pagina 1

VAN START MET MKROS v3

Tips en basishandelingen in een notendop

Pocket handleiding voor MKROS startersDatum uitgave: augustus 2010

Voor vragen en bemerkingen, één adres: milieuklachten@vlaanderen.be

pagina 2

Inhoud

Dé bepalende factor voor de snelheid van de MKROS toepassing is de voor u individueel beschikbare bandbreedte van de internetlijn. Als u enige ervaring hebt in het gebruik van MKROS, moet het mogelijk zijn een klacht in drie minuten te registreren. Als u ondervindt dat de opbouw van de MKROS webpagina’s naar uw aanvoelen abnormaal traag verloopt, laat het ons weten. Om u optimaal te kunnen assisteren, is het belangrijk dat u de MKROS checklist invult en mailt naar milieuklachten@vlaanderen.be.

Test uw snelheid op http://speedtest.telenet.be, www.speedtest.net, www.upc.nl/internet/snel_internet/speedtest/

Informatie over MKROS 3-4Instellingen van uw PC 5-6Aanmelden op MKROS_de hoofdpagina 7-8Een klacht registreren 9-18Link naar KMI_AGIV 19-20Klachten opvolgen 21-23Milieuklachtenbeheer 24-25Rapporteringstool 26-30

= Voldoende = Excellent

pagina 3

Vooraleer u begint, surf naar www.milieuhinder.be en klik op de map ‘MKROS’ voor alle beschikbare informatie over MKROS.

nieuwsbrieven en jaarverslag(en)

subpagina’s met info over o.m. de SO, hoe een aansluiting op MKROS aan te vragen, enz.

Voor al uw vragen of opmerkingen

pagina 4

Nuttige documenten voor MKROS gebruikers op www.milieuhinder.be

Gedetailleerde handleidingen voor MKROS gebruikers

Snelle voorlopige registratie via een Word formulier

pagina 5

De instellingen van uw PC optimaliseren – deel 1

Stel de resolutie van uw beeldscherm bij voorkeur in op 1152 bij 864 pixels (of meer), zo vermijdt u dat een venster maar gedeeltelijk te zien is en u dus voortdurend moet scrollen om het volledige venster te kunnen zien.Start > Instellingen > Configuratiebeheer > Beeldscherm

Voeg de website https://www.milieuinfo.be toe aan de lijst met vertrouwde websites in uw browser. Start hiervoor uw browser op (bvb Internet Explorer), ga naar de Internet opties en vervolgens naar het tabblad ‘Beveiliging’. Maakt u gebruik van een andere browser dan Internet Explorer, raadpleeg dan uw informaticaverantwoordelijke.Internet Explorer > Extra > Internet opties > Beveiliging > Vertrouwde websites

pagina 6

De instellingen van uw PC optimaliseren – deel 2

MKROS biedt de mogelijkheid om gegevens over milieuklachten te downloaden naar Excel, en om, via de rapporteringstool, grafieken te genereren in Excel. De toepassing maakt hierbij gebruik van macro’s (dit zijn kleine programmaatjes). Om de lijsten en grafieken in Excel correct te kunnen weergeven, dient u het beveiligingsniveau in Excel ‘Laag’ in te stellen.MS Excel > Extra > Macro > Beveiliging > Beveiligingsniveau

Voor correct gebruik van MKROS is het nodig de pop-upblokkering uit te schakelen.Internet Explorer > Extra > Pop-upblokkering uitschakelen

pagina 7

De startpagina van de productieomgeving: http://www.milieuinfo.be/milieuklachten

Hiernaast ziet u een printscreen van de MKROS oefenomgeving, bereikbaar via https://oefen.milieuinfo.be/mkros/ waar met fictieve klachten kan worden geëxperimenteerd. Gebruik dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord als voor de productieomgeving om in te loggen in de oefenomgeving, of maak gebruik van de gebruikersnaam ‘mkrostest’ en wachtwoord ‘schild&vriend’, dit zijn gegevens van een fictieve medewerker van de milieudienst van Herentals.

Voor een geldige gebruikersnaam en wachtwoord, registreer u via http://wachtwoord.milieuinfo.be en vraag via diezelfde toepassing toegang tot MKROS aan.

Aanmelden op MKROS

pagina 8

Milieuklachten opzoeken in de MKROS databank, lijsten naar Excel downloaden, aanvullende gegevens registreren, opvolgingsstappen toevoegen, klachten ter info doorsturen of voor verdere behandeling overdragen, brieven of formulieren downloaden, ...

Grafieken en frequentietabellen genereren in MS Excel

Milieuklachten koppelen in een dossier, dossiers samenvoegen, een herkenbare dossiernaam toekennen, opvolgingsstappen toevoegen op dossierniveau

Om fouten te vermijden is het raadzaam dat u het registreren en opvolgen goed onder de knie heeft vooraleer u begint klachten te koppelen of samen te voegen in een dossier

Handig wanneer de naam of adresgegevens van een bedrijf of overheid veranderen, indien u extra informatie (bvb. mailadres, naam contactpersoon) heeft over de instantie

Beheer van particulieren is voorlopig enkel mogelijk voor particuliere veroorzakers, nog niet voor particuliere klagers.

De hoofdpagina

U kan XML klachten, opgemaakt volgens een vastgelegd schema, via deze module opladen in de MKROS databank. Is van toepassing voor diensten die een eigen digitaal meldingssysteem gebruiken en toch willen voldoen aan de bepalingen uit de Samenwerkingsovereenkomst (http://samenwerkingsovereenkomst.lne.be )

pagina 9

Een milieuklacht registreren ... het basisregistratiescherm

Tabblad ‘Registratie’ = basisregistratiescherm

Om een klager toe te voegen, klik op Er kunnen meerdere klagers worden toegevoegd.

Velden voorafgegaan door donkerrode tekst zijn verplicht in te vullen. Het gaat in totaal om een 10-tal velden. Als alle verplichte velden zijn ingevuld kan u de klacht opslaan.

Klik op deze knop om een bijkomende (tweede, derde, enz.) vermoedelijke veroorzaker toe te voegen.

default waarde voor de mate van zekerheid

Tips en tricks van het datumveld

pagina 10

Klager(s) registreren ... via

Klik op OK als u de gegevens wil overbrengen naar het basisregistratiescherm

Per klager dient u op zijn minst de naam, voornaam, de relatie met de melder en het aantal klagers te registeren. Dit zijn immers verplichte velden.

Anonieme klachten mogen niet geregistreerd worden, de kans op misbruik is immers te groot (cfr. Advies Privacycommissie). Merk ook op dat u kunt aanduiden of de klager al dan niet wenst bekendgemaakt te worden bij de beklaagde, en of hij/zij al dan niet wenst gecontacteerd te worden.

Nieuwe klagers kan u rechtstreeks registreren, zoals in de screenshot aangegeven. Klagers die al eerder werden geregistreerd (naar aanleiding van een eerdere melding) kan u opzoeken in de MKROS databank en ophalen.

pagina 11

Beheer van de klagers ... Opzoeken van klagers die al eerder werden geregistreerd

Klagers kunnen worden opgezocht op naam, gemeente, straat, datum registratie,...

Vul een * in voor het veld ‘Naam’ wanneer u niet zeker bent van de schrijfwijze van de klager. Nadat u op ‘opzoeken’ hebt geklikt, krijgt u een lijst van klagers te zien die aan de door u geselecteerde criteria voldoen. Laat ook de provincie blanco (niet zoals in het voorbeeld dus), zodat ook klagers aan uw zoekcriteria voldoen waarvoor u eerder nog geen adres hebt geregistreerd.U selecteert een klager door het bolletje

van uw keuze aan te klikken

Let op: zoek steeds eerst in de databank naar een klager. Zoniet bestaat de kans dat eenzelfde klager meermaals in de databank wordt opgenomen, wat de databank onnodig bevuilt en wat fouten kan opleveren bij eventuele latere rapportering over de meldingen.

pagina 12

Selecteer de juiste aard van de hinder !De selectie van de aard van de hinder gebeurt in 4 opeenvolgende stappen: compartiment > categorie > subcategorie > aard.Een lijst van alle mogelijkheden is terug te vinden in het document MKROS keuzelijsten.

Er kan per klacht slechts één aard hinder worden toegekend. Wilt u voor eenzelfde klacht een bijkomende aard hinder selecteren dan dient u dit als een nieuwe klacht te beschouwen (het gaat immers om een andere probleemmelding). De gegevens van de klager(s) en vermoedelijke veroorzaker(s) kan u uiteraard recupereren uit de databank.

pagina 13

Het basisregistratiescherm: zinvolle velden invullenHet basisregistratiescherm (=tabblad ‘Registratie’) is logisch opgebouwd uit drie onderdelen: bovenaan de informatie over de melding en klager, in het midden informatie over de hinder, en onderaan informatie over de vermoedelijke veroorzaker.

Hoewel niet strikt noodzakelijk, raden wij u aan zoveel mogelijk velden in te vullen. U zult ondervinden dat dit voor latere opzoekingen in de databank en rapporteringen uiterst nuttig blijkt te zijn.

(niet verplicht velden) Bij ‘Omschrijving’ noteert u de omschrijving van de hinder, onder ‘Gevolg’ het materiële, fysieke of geestelijke gevolg van de gemelde hinder. Stappen die werden ondernomen tijdens de afhandeling van een klacht horen hier niet thuis, maar wel in tabblad ‘Opvolging’ (zie verder). Ook privacygevoelige informatie hoort hier niet thuis.

Een tweede, derde,.. verdachte toevoegen

Deze verdachte schrappen

pagina 14

De vermoedelijke veroorzaker is een particulier

Een particulier opzoeken in de MKROS databank of een nieuwe aanmaken gebeurt op dezelfde manier als voor de klagers (zie eerder).

Enkel naam en voornaam zijn verplichte velden. Hoewel niet strikt noodzakelijk, raden wij u aan zoveel mogelijk velden in te vullen. U zult ondervinden dat dit voor latere opzoekingen in de databank en rapporteringen uiterst nuttig blijkt te zijn.

pagina 15

De vermoedelijke veroorzaker is een bedrijf

Om te vermijden dat eenzelfde bedrijf meermaals in de MKROS databank wordt opgenomen, wordt u in eerste instantie gevraagd de instantie op te zoeken.

Als u het bedrijf niet terugvindt in de MKROS databank kan u dit opzoeken in het Centraal Bedrijvenbestand (CBB).

Selecteer het bedrijf door het selectiebolletje aan te vinken

pagina 16

Een bedrijf opzoeken in CBB

Klik op de exploitatiezetel om de gegevens te bekijken en te kopiëren naar de MKROS databank

Vul (een deel van) de naam in en klok vervolgens op ‘opzoeken’

pagina 17

Een bedrijf aanmaken in MKROS

Als een instantie (= bedrijf of overheidsinstelling) nog niet in de MKROS databank is opgenomen, en ook niet teruggevonden wordt in het CBB, kan een nieuwe instantie worden aangemaakt.

Eventueel naam contactpersoon, vroegere benaming bedrijf,...

Enkel ‘Exploitatiezetel’ is verplicht in te vullen. De overige velden zijn facultatief. Merk op dat uw eigen dienst als dossierbeheerder voor deze instantie wordt ingesteld. Dit maakt dat u steeds gegevesns voor deze instantie zal kunnen toevoegen of wijzigen, bvb. via ‘beheer instanties’.

pagina 18

Een klacht opslaan U merkt dat een klacht is opgeslagen wanneer de klacht een nummer heeft gekregen. Dit nummer bestaat uit een combinatie van de N.I.S.-code van uw gemeente en het volgnummer van de klacht in de MKROS databank. De default waarde voor een dossiernaam is eveneens het klachtnummer. Dit kan later aangepast worden naar een meer logische verwijzing naar het betreffende dossier.

Download van een tabel in MS Word die alle geregistreerde gegevens bevat

Idem voorgaande, met extra begeleidende brief aan klager

Download bestand in XML of ASCII formaat met alle geregistreerde gegevens (kan geïmporteerd worden in eigen briefsjabloon)

pagina 19

Link met stratengids loket van het Agentschap GIS Vlaanderen

Door op dit icoontje te klikken wordt in een apart venster ingezoomd op de door u gekozen gemeente of straat.

Indien u ook het huisnummer hebt ingegeven, wordt met de knop ingezoomd op de exacte locatie (zie blauwe stip)

Dubbelklik op de blauwe stip om een pop-up venster te openen waarin de Lambertcoördinaten worden weergegeven. Via copy- paste neemt u deze over in het MKROS registratievenster.

pagina 20

Het tabblad ‘Meteo’ bevat een link naar de waarnemingen van het KMI in de verschillende meteostations. De waarnemingen worden drie- uurlijks geactualseerd.

In de verschillende tabbladen ‘Hinder’, ‘Tijdstip’, ‘Meteo’, ‘Oorzaak’ en ‘Opvolging’ kan u bijkomende nuttige informatie registreren. Zo bevat het tabblad ‘Hinder’ een vrij veld waarin extra informatie over de plaats van de hinder kan worden genoteerd (bvb verwijzingen naar meerdere straten, een wijk,...)

Link met informatie van de weerstations van het KMI

pagina 21

Stappen in de opvolging van een klacht gestructureerd registreren

Klik op deze knop om een stap in de opvolging toe te voegen.

Voor een overzicht van mogelijke opvolgingsstappen, zie het document ‘MKROS keuzelijsten’.

Het commentaarveld in dit venster is beveiligd; d.w.z. enkel de dienst die instaat voor de behandeling van deze klacht kan het inkijken. U kan er dus gerust privacygevoelige informatie in registreren.

pagina 22

Detailscherm voor een opvolgingsstap

De ambtenaar die de klacht registreert is niet steeds diegene die een bepaalde opvolgingsstap heeft uitgevoerd. U kunt aangeven welke ambtenaar een bepaalde stap in de opvolging heeft uitgevoerd door zijn of haar naam te selecteren in de keuzelijst. De geselecteerde ambtenaar hoeft geen deel uit te maken van de eigen dienst, maar kan bvb een medewerker zijn van de groendienst, lokale politie, enz. Standaard is deze keuzelijst leeg. Een keuzelijst van gemeentelijke ambtenaren kan enkel door de applicatiebeheerders van MKROS worden aangemaakt. Stuur hiertoe een mail naar milieuklachten@vlaanderen.be met als onderwerp ‘ambtenaren MKROS opvolging’ en vermeldt uw dienst en de verschillende ambtenaren van de gemeente die in de keuzelijst moeten opgenomen worden.

pagina 23

Netwerking: een klacht ter info doorsturen of overdragen aan een andere instantie voor verdere behandeling

Als u de klacht ter info doorstuurt, wordt er automatisch een mail gestuurd naar deze dienst met de melding dat een klacht ter kennisgeving is doorgestuurd. In de mail wordt de commentaar overgenomen die in het commentaarveld werd genoteerd. De mail bevat ook een rechtstreekse link naar het detailscherm van de klacht in MKROS.

Gelijkaardig aan bovenstaande, maar nu wordt de klacht voor verdere behandeling doorgestuurd.

pagina 24

Milieuklachtenbeheer: opzoeken en beheren van klachten

U kunt klachten selecteren op diverse selectiecriteria. Ook combinaties van criteria zijn mogelijk.

Uw selectie van klachten wordt gedownload naar MS Excel.

Vindt u de naam van een dienst niet terug in de keuzlijst, klik dan op ‘+Diensten’ voor een lijst van alle diensten die zijn aangesloten op MKROS

Klik op voor een overzichtelijke lijst van de selectie

pagina 25

Milieuklachtenbeheer: oplijsting van resultaten

Klik op het klachtennummer van uw keuze om het detailscherm van de klacht te openen

Vink de klachten die u in eenzelfde dossier wil onderbrengen aan en klik op ‘koppelen’ om een dossier te creëren. Geef vervolgens een herkenbare naam aan dit dossier.

pagina 26

Rapporteren over milieuklachten via de rapporteringstool

Maak een selectie van klachten waarover u wilt rapporteren. Mogelijke selectiecriteria (al dan niet gecombineerd) zijn: tijdstip melding, status afhandeling, registrerende of behandelende dienst, aard hinder. Als gemeentelijke dienst zal u enkel kunnen rapporteren over de milieuhinder op het grondgebied van de eigen gemeente.

Het resultaat van dit voorbeeld ziet u op de volgende slide.

Andere voorbeelden van rapportering kan u vinden in het MKROS jaarverslag 2006- 2007.

Klik op deze knop om het resultaat te zien.

pagina 27

Met de rapporteringstool genereert u frequentietabellen en bijhorende grafieken. Er zijn nogal wat parameters in functie waarvan u kunt rapporteren. U moet minstens één dimensieparameter selecteren. U kan ook twee parameters combineren, zodat u een tweedimensionale frequentietabel bekomt (slide 28).

Resultaat van de rapporteringstool

Krijgt u als resultaat een Excel grafiek zonder balkjes, dan heeft u hoogstwaarschijnlijk het beveiligingsniveau van de macro’s nog niet op ‘laag’ ingesteld.

Tabblad gegevens (frequentietabel) Tabblad grafiek

Eendimensionaal voorbeeld; dimensieparameter: per compartiment

pagina 28

Rapportering tweedimensionaal voorbeeldselectiecriteria zie slide 26

pagina 29

: deze selecties zijn inbegrepen in het resultaat

: deze selecties worden uitgesloten van de resultaten

Rapporteringstool: selectie op aard van de hinder (1)

In dit voorbeeld zullen de resultaten enkel betrekking hebben op meldingen over geurhinder bij de milieudienst van Brugge. (resultaat zie slide 30)

pagina 30

Rapporteringstool: selectie op aard van de hinder (2)

De criteria... ... het resultaat