bÜro hİzmetlerİ ve sekreterlİk bÖlÜmÜ · dosyalama ve arşivleme teknikleri ders notları i...

NİĞDE SOSYAL BİLİMLER MESLEK YÜKSEKOKULU BÜRO HİZMETLERİ VE SEKRETERLİK BÖLÜMÜ Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Programı

DOSYALAMA VE ARŞİVLEME DERS NOTLARI

2019

Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri Ders Notları

I

İçindekiler 1 GELEN BELGELER ................................................................................................................. 1

1.1 Belge ve Çeşitleri .............................................................................................................. 1

1.1.1 Acele Belge ............................................................................................................... 1

1.1.2 Gizli Belge .................................................................................................................. 2

1.1.3 Önemli Belge ............................................................................................................. 2

1.1.4 Değerli (kıymetli) Belge ........................................................................................... 2

1.1.5 Normal Belge............................................................................................................. 2

1.2 Dosya Planı ....................................................................................................................... 3

1.2.1 Dosya Planında Kullanılan Kodlar ......................................................................... 3

1.2.2 Belgeleri Kodlama .................................................................................................... 3

1.3 Zamanı Etkili Kullanma .................................................................................................... 3

1.3.1 Belge İzlemede Zamanın Önemi............................................................................ 3

1.3.2 Zamanı Planlama ..................................................................................................... 3

1.4 Gelen Belgelerin Kontrolü Ve İzlenmesi ....................................................................... 4

1.4.1 Gelen Belgenin Teslim Alınması ............................................................................ 4

1.4.2 Gelen Belgelerin Açılması ....................................................................................... 5

1.4.3 Gelen Belgelerin Gruplandırılması ......................................................................... 5

1.4.4 Gelen Belgelerin Kaydedilmesi .............................................................................. 5

1.4.5 Belgenin Teslim Edilmesi ........................................................................................ 7

2 GİDEN BELGELER .................................................................................................................. 8

2.1 Belge Sınıflandırma .......................................................................................................... 8

2.2 Kayıt Alma Çeşitleri .......................................................................................................... 8

2.2.1 Giden Belge Kayıt Defteri ........................................................................................ 8

2.2.2 Bilgisayar ................................................................................................................. 10

2.3 Belge Çoğaltma Araçları ............................................................................................... 10

2.3.1 Fotokopi Makinesi................................................................................................... 10

2.3.2 Doğrudan Ya Da Sıvı İle Çalışan Çoğaltma Makineleri .................................... 10

2.3.3 Dolaylı Ya da Jelatin Çoğaltma Makinesi ........................................................... 10

2.3.4 Mültigraf Çoğaltma Makinesi ................................................................................ 10

2.3.5 Ofset Çoğaltma Makineleri .................................................................................... 10

2.3.6 Adres Yazan Makineler (Adresograf) .................................................................. 10


II

2.3.7 Dikte ve Ses Alma Makineleri ............................................................................... 10

2.3.8 Mikrofilm Makineleri ................................................................................................ 11

2.3.9 Bilgisayarlar ............................................................................................................. 11

2.4 Zarflama ve Paketleme .................................................................................................. 11

2.4.1 Belgenin Katlanması ve Zarfa Yerleştirilmesi ..................................................... 11

2.4.2 Etiketleme ................................................................................................................ 11

2.5 Gönderme Yöntemleri .................................................................................................... 14

2.5.1 Normal (Adi) Gönderme ......................................................................................... 14

2.5.2 Taahhütlü Gönderme ............................................................................................. 14

2.5.3 İadeli Taahhütlü Gönderme ................................................................................... 14

2.5.4 Özel Ulak (Ekspres) Gönderme............................................................................ 14

2.5.5 Postrestant Gönderme ........................................................................................... 14

2.5.6 Acele Posta Servisi (APS) ile Gönderme ............................................................ 14

2.5.7 Basılı Kağıtları Gönderme ..................................................................................... 14

2.5.8 Değer Konulmuş Mektupları Gönderme .............................................................. 14

2.6 Dosya nedir? ................................................................................................................... 15

2.7 Dosyalama Nedir? .......................................................................................................... 15

2.7.1 Dosyalamanın Amacı ............................................................................................. 16

2.7.2 Dosyalamanın Önemi ............................................................................................. 16

2.7.3 Dosyalama Sisteminin Özellikleri ......................................................................... 16

3 DOSYALAMA SİSTEMLERİ ................................................................................................. 18

3.1 Alfabetik Dosyalama Sistemi ........................................................................................ 18

3.2 Kronolojik Dosyalama Sistemi ...................................................................................... 20

3.3 Bölgesel Dosyalama Sistemi ........................................................................................ 21

3.4 Numaralı Dosyalama Sistemi ....................................................................................... 22

3.4.1 Serial Dosyalama .................................................................................................... 22

3.4.2 Desimal Dosyalama ............................................................................................... 22

3.5 Konu Esasına Göre Dosyalama Sistemi ..................................................................... 25

3.6 Karma Dosyalama Sistemi ............................................................................................ 26

3.7 Sanal Dosyalama Sistemi ............................................................................................. 26

3.8 Dosyalama Sistemi Seçim İlkeleri ................................................................................ 27

3.8.1 Kuruluş Tanım Ve Türleri ....................................................................................... 27


III

3.8.2 Örgüt Yapısı ............................................................................................................ 27

4 SIRTLIK VE AYIRAÇ ÇEŞİTLERİ ....................................................................................... 28

4.1 Dosyalama Araçları ........................................................................................................ 28

4.1.1 Dosya ....................................................................................................................... 28

4.1.2 Klasör ....................................................................................................................... 28

4.1.3 Dosya Dolapları ...................................................................................................... 28

4.1.4 Rehberler ve Kavalyeler (Ayıraçlar) ..................................................................... 28

4.1.5 Bilgisayarlar ............................................................................................................. 29

4.2 Dosyalama Süreci .......................................................................................................... 29

4.2.1 Fihrist Hazırlama..................................................................................................... 29

4.2.2 Dosya Açılması ....................................................................................................... 29

4.2.3 Dosyanın Kodlanması ............................................................................................ 30

4.2.4 Dosyanın Ödünç Verilmesi ................................................................................... 30

4.2.5 Dosyanın İzlenmesi ................................................................................................ 30

4.2.6 Dosyanın Kontrol Edilmesi ve Saklanması ......................................................... 30

5 BELGE YERLEŞTİRME İLKELERİ ..................................................................................... 31

5.1 Belge Kontrolü ................................................................................................................ 31

5.1.1 İmza, Paraf .............................................................................................................. 31

5.1.2 Ekler .......................................................................................................................... 31

5.1.3 Çoğaltma .................................................................................................................. 32

5.1.4 Yerleştirme Şekli ..................................................................................................... 32

6 DOSYA YA DA BELGEYİ ÖDÜNÇ VERME SİSTEMİ ..................................................... 33

6.1 Ödünç Verme Kayıt Sistem Araçları ............................................................................ 33

7 SEKTÖR TANIMLARI VE SINIFLANDIRILMASI .............................................................. 35

7.1 Sektör Tanımı .................................................................................................................. 35

7.2 Sektör Sınıflandırması ................................................................................................... 35

7.2.1 Ekonomik Faaliyette Bulunan Kişilerin Niteliğine Göre Sınıflandırma ............ 35

7.2.2 İş Koluna ( Ekonomik Faaliyetlerin Niteliğine ) Göre Sınıflandırma ................ 37

7.3 Örgüt Yapısı .................................................................................................................... 38

7.3.1 Örgüt Tanımı ........................................................................................................... 38

7.3.2 Örgütlenme Tanımı ................................................................................................ 38

7.3.3 Örgüt Elemanları..................................................................................................... 38


IV

7.3.4 Bir Örgütte Bulunan Birimler ................................................................................. 39

7.3.5 Örgüt Modelleri ........................................................................................................ 40

7.3.6 Örgütsel Yapı........................................................................................................... 43

7.4 Belge Türleri .................................................................................................................... 46

7.4.1 Belgelerin ve Belge Yönetim Sisteminin Önemi ................................................ 46

7.4.2 Kurum ve Kuruluşlarda Dosyalanacak Belge Türleri......................................... 46

7.4.3 Elektronik Belge ...................................................................................................... 48

7.4.4 Arşiv Belgesi Tanım ve Önemi ............................................................................. 49

7.4.5 Arşiv Belge Çeşitleri ............................................................................................... 50

7.4.6 Kalıcı Olan Belgelerin Tespiti ................................................................................ 52

7.4.7 Arşiv Değeri Taşımayan Belgelerin Tasfiyesi ..................................................... 53

8 ARŞİV TANIMI VE ÇEŞİTLERİ ............................................................................................ 54

8.1 Arşiv Tanımı..................................................................................................................... 54

8.2 Arşivin Amacı ve Önemi ................................................................................................ 54

8.3 Arşiv Çeşitleri................................................................................................................... 55

8.3.1 Birim Arşivi: .............................................................................................................. 55

8.3.2 Kurum Arşivi ............................................................................................................ 56

8.3.3 Devlet (Merkez) Arşivi ............................................................................................ 57

8.3.4 Özel Arşivler ............................................................................................................ 57

8.4 Arşivleme Araçları........................................................................................................... 57

8.4.1 Arşiv Saklama Kutusu ............................................................................................ 58

8.4.2 Compact Raflar ....................................................................................................... 58

8.4.3 Sabit Portatif Arşiv Rafı .......................................................................................... 59

8.4.4 Nakliye ve Servis Arabası...................................................................................... 60

8.4.5 Dosya Dolabı ........................................................................................................... 60

8.4.6 Klasör Sütunu .......................................................................................................... 63

8.4.7 Evrak İmha makinesi .............................................................................................. 63

8.5 Arşiv Sistemleri ............................................................................................................... 63

8.5.1 Arşiv Sisteminin Önemi ve Süreci ........................................................................ 63

8.5.2 Dijital Arşivleme Sistemi ........................................................................................ 64

8.6 Arşiv Araçları ve Saklama Yöntemleri ......................................................................... 65

8.6.1 Yazışma Evrakı ve Dosyalar ................................................................................. 65


V

8.6.2 Haritalar .................................................................................................................... 66

8.6.3 Plan ve Projeler....................................................................................................... 67

8.6.4 Fotoğraflar ............................................................................................................... 67

8.6.5 Resimler ................................................................................................................... 67

8.6.6 Ses bantları, Plaklar, Damgalar, Mühürler .......................................................... 67

8.6.7 Mikrofilmler .............................................................................................................. 67

8.7 İndeks Tanımı ve Türleri ................................................................................................ 69

8.7.1 İndeks Tanımı ve Önemi ....................................................................................... 69

8.7.2 İndeks Türleri........................................................................................................... 69

9 KAYIT SİSTEMİ ...................................................................................................................... 73

9.1 Bilgisayarda Kayıt ........................................................................................................... 73

9.1.1 Belge ve Bilgi Yönetim Sistemleri ........................................................................ 73

9.1.2 Sanal Evrak Yönetim Sistemi ............................................................................... 76

9.1.3 Çağdaş Ofislerde Bilgi Yönetim Sistemi ............................................................. 77

9.2 Elle Kayıt .......................................................................................................................... 78

9.2.1 Evrakın İşlem Süreci .............................................................................................. 78

9.3 Şekil 1.7: Zimmet defteri ................................................................................................ 85

10 ARŞİVDEN DOSYA YA DA BELGEYİ ÖDÜNÇ VERME SİSTEMLERİ .................... 86

10.1 Arşivleme Sistemleri....................................................................................................... 86

10.2 Belge Ödünç Verme ....................................................................................................... 87

10.2.1 Ödünç Alma ve Vermenin Tanımı ........................................................................ 87

10.2.2 Ödünç Verilen Yazı ve Dosyaların İzlenmesi ..................................................... 88

11 BELGELERİ SAKLAMA SÜRESİ VE İMHA YÖNTEMLERİ ........................................ 89

11.1 Belgeleri Saklama Yöntemi ........................................................................................... 89

11.1.1 Yazışma Evrakı ve Dosyalar ................................................................................. 89

11.1.2 Belgelerin Saklama Süresi .................................................................................... 90

11.1.3 Arşivlerde İmha Yöntemleri ................................................................................... 91

12 DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK ........................................................... 96

12.1 Amaç, Kapsam ve Tarifler .................................................................................................. 96

12.1.1 Amaç .......................................................................................................................... 96

12.1.2 Kapsam ...................................................................................................................... 96

12.1.3 Tarifler ....................................................................................................................... 96


VI

12.2 Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Kurum Arşivlerinde

Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma ............................................................................................... 97

12.2.1 Koruma Yükümlülüğü ................................................................................................ 97

12.2.2 Birim ve Kurum Arşivleri ............................................................................................ 98

12.2.3 Arşiv Malzemesinin Gizliliği ....................................................................................... 98

12.2.4 Özel Arşivlerin Satın Alınması .................................................................................... 98

12.2.5 Özel Arşivlerin Yurt Dışına İzinsiz Çıkarılamayacağı ................................................... 98

12.2.6 Arşivlerden Yararlanma ............................................................................................. 98

12.2.7 Yararlanma Usul ve Esasları ....................................................................................... 98

12.3 Birim Arşivi İşlemleri .......................................................................................................... 99

12.3.1 Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması ................................. 99

12.3.2 Uygunluk Kontrolü ..................................................................................................... 99

12.3.3 Malzemenin Birim Arşivine Devri ............................................................................ 100

12.3.4 Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme ............................................... 100

12.3.5 Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi ........................................... 100

12.3.6 Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Süresi ........................................................ 101

12.3.7 Birim Arşivinden Yararlanma ................................................................................... 101

12.3.8 Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha ........................................................................... 101

12.3.9 Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması .............................................. 101

12.3.10 Kurum Arşivine Devretme ................................................................................... 101

12.4 Kurum Arşivi İşlemleri...................................................................................................... 101

12.4.1 Uygunluk Kontrolü ................................................................................................... 101

12.4.2 Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha ......................................................................... 101

12.4.3 Damgalama .............................................................................................................. 101

12.4.4 Malzemenin Kurum Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi ......................................... 102

12.4.5 Malzemenin Kurum Arşivinde Saklanma Süresi ...................................................... 104

12.4.6 Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması, Kataloglarının Hazırlanması ................... 104

12.4.7 Kurum Arşivinden Yararlanma ................................................................................. 104

12.4.8 Genel Müdürlüğe Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi ......................... 104

12.4.9 Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi .................... 105

12.5 Muhafazasına lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme, Ayıklama ve İmha

Komisyonları ................................................................................................................................ 105


VII

12.5.1 İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme ........................................................... 105

12.5.2 İmha Edilecek Malzeme .......................................................................................... 106

12.5.3 Mükelleflerce Yapılacak Ayıklama ve İmha ............................................................. 107

12.5.4 Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili .............................................................. 107

12.5.5 Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları ................................... 108

12.5.6 Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları ............................................... 108

12.6 İmha İşlemleri .................................................................................................................. 108

12.6.1 Ayıklama ve Tasnif ................................................................................................... 108

12.6.2 İmha listesinin Düzenlenmesi.................................................................................. 109

12.6.3 İmha listelerinin Kesinlik Kazanması ....................................................................... 109

12.6.4 İmha şekilleri ........................................................................................................... 109

12.6.5 İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması ................................................................. 109

12.6.6 İmha Tutanağı ......................................................................................................... 109

12.6.7 İmha listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme .................................... 109

12.6.8 Mükellefler ile Genel Müdürlük Arasında İşbirliği ................................................... 110

12.7 Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Genel Müdürlüğün İş birliği ve Münasebetleri .............. 110

12.7.1 Dosya Planları ve Dosya Yönergeleri ....................................................................... 110

12.7.2 Mükelleflerce Hazırlanacak Arşiv Yönergeleri ......................................................... 110

12.7.3 Kanunî Dayanak ....................................................................................................... 110

12.7.4 Yürürlükten Kaldırılan Hükümler ............................................................................. 110

12.7.5 Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi ............................................... 110

12.7.6 Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi ...................................................... 110

12.7.7 Faaliyet Raporu ....................................................................................................... 111

12.8 Geçici Hükümler .............................................................................................................. 111

12.9 Son Hükümler .................................................................................................................. 111

12.9.1 Yürürlük ................................................................................................................... 111

12.9.2 Yürütme ................................................................................................................... 111


1

1 GELEN BELGELER

Kuruluşlara belge, bağlı bulundukları örgütlerden, kendi şube ve taşra birimlerinden,

diğer resmi dairelerden, özel ve tüzel kişilerden gelmektedir.

Genellikle evrakın büyük bir kısmı örgüt bakımından ilişkili bulunulan kuruluşlardan

gelmektedir. Gelen ve giden belgenin göreceği işlemin tespitinde evrakın geldiği yerler ve

bu yerlerden hangi oranlarda geldiği konusu önemli bir etkendir.

Kuruluşlara gelen belgeler,

PTT kanalıyla,

Çeşitli kuruluşların kuryeleri veya iş sahibi kişiler eliyle,

Faks, Teleksle,

Kargo ile,

E-posta (E-mail) gibi özel haberleşme araçları ile gelmektedir.

Gerek kuruluş içi, gerek kuruluşlar arası yazışmalarda PTT aracılığı, genellikle şehir

dışına gönderilen yazılar için kullanılmakta, aynı şehir içine gidecek evrakın daha çabuk

ulaşması amacı ile çok kez özel kuryeler kullanılmaktadır. Böylece, her kuruluş bir veya

daha çok sayıda kurye çalıştırmakta, bazı hallerde bir tek evrakın iletilmesi için dahi bir

kuryenin görevlendirildiği de olmaktadır.

Bilgisayar ortamında çalışan kuruluşlarda gizlilik dereceli belgeler dışındaki yazılar,

iletişim teknolojileri (faks, teleks ve bilgisayar ağları) aracılığıyla gönderilmektedir. Bu

sayede evrak akışının hızlanması ve ekonomiklik sağlanmaktadır. Bunun yanında bilgisayar

ortamındaki iletişim sayesinde, kamu kurumlarında meydana gelen aşırı kırtasiyecilik ve

gereksiz bürokrasi de aşılmış olmaktadır.

1.1 Belge ve Çeşitleri

Belge; bir iş için meydana getirilen yazılı kağıt ve kağıtlardır. Ayrıca kişilerin

kendilerine ait mektup ve notları da birer kağıt veya özel belge sayılmaktadır.

Başka bir deyişle belge, görülen hizmetler, yapılan işlemler ve haberleşmeler

sırasında üretilen her türlü yazılmış, basılmış, şifrelenmiş ve resmedilmiş kağıtların tümüdür.

Günlük yaşantıda olduğu gibi iş hayatında da yazı yazmak, yazılanları okumak

önemli bir ihtiyaçtır. Yazılar kalıcıdır ve dosyalanarak uzun süre saklanabilir. Yapılan işlerde

bir aksaklık olmuşsa işin dosyası incelenerek ilgi belge bulunup gerekli tedbirler alınabilir.

Oysa söz, zaman içerisinde unutulur ve tekrar incelemeye konu olmaz.

1.1.1 Acele Belge

Önceliği olan normal evraktan önce ve ayrı işlem görmesi gereken yazılardır. Bu tür

evraklar en kısa zamanda, geldiği tarih dikkate alınmaksızın ilgililere ulaştırılmalıdır.

Acele belgeler kendi içerisinde derecelerine göre aşağıdaki gibi sınıflandırılırlar:

Günlüdür ibaresi görülen belge 24 saat içerisinde cevaplandırılmalı, çok önce ibaresi


2

görülen belge en geç 4 iş günü süre içerisinde cevaplandırılmalı, önce ibaresi görülen belge

ise en geç 6 iş gününde cevaplandırılmalıdır.

1.1.2 Gizli Belge

İlgilisinden başkası tarafından okunmaması ve görülmemesi gereken yazılardır. Bu

tür belgeler ağzı mühürlü, kapalı zarf içerisinde gönderilir. Zarf üzerinde gizlilik derecesi

belirtilir.

Gizli belgeler, derecelerine göre kendi içlerinde ve normal belgeye göre öncelikli

işlem görür. Kuruluşlarda gizli belgenin kaydı zarf üzerinde yapılarak ilgililere teslim

edilmektedir. Bu tür belgenin dosyalanarak saklanması da diğer belgeye göre farklı

olmaktadır.

Yazılar gizlilik derecelerine göre 5’ e ayrılır:

Çok Gizli: İzinsiz olarak açıldığında devlete güvenlik ve hayati bakımdan son derece

büyük zararlar verecek olan belge ve malzeme “ÇOK GİZLİ” olarak tasnif edilir.

Gizli: Gerekli izin sağlanmadan açığa vurulduğu takdirde milli güvenliği, saygınlık ve

çıkarları ciddi surette zarara sokacak ve diğer yandan yabancı bir devlete geniş yararlar

sağlayacak içerikte olan malzeme, evrak ve bilgiler “GİZLİ” olarak tasnif edilir.

Özel: İzinsiz olarak açıklandığı takdirde milletin çıkarlarına ve saygınlığına zarar

verecek, bir şahsın zarar görmesine neden olacak ya da yabancı bir devlete geniş yararlar

sağlayacak bilgi ve dokümanlar “ÖZEL” ibaresi ile değerlendirilir.

Hizmete Özel: İçerdiği bilgi itibarıyla “ÇOK GİZLİ”, “GİZLİ”, “ÖZEL” olarak tasnif

edilen hususlardan başka konularda güvenlik işleminde gereksinme gösteren bilgi ve

belgeler “HİZMETE ÖZEL” olarak değerlendirilir.

Kişiye Özel: Kişiye özel evrak aslında bir gizlilik derecesi olmayıp evrakın gittiği

yerde ve ilk işlemlerinde, belirli şahısların açabileceğini, bunların dışında herhangi bir şahıs

tarafından açılamayacağını ifade eder. Bu işaret her gizlilik derecesindeki ve normal belgeye

gerekirse verilebilir. “KİŞİYE ÖZEL” işareti tarih bloğunun üzerine kırmızı damga ile basılır.

1.1.3 Önemli Belge

Kurum için anlam ve önem taşıyan ayrıcalıklı her türlü yazılardır. Rektörlükten

bölümlere gelen yazılar, bakandan genel müdürlere gelen yazılar gibi.

1.1.4 Değerli (kıymetli) Belge

Çek, bono, tahvil, hisse senedi, teminat mektupları, koli ve ihbarnameleri gibi paraya

çevrilebilen kıymetler ve bu niteliği taşıyan diğer evraklar ile bunların ekli oldukları yazılar

değerli evrak olarak kabul edilir.

1.1.5 Normal Belge

Yukarıda bahsedilen evrak gruplarına girmeyen yazışma evrakıdır. Özelliği yoktur,

normal postaya verilebilir.


3

1.2 Dosya Planı

Dosyalama sisteminin düzenle uygulanabilmesi, bir “dosya planı” hazırlanmasına

bağlıdır. Yeni açılacak dosyalar derhal dosya planına geçirilmelidir. Dosya planı ana, alt ve

tek konuları gösteren listeler halinde düzenlenir. Hazırlanan dosya planı da örgütün

bütününde geçerlidir.

1.2.1 Dosya Planında Kullanılan Kodlar

Bir evrakın kodlanmasında belgenin konusu, gerçek veya tüzel kişilerin adı,

numarası, faaliyet alanları, bölümü gibi ölçütler kullanılabilir. Belge, birinci derecede hangi

dosyayı ilgilendiriyorsa ona göre kodlanır. Kodlarda saydığımız esas alınacak kriterlere göre

kısaltmalar yapılır. Örneğin muhasebe ile ilgili olanlar için “MUH”, Pazarlama faaliyetleri ilgili

olarak “PAZ” kodu kullanılabilir.

1.2.2 Belgeleri Kodlama

Kodlama, kontrolü yapılan belgenin hangi dosyaya konulacağını belirlemek amacıyla

yapılır. Bir belgenin hangi dosyaya konulacağını belirlemek amacıyla yapılan ölçüt tespiti

sonucunda ortaya çıkan kritere kod, bu kriteri belirleme işlemine de kodlama denir. Kodlar

belgeleri diğer belgelerle karıştırmamak amacıyla belge üzerine renkli bir kalemle ve belirgin

bir biçimde yazılır. Belge kodlanırken dosya planları ve dosyalama sistemleri göz önünde

tutulur.

Kodlar, dosyanın içereceği belgeyi belirlemek için kullanılır. Kodlama, bu kodun

dosya ve belge üzerine yazılmasıdır. Kodlama yapılırken dosya planı ve fihrist kuralları göz

önünde bulundurulur.

Dosyada belgenin bulunmasını kolaylaştırmak için dosya üzerine etiketler yapıştırılır

ve kodlar etiketlerin üzerine yazılır. Etiket, dosyanın kimliğini gösteren bilgilerin yazıldığı

yerdir. Genellikle dosyaların sol üst kısmında etiket çizgileri bulunmaktadır. Eğer yoksa,

kağıt etiketler yapıştırılır.

1.3 Zamanı Etkili Kullanma

1.3.1 Belge İzlemede Zamanın Önemi

Belgelerin defalarca elden geçmemesi için işlemi bitmiş bir belgenin, bir an önce

dosyalanması verimliliğe önemli katkı sağlar.

1.3.2 Zamanı Planlama

Bürolarda belge yönetiminde verimliliğin sağlanmasında çalışanların işlerini, iş ve

hareket etüdü ve ekonomisi ilkelerine uygun bir biçimde yapabilmeleri için büroların ve

çalışma masalarının dağınıklıktan arındırılması gerekir. Bunun için de öncelikle izlenmesi

gereken adımlar belirlenmelidir. Her iş için ayrı bir zaman dilimi ayırarak, bu zaman dilimi

içinde işlerin bitirilmesini sağlamaktır. Çalışma masalarının dağınıklığını önlemenin başka

bir yolu da belge klasmanı yöntemidir.


4

Bu yöntem kullanılarak gerekli belgelerin karışıklığa yol açmadan, gerekli yerlere

ulaşması sağlanır.

Dosya ve belgelerin dağınıklığa neden olmaması için;

El altında bulunması gerekenler,

Başvuru için hemen bulunması gerekenler,

Arşivlenecek belge ve dosyalar,

Çöpe atılması gereken belgeler.

Şeklinde bir gruplandırma yapılır. Bu şekildeki bir tasnif, çalışma masalarının

dağınıklığını önlediği gibi, istenen belgeye kolaylıkla ulaşılması bakımından da yararlı olur.

Günlük belgelerin gecikmeye ve kırtasiyeciliğe neden olmaması için belli bir sınıflandırmaya

tabi tutulması gerekir. Bu sınıflama şu şekilde olmalıdır:

Yapılacak işler: Tüm çalışanların ve yöneticinin gecikmeden yerine getirmesi

gereken günlü işlerdir.

Okunacak belgeler: Okunup gerekli işlemlerin yapılacağı veya havale edilmesi

gereken belgelerdir.

Dosyalanacak belgeler: Genel olarak arşivlenmemesi gereken ve ileride

başvurulacak belgelerdir. Dosyalama sistemlerinde herhangi bir gecikmenin olmaması için

dosyalama günlük yapılmalıdır. Dosyalanacak belgelerin küçük tepecikler oluşturup göze

batmaya başladıktan sonra dosyalanması için gereken zaman, onların her gün

dosyalanması için harcanan toplam zamandan daha fazla olacaktır.

Günlük dosyalama, aynı zamanda kullanılması gereken bir kuralın sağlıklı bir

biçimde işlemesine yardımcı olur. Bu kural “son giren ilk çıkar” kuralıdır. En çok istenen

belgeler, en yeni belgelerdir. Dosyalamanın günlük yapılması durumunda bu belgelere

kolaylıkla ulaşılabilir.

Çöpe atılacak belgeler: Yukarıda sayılanların içine girmeyen belgeler, zaman

kaybına yol açmaması için helmen çöpe atılmalıdır. Bu sınıflandırma yapıldığında, gereksiz

yere belgeler karıştırılıp zaman kaybı olmayacaktır.

1.4 Gelen Belgelerin Kontrolü Ve İzlenmesi

1.4.1 Gelen Belgenin Teslim Alınması

Belgenin teslim alınışı türüne ve geliş şekline göre değişir.

Posta İle Gelen Adi Belge: Herhangi bir formalite uygulanmaz. Postacılar

tarafından ilgili birime bırakılır.

Taahhütlü ve İadeli Taahhütlü Belge: Belgenin geldiği servisteki ilgili kişi tarafından

imza karşılığı alınır.

İlgili Kişilerin Getirdikleri Belge: Bu tür belgeler kuruluşlarda görevlendirilen özel

bir memurluk tarafından alınır, kaydı yapılır ve ilgililerine belgenin tarih ve numarasını

gösteren bir makbuz verilir. Kurye ile Gelen Belge: Kurum içi veya kurum dışından gelen


5

belgeler kurye tarafından ilgili birim veya kişiye zimmet defterleriyle birlikte getirilir ve imza

karşılığında teslim alınır. Bu yöntem çoğunlukla gizlilik içeren belgelerde kullanılır.

Kargo ile Gelen Belgeler: Kuruluşların görevlendirdiği ilgili kişiler tarafından imza

karşılığında teslim alınır.

Faks, Teleksle Gelen Belgeler: Bu haberleşme araçları ile gelen belgeler ilgili birim

veya kişilere iletilir. Gizli belgeler bu yolla gönderilemez.

E-Posta (E-Mail)Yoluyla Gelen Belgeler: Bu yolla gelen belgeler kuruluşun

elektronik posta adresine gönderilir. Kuruluşlarda genellikle elektronik postaların alınması,

okunması ve cevaplanması sekreter tarafından yapılır. Gerekli görülürse çıktısı alınıp gelen

belge defterine kaydı yapılır dosyasına kaldırılır. Ya da elektronik ortamda saklanır.

1.4.2 Gelen Belgelerin Açılması

Teslim alınan belgelerden özel mektuplar ayrılır. Kaydedilmeden ve açılmadan

sahiplerine iletilir. Personele görevleri ile ilgili gelen mektuplar açılır ve kaydedilir.

1.4.3 Gelen Belgelerin Gruplandırılması

Gelen belgelerin hepsi tek tek gözden geçirilerek gruplandırılır. Bu gruplandırmada

faturalar ayrılır. Diğer belgeler ilgili birimlere gönderilir.

1.4.4 Gelen Belgelerin Kaydedilmesi

Gelen belge, gelen servisinde, gelen belge defteri veya gelen belge fişine kaydedilir.

Gelen belge defteri veya fişinde bulunan sütunlar:

Belge sıra numarası: İlgili yılın 1 Ocak – 31 Aralık tarihleri arasını kapsar.

Belgenin geldiği yer: Belgeyi gönderen kişi ya da kuruluşun adının belirtildiği

sütundur.

Tarih: Belgenin geldiği tarihin yazıldığı sütundur.

Belgenin numarası: Belgenin üzerindeki sayı bölümündeki bilgiler yazılır.

Ek: Belge ile birlikte gelen ve belgeyi tamamlayıcı belgelerin belirtildiği sütundur.

Konu: Belgenin içeriğinin kısaca belirtildiği sütundur.

Dosya numarası: Belgenin saklanacağı dosya numarasını belirtir.

Çıkış numarası: Gelen belgeye cevap verildiğinde, cevabın giden belge defterinden

aldığı çıkış sıra numarasının yazıldığı sütundur.

Açıklamalar: Belgenin gönderildiği birim, kişi ya da yapılan işlem hakkında bilgilerin

yazıldığı sütundur.


6

Gelen Belge Kayıt Defteri

Sıra

No

Kayıt

Tarihi

GELEN BELGE

Konusu Açıklamalar

Geldiği yer Tarihi

No.su

Eki

1 01.01.2009

Yenimahalle

İlçe Milli

Eğitim

Müdürlüğü

01.01.2009 500/289 1

Çocuk

gelişimi

Konferansr

Rehber

öğretmenler

katılacak

Dosya

No:5

Çıkış no:

2 05.01.2009

Ticaret ve

Turizm

Eğt.Gn. Md.

05.01.2009 200.04/89 1

Modül

yazımı ile

İlgili

Öğretmen

gör.

Dosya

No:6

Çıkış no:

Dosya

No:..

Çıkış

Dosya

No:.

Çıkış

Faturalar belge kayıt defterine sıra numarası verilerek kaydedilir. Arkalarına kaşe

vurularak ait olduğu birimin kodu, belgenin sıra numarası ve geliş tarihi yazılır.


7

1.4.5 Belgenin Teslim Edilmesi

Amir tarafından görülen belgeler belge teslim alma birimine geri gider ve belge kayıt

defterine kaydedilir. Konularına göre zimmet edilerek ilgili birimlere gönderilir.

Belge Birden Çok Birimi İlgilendiriyorsa

Konu ile birinci dereceden ilgili birime ulaştırılır. Bu birim diğer birimlere gönderir.

Belge Tek Bir Konuyla İlgili Değilse

Belge birden fazla konuyla ilgili ise birden fazla konunun dosyasına girebilir. Bu

durumda belge birinci dereceden ilgili olduğu dosyaya konur. Diğer dosyalara çapraz

başvuru formu yerleştirilir. Böyle bir uygulamada, ilgili her dosyaya bakıldığında belge

hakkında bilgi sahibi olunur, belgeye çabuk erişilir.

ÇAPRAZ BAŞVURU FORMU

ÇBF. Numarası:……………………………. Belgenin Tarihi:.../…/……

Belgenin

Konusu:……………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

..

Belgenin Geldiği Yer:………………………………………………….

Belgenin Aslının Bulunduğu Dosya No:……………………………

Belgenin Kopyalarının Bulunduğu Dosya No:…………………………

Belgeye Yapılan İşlem:…………………………………………..

Tarih

(İMZA)


8

2 GİDEN BELGELER

2.1 Belge Sınıflandırma

Kuruluşlar, genellikle gelen ve giden belgelerin teslim edildiği ve ilgili işlemlerin

yapıldığı ayrı bölüm oluştururlar. Bu bölüme “haberleşme servisi”, “gelen – giden evrak

servisi”, “belge işleme bölümü” gibi adlardan biri verilebilir. Bu bölümde gerekli kayıt ve

kontrol işlemleri yapıldıktan sonra belge, ilgili kişi ve birimlere teslim edilir.

Bölümler de belge üzerinde yapılacak işlemler tamamlandıktan sonra belgenin

üzerine dosyalanabileceğini gösteren bir işaret konur. Eğer belge üzerinde “dosyalanabilir”

işareti yok ise belge ilgili bölüme veya kişiye geri iade edilir. Bunun nedeni, üzerinde işlem

yapılmamış veya yapılan işlem tamamlanmamış belgenin ya da dosyalanmasına gerek

görülmeyen bir belgenin dosyaya konmasını önlemektir. Dosyalanmak üzere bekleyen

belgelerin belirli sınıflara ya da gruplara göre düzenlenmesi gerekir. Dosyalama öncesi

yapılacak sınıflandırma, belgenin hangi sisteme göre dosyalanacağına göre değişir. Örnek

olarak, dosyalama sistemi konu adlarına göre alfabetik sistemse, dosyalanması gereken

belgelerin önce konu adlarına göre sınıflandırılması, daha sonra alfabetik sıraya konulması

gerekir.

2.2 Kayıt Alma Çeşitleri

2.2.1 Giden Belge Kayıt Defteri

Çıkış sıra numarası: Giden belge defteri ya da fişi, 1 Ocak – 31 Aralık tarihleri arasını

kapsar. 1 Ocak tarihinde “1” numaradan başlayarak 31 Aralık akşamına kadar sıra

atlamadan devam eder. En son numaranın altından çizilerek o yıla ait kayıt işlemi kapatılır.

Gönderildiği yer: Belgenin gönderildiği kişi ya da kuruluş adının belirtildiği sütundur.

Tarih: Belgenin tarihinin yazıldığı bölümdür.

Ek: Belgeyle birlikte gönderilen ve belgeyi tamamlayıcı nitelikteki belgelerin sayı

olarak belirtildiği sütundur.

Konusu: Belgenin içeriğinin kısaca belirtildiği sütundur.

Dosya no: Gönderilen belgenin kopyasının saklanacağı dosya numarasını belirtir.

Geliş sıra numarası: Gönderilen yazıya cevap bekleniyorsa gelen cevabın gelen

belge defterinden aldığı geliş sıra numarası bu sütuna yazılır ve belge ile ilgili kayıt işlemi

kapatılır.

Açıklamalar: Gelen belge defteri ve giden belge defterinin ilişkilendirilmesi için

gerekli görülen açıklamaların yazıldığı bölümdür.


9

GİDEN BELGE KAYIT DEFTERİ

Çıkış

Sıra

No

GİDEN YAZILAR Konusu Açıklamalar

Gittiği Yer Tarihi Eki

1

Yenimahalle

İlçe Milli

Eğitim

Müdürlüğü

01.01.2009 1

Norm kadro fazlalığı

listesi

Dosya No: 5

Geliş no:…..

2

Ticaret ve

Turizm

Eğt.Gn. Md.

05.01.2009 1

Donanım İhtiyacı

Dosya No:.21

Geliş No:…..

Dosya No:……

Geliş No:……

Dosya No:……

Geliş No:……

Dosya No:……

Geliş No:……

Dosya No:……

Geliş No:……


10

2.2.2 Bilgisayar

E-Posta (E-Mail) yoluyla giden belgeler kuruluşun elektronik posta adresine

gönderilir. Gerekli görülürse çıktısı alınıp giden belge defterine kaydı yapılır.Ya da elektronik

ortamda saklanır.

2.3 Belge Çoğaltma Araçları

2.3.1 Fotokopi Makinesi

Profesyonel, amatör ve ev-ofis tipi olmak üzere farklı özellikte fotokopi makinesi

modelleri mevcuttur. Hatta piyasadaki çoğu markanın çok fonksiyonlu dijital (yazıcı-fotokopi)

modelleri vardır. Siyah - beyaz çekim yapan fotokopi makinelerinin yanı sıra renkli fotokopi

makineleri de piyasaya girmiştir. Günümüzde kaliteli, ekonomik, çok sayıda ve kısa

zamanda kopya elde etmek amacıyla fotokopi makineleri iş hayatında büyük öneme sahiptir.

Çeşitli tipleri olan bu makineler bir yazının kopyasının 1 – 2 saniyede çıkarılmasını sağlar.

Kullanılmaları kolaydır.

2.3.2 Doğrudan Ya Da Sıvı İle Çalışan Çoğaltma Makineleri

Çoğunlukla alkol ile çalışan Ditto da denilen bu makinelerde bir mastırdan (üzeri

yazılmış ya da çizilmiş altı karbonlu özel bir kâğıt) istenen renkte olmak üzere ve dakikada

yaklaşık 150 kopya basabilir. Bir mastırdan 300 kopya elde edilir.

2.3.3 Dolaylı Ya da Jelatin Çoğaltma Makinesi

Bu makinelerin doğrudan sıvı ile çalışan makinelerden farkı, çoğaltma işleminde

jelatin kullanılmasıdır.

2.3.4 Mültigraf Çoğaltma Makinesi

300 den fazla kopya elde etmek için kullanılır. Çoğaltmalarda özel harfler, klişeler,

lastik plaka ve matbaa mürekkebi kullanılır. Renkli baskı yapar, ancak her defada bir renk

basar. Bu tür baskıda yazıya imza eklemek olanağı da vardır. Saatte yaklaşık 9000 kopya

basabilir.

2.3.5 Ofset Çoğaltma Makineleri

Birçok küçük boy ofset çoğaltma makineleri, büro işleri daha fazla olan ve özellikle

yayın yapan kurumlarda kullanılmaktadır. Ofset makineleri renkli baskı da yapabilir.

2.3.6 Adres Yazan Makineler (Adresograf)

Sürekli olarak aynı adrese yazı gönderen kurumlar için bu makineler kullanılabilir.

Gazetelerin abonelerinin adresleri, su – elektrik işletmelerinin her ay abonelerine

gönderdikleri faturalardaki adresler bu makinelerle yazılmaktadır. İlgililerin adresleri madeni

bir levha ya da özel bir stensil üzerine basılır ya da yazılır. Bu madeni levha ya da stensil

makineden geçtikçe adresler gönderilecek dokümanlar üzerine basılmış olur.

2.3.7 Dikte ve Ses Alma Makineleri

Modern yöntemlerle çalışan bürolarda dikte ve ses alma makineleri kullanılmaktadır.

Bu makinelere yönetici ya da ilgili kişinin (toplantıda, araştırmada, çevirilerde vb.)


11

konuşmaları kaydolunur. Sonra bir sekreter dikte makinesindeki sesleri, bu makineye bağlı

bir kulaklıktan dinler, aynı zamanda bilgisayarda yazar. Özellikle yöneticiler emirlerini bu

makinelere söyleyerek, sekreterlerine dikte ya da steno ile not ettirmek için harcayacakları

zamanı kazanmış olurlar.

2.3.8 Mikrofilm Makineleri

Bu makinelerin başlıcaları kurum ve devlet arşivlerinde ve kütüphanelerde,

dokümanların mikrofilme, mikro karta ya da mikro fişe alınmasını sağlayan makineler ile

mikrofilm çoğaltma ve okuma makineleridir.

2.3.9 Bilgisayarlar

Çağımızın en yüksek kapasiteli elektronik makineleri olan bilgisayarların çok değişik

modelleri vardır. Hemen her işte kullanılan bu güçlü makineler bürolarda da geniş yer

almaktadır.

Bankalar başta olmak üzere kamu kuruluşlarında ve özel kesimde kullanılan

bilgisayarların fiyatları yüksek olmakla birlikte yaptıkları işin sürati, kalitesi ve güvenilirliğiyle

maliyetlerini fazlasıyla karşılar. Bilgisayarlar, yazıcılar sayesinde bir yazının suretini çok kısa

sürede ve istenilen sayıda çoğaltabilir.

2.4 Zarflama ve Paketleme

2.4.1 Belgenin Katlanması ve Zarfa Yerleştirilmesi

Belgenin katlanmasındaki amaç mektubun kolay açılmasını ve buruşmasını

önlemektir. Uzun zarfa konulacak mektup, aşağıdan yukarıya olmak üzere iki kez katlanır;

başlıklı kısım geride kalır. Geride kalan başlıklı kısmın yarım santim kadar uzun olması,

buradan tutulmasını kolaylaştırır.

Dört köşe zarflarda kağıdın her iki katlanışında da arkada yarım santim kadar bir

fazlalık bırakılır. Mektup pencereli zarfa da konulabilir. Pencereli zarfların üzerine adres

yazmaya gerek yoktur. Yazıların yanlış zarfa konulması da önlenmiş olur. Bu tür zarfa

konulacak kağıt, pilili olarak ve adres kısmı önde kalacak şekilde katlanır. Adres, zarfın şeffaf

olan penceresinden okunur. Pencereli zarflara konulacak yazılarda adresin yazılacağı yer

çizgi ya da noktalarla belirtilir, zarfa uyum sağlanır.

2.4.2 Etiketleme

Zarflar yatay ve dikey eksenlerinden 4 eşit parçaya bölünmüş gibi düşünülüp birinci

bölümde başlık (gönderenin adresi ) yer alır. İkinci bölüm posta pulu veya damga alanıdır.

Üçüncü bölüm postalama şeklinin belirtildiği alandır. Dördüncü bölüm alıcının adresinin

yazıldığı alandır.

Gönderenin adresi: Kurumlar genellikle zarflarına başlık (antet) bastırırlar. Zarf

başlıkları, zarfın sol üst köşesinde veya üst ortada bulunur. Başlık yoksa gönderenin adresi,

zarfın üst kenarından iki satır aşağıya zarfın sol kenarından beş vuruş (1 cm) içeriden yazılır.

Alıcının adresi: Yatay ve dikey eksenlerin kesiştiği noktadan veya bunun 1 cm

dışından başlayarak yazılır. Zarflar bir satır aralığında yazılır. Gönderilen ili yazmadan önce


12

iki satır aralık verilir. İl adı büyük harflerle yazılır. İl adından önce ilçe veya semt adı

yazılacaksa araya virgül konulur. Alıcının adresi bilgisayarlarla etiketlere göre hazırlanarak

etiketlere çıktı alınıp zarfın üzerine etiket yapıştırılabilir. Etiket yazarken alıcının adresindeki

yazım kuralları değişmemektedir.

Postalama şekli: Postalama şekli belirtilecekse adresten sonra en az iki satır, en

çok dört satır boşluk bırakılarak sol kenardan 1 cm içeriden büyük harflerle ve her harf

arasında bir boşluk verilerek yazılır ve altı çizilir. Bu kısım için istenirse postalama şeklini

gösteren etiket, ilgili yere yapıştırılabilir.

Posta pulu yeri: Pul zarfın sağ üst köşesine yapıştırılır. Günümüzde pul yerine

geçen ücret ödeme makinesiyle basılan damga daha çok kullanılmakta ve aynı yere

basılmaktadır.

Pencereli Zarf Üstü

MEB

TİCARET VE TURİZM EĞİTİMİ

GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

Posta pulu

SAYIN

TAMER MERAL

BATIKENT ŞEVKET EVLİYAGİL

TİCARET MESLEK LİSESİ

06570 BATIKENT/ANKARA


13

Uzun Zarf Üstü

NİĞDE ÖMER HALİSDEMİR

ÜNİVERSETİSİ REKTÖRLÜĞÜ

Posta pulu

SAYIN

TAMER MERAL

BATIKENT ŞEVKET EVLİYAGİL

TİCARET MESLEK LİSESİ

06570 BATIKENT/ANKARA

Dört Köşe Zarf Üstü

Aytekin Kaya

Atatürk Bulvarı 18/5

Kızılay / Ankara

Posta pulu

TAAHHÜTLÜ

Sayın İbrahim Suluki

Kartal Holding

Personel Müdürü

Kumrular Sok. No:32

Kızılay / ANKARA


14

2.5 Gönderme Yöntemleri

2.5.1 Normal (Adi) Gönderme

Mektup pulu yapıştırıldıktan ya da posta ücret makinesiyle damgalandıktan sonra

postaneye verilir. Normal göndermede mektupların içine kağıt para veya değerli kağıtlar

konulmaz. Normal mektuplar kaybolduğunda PTT sorumlu değildir.

2.5.2 Taahhütlü Gönderme

Taahhütlü göndermede mektup postane kayıtlarına girer, postane mektubu teslim

aldığına dair bir posta alıntısı (makbuz) verir. Mektup gönderildiği adrese ulaşmamışsa

makbuzla takip edilir. Taahhütlü mektup kaybolduğunda PTT, en çok gönderme ücretinin 50

katı tutarında tazminat öder.

2.5.3 İadeli Taahhütlü Gönderme

İadeli taahhütlü gönderme de mektup postane kayıtlarına girer. Zarfın üzerine “Alma

haberi” doldurularak iliştirilir. Mektubun postaneye teslim edildiğine dair makbuz alınır. Alma

haberi alıcıya imzalatılarak mektup teslim edilir. Alma haberi gönderene iade edilir. Bu

durumda gönderen, mektubun alıcıya ulaştığından emin olur ve gerektiğinde alma haberini

saklar.

2.5.4 Özel Ulak (Ekspres) Gönderme

Özel ulak gönderme, iadeli taahhütlü gönderme şekline benzese de farklı olarak

mektup varış yerine ulaştığında normal dağıtım zamanı beklenmeden ayrı bir dağıtıcı ile en

kısa sürede adresine teslim edilir. Özel ulak gönderme ücreti, iadeli taahhütlüye göre daha

fazladır.

2.5.5 Postrestant Gönderme

Tam adresi belli olmayan alıcılar için kullanılır. Bu gönderme şeklinde alıcının,

durumu önceden bilmesi gerekir. Bu şekilde gönderilen mektuplar, alıcılarınca adres olarak

gönderilen PTT ‘den alınır. Postrestant gönderme şekli yalnız mektuplarda değil telgraf, koli

ve havale gönderilmesinde de kullanılır.

2.5.6 Acele Posta Servisi (APS) ile Gönderme

Acele posta servisi, acele gönderilmesi gereken mektup ve küçük paketler 24 saat

içinde APS ile adreslere ulaştırılabilir. APS ile gönderme, yurt içinde uçak ve doğrudan posta

bağlantısı bulunan yerlere 24 saat içinde, diğer yerlere 2-3 gün içinde teslim edilir.

2.5.7 Basılı Kağıtları Gönderme

Kapalı zarf içerisinde gönderilmesine gerek görülmeyen her türlü basılı kağıdın

gönderilme şeklidir. Basılı kağıtları gönderme ücreti daha azdır, ancak gönderilenin “matbu”

olduğu üzerine yazılmalıdır.

2.5.8 Değer Konulmuş Mektupları Gönderme

Çek, poliçe, hisse senedi, tahvil gibi paraya çevrilebilen kıymetler gönderilecekse bu

yöntemle gönderilir. Değer konulmuş evrak, posta servisleri arasında kayıtlı olarak alınıp


15

verildiğinden, kaybolma olasılığı zayıftır. Posta işletmesi bu mektupların kaybolması,

çalınması veya zarar görmesi halinde, konulmuş değeri geçmemek üzere, zarar

derecesinde tazminat öder.

2.6 Dosya nedir?

Bürolarda belge niteliğinde olan her şey, kullanıldıktan sonra ya atılır, ya da daha

sonra başvurmak amacıyla dosyalanır. Yazılı kağıtların konusuna göre ayırma, birleştirme,

taşıma ve saklanmasına yarayan karton ya da naylon kap, ya da kapaklara dosya denir.

Resim 1.1: Dosya

2.7 Dosyalama Nedir?

Her işletmenin işlerini yürütürken bir takım evraka ihtiyacı olur. Bunlar bir atkım

emirlerin yazılması, incelemelerin yapılması, raporların düzenlenmesi, kararların alınması

vs. şeklindedir. Bütün bu işlemler belgelenip takip edilmelidir.

Dosyalama, bilgilerin kayıtlı tutulmasının zorunlu bir sonucudur. Kaydedilmiş bilgiler,

ihtiyaç duyulduğunda kullanılmak üzere dosyalanırlar. Bilgilerin saklanmasının esas nedeni

de budur.

Resim 1.2: Dosyalama


16

2.7.1 Dosyalamanın Amacı

Bürolarda dosyalama faaliyetleri evrak işlerinin daha düzenli, pratik ve kolay hale

getirilmesini sağlamak amacıyla yapılır. Etkin bir dosyalama aynı zamanda evrakın

bozulmasını önler ve korunmasını sağlar.

Dosyalamanın amacı; evrak ve belgeleri arandıkları zaman kolaylıkla bulunmalarını

sağlayacak şekilde ve belirli bir sisteme göre korunmasıdır.

2.7.2 Dosyalamanın Önemi

Resim 1.3: Arşiv

Dosyalama, örgütsel verimlilik ve etkinliğe büyük katkı sağlar. İstenen yazılara,

istendiği anda ulaşmak, iyi bir dosyalama sayesinde mümkün olabilir. Belgelere istenildiği

zaman kolaylıkla ulaşılmasının, zaman yönetimi açısından büyük bir önemi vardır. Dosyalar

kurumların hafızalarıdır.

2.7.3 Dosyalama Sisteminin Özellikleri

İyi bir dosyalama sisteminin sahip olması gereken özellikler şunlardır :

Basitlik : Dosyalama sistemi, herkes tarafından kolaylıkla anlaşılır ve kullanılabilir

olmalıdır.

Ussallık (Akla Uygunluk) : Dosyalama sistemi akla uygun bir düzen içerisinde

olmalıdır. Sistem kolayca kavranabilmeli, başlıklar anlaşılır ve eksiksiz olmalıdır.

Tutarlılık : Dosyalama sisteminde ana gruplar ve alt gruplar birbiriyle tutarlı olmalıdır.

Her bir grubun sınırları iyi belirlenmeli, hangi bilginin nereye konulacağı kolaylıkla tespit

edilmelidir.

Kullanışlılık: Bir büro için en uygun dosyalama sistemi, büronun ihtiyacını en uygun

şekilde karşılayan sistemdir. Örneğin muhasebe bürosu için hazırlanmış bir dosyalama

sistemi banka şubeleri için kullanışlı olmaz.

Transfer Kolaylığı : Bir dosyayı inceleyen kişi bu dosyayı bir başkasına veya arşive

devredebilir. Dosyalama sistemi bilgilerin veya dosyaların kolaylıkla dolaşmasına ve

izlenmesine imkan vermelidir.


17

Ekonomiklik : Dosyalama sistemi en az emek, en az maliyet, en az yer (alan, hacim)

gerektirmelidir. Dosyalamada, sisteme en uygun olan malzeme kullanılmalıdır.

Resim 1.4: Ekonomik ve kullanışlı bir büro örneği


18

3 DOSYALAMA SİSTEMLERİ

Dosyalama sisteminde amaç; birbiriyle ilgili belgelerin bir arada bulunmasını, aranan

belge ve dosyanın en süratli biçimde bulunup isteyene sunulmasını sağlayacak bir düzen

kurmak olmalıdır. Ayrıca dosyalama sistemi kurulurken getirilecek sistemin, dosyaların

arşive geçici transferi için de esas ve kolaylık sağlayıcı türde bir düzenlemeye sahip olması

önemle göz önünde tutulmalıdır.

Yazışma dosyaları değişik sistemlerde dosyalanabilir. Bunların en çok uygulananları

aşağıda açıklanmıştır.

3.1 Alfabetik Dosyalama Sistemi

Alfabetik dosyalama sistemi, dosya isimlerinin esas alınarak dosyaların alfabedeki

harf sırasına göre sıralanmasıdır.

Alfabetik dosyalama sisteminde, kişilerin isimleri yerine (telefon rehberinde olduğu

gibi) soyadlarının esas alınması uygun olur.

Aynı soyadı taşıyan kişiler fazla ise dosyalamada iki harf birlikte kullanılır.

Bu durumda sesli harflerden sonra sessiz ve sessiz harflerden sonra da sesli harfler

yer alır.

Örneğin A ve B harfleri için :

A için : AB – AC – AD – AF – AG ................. AZ

B için : BA – BE – BI – Bİ – BO – BÖ – BU – BÜ gibi

Çok fazla dosya kullanan bir kuruluşta gerekli görülürse, yukarıda belirtilen esasa

göre üçüncü bir harf daha eklenir. Örneğin, AB ve BA için :

AB için : ABA – ABE – ABI – ABİ – ABO – ABÖ – ABU – ABÜ

BA için : BAB – BAC – BAD – BAF – BAG ..........................BAZ

Personelin özlük dosyaları, öğrenci dosyaları ve müşteri dosyaları ile bir şirket ya da

kamu kurumunun iş yaptığı kurum dosyalarının (emniyet örgütünde dernek dosyaları vb.)

alfabetik sistem ile dosyalanması uygundur. Böylece dosya yönetiminde büyük kolaylık

sağlanmış olur.

Alfabetik dosyalama sisteminde dosyaların dolaplara ya da rafların gözlerine nasıl

dizilecekleri ÖRNEK – 1 de gösterilmektedir.


19

Örnek – 1

Dolap Ve Raf Gözlerinde Alfabetik Esasa Göre Dosyalama

A B C D E ………. Z

AB BA CA DA EB ………. ZA

AC BE CE DE EC ………. ZE

AD BI CI DI ED ………. ZI

AF Bİ Cİ Dİ EF ………. Zİ

………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….

………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….

………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….

Bu arada hanımların soyadlarının evlenme nedeniyle ve bazen erkeklerin ad ve

soyadlarının mahkeme kararıyla değişir. Bu durumda:

a. Dosya yerinden çıkarılır. Üzerine yeni soyadı yazılıp uygun göze geçirilir.

b. Dosyanın alındığı eski yerine bir kart konur. Bu karta dosyanın eski adı ile yeni adı

birlikte yer alır.

c. Buna dosya (kişi) adının değişme nedeni de eklenir.

d. Dosyanın geçirildiği yeni göz ya da raf adı ve tarih yazılır.

Örneğin :

LÜTFİYE AYDIN

(Sicil No: 2185412)

Evlenme Nedeniyle

LÜTFİYE ALEÇAKIR

Dosyası (AL) gözüne geçirilmiştir.

22.11.1980

Alfabetik dosyalama sistemi :

a. Basittir.

b. Güvenilirlikle çalışabilir.

c. Az hata yapılır.

Sakıncalarına gelince, bu sistemin uygulanabilmesi bir ön koşula bağlıdır. Bu ön

koşul, dosyanın kişi ya da kurum adlarıyla ilgili olmasıdır.


20

3.2 Kronolojik Dosyalama Sistemi

Bu sistemde dosyaların tarihleri esas alınır. Kuruluşun dosyalarının tarihlerinin ne

kadar geriye doğru gittiğine bakılır. Buna göre dosyalar varsa yüzyıllara, yıllara, aylara ve

gerekli ise günlere ayrılan dolaplara ya da raflara yerleştirilir. (ÖRNEK – 2 , 3)

Örnek – 2

Yüzyıllara Göre Yapılan Dosyalama

1900-1910 1911-1920 1921-1930 …………….. 1991-1999

1900 1911 1921 …………….. 1991

1901 1912 1922 …………….. 1992

1902 1913 1923 …………….. 1993

1903 1914 1924 …………….. 1994

1904 1915 1925 …………….. 1995

…………….. …………….. …………….. …………….. ……………..

1909 1919 1929 …………….. 1999

Kurumlar için gerekli ve yararlı ise aylar da günlere ait gözlere ayrılmalıdır. Banka ve

işletmelerde bono ve çeklerin belli günlerde ödenmesi ya da tahsili, askerlik şubelerinde

yoklama, çağrı, sevk yapılma zorunluluğu; polis ve jandarma karakollarında, ihzar

müzekkerelerinin ait olduğu günlerde yerine getirilmesi gereği gibi durumlar belgenin gün

esasına göre dosyalamayı gerektirebilir.

Bu sistem güvenilir ve basit bir sistemdir; ancak dosyaların tarihlerle ilgili olması ön

koşuldur.

Örnek – 3

Yıl Ve Aylara Göre Yapılan Dosyalama

1990 1991 1992 1993 ………….. 1999

OCAK ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. …………..

ŞUBAT ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. …………..

MART ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. …………..

NİSAN ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. …………..

………….. ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. …………..

ARALIK ………….. ………….. ………….. ………….. ………….. …………..


21

3.3 Bölgesel Dosyalama Sistemi

Bu sistemde kurum çalışma ve ilgi alanına giren coğrafi bölgeler esas tutulur.

Kurumun dosyaları kıtalarla, ülkelerle, illerle, ilçelerle, köy ve /veya mahallelerle ilgili olabilir.

Bu durumda dolap ya da raflar kıta, ülke, il, ilçe, köy, mahalle esasına göre bölümlenir. Bazı

kuruluşların işleri kıtalarla, dış ülkelerle, ilçe, köy ve mahallelerle ilgili olmayabilir. Bu

durumda bölgesel bölünme ya da illere göre bölünme yeterli olur.

Bu tasnif sisteminde de coğrafi bölgeler alfabetik olarak sıralanır. Aşağıdaki

örneklerde sözü edilen tasnif sistemi şematik olarak gösterilmiştir. (Örnek – 4,5)

Örnek – 4

Bölgesel Esasa Göre Yapılacak Dosya Tasnifi

Ü

L

K

E

L

E

R

Avrupa Asya Afrika Amerika Avustralya

Almanya ……………. ……………. ……………. …………….

Belçika ……………. ……………. ……………. …………….

Danimarka ……………. ……………. ……………. …………….

Hollanda ……………. ……………. ……………. …………….

İtalya ……………. ……………. ……………. …………….

……………. ……………. ……………. ……………. …………….

Yunanistan ……………. ……………. ……………. …………….

* Ülkeler alt alta alfabetik olarak sıralanır.

Yalnız Türkiye ile ilgili dosyası bulunan bir kurum dosyalarını aşağıda gösterildiği gibi

dosyalayabilir.

Örnek – 5

İl Ve İlçelere Göre Dosyalama

Adana Adıyaman Afyon Ağrı Amasya Ankara …………

İ

L

Ç

E

L

E

R

Bahçe ………… ………… ………… ………… Altındağ …………

Ceyhan ………… ………… ………… ………… Ayaş …………

Feke ………… ………… ………… ………… Bala …………

Kadirli ………… ………… ………… ………… Beypazarı …………

Karaisalı ………… ………… ………… ………… Çamlıdere …………

Karataş ………… ………… ………… ………… Çankaya …………

Kozan ………… ………… ………… ………… Çubuk …………

………… ………… ………… ………… ………… ………… …………


22

* İl ve ilçeler alfabetik olarak sıralanır.

Nüfus müdürlüğü, askerlik şubeleri, belediyeler, tapu sicil muhafızlığı, polis ve

jandarma örgütleri, imar müdürlüğü, su, elektrik, havagazı büroları, seçim kurulları gibi bazı

daireler yukarıda belirlenen dosyalama sistemlerinin bölünmesini mahalle ve köylere kadar

indirme gereği duyabilirler.

Coğrafi dosyalama sistemi de kolay işleyen, sade bir dosyalama sistemidir. Ancak

öncelikler gibi dosya ve yazışma konularının coğrafi bölgelerle ilgili olması zorunludur.

3.4 Numaralı Dosyalama Sistemi

Rakam esasına dayanan numaralı dosyalama sistemi, seri ve desimal olmak üzere

iki ayrı sistem halinde uygulanır.

3.4.1 Serial Dosyalama

Bu sistem dosyaların 1’den başlayarak ihtiyaç duyulan numaraya kadar

numaralanması ve tasnifin de rakam sırasına göre yapılmasıdır. Bu sisteme göre yapılan bir

dosyalama aşağıdaki gibi olabilir. (Örnek – 6 )

Örnek – 6

Serial Dosyalama

1-99 100-199 200-299 ……………. 900-999

1-9 100-109 200-209 ……………. 900-909

10-19 110-119 210-219 ……………. 910-919

20-29 120-129 220-229 ……………. 920-929

…………….

……………. ……………. ……………. …………….

90-99 190-199 290-299 ……………. 990-999

Bu tasnif sistemi basit, kolay kullanılabilir bir sistemdir. Ancak bu sistemin

uygulanabilmesi için dosyaların rakam ile ilgili olması zorunluluğu açıktır. Çoğunlukla

personel dosyaları için (sicil numaraları esasına göre) bu tasnif sistemi uygulanabilir

3.4.2 Desimal Dosyalama

Desimal dosyalama sistemi, bir kurumda görülen hizmetlerin onlu gruplara ayrılması

ile oluşur. Onlu gruplar, alt onlu gruplara ayrılır. Ancak her yeni alt bölünmede yeni bir rakam

eklenmesi zorunludur. Sıfır rakamı daima genel konulara ayrılır. Desimal dosyalama

sistemini bir örnekle açıklayalım:

Bir kurumdaki Temel Hizmetleri aşağıdakiler olarak varsayalım.


23

Numara Konular

(00-09) GENEL KONULAR

(10-19) PERSONEL İŞLERİ

(20-29) PLAN - PROJE İŞLERİ

(30-39) İNŞAAT İŞLERİ

(40-49) HUKUK İŞLERİ

(50-59) TEFTİŞ (DENETLEME) HİZMETLERİ

(60-69) SİPARİŞ VE SATIŞ İŞLERİ

(70-79) MUHASEBE İŞLERİ

(80-89) REKLAM VE HALKLA İLİŞKİLER

(90-99) MEKANİZASYON VE OTOMASYON

1 numaralı personel işlerini alt bölümlere (yatay olarak) ayırmak ve numaralamak

gerektiğinde yapılacak işlem şudur.

Personel

Personelle ilgili genel yazılar

Personel ihtiyacının saptanması

İşe alma işlemleri

İntibaklar

Atama işleri

Nakiller

İzin işleri

Sosyal haklar

Ücretlerle ilgili işlemler

Emeklilik

16 Numaralı İzin İşlerini Kendi İçinde Ayrıntılara Ayırarak Sürdürebiliriz.

16 İzin işleri

160 İzin işleri hakkında genel yazışma

161 Yöneticilerin izin işleri

162 Mühendislerin izin işleri

163 Teknisyenlerin izin işleri

164 Memurların izin işleri

165 İşçilerin izin işleri

......................................

......................................


24

162 Mühendislerin izin işleri

1620 Genel

1621 Mühendislerin yıllık izinleri

1622 Mühendislerin mazeret izinleri

1623 Mühendislerin hastalık izinleri

1624 Mühendislerin yurt dışı izinleri

Yukarıda olduğu gibi bölümlerin daima 10 dikey kademeye ayrılması gerekmez.

Gerekli olduğu oranda ayrıntıya gidilebilir. İstenir ve yarar görülürse bir rakam eklenerek

daha alt bölümlere gidilebilir. Bu durumda rakamlar 5,6,7 ve daha fazla haneli olacaktır.

Desimal dosyalama sistemi düzenli bir sistem ise de, bölünmelerin sürekli olarak onlu

yapılma zorunluluğu sisteme yapay bir nitelik verir. Bu sistem sınırlı bir kalıptır. Ayrıca her

alt bölünmede bir rakam ekleme zorunluluğu sistemi karmaşık bir duruma getirmektedir.

Bu sistemde dikey bölünme onlu olarak sınırlıdır. Yatay bölünme ise sınırsızdır.

Desimal dosyalama sistemi uygulandığı belgeye numara olarak bölünmelerle oluşan

rakamlar (yukarıda örneğe göre mühendislerin hastalık izinlerine 1623 rakamı)verilecektir.

Alt bölünmeler ve buna bağlı rakamlar çoğalabilir. 16231, 16232 vb. Bu durumda da sistemin

kullanılması çok güçleşir. Yanlış numara verilerek, yanlış dosyaya giren bir yazıyı bulmak

çok sıkıntı verebilir. Her alt bölünmede 0 (sıfır) –GENEL- bulunmasının da çeşitli sakıncaları

ileri sürülebilir. Örgüt ufak ve yazışma konuları oldukça sınırlı (dokuz konudan az) olur ve üç

rakamı geçmeyecek biçimde onlu gruplara bölünebilirse Desimal sistemin kolay ve

uygulanabileceği ileri sürülebilir. Bu sistemde dosyalar Numaralı sistemde olduğu gibi ana

konuların ve alt grupların numaraları esas alınarak dosyalanır.

Desimal sistemde bir konuya verilen numara (örneğin 1621 mühendislerin yıllık izin

işleri) örgütün merkez ve taşra birimlerinin tümünde aynen kullanılır. Başka bir deyişle

mühendislerin yıllık izinleri ile ilgili bir yazı örgütün herhangi biriminde yazılırsa yazılsın, bu

yazıya 1621 numara verilir. (ÖRNEK – 7)

Örnek – 7

Desimal Sisteme Göre Dosyalama

GENEL PERSONEL PLAN –PROJE İNŞAAT ……….. ………..

(0) (1) (2) (3) ……….. (9)

00 10 20 30 ……….. 90

01 11 21 31 ……….. 91

03 12 22 32 ……….. 92

……….. ……….. ……….. ……….. ……….. ………..

09 19 29 39 ……….. 99


25

3.5 Konu Esasına Göre Dosyalama Sistemi

Bu dosyalama sistemi desimal sisteme benzer, ancak gerek ana konular, gerek alt

konular onlu sınırlamaya bağlı değildir. Sistem gereksinmeye göre dikey ve yatay olarak

bölünmeye açıktır. Ancak yatay bölünme daima üç kademelidir. Ayrıca bir genel (sıfır)

bölümü yoktur.

Konu esasına göre dosyalama sistemine “Tek Konu – Tek Dosya Dosyalama

Sistemi” de denmektedir. Zira bu dosyalama sisteminde her dosya bir konuyu kapsar, başka

bir deyişle bir dosyaya yalnız bir konu ile ilgili belge konur.

Bu dosyalama sisteminde konular üçlü bir bölünmeye tabi tutulur. Bunlar:

Ana (Esas) konular

Alt konular

Tek konular’ dır.

Ana konular, konunun ilk ya da ilk iki harfi ile, Alt ve Tek Konular rakamlarla gösterilir.

Bu açıklamalara göre desimal sistem için verilen örnek bu sistem için uygulanırsa şöyle olur.

İşareti Ana (Esas) Konu

PL Plan – Proje işleri

P Personel işleri

İ İnşaat işleri

H Hukuk işleri

T Teftiş (Denetleme) işleri

M Muhasebe işleri

R Reklam ve halkla ilişkiler

MK Mekanizasyon ve Otomasyon

Bu sistemde yeni ana konular çıktıkça alta eklenir, dikey sınırlama yoktur. Örneğin,

zamanla kira işleriyle ilgili belgeler çıkarsa (K) KİRA İŞLERİ, ulaştırma işleriyle ilgili belge ya

da belgeler çıkarsa ULAŞTIRMA (U) şeklinde alt sıraya eklenir.

Şimdi sistemin ayrıntılarını açıklayalım. Yine örnek olarak PERSONEL İŞLERİ (P)

alınırsa ortaya şu tablo çıkar:

P PERSONEL

P1 Personel ihtiyacının saptanması

P2 İşe alma

P3 İntibaklar

P4 Atama işleri

P5 Nakiller


26

P6 İzin işleri

P7 Sosyal haklar

P8 Ücretler

P9 Emeklilik

P10 ................

P11 ................

Şimdi izin işlerini (P – 6) Tek konu olarak alt bölümleri ayırmak gerekir. Örneğin:

P-6-1 Yöneticilerin izin işleri

P-6-2 Mühendislerin izin işleri

P-6-3 Teknisyenlerin izin işleri

P-6-4 Memurların izin işleri

P-6-5 İşçilerin izin işleri

......... ..............................

......... ..............................

Bu tasnif sisteminde memurlarla ilgili izin işlerine ait yazışmalar P-6-4 dosyasında

toplanır. Buna karşılık bu dosyaya (P-6-4) memurlar dışındaki personelin izin işlerine ilişkin

hiçbir yazı girmez. Dosya dolarsa P-6-4/2, P-6-4/3 biçiminde ikinci ve üçüncü dosyalar

açılabilir.

Bu sistemde belgeye de dosyanın numarası verilir.

Görüldüğü gibi bu sistemde dikey bir sınırlama olmadığı, buna karşılık yatay

gruplamanın üç kademeyi geçmediği, bu nedenle de genişlemeye müsait bulunduğu için

sistemin geniş bir uygulama alanı olduğu görülür.

3.6 Karma Dosyalama Sistemi

Bir kuruluş için çoğunlukla bir tek dosyalama sistemi yeterli olmayabilir. Uygulamada

kolaylık sağlamak amacıyla iki ya da üç dosyalama sisteminin birlikte kullanılması yararlı ve

hatta zorunlu görülebilir. Örneğin; bir örgütte dosyalama için kronolojik sistem esas alınır ve

dosyalar tarihsel dilimler içerisinde alfabetik ya da bölgesel esasa göre sıralanabilir. Diğer

bir uygulama olarak da şöyle bir düzen düşünülebilir. Esas dosyalama modeli Bölgesel

Sistemdir. Bunun alt dosyalama bölümü Kronolojik Sistem, bunun da kendi içinde alt tasnif

düzeni Numaralı Dosyalama Sistemi olabilir.

3.7 Sanal Dosyalama Sistemi

Bilgisayarlar, tüm diğer büro işlerinde olduğu gibi, dosyalama işlerinde de köklü

değişmelere yol açıyor. Bugün çağdaş ofislerde dosyaların yerini, bilgisayar ekranları alıyor.

Buna rağmen bilgisayar ortamında saklanması mümkün olmayan bir çok belgenin

dosyalarda saklanmasına devam ediliyor.


27

Sanal dosyalama sistemi konusunda çeşitli programlar geliştirilmiştir. Bilgisayarlar,

burada vazgeçilmez araçtır. Kişisel doküman yönetimi, bilgisayarlı dosyalama sistemi

konusunda Nashuatec Paper Master program paketi, kağıtsız bir çalışma ortamında olanak

sağlıyor. Bugün kullanılan bir çok yazılım türü, bilgisayar içinde sınırsız sayıda dolap,

çekmece ve klasör yaratabilme olanağı sunmaktadır. Eskiden kağıt olarak saklanan tüm

dokümanlar, bilgisayar ortamında basit ve kolay bir şekilde dosyalanabilmektedir.

3.8 Dosyalama Sistemi Seçim İlkeleri

Dosyalama sistemini belirlemede, aşağıdaki ilkelerin kullanılması, en uygun sistemin

seçimini sağlar:

Organizasyonda görülen işlerin özelliği,

Dosyalanacak belgenin türü,

Örgütün yapısı ve büyüklüğü,

Dosyalanacak belgenin miktarı,

Sistemin ekonomikliği,

Sanal veya geleneksel sistemlerden hangisinin kullanıldığı.

Dosyalama sisteminde dikkat edilmesi gereken husus, seçilen dosyalama

sisteminde, standartlaşmaya gitmektir. Belirlenen standartlarda; yapılan işin çeşidi, sistemin

zamandan ve maliyetten tasarruf sağlama konusundaki katkısı gibi faktörler dikkate alınır.

Dosyalarda saklanacak belgenin türü de, dosyalama sisteminin seçiminde dikkate alınması

gereken bir ilkedir.

3.8.1 Kuruluş Tanım Ve Türleri

Örgütlerde dosyalama sistemi seçimi yapılırken öncelikle dosyalama sistemleri

üzerinde araştırma yapılır. Örgüt, farklı konularda faaliyette bulunabilir. Her farklı faaliyet için

farklı bir dosyalama sistemi geliştirilir. Yapılan araştırmada, seçilecek dosyalama sisteminin,

örgütün faaliyet alanına en uygun sistem olmasına dikkat edilir.

Dosyalama sistemlerinden hangisinin kullanılacağına örgütte yürütülen işlemlere

göre karar verilir. Öncelikle, iyi işleyen bir dosyalama sisteminde, dosyalanacak belgelerin

veya yazıların neler olduğunun tespiti gerekir. En iyi dosyalama sistemi, iş yerine en uygun

olan değil, işlerin en kolay görülmesini sağlayan sistemdir.Bir dosyalama sistemi, aranan

bilgilere en kısa zamanda ulaşmayı sağlıyorsa; kullanışlılık, transfer kolaylığı, esneklik,

ekonomiklik, kolay erişilebilirlik, basitlik gibi özelliklere sahip ise örgüt için en faydalı

sistemdir

3.8.2 Örgüt Yapısı

Bir örgütün sağlıklı işleyebilmesi için onun, tüm unsurlarının bir arada standartlara

uygun biçimde sağlanması gerekir. Belge, dosya ve arşiv hizmetlerinin sağlıklı işleyebilmesi

için belge ve dosya hizmetlerinin kısaca belge yönetiminin bu amaca uygun olarak

örgütlenmesi gerekir.


28

4 SIRTLIK VE AYIRAÇ ÇEŞİTLERİ

4.1 Dosyalama Araçları

Dosyalama sisteminin kurulmasında, dosyalama araçlarının tanınması, özelliklerinin

bilinmesi ve sisteme en uygun araçların seçilmesi gerekir. Dosyalama araçları, sistemin

işleyişini kolaylaştırır. Dosyalamada, geleneksel ve sanal dosyalama araçları kullanılır.

Otomasyona dayalı sanal örgütlerde kullanılan dosyalama araçları, bilgisayarlar, yazılım ve

donanım araçlarıdır.

4.1.1 Dosya

Dosya, mektupların, raporların ve benzer yazıların konulduğu ikiye katlanmış karton

ya da plastikten yapılmış dosyalama araçlarıdır. Düz dosya, dosya gömleği olarak da bilinir.

Dosyanın adı, numarası, kodu gibi bilgiler, ön kapağa ve arka kapağa takılan kavalyelere

yazılır. Telli dosya, belgenin delgi makinesiyle delinerek tele takıldığı dosyadır. Belge telli

dosya da takılı iken incelenebilir. Yarım kapaklı telli dosyanın sırt kısmanda, dosyayı

mekanizmalı klasöre takmak üzere iki delik bulunur. Dosyanın içine konulan belge ile ilgili

bilgiler, üst kapağın ön yüzüne veya arka kapağa takılan kavalyeye yazılır. Belgelerin

dosyalarda daha iyi korunması isteniyorsa bu durumda evraklar plastik dosya gömlekleri

içine konulduktan sonra telli dosyalara veya klasörlere konur.

Yarım ve tam kapaklı dosyaların yanında dosyalamada, askılı dosyalar da kullanılır.

Askılı dosyalar taşınabilir, masa üstü kullanıma uygun sökülüp takılamayan ve sökülüp

takılabilen dosya havuzları içinde saklanır.

4.1.2 Klasör

Klasör, dosyaların konulmasına yarayan kalın kartondan, mukavvadan veya benzeri

dayanıklı malzemeden yapılmış dosyalama aracıdır. İçine dosya konulacak büyüklüktedir.

Belge, önce dosyaya, sonra da klasöre konulduğu gibi, doğrudan klasöre de konulabilir. Bu

durumda dosya gömleklerinin kullanılması, belgelerin daha iyi korunmasını sağlar.

Klasörlerin, mekanizmalı, bağlı, kutu klasör gibi çeşitleri vardır. Mekanizmalı klasör,

içinde delgi makinesiyle delinmiş belgenin veya yarım kapaklı telli dosyanın konulması için

mekanizması olan klasör türüdür. Bağlı klasör, üst ve alt kapağının üç tarafından kapakları

bağlamaya yarayan bağları bulunan klasördür. Bağlar, dosya ve belgenin düşmesini önler.

Kutu klasörler veya arşiv kutuları, üst kısmı açık, diğer kısımları kapalı olan, kutu biçiminde

klasörlerdir. Arşiv kutuları üst kısmından açılır ve kapak özel bir çıtçıt ile tutturulur.

4.1.3 Dosya Dolapları

Dosyalar, dosyalama sistemi olarak dolaplara yerleştirilir ve saklanır. Dolaplar,

çekmeceli veya raflı olurlar. Kullanış amacına göre değişik ölçülerde olanları vardır.

Mektuplar, haritalar, projeler, filmler, bantlar için kullanılan dolaplar birbirinden farklıdır.

Raylar üzerinde yürüyen büyük ve modern dosya dolapları, çalışma yerinden en üst

seviyede yararlanma imkanı sağlar.

4.1.4 Rehberler ve Kavalyeler (Ayıraçlar)

Rehber, dosyalama sisteminde, ana ve alt grupların, kendi aralarındaki kısımlarını

ayırmak amacıyla kullanılan kartlardır. Rehberler yardımıyla belge kolaylıkla yerine konur,

arandığında çabuk bulunur. Rehberler, karton, mukavva, plastik levha gibi sert ve dayanıklı

malzemeden yapılır. Ana ve alt gruplar için farklı malzeme ve renkte rehber kullanılması,

işleri kolaylaştırır.


29

Dosyaların konulacağı raf veya özelliğine göre rehberlerin bir kenarına, kavalye

konur. Kavalye, bir çeşit rehber etiketidir. Kavalyeye, dosyalama sisteminin gerektirdiği harf,

sayı, tarih gibi bilgiler yazılır ve ilk bakışta hemen göze çarpacak şekilde yerleştirilir. Kavalye,

karton, plastik veya metalden yapılır. Bazı dosyalar kendisinden kavalyelidir, bazılarına

sonradan takılır.

4.1.5 Bilgisayarlar

Yazılım paketleri içinde oluşturulan dosya dolaplarını sınırsız sayıda raf ve klasör

içerecek şekilde tasarlamak ve tüm önemli dokümanları kolaylıkla yerleştirmek mümkün

olabilmektedir. Programa istendiği zaman, yeni dolaplar, raflar ve klasörler de eklenebilir.

Arandığında bulunmasında zorluklarla karşılaşılan belgelere bilgisayarın bir tuşuna

basmakla ulaşmak mümkündür.

4.2 Dosyalama Süreci

Dosyalama süreci, belgelerin dosyalanabilir olduğunun, kontrol edilmesiyle başlar ve

işlemden kaldırılmasına kadar geçen süredeki her tür aşamayı içerir. Hangi dosyalama

sisteminin kullanılacağına karar verildikten sonra, dosyalama sürecinin en ince ayrıntısına

kadar tasarlanması, sistemin etkinliğini artırır. Dosyalama sürecinin aşamaları; fihrist (index)

hazırlanması, dosya açılması, kodlanması, etiketlenmesi, dosyanın ödünç verilmesi,

dosyanın izlenmesi, dosyanın kontrol edilmesi, saklanması, dosyanın arşivlenmesi ve

dosyanın imha edilmesi aşamalarından oluşur.

Bir evrak, örgütte gerekli işlemleri gördükten sonra, son aşama belgenin

bozulmayacak biçimde korunmasını sağlamaktır. Bunun için yapılacak iş, belgenin belli bir

sistem içinde dosyalanması ve raflara kaldırılmasıdır. Bir belge; işlemi yapıldıktan sonra,

işlemi tamamlayan kişi tarafından, üzerine “dosyasına” veya “dosyalanabilir” notu düşülerek,

sekretere veya ilgili şahsa gönderilir. Böyle bir notun olmaması durumunda, belge yapılacak

işlemler için ilgilisine gönderilmelidir.

4.2.1 Fihrist Hazırlama

Özellikle numaraya göre dosyalama sistemi ve karma dosyalama sisteminin

kullanılabilmesi için gerekli olan fihrist, belgelerin hangi dosyaya konacağını gösteren

yardımcı bir araçtır. Fihrist bir kitabın en başında yer alan “içindekiler” sayfası olarak

nitelendirilebilir. Çok fazla dosya ve belge yığılmalarında aranılan belgenin tek tek bütün

belgeleri kontrol ederek bulunması çok zor ve zaman alıcıdır. Ama fihrist kullanılarak

aranılan konu veya numarası bulunur ve kısa zamanda istenilen belgeye ulaşılabilir.

4.2.2 Dosya Açılması

Dosya; mektupların, raporların ve benzer yazılı belgelerin konulduğu kartondan veya

plastikten yapılmış bir dosyalama aracıdır. Bir dosya dolmadan yerine yenisi açılmaz. Bunun

nedeni ise dosya sayısının artmasını önlemek ve mümkün olduğu kadar ilgili belgeleri bir

arada tutmaktır.


30

Resim 1.7. Dosyalar

4.2.3 Dosyanın Kodlanması

Kontrol edilen evrakın hangi dosyaya konulacağı belirlenir. Belirleme sonucunda

ortaya çıkan isim veya numaraya “Kod” bu işleme de “Kodlama” denir. Kod, yazının üzerine

diğerleriyle karışmasını önlemek ve dikkat çekmesi için yazılır.

4.2.4 Dosyanın Ödünç Verilmesi

Belgeler dosyaya konulduktan sonra, dosyadan bir belge görmek isteyen bir bölüm

veya memur için belge dosyadan çıkartılmaz. Belgenin dosya ile birlikte dolaşması sağlanır.

Bunun nedeni ise belgenin kaybolmasını ve yıpranmasını engellemektir. Ayrıca belge yerine

dosyanın dolaştırılması ilgililerin konuyla ilgili diğer belgeleri de aynı anda görmeleri

açısından yararlıdır. Ancak bu durumda da aynı dosyadaki bir başka belge, başka bir ilgili

tarafından incelenmek istenirse gereksiz bir zaman kaybı ortaya çıkabilir.

4.2.5 Dosyanın İzlenmesi

Ödünç verilen dosyanın takibi dosyalama görevini yürüten memurun görevidir.

Bunun için dosya takip çizelgesi hazırlanmalı ve sık sık çizelge kontrol edilmelidir. Ödünç

alınan dosyaların geri getirilmemesi veya kaybolması durumunda hangi dosyanın olmadığı

ve dolayısıyla hangi belgelerin iade edilmediği bu şekilde takip edilir.

4.2.6 Dosyanın Kontrol Edilmesi ve Saklanması

Ödünç alınan dosyalar geri getirildiğinde mutlaka kontrol edilmeli, eksik veya fazla

belge olup olmadığına bakılmalıdır.

Dosyalama sürecinin son aşaması dosyaların uygun ortamlarda saklanmasıdır.

Saklama için ayrı bir bölüm var ise dosyalar orada; eğer dosyalama herhangi bir bölümde

yapılıyorsa, bu bölümde ayrılan yerlerde muhafaza edilir. Sağlıklı bir dosyalama için

dosyaların dosya dolaplarında saklanması gereklidir.

Dosyalar saklandıkları yerlerde gerektiği zaman bulunabilmeleri için belirli bir düzen

içerisinde muhafaza edilmelidir. Böylece karışıklıklar önlenir, aranılan belgeler kısa sürede

bulunur ve ilgililere ulaştırılır.


31

5 BELGE YERLEŞTİRME İLKELERİ

5.1 Belge Kontrolü

Dosyaların tasnif edilmesinde amaç birbiriyle ilgili belgelerin bir arada bulunmasını,

aranan belge ve dosyanın en süratli biçimde bulunup isteyene sunulmasını sağlayacak bir

düzen kurmak olmalıdır. Ayrıca tasnif sistemi kurulurken getirilecek sistemin, dosyaların

arşive transferi için de esas ve kolaylık sağlayıcı türde bir düzenlemeye sahip olması önemle

göz önünde tutulmalıdır.

Dosyalama tasnif sistemleri:

Alfabetik Dosya Tasnif Sistemi

Kronolojik (Tarihsel) Dosya Tasnif Sistemi

Bölgesel Esasa Göre Dosya Tasnif Sistemi

Numaralı Dosya Tasnif Sistemleri

a) Serial Dosya Tasnif Sistemi

b) Desimal (ondalık) Dosya Tasnif Sistemi

Konu Esasına Göre (Tek Konu - Tek Dosya) Tasnif Sistemi

Karma Dosya Tasnif Sistemi

Sanal Dosya Tasnif Sistemi

5.1.1 İmza, Paraf

Büro işlerinin, belli bir sistem çerçevesinde yürütülmesi için, imza formları, belge

kayıt defterleri kullanılarak belgelerin kaybolması engellenir ve takipleri mümkün olur. Kayıt

işlemleri sayesinde, belgenin nerede aranacağı kolaylıkla bulunur. Alınan belgelerin kim

tarafından alındığı ve yerine konup konulmadığı, takip edilir; yerinde olmayan dosyaların

yerleri belirlenir. Belge yönetiminde dikkat edilmesi gereken husus, belge ve dosyaların

alınırken ve teslim edilirken imza karşılığında yapılmasını sağlamaktır.

Paraf, imza yerine örgüt içi yazışmalarda kullanılır. Genellikle kişilerin ad ve

soyadlarının baş harflerinden oluşan küçük imzadır. Belgeyi paraf etmenin anlamı, ilgili

kişinin dağıtımı yapılan belgeyi aldığı, dolaşımı yapılan belgeyi gördüğünün bir kanıtı olması

içindir.

5.1.2 Ekler

Ekler, yazıları tamamlayıcı belgelerdir. Yazı ya da rapordaki olgu, fikir, tartışma ve

tavsiyeleri açıklayan ya da destekleyen bilgiler levha, grafik, şema, harita, resim, yazı,

çizelge olarak raporun sonuna sıra numarası ya da harfler esasına göre (Ek-1, Ek-2 ya da

Ek- A, Ek-B, …) eklenir. Bunlar yazı veya raporun ana kısmındaki gerekli olmayan bilgileri

kapsar. Böylece, okuyucu raporu okurken birçok şema, çizelge, resim vb.’leriyle

karşılaşmaktan kurtarılır, istediğini inceleme imkanı verilir. Raporun ilgili kısmına eklerin

isimleri ve ek numaraları yazılarak kolaylıkla bulunmaları sağlanır. (Ek-1’ e bakınız veya

Bkz. Ek-1 gibi).


32

Belgeler dosyalanırken mutlaka ekleri ile birlikte dosyalanmalıdır.

5.1.3 Çoğaltma

Ortaya çıkmış bir belge, eğer işlem görecek ise, belge dağıtılır. Önce belgenin

dağıtılacağı kişilerin listesi çıkarılır ve bu listeye göre belge çoğaltılır. Belge kaç kişiye

dağıtılacaksa, ekleri dahil olmak üzere, toplam dağıtılacak kişi sayısı kadar kopya yapılır ve

her kişiye, oluşturulan belge setlerinden verilir. Belgenin dağıtıldığı kişilerin bir isim listesi,

elde kalan orijinal belgenin uygun bir yerine yazılır ve kopyaların verildiği tarih not edilir.

5.1.4 Yerleştirme Şekli

Belgeler, dosyalama sistemlerine göre gruplandırıldıktan sonra dosyalanmak

amacıyla belli bir sıralamaya tutulurlar. Bu sıralamadaki aşamalar şunlardır:

Evrak telli dosyaya veya mekanizmalı dosyaya konulacaksa delgi

makinesiyle delinir. Gizli belgeler delinmeden kapalı dolaplara konulur.

Belgenin, içine konulacak dosyaya ait olup olmadığı kontrol edilir.

Yeni tarihli belge en üste konur.

Dosyaya gereğinden fazla belge konulmuşsa, yeni bir dosya açılır.


33

6 DOSYA YA DA BELGEYİ ÖDÜNÇ VERME SİSTEMİ

6.1 Ödünç Verme Kayıt Sistem Araçları

Bir dosyayı görmek ve üzerinde işlem yapmak isteyen bir bölüm veya memur için

belge, dosyasından çıkarılmaz. Belge, dosyası ile birlikte dolaşır. Böylece belgenin

yıpranması ve kaybolması engellenmiş olur. Belgeyi görmek isteyen kişi, dosya isteme fişi

doldurarak dosya memuruna verir ya da memura gönderir.

Dosya İsteme Fişi

Dosya No Alındığı Tarih …./…./……..

İsteyenin bağlı olduğu ünitenin adı

Dosyanın konusu

İsteyenin adı soyadı

İmzası

Belge, görmek isteyen kişiye dosya ile ulaştığında konu ile ilgili diğer belgelerin de

görülmesi daha ayrıntılı inceleme imkanı sağlar. Belge dosyadan, üst yönetim veya

mahkeme, denetleme kurulu gibi resmi makamların istemesi gibi özel durumlarda

çıkarılabilir. Dosyadan çıkarılan belgenin yerine hatırlatma kartı konur. Gerekli bilgilerin

yazıldığı kart, belge yerine konulduğu zaman iptal edilir.

Hatırlatma Kartı

DOSYANIN

NUMARASI ADI VERİLDİĞİ BİRİM

YA DA KİŞİ

VERİLDİĞİ

TARİH

Dosya izlenmesi, ödünç alınan dosyanın geri dönmesini çabuklaştırmak amacıyla

hatırlatma dosyasının sürekli olarak kontrol edilmesi ve dosyanın geri gelmeme nedeninin

saptanmasıdır. Dosya memuru her dosya verişinde dosyanın verilişiyle ilgili bilgileri birimler

için ayrı ayrı tutacağı bir dosya izleme listesine işler.


34

Dosya İzleme Listesi

Dosyanın verildiği birimin adı:

…………………………………………………………………

Verildiği

Tarih

Dosya

No

Dosyanın işlem için verildiği

personelin adı ve soyadı

Konusu

Dosyanın ödünç alınan bölümden başka bir bölüme geçmesi gibi durumlarda, bir

dosya transfer fişi hazırlanmalı ve fiş üzerine dosyanın aktarıldığı bölüm yazılmalıdır.

Dosyayı başka bir bölüme gönderen kişi, bu işlemi dosya memuruna bildirmelidir.

Hazırlanan dosya transfer fişini, dosya memuruna göndermelidir. Dosya memuru aldığı

dosya transfer fişini ilgili göze koyar ve önceki dosya isteme fişini ilgiliye iade eder.

Dosya Transfer Fişi

Dosyanın adı ve Numarası

Dosyayı transfer edenin birimi adı ve

soyadı

Dosyanın verildiği birim ve

alanın adı ve soyadı

Transfer Tarihi

İmza

…./…./……..


35

ARŞİVLEME SİSTEMİ

7 SEKTÖR TANIMLARI VE SINIFLANDIRILMASI

7.1 Sektör Tanımı

Bir ekonominin, ortak ve birleştirilebilen niteliklere sahip ve diğer faaliyetlerden

yalıtılarak incelenebilen faaliyet bölümü. Gerek ekonomik analizler, gerekse teorik

çalışmalarda önemli yararlar sağlayan bu tür bölümleme çeşitli açılardan yapılabilir. Örneğin

ticari sektör, imalat sektörü, hizmet sektörü şeklindeki ayırım ekonomik faaliyetlerin niteliğine

göre bir ayrım iken, kamu sektörü, özel sektör şeklindeki ayrım ekonomik faaliyette bulunan

kişilerin niteliğine göre yapılmış bir ayrımdır.

Resim 1.1:Sektör

7.2 Sektör Sınıflandırması

7.2.1 Ekonomik Faaliyette Bulunan Kişilerin Niteliğine Göre Sınıflandırma

Ekonomik faaliyette bulunan kişilerin niteliğine göre sektör iki bölümde incelenir.

Kamu sektörü, özel sektör.

Kamu Sektörü

Kamu İktisadi Teşebbüsü (KİT) kavramı ülkeden ülkeye değişmekle birlikte, genel

olarak kamusal kaynakları kullanmak suretiyle ekonomik alanda faaliyet gösteren Devlet

Kuruluşlarını ifade etmekte olup, bu kavramın, tarihsel süreç içerisinde de çeşitlilik gösterdiği

görülmektedir.

Diğer bir tanımda KİT’i mal ve hizmet üretmek üzere kurulmuş olan, mali

olanaklarının yarıdan fazlası merkezi veya yerel kamu idareleri tarafından sağlanan veya

işletme sonuçlarından bu idarelerin sorumlu bulunduğu ve bunlar tarafından denetlenen

girişimler olarak tanımlanmaktadır.

Devletlerin mal ve hizmet üretimi ile ticari faaliyette bulunması, genel olarak

ekonomik nedenlere dayanmasına karşılık, zaman zaman ideolojik, sosyal vb. nedenlerle


36

de olabilmektedir. Özellikle gelişmekte olan ülkelerde ekonomik nedenlerle kurulan KİT’lerin

kuruluş amaçlarını;

Ekonomik kalkınmayı sağlamak,

Tekelleri devlet eliyle işletmek,

Özel sektörün başaramayacağı veya giremediği işleri yapmak,

Ekonomiye yön vermek,

Özel sektöre öncülük etmek,

Gelir dağılımını düzenlemek,

şeklinde özetlemek mümkündür.

Kamu hizmeti devamlılık gösterir. Özel sektör ise kâr elde etmediği zaman faaliyetine

son verebilmektedir. Bu sebeple bazı faaliyetleri devlet, kurduğu teşebbüslerle devam

ettirmektedir. Posta, telgraf, radyo, televizyon, kara, demir, hava ve deniz yolları gibi

işletmeler devletindir. Belediyeler ise, havagazı, su elektrik, ulaşım, şehir temizliği gibi

faaliyetlerde bulunurlar.

Ülkemizde kamu sektörü, İktisadi Devlet Teşebbüsleri ve Kamu İktisadi Kuruluşları

diye ikiye ayrılır. İktisadi Devlet Teşebbüsleri, sermayesinin tamamı devlete ait, iktisadi

alanda ticari esaslara göre faaliyet göstermek üzere kurulan sektördür.

Diğer taraftan Kamu İktisadi Kuruluşlarının sermayelerinin en az yüzde yirmi altısına,

en çok yüzde ellisine sahip bulunan anonim şirketleri vardır.

Genel olarak belli başlı kamu sektörleri şunlardır: T.C Ziraat bankası, Türkiye Zirai

Donatım Kurumu, Toprak Mahsulleri Ofisi, Türkiye Tarım Ürünleri Kurumu, Et ve Balık

Kurumu, Türkiye Şeker Sanayi Kurumu, Türkiye Petrol Kurumu, Demir Çelik İşletmeleri

Kurumu, Eti bank, Sümerbank, Makine Kimya Endüstrisi Kurumu, SEKA, Türkiye Elektrik

Kurumu, Tekel işletmeleri Genel Müdürlüğü, PTT, ÇAY-KUR, TCDD başlıca Kamu İktisadi

Kuruluşlarıdır.

Resim 1.2:Kamu Sektörü


37

Özel Sektör

Özel sektörlerin sahibi kişi ya da birden çok sayıdaki kişilerdir. Bu kişiler gerçek kişiler

olabildiği gibi tüzel kişiler (şirketler) de olabilmektedir. Kişilerin sayısına göre tek kişi

işletmeleri ve ortaklık işletmeleri diye iki guruba ayrılmaktadır.

Tek kişi işletmelerinde her türlü üretim faktörleri bir kişinin elinde toplanmıştır. İşletme

bir kişi tarafından faaliyete sevk edilmektedir. Genellikle tüm faaliyetler sahibi olan kişi

tarafından yapılmaktadır. Esnaf, sanatkar kesiminde faaliyet gösteren berber, lokantacı,

marangoz, manav, dükkancı vb. işyerleri bu durumdadır. Sermayeleri az olan bu

işletmelerde önce geçimlerini sağlamak, daha sonra kazanç sağlamak çabası vardır.

Ortaklık işletmeleri ise ekonomilerde gittikçe artış gösteren özel sektör çeşitlerinden

biridir. İki veya daha fazla kişilerin bir sözleşme ile emek ve mallarını müşterek bir amaca

ulaştırmak için birleştirmeleriyle meydana gelen işletmelerdir.

7.2.2 İş Koluna ( Ekonomik Faaliyetlerin Niteliğine ) Göre Sınıflandırma

İş koluna göre sektör çeşitleri aşağıdaki gibidir.

Ticari Sektör

Satın aldıkları malları üzerinde herhangi bir değişiklik yapmadan, olduğu gibi satan

işletmelere “Ticari Sektör” işletmeleri diyebiliriz.

İmalat (Üretim) Sektörü

Satın aldıkları ilk madde ve malzemeyi üretim safhası yardımıyla, başka bir mamul

elde edilmesine, üretim faaliyeti ile birlikte, üretilen mamullerin ticaretini yapan işletmelere

İmalat (Üretim) Sektörü” işletmeleri diyebiliriz.

Hizmet Sektörü

Bizzat kendi çalışmasına ve ilmi ve mesleki bilgiye dayanan, ticari mahiyette

olmayan, ticari sektör ve imalat sektörü dışındaki işlerle uğraşan işletmelere “Hizmet

Sektörü” işletmeleri diyebiliriz.

Resim 1.5: Hizmet sektörü


38

Karma Sektör

Yukarıda sayılan sektörlerden en az ikisinin birleşmesinden meydana gelen

işletmelere “Karma Sektör” işletmeleri diyebiliriz.

7.3 Örgüt Yapısı

Gerek kamu kuruluşlarında, gerek özel kesimde görülmekte olan işler, XX. Yüzyılda

çoğalmış ve karmaşık bir biçim almıştır. Ayrıca teknoloji ve buna paralel olarak uzmanlık

dalları da çok gelişmiştir. Bundan ötürü işlerin yapılması ve hedeflere ulaşabilmek için

örgütlenme gerekmektedir. Amaçları gerçekleştirmek, plan ve programları hedeflerine

ulaştırmak için bir araç olarak örgüte gereksinme duyulmuştur.

7.3.1 Örgüt Tanımı

Bir kurum, kuruluş ya da işletme tarafından saptanan amaçların, hedeflerin

gerçekleştirilmesi ve hazırlanan plan, proje ve programların uygulanabilmesi için gerekli olan

bir araçtır. Şunu belirtmek gerekir ki, örgüt bir amaç değil, amacı gerçekleştirecek bir araçtır.

Başka bir tanımla örgüt, belirlenen amaçları başarmak için iki ya da daha fazla kişinin

koordineli biçimde çalıştıkları yapıdır diye tanımlayabiliriz.

7.3.2 Örgütlenme Tanımı

Örgütlerin etkili olabilmesi için ellerinde bulundurdukları insan kaynakları, fiziksel

etmenler ve işlevlerini koordine edilmiş bir biçimde bir araya getirmeleri gerekir. Bu bir araya

getirme sürecine örgütlenme denir.

İşletme büyüdükçe faaliyetler artmakta, faaliyetleri yapmak üzere işletmeye pek çok

insan katılmakta, sonuç olarak da işletmede yapılacak pek çok iş ve bu işleri görmek üzere

pek çok insan bir araya gelmektedir. İşletmenin amaçlarına uygun bir şekilde kimlerin hangi

işlerde görev alacaklarının ve aralarındaki iş ilişkilerinin belirlenmesine, bütün iktisadi

faaliyetlerin düzenlenmesine işletmenin örgütlenmesi denir.

Örgütlenme, en az emekle en çok yarar temin etme, yani rasyonellik ilkelerine göre

kurulan, insanların ilkel toplamlardan günümüzün modern toplum haline gelebilmeleridir.

7.3.3 Örgüt Elemanları

Bir örgüt aşağıda açıklanan üç esas elemandan oluşur.

Örgütün temel öğesi insan’dır. İnsan örgütün özüdür, çekirdeğidir. İçinde

insan bulunmayan bir örgüt düşünülemez.

Maddi Elemanlar: Örgütü oluşturan diğer halkalardır. Bunlar; para, alan,

bina, makine, araç, gereç, kırtasiyedir. İnsan olmadıkça örgütün bir faaliyette

bulunması ne kadar olanaksız ise, örgütü oluşturan insanlara parasal ve

maddi kaynaklar verilmedikçe örgütün hiçbir iş yapamayacağı da açıktır.

Kumanda Ağı: Örgütü oluşturan insan grupları arasında yönetim,

koordinasyon ve denetim ilişkisini saptayacak bir kumanda (emir-komuta)

ağı kurulması zorunludur. Üçüncü eleman olan kumanda ağının

kurulmasıyla, örgütteki kişilerin görevi, yetkisi ve sorumluluğu ortaya konarak


39

bir hiyerarşik yapı oluşturulmuş olur. Ancak bu kumanda ağı kurulduktan

sonra, örgüt çalışanlarının görev, yetki ve sorumluğu, kimin kiminle

koordinasyon yapacağı, kimin kimleri denetleyeceği, kimlerin hangi

konularda ve ne derece yetki kullanabileceği vb. yönetimin esasları

açıklamış olur.

7.3.4 Bir Örgütte Bulunan Birimler

Yeteri büyüklükte olan bir örgütte, gördükleri hizmetler bakımından üç değişik

nitelikte ve yapıda birimler bulunur. Bunlar; Ana Hizmet Birimleri, Yardımcı (Destek) Birimler

ve Danışma ve Denetim Birimleridir.

7.3.4.1 Ana Hizmet Birimleri

Örgütün kuruluş amacını gerçekleştirmede esas rolü oynayan, kamu kuruluşlarında

çoğu zaman vatandaşa hizmet eden ve esas görevi yerine getiren, işletmelerde üretimi

gerçekleştiren birimlerdir. İçişleri Bakanlığında İller İdaresi, Mahallî İdareler, Maliye ve

Gümrük Bakanlığı’nda Gelirler, Gümrük Genel Müdürlükleri, Bayındırlık ve İskan

Bakanlığında Yapı İşleri, Demir yolu, Limanlar ve Hava Meydanları Genel Müdürlükleri,

Sağlık ve Sosyal Yardım Bakanlığında Tedavi Hizmetleri, Verem Savaş Dairesi Başkanlığı

ana hizmet birimleridir.

7.3.4.2 Yardımcı (Destek) Birimler

Bunlar esas ve danışma birimlerinin fonksiyonlarını yapabilmesi için onlara

gereksinme duydukları beşerî, mali ve maddi kaynakları sağlayan birimlerdir. Genellikle

personel, levazım, malzeme, muhasebe, idari ve mali işler, pazarlama, reklam üniteleri bu

gruba giren birimlerdir.

7.3.4.3 Danışma ve Denetim Birimleri

Bu birimler gerek yöneticilere, gerek esas ve yardımcı birimlere muhtaç oldukları

danışma hizmeti görürler. Bu amaçla; istatistikler, planlar, projeler, programlar, araştırma ve

incelemeler yaparlar. Öneriler, görüş ve karar taslakları hazırlar ve yöneticiye ya da ilgili

birime sunarlar. Hukuk müşavirlikleri, çeşitli müşavirlikler, teftiş kurulları, araştırma,

planlama, koordinasyon ve organizasyon ve metot birimleri bu türden örgütlerdir. Örgütün

esas çalışma alanına göre halkla ilişkiler ve reklam birimleri bu gruba da girebilir.

Bir kuruluştaki birimin hangi türden olduğuna karar verebilmek için örgütün amacı

esas alınır. Örneğin, bakanlıklardaki Muhasebe Müdürlükleri, o bakanlığın destek birimi

olduğu halde Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü Maliye Bakanlığı’nın ana

hizmet birimidir.

Örgütlerin ana hizmet, danışma ve yardımcı birimler şeklinde isimlendirilmesi, bu

konunun açıklanması ve gördükleri hizmetlerin niteliklerinin saptanabilmesi içindir. Esas

olan bu birimlerin örgütün saptanmış olan amacını gerçekleştirmeleridir.


40

7.3.5 Örgüt Modelleri

Örgütler gerek kamu yönetiminde, gerek özel kesimde (işletmelerde) amaçlarına ve

yapacakları hizmetlerin niteliklerine bağlı olarak bazı modellere göre kurularlar.

Örgütlendirmenin örgüt biçimlerine uygun biçimde yapılması sürecine “Departmantasyon”

denmektedir.

Örgütlendirmede kullanılan başlıca örgüt modelleri aşağıdaki gibidir.

7.3.5.1 Fonksiyonel (Görevsel) Esasa Göre Örgütlenme Modeli

Bu model benzer nitelikteki işlerin bir araya toplanması suretiyle örgütlendirme

yapılmasıdır. Diğer bir değişle, bir örgütün birimlerinin her biri belli özelliği taşıyan türdeki

işleri yapacak biçimde oluşturulursa fonksiyonel bir örgütlenme yapılmış olur.

Şekil 1.1: Fonksiyonel esasa göre örgütlenme modeli

Fonksiyonel modele örnek olarak kamu hizmetlerinin bakanlıklar arasındaki dağılımı,

bakanlıkların iç kuruluşu gösterilebilir. Sağlık İşleri Sağlık, güvenlik işleri İçişleri, bayındırlık

işleri Bayındırlık ve İskan Bakanlıklarında toplanmıştır. Genellikle bakanlıkların iç

örgütlenmeleri de aynı modeldedir.

7.3.5.2 Üretim Esasına Göre Örgütlenme Modeli

Birden çok ürün ya da hizmet üreten örgütlerde, üretilen her bir ürün özerk bir birim

oluşturur. Ağırlık fonksiyonel değil, üretilen ve satılan ürüne yöneliktir. Bu tür örgütlenme

modelinde, bölümlerden her birinin yöneticisi ürüne ilişkin tüm eylemlerden sorumlu olacağı

gibi, her bir bölüm ayrı ayrı tüm işlevlerin yerine getirilmesini üstlenmiş olacaktır.

Bu modelde üretilen aynı ya da benzer maddeler için bir birim kurulur. Örneğin, bir

otomobil fabrikası; motor, lastik, motosiklet, araba, karoseri, elektrik donanımı vb. servisleri

esasına göre kurabilir.


41

Şekil 1.2: Üretim esasına göre örgütlenme modeli

7.3.5.3 Coğrafi Bölge Esasına Göre Yapılan Örgütlenme Modeli

Bu modelde örgütü oluşturan birimler, belli bir bölge halkına ya da belli bir bölgedeki

kuruluşlara hizmet edecek biçimde kurulmaktadır. Çoğu kez fiziksel birimlerin ülke içinde

yayıldığı ve her bir bölgedeki kuruluşun aynı ya da benzer ürün ve hizmetleri sunduğu

örgütler için de bu model kullanılmaktadır. Örneğin; bakanlıkların bölge, il ve ilçe kuruluşları,

bazı kuruluşların merkez örgütlerinin doğu, batı, kuzey, güney, merkez bölgeleri büroları

biçiminde kurulması, bu modele uygun bir örgütlenmedir.

Sigorta, petrol, telefon ve demir yolu da bu örgütlenme modeline uygun örneklerdir.

Resim 1.6. Coğrafi bölge esasına göre örgüt

Şekil 1.3: Coğrafik bölge esasına göre yapılan örgütlendirme modeli


42

7.3.5.4 Hizmet Edilen Kurumlar (gruplar, müşteriler) Esas Alınarak Yapılan

Örgütlenme Modeli

Bu modelde her birim belli kuruluşlara ya da gruplara (halka, müşteriye) hizmet

edecek biçimde bir yapıya sahiptir. Örneğin; Emekli Sandığı, Sosyal Sigortalar Kurumu,

BAĞ-KUR. Bu kurumlar değişik farklı gruplara hizmet etmektedir.

Migros’un çocuk reyonunun çocuklara, kadın reyonunun kadınlara, erkek reyonunun

da erkeklere hizmet etmesi gibi örnekler bu modele örnek olarak verilebilir.

Marmara Bölge

Müdürü

Ege Bölge

Müdürü

Şekil 1.4: Hizmet edilen kurumlar esas alınarak yapılan örgütlenme modeli

7.3.5.5 Karma Model

Bu model yukarıda açıklanan modellerden iki ya da üçünün birlikte kullanılmasıdır.

Karma modele göre kurulan bir örgütte, her alt (dikey) kademe için değişik bir model esas

alınır.

Günümüzde modern örgütler kendileri için saptanan amaçları gerçekleştirmek,

verilen hizmetleri başarmak için çoğunlukla karma modelde kurulmaktadır. Böylece örgüt

daha kapsamlı olmakla, işler uzmanlığın sağladığı avantajlardan yararlanılarak süratli,

ekonomik ve kaliteli biçimde yapılabilmektedir.


43

Şekil 1.5: Karma örgüt modeli

7.3.6 Örgütsel Yapı

Örgütsel yapı düşündüğümüzde çoğu kez aklımıza büyük bir örgüt modeli gelir.

Ancak unutulmaması gereken, küçük ya da büyük tüm örgütlerin bir yapısı vardır. Küçük

örgütlerin yapısı kolayca anlaşılabilen basit bir yapıdır. Ama bu örgütlerde yapı, oldukça

biçimsel olmayan ve kolayca değişikliğe uğrayabilecek bir durumdadır. Buna karşılık büyük,

gelişmiş ve karmaşık örgütlerin oldukça biçimselleşmiş bir yapısı vardır. Ama bunlar da

değişmeyecek kadar katı yapılar değildir. Gelişen teknolojiler karşısında büyük örgütlerin

yapılarının sık sık değiştirilmek zorunda kaldığı bir kesindir.

Örgütsel yapı etkili personel başarısı ve toplam örgütsel verimlilik için gerekli bir

rehber durumundadır. Yapı, yetki ve sorumluluk kanallarının açıklığa kavuşturulması ve

iletilmesine katkıda bulunacağı gibi yöneticiye eşgüdüm sağlamada da yardımcı olur.

Örgütsel yapının çeşitleri aşağıda açıklanmıştır.

7.3.6.1 Komuta Örgütü

Tüm yapılar içinde en basit olanı komuta örgütüdür. Temel emir-komuta zincirini

temsil eder ve yetki kavramıyla özdeşleşir. Komuta yetkisinden söz etmek, üst ile ast

arasındaki dolaysız emir verme ilişkisini belirtmek demektir. Bu zincir örgütün başında

bulunan kişiden en alt kademedeki işçilere uzanır. Bu zincirde yetki kanalları kesiksizdir.

Yani üstlerin astları üzerinde doğrudan kumanda yetkisi vardır ve her bir ast yalnız bir tek

üste boyun eğme durumundadır. Komuta örgütü yatay ve dikey olmak üzere iki yönde büyür.

Dikey büyüme yetki devri yoluyla, yatay büyüme ise işbölümü ve uzmanlaşma yoluyla

gerçekleşir.

Komuta örgütünün yararları şunlardır:

1. Örgütteki yetki ve sorumluluk ilişkilerini açıkça ve basit bir biçimde ortaya

koyar. Personelin yetki ve sorumluluk dereceleri kesin ve anlaşılır biçimdedir.

2. Bir sorun çıktığında o sorunla uğraşacak kişilerin sayısı az olduğundan çabuk

karar vermeye yardımcı olur ve örgütü değişim yönlerine kolayca uyarlar.


44

3. Salt komuta örgütleri küçük olacağından yönetim ile çalışanların

yakınlaşması daha fazladır. Örgütte çalışan herkes neler olup bittiğini kolayca

görebilir.

Komuta örgütünün sakıncaları şunlardır:

1. Örgüt büyüdükçe bu yapının etkinliği azalır.

2. Uzmanlaşmış bilgi ve becerilerin kullanılmasına olanak tanımaz.

3. Bu yapının başarısı, çeşitli görevleri üstlenen birkaç kilit adamın başarısına

bağlıdır. Böylece bu kişilerin yükü de artar.

4. İşler arttıkça yeni kademeler eklemek gerekeceğinden hız, esneklik ve

merkezden kontrol gibi yararlı yönleri yok olmağa başlar.

7.3.6.2 Komuta - Uzman (Kurmay) Örgütü

Örgüt büyüdükçe uzmanlara gerek duyacaktır. Komuta örgütünün uzmanlarla

desteklenmesi komuta-uzman örgütünün ortaya çıkmasına neden olur. Uzmanlık görevi

örgüte öğüt ve destek sağlamağa yarar. Uzmanlar genel ya da belli bir konuda özel nitelikte

olabilir. Genel uzmanlar, yönetici gibi çeşitli konularda kendilerini yetiştirmiş kişilerdir.

Özel uzmanların faaliyet alanı ise dar bir konuda odaklanmıştır. Uzman örgütleşme

ile yatay büyüme daha da artar. Her komuta örgütü uzmanlara gerek duyar. Hiçbir komuta

yöneticisi tüm gerekli bilgilere sahip değildir. Örneğin satış yöneticisi, tahmin yapmak için

gerekli istatistik bilgilerini uzmanlardan sağlar. Bu nedenle teknik verilerin toplanması ve

tutarlı bir kararın verilmesinde yardımcı olmak için uzmanlardan yararlanmak kaçınılmazdır.

Uzmanların görevi, özel bir bilgi gerektiren konularda teknik bilgileri vererek komuta

yöneticilerine yardımcı olmaktır. Uzmanlar bu görevleri rehberlik, öğüt verme ve danışmanlık

yoluyla yerine getirirler.

Uzmanın emir verme yetkisi yoktur. Gerçi her ikisinin de belli bir yetkisi vardır ama

komuta yöneticisinin yetkisi emir –komuta zincirinden, dolayısıyla hiyerarşiden gelir; buna

karşılık kurmay yetkinin kaynağı o konuda uzmanlaşmış bilgi sahibi olmasından gelir.

Örgütün yararları şunlardır:

1. Teknik bilgiler almak

2. Komuta yöneticisinin ayrıntılar içinde boğulmasını önlemek ve genç

yöneticilere eğitim olanağı sağlamaktır.

Örgütün sakıncaları şunlardır:

1. İşlevleri açıkça belirlenmemiş örgütlerde uzman yapıya yer vermek işleri

karmaşıklaştırmadan öteye gidemez.

2. Önerilerde bulunan uzmanların öğütlerinin benimsenmemesi şevklerini

kıracağından, bu kurumun yararı ortadan kalkabilir.

3. Yetki devrini önleyeceğinden örgütü aşırı bir merkezden yönetime götürebilir.

Örgütlerde uzmanlardan ya tüm örgüt düzeyinde ya da örgütsel işlevler düzeyinde

yararlanılır. Örgüt düzeyinde uzmanlardan yararlanmaya personel konusunda, işlevsel


45

düzeylerde ise çeşitli konularda rastlanır. Örgütler büyüyüp genişledikçe işler karmaşıklık

kazanacağından uzmanlaşma her iki düzeyde de kendini gösterir.

7.3.6.3 İşlevsel Örgüt

Bu sistemde hiyerarşideki her bir birey kime rapor ve hesap vereceğini, emirleri

kimden alacağını açıkça bilir. İletişim daha kolaydır.

İş görenler hem ilk kademe amirine hem de onun üstüne sorumlu olabilirler. Ya da

bir komuta yöneticisi yalnızca kendi üstüne karşı değil uzman yöneticiye karşı da sorumlu

olabilir. Yani bir ast birden fazla üstten emir alabilir.

Komuta örgütlerinde uzmanlardan yararlanma yok denecek kadar azdır. Komuta

uzman örgütlerinde belirli bazı işlevlerde uzmanlaşmaya gidilmektedir ama bu uzmanların

yalnızca öğüt verebilmeleri söz konusudur. İşlevsel örgütte ise uzmanlar belirlenen alanlarda

kendi adlarına emir verme yetkisine sahiptirler. Astın birden fazla efendiye hizmet etmesi

söz konusudur.

İşlevsel Örgütün yararları şunlardır:

1. Etkinliği artırır.

2. İşlevsel yetki, örgütlerde kalite kontrol, güvenlik ve işçi işveren ilişkileri gibi

konularda çok görülen uzmanlık alanlarındadır.

İşlevsel Örgütün Sakıncaları:

1. Tek kişiye karşı sorumluluk ilkesinin bozulmasının doğurabileceği

uyuşmazlıklar. Bu durumda kişinin kime karşı daha sadık olacağı söz

konusudur. Ayrıca iki üst arasındaki uyuşmazlık astta gerilim ve karmaşa

yaratır dolayısıyla da verim düşer.

2. Örgütün üst düzeylerinde yetki merkezileşmesine yönelim isteği doğar.

7.3.6.4 Proje ve Matriks Örgütü Yapıları

Proje örgütünün amacı, geleneksel komuta örgütünden daha yüksek derecede

eşgüdümleme sağlayabilmektedir. İşlevler, komuta örgütündeki birimlerden farklı bir biçimde

bir proje etrafında örgütlenmektedirler.

Birden fazla projenin olduğu durumlarda, bu tip yapıya özellikle gerek duyulmaktadır.

Şekilde görüldüğü gibi, komuta işlevleri çeşitli bölümler halinde geleneksel tarzda

örgütlenmiş ve bu arada örgüt üç yeni projenin yapımını da üstlenmiştir. Her bir proje

tamamlanıncaya kadar, geleneksel bölümlerden proje için seçilen kişiler proje yöneticisinin

sorumluluğuna verilmiştir. Proje sona erdiğinde bu kişiler eski yerlerine deneceklerdir. Proje

örgütlerinde süre bellidir. Bir proje süreye bağlanmayıp sürekli duruma getirilirse ortaya

çıkan yapıya Matriks Örgütü adı verilir. Bu tür yapılar özellikle örgütün hızla değişen dış

çevreye duyarlı olduğu durumlarda geçerlidir. Örneğin; hızla değişen teknolojiyle çalışan ve

oldukça rekabet ortamı içinde iş gören elektronik işletmeleri için matriks örgütleri

kaçınılmazdır. Bunun yanında bankacılık, kimya sanayi ve bilgisayar alanlarında başarıyla

kullanılmaktadır.


46

Matriks örgütlenme sürecinin aşamaları:

1. Görev gücü.

2. Ekipler. Bölümler arası sorunları çözmek ve eş güdümü sağlamak için

toplanırlar.

3. Proje yöneticiler.

4. Proje yönetimi bölümleri.

Bu tür örgütlerde iki tür yönetici vardır. İşlevsel ve ürün (proje) yöneticileri. İşlevsel

yöneticiler, üretim, kalite kontrol, envanter, zamanlama ve satış gibi uzmanlaşmış

kaynakların kullanımından sorumludur.

Ürün yöneticileri ise bir ya da birkaç ürünle bunların ürün stratejilerini saptamak ve

işlevsel yöneticilere gerekli kaynaklar için başvurmaktan sorumludur.

Matriks Örgütünün yararları şunlardır:

1. Kaynakların verimli kullanımı söz konusudur.

2. Değişim ve belirsizlik koşullarında esneklik sağlar.

3. Teknik uzmanlar, proje için görevlendirilen emir komuta uzmanlarıyla

karşılıklı ilişkiye girerler.

4. Güdüleme ve bağlılığı arttırır.

5. Personel gelişmesine olanak sağlar.

7.4 Belge Türleri

7.4.1 Belgelerin ve Belge Yönetim Sisteminin Önemi

Belgeler ilk kayıt işlemlerinden beri var olmuştur. Günümüzde örgütlerin bilgi işleyen

birimlere dönüşmesiyle birlikte, belge ve bilgi yönetiminin önemi de artmıştır. Örgütlerde

bilgiyi organize etmek için Yönetim Bilgi Sistemini (YBS), belgelere zamanında ulaşmak için

ise, Belge Yönetim Sistemi (BYS) geliştirilmiştir.

Belgeler, örgütün faaliyetlerinin doğal ürünleridir. Örgütsel ve yönetsel faaliyetler, söz

konusu belgeler üzerinden yürütülür. Örgütlerde belgelerin üretimi, planlaması,

organizasyonu ve kontrolü için geliştirilen sistem, belge yönetimi sistemi olarak adlandırılır.

Örgütlerde Belge Yönetimi Sistemi, belge oluşturma, belgelerin organizasyonu,

korunması, kullanımı, erişimi ve düzenlenmesinde ekonomi ve verimlilik sağlamak amacıyla

kurulur. Örgütlerde belge yönetim sistemi evrak akışını kolaylaştırarak, kırtasiyeciliği

azaltmaktadır.

Eğer belgeler iyi düzenlenmişse, örgütlerin faaliyetleri daha etkili olur; örgütlerin

faaliyetleri daha iyi sonuç verir ve planlanan hedefe daha kolay ulaşılır.

7.4.2 Kurum ve Kuruluşlarda Dosyalanacak Belge Türleri

Kurum ve kuruluşlarda belge niteliğinde olan her şey, kullanıldıktan sonra ya atılır,

ya da daha sonra kullanılmak amacıyla dosyalanır. Dosyalar, sistemli biçimde tutulur ve

kolay ulaşabilmek için de, kataloglanır ve indeksler çıkarılır. Dosyalama, örgütsel


47

faaliyetlerin yürütülmesi sırasında giden yazıların ikinci suretlerini veya kopyalarını, gelen

yazıların ise asıllarını bir düzen içinde saklama işlemidir.

Kurum ve kuruluşlarda dosyalanacak belgeleri üç gruba ayırarak inceleyebiliriz.

Örgüte dışarıdan gelen belgeler:

Örgütlere; birlikte iş yaptıkları diğer örgütlerden, bağlı kuruluşlardan, şubelerden,

kamu, özel, tüzel ve gerçek kişilerden çeşitli belgeler gelir. Bu belgeler yazılı ve basılı, kayıt

araçlarıdır. Bunlardan yazılı belgeler;

Resmi yazı,

Rapor,

Telgraf,

Mektup ve faks mesajı,

Müşteri siparişi,

Kısa not,

Makale,

Reklam broşürü,

Hükümet emirleri ve sirküleri,

Gazete, dergi, davetiye gibi belgelerdir.

Kayıt araçları veya kayıtlı belgeler ise;

Teyp,

Disk, Disket

Film,

Mikrofilm,

Ses bandı,

Video,

Kaset vb. üzerine kaydedilmiş belgelerdir.

Bunların yanı sıra çeşitli grafikler, çizimler, plan ve projeler, resimler ve fotoğraflar

da, örgüt dışından gelebilecek belgelerdir.

Örgütten dışarıya giden belgeler:

Örgütlerden diğer örgütlere, bağlı kuruluşlara, kendi şubelerine, kamu ve özel

kuruluşlara çeşitli belgeler gönderilir. Bu belgeler:

Kayıt araçları,

Resmi yazı,

Rapor,

Telgraf,

Mektup ve faks mesajı,

Müşteri siparişi,

Kısa not,

Makale,

Reklam broşürleri gibi belgelerdir.


48

Resim 1.7: Zarf Resim 1.8:Belgeler

Örgütün kendi faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan belgeler:

Örgütler çeşitli yönetsel ve örgütsel etkinlikte bulunurken bu etkinliklerini evraklar

üzerinden yürütürler. Burada söz konusu edilen evraklar, yukarıda saydığımız gelen ve

giden evraklardır.

Dosyalama sürecinin aşamaları; indeks hazırlanması, dosya açılması, kodlaması,

etiketlenmesi, dosyanın ödünç verilmesi, dosyanın izlenmesi, dosyanın kontrol edilmesi,

saklanması, dosyanın arşivlenmesi ve dosyanın imha edilmesi aşamalarından oluşur.

Dosyalama aşamalarının etkin bir şekilde yürütülmesi içinde, dosyalanacak

belgelerin neler olduğu ve hangi belge için ne tür dosyalama sisteminin oluşturulacağı göz

önünde bulundurulması gerekmektedir.

7.4.3 Elektronik Belge

Kamu ve özel kesim, yapılan işlemlerin daha hızlı ve verimli bir şekilde yapılabilmesi

için elektronik belgelerden yararlanmaktadırlar. Elektronik belge bir başka yere aktarılacağı

zaman elektrik sinyallerine dönüştürülmektedir.

Elektronik belgeler şunlardır:

Klavye,

Tarayıcı,

Kamera,

Video,

Müzik seti,

Elektronik posta,

Faks

Resim1.9: Klavye Resim1.10: Kamera Resim1.11:Film Resim1.12: Tarayıcı


49

ve bunlar aracılığıyla bilgisayar ortamına aktarılan her çeşit metin, ses, görüntü ve

grafik bilgilerinden oluşan belgelerdir.

Elektronik belgelerin sağladığı bazı yarar ve sakıncalar vardır.

Yararları;

Tarihi değeri yüksek belgeler koruma altına alınır.

Fiziksel olarak çok az yer kaplar.

Gerek hız, gerek idari denetim açısından, özellikle bazı hizmet türleri için

vazgeçilmezdir. Örnek olarak; bankalar, hastaneler, gümrükler, nüfus işleri,

emniyet hizmetleri vb. diyebiliriz.

Sakıncaları;

Öncelikle bilgisayar donanımına ve yazılımına ihtiyaç vardır.

Bu araç ve gereçlerin ekonomik değeri çok fazladır.

Bu gereçlere çok kısa zamanda yenileri eklenmekte, yeni teknolojileri izlemek

gerekmektedir.

Veriler istenmeyen bir biçimde silinebilir ve değiştirilebilir.

Yasalar ve yönetmeliklerle çerçevesi belirlenmemiştir.

Bugün yukarıda saydığımız sakıncalar göz ardı edilmeksizin bilgisayarlara bağlı

olarak geliştirilen çeşitli programlar sayesinde, arşivleme ve iş akışı sanal biçimde

yönetilebilmektedir. Bu programlar yardımıyla gerektiğinde fax, ve e-mail işlemleri,

elektronik ortamda, kağıt kullanmadan yapılabilmektedir.

Sanal ortamlarda oluşturulan belgeleri saklarken, birden fazla kriteri belgeye

eklememize imkân tanır. Örneğin bir word dosyasını BYS içinde arşivleyeceğimiz zaman,

sadece ona bir isim ve yer bilgisi vermek yerine, daha sonraki işlemlerimizi hızlandırmak

amacıyla ek birtakım kriterleri de dosyamıza ekleyebiliriz. Ve bu şekilde kaydedebiliriz.

Böylece bilginin kendi saf içeriği yanı sıra, onu bulmamızı kolaylaştıracak ek bilgilerle

sorgulama yaparak bilgiye hızlı bir şekilde ulaşabiliriz.

7.4.4 Arşiv Belgesi Tanım ve Önemi

Arşiv belgesi, hukuki değerini muhafaza eden, bir delil olma vasfını taşıyan önem ve

değerini kaybetmemiş ve saklanmasına gerek görülen arşiv dokümantasyonudur.

Arşiv belgeleri, yönetimde başvurulan birinci el temel kaynaklardır. Bir örgütün

faaliyeti esnasında üretilen veya örgüte gelen bütün kayıtlar, belgelerde saklıdır. Belgeler

genelde kâğıt dökümün şeklinde olduğu gibi mikroform, bilgisayar bandı ve disketi gibi

elektronik araçlarla da kaydedilmiş olabilirler.

Arşiv belgeleri şeklen aktüalitesini kaybetmiş görünse bile, araştırmalar için kalıcı, bir

delil vasfı ve değeri taşıyan dokümanlarıdır.


50

Devletin her biriminde teşekkül eden bütün belgeler, genellikle toplumun malı olarak

kabul edilmektedir. Belgelerden sadece küçük miktarı (%2’si veya %5’i) idari, kanuni veya

araştırma amaçları için arşiv belgesi olarak saklanmasına yetecek değere sahiptir.

İçerdiği bilgi, örgütün işlemleri ve görevlerinin başlıca delilleridir. Arşiv belgeleri savaş

ve doğal olaylar, insanların göçleri, milli kimliğin doğuşu ve gelişimi, devletin sosyal ve

ekonomik açıdan insanların gelişmesini sağlaması ve insanların faaliyetleri sonucu ortaya

çıkan başarılar ile başarısızlıklarının delillerini gösteren belgelerdir.

Sonuç olarak diyebiliriz ki; yıllar sonra hatıra seçme şansımız arşivlerdir ve modern

dünya, arşivlere önemli bir parçasını emanet etmektedir ki, bunlar arşiv belgeleridir.

Resim 1.13: Arşiv

7.4.5 Arşiv Belge Çeşitleri

Arşiv belgesi olarak seçilecek olanlar iyice incelenir ve arşiv belgesi niteliğinde

olanların saklanmasına gerek görülür.

Arşivist, arşiv belgelerinin seçiminde şu sorulara cevap aramalıdır:

Belgeler, ait olduğu kuruluş veya devletin diğer birimleri tarafından tekrar

ihtiyaç duyulacak bilgileri içermekte midir?

Önemli veya daha önceden konulmuş karar veya muamelelerin dokümanı

mıdır?

Önemli kararları nasıl varıldığına ışık tutmakta mıdır?

Diğer ülkeler, devletin diğer birimleri, halka kapalı kurum ve kuruluşlar veya

özel kişiler için uzun vadeli yükümlülükler belgeliyor mu?

İçerdiği bilgilere herkesin ulaşması mümkün olacak mı?

Her ne kesimden olursa olsun araştırmacılara yardımcı olacak bilgiler içeriyor

mu?

Belgeler sadece bilgi açısından mı, yoksa başka yönden de değer taşıyor

mu?


51

Bu sorulara yanıt alındıktan sonra gerekli görülen belgelerin arşivlenmesine karar

verilir. Bu belgeler organizasyonun doğal faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan

belgelerdir. Orjinaldir. Basılı yayınlar gibi çoğaltılamaz, üreten kişi veya kurumun izni dışında

kullanılamazlar.

Bu bilgiler ışığında arşiv belgeleri aşağıdaki gibidir.

7.4.5.1 El Yazmaları

Resim 1.14: El yazısı

Kağıda mürekkeple veya kurşun kalemle elle veya daktilo ile yazılmış belgelerdir.

7.4.5.2 Kartografik ve Mimari Belgeler

Bunlar da genelde el yazmasıdır. Ancak, aslında yazıya ilave olarak grafik üzerinde

sunulmuş belgelere dayanır ve böyle belgelerin bir çoğu basılmış ve çoğaltılmıştır.

7.4.5.3 Görsel – İşitsel Materyaller

Fotoğraf ve sinema filmlerinin negatifleri ve baskıları, video bandı ve disketi, silindir,

disket, manyetik bant ve disketler üzerindeki ses kayıtları.

Resim 1.15: Disket

7.4.5.4 Mikrografi Malzemeleri

Mikrofilmler, mikro kartlar, mikro fişler, bilgisayar çıktısı olan mikro filmler ve mikro

fişlerdir.


52

7.4.5.5 Elektronik Belgeler

Bilgisayar veya diğer elektronik veri işleme cihazlarının kullanımı sonucu meydana

gelen, saklanan, kullanılan, çoğaltılan veya sergilenen belgelerdir.

Resim 1.16: Yazıcı

7.4.5.6 Matbu Belgeler

Birçok ülkede, devletin bastığı her broşür, kitap veya diğer basılmış olan parçaların

en azından birer kopyaları.

Resim 1.17: Matbu belgeler

7.4.6 Kalıcı Olan Belgelerin Tespiti

Belge tasfiye aşamasının bu noktasında örgütün kendisi, her belge serisinin kendi

idari amaçlarına veya kanuni ihtiyaçlarına hizmet vermek için ne kadar süre ile saklanması

gerektiğine karar vermiş olmalıdır. Programda olan serilerin, hangilerinin idarenin ilgi alanı

ötesinde bir değer taşıyıp taşımadığı ve eğer bir değer taşıyorsa, milli arşivin bir parçası

olarak saklanması için, yeterli değere sahip olup olmadığı hakkında karar vermek arşiv

yetkililerine aittir.

Belgelerin değerlendirmesi, idare tarafından önerilen saklama ve tasfiye şartlarının

ve taslak listelerinin gözden geçirilmesiyle başlar. Listede önemsiz idari fonksiyonlar, idari

evraklar veya alt seviyelerindeki işlemler ile ilgili belgeler bulunabileceğinden imha edilmesi

gereken seriler mutlaka olacaktır. Ayrıca, parlamentonun işleri, antlaşmalar, diplomatik

yazışmalar, askeri planlar, bakan yardımcılarının yazışmaları ve siyasi dosyalar, önem

taşıyan kanuni kararlar, planlama dosyaları ile ilgili seriler de listede yer alabilir. Dolayısıyla

bunların birer arşiv belgesi olarak saklanması gerekir.


53

Tespit ve değerlendirmeler ve onları destekleyecek olan fikirler onaylanmadan önce

resmi bir rapor şeklinde hazırlanıp yüksek arşiv makamlarınca incelenmesi gerekir.

Belgelerin saklanması ile ilgili son kararı, milli arşivin başındaki profesyonel yetkililer vermeli,

eğer ortak bir çalışma söz konusu ise, görüşleri alınmalıdır.

7.4.7 Arşiv Değeri Taşımayan Belgelerin Tasfiyesi

İşe yaramayan belgelerin imhası çok doğru olacaktır. Bu belgelerin imhası, ofisin

kullanımını rahatlatacaktır. Ayrıca, işlerin yürütülmesi için gerekli olan belge dosyalama

malzemelerini tekrar kullanır hale getirecektir. Yer ve dosyalama malzemesi için yapılacak

masrafı da büyük ölçüde azaltacaktır. Gereksiz belgelerin yok edilmesi düzenli ve sağlıklı

bir çalışma ortamı yaratacaktır. Çünkü geriye kalan belgeler daha iyi bir şekilde muhafaza

edilecektir. Bilgiye ihtiyaç duyulduğunda taranması gereken belgelerin miktarı azalacaktır.

Gereksiz belgelerin imha edilmesi için birçok metot vardır. Metot seçimi belgelerin

türüne göre yapılmalıdır. Her türlü imha işlemleri için imha listeleri düzenlenmelidir. Bu

listeler belli sürelerde saklanmalıdır.


54

8 ARŞİV TANIMI VE ÇEŞİTLERİ

8.1 Arşiv Tanımı

Arşiv, Kurumların, gerçek ya da tüzel kişilerin faaliyetleri sonucu oluşan dokümanlara

bakan kurumlar ve bunları barındıran yerlerdir.

Bir başka tanımla arşiv, bireylerin veya kuruluşların faaliyetleri esnasında ürettikleri

her türlü yasal hak ve ödevlerini koruyan ve ispatlayan belge ve bilgidir.

Arşivist, arşiv çalışmalarını düzenleyen, yöneten ya da yürüten ve arşiv konusunda

özel eğitim görmüş bulunan uzman kişidir.

Arşivistlere “geçmişin koruyucusu, geleceğin kurucusu” gözü ile de bakılmaktadır.

Resim 2.1: Arşiv

8.2 Arşivin Amacı ve Önemi

Arşiv hizmeti, evrak ve dosya hizmetinin üçüncü ve çok önemli bir halkasıdır.

Kişilerin, devletin ve ulusların haklarını belgeler ve korur, bir konuyu aydınlatmaya,

düzenlemeye ve saptamaya yarar. Ait olduğu çağın ahlak, görenek ve gelenekleri ile çeşitli

sosyal normlarını, değerlerini, kurumları ve ilişkilerini belirler.

Kamu ve özel sektör kurum ve kuruluşlarında, arşivlemenin amacı, evrak güvenliğini

sağlamaktır. Kamu binalarının yangından korunması hakkında yönetmeliğin 10.

Maddesinde evrak güvenliği ile ilgili olarak, binalarda yangında kıymetli ve önemli evrak için

yeteri kadar kilitli çelik dolap ve kasa temin edilip, anahtarları sorumlulara verirler.

Arşivler bürolarda kayıt ve yazı işlerine bağlı olarak oluşan belgelerin, dosyalama

gereksinimin bir sonucu olarak ortaya çıkar. Bürolarda yığılan belgelerin bir kısmının, bazen

arşivlenmesine, gerek duyulmayan kısmının ise yok edilmesine karar verilir. Eğer böyle bir

uygulama konmazsa giderek artan belgeleri sınırlı büro ortamlarında düzenli bir şekilde

yerleştirmek ve buralarda korumak güçleşir.

Sonuç olarak diyebiliriz ki “söz uçar, yazı kalır”.


55

Ülkemizde Kıymetli Arşivler

Ülkemizdeki en önemli arşivlerden biri İstanbul Topkapı Sarayı Müzesi Arşividir.

Tanzimat tan önce padişahlarla ilgili ve kendilerince önemli görülen evrak ve defterlerin,

öldürülen ya da mallarına el konulan devlet adamlarını evlerinde bulunan belgelerin sarayda

saklanması usulü ile tutulmuştur. İstanbul’un fethinden önceki dönemle ilgili belgelerin

bulunduğu ve en eskisinde Orhan Gazi zamanına kadar gerilere giden bu arşivde 11.000

kadar defter ve 12.500 dolaylarında belge vardır.

Resim 2.2. Osmanlı arşivi

Diğer önemli arşivler ise,

Osmanlı Arşivleri. (İstanbul),

Cumhuriyet dönemi arşivleri. (Ankara),

Adalet Bakanlığı Evrak Mahzeni,

Mülga Hariciye Nezareti Arşivi.(Ankara ve İstanbul),

Deniz Arşivi vb.’leridir.

8.3 Arşiv Çeşitleri

Arşivlerde uygulanacak tasnif ve saklama sistemlerini, arşivlerin örgütlenmesi ve

dokümanların türü bakımından arşivleri ayrı ayrı incelemek gerekmektedir. Bu durumda

arşiv çeşitleri aşağıdaki gibidir.

8.3.1 Birim Arşivi:

Resim 2.3:Birim arşivi

Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan ve bu

kuruluşların çeşitli birimlerinde güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük


56

iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimleridir.

Mükelleflerin taşra, bölge ve yurtdışı kuruluşlarında bulunan arşivlerde birim arşivi sayılır.

Arşiv malzemesi birim arşivlerinde 1-5 yıl saklanır.

Her yılın Ocak ayı içersinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerce gözden

geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına

karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayrıma tabi tutulur.

Ayrım işleri devamında, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve

malzemenin özelliklerine göre;

Birimi,

İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl),

Konu ve işlem itibarıyla aidiyeti,

Aidiyet içerisindeki tarih (aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük

tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de, aynı usul uygulanır.) ve sıra

numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Ancak istisnai olarak sicil dosyaları, sicil numarası veya isim esas alınmak suretiyle

hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır.

İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu

dosya gömleğinin sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile “gizli” damgası vurulur.

Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi

işleme tabi tutulur.

Gizliliği kaldırılan malzemeye, “gizliliği kaldırıldı” damgası vurularak, gizlilik damgası

iptal edilir.

İşlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden

geçirilir. Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince ortaklaşa

yapılır.

8.3.2 Kurum Arşivi

Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilatların içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile

arşivlik malzemenin birim arşivlerine nazaran daha uzun (10-14 yıl) süreli saklandığı merkezi

arşivlerdir.

Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme kontrol yapıldıktan sonra eksikleri

varsa tamamlanır. Bu arşivde yapılacak tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması,

kurum arşivinde ki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulan evrak

ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.


57

Resim 2.4: Kurum arşivi

Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu kurum, daire ve alt

birimleri, hiyerarşik bütünlük içersinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir

araya getirilir.

8.3.3 Devlet (Merkez) Arşivi

Devlet Arşivlerinde de bakanlıklar, bağımsız genel müdürlük, işletme ve kurumlar

esas alınarak ve burada da yıl faktörüne sadık kalınmak üzere dokümanlar tasnif edilerek

merkezi biçimde saklanır. Ancak önemle belirtmek isteriz ki, Devlet Arşivlerine geçecek arşiv

dokümanlarını, bilimsel kriterlere göre sınırlamak gerekir. Aksi halde gereksiz birçok

belgenin Devlet Arşivine gelmesi gibi sakıncalı bir uygulamaya yol açılmış olur.

Resim 2.5: Devlet arşivi

Kurum arşivleriyle, Devlet Arşivleri’nde arşivlenen bütün dokümanlar fişlenmelidir.

Ayrıca gereken belgeler için isim, konu, tarih üzerine referanslar ve ayrıca kataloglar

düzenlenmelidir.

8.3.4 Özel Arşivler

Arşiv malzemesi niteliğinde olup da, kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek

ve tüzel kişiler elinde bulunan benzeri belgelerin oluşturduğu arşivlerdir. Bunlar gerektiğinde

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün saptayacağı değer üzerinden satın alınabilir. Özel

arşivler veya arşiv malzemesi hüviyetindeki belgeler her ne sebep ve suretle olursa olsun,

toplu veya ayrı parçalar halinde yurt dışına izinsiz çıkarılmaz. Bu çeşit arşiv malzemesinin

yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin, gerçek ve tüzel kişilerin üzerine Başbakanlıkça

verilir.

8.4 Arşivleme Araçları

Arşivlerin fiziksel koşulları göz önünde bulundurularak arşivlerin düzenlenmesi için

arşivleme araçlarına ihtiyaç duyulur. Arşiv araçlarının uzun süre ya da sürekli olarak


58

bozulmadan saklanabilmesi için bazı tedbirlere gerek vardır ki bunlar arşivleme araçlarının

temin edilmesi ile mümkündür. Dokümanların ne tür kaplar içinde saklanacağı, bunları

yerleştirecek raflar, dosya dolabı, imha makinesi vb. arşivleme araçları da en az arşiv

araçları kadar önem taşır.

Arşivleme araçları çeşitleri şunlardır:

8.4.1 Arşiv Saklama Kutusu

Küçük fakat seri halde bulunan arşivsel malzemenin dağılmadan toplu halde

tutulmasında kullanılır. Bu tür evraklar genellikle belirli bir süre sonunda imha edilebilirler.

Fakat seri ve içerik bakımından çok iyi tanımlanmalıdır.

Ayrıca koliler içerisine dosyalar, defterler, zarflar gibi malzemeler de yerleştirilebilir.

Bu noktada koli dizaynının iyi yapılmış olması gerekir yoksa çabuk yıpranacakları için

maliyeti artabilir.

Koliler de arşivsel malzeme için hazırlanmış ön yüzeye sahip olmalıdır ki arşivsel

nitelemeler tam olarak yapılsın ve kolayca fark edilip erişilebilsin.

Koli özellikleri: Bu koliler özel dizayn edilir. Hiçbir metal ve kimyasal yapıştırıcı

kullanılmadan katlama usulü yapılır. Üst üste istiflendiğinde yıpranmaz, natürel renkte oluklu

mukavvadan üretilir.

Çeşitli ebatlarda ihtiyaca göre arşiv kolisi yapılır.

Resim 2.6: Dosya saklama kutusu

8.4.2 Compact Raflar


59

Resim 2.7: Compact raf Resim 2.8:Compact raf

Arşivler için her zaman güvenlik ön plandadır. Bunun için güvenlik açısından tercih

edilebilir. Toz ışığa karşı emniyetlidir. Aynı zamanda yangın, su ve depreme diğer raflara

göre dayanıklıdır. Ayrıca sabit raflara göre %30 daha az yer işgal eder. Raylı raflar ağırlıkları

nedeniyle zemin katlara konulması şiddetle tavsiye edilir. Boş bir tek üçlü rafın ağırlığı

170kg. civarındadır. İçine ortalama 2kg. ağırlığında 300 adet klasör konulduğunda 770kg.

ağırlık olacaktır.

Rayları özel seçilmiş dolgu malzemeli, profillerle bağlanmalıdır. Rayların arabaları ve

profilleri gerekirse 7 katlı rafları çekecek kapasitede preslenmiş, zincirleri ona göre

ayarlanmış olmalıdır. Mobilya görünümü veren, kilitlenebilen, 2-3 yıl garantisi olan astar

boyadan hariç elektrostatik toz boya ile yüksek derecede fırınlanmış olması ömürleri arttırır.

8.4.3 Sabit Portatif Arşiv Rafı

Bunlar ucuzluk bakımından tercih edilir. Zemine daha az yük biner. Tavan yüksekliği

müsait raf sayısı artabilir. Ayrıca kullanımda hız kazanma gibi avantajı vardır. Arşivlerde

sağlamlık bakımından 1mm altı ölçülerde malzeme kullanılmaz. Statik toz boya kullanılır.

Resim 2.9. Sabit portatif arşiv rafı

TABLA/RAF 43*93*1mm TABLA/RAF 31*93*1 mm




PROFİL (40*40)250 cm*2 m PROFİL (40*40)250cm*2 m

PROFİL (40*40)280 cm*1 m PROFİL (40*40)280cm*1 m


60

8.4.4 Nakliye ve Servis Arabası

Büyük arşiv depolarında çok yönlü olarak kullanılmaktadır. Arşiv kutu ve dosyalarının

taşınmasında kullanılır. Krom kaplama iskeleti ve iki adet plastik taşıma tablası vardır. 100/

20mm ebadında 2’si sabit 2’si oynar dört adet tekeri vardır. Ağırlık:20kg Taşıma

kapasitesi:120kg Ebat: Boy 790*En 480*Yük.850mm.

Resim 2.10: Nakliye arabası

Bu özelliklerin dışında da istekler doğrultusunda yapılabilir.

8.4.5 Dosya Dolabı

Dosya dolapları, ayarlanabilir raflardan oluşmalı ayrıca raflara askılı dosya asabilme

imkânı olmalıdır. Dosya dolapları aynı zamanda her türlü evrak, kağıt, bilgisayar çıkışı,

broşür disket vb. dökümanların saklanmasında ideal çözümler sunan, modüler yapıda

olmalıdır.

Geleneksel arşivleme yöntemlerinde çeşitli dolaplar, raflar ve çekmeceler kullanılır.

Bu araçların arasında; dikey çekmeceli dolaplar, açık raflı dolaplar, hareketli dolaplar ve

kasalar gibi çeşitli arşivleme araçları vardır.

Resim 2.11: Dosya dolabı


61

Bu dolaplar hem ofiste, hem depoda hem de fabrikada kullanılır. Çelik sacdan olan

dolaplar son derece sağlamdır. Mikrosfer ve statik fırınlı toz boya olarak üretilmektedir.

Tutamak çıtalı sürgülü kapılar, ray sistemi ve lastik tamponlar sayesinde kolay ve sessizce

açılıp kapanır. Rafların kenarları çift yönlü kıvrılmıştır. Raf yüksekliği ayarlanabilmektedir.

a) Dikey Çekmeceli Dolaplar

Dikey çekmeceli dosya dolapları asılı dosyalar için kulanılır. Bu tür dolaplara askılı

dosyalar, dik bir şekilde yerleştirilir. Bazı dikey çekmeceli dolaplarda ise, dosyaların takılıp

hareket ettirilmesini sağlayacak mekanizmalar vardır. Dikey çekmeceli dolaplar az yer

kaplaması nedeniyle, fiziksel alanı dar bürolar için uygundur.

b) Yatay Çekmeceli ya da Kapalı Dolaplar

Yatay çekmeceli dosya dolapları çeşitli haritalar ve projeler için kullanılır. Yatay

çekmeceli dolaplara dosyalar yatay şekilde üst üste konur.

c) Açık Raflı Dosya Dolabı

Açık raflı dolaplar, yatay ve dikey çekmeceli dolaplar gibidir. Bunların farkı, rafların

kapalı değil, açık olmasıdır. Bu tür dolaplar, içinde gizliliği olmayan evrakların bulunduğu

klasörlerin konulduğu dolaplardır. Açık raflı dolaplar, el altında bulunması gereken klasörler

için kullanılır.

Şekil 1.1: Açık raflı dosya dolabı

ç) Kapalı ve Raflı Dosya Dolabı

Kapalı raflı dosya dolapları, kapakları olan dosya dolaplarıdır. Kapalı ve raflı dosya

dolapları çift kapaklıdır ve kapaklarda, kilitleme mekanizması bulunmaktadır. Bu nedenle

güvenle sağlanması gereken dosyalar ve klasörler için kullanılır.


62

Şekil 1.2: Kapalı ve raflı dosya dolabı

d) Hareketli veya Raylı Dolaplar

Hareketli dolaplar mekanik raylar üzerinde yatay olarak hareket edebilen dolaplardır.

Bu dolaplar, askılı dolaplar için kullanıldığı gibi içinde çeşitli dosyaların bulunduğu klasörler

için de kullanılır. Bu tür dolaplar yangına karşı daha dirençlidir. Klasörler konulduktan sonra,

dolaplar birleştirilip kilitlendiği için hırsızlığa karşı da son derece güvenlidir.

Hareketli dolapların kullanılması durumunda, aktif dosyaların öndeki dolaplara, yarı

aktif dosyaların orta dolaplara, pasif dosyaların ise en arkada kalan dolaplara konulması

gerekir.

Şekil 1.3: Hareketli veya raylı dolaplar

e)Kasalar

Kasalar, kıymetli evrak sayılan evraklar ve sanal arşivleme araçlarının (disket, CD,

DVD gibi) arşivleme araçlarıdır. Kasaların gövdeleri kimyevi dolgu maddeleri kullanılarak ve

hava boşluğu bırakılarak hazırlandığı için, manyetik bant, disk, disket, mikrofilm ve diğer

önemli belgeleri olumsuz dış etkenlerden korur. Kasalar, nemi içlerine geçirmez ve içindeki


63

belgelerin manyetik ortamlardan etkilenmelerini önler. Hırsızlığa karşı da elektronik mekanik

şifreler, alarm ve değişken anahtar sistemleri ile donatılmıştır.

8.4.6 Klasör Sütunu

Standart klasörler için döner klasör sütunu, alışılagelmiş evrak dolapları ve raf

sistemleri ile kıyaslandığında büyük yer tasarrufu sağlar. Dosyalar rahatça görülür, kolay

erişilir, kullanılan mekanda en iyi şekilde yararlanılır.

8.4.7 Evrak İmha makinesi

Arşivlerde imha zamanı gelen evrakların başkaları tarafından görülmemesi için çok

küçük parçalara ayıran makinelerdir.

8.5 Arşiv Sistemleri

8.5.1 Arşiv Sisteminin Önemi ve Süreci

Arşivlemenin bir sistem çerçevesinde yürütülmesi için, öncelikle arşivleme yeri tespit

edilmelidir. Arşiv odalarının atmosfer koşullarının arşivdeki dokümanların korunmasına

elverişli olması gerekir. Arşiv yerinin tespit edilmesinden sonra ikinci aşama, arşiv

malzemelerini temin etmektir. Arşivlemede kullanılan malzeme, raflar ve çeşitli dolaplar

temin edilirken, arşiv dokümanlarını ve diğer tüm arşiv malzemelerini uzun süre bozulmadan

koruyacak yeterlilikte olmasına dikkat edilmelidir.

Arşivlemede öncelikle hangi belgelerin, diğer bir değişle, hangi dosyaların

arşivleneceği kararlaştırılır. Tasnif işlemi, varsa ilgili yönetmelik hükümlerine göre, yoksa

işletme içinden konu ile ilgili kişilerden oluşan bir komisyonun vereceği karar doğrultusunda

yapılır. Büyük kurumlarda evrak ve arşiv yönetimi ile görevli bir kişi bulundurulmalıdır. Söz

konusu kişi, belge ve dosyaları sınıflandırır, saklama sürelerini saptar ve aktif dosyalardan

arşive yapılacak aktarmaları denetler. Denetimde dosyaların içindeki belgelerin tam olup

olmadığı araştırılır. Eğer ödünç alıp, iade edilmeyen belge veya dosya varsa, ilgili yerden

geri alınır. Dosyalar ve içerikleri hakkında bilgi veren indekslerin düzenli olması sağlanır.

Arşivde belgeler genel olarak dosyalar içinde saklanır. Arşivlemede, belgelerin dosya

içindeki düzeni önemlidir. Bu bakımdan, bölümlere ve alt bölümlere ait belgeler tarih

sırasıyla gruplandırılmalıdır. Bu gruplandırmada genellikle işletmenin örgüt şemasındaki

genel basamaksal yapısı dikkate alınır. Önce ana bölümler, daha sonra alt bölümlere ait

belgeler gruplandırılır. Yıllara göre gruplandırılan belgeler kendi içinde “gün, ay, yıl” itibariyle

sıraya konur. Bu işlem önceki tarihten sonraki tarihe doğru yapılır. Eğer üzerinde günü

belirlemeyen belgeler varsa, ait oldukları ayın en sonuna topluca konur. Belgeler, dosya

içinde yukarıda anlattığımız düzen içinde yer alır.

Dosyaların yerleştirildiği kutuların üzerine gerekli kodlamayı yapabilmek için, etiket

yapıştırılır. Kodlama yaparken, kutu numarası ve dosya numarası ya da kodu yazılır. Dosya

numarası bölümünde kutuda bulunan dosyaların ilk ve son numaraları ile işlem tarihleri

belirtilir. Eğer kutuda tek bir dosya varsa, yıllar yazılabileceği gibi, kutu içindeki dosya ile ilgili

bilgi de verilebilir. Kodlama işlemi bittikten sonra arşive konulan dosyaların tümünün listesi

çıkarılır. Bu sistemin bir örneği, arşivden sorumlu memurda bulunur.


64

Kurum ve kuruluşlar, arşiv faaliyetlerini bir düzen çerçevesinde yürütürler. Yürütülen

bu faaliyetler topluluğuna arşivleme denir. Bir başka tanımla gelecekte tekrar kullanılması

düşünülen veya yasal olarak süresi doluncaya kadar saklanması zorunlu olan, belgelerin

konulması ve bu süre içinde kendilerinden yararlanma olanağı sağlayan çalışmalara denir.

Örgütlerde arşivleme, bildiğimiz geleneksel yöntemlerle yapılabildiği gibi, bilgisayar

teknolojisinden yararlanarak geliştirilen ofis otomasyonuna dayalı yöntemlerle de

yapılabilmektedir. Bilgisayarların ofis faaliyetlerinin vazgeçilmez araçları olmasından sonra,

“Elektronik Arşiv” uygulamaları yaygınlaşmaya başlamıştır. Elektronik arşivlerde, herhangi

bir evrakın, daha rahat ve güvenilebilir bir şekilde aranabilmesi ve ihtiyaç duyulan belgenin

kolaylıkla bulunabilmesi mümkündür.

Arşivleme adından da anlaşıldığı gibi, değerli olan dokümanların bozulmadan

korunması amacıyla yapılır. Bu nedenle, elektronik arşivleme yöntemleri kullanıldığı zaman,

arşiv dokümanlarını bozmayacak yöntemler kullanılmalıdır. Belgelerin bilgisayar ortamına

aktarılırken özellerinin bozulmamasına dikkat edilmelidir. Bu amaçla, evrakın bilgisayar

aktarma esnasında belgeye zarar vermeyen soğuk ışık kaynaklı tarayıcılardan

yararlanılmalıdır. Bilgisayarın ana belleğine kaydedilmiş olan belgeler daha sonra CD, DVD

ve optik disklere aktarılarak, bunların uygun ortamlarda korunması sağlanır.

8.5.2 Dijital Arşivleme Sistemi

Dosyaların taranarak veya taranmış dosyaların sisteme aktarımı yapılarak bir

sistemde kategorize edilmiş, arşiv sisteminizle uyumlu elektronik ortamda dosyanın, indeks,

tarih, arşivdeki adres ve imha bilgileriyle birlikte veri tabanı oluşturmamızı, gerektiği anda

ilgili konu bilgileriyle anında erişim yapabilmenizi sağlayan daha çok ISO, TSE, CE kalite

belgeleri alan veya almak isteyen kurumların tercih ettiği gibi her türlü ölçekte kurum ve

kuruluşların kullanabileceği bir arşiv yönetim sistemidir.

Dosyalar kullanıcının belirlediği sistemde ilgili kategorinin altına kaydedilir. Ve bu

arada kullanıcı dosya ile ilgili indeks, tarih ve imha bilgilerini girerek kaydettiğinde dosya

dijital arşiv sistemine eklenmiş olur. Diğer dosyalar içinde aynı işlem tekrarlanarak arşivde

bulunan har türlü evrakı sisteme kaydedebilirsiniz.

Dijital Arşiv Sistemini oluşturmak için arşivistin detaylı bir bilgisayar bilgisine sahip

olmasına gerek yoktur. Ekran arşiv görevlisinin en kolayına gelecek şekilde tasarlanmıştır.

Ayrıca kurum yöneticisi için gerekli her türlü raporlar mevcuttur.

Dosya bilgilerini geleneksel arşiv uygulamalarına uygun olarak tutar. Dosyanızı

tararken arşiv deponuza uygun bir şekilde kategorize edebileceğiniz gibi dosyanın

bulunduğu oda, departman, dolap, raf ve klasör bilgilerinizi de girebilirsiniz. Ayrıca dosyanın

aslının arşiv deposunda hangi dolabın hangi rafında olduğu bilgisi bulunduğu için

gerektiğinde dosyanın aslına vakit harcamadan erişebilirsiniz.

Özet olarak, eğer evraklar arasında boğulduysanız, her gün raflardan dosya indirip

geri koymaktan yorulduysanız, günlerdir sizin için çok önemli olan dosyayı aramaktan strese

girdiyseniz, aradığınız dosyaya bir dokunuşta yerinizden kalmadan erişmek istiyorsanız,

aradığınız çözüm, Dijital Arşiv Yönetim Sistemi’dir.


65

8.6 Arşiv Araçları ve Saklama Yöntemleri

Arşivlik ve arşiv malzemesinin yazışma ve işlem evrakından ve dosyalarından ibaret

olmadığı bilinmektedir. Evrak ve dosyalar dışındaki arşiv dokümanlarını birbirine

karıştırmadan mümkün olduğu kadar ayrı yerlerde muhafaza etmek gerekir. Her birinin

bakımı ve korunması için alınacak tedbirlerle bakımından, gerek aranan dokümanın kendi

türü arasından daha kolay bulunmasını sağlamak yönünden gerekli ve uygun olur. Her yıla

ait dosyalar gibi harita, proje, resim vb. çeşitli dokümanlarda ay, gün dikkate alınmak ve eski

tarihliler alta yenileri üste gelmek üzere yıl esasına göre kronolojik bir düzen içinde

sıralanmalıdır.

Dokümanların uzun süre saklanabilmesi için arşivlerin fiziksel koşulları üzerinde

durulacak önemli bir konudur. Arşiv araçlarının uzun süre ya da sürekli olarak bozulmadan

saklanabilmesi için bazı tedbirlere değinmek gerekecektir. Bu tedbirler arşiv araçları ve ne

tür kaplar içinde ve ne biçimde saklanacakları ile ilgilidir.

8.6.1 Yazışma Evrakı ve Dosyalar

Yazışma evrakı ve dosyalar arşivlemede çok önemli yeri olan arşiv araçlarındandır.

Bilindiği gibi arşiv araçlarının da saklanma süresi vardır. Bu belgeler saklanırken de bazı

şeylere dikkat etmek gerekir. Mesela yazışma evrakı ve dosyaların küflenmesine yol açan

en önemli etken, bunlardaki toplu iğne ve dosya maşalarıdır. İğne, ataç ve maşalar zamanla

paslanmakta ve bu pas derece derece kağıtlara yayılarak onların tahrip olmalarına yol

açmaktadır.

Bu bakımdan ilk beş yılı birim arşivinde geçirip, kurum arşivlerine, ara depolara ve

Devlet Arşivlerine kalkacak dokümanların üzerlerindeki iğne, ataç ve dosya maşalarının

çıkarılması zorunludur. Bu durumda evrak ve dosyaların dağılmaması için naylon gibi

dayanıklı bir sicim ile bağlanması düşünülebilir. Yazışma evrak dosyaları şekil 2.1’de

gösterilen biçim ve boyutlardaki kutulara konarak saklanır.

YILLAR A R Ş İ V B İ R İ M L E R İ

(A) (B) (C) (D) (E) (F)

2005

2004

2003

2002

2001

Şekil 2.1:Yazışma evrak ve dosyaların konulduğu kutu


66

YIL

LAR

Kuruma Ayrılan Raflar (Dolaplar, Odalar)

Yazışma Dosyaları Resimler Projeler Haritalar Ses

Band

ları

Personel İdare Hukuk Maliye

2005

2004

2003

2002

2001

2000

1999

1998

Şekil 2.2: Devlet Arşivlerinde tasnife örnek

8.6.2 Haritalar

Resim 2.12: Harita

Önemli arşiv araçlarından bir tanesi de haritalardır. Eski tarihlerden bu yana harita

insanların bilmedikleri yeri bulmalarında, yön kavramında, insanların rotalarını

şaşırmamalarına (halk dili tabiriyle) yardımcı olur. Haritalar da belli bir süre sonra arşiv aracı

haline gelir.


67

Çeşitli ülkelerde yapılan denemeler haritalar için uygun saklama biçiminin, hiç

katlamadan yatay olarak, bu amaçla yaptırılacak geniş çelik dolap gözlerinde muhafaza

edilmeleri olduğunu ortaya koymuştur. Bu gözlerde haritalar üst üste konabilir.

Çelik dolap gözlerinin boyutları harita boyutlarına göre değişebilirse de 1/25000

ölçekli haritaların boyutları esas alınabilir.

Gözün derinliği 60 cm. olabilir. Türkiye’de belirtilen nitelikte dolaplar yapılmaktadır.

8.6.3 Plan ve Projeler

Her sektörün kendi özelliğine uygun olarak gerçekleştirdiği planlar ve projeler vardır.

İleriye yönelik yatarım yapan işlemeler hep eski plan ve projelerden de faydalanma ihtiyacı

duyabilirler. Bu nedenle her sektöre ait plan ve projelerin rulo ya da haritalar gibi saklanması

yaygın ve uygun bir uygulamadır.

8.6.4 Fotoğraflar

Arşivlenecek fotoğraflar, ışıktan zarar görmeden uzun süre saklanabilmeleri için,

numaralanıp fişlendikten sonra madeni kutularda saklanmalıdır.

8.6.5 Resimler

Sanat değeri olan resimler açıkta ya da fiziksel ekenlerden zarar görmeyecek

biçimde kutu ya da dolaplarda saklanırlar.

8.6.6 Ses bantları, Plaklar, Damgalar, Mühürler

Bu araçların her birinin özelliklerine göre, uzun bir süre ya da sürekli olarak

bozulmadan saklanabilmesi özel uzmanlık dallarıyla ilgili olduğundan, burada bunlar

hakkında kesin bir öneride bulunmaktan kaçınıp bu gerekli tedbirlerin alınmasını Devlet

Arşivi ile kuruluşlara bırakılmasının uygun olduğu düşünülmüştür. Teknolojik gelişmelerin

her gün yeni olanaklar getirdiği göz önüne alınırsa bu gün verilen reçetenin yarın değerini

kaybedebileceği de bir gerçektir.

8.6.7 Mikrofilmler

Belgelerin emniyet kopyaları olan mikrofilmler, dokümanter malzemelerin kullanım

ve dağıtım aracı olmaları sebebiyle, iyi teşkilatlanmış bir arşiv kuruluşunun kaçınılmaz

elemanıdır. Bunların iyi bir şekilde bakımı, imalatlarında kullanılan malzemeler ve gördüğü

işlemler ile bunlar nasıl kullanılacaklarının ve depolanacaklarının çok iyi bilinmesine bağlıdır.


68

Resim 2.13: Mikrofilm

Mikrofilmin yararları şunlardır

Dokümana oranla daha güvenle saklanabilmesi,

Az yer kaplaması,

Dokümanların elde dolaşmak, yıpranmak ve harap olmaktan kurtarılması,

Aslına benzemesi,

Taşınma ve bir yerden bir yere gönderilme kolaylığı,

Bir mikrofilmden istendiği kadar kopya çıkarma olanağı bulunması,

Çoğaltılan mikrofilimlerin ülke içinde ve dışında isteyen herkese

gönderilebilmesidir.

Sakıncaları ise;

Mikrofilm masraflıdır,

Özel aletler ve teknisyenlere gereksinme gösterir,

Melzemesi her zaman yurt içinde bulunamaz,

Mahkemeler tarafından kabul edilmez (Dokümanın kendisi istenir.).

Teknik hata nedeniyle mikrofilm üzerinde çıkacak bazı noktalar, özellikle arap

harfleriyle yazılmış belgelerdeki kelimelerin anlamlarını değiştirebilir.

Ayrıca üzerinde değişiklik yaparak veya fotomontaj yoluyla aslından farklı

mikrofilm elde edilebilir.

Bütün bu sakıncalara karşın bu gün mikrofilmaj yaygın şekilde hemen hemen bütün

ülkelerde kullanılmaktadır. Hatta birçok ülke arşivlerinin hemen tamamı mikrofilme almıştır.


69

Günümüzde mikrofilm teknolojisinde süratli ve ilginç gelişmeler olmaktadır. Bankalar

müşterilerinin, hastaneler hastalarının dosyalarını (filmler dahil) mikrofiş ve ceket

sistemleriyle tutmaktadırlar.

Sözü edilen sistemler öğrenci, personel, muhasebe dosyaları ile inşaat projeleri gibi

çeşitli dokümanlar için de geniş uygulama olanağı bulmaktadır.

8.7 İndeks Tanımı ve Türleri

8.7.1 İndeks Tanımı ve Önemi

Özellikle numaraya göre dosyalama sistemi ve karma dosyalama sisteminin

kullanılabilmesi için gerekli olan indeks, belgelerin hangi dosyaya konacağını gösteren

yardımcı bir araçtır.

Yazı çok uzun ve ayrıntılı ise aynı zamanda “içindekiler” lisesi fazla detaylı değilse

indeks hazırlama yararlı olur. İndeks özellikle, yazıdaki belli konuların ya da terimlerin bir

araya getirilmesini sağlar. Böylece okuyucu aradığı konu, terim ya da sorunun yazının hangi

sayfalarında olduğunu yorulmadan ve zaman kaybetmeden öğrenmek ve bir arada

incelemek olanağını bulmuş olur.

8.7.2 İndeks Türleri

Arşiv araçlarının özellikleri, aranıp bulma kolaylığı sağlanması gibi hususlar göz

önüne alınarak bunların kronolojik, alfabetik (şahıs isimlerine göre), numerik, coğrafi bölge,

konu tasnifi sistemlerine göre arşivlenmesi gerekir.

Otomatik indeksleme: Dokümanın türüne göre, kullanıcı müdahalesi ile

indekslemenin yanı sıra, bazı BYS programları otomatik olarak indeksleme yapma imkânı

vermektedir. Bir başka tanımlama türü de anahtar kelime tanımlamadır. Eğer BYS'ye

aktarılacak dokümanlar için, standart indeks yapısına uymayan, ek bir takım sıralı bilgiler

var ise, anahtar kelime tanımlanarak bu kriterleri de, arama çalışmalarını kolaylaştırmak

amacıyla eklemek mümkündür.

İndeks özellikle, yazıdaki belli konuların ya da terimlerin bir araya getirilmesini sağlar.

Böylece okuyucu aradığı konu, terim ya da sorunun yazının hangi sayfalarında olduğunu

yorulmadan ve zaman kaybetmeden öğrenmek ve bir arada incelemek olanağını bulmuş

olur. İndeks uygulamasına başlamadan önce iki önemli noktaya dikkat edilmelidir.

İndeks çıkartılırken standardizasyon için belirlenecek kurallar.

Evrak ya da bilgiye hangi kelimelerle ulaşılacağı standardize edildikten sonra

rutin hale gelmesini engelleyerek, işletim sistemine dönüştürülmesi.

O halde indeks aşağıdaki indeks türleri göz önünde bulundurularak hazırlanır.

8.7.2.1 Şahıs İsimlerine Göre İndeksleme

Şahıs isimlerine göre yapılan indekslemede, önce şahsın soyadı yazılır ve soy addan

sonra virgül konur ve sonra isim yazılır. Eğer şahsın ismi birden fazla isimden oluşuyorsa

bu durumda, ya ikisi birden yazılır veya biri kısaltılır, diğeri tam yazılır. İsimler yazılan kurala

uygun biçimde, alfabetik olarak sıralanır.


70

Akbayır, Figen

Akdemir, Aysel

Kaya, Nilgün

Eğer soyadları aynı olan şahısların indekslemesi yapılacaksa isimlere göre sıralama

yapılır.

Doğan, Elif

Doğan, Erdem

Doğan, Ezgi

Doğan, Selda

8.7.2.2 Kurum ve Kuruluş Adına Göre İndeksleme

Kuruluşların adı eğer şahısların adlarından oluşuyorsa, kuruluşun adları, şahısların

soyadlarına göre indekslenir.

Akbayır Figen A.Ş.

Anomim Şirketi

Duran, Ünzile

Doğan Elif

Kuruluşun tam adı yazılır.

Aktif Arşiv Belge-Bilgi Yönetimi Danışmanlık Organizasyon Ltd. Şti.

8.7.2.3 Yer Adına Göre İndeksleme (Coğrafi Esasa Göre)

Yer adları küçükten büyüğe göre düzenlenir. İki adı olan yerlerde resmi ad kullanılır.

İkinci ad parantez içine alınır.

Gemlik, Bursa

Reyhanlı, Antakya

Kocaeli (İzmit)

8.7.2.4 Tarihe Göre indeksleme (Kronolojik olarak)

Tarih sırasına göre indeksleme yapılır. Tarihler rakamsal olarak yazılır. Gerekirse

belgedeki şekli de kullanılabilir.

29.04.1972

1978

1979

1980


71

8.7.2.5 Konuya Göre İndeksleme (Kavram Adına Göre)

Kavramların herkes tarafından bilinmesine dikkat edilir. Kavramların ayırt edici

özellikleri vurgulanır.

Bu sistemde konular üçlü bölünmeye tabi tutulur. Bunlar:

Ana konular,

Alt konular,

Tek konular’dır.

Ana konular, konunun ilk ya da ilk iki harfi ile, Alt ve Tek konular rakamlarla gösterilir.

İşareti Ana Konu

A Arşivleme işlemleri

H Hukuk işleri

İ İnşaat İşleri

P Personel İşleri

PL Plan-proje işleri

A Arşivleme işlemleri

A-1 Arşiv nedir?

A-2 Arşiv tanımı ve çeşitleri.

A-3 Arşiv araçları.

A-4 Arşivleme araçları.

A-5 Arşiv Sistemleri

Şimdi Arşivleme Araçlarını (A-4) tek konu olarak alt bölümlere ayırmak gerekir.

A-4-1 Arşiv Saklama Kutusu

A-4-2 Compackt Raflar

A-4-3 Dosya Dolabı

A-4-4 Evrak İmha makinesi

A-4-5 Klasör Sütunu

A-4-6 Sabit Portatif Arşiv Rafı

Başka bir örnek verecek olursak:

Arşivler, 3, 7, 15, 90, 102.

Arşiv Depoları 36.

Donanım 6, 12. vs.

8.7.2.6 Belge Numarasına Göre İndeksleme (Numerik)

Bu sistem indekslemenin 1’den başlayarak gereksinme duyulan numaraya kadar

numaralanmasını gösterir.


72

Eğer belge numaraları, belge üretildiği anda verilmiş ve bu şekilde biliniyorsa bunlar

da girilir. Muhasebe fişleri bunlara en iyi örnektir.

Muhasebe fişleri 1626-1850

İç yazışmalarda kurum yerine birim yazılır. Rutin evraklarda ayırt edici özellik olarak

tarih alınır.


73

9 KAYIT SİSTEMİ

9.1 Bilgisayarda Kayıt

Belgeler ilk kayıt işlemlerinden beri var olmuştur; ancak belge yönetiminin ayrı bir

disiplin olarak ortaya çıkması, 20. yüzyılın ortalarına rastlar. Günümüzde bilgi en önemli olgu

haline gelmiştir. Bilgiye doğru zamanda ve güvenilir olarak erişmek her zaman mümkün

olamamaktadır. Klasik yöntemle tutulan dosya ve arşiv kayıtları zaman zaman erişim ve

kullanılabilirlik sorunları çıkartmaktadır.

Şekil 1.4: Bilgisayarda kayıt

Bilgisayarların gelişmesiyle beraber, bu sorunun çözülmesi beklenirken, eldeki

belgelere bir de bilgisayarların ürettiği kullanıcıdan bağımsız belgeler eklenmiştir. İstenilen

bilgi ya da belgeye zamanında erişmek, bu karmaşanın içinde neredeyse imkânsız hale

gelmiştir. Hiçbir zaman bulunamayan ya da kaybolan belgeler de bunlara eklenince, belgeye

hızlı ve doğru olarak erişim, son derece hızlı bir teknoloji olan bilgisayarlar kullandığı halde,

büyük bir problem olarak ortaya çıkmaktadır.

Bütün bu sorunları ortadan kaldırmak, bilgi yani belgeye hızlı ve doğru erişimi

sağlamak için belge ve bilgi yönetim sistemleri ortaya çıkmıştır.

9.1.1 Belge ve Bilgi Yönetim Sistemleri

Belge yönetim sistemleri temel olarak belgeler güvenli, hızlı erişilebilir, arandığında

rahatlıkla bulunabilecek bir şekilde düzenlemeye yarayan bir araç olarak tanımlanabilir.

Belge yönetimi, bürolara dışarıdan gelen veya bürodan dışarıya giden belgelerin bir

düzen içinde yönetilmesi anlamına gelmektedir. Günümüzde örgütlerin bilgi işleyen birimlere

dönüşmesiyle birlikte, belge ve bilgi yönetiminin önemi artmıştır. Örgütlerde bilgiyi organize

etmek için yönetim bilgi sistemi (YBS), belgelere zamanında ulaşmak için belge yönetim

sistemi (BYS) geliştirilmiştir.

Belgeler, örgütün faaliyetlerinin doğal ürünleridir. Örgütsel ve yönetsel faaliyetler, söz

konusu belgeler üzerinden yürütülür. Örgütlerde belgelerin üretimi, planlanması,

organizasyonu ve kontrolü için geliştirilen sistem, belge yönetimi sistemi olarak adlandırılır.

Günümüzde bilimsel gelişmelere paralel olarak hızlı bir şekilde artan belge dolaşım

ve bilgi birikimi nedeniyle belgelerin arşivlenmesi büyük önem kazanmıştır. Bu hızlı çalışma

temposu içerisinde doğru bilgi ve belgeye hızlı bir şekilde ulaşmak için belgelerin etkin

biçimde dosyalanması ve arşivlenmesi gerekir. Bu nedenle, gelişmekte olan bilgisayar


74

teknolojisi ve yazılımı her alanda olduğu gibi bu alanda da kullanılmaya başlanmış ve sonuç

çok başarılı olmuştur. Belgelerin arşivlenmesi ve belge yönetim sistemleri oluşturulması

amacıyla kullanılan yazılımlar sadece belge ve bilgi saklamakla kalmamakta, ayrıca

bürolarda çalışma verimliliğini de artırmaktadır. Bürolarda hızlı belge dolaşımını ve iletişimi

de sağlayan bu yazılımlar sayesinde, uzun süredir arzu edilen kâğıtsız ofis ideali neredeyse

gerçekleşmiş durumdadır.

Belge yönetim sistemi, tüm belgeleri elektronik ortama aktaran, bu ortamda saklayan

ve bilgiye kolay erişimin en sağlıklı yolu olan sorgulama ve görüntüleme gibi işlevleri

üstlenen modüllerden oluşur ve özellikle belge hacmi yüksek olan, bu belgelerin içerdiği her

türlü bilgiye kısa sürede, kesintisiz ve en etkin çözümü sağlayacak biçimde erişilmesi

gereken kurum ve kuruluşlar için vazgeçilmez bir sistemdir.

Elektronik bir belge yönetim sisteminin sağladığı yararlar daha çok, geleneksel dosya

ve arşiv yöntemlerinin kısıtlamalarından kaynaklanmaktadır. Bu yararlar şu şekilde

özetlenebilir:

Her belge, türü ve kaynağı ne olursa olsun bir kez arşivlenir.

Belge, daha doğrusu bilgi arama sırasında yaşanan zaman kaybı önlenir ve

istenilen belgeye en çok birkaç saniye içinde ulaşılır. Elektronik ortamdaki bir

belgenin kurum içinde ve/veya kurumlar arasındaki dolaşım süresi çok

kısalacağından, işlem süreleri azalır ve normalde günlerce sürebilecek

işlemler, birkaç dakika içinde sonuçlandırılabilir.

Bilgiye erişmek isteyen veya bu işle görevlendirilen kişi, yetkili olması koşulu

ile istediği belgeye, masasındaki bilgisayardan erişebilir. Yetkisi

çerçevesinde belgeyi sadece inceleyebilir veya belge üzerinde işlem

yapabilir. Bunun için masasından kalkması, koridorlardan geçip

merdivenlerden inmesi ve arşiv odasının tozlu rafları arasında, aradığı

belgenin son şeklinin nerede olacağını bilmeksizin dolaşması gerekmez.

Belgeler ağ veya intranet üzerinden kurum içinde ve internet üzerinden de

kurum dışında istenilen kişilere kolayca ve anında gönderilebilir,

Taranan belgeler üzerinde yapılacak değişiklikler, belgenin aslını etkilemez.

Böylece asıl belgenin güvenliği sağlanır.

İş yapma süresi iyileşir ve karar verme süreci hız kazanır.

Maliyetlerin düşmesi ve bireysel üretkenliğin artmasının yanı sıra, müşteriye

verilen hizmetin niteliği yükselir ve müşteri memnuniyeti sağlanır.

Belgeler 100 yıl garantili optik disklerde veya 10 yıl garantili CD’lerde saklanır.

Böylece belgelerin kaybolması, yanlış dosyalanması (arşivlenmesi) ve

yetkisiz veya kötü niyetli kişilerce değiştirilmesi gibi sorunlar ortadan kalkar.

Zaman içinde büroları daraltan arşiv dolaplarının yerini, cebe bile sığacak

boyuttaki optik disk veya CD'ler alır. Böylece arşiv odaları daha yararlı

amaçlara yönelik olarak kullanılabilir. Yapılan araştırmalar, belge yönetim

sistemi kullanımı sayesinde arşiv alanında yüzde doksan oranında tasarruf

sağlandığını göstermektedir.


75

Dünyada uzun zamandır kullanılan belge yönetim sistemleri ülkemizde yeni

yeni kullanılmaya başlanmış ve bu konunun önemi daha yeni anlaşılmıştır.

Son yıllarda birçok işletme kendi bünyesinde elektronik arşiv ve belge

yönetim sistemi kullanımına geçmek için çalışmalara başlamıştır.

Belge Yönetim Sistemi Uygulama Alanları

Bir belgenin zaman içinde yeniden kullanılmak üzere saklanması gerekmektedir. Bu

tür belgeler normal dosyalama ve arşiv düzeninde dosyalansalar bile daha sonra belgeyi

bulmak genelde sorun olmaktadır. Oysa belgelerin elektronik ortamda saklanması halinde,

istenilen belgeye kısa sürede erişmek mümkündür.

Bir ihracat şirketinde yazışmaların yurt içi ve yurt dışı olmak üzere iki ana grupta

toplandığı varsayılırsa, bu iki ana gruba ülke bazında gelen ve giden yazılar, teklifler,

faturalar vb. gibi alt gruplar açılabilir. Yurt içi ve yurt dışı belgeleri arşiv odasında ayrı

dolaplarda saklanabilir. Böyle bir durumda istenen bir belgeye ulaşabilmek için:

1. Arşiv odasına gidilir

2. Belgenin bulunduğu dolap açılır.

3. Konu ile ilgili dosya dolaptan çıkarılır.

4. Dosya açılıp içindeki belge, verilen isim ya da numaraya göre bulunur.

Oysa BYS programı kullanıldığında, gerek belge saklamak (arşivlemek) gerekse

arşivlenen bir belgeyi belli bir zaman sonra yeniden kullanmak için kişinin masasından

kalkmasına ve arşiv odasına gitmesine hiç gerek kalmaz. Tüm belgeleri, bulunduğu yerden

saklayabileceği gibi yine tüm belgelere bulunduğu yerden erişebilir. Program arşiv odası gibi

kullanılarak içinde istenilen sayıda dolap yaratılır. Bu dolapların içinde de, yine istenilen

sayıda dosya yaratılarak, daha sonra belgelerin tür veya konularına göre arşivlenmeleri

sağlanır.

Saklanan her belge belli bir sistem içinde arşivlendiği için tüm belgelere, sorgulama

yardımıyla kısa sürede erişilir ve belgeler kullanılır hale gelir. Bu sistemde hem bilgisayar

ortamında yer alan belgeler (Word, Excel belgeleri resimler vb.) hem de tarayıcı ile taranan

belgeler, her türlü ses ve görüntü kayıtları ve Internet’ten alınan bilgiler güvenli bir şekilde

saklanabilirler.

Böylece, normal koşullarda bir sürü dolap dolduran belgeler bilgisayar ortamında

saklanır ve daha az yer kaplamaları sağlanır, Optik disk veya CD’lere düzenli biçimde

yedekleme yapılması halinde, belgelerin kaybolma riskinin yanı sıra, üzerlerinde yetkisiz

kişilerce istenmeyen değişikliklerin yapılması riski de ortadan kaldırılır. Yangın, sel gibi doğal

afetler yaşanması halinde bile belgeler güven içinde olur.

Belge yönetim sisteminde arşivlenen belgelere erişim çok kolaydır. Aranan bir

belgeyi bulmak için kullanılabilecek birçok kriter vardır; bilgi alanı, anahtar sözcük, metin

alanı. Arşivdeki belgelere bütün kullanıcılar yetkileri doğrultusunda erişebilir, hatta bu erişimi


76

internet üzerinden bile sağlayabilirler. Üstelik bir belgeye birden fazla kullanıcı aynı anda da

erişim sağlayabilir.

Uzun süreli depolama ve yedekleme amacıyla veriler optik disklere veya CD-

DVDROM’lara aktarılır. Böylece hem uzun yıllar boyunca saklanacak olan belgelerin

güvenliği sağlanır hem de kullanıcılar bu depolama birimlerine erişerek belgeleri

inceleyebilirler.

9.1.2 Sanal Evrak Yönetim Sistemi

Bugün bilgisayarlara bağlı olarak geliştirilen çeşitli programlar sayesinde, arşivleme

ve iş akışı sanal biçimde yönetilebilmektedir. Söz konusu programlar yardımıyla,

gerektiğinde fax ve e-mail işlemleri, elektronik ortamda, kağıt kullanmadan

yapılabilmektedir. Faxination, domino, fax server gibi programlar, bir tek tuşla belge ve

dokümanları, istenilen yere ulaştırabilmektedir. Bunun yanında, herhangi bir maliyeti

olmadan ve microsoftun outlook'unu kullanarak, kolayca faks gönderip, alınabilmektedir.

Sanal ortamlarda oluşturulan bilgi yönetim sistemleri, bir bilgiyi saklarken, birden

fazla kriterin bilgiye eklenmesine imkân verir. Örneğin bir word dosyası BYS içinde

saklanacağı zaman, sadece ona bir isim ve yer bilgisi vermek yerine, daha sonraki işlemleri

hızlandırmak amacıyla ek bir takım kriterler de dosyaya eklenebilir. Dosyanın tüm içeriği bile

bir saklama kriteri olarak BYS'ye kayıt edilebilir. Böylece bilginin kendi saf içeriği yanı sıra,

onun bulunmasını kolaylaştıracak ek bilgilerle sorgulama yaparak bilgiye hızlı bir şekilde

ulaşmak mümkün olabilir.

Bir fatura klasörü yaratıldığı varsayılırsa, normal olarak bu klasöre konacak faturalara

isim verirken, fatura şirketiyle ilintili bir isim verilecek, ayrıca fatura tarihi de fatura dosyasının

ismine eklenecektir. Ancak daha sonra yüzlerce fatura içinden aranılan bir fatura dosyasına

ulaşmak, sadece bu iki kritere göre oldukça zor olacaktır. Bunun yanı sıra, eğer faturanın

içerdiği bilgilerden bir kısmı, ya da faturanın içeriğinde olmadığı halde fatura ile ilgili

olduğunu düşünülen bir takım ek bilgiler fatura kayıtlarına eklenirse, arama (sorgulama)

yapıldığında istenilen özel bir faturaya kolayca erişim sağlanabilir.

9.1.2.1 Sanal Belge Yönetim Aracı Olarak İntranet

Günümüzde örgütlerin, mal ve hizmet üreten birimlerden, bilgi işleyen birimlere

dönüşmesi, örgütlerin tüm iş yapma yöntem ve tekniklerinde köklü değişiklikler ortaya

çıkarmaktadır. Sanal örgütlerde bilgi ve belgenin toplanması, iletilmesi ve alınması, sanal

ortamlarda yürütülebilmektedir. Bu faaliyetler, kısaca işletme içi internet olarak tanımlanan

intranet aracılığıyla yapılmaktadır.

Bilindiği gibi internet, birbirine bağlı milyonlarca bilgisayar ve veri tabanından

oluşmuş, ağdır. Aynı sistemin örgüt düzeyinde lokal bir alanda uygulanmasıyla, lokal bir

internet ağı oluşturulmaktadır. Bu lokal internet ağına “intranet” denilmektedir. Kurum ve

kuruluşların iletişimde bulunduğu yan sanayi, bayii, acente, şube, birim gibi unsurlarıyla,

kullanabilecekleri türden bir internet ağı “intranet” olarak tanımlanabilir.


77

Ayrıca intranet tüm örgütlerin üzerinde durduğu, verimlilik, etkinlik ve ekonomiklik

konularında, örgütlerde büyük katkılar sağlamaktadır. Örgüt içi ve dışında hızlı, güvenilir

iletişim, iş görenler arasında etkin anlamlı işbirliği çeşitli işletme içi süreçlerde maliyet ve

zaman tasarrufları gibi özelliklerinin yanı sıra, bilgi kullanma, üretme, paylaşma gibi

konularda geçirdiği yenilikler sayesinde, örgütlerin bilgiye dayalı olarak örgütlenmesi

mümkün olabilmektedir.

Örgütlerde evrak, bilgi ve belge yönetimi amacıyla kullanılan intranet aşağıdaki

yöntemlerle uygulanmaktadır.

9.1.2.2 İletişim Amaçlı İntranet

Örgüt içi iletişimin web sayfaları üzerinden yapılması ile bölümler, takımlar veya

işletme içinde “bir kişiden çok kişiye” bilgi akışı gerçekleşebilir. Bu yolla, bilginin belli

noktalarda yığılması engellenmiş olur. Aynı zamanda, ortak kullanılan bilginin üretim, basım

ve gönderim maliyetleri ortadan kalkar.

9.1.2.3 Uygulama Amaçlı İntranet

İşletme içi yardım uygulamaları iç yazışmalar ve benzeri iki yönlü (interaktif)

etkileşmelere açık intranettir. Çalışanlarının, rapor üretimi, verileri incelemek veya müşteriler

hakkında bilgi edinmek amacıyla, ortak veriye erişim için web teknolojisi kullanmaları, onları,

telefon ve yazışma gibi gerilime yol açan geleneksel yöntemlerden kurtarmaktadır.

9.1.2.4 İşbirliği Amaçlı İntranet

Çok kişiden, çok kişiye karşılıklı etkileşimi ifade eden intranetin bu türünde, örgütte

kullanılan bir ortak bilgi tabanı bulunmaktadır; bu yolla herhangi bir birim tarafından

gönderilen bilgi, diğerleri tarafından da kullanılabilir, intranetin bu yöntemle kullanılması,

birimler ve elemanlar arası doğrudan bilgi değişimini kolaylaştırır.

9.1.3 Çağdaş Ofislerde Bilgi Yönetim Sistemi

Günümüzde kuruluşların, ekonomik faaliyetlerini başarılı bir şekilde sürdürebilmeleri,

teknolojiyi yönetmelerine bağlıdır. Bugün büyük olanlar değil, hızlı olanlar daha başarılı

olmaktadır. Bilgiler çeşitli biçimlerde tasarımlanan web sayfalarında dolaşmakta ve bunların

her geçen gün hacmi genişlemektedir. Bu gelişmeler, “sayfa içerik yönetimi”ni gerekli

kılmaktadır. Yapılan araştırmalara göre, web sayfalarındaki içerik sayısı, yılda % 200 artış

göstermektedir. Bütün bu gelişme hızı, bilginin ve belgelerin yeni yöntemlerle yönetimim

gerektirmektedir. Bilgi yönetim sistemleri, bilgisayar ortamına aktarılabilen her türlü bilgiyi,

sisteme girdi olarak kabul eder. Günlük hayatımızda kullandığımız her türlü doküman, bilgi

ve belge, bilgisayar teknolojileri kullanılarak, sisteme aktarılabilir. Eğer bilgi matbu ise bu

tipteki bilgilerin bilgisayar ortamına aktarılabilmesi için bir tarayıcı (scanner) kullanılması

gerekir. Tarayıcılar, bu tür dokümanları özel bir teknoloji ile elektronik forma dönüştüren

cihazlardır. Bilgisayar sektöründe bugün kullanılan tarayıcılarla bilgiler kolay bir biçimde

taranarak, bilgisayarın belleğine yüklenebilmektedir. Bu amaçla kullanılan çeşitli tarayıcı

tipleri bulunmaktadır. Bunlar, l dakikada 1-5 sayfa tarayabilen normal tarayıcılar, dakikada

5-150 sayfa tarama yapabilen hızlı Tarayıcılar ve bu kapasiteleri aşan kitap tarayıcıları


78

(Book Scanner) ve yazı ve görüntüleri tarayabilen çok fonksiyonlu kamera tarayıcılar

(Camera Scanner) olarak sıralanabilir.

Dokümanları standart olarak 600 dpida taramak tekrar çıktı alındığında orijinal

dokümanın kalitesini kaybetmemesi açısından önemlidir. Bunun için dokümanlar genellikle

600 dpi 'da taranır.

Bilgi yönetim sistemine aktarılacak bilgiler eğer elektronik formda ise, sisteme

aktarmak daha hızlı bir şekilde yapılabilir. Genelde tüm bilgi yönetim sistemleri, içeri alma

(import) veya entegrasyon özelliklerini kullanarak, bilgileri sisteme aktarabilir. İçeri alma

(import); kullanılan programın bir özelliği olup, mevcut dokümanın farklı bir formatta

programa aktarılması ve kaydedilmesidir. Entegrasyon sistemleri ise word, excel, Internet

explorer gibi yaygın olarak kullanılan programlara yapılan entegrasyon eklentileri ile bilgiler,

BYS’ye otomatik olarak aktarabilmektedir.

Bilgiler analog ise; yani bilgi ses, video kayıtları gibi bilgisayar ortamına doğrudan

aktarılamayan bilgi türünde ise, bu tür bilgilerin aktarımı için bilgisayarda ara donanımların

kullanılması ve bunlarla ilgili programların, ilgili bilgisayara yüklenmiş olması gerekir.

Örneğin: analog bir bilgi türü olan ses kaydının BYS’ye aktarılabilmesi için, bilgisayarda ses

kartı; bir video kaydının aktarılabilmesi için ise bir video kartının monte edilmiş ve ilgili

programların yüklenmiş olması gerekir.

9.2 Elle Kayıt

9.2.1 Evrakın İşlem Süreci

Bürolarda belge niteliğinde olan her şey kullanıldıktan sonra ya atılır ya da daha

sonra başvurmak amacıyla dosyalanır. Dosyalar, sistemli bir biçimde tutulur ve kolay

ulaşabilmek için de kataloglanır ve indeksleri çıkartılır.

Bir evrak, kurum veya kuruluşa geldikten sonra, çeşitli aşamaları izler. Farklı bürolara

ve şahıslara ulaşarak, dağıtımı veya dolaşımı yapılır. Kimileri imza eder, kimileri parafe,

bütün bu aşamalar evrakın serüvenini oluşturur. Bürokrasi yoğunlaştıkça evrakın serüveni

uzar. Serüven evrakın örgüte girişiyle başlar. Serüveni ortaya çıkaran araçlar; faks, teleks,

elden, kurye ile ya da elektronik posta ile işletmeye girmiş olabilir. Bu araçlar, dışarıdan

gelen belgeler içindir. Bazı durumlarda serüvenin ortaya çıkmasına neden olan olay (evrak)

bizzat kurumun içinde doğar.

Kurum ve kuruşlularda dosyalanacak belgeleri üç gruba ayırmak mümkündür.

Bunlar:

1. Dışarıdan gelen belgeler,

2. Dışarıya giden belgeler,

3. Kurumun kendi faaliyetlerinin sonucunda ortaya çıkan belgeler.

9.2.1.1 Dışarıdan Gelen Belgeler

Kurumlara; birlikte iş yaptıkları diğer kurumlardan, bağlı kuruluşlardan, şubelerden,

kamu, özel, tüzel ve gerçek kişilerden çeşitli belgeler gelir. Bu belgeler yazılı, basılı kayıt


79

araçları olabilir. Yazılı belgeler: resmi yazı, rapor, telgraf, teleks, mektup, faks mesajı,

müşteri siparişi, kısa not, makale, reklâm broşürü, hükümet emirleri ve sirküleri, gazete,

dergi ve davetiye gibi belgelerdir. Kayıt araçları veya kayıtlı belgeler ise; radyo, teyp ve

bilgisayar aracılığı ile kaydedilmiş olan belgelerdir.

Evrakın kaydedilmesi, ilgili birime gönderilmesi, orada işlem yapılması, başka kişi ya

da birimlere havale edilmesi, cevap yazılması gibi aşamalar serüvenin kilometre taşlarıdır.

Kurum içinde veya dışında doğan bir evrakın serüveni, arşivdeki bekleme süresi bitimine

kadar devam eder. Bu süreç kısaca aşağıdaki gibi işler.

Gelen Belgenin Teslim Alınması: Örgütler, gelen ve giden evrakın yönetimini bir

merkezden yürütmek amacıyla, ayrı bir bölüm oluştururlar. Bu bölüme, yaygın olarak "Evrak

Kayıt Departmanı" denir Evrak kayıt departmanına gelen belgeleri, görevli memurlar teslim

alır. Sıradan belgeler dışındaki belgeler, ilgili kişiye teslim edilir.

Gelen Belgelerin Gruplandırılması: Evrak kayıt departmanına gelen evraklar gözden

geçirilerek departmanlarına göre gruplara ayrılır. Gruplamada dikkate alınacak bir başka

ölçüt de, belgelerin gizli ve önemli, kıymetli, acele ve kişiye özel olmak gibi, kısımlara

ayrılmasıdır.

Gelen Belgelerin Zarflarının Açılması: Zarfın üzerinde "gizli", "çok gizli" ya da "kişiye

özel" kaydı bulunmuyorsa, aksi söylenmedikçe tüm zarflar açılır. Belgelerin eklerinin olup

olmadığı kontrol edilir ve sonra da bunlar gerekli yerlere iletilir.

Gelen Belgelerin Kaydedilmesi: Örgütte dışardan gelen belgeler, önce kaydedilecek

ve kaydedilmeyecek belgeler olmak üzere, iki kısma ayrılır. Daha sonra bunlarda

kaydedilecek olanlar, bu amaçla hazırlanmış olan kayıt defterine kaydedilir. Kayıt yaparken

belgenin numarası, tarihi, nereden geldiği, ekinin olup olmadığı ve belgenin kime ya da hangi

bolüme gönderileceği belirtilir. Kayıt defterine kaydedildiğinin işareti olarak gelen belgenin

üzerine tarih damgası basılır, kayıt numarası verilir.

Belgenin Teslim Edilmesi Belge üzerinde kime, ya da hangi bölüme geldiğine dair bir

işaret varsa, ilgili kişi ya da bölüme ulaştırılır; fakat böyle bir belirti bulunmuyorsa, görevli

memur belgenin içeriğini inceleyerek anlamaya çalışır ve gerekli yere ulaşmasını sağlar.

Üzerinde yapılacak işlemleri tamamlanmış olan belgeler dosyalanır. Bölümlerde

belge üzerinde yapılacak işlemler tamamlandıktan sonra, belgenin üzerine

dosyalanabileceğine gösteren bir işaret konur. Bir belge, giden başka bir belge karşılığı

olarak gelmişse, bu iki belge birbirine eklenir ve dosyasına konur. Belge, bir tek konuyla

değil de, birkaç konuyla ilgiliyse, birden fazla dosyaya girebilir.

9.2.1.2 Dışarıya Gönderilen Belgeler

Kurum ve kuruluşların bürolarında sürekli belge akışı vardır. Dışarıdan gelenlerin

yanında, örgütten de dışarıya birçok belge gönderilir. Örgüt dışına gönderilecek belgelerde

izlenecek prosedür, işletmenin örgüt yapısına ve uygulanan politikalara göre değişir. Belgeyi

göndermek isteyen kişi ya da bölüm tarafından hazırlatılan belge, yetkili kişinin onayından

sonra "giden evrak kayıt defteri" ne kaydedilir.


80

Örgütten gönderilecek belge eğer, gelen bir belgenin karşılığı olarak gönderiliyorsa,

çıkış numarası, gelen belgenin kayıt edildiği defter üzerine o belgeye karşılık gelen yere

kayıt edilir. Kaydetme işlemi bittikten sonra belgeler; gidecekleri yerler, hangi yollarla

gidecekleri, zaman sınırlılıkları, gizlilikleri vb. kriterlere göre gruplandırılır. Genellikle kişiye

özel ve gizli belgeler dışındaki belgeler, belge işlemi bölümüne zarfsız olarak gönderilir.

9.2.1.3 Kurumun Kendi Faaliyetlerinin Sonucunda Ortaya Çıkan Belgeler

Dosyalanan belgelerden işletme içinde yaratılan kâğıt ve belgeler, tüm bölümlerin

faaliyetlerinin sonucudur. Örneğin personel bölümü personel sicillerini, işe alma, terfi, nakil,

personel değerlendirmeleri personel sözleşmeleri gibi belgelerini; pazarlama bölümü Pazar

araştırmaları fiyat analizleri, istatistikleri ve benzerlerini; muhasebe bölümü, tüm muhasebe

kayıtlarını, raporlarını; ayrıca diğer bölümler değişik kayıt ve belgelerini dosyalamaktadır.

Evrakın Numaralandırılması

Kayıt defterleri, her yılın ilk gününde “1” numarayla başlatılır ve 31 Aralıkta yapılan

son kayıttan sonra kapatılır. Bu defterde, her belgeye birbirini izleyen numaralar verilir.

Servislere gelen ve giden evraklar, genel evrak kayıt departmanında "gelen" ve "giden"

evrak kayıt defterlerine her yıl l’den başlayarak numaralandırılır ve kaydedilir. Her yıl yeni

defter açılmıyorsa, kayıt defterlerinde bir sayfa boşluk bırakılarak, yeni yıla ait kayıtlar ile

ilgili numaralar l’den başlamak üzere ve bir arttırılarak verilir.

Evrak numaralandırmada, numaratörler kullanılır. Bunlar tarih tertibatlı ve tarih

tertibatsız olmak üzere iki kısma ayrılır. Tarih tekerlekleri numaratörlerin 30 yıl kullanıma

uygun olanları vardır.

Evrakın Dağıtımı ve Dolaşımı

Posta, kargo, fax, telex ve elden iletilen her türlü evrak, idari işler departmanına bağlı,

genel evrak departmanı'nın yetkili personeli tarafından incelenerek teslim alınır. Kurumlara

gelen evrak resmi veya özel nitelikteki evrak olabilir. Genel olarak, gelen evrak, aşağıdaki

gibi sınıflandırılır:

Kişiye özel mektup, fax, tebrik ve davetiyeler,

Çok gizli, gizli, hizmete özel ve kişiye özel yazılar,

Gazeteler, dergiler, broşür ve bültenler,

Günlü, çok acele ve günlü yazılar,

Diğer her türlü resmi yazılar,

Yukarıdaki tasnife göre ayrılan evraklardan, kişiye özel mektup, fax, tebrik ve

davetiyeler sahiplerine gönderilir. Bunlar için zimmet defteri kullanmaya gerek yoktur.

Çok gizli, gizli, hizmete özel yazılar zarfları açılmadan, zarf üzerine giriş damgası

basılarak ve gelen evrak defteri'ne kayıt numarası verilerek, ilgili kişi veya bölüme zimmet

defteri ile iletilir.

İlgili kişi veya bölüm tarafından yapılan inceleme sonucu, gelen evrak defteri'ne

kaydedilmesi gerekenler gizliliği korunmak kaydıyla genel evrak şefliğine geri gönderilir.


81

Genel Evrak Şefliği evrak ile ilgili bilgileri gelen evrak defterine kayıt eder ve zarf üzerindeki

giriş damgasını evrak üzerine kaydederek, evrakı gönderen kişi ya da departmana geri

gönderir. Kişilere ait olmayan her türlü evrak, üzerine giriş damgası basılarak, ilgili birime

havale edilmek üzere idari işler departmanına iletilir. İdari işler departman yöneticisi,

kendisine iletilen evrakları inceleyerek, ilgili bölümlere havale eder. Bu işlemi yaparken, giriş

damgasına evrakın havale edildiği servisin kod numarası veya adı yazılır. Servislere havale

edilen evrak, ilgili departman yöneticisinden tekrar gelen evrak defterine işlenmek üzere,

genel evrak departmanına gelir. Burada evrak, kayıt defterine işlenir ve her evraka kayıt

numarası verilerek, numara evrak üzerindeki giriş damgasının ilgili yerine yazılarak, evrak

ya dağıtıma, ya da dolaşıma çıkarılır.

Ortaya çıkmış bir evrak, eğer işlem görecek ise dağıtılır. Önce evrakın dağıtılacak

kişilerin listesi çıkarılır ve bu listeye göre evrak çoğaltılır. Örneğin, evrak üç kişiye

dağıtılacaksa, ekleri dahil olmak üzere, toplam üç kopya yapılır ve her kişiye, oluşturulan

“evrak setleri”nden verilir. Evrakın dağıtıldığı şahısların bir isim listesi, elde kalan orijinal

evrakın uygun bir yerine yazılır ve kopyaların verildiği tarih not edilir.

Evrakın yönetiminin ve takibinin kolaylaşması için, evrakın dağıtıldığı şahısların

isimlerinin karşısına paraf atmaları istenir. Böylece orijinal evrakın üzerinde, bu belgelerden

kimlere, hangi tarihte verildiği bilgisi mevcut olacaktır. Evrakın dağıtımı değil de, dolaşımı

gerekiyorsa, bu durumda evrakın kopyaları yapılmaz; yani evrak çoğaltılmaz. Evrakın

dolaşımı için de bir isim listesi hazırlanır. Bu listede, evrakı görmesi gereken ilgili kişilerin

adları bulunur. Yazıyı gören kişi, isterse yazıdan ilgili yerlerin fotokopisini alır.

Kayıt işlemi tamamlanan evraklar, her servise ait evrak zimmet defterine de sadece

evrak numaraları işlenerek, ilgili servislere iletilmek üzere dağıtım memuruna verilir. Dağıtım

memuru, evrakı ilgili servislere dağıtır. Servislerde evrakı teslim alan yöneticiler (müdür, md.

yrd. şef, sekreter) dağıtım memurunun getirdiği zimmet defterine parafını atar ve evrakı

teslim alır.

Teslim alınan evrak, ilgili servis yetkilisi tarafından incelenir ve hangi personele

havale edileceğine karar verilir ve giriş damgası yanına, havale edilen personelin adı soyadı

tam veya kısaltılmış halde yazılarak, servis gelen evrak defterine kaydedilmek üzere ilgili

kayıt memuruna verilir. Kayıt memuru, evrakı kayıt defterine servis numarası vererek ve

kime havale edildiğine ilişkin bilgiler de düşerek, kaydeder ve servis kayıt numarasını da

giriş damgasının üzerine yazarak, ilgili kişilere dağıtımını yapar.

Kayıt Sistemi

Kuruluşlar yaptıkları işlerle ilgili olarak, gelen yazıların çoğunu, gönderdiği yazıların

birer örneğini, yaptıkları kayıtları kanunen saklamak zorundadır. Saklanan evrak,

denetlemeye yetkili olanlar tarafından incelenebilir.

Türk Ticaret Kanunu'nun 68. maddesinde "Defter tutmak mecburiyetinde bulunan

kimse ve işletmeye devam eden halefleri, defterleri son kayıt tarihinden ve saklanması

mecburi olan diğer hesap ve kayıtları, tarihlerinden itibaren 10 yıl geçinceye kadar

saklamaya mecburdur." denilmektedir. Aynı kanunun 82. maddesinde, ticari defter


82

kayıtlarının delil olarak kabul olunacağı hükme bağlanmıştır. Vergi Usul Kanunu’nun 227.

maddesinde, "...bu kanuna göre tutulan ve üçüncü şahıslarla olan münasebet ve

muamelelere ait olan kayıtların belgelendirilmesi hükmü vardır. Vergi Usul Kanunu'nun 241.

maddesinde” Tüccarların her nevi muameleleri, dolayısıyla yazdıkları ve aldıkları mektuplar

muhabere (haberleşme) evrakını teşkil eder. Gönderilen ve gelen muhabere evrakının

işlerinin icabına göre dosyada muhafaza edilmesi mecburidir" hükmü bulunmaktadır. Ayrıca,

aynı kanunun 256. maddesi, kişilerin saklanan her türlü defter, belge ve karneleri saklama

süresi içinde yetkili makam ve memurların isteği üzerine göstermeye, incelemelerine

vermeye mecbur olduklarını belirtmektedir. Bunların yanında dosyalama, kuruluşları çabuk

ve yerinde karar alarak yönetebilmek, yasal gerekleri yerine getirebilmek bakımından

önemlidir.

Bürolarda evrak kayıt işlemleri, aranan bir yazının veya dosyanın belli bir sistem

çerçevesinde bulunması ve kanıt aracı olması amacıyla yapılır. Aranan bir evrakın

bulanmaması durumunda yapılacak ilk iş, aranan evrak veya dosyanın aşamalarını kontrol

etmektir. Bunun için akla ilk gelen arama işlemelerinin ortaya çıkardığı zaman kaybını

önlemek için bir sistem kurmaktır.

Evrak Kayıt Defterinin Kullanımı

Kayıt defterleri, örgütlerdeki çeşitli evrak ve dosyaların izini sürmek için son derece

gerekli araçlardır. Evrak kayıt defterleri gelen evrak kayıt defteri; giden evrak kayıt defteri

olmak üzere iki kısma ayrılır. Gelen evrak kayıt defterinde, evrakın nereden geldiği,

konusunun ne olduğu, geliş tarihi ve numarası, ekinin olup olmadığı gibi çeşitli bilgiler

bulunur. Giden evrak kayıt defterinde de, evrakın gittiği yer, gidiş tarihi, türü, konusu, gelen

kayıt defter numarası gibi, evrakın izini sürmeye yarayacak bilgiler bulunur.

Evrak kayıt defterleri, genel olarak aynı şekildedir ve aynı başlıkları içerir. Buna

rağmen bu defterlerde bazı küçük farlılıklar bulunmaktadır. Evrak kayıt defterleri için en iyi

sistem, örgütün ihtiyaçlarına en iyi cevap veren ve evrakı en iyi takip eden sistemdir. Bu

nedenle, evrak kayıt defteri bizzat yöneticinin bilgisi dâhilinde evrak yönetimiyle ilgili olanlar

tarafından geliştirilmelidir.

Gelen Evrak Kayıt Defteri

Kurum ve kuruluşlar, yönetsel ve örgütsel faaliyetlerini sürdürürken, çeşitli

yazışmalar yapar. Bu yazışmalar örgütlerde belgeleri ortaya çıkarır. Belgelerin bir düzen

içinde kaydedilmesi, dosyalanması ve arşivlenmesi gerekir. Bu faaliyetlerin tümüne birden

kısaca belge (evrak) yönetimi denir. Örgütlere belgelerin ortaya çıkmasından sonra, bunların

ilk hareketlerinde kayıt işlemleri başlar. Kuruma gelen belgeler, gelen evrak defterine,

örgütten başka örgütlere giden belgeler de giden evrak kayıt defterine kaydedilir.

Gelen evrakın, gelen evrak defterine veya föyüne kaydedilmesinin nedeni, evrakın

kaybolmasını önlemek ve takibini kolaylaştırmaktır. Gelen belgeler, gelen evrak defterine

kaydedilirken, sırasıyla aşağıdaki işlemler yapılır:

Geliş Sıra Numarası; Geliş sıra numarası l Ocak tarihinden başlayıp, 31 Aralık

akşamına kadar verilen kayıt numaralarıdır. Kayıt numaraları, l rakamından başlar ve


83

rakamlarda herhangi bir atlama olmadan 31 Aralığa kadar birbirini takip eden numaralar

verilir.

Geldiği Yer: Evrakı gönderen kişi veya kuruluşun adının yazıldığı yerdir.

Tarih ve Sayı: Evrakın evrak kayıt defterine kayıt tarihini ve gelen.evrakın sayısını

gösterir.

Eki: Evraka ait ve evraka ekli belge ve yazıların gösterildiği yerdir.

Konu veya Özet: Evrakın konusunun kısaca belirtildiği sütundur.

Havale Olduğu Yer: Gelen evrakın işlem yapılmak üzere kurum içinde havale olduğu

yeri gösterir.

Dosya No: Evrakın saklanacağı dosya numarasını gösterir.

Havale Tarihi: Kurum için havale edilen evrakın havale tarihini gösterir. Kurum içi

yapılan yazışmalarda genel evrak'tan giriş ve çıkış kaydı yapılmaz ve numara alınmaz. Bu

tür belgeler, her servise ait giden evrak kayıt defteri'ne işlenir. Gerektiğinde servise ait

zimmet defteri kullanılır. Evrakın dağıtımında zimmet defterine paraf attırılarak ilgili

servislere yazılar iletilir.

GELEN EVRAK KAYIT DEFTERİ

Sıra Nu Geldiği

Yer

Tarih ve

Sayı Eki Konusu

Havale

Olduğu

Yer

Dosya

No

Havale

Tarihi

Şekil 1.5: Gelen evrak kayıt defteri

Giden Evrak Kayıt Defteri

Giden belgeler, kurum ve kuruluşların formel yollarla iletişim kurma ve yazışma

gereğinin bir sonucu olarak ortaya çıkan belgelerdir. Giden belgeler posta, fax, telex, kargo

vb yöntemlerle gönderilir. Giden belgeler üç nüsha olarak hazırlanır. (l nüshası gönderilen,

l nüshası Genel Evrak'ta kalan, l nüshası da servise geri gelerek dosyalanan); fax ise 2

nüsha (l nüshası fakslanarak dosyalanan, l nüshası Genel Evrak'ta kalan) olarak tanzim

edilir. Giden evrakın üzerine önce ilgili Servis Giden Evrak Defteri'nden kayıt numarası

alınarak, her nüshanın üzerine bu numara yazılır. Giden belgeler, giden evrak defterine

kaydedilirken, sırasıyla aşağıdaki işlemler yapılır:


84

Giden Evrakın Numarası: Her yıl itibariyle, giden evraka l Ocak–31 Aralık tarihleri

arasında verilen numarayı gösterir.

Gönderildiği Yer: Giden evrakın gönderildiği yeri belirtir.

Gönderildiği Tarihi: Giden evrakın gönderiliş tarihini gösterir.

Eki: Gönderilen evrakın ekinin olup olmadığını gösteren sütundur.

Konusu: Gönderilen evrakın içeriğini, kısaca ne hakkında olduğunu gösterir.

Dosya No: Gönderilen evrakın kopyasının veya ikinci suretinin konulduğu dosyayı

gösterir.

Geliş Sıra No: Gönderilen yazıya cevap bekleniyorsa, gelen cevabın gelen evrak

defteri veya föyünden aldığı geliş sıra numarasının yazıldığı sütundur.

Evrak gerekli nüshaları ile "Genel Evrak"a iletilir. Giden evrak, birden fazla yere

gidecek ise, servislerde evrakın gideceği her yer, kişi, kurum, kuruluş için ayrı kayıt numarası

alınmaz, tek numara verilir, evraka bir dağıtım listesi eklenir, yer uygunsa dağıtım listesi

evrakın nüshaları üzerinde de yer alabilir. Dağıtım kısmının altında, evrakın gideceği yerlerin

isimleri belli bir sıra düzeni çerçevesinde yazılır.

GİDEN EVRAK KAYIT DEFTERİ

Gidiş

Sıra

No

Gönderildiği

Yer

Gönderiliş

Tarihi Eki Konusu

Çıktığı

Dosya

No

Cevabını Teşkil ettiği,

Gelen Evrak Geliş

Sıra no.’su, tarihi

Şekil 1.6: Giden evrak kayıt defteri

Zimmet Defteri

Zimmet defterleri, her birimin evrak kayıt departmanı ve evrak memurluklarında

bulundurması gereken defterlerdir. Zimmet defterleri, birimler arası, kurum ve kuruluşlar

veya daireler arası, özel dağıtıcılarla, elden gönderilmesi ve verilmesi gereken evrak için

kullanılır. Evrakın teslim alınması ve teslim edilmesi, zimmet defterleriyle yapılır.

Evrakı teslim ederken, ilgili hanesine teslim tarihinin yazılması, teslim alanın adı ve

soyadının yazılması ve imzasının alınması gerekir. Gizli evrakın tesliminde evrak

memurunun şüphelendiği hallerde o şahsın o birime ait bir kişi olup olmadığını tespit için

tanıtma kartı istenmelidir. Zimmetle teslim alınan her evrakın, kaydedilerek ilgililere dağıtımı

yapılır. Şahıslara gönderilen yazılar tebligat usullerine göre tebliğ edilir. Tebligat, herhangi

bir yazı veya haberin, şahıs veya şahıslara duyurulmasıdır. Tebligat genellikle yazılı olur ve

şahsın kendisine zimmet karşılığı verilir veya yapılır.


85

Tebligatlar:

Şahsın; evine, dairesine, iş yerine gidilerek,

Şahıs; tebligat yapacak birim veya şahsın yanına çağrılarak,

Radyo, gazete, ilan ve şifai olarak yapılabilir.

EVRAK TESLİMİ İÇİN ZİMMET DEFTERİ

Teslim Tarihi Kayıt Nu Teslim Edildiği Yer Eki Teslim Alanın

İmzası

9.3 Şekil 1.7: Zimmet defteri

Yukarıda Şekil1.7’te kurumlar arası evrak teslimi durumunda kullanılan zimmet

defteri örneği gösterilmektedir. Belgelerin kurum içinde dolaşımı ve dağıtımı için ayrı bir

zimmet defteri kullanılır.


86

10 ARŞİVDEN DOSYA YA DA BELGEYİ ÖDÜNÇ VERME

SİSTEMLERİ

10.1 Arşivleme Sistemleri

Şekil 1.1: Arşivleme sistemi

Arşivlemenin bir sistem çercevesinde yürütülmesi için öncelikle arşivleme yeri tespit

edilmelidir. Arşiv odalarının atmosfer koşullarının arşivdeki dökümanların korunmasına

elverişli olması gerekir. Arşiv yerinin tespit edilmesinden sonra ikinci aşama arşiv

malzemelerini temin etmektir. Arşivlemede kullanılan malzeme, raflar ve çeşitli dolaplar

temin edilirken arşiv dökümanlarını ve diğer tüm malzemelerini uzun süre bozulmadan

koruyacak yerterlilikte olmasına dikkat edilmelidir. Arşivde belgeler genel olarak dosyalar

içinde saklanır. Arşivlemede belgelerin dosya içerisindeki düzeni önemlidir. Bu bakımdan

bölümleri ve alt bölümlere ait belgeler tarih sırasıyla gruplandırılır. Bu gruplamada genellikle

işletmenin örgüt şemasındaki genel basamak yapısı dikkate alınır. Önce ana bölümler, daha

sonra alt bölümlere ait belgeler gruplandırılır. Yıllara göre gruplandırılan belgeler kendi

içinde ‘ gün, ay, yıl’ itibari ile sıraya konur. Bu işlem, önceki tarihten sonraki tarihe doğru

yapılır.

Dosyaların yerleştirildiği kutu üzerine gerekli kodlamayı yapabilmek için etiket

yapıştırılır. Kodlama yaparken kutu numarası ve dosya numarası ya da kodu yazılır. Dosya

numarası bölümünde kutuda bulunan dosyaların ilk ve son numaraları ile işlem numarası

belirtilir. Eğer kutuda tek bir dosya varsa yıllar yazılabileceği gibi kutu içerisindeki dosya ile

ilgili bilgide verilebilir. Kodlama işlemi bittikten sonra arşive konulan dosyaların tümünün

listesi çıkarılır. Bu listenin bir örneği arşivden sorumlu memurda bulunur.

Kurum ve kuruluşlar arşiv faaliyetlerini bir düzen çerçevesinde yürütürler. Yürütülen

bu faaliyetler topluluğuna arşivleme denir.

Örgütlerde, arşivleme bildiğimiz geleneksel yöntemlerle olabildiği gibi bilgisayar

teknolojisinden yararlanarak geliştirilen ofis otomasyonuna dayalı yöntemlerle de

yapılabilmektedir. Bilgisayarların ofis faaliyetlerinin vazgeçilmez araçları olmasından sonra,


87

“elektronik arşiv” uygulamaları yaygınlaşmaya başlamıştır. Elektronik arşivlerde, herhangi

bir evrakın, daha rahat ve güvenilebilir bir şekilde aranabilmesi ve ihtiyaç duyulan belgenin

kolaylıkla bulunabilmesi mümkündür.

Arşivleme adından da anlaşıldığı gibi, değerli olan dökümanların bozulmadan

korunması amacıyla yapılır. Bu nedenle, elektronik arşivleme yöntemleri kullanıldığı zaman,

arşiv dökümanlarını bozmayacak yöntemler kullanılmalıdır. Belgelerin bilgisayar ortamına

aktarılırken, özelliklerinin bozulmamasına dikkat edilmelidir. Bu amaçla, evrakın bilgisayara

aktarma esnasında, belgeye zarar vermeyen soğuk ışık kaynaklı tarayıcılardan

yararlanılmalıdır. Bilgisayarın ana beleğine kaydedilmiş olan belgeler, daha sonra CD, DVD

ve optik disklere aktarılarak, bunların uygun ortamlarda korunmasını sağlar.

10.2 Belge Ödünç Verme

Dolaplara, çekmecelere konan dosya ve evrak gerektiğinde yeniden çıkarılır, ilgililere

ödünç olarak verilir, izlenir ve tekrar yerine bırakılır

Şekil 2.2: Belge ödünç verme

10.2.1 Ödünç Alma ve Vermenin Tanımı

Dosyalanmış evrakı veya dosyayı tekrar incelemek veya ilgiliye ödünç vermek

gerektiğinde dosya veya evrakın yeri hemen bulunur, yerinden çıkarılır ve ilgiliye teslim

edilir. İşi bitince teslim alınarak tekrar yerine konur. Buna, dosyanın veya evrakın ödünç

alınıp verilmesi denir.

Evrak yerine, evrakı dosyasıyla ödünç istemek veya vermek, kaybolma ihtimalini

azalttığı gibi incelerken konuyla ilgili diğer yazıları da bir arada bulma imkânını sağlar.


88

DOSYA İSTEME FİŞİ

Dosyanın Numarası ve

Konusu

Alındığı Tarih

İsteyenin Çalıştığı

Bölüm ve Görevi

İsteyenin Adı,

Soyadı ve İmzası

Dosyayı Verenin

Adı ve Soyadı

Şekil 2.3. Dosya isteme fişi

Evrak veya dosyayı ödünç isteyen, iki kopyalı olarak “dosya isteme fişi” hazırlar ve

imzalar. Dosya işlerinde görevli kişi, dosya isteme fişinin bir kopyasını dosyanın veya

evrakın yerine, diğerini masasındaki “hatırlatma dosyasına” koyar. Yazı isteme telefonla

yapılmış olsa bile, mutlaka fiş düzenlenmeli, hafızaya güvenmemelidir. Evrakın veya

dosyanın yerine konulacak fiş “dışarıda” rehberine takılabilir veya üzerine kurşun kalemle

not konulabilir. Bu yol oldukça pratiktir.

10.2.2 Ödünç Verilen Yazı ve Dosyaların İzlenmesi

Ödünç verilen yazı ve dosyaların izlenmesi sekreterin veya dosya memurunun

görevidir. Bu görev şöyle yürütülür: Dosya isteme fişleri, Hatırlatma dosyasına tarih sırasıyla

yerleştirilir. Genel olarak dosyanın dışarıda kalma süresi bir haftadır. Zamanında iade

edilmeyen dosya, ödünç alana hatırlatılır. Dosyanın henüz işi bitmemişse durum dosya

isteme fişi’ne not edilir. Ödünç alan kişi dosyayı, işin gereği olarak, bir başkasına vermişse

daha önce düzenlenen dosya isteme fişi iade edilir, alan kişi yeniden fiş düzenler. Dosyaların

izlenmesinde en pratik yol budur.


89

11 BELGELERİ SAKLAMA SÜRESİ VE İMHA YÖNTEMLERİ

11.1 Belgeleri Saklama Yöntemi

Arşiv belgelerinin nasıl saklanacağı üzerinde durmak yararlı olacaktır.

11.1.1 Yazışma Evrakı ve Dosyalar

Yazışma evrakı ve dosyaların küflenmesine yol açan en önemli etken, bunlardaki

toplu iğne ve maşalardır. İğne, ataç ve maşalar paslanır ve bu pas zamanla kâğıtlara

yayılarak, onların tahrip olmasına yol açar. Bu bakımdan ortaya çıkmalarından itibaren ilk

beş yılı birim arşivinde geçirip, kuruluş, kurum arşivlerine, ara depolara ve devlet arşivlerine

kalkacak dökümanların üzerlerindeki iğne, ataç ve dosya maşalarının çıkarılması gerekir.

11.1.1.1 Haritalar

Haritalar için uygun saklama biçimi; katlanmadan yatay olarak, bu amaçla yapılmış

yatay çekmeceli, çelik dolaplardır. Bu gözlere haritalar üst üste konulabilir. Çelik dolap


90

gözlerinin boyutları, harita boyutlarına gore değişebilirse de 1/25.000 ölçekli haritaların

boyutları esas alınabilir. Gözlerin derinliğinin 60 cm olması uygundur.

11.1.1.2 Plan ve Projeler

Her çeşit inşaata ait plan ve projeler, bir rulo yapılarak, ya da haritalar gibi

saklanmalıdır.

11.1.1.3 Resimler

Sanat değeri olan resimler açıkta, ya da fiziksel etkenlerden zarar görmeyecek

biçimde, kutu veya dolaplarda saklanmalıdır.

11.1.1.4 Fotoğraflar

Arşivlenecek fotoğraflar, ışıktan zarar görmeden, uzun süre saklanabilmeleri için

numaralanıp, fişlendikten sonra, madeni kutularda saklanmalıdır.

11.1.1.5 Ses Bantları, Plaklar, Damga ve Mühürler

Bu dökümanların her birinin özelliklerine göre uzun süre, ya da sürekli olarak

bozulmadan saklanabilmesi, özel uzmanlık dallarıyla ilgilidir. Bu tür arşiv malzemesinin

modern teknoloji araçlarından yararlanarak saklanması gerekir.

11.1.1.6 Disket, CD, DVD ve Manyetik Bantlar

Bu tür dijital arşiv malzemelerinin, korunmasına özel bir önem vermek gerekir.

Bunların kullanımı, kaydedildiği gibi korunmalarına bağlıdır. Bir çizik veya herhangi bir

deforme olma durumu, bu önemli arşiv malzemelerinin kullanım olanağını ortadan kaldırır.

Dijital arşiv malzemelerinin korunmasında yangına dayanıklı, emniyetli ve şifreli çelik kasalar

kullanılmalıdır.

11.1.2 Belgelerin Saklama Süresi

Arşivleme, depolama değildir. Arşivlerin depoya veya ardiyeye dönüşmemesi için

arşiv malzemeleri belli esaslara göre saklanmalıdır. Arşiv malzemesi saklanırken ve imha

edilirken dikkat edilmesi gereken dört önemli faktör vardır.

Buna göre, üzerinde yapılacak işlemleri tamamlanmış arşiv dosyalarının, arşivde

saklanması gereken süre, konularına göre değişir. Dosyalar saklanma süreleri açısından

dört grupta toplanır.

Saklanması gerekli olmayanlar

Saklama süresi belirsiz olanlar

Sürekli saklanması gerekenler

Yasal olarak saklama süreleri belli olanlar

Saklanması gerekli olmayan ve içinde kıymetli evrakın bulunmadığı dosyalar hemen

imha edilir. Saklama süresi belirsiz olan dosyalar, gerek görüleceği zamana kadar arşivde

korunur. Bunların imhasına arşiv komisyonu karar verir. Sürekli saklanması gereken arşiv

malzemelerinin saklanması belli bir süreye bağlanmamıştır ve bunlar süresiz saklanacak

malzemelerdir. Bu tür malzemeler genellikle milletlerin ve kurumların tarihleriyle ilgili


91

malzemelerdir ve belge olma niteliğini hiçbir zaman kaybetmezler. Bunların güvenliklerine

ve korunmalarına özel bir önem verilmelidir. Yasal olarak saklanma süresi belli olanlar ise,

belli bir zamanın geçmesi ile birlikte, saklanmasına gerek kalmayan ve yasal olarak imhası

gereken malzemelerdir.

Arşiv malzemeleri belli esaslara göre saklanmalı ve imha edilmelidir. Saklama

politikalarını belirlerken, bazı faktörler dikkate alınmalıdır. Bu faktörler; Yasalar bazı

belgelerin saklanması konusunda belirli süreler öngörüyor ise bu sürelere uyma zorunluluğu

vardır. Örneğin ticari defter ve belgeler, Ticaret Kanununa gore 10 yıl; Vergi Usul Kanunu (

VUK) na gore 5 yıl sure ile saklanmak zorundadır.

Belgelere başvurma sıklığı araştırılmalıdır. Bu araştırmada, hangi tarihe kadar

belgelere gereksinim duyulduğu saptanır. İhtiyaç eğer bir yıldan geriye gitmiyorsa, belgeleri

iki yıl saklamak yeterli olacaktır. Ancak, bazı kayıtları uzun yıllar saklamak gerekir. Örneğin,

bir sigorta şirketi, hayat sigortası yaptırmış bir kişinin kayıtlarını, o kişi hayatta olduğu sürece

saklamak zorunda olduğu gibi, kişi öldükten sonra da öngörülen yasal sure kadar bekletmek

zorundadır.

Saklama programı sonucunda işletmedeki tüm belgeler 1 yıl, 2 yıl, 5 yıl, süresiz gibi

başlıklar altında listelenmelidir. Böyle bir uygulama, yok edilecek belgelerin diğerleri içinden

ayrılmasını kolaylaştırır.

11.1.3 Arşivlerde İmha Yöntemleri

Ayıklama Ayıklama, arşivleme işlemi sırasında bir değere sahip olduğu halde, daha

sonra hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılması ihtimali

olmayan ve korunmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin ayrımı ile ileride arşiv

malzemesi vasfını kazanacak arşivlik malzemenin tespiti işlemidir.

İmha İmha işlemi, ileride kullanılma ihtimali olmayan ve bu nedenle de korunmasına

gerek kalmayan, arşiv malzemesının yok edilmesidir. Arşiv malzemesinin imhasında, hukuki

kıymetini ve bir delil olma yeteneğini kaybetmemiş malzeme ayrılarak, diğerleri ait olduğu

kurumun yönetmeliğinde belirtilecek usul ve esaslara gore yok edilir.

İmha Edilecek Belgelerin Tasnifi

İmha edilecek belgeler;

Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları,

Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,

Resmi veya özel her çeşit zarflar( Tarihi değeri olanlar hariç),

Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve

genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit

kâğıtlar, PTT’ye zimmet defterleri ve havale fişleri,

Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye

kalanlar ( anket soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler,

bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları),


92

Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış

örnekleri,

Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına

yarayan her türlü ara yazışmalar,

Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve

kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerinin fazla kopyaları,

Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite,

daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,

Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire,

kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve

benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan

raporlar ile ilgili mütalaaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve

benzerleri,

Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı

evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane

ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve

muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya

form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler

dışındakilerin tamamı,

1- Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan

sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

2- İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,

3- Çalışma raporlarının fazla kopyaları,

4- Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,

5- Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli

emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş

bulunan yazışmalar,

6- İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyetler,

7- Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç

doğurmayan her türlü yazışmalar,

8- Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları,

hasta sevk formları,

9- İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kâğıtları, imtihan

sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,

10- Görev ve talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfzedilmiş) başvurular

ve yazılar,

11- Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,

12- Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları,


93

13- Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,

14- İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak

ve benzerleri,

15- Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir

edilenler ile

16- Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik

gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden ve vesaik ile benzerlerinden

delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum

görülmeyenlerin, imha edilmesine karar verilir.

İmha Komisyonlarının Teşkili

Kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve

faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya kurum arşiv

sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile malzemeleri

ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek

kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği

hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak beş kişilik bir ‘kurum arşivi

ayıklama ve imha komisyonu’ kurulur. Mükellefler bünyesinde, kütüphane ve

dökümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da, bu

komisyona tabii üye olarak katılırlar.

Taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için, arşiv

hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite amirinin başkanlığında, varsa

birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden, görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde

görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya

ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi

ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak beş veya dört kişilik bir ‘ Ayıklama ve İmha

Komisyonu’ kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde, bu komisyon en az üç kişiden

teşkil olunur.

İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları

Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası,

ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır.

İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları

İmha komisyonları, her yılın mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar

kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla

devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar.


94

İmha Listesi ve İmhanın Esasları

İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre; teşekkül ettiği birim, yılı

mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak

üzere, iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha

komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. İmhası reddedilen evrak, malzeme,

ilerde ilgili komisyonlarda yeniden gözden geçirilebilir. Hazırlanan imha listeleri, ilgili kurum

ve kuruluşun en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır. Bu listeler on yıl süre ile

saklanır.

Kamu kurumlarında imhanın yapılmasında uyulması gereken bazı kurallar vardır. Bu

kurallar şunlardır:

1- Arşiv malzemeleri, kâğıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere Türkiye Selüloz ve

Kâğıt Fabrikaları Genel Müdürlüğü (SEKA) ya gönderilir veya SEKA’nın yetkili mahalli

kuruluşlarına teslim edilir. Gizli evrak ve malzeme ile, başkaları tarafından görülüp,

okunması mahsurlu olan malzemenin SEKA’ya verilmesi gerektiği takdirde, gönderilmeden

önce özel makinelerle( kağıt imha makinaları) okunmayacak şekilde kıyılması zorunludur.

Mükellefler, bu hususun yerine getirilmesi için kurum arşivleri emrine teknik teçhizat

sağlarlar.

2- SEKA’ya gönderilmesi veya mahallinde özel makinelerle kıyılması mümkün

olmayan yahut ekonomik görülmeyen malzeme 2886 sayılı ihale kanunu veya mükelleflerin

kendi özel mevzuatlarına göre, sorumluluk taraflarına ait olmak üzere ve kıyılmak kaydı ile,

özel şahıslara ihale edilebilir. İmha işlemi düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu

tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır ve daha

sonra evrakın imhası özel yöntemlerle yapılır.


95

Organizasyonlarda gizliliğe haiz evrakların okunmayacak şekilde kıyılması

zorunludur. Bu evrakların usulüne göre imha edilmesi gerekir. Bu amaçla geliştirilmiş çeşitli

evrak imha makineleri vardır.

Şekil 3: Kâğıt imha makinesi


96

12 DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ KISIM

12.1 Amaç, Kapsam ve Tarifler

12.1.1 Amaç

Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı, kamu kurum ve kuruluşları ile şahıslar elinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi hâline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve millî menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

12.1.2 Kapsam

Madde 2- (Değişik: RG-22/02/2005-25735)

Bu Yönetmelik, 28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 1 inci maddesinde sayılan kurum ve kuruluşları kapsar.

12.1.3 Tarifler

Madde 3- Bu Yönetmelikte geçen;

a) Arşiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, birinci maddede belirtilen kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve onlar tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasî, sosyal, hukukî ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihî, hukukî, idarî, askeri, iktisadî, dinî, ilmî edebî estetik, kültürel biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlâk, örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,

b) Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar, tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları, aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kâğıtları gibi belgeleri,

c) Birim arşivi: Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik


97

malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini (Mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır.),

d) Kurum arşivi: Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezî arşivleri,

e) (Değişik: RG-22/02/2005-25735) Mükellefler: 28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 1 inci maddesinde sayılan kurum ve kuruluşları,

f) Özel arşivler: Bu maddenin (a) bendinde belirtilen muhtevada olup da, kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek kişiler ile tüzel kişiler elinde bulunan benzeri belgelerin meydana getirdiği arşivleri,

g) Genel Müdürlük: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nü ifade eder.

İKİNCİ KISIM

12.2 Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Kurum

Arşivlerinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma

12.2.1 Koruma Yükümlülüğü

Madde 4- Mükellefler, ellerinde bulundurdukları ve Genel Müdürlüğe teslim etmedikleri arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut aslî düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler.

Mükellefler, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimî çalışır durumda bulundurulmasından,

c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin %50-60 arasında tutulmasından,

d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevî maddelerin kullanılmasından,

e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden

f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kâğıt malzeme 12-15 derece arasında) tutulmasından, sorumludurlar.


98

12.2.2 Birim ve Kurum Arşivleri

Madde 5- Mükellefler, belirli bir süre saklayacakları arşivlik malzeme için “Birim Arşivleri”, daha uzun bir süre saklayacakları arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için “Kurum Arşivleri”ni kurarlar.

Mükellefler elinde bulunan arşivlik malzeme birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise, kurum arşivlerinde 10-14 yıl süre ile saklanır.

12.2.3 Arşiv Malzemesinin Gizliliği

Madde 6- Mükellefler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi Genel Müdürlüğe geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzemesinin gizliliklerinin kaldırılması, mükelleflerin görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlüğün teklifi üzerine Başbakanlık'ça kararlaştırılır.

12.2.4 Özel Arşivlerin Satın Alınması

Madde 7- Kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek ve tüzel kişiler elinde bulunan arşiv malzemesi gerektiğinde, Genel Müdürlüğün tespit edeceği değer üzerinden satın alınabilir.

12.2.5 Özel Arşivlerin Yurt Dışına İzinsiz Çıkarılamayacağı

Madde 8- Özel arşivler veya arşiv malzemesi hüviyetindeki belgeler, her ne sebep ve suretle olursa olsun, toplu veya ayrı parçalar hâlinde yurt dışına izinsiz çıkarılamaz. Bu çeşit arşiv malzemesinin yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin, gerçek ve tüzel kişilerin talebi üzerine Başbakanlık'ça verilir.

12.2.6 Arşivlerden Yararlanma

Madde 9- Genel Müdürlüğün yetki ve sorumluluğuna geçmiş veya henüz geçmemiş olan arşiv malzemesinin aslı hiç bir sebep ve suretle, arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez.

Ancak, Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilir kişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

12.2.7 Yararlanma Usul ve Esasları

Madde 10- (Değişik: RG-08/08/2001-24487)

Genel Müdürlükten ve mükellefler elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler uygulanır.

ÜÇÜNCÜ KISIM


99

12.3 Birim Arşivi İşlemleri

12.3.1 Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması

Madde 11- Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tâbi tutulur.

Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre;

a) Birimi,

b) İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl),

c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,

d) Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de, aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası,

esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Ancak, istisnaî bir kaide olarak, sicil dosyaları, sicil numarası (Kurum ve kuruluşlarda, kurum sicil numarasına ilâveten, emekli sicil numarası da belirtilmelidir.) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır.

Ayrıca, kurum ve kuruluşların, verilen hizmet itibariyle, özellik arz eden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, bu kuruluş ve birimlerin kendi arasında mutabakat sağlanması ve dosya planı da dikkate alınarak, hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde -alfabetik, nümerik, kronolojik, tematik, coğrafi ve benzeri- hazırlanır ve arşiv yerleştirmesi yapılır.

İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile “Gizli” damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tâbi tutulur.

Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder.

Gizliliği kaldırılan malzemeye, “Gizliliği Kaldırıldı” damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir.

12.3.2 Uygunluk Kontrolü

Madde 12- Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;

a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus “Kayıt Defteri” veya “Föyleri” gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,


100

b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

d) Klâsörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,

f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına,

g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, bakılır, eksikler varsa tamamlanır. Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.

12.3.3 Malzemenin Birim Arşivine Devri

Madde 13- İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır.

(Mülga ikinci fıkra: RG-08/08/2001-24487)

Teslim işlemleri ise, birim arşiv personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır.

12.3.4 Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

Madde 14- Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili birimlerinde muhafaza edilir.

12.3.5 Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Madde 15- Arşiv ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki aslî düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip kurum arşivine aynı düzende teslim edilir.

Taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinden sonra, arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi 24 üncü madde hükümlerine göre yapılır.


101

12.3.6 Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Süresi

Madde 16- Mükellefler elinde bulunan arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 yıldır.

12.3.7 Birim Arşivinden Yararlanma

Madde 17- Birimlerce, gerektiğinde, görülmek veya incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden dosya alınabilir.

Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir.

12.3.8 Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha

Madde 18- Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivinde yapılır. Ancak, mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin 22 inci maddesi hükümleri çerçevesinde yapılır.

12.3.9 Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması

Madde 19- Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, “Kurum Arşivine Devredilecek” olanlar şeklinde ayrılır.

12.3.10 Kurum Arşivine Devretme

Madde 20- Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyler ile kurum arşivine devredilir.

12.4 Kurum Arşivi İşlemleri

12.4.1 Uygunluk Kontrolü

Madde 21- Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 12 inci maddede gösterilen biçimde tamamlanır.

12.4.2 Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha

Madde 22- Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, Bu Yönetmeliğin dört ve beşinci kısmındaki hükümlere göre yapılır.

24 üncü maddede açıklandığı üzere, kurum arşivinde yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, kurum arşivlerindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

12.4.3 Damgalama

Madde 23- Ayaklama ve imha işlemini müteakip, kurum arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla “Kurum Arşivi” damgası ile damgalanır: Damga, evrakların, ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.


102

12.4.4 Malzemenin Kurum Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Madde 24- Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan aslî düzeni ile bırakmaktır.

Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu kurum, daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.

Tasnif işlemleri, şu sırayı takip eder:

a) Önce, her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.

Ayırma işlemi, kurumun genel idarî yapı şeması tespit edildikten sonra yapılır.

Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır

b) (Değişik: RG-08/08/2001-24487) Teşkilat şemasına göre, merkez teşkilatında kurum, birim ve alt birime kadar; taşra teşkilatında ise kurum, birim ve ilgili teşkilatın kodlarının ayrı ayrı tespit edilmesi işlemine geçilir.

Teşkilat kodlarının tespiti işlemi veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır.

c) Ayırımı yapılan evrak ve vesaikden, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir.

Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikden ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır.

Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.

d) Daha sonra, birimleri tespit edilmiş olan evrak ve vesaik, kendi içerisinde “gün, ay ve yıl” sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususular göz önüne alınır:

i) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.

ii) Üzerinde yalnızca “ay”ı olup, günü belli olmayan evraklar, sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur.

iii) Eski harfli belgelerdeki Hicrî ve Rumî tarihler, Milâdî tarihe çevrilerek alınır.


103

iv) Bazı eski harfli evrak ve vesaikde, tarihler, “ay” olarak üç parçaya bölünerek, “Evâil”, “Evâsıt” ve “Evâhir” tabirleri ile kullanıldığından; “Evâil” yazılı olanlar, ait oldukları ayın 10 uncu gününden sonraya, -“Evasıt” yazışı olanlar, ait oldukları ayın 20 ncigününden sonraya; “Evâhir” yazılı olanlar ise, ait oldukları ayın 30 uncu günün- den sonraya konulur.

Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur.

v) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı hâlde, tahminî tarihlemesi yapılan evraklar da, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir.

e) (Değişik paragraf: RG-08/08/2001-24487) Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu, kurumun daire başkanlığına kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lâstikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek: 1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lâstik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klâsör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.

“Kutu Numarası” bölümünde evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır.

“Dosya Numarası” bölümüne bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır.

“Evrak Sıra Numarası” bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. “Arşiv Yer Damgası”, aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından , evrakın eklerine de basılır.

Kodlamada, “Kutu Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.

f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” (Ek: 2) konacaktır.

g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin), sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, “Evrak Sıra Numarası” hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek:3), “Dosya Numarası” hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile,ayrıca “İşlem Yılı” yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın “Dosya Sıra Numarası” dahil, “İşlem yılı” kaydedilir.

Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için; kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, “İşlem Yılı” hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve


104

bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, “İşlem Yılı” hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır.

h) Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir.

ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.

i) Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir.

j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek: 4) (veya klâsörlere) konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madenî raflarda, tasnif plânına uygun olarak, bir yerleştirme plânı dahilinde yerleştirilir.

Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir.

Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.

Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır

Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitdeki malzemenin (film, fotoğraf, plâk, ses ve görüntü bandı, vb.) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

12.4.5 Malzemenin Kurum Arşivinde Saklanma Süresi

Madde 25- Mükellefler elinde bulunan arşiv malzemesinin, kurum arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri birim arşivlerindeki saklanma sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır.

12.4.6 Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması, Kataloglarının Hazırlanması

Madde 26- Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin ve arşiv malzemenin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır.

12.4.7 Kurum Arşivinden Yararlanma

Madde 27- Kurum arşivinden yararlanmada, bu Yönetmeliğin 10 ve 17 inci madde hükümleri saklıdır.

12.4.8 Genel Müdürlüğe Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi

Madde 28- (Değişik fıkra: RG-08/08/2001-24487) Kurum arşivi ile taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Genel Müdürlüğe Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek: 5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.


105

(Ek fıkra: RG-08/08/2001-24487) Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir.

Arşiv malzemesinden hangilerinin Genel Müdürlükçe teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak mükellefler elinde kalacağı, mükelleflerin görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlükçe kararlaştırılır. Mükelleflerin kendi arşivlerinde kalan arşiv malzemesi, bu Yönetmeliğin 4 üncü maddesi hükümlerine tâbidir.

12.4.9 Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi

Madde 29- Aynı tür arşiv malzemesi, aynı form'a kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması hâlinde, herbiri için ayrı form düzenlenir.

Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin;

a) “Birimi” bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b) “Türü” bölümüne, dosya, defter, form, plân, program, model, fotoğraf, resim, film, plâk, görüntü bandı, ses bandı, damga vb. olduğu,

c) “İşlem yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,

d) “Teşkilât kodu” bölümüne, her dik dörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki “kutu” ve “dosya” bölümüne de, kutu ve dosya numarası,

e) “Envanter sıra numarası” bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

f) “İşlem tarihi” bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih,

g) “Sayı” bölümüne, evraka verilen sayı,

h) “Gizlilik derecesi” bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak “G” kısaltması ile gösterilir.),

ı) “Konusu” bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

i) “Adedi” bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet,

j) “Açıklama” bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,

k) “Evrak sıra numarası bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası, yazılır.

DÖRDÜNCÜ KISIM

12.5 Muhafazasına lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme, Ayıklama

ve İmha Komisyonları

12.5.1 İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde 30- (Başlığıyla beraber değişik: RG-08/08/2001-24487)


106

Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 31 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.

12.5.2 İmha Edilecek Malzeme

Madde 31- İmha edilecek malzeme, aşağıda gösterilmiştir.

1) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları,

2) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,

3) Resmî veya özel her çeşit zarflar (Tarihî değeri olanlar hariç),

4) Adlî ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmî kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT'ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adî ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,

5) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları),

6) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,

7) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,

8) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,

9) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,

10) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri,

11) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,

12) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

13) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,

14) Çalışma raporlarının fazla kopyaları,


107

15) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,

16) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,

17) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyetler,

18) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,

19) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,

20) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kâğıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,

21) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfzedilmiş) başvurular ve yazılar,

22) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,

23) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları,

24) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,

25) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,

26) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile,

27) Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin, imhasına mükellefler bünyesinde kurulacak “Ayıklama ve İmha Komisyonları”nca karar verilir.

12.5.3 Mükelleflerce Yapılacak Ayıklama ve İmha

Madde 32- Mükellefler elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivlerinde kendilerince yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonları, çeşitli sebeplerle, zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tâbi tutup, arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal ettirirler.

12.5.4 Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili

Madde 33- Kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim âmirinin


108

veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin âmiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 kişilik bir “Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. Mükellefler bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da, bu komisyona tabiî üye olarak katılırlar.

(Değişik ibareler: RG-08/08/2001-24487) Taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite âmirinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden, görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin âmiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 veya 4 kişilik bir “Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. Yeterli personelin olmaması hâlinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur.

12.5.5 Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları

Madde 34- Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihaî kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 38 inci madde hükümleri saklıdır.

12.5.6 Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları

Madde 35- Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.

Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tâbi tutarlar.

(Değişik fıkra: RG-08/08/2001-24487) Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.

(Ek fıkra: RG-08/08/2001-24487) İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.

BEŞİNCİ KISIM

12.6 İmha İşlemleri

12.6.1 Ayıklama ve Tasnif

Madde 36- Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya plânı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.


109

12.6.2 İmha listesinin Düzenlenmesi

Madde 37- İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya plânı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

(Değişik: RG-22/02/2005-25735) Mükellefler, aynı tür ve vasıflara haiz malzemeyi, örneklerini saklamak suretiyle, tür ve yılları gösteren imha listeleriyle imhaya tabi tutabilirler.

(Mülga üçüncü fıkra: RG-08/08/2001-24487)

12.6.3 İmha listelerinin Kesinlik Kazanması

Madde 38- (Değişik: RG-08/08/2001-24487)

Kurum arşivlerinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün uygun görüşü alındıktan sonra, ilgili kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır.

(Değişik: RG-22/02/2005-25735) Taşra, bölge ve yurtdışı arşivlerinde ise, hazırlanan imha listeleri, kurum arşivlerinin uygun görüşü alındıktan sonra, kurum ve kuruluşların bu yerler için onay vermeye yetkili kıldığı kişilerin onayını müteakip kesinlik kazanır.

12.6.4 İmha şekilleri

Madde 39- (Değişik: RG-08/08/2001-24487)

İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıthammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.

Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

12.6.5 İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması

Madde 40- (Değişik: RG-08/08/2001-24487)

İmha edilecek malzemeden SEKA'ya verilecek olanlar, iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kağıtlarındanayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klâsör ve dosyalar ayrılır.

12.6.6 İmha Tutanağı

Madde 41- İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

12.6.7 İmha listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme

Madde 42- İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.


110

12.6.8 Mükellefler ile Genel Müdürlük Arasında İşbirliği

Madde 43- Mükellefler, ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt ettikleri konularda, Genel Müdürlüğün görüşünü talep ederler.

ALTINCI KISIM

12.7 Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Genel Müdürlüğün İş birliği ve

Münasebetleri

12.7.1 Dosya Planları ve Dosya Yönergeleri


Mükellefler, gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla dosya planları ile dosya yönergelerini hazırlamakla yükümlüdürler.

12.7.2 Mükelleflerce Hazırlanacak Arşiv Yönergeleri


Mükellefler, bu Yönetmelik hükümlerine tabi olup, kurum veya kuruluşlarının hususiyeti ve ürettiği evrakın özelliğinden kaynaklanan durumlarda, bu Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak kaydı ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşünü alarak, 3 ay içerisinde kendi arşiv yönergelerini hazırlarlar.

12.7.3 Kanunî Dayanak

Madde 46- Bu Yönetmelik,10 / 10 / 1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun'un 11 inci maddesi ile, 15/3/1988 tarih ve 316 sayılı Muhafazasına lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararname'nin 6 ncı maddesine göre düzenlenmiştir.

12.7.4 Yürürlükten Kaldırılan Hükümler

Madde 47- Bu Yönetmelik kapsamına giren mükelleflere ait yönetmelikler, yürürlükten kaldırılmıştır.

12.7.5 Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Ek Madde 1- (Ek: RG-08/08/2001-24487)

Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir.

Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır."

12.7.6 Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi

Ek Madde 2- (Ek: RG-08/08/2001-24487)


111

Bu Yönetmelik kapsamındaki kurum ve kuruluşlar elinde bulunan eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilir.

12.7.7 Faaliyet Raporu

Ek Madde 3- (Ek: RG-08/08/2001-24487)

Mükellefler, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri "Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu" (Ek : 6) ile, müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne gönderirler.

YEDİNCİ KISIM

12.8 Geçici Hükümler

Geçici Madde 1- Bu Yönetmelik kapsamına girip de, kamu kurum ve kuruluşlarının teşkilatlanmalarındaki değişiklikler sebebiyle, farklı kurum ve kuruluşlarca yürütülecek ayıklama ve imha işlemleri ile ilgili olarak teşkil olunacak komisyonlara, halen bu hizmeti yürüten kurum ve kuruluşlardan yeterli sayıda elemanın katılması sağlanır.

Geçici Madde 2- Kamu kurum ve kuruluşlarının yeniden teşkilâtlanmaları sebebiyle, hizmetle ilgili arşiv müşterek teşekkül etmiş ise, teşekkül ettiği aslî düzeninde; ayrı teşekkül etmiş ise en son teşkilâtlanmaya göre, bu Yönetmeliğin 24 üncü maddesi gereğince ayırımı ve kodlaması yapılır.

Geçici Madde 3- Bu Yönetmelik kapsamına giren mükelleflere ait yönetmelikler yürürlüğe girinceye kadar, mevcut yönetmeliklerinin uygulanmasına devam olunur.

Geçici Madde 4- (Ek: RG-22/02/2005-25735)

Kurum ve kuruluşların hususiyeti ve ürettiği evrakın özelliğinden dolayı ilave hükümler ihtiva eden arşiv yönetmelikleri, kendi yönergeleri yürürlüğe girinceye kadar uygulanmaya devam eder.

SEKİZİNCİ KISIM

12.9 Son Hükümler

12.9.1 Yürürlük

Madde 48- Bu Yönetmelik hükümleri, yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

12.9.2 Yürütme

Madde 49- Bu Yönetmelik hükümlerini Başbakanlık yürütür.

bÜro hİzmetlerİ ve sekreterlİk bÖlÜmÜ · dosyalama ve arşivleme teknikleri ders notları i...

Documents