beskrivende dokument for udbud på vejbelysning i ringsted ... · beskrivende dokument for udbud...
TRANSCRIPT
Beskrivende dokument for udbud på vejbelysning i Ringsted Kommune Version 2.0 24. april 2018
D ET TE D O KU M ENT ER D Y NA MI SK , OG VIL BL I VE O PD AT ER ET
I GEN NE M DIA L OG PRO C E SSEN. V Æ R DE RFO R O P M ÆR K SO M PÅ
V E R SI O N SN U M ME RET .
Side 2
INDHOLDSFORTEGNELSE
Indledning ............................................................................................... 4
1. Særligt om prækvalifikation ........................................................... 6
2. Dialogmaterialet ............................................................................. 7
3. Den udbudte kontrakts omfang....................................................... 8
4. Ordregivers forhold ........................................................................ 8
4.1 Den juridiske person ............................................................... 8
4.2 Kontaktperson ......................................................................... 8
4.3 Organisation i dialogfase og tilbudsfasen ............................... 9
4.3.1 Rådgiverne .......................................................................... 9
5. Tilbudsgivers forhold ................................................................... 10
5.1 Prækvalificerede virksomheder/konsortier ........................... 10
6. Udbudsprocessen .......................................................................... 10
6.1 Beskrivelse af udbudsprocessen ........................................... 10
6.2 Tidsplan for udbudsprocessen .............................................. 11
6.3 Annullation ........................................................................... 12
7. Spørgsmål til dialogmaterialet ...................................................... 12
8. Overordnet beskrivelse af den udbudte opgave ............................ 12
g. .................................................................................................. 12
8.1 Formål med udbud ................................................................ 12
8.2 Dialogtema vedrørende opgaveløsningen............................. 13
9. Rammebetingelser for Ringsted Kommune ................................. 14
9.1 Lyspunkterne og elforsyningen ............................................ 14
9.2 Forventet anlægsøkonomi..................................................... 15
9.3 Forventet driftsøkonomi ....................................................... 15
10. Dialogfasen ............................................................................... 15
10.1 1. Dialogmøde ...................................................................... 17
10.1.1 Formål............................................................................. 17
10.1.2 Dagsorden ....................................................................... 17
10.1.3 Forberedelse ................................................................... 18
10.2 2. Dialogmøde ...................................................................... 18
Side 3
10.2.1 Formål............................................................................. 18
10.2.2 Dagsorden ....................................................................... 18
10.2.3 Forberedelse ................................................................... 19
10.3 Afslutning på dialogfasen ..................................................... 19
11. Tilbudsfasen ............................................................................. 20
11.1 Aflevering af tilbud .............................................................. 20
11.2 Tildeling af kontrakt ............................................................. 20
11.3 Aktindsigt ............................................................................. 20
11.4 Vedståelsesfrist ..................................................................... 21
11.5 Ejendomsret .......................................................................... 21
11.6 Fortrolighed .......................................................................... 21
12. Tilbuddets indhold og omfang .................................................. 21
12.1 Oversigt over indhold i tilbuddet .......................................... 21
12.2 Identifikation af tilbudsgiver ................................................ 22
12.3 Innovation ............................................................................. 22
12.4 Samarbejdsorganisation ........................................................ 22
12.5 Tilbudsliste ........................................................................... 22
12.6 Dokumentation for tilbudte armaturer .................................. 23
12.7 Forsikring ............................................................................. 23
12.8 Garanti .................................................................................. 23
13. Vederlag ................................................................................... 24
14. Tildeling/tilbudsvurdering ........................................................ 24
14.1 Bedømmelse af tilbud ........................................................... 24
14.2 Bedømmelsesudvalg - Projektgruppe ................................... 24
14.3 Tildelingskriterier ................................................................. 25
14.3.1 Pris (40 %) ...................................................................... 25
14.3.2 Design af den samlede løsning (30 %) ........................... 26
14.3.3 Innovation (10 %). .......................................................... 27
14.3.4 Samarbejdsorganisation (20 %) ...................................... 28
15. Underskrivelse af kontrakt ....................................................... 30
16. Forbehold for endelig godkendelse .......................................... 30
Side 4
Indledning
Ringsted Kommune har igennem en årrække haft en aftale med SEAS-NVE om va-
retagelse af opgaven med vejbelysning i Ringsted Kommune, hvor SEAS-NVE har
været ejer af vej-belysningsanlægget. SEAS-NVE har opsagt parternes tidligere af-
tale om ”refinans” til udløb den 31. december 2017, og Ringsted Kommune har
overtaget ejerskabet over anlægget pr. 1. januar 2018 mod at afholde en kontrak-
tuelt fastsat købesum svarende til restgælden for de anlæg, om hvilke der er ind-
gået finansieringsaftale.
Som konsekvens af SEAS-NVEs delvise opsigelse af aftalen har Ringsted Kommune
i december 2017 opsagt den resterende del af aftaleforholdet omhandlende drift
og vedligehold, således at ansvaret for drift og vedligehold overgår til Ringsted
Kommune pr. 1. januar 2019.
Ringsted Kommune ønsker på baggrund af ovenstående at udbyde vejbelysnings-
opgaven i kommunen pr. 1. januar 2019.
Udbuddet omfatter drift, vedligehold og modernisering af det eksisterende vejbe-
lysningsanlæg med mulighed for at inkludere eventuelt nyanlæg, der skal opføres
under kontraktperioden. El-leverancer er ikke omfattet af udbuddet.
Ringsted Kommune har hidtil haft en årlig omkostning til anlægget på ca. 6,5 mio.
kr., hvoraf ca. 3,4 mio. kr. har udgjort el-leverancen, mens drift og vedligehold har
udgjort ca. 1,5 mio. kr. og finansieringsdelen det resterende.
Det er Ringsted Kommunes ønske at inddrage markedets viden og kendskab med
henblik på. at finde den mest effektive løsning, herunder med at finde gode løs-
ninger på aftalens finansielle og juridiske forhold.
Formålet med udbuddet vil være at tilvejebringe drift af vejbelysningen som an-
svarlig vejmyndighed samt at bidrage til gode totaløkonomiske løsninger for Ring-
sted Kommune for så vidt angår driftsdelen og eventuelle nyinvesteringer. Ved
investeringer i modernisering af anlægget ses erfaringsmæssigt væsentlige bespa-
relser i såvel elforbrug som drift- og vedligeholdelsesudgifter til anlægget.
Ringsted Kommune koordinerer og forestår udbudsprocessen, med assistance fra
teknisk og juridisk rådgiver. I det følgende anvendes begrebet Ordregiver som
betegnelse for såvel Ringsted Kommune, som kommunens rådgivere.
Side 5
Det er Ordregivers ambition, at en bredde af markedsaktører, inklusiv lokale små-
og mellemstore virksomheder, skal have mulighed for at deltage i dialogen, med
henblik på at finde den bedste løsning fremadrettet. Dette afspejles i vilkårene for
prækvalifikation, der giver en flerhed af aktører mulighed for anmode om delta-
gelse.
Det eksisterende vejbelysningsanlæg i Ringsted Kommune består af armaturer af
varierende standard og alder.
Ca. 10 % af anlægget er nyere armaturer med LED lyskilder.
Ca. 50 % er kompaktlysrør som overvejende er mellem 2 og 20 år gamle.
Ca. 30 % er metalhalogen og højtryksnatrium armaturer, alder 5-25 år.
Ca. 5 % er Kviksølvsarmaturer (lyskilder er udfaset), alder typisk 25-50 år.
Ca. 5 % er gamle lysstofrørs armaturer og ”spare pære”, alder 10-50 år
Den eksisterende lysstyring i Ringsted Kommune sker via Amplex lysstyringsskabe,
som giver mulighed for let overvågning af anlægget samt tilpasning af tænd/sluk
tider via fjernadgang over GSM nettet. Disse skabe er generelt kendetegnet ved
en stabil drift.
I dag er der begrænset natslukning i Kommunen, primært på udvalgte, mindre
veje.
Det er som udgangspunkt Ordregivers opfattelse, at udskiftning kun bør ske, så-
fremt det giver økonomisk og/eller miljømæssig mening.
Udbudsproceduren gennemføres som en konkurrencepræget dialog i henhold til
udbudsloven (lov nr. 1564 af 15. december 2015).
Den konkurrenceprægede dialog vil omhandle udbud af drift, udvikling, nyanlæg
og evt. ejerskab til vejbelysningsløsningen i Ringsted Kommune, efter udbudslo-
vens §§ 67-72 i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2018/S 052-115455 offent-
liggjort den 15. marts 2018 i EU-tidende/TED Databasen.
Den valgte udbudsform indebærer, at kun prækvalificerede tilbudsgivere har ret
til at komme med dialogoplæg og eventuelt afgive endeligt tilbud.
Nærværende dokument samt udkastet til kontrakt med de øvrige tilhørende bilag
og appendikser er grundlaget for prækvalifikationen, dialogfasen og hermed for
udarbejdelse af de løsningsforslag, som de prækvalificerede aktører ønsker at
præsentere og drøfte i dialogfasen.
Side 6
Dette dokument vil gennem den konkurrenceprægede dialog blive suppleret af de
notater, rettelsesblade m.v. som udsendes som led i dialogen med henblik på ud-
arbejdelsen af et endeligt udbudsmateriale ved dialogens afslutning.
Formålet med nærværende dokument er således som defineret i pkt. 4, at tilveje-
bringe grundlaget for dialog med tilbudsgiver, med henblik på at Ordregiver kan
få de nødvendige oplysninger til at kunne tilvejebringe fyldestgørende grundlag
for tilbudsgiverne til at afgive endeligt tilbud.
Udbuddet gennemføres i overensstemmelse med EU’s udbudsregler, herunder at
de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres
under udbudsprocessen.
Ringsted Kommune tager forbehold for endelig politisk godkendelse af det vin-
dende tilbud.
1. Særligt om prækvalifikation
Prækvalifikationsbetingelserne er uddybet i et selvstændigt dokument. Prækvali-
fikationsbetingelserne er fastlagt med det formål at åbne muligheden for at indgå
i dialogen for såvel lokale, som nationale aktører. Dette afspejles blandt andet i
antallet af ønskede prækvalificerede, som fastsættes til op til 5.
Tilbudsgivere der anmoder om prækvalifikation, skal leve op til de obligatoriske
udelukkelsesgrunde i Udbudslovens §§ 135-136, imens kun enkelte af de frivillige
udelukkelsesgrunde i § 137 vedrørende tilbudsgivere under konkurs, er relevante.
Der vil i overensstemmelse med loven gives mulighed for self-cleaning, såfremt en
tilbudsgiver viser sig at være omfattet af en udelukkelsesgrund.
Det vil være et mindstekrav for at opnå prækvalifikation, at tilbudsgiver har haft
en samlet årlig omsætning på mindst 1.500.000 kr. i det senest disponible regn-
skabsår.
Det er endvidere et mindstekrav, at ansøger kan fremvise en positiv egenkapital
for det senest disponible regnskabsår.
Det fælleseuropæiske udbudsdokument ESPD vil tjene som indledende dokumen-
tation for prækvalifikationsanmoderens egnethed. Som endelig dokumentation
for overholdelse af mindstekrav skal den vindende tilbudsgiver kunne fremlægge
revisorattesteret dokumentation i form af enten årsrapport eller anden attesteret
Side 7
erklæring, som dokumenterer den krævede omsætning og den krævede positive
egenkapital, samt serviceattest eller anden lignende relevant information, til do-
kumentation for overholdelse af udelukkelsesgrundene.
Derudover skal tilbudsgivere, der ønsker at blive prækvalificeret, vedlægge op til
minimum 2 tilsvarende referencer, for arbejde inden for enten drift, vedligehold,
modernisering, udvikling, anlæg af, eller på anden vis til vejbelysning knyttet ar-
bejde. Referencerne vil danne grundlag for udvælgelsen af de bedst egnede del-
tagere til dialogfasen. 2 referencer er minimumskrav, men tilbudsgiver kan ved-
lægge op til 3 referencer.
Der vil blive lagt vægt på om referencerne vedrører opgaver for kommuner, ved-
rørende drift og vedligehold eller modernisering af vejbelysning, samt om omfan-
get af referenceopgaverne er af tilsvarende omfang, som er aktuelt i Ringsted
Kommune.
Tidsplan for prækvalifikation:
Aktivitet Tidspunkt
Indsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-tidende 14. marts 2018
Informationsmøde 5. april 2018
Frist for indsendelse af anmodning om prækvalifikation 17. april 2018
Projektgruppen evaluerer Fra 17. april til 23. april 2018
Meddelelse om prækvalifikation 24. april 2018
2. Dialogmaterialet
Det samlede dialogmateriale vil bestå af prækvalifikationsmaterialet, samt nær-
værende beskrivende dokument med tilhørende bilag. Kontraktudkast vil blive
fremstillet på baggrund af det under dialogen fremkomne, og tilgår således.
Kontraktudkastet udarbejdes med afsæt i det på dialogmøderne fremkomne. Kon-
trakten vil som udgangspunkt følge nedenstående opbygning:
Kontrakt inkl. bilag
Kontrakt
Bilag 1a og 1b: Beskrivelse af udelysanlægget/Anlægsdata i excelform
Bilag 2: Særlig Arbejdsbeskrivelse (SAB)
Bilag 3a og 3b: Prisbilag (Tilbudsliste)
Bilag 4: Leverandørens samlede tilbud (tilgår)
Side 8
Bilag 5: Politisk bestemt arbejds- og uddannelsesklausul
Bilag 6: Garantioverførsel for armaturer
Det samlede dialogmateriale gøres tilgængeligt via Kommunens hjemmeside.
Link til materialet er følgende:
https://ringsted.dk/erhverv/bliv-leverandoer/igangvaerende-udbud#2381
De interesserede tilbudsgivere opfordres til straks ved offentliggørelsen af dialog-
materialet at sikre sig, at der er fuld og uhindret adgang til dette.
3. Den udbudte kontrakts omfang
Gennem dialogfasen ønsker Ordregiver at definere den fremtidige kontrakt ved-
rørende Vejbelysning endeligt. Omfanget af kontrakten vil derfor afhænge af re-
sultatet af dialogfasen. Der fremlægges således et kontraktudkast til drøftelse i
dialogfasen.
4. Ordregivers forhold
Nedenfor er angivet oplysninger om Ordregiver.
4.1 Den juridiske person
Ordregiver under dette udbud er:
Ringsted Kommune
Sct. Bendtsgade 1
4100 Ringsted
(herefter omtalt ”Ordregiver”).
Ordregiver assisteres ved udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse af sine
rådgivere, Elmann advokatpartnerselskab, og MOE rådgivende ingeniører.
4.2 Kontaktperson
Alle henvendelser om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til
den udpegede kontaktperson, der er:
Advokat, Partner Henrik Græsdal
Elmann advokatpartnerselskab
Stockholmsgade 41
Side 9
2100 København Ø
Ved Erhvervsjuridisk fuldmægtig Johannes Baad Michelsen
Email: [email protected]
Tlf.: 2053 7288
Enhver dialog mellem ansøgere og Ordregiver omkring nærværende udbudsfor-
retning skal foregå på dansk, ligesom spørgsmål til dialogmaterialet skal affattes
på dansk.
Henvendelser skal ske skriftligt via e-mail til ovenstående adresse.
Opstår der uoverensstemmelser mellem skriftlige angivelser og mundtlige udsagn,
vil de skriftlige angivelser have forrang.
4.3 Organisation i dialogfase og tilbudsfasen
Ordregiver har dannet en projektgruppe, der sikrer rettidig inddragelse af alle re-
levante kompetencer hos Ordregiver.
Ordregiver bistås ligeledes af rådgivere i forbindelse med gennemførelsen af ud-
budsprocessen, jf. nedenfor pkt. 4.3.1.
Projektgruppen har det daglige ansvar for gennemførelsen af udbudsprocessen.
Projektgruppen følger udbudsprocessen på tætteste hold, og deltager aktivt i alle
projektets faser for at sikre implementeringen af en succesfuld proces.
Deltagerne i projektgruppen repræsenterer en bred vifte af kompetencer, der alle
er relevante i forbindelse med gennemførelse af det fremtidige projekt. Kompe-
tencerne bliver i høj grad inddraget i udbudsprocessen – gennem sparring vedrø-
rende udarbejdelse af udbudsmateriale, besvarelse af spørgsmål mv.
4.3.1 Rådgiverne
Rådgiveren assisterer projektgruppen ved tilrettelæggelsen og gennemførelsen af
udbudsprocessen, herunder dialogfasen.
Ordregiverrådgiverne består af Elmann advokatpartnersselskab, og MOE rådgi-
vende ingeniører, som teknisk rådgiver.
Side 10
5. Tilbudsgivers forhold
Nedenfor er angivet informationer om tilbudsgivers forhold.
5.1 Prækvalificerede virksomheder/konsortier
Op til 5 ansøgere bliver efter den forudgående prækvalifikation udvalgt til at del-
tage i den konkurrenceprægede dialog. Ringsted Kommune har udvalgt 4 ansø-
gere til deltagelse:
ELTEL Networks A/S
SEAS-NVE A/S
Verdo Teknik A/S
Ørsted A/S
De prækvalificerede aktører (tilbudsgivere) skal under hele udbudsprocessen
være den/de prækvalificerede juridiske person(er). Den prækvalificerede aktør
kan ikke lade sig erstatte af en anden juridisk person, og dette gælder også even-
tuelle koncernforbundne virksomheder.
Hvis prækvalifikationen har omfattet et konsortium bestående af flere økonomi-
ske aktører, skal det være netop disse juridiske personer – hverken færre eller
flere – der afgiver endeligt tilbud.
Såfremt den prækvalificerede aktør agter at anvende underleverandører med
forpligtende deltagelse, skal dette og det aftaleretlige grundlag med disse angi-
ves.
Såfremt der er eller vil blive oprettet et selskab eller anden juridisk enhed af den
prækvalificerede tilbudsgiver med hvem Ordregiver forventes at indgå kontrakt,
bør dette oplyses.
Inden for udbudsreglernes rammer kan Ordregiver i visse særlige tilfælde tillade
forandringer hos den, eller de, prækvalificerede. Ordregiver er aldrig forpligtet til
at tillade forandringer, og eventuel forandring skal før afgivelse af endeligt tilbud
forudgående tillades skriftligt af Ordregiver.
6. Udbudsprocessen
Nedenfor er angivet oplysninger om udbudsprocessen for dialogen, efter prækva-
lifikation har fundet sted.
6.1 Beskrivelse af udbudsprocessen
Side 11
Ordregiver vil gennemføre en udbudsproces, der er opdelt i en dialogfase og en
tilbudsfase.
Dialogfasen har til formål at give mulighed for en drøftelse af den udbudte opgave,
og mulige løsninger med de prækvalificerede tilbudsgivere. Dialogfasen afsluttes
ved, at de prækvalificerede aktører opfordres til at afgive tilbud på baggrund af
udbudsmaterialet, der revideres som følge af, hvad der frembringes under dialo-
gen.
På baggrund af en evaluering af de afgivne tilbud, vil Ordregiver tildele kontrakten
til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
6.2 Tidsplan for udbudsprocessen
Nedenstående skema sammenfatter Ordregiver forventninger til tidsplanen for
den fremtidige udbudsproces. Tidsplanen kan revideres, afhængig af udviklingen
i dialogfasen, m.m.
Aktivitet Tidspunkt
Udsendelse af dialogmateriale (Opdateret beskrivende dok.) 24. april 2018
Deadline for tilbudsgivers fremsendelse af skriftligt oplæg til 1.
dialogmøde
9. maj 2018
1. Dialogmøde – med tilbudsgiver A-D (separate møder) Fra 14. maj til 15. maj 2018
Deadline for tilbudsgivers fremsendelse af skriftligt oplæg til 2.
dialogmøde
12. juni 2018
2. Dialogmøde – med tilbudsgiver A-D (separate møder) Fra 19. til 20. juni 2018
Udsendelse af endeligt udbudsmateriale 29. juni 2018
Frist for tilbudsafgivelse 20. august 2018 kl. 12:00
Evalueringsmøde 24. august 2018
Deadline politisk indstilling – KMU 28. august 2018
Politisk godkendelse – Byråd 8. oktober 2018
Meddelelse om tildeling 8. oktober 2018
Stand-still Fra 9. til 19. oktober 2018
Side 12
Kontraktindgåelse tidligst 20. oktober 2018
Forventet kontraktstart 1. januar 2019
Såfremt tidsplanen ændres, vil det blive skriftlig meddelt samtlige aktører samti-
dig.
6.3 Annullation
Ordregiver er til enhver tid berettiget til at annullere udbuddet, såfremt dette fin-
des nødvendigt, og Ordregiver har en saglig annullationsgrund. Udbuddet kan
også annulleres, såfremt det vindende tilbud ikke kan godkendes politisk.
7. Spørgsmål til dialogmaterialet
Tilbudsgiverne har mulighed for at stille spørgsmål til dialogmaterialet eller an-
mode om yderligere oplysninger vedrørende den udbudte opgave.
Af hensyn til ensartet behandling af eventuelle spørgsmål, skal sådanne spørgsmål
fremsættes skriftligt til den af Ordregiver udpegede kontaktperson, som angivet
under pkt. 5.2.
Spørgsmål vil blive besvaret løbende. Det må dog påregnes, at svartiden vil af-
hænge af spørgsmålenes antal og kompleksitet. Spørgsmålene med tilhørende
svar, vil blive gjort tilgængelige for alle tilbudsgiverne via Kommunens hjemme-
side.
Alle spørgsmål, der modtages senest 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb,
kan påregnes besvaret senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb.
8. Overordnet beskrivelse af den udbudte opgave
Nedenfor følger en overordnet beskrivelse af udbuddets genstand.
8.1 Formål med udbud
Formålet er at gennemføre udbud af drift og vedligehold og modernisering af vej-
belysningen i en konkurrencepræget dialog. Dialogen skal give indblik i markeds-
muligheder og i hvorledes drift og anlægsopgaven kan udnytte den seneste LED –
og styringsteknologi til at opnå drift- og el-besparelser og give mere optimale løs-
ninger. Da udviklingen inden for LED- og styringsteknologi samtidig ændrer ar-
bejdsopgaverne, er det målet med dialogen at diskutere nye smarte teknologivalg
Side 13
og hvordan garantiperioder og kontraktlængde kan samstemmes med de tekno-
logiske muligheder.
8.2 Dialogtema vedrørende opgaveløsningen
Kontrakten vil blive tildelt tilbudsgiveren med det økonomisk mest fordelagtige
tilbud, ud fra en samlet vurdering af opfyldelsen af tildelingskriterierne. De kon-
krete opgaver der skal varetages, vil blive kortlagt under de nedenfor anførte dia-
logtemaer.
Ordregiver har identificeret følgende udfordringer og innovationskriterier, som de
udvalgte ansøgere/konsortier skal fokusere på at løse under udbuddet:
a) Dialogtema 1: Driftsomkostninger, driftsmodeller og organisering af
driftsopgaver
b) Dialogtema 2: Valg af armaturer, design og styringsløsninger, herunder
smart city løsninger
c) Dialogtema 3: Energibesparelser og incitamentsmodeller
d) Dialogtema 4: Garantiforhold og levetid af LED løsninger
Nedenfor følger Ordregivers indledende overvejelser om indholdet af disse udfor-
dringer. Udvikling af mulige løsninger til udfordringerne vil ske i dialogen mellem
Ordregiver og de prækvalificerede ansøgere/konsortier under dialogfasen. Der vil
igennem hele projektet være et gennemgående fokus på innovation i opgaveløs-
ningen.
a) Uddybende beskrivelse af dialogtema 1
Reduktion af driftsomkostninger er i fokus. Kommunen er derfor interesseret i bud
på forskellige modeller for omfanget af drift og vedligehold samt udrykningstider.
Det forventes, at der leveres forskellige bud på omfang af driftsopgaver som kom-
munen kan vælge imellem, alternativt selv udføre – fra all-inclusive løsninger, til
løsninger hvor al risiko ligger hos kommunen.
Håndtering af borgerhenvendelser og indmeldinger fra øvrige myndigheder ved-
rørende fejl og mangler ønskes der også forskellige løsninger for. Det kan være alt
fra single point of contact, simple telefonsystemer til apps, hjemmesideløsninger
Side 14
og ”giv et praj” løsninger. Modellerne skal prissættes, så kommunen kan vælge
den mest optimale løsning.
b) Uddybende beskrivelse af dialogtema 2
Dialogtema 2 vedrører valg af armaturer og styringsløsninger. Armaturteknolo-
gien udvikler sig meget hurtigt, og effektiviteten, designet og styringsløsningerne
udvikles løbende. Kommunen ønsker forskellige modeller for valg af armaturer,
således at der både tænkes på design (opbjektivt designudtryk såvel som teknisk
design), driftsoptimering, energiomkostninger og totalomkostninger i levetiden.
Vedrørende energibesparelser ønskes input til incitamentsmodeller således at der
sammen med leverandøren kan opnås ekstra besparelser, og optimere valget af
løsninger, samt eventuelt investere i teknologiske løsninger der giver ekstra be-
sparelser.
c) Uddybende beskrivelse af dialogtema 3
Dialogtema 3 vedrører energibesparelser. Valget af teknologi – herunder armatu-
rer, lysstyring og sensorstyring, giver forskelligt energiforbrug, og dermed drifts-
omkostninger. Kommunen ønsker bud på kriterier til at optimere energibesparel-
ser uden det går ud over levetid, design eller de lystekniske egenskaber. Samtidig
ønskes dialog om incitamentsmodeller for opnåelse af større besparelser, hvor
muligheden eksisterer.
d) Uddybende beskrivelse af dialogtema 4
Dialogtema 4 vedrører garanti for LED armaturer. Garantien fra armaturproducen-
terne er løbende udviklet i løbet af de seneste år, og med den lange ”garanterede”
levetid på op imod 100.000 timer ønskes input til forskellige garantimodeller, hvor
prisen for forskellige garantilængder indgår. Samtidig ønskes input til hvorledes
omkostningerne til fejludbedring og udskiftning af armaturer inden for garantien
kan beskrives og prissættes.
9. Rammebetingelser for Ringsted Kommune
Nedenfor fremgår oplysninger om rammebetingelserne for løsningen af opgaven.
9.1 Lyspunkterne og elforsyningen
Information som selve anlægget er offentliggjort som bilag 1 til prækvalifikations-
materialet. El vil blive indkøbt separat af Kommunen, og el-leverancer er således
ikke en del af udbuddet.
Side 15
9.2 Forventet anlægsøkonomi
Nyanlæg i forbindelse med projektet afhænger af politisk beslutning om dette.
Som udgangspunkt vil modernisering/nyanlæg derfor udbydes som en option. Ved
politisk beslutning under udbudsprocessen kan dette dog ændres.
Til de kommende budgetforhandlinger for 2019 har administration udarbejdet et
budgetønske på 3,1 mio. kr. til udskiftning og modernisering af i alt ca. 300 kvik-
sølvarmaturer og ca. 400 andre ældre armaturer.
Som en del af udbudsprocessen ønskes de bydendes input til modernisering stra-
tegi, herunder tilbagebetalingstider, reduktion af CO2 udledning m.m.
9.3 Forventet driftsøkonomi
Ud over anlægsudgifterne er der udgifter til driftskontrakten. Disse udgifter vil
være afhængige af den samlede kontrakt.
Den nuværende driftsøkonomi er omtrent 1,5 mio. kr. i årlig drift, inklusiv uforud-
sete hændelser. El indgår ikke i dette.
Kommunen betaler en samlet post på ca. 1,5 mio. kr. for vedligehold og skadesik-
ring. Indhold af skadesikringen er forholdsvis omfattende.
Det forventes, at den fremtidige driftsøkonomi vil være i et mindre leje end den
nuværende, efterhånden som modernisering gennemføres.
10. Dialogfasen
Den konkurrenceprægede dialog gennemføres i henhold til udbudsloven. Udbuds-
formen er beskrevet i §§ 67-72.
Den konkurrenceprægede dialog har til formål at indkredse og fastslå, hvorledes
Ordregivers behov bedst opfyldes. En flerhed af løsninger inden for såvel ejer-
skab/leasing, anlæg og nyudvikling kan drøftes.
Nærværende beskrivende dokument udgør grundlaget for dialogen og udbuds-
processen.
Der er planlagt i alt 2 dialogmøder med hver tilbudsgiver. Hvis der i løbet af dialo-
gen opstår behov for yderligere dialogmøder, vil disse søges afholdt inden for de
eksisterende tidsrammer. Ordregiver kan vælge at afholde flere eller færre møder.
Side 16
Der vil ikke ske successiv begrænsning af antallet af deltagere i dialogfasen.
Ordregiver har som oplæg til dialogen udarbejdet de nedenfor anførte udkast til
dagsorden for hvert af de to planlagte dialogmøder. Dagsordenerne er at betragte
som oplæg, der kan kvalificeres og tilpasses. Det er op til den enkelte tilbudsgiver
at disponere dialogmøderne, og Ordregiver forventer, at den enkelte tilbudsgiver
ved begyndelsen af hvert dialogmøde redegør for sin disponering af mødet.
Ordregiver udarbejder et referat fra hvert enkelt møde omhandlende konkrete
forhold, som sendes til den pågældende tilbudsgiver.
Såfremt der i forbindelse med dialogmøderne fremkommer forhold eller oplysnin-
ger, som er af generel interesse for alle tilbudsgivere, vil alle tilbudsgivere blive
orienteret herom.
Det er vigtigt, at tilbudsgivernes input i dialogen er konkrete, hvormed menes, at
tilbudsgiver skal have forholdt sig til den økonomiske, juridiske og tekniske betyd-
ning af forslagene. Dokumentation i form af forudsætninger for eventuelle bereg-
ninger eller forslag, vil være et fordelagtigt udgangspunkt for dialogen omkring
eventuelle justeringer af dialogmaterialet.
Ordregiver vil løbende bestræbe sig på at meddele tilbudsgiver, hvis der er forhold
i løsningsforslagene, der klart afviger fra, hvad der ud fra tildelingskriteriet med
tilhørende underkriterier vil kunne komme i betragtning, men tilbudsgiver bærer
dog selv risikoen for, om det endelige tilbud er i overensstemmelse med tilbuds-
grundlaget.
Dialogmøderne forventes at have en varighed på op til 2 timer hver.
Af planlægningsmæssige hensyn bedes tilbudsgiver forud for dialogmøderne ori-
entere Ordregiver om, hvor mange deltagere tilbudsgiver stiller med. Det er Or-
dregivers forventning, at tilbudsgiver møder med max. 10 personer til dialogmø-
derne.
Det bemærkes, at der kan blive indkaldt til ad-hoc møder undervejs i dialogfasen,
såfremt dette skønnes hensigtsmæssigt.
Dialogmøderne vil blive afholdt hos Ringsted Kommune.
Dialogen forventes som udgangspunkt at foregå på dansk.
Side 17
Forud for første og andet dialogmøde bedes tilbudsgiver komme med forslag til
disponering af mødet, jf. nedenfor pkt. 10.1.2. Der henvises i øvrigt til den nær-
mere beskrivelse af dialogmødernes formål m.v. nedenfor.
10.1 1. Dialogmøde
På mødet stiller Ordregiver med repræsentanter, der bl.a. besidder kompetencer
af teknisk, økonomisk og juridisk karakter. Ordregiver vil være suppleret af ordre-
giverrådgiver.
10.1.1 Formål
Formålet med første dialogmøde er at modtage og drøfte de prækvalificerede
virksomheders spørgsmål og kommentarer til de væsentligste dele af udbudsma-
terialet.
10.1.2 Dagsorden
1. Introduktion
Ordregiver præsenterer indledningsvist sit dialoghold.
Tilbudsgiver præsenterer sin organisation og deltagerne i dialogmødet,
samt oplyser hvorledes tilbudsgiver har tænkt sig at disponere mødet.
2. Drift, vedligehold og modernisering
Tilbudsgiver redegør med udgangspunkt i de relevante dialogtemaer i pkt.
8.2, for sine tanker omkring hvordan drift og vedligehold mest effektivt
kan udføres. Herunder også hvilken organisation i forhold til løsning af
drift og vedligeholdsopgaven, Tilbudsgiver forestiller sig. Med organisa-
tion henvises der til hvilke opgaver der bør lægges hos Tilbudsgiveren, og
hvilke opgaver der bør lægges hos Kommunen.
Tilbudsgiver redegør med udgangspunkt i de relevante dialogtemaer i pkt.
8.2, for sine tanker vedrørende modernisering. Herunder hvilket investe-
ringsniveau Tilbudsgiver finder mest hensigtsmæssigt, i forhold til at opti-
mere den samlede økonomi i driften. Tilbudsgiver kan her tage udgangs-
punkt i det tilgængelige materiale om det eksisterende anlæg, samt pkt.
9.2 om anlægssum.
3. Spørgsmål og kommentarer til dialogmaterialet
Side 18
Drøftelse af tilbudsgivers overordnede spørgsmål og kommentarer, med
særlig fokus på de funktionsbaserede krav. Herunder muligheden af ejer-
skab.
4. Opsamling på dagens drøftelser.
10.1.3 Forberedelse
Tilbudsgiver forventes til brug for mødet at have fremsendt
følgende:
Overordnede spørgsmål og kommentarer til dialogmaterialet. Hvis til-
budsgiver mener at, der er centrale elementer i materialet, der synes pro-
blematiske, forventes disse at være udpeget.
10.2 2. Dialogmøde
På mødet stiller Ordregiver med repræsentanter, der bl.a. besidder kompetencer
af teknisk, økonomisk og juridisk karakter. Ordregiver vil være suppleret af Ordre-
giverrådgiver.
10.2.1 Formål
Formålet med andet dialogmøde er, at Ordregiver præsenteres for et mere kon-
kret løsningsforslag fra de prækvalificerede virksomheder. Desuden samles der op
på drøftelserne fra første dialogmøde.
For så vidt angår andet dialogmøde er det Ordregivers overordnede forventning,
at tilbudsgiver præsenterer Ordregiver for hovedløsninger.
10.2.2 Dagsorden
1. Opsamling på drøftelserne fra forrige dialogmøde
Overordnet indledende opsamling på drøftelserne fra forrige dialogmøde
samt skitsering af indholdet af dialogmødet. Tilbudsgiver oplyser, hvorle-
des dialogmødet vil blive disponeret.
2. Drift og vedligehold
3. Udvikling og modernisering
4. Økonomi og jura, herunder
Side 19
a) Drøftelse af kontraktindhold
Drøftelse af eventuelle yderligere kommentarer fra de prækvalificerede
deltagere.
b) Gennemgang af forventninger til det endelige tilbuds indhold og om-
fang
5. Opsamling på dagens drøftelser
10.2.3 Forberedelse
Til brug for 2. dialogmøde, forventes tilbudsgiver at have fremsendt følgende
skriftlige materiale:
Drift og udvikling:
En oversigt over, hvilke driftselementer tilbudsgiver finder relevant at
byde på og en beskrivelse af organisationen af disse. Beskrivelse af de ud-
viklingstiltag tilbudsgiver forestiller sig under kontraktperioden.
Økonomi, finansiering og kontrakt:
En specifikation af det forventede niveau for kontraktsum for drift og
vedligehold og modernisering for de forskellige delelementer tilbudsgi-
ver ønsker at inkludere i sit tilbud
Kommentarer til et eventuelt revideret kontraktudkast
10.3 Afslutning på dialogfasen
Efter sidste dialogmøde, går udbudsprocessen over i en tilbudsfase. Dette sker
ved, at Ordregiver meddeler tilbudsgiverne, at dialogfasen - og dermed også mu-
ligheden for at drøfte løsningen af den udbudte opgave med de prækvalificerede
virksomheder - er slut.
Det kan være at der afholdes flere møder end to, hvis det er formålstjenstligt.
Dialogfasen og den efterfølgende tilbudsfase er således indholdsmæssigt forskel-
lige derved, at der i dialogfasen er en mulighed for at drøfte opgaveløsningen samt
omfanget af dette, mens den efterfølgende tilbudsfase i det store hele følger prin-
cipperne og reglerne for et begrænset udbud.
Side 20
11. Tilbudsfasen
Nedenfor følger oplysninger om den endelige tilbudsfase, efter afsluttet dialog.
11.1 Aflevering af tilbud
Ordregiver skal have modtaget tilbuddet senest den 20. august 2018, kl. 12.00.
Tilbuddet skal afleveres i en elektronisk udgave, der sendes via mail til kontakt-
personen under pkt. 4.2, ligesom det skal afleveres i 6 fysiske eksemplarer på Or-
dregivers adresse, som angivet under pkt. 5.
Vedhæftede filer skal have beskrivende navne, og udarbejdes i nedenstående
formater:
Tekstfiler Word eller pdf
Regneark Excel
Øvrige dokumenter og tegninger Autocad, microstation eller pdf
Tidsplaner Project eller pdf
Organisationsdiagrammer PowerPoint eller pdf
11.2 Tildeling af kontrakt
Tildeling af kontrakten er betinget af endelig politisk godkendelse af Kommunal-
bestyrelsen i Ringsted.
Endelig og bindende aftale anses ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet
ubetinget af alle parter.
11.3 Aktindsigt
Der gøres opmærksom på, at offentlige myndigheder er omfattet af lov om of-
fentlighed i forvaltningen.
Ordregiver er således forpligtet til på baggrund af evt. anmodning om aktindsigt i
den konkrete udbudssag, at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives akt-
indsigt og i givet fald hvilke oplysninger, der kan gives aktindsigt i.
Der gøres opmærksom på, at det er Ordregivers opgave, bl.a. på baggrund af
retspraksis at beslutte, hvilke oplysninger mv. der kan gives aktindsigt i.
Ved aktindsigtsanmodning, vil Ordregiver således tage kontakt til tilbudsgiverne,
med det formål at få afklaret, hvorvidt der er informationer i tilbuddene, der øn-
skes undtaget fra aktindsigt, med konkret hjemmel i offentlighedsloven.
Side 21
11.4 Vedståelsesfrist
Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 60 dage fra fristen for aflevering af endeligt
tilbud. Dette skyldes at kontraktstart er planlagt til 1. januar 2019, men udbuds-
processen afsluttes noget tid inden.
Dialogoplæg har ikke karakter af tilbud, og der gælder derfor ikke vedståelsesfri-
ster herfor.
Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele kontrakten til næstbedste tilbudsgiver,
såfremt den vindende tilbudsgiver ikke vedstår sit tilbud, eller såfremt kontrakten
med denne tilbudsgiver af andre årsager ikke indgås som forudsat.
11.5 Ejendomsret
Det udleverede dialog- og efterfølgende udbudsmateriale - og de heri indeholdte
informationer - er Ordregivers ejendom og skal behandles fortroligt.
Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end denne udbudsforretning
uden Ordregivers forudgående skriftlige samtykke.
De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiver.
11.6 Fortrolighed
Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers personale, rådgivere mv. er forpligtede til at
iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for tredjemand med hensyn til
enhver oplysning om Ordregiver, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i
forbindelse med udbudsforretningen, og som efter sin karakter må betragtes
som værende fortrolig.
12. Tilbuddets indhold og omfang
Efter afslutningen af dialogfasen opfordres de tilbageværende tilbudsgivere til at
afgive endeligt tilbud, der evalueres af Ordregiver efter de i pkt. 14 fastsatte tilde-
lingskriterier.
12.1 Oversigt over indhold i tilbuddet
For at give et ensartet overblik over de indkomne tilbud skal tilbuddet struktureres
i overensstemmelse med nedenstående struktur:
1. Sammenfatning af tilbuddet
2. Identifikation af tilbudsgiver
3. Innovation
Side 22
4. Samarbejdsorganisation
5. Udfyldt tilbudsliste
6. Dokumentation for tilbudte armaturer
7. Forsikring
8. Garanti vedrørende armaturer
9. Forbehold.
10. Bekræftelser
Tilbuddets indhold skal desuden overholde og indeholde de i pkt. 12.2-Fejl! Hen-
visningskilde ikke fundet. oplistede krav.
12.2 Identifikation af tilbudsgiver
For at kunne identificere tilbudsgiver bedes følgende inkluderet i tilbuddet:
Oplysninger om Tilbudsgivers navn, firma, adresse, telefonnummer og e-
mailadresse samt kontaktpersoner.
Beskrivelse af de deltagende virksomheder, herunder samtlige underleve-
randører og rådgivere, deres organisation og koncernforhold, forretnings-
områder og roller i projektet.
Beskrivelse af forventet selskabs- eller konsortiekonstruktion, herunder
ejerforhold.
Beskrivelse af, hvorledes deltagerne hæfter i forhold til hinanden.
Den endelige kontraktpart kan være et selskab eller anden juridisk person, der
i samarbejde med tilbudsgiver vil skulle forestå opfyldelsen af kontrakten.
12.3 Innovation
Ordregiver ønsker tilbudsgivers redegørelse for erfaring med innovation af opga-
veløsningen for drift, vedligehold og modernisering, og personaleressourcer der
arbejder med innovation. Tilbudsgiver skal således fremsende en beskrivelse som
uddybet under pkt. 14.3.3.
12.4 Samarbejdsorganisation
Ordregiver ønsker tilbudsgivers redegørelse for den påtænkte samarbejdsorgani-
sation, ved løsning af opgaven om drift, vedligehold og modernisering. Tilbudsgi-
ver skal således fremsende en beskrivelse som uddybet under pkt. 14.3.4.
12.5 Tilbudsliste
Tilbudsgiver skal udfylde tilbudslisten, og fremsende den som del af tilbuddet.
De i tilbudslisten udfyldte priser, vil danne grundlag for evalueringen af priskrite-
riet, og vil være de priser Ordregiver betaler for de i tilbudslisten fastsatte ydelser.
Side 23
12.6 Dokumentation for tilbudte armaturer Tilbuddet skal indeholde oplysninger, som sætter Ordregiver i stand til at evaluere tilbuddet i forhold til underkriteriet "Design". Tilbuddet bør derfor som minimum indeholde følgende:
Produktspecifikationer,
Billeder af de tilbudte armaturer, skabe og master
Visualisering af de tilbudte løsninger i et realistisk gademiljø, Tilbuddet skal endvidere indeholde følgende:
Lystekniske beregninger for alle armaturer som opfylder de i udbudsma-terialet angivne krav til blænding og belysningsklasse for de angivne vej-profiler.
Se nærmere om evalueringen af dette kriterie under pkt. 14.3.2.
12.7 Forsikring
Tilbudsgiver skal fremlægge dokumentation for at være i besiddelse af sædvanlig
erhvervsansvarsforsikring, ved eksempelvis kopi af gyldig police.
12.8 Garanti
Tilbudsgiver skal aflevere underskrevet erklæring omkring overførsel af garanti til
Ordregiver fra de armaturproducenter, som Tilbudsgiver ønsker at anvende pro-
dukter fra i forbindelse med løsningen af opgaven. Tilbudsgiver kan anvende det
vedlagte aftaleparadigme til garantioverførsel. Der skal afleveres en selvstændig
underskrævet erklæring fra hver armaturproducent Tilbudsgiver påtænker at an-
vende. Erklæringerne om overførsel af garanti vil udgøre bilag 6 til kontrakten.
12.9 Forbehold
Forbehold over for krav i udbudsmaterialet skal angives særskilt under overskrif-
ten "Forbehold".
Forbehold skal være specifikke og skal så vidt muligt referere til konkrete bestem-
melser i udbudsmaterialet.
Tilbudsgivers opmærksomhed henledes i den forbindelse på, at Ordregiver vil
være forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæg-
gende elementer i udbudsmaterialet. Ordregiver er desuden berettiget til at afvise
tilbud, der indeholder forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i ud-
budsmaterialet, eller alternativt søge sådanne forbehold prissat.
Side 24
Ordregiver forbeholder sig - uanset ovennævnte - adgang til at afvise tilbud inde-
holdende forbehold.
Tilbudsgiver opfordres således til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i
udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, således at forbehold i videst
muligt omfang undgås.
12.10
Tilbuddet og dialogoplæg skal afgives skriftligt på dansk, og beløbsangivelser skal
være i danske kroner, ekskl. moms (DKK).
13. Vederlag
Der ydes et vederlag for hvert konditionsmæssigt og gennemarbejdet tilbud på kr.
25.000 excl. moms. Dette gælder ikke for det vindende tilbud.
14. Tildeling/tilbudsvurdering
Nedenfor følger information om hvorledes de endelige tilbud vil blive vurderet, og
endelig tildeling vil finde sted.
14.1 Bedømmelse af tilbud
Alle konditionsmæssige tilbud vil indgå i Ordregivers evaluering af, hvilken tilbuds-
giver, der skal tildeles opgaven. Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordel-
agtige tilbud, og evalueringen vil ske på baggrund af de nedenfor i pkt. 14.3 an-
førte underkriterier.
Identifikation af det økonomisk mest fordelagtige bud vil ske på baggrund af det
bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. udbudslovens § 162, stk. 1, nr. 3.
Det er bl.a. evnen til innovation/nytænkning på området, der er styrende for ud-
vælgelse af den vindende tilbudsgiver eller konsortium.
Den vindende tilbudsgivers udvikling af nye metoder eller modeller for, drift og
vedligehold, udvikling mv. for vejbelysningsopgaven, vil således sammen med pri-
sen, være afgørende for hvilken tilbudsgiver der afgiver det økonomisk mest for-
delagtige tilbud.
14.2 Bedømmelsesudvalg - Projektgruppe
Side 25
I forbindelse med udbuddet er der nedsat et en projektgruppe, hvis opgave er at
foretage evaluering af de modtagne tilbud Projektgruppen udarbejder en evalue-
ringsrapport, der indeholder en indstilling om, hvilken tilbudsgiver der skal tildeles
opgaven.
Bedømmelsesudvalgets medlemmer består af folk fra Ringsted Kommune og kom-
munens rådgivere.
14.3 Tildelingskriterier
Ved afgørelsen af, hvilken tilbudsgiver der skal indgås kontrakt med, vil Ordregiver
lægge vægt på følgende underkriterier:
Tildelingskriterium Vægtning
Pris 40%
Design af den samlede løsning 30%
Innovation 10%
Samarbejdsorganisation 20%
Ordregiver forventer at lægge sig endelig fast på vægtningen af det enkelte un-
derkriterium samt kriteriets endelige indhold i forbindelse med udsendelsen af
det endelige udbudsmateriale.
14.3.1 Pris (40 %)
Under dette kriterium lægges vægt på den samlede vægtede pris for de enkelte
delelementer, der skal afgives tilbud på, jf. det endelige udbudsmateriale.
Vægtningen af de enkelte elementer vil blive endeligt fastlagt under dialogen.
Umiddelbart forestiller Ordregiver sig en vægtning med 60% for prisen på drift og
vedligehold og 40% for modernisering.
Tilbudsgiver skal udfylde tilbudslisten med de priser, man ønsker at tilbyde. På
baggrund af de tilbudte enkeltpriser og deres vægtning udregnes en teknisk til-
budspris for hver Tilbudsgiver. De tekniske tilbudspriser vil blive vurderet relativt
i forhold til hinanden i en pointmodel, hvor den laveste tekniske tilbudspris opnår
maxpoint, som er 10. De resterende tekniske tilbudspriser vil blive tildelt point
efter en matematisk model med lineær interpolation, hvor en teknisk tilbudspris
der er 100% højere end den laveste, vil opnå 0 point. Der kan ikke gives negative
point, og tekniske tilbudspriser der er mere end 100% højere end den laveste, vil
således opnå karakteren 0 i modellen.
Side 26
14.3.2 Design af den samlede løsning (30 %)
Under dette kriterium lægges der vægt på design i forbindelse med de armaturer
der tilbydes. Det er Ordregivers ønske, at der tilbydes armaturer, som skaber en
sammenhæng mellem områder, hvor der både er større trafikveje, lokalveje og
pladser, samt byrum.
Tilbudsgiver kan med fordel orientere sig i bilag 2 (SAB), under punktet ”Overord-
nede ønsker til armaturdesign i Sorø Kommune” samt ”Armaturliste over eksiste-
rende armaturer” for hjælp til forståelse af nedenstående.
De tilbudte armaturer lever op til Kommunens overordnede krav
til design.
Der er sammenhæng mellem de tilbudte armaturer og Ordregi-vers eksisterende armaturer således, at de eksisterende armatu-rer og de tilbudte armaturer tilsammen giver et ensartet udtryk.
Der er et ensartet, enkelt og sammenhængende udtryk i de til-
budte armaturer på tværs af anvendelse/funktion og størrelse.
De tilbudte armaturers proportioner harmonerer med proportio-nerne af mast/mastearm og der kan skabes naturlig overgang mellem mast og armatur.
De tilbudte armaturers design er enkelt med rene linjer og uden
ornamentering som kan indgå i Kommunens bymiljø.
Der kan tilbydes variation i de tilbudte armaturer i forhold til lys-
punktshøjde, farveintensitet og lysoplevelse.
Der kan tilbydes forskellige armaturer, der kan understøtte sær-
lige byrumsidentiteter, men stadig fremstå sammenhængende med den resterende bys belysning.
Der er mulighed for integration af stikkontakter i mast og/eller ar-
matur til brug ved særlig belysning såsom julebelysning.
Ovenstående delkriterier vægter ved evalueringen lige, og Ordregiver foretager en samlet vurdering af de tilbudte armaturer inden for de specificerede vejprofi-ler.
Pointskala
10 point: Fremragende tilbud som bedst muligt opfylder kriteriet.
9 point: Særdeles tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet.
Side 27
8 point: Meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet.
7 point: Tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet.
6 point: Over middel opfyldelse af kriteriet.
5 point: Middel opfyldelse af kriteriet.
4 point: Under middel opfyldelse af kriteriet.
3 point: Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet.
2 point: Dårlig opfyldelse af kriteriet.
1 point: Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet.
0 point: Meget utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet.
14.3.3 Innovation (10 %).
Der foretages en samlet evaluering af tilbudsgivers evne til innovation i relation til
de udbudte opgaver, herunder hvordan moderniseringsopgaven kan gribes inno-
vativt an i forhold til value-for-money, i et scenarie hvor finansieringen kan øges
til at omfatte hele det eksisterende anlæg.
Der vil i den forbindelse blive lagt vægt på, at tilbudsgiver demonstrerer og beskri-
ver en innovativ tilgang til moderniseringsopgaven, der inkluderer en redegørelse
for gevinsterne for henholdsvis Ordregiver og tilbudsgiver. Beskrivelsen skal også
indeholde tilbudsgivers bud på, hvordan hele anlægget fremtidssikres mest effek-
tivt, set i relation til nye funktionaliteter som tilbudsgiver finder relevant, og den
forventede omkostning til disse.
Der vil desuden blive lagt vægt på, at tilbudsgiver kan dokumentere erfaring med
innovation på området, via eksempler på tidligere gennemførte innovative tiltag.
Derudover vil der blive lagt vægt på, at tilbudsgiver råder over de nødvendige res-
sourcer og faglige kompetencer i relation til fremtidig innovation.
Tilbuddet skal som minimum indeholde:
Tilbudsgivers beskrivelse af hvordan moderniseringsopgaven kan gribes
mest innovativt an i et value-for-money perspektiv, i et scenarie hvor fi-
nansieringen ikke begrænser omfanget af moderniseringsopgaven.
Dokumentation for erfaring med innovation på opgaven. Dette kan være
beskrivelser af tidligere udførte tiltag, der på tidspunktet for udtænkning
og udførelse var innovative.
Kompetencematrix for alle tilbudte medarbejdere.
Side 28
Beskrivelse af tilbudsgivers ressourcer og faglige kompetencer i forhold
til innovation.
Ved bedømmelsen af underkriterium ”Innovation”, vil der blive lagt vægt på føl-
gende kriterier:
Tilbudsgivers beskrivelse af hvordan moderniseringsopgaven kan hånd-
teres innovativt i det opstillede scenarie, og hvilke gevinster og effekter
(både økonomiske og andre) det vil medføre for begge parter, herunder
effekten på drift og vedligeholdsopgaven. Der vil desuden blive lagt vægt
på tilbudsgivers beskrivelse af hvorledes anlægget bedst fremtidssikres
effektivt.
Tilbudsgivers dokumentation og beskrivelse af tidligere udførte innova-
tive tiltag på området.
Tilbudsgivers beskrivelse af de ressourcer og kompetencer tilbudsgiver
råder over i forhold til fremtidig innovation på området, herunder også
kompetencematrixen for tilbudte medarbejdere.
Pointmodel (Evalueringsmetode "Innovation"):
Til bedømmelse af tilbuddene i forhold til underkriteriet " Samarbejdsorganisa-
tion" anvendes nedenstående pointskala, idet der gives point mellem 0 og 10.
Pointskala
10 point: Fremragende tilbud som bedst muligt opfylder kriteriet.
9 point: Særdeles tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet.
8 point: Meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet.
7 point: Tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet.
6 point: Over middel opfyldelse af kriteriet.
5 point: Middel opfyldelse af kriteriet.
4 point: Under middel opfyldelse af kriteriet.
3 point: Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet.
2 point: Dårlig opfyldelse af kriteriet.
1 point: Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet.
0 point: Meget utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet.
14.3.4 Samarbejdsorganisation (20 %)
Der foretages en samlet evaluering af tilbudsgivers organisation i relation til de
udbudte opgaver, herunder håndtering af indmelding af fejl, borgerhenvendel-
ser, udførelse af driftsopgaver og gennemførelse af moderniseringsopgaven.
Side 29
Der vil i den forbindelse blive lagt vægt på, at tilbudsgiver demonstrerer og beskri-
ver en effektiv organisation med entydige kommandoveje, entydig ansvarsforde-
ling internt hos tilbudsgiver samt viser, hvordan man vil sikre kommunikationen
mellem tilbudsgivers serviceleder (single point of contact) og Ordregivers perso-
nale i den daglige driftsorganisation.
Der vil desuden blive lagt vægt på, at tilbudsgiver råder over de nødvendige res-
sourcer og faglige kompetencer i relation til opgavens udførelse og organisering.
Tilbuddet skal som minimum indeholde:
Beskrivelse af tilbudsgivers organisation i relation til den udbudte D&V-
opgave, herunder samarbejde med Ordregiver.
Beskrivelse af tilbudsgivers organisation i relation til gennemførelse af
den udbudte moderniseringsopgave, herunder samarbejde med Ordregi-
ver.
Organisationsdiagram.
Kompetencematrix for alle tilbudte medarbejdere.
Beskrivelse af hvordan indmelding af fejl, borgerhenvendelser samt ud-
førelse af driftsopgaver vil blive håndteret.
Beskrivelse af tilbudsgivers ressourcer og faglige kompetencer i forhold
til den enkelte delaftale.
Beskrivelse af, hvorledes problemløsninger og eventuelle konflikter mv.
vil blive håndteret.
Beskrivelse af, hvorledes samarbejde med underleverandører organise-
res.
Ved bedømmelsen af underkriterium ”Samarbejdsorganisation”, vil der blive
lagt vægt på følgende kriterier:
At organisationen og samarbejdet sandsynliggør et velorganiseret og
konstruktivt samarbejde med ordregiver, herunder at ordregiver i rette
tid vil blive inddraget i beslutningsprocesserne.
At tilbudsgiver har en så robust organisation som muligt.
At tilbudsgiver har de nødvendige fornødne ressourcer og faglige kom-
petencer i forhold til den udbudte opgave.
At det er tydeliggjort, hvorledes problemløsninger og konflikter mv.
håndteres på en positiv og konstruktiv måde.
Side 30
Pointmodel (Evalueringsmetode "Samarbejdsorganisation"):
Til bedømmelse af tilbuddene i forhold til underkriteriet " Samarbejdsorganisa-
tion" anvendes nedenstående pointskala, idet der gives point mellem 0 og 10.
Pointskala
10 point: Fremragende tilbud som bedst muligt opfylder kriteriet.
9 point: Særdeles tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet.
8 point: Meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet.
7 point: Tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet.
6 point: Over middel opfyldelse af kriteriet.
5 point: Middel opfyldelse af kriteriet.
4 point: Under middel opfyldelse af kriteriet.
3 point: Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet.
2 point: Dårlig opfyldelse af kriteriet.
1 point: Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet.
0 point: Meget utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet.
15. Underskrivelse af kontrakt
Underskrivelse af kontrakten vil ske efter udløbet af den obligatoriske stand-still
periode. Tilbudsgiver skal således være beredt på at kunne møde til kontraktun-
derskriftsmøde på dato som angivet under pkt. 6.2
16. Forbehold for endelig godkendelse
Ringsted Kommune tager forbehold for endelig politisk godkendelse af det vin-
dende tilbud. Ved manglende godkendelse er kommunen berettiget til at annul-
lere udbuddet. Tilbudsgiveres godtgørelse vil i en sådan situation alene bestå af
vederlaget for deltagelse i dialogen.