blueprint pengembangan sistem informasi filemelalui proses yang partisipatif bersama dari para...

BLUEPRINT PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Universitas KH. A. Wahab HasbullahJombang Jawa Timur 2016

B

Visi,MisiDanTujuan

AnalisisKondisiSI

RencanaStrategisSI

RencanaPelaksanaanStrategiSI

BLUE PRINT

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS KH. A. WAHAB HASBULLAH

JOMBANG JAWA TIMUR

2016

Blueprint Sistem Informasi Unwaha

i

KATA PENGANTAR

Perencanaan Jangka Panjang Sistem Informasi Universitas KH. A. Wahab

Hasbullah Jombang (Unwaha), yang disebut Cetak Biru (Blueprint) 2016-2020.

Blueprint pengembangan sistem informasi ini merupakan edisi pertama bagi

Unwaha yang diharapkan mampu memberikan arah dan langkah dalam

mencapai cita-cita dalam pemanfaatan sistem informasi secara utuh dalam

kurun waktu tersebut.

Melalui proses yang partisipatif bersama dari para civitas akademika;

Fakultas, Lembaga, Biro, Bagian dan Unit terkait sehingga dihasilkanlah suatu

pedoman yang memberikan kesamaan pola pikir, visi dan misi dalam

pengembangan sistem informasi.

Diharapkan blueprint sistem informasi yang dirancang untuk jangka

waktu 5 tahun ini dapat menjadi langkah besar untuk pengembangan sistem

informasi yang akan dilakukan serta diharapkan dapat berjalan lebih baik lagi,

lebih terstuktur, lebih terukur dan tepat sasaran.

Blueprint SI untuk kurun waktu 2016-2020 ini merupakan dokumen yang

bersifat dinamis, sehingga isinya akan selalu dimutakhirkan sesuai

perkembangan dan pelaksanaan dilapangan oleh karenanya dukungan dari

berbagai pihak, terutama civitas akademika sangat diharapkan.

Pada kesempatan ini pula penyusun ingin menyampaikan terima kasih

kepada pimpinan dan pihak-pihak yang telah mendukung dalam penyusunan

blueprint sistem informasi ini.

Jombang, Januari 2016

Penyusun


ii

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ........................................................................................................................ i Daftar Isi .................................................................................................................................... ii BAB 1 PENDAHULUAN ............................................................................................. 1 1.1 Latar Belakang ................................................................................................................. 1 1.2 Maksud dan Tujuan ........................................................................................................ 2 1.3 Isu Strategis ...................................................................................................................... 3 1.4 Sasaran ................................................................................................................................ 3 1.5 Kebijakan Utama ............................................................................................................. 3 BAB II VISI, MISI DAN TUJUAN .............................................................................. 4 2.1. Visi ....................................................................................................................................... 4 2.2. Misi dan Tujuan ............................................................................................................. 4 BAB III ANALISIS KONDISI SI ................................................................................. 5 3.1 Kekuatan (Strength) ..................................................................................................... 5 3.2 Kelemahan (Weakness) ............................................................................................... 6 3.3 Peluang (Opportunities) ............................................................................................. 7 3.4 Ancaman (Threats) ....................................................................................................... 9 BAB IV RENCANA STRATEGIS ............................................................................... 10 4.1 Analisis SWOT ................................................................................................................. 10 4.2 Daftar Strategi ................................................................................................................. 12 4.3 Ringkasan Strategi: ....................................................................................................... 13 4.4 Peta Strategi ..................................................................................................................... 13 4.5 Critical Success Factor Analysis ............................................................................... 14 BAB V RENCANA PELAKSANAAN STRATEGI ................................................... 17 5.1 Pokok Strategi ................................................................................................................. 17 5.2 Program Kerja ................................................................................................................. 18 5.3 Implementasi Rencana Program Strategis ........................................................... 19 BAB VI PENUTUP ..................................................................................................... 21


1

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sistem Informasi (SI) telah menjadi komponen penting di dalam

organisasi untuk membantu pelaksanaan proses kerjanya. Perguruan tinggi

menjadi salah satu organisasi yang memanfaatkan Sistem Informasi dalam

menunjang berbagai aktivitasnya. Peranan Sistem Informasi di antaranya dalam

hal penunjang proses belajar-mengajar dan efisiensi pekerjaan akademik

maupun administratif. Lebih dari itu, paradigma sistem pendidikan yang semula

berbasis tradisional dengan mengandalkan tatap muka, dengan sentuhan dunia

maya akan beralih menjadi sistem pendidikan yang tidak dibatasi oleh ruang

dan waktu.

Universitas KH. A. Wahab Hasbullah Jombang (Unwaha) merupakan salah

satu perguruan tinggi swasta yang didirikan oleh Yayasan Pendidikan Tinggi

Bahrul Ulum (YPT-BU). Embrio berdirinya berawal sejak tahun 2001 dan resmi

terbentuk sebagi universitas pada tahun 2013. Perubahan bentuk dari Sekolah

Tinggi Ilmu Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) menjadi

universitas dan berdasarkan SK Mendikbud RI No.265/E/O/2013 tertanggal 2

Juli 2013. Perubahan ini juga membawa perkembangan pada jumlah prodi,

fakultas, mahasiswa, dan juga dosen di dalamnya. Saat ini, Unwaha memiliki 14

(empat belas) program studi yang tersebar dalam 5 (lima) fakultas. Sementara

itu terdapat lebih dari 1200 mahasiswa aktif dengan dukungan tidak kurang

dari 150 lebih staf pendidik dan kependidikan. Kondisi ini menuntut perubahan

pola pengelolaan organisasi dari cara konvensional menjadi berbasis SI

sehingga Unwaha berusaha berbenah diri menyongsong tantangan baru dengan

menerapkan sistem informasi.

Tetapi, keberadaan SI sendiri akan menimbulkan masalah baru jika

pengelolaannya dipandang hanya sebagai aktivitas penyediaan perangkat keras

atau lunak untuk memenuhi kebutuhan otomatisasi proses kerja. Pemahaman

demikian hanya akan menciptakan permasalahan berupa redundansi data,


2

aplikasi, sarana dan prasarana, dan belanja TI yang berlebihan seiring dengan

perkembangan teknologi dan organisasi itu sendiri. Pengelolaan SI seharusnya

tidak didasarkan atas keputusan yang ad-hoc dan secara serampangan,

melainkan berdasarkan perencanaan yang strategis. Investasi SI yang bersifat

jangka panjang juga seharusnya direncanakan dengan sistematis, bukannya

terwujud sebagai akibat dari pekerjaan proyek yang tidak teratur. Selain itu,

yang lebih penting lagi adalah jaminan konsistensi antara pembangunan SI

dengan proses bisnis perguruan tinggi. Hal ini penting agar SI benar-benar

dapat mendorong arah pengembangan perguruan tinggi itu sendiri sesuai visi,

misi dan tujuannya.

Sebagai perguruan tinggi yang memanfaatkan Sistem Informasi, Unwaha

membutuhkan rencana strategis pengembangan SI yang diselaraskan dengan

beragam nilai dasar yang merujuk pada visi organisasi. Rencana Strategis ini

disusun sebagai landasan penataan kelembagaan, arah, tahapan, dan strategi

pengembangan SI untuk mewujudkan visi dan melaksanakan misi Unwaha

secara bermutu untuk 5 tahun pertama dan kembali mengembangkan untuk

rencana strategis lima tahun kedepan.

1.2 Maksud dan Tujuan

Maksud penyusunan blueprint SI Unwaha adalah untuk menghasilkan

dokumen rencana strategis yang memuat: visi, misi dan tujuan, kondisi awal

dan kondisi yang hendak dicapai, isu rencana, strategi pencapaian dan program

pencapaian.

Sementara itu, tujuan penyusunan blueprint SI Unwaha tahun 2016-2020

adalah :

a. Tersusunnya dokumen yang dapat dijadikan acuan dalam pencapaian visi

dan misi Bagian Sistem Informasi (SI) Unwaha.

b. Memberi arah dan pedoman untuk pengembangan SI di Unwaha dalam

kurun waktu 2016-2020 untuk mewujudkan cyber campus.


3

1.3 Isu Strategis

Beberapa isu strategis yang mendorong penyusunan renstra SI Unwaha

adalah sebagai berikut:

a. Pesatnya perkembangan Sistem Informasi (SI) dan evolusi bentuk sumber

daya pembelajaran yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kualitas

pembelajaran, memperkaya model penyelenggaraan pendidikan dan

mendukung tugas-tugas manajemen Unwaha.

b. Meningkatnya tuntutan dan kebutuhan terhadap manajemen Unwaha yang

efisien, efektif, transparan dan akuntabel sebagai ciri perguruan tinggi

moderen yang otonom.

c. Besarnya potensi Unwaha sebagai multi kampus yang dapat dimanfaatkan

untuk memperluas akses pendidikan dan peningkatan kualitas SDM

masyarakat Indonesia khususnya umat Islam dalam berbagai sendi

kehidupan

1.4 Sasaran

Sasaran dari SI Unwaha adalah terciptanya layanan SI manajemen

perguruan tinggi yang mendukung Tri Dharma Perguruan Tinggi

1.5 Kebijakan Utama

a. Strategi pengembangan SI didasarkan atas kebijakan sentralisasi sistem dan

desentralisasi kewenangan.

b. Arah pengembangan SI mengikuti kebijakan taat azas dan jaminan

keamanan dengan memanfaatkan perangkat open source dan perangkat

legal lainnya.

c. Tahapan pengembangan SI didasarkan atas kebijakan keterpaduan dan

keseluruhan.


4

BAB II

VISI, MISI DAN TUJUAN

2.1 Visi

Visi yang diusung bagian SI untuk mewujudkan SI yang berkualitas dan

selaras dengan visi Unwaha, yakni:

“Mewujudkan pusat layanan SI yang terintegrasi, terakses, dan terpercaya

pada tahun 2021 untuk menunjang upaya Unwaha cyber campus sebagai

perguruan tinggi yang terkemuka, unggul dan profesional dalam pengembangan

IPTEK, pengelolaan sumberdaya alam dan peningkatan sumber daya manusia”.

2.2 Misi dan Tujuan

Visi tersebut diterjemahkan oleh bagian SI dalam serangkaian misi sebagai

berikut:

1. Membangun, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi

yang terintegrasi dengan didukung oleh SI yang handal untuk mendukung

terlaksananya Tri Dharma Perguruan Tinggi di Unwaha.

2. Menyediakan layanan manajemen perguruan tinggi berbasis Sistem

Informasi yang efektif dan efisien di Unwaha

3. Mengembangkan sistem tata kelola dan kemampuan Sumber daya insani

Informasi di bidang SI.

4. Meningkatkan dukungan SI sebagai keunggulan institusi Unwaha dalam

penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan kemajuan era digital menuju

SMART Campus atau Cybercampus.


5

BAB III

ANALISIS KONDISI SI

Kondisi umum SI Unwaha saat ini diidentifikasi melalui mekanisme

evaluasi diri menggunakan analisis SWOT. Hal ini bertujuan untuk mengetahui

gambaran kinerja dan kondisi SI Unwaha sekarang. Analisa dilakukan pada

aspek internal yang meliputi Kekuatan (Strength) dan Kelemahan (Weakness)

serta aspek eksternal berupa Peluang (Opportunities) dan Ancaman (Threats).

3.1 Kekuatan (Strength)

Faktor Internal yang menjadi elemen kekuatan (strength) yang dimiliki

oleh Unwaha saat ini dalam hal pengembangan SI dapat dijabarkan dalam

beberapa komponen berikut :

a. Manajemen dan Kebijakan

1. Adanya komitmen pimpinan dalam memberikan kebijakan peningkatan

kualitas dan kuantitas SI.

2. Adanya kebijakan alokasi dana pada perencanaan perguruan tinggi

untuk mengembangkan SI.

3. Adanya dukungan pimpinan untuk perolehan hibah PHP PTS bagi upaya

pengembangan SI.

4. Terdapat unit yang diberikan kewenangan dan tanggung jawab untuk

mengelola SI, yakni Bagian Informasi yang berada di bawah koordinasi

Biro Informasi dan Komunikasi.

b. Sumber daya insani (SDI)

Unwaha memiliki Program Studi S1 Sistem Informasi dan Teknik

Informatika yang SDI pendidiknya melakukan kegiatan pengajaran,

penelitian dan pengabdian masyarakat di bidang Sistem Informasi.

c. Implementasi Aplikasi/Layanan

1. Unwaha telah mencapai berbagai perkembangan dalam penerapan

layanan SI khususnya penerapan Manajemen Sistem Informasi yang


6

terintegrasi dalam bidang penerimaan mahasiswa baru, akademik,

pengembangan pusat karir, keuangan, kepegawaian, manajemen

operasional perpustakaan dan digital library.

2. Terdapat fasilitasi komunikasi antar staf, karyawan dan unit dengan

layanan email server yang berafiliasi dengan Google Apps for Education.

Layanan yang telah berjalan dengan baik antara lain email dan

mailinglist.

d. Sarana dan prasarana

1. Pembangunan sarana dan prasarana jaringan tulang punggung

(backbone) wireless yang menghubungkan Kampus A dan Kampus B

pada tahun 2013.

2. Jaringan intranet mencapai seluruh area kampus dan jumlah komputer

terhubung terus bertambah. Jaringan tersebut didukung dengan adanya

perangkat wireless, router dan switch.

3. Penggunaan kabel Serat Optik sebagai kabel utama penghubung jaringan

dari Internet Service Provider (ISP) ke Unwaha.

4. Adanya persetujuan usulan pembangunan server pusat dan peralatan SI

pada Perencanaan Pembangunan Unwaha Tower yang akan dimulai

pada tahun 2014.

e. Kondisi Kampus dan Tingkat Kebutuhan

1. Letak geografis kampus Unwaha yang berdekatan sehingga biaya

investasi yang dibutuhkan untuk koneksi antar kampus dapat

diupayakan seminimal mungkin.

2. Tingkat keinginan mahasiswa, dosen dan karyawan akan layanan sistem

informasi di Unwaha cukup tinggi.

3.2 Kelemahan (Weakness)

a. Manajemen, Kebijakan dan Struktur Organisasi


7

1. Belum ada arah pengembangan Sistem Informasi Unwaha yang dapat

dijadikan acuan bagi pengembangan dan penerapan sistem informasi

2. Belum ada struktur dan aturan detail yang komprehensif mengenai

hubungan antar unit, terutama yang berkaitan dengan sistem informasi.

3. Struktur organisasi sistem informasi dan komunkasi yang saat ini ada

masih belum terpetakan dengan jelas

4. Belum ada SOP dan SLA layanan SI

5. Belum adanya disaster recovery system

b. Sumber daya insani

1. Jumlah dan mutu SDI yang ada saat ini masih kurang

2. Belum adanya tupoksi bagian SI

c. Implementasi Aplikasi/Layanan

1. Pemanfaatan produk dan layanan Sistem Informasi Unwaha masih

belum optimal.

2. Local content repository masih rendah

3. Sistem informasi masih sebatas menampung data, dan masih dalam

tahap validasi data.

d. Sarana dan prasarana

1. Tata kelola atau manajemen sarana dan prasarana jaringan komputer

yang ada belum optimal

2. Masih minimnya bandwidth internet yang dilanggan untuk memenuhi

kebutuhan sivitas akademika, jika dibandingkan dengan kebutuhan ideal

pengguna yang semakin meningkat.

3. Jumlah fasilitas sistem informasi belum sebanding dengan jumlah SDI

baik dosen, staf administrasi, maupun mahasiswa.

3.3 Peluang (Opportunities)

a. Peluang Usaha / Bisnis / Profit

1. Semakin meningkatnya stakeholder eksternal yang terkait dengan

Unwaha


8

2. Meningkatnya kebutuhan akan kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan

pendidikan baik administrasi ataupun akademik yang didukung SI

3. Pengembangan Sistem Informasi dapat berfungsi sebagai profit center

kampus.

4. Hasil pengembangan produk internal siap dipasarkan ke luar kampus.

5. Belum banyak lembaga pendidikan yang menyertakan sertifikasi sistem

informasi berstandar nasional dan internasional bagi lulusannya.

6. Adanya kesempatan Unwaha untuk berekspansi di tingkat regional

ASEAN setelah Indonesia tergabung dalam kesepakatan Masyarakat

Ekonomi ASEAN pada tahun 2015.

b. Pendidikan dan Penelitian

1. Banyaknya tawaran kerjasama di bidang Sistem Informasi dari berbagai

pihak, terutama dalam bentuk kerjasama dalam pelatihan dan lisensi

produk teknologi informasi, karena Unwaha semakin dikenal sebagai

salah satu universitas yang dirasa potensial dalam pengembangan dan

penerapan Sistem Informasi.

2. Adanya dana-dana kompetitif baik dari Dikti maupun dari sumber

lainnya yang dapat juga digunakan untuk pengadaan sarana dan

prasarana dan peningkatan kemampuan SDI di bidang Sistem Informasi.

3. Adanya teknologi berbasis open source yang dapat digunakan dan

dikembangkan dengan murah, sehingga akan memacu kreativitas bagi

pengembang dan mahasiswa.

4. Semakin banyak penggunaan sistem informasi sebagai sarana

pengembangan Tri Dharma Perguruan Tinggi

5. Sistem Informasi secara langsung maupun tidak langsung dapat

memberikan imbas pada peningkatan daya saing mutu layanan dan mutu

pendidikan.


9

3.4 Ancaman (Threats)

1. Membanjirnya konten produksi negara asing dapat memberikan dampak

negatif terhadap motivasi pengembangan konten secara mandiri

sehingga ketergantungan lembaga terhadap asing sulit dihilangkan.

2. Peningkatan kualitas SI lembaga lain

3. Berdirinya lembaga pendidikan asing di Indonesia dapat mengakibatkan

ketatnya persaingan dalam memperebutkan peluang untuk

meningkatkan kualitas pendidikan.

4. Perkembangan Sistem Informasi yang semakin cepat sehingga memicu

kekunoan suatu teknologi yang diterapkan yang semakin pendek.

5. Ancaman dari hacker dan virus computer.


10

BAB IV

RENCANA STRATEGIS

4.1 Analisis SWOT

Analisa SWOT merupakan alat yang digunakan untuk mengembangkan

empat tipe pilihan strategi: SO, WO, ST dan WT. Kunci kesuksesan penggunaan

matriks TOWS adalah mempertemukan faktor kunci internal dan eksternal

untuk membentuk strategi seperti berikut ini:

SO (Strength – Opportunity)

Menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan kesempatan

WO (Weakness – Opportunity)

Mengatasi kelemahan dengan memanfaatkan kesempatan

ST (Strength – Threat)

Menggunakan kekuatan untuk menghindari ancaman

WT (Weakness – Threat )

Mengatasi kelemahan dan menghindari ancaman

Penyusunan strategi menggunakan matriks SWOT disajikan pada tabel:

STRENGTH 1. Adanya komitmen pimpinan dalam

peningkatan kualitas dan kuantitas SI.

2. Adanya kebijakan alokasi dana untuk mengembangkan SI.

3. Adanya dukungan pimpinan untuk perolehan hibah PHP PTS bagi upaya pengembangan SI.

4. Terdapat unit yang diberikan kewenangan dan tanggung jawab untuk mengelola SI

5. Unwaha memiliki Program Studi S1 Sistem Informasi

6. Unwaha telah mencapai berbagai perkembangan dalam penerapan layanan SI

7. Terdapat fasilitas komunikasi antar staf, karyawan dan unit

8. Pembangunan sarana dan prasarana jaringan tulang punggung (backbone) wireless yang menghubungkan Kampus A dan Kampus B pada tahun 2013.

WEAKNESS 1. Belum ada arah pengembangan

Sistem Informasi Unwaha 2. Belum ada struktur dan aturan

detail yang komprehensif mengenai hubungan antar unit, terutama yang berkaitan dengan sistem informasi.

3. Belum ada SOP dan SLA layanan SI

4. Belum adanya Disaster Recovery System

5. Jumlah dan mutu SDI yang ada saat ini masih kurang

6. Belum adanya tupoksi bagian SI 7. Pemanfaatan produk dan

layanan Sistem Informasi Unwaha masih belum optimal.

8. Local content repository masih rendah

9. Sistem informasi masih sebatas menampung data, dan masih dalam tahap validasi data.

10. Tata kelola atau manajemen


11

9. Jaringan intranet mencapai seluruh area kampus

10. Penggunaan kabel Serat Optik 11. Adanya persetujuan usulan

pembangunan server pusat dan peralatan SI

12. Letak geografis kampus Unwaha yang berdekatan

sarana dan prasarana jaringan komputer yang ada belum optimal

11. Masih minimnya bandwidth internet yang dilanggan untuk memenuhi kebutuhan sivitas akademika, jika dibandingkan dengan kebutuhan ideal pengguna yang semakin meningkat.

12. Jumlah fasilitas sistem informasi belum sebanding dengan jumlah SDI baik dosen, staf administrasi, maupun mahasiswa.

13. Belum adanya layanan SI yang menjadi wadah untuk mengembangkan kewirausahaan

14. Belum adanya layanan SI yang menjadi wadah untuk mengembangkan pemahaman nilai islami

OPPORTUNITY 1. Semakin

meningkatnya stakeholder eksternal yang terkait dengan Unwaha

2. Meningkatnya kebutuhan akan kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan pendidikan baik administrasi ataupun akademik yang didukung SI

3. Pengembangan Sistem Informasi dapat berfungsi sebagai profit center kampus.

4. Hasil pengembangan produk internal siap dipasarkan ke luar kampus.

5. Belum banyak lembaga pendidikan yang

Pemaksimalan dukungan pimpinan dalam pengembangan SI (S1, S3 O7)

Pengoptimalan pemanfaatan dan pegelolaan layanan SI untuk memenuhi kebutuhan (S6,7, O1,2,3,4,5,6)

Pengoptimalan pemanfaatan sarana dan prasarana SI untuk memenuhi kebutuhan (S8,9,10,1,12, O1,2,3,4,5,6)

Pemanfaatan anggaran secara optimal (S2, O8,10,11)

Meningkatkan hubungan baik dengan stakeholder eksternal/pihak ketiga (S1,3,6,7,8,9,10 O7,8,9)

Meningkatkan kinerja bagian SI (S4,O1,2)

Menciptakan sinergi progam studi dan bagian

Pembuatan design arsitektur pengembangan SI (W1, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)

Pembuatan SOP dan SLA Layaan SI (W2,3, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)

Meningatkan kuantitas dan kualitas SDI bagian SI (W4, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)

Pembuatan aturan pemanfaatan produk layanan SI (W6,7, O1,2,10)

Mengoptimalkan pembangunan dan pengelolaan sarana dan prasarana SI (W8,9,10,11,12, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)

Tersedianya layanan dan sarana dan prasarana SI secara optimal (

Mengembangkan layanan SI yang menjadi wadah kegiatan kewirausahan (W13 dan S4)

THREAT

1. Membanjirnya konten produksi negara asing

2. Peningkatan kualitas SI lembaga lain

3. Berdirinya lembaga

pendidikan asing di

Indonesia

4. Perkembangan sistem

Mengoptimalkan perancangan dan pengembangan layanan SI (S6,7, T1,2,3,4)

Menijau ulang fungsi sistem layanan dan infrastrktur secara berkala (S6,7,8,9,10, T5)

Menambah SDI baru bagian SI (W4, T1,2,3,4)

Menambah sarana dan prasarana SI (W10, 11,12, T1,2,3,4)

Memperbaiki tata kelola jaringan dan sarana dan prasarananya (W9, T5)

Mengadakan sosialisasi dan pelatihan pemanfatan layanan SI (W,7, T1,2,3,4)


12

informasi dan

komunikasi yang

semakin cepat

5. Ancaman dari hacker

dan virus komputer

4.2 Daftar Strategi

Daftar Strategi yang berhasil diperoleh dari Matriks TOWS:

Pemaksimalan dukungan pimpinan dalam pengembangan SI (S1, S3 O7)

Pengoptimalan pemanfaatan dan pegelolaan layanan SI untuk

memenuhi kebutuhan (S6,7, O1,2,3,4,5,6)

Pengoptimalan pemanfaatan sarana dan prasarana SI untuk

memenuhi kebutuhan (S8,9,10,1,12, O1,2,3,4,5,6)

Pemanfaatan anggaran secara optimal (S2, O8,10,11)

Meningkatkan hubungan baik dengan stakeholder

eksternal/pihak ketiga (S1,3,6,7,8,9,10 O7,8,9)

Meningkatkan kinerja bagian SI (S4,O1,2)

Menciptakan sinergi program studi dan bagian SI (S4,5, O3,4,5,7,10)

Pembuatan renstra pengembangan SI (W1, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)

Pembuatan SOP dan SLA Layaan SI (W2,3, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)

Meningatkan kuantitas dan kualitas SDI bagian SI (W4,

O1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11)

Pembuatan aturan pemanfaatan produk layanan SI (W6,7, O1,2,10)

Mengoptimalkan pembangunan dan pengelolaan sarana dan

prasarana SI (W8,9,10,11,12, O1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11)

Mengoptimalkan perancangan dan pengembangan layanan SI (S6,7,

T1,2,3,4)

Meninjau ulang fungsi sistem layanan dan infrastrktur secara

berkala (S6,7,8,9,10, T5)

Menambah SDI baru bagian SI (W4, T1,2,3,4)

Menambah sarana dan prasarana SI (W10,11,12, T1,2,3,4)

Memperbaiki tata kelola jaringan dan sarana dan prasarananya (W9, T5)

Mengadakan sosialisasi dan pelatihan pemanfatan layanan SI (W,7, T1, 2,


13

3, 4).

4.3 Ringkasan Strategi:

1. Terpenuhinya kebutuhan pengguna SI secara optimal

2. Pemanfaatan anggaran keuangan secara optimal

3. Optimasi perancangan dan pengembangan sistem informasi

4. Memperluas sarana dan prasarana SI

5. Menyusun tatakelola SI

6. Meningkatkan hubungan baik dengan stakeholder

7. Meningkatkan keahlian penggunaan SI oleh SDI Unwaha

8. Meningkatkan kuantitas dan kualitas SDI bagian SI

9. Mengembangkan sinergi antara bagian SI dan unit lainya

10. Memperluas pengembangan layanan SI pada bidang

kewirausahaan dan keagamaan

4.4 Peta Strategi

CUSTOMER

FINANCIAL

INTERNAL BUSINESS PROCESS

LEARNING & GROWTH

Terpenuhinya kebutuhan pengguna SI secara optimal

Pemanfaatan anggaran keuangan secara maksimal

Meningkatkan keahlian penggunaan SI oleh SDM Unwaha

Optimasi perancangan dan pengembangan sistem informasi

Memperluas sarana dan parasarana TIK

Menyusun tata kelola sistem informasi

Meningkatkan hubungan baik

dengan stakeholder

Meningkatkan kuantitas dan kualitas SDM bagian SI

Memperluas pengembangan layanan SI pada bidang

kewirausahaan dan keagamaan

Mengembangkan sinergi antara bagian SI dan unit lainnya


14

4.5 Critical Success Factor Analysis

Perspektif Sasaran Strategi Key Performance

Indicator (KPI) Program Kerja

Customer Terpenuhinya kebutuhan pengguna layanan SI secara optimal

a. Indeks kepuasan pengguna

b. Tingkat penanganan keluhan dan permintaan

1. Evaluasi dan monitoring layanan SI dalam organisasi

2. Pengembangan sistem help desk layanan SI

Financial Pemanfaatan anggaran keuangan secara optimal

% tingkat ketercapaian anggaran

1. Penyusunan rencana anggaran untuk pengembangan SI

2. Pembuatan laporan realisasi penggunaan anggaran dalam pembangunan layanan SI

Internal Business Process

Optimasi perencanaan dan pengembangan Manajemen Sistem Informasi

a. % kesesuaian system yang dibangun dengan kebutuhan user

b. % ketersediaan dokumen pengembangan perangkat lunak

1. Identifikasi sistem manajemn dan sistem informasi yang akan dikembangkan

2. Pembuatan dokumen pengembangan perangkat lunak

Memperluas sarana dan prasarana SI

a. % ketersediaan sarana prasarana SI

b. Tingkat up time jaringan

c. % pemenuhan kebutuhan akses internet

1. Peningkatan kualitas koneksi jaringan SI atau ICT

2. Pembangunan Disaster Recovery System Back up

3. Penyediaan dukungan sarana dan prasarana untuk pengembangan SI di tingkat fakultas dan prodi

Menyusun tata kelola SI

a. Tingkat ketersediaan dan pemenuhan dokumen mutu

1. Menyusun design arsitektur pengembangan SI

2. Menyusun dokumen


15

layanan SI b. Tingkat pemenuhan

penyelesain masalah SI berdasarkan SLA

c. Tingkat pemenuhan tupoksi dan struktur organisasi

mutu layanan SI (SOP, SLA, Dokumen pemeliharaan, dan user manual dll)

3. Penguatan tupoksi dan struktur organisasi bagian SI

Meningkatkan keahlian penggunaan SI oleh SDI Unwaha

a. Jumlah pelatihan SI yang diadakan

b. Tingkat kehadiran dan pemahaman materi pelatihan

1. Peningkatan kapasitas sumber daya

2. Pengembangan metode pelatihan SI yang efektif

Meningkatkan hubungan baik dengan stakeholder

a. Jumlah kontrak yang diperpanjang

b. Jumlah keluhan yang dilayani pihak vendor, supplier, atau developer

1. Peningkatan pengelolaan vendor, supplier, atau developer

Learning & Growth

Meningkatkan kuantitas dan kualitas SDI bagian SI

a. Jumlah SDI yang pelatihan

b. Jumlah sertifikasi yang oleh SDI bagian SI

c. Persentase pemenuhan SDI

1. Menambah SDI sesuai kebutuhan dan ketentuan

2. Melaksanakan pelatihan secara berkala

3. mengikutsertakan SDI dalam sertifikasi baik nasional maupun internasional

Memperluas pengembangan layanan SI pada bidang kewirausahaan dan keagamaan

a. Jumlah layanan SI di bidang kewirausahaan dan keagamaan yang dikembangkan

1. Mengembangkan layanan SI yang menjadi wadah pengembangan jiwa kewirausahaan

2. Mengembangkan layanan SI yang menjadi wadah pengembangan pemahaman nilai keagamaan


16

Mengembangkan sinergi antara bagian SI dengan unit lainnya

a. Jumlah staf unit atau lain yang dilibatkan program kerja bagian SI

1. Melibatkan unitatau bagian lain dalam pengembangan layanan SI Universitas

b. Jumlah riset di bidang SI yang dilakukan Bagian SI dengan unit lain

2. Mengandeng unit lain dalam riset di bidang SI


17

BAB V

RENCANA PELAKSANAAN STRATEGI

5.1 Pokok Strategi

Setelah melalui kajian SWOT analisis SI maka ditemukan beberapa

strategi pokok yang perlu di laksanakan dengan penjelasan masing

masing sebagai berikut :

1. Terpenuhinya kebutuhan pengguna SI secara optimal baik untuk

kepentingan Sistem Informasi Manajemen maupun kebutuhan SI

dalam proses penyelengraan pendidikan menuju cyber campus

2. Pemanfaatan anggaran keuangan secara optimal dengan memilih

teknologi yang se-efektif dan se-efisien mungkin dengan menghindari

sedapat mungkin investasi teknologi yang out of date, mengingat

perkembangan teknologi yang begitu pesat.

3. Optimasi perancangan dan pengembangan sistem informasi

mengurangi ketergantungan secara bertahap menuju kemandirian

seiring dengan penyiapan sumber daya insani bidang SI.

4. Memperluas sarana dan prasarana SI berupa pengadaan hardware dan

merencanakan dengan teliti dengan tujuan sarana yang ada dapat

terhubung dengan baik melalui jaringan sistem informasi yang

terintegrasi.

5. Menyusun tatakelola SI berupa modul modul dan tandard

operating procedure, dengan update pembaharuan tersedia secara

online dan secara terus menerus disempurnakan dan dikembangkan.

6. Meningkatkan hubungan baik dengan stakeholders, dengan

memberikan umpan balik berupa laporan kemajuan dampak

penggunaan SI dalam peningkatan kualitas pendidikan dan kinerja

manajemen Unwaha.

7. Meningkatkan keahlian penggunaan SI oleh sumber daya insani

Unwaha, karena pesatnya perkembangan SI maka building capasity harus

terus di tingkatkan dengan pelatihan dan studi banding ke berbagai


18

institusi yang berkompeten.

8. Meningkatkan kuantitas dan kualitas sumber daya insani bagian SI

secara bertahap untuk membentuk tim sistem informasi yang

mandiri, sehingga mampu memenuhi kebutuhan pengembangan

system informasi untuk kebutuhan internal dan membangun

perangkat lunak yang memungkinkan diperolehnya new generate

income, mencetak pendapatan alternatif melalui kerjasama dengan

pihak ketiga terutama institusi pendidikan dan kesehatan.

9. Mengembangkan sinergi antara bagian SI dan unit lainya terutama

menggunakan teknologi internet atau web secara terencana dengan

modul-modul petunjuk pelaksanaan yang konkrit jelas dan

terkoordinir.

10. Memperluas pengembangan layanan SI pada bidang kewirausahaan

dalam arti luas terutama dengan era digitalisasi korporasi atau

institusi dalam pergaulan global akan tetapi tetap berkarakter Islami,

Ahlus Sunnah Wal Jamma'ah dan Rahmatan lil'alamin.

5.2 Program Kerja

Strategi SI merupakan cara untuk mewujudkan hasil analisa

SWOT untuk merancang program kerja yang selanjutnya dapat

dilaksanakan melalui kegiatan atau eksekusi secara bertahap sesuai

kurun waktu yang direncanakan 2017 s/d 2027 , sehingga peranan SI

terhadap organisasi dapat terealilasi, meliputi lima pokok yang

disampaikan Spewak (1992 ) dalam program kerja pokok SI :

1. Meningkatkan kualitas sistem koneksi akses data untuk menunjang

aktivitas manajemen dan proses pendidikan berbasis internet dalam

upaya mewujudkan smart campus, karena SI saat ini modal

utamannya adalah kecepatan akses, berbasis cloud computing

dedicated bertahap meninggalkan sistem client server dalam berbagai

format data.

2. Menyusun road map adaptasi SI berupa arsitektur SI, sehingga


19

migrasi dari sistem legacy atau sistim warisan, namun tidak

menimbulkan gejolak budaya kerja atau culture shock yang akan

merugikan produktivitas institusi Unwaha.

3. Melakukan penelitian atau riset pengembangan perangkat lunak

dengan menggandeng kemitraan pusat pelatihan dan mengembangkan

sendiri pada laboratorium Unwaha dan MOU dengan beberapa daerah

sebaga laboratorium lapangan SI, di Jawa Timur atau luar propinsi.

4. Melakukan Integrasi data antar unit kerja sehingga menjadi kesatuan

entitas sistem informasi guna meningkatkan kesepahaman mencegah

redundance dan penyimpangan data dalam pengembangan Sistem

Informasi Manajemen.

5. Menyusun anggaran investasi SI sesuai dengan perkembangan

teknologi yang ingin diwujudkan dan perkembangan lingkungan

organisasi Unwaha, sebagai institusi pendidikan modern guna

terwujudnya mercu suar pendidikan perguruan tinggi NU se Indonesia.

6. Membuat pemetaan pengembangan perekayasaan sistem untuk

kewirausahaan berbasis syariah Islam berupa inkubator usaha offline

konevensional maupun online atau digital sesuai dengan tuntutan era

informasi dan mobile.

5.3 Implementasi Rencana Program Strategis

Pengembangan SI Unwaha secara umum dapat dilihat pada

gambar tersebut, dengan target capaian dalama jangka pendek Unwaha

sampai dengan tingkat PaaS atau Platform as a services, sesuai dengan

kebutuhan organisasi saat ini dengan rincian program sebagai berikut :

1. Tahun 2016 , Persiapan Migrasi teknologi Client Server atau legacy

system menuju Cloud System meliputi beberapa aktivitas pokok yaitu :

Penyusunan Design Arsitektur SI berbasis Web, Penyiapan sumber daya

insani Tim Sistem Informasi, Pengadaan perangkat keras dan perangkat

lunak, serta kerjasama Cloud System untuk implementasi SaaS (

Software as a Services ), Workshop dan Pelatihan penggunaan Cloud


20

System, MOU dengan Penyedia Jasa SI, Integrasi antar unit kerja SI.

2. Tahun 2017 , menyiapkan pelaksaan PaaS ( Platform as a Services)

meliputi : Pembuatan perangkat lunak mendukung Sistem Informasi

Manajemen, Pembuatan atau pengadaan Perangkat lunak proses

pendidikan cyber campus, uji coba penerapan web base dan cloud

system, penyusunan modul pembelajaran jarak jauh (Distance

Learning )

3. Tahun 2018 Ujicoba Perangkat lunak Sistem Informasi Manajemen

yang telah dibuat sehingga terwujud menjadi sistem informasi dalam

manajemen organisasi Unwaha, dengan system report multi platform

sarana mobile, sehingga kendali organisasi dapat dilakukan dari

manapun secara online melewati data cloud.

4. Tahun 2019 Pengembangan Cyber Campus ke seluruh tanah air

sebagai keunggulan Unwaha dalam dunia pendidikan di Indonesia,

dengan fasilitas perkuliahan atau training jarak jauh bersertifikat.

5. Tahun 2020 Pemantapan dan pengembangan cyber campus dengan

evaluasi atas perkembangan teknologi yang berkembang, membuat

dokumen pengembangan SI Unwaha fase ke dua untuk periode

tahun 2021 s/d 2025, dengan kajian perkembangan teknologi di dunia

yang semakin sangat pesat.


21

BAB VI

PENUTUP

Kesiapan dan kesigapan Universitas KH. A. Wahab Hasbullah Jombang

dalam merespon perubahan akan memperkuat posisi Universitas KH. A.

Wahab Hasbullah Jombang menjadi institusi pendidikan yang mampu

menghasilkan keluaran yang berkualitas sehingga mampu berdiri setara dalam

pergaulan masyarakat di daerah, nasional bahkan dunia, ikut berperan aktif

dalam menggerakkan roda ekonomi dan pembangunan bangsa, dan

menghasilkan karya yang mampu mendorong peningkatan keunggulan

bangsa. Untuk itu pengelolaan Universitas KH. A. Wahab Hasbullah Jombang

dewasa ini tidak dapat lagi diselenggarakan secara konvensional namun harus

berpedoman pada prinsip-prinsip Good University Governance (GUG). Hal

ini sejalan dengan kondisi kompetisi global yang menuntut Universitas

KH. A. Wahab Hasbullah Jombang untuk secara kontinyu melakukan

perbaikan program pendidikannya agar berorientasi pada stakeholders.

Harapan besar dengan adanya blueprint SI 2016-2020 ini dapat menjadi

arah, panduan dalam mengembangkan SI di lingkungan Universitas KH.

A. Wahab Hasbullah Jombang. Dan diharapkan dengan adanya blueprint ini

dapat pula membantu memberikan panduan bagi Pimpinan Universitas KH.

A. Wahab Hasbullah Jombang dalam menerapkan dan memanfaatkan Sistem

Informasi di lingkungan Universitas KH. A. Wahab Hasbullah Jombang

dengan sebaik-baiknya sehingga dapat memberikan manfaat bagi sivitas

akademika dan masyarakat luas, sehingga benar-benar terwujud cita-cita

Universitas KH. A. Wahab Hasbullah Jombang sebagai kampus rahmatan

lil’alamin melalui Unwaha Cyber Campus.


22

blueprint pengembangan sistem informasi filemelalui proses yang partisipatif bersama dari para...

Documents