bdtrans Экспедитор ПО

Программный комплекстранспортно-экспедиционной

деятельности

Э К С П Е Д И Т О Р

1. Переговоры о намерениях и деталях перевозки

Как оно есть

Очередность документального

оформления грузоперевозки

2. Передача реквизитов своей организации для составления Заявки и Договора


3. Формирование Заявки и Договора менеджером Заказчика перевозки

На основании достигнутых условий перевозки на

данном этапе Заказчиком перевозки формируется

Договор и Заявка, являющаяся неотъемлемой

частью Договора.

Для оформления документов Заказчиком

Исполнителю (экспедитору) необходимо передать

свои реквизиты (наименование фирмы,

юридический и почтовый адрес, ФИО директора,

номера автотранспортных средств, выделенных

для перевозки, контактные телефоны менеджера и

водителей, и др.)

Обычно используется «рыба» (шаблон)

Договора и Заявки. Переменные данные и

реквизиты на бланках имеют желтый фон. Они

заполняются в ручную или на компьютере.

Отправляются Исполнителю.


4. Получение Заявки


5. Получение Договора


6. Формирование и отправка Заявки и Договора ИсполнителюКак оно

есть На данном этапе менеджер Заказчика формирует Договор и Заявку на перевозку, используя полученные от Исполнителя (Экспедитора) данные и реквизиты. Обычно используется «рыба» (шаблон) Договора и Заявки. Переменные данные и реквизиты на бланках имеют желтый фон. Они заполняются в ручную или на компьютере. Отправляются Исполнителю (Экспедитору).

7. Транспортный Заказ


8. Договор с Исполнителем


9. На данном этапе происходит логистическая обработка груза

На данном этапе выполняются

условия, оговоренные в Договоре и

Заявке на транспортно-экспедиционное

обслуживание, Транспортном Заказе и

Договоре международной перевозки

груза.

Использование электронных средств

связи для предварительного получения

образцов сопроводительных и товарных

документов на груз, дает возможность

контролирования правильности их

заполнения и полноты представления.


10. CMR


11. Счет-фактура и Акт выполненных работ от ИсполнителяКак оно

есть

12. Формирование Счет-фактуры и Акта выполненных работ для ЗаказчикаКак оно

есть На данном этапе менеджер формирует Счет-фактуру и Акт выполненных работ для Заказчика, используя полученные от Исполнителя (Экспедитора) документы (CMR). Обычно используется «рыба» (шаблон) Счета-фактуры и Акта выполненных работ. Переменные данные и реквизиты на бланках имеют желтый фон. Они заполняются в ручную или на компьютере. Отправляются Заказчику по почте. Почтовые конверты заполняются в ручную.

13.

Счет-фактура и Акт выполненных работ для Заказчика


14.

Акт выполненных работ «с разбивкой до границы» для Заказчика


15. Счет-фактура выполненных работ «с разбивкой до границы» для Заказчика


16. Финал и почта. Резюме.Как оно есть

На каждой стадии формирования ДОКУМЕНТОВ необходимо учитывать «человеческий фактор».1. На стадии формирования Заявки от Заказчика, менеджер

Заказчика вносит переменные данные (желтый фон) в бланки Документов. Невнимательность, неаккуратность или загруженность менеджера могут привезти к ошибкам. Последствия ошибок могут быть плачевными ( город Brest есть в РБ и во Франции). И затраты времени.

2. На стадии формирования Заявки и Договора Исполнителю менеджер вносит переменные данные (желтый фон) в бланки Документов. Возможны те же ошибки и описки.

3. На стадии формирования Акта выполненных работ и Счета от Исполнителя менеджер вносит переменные данные (желтый фон) в бланки Документов. Возможны те же ошибки и описки.

4. На стадии формирования Акта выполненных работ и Счета для Заказчика менеджер вносит переменные данные (желтый фон) в бланки Документов. Возможны те же ошибки и описки.

5. Заполнение почтовых конвертов также требует внимания и затрат времени.

17. Хочу

Минимизировать влияние «человеческого фактора» и затраты времени на оформление Документов.

Как оно будет

Программный комплекс «ЭКСПЕДИТОР» специально создан для упрощения документооборота менеджера по грузоперевозкам и логистике.

На стадии переговоров мы согласовываем условия перевозки с Заказчиком и Исполнителем. Реквизиты Заказчика и Исполнителя мы вносим в базу данных. Это позволит в дальнейшей работе вызывать их и вставлять во все Документы одним кликом.

Нажимаем клавишу «Новый документ» и выбираем из выпадающих окон Заказчика и Исполнителя.

В Заявку вносим переменные данные (ячейки, выделенные желтым цветом).

ПК «ЭКСПЕДИТОР» автоматически (без участия «человеческого фактора» и затрат времени) формирует Документы: 1. Для Заказчика (Заявка и Договор). Заказчик контролирует правильность оформления, подписывает, и отправляет Документы нам. 2. Для Исполнителя (Заявка и Договор). Вносим сумму фрахта, срок оплаты, и сумму штрафных санкций. Исполнитель контролирует правильность оформления, подписывает, и отправляет Документы нам. Также автоматически формируются конверты для Заказчика и Исполнителя. Распечатываем Документы, вкладываем в конверты и отправляем Заказчику и Исполнителю. После завершения перевозки, полученные от Исполнителя номер и дату CMR-накладной, вносим их в ПК «ЭКСПЕДИТОР». Получаем автоматически: 1. Акт выполненных работ и Счет-фактура Исполнителя. 2. Акт выполненных работ и Счет-фактура Заказчику. При необходимости «разбивки до границы» имеем и этот вариант. 3. Печатаем конверты, запечатывает Документы и отправляем. 4. Отдельным файлом формируются:- Документы по транспортно-экспедиционной деятельности;- Реестр по транспортно-экспедиционной деятельности за отчетный период.

Т о ч н о с т ь и э к о н о м и я в р е м е н и.

Что было

18. Сравнительный анализ Что есть

Что было

18.1 Сравнительный анализ

Что есть

Что было

18.2 Сравнительный анализ Что есть

Что было


Что было

Подготовленные документы запечатывались в конверт.

Конверт подписывался вручную.


Конверты формируются программным комплексом «Экспедитор»

Что было

А НИЧЕГО


Программным комплексом «Экспедитор» автоматически формирует свод Документов по транспортно-экспедиционной деятельности для бухгалтерии.

Что было

А НИЧЕГО

18.11 Сравнительный анализ

Что есть

Программным комплексом «Экспедитор» автоматически формирует Реестр по транспортно-экспедиционной деятельности.

В О Т И В С Ё

bdtrans Экспедитор ПО

Technology