bimtek penyusunan standar operasional...
TRANSCRIPT
Bimtek PenyusunanStandar Operasional Prosedur
Di Lingkungan Perguruan Tinggi Negeri
Jakarta, 11 Maret –13 Maret 2019
Area Perubahan Reformasi Birokrasi
8AREA PERUBAHAN
Tata Laksana
Peraturan Perundang-undangan
Sumber daya manusia aparatur
PengawasanAkuntabilitas
Pelayanan Publik
Mental Aparatur
Organisasi
Sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai prinsip-
prinsip good governance
Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih, dan kondusif.
SDM aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable,
profesional, berkinerja tinggi, dan sejahtera
Meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yang bebas KKNMeningkatnya kapasitas dan
Akuntabilitas kinerja birokrasi
Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat
Terciptanya budaya kerja positif bagi birokrasi yang melayani, bersih, dan akuntabel
Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran
Berbagi sumber dayaBerbasis Efisiensi
PROGRAM TATALAKSANAMemiliki 5 rencana aksi:
Penyusunan peta proses bisnis Kementerian sesuai tugas dan fungsi unit kerja
Penyusunan SOP makro dan mikro sesuai dengan peta proses bisnis
Integrasi layanan/e-government yang telah ada dan Pembangunan/ pengembangan sistem e-government baru untuk mendukung penyelenggaraan kegiatan Kementerian
Menetapkan PPID dan menerapkan keterbukaan informasi publik
Penerapan sistem kearsipan yang handal
Hasil Penilaian Reformasi Birokrasi oleh Kementerian PAN dan RB
2016
2017
1. Belum seluruh unit organisasi telah memiliki peta proses bisnis yang sesuai dengan tugas dan fungsi
2. SOP yang ada belum seluruhnya diselaraskan dengan proses bisnis yang baru ditetapkan
3. SOP belum dievaluasi dan disesuaikan dengan perkembangan tuntutan efisiensi, dan efektivitas birokrasi, secara berkala
1. Peta proses bisnis belum disusun oleh seluruh unit kerja, khususnya di Kopertis dan Perguruan Tinggi Negeri
2. Proses bisnis belum dimanfaatkan sebagai acuan dalam mensinergikan kinerja antar unit kerja
3. SOP belum seluruhnya disesuaikan dengan peta proses bisnis yang ada
ENTERPRISE ARCHITECTURE
Dirancang oleh Pusat Data danInformasi Iptek dan Dikti sebagai
dasar untuk merancang PetaProses Bisnis dan Sistem Informasi
PENDAMPINGAN
Penyusunan peta proses bisnis di lingkungan Unit Utama, PTN,
dan LLDIKTI
1
2016
2
2017
PERMENRISTEKDIKTI NO 71 TAHUN 2017
Diterbitkan sebagai pedoman penyusunandan evaluasi peta proses bisnis dan SOP di
lingkungan Kemenristekdikti
3
2017
KEPMENRISTEKDIKTI 376/M/KPT/2018
Hasil peta proses bisnis yang telah disusun, ditetapkan oleh Menteri Ristekdikti sebagai
dokumen resmi peta proses bisnisKementerian
4
2018
EVALUASI PETA PROSES BISNIS
Mengevaluasi dan memperbaiki Peta Proses Bisnis Kementerian, yang meliputi Direktorat
Jenderal, Sekretariat Jenderal, danInspektorat Jenderal
5
2019
Kronologi Penyusunan Peta Proses Bisnis Kementerian
DASAR HUKUM PETA BISNIS PROSES DAN SOP
234567
PERPRES Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi
PERPRES Nomor 7 Tahun 2015 tentang Organisasi Kementerian Negara
PERPRES Nomor 13 Tahun 2015 tentang Kemenristekdikti
PERMENPANRB Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
PERMENPANRB Nomor 19 Tahun 2018 tentang Penyusunan Peta Proses Bisnis Instansi Pemerintah
PERMENRISTEKDIKTI Nomor 71 Tahun 2017 tentang Pedoman Penyusunan Peta Proses Bisnis dan SOP di Lingkungan Kemenristekdikti
1 Undang Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan
Tujuan Permenristekdikti 71 Tahun 2017Pasal 3 Permenristekdikti Nomor 71 Tahun 2017
menciptakan tertib penyelenggaraan tugas dan fungsi setiap Unit Organisasi
mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang
mendorong setiap Unit Organisasi memiliki Proses Bisnis dan prosedur baku pada setiap tugas dan fungsi
mendorong setiap Unit Organisasi untuk memberikan pelayanan terbaik dan memiliki kualitas tinggi kepada masyarakat pengguna
layanan maupun para pemangku kepentingan
Manfaat Peta Proses BisnisPasal 8 Permenristekdikti Nomor 71 Tahun 2017
Peta Proses Bisnis
Analisis JabatanDasar penataan
organisasi
Standar Pelayanan Publik
Standar Operasional Prosedur
Makro Mikro
Kesalahan yang sering muncul dalam penyusunan peta proses bisnis
Penggunaan Kata KerjaSebagian kata kerja yang digunakan bukanlah kata kerja aktif
Penggunaan decisionPembagian alur tidak menggunakan decision
Penggunaan paralel gatewayPenggunaan paralel gateway yang masih belum sesuai
Penggunaan simbol “end”Masih ada proses yang tidak diakhiri dengan simbol “end”
Alur Makro dan MikroBelum ada alur makro dan mikro yang dapat melihat
tata hubungan antar unit
AktorAktor yang terlibat belum megacu pada peta jabatan yang
telah divalidasi, dan pekerjaan belum habis dibagi rata
Tugas dan FungsiPenyusunan peta proses bisnis tidak mengacu pada
tugas dan fungsi unit organisasi sesuai OTK, sehingga ada pekerjaan yang timpang tindih
1
2
3
4
5
6
7
HUBUNGAN PETA PROSES BISNIS dengan SOP
Sub-processes
Business-process
Tasks
Activities
SOP Macro
(Cross Function Map)
SOP Micro
Alur pekerjaan yang diarahkan pada pencapaian tujuan organisasi
Pola keterkaitan dan urutan pekerjaan proses makro
Kumpulan aktivitas yang menghubungkan antar unit
Langkah-langkah rinci tugas untuk membentuk suatu aktivitas
Pengertian Standar Operasional Prosedur
standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi
pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku
serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan
aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan
Standar Operasional Prosedur
SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP)
Pengenalan Keterkaitan SOP AP
SOP ADMINISTRASI
SOP TEKNIS
SOP ADMINISTRASI
PEMERINTAHAN
SOP RUTIN
SOP PELAYANAN
SOP PENUGASAN
PELAKSANA LEBIH DARI 1
ORANG/ JABATAN
PELAKSANA HANYA 1 ORANG/
1 TIM
Adalah standar prosedur yang
diperuntukkan bagi jenis-jenis aktivitas
yang bersifat administratif.
Adalah standar prosedur yang sangat rinci dan
bersifat teknis.
PENTINGNYA SOP (1)
Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan
Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas
Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari
Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas
PENTINGNYA SOP (2)
Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparatur cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan
Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur
Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur
Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur dalam melaksanakan tugasnya
Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi
PENTINGNYA SOP (3)
Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang aparatur dalam melaksanakan tugasnya
Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas
Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan
Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan
Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan
14 Komponen Standar Pelayanan
PERSYARATAN
SISTEM MEKANISME DAN PROSEDUR
PENANGANAN PENGADUAN, SARAN, DAN MASUKAN
JANGKA WAKTU PENYELESAIAN
BIAYA/TARIF
PRODUK PELAYANAN
DASAR HUKUM
SARANA DAN PRASARANA DAN/ATAU FASILITAS
JAMINAN PELAYANAN
KOMPETENSI PELAKSANA
PENGAWASAN INTERNAL
JUMLAH PELAKSANA
JAMINAN KEAMANAN DAN KESELAMATAN PELAYANAN
EVALUASI KINERJA PELAKSANA
14 Komponen Standar Pelayanan
PERSYARATAN
SISTEM MEKANISME DAN PROSEDUR
PENANGANAN PENGADUAN, SARAN, DAN MASUKAN
JANGKA WAKTU PENYELESAIAN
BIAYA/TARIF
PRODUK PELAYANAN
SISTEM MEKANISME DAN PROSEDUR
Tata cara pelayanan yang dibakukan bagi pemberi
dan penerima pelayanan, termasuk pengaduan.
SOP AP terdiri dari bagian flowchart dan identitas1
Penulisan kegiatan tidak disertai dengan pelaksana kegiatan (aktor) dan dipisahkan dalam kolom pelaksana tersendiri.2
Penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan obyek dan keterangan3
Penulisan pelaksana (aktor) tidak diurutkan secara hierarki tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan
4
Penulisan pelaksana (aktor) selalu dimulai dari sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan dari matriks flowcharts5
Rangkaian Flowchart SOP AP
PENGAMBILAN KEPUTUSAN(Decision)
MULAI (Terminator)
PROSES (Process)
PENGAMBILAN KEPUTUSAN (Decision)
SELESAI(Terminator)
OFF-PAGE CONNECTOR
Arrow Connector
Arrow Connector
KEWAJIBAN
Kementerian, PTN, dan Kopertis wajib menyusun Peta Proses Bisnis dan SOP
Peta Proses Bisnis ditetapkan oleh
SOP ditetapkan oleh:
• Menteri untuk Unit Utama;• Pemimpin PTN untuk PTN; dan• Koordinator Kopertis untuk Kopertis.
• Pemimpin Unit Utama untuk Unit Utama;• Pemimpin PTN untuk PTN; dan• Koordinator Kopertis untuk Kopertis