BIT‐Development Lean Initiative

Close‐out Report Presentation

ReEngine‐BIT Engagement Objective

To team with BIT‐Development, enabling them to optimize their Agency support through velocity and quality throughput.  Facilitate their development into a continuously improving organization.

Stages of Engagement• Training in Government Quality & Improvement     Methodology

• 3 Projects• Takt Board

• ReEngine involved as both facilitator and active team member

• Requirements Gathering• ReEngine involved primarily as facilitator with assistance 

from BIT facilitator• Resource Sharing

• ReEngine involved in purely advisory capacity, mentoring BIT facilitators before/after each session with minimal involvement during sessions

ReEngine’s GQI Methodology• Blend of proven private sector methodologies honed specifically for government, by government professionals

• Lean ‐ Focus on flow ‐ elimination of waste and maximizing value• Example tool:  map to streamline 

• Six Sigma ‐ Focus on root cause analysis ‐ reducing errors and maximizing data‐driven decision making• Applicable tool:  sampling for quality levels

• Theory of Constraints ‐ Core of methodology, focus on improving process bottlenecks and directing the use of the Lean and Six Sigma tools• Applicable tool:  5 Focusing Steps

Training● Trained 24 BIT and Dept. of Revenue students

● 4½  day session covering both breadth and depth of critical process improvement tools/techniques

● Provided green‐belt training in ReEngine’s Government Quality and Improvement methodology

Throughput Operating Strategy

Project 1 ‐ Takt Board• Began immediately following Training, strongest ReEngine 

involvement 

• Situational awareness:  understand the quantitative nature of the work

• How many projects are we completing?• How many do we need to complete?• How does that break down by team?• What sizes of projects do we need to complete?• How many projects need to be in each SDLC phase at any given time?

• Constructed Capacity Model to show regular management objectives for each cycle (2 week period)

• Takt Board shows us movement through the system so that leadership can identify, understand, and respond to any slowing or stoppages of work in the pipeline 

Add preceding column for “Input: Agency Request”

Need to focus on completing projects, not starting/advancing them

Project 1 ‐ Takt Board Results

● Managers and Leadership understand annual, quarterly, monthly, and bi‐weekly objectives

● Leadership has tools and metrics to mentor, guide, and allocate resources

● 3‐day Kaizen to improve the Requirements Gathering process and the Analysis & Design SDLC phase

● ReEngine served as primary facilitator, training BIT staff as facilitators throughout the event

● Problem Statement: The requirements gathering process and Analysis & Design phase may take longer than necessary as not all needed staff members are present at the RG sessions.  Also, Analysts are not always prepared with the right questions for the Agency, nor is the Agency always prepared for the level of commitment it must make for a successful project

● Vision: Requirements are gathered fully and accurately in the first attempt.  Agencies are able to successfully convey their business needs and BIT can articulate their proposed solution.  All written requirements fully encompass the needs of the project within the agreed upon scope.

Project 2 ‐ Requirements Gathering

● Improved process using strategic‐level improvements

● Many of the improvements implemented by leveraging existing software

● Planning incorporated into requirements gathering

● Consistency and standard procedures adopted (WGLL)

● Standardized questions, accelerated development of new analysts

● Agency engagement defined and standardized (3 customers in the room)

● Existing system, TFS, leveraged and more fully utilized

Project 2 ‐ Requirements Gathering ‐ Results

Project 3 ‐ Resource Sharing● 3‐day intensive, “all‐inclusive” Kaizen

● Focused on the Constraint (Development SDLC phase)

● Focused on inter‐team resource sharing

● Problem Statement: It is difficult to share resources across teams as there is no distinct process.  There is also a concern amongst managers that the shared staff member may not return as scheduled and/or that their absence will impact their current workload.

● Vision: The request to “borrow” a team member from another team can be made quickly, easily, and the details are clear to both Managers.  The Agency customer understands that having additional effort and new skillsets behind a project is a boon to the quality and velocity of the products they receive.

Project 3 – Team Finalizing Outputs

Project 3 ‐ Resource Sharing ‐ Results

● Criteria for resource sharing established

● Criteria how resource sharing is accomplished

● Procedures developed to request/allocate resources

● Capabilities and responsibilities better defined

● Resource sharing can now be a management tool that is utilized when needed and justified

Engagement Takeaways

● 24 greenbelt practitioners trained in GQI

● Heightened project situation awareness

● High‐level WGLL strategy implemented for now and the future

● Managers have wherewithal to steer organization

Engagement Takeaways

• 3 projects designed to strengthen the organization, improve the quality and velocity of Agency projects

• Consultation with leadership on change management

• Organization continuously improving

• Ideas for future projects have already been discussed/requested

• Now have Continuous Improvement staff members

Legislative Objective: To team with BIT‐Development, enabling them to optimize their Agency support through velocity and quality throughput.  Facilitate their development into a continuously improving organization.  

Outcome: BIT is on path to achieve throughput and velocity objectives.  Further, they’ve already set in place ongoing continuous improvement infrastructure.

Goal Assessment