benutzeranleitung: der sichere webmailer „gkvsec“ · im lesemodus einer e-mail haben sie...

Benutzeranleitung:

Der sichere Webmailer „GKVSEC“

Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 2 -

Inhalt

1. Einführung ............................................................................................... 3

2. Webmailer Roundcube ............................................................................. 4

2.1 Anmeldung am Webmailer ................................................................... 4

2.2 Hauptseite des Webmailers: E-Mail ...................................................... 5

2.3 E-Mail verfassen................................................................................. 10

2.4 E-Mail lesen ....................................................................................... 12

2.5 Adressbuch ........................................................................................ 13

2.6 Einstellungen ..................................................................................... 14

2.6.1 Reiter „Einstellungen“ .................................................................. 14

2.6.1.1 Benutzeroberfläche ..................................................................... 15

2.6.1.2 Mailbox-Ansicht ......................................................................... 15

2.6.1.3 Nachrichtendarstellung ............................................................... 17

2.6.1.4 Nachrichtenerstellung ................................................................. 18

2.6.1.5 Servereinstellungen ..................................................................... 19

2.6.2 Reiter „Ordner“ ............................................................................ 20

2.6.3 Reiter „Identitäten" ...................................................................... 22

3.Verwaltung des Benutzerkontos .................................................................... 22

3.1 Zugang zur Verwaltung ...................................................................... 22

3.2 Zugangspasswort ändern ................................................................... 24

3.3 E-Mail-Weiterleitung einrichten ......................................................... 25

3.4 Abwesenheitsnotiz einrichten ............................................................ 25

3.5 Kontaktinformationen anpassen ......................................................... 26

3.6 Info-Mail ............................................................................................ 26

3.7 Abmelden........................................................................................... 26

4. Passwort vergessen ...................................................................................... 26

5. Technischer Kontakt .............................................................................. 28


1. Einführung

Das sichere GKVSEC-Mailsystem bietet Ihnen die Möglichkeit, E-Mails über ein

verschlüsseltes Medium zu übertragen.

Die Kommunikation erfolgt dabei über den Webmailer „Roundcube“. Der Zugriff

auf Roundcube ist nur über eine sichere HTTPS-Verbindung möglich. Diese

Verbindung wird von Ihrem Browser automatisch aufgebaut, wenn Sie die Adresse

des Webmailers aufrufen.


2. Webmailer Roundcube

2.1 Anmeldung am Webmailer

Zur Anmeldung am Webmailer starten Sie ihren Webbrowser (z.B. Internet

Explorer oder Mozilla Firefox) und rufen dort die Adresse https://mail.gkvsec.de

auf. Sie gelangen zum Anmeldebildschirm des Webmail-Systems.

Geben Sie hier Ihren Benutzernamen (Ihre vollständige gkvsec.de Mailadresse) und

das zugehörige Passwort ein. Diese Daten finden Sie in der Begrüßungsmail.

Hinweis: Bitte beachten Sie bei der Eingabe die Groß- und Kleinschreibung.

Klicken Sie danach auf [Anmelden].

https://mail.gkvsec.de/


2.2 Hauptseite des Webmailers: E-Mail

Wenn die Eingaben im Anmeldebildschirm korrekt waren, werden Sie auf die

Hauptseite des Webmailers geleitet. Die Hauptseite des Webmailers ist das Menü

„E-Mail“.

<< Hauptmenü >>

Im oberen Bereich befindet sich das Hauptmenü. Hier können Sie zwischen

folgenden Menüpunkten wählen:

E-Mails lesen, schreiben, löschen und verwalten

Verzeichnis aller im geschlossenen Mail-System befindlichen

Adressen

Individuelle Konfiguration des Webmailers

Abmelden vom System


<< Aktionen >>

Unterhalb des Hauptmenüs in der Mitte des Bildschirms sind die zum jeweiligen

Punkt des Hauptmenüs passenden Aktionen zu finden. Im E-Mail-Menü sind

folgende Aktionen möglich:

Prüfen auf neue Nachrichten (wird nach den Standard-

Einstellungen auch automatisch alle 60 Sekunden

durchgeführt)

Verfassen einer neuen E-Mail

Verfassen einer Antwort-E-Mail (nur möglich, wenn eine

E-Mail aus der E-Mail-Übersicht markiert ist)

Verfassen einer Antwort an den Absender und alle

Empfänger der ursprünglichen E-Mail (nur möglich, wenn

eine E-Mail aus der E-Mail-Übersicht markiert ist)

Weiterleiten einer E-Mail (nur möglich, wenn eine E-Mail aus

der E-Mail-Übersicht markiert ist)

Löschen einer E-Mail aus der E-Mail-Übersicht (nur möglich,

wenn eine E-Mail aus der E-Mail-Übersicht markiert ist)

Aufrufen eines Untermenüs, durch das eine E-Mail als

gelesen oder ungelesen markiert oder mit einem Stern

versehen werden kann (nur möglich, wenn eine E-Mail aus

der E-Mail-Übersicht markiert ist)

Aufrufen eines Untermenüs, durch das eine E-Mail gedruckt,

lokal gespeichert, als neue Nachricht geöffnet, verschoben

wird nach, kopiert nach, der Quelltext der E-Mail angezeigt

oder die E-Mail in einem neuen Browserfenster bzw.

Browsertab geöffnet werden kann


<< Ordnerleiste >>

Im linken Bereich des E-Mail-Menüs ist die Ordnerleiste dargestellt. Dort finden

Sie die standardmäßigen und ggf. die von Ihnen selbst angelegten Ordner. Das

Anlegen und Löschen von Ordnern wird im Punkt 2.6.2 dieser Anleitung

beschrieben. Unterhalb der Ordnerleiste befindet sich ein Symbol:

Nach dem Anklicken dieses Symbols stehen folgende Aktionen zur Auswahl:

Packen: Packen eines Ordners. Alle E-Mails im markierten Ordner,

die als gelöscht markiert wurden werden gelöscht.

Leeren: Leeren des Papierkorbes. Diese Funktion ist nur für den

Ordner Papierkorb ausführbar. Durch Klick auf diesen Button

werden alle E-Mails, die sich im Papierkorb befinden,

unwiderruflich gelöscht.

Ordner Verwalten: Durch Anklicken dieser Aktion gelangen Sie in die

Ordnerverwaltung. Diese ist unter Punkt 2.6.2 dieser

Benutzeranleitung beschrieben.

Im Hauptbildschirm des E-Mail-Menüs befindet sich die E-Mail-Übersicht (grün).

In der E-Mail-Übersicht werden alle E-Mails des ausgewählten Ordners angezeigt.

Durch Doppelklick auf eine E-Mail können Sie die E-Mail lesen. Sie können E-Mails

auch per Drag & Drop in einen anderen Ordner verschieben. Des Weiteren haben

Sie rechts oben unter dem Hauptmenü folgende Möglichkeiten:

Filtern von mit Stern markierten E-Mails eines

Ordners nach diversen Kriterien, wie z.B. nach

ungelesenen, unbeantworteten oder gelöschten E-

Mails.

Durchsuchen des jeweiligen Ordners nach E-Mails

mit bestimmten Kriterien.


Durch Klick auf die Lupe werden die Filterkriterien

angezeigt:

In der linken oberen Ecke der E-Mail-Übersicht befindet sich folgendes

Symbol: . Durch Anklicken dieses Symbols öffnet sich folgendes Menü:

In diesem Menü können Sie zwischen den Anzeigemodi „Liste“ und „Konversation“

in den Übersichten wählen:

Liste: Die E-Mails werden nach dem jeweils gewünschten Kriterium

sortiert.

Konversation: Die E-Mails einer Konversation (Antworten und Weiterleitungen)

werden in der E-Mail-Übersicht zusammenhängend dargestellt.


Hinweis: Zu einer Konversation gehörende E-Mails können nur als

Konversation in der E-Mail- Übersicht dargestellt werden, wenn

der Ordner, in dem sich die E-Mails befinden mit dem Attribut

„Gruppiert“ versehen ist. Wie ein Ordner gruppiert wird, ist in

Punkt 2.6.2 dieser Benutzeranleitung beschrieben.

Die Konversationen sind in den E-Mail-Übersichten am - Symbol zu erkennen,

das vor dem Betreff der E-Mail steht:

Durch Anklicken von wird die Konversation aufgeklappt und alle E-Mails der

Konversation werden angezeigt:

Die Auswahl zwischen „Liste“ und „Konversation“ gilt immer nur für den aktuellen

Ordner, nicht für andere Ordner oder Unterordner.

Weiterhin können Sie in dem Menü die angezeigten Spalten der E-Mail-

Übersichten an- und abwählen und die Standardsortierung der E-Mails inklusive

Ordnung definieren. Diese Einstellungen gelten für alle Ordner des Postfaches.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Änderungen erst nach Drücken des

[save] Buttons aktiv werden.

Unterhalb der E-Mails finden Sie Buttons, die der Auswahl bestimmter E-Mails

dienen:

Alle E-Mails des Ordners auswählen

Alle E-Mails der aktuellen Seite des Ordners auswählen

Alle ungelesenen E-Mails des Ordners auswählen

Die aktuelle Markierung umkehren/invertieren

Keine Markierung/Markierung aufheben


Weiterhin finden Sie unterhalb der E-Mails drei Buttons zu den Konversationen.

Diese Buttons sind nur aktiv, wenn Sie in dem jeweiligen Ordner „Konversation“ als

Anzeigemodus ausgewählt haben:

Alle Konversationen in einem Ordner aufklappen

Alle ungelesenen Konversationen aufklappen

Alle geöffneten Konversationen zuklappen

Des Weiteren können Sie die Nachrichtenvorschau aktivieren, indem Sie folgendes

Kontrollkästchen unterhalb der E-Mail-Auflistung aktivieren:

Sollen die E-Mails in den Übersichten kurzfristig anders sortiert werden, als Sie es

eingestellt haben, können Sie dies durch einfachen (aufsteigend) oder doppelten

(absteigend) Klick auf die jeweilige Spaltenüberschrift (z.B. Absender) tun.

2.3 E-Mail verfassen

Um eine neue E-Mail zu schreiben klicken Sie im E-Mail-Menü auf den -Button:

Im oberen Bereich des Bildschirms können dann folgende Aktionen ausgewählt

werden:


zurück zur E-Mail-Übersicht

E-Mail senden. Dies ist auch über einen Klick auf den Button

[Nachricht jetzt senden] unterhalb des E-Mail-Textes möglich.

Datei an die E-Mail anhängen. (Genaue Erklärung auf Der nächsten

Seite).

Fügt eine Ihrer vorgefertigten Signatur ein

E-Mail im Entwürfe- Ordner zwischenspeichern. Standardmäßig

speichert das Programm Ihre angefangene E-Mail einmal pro Minute

unter dem Ordner „Entwürfe“. Ein manuelles Zwischenspeichern ist

also nicht notwendig.

Rechtschreibung des E-Mail Textes überprüfen. Dies geht auch über

einen Klick auf [Rechtschreibung prüfen] rechts über dem Textfeld.

Hierbei kann auch die Sprache für die Rechtschreibprüfung

ausgewählt werden.

Festlegung von E-Mail Prioritäten und Auswahl von Ordner zum

Speichern der E-Mail

Geben Sie bitte im Feld „An“ den gewünschten Empfänger Ihrer E-Mail ein. Sie

können auch Teile der E-Mail-Adresse eingeben, die passenden Empfänger zu

Ihrer Eingabe werden dann nach kurzer Zeit eingeblendet. Mehrere Empfänger

werden durch Kommata voneinander getrennt.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass es sich aus Sicherheitsgründen um ein

geschlossenes Mailsystem handelt. Der Empfänger muss also

ebenfalls einen Account auf dem gkvsec.de-Mailserver und eine

Adresse der Form :

<name>@<organisation>.<gkvsec-unterdomäne>.gkvsec.de

besitzen.

Wollen Sie die E-Mail als Kopie oder Blindkopie an weitere Empfänger senden,

klicken Sie bitte auf „Cc hinzufügen“ bzw. „Bcc hinzufügen“.

Weiterhin können Sie über „Antwortadresse hinzufügen“ die Empfänger-Adresse

für die Antwort-E-Mail ändern.


Im Feld „Editor Typ“ (rechts unten) können Sie wählen, ob die E-Mail nur Text oder

auch HTML-Code enthalten kann. Wenn Sie „HTML“ ausgewählt haben, können Sie

z.B. Schriftart und Schriftfarbe wählen, Bilder einfügen und den Text durch

Aufzählungszeichen strukturieren. Sie können die E-Mail dann auch direkt mittels

HTML-Editor bearbeiten.

Über den Button der Aktionsleiste oder den Button im rechten unteren

Bildschirmbereich können Sie Ihrer E-Mail Dateianhänge beifügen. Drücken Sie

dazu zunächst auf den Button, anschließend erscheinen zwei zusätzliche Fenster,

einmal der Dateidialog und die hier abgebildete Eingabemaske:

Wählen Sie von der Festplatte im Dateidialog eine Datei zum Hochladen aus.

Drücken Sie den Button [Öffnen], um die Auswahl zu bestätigen. Die ausgewählte

Datei anschließend durch den Button [Hochladen] an den Server übertragen. Sie

können mehrere Dateien hochladen, jede Datei darf dabei die Größe von 5 MB

nicht überschreiten. Haben Sie alle gewünschten Dateien hochgeladen, können Sie

das Fenster durch Klick auf den [Schließen] Button schließen.

Alle Anhänge sind in der Liste rechts aufgeführt und können bei Bedarf über den

Button wieder aus der E-Mail gelöscht werden:

2.4 E-Mail lesen

Wenn Sie im E-Mail-Menü auf einen Ordner des Postfaches klicken, werden Ihnen

alle E-Mails des jeweiligen Ordners in einer Übersicht angezeigt. Sie können eine

E-Mail lesen, indem Sie die Zeile der gewünschten E-Mail in der E-Mail-Übersicht

doppelklicken.


Im Lesemodus einer E-Mail haben Sie oberhalb der E-Mail-Informationen die

gleichen Möglichkeiten wie in der E-Mail-Übersicht. Sie können also z.B. eine neue

E-Mail schreiben, die geöffnete E-Mail beantworten, weiterleiten, drucken, lokal

speichern oder löschen. Zusätzlich stehen Ihnen folgende Aktionen zur Auswahl:

Zurück zur E-Mail-Übersicht

Verschieben der geöffneten E-Mail in einen Ihrer Ordner

2.5 Adressbuch

Über den Button im Hauptmenü gelangen Sie in das Adressbuch des

Webmail-Systems.

Im Adressbuch steht Ihnen die folgende Aktion zur Auswahl:

Zur Nutzung dieser Aktion müssen Sie einen Kontakt aus dem

Adressbuch auswählen. Sie initiieren durch Anklicken dieses Buttons

das Versenden einer neuen E-Mail an den ausgewählten Kontakt.

Im linken Bereich werden Ihnen alle aktuellen Benutzer des Mailsystems angezeigt,

200 pro Seite, alphabetisch sortiert.


Durch Anklicken eines Benutzernamens/E-Mailadresse werden Ihnen rechts neben

der Benutzerliste die Informationen zu dem Benutzernamen/E-Mailadresse

angezeigt. Folgende Anzeigen sind möglich und abhängig von den hinterlegten

Benutzerdetails:

Angezeigter Name E-Mail Adresse auf dem gkvsec-Mailsystem =

Benutzername auf dem gkvsec- Mailsystem

Vorname Vorname des Benutzers

Nachname Nachname des Benutzers

E-Mail E-Mail Adresse auf dem gkvsec-Mailsystem

Hausinterne Mailadresse Hausinterne E-Mail Adresse des Benutzers

Telefon Dienstliche Telefonnummer

Fax Dienstliche Faxnummer

Straße Straße der dienstlichen Anschrift

Postleitzahl Postleitzahl der dienstlichen Anschrift

Ort Ort der dienstlichen Anschrift

Memo Feld für zusätzliche Informationen

Oberhalb der Benutzerliste können Sie nach Benutzern suchen. Geben Sie dazu

den vollständigen Benutzernamen oder einen Teil des Benutzernamens in das Feld

ein und drücken Sie anschließend [ENTER]. In der

Benutzerliste werden Ihnen dann alle Benutzer angezeigt, die zu Ihrer Suche

passen.

2.6 Einstellungen

Über den Button im Hauptmenü gelangen Sie zu den persönlichen

Einstellungen. Sobald Änderungen vorgenommen wurden, müssen diese mit Klick

auf die Schaltfläche gespeichert werden. Ansonsten werden

Änderungen verworfen.

Im oberen Bereich werden Ihnen drei Reiter angezeigt, „Einstellungen“, „Ordner“

und „Identitäten“.

2.6.1 Reiter „Einstellungen“

Der erste Bereich unter Einstellungen ist die „Benutzeroberfläche“, in der folgende

Einstellungen enthalten sind:


2.6.1.1 Benutzeroberfläche

Sprache

Änderung der Sprache des Webmailers

Zeitzone

Änderung der persönlichen Zeitzone auf dem Webmailer

Kurze Datumsanzeige

Wenn Sie den Haken entfernen, steht bei E-Mails vom aktuellen Tag in den

Übersichten nicht „heute“ mit in der Datumsspalte.

Aktualisieren (auf neue Nachrichten prüfen)

Mit diesem Wert legen Sie fest, wie häufig Ihr Postfach automatisch auf neue

E-Mails überprüft wird.

Popups als Standard Windows behandeln

Diese Einstellung bewirkt, dass das Browserfenster, in dem der Roundcube-

Webmailer geöffnet ist, hervorgehoben wird, sobald eine neue E-Mail eintrifft.

Dazu müssen Sie im Vorfeld Ihre Browsereinstellungen anpassen.

2.6.1.2 Mailbox-Ansicht


Nachrichtenvorschau anzeigen

Ist diese Option gesetzt, so wird bei der Auswahl einer E-Mail in einer E-Mail-

Übersicht automatisch der Inhalt dieser E-Mail unterhalb der Übersicht angezeigt.

Die Größe des Vorschaufensters kann ebenso wie die Breite der E-Mail-Übersicht

beliebig angepasst werden:

Nachrichtenvorschau als gelesen markieren

Hier können Sie einstellen, ob und wie schnell eine ungelesene Nachricht nach

dem anklicken als gelesen markiert wird.

Empfangsbestätigung senden

Hier können Sie einstellen, wie sich Ihr Webmailer verhalten soll, wenn der

Absender einer E-Mail von Ihnen eine Lesebestätigung anfordert:

immer fragen: Sie werden beim Öffnen einer ungelesenen E-Mail

gefragt, ob Sie die Lesebestätigung an den Absender senden möchten.

Lesebestätigung automatisch senden: Sobald Sie eine ungelesene E-

Mail öffnen, sendet der Webmailer automatisch eine Lesebestätigung an

den Absender der ursprünglichen E-Mail.

Lesebestätigung nur an meine Kontakte senden: Versendet beim Öffnen

einer ungelesen E-Mail automatisch eine Lesebestätigung an den/die

Absender einer Kontaktgruppe innerhalb des Benutzer-Adressbuches.

für bekannte Absender, sonst ignorieren: Versendet beim Öffnen einer

ungelesen E-Mail automatisch eine Lesebestätigung an den/die


Absender mit denen man eine E-Mail Konversation geführt hat oder die

im Adressbuch hinterlegt sind.

Anforderung ignorieren: Die Forderung des Absenders wird ignoriert

und Sie senden keine Lesebestätigung an ihn.

Konversation aufklappen

Diese Einstellungen sind nur von Bedeutung, wenn Sie sich die E-Mails in den E-

Mail-Übersichten im Modus „Konversation“ anzeigen lassen.

nie: Die einzelnen E-Mails einer Konversation werden nicht in E-Mail-

Übersichten dargestellt, sondern müssen durch Anklicken des -

Symbols vom Benutzer aufgeklappt werden.

alle: Alle E-Mails einer Konversation werden in den E-Mail-Übersichten

dargestellt.

nur ungelesene: Es werden nur Konversationen aufgeklappt dargestellt,

in denen sich ungelesene E-Mails befinden.

Einträge pro Seite

Gibt die Anzahl der Einträge pro Seite in den E-Mail-Übersichten und im

Adressbuch an. Der Maximalwert ist 200.

2.6.1.3 Nachrichtendarstellung

Nachrichten in neuem Fenster öffnen

Ist diese Option gesetzt, so wird eine E-Mail im Hauptbildschirm mittels

Doppelklick immer in einem neuen Browserfenster/Tab geöffnet.

E-Mail-Adresse mit dem Display Namen anzeigen

Ist diese Option gesetzt, so werden zusätzlich im E-Mail-Kopf zu den

Benutzernamen (Absender und Von) auch die dazugehörige E-Mail-Adresse

angezeigt.

HTML anzeigen

Ist diese Option gesetzt, werden E-Mails im Format HTML mit allen

Textformatierungen angezeigt. Andernfalls werden Textformatierungen nicht

angezeigt.

Eingebettete Bilder vom Internet laden

Mit dieser Einstellung legen Sie fest, ob Ihnen eingebettete Bilder in empfangenen

E-Mails angezeigt werden:


nie: Die eingebetteten Bilder in E-Mails werden Ihnen nicht angezeigt.

Wenn Sie eine E-Mail mit einem eingebetteten Bild öffnen, können Sie

dieses durch Klick auf „Bilder anzeigen“ dennoch anzeigen lassen.

bei bekannten Absendern: Diese Option gleicht der Option „Nie“, da

Ihnen kein persönliches Adressbuch zur Verfügung steht sondern

lediglich ein globales. Dadurch gibt es keine „bekannten Absender“ im

eigentlichen Sinne.

immer: Eingebettete Bilder werden Ihnen in jedem Fall ohne Nachfrage

angezeigt.

Angehängte Bilder unter der Nachricht anzeigen

Wenn Sie diese Option wählen, werden Ihnen Bilder im Anhang von E-Mails direkt

unterhalb des E-Mail-Textes angezeigt.

Zeige nächste Nachricht nach verschieben/löschen

Sobald eine Nachricht im Lesemodus geöffnet wurde, lässt diese sich auch löschen

und verschieben. Ist die Option inaktiv und es wird eine Mail gelöscht oder

verschoben, so wird die Übersicht über alle Mails in diesem Ordner angezeigt.

Andernfalls öffnet sich die nächste Mail analog zu der vorherigen.

2.6.1.4 Nachrichtenerstellung

Nachrichten im neuem Fenster verfassen

Ist diese Option gesetzt, so wird die ausgewählte E-Mail mittels Klick auf die

Schaltfläche in einem neuen Browserfenster/Tab geöffnet.

HTML-Nachrichten verfassen

Bei aktivierter Funktion verfassen Sie E-Mails im HTML-Format. Dabei sind

folgende Auswahlen möglich:

nie: Die abgebildete Symbolleiste wird nie eingeblendet

immer: Die abgebildete Symbolleiste wird immer eingeblendet

nur Antworten auf HTML-Nachrichten: Die Symbolleiste wird immer

beim Beantworten einer E-Mail eingeblendet, wenn die zu

beantwortende E-Mail im HTML-Format geschrieben wurde.

beim Weiterleiten und Beantworten auf HTML-Nachrichten: Die

Symbolleiste wird immer beim Beantworten/Weiterleiten einer E-Mail

eingeblendet, wenn die zu beantwortende/weiterleitende E-Mail im

HTML-Format geschrieben wurde.


Erklärt werden die einzelnen Funktionen, sobald der Mauszeiger etwa 2 Sekunden

über der jeweiligen Funktion in der abgebildeten Symbolleiste steht.

Hinweis: Sie können beim Verfassen einer neuen E-Mai jederzeit über „Editor Typ“

zwischen Text-E-Mail und HTML-E-Mail wählen.

Entwurf automatisch speichern

Mit diesem Wert legen Sie fest, in welchem Zeitabstand eine E-Mail, die Sie

verfassen, im Entwurfsordner automatisch zwischengespeichert wird.

Empfangsbestätigung (MDN) immer anfordern

Mit dieser Auswahl legen Sie fest ob der Empfänger immer eine Abfrage zur

Empfangsbestätigung bekommen soll oder nicht.

Standard Schrift von HTML Nachricht

Mit dieser Einstellung wird die Standardschriftart und Größe des Textes in Ihren

HTML Nachrichten festgelegt.

Signatur automatisch einfügen

Mit dieser Einstellung wird festgelegt, in welchen Fällen die eigene Signatur

automatisch eingefügt wird:

nie

immer

nur bei neuen Nachrichten

nur bei Antworten und Weiterleitungen

Vorübergehen lokal im Browser speichern

Diese Option führt innerhalb des Browser eine Zwischenspeicherung der

Anhänge durch.

2.6.1.5 Servereinstellungen

Beim Löschen als gelesen markieren

Ist die Option aktiv, werden bis zu diesem Zeitpunkt ungelesene E-Mails, die

gelöscht wurden, im Papierkorb automatisch als „gelesen“ gekennzeichnet. Ist die

Option nicht aktiv, bleibt auch eine gelöschte E-Mail im Papierkorb im Status

„ungelesen“.


Als gelöscht markieren anstatt in den Papierkorb verschieben

Bei aktiver Option werden gelöschte Mails nicht in den Papierkorb verschoben

sondern in hellgrau dargestellt. Dies lässt sich mit einem Klick vor dem Betreff

wieder rückgängig machen und ein neuer Status kann gesetzt werden.

Zeige keine gelöschten Nachrichten an

Bei aktiver Option werden zuvor gelöschte Mails nicht mehr angezeigt. Ist die

Option inaktiv, werden gelöschte Mails hellgrau dargestellt.

Wenn verschieben in den Papierkorb fehlschlägt, Nachricht löschen

Sollte eine Nachricht nicht in den Papierkorb verschoben werden können, wird Sie

bei aktivierter Einstellung unwiderruflich gelöscht.

Papierkorb beim Abmelden leeren

Gibt an, ob der Papierkorb bei der Abmeldung vom Roundcube-Webmailer

gelöscht werden soll oder nicht.

Hinweis: Wenn Mails aus dem Papierkorb gelöscht werden, lassen diese sich nicht

wiederherstellen.

Posteingang beim Abmelden packen

Gibt an, ob der Posteingang bei Abmeldung gepackt werden soll oder nicht. Diese

Option verringert den Speicherplatzbedarf. Beim Packen werden alle E-Mails

gelöscht, die vorher als gelöscht markiert wurden. Das Markieren von E-Mails als

gelöscht ist nur möglich, wenn Sie die Option „Als gelöscht markieren anstatt in

den Papierkorb verschieben“ in den Servereinstellungen aktiviert haben.

2.6.2 Reiter „Ordner“

Hier haben Sie einen Überblick über alle Ordner, die derzeit eingerichtet sind und

darüber, wie viele E-Mails in jedem einzelnen vorhanden sind.


Für die einzelnen Ordner werden Ihnen folgende Aktionen angeboten:

Einen neuen Ordner erstellen. Durch diese Aktion öffnen sich die

Ordnereigenschaften des neuen Elements auf der rechten Seite.

Löschen (nur selbst angelegte Ordner) oder Leeren des Ordners.

Achtung: Wenn Sie einen Ordner löschen, werden alle E-Mails

innerhalb dieses Ordners unwiderruflich gelöscht.

Möchten Sie einen neuen Ordner als Unterordner eines vorhandenen Ordners

erstellen, müssen Sie zunächst den vorhandenen Ordner markieren und dann

einen neuen Ordner erstellen. Dazu müssen Sie den Namen des neuen Ordners

angeben und auf den Button [Speichern] drücken:


2.6.3 Reiter „Identitäten"

Hierbei können Sie die Identität Ihres E-Mail-Accounts anpassen.

Angezeigter Name Der dort angegebene Name taucht in E-Mail-Übersichten

des Empfängers als Absender auf.

Signatur Die Signatur wird automatisch an jede neue E-Mail

angehängt

3.Verwaltung des Benutzerkontos

3.1 Zugang zur Verwaltung

Neben der Nutzung des Webmailers können Sie auch Ihr Benutzerkonto verwalten.

Zur Anmeldung an der Verwaltung starten Sie ihren Webbrowser (z.B. Internet

Explorer oder Mozilla Firefox) und rufen dort die Adresse

https://mail.gkvsec.de/verwaltung auf. Sie gelangen nun zum Anmeldebildschirm.

https://mail.gkvsec.de/verwaltung


Geben Sie hier Ihren Benutzernamen (Ihre vollständige gkvsec.de-Mailadresse) und

das zugehörige Passwort ein. Diese Daten finden Sie in der Begrüßungsmail.

Hinweis: Bitte beachten Sie bei der Eingabe die Groß- und Kleinschreibung. Klicken

Sie danach auf [>login].

Nach der ersten Anmeldung an der Verwaltung werden Sie aufgefordert, Ihr

Initialisierungspasswort für den Zugang zu Webmailer und Verwaltung zu ändern.

Verwenden Sie bitte das Passwort aus der Begrüßungsmail und geben Sie hier

zweimal ein geheimes, nur Ihnen bekanntes Passwort ein. Dazu müssen folgende

Passwortrichtlinien beachtet werden:

Das Passwort muss:

mindestens 8 Zeichen lang sein,

Groß- und Kleinbuchstaben enthalten und

mindestens eine Ziffer oder ein Sonderzeichen enthalten.

Nach erfolgreicher Änderung des initialen Passwortes werden Sie auf die

Hauptseite der Verwaltung Ihres Benutzerkontos geleitet.


Folgende Verwaltungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

Zugangspasswort ändern

E-Mail-Weiterleitung oder Abwesenheitsnotiz einrichten

Kontaktinformationen anpassen

Info-Mail aktivieren/deaktivieren

3.2 Zugangspasswort ändern

Ihr Zugangskennwort ändern Sie bitte im Bereich „Passwort des E-Mailaccounts

ändern“. Hierfür müssen Sie das aktuelle Passwort verwenden und zweimal ein

neues Passwort angeben. Dabei müssen erneut die zuvor genannten Passwort-

Richtlinien eingehalten werden:

Das Passwort muss

mindestens 8 Zeichen lang sein,


Groß- und Kleinbuchstaben enthalten und

mindestens eine Ziffer oder ein Sonderzeichen enthalten.

3.3 E-Mail-Weiterleitung einrichten

Sie können bis zu 15 E-Mail-Weiterleitungen einrichten. Geben Sie dazu im

Bereich „Weiterleitungen“ die E-Mail-Adresse ein, an die Ihre E-Mails weitergeleitet

werden sollen und klicken Sie dann auf [anlegen]. Diesen Prozess können Sie bis

zu 15-mal ausführen.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre E-Mails nur an Adressen des

geschlossenen Systems weiterleiten können. Der Empfänger der Weiterleitung

kann also nur ein weiterer Benutzer der Domäne <gkvsec-subdomain>.gkvsec.de

sein.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie die Weiterleitungen wieder entfernen, wenn

Sie diese nicht mehr benötigen.

Hinweis: Aus technischen Gründen kann nur entweder eine automatische

Abwesenheitsbenachrichtigung oder eine Weiterleitung eingerichtet werden.

3.4 Abwesenheitsnotiz einrichten

Zur Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz beantworten Sie bitte die Frage „Möchten

Sie die Abwesenheitsnotiz aktivieren“ im Bereich „Abwesenheitsbenachrichtigung“

mit ja. Daraufhin erscheint unterhalb der Antworten (ja/nein) eine Textbox, in der

Sie bitte Ihre individuelle Nachricht zu Ihrer Abwesenheit hinterlegen.

Hinweis: Aus technischen Gründen kann nur entweder eine Weiterleitung oder eine

automatische Abwesenheitsbenachrichtigung eingerichtet werden.

Solange die Abwesenheitsbenachrichtigung aktiviert ist, wird Ihre E-Mail nicht

weitergeleitet! Sobald die Benachrichtigung wieder deaktiviert wird, tritt auch die

Weiterleitung wieder in Kraft.


3.5 Kontaktinformationen anpassen

In dem Bereich „Kontaktinformationen“ finden Sie folgende Angaben, die Sie selbst

anpassen können:

Vorname

Nachname

Straße

Postleitzahl

Ort

Telefon

Fax

Zusätzlich finden Sie Angaben, die Sie nicht selbst anpassen können:

Hausinterne Mailadresse

Memo

Sind die Angaben, die Sie nicht selbst ändern können, nicht korrekt, wenden Sie

sich bitte an den technischen Support: „gkvsec-helpdesk@gkv-

spitzenverband.de“. Schreiben Sie in dieser E-Mail bitte die aktuelle, falsche

Angabe und die korrekte Angabe. Der technische Support wird die Angaben dann

prüfen und gegebenenfalls anpassen.

3.6 Info-Mail

Sie können sich bei der aktivierten Funktion „Info-Mail“ eine Information an die

dienstliche E-Mail-Adresse senden lassen, die Sie über den Erhalt einer neuen

Nachricht in Ihrem GKVSEC-Postfach informiert.

3.7 Abmelden

Wenn Sie Ihre Einstellungen durchgeführt haben, klicken Sie bitte in der rechten

oberen Ecke auf [> abmelden], um sich vom System abzumelden.

4. Passwort vergessen

Sollten Sie Ihr Passwort für den Zugang zum Webmailer und zur Verwaltung

vergessen haben, können Sie dieses über die Verwaltung automatisch


zurücksetzen lassen. Rufen Sie dazu bitte die Adresse

https://mail.gkvsec.de/verwaltung auf. Unterhalb der Eingabefelder

„Benutzername“ und „Passwort“ befindet sich ein Link [Passwort vergessen].

Wenn Sie diesen Link anklicken, gelangen Sie in das Menü zum Zurücksetzen Ihres

Passwortes:

Geben Sie unter Benutzername bitte Ihren gkvsec- Benutzernamen (entspricht

Ihrer gkvsec E-Mail Adresse) ein und klicken Sie anschließend auf [Link anfordern]:

Sollte der Benutzername bereits bekannt sein, dann erhalten Sie eine kurze

Information, dass eine E-Mail an Ihre dienstliche Adresse versandt wurde:

https://mail.gkvsec.de/verwaltung


Klicken Sie bitte auf dem in der Mail aufgeführten Link, um das aktuelle Passwort

zurückzusetzen.

Anschließend müssen Sie das Passwort in ein sicheres, nur Ihnen bekanntes

Passwort ändern und [speichern].

5. Technischer Kontakt

Bei technischen Problemen und Fragen, die durch die Lektüre dieses Handbuches

nicht lösbar sind, schreiben Sie bitte eine E-Mail an:

[email protected]

oder an:

[email protected]

Hinweis: Bitte geben Sie bei Anfragen immer Ihren gkvsec-Benutzernamen an.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

benutzeranleitung: der sichere webmailer „gkvsec“ · im lesemodus einer e-mail haben sie...

Documents