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BASE METALS IT

Modelo TCO para TI

Junio, 2008

Modelo TCO - ¿ Qué es TCO y Objetivo ?

El Modelo TCO – Costo Total de Propiedad – es una herramienta de análisis de gestión de costos con la cual se calcula, a lo largo del ciclo de vida, todos los costos (directo e indirectos) asociados con el desarrollo, la operación y el mantenimiento de un proyecto/inversión de TI.

El objetivo del proyecto: Modelar y obtener el comportamiento de los costos y su impacto en el ciclo de vida de cada uno de los componentes que forman parte de los servicios de IT brindados por los distintos Assets de Base Metals BHPBilliton, y partir de éstos:

• Proyectar resultados.

• Movilizar decisiones tendientes a mejorar resultados (observados y proyectados).

• Contar con una base de comparación, estándar, para aprovechar sinergias y aplicar mejores prácticas.

Facilities Hardware Software Support End User Downtime

Other

Other

Other

Other

Business Applications

IT Operations Applications

Service deskL1

Training

Contracts

O/S

BasicApplications

Servers

Storage and Backup

Network

Data centers

Mngt

Other

Application Mgnt

Infrastructure Mgnt

Network Mgnt

Service Mgnt

Security Mgnt

Back-up and Archive Mgnt

System Mgnt

Offices

Other equipments

Client Computers

DevelopmtApplication

Mgnt

Other

Comms

Other

Remote Access

Voice

Internet

Links

Self training

Scripting

Self Peer Support

Other

planned downtime

Unplanned downtime

Cross Functional

PitRAMRegistro y reportes producción mina

?

Modular MiningIntellimine

Dispatch, Powerview, Master Link, Provision

HoneywellHist. y reportes Web

(OM, PB, Wpks, BusinessHiway)TEM

Control de costos de Viaje

MICCentro de información

de Mina?

VulcanPlanif.y modelamiento

(Chronos, OpenPit, Road, Modeller, …)

OniquaAnálisis de Inventario

CURAControl de Riesgo del

Negocio

AutocadDiseño gráfico

Geología, Exploración & Planificación Finanzas & Logística Explotación Minera

AcquireBase de datos

geología

MinitabEstadística

WhittleOptimizador límites

explotación(Opticut, W4X)

SCADA Control Línea Energía

Control de Procesos

First PriorityRegistro y medición

HSEC

BCS Mejora continua

Excelencia Operacional

Comet Estrategia de

Explotación (Excel)

IxosVisualizador

documentos SAP

eRoomColaboración remota

CoPComunidades de áreas de interés

IMPPolitica información

(Documentum,Legato,Verity,Ultimate)

Leaching&Concentrate Plant

Open Pit MiningUnderground Mining

ERP

FI-CO

HRSU

MM

SAP Portal

Business DataWarehouse

Advanced Planner and Optimizer (APO)

MSAP

Cost of Sales

Contracting &Sales

Shipping / Transport

Revenues

GSAP

MS ExchangeCorreo electrónico

Cross Functional

PitRAMRegistro y reportes producción mina

?




(OM, PB, Wpks, BusinessHiway)TEM

Control de costos de Viaje


de Mina?





Negocio


Geología, Exploración & Planificación Finanzas & Logística Explotación Minera


geología

MinitabEstadística




Control de Procesos


HSEC

BCS Mejora continua


Comet Estrategia de


IxosVisualizador

documentos SAP



IMPPolitica información

(Documentum,Legato,Verity,Ultimate)


Open Pit MiningUnderground Mining

ERP

FI-CO

HRSU

MM

SAP Portal



MSAP

Cost of Sales

Contracting &Sales


Revenues

GSAP


CO

MPO

NEN

TSB

M IT

TC

O M

odel

IT ASSESSMENT

+

BM Infrastructure BM Applications BM IT People VendorsBM IT Services

+ + +

Nombre1 Antivirus2 Message Transport Core3 Documents and Record Management4 Email Archiving5 Exchange E-mail6 ERP Services7 Global WAN8 Internet Gateway9 Internet Access to E-mail

10 Intranet Core11 On-line Collaboration12 Remote Access to network services13 Remote Messaging Services14 User Authentication15 Global Citrix Gateways16 Comunicaciones de Voz17 PMO18 Arquitectura de Infraestructura19 Core Systems20 Information Management21 CIO office22 Otros Servicios

Catálogo de Servicios TI

Lo que propone el Modelo:

Source: Gartner Report

Management

Support

Development

Communications

Downtime

End User

Enterprise computingNetwork infrastructureCapital/Depreciation/Leases

Client computing

Datacenter/Facilities

Systems & Storage Management (people)Support Level 2&3Maintenance Contracts

Network

Professional services & Outsourcing

Education & TrainingVendor Management & procurementTravels

Help Desk - Level 1

Support contracts

Develoment, tests & DocumentationCustomizationMaintenance

Application Design

Internet/Web Hosting Remote AccessOthers

Expenses paid for lease lines

Casual learningScripting & developmentothers

Peer and self support

PlannedUnplanned

Hardware

TCO

DirectCosts

IndirectCosts

(hidden)

Level 1 Level 2

Level 3 Level 4

Subscription/LeasesCapital/Amortization/Lease

ApplicationsSoftware

OfficesDatacentersFacilities

Source: Gartner Report

Management

Support

Development

Communications

Downtime

End User


Client computing



Client computing



Network



Network



Help Desk - Level 1

Support contracts


Help Desk - Level 1

Support contracts

Develoment, tests & DocumentationCustomizationMaintenance

Application DesignDeveloment, tests & DocumentationCustomizationMaintenance

Application Design

Internet/Web Hosting Remote AccessOthers

Expenses paid for lease linesInternet/Web Hosting Remote AccessOthers

Expenses paid for lease lines

Casual learningScripting & developmentothers

Peer and self supportCasual learningScripting & developmentothers

Peer and self support

PlannedUnplanned

Hardware

TCO

DirectCosts

IndirectCosts

(hidden)

Level 1 Level 2

Level 3 Level 4

Subscription/LeasesCapital/Amortization/Lease

ApplicationsSubscription/LeasesCapital/Amortization/Lease

ApplicationsSoftware

OfficesDatacentersFacilities

BM - IT SERVICE TCO (US$)1 Antivirus2 Message Transport Core3 Documents and Record Management4 Email Archiving5 Exchange E-mail6 ERP Services7 Global WAN8 Internet Gateway9 Internet Access to E-mail

10 Intranet Core11 On-line Collaboration12 Remote Access to network services13 Remote Messaging Services14 User Authentication15 Global Citrix Gateways16 Comunicaciones de Voz17 PMO18 Arquitectura de Infraestructura19 Core Systems20 Information Management21 CIO office22 Otros Servicios

Source: Gartner Group 2000 spending and staffing results survey – Brent Fowler (Benchmark IT spend in FS file)

support

Management

Source: Gartner Group 2000 spending and staffing results survey – Brent Fowler (Benchmark IT spend in FS file)

support

Management

Calculo por Servicios

Mapa de Aplicaciones:

Cross Functional


TEMControl de costos de

Viaje



Negocio

Finanzas & Logística

IxosVisualizador

documentos SAP



LegatoArchivo de correos


PitRAMRegistro y reportes

producción mina




(OM, PB, Wpks, BusinessHiway)


de Mina

Explotación Minera


Open Pit Mining Underground Mining

Underground Mining


HSEC

BCS Mejora continua


VerityBúsqueda

DocumentumAdministración y

control documental

Geología, Exploración & Planificación


geología

MinitabEstadística





Comet Estrategia de



Control de Procesos

IMP

Cost of Sales

Contracting &Sales


Revenues

ERP

FI-CO

HRMM

PM

SAP Portal



MSAP

Mapa de Infraestructura:

BillBNET

SAMAN

Oficina Santiago (STGO)

?

140

267

167

391

54

?

?

TI

1

PABX

Minera Escondida (MEL)

?

746

853

399

1764

107

?

?

TI

Compañía Minera Cerro Colorado (CMCC)

?

227

193

52

377

28

?

?

TI

Minera Spence (SPC)

?

159

178

81

1143

23

?

?

TI

Minera Cannington (CAN)

?

186

161

54

970

23

?

?

TI

Minera Olympic Dam (OD)

?

913

194

426

1700

74

?

?

TI

Data Center Impsat - SCL

Offline Browser1

Exploraciones2

Journal1

Tape Library 1

Switches SAN3

? ? ? ?

File Server1

Storage 2

Legato1

Documentum10

Verity3

IMP

BCS Server, Pots and Verity1

Exchange3

SAP (Stgo. Mugato)3

BOSSecundario1

RRSSecundario1

Patching &Antivirus1

OpenCMS2

Symantec NetBackup1

2 Rapid Deployment

Data Center Impsat - B. Aires (DRS)

Active Domain Controller2

Journal1

SAN

? ? ? ?

Storage 1

Legato1

Documentum9

Verity2

IMPBOS1

RRS1

Patching &Antivirus1

Netbackup2

1

Sala Local

Servicios Locales

Servicios Locales

8

PABX

125

Sala Local

Servicios Locales

1

PABX

17

Sala Local

Servicios Locales

1

PABX

35

Sala Local

Servicios Locales

4

PABX

18

Sala Local

Servicios Locales

1

PABX

68

Sala LocalTI

TI

Catalogo de Servicios:

Whittle4,3,4

Vulcan4,3,3

Honeywell4,3,2

Modular Mining4,3,1

Core Systems4,3

Hoteleria4,2,4

Web Services & Applications4,2,3

First Priority4,2,2

Control de Acceso4,2,1

Business Support Systems4,2

PILs4,1,4

Business Datawarehouse.4,1,3

Portal SAP 4,1,2

GSAP4,1,1

ERP Services4,1

Applications4

On-line collaboration (e-room)3,5

Intranet3,3

IMP3,2

Email Archiving3,1

Information Managment3

Exchange2,3

Internet Access to E-mail2,2

Message Transport Core2,1

Messaging2

Service Management1,2

Work Order1,1,2

Trouble Ticket1,1,1Help Desk1,1

Service Desk1

Nivel 4Nivel 3Nivel 2Nivel 1#

Catalogo de Servicios:

SOE / GOE / MOE /OthersSoftware Licenses5,4

Riverbed5,3,4

SAMAN5,3,3

Equipment5,3,2,2

Network Services5,3,2,1LAN5,3,2

Global Citrix Gateways5,3,1,7

Corp. Infrastructure5,3,1,6

Wireless & Radius Services5,3,1,5

Global Web Services5,3,1,4

User Authentication (AD)5,3,1,3

Remote Access to network services (VPN & GRAS)5,3,1,2

Internet Gateway5,3,1,1

Global WAN5,3,1

Networking5,3

Antivirus5,2,3

Third Party Connections5,2,2

IDS5,2,1

Security5,2

Desktop and Distributed5,1,4

MidRange5,1,3

Data center- Housing5,1,1

Hardware Platform5,1

Infrastructure

5

El enfoque utilizado:

El enfoque utilizado, para satisfacer el objetivo principal, se basa en el diseño de un modelo con trazabilidad total, desde el resultado hasta el origen.Para esto, además de entender a cabalidad el objetivo del modelo, se enfatiza en el entendimiento de las fuentes de los costos, en qué se consumen (servicios) y cómo (qué motiva la variación en un elemento de costo). Para finalmente, homologar conceptos y definiciones.

Construcción y Cálculo

Análisis de ciclos (TCO)

“Estresar” el Modelo

Resultados Carta de Navegación

Homologación(Componentes TCO)

Entendimiento(Costos & Servicios)Diseño del Modelo

CMCC Spence MEL BHP Chile

El Proceso de diseño, entendimiento, levantamiento, Construcción, cálculo y resultados, se realizó para todos los Assets de BM Chile

Modelo TCO - ¿ Qué hemos hecho ?

Assesment de TI

Definición del

Frameworkde TCO

Análisis y Definición del TCO

Validación de

Resultados

Modelo de Custodia de TCO

• Levantamiento de los servicios de TI

• Levantamiento del modelo de organización

• Levantamiento Infraestructura

• Levantamiento de las áreas de TI

• Análisis de los requerimientos de BHP

• Modelos posibles de TCO

•Definición del modelo de TCO utilizado

• Identificación de costos del área de TI

• Levantamiento y entendimiento en los assets de los movimientos contables del área de TI (Todos los assets BM Chile)

• Validación con los assetsde los costos del área de TI

• Validación con los assetsde los componentes del modelo de TCO

• Validación con los assetsde los servicios del área de TI

• Diseño de la herramienta de cálculo del TCO

• Cálculo del TCO por assets

• Validación del primer cálculo del TCO por equipo de proyecto (SteeringCommittee)

• Validación de los resultados del cálculo de TCO con los Assets

• Informe y explicación de los resultados del TCO

• Sugerencias y proyecciones para la custodia del modelo de TCO

• Desarrollo de un Piloto en BHP Chile para la custodia del modelo TCO

• Análisis de las imputaciones contables (real SAP) vs criterio de imputación Presupuestaria

• Diccionario de datos de las imputaciones contables (SAP)

• Modificación de la estructura TCO según criterios Presupuestarios

• Sugerencia de implementación del modelo de custodia

: Etapa en Desarrollo

Vista General

Navegación: Ir a hoja anterior, ir, a Diagreama Modelo TCO, ir a Vista General,

ir a siguiente

Enlaces a planillas de Ingreso de Datos Base, por Componente de

Costo.

Efectuar Actualización de datos del modelo TCO.

Enlaces a Vista en detalle por cada servicio.

Enlaces a hojas de Definición del Catálogo de servicios e información General

Matriz de TCO y Dashboardsresúmenes. Enlace a este documento.

Matriz TCO

TCO por servicio

TCO Total

Costo total por componente de costo (suma por servicios)

Indicador de diferencia entre costo de componente por la suma de los valores de cada servicio vs. el costo total calculado de todos los elementos de costo

Suma de todos los elemento de costo para el componente

Resumen TCO Servicio

Porcentaje de TCO del servicio respecto de TCO Total

Porcentaje de TCO Sensibilizado respecto de TCO Total

Modelo TCO - Problemas que se pueden abordar con TCO

Algunos de los problemas que el área de TI puede abordar con un análisis de TCO son:

• Decisión de inversión (compra, cambio, renovación, actualización, etc.).

• Debilidades en la elaboración de los presupuestos de las áreas de TI.

• Fallas en la eficacia y eficiencia de la planificación de costos de largo plazo de las inversiones en infraestructura de TI.

• Inadecuado e informal soporte técnico de la infraestructura de TI.

• Bajo nivel de inventario o problemas con la administración de los activos.

0

5

10

15

20

25

30

35

40

Ene Mar

May Jul

Sep Nov Ene Mar

May Jul

Sep Nov

Servicio AntivirusComponente 1Componente 2Componente 3

Modelo TCO - Beneficios de un Análisis de TCO

Algunos beneficios de un análisis de TCO son, entre otros:

• Entendimiento de todos los costos que será necesario cubrir para soportar adecuadamente la tecnología incorporada.

• Entendimiento de los potenciales costos de largo plazo.

• Entendimiento de los costos directos e indirectos (“escondidos”).

• Ayuda en el desarrollo de una visión de tecnología que puede ser soportada en el largo plazo.

• Opción de re-evaluar las decisiones ya tomadas.

• Rastrear la eficacia del soporte técnico, para asegurarse de que el tiempo de caída (downtime) de la infraestructura de TI, es minimizado.

• Evaluar los pro y los contra de una administración centralizada versus estrategias locales.

0

5

10

15

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Ene

Feb

Mar

Abr

May Jun

Jul

Ago Se

p

Oct

Nov Dic

Ene

Feb

Mar

Abr

May Jun

Jul

Ago Se

p

Oct

Nov Dic

MELSpenceCMCC

Modelo TCO - Enfoque de lo que estamos desarrollando en la actualidad

Modelo TCOEstructura Contable

Catering LANConsultants Mobile CommunicationCorporate Charges ProjectCorporate Project RentalsDepreciation Repairs & MaitenanceDesktop Services Server OperationsDonations & Public Software & LicencesEducation & Training Supplies & UtilitiesFixed Telephony Support ApplicationsHelp Desk Travel & MealsInfrastructure TrunkingLabor User Comm. Services

Pools TCO

Budget

Condor Account Name720000 Services-Information Technology-Other

720040 Consulting IT Program Management

720050 Consulting IT Leadership

721010 Core Applications System,Enhanceme

721020 Support Applications System,Enhanc

721030 IT Core Infrastructure,Enhancement

721040 IT Support Infrastructure,Enhanceme

721050 Software Licences-Purchases

721055 Software Licences-Maintenance

722010 IT Applications Support

722020 IT Server Operations & Support

722030 IT Desktop Services

722040 IT User Communication Services

722050 IT LAN

722060 IT WAN

722070 IT Fixed Telephony & Fax Services

722080 IT Mobile Communications

722090 IT Inter Application Communications

722100 IT Help Desk

722115 Services - IT Repairs & Maintenance-H

720010 Consulting IT Sourcing & Contracts

720030 Consulting IT Bus Alignment , Strategy &

Gasto RealSAP

Cuenta Monto Detalle6301999890 175,49 Distribucion de transporte de personal6301999890 -297,61 Pago servicio colaboración foro IT Miner6301999890 -67,99 2° Pago coordinación foro mineria Cu6301999890 -214,62 Pago Serv. UCN Colab. Foro IT Mineria6301999890 -10,19 Bolígrafo 030-03010-016 color plata/azul6301999890 1.419,74 CSA Prov - CSC Sep06: Transact 1296256301999890 -1.419,74 CSA Prov - CSC Sep06: Transact 1296256301999890 278,10 Pago consultoría servidores Parte II6301999890 -12.492,09 Ajuste Oct06 cargos F. Manzo6301999890 17.000,00 Ajuste Cargos R. Brito6301999890 0,00 Desarrollo Agile Oct06: HSE6301999890 -17.533,00 Aj.Contingencia a C3 Nov06 - Desarrollo6301999890 9.718,95 Pago Serv. UCN Colab. Foro IT Mineria6301999890 329,94 Trabajos misceláneos DL&C Afta. 08-066301999890 5.649,34 Arreglos Pabellón 146301999890 3.723,59 Pago 45 % Servicio BCP/CRP Junio 076301999890 2.365,20 Validacion Taxonomia IMP Ago/066301999890 12.535,23 Pago Servicio BCP/DRP Agosto 06

Pools de recursos basados en la

estructura cóndor(Comparables)

Asociación Directa

Asociación vía Criterio

Con el tiempo, la asociación debiese ser cada vez más directa

Análisis de criterios de presupuestación, potenciales de ser reutilizados en TCO

Qué Obtener:Base de comparación•Brecha (real – budget – TCO)•Plan de adaptación•Impacto de adaptar•Reutilizar criterios

Minimizar esfuerzos•Homologar criterios•Estandarizar definiciones

Plan de Transformación

Modelo de Custodia