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CULTURA. RECREAClON y DEPORTE

Ir\t.lnlolO O<1W.III <loeRea..1IQOn y Oe9otle

RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS INTERNAS y SEGUIMIENTO A LOSRIESGOS VIGENCIA 2014

1. Resultados de las auditorias internas de calidad realizadas en el IDRD para lavigencia 2014:

,Generalidades Auditoria Interna del Sistema de Gestión de la Calidad año 2014

Ciclo No.

19 auditores

Objetivo

INo. de auditore~

I

Verificar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión dela Calidad del Instituto Distrital de Recreación y Deporte lasu eficacia, eficiencia y efectividad, asi como el cumplimientode los requisitos establecidos en la norma (NTC GP1000:2009 e ISO 9001 :2008), los legales y demás requisitosf~omplementarios_.

En las auditorias de campo que se realicen a los parques,escenarios eventos o actividades recreativas y deportivas setendrán en cuenta los siguientes criterios, para su selección:

I

l

48

No. procesos auditados 14 procesos'-- ---Auditoria Parques y Escenarios 2014

I---1

Ciclo No.

I~~o.de auditoresNo. parques auditados deltotal de parques a auditar

---j-ICriterio de selección

a) El proceso de Mejoramiento Continuo se auditaraparalelamente con cada uno de los procesos programados,en razón a que es un proceso trasversal aplicable en todoslos contextos.

b) Parques y escenarios: se tendrán en cuenta los siguientescriterios para su selección: 1) Deben contar un administrador

- -

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lnIl~~to00&1/'>1111de Re<:ft'1K>6n 1 DePOl1"- - ----- -1Y/O auxiliar del Instituto. 2) Que el Parque cuente conadministración, coliseos y/o canchas de fútbol 3) Incluir losmás representativos considerando su magnitud o uso. 4) IQue requieran seguimientos por observaciones realizadaspor auditorias internas, externas.

c) Obras civiles que se estén ejecutando en la vigencia ycoincida con las fechas del ciclo de auditoria.

d) Eventos y/o actividades recreativas y deportivas seránaquellos cuya realización coinicida con las fechas del ciclode auditoria

INOTA: Por inconvenientes del transporte para visitar los parques y escenarios la cual esta

len ejecución al dia de hoy (12 de noviembre de 2014), las visitas se terminan el 14 delnoviembre de 2014, quedando pendiente el informe final de los parques y escenarios.

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CULTURA, RECREAClON V DEPORTEIMM~1oO;.lntaj "" Re<nlIciótl , Deporle

I 1 Procedimiento Interno

1

_ @alón Presidente)

2 Norma2 Legal

--1 Norma+-.2- P!ocedimiento Intern(:~_J

I Procedimiento Interno.-- - --

1 Legal

2

7

4

1

1

LFOMENTO AL DEPORTE

PROMOCiÓN DE LARECREACiÓN

GESTiÓN DE COMUNICACIONES(Of. Asesora de Comunicaciones) 1

GESTiÓN DE TALENTO HUMANO

MANTENIMIENTO PARQUES YESCENARIOS

ROCESO NO CONFORMIDADES T1POLOGIA (Norma NTC oPOR PROCESO MECI, legal, interno)

PLANEACIÓN A LA GESTiÓN I 1 Norma

IDISEÑO Y CONSTRUCIONES DE 1 Procedimiento InternoPARQUES y ESCENARIOS- -

¡ADMINISTRACiÓN Y 6 Norma

--~~--L---O

1 Norma

1 Norma1 Procedimiento Interno j

2 Legal--

O3 Norma

4 1 Procedimiento Interno----1---- --- - -

O

1

4ADQUISICiÓN DE BIENES YSERVICIOSI

1 GE~~IÓN FINANCIERA

GESTiÓN DOCUMENTAL

t GESTIÓ~ DE PROYE~TOS UEL 1CONTROL, EVALUACiÓN YSEGUIMIENTO

GESTiÓN DE RECURSOSIFíSICO~ y TE~NOLOGICOS

GESTION JURIDICAI.-------

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CUlTURA. R£CREACtON y OEPORTE

1",1~~too..uuJ de Rec::reaoOny Oel'O'1e

Gráfico 1. No Conformidades 2014 por Tipologia

15161412108

6

42

O

5

NORMA PROCEDIMIENTOINTERNO

LEGAL

Gráfico 2. No Conformidades 2014 por Capitulo de la Norma NTCGP

7

7 6

6

5

4

3 ---

2 1 1

1 O

7O / ---r r -, --,Capítulo 4 Capítulo 5 Capítulo 6 Capítulo 7 Capítulo 8

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1-

COMPARATIVO NO CONFORMIDADES

201426

201342

I_1-

-Este comparativo se realiza sin incluir las No Conformidades de los parques y escenarios, dado que a lafecha se encuentra en ejecución estas auditarlas.

Gráfico 3. No Conformidades por Proceso 2013 .2014

, .-I

r-, .

7 7

6 6

4

.2013

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Inat~~1Oo..lnlallle IlllCt'ellOÓ", DepQrle

Gráfico 4. No Conformidades 2013 - 2014 por Capitulo de la Norma NTCGP

~------------------ ---10----

.2013

.2014

Cap~ulo 8

9

Cap~ulo 7

1 1

Cap~ulo 6Cap~ulo 5

--0-0---

10 /9

8

7

6

5

4

3

2

1 oO

Cap~ul04

BALANCE GENERAL AUDITORIAS DE CALIDAD AÑO 2014

Las auditorias se realizaron en cumplimiento del Program~ Anual de Auditorias 20141¡aprobado en el Comité de Calidad y Control Interno realizado el 22 de agosto de 2014I (Acta No. 41), presentando el objetivo de la auditoria la fecha (23 de septiembre al 15 denoviembre de 2014), su alcance y los criterios de programación.

Dado lo anterior se esta cumpliendo a la fecha la programación, teniendo en cuenta que enel día de hoy se terminan las visitas a los parques y escenarios y el ínforme final se tendrápara el dia 14 de noviembre de 2014. Se realizaron las auditorias a los 14 procesos quecuenta el nuevo mapa de procesos del Instituto, aprobado en este mismo Comité,igualmente el tema de mejoramiento continuo se evaluó en tedas los procesos dado que esI un proceso trasversal y de obligatoriedad en todos los demás procesos.

Las auditorias se realizaron a través de entrevistas y recopílacíón de la información con lasIpersonas responsables y grupos de trabajo de cada proceso, igualmente se verificóIdocumentación y registros, físicos y magnéticos, tomando muestras aleatorias para su I

Ievaluación.

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I Los procedimientos internos enunciados en la relaZión de ~o;;-formidades, columna 1tipologia, se refieren a manuales, procedimientos, instructivos y/o fichas técnicas que elInstituto ha adoptado y aprobado. Los requisitos legales refiere a la normatividad externa e

l

interna precedida por un acto administrativo (Ley, Decreto, Circular, Resolución, entreotros).

Realizando un análisis de los resultados obtenidos en las auditorias del SGS 2014 (Noconformidades, observaciones y sugerencias de mejora descritas por los auditores en los

I informes, indicadores, PQRS, seguimiento a los proyectos de inversión y demás elementosque afectan el sistema) y a su vez comparando estos resultados con los de las auditorias2013, se describen a continuación sus fortalezas y observaciones:

FORTALEZASEl compromiso en general de los funcionarios y contratistas que integran el grupo auditorde calidad, los cuales dedicaron el tiempo y el conocimiento necesario para llevar estaactividad acabo.

Sobresalen los procesos de apoyo: Gestión de Recursos Fisicos y Tecnológicos, GestiónJuridica, Gestión Financiera y Gestión UEL, los cuales no presentaron no conformidades I

en este ciclo de auditoria.

Se observa que los resultados de las Auditorias Internas de Calidad reflejan la realidadrespecto a los resultados obtenidos en los indicadores de gestión, el seguimiento que serealiza a las PQRS y el producto no conforme de los diferentes procesos.

La participación e interés en general de los responsables de los procesos con susrespectivos grupos de trabajo, asumiendo su rol en las reuniones de apertura y cierre y enalgunos casos acompañando etapas de la auditoria.

I El proceso de sistematización que se viene adelantando en el proceso de las AuditoriasInternas de Calidad por medio del aplicativo ISOLUCIÓN, el cual organiza y controla las I

I

actividades de planeación y ejecución de las no conformidades por proceso, asi como ladocumentación que resulta de este ejercicio. I

Se resaltan los procesos misionales de Diseño y Construcción de Parques y Escenarios y IFomento al Deporte, los cuales lograron mejorar en temas como: Control de documentos,control de registros, control a los equipos de medición y la planificación y prestación de losservicios y/o programas que se realizan al interior del Instituto. I

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CVl,.TURA RECREAClON y OEPORTE

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¡Asi mismo el proceso de Recursos Físicos y Tecnológicos de~ota una mejora considerablelogrando fortalecer temas en: Cumplir los planes de. accíón propuestos, actualización de I

1

procedimientos del área d.e sistemas, apoyo corporativo y de servicIos .g~nerales. En unamenor proporción de mejora se encuentran los procesos de Adqulslclon de ServicIos,Gestión Juridica, Gestión de Comunicaciones, Gestión Financiera y Control, Evaluación ySeguimiento los cuales mejoraron en algunos temas generales de la norma.

I Se observa también en la gráfica No. 4 que el Instituto ha mejorado tanto en la planeación yprestación del servicio en lo que se refiere a los procesos misionales (parques, recreación ydeporte), en programas como: acuerdos de corresponsablidad de parques, foros de I

I parques e inicíativas para el uso de la bicícleta, programa jornada escolar 40 horassemanales, Bogotá participativa, programa forjador de campeones, actividades I

I recrodeportivas de tipo masivo entre otras, ejecución que se observa en los informes de losproyectos de inversión.

Igualmente el Sistema de Gestión de la Calidad ha mejorado (Capitulo 8 - Medición,Análisis y Mejora) en cuanto al cumplimiento de los planes de acción de las No I

conformidades reportadas, logrando cerrar en su mayoría estas acciones dentro de lavigencia y no como se venían presentando en años anteriores, acumulación de accionesincumpliendo los plazos establecidos.

I

I OBSERVACIONES

IEl proceso que presentó mayor número de no conformidades fue: Administración yMantenimiento de Parques y Escenarios con siete (7) no conformidades en la sedeadministrativa, se debe tener en cuenta que falta el informe final de los parques y Iescenarios. Igualmente refleja que es uno de los procesos que tiene mas interacción con I

los usuarios y que es el proceso que reporta más PQRS.

Los demás procesos presentaron de a cuatro (4) no conformidades (Fomento al Deporte yAdquisición de Bienes y Servicios), dos (2) no conformidades (Promoción de la Recreación)y de a una (1) los demás.

En el primer gráfico se observa que más de la mitad de las no conformidades es en el temade la norma (NTCGP 1000 e ISO 9001), y en segunda proporción temas de procedimientosinterno y legales. Teniendo en cuenta que en el tema de procedimientos es más que todo I

por documentos que no se han actualizado, en donde entran a incumplir las actividades I

Idescritas en ellos.

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- - - - - - -- ~Evaluando los requisitos de norma según en el gráfico No. 2, el mayor número deincumplimientos se relacionan en los capítulos 4 y 8, denotando falencias principalmente enla actualización de los procedimientos y desorganización en los registros y documentos, asícomo actividades propias de los procesos en su control y mejoramiento.

IEs de vital importancia resaltar que los procesos misionales se debe fortalecer elprocedimiento del reporte, control y seguimiento de los productos no conformes que se 1

puedan generar en las actividades propias de cada proceso, en especial en elI procedimiento de Administración de Parques y Escenarios en donde sus reportessolamente lo realizan no más de 5 parques y escenarios, teniendo en cuenta que son másde 90.

Se recomienda fortalecer el seguimiento y medición de los procesos, en razón que no se Icuenta con mecanismos de medida propios para evaluar los eventos y actividadesrecreodeportivas que el Instituto ofrece.

Se debe fortalecer las acciones que se describen en los planes de acción tanto internoscomo externos, dado que se han generado acciones que no son lo suficientementesostenibles, en razón a que no eliminan las causas reales de los hallazgos. I

En cuanto al incremento de hallazgos en el Capitulo 4, se debe a la desactualización de losprocedimientos, instructivos, manuales y formatos que se utilizan en los procesos, así comola desorganización en la documentación y archivos de gestión.

Se evidencia debilidad en el proceso de Gestión Documental por el aumento de las NoConformidades, en cuanto a temas transversales para el Instituto, como lo son las I

decisiones que se toman en el Comité de Archivo las cuales no se han tomado acciones, Iseguimiento y control en las trasferencias documentales y en las bodegas destinadas parael archivo documental (Palacio de los Deportes y CEAD). 1

I Frente a las No Conformidades reportadas y con relación a la norma se evidencia en laI comparación con el año 2013 (Gráfico No. 4) que el Capitulo 4 se incrementaron los

Ihallazgos debido principalmente a la desactualización de procedimientos y desorganizacióndocumental, como se había mencionado anteriormente.

L

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CUt TURA. RECREACION y DEPORTEInal~~1OD1W"'" de Re<:tN06n Y DolPO<te

I

O Mejorar la comunicación con el cliente que visita el Sito Web, debido a que en variosprocesos se observó información desactualizada, además que es de dificil manejo y/obúsqueda de los servicios que presta el Instituto. I

O Reforzar con personal idóneo (formación y experiencia) el área de Apoyo a laContratación, en razón a que se han presentado demoras y falencias en los procesos decontratación.

lo Fortalecer en los procesos misionales en la identificación, registro, control, tratamiento, I

trazabilidad del producto no conforme, asi como la actualización de los procedimientos Ique enuncian este tema.

O Actualizar los procedimientos, instructivos, fichas y formatos de los procesos que tenganmás de un año de aprobación, si se requiere, en razón de los nuevos cambios normativosy/o actividades que se realizan en el presente.

lO Incluir en el Sistema de Gestión de la Calidad el Área de Gestión Desarrollo Comunitario.

o Tomar acciones en cuanto al incumplimiento de las metas de los indicadores de gestión

Ide servicio al cliente de los procesos misionales, dado que el indicador Satisfacción de I

Peticionarios ha presentado esta observación.

O Tomar acciones en la alta dirección frente al proceso Gestión UEL dado que no esta Iejecutando su objeto principal, adecuando funciones de conformidad con el Decreto 101de marzo del 2010.

O Aumentar el personal de calidad de los procesos de apoyo debido aque son ocho (8)procesos los cuales necesitan un acompañamiento más periódico, asi como el procesomisional de Administración de Parques y Escenarios el cual cuenta con una sola persona Ipara todos los parques y escenarios que administra el Instituto (mas de 90 parques yescenarios).

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ICONCLUSiÓN GENERAL

En general los Informes finales de las Auditorias Internas realizadas para la presentevigencia, concluyen y se evidencia que se mantiene, es adecuado y conveniente el Sistemade Gestión de la Calidad del lORD, asi mismo da cumplimiento al objetivo del programa deauditoria 'Verificar el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad delInstituto Distrital de Recreación y Deporte, la eficacia, eficiencia y efectividad, asi como elcumplimiento de los requisitos establecidos en la norma (NTC GP 1000:2009 e ISO

19001:2008), los legales y demás requisitos complementarios.".

No obstante, se debe fortalecer principalmente los requisitos de las normas de calidad delos Capitulas 4 y 8, igualmente los requisitos internos y legales, corrigiendo las noconformidades reportadas e ideando el plan de acción respectivo para que no se vuelvan apresentar estas falencias, así mismo tener en cuenta las observaciones descritas en losinformes para el logro del mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad delInstituto.

RE-C-O-M-E-N-D-A-C~IO~N~E-S~D-E-M-!;-;J-O-R-A~P-A-B-A-~-A-S-A-U~~~D=!!~O-R-IA~S-D~E-C~A~L1~D=A-b~~~=~,I

• Aumentar el personal que conforma el grupo auditor del Sistema de Gestión de laCalidad debido a la gran cantídad de actividades, proyectos, programas que se Iencuentran en los procesos. Teniendo en cuenta que la formación debe dirigirse alos subsistemas enunciados en la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado deGestión NTC-SIG 001 :2011. I

• Diseñar preguntas trasversales para las listas de chequeo de todos losprocedimientos, en temas de generalidades del Sistema de Gestión de Calidad y lorelacionado con el proceso de Mejoramiento Continuo.

• Actualizar los formatos utilizados en las auditorias internas de calidad para facilitarsu utilización, dado que se presentaron problemas en su diligenciamiento.

•I

Continuar con la capacitación y acompañamiento del software ISOLUCION a los Iauditores internos de calidad.

• Realizar las auditorías en el tercer trimestre dado que el último trimestre se presentapor lo general las vacaciones de varios funcionarios y se programa la auditoria con elEnte Certificador, esto con el fin de tener organizada la documentación y avances delos pla_n_es_d_e~ejoramiento de los hallazgos que se reporten. 1

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CULruRA. RECREACION v DEPORTEInIIlMO Dls"'lIll eleR~ YDeporte

2. Resultados de las Auditorias Internas de Control Interno realizadas en el lORD parala vigencia 2014.

Auditorias de control interno 2014-- --

Objetivo Verificar el cumplimiento de los objetivos; evaluar los controles y la gestión enlos temas enunciados con el fin de identificar y proporcionar observaciones y I

J

recomendaciones tendientes a asegurar la calidad, oportunidad, eficiencia,eficacia, organización y mejoramiento continuo del sistema de control internodel lORD

-- --- -- -- --

AUDITORíAS PROGRAMADAS DE CONTROL INTERNO 2014

NOMBRE LA AUDITORíA PROGRAMADA FECHA PROGRAMADA

Procesos de Atención al Ciudadano, Sistemas de información y Atencióna Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias. (Decreto 371 de 2010

~

Art. 3 Ley 1474 de 2011 Art. 76).

Procesos de Participación Ciudadana y Control Social (Decreto 371 de2010 Art 4).

- ---- --- --

Procesos de Contratación (Decreto 371 de 2010 Art. 2)- --

Diseño y construcción de Parques y Escenarios

Fomento al Deporte

Administración y Mantenimiento de Parques y EscenariosI _

Promoción de la Recreación

1er Trimestre

2do Trimestre

2do Trimestre

3er Trimestre

4to Trimestre

4to Trimestre

3er Trimestre

AUDITORíAS PROGRAMADAS Y REALIZADAS DE CONTROL INTERNO 2014

Marzo/2014

Agosto/2014

Septiembre/2014

En proceso

En proceso

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~.J

C\..'.N'~:JISO9001

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__ ~ N_O_M_B_R_E~D~E_L_A_A_U_D_I_T_O_R~íA~ 1 FECHA DE ENTREGA I,Procesos de Atención al Ciudadano, Sistemas de información y Atención a

lPeticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias. (Decreto 371 de 2010 Art. 3Ley 1474 de 2011 Art. 76).

----

Procesos de Participación Ciudadana y Control Social (Decreto 371 de1201O Art. 4).

Procesos de Contratación (Decreto 371 de 2010 Art. 2)I ------ --------

Administración y Mantenimiento de Parques y Escenarios- ---

IDiseño y construcción de Parques y Escenarios

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CtJl TURA. RECREACIOO y DEPORTEl""d~1Oo.w.t>ollleR~ ~Depone

Las evaluaciones en tiempo real inmediatas a actividades y/o eventos que se esténejecutando en el momento, con el fin de tomar medidas preventivas y/o correctivas cuandose presenta una irregularidad administrativa.

AUDITORIAS Y/O EVALUACIONES EN TIEMPO REAL DE CONTROL INTERNO 2014

"bco",1201 :-

yp

r NOMBRE DE LA AUDITORíA Y/O EVALUACiÓN FECHA

Evaluación de Gestión por Dependencias. Febrero/2014

IAuditarla al Procedimiento del Sistem; de Control Interno Contable del periodo Febrero/20142013.,

- - - I

Evaluación a convenio de cooperación 2322 de 2013 celebrado por el IDRD con Febrero/2014la Universidad de Ciencias A licadas Ambientales - UDCA

Evaluación en tiempo real a la comunicación No. 11192 de 17 enero 2014,Contrato de Prestación de Servicios NO.1747 de 2013, celebrado entre el IDRD yla Asociación Bogotana de Entrenadores de Cheerleading - ABEC.

Ilnforme de evaluación al Área de Tesoreria - Excedentes de Liquidez. -; Marzo/2014

Evaluación al Corltr<)~lnterno de los Bienes de Consumo y Devoluti~ Almacén. j Marzo/2014

Estabilidad de Obra de Estadio "El Campin" - Contrato No.432 DE 2010. Mayo/2014

Estabilidad y calidad de obras - Parque Fontanar del Rio. -- --____ .~ Mayo/2014 jEvaluación a Títulos de Garantía E~tabilidad y Calidad de Obra. _ _ Mayo/2014

Evaluación al Procedimiento de Liquidación de la Nómina. Mayo/2014- -

Evaluación en el Área de Tesorería - Procedimiento de Ingresos Junio/2014Financieros - Procedimiento de Pagos.

--- --- ~Evaluación de Reconocimiento y Visita a los Parques del Sistema Distrital, Junio/2014 Jenfoque en Mantenimiento e Imagen Institucional.

--- -- -Evaluación a las Actividades de Planeación del Programa del Festival de Verano Agosto/20142014.

- --<

Evaluación a los Pactos de Anticipos y Pagos Anticipados

Evaluación del proceso IDRD-STRD-SAS-038-2013 y Contrato No. 2263 del' octUbre/20¡412013.

----Evaluación Control Interno Disciplinario. En Proceso

I Evaluación en el Áre;- de Tesorería .. P~ocedimíento de Ingres-o-s--~-En procesoFinancieros 1-En Proceso ~

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CUlTURA, RECREACION y DEPOfllEl•• lII~to[MlIlUtlIle RtlCl'eaoOn J Deporte

NOMBRE DE LA AUDITORíA YIO EVALUACiÓN

Evaluación a Convenio de Cooperación 2322 de 2013 celebrado por elllDRD con la Universidad de Ciencia: Aplicadas y Ambientale~ ~ UDCA

Evaluación al Control Interno de los Bienes de Consumo y Devolutivos -(Imacén.Evaluación a Titulos de Garantía Estabilidad y Calidad de Obra. _

Evaluación al Procedimiento de Liquidación de la Nómina - 2014.

Evaluación en el Área de Tesoreria - Procedimiento de IngresosFinancieros - Procedimiento de Pagos.

Evaluación a las Actividades de Planeación del Programa del Festival deVerano 2014.

Procesos de Atención al Ciudadano, Sistemas de información y Atención aI Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias. (Decreto 371 de 2010 Art. 3Ley 1474 de 2011 Art. 76).

Procesos de Participación Ciudadana y Control Social (Decreto 371 de2010 Art. 4).

lProcesos de Contratación (Decreto 371 de 2010 Art. 2)

HALLAZGOS

4

6

21

2

4

3

- Desarrollo y GestiónComunitaria 4 Hallazgos

- Construcciones2 Hallazgos

- Parques 2 Hallazgos- Recreación y Deporte

2 Hallazgos

3

Las auditorias de Control Interno como las auditorias en tiempo real se generaron variasobservaciones y/o oportunidades de mejora, como se evidencia en los Informes Finales,presentaran planes de mejoramiento, se les sugiere que tomen medidas sobre lasobservaciones que incluye la evaluación. Cabe resaltar que al no existir una cultura deelaborar planes de mejoramiento, algunos son renuentes a dicha presentación. La Oficinade Control interno ha venido trabajando para fortalecer esta cultura, por medio de ComitésDirectivos, Boletines Informativos, entre otras.

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Inst~~1ODo.it'W de R~, ~poIIe

BALANCE GENERAL AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO AÑO 2014

Las auditorias Internas de Control Interno se realizaron de acuerdo al procedimientoaprobado y a las normas de auditoria generalmente aceptadas, las cuales incluyenI indagaciones y obtención de evidencias, con el fin de obtener el soporte necesario paraapoyar las conclusiones obtenidas. Al final de cada auditoria se obtuvo un informeindicando las observaciones, oportunidades de mejora o hallazgos, las cuales seránconcertadas con el área para su posterior mejora.

Las auditorias en tiempo real son auditorias inmediatas a actividades y/o eventos que seestén ejecutando en el momento, con el fin de tomar medidas preventivas y/o correctivascuando se presenta una irregularidad administrativa, Decreto Ley 1474 de 2011, EstatutoAnticorrupción.

IDe acuerdo al programa anual de auditorias de control interno aprobado en el en el Comitéde Calidad y Control Interno realizado el 22 de agosto de 2014 (Acta No. 41), se hanrealizado cinco (5) auditorias de las cuales dos (2) se encuentran en ejecución a la fecha,quedando pendientes la Auditoria de Fomento al Deporte y Promoción de la Recreación.

ILos hallazgos reportados se relacionan con incumplimientos de los proyectos, temaslegales y procedimientos internos (incumplimientos a actividades de control), losresponsables del tema han generado planes de mejora los cuales deben fortalecer lasacciones debido a que no son consistentes para que no se vuelvan a presentar loshallazgos y/o observaciones.

I Se requiere fortalecer los temas de contratación en cuanto en la parte precontractual y desupervisión, tomar acciones que generen mejoras y cumplimiento a los plazos y objetivostrazados en el Instituto.

ISe requiere fortalecer el compromiso por parte de algunos procesos y programas engenerar los planes de acción para fortalecer y/o eliminar los hallazgos de los resultadosobtenidos en las auditorias internas, asi como la falta de integración entre ellos.

- ---- ---- --;

RECOMENDACIONES DE MEJORA PARA LAS AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO I• Realizar seguimientos periódicos de los hallazgos o observaciones que generaron plan deImejoramiento, con el fin de fortalecer las actividades que se encuentran en riesgo y asiapoyar al mejoramiento y logro de las metas y objetivos propuestos .

• Integrar las no conformidacJes originadas en las auditorias internas de control interno a~

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software ISOLUCIÓN, en razón de mejorar su control, seguimiento y facilitar el reporte deestas mismas.

-

3. Relación de las acciones correctivas, preventivas y demejora generadas por lasauditorias internas de calidad y de control interno año 2011-2012:

AÑO 2013 AÑO 2014TIPO DE ACCiÓN

TOTALTOTAL

TOTAL TOTALABIERTAS TOTAL GENERADASABIERTAS CONTROL GENERADAS ABIERTAS CONTROLCALIDAD INTERNO CALIDAD INTERNO

IHALLAZGOS, NOCONFORMIDAD YIO 6 2 26 26 35OBSERVACIONES L ~

• Los hallazgosoriginadospor auditarlasde Control Internoesta pendienteel seguimiento,por locual no es posibledeterminarcuantasse hancerrado.

3. Clasificación de los Riesgos:

UBICACiÓN DEL RIESGO

R~E~~A~S ZONA EXTREMA % ZONA ALTA % ZONA MODERADA

58 23 401-

18 12 20

ZONA BAJA

5

%

9

4. Resultados y conclusión general de la gestión realizada sobre el seguimiento a losriesgos en el primer y segundo trimestre del año 2014.

SEGUIMIENTO A RIESGOS DE GESTiÓN 2014 lORD

Se ha registrado en ISOLUCION, seguimiento al Mapa de Riesgos de Gestión y a laimplementación de su plan de manejo vigente, tanto el seguimiento de primer nivel lecompete realizarlo a los responsables de los procesos en el marco de la administración quedeben efectuar; y el seguimiento en segundo nivel, de la Oficina de Control Interno. Asímismo esta oficina ha enviado a las dependencias con copia a la dirección general informesde resultados con la solicitud de fortalecer su administración teniendo en especialconsideración las observaciones y recomendaciones consignadas en ellos, (Rad

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20141500086923 del19 de marzo, Informe del 2do Trimestre y hasta agosto de 2014 seradico con el 20141500086923 del 30 de sep)

RESULTADOS y CONCLUSiÓN GENERAL SEGUIMIENTO 1 TRIM 2014 I INFORME DEMARZO DE 2014

ESTADO GENERAL GESTiÓN DEL AÑO 2014 A MARZO

ANTECEDENTES - SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE GESTiÓN IDRD 2013 - 2014

Dentro de la vigencia de 2013 en materia de la Administración de los Riesgos hubo avancesnotables, como fue el ajuste y publicación de una nueva versión de la Politica deAdministración de Riesgos, incorporando ademas del concepto de los riesgos de gestión, elde riesgos de corrupción.

En cuanto al Mapa de Riesgos de Gestión y su plan de manejo por procesos para el año2013, en términos generales se implementó en su mayor medida y tuvo el seguimientocorrespondiente, que se facilitó de modo sistematizado por medio de la utilización del nuevoaplicativo electrónico - "ISOLUCION". Se apreció escasa información registrada en dichoaplicativo, sobre el análisis y conceptos referidos a la efectividad de las actividadesejecutadas para mitigar los riesgos.

PROCESO DE ADQUISICiÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Tuvo poco desarrollo las acciones establecidas para mitigar los riesgos de este proceso ypor ende efectividad, particularmente, el riesgo de "Declaratoria desierta de procesoscontractuales", donde se denotó. Al respecto, se reportaron 40 procesos desiertos desdeenero a diciembre de 2013.

CONSOLIDACiÓN MAPA DE RIESGOS DE GESTiÓN IDRD 2014

Bajo la coordinación de la Oficina Asesora de Planeación se convocó a los funcionariosresponsables de procesos, con quienes se efectuó en enero de 2014 ejercicio deidentificación, análisis y valoración de riesgos, para establecer un nuevo Mapa de Riesgosde Gestión y su plan de manejo para el año 2014.

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Se observó dilatación de la etapa para la conformación del nuevo Mapa considerando quepara mediados de marzo de 2014 aún estaba en fase de consolidación, para posteriormentede ser revisado, aprobado formalmente y difundido entre los responsables para poder iniciarsu implementación.

Se efectuó seguimiento de la Oficina de Control Interno al proceso de consolidación delMapa en mención, dentro del que se solicitó identificar riesgos que puedan impactar losresultados previstos en los Planes de Gestión y los Proyectos de Inversión a cargo del lORDdentro del Plan Distrital de Desarrollo 2012- 2016 "Bogotá Humana". El seguimiento a laimplementación a las acciones de manejo de este Mapa programado para el 1"'. trimestrede la vigencia tuvo que ser cancelado por dicha dilatación en el tiempo de su conformación.

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

1. Oportunidad en la formulación de cada nueva versión del Mapa de Riesgos: a la Oficinade Planeación, diseñar e implementar acción correctiva para que los siguientes mapas esténconsolidados, formalmente aprobados y difundidos, desde el primer mes de la vigencia.

2. Seguimiento al Plan de Manejo de los Riesgos: los responsables de su implementacióndeben asegurarse de reportar en ISOLUCiÓN periódicamente y al menos una vez en cadatrimestre, para cada una de las acciones, A. Descripción de lo realizado, avance y logros .B.Mencionar si se materializó y de haber ocurrido, su impacto, C. Aplicación de indicadoresconcernientes,D. Concepto sobre efectividad de la acción implementada.

3. Para el PROCESO DE ADQUISICiÓN DE BIENES Y SERVICIOS: Ante el Riesgo deGestión denominado "Declaratoria desierta de procesos contractuales", mantenerlocalificado como Alto para el 2014 y diseñar e implementar acciones efectivas para mitigarloy evitar que potencialmente pueda llegar a convertirse en Extremo y provocar más efectosadversos para el cumplimiento de los propósitos institucionales.

4. Para el proceso de GESTiÓN DE RECURSOS FíSICOS Y TECNOLÓGICOS, en cuantoa los recursos informáticos, de comunicaciones y sistemas de información del Instituto,contemplar incluir riesgo de caida de intranet por saturación de la capacidad del sistemafrente a la demanda, riesgo por caída de la página Web y las acciones de tratamiento.

5. Para el proceso de GESTiÓN DE COMUNICACIONES:contemplar incluir el riesgo deineficacia de la difusión, provocado por insuficiente oportunidad con que se disponga y

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entregue a la Oficina Asesora de Comunicaciones por parte de áreas misionales, lainformación y programación en firme de las diversas actividades institucionales para las quese requiere convocar al público por medios de difusión masiva.6. Fortalecer el control y seguimiento de aquellos riesgos evaluados como "extremos" y losmas altos que puedan impactar los resultados previstos en los Planes de Gestión y losProyectos de Inversión a cargo del lORD dentro del Plan Distrital de Desarrollo 2012- 2016"Bogotá Humana".

RESULTADOS y CONCLUSiÓN GENERAL SEGUIMIENTO 2 Y 3 TRIM 2014/INFORMEDE SEPTIEMBRE DE 2014

ESTADO GENERALGESTIÓN DEL AÑO 2014 A AGOSTO

En cuanto al Mapa de Riesgos de Gestión y su plan de manejo por procesos para el año2014, hasta el mes de agosto de 2014, en términos generales se viene implementando ensu mayor medida de acuerdo con los reportes de seguimiento consignados por losresponsables, lo cual se puede apreciar en la sección correspondiente del aplicativoISOLUCIÓN.

ACCIONES DE MEJORA

Se enfatizó en prestar especial atención al seguimiento de aquellos riesgos de gestión dellORD para la vigencia del año 2014, que pudiesen impactar los resultados previstos en losPlanes de Gestión y los Proyectos de Inversión a cargo del Instituto, dentro del Plan Distritalde Desarrollo 2012- 2016 "Bogotá Humana", definidos en general como de "No cumplir conlas metas establecidas en los proyecto de inversión ... " .

Del total de los 58 riesgos incluidos en el mapa están ubicados en ZONA EXTREMA el 40%(de las cuatro posibles baja, moderado, alto, extremo), se destacan los de "No cumplir conlas metas establecidas en los proyecto de inversión. En dicho ámbito se establecieron tresacciones de mejora reportadas. y/o correctivas consignadas en ISOLUCiÓN por parte de losmismos responsables con ocasión a la materialización de los riesgos Dos acciones demejora para el proceso de PROMOCiÓN DE LA RECREACiÓN relacionadas con el Riesgo19 sobre "No cumplir con las metas establecidas en los proyectos de inversión"; paraPEDALEA POR BOGOTA fue abierta la NO.97 y para TIEMPO LIBRE TIEMPO ACTIVO fueabierta el 2 de Septiembre de 2014 la NO.1OO.

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OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

1. OPORTUNIDAD EN REPORTES DEL SEGUIMIENTO, Observación: En general essignificativa la proporción de reportes del seguimiento de los riesgos que presentan demorasen ser registrados. Una vez transcurrido el plazo inicialmente dado para consignar la síntesisde la gestión de riesgos en ISOLUCIÓN , la Oficina de Control Interno ha debido reiterar lasolicitud de dicha información, para los riesgos donde no se habia registrado o no se habíahecho de modo completo. (Pasados 15 dias después del plazo para consignar el últimoreporte solicitado conteniendo la sintesis de los avances hasta final del mes de agosto, encuanto a las acciones preventivas para mitigar los 58 riesgos del plan, se reportaronavances actualizados en aproximadamente 85% de ellos, para el restante 15% (9 casos) secarecía del reporte actualizado)

Recomendación: Fortalecer gestión en las dependencias para que se consigneoportunamente la información que se solicite actualizar sobre los riesgos por parte de laOACI, recordando esta necesidad a los responsables de ello.

2. MEDICION CON INDICADORES, Observación :Se observaron sin mediciones algunosindicadores de riesgos de 2014 en los procesos de Gestión Documental, Gestión deRecursos Físicos y Tecnológicos, y de Gestión Financiera.

Recomendación: Por parte de las dependencias responsables de los procesos de GestiónDocumental, Gestión de Recursos Fisicos y Tecnológicos, y de Gestión Financiera,actualizar en ISOLUCIÓN las mediciones, con los indicadores de riesgo que no se hayanaplicado en la vigencia.

3. OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, Observación: En cuanto a la base del mapa deriesgos de gestión se encontraron desactualizados, nombres de funcionarios que figurancomo responsables del proceso y de algunas actividades establecidas.( Construcciones,Secretaria General)

Recomendación: Revisar y actualizar nombres de funcionarios responsables de procesos yactividades en el mapa de riesgos donde figuran personas ya retiradas y/o trasladadas einformar a quienes deben asumir la continuidad del seguimiento y su reporte y en losucesivo cuando se produzca retiros y/o cambios de funcionarios.

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4. SECRETARíA GENERAL, Observación: Se observo información faltante de seguimiento,que corresponde especialmente a la referente con acciones a cargo de la SecretariaGeneral en cuanto a los riesgos del proceso de GESTiÓN DOCUMENTAL (Riesgos 46, 47,48, 49), del proceso de CONTROL, EVALUACiÓN Y SEGUIMIENTO en lo relativo con losProcesos Disciplinarios (Riesgos 53,54 y 55), de GESTiÓN DE COMUNICACIONES(Riesgo 28) y ADQUISICiÓN DE BIENES Y SERVICIOS (Riesgo 37).

Recomendación: Registrar en ISOLUCIÓN reportes sobre seguimiento a riesgosmencionados, sintetizando el estado de avance actualizado de las acciones para mitigarlos,incorporando los aspectos a involucrar incluyendo registrar conceptos referidos a laefectividad de las actividades ejecutadas.

Cordialmente,

LUIS FRANCIS CANTE CÉSPEDESJEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

Proyectó: Yina Paola Figueroa Carmargo - Contratista, Oficina de Control InternoArmando Solano Robles. Profesional Especializado, Oficina de Control Interno. ;><J...Eduardo Torres Lugo - Profesional Especializado. Oficina de Controllnterno~

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