behoud en beheer van documenten
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
17-10-2011
1
Springboard workshop Recordsmanagement
Steven van der Meulen & Jan Dob [email protected] [email protected]
Archief Een doolhof voor niet ingewijden
Programma
Inleiding: Begrippen en definitiesFuncties
Archief als kwaliteitsinstrumentKwaliteitszorg Compliance
Technische ontwikkeling
17-10-2011
2
Definities - Archief
Een plaats waar documenten bewaard worden
Een instelling of organisatieonderdeel dat tot taak heeft archiefstukken te bewaren
Een verzameling documenten:Het geheel van documenten, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen, die naar hun aard bestemd zijn onder deze instelling, persoon of groep personen, te berustenDe documentaire neerslag van handelingen
Klopt dit
Het archief
bergt het archief op
in het archief
17-10-2011
3
Archief
Niet alleen oude documenten
Niet de vorm maar de inhoud is bepalend
Los op je bureau in je in- en outbox of op je harde schijf
Drie fases
Dynamische fase:lopende zaken
Semi-statische fase:afgesloten zaken nog veelvuldig geraadpleegd.
Statische fase:afgesloten zaken beperkt geraadpleegd
17-10-2011
4
Definitie - Dossier
Een geheel van documenten met betrekking tot een zaak (= handeling), object of persoon
Compleetheid essentieel => administratie
Vragen
Kan een dossier uit meerdere mappen bestaan?
Kunnen meerdere dossiers in een map zitten?
Kan een document in meerdere dossiers liggen?
17-10-2011
5
Definitie - Archiefstuk
Een document dat, ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd is om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die het heeft ontvangen of opgemaakt, uit hoofde van zijn of haar activiteiten, of taken, of ter handhaving van zijn of haar rechten.
Functies
Juridisch
Historisch
Informatie / bedrijfsvoering
Hergebruik van informatie“Bibliotheekfunctie”
17-10-2011
6
Kerntaken
Documentaire Informatievoorziening
Controleerbaar maken voor derden
Creëren van juridisch bewijs
Terugvindbaar maken documenten
Aantonen authenticiteit documenten
Archief als kwaliteitsinstrument
Kwaliteitszorg & compliance
17-10-2011
7
Probleem
Ambachtelijke productie
Direct contact ambachtsman met product en klant
Industriële productie:
Complex proces opgedeeld in eenvoudige handelingen,
Medewerkers geen overzicht productieproces of klanten
Als het product niet voldoet moeten kosten worden gemaakt om het te herstellen
Andere sectoren dan productie:
Wetenschappelijk onderzoek, zorg, banken, (financieel) adviseurs, ingenieursbureaus
Rol van archief
Beheer van de volgende groepen documenten:
Documenten inzake de uitvoering van processen (handboeken, procedures, werkinstructies, specificaties, etc)
Kwaliteitsregistraties: vastlegging van uitvoering van processen
Kwaliteitsregistraties voortkomend uit de kwaliteitszorg (controle- & inspectie rapporten, kalibratie & onderhoud apparatuur, productiecijfers, validatierapporten, auditrapporten, etc.)
17-10-2011
8
Waarborging van authenticiteit
Archiefbescheiden zijn authentiek als ze dezelfde inhoud, vorm en structuur hebben als op het moment van ontstaan.
Kerntaak van archiefbeheer
Essentieel is dat kwaliteitsdocumentatie niet wordt beheerd door de afdelingen die deze zelf produceren maar door een professioneel archief
Noodzaak versterkt door de digitalisering
Archiefwet
Particuliere archieven / bedrijfsarchievenArchiefwet is in principe niet van toepassing
Overheidscontrole op bedrijfsleven(ontwikkelings)processen verantwoorden
17-10-2011
9
Technische ontwikkeling
Nieuwe informatiedragersNieuwe uitdagingen
Technische ontwikkelingen
ICT1e fase: automatisering administratie2e fase: digitalisering archiefbestanden3e fase: beheer digitale bestanden
Recordsmanagement
17-10-2011
10
Digitaliseren archiefbestanden
Scannen en substitutieBespaart fysieke ruimte
Reserve kopieën
Gelijktijdig raadplegen op verschillende locaties
Digitaliseren
1978: ”door de automatisering krijgen we binnen een paar jaar een papierloos kantoor”
We leven nog steeds in het papieren tijdperk!
17-10-2011
11
Beheer digitale bestanden
Digitaliseren: documenten worden digitaal gevormd en blijven dit gedurende de hele levenscyclus
Doorgedrongen in correspondentie: e-mailWeerstand e-mail voor formele correspondentie. De status van e-mail wordt betwist E-mail vrijwel overal officieel bewijsstuk
Oorzaak weerstand complicaties bij beheer van elektronische documenten
Complicaties
Duurzaamheid
Authenticiteit
Beheersbaarheid
17-10-2011
12
Duurzaamheid
Ongeschikte (magnetische) dragers floppy’s en memoriesticks
Verdwijnen noodzakelijke apparatuur (hardware) leesapparatuur ponskaarten en floppy’s
Wijzigen / verdwijnen noodzakelijke software
Authenticiteit
Noodzaak conversie naar andere bestandsformaten door wijzigen software: gevolg informatieverlies
Onjuiste scan methodes Zwart wit als kleuren essentieel zijnOnzorgvuldige scan procedures
Verschillende standaarden digitale handtekeningen
Etc.
17-10-2011
13
Beheersbaarheid
Overvloed elektronische gegevensuitwisseling onmogelijk gecentraliseerd te beheren
Geen centrale postkamer voor via e-mail
Archiveren door niet specifiek opgeleid personeel
Recordsmanagement
ISO 15489 het deel van het management dat verantwoordelijk is voor de efficiënte en systematische controle over het aanmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en beschikbaarheid van records, met inbegrip van het proces van het bemachtigen en in stand houden van bewijs en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties in de vorm van records.
17-10-2011
14
Recordsmanagement
Beheer elektronische gegevens gecompliceerdIdentificeren “te bewaren” of “niet te bewaren” is al een uitdaging Creëren procedures / technische voorzieningen voor archivering vak apart
Recordsmanagement = modern archiefbeheer
Recordsmanager = moderne archivaris
Vaardigheden recordsmanager
Klassieke archiefvaardigheden • bewaartermijnen • classificatiecode = mappenstructuren
Kennis achtergronden, mogelijkheden, beperkingen ICT
Management kwaliteiten! • Centraliseren onmogelijk, dus beheer van
records door medewerkers voor wie archivering een vreemde (en vaak ongewenste) activiteit is