bengkel dan projek akrab
DESCRIPTION
gyfyfyfyTRANSCRIPT
KURSUS PASCA AKRAB
BENGKEL DAN PROJEK AKRAB
NORDIN YUSOFF
JABATAN PERKHIDMATAN AWAM
2
KAEDAH BENGKEL
• Pembahagian kumpulan
• Perbincangan dalam kumpulan
• Pembentangan
3
BEZA OPERASI DAN PROJEK
• Operasi ialah perkara-perkara yang
sedang berjalan dan berulang-ulang
• Projek pula adalah perkara-perkara
yang berbentuk sementara dan unik
4
APA DIA “EMENTARA ?
• Sementara bermaksud setiap projek
mempunyai permulaan dan berakhir
mengikut tempoh tertentu atau yang
dihadkan ATAU
• Setiap projek ada permulaan dan tempoh
tamat
5
APA ITU UNIK
• Unik bermaksud sesuatu produk atau
perkhidmatan yang berbeza daripada
kebanyakan perkara yang terdapat
pada produk-produk atau
perkhidmatan-perkhidmatan yang
sama.
6
PROJEK
• Dilaksanakan pada pelbagai peringkat, baik perseorangan atau berkumpulan
• Projek memerlukan masa mungkin 100 jam atau 10,000,000 jam atau lebih
• Projek melibatkan satu organisasi atau pelbagai organisasi
• Ianya merupakan komponen penting bagi menentukan pencapaian sesebuah organisasi dalam mencapai strategi perniagaan
7
CONTOH PROJEK
• Memajukan sesuatu perkhidmatan atau produk
• Melibatkan perubahan kepada struktur, kakitangan, atau gaya bagi sesebuah organisasi
• Projek Kempen 3S (Senyum, Sapa, Salam)
8
FASA PROSES PENGURUSAN PROJEK
PERMULAAN
PENAMATAN
PELAKSANAAN KAWALAN
PERANCANGAN
KAITAN ANTARA KUMPULAN PROSES
9
PERMULAAN
• Peringkat permulaan adalah peringkat kajian
kemungkinan, cadangan konsep, penentuan
dan mendapatkan kelulusan terutama kos bagi
melaksanakan sesuatu projek
KONSEP PERANCANGAN STRATEGIK
PERANCANGAN Perancangan merupakan satu tatacara atau aturan bekerja untuk mendapat hasil yang dapat dinyatakan dengan jelas dan tersusun dalam satu sistem membuat keputusan yang bersepadu. Berfikir tentang masa hadapan dan berusaha untuk mengawal masa depan merupakan satu komponen penting dalam perancangan. (Mintzberg, 1994 p.12).
STRATEGIK Definisi Strategik Kamus Dewan: Kebolehan dalam mengurus sesuatu dan mempunyai hala tuju yang jelas . “ Strategia”: perkataan Greek yang membawa maksud seni seorang general.
PUNCA KUASA PELAKSANAAN
1. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan
1/99 iaitu Panduan Mewujudkan
Perkhidmataan Kaunseling di
Agensi Awam.
2. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan
18 Tahun 2005, Panduan Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan
Sumber Manusia Sektor Awam. -
Garis Panduan Pelaksanaan
Pengupayaan Kendiri.
3. Buku Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam: Konsep dan
Aspirasi, Cetakan 2009 dan 2010.
12
PERANCANGAN
• Membuat perancangan teliti berdasarkan
keperluan projek dari segi sumber-sumber
yang ada berdasarkan skop, masa, kos, kualiti
dan risiko yang bakal dihadapi.
• Perancangan yang tidak menitikberatkan
keseimbangan dalam aspek tersebut akan
mengakibatkan kegagalan dalam pelaksanaan
projek
13
KAWALAN
• Kawalan merupakan aspek yang sangat penting
dalam pelaksanaan projek yang mana perlu
mematuhi segala perundangan dan prosedur-
prosedur yang telah ditetapkan. Seperti
pematuhan kepada AP,EPU,Pekeliling KPKR,
Pekeliling Perbendaharaan dsbnya.
• Tanpa kawalan, projek adalah berisiko tinggi
untuk menemui kegagalan dan cara
menyelamatkannya memerlukan kos yang tinggi
dan menjadikan projek tidak berjaya.
14
PELAKSANAAN
• Kejayaan pelaksanaan bergantung kepada
perancangan dan kawalan yang teliti
berpandukan kepada proses-proses
pengurusan projek yang seimbang dan
bersepadu supaya pelaksanaan projek dapat
diuruskan dengan betul dan teratur.
15
PENAMATAN
• Pelaksanaan projek mempunyai tempoh
tertentu iaitu bermula dan tamat. Setiap
projek yang diuruskan dengan betul dan
dikawal dengan baik akan dapat disiapkan
dengan sempurna dan digunakan
sebagaimana yang telah dirancang.
ISU-ISU PELAKSANAAN AKRAB
1. Kehadiran dan kewujudan ahli-ahli AKRAB tidak dirasai oleh warga
kerja Jabatan.
2. Kurang komitmen sebilangan di kalangan ahli-ahli AKRAB
3. Kos kewangan yang terhad untuk melaksanakan aktiviti AKRAB di
jabatan.
4. Terdapat sebilangan ahli-ahli AKRAB yang perlukan motivasi dan
sokongan pengurusan.
5. Tidak mempunyai masa yang mencukupi untuk terlibat dan membuat
perancangan Aktiviti AKRAB.
6. Terlibat dengan kes-kes yang boleh mencemarkan imej ahli-ahli AKRAB
7. Kurang keyakinan dan kemahiran dalam aktiviti membimbing rakan
sekerja.
8. Tiada pengiktirafan yang khusus kepada ahli-ahli AKRAB yang
menunjukkan komitmen yang tinggi.
9. AKRAB tidak mempunyai hala tuju yang jelas.
10. Terlalu formal menyebabkan tidak menepati visi dan misi penubuhan
AKRAB
ASAS PERANCANGAN STRATEGI AKRAB
• KEWANGAN
• PENGLIBATAN
• KEPAKARAN
• PROAKTIF DAN KERJASAMA PENGURUSAN ERAT BOLEH MENYUMBANG
• PERSONEL DAN KEMAHIRAN
• TERLALU FORMAL DAN EKSPEKTASI TINGGI
• KEMUDAHAN FIZIKAL
• AKRAB YANG BERSEDIA
KEKUATAN KELEMAHAN
HALANGAN PELUANG
STRATEGI LAUTAN BIRU
PUTRAJAYA: Datuk Seri Najib Razak mahukan setiap
anggota pentadbiran awam menerapkan empat
elemen penting yang terkandung dalam "Strategi
Lautan Biru" dalam pengurusan tugas mereka.
Empat elemen tersebut ialah "mengurang",
"menghapus", "mewujud" dan "menambah
peluang". Beliau berkata, dengan menerapkan
elemen tersebut, pencapaian dan keberhasilan
sektor pentadbiran awam akan terus meningkat.
"Jadi dengan cara pendekatan seperti ini, saya
percaya kita akan dapat melihat pendekatan
kerajaan ini bukanlah melalui aspek agenda utama
sahaja.
MENGURANG
MENGHAPUS
MEWUJUD
MENAMBAH PELUANG
MODEL PERANCANGAN AKRAB
PENGURUSAN
MBJ
(PEKERJA)
RAKAN
SEKERJA
AKRAB
•PENCALONAN DI PERINGKAT KEMENTERIAN KE URUSETIA JPA
JUN-JULAI
•PENILAIAN BERTERUSAN PERINGKAT 2
•PELANTIKAN PANEL
OGOS-SEPTEMBER •PENILAIAN PERINGKAT 3
•LAWATAN PANEL PENILAI KE AGENSI
• SEKIRANYA PERLU
OKTOBER
•PENILAIAN PERINGKAT 4
•CALON PERINGKAT AKHIR MEMBUAT PEMBENTANGAN DI JPA
NOVEMBER •PENILAIAN AKHIR DAN
PENGUMUMAN DI MAJLIS TAULIAH
•PENYEDIAAN DOKUMEN
DISEMBER
AKTIVITI PERBENGKELAN MELIBATKAN
KUMPULAN
• KUMPULAN 1 – TUGASAN PEMBINAAN IDENTITI
(PERSONAL)
• KUMPULAN 2 - TUGASAN PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN NETWORKING
(SOSIAL)
• KUMPULAN 3 - TUGASAN KEMAHIRAN PERUNDINGAN/MEMBIMBING
(PROFESIONAL)
• KUMPULAN 4 - TUGASAN KEMPEN BUDAYA KERJA CEMERLANG
(BUDAYA)
• KUMPULAN 5 - TUGASAN PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN AKRAB.
22
RUMUSAN
• Walau apa pun, kita cuma merancang dan
melaksana. Kepimpinan yang baik dan hubungan
baik antara sesama manusia adalah sama penting
dan mustahak untuk mencapai kejayaan.
• Kepimpinan yang kompeten dan keupayaan
mengurus merupakan faktor-faktor lain yang sama
penting untuk memastikan kejayaan pelaksanaan
projek.
KURSUS PASCA AKRAB
STRATGI PERANCANGAN PROGRAM
DAN PELAKSANAAN AKRAB
NORDIN YUSOFF
JABATAN PERKHIDMATAN AWAM
2
APA MAKNA PROJEK ?
• PROJEK ADALAH SATU USAHA
SEMENTARA YANG DILAKSANAKAN
UNTUK MEWUJUDKAN SATU
PRODUK ATAU PERKHIDMATAN YANG
UNIK
3
BEZA OPERASI DAN PROJEK
• Operasi ialah perkara-perkara yang
sedang berjalan dan berulang-ulang
• Projek pula adalah perkara-perkara
yang berbentuk sementara dan unik
4
APA DIA “EMENTARA ?
• Sementara bermaksud setiap projek
mempunyai permulaan dan berakhir
mengikut tempoh tertentu atau yang
dihadkan ATAU
• Setiap projek ada permulaan dan tempoh
tamat
5
APA ITU UNIK
• Unik bermaksud sesuatu produk atau
perkhidmatan yang berbeza daripada
kebanyakan perkara yang terdapat
pada produk-produk atau
perkhidmatan-perkhidmatan yang
sama.
6
PROJEK
• Dilaksanakan pada pelbagai peringkat, baik perseorangan atau berkumpulan
• Projek memerlukan masa mungkin 100 jam atau 10,000,000 jam atau lebih
• Projek melibatkan satu organisasi atau pelbagai organisasi
• Ianya merupakan komponen penting bagi menentukan pencapaian sesebuah organisasi dalam mencapai strategi perniagaan
7
CONTOH PROJEK
• Memajukan sesuatu perkhidmatan atau produk
• Melibatkan perubahan kepada struktur, kakitangan, atau gaya bagi sesebuah organisasi
• Projek Kempen 3S (Senyum, Sapa, Salam)
8
FASA PROSES PENGURUSAN PROJEK
PERMULAAN
PENAMATAN
PELAKSANAAN KAWALAN
PERANCANGAN
KAITAN ANTARA KUMPULAN PROSES
9
PERMULAAN
• Peringkat permulaan adalah peringkat kajian
kemungkinan, cadangan konsep, penentuan
dan mendapatkan kelulusan terutama kos bagi
melaksanakan sesuatu projek
KONSEP PERANCANGAN STRATEGIK
PERANCANGAN Perancangan merupakan satu tatacara atau aturan bekerja untuk mendapat hasil yang dapat dinyatakan dengan jelas dan tersusun dalam satu sistem membuat keputusan yang bersepadu. Berfikir tentang masa hadapan dan berusaha untuk mengawal masa depan merupakan satu komponen penting dalam perancangan. (Mintzberg, 1994 p.12).
STRATEGIK Definisi Strategik Kamus Dewan: Kebolehan dalam mengurus sesuatu dan mempunyai hala tuju yang jelas . “ Strategia”: perkataan Greek yang membawa maksud seni seorang general.
PUNCA KUASA PELAKSANAAN
1. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan
1/99 iaitu Panduan Mewujudkan
Perkhidmataan Kaunseling di
Agensi Awam.
2. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan
18 Tahun 2005, Panduan Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan
Sumber Manusia Sektor Awam. -
Garis Panduan Pelaksanaan
Pengupayaan Kendiri.
3. Buku Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam: Konsep dan
Aspirasi, Cetakan 2009 dan 2010.
12
PERANCANGAN
• Membuat perancangan teliti berdasarkan
keperluan projek dari segi sumber-sumber
yang ada berdasarkan skop, masa, kos, kualiti
dan risiko yang bakal dihadapi.
• Perancangan yang tidak menitikberatkan
keseimbangan dalam aspek tersebut akan
mengakibatkan kegagalan dalam pelaksanaan
projek
13
KAWALAN
• Kawalan merupakan aspek yang sangat penting
dalam pelaksanaan projek yang mana perlu
mematuhi segala perundangan dan prosedur-
prosedur yang telah ditetapkan. Seperti
pematuhan kepada AP,EPU,Pekeliling KPKR,
Pekeliling Perbendaharaan dsbnya.
• Tanpa kawalan, projek adalah berisiko tinggi
untuk menemui kegagalan dan cara
menyelamatkannya memerlukan kos yang tinggi
dan menjadikan projek tidak berjaya.
14
PELAKSANAAN
• Kejayaan pelaksanaan bergantung kepada
perancangan dan kawalan yang teliti
berpandukan kepada proses-proses
pengurusan projek yang seimbang dan
bersepadu supaya pelaksanaan projek dapat
diuruskan dengan betul dan teratur.
15
PENAMATAN
• Pelaksanaan projek mempunyai tempoh
tertentu iaitu bermula dan tamat. Setiap
projek yang diuruskan dengan betul dan
dikawal dengan baik akan dapat disiapkan
dengan sempurna dan digunakan
sebagaimana yang telah dirancang.
ISU-ISU PELAKSANAAN AKRAB
1. Kehadiran dan kewujudan ahli-ahli AKRAB tidak dirasai oleh warga
kerja Jabatan.
2. Kurang komitmen sebilangan di kalangan ahli-ahli AKRAB
3. Kos kewangan yang terhad untuk melaksanakan aktiviti AKRAB di
jabatan.
4. Terdapat sebilangan ahli-ahli AKRAB yang perlukan motivasi dan
sokongan pengurusan.
5. Tidak mempunyai masa yang mencukupi untuk terlibat dan membuat
perancangan Aktiviti AKRAB.
6. Terlibat dengan kes-kes yang boleh mencemarkan imej ahli-ahli AKRAB
7. Kurang keyakinan dan kemahiran dalam aktiviti membimbing rakan
sekerja.
8. Tiada pengiktirafan yang khusus kepada ahli-ahli AKRAB yang
menunjukkan komitmen yang tinggi.
9. AKRAB tidak mempunyai hala tuju yang jelas.
10. Terlalu formal menyebabkan tidak menepati visi dan misi penubuhan
AKRAB
ASAS PERANCANGAN STRATEGI AKRAB
• KEWANGAN
• PENGLIBATAN
• KEPAKARAN
• PROAKTIF DAN KERJASAMA PENGURUSAN ERAT BOLEH MENYUMBANG
• PERSONEL DAN KEMAHIRAN
• TERLALU FORMAL DAN EKSPEKTASI TINGGI
• KEMUDAHAN FIZIKAL
• AKRAB YANG BERSEDIA
KEKUATAN KELEMAHAN
HALANGAN PELUANG
STRATEGI LAUTAN BIRU
PUTRAJAYA: Datuk Seri Najib Razak mahukan setiap
anggota pentadbiran awam menerapkan empat
elemen penting yang terkandung dalam "Strategi
Lautan Biru" dalam pengurusan tugas mereka.
Empat elemen tersebut ialah "mengurang",
"menghapus", "mewujud" dan "menambah
peluang". Beliau berkata, dengan menerapkan
elemen tersebut, pencapaian dan keberhasilan
sektor pentadbiran awam akan terus meningkat.
"Jadi dengan cara pendekatan seperti ini, saya
percaya kita akan dapat melihat pendekatan
kerajaan ini bukanlah melalui aspek agenda utama
sahaja.
MENGURANG
MENGHAPUS
MEWUJUD
MENAMBAH PELUANG
MODEL PERANCANGAN AKRAB
PENGURUSAN
MBJ
(PEKERJA)
RAKAN
SEKERJA
AKRAB
•PENCALONAN DI PERINGKAT KEMENTERIAN KE URUSETIA JPA
JUN-JULAI
•PENILAIAN BERTERUSAN PERINGKAT 2
•PELANTIKAN PANEL
OGOS-SEPTEMBER •PENILAIAN PERINGKAT 3
•LAWATAN PANEL PENILAI KE AGENSI
• SEKIRANYA PERLU
OKTOBER
•PENILAIAN PERINGKAT 4
•CALON PERINGKAT AKHIR MEMBUAT PEMBENTANGAN DI JPA
NOVEMBER •PENILAIAN AKHIR DAN
PENGUMUMAN DI MAJLIS TAULIAH
•PENYEDIAAN DOKUMEN
DISEMBER
AKTIVITI PERBENGKELAN MELIBATKAN
KUMPULAN
• KUMPULAN 1 – TUGASAN PEMBINAAN IDENTITI
(PERSONAL)
• KUMPULAN 2 - TUGASAN PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN NETWORKING
(SOSIAL)
• KUMPULAN 3 - TUGASAN KEMAHIRAN PERUNDINGAN/MEMBIMBING
(PROFESIONAL)
• KUMPULAN 4 - TUGASAN KEMPEN BUDAYA KERJA CEMERLANG
(BUDAYA)
• KUMPULAN 5 - TUGASAN PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN AKRAB.
22
RUMUSAN
• Walau apa pun, kita cuma merancang dan
melaksana. Kepimpinan yang baik dan hubungan
baik antara sesama manusia adalah sama penting
dan mustahak untuk mencapai kejayaan.
• Kepimpinan yang kompeten dan keupayaan
mengurus merupakan faktor-faktor lain yang sama
penting untuk memastikan kejayaan pelaksanaan
projek.