Biežāk pieļautās kļūdas projektu īstenošanā

2012. gada 18.janvārī

Projekta īstenošanas laikā pieļautās kļūdas

�Projekta īstenošanas laikā netiek ievērots:

�projekta iesniegumā paredzētais

� līguma ar LIAA nosacījumi

�būvdarbu līguma nosacījumi (termiņi, materiāli, apjoms utt.)

�Projekta īstenošanas laikā, nesaskaņojot ar LIAA un neizvērtējotizmaiņu ietekmi uz siltumenerģijas ietaupījuma rādītājiem:

� tiek nomainīti energoauditā paredzētie materiāli, to tehniskie� tiek nomainīti energoauditā paredzētie materiāli, to tehniskieparametri

�netiek veikta, kāda no sākotnēji projektā paredzētajāmaktivitātēm

Svarīgi!Sekot līdzi faktiskajai būvdarbu izpildei, par jebkurām novirzēm no būvdarbu līguma jāinformē LIAA savlaicīgi.

Projekta īstenošanas laikā pieļautās kļūdas

� Būvuzraugs ir veicis savus darbus formāli, iespējams nemaz neesot objektā

� Netiek ieviests un pildīts būvdarbu žurnāls (ja projektā ir paredzētas būvuzraudzības izmaksas)

� Pieņemšanas - nodošanas akts neatbilst faktiski veiktajiem darbiemun/vai būvdarbu līguma tāmēm un projekta iesniegumamun/vai būvdarbu līguma tāmēm un projekta iesniegumam

� Projekta īstenošanā netiek ievēroti saistošie normatīvie akti (vispārīgiebūvnoteikumi, būvuzraudzības noteikumi, būvdarbu autoruzraudzībasnoteikumi u.c.)

� Mājas iedzīvotāji netiek informēti par projekta īstenošanas norisi

Projekta īstenošanas laikā pieļautās kļūdas

� Bankas konts:

�Nav atvērts atsevišķs norēķinu konts bankā projektam

�Ar projekta īstenošanu saistītie maksājumi tiek veikti nodažādiem banku kontiem, nevis tieši projektam atvērtā norēķinukonta

�Netiek pievienots NP/SP bankas konta apgrozījuma pārskats(kopija) par maksājuma pieprasījumā norādīto periodu

��Bankas konta pārskats nav apstiprināts ar bankas iestādeselektronisko parakstu vai bankas darbinieka parakstu un zīmogu

�Tiek iesniegti maksājumu apliecinošie dokumenti par katruveikto maksājumu, nevis bankas iestādē apstiprināts bankaskonta apgrozījuma pārskats (kopija) par visiem projekta pārskataperiodā veiktajiem maksājumiem

�NP/SP nav pievienots līgums par atsevišķa norēķina kontaatvēršanu bankā (kopija)

Projekta īstenošanas laikā pieļautās kļūdas

� Grāmatvedības uzskaite:

�Nav nodalīti grāmatvedības konti/subkonti projektamgrāmatvedības uzskaitē

�Uzsākot projektu nav apstiprināts kontu plāns, kurā ir iekļauti arprojektu saistītie konti/subkonti

�Grāmatvedības kontu plānā nav atsevišķi nodalīts ieņēmumukonts 6. vai 8. kontu grupā, kur tiks grāmatots saņemtais ESkonts 6. vai 8. kontu grupā, kur tiks grāmatots saņemtais ESfinansējums

�NP/SP nav pievienots vadītāja apstiprināts grāmatvedības kontuplāns (kopija)

Projekta īstenošanas laikā pieļautās kļūdas

� Vizuālā identitāte:

� Pie Progresa pārskata netiek pievienoti apliecinājumi veiktajiempublicitātes pasākumiem, piemēram fotogrāfijas, kurās varidentificēt, ka ir ievērotas vizuālas identitātes prasības, mājaslapu izdrukas, preses relīžu vai publikāciju kopijas

� Nav nodrošināta ES fonda projekta informatīvajos unpublicitātes pasākumos atbilstošo elementu lietošana:

�ES logo (karogs) ar norādi „Eiropas Savienība”�ES logo (karogs) ar norādi „Eiropas Savienība”

�ERAF fonda logo ar norādi “Eiropas Reģionālās attīstības fonds”

�sauklis „Ieguldījums Tavā nākotnē!”

Logo ir pieejami www.esfondi.lv sadaļā Logo

Projekta īstenošanas laikā pieļautās kļūdas

� Iesniegtie dokumenti:

�Nav iesniegti visi dokumenti saskaņā ar attiecināmo izmaksuapliecinošo dokumentu sarakstā norādīto (līguma pielikums nr.2)Tiek iesniegta tikai daļa no maksājumu pieprasījuma, nevisaizpildītas un cauršūtas visas maksājuma pieprasījuma sadaļas

�Uz projekta dokumentācijas nav norādīts līguma numurs

�Uz darījumu (rēķiniem u.c.) un maksājumu dokumentiem (uzbankas konta apgrozījuma izdrukām) nav norādīti grāmatojumi

�bankas konta apgrozījuma izdrukām) nav norādīti grāmatojumiun grāmatojuma summas latos konta kredītā un debetā

�Netiek uzglabāti visi ar projektu īstenošanu saistīto dokumentuoriģināli. Ar projektu saistītā dokumentācija ir jāglabā līdz2021.gada 31.decembrim. Ieteikums: izveidot atsevišķu mapi,kurā tiek glabāta ar projektu saistītā dokumentācija

Projektu īstenošanā pieļauto kļūdu sekas

� Jāmaina materiāli, to apjomi, veicamie būvdarbi, jāpagarina projektaīstenošanas termiņš (jāveic līguma grozījumi ar būvnieku, ar LIAA)

� Nekvalitatīvi veikta mājas siltināšana, nesasniedzot plānotoenergoietaupījumu

� Iedzīvotāju neapmierinātība (veiktie ieguldījumi neattaisno cerētosiltumenerģijas ietaupījumu)

� Finanšu korekcijas attiecībā uz atmaksājamo ERAF finansējuma� Finanšu korekcijas attiecībā uz atmaksājamo ERAF finansējumaapjomu

Finanšu korekcijas

Piemēram:

� nav nodrošināta vizuālā identitāte – finanšu korekcijas apmērs līdz 5% no pieprasītā finansējuma

� nav nodrošināta atsevišķa grāmatvedības uzskaite - finanšu korekcijas apmērs līdz 10% no pieprasītā finansējuma

� netiek aizpildīts būvdarbu žurnāls, kā rezultātā tiek piemērota finanšu korekcija 25% no būvuzraudzības izmaksām finanšu korekcija 25% no būvuzraudzības izmaksām

� neatbilstības, kas ir konstatētas saistībā ar veikto iepirkuma procedūru (gan līgums, gan līguma izpilde neatbilst veiktajai iepirkuma procedūrai) - finanšu korekcijas apmērs tiek noteikts atkarībā no konstatētajām neatbilstībām

Aicinām projektu īstenotājus atbildīgi ieviest projektus!

Jautājums:

Kādā veidā FS tiek informēts par LIAA plānoto pārbaudi?

Atbilde:

� Par pirmslīguma pārbaudi LIAA sazinās ar FS pa tālruni 3 darba dienu laikā pirms plānotas pārbaudes dienas un vienojas par pārbaudes laiku

� Par pārbaudi projekta īstenošanas laikā LIAA sazinās ar FS 5 darba dienu laikā pirms plānotas pārbaudes dienas un vienojas par pārbaudes laiku pārbaudes laiku

Gadījumā, ja ar FS nav iespējams sazināties, FS tiek nosūtīta vēstule, kurā LIAA vienpusēji nosaka pārbaudes laiku.

Svarīgi!LIAA ir tiesības veikt pārbaudes projekta īstenošanas vietā bezsaskaņošanas ar FS, lai gūtu pārliecību par projekta īstenošanasfaktisko gaitu.

Jautājums:

Vai LIAA pārstāvim pārbaudes laikā jāuzrāda būvdarbu žurnāls?

Atbilde:

LIAA pārstāvim ir jāuzrāda būvuzrauga aizpildīts būvdarbu žurnāls, kā arī cita ar projektu saistītā dokumentācija, tai skaitā iepirkuma dokumentācija un līguma ar LIAA 2.pielikumā norādītā dokumentācija dokumentācija un līguma ar LIAA 2.pielikumā norādītā dokumentācija u.c.

Jautājums:

Ja iesniedzot projekta pieteikumu nebija ieplānotasautoruzraudzības un būvuzraudzības izmaksas, bet pēcprojekta apstiprināšanas, būvatļaujas saņemšanai,būvvalde pieprasa nodrošināt autoruzraudzību unbūvuzraudzību, vai ir iespējams palielināt projektaattiecināmās izmaksas?

Atbilde:Atbilde:Nē, attiecināmo izmaksu palielināšana nav pieļaujama, ja projekta iesniegums ir iesniegts un apstiprināts LIAA.

Jautājums:

Vai visos projektu iesniegumus, kuri tiek iesniegti uz mājokļu siltināšanu būvniecības risinājumiem ir jāatbilst ETAG-004 prasībām?

Atbilde:

Nosacījumi par ETAG 004 piemērošanu attiecas uz tiem būvprojektiemun fasādes vienkāršotās renovācijas apliecinājuma kartēm, kuruun fasādes vienkāršotās renovācijas apliecinājuma kartēm, kurusaskaņošana un akcepts ir saņemts pēc 2010.gada 27.novembra, kadstājās spēkā grozījumi par ETAG 004.

Jautājums:

Vai projekta realizācijas laikā var mainīt pilnvaroto personu?

Atbilde:

Jā, var, šādā situācijā dzīvokļu īpašnieki kopsapulcē, aptaujas veidāvai ar savstarpējās vienošanās palīdzību lemj par pilnvarotāspersonas maiņu, kā arī slēdz jaunu pilnvarojuma līgumu. LIAAiesniedz līguma grozījumu izziņu un lēmuma pamatojošo dokumentaiesniedz līguma grozījumu izziņu un lēmuma pamatojošo dokumentakopiju, kā arī koriģētās PI sadaļas.

Jautājums:

Vai ir iespējams pagarināt projekta īstenošanas termiņu?

Atbilde:

Jā var, LIAA ir jāiesniedz līguma grozījumu pieprasījums par termiņapagarināšanu līgumā noteiktajā kārtībā. Katrs gadījums tiek izvērtētsatsevišķi.

Svarīgi!Maksimālais projekta īstenošanas termiņš ir 2 gadi no līguma slēgšanas brīža arLIAA.

Jautājums:

Kā rīkoties, ja laika apstākļu dēļ nav iespējams īstenotprojektu pēc projekta iesnieguma veidlapā paredzētā plāna?

Atbilde:

Ja ir radušās izmaiņas projekta ietvaros uzrādītajiem veicamajiemdarbiem, piemēram, var uzsākt pagraba pārseguma siltināšanasdarbus pirms fasādes siltināšanas, tad ir jāsniedz līguma grozījumuizziņa, labota projektu iesnieguma veidlapa – laika grafiks (PIizziņa, labota projektu iesnieguma veidlapa – laika grafiks (PI3.2.punkts), kā arī pavadvēstule, kurā tiek sniegts skaidrojumsnorādītajām izmaiņām.

Jautājums:

Kā rīkoties, ja mājas iedzīvotāji vēlas lauzt Līgumu ar LIAA?

Atbilde:

Mājas iedzīvotāji vienojas (kopsapulcē, aptaujas veidā vai arsavstarpējas vienošanas palīdzību) par Līguma pārtraukšanu. LIAA tiekiesniegts iesniegums, kuram ir pievienots dokuments, kurā mājasiedzīvotāji ir vienojušies par Līguma laušanu ar LIAA

Jautājums:

Vai gadījumā, ja projekta īstenošanas laikā tiek mainīti siltināšanasmateriāli, vai tas ir jāsaskaņo ar LIAA?

Atbilde:

Jā, ja paredzētajiem būvdarbiem mainās materiālu izvēle vienā vai vairākaspozīcijās, tad par šīm izmaiņām ir jāinformē LIAA:

� sniedzot skaidrojumu par veiktajām izmaiņām

� jāiesniedz precizēta energoaudita 5.sadaļa (MK noteikumi Nr.138) vai6.sadaļa (MK notteikumi Nr.272), kurā ir redzams, ka materiālu nomaiņa6.sadaļa (MK notteikumi Nr.272), kurā ir redzams, ka materiālu nomaiņanemainīs vai nepasliktinās plānoto sasniedzamo energoefektivitātes rezultātu

� kā arī koriģētās PI sadaļas un izziņa par Līguma grozījumiem.

Svarīgi!Gadījumā, ja projekta ietvaros ir veikts iepirkums, materiālu nomaiņa irjāorganizē saskaņā ar sākotnēji tehniskajā specifikācijā paredzēto, tāpēc ir svarīgitehnisko specifikāciju jau sākotnēji izstrādāt pietiekami elastīgu (piem., norādes“vai ekvivalents”), pretējā gadījumā pastāv iespēja, ka šīs izmaksas var tiktneattiecinātas vai iepirkuma procedūra atzīta par nekorekti veiktu.

Jautājums:

Cik lielā apjomā var pieprasīt starpposma maksājumu unkādos periodos?

Atbilde:

Starpposma maksājumu var pieprasīt, ja projekta realizācijastermiņš pārsniedz 6 mēnešus, iesniedzot pieprasījumu pēc katriem 3termiņš pārsniedz 6 mēnešus, iesniedzot pieprasījumu pēc katriem 3mēnešiem. Saņemtā starpposma maksājuma apjoms nedrīkstpārsniegt 90% no kopējā pieprasītā ERAF finansējuma.

Ja tiek pieprasīts avansa maksājums, tad attiecīgi avansa unstarpposma maksājumi kopā nevar pārsniegt 90% no kopējāpieprasītā ERAF finansējuma.

Ja PI nav paredzēts starpposma maksājums, ir jāveic līgumagrozījumi, lai varētu to pieprasīt.

Jautājums:

Kādi dokumenti ir jāiekļauj Noslēguma/Starpposmapārskatā?

Atbilde:

Sniedzot LIAA NP/SP pārskatu (Līguma pielikums Nr.1) papildus irjāpievieno maksājumu un darījumu apliecinošie dokumenti (Līgumapielikums Nr.2), kā arī papildus jāiesniedz sekojoši dokumenti:� Līgums par atsevišķa norēķina konta atvēršanu bankā (kopija)� Grāmatvedības kontu plāns (kopija)� Grāmatvedības kontu plāns (kopija)� Grāmatvedības kontu apgrozījuma izdrukas (kopija)� Veikto publicitātes pasākumu apliecinājumi

Vēršam uzmanību, ka Maksājuma pieprasījuma sadaļā ir jācauraukloatsevišķi no Noslēguma/Starpposma pārskata.

Informācija par NP/SP sagatavošanu ir pieejama LIAA mājas lapā pieaktivitātes „Daudzdzīvokļu māju siltumnoturības uzlabošanas pasākumi”sadaļā Projekta īstenošana.

Pēdējo Ikgadējo pārskatu LIAA ir jāiesniedz kopā ar Noslēguma pārskatu.

Jautājums:

Iesniedzot LIAA Starpposma/Noslēguma pārskatu, parkādiem grāmatvedības kontiem ir jāiesniedz kontaapgrozījuma izdrukas un par kādu laika periodu?

Atbilde:

Jāiesniedz kontu izdrukas par visiem tiem grāmatvedības kontiem,kas ir attiecināmi uz projekta īstenošanu par visu Maksājumakas ir attiecināmi uz projekta īstenošanu par visu Maksājumapieprasījumā norādīto periodu.

Svarīgi!Izdrukās jābūt identificējamam pārskata periodam, darījuma partneriem,pamatojuma dokumentiem (datumi, numuri u.tml.), kontu atlikumiem pārskataperioda sākumā un beigās.

Jautājums:

Ja projekta realizācija ilgst 8 mēnešus, vai LIAA irjāiesniedz atsevišķi pēc 6 mēnešiem progresa pārskats?

Atbilde:

Jā, LIAA Progresa pārskats ir jāsniedz par katriem Projektaīstenošanas 6 (sešiem) mēnešiem 15 (piecpadsmit) darba dienulaikā pēc šī termiņa beigām, ja Projekta īstenošana ilgst vairāk parsešiem mēnešiem un šajā laika posmā netiek iesniegts Starpposmasešiem mēnešiem un šajā laika posmā netiek iesniegts Starpposmapārskats. Pieļaujams, ja projekts ilgst 7 mēnešus Progresa pārskatuiesniegt Noslēguma pārskata ietvaros.

Informācija par Progresa pārskatu ir pieejama LIAA mājas lapā pieaktivitātes „Daudzdzīvokļu māju siltumnoturības uzlabošanaspasākumi” sadaļā Projekta īstenošana.