INFORMATION TECHNOLOGY 11

Traditional Planning Components

Inventory of current IT assets and major projects currently in progress 

Evaluation and estimation of the significant unmet needs for information technology resources over a five‐year time period 

Statement of the financial requirements posed by the significant unmet needs 

Analysis of opportunities for statewide initiatives that would yield significant efficiencies or improve effectiveness in state programs

Enterprise IT Briefing and subsequent Collaboration and Innovation Plans

Interim plans that are not intended as full IT Plans  

Will provide direction and alignment for the evolving technology and business landscape

Inputs to the Unite IT Plan

2/6/2014OFFICE OF INFORMATION TECHNOLOGY 12

Next StepsPlanning is perpetual, align our priorities and strategies

The Enterprise IT Briefing is one step, next steps include:

Cabinet Unite IT Strategy (Mar ‘14)

IT Statewide Restructuring Plan (May ’14)

All Agencies submit Biennial Plans (Oct ‘14)

IT Funding Model Transformation (CY Q4 ‘14)

Biennial IT Plan (Feb ‘15)

2/6/2014OFFICE OF INFORMATION TECHNOLOGY 13

Thank You

2/6/2014OFFICE OF INFORMATION TECHNOLOGY 14