bỘ quy trình - business process management & workflow · pdf filea-mô...
TRANSCRIPT
BỘ QUY TRÌNH Ứng dụng quản lý văn bản điện tử
NỘI DUNG Giới thiệu quy trình ứng dụng Quản lý văn bản điện tử được cấu hình
hoàn toàn tự động từ phần mềm tự động hóa quy trình và quản trị
doanh nghiệp iWorkflow. Xin vui lòng liên hệ hotline để có thông tin
đăng nhập hệ thống.
Công ty phần mềm Lạc Long Quân Website: http://iworkflow.vn Online demo: http://online.iworkflow.vn Email: [email protected] Hotline: 091 1689 001
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
1 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
A- MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN
I. Luồng văn bản đến
I.1. Bài toán 1: Văn bản gửi đến thuộc quyền xử lý của Lãnh đạo văn phòng.
Khi có văn bản gửi đến, Văn thư văn phòng/Văn thư Ban lãnh đạo tiếp nhận, phân loại văn bản và gửi văn bản đến Lãnh đạo văn phòng xin ý
kiến. Lãnh đạo văn phòng xem và bút phê ý kiến chỉ đạo cho văn bản. Văn thư văn phòng xem và gửi văn bản theo ý kiến Lãnh đạo văn phòng
đưa ra – có thể gửi đến các Trung tâm, Chi nhánh, phòng ban.
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
2 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
Quy trình luân chuyển văn bản đến
Lãnh đạo Văn phòngVăn thư Văn phòng/Văn
thư Ban lãnh đạoChi nhánh/Trung tâm/Phòng
banChuyên viên
Phase
Văn bản đến Thêm mới và chuyển xử lý
Xem và bút phê cho văn bản
Gửi xin ý kiến
Xem và ý kiến và chuyển xử lý
Tự động chuyển ý kiến bút phê
Xem và ý kiến và chuyển xử lý
Xem và ý kiến và chuyển xử lý
Gửi theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng
Giao xử lý
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
3 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
Mô tả quy trình.
Bước 1: Văn thư văn phòng thực hiện tiếp nhận phân loại văn bản đến chuyển Lãnh đạo Văn phòng và chuyển xử lý đến Lãnh đạo Văn phòng
Bước 2: Lãnh đạo Văn phòng nhận văn bản, xem xét và cho ý kiến phân phối văn bản, sau đó trả kết quả lại cho Văn thư
Bước 3: Văn thư nhận văn bản, thực hiện chuyển giao VB đến các Ban/ Trung tâm/ Chi nhánh hoặc Chuyên viên liên quan theo chỉ đạo
Bước 4: Lãnh đạo Ban/ Trung tâm (Giám đốc Ban/ Giám đốc trung tâm/ Phó Giám đốc Ban/ Phó Giám đốc trung tâm) cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và
phân phối VB cho các cấp dưới xử lý, hoặc Lãnh đạo Ban/ Trung tâm cũng có thể trực tiếp giải quyết văn bản, kết thúc quy trình
Bước 5: Các cấp dưới (Cấp phó, LĐ cấp phòng, Chuyên viên) nhận văn bản đến, tiến hành xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc (nếu cần), kết thúc quy
trình.
I.2. Bài toán 2: Văn bản gửi đến cần xin ý kiến chỉ đạo của Ban Tổng giám đốc hoặc Hội Đồng Quản trị.
Khi có văn bản gửi đến, Văn thư văn phòng tiếp nhận, phân loại văn bản và gửi văn bản đến Lãnh đạo văn phòng xin ý kiến. Lãnh đạo văn
phòng xem xét thấy văn bản cần trình lên Lãnh đạo cấp cao (Chủ tịch HĐQT/Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc) để xin ý kiến chỉ đạo. Văn thư văn
phòng sẽ gửi văn bản lên Lãnh đạo cấp cao. Lúc này, Thư ký sẽ tổng hợp các văn bản trình xin ý kiến Lãnh đạo cấp cao. Văn bản đã có ý kiến sẽ
được chuyển lại cho Văn thư văn phòng để gửi đến các bên có liên quan – có thể gửi đến các Ban, Trung tâm, Chi nhánh, phòng ban hoặc đến từng
Chuyên viên
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
4 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
Quy trình luân chuyển văn bản đến
Lãnh đạo Văn phòngVăn thư Văn phòng/
Văn thư Ban lãnh đạo
Thư ký TGĐ/HĐQT Ban TGĐ/HĐQTBan/Trung tâm/Chi nhánh/Phòng ban
Chuyên viên
Phase
Văn bản đếnThêm mới văn bản
-Xem văn bản-Bút phê xin ý kiến-Chuyển xử lý
Gửi xin ý kiến
Xem ý kiến và chuyển xử lý
Tự động chuyển ý kiến bút phê
Tiếp nhận và trình văn bản
Gửi xin ý kiến lãnh đạoBút phê ý kiến chỉ
đạoTrình lãnh đạo
Tiếp nhận ý kiến bút phê
Tiếp nhận ý kiến bút phêTiếp nhận ý kiến bút phê
Xem ý kiến và chuyển xử lý
Xem ý kiến và chuyển xử lý
Giao xử lýLuân chuyển theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo
Luân chuyển theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
5 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
Mô tả quy trình.
Bước 1: Văn thư văn phòng/Văn thư Ban lãnh đạo thực hiện tiếp nhận phân loại văn bản đến chuyển Lãnh đạo Văn phòng:
Bước 2: Lãnh đạo Văn phòng nhận văn bản, xem xét và cho ý kiến phân phối văn bản, sau đó trả kết quả lại cho Văn thư
Bước 3: Văn thư nhận kết quả từ Lãnh đạo văn phòng, sau đó trình lên Lãnh đạo cấp cao (Chủ tịch Hội đồng Quản trị/ Tổng giám đốc/ Phó tổng giám
đốc) bằng cách gửi cho Thư ký.
Bước 4: Thư ký tiếp nhận văn bản và thực hiện trình lên Lãnh đạo cấp cao
Bước 5: Lãnh đạo cấp cao cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và phân phối VB, trả kết quả lại cho Thư ký.
Bước 6: Thư ký trả lại văn bản cho Văn thư
Bước 7: Văn thư nhận văn bản, thực hiện chuyển giao VB đến các Ban/ Trung tâm/ Chi nhánh hoặc Chuyên viên liên quan theo chỉ đạo.
Bước 8: Lãnh đạo Ban/ Trung tâm/Phòng ban cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và phân phối VB cho các cấp dưới xử lý, hoặc Lãnh đạo Ban/ Trung
tâm/Phòng ban cũng có thể trực tiếp giải quyết văn bản, kết thúc quy trình
Bước 9: Các cấp dưới (Cấp phó, LĐ cấp phòng, Chuyên viên) nhận văn bản đến, tiến hành xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc (nếu cần), kết thúc quy
trình.
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
6 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
I.3. Ánh xạ trên phần mềm
Quy trình trên IWorkflow
Mô tả quy trình
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
7 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
Bước 1: Văn thư đơn vị nhận văn bản, thực hiện thêm mới văn bản trên hệ thống, sau đó thực hiện luân chuyển văn bản đến Lãnh đạo Văn phòng để
xin ý kiến xử lý
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
8 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
9 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
Bước 2: Trường hợp trong thẩm quyền, Lãnh đạo Văn phòng bút phê và chuyển các đơn vị xử lý. Trường hợp vượt quá thẩm quyền, Lãnh đạo Văn
phòng sẽ chuyển văn bản đến Lãnh đạo Đơn vị để xin ý kiến xử lý
Bước 3: Lãnh đạo Đơn vị và Thư ký đều nhận được văn bản, Lãnh đạo Đơn vị sẽ bút phê chọn các phòng ban để giao xử lý hoặc thư ký sẽ làm thay
Bước 4: Văn bản được chuyển đến phòng ban, Lãnh đạo phòng ban tiếp nhận văn bản, trường hợp văn bản xem để biết sẽ kết thúc hoặc chuyển các
cán bộ trong phòng xem để biết. Trường hợp văn bản cần xử lý, Lãnh đạo phòng ban sẽ giao cán bộ xử lý.
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
10 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
II. Luồng văn bản đi/dự thảo
II.1. Bài toán 1: Văn bản đến – những văn bản yêu cầu xử lý, trả lời - sau khi phân tới các Chuyên viên Các chuyên viên tiếp nhận văn
bản và xử lý thông qua chức năng Văn bản nội bộ đi. Tùy vào công việc cụ thể, chuyên viên có thể tạo ra văn bản nội bộ đi chỉ sử
dụng gửi giữa các Ban hoặc trình lên xin ý kiến Lãnh đạo cấp cao và trở thành văn bản đi của đơn vị. Việc trình ký lên Lãnh đạo cấp
cao sẽ do Chuyên viên hoặc Lãnh đạo Ban/Phòng ban thực hiện.
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
11 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
Quy trình văn bản đi/dự thảo
Lãnh đạo Ban/Trung tâm/Phòng ban
Cán bộ/Chuyên viên Thư ký Ban TGĐ/HĐQT Văn thư
Phase
Văn bản đếnSoạn thảo văn bản Xét duyệt văn bảnTrình văn bản
Đề nghị làm lại
Văn bản nội bộ
Văn bản được duyệt
Kết thúc
Có
Cấp số/Gửi văn bản
Văn bản đã đảm bảo thể thức
Trình lên lãnh đạo
Không
Tiếp nhận văn bản và trình Ban Lãnh
đạoGửi văn bản đến Thư ký BLĐ
Xem xét và phê duyệt văn bản
Phát hành văn bản
Vào sổ/cấp số và gửi văn bản
Chuyển văn bản được in ra in chữ lý
Đề nghị làm lại
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
12 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
Mô tả quy trình.
Bước 1: Chuyên viên được giao xử lý sẽ xem thông tin văn bản và soạn thảo một văn bản để phúc đáp cho văn bản đến và chuyển lên Lãnh đạo
phòng/Ban kiểm duyệt nội dung
Bước 2: Lãnh đạo Phòng/Ban sẽ xét duyệt văn bản trình lên .
Lãnh đạo Phòng/ Ban xem thông tin, nội dung văn bản và Duyệt khi văn bản đã phù hợp hoặc Từ chối khi văn bản cần bổ sung, chỉnh
sửa. Có thể đưa ra Ý kiến góp ý cho văn bản.
Bước 3: Chuyên viên được giao xử lý sẽ xem ý kiến xét duyệt của Lãnh đạo Ban.
Chuyên viên được giao xử lý sẽ Sửa văn bản soạn thảo khi Lãnh đạo Phòng/Ban đề nghị làm lại. Sau khi chỉnh sửa văn bản theo ý kiến
của Lãnh đạo Ban, Chuyên viên được giao xử lý sẽ tiếp tục Chuyển lãnh đạo phòng.
Đối với văn bản soạn thảo đã được phê duyệt Chuyên viên được giao xử lý sẽ Chuyển Thư ký Ban lãnh đạo để trở thành văn bản đi của
cơ quan
Bước 4: Thư ký Ban Lãnh đạo: Tiếp nhận văn bản và trình lên Ban Lãnh đạo
Bước 5: Lãnh đạo cấp cao sẽ xem và kiểm duyệt văn bản được thư ký trình vào.
Lãnh đạo đơn vị+ mở văn bản, xem thông tin, nội dung văn bản trình ký và Duyệt khi văn bản đã phù hợp hoặc Từ chối khi văn bản cần
bổ sung, chỉnh sửa.
Bước 6: Chuyên viên được giao xử lý sẽ xem ý kiến xét duyệt của Ban Lãnh đạo.
Chuyên viên được giao xử lý sẽ Sửa văn bản trình ký khi Lãnh đạo cơ quan đề nghị làm lại.
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
13 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
Đối với văn bản trình ký đã được phê duyệt, Chuyên viên được giao xử lý thực hiện Chuyển phát hành để chuyển thành văn bản đi của
đơn vị. Trên thực tế, chuyên viên được giao xử lý sẽ in file văn bản trình lên Lãnh đạo cấp cao để xin chữ ký và chuyển Văn thư đơn vị
scan, đóng dấu, cấp số
Bước 7: Văn bản sau khi chuyển phát hành, Văn thư văn phòng sẽ cấp số vào sổ công văn và gửi đi theo yêu cầu.
II.2. Ánh xạ trên phần mềm
Quy trình trên IWorkflow
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
14 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
Mô tả quy trình
Bước 1: Cán bộ tạo văn bản dự thảo và gửi trình lên Lãnh đạo Phòng ban
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
15 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
Bước 2: Lãnh đạo phòng xem xét nội dung văn bản dự thảo mà cán bộ trình lên. Trường hợp sai về mặt nội dung cần phải chỉnh sửa, Lãnh đạo phòng
sẽ trả lại để Cán bộ sửa lại. Trường hợp đạt thì Lãnh đạo phòng sẽ phê duyệt văn bản dự thảo và gửi trả về phía cán bộ.
Bước 3: Cán bộ tiếp nhận văn bản đã được Lãnh đạo phòng phê duyệt. Trường hợp là văn bản nội bộ phòng chuyển sang Bước 4.1, Trường hợp cần
phải trình tiếp lên Lãnh đạo Đơn vị thì Cán bộ hoặc Lãnh đạo phòng sẽ chọn trình tiếp lên Lãnh đạo Đơn vị ở Bước 4.2
Bước 4.1: Cán bộ phòng ban vào sổ và cấp số văn bản nội bộ tại phòng chuyển thành văn bản đi và gửi sang các phòng ban khác và kết thúc quy trình
văn bản dự thảo.
Bước 4.2: Cán bộ hoặc Lãnh đạo phòng trình văn bản lên Lãnh đạo Đơn vị. Văn bản sẽ được gửi đến cả Lãnh đạo Đơn vị và thư ký.
Bước 5: Lãnh đạo đơn vị xem xét nội dung văn bản dự thảo mà cán bộ trình lên. Trường hợp sai về mặt nội dung cần phải chỉnh sửa, Lãnh đạo đơn vị
sẽ trả lại để Cán bộ sửa lại. Trường hợp đạt thì Lãnh đạo đơn vị sẽ phê duyệt văn bản dự thảo và gửi trả về phía cán bộ để chuyển phát hành văn bản.
Bước 6: Cán bộ tiếp nhận Văn bản đã được Lãnh đạo Đơn vị phê duyệt và thực hiện thao tác Chuyển phát hành
Bước 7: Văn thư Đơn vị vào sổ/cấp số văn bản và thực hiện gửi văn bản
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
16 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
B- TRUNG TÂM/ CHI NHÁNH/ĐƠN VỊ
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
17 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
I. Luồng văn bản đến
I.1. Bài toán 1: Văn bản được gửi đến đơn vị, Văn thư Văn phòng tiếp nhận và gửi Lãnh đạo phòng Phòng TCHC/ HCNS xin ý kiến
Lãnh đạo phòng TCHC/HC xem văn bản. Khi văn bản vượt quá thẩm quyền hoặc cần sự phối hợp xử lý của Ban giám đốc, Lãnh đạo
phòng gửi xin ý kiến Ban Giám đốc Ban Giám đốc xem văn bản và đưa ý kiến xử lý cho văn bản Văn thư xem ý kiến bút phê và
gửi văn bản theo ý kiến của Ban Giám đốc.
Quy trình luân chuyển văn bản đến
Ban giám đốc Chuyên viênLãnh đạo phòngLãnh đạo phòng
Phòng TCHC/HCNSVăn thư Cơ quan
- Thêm mới văn
bản đến
- Chuyển xử lý
để xin ý kiến
Văn bản đến
- Xem văn bản
- Chuyển xử lý
- Xem văn bản
- Bút phê xin ý kiến
- Chuyển xử lý
Gửi theo ý kiến bút phê
- Xem văn bản,
ý kiến bút phê
- Chuyển xử lý
Xem văn bảnGiao CV
giải quyết
Bút phê
Tự động chuyển ý kiến bút phê
- Sửa văn bản
- Chuyển xử lý
để xin ý kiến
Văn bản điện tử
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
18 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
Mô tả quy trình.
Bước 1: Văn thư cơ quan thực hiện tiếp nhận phân loại văn bản đến và chuyển đến Lãnh đạo phòng HCTH/ HCNS
Bước 2: Lãnh đạo phòng HCTH/ HCNS xem xét và bút phê ý kiến xử lý khi đủ thẩm quyền. Trường hợp văn bản vượt quá thẩm quyền, Lãnh đạo
phòng HCTH/ HCNS sau khi nhập nội dung xin ý kiến sẽ thực hiện gửi văn bản lên Ban Giám đốc:
Bước 3: Ban giám đốc xem xét và bút phê ý kiến chỉ đạo
Bước 4: Văn thư xem ý kiến bút phê và thực hiện gửi văn bản theo ý kiến của Giám đốc hoặc Lãnh đạo phòng HCTH/HCNS.
Bước 5: Lãnh đạo phòng ban tiếp nhận văn bản và giao xử lý đến các cán bộ trong phòng
Bước 6: Cán bộ xử lý văn bản
I.2. Ánh xạ trên phần mềm
Quy trình trên IWorkflow
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
19 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
Mô tả quy trình
Bước 1: Văn thư đơn vị nhận văn bản, thực hiện thêm mới văn bản trên hệ thống, sau đó thực hiện luân chuyển văn bản đến Lãnh đạo Đơn vị để xin ý
kiến xử lý
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
20 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
21 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
Bước 2: Bước 3: Lãnh đạo Đơn vị nhận được văn bản, xem văn bản và bút phê giao các phòng ban để giao xử lý.
Bước 4: Văn bản được chuyển đến phòng ban, Lãnh đạo phòng ban tiếp nhận văn bản, trường hợp văn bản xem để biết sẽ kết thúc hoặc chuyển các
cán bộ trong phòng xem để biết. Trường hợp văn bản cần xử lý, Lãnh đạo phòng ban sẽ giao cán bộ xử lý.
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
22 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
23 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
II. Luồng văn bản đi
II.1. Bài toán 1: Văn bản đến sau khi được giao xử lý, Chuyên viên phụ trách sẽ tạo văn bản để xử lý – trả lời phúc đáp cho văn bản đến
đó. Tùy vào công việc cụ thể, chuyên viên có thể tạo ra văn bản nội bộ đi chỉ sử dụng gửi giữa các phòng ban hoặc trình lên xin ý kiến
Giám đốc và trở thành văn bản đi của đơn vị. Việc trình ký lên Ban Giám đốc sẽ do Chuyên viên hoặc Lãnh đạo Ban thực hiện
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
24 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
Quy trình xử lý Văn bản đi
Ban giám đốc Lãnh đạo Phòng Văn thư cơ quan Chuyên viên
Chuyển phát
hành VB đi
Ký duyệt
Cấp số/ Gửi văn
bảnChuyển văn bản đi của đơn vị con
Xem văn bản
Soạn thảo văn bản
Đề nghị làm lại
Xét duyệt văn bản Chuyển
Kết thúc
Văn bản nội bộ Có
Văn bản được duyệt
Tạo văn bản
trình ký
Văn bản đã đảm bảo
thể thức
Không
Trình văn bản lên Giám đốc
VB được ký duyệt chuyển VB đi của đơn vị
Yêu cầu soạn thảo
văn bản đi
Cấp số/ Gửi văn
bản
Đề nghị làm lại
Trình ký lãnh đạo
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
25 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
Chi tiết thực hiện các chức năng, người dùng có thể xem trong tài liệu Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý văn bản.
Bước 1: Chuyên viên được giao xử lý sẽ xem thông tin văn bản và soạn thảo một văn bản để phúc đáp cho văn bản đến và Chuyển lãnh đạo phòng
kiểm duyệt nội dung
Bước 2: Lãnh đạo phòng sẽ xét duyệt văn bản trình lên .
Lãnh đạo phòng/Ban xem thông tin, nội dung văn bản và Duyệt khi văn bản đã phù hợp hoặc Đề nghị làm lại khi văn bản cần bổ sung,
chỉnh sửa.
Bước 3: Chuyên viên được giao xử lý sẽ xem ý kiến xét duyệt của Lãnh đạo phòng.
Chuyên viên được giao xử lý sẽ Sửa văn bản soạn thảo khi Lãnh đạo phòng đề nghị làm lại. Sau khi chỉnh sửa văn bản theo ý kiến của
Lãnh đạo phòng, Chuyên viên được giao xử lý sẽ tiếp tục Chuyển lãnh đạo phòng.
Đối với văn bản soạn thảo đã được phê duyệt có thể thực hiện theo 1 trong hai luồng:
Thứ nhất Chuyên viên được giao xử lý thực hiện Kết thúc để chuyển thành văn bản nội bộ đi của phòng/Ban. Chuyên viên được giao xử
lý sẽ in văn bản ra và xin chữ ký của Lãnh đạo phòng, sau đó scan văn bản và đẩy lại vào form Kết thúc văn bản. Văn bản nội bộ đi hoàn
chỉnh sẽ được Gửi văn bản đến phòng ban khác
Thứ hai, Chuyên viên được giao xử lý sẽ Chuyển lãnh đạo đơn vị để trở thành văn bản đi của đơn vị.
Bước 4: Ban Giám đốc sẽ xem và kiểm duyệt văn bản được trình lên.
Ban Giám đốc xem thông tin, nội dung văn bản trình ký và Duyệt khi văn bản đã phù hợp hoặc Đề nghị làm lại khi văn bản cần bổ sung,
chỉnh sửa.
Bước 5: Chuyên viên được giao xử lý sẽ xem ý kiến xét duyệt của Ban Giám đốc.
Chuyên viên được giao xử lý sẽ Sửa văn bản trình ký khi Ban Giám đốc đề nghị làm lại.
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
26 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
Đối với văn bản trình ký đã được phê duyệt, Chuyên viên được giao xử lý thực hiện Chuyển phát hành để chuyển thành văn bản đi của
trung tâm.
Bước 6: Văn bản sau khi chuyển phát hành, Văn thư cơ quan sẽ cấp số vào sổ công văn và gửi đi theo yêu cầu.
II.2. Ánh xạ trên phần mềm
Quy trình trên IWorkflow
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
27 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
Mô tả quy trình
Bước 1: Cán bộ tạo văn bản dự thảo và gửi trình lên Lãnh đạo Phòng ban
Bước 2: Lãnh đạo phòng xem xét nội dung văn bản dự thảo mà cán bộ trình lên. Trường hợp sai về mặt nội dung cần phải chỉnh sửa, Lãnh đạo phòng
sẽ trả lại để Cán bộ sửa lại. Trường hợp đạt thì Lãnh đạo phòng sẽ phê duyệt văn bản dự thảo và gửi trả về phía cán bộ.
Bước 3: Cán bộ tiếp nhận văn bản đã được Lãnh đạo phòng phê duyệt. Trường hợp là văn bản nội bộ phòng chuyển sang Bước 4.1, Trường hợp cần
phải trình tiếp lên Lãnh đạo Đơn vị thì Cán bộ hoặc Lãnh đạo phòng sẽ chọn trình tiếp lên Lãnh đạo Đơn vị ở Bước 4.2
Bước 4.1: Cán bộ phòng ban vào sổ và cấp số văn bản nội bộ tại phòng chuyển thành văn bản đi và gửi sang các phòng ban khác và kết thúc quy trình
văn bản dự thảo.
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN
LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn
Online demo: http://online.iworkflow.vn
Email: [email protected]
Hotline: 091 1689 001
28 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành
Bước 4.2: Cán bộ hoặc Lãnh đạo phòng trình văn bản lên Lãnh đạo Đơn vị. Văn bản sẽ được gửi đến Lãnh đạo Đơn vị.
Bước 5: Lãnh đạo đơn vị xem xét nội dung văn bản dự thảo mà cán bộ trình lên. Trường hợp sai về mặt nội dung cần phải chỉnh sửa, Lãnh đạo đơn vị
sẽ trả lại để Cán bộ sửa lại. Trường hợp đạt thì Lãnh đạo đơn vị sẽ phê duyệt văn bản dự thảo và gửi trả về phía cán bộ để chuyển phát hành văn bản.
Bước 6: Cán bộ tiếp nhận Văn bản đã được Lãnh đạo Đơn vị phê duyệt và thực hiện thao tác Chuyển phát hành.
Bước 7: Văn thư Đơn vị vào sổ/cấp số văn bản và thực hiện gửi văn bản