bouwen in de zorg vanuit het perspectief van de zorgverlener

vanuit het perspectief van de zorgverlener

Martin Jansen

Bouwen in deZorg

Mét ruimeaandacht voor

cliënten enmedewerkers

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave

I. Voorwoord

II. Visieontwikkeling en marktverkenning

III. Voorbereiding van bouwen

IV. Afbouwen van een woongemeenschap

V. Daadwerkelijk bouwen

VI. Opbouwen van een woongemeenschap

VII. Opbouwen van een werkgemeenschap

VIII. In gebruik nemen

IX. De opening

X. Tien extra tips

Aantekeningen

Colofon

5

7

16

28

30

37

39

42

48

49

50

51

Afbeelding cover: artist impression van de tuin van woonzorgcentrum Dekkersduin

2 3

Voorwoord

Beste lezer,

Leuk dat je geïnteresseerd bent in bouwen in de zorg! Met dit boekje wil ik je laten zien dat je een bijzondere tijd tegemoet gaat. Want bouwen is leuk. Echt. Je krijgt er enorm veel energie van. Ik heb diverse grote bouwprojecten mogen doen. En ervan genoten.

Wat ik merkte, is dat er weinig naslagwer-ken zijn over bouwprojecten in de zorg. En dan vooral over ervaringen vanuit de ge-bruikerskant. Zo is er weinig informatie te vinden over de zorginhoudelijke kant van een bouwproject en over het creëren van een woon- en werkgemeenschap. Daarom deel ik graag de ervaringen die ik met mijn team heb opgedaan.

Dit boekje gaat dus niet zo zeer over de technische kanten van het bouwen. Daarvoor kun je gespecialiseerde bouwmanagers inhuren. Wat je wel kunt vinden in dit boekje zijn handige adviezen over

hoe je mensen voorbereidt op de verande-ringen. Of het nu om cliënten, familieleden, buurtbewoners of medewerkers gaat. Aan deze informatie hebben wij zelf de meeste behoefte gehad. Ik hoop je hiermee op weg te helpen.

Elk bouwproject is uniek, maar er zijn over-eenkomsten. Het is belangrijk om je eigen ervaringen goed op te slaan. Zo kun je die een volgende keer weer inzetten. Achter in dit boekje kun je mijn informatie verrijken met je eigen ervaringen. Zo heb je een compleet geheel.

Ik wens je - namens ons hele team - een heel mooi bouwproject toe!

Martin JansenFlorence

I. VOORWOORD

4 5

Je kunt verschillende redenen hebben om te gaan bouwen. Een hoofdreden is vaak dat het bestaande gebouw niet meer toe-komstbestendig is. Ook maatschappelijke ontwikkelingen leiden tot andere inzichten. Zo zien we de laatste jaren steeds meer de behoefte om verschillende zorgfuncties dicht bij elkaar te combineren. Daardoor kunnen bewoners - als het nodig is - ook intensievere zorg ontvangen zonder te hoeven verhuizen.

Helder doelWat belangrijk is, is dat je precies weet waarom je het doet. Het geeft ontzettend veel houvast als je een helder doel hebt. Nogal logisch, hoor ik je denken. Toch heb ik het vaak genoeg zien gebeuren dat idee-en met potentie uiteindelijk faalden door een gebrek aan visie.

Natuurlijk wil jij dit met jouw project voorkomen. Daarom helpt het om in de fase van voorbereiding ruime aandacht te besteden aan je visie en de (toekomstige) behoeften van de markt. In dit hoofdstuk ga ik daar dieper op in.

A. VISIEDe basis voor een succesvol bouwproject is een heldere visie. Het gaat hier om een visie op zorg, een visie op welzijn én een visie op wonen. Als je voor een zorgorga-nisatie werkt, is op deze gebieden vaak al een meerjarenvisie beschikbaar. Dat is een prima basis, al is deze vaak wat abstract. Je kunt deze gaandeweg verder verfijnen voor je project.

II. Visieontwikkeling en marktverkenning

Visieontwikkeling en marktverkenning Visieontwikkeling en marktverkenning

’Als we eerst maar weten waar we zijn en waar we heen willen,

kunnen we beter beoordelen wat we moeten doen en hoe we

het moeten doen.’

Abraham Lincoln Amerikaans president van 1861 tot 1865

6 7

• Wij zoeken naar maximalisering van keuzevrijheid

Cliënten hebben altijd iets te kiezen. Dat betekent dat er altijd meerdere opties zijn op het gebied van zorg, zorggerelateerde ondersteuning en welzijn in een levensloopbestendige leefomgeving.

• Wij maken onderdeel uit van de wijk Het nieuwe gebouw is herkenbaar en eenvoudig toegankelijk voor wijkbe-woners. We bieden in ons gebouw daadwerkelijk ruimte voor de wijk. Bijvoorbeeld door een thuisbasis te zijn voor huisartsen, fysiotherapeuten en wijkverenigingen. Ook werken we samen met sportvere- nigingen.

Van organisatievisie naar bouwvisieDe visie Florence was ten tijde van de start van het project Woonzorgcentrum Uitzicht als volgt:

Cliënten kiezen voor Florence, omdat:• Regie, zelfredzaamheid en kwaliteit

van leven van onze cliënten op de eerste plaats staan.

• We samen met de cliënt bepalen hoe we binnen de mogelijkheden de beste resultaten kunnen bereiken.

• We in de wijk, bereikbaar en herkenbaar zijn.

• We een persoonlijke gids voor de (potentiële) cliënten zijn. Een gids, die zich verbindt met de cliënten van vandaag en morgen.

• We vanuit professionaliteit en betrok-kenheid goede zorg en aanvullende diensten leveren.

Voor de bouwprojecten heb ik deze visie verfijnd naar:• Wij stellen de eindgebruiker centraal

In het nieuwe gebouw staan de eindgebruikers voortdurend centraal. Het gaat hier om cliënten, familie, medewerkers en vrijwilligers.

• Wij ondersteunen op de plek waar de cliënt het nodig heeft Onze professionals richten zich naar de woonsituatie van de cliënt. Wij passen ons aan, ongeacht een veranderende gezondheid van de cliënt. Zo kunnen mensen zo lang mogelijk zelfstandig en bij hun partner blijven wonen.

• Wij sluiten aan bij het leven van de cliënt Cliënten kunnen ondanks hun beperkin-gen het leven voortzetten dat zij hebben geleid. Wij sluiten aan bij dat leven en passen ons waar nodig aan.

• Wij zorgen voor comfortabel wonen Cliënten kunnen bij ons levensloopbe-stendig wonen. Dus of zij nu lichte of zware zorg nodig hebben, wij volgen. Zowel met flexibele zorg als met een multifunctioneel gebouw.


Geen visie beschikbaar?Werk je voor een beginnende onderneming of is jouw organisatie niet zo visiegericht, dan loont het de moeite om eerst de visie voor je bedrijf scherp te stellen. Sla deze stap vooral niet over omwille van de snel-heid. De tijd die je er nu aan besteedt, verdien je later dubbel en dwars terug.

Een goede start maak je door naar de trends in de markt en de behoeften van je doelgroepen te kijken. Doe onderzoek naar de volgende gegevens:• Demografie van je doelgroepen• Veranderingen in de zorg, nu en in de

toekomst• Politieke verschuivingen• Ontwikkelingen in de gezondheidszorg

(technologie)• Ontwikkelingen in de wijk/gemeente/

regio waar je wilt gaan bouwen• Je gewenste onderscheidend vermogen

Formuleer aan de hand van bovenstaande je visie en check deze bij mensen die be-wezen vooruit kunnen denken. Dat kunnen vooraanstaande politici en samenwerkings-partners zijn, maar zeker ook (potentiële) cliënten en medewerkers van de werkvloer.

8 9


’Meer dan het verleden

interesseert mij de toekomst, want daarin ben

ik van plan te leven .’

Albert EinsteinDuits-Amerikaanse natuurkundige (1879 - 1955)

Hoe heeft de visie impact op je bouwplannen?Je organisatievisie heeft grote invloed op je bouwplannen. Immers, als je vindt dat bewoners zo veel mogelijk deelgenoot moeten uitmaken van de maatschappij, heeft dat direct gevolgen voor de indeling van je gebouw. Want hoe ga je om met de veiligheid van de bewoners als je je locatie open wilt stellen voor de wijk? En als in je visie staat dat je klantge-richt wilt zijn en daarom levensloop-bestendige woningen wilt creëren, dan heeft dit vergaande gevolgen voor de financiering. Zo hebben wij in onze projecten baanbrekend werk verricht om ervoor te zorgen dat de financiering de cliënt volgt. En niet andersom. Een voorbeeld hiervan is dat we huurwoningen hebben kunnen omzetten naar een (deels) AWBZ-gefinancierde verpleegomgeving.Kortom, met een heldere visie weet je wat je te doen staat. Het wordt helder waar je soms van de gebaande paden moet afwijken om aan die visie te voldoen.

Uitdragen van de visieOmdat ik naast projectleider ook manager was van een regio, droeg ik dagelijks de vi-sie van de organisatie uit. De visie beperkt zich immers niet tot de nieuwbouw. Op die manier konden mijn team en ik mensen voortdurend meenemen in de visie en de bijbehorende ontwikkelingen.

Regelgeving versus visieRealiseer je dat regelgeving vaak achter-loopt op je plannen. Ook de regels binnen je eigen organisatie. Houd voor ogen dat je bouwt voor de toekomst. Laat je in je visie dan ook niet beperken door de huidige regelgeving en de bestaande routines. Blijf groot denken en zoek de grenzen op. Waar nodig moet je na het in gebruik ne-men van het gebouw oplossingen zoeken. Bijvoorbeeld als de regelgeving toch nog achterloopt. Met een goede visie die aan-sluit op verwachte politieke ontwikkelingen is echter veel mogelijk.

10 11

Interview Interview

Mijn activiteiten tijdens het bouwprojectVanuit mijn ervaring als architect voor zorg-gebouwen ben ik al in een vroeg stadium betrokken geweest bij de plannen voor Dekkersduin. Ik heb bijgedragen aan het formuleren van de randvoorwaarden, het meedenken in innovatieve oplossingen en uiteraard het uiteindelijk ontwerp van het gebouw. Ook heb ik handreikingen gedaan voor de interieurarchitect.

Mijn belangrijkste inzichtZorg voor een goed, breed gedragen pro-gramma van eisen met hierin een belangrijke plaats voor je visie. Als je dit binnen je orga-nisatie tot stand kunt brengen, heb je een heldere briefing voor je architectuur. Vanuit die kaders komen wij als ruimtelijk ontwer-pers tot creatieve en innovatieve oplossingen.

Wat ik van tevoren niet had bedachtNaarmate de ontwerpfase vorderde, veran-derde de visie. Van een aanvankelijk werkge-relateerde omgeving, werd meer de nadruk gelegd op een gezellige woonomgeving. Dat lijkt misschien een kleine wijziging in woorden, maar voor een architect geeft dat belangrij-ke aanknopingspunten om het ontwerp te wijzigen. Zo hebben we toen gekozen om de woongedeelten meer woonuitstraling te geven door het toepassen van gemetselde gevels en een dakkap met pannen. De zorgvoor- zieningen kregen een meer functioneel karak-ter en een plat dak. Op deze manier is er een duidelijke scheiding in beleving tussen wonen en zorg. Het café-restaurant is dan ook meer een plek waar je uit gaat, terwijl de eerste verdieping duidelijk uitademt dat je naar de dokter gaat.Ook uit het gebruikersoverleg kwamen goede ideeën. Bijvoorbeeld om geen balie te maken, maar te werken met een gastheer of gastvrouw. Deze persoon kan dan ook als barmedewerker fungeren. Dat schept minder afstand. Ook met dit idee hebben we rekening gehouden in het ontwerp.

Mijn gouden tipZonder voor eigen parochie te willen preken, adviseer ik om voor een architect te kiezen die ervaren is in het ontwerpen van woonzorggebouwen. Hoewel veel architecten een prachtig gebouw kunnen ontwerpen, heb je uiteindelijk de meeste behoefte aan iemand die de zorg van dichtbij kent. Die begrijpt dat bewoners allerlei beperkingen hebben en slecht ter been zijn en dat voor installaties andere uitgangspunten gelden dan bij regulier wonen.Ook is het belangrijk om facilitaire voor-zieningen op de juiste plek te hebben, met manoeuvreerruimte voor rolstoelen en facilitaire wagens. Een woonzorggebouw vertoont, als je niet oppast, al snel allerlei stootbeschadigingen. Dit wil je uiteraard voorkomen.

Tot slot is het belangrijk dat je je ervan bewust bent dat het niet alleen een woon-omgeving voor de bewoners is, maar ook een werkomgeving voor het personeel. Dat vraagt om creatieve oplossingen en ervaring.

Kees van BaalenArchitect bij ARPROS Architecten

Interview

Café in woonzorgcentrum Uitzicht

12 13

B. MARKTANALYSEMet een marktanalyse breng je je huidige en potentiële klanten in beeld. Je markt-analyse bestaat uit de volgende punten:

Demografie• Onderzoek het aantal bewoners van je

gemeente/stadsdeel/wijk Bekijk daarbij hoe je doelgroepen verte-genwoordigd zijn. In ons geval ging het om ouderenzorg, dus wij hebben geke-ken hoeveel mensen van 65 jaar of ouder in de buurt wonen. Uiteraard hebben we hierin ook de prognoses voor de toe-komst meegenomen.

• Onderzoek het besteedbare inkomen van je doelgroep

Als je weet wat mensen te besteden heb-ben, krijg je een helder kader voor welke doelgroep je bouwt. Denk bijvoorbeeld aan mensen die een bovengemiddeld inkomen hebben en daardoor meer te besteden hebben.

• Onderzoek de behoeften in wonen en welzijn Welke behoeften zijn er op het gebied van wonen en welzijn? Hoe willen

mensen in de toekomst wonen en wat maakt dat zij zich prettig voelen? Zulke kwalitatieve gegevens geven belangrijk inzicht in je toekomstige cliënten.

Identiteit• Onderzoek waar de behoefte ligt

Vaak is al sprake van een oorspronkelijke identiteit (christelijk, rooms-katholiek, hervormd, remonstrants, islamitisch, humanistisch, etc.), bijvoorbeeld als je te maken hebt met vervangende nieuw-bouw. Als dat niet zo is, loont het om in de markt te kijken waaraan de grootste behoefte is. Daar speel je vervolgens op in.

Producten en diensten• Onderzoek welke dienstverlening de markt

zoekt Waar hebben jouw doelgroepen behoefte

aan? En zijn dat lokale, gemeentelijke of landelijke wensen? Bij ons eigen onderzoek hebben wijk-bewoners bijvoorbeeld kenbaar gemaakt behoefte te hebben aan een wijkser- vicepunt, welzijnsactiviteiten, een voor-ziening voor dagopvang, thuiszorg, comfort arrangementen (o.a. maaltijden


aan huis en klusservice), een pinauto-maat en de aanwezigheid van onder meer huisartsen en fysiotherapeuten.

C. CREATIEVE BRAINSTORMNu je weet welke kant je op wilt (visie) en waar de behoeften van de markt liggen, ga je aan de slag met creatieve brainstorms om die twee te verbinden. Wij hebben zowel sessies op cliëntniveau, mede- werkersniveau, buurtniveau als bestuurs-niveau gehouden.

DeelnemersAls je de deelnemerslijst voor je brain-storms gaat opstellen, bekijk dan eens de groepen in de lijst hiernaast. Let wel op dat er voldoende relevantie is voor de deelnemers. Met bestuurders en conceptuele denkers kun je op een vrij abstract niveau werken. Maar als je met eindgebruikers aan de slag gaat, zorg dan dat je concrete zaken hebt om over te brainstormen.

Mogelijke deelnemers voor je brainstorm:

❍ Vertegenwoordigers van cliënten

❍ Medewerkers uit de zorg

❍ Behandelaren

❍ Specialisten

❍ Wijkparticipanten

❍ Bestuurders

❍ Leden van het managementteam

❍ Architect

❍ Vastgoeddeskundigen

❍ Ingehuurde projectleden

❍ Bouwteam

❍ Projectleider (leider van de brainstorm)

Toetsing uitkomst brainstormNa de brainstorms toets je de uitkom-sten bij je belangrijkste gebruikers: 1. Potentiële klanten2. Samenwerkingspartners3. Wijkverenigingen4. Medewerkers5. Vrijwilligers6. Overige interne organisatie

14 15

A. PROJECTPLANNu je de visie van je organisatie helder hebt, je weet wat de markt wil en die in conceptuele brainstorms met elkaar hebt verbonden, ga je met elkaar van start met het uitwerken van de projectplannen. Het gaat hier om plannen voor zowel de bouw als de zorg.

Projectplan nieuwbouw woonzorg- en dienstencentrumHet projectplan loopt parallel aan het bouwproces dat een eigen projectplanning heeft. Je beschrijft hierin je aanpak voor het opbouwen van een nieuwe bewonersge-meenschap en een nieuwe medewerkers-gemeenschap. Een belangrijk onderdeel in dit plan ruim je in voor informeren en communiceren. Daarnaast beschrijf je ook praktische zaken als de inrichting van het gebouw, de keuze van het meubilair en de samenwerking met partijen in je omgeving. Nogmaals voor de duidelijkheid: dit plan

gaat met nadruk niet over het bouwen van het gebouw. Dit is immers belegd in het bouwteam. Als projectleider monitor je dat samen met vastgoedmedewerkers door deelnemer te zijn van het bouwteam.

In het projectplan nieuwbouw geef je dus invulling aan je visie op zorg, welzijn en wonen. En dan hebben we het over deel-projecten als zorg en behandeling, kwali-teit, promotie, ICT, inhuis- en verhuisplan, personeel en opleidingen en sponsoring. Om een voorbeeld te noemen: op het gebied van personeel kijk je naar de betekenis voor medewerkers. Welk type medewerkers heb je nodig? Als huidige medewerkers worden ingezet, welke scholing moeten zij dan ontvangen? Het werkt het prettigst als je het overkoepelen-de projectplan vrij strategisch vormgeeft. Vervolgens kun je de deeltrajecten door vakinhoudelijke werkgroepen laten uitwer-ken. Uiteraard schuiven de deelprojecten, naarmate de inhuisdatum nadert, qua planning in elkaar.

III. Voorbereiding van bouwen

Voorbereiding van bouwen Voorbereiding van bouwen

Artist impression restaurant woonzorgcentrum Dekkersduin

16 17

’De motivatie van een

medewerker is het directe resultaat van de kwaliteit van de

interactie met de manager .’

Bob NelsonBestsellerauteur van managementboeken

B. PROJECTTEAM FORMERENNu je weet wat je wilt gaan doen en wan-neer je het wilt gaan doen, kun je je pro-jectteam formeren.

Selecteren deelnemersBij het samenstellen van je team zoek je naar mensen die de vastgestelde visie met flair kunnen uitdragen. In mijn aanpak wa-ren deze deelprojectleiders grotendeels de leden van het managementteam. Het ging hier om personen die ook voor de nieuwe locatie aan de slag zouden gaan. Zij heb-ben zelf de mensen uitgekozen met wie zij hun doelstellingen willen bereiken. Bij het samenstellen van hun team letten zij op de volgende kennis en vaardigheden: • Visie• Zelfstandigheid• Analytisch vermogen• Kritisch• Professioneel

Je eigen tijd indelenMijn visie is dat je als projectleider dicht op het project moet blijven. Dat is soms hard werken, zeker als je het projectleiderschap – net als ik – combineert met de dagelijkse leiding van een of meer locaties of regio’s.

Toch verdien je iedere minuut die je eraan besteedt uiteindelijk terug. Graag geef ik je wat voorbeelden van hoe je dat kunt doen:

• Wissel ideeën uit Bezoek de bijeenkomsten van de deel-

projecten en wissel daar je gedachten en ideeën uit. Zo toon je je betrokkenheid en houd je voeling met wat er speelt.

• Laat horen wat je met ideeën hebt gedaan Organiseer periodiek terugrapportage -

bijeenkomsten en informatiebijeen-komsten. Daarmee houd je de mensen betrokken.

• Geef ruimte om ook 1-op-1 te sparren Laat je deur open staan voor mensen die

met je willen sparren. Dit kunnen cliën-ten, medewerkers, maar ook leveranciers en samenwerkingspartners zijn.

• Beloon extra inspanningen Blijf je visie delen en faciliteer de mede-

werkers. Helaas is het vaak zo dat nieuw-bouwprojecten ‘erbij’ worden gedaan. Niet zelden naast een fulltime baan. Zorg er voor dat je extra inspanningen van medewerkers benoemt en beloont.

Voorbereiding van bouwen Voorbereiding van bouwen18 19

werkers, maar ook om medewerkers van de technische dienst of de horeca. Juist omdat het hun dagelijks werk betreft, zijn hun tips en adviezen bijzonder waarde-vol. Zo hebben medewerkers ons scherp gehouden bij te hoge drempels, te hoge of te lage toiletten, te smalle deurposten, te zwaar horecameubilair, onhandig ge-bruik van de automatische deurbediening en nieuwe mogelijkheden in domotica.

Dingen die wel vooral op jouw bord als projectleider terechtkomen, zijn:

• Het bijwonen van alle bouwvergaderingen Met het bouwen moet je er bovenop

zitten. In de praktijk betekent dit dat je bouwvergaderingen bijwoont, dat je intensief betrokken bent bij het toetsen en testen tijdens de bouw en dat je er continu op gericht bent dat aan de visie gestalte wordt gegeven.

• Presentaties geven Met de veelheid aan doelgroepen is het

belangrijk zichtbaar en herkenbaar te zijn. Geef daarom presentaties aan cliënten, medewerkers, samenwerkingspartners en de buurt. Voortdurend informeren is van

• Werk aan het teamgevoel Mensen kunnen veel aan als ze deel zijn

een team. Daarom is het faciliteren van het teamgevoel een belangrijk onderdeel van je werk. Zorg ervoor dat het leuk en inspirerend blijft.

Natuurlijk hoef je het als projectleider niet alleen te doen. Dichtbij blijven kun je prima samen doen. Zorg dat je gebruikers-groepen betrekt. Wij deden dat als volgt.

• Informatiebijeenkomsten Wij hielden regelmatig informatiebijeen-

komsten voor alle belangrijke gebruikers-groepen. Daar vertelden wij hen meer over de stand van zaken. Ook legden we concrete voorstellen voor waarop de aanwezigen vervolgens konden reageren.

• Inspraakbijeenkomsten Naast informatiebijeenkomsten hebben

we ook inspraakbijeenkomsten gehou-den. Hier konden de aanwezigen, cliënten of medewerkers, meedenken over bijvoor-beeld de inrichtingsvoorstellen van de architect, de aankleding van het restau-rant of het aan te schaffen meubilair.

groot belang voor het slagen van je project en het creëren van draagvlak.

• Betrekken van stakeholders Zorg dat je interne en externe stakehol-

ders betrokken houdt. In hun drukke agenda schuift jouw project vaak naar de achtergrond en dan zijn evenementen als de eerste paal, het hoogste punt, rondleidingen en de opening uitstekende momenten om de contacten weer aan te halen.

• Samenwerkingspartners in huis halen en verhuren van ruimte

Als je in je visie samenwerking belangrijk vindt, is het zaak om de contacten met eventuele partners warm te houden. Om die reden heb ik veel gesprekken gevoerd met huisartsen, fysiotherapeuten en andere behandelaren. Maar ik heb ook nauw contact gehad met vrijwilligers-organisaties, welzijnspartijen en wijk-verenigingen. Zij zijn naast samenwer-kingspartners uiteraard ook huurder en daarmee verantwoordelijk voor een bron van inkomsten.

• Rondleidingen verzorgen Naarmate de bouw vordert, krijg je gele-

genheid om rondleidingen te geven aan diverse doelgroepen. Denk aan toekom-stige medewerkers, potentiële cliënten of omwonenden. Houd er rekening mee dat vooral eindgebruikers moeilijk door de rommel van een bouwplaats kunnen heen kijken. Plan je rondleidingen voor deze mensen dus niet té vroeg.

• Proefkamers inrichten Iedereen denkt verstand te hebben van

zorg en wat een goede werkomgeving is voor medewerkers. Daarom wordt er vaak vanachter een bureau beslist voor cliënten of medewerkers. Zo werkt het uiteindelijk niet. Wij hebben proefkamers gemaakt en daar cliënten en medewer-kers uitgenodigd. We hebben hen steeds mee laten kijken, meubilair uit laten proberen en naar hun adviezen geluisterd.

• Het scherpe oog van medewerkers van de werkvloer

Mensen van de werkvloer hebben een scherp oog voor dagelijkse, belangrijke details. Het gaat hier om zorgmede-


• Verantwoordingsrapportages Er zijn grote bedragen gemoeid met een

bouwproject. Over die vele miljoenen euro’s moet je uiteraard op heldere wijze verantwoording afleggen aan het bestuur. Maar ook op het gebied van zorginhoud heb je te voldoen aan weten regelgeving. Om die reden heb ik tijdig de Inspectie voor de Gezond-heidszorg betrokken bij onze plannen. Een voorbeeld hiervan is de invulling van regelgeving op het gebied van de BOPZ (Bijzondere Opnemingen in Psychiatri-sche Ziekenhuizen).

• Het project bewaken op alle fronten In je rol als projectleider ben jij er ver-

antwoordelijk voor dat alles goed blijft lopen. Je bent degene die het project monitort op alle fronten.

• Teambuilding Gezien de lange duur en mogelijke

vertragingen, is het van groot belang om het project aantrekkelijk te houden. Dat doe je door aandacht te hebben voor teambuilding. Zorg dat tijdens het pro-ject voldoende ruimte is om belangrijke mijlpalen te vieren. Bijvoorbeeld met een

gezamenlijk uitje of een beloning als er veel extra werk is gedaan. En kies voor een inspirerende manier van werken, waardoor mensen graag hun bijdrage willen leveren aan het project.

• Volgen van ontwikkelingen Ontwikkelingen gaan soms sneller dan

jouw bouwproject. Blijf daarom goed aangehaakt bij politieke en maatschap-pelijke ontwikkelingen. En ook interne ontwikkelingen kunnen van invloed zijn op je project. Stel het bouwproject of de deelprojecten waar nodig bij.

C. PROJECTPLANNINGVervolgens ga je van start met het maken van een projectplanning. Hierin geef je in grote lijnen aan wat de tijdspanne is voor het project.

’ Het is wijs om mensen te inspireren om dingen te doen en

hen daarna te laten denken dat

het hun eigen idee was.’

Nelson MandelaZuid-Afrikaans anti-apartheidsstrijder en politicus (1918 - 2013)


D. LEREN VAN EERDERE ERVARINGEN

Eerdere ervaringen zijn belangrijke bron-nen voor je project. Door dit boekje te le-zen, maak je al een goede eerste stap. Kijk goed om je heen naar recente bouwprojec-ten en vraag adviezen aan professionals, collega’s en bekenden die een soortgelijk traject hebben meegemaakt.

Hoe lang duurt een project?Het is niet eenvoudig te zeggen hoe lang een project duurt. Het hangt sterk af van de aard en de omvang van de bouw. En met welke omstandigheden je gaande-weg te maken krijgt. Laten we zeggen dat je minimaal vijf jaar nodig hebt. Ter illustratie: Ik heb drie grote bouw-projecten van initiatief tot oplevering mogen afronden. Het eerste project – een gebouw voor ouderenpsychiatrie voor stichting Parnassia – duurde vijf jaar, woonzorgcentrum Uitzicht duurde tien jaar en woonzorgcentrum Dekkers-duin duurde zes jaar van initiatief tot op-levering. De daadwerkelijke bouw duurt ongeveer vijftien tot twintig maanden.

Tip! Neem mensen met ervaring op in je team, bijvoorbeeld een ervaren adviseur of sparringpartner. Met een betrouwbare partner breng je niet alleen de grote lijn op orde, maar ook de details. Juist van die gemiste details kun je op een later moment veel last krijgen. Een ervaren adviseur zorgt ervoor dat je die ogenschijnlijk onbelangrijke zaken niet over het hoofd ziet.

Goede informanten zijn:• Projectleiders van vastgoed (in je eigen

organisatie en daarbuiten)• Collega-managers, bestuurders en direc-

teuren met ervaring in bouwprojecten• Bouwbegeleidingsbureaus die gespeciali-

seerd zijn in bouwen in de zorg• Architecten• Medewerkers die bouwervaring hebben• Gebruikers van recent in gebruik geno-

men projecten (bezoek de projecten en vraag naar hun ervaringen)

E. BETREKKEN VAN DE BUURT

Een belangrijke pijler van je succes is het betrekken van de buurt bij je plannen. Neem wijkbewoners, wijkverenigingen, bedrijven en organisaties op een vroeg moment mee in je plannen. Onze ervaring is dat deze gesprekken niet altijd allemaal even geruisloos zijn verlopen, maar dat we wel voortdurend een goede basis voor discussie met elkaar hebben gehad. Wij hebben de ruimte gegeven om bezwaren te uiten en ons best gedaan hier oplossingen voor te vinden. Al in een vroeg stadium zijn we hiermee gestart en dat heeft er mede voor gezorgd dat de projecten geen vertra-ging hebben opgelopen door bezwaren van buurtbewoners.

Wij kozen voor:• Netwerken (bijvoorbeeld met de stadsdeel-

directeur, wijkverenigingen, collega-zorg-aanbieders en welzijnsorganisaties)

• Brainstormen met samenwerkingspart-ners, zoals huisartsen, fysiotherapeuten, diëtisten en huisverpleegkundigen/coör-dinerend wijkverpleegkundigen

• Eén gezicht naar buiten toe, bij ons was ik dat als projectleider

Voorbereiding van bouwen Voorbereiding van bouwen

F. BOUWPROCESHet aanbesteden van onze projecten is uitgevoerd door de ingehuurde bouwbe-geleiding. Deze bouwmanagers pakken dit op van aanbesteding tot oplevering en doen dit in samenwerking met de afdeling Vastgoed, de architect en de projectlei-der. Binnen deze bouwbegeleiding zijn zij verantwoordelijk voor onder meer vergun-ningen, het plan van eisen, het ontwerp, de bestektekeningen en aanverwante zaken.

Tip! Bedenk dat elke beweging die je maakt een vorm van communicatie is. Dus als de aannemer het terrein bouwrijp gaat maken, zorg dan dat je vooraf de buurt informeert. Goed geïnformeerde wijkbewoners zijn gerust, daarmee voorkom je onnodige bezorgdheid.

24 25

En dan gaat het misEn ja, zelfs met een gedegen voorbereiding gaat het mis. Voor ons project Uitzicht hoorden wij drie maanden voor opleve-ring dat het gekozen bouwbedrijf failliet was. Ik werd erop geattendeerd door de opzichter en een medewerker van de technische dienst. Die vonden het toch wel heel vreemd dat leveranciers de gebrachte bouwmaterialen weer op kwamen halen. De aannemer, die wist dat het faillissement niet meer af te wenden was, had al zijn on-deraannemers gewaarschuwd. Drie weken later werd het faillissement uitgesproken.

Schade inventariserenDaarop hebben we de hekken gesloten, zodat geen materialen meer weg konden worden gehaald. Florence heeft ervoor gekozen om voor het faillissement het con-tract te ontbinden en de bankgarantie te trekken. Was het bouwproject in het faillis-sement onder de curator terechtgekomen, dan had dit een extra vertraging opgeleverd van nog eens zes maanden. Immers, dit is voor een curator geen alledaags traject. Florence koos ervoor de regie in eigen han-

den te nemen door het werk zelf af te maken. Vervolgens is veel werk verzet om de schade te inventariseren (finan-cieel en niet-financieel) en aannemers te vinden die het gebouw af konden bouwen. In die periode is gekozen om het gebouw onder eigen directievoering te voltooien. Het faillissement van de bouwer heeft uiteindelijk tot een ver-traging van twee maanden geleid ten opzichte van de laatste planning van de failliete aannemer.

Communiceren met de marktVeel medewerkers binnen de organisa-tie hebben hard gewerkt om de bouw weer op gang te krijgen. Je moet je voorstellen dat een dergelijke ontwikke-ling je hele organisatie treft, niet alleen de medewerkers die met de project-plannen aan de slag zijn, maar ook PR, vastgoed, inkoop en juridische zaken. We moesten de planningen bijstellen en veel met de markt communiceren.

Voorbereiding van bouwen Interview

Mijn activiteiten tijdens het bouwprojectAls technisch beheerder van beide locaties heb ik toezicht gehouden op de bouwpro-jecten. Ik heb alle bouwvergaderingen bij-gewoond en me intensief met de installatie-werkzaamheden bemoeid.

Mijn belangrijkste inzichtJe kunt jezelf veel tijd en geld besparen door tijdens de bouw al de meeste zaken in kaart te brengen. Denk hierbij aan elektra, water en verwarming. Omdat we tijdens de bouw veel foto’s hebben gemaakt en de tekeningen van installaties zorgvuldig hebben opgeslagen, hoeven we nu bijna niet meer te zoeken. Dat is plezierig omdat we hier nu geen deskun-digen voor hoeven in te huren. De uren die ik toentertijd heb besteed, heb ik inmiddels dubbel en dwars terugverdiend.

Wat ik van tevoren niet had bedachtHet faillissement van de aannemer tijdens de bouw van Uitzicht was een grote schok voor ons allemaal. Hoewel Florence zelf de hoofd-aannemer werd en alles goed werd opgepakt, liepen we wel tegen dingen aan. De uitvoer-der moest immers alles met een beperkt budget afmaken, dus dan krijgen de details soms wat minder aandacht. Terwijl die voor ons in het creëren van een sfeervolle woonplek juist heel belangrijk zijn. Daarop ben ik dus extra waakzaam geweest.

Mijn gouden tipVraag én maak tijd om je vanuit de techni-sche kant met het bouwproces te bemoeien. Dit geldt vooral vanaf het moment dat de grove bouw klaar is. Als medewerker van een zorgorganisatie kijk je anders naar een bouw-proces dan een aannemer of installateur. Wij kennen immers de cliënten en weten wat zij wel en niet kunnen. Ik heb uiteindelijk veel kunnen betekenen in beslissingen over bijvoorbeeld de hoogte van de toiletten, de ruimte onder het aanrechtblad voor rolstoel-gebruikers en de positie van lichtschakelaars. Dat lijken voor de aannemer onbelangrijke details, maar die zijn in de praktijk essentieel voor cliënten en medewerkers.

Ramin RaweshTechnisch beheerder van o.a. de woon zorg-centra Uitzicht en Dekkersduin

Interview

26 27

Als je met het bouwen een bestaande locatie gaat vervangen, is het belangrijk dat je de tijd neemt om de bestaande woonge-meenschap goed te informeren. Ook werk je zorgvuldig naar het afbouwen van de woongemeenschap toe. Wij hebben bij-eenkomsten voor bewoners gehouden om over onze toekomstplannen te vertellen. Ver van tevoren lieten wij bewoners al ken-nis maken met beelden van de toekomst. We namen hen mee in de ontwikkelingen op de markt en onze visie op de toekomst. Ik vertelde hen dat het bestaande gebouw op termijn te maken zou krijgen met leeg-stand. Vervolgens hebben we verschillende scenario’s voor de toekomst geschetst.

Betekenis schetsenOp het moment dat de plannen wat con-creter waren, hebben we de communicatie geïntensiveerd. Onze insteek is daarbij steeds geweest om de gevolgen voor bewo-ners en hun familie te schetsen. En om waar

nodig direct oplossingen aan te dragen. Een gedegen aanpak wekt daarbij vertrouwen. Wij hebben ervoor gekozen om een uitgebreid sociaal statuut op te stellen. Hierin stond duidelijk beschreven welke rechten cliënten en hun familie hebben. Heel praktisch bete-kende dit dat wij hebben gezorgd voor goede vervangende huisvesting en sterk hebben ingezet op ondersteuning van de cliënt en de familie. Dat laatste is heel belangrijk, omdat je met kwetsbare mensen te maken hebt. Bij ons hadden de vaste verpleegkundigen van cliënten een belangrijke spilfunctie.

Opbouw boodschapDe opbouw van onze boodschap was in grote lijnen: • Het huidige gebouw voldoet niet meer

aan de huidige normen. Het wordt daar-om gesloopt om plaats te maken voor een modern woonzorgcentrum.

• Het is nodig dat u verhuist. Wij gaan u daarbij helpen.

IV. Afbouwen van een woongemeenschap

Afbouwen van een woongemeenschap Afbouwen van een woongemeenschap

• Voor iedere bewoner hebben we een vaste contactpersoon aangesteld, dat is iemand die u goed kent. U kunt met vragen altijd terecht bij deze persoon.

• Wij zorgen voor vervangende huisvesting, bij Florence of ergens anders, wat u wilt.

• Er is een sociaal statuut, het is goed geregeld. Zo ontvangt u een verhuisver-goeding. En als u wilt, kunnen wij u een terugkeergarantie geven.

PresentatieDe presentaties bij deze bijeenkomsten zijn ongelooflijk belangrijk. Het is raadzaam om hier niet te lichtzinnig over te denken. De volgende tips zijn hierbij van belang:

Inhoud• Zorg dat je een compleet verhaal hebt

mét oplossingen.• Neem alle vragen, opmerkingen en sug-

gesties serieus.• Wees transparant, laat duidelijk zien hoe

je het gaat aanpakken. • Laat duidelijk de vervolgstappen zien

en geef inzicht in wat de momenten van invloed zijn voor je publiek.

• Herhaal je boodschap en wees consistent.

Houding• Wees bewust van de impact van je verhaal.• Toon je voortdurend betrokken.

Vorm• Draag zorg voor een goede opstelling

van de zaal. Zorg dat iedereen het goed kan horen en schep niet te veel afstand tussen spreker en toehoorders.

• Geef aan het begin duidelijk aan dat er een verslag wordt gemaakt waarin de aanwezi-gen alles nog eens rustig kunnen nalezen.

• Haal in de pauze de vragen van de aanwezigen op. Reserveer na de pauze ruimte om deze vragen stuk voor stuk te beantwoorden. Waar nodig kun je ze categoriseren. Door op deze wijze te werken, krijg je de kans om je verhaal zelf goed te doen en bundel je de vragen. Bovendien worden de vragen niet té veel geleid door de emotie van het moment.

• Kader de lengte van de vergadering in. Geef aan dat je niet te lang door wilt gaan en dat je als het nodig is, een extra vergadering inplant.

• Zorg dat de bijeenkomst goed geregeld is. Serveer een hapje en drankje en cre-eer gezelligheid. Bied tot slot ruimte om nog even informeel na te praten.

28 29

gen en om tijd. Wij hebben meegemaakt dat de drempels in het gebouw twee mil-limeter afweken in hoogte. Andere voor-beelden zijn te hoge of te lage toiletten, een verkeerde indeling van ruimten in het restaurant en deuren die op een verkeerde plek zaten. Soms was er niet volgens be-stek gebouwd of voldeed de uitkomst niet. Je moet je echter afvragen hoe belangrijk zo’n punt is en dan beslissen of het toch moet worden aangepast. Sommige wijzi-gingen leveren een aannemer, of jou als opdrachtgever, een kostenpost van duizen-den euro’s op.

Geen concessie op je visieOp een flink aantal punten hebben we geen concessies gedaan. Zeker niet die punten waar onze visie in het gedrang komt. Je moet als projectleider stevig in je schoenen staan en je punt kunnen maken. Vraag iemand je hierin bij te staan. Het helpt om je te laten adviseren door erva-ringsdeskundigen. Neem deze desnoods mee naar de bouwvergaderingen. Reali-seer je dat jij de opdrachtgever bent. Je zit gedurende het project met veel mensen aan tafel. Zij hebben allemaal verschillende belangen en dat zijn niet altijd de belangen

Terwijl je voorbereidingen voor een nieu-we medewerkers- en woongemeenschap gaande zijn, moeten wel de heipalen in de grond. Jawel, het is tijd om daadwerkelijk te gaan bouwen. Zoals aangegeven in het begin ga ik in dit boekje niet in op de details van het bouwen, daar heb je je (ingehuurde) bouwmanager voor. Hieronder beschrijf ik de adviezen die belangrijk zijn voor jou als projectleider gedurende het bouwproces.

ADVIES 1: BLIJF DICHTBIJZoals eerder beschreven, is het belang-rijk dat je als projectleider dichtbij blijft. Bouwen is niet moeilijk. Als je een ervaren bouwbedrijf opdracht geeft, zullen bouw-medewerkers er zeker voor zorgen dat ze zo snel en efficiënt mogelijk gaan bouwen.

Bijstellen en wijzigenWaarom je erbij moet blijven, is dat dat je naast snelheid ook kwaliteit wilt. En die moet je voortdurend toetsen. Een dergelijk omvangrijk project vraagt om bijstellingen

waarvoor jij staat. Jij kiest namelijk voort-durend voor de cliënten, wijkbewoners, medewerkers en vrijwilligers die straks het gebouw gaan gebruiken.

Inzet eigen technische dienstVanuit mijn visie van dichtbij blijven heb ik onder meer de technische dienst van de bestaande locaties nauw betrokken bij de beoordeling van het gebouw en het mo-nitoren van de ontwikkelingen. Enerzijds omdat het belangrijk is dat zij kennis over het gebouw vergaren voor het toekomstig gebruik en onderhoud. Anderzijds omdat juist zij zaken die niet kloppen tijdig kun-nen signaleren. Vanuit hun dagelijkse werk zien zij of een stopcontact op een handige plaats zit en of de drempels wel overal op de goede hoogte zitten. Ook heeft de technische dienst diverse zinvolle testses-sies georganiseerd. Denk bijvoorbeeld aan personenalarmering en het brandalarm.Waar de corporate afdeling Vastgoed van onze organisatie vooral bij de grote lijnen betrokken was en niet continu aanwezig was, vulde de technische dienst met name de lokale monitoring en detaillering in. Waar nodig schakelden zij alsnog de me-dewerkers van de afdeling Vastgoed in.

en wijzigingen. Inzichten wijzigen geduren-de de looptijd van de bouw. Die inzichten kunnen van alle kanten komen. Zo kan de architect of de aannemer wijzigingen voor-stellen, maar ook jij als opdrachtgever. Zo kun je gedurende de bouw zaken constate-ren die niet handig zijn of invloed hebben op reeds eerder opgestelde plannen.

Bouwvergaderingen bijwonenDe bouwvergaderingen zijn bij uitstek het moment om wijzigingsvoorstellen in te brengen, af te wijzen of goed te keuren. In deze bouwvergaderingen en in de parallel lopende deelprojecten spreken deelnemers de tekeningen door en bespreken ze ontwik-kelingen die invloed hebben op de bouw. Het is belangrijk om de informatie uit te wisselen en de consequenties te evalueren.

Meebewegen én je punt makenEn dan is het een kwestie van ervaring om te weten hoever je kunt gaan bij het maken van je punt. Je moet soms ook meebewe-gen. Het gaat immers om enorme bedra-

V. Daadwerkelijk bouwen

Daadwerkelijk bouwen Daadwerkelijk bouwen30 31

ADVIES 3:BLIJF COMMUNICERENHet is al een paar keer voorbij gekomen, maar goed communiceren is belangrijk. Gelukkig heb je veel te communiceren, dus aan onderwerpen geen gebrek.

1. HindercommunicatieBouwen geeft overlast. Immers, het is nog niet gelukt om geluidloos en stofvrij te bouwen. Toch kun je de overlast beper-ken door mensen goed voor te bereiden. En dan vooral de mensen die dicht bij de bouwplaats wonen of werken. In vaktaal spreken we van hindercommunicatie.In de praktijk betekent dit dat je de om-wonenden en andere belanghebbenden vooraf goed informeert over wat, wanneer plaatsvindt. Door hen tijdig op de hoogte te stellen, kunnen zij zelf besluiten of zij maatregelen nemen. Bijvoorbeeld dat zij op de dag dat de heipalen de grond in gaan, niet thuis zijn. Of dat zij er natuurlijk juist voor zorgen dat ze wel thuis zijn, omdat ze dit spektakel niet willen missen.

Mensen ervaren minder hinder als zij goed voorbereid zijn. Het gaat erom dat de overlast hen niet overkomt, maar dat zij

Wat ze je niet vertellen...Tijdens de bouw en na oplevering is het hard werken. We hebben met ons team regelmatig tropenroosters gedraaid. Buiten werktijd en in de weekenden zijn presentaties en rondleidingen verzorgd voor potentiële cliënten, samenwer-kingspartners, buurtbewoners en medewerkers. Ook hebben we ervoor gekozen de eerste periode na ople-vering 24 uur per dag beschikbaar te zijn. Dit omdat ons is gebleken dat hoe zorgvuldig je ook test, niet alles werkt zoals is bedacht. Door extra inzet te regelen kunnen zorgverleners zich op de cliënten blijven richten. Na twee maanden konden we de 24-uursbe-reikbaarheid afbouwen en vertrouwen op de reguliere protocollen. Op dat moment hadden de medewerkers hun nieuwe routine grotendeels opgebouwd.

Daadwerkelijk bouwen Daadwerkelijk bouwen

(Potentiële) cliënten

❍ Bewoners/familie

❍ Wijkbewoners

Eigen organisatie

❍ (potentiele) Medewerkers van de locatie

❍ Medewerkers organisatiebreed

❍ Corporate afdeling Vastgoed

❍ Ondernemingsraad

❍ Bestuurders en collega-managers

Stakeholders

❍ Cliëntenraad

❍ Vrijwilligers

❍ Wijk-/Buurtverenigingen

❍ Stadsdeeldirecteur/wethouder en beleidsverantwoordelijken van de gemeente

❍ Samenwerkingspartners zorg

❍ Samenwerkingspartners facilitair

❍ Samenwerkingspartners in de eerste lijn (huisartsen, fysiotherapeuten, etc.)

❍ Wijkagent

❍ Inspectie voor de gezondheidszorg

❍ Omwonenden

ADVIES 2: ONDERHOUD JE CONTACTENBouwen is een belangrijke aangelegenheid. Natuurlijk voor wijkbewoners en mede-werkers. Maar ook voor veel partijen daar omheen. Houd daarom alle belangrijke partijen betrokken. Hiernaast een checklist van de partijen met wie wij nauw contact onderhielden:

Woonzorgcentrum Uitzicht

32 33

zelf een besluit kunnen nemen wat zij in de gegeven omstandigheden gaan doen.

2. Communicatieve momenten tijdens de bouw

In een bouwtraject heb je belangrijke com-municatieve momenten. Enkele van die momenten zijn:

a. Start bouwHet daadwerkelijk moment van bouwen is natuurlijk een belangrijk communicatief moment. In navolging van je eerdere voor-bereiding communiceer je helder over deze datum en wat de doelgroepen vanaf die datum kunnen verwachten. Goede commu-nicatiemiddelen in deze fase zijn informa-tiebijeenkomsten, brieven en de website.Een belangrijk onderdeel van deze com-municatie is te vertellen hoe je omgaat met klachten. Je geeft duidelijk aan bij wie mensen terecht kunnen met een klacht en hoe zij deze personen kunnen bereiken.

b. Eerste paalHet slaan van de eerste paal is een feestje. Voor de aannemer en zeker ook voor de opdrachtgever. Je kunt dit helemaal naar eigen wens invullen. Wij hebben ervoor

gekozen om letterlijk een eerste paal te slaan op het bouwterrein onder begeleiding van veel tromgeroffel. Het slaan van de eerste paal hebben wij laten uitvoeren door stakeholders die belang hebben bij het bouwproject. In ons geval een toekomstige bewoner, een bestuurder en een samenwer-kingspartner. Natuurlijk hebben wij daarna het moment gebruikt om er een feestje van te maken voor de buurt, potentiële klanten, samenwerkingspartners en medewerkers. Ook hebben wij dit moment aangegrepen om de plannen en het prachtige voorgeno-men eindresultaat opnieuw te presenteren. Hierin bleek ook de uitgenodigde pers bijzonder geïnteresseerd.

c. Hoogste puntAls de vlag voor het hoogste punt wordt gehesen ben je ongeveer op de helft van je bouwproject. Een bijzonder moment. Voor de buitenwereld zijn de contouren van je gebouw zichtbaar. Ook dit moment leent zich goed voor extra communicatie. Wij hebben ervoor gekozen om letterlijk de vlag te hijsen op het hoogste punt. Deze handeling werd verricht door een toekom-stige bewoner en een groep bouwvakkers.

Het gaat hier immers om het zogeheten Pannenbier-moment. Hiermee bedanken de opdrachtgevers de bouwvakkers en het is een stimulans voor het nog komende werk. Ook dit moment hebben we uitge-breid gevierd en ingezet om onze plannen weer even onder de aandacht te brengen.

d. RondleidingenAls het gebouw grotendeels staat, kun je informatieve rondleidingen verzorgen. Be-denk dat veel eindgebruikers niet door de bouwwerkzaamheden heen kunnen kijken. Dus zorg ervoor dat je de rondleidingen niet té vroeg doet en zorg voor een opge-ruimde en aangeveegde bouwplaats.

e. Ingebruikname van het gebouwAls je daadwerkelijk het gebouw gaat gebruiken, heb je uiteraard een bijzonder communicatief moment. Maak er een feestje van met de mensen die het betreft, dus cliënten, familieleden, medewerkers en vrijwilligers. Dit is niet het moment om een grootse opening te plannen met stake-holders. De eerste tijd ben je namelijk nog druk bezig met het oplossen van grote en kleine zaken die nog niet in orde zijn.

Daadwerkelijk bouwen Daadwerkelijk bouwen

Samenwerkingspartners slaan gezamenlijk de eerste paal voor de nieuw-

bouw van woonzorgcentrum Uitzicht

34 35

Mijn activiteiten tijdens het bouwprojectMijn belangrijkste rol was die van het creëren van draagvlak en het versterken van contac-ten met belangrijke doelgroepen. Daarnaast ondersteunde ik de projectleider en verzorgde ik het ambtelijk secretariaat voor de projecten.

Mijn belangrijkste inzichtVanaf dag één dat je je plannen ontvouwt, zijn er mensen geïnteresseerd in wat je doet. Zorg dat je vanaf dat moment de gegevens van de mensen die jou benaderen goed vastlegt. Zo’n registratie is praktisch en het geeft je inzicht in wat mensen willen. Dat levert je uiteindelijk een hoop op. Zo waren onze appartementen in Uitzicht binnen drie weken na het moment van inschrijving allemaal verhuurd. Puur door het goed onderhouden van onze relaties en hen goed te informeren. En ook nadat de locaties open waren, vonden cliënten en familie het fijn dat ons zorgvuldig opgebouw-de contact in stand bleef. Zo konden zij steeds rekenen op een vertrouwd gezicht.

Wat ik van tevoren niet had bedachtTijdens de bouw van Uitzicht kwam het fail-lissement van de hoofdaannemer onverwacht. Dan is het van belang dat je ook in de com-municatie snel schakelt. Wij hebben ervoor gekozen om direct toekomstige bewoners, be-langstellenden en omwonenden te informeren over de situatie. Zo voorkom je onrust. Uiter-aard hebben wij hen ook direct geïnformeerd toen vervolgens de oplossing bekend was.

Mijn gouden tipMaak een heldere indeling van de interne en externe doelgroepen en stem alle informatie goed op de gekozen doelgroep af. Te vaak zie je dat er één brief uitgaat naar verschillende doelgroepen. Daarmee communiceer je ook zaken die voor de doelgroep niet van belang zijn. Dit verstoort een heldere communicatie. Wij hebben heel doelgroepgericht gewerkt. De belangrijkste resultaten hiervan zijn dat de contacten met de omwonenden goed verlie-pen en dat onze huurappartementen binnen korte tijd allemaal waren verhuurd. En ook voor de woonplekken voor mensen met dementie en somatische aandoeningen waren ruim voldoende kandidaten.

Irma HoogelanderVerantwoordelijk voor Communicatie en PR en managementondersteuning van de projectleider

Interview

Interview Opbouwen van een woongemeenschap

Als je straks een prachtig nieuw gebouw hebt, wil je natuurlijk graag dat er ook bewoners komen te wonen. Wij hebben dat als volgt gedaan.

1. Belangstellendenlijst aanleggenOp het moment dat je je plannen ont-vouwt, krijg je veel telefoontjes en mails van mensen die informatie willen. Zorg dat je de gegevens van deze mensen direct noteert en leg zo zorgvuldig mogelijk een belangstellendenlijst aan. In een later stadium kun je nog inventariseren welke woonvorm voor de gegadigde het meest passend is, bijvoorbeeld huur met zorg- indicatie of vrije huur.

2. NieuwsbrievenMet nieuwsbrieven houd je bewoners, familieleden en belangstellenden op de hoogte van de vorderingen van het bouw-proces. Begin hiermee voordat de bouw start en zet deze brieven tot na de opleve-ring voort.

3. Artikelen in kranten en andere mediaStuur periodiek persberichten uit naar diverse media over het project en de stand van zaken. Vergeet naast de externe media ook je eigen interne media niet.

4. InformatiebijeenkomstenNodig met regelmaat geïnteresseerden en potentiële bewoners uit en vertel ze over de stand van zaken, de opleverdata, wanneer de kijkdagen zijn en wanneer zij zich kunnen inschrijven. Ook geef je veel informatie over bijvoorbeeld de toewijzing procedures. Dit laatste geldt voor zowel de huurwoningen als de AWBZ-woningen.

5. Woningen verhurenDoor je communicatie met bewoners, familie en belangstellenden houd je voe-ling met wie geïnteresseerd is. Als je zicht hebt op een opleverdatum, kun je elk van hen persoonlijk benaderen en een aanbod doen. Als je je communicatie in de

VI. Opbouwen van een woongemeenschap

36 37

voorliggende periode goed hebt gedaan, kun je rekenen op de nodige belang- stelling.

6. RondleidingenDe al eerder genoemde rondleidingen zijn natuurlijk ook van het grootste belang voor toekomstige cliënten en hun familie. Ik benadruk het nog maar even: plan de rondleidingen niet té vroeg en zorg voor een opgeruimde bouwplaats.

Opbouwen van een woongemeenschap Opbouwen van een werkgemeenschap

Ook wil je in het nieuwe gebouw straks een enthousiaste groep medewerkers aan de slag hebben. Je doorloopt daarvoor de volgende stappen.

1. Enthousiasmeren en informerenOok bij medewerkers begin je al in een vroeg stadium met enthousiasmeren en informeren. Het is plezierig en handig als zij goed op de hoogte zijn van alle ontwik-kelingen. Je gebruikt hiervoor informatie-bijeenkomsten, nieuwsbrieven, artikelen in je medewerkersorgaan en rondleidingen.

2. Werven en selecteren van medewerkers

Met een werving- en selectieplan zorg je dat je de juiste medewerkers op de juiste werkplek krijgt. Bij het opbouwen van een medewerkersgemeenschap maakt het uit of er sprake is van nieuwbouw of van een verhuizing. Elk vereist een andere aanpak.

Nieuwe locatieAls je een volledig nieuwe locatie gaat bou-wen, kun je het medewerkersbestand vol-ledig afstemmen op je behoefte. Dit is een ideale situatie, maar om eerlijk te zijn is dit maar zelden de realiteit. Een voorbeeld hier-van is dat bij een van onze bouwprojecten wij te maken kregen met een grote groep boventallige medewerkers van een andere locatie. Uiteraard zoek je eerst voor hen een werkplek. Waar nodig train je hen in vaardigheden en kennis. Ook is het bij deze groep raadzaam om te spreken over compe-tenties en motivatie. Het is immers niet hun eigen keuze geweest om ergens anders aan de slag te gaan. En je wilt wel graag dat ze zich goed kunnen vinden in jouw visie.

VerhuizingAls het om een verhuizing gaat, heb je te maken met veelal dezelfde medewerkers. Toch is dat niet perse een geruisloze over-gang. Vaak ga je met de verhuizing naar een

VII. Opbouwen van een werkgemeenschap

Ontmoetingsruimte van woonzorgcentrum Dekkersduin

38 39

nieuwe locatie ook over naar nieuwere en andere vormen van zorg, bijvoorbeeld klein-schalig groepswonen. Het voordeel is dat je de medewerkers al kent en hen dus in een vroeg stadium kunt betrekken bij je plannen.

3. Rondleidingen geven voor medewerkers

Ook medewerkers zijn razend benieuwd hoe het gebouw eruit komt te zien. Je neemt deze groepen dan ook zeker op in je schema voor rondleidingen.

4. Nieuwsbrieven en interne berichtenInterne media als intranet en nieuwsbrie-ven voor medewerkers lenen zich goed om het laatste nieuws te melden rondom de bouw. Hierin is uiteraard veel ruimte voor de zorginhoudelijke kant van alle ontwik-kelingen.

5. Werksituaties trainen en teambuildingAls je overgaat naar een andere manier van werken is het essentieel om de nieuwe werksituatie te trainen. Zo hebben wij onze medewerkers voorbereid op kleinschalig groepswonen door een nabijgelegen va-kantiewoning te huren. Samen met acteurs zijn de medewerkers gaan oefenen op de

nieuwe situatie. Zo konden medewerkers ervaren met welke cliënten we te maken hebben en hoe de nieuwe manier van werken is. De acteurs spiegelden hen op hun gedrag. Naast het trainen van werksituaties waren deze weekenden ook uitstekende vormen van teambuilding. Medewerkers hebben elkaar leren kennen en leren waarderen.

Voorbeeld: Waar is de koffiewagen?De eerste, nieuwe dagen in Uitzicht waren wennen voor de medewerkers. De huishoudelijk medewerkers zochten zich suf naar de linnenkamer. Dat is logisch, want die was er niet. Immers, als je ervan uit gaat dat mensen zo veel mogelijk zelfstandig wonen zoals zij gewend waren, dan ligt het linnengoed in het appartement zelf. Waar is nu toch de koffiewagen waar-mee de medewerkers van de horeca het gebouw rondreden? Ook die is er niet meer, want als mensen zelfstandig wo-nen in hun eigen appartement, dan zet je de koffie gewoon in hun eigen woning.

Opbouwen van een werkgemeenschap Interview

Mijn activiteiten tijdens het bouwprojectAls HR-adviseur voor de woonzorgcentra Uitzicht en Dekkersduin was ik verantwoor-delijk voor het werven en samenstellen van de teams en de scholing van medewerkers. Bij deze laatste lag de nadruk op het voorberei-den van het personeel op kleinschalig wonen.

Mijn belangrijkste inzichtWat werving van medewerkers betreft, is het compleet anders of het een verhuizing (Uit-zicht) of nieuwbouw (Dekkersduin) betreft. Bij een verhuizing heb je immers te maken met een bestaande groep medewerkers, terwijl je bij nieuwbouw met een nieuwe groep begint. Dat vereist een compleet andere aanpak. Wel is het in beide gevallen ontzet-tend belangrijk dat je de nieuwe groep gaat scholen. Zo zijn ze goed voorbereid op hun taak en leren de teamleden elkaar al kennen.

Wat ik van tevoren niet had bedachtToen de bouw van Dekkersduin eenmaal op

stoom was, ging het razendsnel. Daardoor ging de locatie twee maanden eerder open dan gepland. Op dat moment hadden wij onze teams nog niet compleet. Omdat elke dag dat een locatie leeg staat geld kost, hebben we enorm hard gewerkt om de teams alsnog rond te krijgen. Helaas waren er nog enkele gaten in de personeelsplanning toen Dekkersduin open ging. Deze situatie hebben we opgelost door tijdelijke krachten in te schakelen via een detacheringsbureau. Op die manier hadden we zo veel mogelijk dezelfde medewerkers in huis. Dat is het prettigst voor zowel de medewerkers als de bewoners.

Mijn gouden tipZorg dat je medewerkers niet alleen voorbe-reidt op een nieuwe werkplek, maar ook op de nieuwe vorm van zorg. Kies je bijvoorbeeld voor kleinschalig wonen, zorg dan dat je van tevoren situaties gaat trainen. Wij deden dat door in de weekenden met acteurs te trainen. Als je eenmaal van start gaat, steek dan veel energie in de begeleiding tijdens de eerste weken op de nieuwe locatie. Zo hebben wij uiteindelijk een coach op de werkvloer inge-zet. Die extra ondersteuning heeft de teams goed gedaan tijdens de opbouwfase.

Interview

Mariët WesterduinHuman Resource-adviseur Florence

40 41

Daadwerkelijk in gebruik nemenWat je je bewust moet zijn bij het in ge-bruik nemen van een gebouw is dat hoe-veel voorbereidingen je ook hebt getroffen, er altijd sprake is van onrust. Je kunt die in tweeën verdelen: 1. Opbouwen van routinesMet het opbouwen van nieuwe routines in een woonzorgcentrum zijn verschillen-de partijen betrokken. Daarbij is de druk hoog, omdat je geen risico wilt nemen in de zorg voor kwetsbare mensen. Cliënten, familieleden, zorgverleners en behandela-ren willen het - terecht - allemaal tot in de puntjes geregeld hebben. En dat is hard werken in een nieuwe situatie. Zowel men-taal als fysiek.

2. Beleving ‘van oud naar nieuw’Los van alle technische zaken, is de be-levingscomponent heel sterk. Alles wat nieuw is, is anders. Je kunt daarmee niets op routine doen en dat vraagt van mede-werkers dat ze met voortdurende inten-sieve aandacht hun werk moeten doen. Cliënten, familieleden, medewerkers en vrijwilligers hebben juist in deze fase veel steun nodig. Cliënten zijn in de war en

VerhuisplanOm de daadwerkelijke verhuizing voor te bereiden, schrijf je een verhuisplan. Hierin neem je de technische zaken op, wanneer het gebouw klaar is, wanneer de (groeps)woningen klaar zijn en wanneer deze beschikbaar zijn voor cliënten.

Verhuisdatum plannenDe datum van verhuizing stel je circa zeven maanden van tevoren vast. Dat kun je niet later doen, want mensen moeten de tijd hebben om zaken voor te bereiden. Zo moeten toekomstige bewoners hun woning opzeggen of verkopen, nieuwe medewerkers moeten hun baan opzeggen, enzovoorts. Bovendien geeft het je ruim de tijd om alle zaken te regelen op het gebied van personeel, communicatie, de zorg en de technische dienst.

medewerkers kunnen vaak niet direct hun draai vinden.

Om cliënten, familieleden en medewerkers in deze periode bij te staan en te onder-steunen, is het van belang dat je extra maatregelen neemt: • Zorg dat er steeds iemand met beslis-

singsbevoegdheid bereikbaar is. Zo kun je snel grote en kleine zaken oplossen. Kies voor 24-uursbeschikbaarheid.

• Zet waar nodig extra coaching of inter-visie in voor de medewerkers. Gebruik hiervoor vertrouwde gezichten, zoals de coach met wie je de werksituaties hebt getraind.

• Plan extra bijeenkomsten voor het be-handelteam waarin je concrete afspraken maakt, hobbels inventariseert en de werkprocessen op orde brengt. Je abso-lute focus hierbij is het behouden van de kwaliteit van zorg en behandeling.

• Plan extra bijeenkomsten voor mede-werkers in en bespreek de zaken waar zij tegenaan lopen omdat de routine nog moet worden opgebouwd. Los dit samen op en erken het bestaan ervan.

De week van de verhuizingVerhuizen is vooral slim plannen. En dat hoeft allemaal echt niet in één dag. Maar het moment dat een cliënt daadwerkelijk naar de nieuwe woning verhuist, moet op een positieve manier onvergetelijk zijn. Doe er daarom alles aan dat een cliënt zich welkom voelt, dat er een hartelijke ontvangst is. Zet daar ook extra medewer-kers op in. Zorg dat de vertrouwde zaken meteen gaan lopen, zoals samen eten en dat er bekenden zijn bij wie de cliënt steun vindt.

In gebruik nemen In gebruik nemen

VIII. In gebruik nemen

Tip! Kies voor je verhuisdatum een doordeweekse dag. Zo ben je er zeker van dat de bedrijven met wie je werkt daadwerkelijk open en bereikbaar zijn.

42 43

WennenOnze ervaring is dat het ongeveer ander-half jaar duurt voordat medewerkers ge-wend zijn aan hun nieuwe werkomgeving. Die tijd is nodig om het gebouw ‘hart en ziel’ te geven. Na twee maanden ga je echter al merken dat mensen routines opbouwen in de nieu-we situatie, dan kun je de 24-uursbeschik-baarheid ook langzaam gaan afbouwen.

Kwaliteit van opleveringIn de weken voor de verhuizing kun je al zo veel mogelijk onvolkomenheden uit de nieuwe woonomgeving halen. Toch blijven er altijd verrassingen over. Als het grote of belangrijke dingen betreft, los je die meteen op. Kleinere zaken los je gaandeweg op.

OpleverpuntenNu de aannemer weg is, is het nog steeds belangrijk alert te zijn op opleverpunten. Je eigen technische dienst is daarbij on-misbaar, omdat deze in tegenstelling tot inspecteurs van leveranciers altijd in het belang van jouw organisatie naar zaken kijkt.

VoorbeeldBij Dekkersduin kwam geruime tijd na oplevering een kwalijk opleverpunt naar boven. We constateerden een verhoogd risico op legionella. De waterleidingen van het koude en het warme water waren te dicht naast elkaar geplaatst. Een dergelijk risico op legionella wil je al niet in een particuliere woning en al helemaal niet in een woonzorgcen-trum. Vanaf dat moment heb ik extra bouwvergaderingen gepland om dit probleem op te lossen. De gezondheid van cliënten is geen moment in het geding geweest, maar dat het goed moest worden opgelost, was uiteraard van groot belang.

In gebruik nemen In gebruik nemen

Hoofdingang woonzorgcentrum Dekkersduin

Tip! Tot een jaar na oplevering kun je gebreken melden en gebruikmaken van de garantie. Wees alert en verslap juist nu niet.

44 45

Interview

Mijn activiteiten tijdens het bouwprojectTijdens het bouwproject voor Uitzicht werd ik ingevlogen als senior zorgmana-ger. De bestaande (junior) zorgmanager zorgde voor de lopende zaken, terwijl ik me bezighield met de overgang van ver-zorgingshuiszorg naar kleinschalig wonen en het amoveren (slopen) van het pand. Ik begeleidde de zorgmedewerkers inhou-delijk, implementeerde de nieuwe leefstij-len en hield me bezig met de werving van toekomstige bewoners.

Mijn belangrijkste inzichtHet is een groot voorrecht om met een team een leefomgeving te creëren die uitgaat van optimale kwaliteit van leven. Het is een inspirerend proces om hier met cliënten, mantelzorgers, collega’s en andere partijen aan te werken. Daar leer je ontzettend veel van.

Wat wel belangrijk is, is dat je niet onder-schat wat de impact is van het omvormen van zorg. Het bleek voor medewerkers een flinke stap van werken in een traditioneel verzorgingshuis naar zorg in kleine woonvor-men. Want naast het leveren van goede zorg, draaiden zij met de bewoners ook opeens een huishouden. Hoe ga je daarmee om en hoe richt je het in? Daaraan hebben we veel aandacht besteed met scholing en training.

Wat ik van tevoren niet had bedachtWe hadden ons goed voorbereid en toch blijkt de omvang van zo’n project je te overvallen. Van tevoren kun je niet inschatten hoeveel werk het met zich meebrengt. Zeker als je de extra werkzaamheden naast je gangbare werk doet. Ik heb ervan geleerd dat je in je bouwkosten meer uren moet opnemen voor gespecialiseer-de projectleiders van buiten. Voor hen is het dagelijks werk en gaan zaken dus veel sneller. Bovendien ligt de verantwoordelijkheid voor be-slissingen dan niet bij jouzelf. En je behoudt die belangrijke scherpe blik als kritische gebruiker.

Mijn gouden tipNa deze trajecten heb ik in mijn huidige functie ook diverse bouwprojecten gestart. Waar ik me intensief mee bezig heb

gehouden, zijn de contracten met de aanne-mer. Vaak zijn deze contracten voornamelijk op financiële aspecten opgesteld. Terwijl veel voor de bouw ‘zachtere’ zaken niet worden meegenomen. Denk hierbij aan veiligheid, overlast, toezicht en logistiek, maar ook aan de plek van de schaftruimtes en hoe netjes de bouwvakkers werken. Voor een aannemer zijn dat details, maar voor het goed laten functioneren van een woonomgeving is dit essentieel. In mijn huidige programma van eisen neem ik dit soort zaken dan ook op als randvoorwaarden.

Interview

Marja ButerNu manager Florence Thuis in Haagse Hout, toen senior zorgmanager

Supermarkt in woonzorgcentrum Dekkersduin

46 47

Zorg dat je tijdig communiceert, daarmee voorkom je weerstand. Communiceer bovendien trans-parant en eenduidig, daarmee werk je aan vertrouwen.

Houd een doorlopende expositie of tentoonstelling over het verloop van de nieuwbouw. Daarmee maak je het visueel en dek je veel vragen af.

Betrek toekomstige gebruikers bij de keuzes die je maakt. Bijvoorbeeld bij de aanschaf van meubilair. Maak er een feest van en benut de kennis en ervaring.

Kies voor informatiebijeenkomsten. Direct contact met je belangrijkste doelgroepen is nog altijd van grote waarde.

Geef ruimte aan mensen om inspraak te hebben. Organiseer hiervoor speciale bijeenkomsten.

Bezoek regelmatig de bouwplaats. Zo blijf je dichtbij en kun je opzichters en toezichthouders goed informeren.

Zorg ook voor de bouwvakkers. Maak hen bewust voor wie zij bou-wen. Door een betere band leveren ze aantoonbaar beter werk op.

Zoek de samenwerking met onder-steunende diensten. Hier vind je vakspecialisten die je kunnen helpen met de grote lijnen én de details.

Probeer niet alles zelf te willen doen. Dat lukt je namelijk niet. Verzamel krachtige mensen om je heen en maak er samen een inspirerend project van.

Geniet! Dat gaat misschien niet altijd even gemakkelijk, maar uitein-delijk is het echt een van de krenten uit de pap. Houd het eindresultaat voor ogen.

De opening Tien extra tips

tien extra tips

1 6

27

38

49

510

IX. de OpeningDe opening is een belangrijk moment voor veel partijen. Het is hét moment om feest te vieren, je locatie te promoten en je contacten met de wijk weer aan te halen. Bovendien sluit je met de opening een vaak roerige periode af. Zo’n opening kun je geheel op je eigen wijze invullen, maar zorg vooral dat er voor elk wat wils is. Segmenteer daarbij in je doelgroepen.

Geef direct betrokken cliënten, familie en medewerkers een voorproefje. En kies daarna pas voor een officieel moment, waarbij politici, bestuurders en andere sta-keholders dit bijzondere moment kunnen vieren. Uiteraard is het dan ook belangrijk om de pers hierbij uit te nodigen.

Dekkersduin vierde de opening met bewoners uit de wijk

48 49

AuteurMartin Jansen

EindredactieFlorence, PR & Communicatie

Concept en tekstFloncker, José van Santen

VormgevingOntwerpzaak, Renzo Sloos

Aantekeningen Colofon

colofonMaak dit boekje nog beter met jouw eigen aantekeningen.Aantekeningen

50 51

VAN VISIEONTWIKKELINGTOT FEESTELIJKE OPENING!Ga je aan de slag met een bouwproject in de gezondheidszorg? Dan is dit boekje onmisbaar! Auteur Martin Jansen vertelt je op enthousiaste wijze over zijn ervaringen als projectleider voor nieuwbouw en herbouw van zorgcentra. Op vlotte wijze neemt hij je mee in alle belangrijke stappen: van visieontwikkeling tot feestelijke opening!

De focus van Jansen ligt daarbij op de zorginhoude-lijke kant. Zo geeft hij concrete adviezen over hoe je een nieuwe woongemeenschap en werkgemeenschap creëert. Ook laat hij zien welke succesfactoren cruciaal zijn voor het slagen van jouw project. Bovenal beschrijft hij hoe je een bouwproject met onverminderd plezier en blijvende motivatie kunt afronden.

Martin JansenProjectleider van o.a.

nieuwbouwlocaties Uitzicht en Dekkersduin bij Florence

Ina Jansen-Hom

minga

bouwen in de zorg vanuit het perspectief van de zorgverlener

Healthcare