banco terminolÓgico
TRANSCRIPT
BANCO TERMINOLOacuteGICO
IDRD
2018
PEDRO ORLANDO MOLANO
DIRECTOR GENERAL IDRD
LUZ PATRICIA CAMELO URREGO
SECRETARIA GENERAL
EQUIPO INTERDISCIPLINARIO
AacuteREA DE
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE - IDRD
SECRETARIacuteA GENERAL ndash AacuteREA DE ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
BANCO TERMINOLOacuteGICO
Vigencia 2018 ndash 2020
Fecha de Aprobacioacuten 14 de diciembre de 2018
Aproboacute Comiteacute Interno de Archivo No5 Revisoacute Secretaria General
Elaboroacute Equipo Interdisciplinario Aacuterea de Archivo y Correspondencia
Fecha de Publicacioacuten diciembre de 2018
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
TABLA DE CONTENIDO
ASPECTOS GENERALES
INTRODUCCIOacuteN
1 OBJETIVOS
11 Objetivos Especiacuteficos
2 PROCESO DE CONTRUCCIOacuteN DEL BANTER
3 METODOLOGIacuteA
4 CONTENIDO DE LA ESTRUCTURA ORGAacuteNICA DEL INSTITUTO
5 BANCO TERMINOLOacuteGICO DEFINICIOacuteN Y CONCEPTO
6 REFERENCIAS BIBLIOGRAacuteFICAS
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
INTRODUCCIOacuteN El Instrumento Archiviacutestico ldquoBanco Terminoloacutegicordquo busca la normalizacioacuten de las denominaciones utilizadas para las series y subseries documentales (BANTER) de acuerdo a las denominaciones dadas en las Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD del IDRD aprobadas por el Archivo de Bogotaacute estas series y subseries documentales son producidas por la entidad en razoacuten de las funciones administrativas dadas en la Resolucioacuten No 002 de 2005 asiacute mismo se constituye en una herramienta que facilita los procesos de valoracioacuten de documentos y elaboracioacuten yo actualizacioacuten de Tablas de Retencioacuten Documental al ofrecer tiempos miacutenimos de retencioacuten documental y una propuesta de disposicioacuten final Este instrumento archiviacutestico se elabora para dar cumplimiento a lo establecido en materia documental en el Decreto 1080 de 2015 especiacuteficamente en su artiacuteculo 28258 Instrumentos archiviacutesticos para la gestioacuten documental La gestioacuten documental en las entidades puacuteblicas se desarrollaraacute a partir de los siguientes instrumentos archiviacutesticos a) El Cuadro de Clasificacioacuten Documental (CCD) b) La Tabla de Retencioacuten Documental (TRD) c) El Programa de Gestioacuten Documental (PGD) d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR) e) El inventario documental f) Un modelo de requisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos g) Los bancos terminoloacutegicos de tipos series y subseries documentales h) Los mapas de procesos flujos documentales y descripcioacuten de las funciones de las unidades administrativas de la entidad i) Tablas de control de acceso para el establecimiento categoriacuteas adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos
Los Bancos Terminoloacutegicos de series y subseries documentales (BANTER) fueron concebidos como una herramienta de estandarizacioacuten para la armonizacioacuten terminoloacutegica de las series y subseries documentales reflejadas en el Cuadro de Clasificacioacuten Documental del IDRD En ese sentido se considera que los BANTER brindan una fuente eficaz de consulta para lograr una comunicacioacuten efectiva entre quienes planifican producen administran tramitan custodian y preservan la informacioacuten del Instituto La serie documental se define como ldquoConjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeacuteneos emanadas de un mismo oacutergano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especiacuteficas Ejemplos historias laborales contratos resoluciones e informes entre otros Por lo anterior se puede deducir que la elaboracioacuten del BANTER estaacute relacionada con las funciones establecidas para cada una de las dependencias en la entidad en cumplimiento de las funciones asignadas esto se evidencia en los documentos producidos por cada una de las oficinas productoras En ese orden de ideas la manera de identificar las series y subseries documentales se da a traveacutes de la estructura orgaacutenico-funcional de la entidad y las funciones otorgadas a las aacutereas que forman parte de la estructura orgaacutenica funcional
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
1 OBJETIVOS Suministrar al Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deportes un instrumento que le permita armonizar terminoloacutegicamente las series y subseries documentales establecidas en las Tablas de Retencioacuten Documental aprobadas y convalidadas por el Archivo de Bogotaacute
11 Objetivos Especiacuteficos
Elaborar el Banco Terminoloacutegico de series y subseries documentales a partir de las series y subseries documentales establecidas en las TRD y el Cuadro de Clasificacioacuten Documental del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte-
Crear una cultura de socializacioacuten de teacuterminos archiviacutesticos para el IDRD de las Series y Subseries documentales aprobadas en las Tablas de Retencioacuten Documental
2 PROCESO DE CONSTRUCCIOacuteN DEL BANCO TERMINOLOacuteGICO ndash BANTER
A continuacioacuten se presenta un flujograma del proceso de elaboracioacuten y construccioacuten de un banco terminoloacutegico
INSUMOS INSTRUMENTOS
ARCHIVIacuteSTICOS TRD CCD RUSD PGD Aspectos Normativos Nacionales AGN y Poliacuteticas Institucionales Internas del
IDRD
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Y VALIDACIOacuteN
ELABORACIOacuteN DEL BANCO TERMINOLOacuteGICO
V1 IDRD Aprobacioacuten del Comiteacute de Archivo
y
Publicacioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 METODOLOGIA
La metodologiacutea utilizada responde a las necesidades del IDRD para controlar la produccioacuten documental con la elaboracioacuten del Banco Terminoloacutegico de series y subseries documentales Para lo cual se tomoacute como guiacutea la Tabla de Retencioacuten Documental aprobada por el Archivo de Bogotaacute el Cuadro de Clasificacioacuten Documental y ficha de BANTER aprobada por calidad
1 Aacuterea de Identificacioacuten En esta aacuterea se escribe la serie o subserie documental que se van a normalizar de acuerdo a las establecidas en las TRD aprobadas y convalidadas por el Archivo de Bogotaacute
2 Aacuterea de contenidos y estructura En esta aacuterea se registra la informacioacuten de las series Subseries y tipos documentales que las conforman de acuerdo a las TRD y una breve definicioacuten del contenido del documento o expediente
3 Aacuterea de Valoracioacuten Se describe el tiempo de retencioacuten y disposicioacuten final establecidos en las TRD para cada serie o subserie documental
4 Aacuterea de Control de la Descripcioacuten Se tuvo en consideracioacuten las fuentes consultadas asiacute como la identificacioacuten de quien diligencio la ficha y la fecha de diligenciamiento de la misma
5 Reglas o Normas se relacionan todas las normas consultadas y que tengan relacioacuten con la serie o subserie documental establecida en el BANTER
4 CONTENIDO DE LA ESTRUCTURA ORGAacuteNICA DEL INSTITUTO
1 DIRECCIOacuteN GENERAL
11 Oficina Asesora Juriacutedica 12 Oficina Asesora de Planeacioacuten 13 Oficina Asesora de Comunicaciones 14 Oficina de Control Interno 15 Oficina de Asunto Legales
2 SECRETARIA GENERAL
21 Control Interno Disciplinario 22 Atencioacuten al Cliente Quejas Reclamos y Defensor del Ciudadano 23 Apoyo a la Contratacioacuten 24 Archivo y Correspondencia
3 SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
31 Talento Humano
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311 Desarrollo Humano 312 Noacutemina
32 Apoyo Corporativo 321 Servicios Generales 322 Almaceacuten General 33 Financiera 331 Contabilidad 332 Presupuesto 333 Tesoreriacutea General
34 Sistemas
4 SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE PARQUES
41 Administracioacuten de Escenarios 42 Promocioacuten de Servicios
5 SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE - DEPORTE
51 Alto Rendimiento Deportivo 52 Apoyo Organismos Deportivos 53 Fomento y Desarrollo Deportivo
6 SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndash RECREACIOacuteN
61 Recreacioacuten Comunitaria 62 Recreacioacuten para el Adulto Mayor (Personas Mayores) 63 Recreacioacuten para la Infancia 64 Recreacioacuten para la Juventud 65 Recreacioacuten para Personas con Limitaciones 66 Eventos Metropolitanos
7 SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE CONTRUCCIONES
71 Interventoriacutea 72 Teacutecnica
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
5 DESARROLLO DEL BANCO TERMINOLOacuteGICO 1Dependencia DIRECCIOacuteN GENERAL AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute Directivo 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos
adquiridos en las diferentes sesiones de este oacutergano decisorio en cumplimiento a las funciones asignadas en acto administrativo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial citando a reunioacuten de comiteacute directivo
Orden del diacutea Acta de comiteacute Lista de asistencia
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 541 de 2010 Por medio de la cual se establecen los lineamientos para el funcionamiento del Comiteacute de Direccioacuten del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
de informacioacuten hechos por los distintos organismos de control y vigilancia ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y actividades de las dependencias del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial enviando el informe Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD- Constitucioacuten Poliacutetica artiacuteculo 268 42 Reglas o Normas PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1421 de 1993 Por
el cual se dicta el reacutegimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotaacute COLOMBIA CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 04 de 1978
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Por el cual se crea el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte Acuerdo 658 de 2016 Por el cual se dictan normas sobre organizacioacuten y funcionamiento de la Contraloriacutea de Bogotaacute DC se modifica su estructura orgaacutenica e interna se fijan funciones de sus dependencias se modifica la planta de personal y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial enviando el informe Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la
cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten de la Entidad al Concejo de Bogotaacute 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
de informacioacuten hechos por el Concejo de Bogotaacute ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 348 de 2008 Por
el cual se expide el reglamento interno del Concejo de Bogotaacute Distrito Capital Acuerdo 04 de 1978 Por el cual se crea el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Plan Estrateacutegico 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido El plan estrateacutegico reuacutene los objetivos estrateacutegicos y de calidad
propuestos por el Instituto para un periodo determinado por lo general de un antildeo igualmente contiene el nombre de los proyectos que se implementaraacuten para alcanzar dichos objetivos
22 Tipos Documentales Plan 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROPOSICIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 TIacuteTULO PROPOSICIONES 13 Nivel de descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos en los cuales se proponen nuevas directrices o
poliacuteticas en materia de recreacioacuten y deporte para Bogotaacute 22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial
Proposicioacuten o iniciativa de intereacutes general relacionadas con la Recreacioacuten y el Deporte en la ciudad de Bogotaacute
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1421 de
1993 Por el cual se dicta el reacutegimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotaacute
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 348 de 2008 Por el cual se expide el reglamento interno del Concejo de Bogotaacute Distrito Capital
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
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11 Dependencia OFICINA ASESORA JURIacuteDICA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Acciones de Cumplimiento 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja las actuaciones de toda persona a quien
afecte el incumplimiento de una norma con fuerza de ley (leyes decretos extraordinarios decretos legislativos) o acto administrativo puede reclamar ante la autoridad judicial su cumplimiento
22 Tipos Documentales Demanda (radicacioacuten)
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes Constitucioacuten de Colombia artiacuteculo 87 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE
Constitucioacuten Poliacutetica CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 393 de 1997 Por la cual se desarrolla el artiacuteculo 87 de la Constitucioacuten Poliacutetica LEY 472 de 1998 Por la cual se desarrolla el artiacuteculo 88 de la Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia en relacioacuten con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Acciones de Grupo 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente mediante el cual se evidencian las acciones
interpuestas por un nuacutemero plural o un conjunto de personas que reuacutenen condiciones uniformes respecto de una misma
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
causa que originoacute perjuicios individuales para dichas personas 22 Tipos Documentales Demanda (radicacioacuten)
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes Constitucioacuten de Colombia artiacuteculo 88 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE
Constitucioacuten Poliacutetica CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 472 de 1998 Por la cual se desarrolla el artiacuteculo 88 de la Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia en relacioacuten con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Acciones de Tutela 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja la accioacuten de tutela como un mecanismo
que tiene por objeto la proteccioacuten de los derechos constitucionales fundamentales auacuten aquellos que no se encuentren consagrados en la constitucioacuten cuando estos resulten vulnerados o amenazados por la accioacuten o la omisioacuten de cualquier autoridad puacuteblica
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial
Tutela
Poder
Tutela (respuesta)
Pruebas
Fallo
Impugnacioacuten (si aplica)
Fallo de segunda instancia (si aplica) 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 7 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes Constitucioacuten de Colombia artiacuteculo 86 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Constitucioacuten Poliacutetica PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2591 de 1991 Por el cual se reglamenta la accioacuten de tutela consagrada en el artiacuteculo 86 de la Constitucioacuten Poliacutetica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Acciones Populares 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente mediante el cual se reflejan las actuaciones como
mecanismo de proteccioacuten de los derechos e intereses colectivos y difusos (los relacionados con ambiente sano moralidad administrativa espacio puacuteblico patrimonio cultural seguridad y salubridad puacuteblicas servicios puacuteblicos consumidores y usuarios libre competencia econoacutemica y otros de similar naturaleza que se definen en ella)
22 Tipos Documentales Demanda (radicacioacuten)
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD-Constitucioacuten de Colombia artiacuteculo 88 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE
Constitucioacuten Poliacutetica CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 472 de 1998 Por la cual se desarrolla el artiacuteculo 88 de la Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia en relacioacuten con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute Interno de Conciliacioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos
adquiridos en las diferentes sesiones de este oacutergano decisorio en cumplimiento a las funciones asignadas en acto administrativo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial citando a Comiteacute
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Ficha teacutecnica
Acta de comiteacute de conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 691 de 2011 Por medio de la cual se unifica el Reacutegimen Legal del Comiteacute de Conciliacioacuten del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIOacuteN PREJUDICIAL 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo CONCILICIOacuteN PREJUDICIAL 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja las actuaciones referentes al convenio
que alcanzan los litigantes con la intervencioacuten de un tercero para concluir un pleito o litigio en marcha o para evitar su inicio
22 Tipos Documentales Solicitud de conciliacioacuten
Comunicacioacuten oficial
Telegrama
Ficha teacutecnica de conciliacioacuten
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten
Certificado de audiencia - Procuraduriacutea 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 640 de 2001
Por la cual se modifican normas relativas a la conciliacioacuten y se dictan otras disposiciones Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide el Coacutedigo General del Proceso y se dictan otras disposiciones PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1716 de 2009 Por el cual se reglamenta el artiacuteculo 13 de la Ley 1285 de 2009 el artiacuteculo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capiacutetulo V de la Ley 640 de 2001 Decreto 1829 de 2013 Por el cual se reglamentan algunas disposiciones de las Leyes 23 de 1991 446 de 1998 640 de 2001 y 1563 de 2012
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LEGALIDAD DE PROYECTOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Tiacutetulo LEGALIDAD DE PROYECTOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que evidencian la asesoriacutea juriacutedica respecto a los
proyectos de actos administrativos que elaboran las dependencias del Instituto
22 Tipos Documentales Control de legalidad al proyecto de Acto Administrativo
Comunicacioacuten oficial interna
Acto administrativo 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PREDIOS ADQUIRIDOS POR EL IDRD 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo PREDIOS ADQUIRIDOS POR EL IDRD 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que evidencia la propiedad y mantenimiento de los
bienes inmuebles a cargo del Instituto 22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial
Escritura puacuteblica
Promesa de compraventa
Avaluacuteo
Reserva presupuestal
Disponibilidad presupuestal
Certificado de libertad
Estudios juriacutedicos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 9 de 1989 Por la cual se
dictan normas sobre planes de desarrollo municipal compraventa y expropiacioacuten de bienes y se dictan otras disposiciones Ley 388 de 1997 Por la cual se modifica la Ley 9 de 1989 y la Ley 2 de 1991 y se dictan otras disposiciones COLOMBIA CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 04 de 1978
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Por el cual se crea el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS DE COBRO COACTIVO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo PROCESOS DE COBRO COACTIVO 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja las actuaciones inherentes al
procedimiento por medio del cual la Administracioacuten tiene la facultad de cobrar directamente las acreencias a su favor sin que medie intervencioacuten judicial adquiriendo la doble calidad de juez y parte dentro del proceso
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial
Auto de informe secretarial
Notificacioacuten personal
Planilla de visitas domiciliarias para cobro persuasivo
Planilla de llamadas telefoacutenicas para acuerdo persuasivo
Acuerdo de pago
Informe mensual de cartera
Reporte individual de cartera
Paz y salvo
Resolucioacuten de terminacioacuten de proceso
Auto por medio del cual se decreta un embargo y secuestro
Auto de nombramiento del secuestre
Auto de embargo de bienes
Acta de diligenciamiento de embargo y secuestro
Auto que ordena el avaluacuteo del bien
Auto solicitando la designacioacuten del perito evaluador
Auto por medio del cual se fija hora lugar y fecha del remate
Aviso de remate
Acta de remate
Auto aprobacioacuten del remate
Recibo de pago
Auto de Liquidacioacuten de creacutedito y de las costas
Acto de Liquidacioacuten de creacutedito y de las costas
Resolucioacuten de terminacioacuten del proceso por cancelacioacuten de la deuda por remate
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Notificacioacuten personal de la Resolucioacuten
Auto de proveer por medio del cual una vez analizada la situacioacuten actual del deudor se opta por llevar a consideracioacuten del Comiteacute Teacutecnico de Sostenibilidad Contable
Ficha teacutecnica del proceso de cobro coactivo
Auto de informe secretarial recomendando se decreta el archivo y terminacioacuten de un proceso
Resolucioacuten de terminacioacuten y archivo del proceso 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1066 de
2006 Por la cual se dictan normas para la normalizacioacuten de la cartera puacuteblica y se dictan otras disposiciones INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Civiles 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
juzgados civiles en los litigios juriacutedicos en que es parte integral 22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide el Coacutedigo General del Proceso y se dictan otras disposiciones INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Contencioso Administrativo 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
juzgados administrativos en los pleitos judiciales en que es parte integral
22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011
Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Laborales 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
juzgados laborales en los litigios juriacutedicos en que es parte integral
22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes Coacutedigo Sustantivo del Trabajo 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 712 de 2001
Por el cual se reforma el Coacutedigo Procesal del Trabajo INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Ordinarios 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
juzgados civiles en los litigios juriacutedicos en que es parte integral 22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1564 de
2012 Por medio de la cual se expide el Coacutedigo General del Proceso y se dictan otras disposiciones INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Penales 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
juzgados penales en los litigios juriacutedicos en que es parte integral
22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 906 de 2004
Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Penal Ley 1142 de 2007 Por medio de la cual se reforman parcialmente las Leyes 906 de 2004 599 de 2000 y 600 de 2000 y se adoptan medidas para la prevencioacuten y represioacuten de la actividad delictiva de especial impacto para la convivencia y seguridad ciudadana INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Policivos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
querellas en que es parte integral 22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 79 de 2003 Por
el cual se expide el Coacutedigo de Policiacutea de Bogotaacute DC 43 Fecha (s) de la
descripcioacuten (es) 03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL RECONOCIMIENTO DEPORTIVO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo RECONOCIMIENTO DEPORTIVO 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que expide el IDRD como reconocimiento deportivo
a los Clubes Deportivos inscritos en Bogotaacute previo al cumplimiento de los requisitos establecidos la normatividad vigente para fomentar patrocinar y organizar la praacutectica del deporte la recreacioacuten y el aprovechamiento del tiempo libre e impulsar programas de intereacutes puacuteblico y social dentro de una respectiva jurisdiccioacuten territorial
22 Tipos Documentales Acta de Asesoriacutea
Comunicacioacuten recibida para solicitar el otorgamiento
Proyecto de Resolucioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten Interna remitiendo proyecto de resolucioacuten
Resolucioacuten de reconocimiento Deportivo 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia 1991 (Artiacuteculo 52)
Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto uacutenico reglamentario 1085 de 2015 (Artiacuteculo 2511) ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Administrativo del Deporterdquo Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley (Artiacuteculos 67 ndash 72) ldquoPor la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativordquo Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 641 de 2001 (Artiacuteculos 2 ndash 7) ldquoPor la cual se reglamenta la Ley 582 de 2000rdquo ver artiacuteculos 2 al 7 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 de 2005 (Artiacuteculo 72 Racionalizacioacuten del traacutemite del reconocimiento deportivo) ldquoPor la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios puacuteblicosrdquo Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 181 de 1995 (Artiacuteculos 46 ndash 51) ldquoPor la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporterdquo En cuanto a los entes deportivos Municipales y Distritales el Acuerdo 17 de 1996 regula al respecto artiacuteculos 1 al 5 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1228 de 1995 (Artiacuteculos 1 2 3 6 18 19 21 y 22) ldquoPor el cual se revisa la legislacioacuten deportiva vigente y la estructura de los organismos del sector asociado con objeto de adecuarlas al contenido de la Ley 181 de 1995rdquo Resolucion-000012-de-12-Enero-2017 ldquoPor la cual se deja sin efecto la Resolucioacuten Ndeg 00547 del 12 de julio de 2010rdquo Resolucioacuten 006 de 2014 (Artiacuteculos 1 ndash 3) ldquoPor la cual se modifica el numeral 5deg del artiacuteculo 3 de la Resolucioacuten de Junta Directiva No 002 del 13 de septiembre de 2005 -Por medio de la cual se establece la estructura orgaacutenica del Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte y se determinan las funciones de sus dependencias- ldquo Resolucioacuten 360 de 2013 (Artiacuteculos 1 ndash 9) ldquoPor medio de la cual se modifica la Resolucioacuten 589 del 16 de diciembre del 2010rdquo ver artiacuteculos 1 al 9 Resolucioacuten 231 de 2011 (Artiacuteculos 1 al 25) ldquoPor la cual se reglamentan los requisitos que deben cumplir los Clubes Deportivos y Promotores para su funcionamientordquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Dependencia OFICINA ASESORA DE PLANEACIOacuteN AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Calidad y Control Interno 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos
adquiridos en las diferentes sesiones de este oacutergano decisorio en cumplimiento a las funciones asignadas en acto administrativo
22 Tipos Documentales Acta
Anexos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 499 de 2006 Por medio de la cual se modifican parcialmente las Resoluciones 583 y 664 de 2005 Resolucioacuten 150 de 2008 Por medio de la cual se modifica el artiacuteculo 3 de la Resolucioacuten 499 de 2006 relacionada con el Comiteacute de Calidad y Control Interno del Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04062018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL AUDITORIAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Auditoriacuteas Externas del Sistema de Gestioacuten de Calidad 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que agrupa los resultados de las auditoriacuteas
externas realizadas por entes certificados externos en el marco del Sistema de Gestioacuten de Calidad
22 Tipos Documentales Informe auditorias del sistema de gestioacuten de Calidad
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD COLOMBIA INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TEacuteCNICAS Y CERTIFICACIOacuteN Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten Puacuteblica NTCGP 10002009
42 Reglas o Normas Colombia- ICONTEC- Norma ISO 9001 de 2015 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Decreto 4485 (18 de noviembre de 2009) Por medio del cual se adopta la actualizacioacuten de la Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Puacuteblica Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1499 del (11 de septiembre de 2017) Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015 Decreto uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado con el Sistema de Gestioacuten establecido en el artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de2015 Articulo 222238
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INDICADORES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Indicadores de Gestioacuten de los Procesos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Agrupacioacuten documental que contiene la consolidacioacuten de los
resultados obtenidos en los distintos indicadores de gestioacuten de los procesos del Sistema de Gestioacuten
22 Tipos Documentales Acta de reunioacuten
Comunicacioacuten interna solicitando la validacioacuten de la creacioacuten del indicador
Comunicacioacuten interna informando la viabilidad o no viabilidad de modificacioacuten del indicador
Comunicacioacuten interna solicitando el reporte del indicador en el software de calidad
Medicioacuten y anaacutelisis de datos (software de calidad)
Relacioacuten indicadora por procesos
Matriz Consolidada de los indicadores 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 8 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty BulaLeyla Alarcoacuten Martiacutenez ndash Contratista
Fuentes TRD y Procedimiento de Indicadores de Procesos 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 01 de 2006 Por la cual se modifica parcialmente la Resolucioacuten de Junta Directiva No 0002 del 13 de septiembre de 2005
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
30082018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informe de la Revisioacuten por la Direccioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Contiene los informes que realiza la alta direccioacuten para revisar
el Sistema de Gestioacuten de Calidad y asegurarse de su conveniencia adecuacioacuten y eficiencia
22 Tipos Documentales Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas ICONTEC- NTC- ISO 9001 DE 2015
Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 01 de 2006 Por la cual se modifica parcialmente la Resolucioacuten de Junta Directiva No 0002 del 13 de septiembre de 2005
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de seguimiento a los Planes Operativos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que informan del avance y seguimiento efectuado
por cada dependencia del IDRD a su respectivo plan operativo 22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial interna
Informe de seguimiento
Comunicacioacuten interna 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 8 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Seguimiento a los Proyectos de Inversioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que indican el seguimiento de los proyectos de
inversioacuten en ejecucioacuten 22 Tipos Documentales Comunicaciones oficiales internas
Informe de seguimiento
Informe consolidado de seguimiento 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 8 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Planes Operativos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento en el cual los responsables de una entidad o
dependencia (Direccioacuten Subdireccioacuten Oficina etc) enumeran las actividades metas indicadores fechas y evidencias que deben cumplir en el corto plazo en cumplimiento al plan de trabajo o gestioacuten programada en la vigencia
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial interna
Programacioacuten Plan Operativo
Consolidado de la programacioacuten del Plan Operativo 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 8 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Proyectos de Inversioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Contiene los recurso y metas a realizar en cada Plan de
Desarrollo acorde a los proyectos de inversioacuten de la misionalidad de la entidad con metas y objetivos establecidos
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna de citacioacuten a sesiones de trabajo
Comunicacioacuten Oficial enviada - Proyeccioacuten del Presupuesto Plurianual de Inversioacuten
Comunicacioacuten Interna - Solicitud del Documento Teacutecnico de Formulacioacuten de Proyectos
Comunicacioacuten Interna de enviacuteo documento teacutecnico de formulacioacuten de Proyectos
Formulacioacuten plurianual de metas
Programacioacuten anual de actividades
Programacioacuten anual de metas
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Estructura anual de costos
Territorializacioacuten recursos vigencia
Matriz de Territorializacioacuten
Comunicacioacuten interna de envioacute Documento Teacutecnico de Formulacioacuten de Proyectos
Lista de chequeo
Ficha EBI (SEGPLAN)
Plan de Accioacuten (SEGPLAN)
Programacioacuten productos -metas- resultados PMR (Excel)
Registro de la programacioacuten de la vigencia PREDIS
Presupuesto orientado a resultados- POR
Cierre del mes del PMR en el PREDIS
Recibir Documento Teacutecnico de Formulacioacuten de Proyectos con modificaciones
Reformulacioacuten del proyecto
Comunicacioacuten Oficial enviada de Solicitud de concepto a la Secretariacutea Distrital de Planeacioacuten
Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico de repuesta al ordenador del gasto de respuesta a la viabilidad a las modificaciones solicitadas
Actualizacioacuten de modificacioacuten aprobada (SEGPLAN)
Comunicacioacuten oficial enviada de modificacioacuten de los proyectos de inversioacuten a la Secretariacutea Distrital de Planeacioacuten
Seguimiento mensual de actividades- proyectos de inversioacuten
Seguimiento mensual de metas proyectos de inversioacuten
Comunicacioacuten interna - Solicitud Seguimiento de Proyectos de Inversioacuten
Comunicacioacuten interna remitiendo los formatos diligenciados de seguimiento a las actividades y metas - proyectos de inversioacuten
Informe Ejecutivo de los proyectos de inversioacuten del mes respectivo
Comunicacioacuten Interna - Enviacuteo Informe Ejecutivo de Proyectos de Inversioacuten
Actualizacioacuten del indicador (software)
Informe Ejecutivo Publicacioacuten (software)
Comunicacioacuten interna - Informacioacuten de Territorializacioacuten
Comunicacioacuten interna - Seguimiento Moacutedulo de Gestioacuten del Plan de Desarrollo
Registro de la informacioacuten recibida en el trimestre-SEGPLAN
Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico informando la validacioacuten de la informacioacuten a la Secretariacutea Distrital de Planeacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 12 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuente TRD
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas CIRCULAR CONJUNTA 005 DE 2016 Armonizacioacuten Presupuestal SECRETARIA DISTRITAL DE PLANEACIOacuteN Manual De Usuarios Para La Administracioacuten Y Operacioacuten Del Banco Distrital De Programas Y Proyectos
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05102018
13 Dependencia OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL BOLETINES DE PRENSA 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo BOLETIacuteNES DE PRENSA 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Comunicacioacuten escrita que se utiliza para difundir eventos
actividades e iniciativas de la entidad dirigidas a los medios de comunicacioacuten
22 Tipos Documentales Boletiacuten de prensa 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL REGISTRO FIacuteLMICO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo REGISTRO FIacuteLMICO 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que evidencian el cubrimiento de eventos yo
elaboracioacuten de videos a divulgarse en la paacutegina WEB del Instituto
22 Tipos Documentales Solicitud de servicio para Cubrimiento Fiacutelmico
Material fiacutelmico
Casete betacam
CD de filmacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL REGISTRO FOTOGRAacuteFICO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo REGISTRO FOTOGRAacuteFICO 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos fotograacuteficos que reflejan el cubrimiento de
eventos festivales yo competencias que permiten mostrar y divulgar las diferentes actividades emprendidas por el Instituto o donde ha participado
22 Tipos Documentales Material fotograacutefico
CD de fotografiacutea
Aacutelbum fotograacutefico 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty del Socorro Bula Arroyo ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL REGISTRO DE SOLICITUDES DE SERVICIO DE COMUNICACIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo REGISTRO DE SOLICITUDES DE SERVICIO DE
COMUNICACIONES 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran la gestioacuten realizada frente a las
solicitudes internas yo externas tales como impresos comunicados boletines afiches volantes y actualizacioacuten web entre otros
22 Tipos Documentales Solicitud del servicio 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 3 antildeos 32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PIEZAS PROMOCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo PIEZAS PROMOCIONALES 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que evidencian la asesoriacutea a usuarios internos y
externos respecto a la imagen corporativa para material divulgativo como pancartas plegables folletos vallas afiches volantes pendones escudos de uniformes entre otros
22 Tipos Documentales Disentildeo Piezas Promocionales e Impresos Informativos
Muestra de la Pieza Promocional
Muestra Impresos Informativos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
14 Dependencia OFICINA DE CONTROL INTERNO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de la Oficina de Control Interno 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento en el que se relacionan los temas tratados y
acordados por el Comiteacute de Coordinacioacuten del Sistema de Control Interno Artiacuteculo 13 de la Ley 87 de 1993
22 Tipos Documentales Actas de reunioacuten Oficina de Control Interno
Actas de Entes de Control 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas COLOMBIA CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 87 de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
1993 ldquoPor la cual se establecen normas para el ejercicio del control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposicionesrdquo en el artiacuteculo 6ordm Responsabilidad del Control Interno dispone ldquoEl establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades puacuteblicas seraacute responsabilidad del representante legal o maacuteximo directivo correspondiente No obstante la aplicacioacuten de los meacutetodos y procedimientos al igual que la calidad eficiencia y eficacia del control interno tambieacuten seraacute de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las
entidades y organismosrdquo 43 Fecha (s) de la
descripcioacuten (es) 05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL AUDITORIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Auditoriacuteas Externas 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Estos documentos registran las acciones que la Entidad debe
mejorar de manera sistemaacutetica y disciplinada seguacuten lo evaluado por el Ente de Control Externo mejoras que deben ser eficaces y contener una evaluacioacuten del riesgo como tambieacuten facilitar su control y gobierno de tal suerte que garanticen eficacia eficiencia y economiacutea en todas sus operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecucioacuten de las funciones y actividades definidas para el logro de la misioacuten institucional
22 Tipos Documentales Comunicaciones Oficial recibida del Ente de Control solicitado informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta al ente de Control
Actas de reunioacuten y seguimiento de la auditoria
Informes preliminar
Comunicacioacuten interna solicitando informacioacuten del informe preliminar
Comunicacioacuten interna de respuesta al informe preliminar
Informe Final
Comunicacioacuten interna solicitando informacioacuten del Plan de Mejoramiento
Certificado SEVICOF
Comunicacioacuten interna de seguimiento al Plan de Mejoramiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Microfilmacioacuten y Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Nomas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 087 DE
1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
dictan otras disposiciones Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposicionesrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL AUDITORIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Auditoriacuteas Internas 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que reuacutene especiacuteficamente el estado de los
procesos de la entidad los resultados y seguimiento a las acciones de mejora
22 Tipos Documentales Programa y Plan
Comunicacioacuten Interna informando el Plan de Auditoria
Lista de chequeo y soportes
Acta de reunioacuten y seguimiento
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud a la respuesta de informacioacuten
Informes preliminar
Comunicacioacuten interna respuesta del informe preliminar
Informes Final
Comunicacioacuten interna de seguimiento a las acciones de mejora
Comunicacioacuten interna de respuesta a las acciones de mejora
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA LEY 087 de 1993
ldquoPor la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA LEY 1474 (12 de julio de 2011) Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposicionesrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Evaluacioacuten del Sistema de Control Interno
Contable 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que contiene la informacioacuten del cumplimiento
propio del proceso contable respecto a la implementacioacuten efectividad registro preparacioacuten difusioacuten y elaboracioacuten de la informacioacuten
22 Tipos Documentales
Comunicacioacuten oficial recibida solicitando la informacioacuten
Comunicacioacuten interna solicitando la informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes Resolucioacuten 357 de 2008 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA LEY 087 de 1993
ldquoPor la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA LEY 1474 (12 de julio de 2011) Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Instructivo 3 de 2017 Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposicionesrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Rendicioacuten de Cuenta Contraloriacutea de Bogotaacute 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que contienen la informacioacuten que se debe
presentar a la Contraloriacutea de Bogotaacute sobre la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes y recursos puacuteblicos por una vigencia fiscal determinada Numeral 1 artiacuteculo 6 de la Resolucioacuten Orgaacutenica 735 de 2013
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea Leyla Alarcoacuten Betty Bula
Contratistas Fuentes Resolucioacuten Orgaacutenica 735 de 2013
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 489 de 1998 se establecioacute que todas las entidades y organismos de la administracioacuten puacuteblica tienen la obligacioacuten de desarrollar su gestioacuten acorde con los principios de la democracia participativa y democratizacioacuten de la gestioacuten puacuteblica para lo cual dichas organizaciones deben realizar la rendicioacuten de cuentas a la
ciudad Colombia CONPES 3654 de 2010 ldquopor el cual se establece la Poliacutetica de Rendicioacuten de Cuentas la Ley 1712 de 2014 ldquopor medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo y el Manual Uacutenico de Rendicioacuten de Cuentas del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica se reitera el compromiso de realizar esta actividad que promueve los principios de Transparencia y Participacioacuten Ciudadana Colombia CONTRALORIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 735 (3 de diciembre de 2013) Por la cual se modifica la Resolucioacuten Orgaacutenica No 6289 del 8 de marzo de 2011 que ldquoEstablece el Sistema de Rendicioacuten Electroacutenica de la Cuenta e Informes ndash SIREC Que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la presentacioacuten de la Rendicioacuten de Cuenta e Informes a la Contraloriacutea General de la Republicardquo Bogotaacute 2013
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Seguimiento a los Controles de Advertencia 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra los controles de seguimiento fiscal realizados a los procesos de inversioacuten y gastos de la entidad en un periodo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de
informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviada de respuesta
Informe
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea Leyla Alarcoacuten Betty Bula
Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 087 DE 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Seguimiento a los Mapas de Riesgos
Institucionales 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Estos documentos son un componente de la administracioacuten del
riesgo de la entidad que sigue los lineamientos establecidos por el Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano ndash MECI 2014 en el cual se identifican los riesgos inherentes a la Gestioacuten Administrativa que desarrolla el Instituto frente a las funciones institucionales que se le han delegado por objeto y origen institucional
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando la informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 3antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea Leyla Alarcoacuten Betty Bula
Contratistas Fuentes TRD -Mapa de Riesgo del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 2641 de 2012 Por el cual se reglamentan los artiacuteculos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Seguimiento a Derechos de Autor Software 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento en el cual se verifica y reporta el cumplimiento de la
normativa relacionada con el licenciamiento de software a la Direccioacuten Nacional de Derechos de Autor el estado e inventario de equipos y licencias de la entidad
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes Circular No 04 del 22 de diciembre de 2006 42 Reglas o Normas Colombia DIRECTIVA PRESIDENCIAL No 02 del 12 de febrero
de 2002 Por el cual se establece el respeto al derecho de autor y los derechos conexos en lo referente a utilizacioacuten de programas de ordenador (software) Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Circular No 04 del 22 de diciembre de 2006 mediante la cual solicitoacute a los Representantes Legales y Jefes de Control Interno de las entidades u organismos puacuteblicos del orden nacional y territorial la informacioacuten relacionada con la ldquoVerificacioacuten recomendaciones y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre Softwarerdquo Colombia UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIOacuteN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR Circular No 017 del 01 de junio de 2011 Por la cual se modificacioacuten circular 12 del 2 de febrero de 2007 sobre recomendaciones seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre programas de computador (software) Colombia UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIOacuteN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR Circular No 12 del 2 de febrero de 2007 Por el cual se establece la Verificacioacuten recomendaciones seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre programas de computador (software)
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a la Secretaria General de la Alcaldiacutea Mayor 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
21 Alcance y Contenido Documentos que contienen la informacioacuten requerida por la Secretaria General de la Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute aquiacute se evidencian los avances obtenidos en la gestioacuten administrativa de los diferentes periodos
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 087 DE
1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
15032018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes Especiacuteficos a Otras Entidades por Requerimiento 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas yo privadas ademaacutes dan cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 087 DE
1993Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Autoevaluacioacuten al Sistema de Control Interno 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos en el que se registran los resultados anuales de la
evaluacioacuten final que se realiza al Sistema de Control Interno Artiacuteculo 2 del Decreto 2539 de 2000
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 87 DE 1993
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 1993 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 2539 (4 de diciembre de 2000) Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 del 4 de noviembre de 1999 Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes Evaluacioacuten al SCI DAFP 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que se refiere de forma especiacutefica al estado de
todos los componentes del Sistema de Control Interno y que debe publicarse cada cuatro meses en la paacutegina web de la entidad Artiacuteculo 9 Ley 1474 de 2011
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe
Certificacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 087 DE 1993
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones
Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 2539 (4 de diciembre del 2000) Por al cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999 Bogotaacute 2000 Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes Sitio WEB 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran la informacioacuten del desarrollo y
funcionamiento de los sitios web de la entidad articulado con los planes de desarrollo de los Gobiernos Distritales
22 Tipos Documentales
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Informe pormenorizado SCI
Informe Plan Anticorrupcioacuten y Atencioacuten al Ciudadano 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 87 DE 1993
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
15 Dependencia OFICINA DE ASUNTOS LOCALES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Ejecucioacuten y Seguimiento a Proyectos Formulados por las Alcaldiacuteas Locales
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que contiene la ejecucioacuten y seguimiento a
Proyectos Formulados por las Alcaldiacuteas Locales los cuales reflejan la ejecucioacuten de los proyectos de los Fondos de Desarrollo Locales relativos a temas de recreacioacuten y deporte ejecutados por el Instituto
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna remitiendo copias del contrato yo convenio a las Subdirecciones Teacutecnicas de Recreacioacuten Deporte y Construcciones
Comunicacioacuten Oficial enviando remitiendo las copias del contrato yo convenio a la Alcaldiacutea Local
Acta de inicio
Informe de seguimiento de Contrato Convenio
Comunicacioacuten interna informando sobre el incumplimiento del contrato
Comunicacioacuten oficial enviada solicitando descargos al contratista
Comunicacioacuten oficial enviada a la Alcaldiacutea informando el incumplimiento del contratista
Comprobante de cancelacioacuten de la multa
Comunicacioacuten oficial informando la cancelacioacuten de la multa
Comunicacioacuten interna informando aplicacioacuten de la poacuteliza
Comunicacioacuten interna enviando el comprobante de cancelacioacuten de la poacuteliza
Comunicacioacuten oficial informando la cancelacioacuten de la poacuteliza
Comunicacioacuten interna informado traacutemite de pagos
Comunicacioacuten interna solicitando concepto
Comunicacioacuten interna dando concepto sobre informe
Comunicacioacuten oficial solicitando cambios al informe
Comunicacioacuten oficial enviada a la Alcaldiacutea local solicitando la autorizacioacuten de pago
Orden de pago
Comunicacioacuten oficial remitiendo orden de pago a la Alcaldiacutea Local
Comunicacioacuten oficial enviada solicitando el CDP
Comunicacioacuten interna remitiendo el CDP
40
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten interna solicitando adicioacuten o proacuterroga
Minuta de adicioacuten o proacuterroga
ContratoConvenio legalizado
Comunicacioacuten interna remitiendo a la oficina de Asuntos Locales documentos legalizados
Informe final
Acta de liquidacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviada remitiendo copia del acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica
de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 1 2 322 323 y 324 Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Formulacioacuten y Concepto Teacutecnico de Proyectos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja la formulacioacuten de proyectos de los
Fondos de Desarrollo Local relativos a temas de recreacioacuten y deporte que ejecuto el IDRD
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial recibida por correo electroacutenico invitando a participar en mesas de trabajo
Cronograma (electroacutenico)
Comunicacioacuten Oficial recibida por correo electroacutenico de la Secretariacutea de Gobierno invitando a participar en mesas de trabajo
Comunicacioacuten Oficial recibida de las Alcaldes Locales con los proyectos y los soportes
Comunicacioacuten interna remitiendo los proyectos y sus soportes
Estudios de viabilidad teacutecnica y financiera de los proyectos recreativos deportes y obras
Comunicacioacuten interna remitiendo la ficha de evaluacioacuten teacutecnica de los proyectos
Comunicacioacuten oficial enviada a la Alcaldiacutea local informando la no viabilidad del proyecto
Comunicacioacuten oficial enviada solicitando los ajustes o
41
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
la reformulacioacuten de los proyectos
Aval teacutecnico proyectos de infraestructura
Comunicacioacuten oficial enviada a la Alcaldiacutea local informando la viabilidad del proyecto y solicitando el certificado presupuestal
Comunicacioacuten oficial enviada a la Secretariacutea Distrital de Gobierno remitiendo el tablero de control
Contrato 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
2 Dependencia SECRETARIA GENERAL
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Archivo 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento en el cual se relacionan los temas asesoriacuteas
aprobaciones deliberaciones compromisos y decisiones realizadas por el Comiteacute de Archivo de tipo administrativo yo teacutecnicos referentes a los procesos archiviacutesticos Artiacuteculo 282116 del Decreto 1080 de 2015
22 Tipos Documentales Comunicaciones oficial
Orden del Diacutea
Acta del Comiteacute de Archivo
Anexos relacionados con los temas abordados en la reunioacuten del Comiteacute
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 Antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Martiacutenez Betty Bula Arroyondash
Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el Decreto uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 2015 Artiacuteculo
42
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
282114 282115 y 282116 43 Fecha (s) de la
descripcioacuten (es) 12042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Junta Directiva 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que sirve de testimonio de los hechos y las
decisiones tomadas por los Miembros de la Junta Directiva del IDRD
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial citando a la reunioacuten de Junta Directiva
Orden del Diacutea
Actas de Junta Directiva
Anexos relacionados con los temas que se abordan en la reunioacuten del Comiteacute
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas
Fuentes Resolucioacuten 05 de 1997 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Que el numeral 7deg del artiacuteculo 17 de la Resolucioacuten 05 del 13 de 1997 dispone que es funcioacuten de la Junta Directiva
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
12042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CIRCULARES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Circulares Reglamentarias e Informativas 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento interno mediante el cual se expide informacioacuten
de intereacutes general cuyo contenido es de importancia o trascendencia para los funcionarios del IDRD donde se informa o imparten instrucciones de cumplimiento
22 Tipos Documentales NA 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas
Fuentes TRD ALCALDIacuteA DE BOGOTAacute Decreto 654 de 2011 Por el cual se adopta el Modelo de Gerencia Juriacutedica Puacuteblica para las entidades organismos y oacuterganos de control del Distrito Capital Disponible en httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi
43
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
=45159 42 Reglas o Normas Colombia Instituto Colombiano de Normas Teacutecnicas
ICONTEC Norma 3234 de 1996 Elaboracioacuten de Circulares Colombia Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1345 de 2010 Por el cual se establecen directrices de teacutecnica normativa
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
12102017
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Informe de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento consolidado que contiene una descripcioacuten del
estado de los recursos administrativos financieros y humanos a cargo de la administracioacuten dependencia o entidad cuyo objeto es dar a conocer la gestioacuten adelantada por la entidad en un periodo determinado
22 Tipos Documentales Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 16 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total- CT 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas
Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 951 de 2005 CIRCULAR 11 de 2005 RESOLUCIOacuteN ORGAacuteNICA 5674 de la Contraloriacutea General
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
19102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL RESOLUCIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Resoluciones Direccioacuten General 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento mediante el cual se definen o resuelven situaciones
de caraacutecter particular y concreto tales como las situaciones administrativas del personal de los diferentes niveles ocupacionales licencias permisos comisiones encargos nombramientos insubsistencias destituciones aceptacioacuten de renuncias traslados reclamaciones laborales reconocimiento
44
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de pagos disciplinarios entre otros a nivel misional 22 Tipos Documentales Resolucioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total CT 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas
Fuentes TRD Alcaldiacutea de Bogotaacute Decreto 654 de 2011 Por el cual se adopta el Modelo de Gerencia Juriacutedica Puacuteblica para las entidades organismos y oacuterganos de control del Distrito Capital Disponible en httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=4
5159 42
Reglas o Normas Colombia CONSTITUCION POLITICA Artiacuteculo 209 La funcioacuten administrativa estaacute al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad moralidad eficacia economiacutea celeridad imparcialidad y publicidad mediante la descentralizacioacuten la delegacioacuten y la desconcentracioacuten de funciones Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado La administracioacuten puacuteblica en todos sus oacuterdenes tendraacute un control interno que se ejerceraacute en los teacuterminos que sentildeale la ley Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones Articulo 9 a 12 Colombia CONCEJO DISTRITAL DE BOGOTA Acuerdo Nordm 4 de 1978 del Concejo de Bogotaacute se creoacute en el Distrito una entidad encargada de ser el ente rector de la recreacioacuten y el deporte en la ciudad de Bogotaacute Colombia Presidencia de la Repuacuteblica Decreto 1345 de 2010 Por el cual se establecen directrices de teacutecnica normativa
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
19102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL RESOLUCIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Resoluciones de Junta Directiva 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra los cambios estructurales surtidos en
la entidad en cuanto a las dependencias y cargos asiacute mismo se reflejan las funciones baacutesicas de las distintas dependencias
22 Tipos Documentales Resolucioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total- CT 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
45
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO MUNICIPAL DE BOGOTA Acuerdo 4 del
Concejo del Distrito Especial de Bogotaacute en 1978 Colombia
Distrito- Bogotaacute Que el numeral 7 del artiacuteculo 17 de la
Resolucioacuten 05 del 13 de mayo de 1997 ldquoPor medio de la cual se reforman los estatutos del Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporterdquo dispone que ARTIacuteCULO 17 FUNCIONES DE LA JUNTA La Junta Directiva como oacutergano supremo del Instituto tendraacute las siguientes funciones No 7 Adoptar la estructura orgaacutenica del Instituto Crear suprimir fusionar clasificar y reestructurar dependencias y cargos de la entidad sin generar con ello nuevas obligaciones presupuestales adoptando las escalas asignaciones y remuneraciones y determinar las funciones baacutesicas de las distintas dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
20042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL RESOLUCIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Resoluciones de la Subdireccioacuten Administrativa y Financiera 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento mediante el cual se definen o resuelven situaciones
de caraacutecter administrativo del personal de los diferentes niveles ocupacionales licencias permisos comisiones encargos nombramientos insubsistencias destituciones aceptacioacuten de renuncias traslados reclamaciones laborales reconocimiento de pagos disciplinarios etc y a nivel misional
22 Tipos Documentales Resoluciones 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD Alcaldiacutea de Bogotaacute Decreto 654 de 2011 Por el cual se adopta el Modelo de Gerencia Juriacutedica Puacuteblica para las entidades organismos y oacuterganos de control del Distrito Capital Disponible en httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=45159
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCION POLITICA Artiacuteculo 209 La funcioacuten administrativa estaacute al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad moralidad eficacia economiacutea celeridad imparcialidad y publicidad mediante la descentralizacioacuten la delegacioacuten y la desconcentracioacuten de funciones Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado La administracioacuten puacuteblica en todos sus oacuterdenes tendraacute un control interno que se ejerceraacute en los teacuterminos que sentildeale la ley Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 489 DE
46
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio
de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del
artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones Articulo 9 a 12 Colombia CONCEJO DISTRITAL DE BOGOTA Acuerdo Nordm 4 de 1978 del Concejo de Bogotaacute se creoacute en el Distrito una entidad encargada de ser el ente rector de la recreacioacuten y el deporte en la ciudad de Bogotaacute Colombia Presidencia de la Repuacuteblica Decreto 1345 de 2010 Por el cual se establecen directrices de teacutecnica normativa
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
20042018
21 Dependencia SECRETARIacuteA GENERAL - CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL NOTIFICACIONES POR ESTADO
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo NOTIFICACIONES POR ESTADO Nivel de Descripcioacuten Serie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento de notificacioacuten que se hace para algunas decisiones de
traacutemite como auto de cierre de investigacioacuten que ordena traslados para alegatos de conclusiones cuando el investigado no viene a presentarse de forma presencial
Tipos Documentales Notificacioacuten por Estado AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD Reglas o Normas Colombia- CONGRESO DE LA REPUBLICA- Ley 734 de 2002 Por el
cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Artiacuteculo 105 Notificacioacuten por estado Modificado por el Estatuto de Anticorrupcioacuten 1474 de 2011 ndash Artiacuteculo 46 Colombia ndash CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el coacutedigo de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo ndash Articulo 201
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
31-07-2018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS DISCIPLINARIOS
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Proceso Disciplinario Ordinario Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento que contiene el proceso escritural mediante el cual se
adelanta una actuacioacuten disciplinaria por incumplimiento al Manual de Funciones y al Reglamento Interno Ley 734 de 2002 Capitulo IX
Tipos Documentales Quejas
47
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Pruebas
Informe de hechos constitutivos de faltas disciplinarias
Acta reparto
Auto inhibitorio
Auto indagacioacuten preliminar implicado
Auto indagacioacuten preliminar averiguacioacuten
Auto apertura investigacioacuten
Comunicacioacuten auto inhibitoria
Comunicacioacuten apertura de indagacioacuten preliminar
Notificacioacuten personal
Notificacioacuten edicto
Auto decreta pruebas en indagacioacuten o investigacioacuten
Comunicacioacuten decreto oficioso de pruebas
Citacioacuten testigo
Citacioacuten quejoso ratificacioacuten y ampliacioacuten
Testimonio
Ratificacioacuten y ampliacioacuten de la queja
Versioacuten libre
Acta visita administrativa
Solicitud de documentos
Auto archivo
Comunicacioacuten auto archivo implicado
Comunicacioacuten auto archivo quejoso
Auto concediendo recurso apelacioacuten
Auto rechazando recurso apelacioacuten improcedente
Auto rechazando recurso apelacioacuten extemporaacuteneo
Auto declarando desierto recurso
Comunicacioacuten auto concede apelacioacuten
Comunicacioacuten auto niega recurso apelacioacuten
Comunicacioacuten implicado no apelante
Comunicacioacuten remisioacuten expediente segunda instancia
Auto concediendo recurso de queja
Auto declarando desierto recurso de queja
Auto declarando precluido recurso de queja
Auto rechazando recurso queja extemporaacuteneo
Comunicacioacuten traacutemite recurso de queja
Auto desatando apelacioacuten
Comunicacioacuten implicado segunda instancia
Comunicacioacuten auto segunda instancia quejoso
Comunicacioacuten apertura investigacioacuten implicado
Comunicacioacuten apertura investigacioacuten Personeriacutea
Comunicacioacuten apertura investigacioacuten Procuraduriacutea
Notificacioacuten edicto segunda instancia
Auto decreta pruebas indagacioacuten o investigacioacuten
Comunicacioacuten decreto oficioso de pruebas
Citacioacuten testigo Segunda instancia
Citacioacuten quejoso ratificacioacuten y ampliacioacuten segunda instancia
Testimonio segunda instancia
Ratificacioacuten y ampliacioacuten de la queja segunda instancia
Versioacuten Libre segunda instancia
Acta visita administrativa segunda instancia
Solicitud de documentos
48
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Auto proacuterroga teacutermino investigacioacuten
Pliego de cargos
Auto de cierre de investigacioacuten
Comunicacioacuten proacuterroga apertura de investigacioacuten implicado
Comunicacioacuten pliego de cargos
Auto nombramiento defensor
Auto decreta Pruebas
Auto niega pruebas
Auto corriendo traslado para alegar de conclusioacuten
Comunicacioacuten defensor de oficio
Comunicacioacuten Consultorio Juriacutedico
Auto rechazando recurso de reposicioacuten extemporaacuteneo
Auto rechazando recurso de reposicioacuten improcedente
Auto resolviendo recurso reposicioacuten
Auto concediendo recurso apelacioacuten
Auto rechazando recurso de apelacioacuten improcedente
Auto rechazando recurso de apelacioacuten extemporaacuteneo
Auto declarando desierto recurso
Comunicacioacuten auto concede apelacioacuten
Comunicacioacuten auto niega recurso apelacioacuten
Comunicacioacuten implicado no apelante
Auto Obedeacutezcase y Cuacutemplase
Fallo primera instancia
Comunicacioacuten Fallo primera instancia implicado
Comunicacioacuten fallo absolutorio quejoso
Comunicacioacuten remisioacuten expediente segunda instancia
Fallo segunda instancia
Comunicacioacuten Fallo segunda instancia
Fallo segunda instancia quejoso
Auto Obedeacutezcase y Cuacutemplase
Constancia de ejecutoria
Comunicacioacuten registro sancioacuten Personeriacutea
Comunicacioacuten registro sancioacuten Procuraduriacutea
AacuteREA DE VALORACIOacuteN Tiempo de Retencioacuten 14 Antildeos Disposicioacuten Final Seleccioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Coacutedigo Uacutenico Disciplinario PROCURADURIacuteA GENERAL DE LA NACIOacuteN Guiacutea de Capacitacioacuten Proceso Disciplinario Paacuteg 107-114 Disponible en httpswwwprocuraduriagovcoinfosimmediafilecapacitacionguiaGuia_de_capacitacion_g1_107-114pdf
Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA- el numeral 32 del
artiacuteculo 34 de la Ley 734 de 2002 Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 de 2002 Por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 906 de 2004 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Penal Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo
49
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Contencioso Administrativo Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1400 de 1970 Por los cuales se expide el Coacutedigo de Procedimiento Civil Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute DC RESOLUCIOacuteN 956 DE 2017 Por la cual se adopta el - Manual Distrital de Procesos y Procedimientos Disciplinarios para las entidades distritales a las que se aplica el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico - actualizado e incorporado por la Secretariacutea General de la Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute DC
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27 de septiembre de 2018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS DISCIPLINARIOS
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Proceso Disciplinario Verbal Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento escrito que soporta el procedimiento verbal desarrollado
mediante audiencias en el cual se adelanta una actuacioacuten disciplinaria por violacioacuten al Manual de Funciones y Reglamento Interno instituido por faltas leves o faltas graviacutesimas para servidores puacuteblicos y contratistas que desempentildeen funciones puacuteblicas Ley 734 de 2002 capitulo X
Tipos Documentales Quejas
Pruebas
Informe de hechos constitutivos de faltas disciplinarias
Acta reparto
Prueba
Auto inhibitorio
Auto citacioacuten audiencia
Notificacioacuten personal
Notificacioacuten verbal
Comunicacioacuten citacioacuten audiencia Talento Humano
Comunicacioacuten citacioacuten Audiencia Personeriacutea
Comunicacioacuten citacioacuten Audiencia Implicado
Auto declaratoria ausencia
Auto nombramiento defensor de oficio
Comunicacioacuten defensor de oficio
Comunicacioacuten consultorio juriacutedico
Ratificacioacuten y ampliacioacuten de la queja
Versioacuten libre
Testimonio
Audiencia y fallo proceso verbal
Auto concediendo recurso de apelacioacuten
Comunicacioacuten auto concede apelacioacuten
Auto declarando desierto el recurso
Auto rechazando recurso de apelacioacuten extemporaacuteneo
Comunicacioacuten auto niega recurso de apelacioacuten
Comunicacioacuten implicado no apelante
Comunicacioacuten remisioacuten expediente segunda instancia
50
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Fallo de segunda instancia
Comunicacioacuten fallo de segunda instancia
Notificacioacuten Personal
Notificacioacuten Edicto
Auto Obedeacutezcase y Cuacutemplase
Auto de incorporacioacuten
Auto de remisioacuten por competencia otro operador interno
Acto administrativo que ordena la ejecucioacuten de la sancioacuten
Solicitud de revocatoria directa
Auto que rechaza la revocatoria directa
Auto de remisioacuten por competencia poder preferente
Comunicacioacuten a otras entidades
Comunicacioacuten al nominador para la ejecucioacuten
Comunicacioacuten registro sancioacuten Procuraduriacutea
Comunicacioacuten registro sancioacuten Personeriacutea
Auto de acumulacioacuten
Comunicacioacuten fallo absolutorio quejoso
Constancia de ejecutoria
Auto de nulidad
AacuteREA DE VALORACIOacuteN Tiempo de Retencioacuten 14 Antildeos Disposicioacuten Final Seleccioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Coacutedigo Uacutenico Disciplinario Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA- el numeral 32 del
artiacuteculo 34 de la Ley 734 de 2002 Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Capiacutetulo X Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute DC RESOLUCIOacuteN 956 DE 2017 Por la cual se adopta el - Manual Distrital de Procesos y Procedimientos Disciplinarios para las entidades distritales a las que se aplica el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico - actualizado e incorporado por la Secretariacutea General de la Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute DC
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27 de septiembre de 2018
22 Dependencia SECRETARIA GENERAL - ATENCIOacuteN AL CLIENTE QUEJAS RECLAMOS Y DEFENSOR DEL CIUDADANO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PETICIONES QUEJAS RECLAMOS Y SOLUCIONES (PQRS)
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo PETICIONES QUEJAS RECLAMOS Y SOLUCIONES (PQRS) 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
Documento que registra las (PQRS) inscritas a traveacutes del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones ndashSDQS las cuales son enviadas al aacuterea competente para su respuesta Peticioacuten Toda actuacioacuten que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de peticioacuten consagrado en el artiacuteculo 23 de la Constitucioacuten Poliacutetica sin que sea necesario invocarlo
51
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
21
Alcance y Contenido
Queja Manifestacioacuten de inconformidad que se realiza en virtud de un hecho o situacioacuten irregular en el comportamiento de un servidor puacuteblico un particular que presta un servicio puacuteblico o la negligencia en el actuar de una autoridad administrativa (Inconformidad sobre conducta funcionario) Reclamo Manifestacioacuten de inconformidad acerca de la prestacioacuten de un servicio o la realizacioacuten de un proceso (Inconformidad sobre gestioacuten entidad) Sugerencia Recomendacioacuten para mejorar la gestioacuten atencioacuten o prestacioacuten del servicio
Denuncia La que se pone en conocimiento de la autoridad cuando un hecho implica vulneracioacuten de la ley en alguna forma
22 Tipos Documentales Requerimiento-PQRS
Formato uacutenico de peticiones quejas y reclamos
Registro de la PQRS (hoja de caacutelculo)
Traslado de la peticioacuten (sistema de gestioacuten documental Orfeo)
Registro de la peticioacuten sistema SDQS
Comunicacioacuten oficial de respuesta al peticionario
Comunicacioacuten interna inicio de proceso disciplinario
Comunicacioacuten interna asignado al responsable de atender la peticioacuten (Sistema de Gestioacuten Documental Orfeo)
Comunicacioacuten oficial de respuesta al peticionario
Aviso
Comunicacioacuten interna a las dependencias peticiones pendientes de cierre
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991
Artiacuteculo 23 Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de intereacutes general o particular y a obtener pronta resolucioacuten El legislador podraacute reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 1755 de 2015 Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Peticioacuten y se sustituye un tiacutetulo del Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Artiacuteculo 13 1415 17 18 19 20 21 22 24 2526 27 29 30 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 190 de 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administracioacuten Puacuteblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcioacuten administrativa Artiacuteculo 54
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Artiacuteculos 5 7 8 15 inciso primero 17 20 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Artiacuteculo 76 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 de 2002 Por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2623 de 2009 Por el cual se crea el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1166 de 2016 Por el cual se adiciona el capiacutetulo 12 al Tiacutetulo 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Justicia del Derecho relacionado con la presentacioacuten tratamiento y radicacioacuten de las peticiones presentadas verbalmente Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones procedimientos y traacutemites innecesarios existentes en la Administracioacuten Puacuteblica Artiacuteculos 12 13 14
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
20102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra la gestioacuten seguimiento y estadiacutesticas
del aacuterea frente a las PQRS recibidas por la entidad y las respuestas y soluciones brindadas y reportadas por el SDQS
22 Tipos Documentales Informes 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que contiene los informes excepcionales requeridos
por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de las funciones del IDRD
22 Tipos Documentales Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes Coacutedigo Disciplinario Uacutenico 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica
de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23042018
23 Dependencia SECRETARIA GENERAL - APOYO A LA CONTRATACIOacuteN AGRUPACION DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Contratacioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra las decisiones que se toman frente a
los procesos de contratacioacuten ldquoLicitaciones puacuteblicas concurso de meacuteritos prorroga y adicionesrdquo
22 Tipos Documentales Acta de Comiteacute de Contratacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Normativa de la Entidad 42 Reglas o Normas RESOLUCION No 137 de 2014 Por medio de la cual se
adopta el Manual de Contratacioacuten del Instituto Distrital de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Recreacioacuten y Deporte -lDRD
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contratos de Adopcioacuten de Parques o Escenarios 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio
Propuesta del proyecto o actividad
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio uacuteltimos 3 antildeos gravables)
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Escritura puacuteblica de donacioacuten o Acto administrativo de aceptacioacuten
Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de entrega del bien
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico ndash Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de
octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Adquisicioacuten de Bienes y Servicios 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de talento humano apoyo a la gestioacuten de la entidad
Invitacioacuten puacuteblica y publicacioacuten (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuesta a las observaciones
Publicacioacuten de las respuestas a las observaciones (SECOP)
Adendas y publicacioacuten (SECOP)
Acta de cierre Publicacioacuten (SECOP)
Evaluacioacuten y publicacioacuten(SECOP)
Subsanes
Propuesta econoacutemica
Propuesta ganadora
Contrato y publicacioacuten (SECOP)
Registro presupuestal
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informe del contratista
Certificado del supervisor
Fotocopias pago EPS pensioacuten
Comprobante de pago de tesoreriacutea
Informe final supervisioacuten
Acta de liquidacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Manual de Contratacioacuten del IDRD - Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Aprovechamiento Econoacutemico 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica que cede temporalmente el uso de un bien a cambio de una renta
22 Tipos Documentales Solicitud de Subdireccioacuten inicio de traacutemite de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Estudio de Canje
Formato de Solicitud de preacutestamo de uso temporal del espacio puacuteblico administrado por el IDRD
Proyecto de manejo de ocupacioacuten del Espacio Puacuteblico
Oficio Subdireccioacuten Aprobando disponibilidad del escenario
Copia del recibo de pago del 20 de anticipo por concepto de la reserva yo escenario
Paz y Salvo expedido por el supervisor del contrato o permiso (si anteriormente ha realizado eventos en el espacio puacuteblico administrado por el IDRD
Paz y salvo antildeo anterior expedido por la tesoreriacutea del IDRD (caes Cicloviacutea)
Registro de informacioacuten tributaria RIT
Registro uacutenico tributario RUT
Fotocopia de libreta militar (hombres)
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea o de extranjeriacutea (persona natural)
Fotocopia de la ceacutedula del representante legal (persona juriacutedica)
Visa donde se especifique que puede desarrollar la actividad (para personas naturales extranjeras
Certificado del revisor fiscal o representante legal de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
aportes parafiscales y seguridad social (persona juriacutedica)
Certificado de existencia o representacioacuten legal o personeriacutea juriacutedica
Carta de compromiso de restitucioacuten del espacio puacuteblico y cumplimiento del Proyecto de manejo
Autorizacioacuten junta de socios para celebrar contratos (persona juriacutedica)
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Certificado de manipulacioacuten de alimentos
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten oficial interna legalizando el contrato
Copia de pago total preacutestamo escenario
Acta de inicio o entrega
Acta de devolucioacuten
Paz y Salvo expedido por el supervisor
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten del IDRD y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 22121411
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Comodato 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica en la que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raiacutez para que haga uso de ella y con cargo de restituir la misma especie despueacutes de terminar el uso
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Paraacutemetros del contrato
Paraacutemetros del contrato
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de la Subdireccioacuten de regulacioacuten y persona juriacutedica de la Direccioacuten de Regulacioacuten y control de la Secretariacutea Distrital de Cultura Recreacioacuten y Deporte de la Alcaldiacutea Mayor (aplica a las ligas deportivas)
Resolucioacuten de reconocimiento deportivo (ente deportivo)
Propuesta del proyecto o actividad
Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades
Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio uacuteltimos 3 antildeos gravables
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de entrega del bien 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Consultoriacutea 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecucioacuten de proyectos de inversioacuten estudios de diagnoacutestico prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especiacuteficos asiacute como son las asesoriacuteas teacutecnicas de coordinacioacuten control y supervisioacuten Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Ficha teacutecnica de bien o servicio a contratar
Ficha teacutecnica de bien o servicio a contratar
Anaacutelisis de garantiacuteas a solicitar
Descripcioacuten de la necesidad a satisfacer
Descripcioacuten del objeto a contratar
Cronograma de la ejecucioacuten de servicios
Anaacutelisis de mercado
Memorando de aprobacioacuten o devolucioacuten del estudio de mercado
Formato de Propuesta econoacutemica
Anaacutelisis de riesgos
Asignacioacuten grupo evaluador
Aviso de convocatoria y publicacioacuten (SECOP)
Proyecto de pliego y publicacioacuten(SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuesta de observaciones y publicacioacuten(SECOP)
Acto de apertura o Resolucioacuten de apertura y publicacioacuten (SECOP)
Pliegos definitivos y publicacioacuten (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuestas de observaciones y publicaciones (SECOP)
Adendas y Publicaciones (SECOP)
Acta de cierre del proceso y publicacioacuten(SECOP)
Evaluacioacuten preliminar de Propuestas Teacutecnicas Seleccionadas
Presentacioacuten de observaciones y Subsanes
Respuestas de observaciones y publicaciones (SECOP)
Evaluacioacuten definitiva de la Propuestas Teacutecnicas Seleccionadas
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Acto o resolucioacuten de adjudicacioacuten
Publicacioacuten del acto o adjudicacioacuten (SECOP)
Acta de acuerdos
Propuesta econoacutemica ganadora
Propuesta Ganadora
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Garantiacuteas
Comunicacioacuten oficial interna comunicando la legalizacioacuten
Comunicacioacuten oficial interna comunicando la legalizacioacuten
Informes
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Articulo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten IDRD y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contratos de Donacioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de donacioacuten el cual es un acto por el cual una persona transfiere gratuita e irrevocablemente una parte de sus bienes a otra persona que los aceptaraquo De la anterior definicioacuten se pueden extraer las caracteriacutesticas de la donacioacuten las cuales son de caraacutecter gratuito
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio
Propuesta del proyecto o actividad
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Escritura puacuteblica de donacioacuten o Acto administrativo de aceptacioacuten
Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de entrega del bien 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contratos de Interventoriacutea 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten refleja el seguimiento teacutecnico a la ejecucioacuten de contratos realizado por una persona natural o juriacutedica contratada para ese fin por la Entidad
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso
Estudio de conveniencia y oportunidad
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Certificado de disponibilidad presupuestal
Ficha teacutecnica de bien o servicio a contratar
Anaacutelisis de garantiacuteas a solicitar
Descripcioacuten de la necesidad a satisfacer
Descripcioacuten del objeto a contratar
Cronograma de la ejecucioacuten de servicios
Anaacutelisis de mercado
Memorando de aprobacioacuten o devolucioacuten del estudio de mercado
Formato de Propuesta econoacutemica
Anaacutelisis de riesgos
Asignacioacuten grupo evaluador
Aviso de convocatoria y publicacioacuten (SECOP)
Proyecto de pliego y publicacioacuten(SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuesta de observaciones y publicacioacuten(SECOP)
Acto de apertura o Resolucioacuten de apertura y publicacioacuten (SECOP)
Pliegos definitivos y publicacioacuten (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuestas de observaciones y publicaciones (SECOP)
Adendas y Publicaciones (SECOP)
Acta de cierre del proceso y publicacioacuten(SECOP)
Evolucioacuten preliminar de Propuestas Teacutecnicas Seleccionadas
Presentacioacuten de observaciones y Subsanes
Respuestas de observaciones y publicaciones (SECOP)
Evaluacioacuten definitiva de las Propuestas Teacutecnicas Seleccionadas
Acto o resolucioacuten de adjudicacioacuten
Publicacioacuten del acto o adjudicacioacuten (SECOP)
Acta de acuerdos
Propuesta econoacutemica ganadora
Propuesta Ganadora
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Garantiacuteas
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Acta de inicio
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total y Medio Tecnoloacutegico 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten IDRD y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Interventoriacutea de Obra de Parques y Escenarios 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales para la construccioacuten mantenimiento instalacioacuten y otros trabajos materiales sobre bienes inmuebles Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993 con una persona natural o juriacutedica
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna con la que se recibe el contrato legalizado
Comunicacioacuten Interna con la que se designa el Coordinador de Obra
Acta de Reunioacuten con el Interventor
Comunicacioacuten Oficial Recibida con la documentacioacuten del contrato
Acta de Inspeccioacuten Preliminar
Acta de vecindad
Solicitud del Anticipo
Acta de Inicio del contrato
Informe de pre ndash construccioacuten
Acta de Reunioacuten con la Comunidad para informar el alcance de la obra
Bitaacutecora de obra
Acta de comiteacute
Informe mensual de Interventoriacutea
Acta de recibo parcial de Interventoriacutea
Acta de recibo parcial de obra
Comunicacioacuten interna de modificaciones contractuales
Acta de aprobacioacuten de actividades no previstas
Acta de suspensioacuten
Acta de reiniciacioacuten
Acta de terminacioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Acta de recibo final de obra
Acta de entrega de la obra al aacuterea usuaria o a la comunidad
Acta de recibo final de Interventoriacutea
Acta de Liquidacioacuten
Comunicacioacuten interna de entrega de los Planos Record
Cuadro de relacioacuten de contratos (hoja de Excel)
Comunicacioacuten oficial enviada informando visita de inspeccioacuten por estabilidad
Acta de la Visita de estabilidad de la obra
Comunicacioacuten interna reportando las fallas detectadas
Comunicacioacuten Oficial Enviada reportando las fallas encontradas en la visita
Acta de la reunioacuten entre el contratista y el interventor donde se verifican las fallas encontradas en la visita
Comunicacioacuten oficial recibida sobre la Programacioacuten de las obras de Reparacioacuten
Comunicacioacuten oficial aceptacioacuten de programacioacuten reparacioacuten
Acta de recibo de los trabajos de reparacioacuten
Comunicacioacuten oficial Recibida de descargos
Comunicacioacuten interna Solicitando concepto teacutecnico
Comunicacioacuten interna solicitando cuantificacioacuten de dantildeos
Informe de valoracioacuten y cuantificacioacuten de dantildeos
Informe para declaratoria de siniestro
Comunicacioacuten interna de declaracioacuten de siniestro
Comunicacioacuten oficial interna de solicitud de preparacioacuten del acto administrativo correspondiente
Concepto Juriacutedico
Comunicacioacuten Interna para determinar la validez de los descargos efectuados
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten del IDRD y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Mantenimiento 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica por el cual una parte se obliga a prestar el servicio de mantenimiento sobre un equipo fiacutesico o loacutegico a cambio de un precio que la otra parte el cliente se compromete a pagar
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de talento humano apoyo a la gestioacuten de la entidad
Invitacioacuten puacuteblica y publicacioacuten (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Repuesta a las observaciones
Publicacioacuten de las respuestas a las observaciones (SECOP)
Adendas y publicacioacuten (SECOP)
Acta de cierre Publicacioacuten (SECOP)
Evaluacioacuten y publicacioacuten(SECOP)
Subsanes
Propuesta econoacutemica
Propuesta ganadora
Contrato y publicacioacuten (SECOP)
Registro presupuestal
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informe del contratista
Certificado del supervisor
Fotocopias pago EPS pensioacuten
Comprobante de pago de tesoreriacutea
Informe final supervisioacuten
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten del IDRD
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
y Normativa de la Entidad 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de
octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Obras de Construccioacuten de Parques 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales para la construccioacuten mantenimiento instalacioacuten y otros trabajos materiales sobre bienes inmuebles en este caso parques Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993 con una persona natural o juriacutedica
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Ficha teacutecnica de bien o servicio a contratar
Anaacutelisis de garantiacuteas a solicitar
Descripcioacuten de la necesidad a satisfacer
Presupuesto oficial yo anaacutelisis de precios
Anaacutelisis de mercado
Memorando de aprobacioacuten o devolucioacuten de estudio de mercado
Anaacutelisis de riesgos
Asignacioacuten grupo evaluador
Aviso de convocatoria
Proyecto de pliego ajustado
Publicacioacuten convocatoria (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuestas a las observaciones
Acto e apertura o Resolucioacuten de apertura
Publicacioacuten de la apertura (SECOP)
Pliegos definitivos y publicacioacuten (SECOP)
Acta de audiencia de asignacioacuten de riesgos
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Aclaraciones a los pliegos definitivos
Publicacioacuten en el (SECOP)
Postulante de proponentes (Seleccioacuten Abreviada)
Manifestacioacuten de intereacutes en participar
Sorteo de proponentes (Seleccioacuten Abreviada)
Presentacioacuten de observaciones
Respuestas a las observaciones
Adendas y (publicacioacuten SECOP)
Acta de cierre del proceso y publicacioacuten (SECOP)
Evaluacioacuten preliminar y publicacioacuten (SECOP)
Comunicados oficiales
Subsanes y observaciones
Respuestas a las observaciones
Publicacioacuten de las respuestas a las observaciones (SECOP)
Evaluacioacuten definitiva
Publicacioacuten de la evaluacioacuten (SECOP)
Resolucioacuten de adjudicacioacuten
Publicacioacuten de la resolucioacuten (SECOP)
Acta de audiencia de adjudicacioacuten
Publicacioacuten del acta de audiencia (SECOP)
Propuesta econoacutemica ganadora
Propuesta ganadora
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Registro presupuestal
Garantiacuteas
Comunicacioacuten interna informando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informes
Entrada al almaceacuten (compraventa yo suministro) Informe final de supervisioacuten
Acta de liquidacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total y Medio Tecnoloacutegico 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Manual de Contratacioacuten - Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Prestacioacuten de Servicios (Persona Natural o
Juriacutedica) 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con personas naturales o juriacutedicas con el objeto de realizar actividades relacionadas con la administracioacuten o funcionamiento de una entidad puacuteblica Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993
22 Tipos Documentales Memorando de solitud del proceso
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuesta
Certificado de talento humano (apoyo a la gestioacuten de la entidad)
Verificacioacuten perfil personas naturales
Entrevista de verificacioacuten perfil personas naturales
Formato uacutenico de hoja de vida
Declaracioacuten de bienes y rentas
Fotocopia de los tiacutetulos
Fotocopias de los certificados de experiencia e idoneidad
Registro de informacioacuten tributaria RIT
Registro uacutenico tributario RUT
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea o extranjeriacutea (persona natural)
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal (persona juriacutedica)
Fotocopia libreta militar (hombres)
Copia de la tarjeta profesional
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Afiliacioacuten al sistema de salud y pensioacuten
Certificacioacuten bancaria
Certificado de existencia y representacioacuten legal (persona juriacutedica)
Autorizacioacuten Junta de socios (persona juriacutedica)
Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Registro presupuestal
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Garantiacuteas (aprobadas)
comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de Inicio
Informes del Contratista
Certificado del supervisor
Pago de EPS PENSIOacuteN ARP (fotocopias)
Comprobante de pago de tesoreriacutea 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 2212149
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Prestacioacuten de Servicios Artiacutesticos (Persona Natural
o Juriacutedica) 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con personas naturales o juriacutedicas con el objeto de realizar actividades relacionadas con el objeto social de la entidad en este caso servicios artiacutesticos Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993
22 Tipos Documentales
Memorando de solitud del proceso
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de talento humano (apoyo a la gestioacuten de la entidad)
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Verificacioacuten perfil personas naturales
Entrevista de verificacioacuten perfil personas naturales
Formato uacutenico de hoja de vida
Declaracioacuten de bienes y renta
Fotocopia de los tiacutetulos
Fotocopias de los certificados de experiencia e idoneidad
Registro de informacioacuten tributaria RIT
Registro uacutenico tributario RUT
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea o extranjeriacutea (persona natural)
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal (persona juriacutedica)
Fotocopia libreta militar (hombres)
Copia de la tarjeta profesional Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Afiliacioacuten al sistema de salud y pensioacuten
Certificacioacuten bancaria Certificado de existencia y representacioacuten legal (persona juriacutedica)
Autorizacioacuten Junta de socios (persona juriacutedica)
Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Registro presupuestal Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna legalizando del contrato
Acta de Inicio
Informes del contratista
Pago de EPS PENSIOacuteN ARP (fotocopias)
Comprobante de pago de tesoreriacutea 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Normativa de la Entidad 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de
octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 2212149
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Suministro 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica en el cual una parte se obliga a cambio de una contraprestacioacuten a cumplir en favor de otra en forma independiente prestaciones perioacutedicas o continuadas de cosas o servicios Artiacuteculo 968 del Decreto 410 de 1971
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Certificado de talento humano apoyo a la gestioacuten de la entidad
Invitacioacuten puacuteblica y publicacioacuten (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Repuesta a las observaciones
Publicacioacuten de las respuestas a las observaciones (SECOP)
Adendas y publicacioacuten (SECOP)
Acta de cierre Publicacioacuten (SECOP)
Evaluacioacuten y publicacioacuten(SECOP)
Subsanes
Propuesta econoacutemica
Propuesta ganadora
Contrato y publicacioacuten (SECOP)
Registro presupuestal
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informe del contratista
Certificado del supervisor
Fotocopias pago EPS pensioacuten
Comprobante de pago de tesoreriacutea
Informe final supervisioacuten
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Convenio de Asociacioacuten de Deportes -Parques 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado como convenio de asociacioacuten deportiva para intervenir parques en una localidad de la ciudad en el que se establecen los teacuterminos las obligaciones y compromisos de las partes se pueden suscribir con una persona natural o juriacutedica
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de la Subdireccioacuten de regulacioacuten y persona juriacutedica de la Direccioacuten de Regulacioacuten y control de la Secretariacutea Distrital de Cultura Recreacioacuten y Deporte de la Alcaldiacutea Mayor (aplica a las ligas deportivas)
Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio
Resolucioacuten de reconocimiento deportivo (ente deportivo)
Propuesta del proyecto o actividad
Reconocimiento de la persona juriacutedica (entidad sin (aacutenimo de lucro)
Formato uacutenico de hoja de vida (persona juriacutedica sin aacutenimo de lucro)
Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal
Certificaciones de experiencia
Antecedentes Personeriacutea
Fotocopia del RUT
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Fotocopia del RIT Autorizacioacuten Secretariacutea y Cultura Recreacioacuten y Deporte
Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales
Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio (uacuteltimos 3 antildeos gravables)
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Copias estatutos
Comunicacioacuten interna autorizando celebrar contrato
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Registro presupuestal
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informes
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total ndash Medio Tecnoloacutegico 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 22121411
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Convenio de Cooperacioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra el acuerdo de voluntades suscrito entre
instituciones en este caso entre el Instituto Distrital de Recreacioacuten y una institucioacuten de otro paiacutes u organismo internacional en el que se establecen los teacuterminos o bases de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
cooperacioacuten interinstitucional y las obligaciones y compromisos de las partes
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio
Resolucioacuten de reconocimiento deportivo (ente deportivo)
Propuesta del proyecto o actividad
Reconocimiento de la persona juriacutedica (entidad sin aacutenimo de lucro) Formato uacutenico de hoja de vida (persona juriacutedica sin aacutenimo de lucro)
Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal
Certificaciones de experiencia
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Registro uacutenico tributario RUT
Registro de informacioacuten tributaria RIT
Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales
Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio uacuteltimos 3 antildeos gravables
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Copias estatutos
Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Registro Presupuestal
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informes
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total ndash Medio Tecnoloacutegico 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Vinculacioacuten al Acuerdo 0782002 y 3522008 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten de exenciones de impuesto de industria y comercio avisos y tableros para contribuyentes que contraten con el Distrito el mantenimiento administracioacuten o inversioacuten en parques la explotacioacuten y recursos para los mismos usos y veeduriacuteas para su administracioacuten adecuada
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio
Resolucioacuten de reconocimiento deportivo (ente deportivo)
Propuesta del proyecto o actividad
Reconocimiento de la persona juriacutedica (entidad sin aacutenimo de lucro)
Formato uacutenico de hoja de vida (persona juriacutedica sin aacutenimo de lucro)
Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal
Certificaciones de experiencia
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Registro uacutenico tributario RUT
Registro de informacioacuten tributaria RIT
Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales
Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio uacuteltimos 3 antildeos gravables
76
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Copias estatutos
Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Registro presupuestal
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informe
Acta de liquidacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten IDRD y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 22121411 Colombia CONCEJO DE BOGOTA DC ACUERDO 078 DEL 2002 Dicta disposiciones para la sostenibilidad de parques en el Distrito Capital define el sistema de parques del distrito la exencioacuten al impuesto de industria y comercio avisos y tableros para contribuyentes que contraten con el Distrito el mantenimiento administracioacuten o inversioacuten en parques la explotacioacuten y recursos para los mismos usos y veeduriacuteas para
su administracioacuten adecuada Art 1 a 10 Vigencia Art 11 43 Fecha (s) de la
descripcioacuten (es) 01102018
24 Dependencia SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA AGRUPACION DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Transferencias Documentales Secundarias 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra el proceso de las Transferencias
Documentales Secundarias realizadas por la Entidad hacia el
77
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Archivo Distrital resultado de la aplicacioacuten y disposiciones finales registradas para series y subseries en las Tablas de Retencioacuten Documental adoptadas y lo dispuesto el Decreto 1515 de 2013
22 Tipos Documentales Acta de transferencia secundaria
Inventario de registros de la documentacioacuten a transferir 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final E Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Normativa de la Entidad 42 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 de
2000 consagra en su artiacuteculo 4deg literal a) Fines de los archivos El objetivo esencial es el de disponer de la documentacioacuten organizada en tal forma que la informacioacuten institucional sea recuperable para uso de la Administracioacuten en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 de julio 14 de 2000 ldquoPor medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Decreto 1515 de 2013 ldquopor el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histoacuterico al Archivo General de la Nacioacuten a los archivos generales de los entes territoriales helliprdquo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 ldquoPor el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivosrdquo Archivo General de la Nacioacuten
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Consecutivo de Comunicaciones Oficiales Enviadas 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Copias de las comunicaciones oficiales enviadas que
conforman un consecutivo en razoacuten del nuacutemero de radicacioacuten y se administran en el aacuterea de Correspondencia o quien haga sus veces Artiacuteculo 11 Acuerdo 060 de 2001
22 Tipos Documentales Copia de las Comunicaciones Oficiales 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 Antildeos 32 Disposicioacuten Final E Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Acuerdo 060 de 2001
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060
78
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
(30 de octubre de 2001) por el cual se establecen pautas para la administracioacuten de las comunicaciones oficiales en las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas Bogotaacute 2001
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informes
Anexos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final CT Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes Archivo General de la Nacioacuten- AGN 42 Reglas o Normas CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la
cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten Documental 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que refleja de manera ejecutiva los datos
estadiacutesticos de los avances obtenidos en cada una de las actividades desarrolladas por el grupo durante los diferentes periodos
22 Tipos Documentales Informes Estadiacutesticos de los servicios prestados
Informes perioacutedicos de gestioacuten del aacuterea de gestioacuten documental
79
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final CT Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=1
70830 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005
Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Cuadro de Clasificacioacuten Documental - CCD
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Instrumento archiviacutestico que refleja la Jerarquizacioacuten dada a la
documentacioacuten producida por la entidad por medio de secciones subsecciones series y subseries Cartilla de Clasificacioacuten Documental 2001 Paacutegina 22 AGN
22 Tipos Documentales Cuadro de clasificacioacuten Documental
Anexos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final E Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Cartilla de Clasificacioacuten Documental
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 20105 Articulo 28258 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 027 (31 de octubre de 2006) Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994 Bogotaacute 2006 Articulo 1
80
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 5 (15 de marzo de 2014) Por el cual se establecen los criterios baacutesicos para la clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten de los archivos en las entidades puacuteblicas y privadas que cumplen funciones puacuteblicas y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Inventarios Documentales Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Instrumento archiviacutestico de control y recuperacioacuten que describe de
manera exacta y precisa las series subseries yo asuntos de los documentos que se encuentran en el archivo central dispuestos en un Formato Uacutenico de Inventario Documental -FUID de conformidad a las series y asuntos definidos en las Tablas de Retencioacuten Documental -TRD de cada dependencia
Tipos Documentales Inventario de Registros Documentales
Inventario
0documental Archivo Central (base de datos) AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 9 antildeos Disposicioacuten Final MT Microfilmacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLCIA Decreto 2609 de 2012
en el artiacuteculo 8 establece como instrumentos archiviacutesticos Cuadro de Clasificacioacuten Documental Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Artiacuteculo 28258 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio del 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 42 (31 de octubre de 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organizacioacuten de los archivos de gestioacuten en las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas se regula el Inventario uacutenico Documental y se desarrollan los artiacuteculos 21 22 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 027 (31 de octubre de 2006) Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994 Bogotaacute 2006 Artiacuteculo 1
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
Tiacutetulo Inventarios Documentales para Eliminar Nivel de Descripcioacuten Subserie
81
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Instrumento archiviacutestico de control y recuperacioacuten que describe de
manera exacta y precisa las series subseries yo asuntos de los documentos que se han seleccionado para eliminacioacuten en el archivo central dispuestos en un Formato Uacutenico de Inventario Documental -FUID de conformidad con el tiempo de retencioacuten definido en las Tablas de Retencioacuten Documental -TRD
Tipos Documentales Acta de comiteacute de archivo aprobando la eliminacioacuten
Comunicacioacuten oficial informando la eliminacioacuten de las Series en el Archivo de Gestioacuten
Inventario de registros documentales de las series a eliminar
Comunicacioacuten oficial entregando la documentacioacuten al responsable del PIGA
Certificacioacuten de eliminacioacuten AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten Antildeos Disposicioacuten Final Microfilmacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLCIA Decreto 2609 de 2012
en el artiacuteculo 8 establece como instrumentos archiviacutesticos Cuadro de Clasificacioacuten Documental Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Artiacuteculo 28258 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio del 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 42 (31 de octubre de 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organizacioacuten de los archivos de gestioacuten en las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas se regula el Inventario uacutenico Documental y se desarrollan los artiacuteculos 21 22 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 027 (31 de octubre de 2006) Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994 Bogotaacute 2006 Artiacuteculo 1
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Tabla de Retencioacuten Documental Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Agrupacioacuten documental en la que se conservan los documentos
mediante los cuales se registra la elaboracioacuten actualizacioacuten y traacutemite de convalidacioacuten de las Tablas de Retencioacuten Documental que registran los documentos producidos por la entidad acorde a su estructura orgaacutenico funcional y las funciones dadas a cada dependencia definidas en la TRD como series subseries yo asuntos
Tipos Documentales Solicitud de elaboracioacuten o actualizacioacuten de TRD del aacuterea
82
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Tabla de Retencioacuten Documental
Comunicacioacuten Oficial remitiendo las TRD para convalidacioacuten al ADB
Acuerdo del Consejo Distrital de Archivos convalidacioacuten de las TRD
Acto administrativo adoptando la TRD el Cuadro de Clasificacioacuten Documental
AacuteREA DE VALORACIOacuteN Tiempo de Retencioacuten 20 Antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD ndash COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Mini-Manual Tablas de Retencioacuten Documental y Transferencias Secundarias Imprenta Nacional de Colombia Bogotaacute 2001
Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 2013 Art 28258 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Artiacuteculo 24 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 004 (13 de marzo de 2013) Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten e implementacioacuten de las Tablas de Retencioacuten Documental y las Tablas de Valoracioacuten Documental Bogotaacute 2013
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Planilla de Entrega Correo Certificado Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento que permiten certificar la entrega de comunicaciones
oficiales de salida al operador asiacute como las entregas o devoluciones de las mismas en la modalidad de certificada por la empresa de mensajeriacutea
Tipos Documentales Planilla de Despacho de la Comunicacioacuten
Guiacutea de Recibido
Planilla de Comunicaciones devueltas AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD - Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de
2001 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
83
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Planilla de Entrega de Correo (Mensajeriacutea) Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Planillas control que registran las comunicaciones oficiales entregadas
por la empresa de mensajeriacutea Tipos Documentales Planilla
Guiacutea de recibo
Planilla de comunicaciones devueltas AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD - Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de
2001 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Planilla de Entrega de Comunicaciones Oficiales (Direccionamiento
por ORFEO) Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Planillas utilizadas como controles manuales o automatizados que
permiten certificar la recepcioacuten de los documentos por parte de los funcionarios competentes y dispondraacuten de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas
Tipos Documentales Planilla (Orfeo) AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 3 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD- Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de
2001 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN La Ley 594 de 2000 Articulo 22 Procesos Archiviacutesticos Establece que la gestioacuten de documentos dentro del concepto de Archivo Total comprende procesos tales como la produccioacuten o recepcioacuten la distribucioacuten la consulta la organizacioacuten la recuperacioacuten y la disposicioacuten final de los documentos
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
84
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
Tiacutetulo Registros de Control de Comunicaciones Oficiales enviadas Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
Alcance y Contenido Formato utilizado por el Aacuterea de Archivo y Correspondencia para distribuir las comunicaciones oficiales de los usuarios internos y externos del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deportes Este documento consolida el reporte registros de salida del aplicativo ORFEO
Tipos Documentales Planilla
Reporte base de datos ORFEO AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de
2001 Artiacuteculos 3 5 8 10 11 y 12 Sobre las unidades de correspondencia radicacioacuten y control de las comunicaciones recibidas y enviadas
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Registros de Control de Comunicaciones Oficiales Recibidas Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Formato que sirve de control para reportar de manera estadiacutestica el
total de las comunicaciones oficiales radicadas en el sistema de correspondencia SGD Orfeo
Tipos Documentales Reporte de Base de Datos ORFEO AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 3 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD- Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA Artiacuteculo 15 Paacuterrafo 3 La
correspondencia y demaacutes formas de comunicacioacuten privada son inviolables Soacutelo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial en los casos y con las formalidades que establezca la ley Reforma Acto Legislativo 02 de 2003 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 2150 de 1995 Artiacuteculos 1 11 y 32 Supresioacuten de autenticacioacuten de documentos originales y uso de sellos ventanilla uacutenica Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de 2001 Artiacuteculos 3 5 8 10 11 y 12 Sobre las unidades de correspondencia radicacioacuten y control de las comunicaciones recibidas
85
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
y enviadas Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PREacuteSTAMOS DOCUMENTALES
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo PREacuteSTAMOS DOCUMENTALES Nivel de Descripcioacuten Serie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Formato control de preacutestamo que registra de manera cronoloacutegica las
consultas y preacutestamos generados por todas las aacutereas del IDRD ya que todas deben atender consulta preacutestamo y entrega de documentos a usuarios internos con el fin de satisfacer las necesidades de informacioacuten de los usuarios realizando seguimiento y control a los prestamos efectuados en los archivos institucionales del nivel central
Tipos Documentales Solicitud de consulta y preacutestamo de documentos
Formato de Preacutestamo de documentos AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes Archivo General de la Nacioacuten -AGN Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 027 de
2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Artiacuteculo 27 Acceso y consulta de los documentos Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos puacuteblicos y a que se les expida copia de los mismos siempre que dichos documentos no tengan caraacutecter reservado conforme a la Constitucioacuten o a la ley
Las autoridades responsables de los archivos puacuteblicos y privados garantizaraacuten el derecho a la intimidad personal y familiar honra y buen nombre de las personas y demaacutes derechos consagrados en la Constitucioacuten y las leyes
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Transferencias Documentales Primarias Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido
Registro del proceso teacutecnico administrativo y legal mediante el cual se trasladan los documentos del archivo de gestioacuten al central seguacuten los tiempos de retencioacuten establecidos en la tabla de retencioacuten documental Decreto 1080 de 2015 Artiacuteculo 28293
Tipos Documentales Cronograma de Transferencias documentales
86
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten oficial enviando el cronograma de Transferencia
Inventario de Registros Documentales de la Transferencia primaria
Acta de Transferencia AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Mini-Manual Tablas de Retencioacuten Documental y Transferencias
Secundarias Bogotaacute 2001 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de
2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 2015 Titulo II capitulo IX Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 042 (31 de octubre de 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organizacioacuten de los archivos de gestioacuten de las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas se regula el Inventario uacutenico Documental y se desarrollan los artiacuteculos 21 22 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 Bogotaacute 2002
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Transferencias Documentales Secundarias Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento que registra el proceso teacutecnico administrativo y legal
mediante el cual se trasladan los documentos del archivo central del IDRD al archivo histoacuterico del Archivo de Bogotaacute yo Archivo General de la Nacioacuten seguacuten aplique el caso de acuerdo a los tiempos de retencioacuten establecidos en las tablas de retencioacuten documental o tablas de valoracioacuten documental Artiacuteculo 28293 del Decreto 1080 de 2015
Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial enviada solicitando la trasferencia secundaria
Inventario analiacutetico de transferencia secundaria
Acta de Transferencia al Archivo de Bogotaacute AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten con microfilmacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Mini-Manual Tablas de Retencioacuten Documental y Transferencias Secundarias Bogotaacute 2001
Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de
87
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 2015 Titulo II capitulo IX Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 042 (31 de octubre de 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organizacioacuten de los archivos de gestioacuten de las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas se regula el Inventario uacutenico Documental y se desarrollan los artiacuteculos 21 22 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 Bogotaacute 2002
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
3 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 31 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - TALENTO HUMANO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comisioacuten de Personal
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra los debates la votacioacuten los temas tratados y las decisiones acordadas y acordados por la Comisioacuten de Personal en razoacuten a las funciones establecidas en el Artiacuteculo 16 de la Ley 909 de 2004 y el artiacuteculo 22 1881 del Decreto 1083 de 2015
22 Tipos Documentales Acta de reunioacuten de la comisioacuten de personal
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1567 de 1998 por el cual se crean (sic) el sistema nacional de capacitacioacuten y el sistema de estiacutemulos para los empleados del Estado Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo puacuteblico la carrera administrativa gerencia puacuteblica y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 2539 De 2005 por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos puacuteblicos de los distintos niveles jeraacuterquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de 2005 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 4665 de 2007 por el cual se adopta la actualizacioacuten del Plan Nacional de Formacioacuten y Capacitacioacuten para los Servidores Puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1083 de
88
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones
Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1228 de 2005 Por el cual se reglamenta el artiacuteculo 16 de la Ley 909 de 2004 sobre las Comisiones de Personal Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4567 de 2011 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y Decreto-ley 770 de 2005 Decreto Ley 760 de 2005 ldquoPor el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisioacuten Nacional del Servicio Civil para el cumplimiento de sus funcionesrdquo Acuerdo No 512 de 2014 ldquoPor el cual se reglamenta la atencioacuten del derecho de peticioacuten y las quejas al interior de la Comisioacuten Nacional del Servicio Civil - CNSCrdquo Acuerdo No 137 de 2010 ldquoPor el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluacioacuten del Desempentildeo Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en Periacuteodo de Pruebardquo Criterio Unificado Comisiones de Personalrdquo Ponente Comisionado Carlos Humberto Moreno Bermuacutedez Fecha 10 de abril de 2014
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ELECCIONES DE LA COMISIOacuteN DE PERSONAL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ELECCIONES DE LA COMISIOacuteN DE PERSONAL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el proceso de eleccioacuten de los representantes de los empleados elegidos por periacuteodos de dos (2) antildeos para la comisioacuten de personal conforme lo dispone el artiacuteculo 4ordm del Decreto No 1228 de 2005
22 Tipos Documentales Acto administrativo de conformacioacuten de la Comisioacuten de Personal
Convocatoria a la eleccioacuten de la Comisioacuten de personal
Proacuterroga de la convocatoria a la eleccioacuten de la Comisioacuten de personal
Lista de aspirantes inscritos para la eleccioacuten de la comisioacuten de personal
Lista de candidatos inscrito para la eleccioacuten de la comisioacuten de personal
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten a los jurados
Acta de apertura de la mesa
Acta de escrutinio general
Comunicacioacuten oficial de la conformacioacuten de la comisioacuten de personal
89
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Cartilla de la Comisioacuten de Personal- de la Funcioacuten Publica
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto No 1228 de 2005 por el cual se reglamenta el artiacuteculo 16 de la Ley 909 de 2004 sobre las Comisiones de Personal Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el Empleo Puacuteblico la Carrera Administrativa la Gerencia Puacuteblica y se dictan otras disposiciones ldquoArtiacuteculo 16 Las Comisiones de Personalrdquo Decreto Ley 760 de 2005 ldquoPor el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisioacuten Nacional del Servicio Civil para el cumplimiento de sus funcionesrdquo Acuerdo No 512 de 2014 ldquoPor el cual se reglamenta la atencioacuten del derecho de peticioacuten y las quejas al interior de la Comisioacuten Nacional del Servicio Civil - CNSCrdquo Acuerdo No 137 de 2010 ldquoPor el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluacioacuten del Desempentildeo Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en Periacuteodo de Pruebardquo Criterio Unificado Comisiones de Personalrdquo Ponente Comisionado Carlos Humberto Moreno Bermuacutedez Fecha 10 de abril de 2014
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
14102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL HISTORIAS LABORALES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo HISTORIAS LABORALES
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento de acceso y manejo reservado por parte de los funcionarios de Talento Humano en donde se conservan cronoloacutegicamente todos los documentos de caraacutecter administrativo relacionados con el viacutenculo laboral que se establece entre el funcionario y la entidad
22 Tipos Documentales Certificado de disponibilidad presupuestal
Resolucioacuten Listas de elegibles
Formato Uacutenico de Hoja de Vida
Ceacutedula de ciudadaniacutea
Libreta militar
Certificado de antecedentes disciplinarios y Judiciales
Declaracioacuten de bienes y rentas
Tarjeta profesional
Certificados de Educacioacuten Formal
Certificacioacuten de Experiencia laboral
Examen meacutedico de ingreso
Convocatoria puacuteblica (si aplica)
Comunicacioacuten oficial autorizando los nombramientos
90
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
provisionales
Comunicacioacuten Oficial solicitando proacuterroga del teacutermino de duracioacuten del nombramiento provisional Comunicacioacuten Oficial autorizando la proacuterroga del nombramiento provisional
Resolucioacuten Nombramiento o Contrato de Trabajo
Notificacioacuten de nombramiento o Contrato de Trabajo
Aceptacioacuten nombramiento
Acta de posesioacuten nombramiento
Comunicacioacuten de funciones
Afiliacioacuten a EPS
Afiliacioacuten a EPL
Afiliacioacuten a fondo de Pensiones
Afiliacioacuten a cesantiacuteas
Afiliacioacuten a caja de compensacioacuten
Registro civil de nacimiento de los hijos
Registro de matrimonio
Declaracioacuten extrajuicio de convivencia
Certificacioacuten del banco de apertura de cuenta
Certificacioacuten de Educacioacuten no Formal
Comunicacioacuten de capacitaciones
Comunicacioacuten de salud ocupacional
Solicitud de inscripcioacuten en carrera administrativa
Inscripciones en escalafoacuten de carrera administrativa
Acuerdos de Gestioacuten y Evaluacioacuten de Desempentildeo
Recursos
Incentivo carrera administrativa
Prima Teacutecnica
Resolucioacuten licencia remunerada
Resolucioacuten licencia no remunerada
Resoluciones de encargo y Resoluciones de proacuterroga de encargos
Comunicacioacuten Encargo y proacuterrogas de encargo
Acta de posesioacuten Encargo y Comisioacuten
Resolucioacuten terminacioacuten de encargo
Comunicacioacuten terminacioacuten de encargo
Resolucioacuten de Traslado
Comunicacioacuten de Traslado
Resoluciones de comisioacuten
Informe de la Comisioacuten
Constancias de entrega de dotaciones
Permisos
Citacioacuten para ser jurados de votacioacuten en elecciones por votacioacuten popular
Permisos por participacioacuten electoral
Certificaciones laborales
Procesos disciplinarios y Sanciones
Fallos y Sentencias
Concepto Servicio Civil
Concepto Hacienda
Resolucioacuten Creacioacuten de cargo
Resolucioacuten Reintegro
91
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten Reintegro
Acta Reintegro
Resolucioacuten Pago Sentencia Judicial
Resolucioacuten liquidacioacuten Aportes Salud y Pensioacuten
Resolucioacuten liquidacioacuten Aportes Parafiscales
Resoluciones de vacaciones
Resoluciones cesantiacuteas parciales
Compensatorios
Incapacidades
Bonificaciones
Certificado para la disminucioacuten de la base de retencioacuten en la fuente por concepto de educacioacuten
Certificado para disminucioacuten de la base de retencioacuten en la fuente por concepto de obligacioacuten hipotecaria
Quinquenios
Preacutestamos de vivienda
Tarjetas de devengos
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten de la modificacioacuten supresioacuten incorporacioacuten y otros
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten de la modificacioacuten supresioacuten incorporacioacuten y otros
Resolucioacuten de reconocimiento de la pensioacuten por jubilacioacuten
Comunicacioacuten oficial renunciando al cargo por jubilacioacuten
Resolucioacuten de aceptacioacuten de renuncia del funcionario por reconocimiento de pensioacuten por jubilacioacuten
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten de la Resolucioacuten de aceptacioacuten de renuncia del funcionario por reconocimiento de pensioacuten por jubilacioacuten
Resolucioacuten de reconocimiento de la pensioacuten por invalidez
Comunicacioacuten oficial renunciando al cargo por invalidez
Resolucioacuten de aceptacioacuten de renuncia del funcionario por reconocimiento de pensioacuten por invalidez
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten de la Resolucioacuten de aceptacioacuten de renuncia del funcionario por reconocimiento de pensioacuten por invalidez
Certificado de defuncioacuten
Resolucioacuten de vacancia definitiva por fallecimiento del titular
Comunicacioacuten Oficial de Renuncia Voluntaria
Resolucioacuten aceptacioacuten de renuncia voluntaria
Comunicacioacuten Aceptacioacuten de Renuncia Voluntaria
Resolucioacuten prestaciones sociales
Resolucioacuten insubsistencia
Acta de entrega
Examen meacutedico de retiro
Informe de Gestioacuten
Declaracioacuten de Bienes y Rentas de retiro
Comunicacioacuten oficial de solicitud de certificacioacuten de informacioacuten laboral para la emisioacuten de bono pensional
92
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Certificado de bono laboral para la emisioacuten de bono pensional
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 80 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes RUGELES Antonio La Historia Laboral como parte de la gestioacuten del talento humano En SEMINARIO NACIONAL SEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 82001 Bogotaacute DC) Memorias del Seminario del Sistema Nacional de Archivos Bogotaacute Editores Graacuteficos Colombia Ltda 2003 P165
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 190 de 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administracioacuten puacuteblica y se fija disposiciones con el fin de erradicar la corrupcioacuten administrativa Bogotaacute 1995 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 443 de 1998 Por la cual se expiden normas sobre carrera administrativa y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 1998 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y el funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 1998 Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO Decreto Ley 2663 de 1950 Sobre Coacutedigo Sustantivo del Trabajo Bogotaacute 1950 Artiacuteculo 264 Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector del Sector Trabajo Bogotaacute 2015 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Y ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN- Circular 004 de 2003 Organizacioacuten de las Historias Laborales Bogotaacute 2003 Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblica Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23102018
311 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - TALENTO HUMANO - DESARROLLO HUMANO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas del Comiteacute Paritario de Salud Ocupacional - (COPASO)
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento en el que se relacionan los temas tratados y acordados en una reunioacuten por el Comiteacute Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo en razoacuten a las funciones establecidas
93
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
en al Artiacuteculo 11 de la Resolucioacuten 02013 de 1986
22 Tipos Documentales Acta del comiteacute Paritario de salud Ocupacional
Acto administrativo de convocatoria para elecciones de representantes del Comiteacute paritario de salud ocupacional
Lista de aspirantes inscritos para eleccioacuten del COPASO
Comunicacioacuten de divulgacioacuten de la lista de candidatos inscritos al copaso
Lista general de votantes y jurados publicada
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten a los jurados
Acta de instalacioacuten de la mesa
Lista general de votantes
Votos
Acta de cierre de la mesa
Acta de escrutinio con nuacutemero total de sufragantes
Actas de escrutinio con nuacutemero de votos depositados por mesa
Acta de escrutinio con nuacutemero de votos a favor de cada candidato
Actas de escrutinio general
Acto administrativo de conformacioacuten del COPASO
Comunicacioacuten oficial convocando a los miembros del Comiteacute Paritario de Salud Ocupacional
Acta de conformacioacuten del Comiteacute Paritario de Salud Ocupacional -
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1562 de 2012 Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Trabajo Capiacutetulo 6 Artiacuteculo 224612 Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL Y MINISTERIO DE SALUD Resolucioacuten 2013 de 1986 Por la cual se reglamenta la organizacioacuten y funcionamiento de los Comiteacutes de Medicina Higiene y Seguridad industrial en los lugares de Trabajo Colombia MINISTERIO DE TRABAJO Decreto 1443 de 2014 Por el cual se dictan disposiciones para la implementacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Seguridad y Salud en el Trabajo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10 102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informe de Evaluacioacuten de las Actividades de Salud Ocupacional
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
94
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene los reportes de los accidentes de trabajo que han sido comunicados al aacuterea y los traacutemites correspondientes para cada caso en cumplimiento con la resolucioacuten 1406
22 Tipos Documentales Informe de evaluacioacuten de las actividades de salud ocupacional
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1562 de 2012 Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Trabajo Capiacutetulo 6 Artiacuteculo 224612 Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL Y MINISTERIO DE SALUD Resolucioacuten 2013 de 1986 Por la cual se reglamenta la organizacioacuten y funcionamiento de los Comiteacutes de Medicina Higiene y Seguridad industrial en los lugares de Trabajo Colombia MINISTERIO DE TRABAJO Decreto 1443 de 2014 Por el cual se dictan disposiciones para la implementacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Seguridad y Salud en el Trabajo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informe de Evaluacioacuten de las Actividades para Mitigar el Riesgo
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene la deteccioacuten de peligros aspectos y valoracioacuten de riesgos reales y potenciales aceptables y no aceptables al inicio y durante las actividades presentes o futuras en actividades rutinarias y no rutinarias cuando haya modificaciones sustanciales en la ejecucioacuten de los servicios o cuando se desarrollen actividades o cambios de tecnologiacutea cuyo riesgo no haya sido evaluado e impliquen cambio en las condiciones de salud seguridad y medio ambiente
22 Tipos Documentales Informe de evaluacioacuten de las actividades para mitigar el riesgo
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIOacuteN DE LA MATRIZ
DE IDENTIFICACION DE PELIGROS Y RIESGOS - IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 1562 de 2012
95
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se
dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional Colombia MINISTERIO DE PROTECCIOacuteN SOCIAL Resolucioacuten 1401 de 2007 Por la cual se reglamenta la investigacioacuten de incidentes y accidentes de trabajo ISO 3100 Gestioacuten del Riesgo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes Finales de Ejecucioacuten del Plan de Capacitacioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene la Evaluacioacuten realizada de acuerdo al procedimiento ldquoCapacitacioacuten y Formacioacutenrdquo correspondiente al Proceso ldquoGestioacuten del Talento Humanordquo que evaluoacute el Plan Institucional de Capacitacioacuten teniendo en cuenta las necesidades presentadas por las diferentes dependencias el contra lo programado y lo ejecutado
22 Tipos Documentales NA
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total y Medio Teacutecnico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1567 de 1998 por el cual se crean (sic) el sistema nacional de capacitacioacuten y el sistema de estiacutemulos para los empleados del Estado Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Ley 909 de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo puacuteblico la carrera administrativa gerencia puacuteblica y se dictan otras disposiciones Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 2539 De 2005 por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos puacuteblicos de los distintos niveles jeraacuterquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de 2005 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 4665 de 2007 por el cual se adopta la actualizacioacuten del Plan Nacional de Formacioacuten y Capacitacioacuten para los Servidores Puacuteblicos Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
96
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Tiacutetulo Informes Finales de Ejecucioacuten del Programa de Bienestar Social
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que consolida las actividades realizadas con el personal para motivar el desempentildeo eficaz y el compromiso de los empleados de una entidad Artiacuteculo 22101 del Decreto 1083 de 2015
22 Tipos Documentales Informe Final de ejecucioacuten del Programa de Bienestar Social
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblicardquo Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto Ley 1567 de 1998 Por el cual se crea el Sistema Nacional de Capacitacioacuten y el Sistema de Estiacutemulos para los empleados del Estado junto con las poliacuteticas de Bienestar Social orientados a la planeacioacuten ejecucioacuten y evaluacioacuten de Programas y Proyectos que den respuesta a las necesidades de los funcionarios para su identificacioacuten y compromiso con la misioacuten y la visioacuten institucional Adicionalmente en su capiacutetulo II Articulo 19 define ldquoLas Entidades Puacuteblicas que se rigen por las disposiciones contenidas en el presente Decreto ndash Ley estaacuten en la obligacioacuten de organizar anualmente para sus empleados programas de bienestar social e incentivosrdquo Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Ley 909 de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo puacuteblico la carrera administrativa gerencia puacuteblica y se dictan otras disposiciones paraacutegrafo del Artiacuteculo 36
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes Finales de Ejecucioacuten del Programa de Incentivos
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento consolidado del programa de incentivos que relaciona las bonificaciones adicionales al pago del sueldo base Cuando un empleado cumple con las metas establecidas en el plan de incentivos laborales recibe un premio o recompensa por ello
22 Tipos Documentales Informe Final de ejecucioacuten del Programa de Incentivos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
97
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblicardquo artiacuteculo 221010 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto Ley 1567 de 1998 Por el cual se crean el Sistema Nacional de Capacitacioacuten y el sistema de estiacutemulos para los empleados del Estado Capitulo II Articulo 19
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE RECOLECCIOacuteN DE INFORMACIOacuteN
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo INSTRUMENTOS DE RECOLECCIOacuteN DE INFORMACIOacuteN
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Formato que consolida las necesidades de capacitacioacuten de intereacutes comuacuten y los temas solicitados por los funcionarios de las diferentes aacutereas
22 Tipos Documentales Documento de recoleccioacuten de necesidades de capacitacioacuten
Documento de recoleccioacuten de necesidades de Bienestar Social
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Planes de Capacitacioacuten de Personal
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento en el que se planean las acciones de capacitacioacuten y formacioacuten que facilitan el desarrollo de competencias el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidos en una entidad puacuteblica
22 Tipos Documentales Plan de Capacitacioacuten
Acta de comisioacuten de personal (aval del plan de capacitacioacuten)
Documento de induccioacuten Provisional ndash Ingreso
98
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Resolucioacuten adopta Plan de Capacitacioacuten (copia)
Listado de asistencia a los programas de capacitacioacuten
Documento informando a los funcionarios la participacioacuten en las capacitaciones
Evaluacioacuten de satisfaccioacuten de la capacitacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Y ESCUELA SUPERIOR DE LA ADMINISTRACION PUacuteBLICA Guiacutea para la Formulacioacuten del Plan Institucional de Capacitacioacuten - PIC con base en proyectos de aprendizaje en equipo Bogotaacute Paacutegina 18 En httpwwwfuncionpublicagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA Que el artiacuteculo 67 de la Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia de 1991 establece La educacioacuten es un derecho de la persona y un servicio puacuteblico que tiene una funcioacuten social con ella se busca el acceso al conocimiento a la ciencia a la teacutecnica ya los demaacutes bienes y valores de la cultura Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA DECRETO 4665 DE 2007 (noviembre 29) por el cual se adopta la actualizacioacuten del Plan Nacional de Formacioacuten y Capacitacioacuten para los Servidores Puacuteblicos Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica Bogotaacute 2015 Tiacutetulo 9
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
29052018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Planes de Emergencia y Evacuacioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que define las poliacuteticas los sistemas de organizacioacuten y los procedimientos generales aplicables para enfrentar de manera oportuna eficiente y eficaz las situaciones de calamidad desastre o emergencia en sus distintas fases con la finalidad de mitigar o reducir los efectos negativos o lesivos de las situaciones que se presenten en una Organizacioacuten en cumplimiento de la Poliacutetica Nacional de Gestioacuten del Riesgo de Desastres definida por la Ley 1523 de 2012 que determinoacute la estructura del Sistema Nacional de Gestioacuten del Riesgo de Desastres (SNGRD) la cual describe el Plan de Emergencias para la atencioacuten de estas al interior de sus instalaciones
22 Tipos Documentales Convocatoria para la conformacioacuten de las brigadas
Listado de postulados para conformacioacuten de las brigadas
Listado de asistencia de la capacitacioacuten de brigadistas
99
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Plan de emergencia
Comunicacioacuten oficial informando la realizacioacuten del simulacro a las instancias participantes
Informes de los simularos de emergencia
Registro fotograacutefico (opcional)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes Decreto 1043 de 2014 Artiacuteculo 8 numeral 6 artiacuteculo 12 numeral 12 articulo 20 numeral 10 artiacuteculo 21 numeral 11 artiacuteculo 25 numeral 13
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1443 de 2014 del Ministerio del Trabajo en sus artiacuteculos 8 ldquoObligaciones de los empleadoresrdquo numeral 6 ldquoGestioacuten de Peligros y Riesgos Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA En la Ley 9ordf de
1979 el Gobierno Nacional contemplo en su legislacioacuten la
necesidad de implementar en las entidades las facilidades y
recursos para prestar los primeros auxilios a sus trabajadores
Ley 46 de 1988 ldquoPor la cual se crea y organiza el Sistema
Nacional para la Prevencioacuten y Atencioacuten de Desastres se otorga
facultades extraordinarias al presidente de la Repuacuteblica y se
dictan otras disposicionesrdquo
Colombia MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA Decreto 388 de 2007 Por el cual se adopta el Plan Nacional de Emergencia y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de publico y se conforma Comisioacuten Nacional Asesora de Programas Masivos y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE TRABAJO Decreto 1443 de 2014
Por el cual se dictan disposiciones para la implementacioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-
SST)
Colombia BOGOTA DC Resolucioacuten 567 de 2015(agosto 4) ldquoPor medio de la cual se crea el Comiteacute Operativo de Emergencias COE y se deroga la Resolucioacuten Ndeg 275 del 25 de junio de 2003rdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programas de Bienestar Social de Personal
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que incluye el plan de bienestar e Incentivos de la Entidad el cual se encuentra enmarcado dentro del Plan Estrateacutegico del Proceso de Gestioacuten de Talento Humano
22 Tipos Documentales Programa de Bienestar Social
Comunicacioacuten oficial de divulgacioacuten del Programa de Bienestar Social
100
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten oficial de solicitud de inscripcioacuten de las actividades de Bienestar Social
Lista de Asistencia al Programa de Bienestar Social
Evaluacioacuten de Satisfaccioacuten del Programa de Bienestar Social
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes Decreto Ley 15676 de 1998 Capiacutetulo II Articulo 19 Plan de bienestar e incentivos IDRD 2015
42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto Ley 1567 de 1998 Por el cual se crea el Sistema Nacional de Capacitacioacuten y el Sistema de Estiacutemulos para los empleados del Estado Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo puacuteblico la carrera administrativa gerencia puacuteblica y se dictan otras disposicionesrdquo paraacutegrafo del Artiacuteculo 36 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 Artiacuteculo 22101 y 22102 Colombia BOGOTAacute DC Resolucioacuten 327 de 2015(mayo 5) ldquopor la cual se conforma el comiteacute de incentivos yo de bienestar social del instituto distrital de recreacioacuten y deporte - IDRD - y se establecen sus funcionesrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Incentivos para Personal
13 Nivel de Descripcioacuten Subseries
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el Plan de incentivos no pecuniarios que se ofreceraacuten al mejor empleado de carrera de la entidad a los mejores empleados de carrera de cada nivel jeraacuterquico y al mejor empleado de libre nombramiento y remocioacuten de la entidad asiacute como los incentivos pecuniarios y no pecuniarios para los mejores equipos de trabajo Artiacuteculo 22109 Decreto 1083 de 2015
22 Tipos Documentales Resolucioacuten de aprobacioacuten del Programa de Incentivos
Comunicacioacuten interna de divulgacioacuten del Programa de Incentivos
Documentos soportes para el reconocimiento del Incentivo
Listado de funcionarios beneficiarios del Programa de Incentivos
Acto Administrativo de reconocimiento de los incentivos a los funcionarios ganadores
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
101
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Resolucioacuten 114 de 2017
42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblica Bogotaacute 2015 Titulo 10 Colombia BOGOTA DC resolucioacuten 327 de 2015(mayo 5) ldquopor la cual se conforma el comiteacute de incentivos yo de bienestar social del instituto distrital de recreacioacuten y deporte - IDRD - y se establecen sus funcionesrdquo Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Directiva 001 del 6 de febrero de 2015 expedida por el Director del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital se establecieron los lineamientos Distritales para desarrollar los programas de bienestar e incentivos en cada una de las Entidades del nivel Distrital
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programas de Salud Ocupacional
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el cronograma de las actividades a desarrollar en el Programa de Salud Ocupacional a ejecutar en un periodo
22 Tipos Documentales Matriz de peligro
Programa de Salud Ocupacional
Cronograma de actividades en ARP
Cronograma del Programa de Salud Ocupacional
Listado de asistencia a las actividades para mitigar el riesgo
Documentos de inspecciones
Documento de compromiso y oficializacioacuten del hallazgo
Registro Uacutenico de reportes de Accidentes de trabajo (ARL)
Estadiacutestica de salud visual auditiva ergonoacutemica
Programa de vigilancia epidemioloacutegica
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes Resolucioacuten 567de 2015
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 1562 de 2012 Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Trabajo
102
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
312 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - TALENTO HUMANO - NOacuteMINA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COMPROBANTES DE PAGO DE NOacuteMINA
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo COMPROBANTES DE PAGO DE NOacuteMINA
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra la retribucioacuten habitual o constante del empleado de acuerdo con la labor que desempentildea dentro de la entidad determinada por sus funciones y responsabilidades
22 Tipos Documentales Desprendible de pago de noacutemina
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 3 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 4ordf de 1992 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto Ley 1421 de 1993 establecioacute que regiraacuten en el Distrito Capital y sus entidades descentralizadas las disposiciones que se dicten en desarrollo del artiacuteculo 12 de la Ley 4ordf de 1992 Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACION Y DEPORTES -IDRD -Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIQUIDACIONES A FONDO DE CESANTIacuteAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo LIQUIDACIONES A FONDO DE CESANTIacuteAS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra la liquidacioacuten de la prestacioacuten social a cargo del empleador y a favor del trabajador correspondiente a un mes de salario por cada antildeo de servicios prestados o proporcionalmente al tiempo de servicio
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial remisorio de los aportes a cesantiacuteas al fondo
Relacioacuten de los funcionarios afiliados y valor acreditado
Listado de los afiliados al Fondo Nacional del Ahorro
Solicitud disponibilidad presupuestal
Solicitud registro presupuestal
Certificado de registro presupuestal
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificacioacuten de pago de cesantiacuteas del Fondo Nacional del Ahorro
Recibo de pago de cesantiacuteas
103
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Relacioacuten de cesantiacuteas Fondo Nacional del Ahorro
Comunicacioacuten oficial enviada al Fondo Nacional del Ahorro
Certificacioacuten de pago de cesantiacuteas del Fondo Nacional del Ahorro
Solicitud de disponibilidad presupuestal (interfaz)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 80 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA Art535455 56 y 57 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 244 de 1995 Por medio de la cual se fijan teacuterminos para el pago oportuno de cesantiacuteas para los servidores puacuteblicos se establece sanciones y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1071 de 2006 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA La ley 1071 de 2006
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIQUIDACIONES Y PAGOS DE OBLIGACIONES DE PERSONAL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo LIQUIDACIONES Y PAGOS DE OBLIGACIONES DE PERSONAL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene las liquidaciones de los beneficios legales adicionales que por ley debe pagar el empleador a sus trabajadores adicional al salario ordinario
22 Tipos Documentales Relacioacuten de descuentos por pensioacuten
Planilla integral de Liquidacioacuten de aportes (PILA)
Relacioacuten de descuentos por retencioacuten en la fuente
Relacioacuten de descuentos por embargos
Relacioacuten de descuentos por cooperativas
Registro de aportes voluntarios para pensioacuten en Fondos privados
Cuadro de aportes voluntarios
Registro de aportes voluntarios a Aporte al Fomento de la Construccioacuten (AFC) (Planilla)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 80 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO COacuteDIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO (CST) Colombia con sus modificaciones ordenada por el artiacuteculo 46 del Decreto Ley 3743 de 1950 la cual fue publicada en el Diario Oficial No
104
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
27622 del 7 de junio de 1951 compilando los Decretos 2663 y 3743 de 1950 y 905 de 1951
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL NOacuteMINA
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo NOacuteMINA
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que resume la suma de todos los registros financieros de los sueldos de los empleados incluyendo los salarios las bonificaciones y las deducciones En la contabilidad la noacutemina se refiere a la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prestaron durante un cierto periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Solicitud de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Nomina
Resumen de Nomina
Relacioacuten de cesantiacuteas discriminando por el Fondo Nacional del ahorro
Nomina adicional
Reporte interfaz con tesoreriacutea y contabilidad
Listado de cheques
Listado de abono en cuenta
Reporte interfaz contable de provisiones
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 80 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley No 1607 del 26 de diciembre de 2012 NA Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014 (Por la cual se compila el Reacutegimen Salarial de Empleados Puacuteblicos del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte IDRD la cual estaacute constituida por los conceptos de Asignacioacuten Baacutesica Gastos de Representacioacuten Prima Teacutecnica Auxilio de Transporte Subsidio de Alimentacioacuten Viaacuteticos Horas Extras Dominicales y Festivos Prima de Servicio Bonificacioacuten por Servicios Prestados Prima de Antiguumledad) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No005 del 5 de agosto de 2014 (Por medio de la cual se aclara la Resolucioacuten 004 del 16 de mayo de 2014 ldquoPrima de Antiguumledadrdquo) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 009 del 31 de diciembre de 2014 (Por medio de la cual se modifica el Artiacuteculo 3 de la Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014 ldquoGastos de Representacioacutenrdquo) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 002 del 28 de enero de 2015 (Por la cual se fija el incremento salarial para la vigencia 2015)
105
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL NOVEDADES DE NOacuteMINA
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo NOVEDADES DE NOacuteMINA
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el reporte perioacutedico de las diferentes modificaciones contractuales descuentos legales judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidacioacuten mensual y pago de la noacutemina
22 Tipos Documentales Novedades de ingresos (copia)
Novedades de retiros (copia)
Novedades de Encargo (copia)
Novedades de prima teacutecnica (copia)
Novedades de prima secretarial (copia)
Novedades de los quinquenios (copia)
Novedades de suspensiones (copia)
Novedades de licencias (copia)
Resolucioacuten de horas extras (copia)
Registro de reclamacioacuten de noacutemina
Autorizacioacuten de descuento
Relacioacuten mensual de descuentos
Pagareacutes preacutestamos de vivienda
Resolucioacuten incremento salarial
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 80 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley No 1607 del 26 de diciembre de 2012 Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014 (Por la cual se compila el Reacutegimen Salarial de Empleados Puacuteblicos del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte IDRD la cual estaacute constituida por los conceptos de Asignacioacuten Baacutesica Gastos de Representacioacuten Prima Teacutecnica Auxilio de Transporte Subsidio de Alimentacioacuten Viaacuteticos Horas Extras Dominicales y Festivos Prima de Servicio Bonificacioacuten por Servicios Prestados Prima de Antiguumledad) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No005 del 5 de agosto de 2014 (Por medio de la cual se aclara la Resolucioacuten 004 del 16 de mayo de 2014 ldquoPrima de Antiguumledadrdquo) Colombia Distrito Capital Resolucioacuten No 009 del 31 de diciembre de 2014 (Por medio de la cual se modifica el Artiacuteculo 3 de la Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014 ldquoGastos de Representacioacutenrdquo) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 002 del 28 de enero de 2015 (Por la cual se fija el incremento salarial para la vigencia 2015)
43 Fecha (s) de la 04102018
106
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
descripcioacuten (es)
32 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - APOYO CORPORATIVO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programas de Seguros de la Entidad
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene las poacutelizas de seguros de los bienes asegurados por la entidad
22 Tipos Documentales Poacuteliza
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 8 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Plan de Emergencia del IDRD
42 Reglas o Normas INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 829 de 201Por la cual se adopta la Poliacutetica de Prevencioacuten del Dantildeo Antijuriacutedico y Defensa Judicial en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
06102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SINIESTROS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo SINIESTROS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el detalle de la ocurrencia de siniestros en la Entidad
22 Tipos Documentales Reportes de Siniestros efectuado por el aacuterea responsable
Comunicacioacuten oficial enviada informando sobre la ocurrencia de siniestros
Informes de siniestro
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 829 de 201 Por la cual se adopta la Poliacutetica de Prevencioacuten del Dantildeo Antijuriacutedico y Defensa Judicial en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
321 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash APOYO
107
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
CORPORATIVO - SERVICIOS GENERALES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Control del Servicio de Transporte
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento en planilla que registra el nombre del conductor las placas del vehiacuteculo y las entradas y salidas del parque automotor del IDRD
22 Tipos Documentales Solicitud de servicio de transporte
Planilla de control diario de servicio de transporte
Prestacioacuten del servicio
Situaciones urgentes impredecibles
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL HISTORIA DEL VEHICULO
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo HISTORIA DEL VEHIacuteCULO
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente integrado con toda la documentacioacuten generada y tramitada que resume la historia legal y teacutecnica del parque automotor propiedad de la entidad
22 Tipos Documentales Hoja de vida del vehiacuteculo
Orden de trabajo para el mantenimiento del vehiacuteculo
Orden de pago
Suministro de microchips
Factura del suministro de gasolina
Registro del consumo por vehiacuteculo
Comunicacioacuten oficial solicitando el pago de consumo por vehiacuteculo
Orden de pago del servicio
Croquis del accidente de traacutensito
Comunicacioacuten oficial relatando el accidente de traacutensito
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
Fotocopia del seguir obligatorio para accidentes de traacutensito - SOAT
Fotocopia de la licencia de conduccioacuten
Fotocopia de la cedula de ciudadaniacutea
Comunicacioacuten oficial efectuando la reclamacioacuten por siniestro ante la compantildeiacutea aseguradora
Comunicacioacuten oficial solicitando el pago de la indemnizacioacuten (seguro)
Copia del comprobante salida de almaceacuten
108
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Copia de la Resolucioacuten que da de baja los bienes
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes MINISTERIO DEL INTERIOR Procedimiento Administracioacuten del Parque Automotor 2012 Coacutedigo GR-RA-P-02 Disponible en httpswwwmininteriorgovcositesdefaultfilesprocedimiento_ 26057doc
42 Reglas o Normas ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE TRAacuteNSITO Y TRANSPORTE Resolucioacuten 399 DE 2002 (Julio 29) Por la cual se establece el procedimiento para la reconstruccioacuten de los expedientes en que consta la actuacioacuten del Registro Distrital Automotor
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11072018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Ejecucioacuten del Plan de Mantenimiento Preventivo Correctivo de Servicios del aacuterea Administrativa
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene las actividades preventivas y correctivas desarrolladas en la entidad y que evidencian los problemas menores corregidos antes de que estos provocaran alguna falla al interior del instituto
22 Tipos Documentales Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETIE Reglamento Teacutecnico de Instalaciones Eleacutectricas resolucioacuten No18 - 1294 de agosto 06 de 2008 Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETILAP Reglamento teacutecnico de iluminacioacuten y alumbrado puacuteblico resolucioacuten 18-1331 de agosto 6 de 2009 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Plan de Mantenimiento 2017 Colombia ICONTEC NTC-2050 Coacutedigo Eleacutectrico Colombiano USA NFPA Manual de Inspeccioacuten Eleacutectrica 1999
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11072018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Mantenimientos Correctivos de Infraestructura Fiacutesica
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
109
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el mantenimiento correctivo efectuado a las instalaciones fiacutesicas centrado en la correccioacuten de los defectos observados en el funcionamiento de las instalaciones y a partir de lo encontrado reparar y devolver la funcionalidad correcta
22 Tipos Documentales Solicitud de requerimiento de servicio de mantenimiento correctivo a la infraestructura fiacutesica (Correo electroacutenico)
Informe de ejecucioacuten de obras de mantenimiento correctivo (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETIE Reglamento Teacutecnico de Instalaciones Eleacutectricas resolucioacuten No18 - 1294 de agosto 06 de 2008 Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETILAP Reglamento teacutecnico de iluminacioacuten y alumbrado puacuteblico resolucioacuten 18-1331 de agosto 6 de 2009 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Plan de Mantenimiento 2017 Colombia ICONTEC NTC2050 Coacutedigo Eleacutectrico Colombiano USA NFPA Manual de Inspeccioacuten Eleacutectrica 1999
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Mantenimientos Correctivos de Reparaciones Locativas y Servicio de Aseo
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra los problemas menores detectados en las instalaciones locativas los cuales se deben corregir antes de que estos provoquen dantildeos a los bienes fiacutesicos o documentales de la entidad
22 Tipos Documentales Solicitud de servicio de Reparaciones locativas (Correo Electroacutenico)
Planilla de chequeo a reparaciones locativas
Recibo a satisfaccioacuten del servicio de mantenimiento locativo (Contrato)
Informe de actividades de aseo (Contrato)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETIE
110
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Reglamento Teacutecnico de Instalaciones Eleacutectricas resolucioacuten No18 - 1294 de agosto 06 de 2008 Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETILAP Reglamento teacutecnico de iluminacioacuten y alumbrado puacuteblico resolucioacuten 18-1331 de agosto 6 de 2009 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Plan de Mantenimiento 2017 Colombia ICONTEC NTC2050 Coacutedigo Eleacutectrico Colombiano USA NFPA Manual de Inspeccioacuten Eleacutectrica 1999
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PAGOS SERVICIOS PUacuteBLICOS Y TELEFONIacuteA MOacuteVIL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo PAGOS SERVICIOS PUacuteBLICOS Y TELEFONIacuteA MOacuteVIL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Son tipos documentales de la Serie Cuenta Diaria de Tesoreriacutea que sirve como control mensual y pagos de los mismos los cuales son enviados a Tesoreriacutea
22 Tipos Documentales Factura de Acueducto y Alcantarillado
Factura de Aseo
Factura de Luz
Factura de Gas
Factura de Teleacutefono
Factura de Telefoniacutea moacutevil
Correo electroacutenico informando el exceso en el tope de consumo de la telefoniacutea moacutevil
Recibo de pago
Certificacioacuten de pago de servicios puacuteblicos yo telefoniacutea moacutevil
solicitud de orden de pago de los servicios puacuteblicos
Registro presupuestal
Informe estadiacutestico de consumo de servicios puacuteblicos y telefoniacutea moacutevil
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIacuteA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el plan general de la contabilidad puacuteblica y el manual de procedimientos del reacutegimen de contabilidad puacuteblica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
111
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Tiacutetulo Plan Institucional de Gestioacuten Ambiental - PIGA
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento en el que se definen los compromisos acciones y estrategias que adopta la entidad en el marco del Sistema de Gestioacuten Ambiental
22 Tipos Documentales Plan
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas COLOMBIA INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TEacuteCNICAS Y CERTIFICACIOacuteN NTC-ISO 14001 Sistemas de Gestioacuten Ambiental Requisitos con orientacioacuten para su uso Bogotaacute 2015 Numeral 43
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Plan de Mantenimiento del Parque Automotor
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que resume los mantenimientos programados y realizados al parque automotor en un periodo
22 Tipos Documentales Plan
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 442 de 2015 Por medio del cual se crea el Programa de aprovechamiento yo valorizacioacuten de llantas usadas en el Distrito Capital y se adoptan otras disposiciones en su artiacuteculo 13 Reencauche de llantas usadas generadas por los vehiacuteculos de las entidades que conforman la administracioacuten puacuteblica del Distrito Capital Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 265 de 2016 Por medio del cual se modifica el Decreto Distrital 442 de 2015 y se adoptan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 456 de 2008 Por el cual se reforma el Plan de Gestioacuten Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES
112
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Servicios a Prestar
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que resume los mantenimientos programados preventivos y correctivos con el fin satisfacer las necesidades de funcionamiento del IDRD asiacute como el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes en forma oportuna eficiente y eficaz para su conservacioacuten y correcto funcionamiento durante un periodo
22 Tipos Documentales Plan
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica y demaacutes disposiciones que la complementen adicionen o modifiquen Decreto 381 de 2012 y demaacutes normas que lo modifiquen Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 49 de 2000 Por el cual se desarrolla el artiacuteculo 61 del capiacutetulo 7 de conservacioacuten de documentos el reglamento general de archivo sobre condiciones de edificios y locales destinados para archivos
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Consumo Sostenible
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que resume en actas las actividades contempladas en el programa de criterios ambientales para las compras y gestioacuten contractual
22 Tipos Documentales Actas
Lista de Asistencia Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN AMBIENTAL PIGA 2016 ndash 2020 -IDRD
42 Reglas o Normas Documento CONPES 3292 de 2004 Proyecto de Racionalizacioacuten y Automatizacioacuten de Traacutemites por el cual se
113
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
busca masificar el uso de las tecnologiacuteas de Informacioacuten para aumentar la competitividad productiva modernizar las instituciones puacuteblicas y de Gobierno y socializar el acceso a la informacioacuten Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO
SOSTENIBLE DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO SECTORIAL
SOSTENIBLE Poliacutetica Nacional de produccioacuten y consumo sostenible Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 456 de 2008 Reforma el Plan de Gestioacuten del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Acuerdo 540 de 2013 Por medio del cual se establecen los lineamientos del programa distrital de compras verdes y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Gestioacuten Integral de Residuos
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que resume en actas las actividades desarrolladas en el manejo integral de los residuos conforme a la normativa vigente en la materia garantizando con esto que los residuos generados producidos sean clasificados como aprovechables no aprovechables peligrosos especiales vertimientos o emisiones atmosfeacutericas incluyendo un componente de prevencioacuten minimizacioacuten y aprovechamiento con el fin de evitar la generacioacuten de estos programa que se implementa para la sede administrativa del IDRD
22 Tipos Documentales Actas
Lista de Asistencia Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991 Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE Decreto Uacutenico Reglamentario 1076 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 243 de 2009 ldquoPor el cual se reglamenta la figura del Gestor Ambiental prevista en el Acuerdo 333 del 2008rdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 456 de 2008 ldquoPor el cual se Reforma el Plan de Gestioacuten Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras Disposicionesrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 4741 de
114
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2005 ldquoPor el cual se reglamenta parcialmente la prevencioacuten y manejoacute de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestioacuten integralrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA Decreto 165 de 2015 ldquoPor el cual se reglamenta la figura de gestor ambiental para las entidades distritales prevista en el acuerdo 333 de 2008 y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica Colombiana NTC-ISO14001 Sistema de Gestioacuten Ambiental Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten Puacuteblica NT-CGP 10002004
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Implementacioacuten de Practicas Sostenibles
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que refleja en actas las sensibilizaciones encaminadas a fomentar praacutecticas sostenibles en el ambiente de trabajo esta praacutectica como tendencia es cada vez mayor porque las organizaciones perciben que apostar en las ideas verdes genera ganancias
22 Tipos Documentales Actas
Lista de Asistencia
Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Plan Institucional de Gestioacuten Ambiental - PIGA - IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991 Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE Decreto Uacutenico Reglamentario 1076 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 243 de 2009 ldquoPor el cual se reglamenta la figura del Gestor Ambiental prevista en el Acuerdo 333 del 2008rdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 456 de 2008 ldquoPor el cual se Reforma el Plan de Gestioacuten Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras Disposicionesrdquo Bogotaacute ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 4741 de 2005 ldquoPor el cual se reglamenta parcialmente la prevencioacuten y manejoacute de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestioacuten integralrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA Decreto 165 de 2015 ldquoPor el cual se reglamenta la figura de gestor ambiental para las entidades distritales prevista en el acuerdo 333 de 2008 y se dictan otras disposicionesrdquo
115
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica Colombiana NTC-ISO14001 Sistema de Gestioacuten Ambiental Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten Puacuteblica NT-CGP 10002004
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Uso Eficiente de Agua y Energiacutea
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que refleja en actas las sensibilizaciones dadas con el fin de promover el uso racional y eficiente del recurso hiacutedrico y la energiacutea eleacutectrica por parte de los funcionarios y contratistas durante el desarrollo de sus actividades laborales y permanencia en la entidad encaminado a la optimizacioacuten del consumo
22 Tipos Documentales Actas
Lista de Asistencia Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Plan Institucional de Gestioacuten Ambiental - PIGA - IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE Decreto Uacutenico Reglamentario 1076 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 243 de 2009 ldquoPor el cual se reglamenta la figura del Gestor Ambiental prevista en el Acuerdo 333 del 2008rdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 456 de 2008 ldquoPor el cual se Reforma el Plan de Gestioacuten Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras Disposicionesrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 4741 de 2005 ldquoPor el cual se reglamenta parcialmente la prevencioacuten y manejoacute de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestioacuten integralrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA Decreto 165 de 2015 ldquoPor el cual se reglamenta la figura de gestor ambiental para las entidades distritales prevista en el acuerdo 333 de 2008 y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica Colombiana NTC-ISO14001 Sistema de Gestioacuten Ambiental Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten Puacuteblica NT-CGP 10002004
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
116
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
322 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash APOYO CORPORATIVO - ALMACEacuteN GENERAL AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Inventarios
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que resume en actas las decisiones tomadas en las diferentes sesiones del comiteacute de inventarios para el control de los bienes muebles de la entidad
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA Artiacuteculo 269 INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 Por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLITICA DE COLOMBIA Artiacuteculo 269 Cumplimiento Ley 87 de 1993 Acciones de Seguimiento y evaluacioacuten por parte de la Oficina de Control Interno al cumplimiento de los objetivos y procedimientos de los Comiteacutes Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL BAJAS DE BIENES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Bajas de Bienes no Utilizables o Inservibles
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Relacioacuten de reintegro de bienes que se encuentran en desuso por su estado obsolescencia o inservible con el fin de darlos de baja o destruirlos y rendir informe sobre faltantes o sobrantes en los inventarios de elementos o bienes o para de esta manera iniciar las investigaciones pertinentes
22 Tipos Documentales Concepto teacutecnico de los bienes
Relacioacuten tipificada de bienes a dar de baja
Memorando solicitando autorizacioacuten para iniciar el
117
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
traacutemite de baja de bienes
Acta del Comiteacute de Inventarios
Comunicacioacuten oficial interna informando el inicio del proceso de contratacioacuten
Contrato
Relacioacuten de bienes a vender
Acta de adjudicacioacuten expedida por el Promotor o entidad que realizoacute la subasta
Resolucioacuten para dar de baja los bienes y autorizacioacuten de destinado final
Acta de entrega y recibo de bienes
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 Por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Establece las orientaciones relacionadas con las sanciones sobre el personal manejo del almaceacuten
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL BAJAS DE BIENES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Bajas de Bienes por Hurto Caso Fortuito o Fuerza Mayor
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que agrupa la salida de aquellos bienes que habiendo estado en servicio o en almaceacuten han desaparecido y se comprueba definitivamente que no hay indicios de su aparicioacuten o de ser recuperados caso en el cual se deben gestionar los aspectos legales administrativos y contables a que haya lugar En cualquiera de los casos de hurto caso fortuito o fuerza mayor se debe realizar la baja definitiva en los correspondientes registros administrativos y contables
22 Tipos Documentales Memorando donde se confirma el Hurto de un bien
Denuncio del hurto de un bien
Acta de baja del bien
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
118
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Resolucioacuten 4 de 2012 del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 Por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CUENTA ANUAL DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CUENTA ANUAL DE ALMACEacuteN
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que agrupa y consolida todos los ingresos y salidas de almaceacuten de bienes y elementos devolutivos y de consumo reintegros bajas y el saldo contable del inventario anual
22 Tipos Documentales Memorando remisorio de comprobantes de ingreso de almaceacuten
Informe consolidado de elementos de consumo y saldos contables de inventarios
Informe consolidado de elementos devolutivos y saldos contables de inventarios
Resolucioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia CONTADOR GENERAL DE BOGOTAacute DC Resolucioacuten No 001 de 2001 Por el cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capital
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Inventario
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el informe final de la toma fiacutesica de los inventarios de la entidad en bodega y de los bienes devolutivos en servicio en una vigencia
22 Tipos Documentales Informe final de la toma fiacutesica de los inventarios en Bodega y bienes devolutivos en servicio
Memorando remisorio del informe final de la toma fiacutesica de inventarios
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTAacute DC Resolucioacuten No 001 de 2001Por el cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capital Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
071112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INVENTARIO FIacuteSICO DE BIENES MUEBLES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Inventario General de Bienes
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el inventario consolidado de los bienes fiacutesicos actuales y el inventario individual de los bienes fiacutesicos en servicio
22 Tipos Documentales Documento de asignacioacuten del grupo de trabajo para el levantamiento del inventario fiacutesico (acta resolucioacuten plan de accioacuten anual)
Cronograma de ejecucioacuten del inventario fiacutesico de
120
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
bienes
Memorando informando las fechas de realizacioacuten del inventario
Reporte del inventario de bienes fiacutesicos actuales
Inventario Individual de bienes fiacutesicos en servicio
Informe de conteo fiacutesico en almaceacuten o bodega (Control Interno)
Resolucioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
07112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INVENTARIO FIacuteSICO DE BIENES MUEBLES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Inventarios por Responsables
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el inventario individual de los bienes fiacutesicos discriminado por responsable
22 Tipos Documentales Inventario individual de verificacioacuten bienes fiacutesicos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
121
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INGRESOS A ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo INGRESOS A ALMACEacuteN
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que registra las entradas de todas las compras realizadas por la entidad por concepto de ejecucioacuten de contratos ordenes o convenios suministro decisiones judiciales o poacutelizas al almaceacuten general incluye el comprobante de ingreso al almaceacuten y VoBo de recibo a satisfaccioacuten
22 Tipos Documentales Documentos que soportan el ingreso (contacto convenio decisiones judiciales poacutelizas orden de compra suministro factura
Documento Fuentes de satisfaccioacuten o visto bueno a satisfaccioacuten
Registro presupuestal
Recibo a satisfaccioacuten o Visto Bueno Comprobante de ingreso a Almaceacuten o Bodega
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR
122
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SALIDAS DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Salidas de Bienes de Bodega a Diferentes Dependencias
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra y consolida los requerimientos realizados al almaceacuten con su respectivo soporte de solicitud de pedido y la salida de almaceacuten que confirma la entrega del bien a la dependencia
22 Tipos Documentales Solicitud de pedido Salida de Almaceacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SALIDAS DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Salidas o Traslados de Bienes a Traveacutes de Contrato de Comodato (salida de Bienes a Terceros)
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra la salida de Bienes a Terceros por concepto de salidas o traslados a traveacutes de contrato de comodato A la fecha la entidad no ha realizado este proceso
22 Tipos Documentales Solicitud de uso de bienes entre entidades (Comodato)
123
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Salida de bienes a terceros (IDRD - Ligas)
Comprobante de salida de bienes (Comodato)
Acta de entrega de los bienes por contrato de comodato
Resolucioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SALIDAS DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Salida de Bienes de Bodega a Servicio
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra y consolida los requerimientos atendidos por el almaceacuten con su respectivo soporte de solicitud de salida y el comprobante de salida del almaceacuten al servicio
22 Tipos Documentales Solicitud de salida de bienes de almaceacuten a servicio
Comprobante de salida de bienes del Almaceacuten al servicio
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo
124
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SALIDAS DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Traslado de Bienes entre Dependencias o Servidores
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que registra el control de los bienes de la entidad que son trasladados entre dependencias o usuarios y verificacioacuten del almaceacuten general
22 Tipos Documentales Formato de traslado de bienes en servicio Comprobante de traslado de bienes entre
dependencias o usuarios
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
33 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - FINANCIERA
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Coordinacioacuten y Seguimiento Financiero
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que contienen mediante actas la evaluacioacuten y control de los proyectos de inversioacuten de la entidad asiacute como la ejecucioacuten de los recursos dispuestos para tales fines
22 Tipos Documentales Acta
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
125
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 376 DE 2014 (junio 25) ldquoPor medio de la cual se modifica el Comiteacute de Coordinacioacuten y seguimiento Financiero del Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporterdquo
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1957 de 2014 Por el cual se modifica el Decreto 2555 de 2010 en relacioacuten con algunas disposiciones aplicables al Comiteacute de Coordinacioacuten para el Seguimiento al Sistema Financiero
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
331 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash FINANCIERA - CONTABILIDAD AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Sostenibilidad Contable
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que refleja las decisiones tomadas en el Comiteacute garantizando de manera permanente la depuracioacuten y mejora de la calidad de la informacioacuten financiera
22 Tipos Documentales Citacioacuten a reunioacuten Comiteacute de Sostenibilidad Contable
Listado de Asistencia
Fichas de Sostenibilidad Contable
Resoluciones
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE ndash Resolucioacuten No 544 (12 de noviembre de 2009) Crea el Comiteacute Teacutecnico de Sostenibilidad Contable
42 Reglas o Normas Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 357 de 2008 Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacioacuten a la Contaduriacutea General de la Nacioacuten Colombia CONTADURIA DISTRITAL Resolucioacuten 001 de 2010 Distrital Por la cual se establecen lineamientos para garantizarla Sostenibilidad del Sistema Contable Puacuteblico Distrital
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
126
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Tiacutetulo Comprobantes de Ajuste
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo contable
22 Tipos Documentales Notas de Contabilidad
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades de estado y de los particulares que ejerzan funciones puacuteblicas o presten servicios Bogotaacute2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA - Decreto 2649 de 1993- Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Comprobantes de Eliminaciones
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que registra uno a uno los movimientos de eliminaciones realizadas en un periodo contable
22 Tipos Documentales Comprobantes de Eliminaciones
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades de estado y de los particulares que ejerzan funciones puacuteblicas o presten servicios Bogotaacute2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA - Decreto 2649 de 1993- Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Comprobantes de Movimiento Diario
127
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra los movimientos diarios de cada una de las operaciones que realiza la entidad a cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen
22 Tipos Documentales Comprobantes de Movimiento Diario
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades de estado y de los particulares que ejerzan funciones puacuteblicas o presten servicios Bogotaacute2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA - Decreto 2649 de 1993- Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Conciliaciones Bancarias
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Comparacioacuten entre los datos informados para una institucioacuten financiera sobre los movimientos de una cuenta corriente o de ahorro con los libros de contabilidad de la entidad contable puacuteblica con explicacioacuten de sus diferencias si las hubiera ldquoDiccionario de Teacuterminos de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Paacuteg 31
22 Tipos Documentales Conciliacioacuten
Extracto bancario
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Diccionarios de Teacuterminos de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Resolucioacuten 119 (27 de abril de 2006) Por la cual se adopta el Modelo Estaacutendar
128
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Resolucioacuten 357 (23 de julio de 2008) IVA Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y se reporta el informe anual de evaluacioacuten a la Contaduriacutea General de la Nacioacuten Bogotaacute 2008
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08 112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Conciliaciones de Almaceacuten - Contabilidad
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento mediante el cual se comparan los movimientos mensuales en almaceacuten saldos en existencia de elementos de consumo y elementos devolutivos contra los reportes de
contabilidad y los ajustes por las diferencias encontradas 22 Tipos Documentales Elementos Devolutivos
Elementos de Consumo
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 80 de 1993 ldquopor la cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblicardquo Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Establece las orientaciones relacionadas con las sanciones sobre el personal manejo del almaceacuten Colombia CONGRESO DE COLOMBIA- Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08 112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Conciliaciones de Operaciones Reciacuteprocas
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra la revisioacuten de los saldos de las cuentas reciacuteprocas con las entidades puacuteblicas y termina con la conciliacioacuten de las cuentas con estas Entidades y su registro en el Sistema Integrado Financiero
22 Tipos Documentales Consolidacioacuten de cuentas reciacuteprocas con las Entidades
129
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Puacuteblicas
Balance por tercero
Comunicacioacuten Oficial Enviada a las Entidades Puacuteblicas para dar a conocer los saldos que tiene con el IDRD
Comunicacioacuten Oficial recibida informando si hay reciprocidad del saldo
Nota de contabilidad para realizar los ajustes pertinentes
Consolidacioacuten del balance general (Sistema Financiero Seven)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONTADURIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten 4444 DE 1995 Por la cual se aprueba y adopta el Plan General de Contabilidad Puacuteblica - PGCP y se dictan otras disposiciones sobre la materia Colombia CONTADURIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten 357 DE 2007 Por la cual se adopta el Reacutegimen de Contabilidad Puacuteblica se establece su conformacioacuten y se define el aacutembito de aplicacioacuten Colombia CONTADURIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten 356 de 2007 Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Reacutegimen de Contabilidad Puacuteblica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Conciliaciones Litigios y Demandas SIPROJ
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento en el cual se informa a la Oficina Juriacutedica del Instituto la conciliacioacuten de los procesos judiciales y sus cuantiacuteas realizada por parte del aacuterea de Contabilidad El IDRD actualiza estos datos consultando SIPROJ (Sistema de Informacioacuten de Procesos Judiciales) Esta herramienta que opera a traveacutes de Internet le permite al IDRD conocer sobre los procesos y demandas que cursan contra con eacutel con el propoacutesito entre otros que la entidad registre en los estados contables los distintos procesos judiciales en los que son parte ya sea como demandante o demandado y con esto mantener
controlados estos procesos 22 Tipos Documentales Informe contable SIPROJ
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD-
130
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Resolucioacuten No SHD397 ndash 2008 Procedimientos Contables Obligaciones Contingentes y Embargos Judiciales
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE COLOMBIA- Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones Articulo 2
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten CREE
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra los formularios de las declaraciones tributarias y los soportes del pago del Impuesto de equidad el cual ya no se aplica estaacute suspendido por la DIAN
22 Tipos Documentales Formulario de declaracioacuten Tributaria
Soporte de la declaracioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 624 (30 de marzo de 1989) Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccioacuten General de Impuestos Nacionales Bogotaacute 1989Capitulo II Declaraciones Tributarias Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 3258 (30 de diciembre de 2002) Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentacioacuten de las Declaraciones Tributarias y para el pago de los impuestos anticipados y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2002 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Ley 863 (29 de diciembre de 2003) Por la cual se establecen normas tributarias aduaneras fiscales y de control para estimular el crecimiento econoacutemico y el saneamiento de las finanzas puacuteblicas Bogotaacute 2003 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1625 (11 de octubre de 2016) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario en materia tributaria Bogotaacute 2016 La Ley 1819 de 2016 eliminoacute el CREE la sobretasa al CREE y su respectivo anticipo Sin embargo por el antildeo gravable 2016 debe presentarse la respectiva declaracioacuten y pagar la
131
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
correspondiente sobretasa en concordancia con el artiacuteculo 16113222 del Decreto 1625 de 2016 (modificado por el artiacuteculo 1 del Decreto 220 de 2017) Aquiacute se indican los plazos para cumplir tal obligacioacuten
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten de Estampillas
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que contienen las contribuciones distritales por concepto de estampillas que se aplican a las cuentas contables y se presenta informe a la Secretaria de Hacienda bimensual
22 Tipos Documentales Formulario de declaracioacuten tributaria
Balance de prueba
Soporte de declaracioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 624 (30 de marzo de 1989) Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccioacuten General de Impuestos Nacionales Bogotaacute 1989Capitulo II Declaraciones Tributarias Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 3258 (30 de diciembre de 2002) Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentacioacuten de las Declaraciones Tributarias y para el pago de los impuestos anticipados y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2002 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Ley 863 (29 de diciembre de 2003) Por la cual se establecen normas tributarias aduaneras fiscales y de control para estimular el crecimiento econoacutemico y el saneamiento de las finanzas puacuteblicas Bogotaacute 2003 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1625 (11 de octubre de 2016) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario en materia tributaria Bogotaacute 2016 La Ley 1819 de 2016 eliminoacute el CREE la sobretasa al CREE y su respectivo anticipo Sin embargo por el antildeo gravable 2016 debe presentarse la respectiva declaracioacuten y pagar la correspondiente sobretasa en concordancia con el artiacuteculo 16113222 del Decreto 1625 de 2016 (modificado por el
132
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
artiacuteculo 1 del Decreto 220 de 2017) Aquiacute se indican los plazos para cumplir tal obligacioacuten
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten de Fondo de Vigilancia y Seguridad
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que contienen las contribuciones distritales por concepto de Fondo de vigilancia y seguridad el cual se aplicaba a los contratos de obra puacuteblica contribucioacuten que estaacute suspendida toda vez que el fondo de vigilancia estaacute en proceso de liquidacioacuten
22 Tipos Documentales Balance de prueba
Soporte de declaracioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Decreto 409 del 2016 Por medio del cual se hace efectiva la supresioacuten del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotaacute DC se ordena su liquidacioacuten y se dictan otras disposiciones Artiacuteculo 20
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten de ICA
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que contienen las Retenciones por concepto del impuesto distrital por ICA (industria y comercio avisos y tableros) que les aplica a los establecimientos del orden distrital y cuya declaracioacuten debe hacerse de forma bimensual Se enviacutea el recaudo a hacienda y este distribuye a cada entidad lo que le corresponde
22 Tipos Documentales Formulario de declaracioacuten tributaria
Balance de prueba
Soporte de declaracioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DE HACIENDA Resolucioacuten No SDH- 000079-2013 Por medio de la cual se adopta para la administracioacuten del impuesto de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
industria y comercio avisos y tableros en el Distrito Capital de Bogotaacute la clasificacioacuten de Actividades Econoacutemicas - CIIU revisioacuten 4 adaptada por el DANE para Colombia Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DE HACIENDA Resolucioacuten Nuacutemero DDI-094983 (diciembre 24 de 2014) ldquoPor medio de la cual se reajustan los valores establecidos como promedio diario por unidad de actividades
del impuesto de industria y comercio para el antildeo 2015rdquo 43 Fecha (s) de la
descripcioacuten (es) 08112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten de Ingresos y Patrimonio
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento presentado por los establecimientos a la administracioacuten de impuestos para dar cuenta de los ingresos susceptibles de incrementar el patrimonio consolidado en los estados financieros de conformidad con el artiacuteculo 1611325 del Decreto 1625 de 2011
22 Tipos Documentales Estados Financieros
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 624 (30 de marzo de 1989) Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccioacuten General de Impuestos Nacionales Bogotaacute 1989Capitulo II Declaraciones Tributarias Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 3258 (30 de diciembre de 2002) Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentacioacuten de las Declaraciones Tributarias y para el pago de los impuestos anticipados y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2002 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Ley 863 (29 de diciembre de 2003) Por la cual se establecen normas tributarias aduaneras fiscales y de control para estimular el crecimiento econoacutemico y el saneamiento de las finanzas puacuteblicas Bogotaacute 2003 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1625 (11 de octubre de 2016) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario en materia tributaria Bogotaacute 2016
43 Fecha (s) de la 03102018
134
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
descripcioacuten (es)
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten de Retencioacuten en la Fuente e IVA
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento presentado por los establecimientos a la administracioacuten de impuestos para dar cuenta de las declaraciones por concepto de retencioacuten en la fuente e IVA (impuesto al valor agregado) de conformidad con el artiacuteculo 1611325 del decreto 1625 de 2011 este impuesto es de orden nacional y se efectuacutea bimestralmente ante la DIAN
22 Tipos Documentales Formulario de declaracioacuten tributaria
Balance de prueba
Soporte de declaracioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 632 Estatuto Tributario Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Diccionario de Teacuterminos de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 624 (30 de marzo de 1989) Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccioacuten General de Impuestos Nacionales Bogotaacute 1989Capitulo II Declaraciones Tributarias Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 3258 (30 de diciembre de 2002) Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentacioacuten de las Declaraciones Tributarias y para el pago de los impuestos anticipados y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2002 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Ley 863 (29 de diciembre de 2003) Por la cual se establecen normas tributarias aduaneras fiscales y de control para estimular el crecimiento econoacutemico y el saneamiento de las finanzas puacuteblicas Bogotaacute 2003 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1625 (11 de octubre de 2016) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario en materia tributaria Bogotaacute 2016
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03102018
135
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ESTADOS CONTABLES E INFORMES COMPLEMENTARIOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ESTADOS CONTABLES E INFORMES COMPLEMENTARIOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el balance general de la entidad los informes trimestrales el estado de cambio en el patrimonio el estado de resultados y los demaacutes informes anexos del balance general financiero y contable de la entidad
22 Tipos Documentales Balance general
Informes trimestrales
Estado de cambio en el patrimonio
Estado de resultados
Estado de actividad financiera econoacutemica y social
Estado Contable
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes Contables
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene la informacioacuten financiera y contable de la entidad
22 Tipos Documentales Informes cuenta contraloriacutea
Informe Contaduriacutea General de la Nacioacuten
Informe Contaduriacutea General del Distrito
Informe de Gestioacuten y Sostenibilidad Contable
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN Colombia Congreso de la Repuacuteblica Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho
136
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIBROS DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Libro Auxiliar
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido ldquoLos libros de contabilidad auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la entidad contable puacuteblica con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporterdquo CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2014 Paacuteg 49
22 Tipos Documentales Libros auxiliares (Electroacutenico ndash Oracle)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIacuteA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica BOGOTAacute 2014 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 119 (27 de abril de 2006) Por la cual se adopta el Modelo Estaacutendar de procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el Plan General de Contabilidad Puacuteblica y el Manuel de Procedimientos del Reacutegimen de la Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIBROS DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Libro Diario
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Libro de contabilidad principal que presenta en los movimientos deacutebito y creacutedito de las cuentas el registro cronoloacutegico y preciso de las operaciones diarias efectuadas con base en los comprobantes de contabilidad CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2014 Paacuteg 48
137
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
22 Tipos Documentales Libro Diario
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIacuteA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica BOGOTAacute 2014 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 119 (27 de abril de 2006) Por la cual se adopta el Modelo Estaacutendar de procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el Plan General de Contabilidad Puacuteblica y el Manuel de Procedimientos del Reacutegimen de la Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIBROS DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Libro Mayor y Balances
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido El Libro Mayor contiene los saldos de las cuentas del mes anterior clasificados de manera nominativa seguacuten la estructura del Cataacutelogo General de Cuentas las sumas de los movimientos deacutebito y creacutedito de cada una de las cuentas del respectivo mes que han sido tomadas del libro diario y el saldo final del mismo mes CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2014 paacuteg 48
22 Tipos Documentales Libro Mayor y Balance
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica (en liacutenea) Bogotaacute 2014 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco paacuteg 48
acuteacute Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que
138
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 119 (27 de abril de 2006) Por la cual se adopta el Modelo Estaacutendar de procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el Plan General de Contabilidad Puacuteblica y el Manual de Procedimientos del Reacutegimen de la Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08102018
332 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash FINANCIERA - PRESUPUESTO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que conforman la estimacioacuten detallada de los diferentes rubros presupuestales para cada vigencia fiscal y que ofrecen informacioacuten ampliada sobre los valores proyectados en el primer antildeo de las Propuestas Presupuestales de Mediano Plazo correspondientes Aspectos generales del proceso presupuestal colombiano Paacuteg 225
22 Tipos Documentales Lineamientos de la poliacutetica presupuestal emitida por la Secretariacutea de Hacienda
Comunicacioacuten interna de socializacioacuten de los lineamientos de la poliacutetica presupuestal
Plan financiero
Comunicacioacuten Oficial enviada a Secretariacutea de Hacienda Distrital informando el Plan Financiero
Comunicacioacuten Oficial recibida de Secretariacutea de Hacienda informando ajuste o aprobacioacuten del Plan Financiero
Comunicacioacuten interna solicitando las Proyecciones de Ingresos a las Aacutereas que las generen
Comunicacioacuten interna enviando a la Subdireccioacuten Administrativa y a Presupuesto los caacutelculos de proyeccioacuten de ingresos
Proyeccioacuten de ingresos
Comunicacioacuten oficial enviada a la Secretariacutea de Hacienda remitiendo la proyeccioacuten de ingresos de la siguiente vigencia
Comunicacioacuten interna informando al as aacutereas la proyeccioacuten de ingresos definitiva
Comunicacioacuten interna solicitando a las aacutereas el registro de los gastos de funcionamiento
Registro y revisioacuten de la informacioacuten de servicios personales de la vigencia en (PREDIS)
Registro y revisioacuten de las cantidades de los elementos adquiridos en la vigencia anterior con sus precios
139
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
(PREDIS)
Registro y revisioacuten de las obligaciones contingentes de la vigencia (PREDIS)
Comunicacioacuten interna enviada a la Subdirecciones solicitando informacioacuten sobre pasivos exigibles y proyeccioacuten de reservas
Comunicacioacuten interna enviada a presupuesto de los pasivos exigibles y proyeccioacuten de reservas
Proyeccioacuten de reservas y pasivos exigibles (Hoja de caacutelculo Excel
Comunicacioacuten oficial enviada a Secretariacutea de Hacienda informando la proyeccioacuten de reservas y pasivos exigibles)
Comunicacioacuten interna informando a las aacutereas la proyeccioacuten de reservas y pasivos exigibles
Anteproyecto de presupuesto
Comunicacioacuten oficial enviada a Secretariacutea de Hacienda remitiendo el anteproyecto firmado por el director General
Comunicacioacuten oficial recibida citando a la sustentacioacuten del anteproyecto de presupuesto ante el Concejo de Bogotaacute
Plantilla estaacutendar de presentacioacuten del anteproyecto de presupuesto
Decreto Distrital de liquidacioacuten del presupuesto anual
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO (2deg ed) (2011) Aspectos generales del proceso presupuestal colombiano Bogotaacute Colombia Editorial Kimpres Ltda
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 4730 de 2005 Por el cual se reglamentan normas orgaacutenicas del presupuesto Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 4836 de 2011 Por el cual se reglamentan normas orgaacutenicas del presupuesto y se modifican los Decretos 115 de 1996 4730 de 2005 1957 de 2007 y 2844 de 2010 y se dictan otras disposiciones en la materia Bogotaacute 2011 Artiacuteculo 12 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 de 2015 Por el cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Bogotaacute 2015 Artiacuteculos 28315 y 28316
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
140
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
21 Alcance y Contenido ldquoDocumento que garantiza la existencia de apropiacioacuten presupuestal disponible y libre de afectacioacuten para la asuncioacuten de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscalrdquo Diccionario de Teacuterminos de la Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Paacuteg 28
22 Tipos Documentales Estudio de conveniencia (copia)
Certificado de disponibilidad presupuestal
Solicitud de liberacioacuten de Certificado de disponibilidad total o parcial
Liberacioacuten de certificados de disponibilidad total o parcial
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Diccionario de Teacuterminos de la Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Paacuteg 28 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Artiacuteculo 25 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 179 (30 de diciembre de 1994) Por la cual se introducen algunas modificaciones a la Ley 38 de 1989 Orgaacutenica de Presupuesto Bogotaacute Articulo 49 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUacuteBLICO Decreto 115 (15 de enero de 1996) Por el cual se establecen normas sobre la elaboracioacuten conformacioacuten y ejecucioacuten de los presupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economiacuteas Mixta sujetas el reacutegimen de aquellas dedicadas a actividades no financieras Bogotaacute 1996 Artiacuteculos 21 y 25 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 527 de (18 de agosto de 1999) Por medio del cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electroacutenico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificacioacuten y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 1999 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan las disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativo de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUacuteBLICO Ley 2785 (29 de noviembre de 2013) Por el cual se reglamente parcialmente el artiacuteculo 261 de la Ley 1450 de 2011 La Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 Bogotaacute 2013 Articulo 6 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 819 (9 de julio de 2003) Por la cual se dictan normas orgaacutenicas en materia de presupuesto responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2013 Artiacuteculo 8
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario DEL Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Bogotaacute 2015 Artiacuteculos 28171 y 28172
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CERTIFICADOS DE REGISTRO PRESUPUESTAL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CERTIFICADOS DE REGISTRO PRESUPUESTAL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Es un documento expedido por el jefe del aacuterea de Presupuesto con el cual se hace el registro presupuestal del compromiso de imputacioacuten presupuestal mediante la cual afecta en forma definitiva la apropiacioacuten garantizando que eacutesta solo se utiliza para este fin
22 Tipos Documentales Contrato (copia)
Certificado de registro presupuestal
Solicitud de liberacioacuten de Certificado de registro total o parcial
Liberacioacuten de certificados de registro parcial o total
Solicitud de liberacioacuten de saldo de reserva presupuestal
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Resolucioacuten 036 de 1998 Por el cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuestales suministro de informacioacuten y su sistematizacioacuten del presupuesto general de la nacioacuten
42 Reglas o Normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por la cual se reglamentan normas orgaacutenicas de presupuesto
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CIERRE PRESUPUESTAL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CIERRE PRESUPUESTAL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
142
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
21 Alcance y Contenido Documento que registra seguacuten procedimiento interno al finalizar cada vigencia fiscal el cierre presupuestal de la entidad con el propoacutesito de determinar el resultado de la ejecucioacuten presupuestal de ingresos y gastos las cuentas por pagar las reservas el estado de tesoreriacutea los excedentes financieros y la disponibilidad final
22 Tipos Documentales Circular de cierre presupuestal
Registro en el aplicativo PREDIS
Relacioacuten de saldos de los registros presupuestales
Relacioacuten de reservas presupuestales
Relacioacuten de cuentas por pagar
Informe del estado de la Tesoreriacutea
Formulario de superaacutevit fiscal o excedente financiero
Informe de disponibilidades compromiso y autorizaciones de giro
Propuesta de distribucioacuten de los excedentes financieros
Comunicacioacuten oficial de envioacute de los informes a la Secretariacutea de Hacienda
Informe de ejecucioacuten presupuestal activa y pasiva de ingresos gastos y reservas presupuestales
Relacioacuten de reservas presupuestales Acta de cancelacioacuten de reservas
Acta de fenecimiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan las disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativo de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por la cual se reglamentan normas orgaacutenicas de presupuesto Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO SERVICIO CIVIL DISTRITAL CONFIR Decreto 714 de 1996 Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Distrital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Resolucioacuten SDH Ndeg 191 del 22 de septiembre de 2017 Por medio del cual se adopta y consolida el Manual de Programacioacuten Ejecucioacuten y Cierre Presupuestal del Distrito Capital
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Ejecucioacuten Presupuestal
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el informe de ejecucioacuten presupuestal de ingresos gastos y reservas de un periodo frecuencia mensual incluye acta de cancelacioacuten de reservas cuando se presenta y comunicacioacuten oficial de enviacuteo a la Secretaria de Hacienda con copia a la Secretariacutea de Planeacioacuten y Entes de Control
22 Tipos Documentales Informe de ejecucioacuten presupuestal de ingresos gastos y reservas (mensual)
Acta de cancelacioacuten de reservas
Informe de gastos de funcionamiento
Informe KFW
Informe mensual SIVICOF
Informe trimestral de CHIP
Informe semanal de la inversioacuten (SDH)
Informe Recursos IVA telefoniacutea moacutevil y tabaco
Informe SIRECI
Comunicacioacuten oficial enviada remitiendo el informe de ejecucioacuten presupuestal a Secretaria de Hacienda Secretariacutea de Planeacioacuten y Entes de Control
Comunicacioacuten interna remiendo a las aacutereas la ejecucioacuten presupuestal de ingresos gastos y reservas
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan las disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativo de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por la cual se reglamentan normas orgaacutenicas de presupuesto Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Resolucioacuten SDH Ndeg 191 del 22 de septiembre de 2017 Por medio del cual se
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
adopta y consolida el Manual de Programacioacuten Ejecucioacuten y Cierre Presupuestal del Distrito Capital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO SERVICIO CIVIL DISTRITAL CONFIR Decreto 714 de 1996 Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Distrital
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Traslados Presupuestales que Afectan los Agregados
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente conformado con la documentacioacuten generada de las afectaciones que se tramitan mediante resolucioacuten suscrita por el jefe del Aacuterea de Presupuesto y que modifican sustancialmente las apropiaciones incluidas en el presupuesto inicial asignado al IDRD
22 Tipos Documentales Acuerdo Concejo de Bogotaacute aprobacioacuten que afectan los agregados
Decreto de liquidacioacuten del acuerdo
Comunicacioacuten oficial recibida de la Secretaria de Hacienda Distrital o copia del Decreto informando la aprobacioacuten
Resolucioacuten de traslado presupuestal que afecta los agregados
Comunicacioacuten oficial remitiendo del Acto Administrativo de traslado presupuestal a la Secretariacutea de Hacienda y Planeacioacuten Distrital
Comunicacioacuten oficial de la Secretariacutea de Hacienda a cada una de las Entidades remitiendo las modificaciones presupuestales aprobadas
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2260 de 1996 Por el cual se introducen algunas modificaciones al decreto 568 de 1996 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por el cual se reglamentan normas orgaacutenicas del
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
presupuesto
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Traslados Presupuestales que no Afectan los Agregados
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente con la documentacioacuten generada y tramitada por el IDRD para solicitar concepto favorable a la Direccioacuten Nacional de Planeacioacuten como requisito previo para que la Direccioacuten General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico apruebe los actos administrativos (Resoluciones) mediante los cuales se realizan modificaciones presupuestales al Anexo de liquidacioacuten
22 Tipos Documentales Solicitud de traslados presupuestales interno
Justificacioacuten legal econoacutemica y financiera del traslado presupuestal interno de inversioacuten o funcionamiento
Memorando solicitando el traslado presupuestal que no afecta los agregados
Proyecto de resolucioacuten de traslado presupuestal que no afecta los agregados
Comunicacioacuten oficial enviada a la Secretariacutea Distrital de Planeacioacuten y Secretariacutea de Hacienda en caso de que el traslado sea de inversioacuten
Comunicacioacuten oficial enviada a la Secretariacutea Distrital de Hacienda en caso de que el traslado sea de funcionamiento
Resolucioacuten de traslado presupuestal que no afecta agregados
Justificacioacuten legal econoacutemica y financiera del traslado presupuestal de inversioacuten
Comunicacioacuten oficial remisoria a la Secretaria Distrital de planeacioacuten y Secretariacutea de Hacienda de solicitud de concepto sobre modificacioacuten
Concepto sobre viabilidad para efectuar el traslado presupuestal interno por inversioacuten o funcionamiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2260
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de 1996 Por el cual se introducen algunas modificaciones al decreto 568 de 1996 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por el cual se reglamentan normas orgaacutenicas del presupuesto
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL TRASLADOS PRESUPUESTALES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Reducciones Presupuestales
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene las solicitudes de reducciones que requieren certificado expedido por el Jefe de Presupuesto en el cual se haga constar que los recursos a disminuir no han sido comprometidos
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida por la Secretariacutea Distrital de Hacienda Informando la reduccioacuten del presupuesto de la entidad
Decreto de reduccioacuten presupuestal
Certificados de disponibilidad presupuestal de los rubros a los cuales se les reduce el presupuesto
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLITICA DE COLOMBIA ndash 1991 Artiacuteculos 151 342 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA- Por la cual se dictan normas orgaacutenicas en materia de presupuesto responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 - Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL TRASLADOS PRESUPUESTALES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Suspensiones o Aplazamientos
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene las solicitudes de suspensioacuten o aplazamiento presupuestales con el respectivo acto administrativo y los motivos por el cual son solicitadas asiacute como los conceptos dados por la secretaria de hacienda
22 Tipos Documentales Memorando solicitando la suspensioacuten o aplazamiento presupuestal que no afecta los agregados
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Resolucioacuten de suspensioacuten o aplazamiento presupuestal
Comunicacioacuten oficial enviada solicitando concepto sobre suspensioacuten o aplazamiento presupuestal
Concepto sobre aplazamiento o reduccioacuten presupuestal por parte de la Secretariacutea de Hacienda
Resolucioacuten de suspensioacuten o aplazamiento presupuestal emitida por la Entidad
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLITICA DE COLOMBIA ndash 1991 Artiacuteculos 151 342 352 entre otros Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA- Por la cual se dictan normas orgaacutenicas en materia de presupuesto responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 - Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
333 Dependencia SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash FINANCIERA - TESORERIacuteA GENERAL AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Anulacioacuten de Cheques
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene mediante actas la relacioacuten de los nuacutemeros de cheques y cheque anulados en el aacuterea de tesoreriacutea
22 Tipos Documentales Acta
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA -Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA - Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA - Ley 1150 de 2007 por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con recursos puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA - Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA - Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 2768 de 2012 por el cual se reglamenta la constitucioacuten y funcionamiento de las cajas menores expedido por el Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DEL INTERIOR Decreto 2893 de 2011 por la cual se establece la Estructura del Ministerio del Interior Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 por medio del cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Decreto anual de salarios expedido por el Gobierno Nacional
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Arqueo de Caja
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que detalla las transacciones del efectivo en un momento determinado con el objeto de validar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra fiacutesicamente en caja en dinero efectivo o en vales
QUE Tipos Documentales Acta
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1150 de 2007 por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con recursos puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 2768 de 2012 por el cual se reglamenta la constitucioacuten y funcionamiento de las cajas menores expedido por el Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DEL INTERIOR Decreto 2893 de 2011 por la cual se establece la Estructura del Ministerio del Interior Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 por medio del cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Decreto anual de salarios expedido por el Gobierno Nacional
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Excedentes de Liquidez
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que evidencia las decisiones tomadas por los miembros del comiteacute de Excedentes de Liquidez y que son de estricto cumplimiento
22 Tipos Documentales Acta
Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 1163 de 2016 (diciembre 22) ldquoPor la cual se actualiza y modifica el reglamento del Comiteacute de Seguimiento y Control para el manejo de Excedentes de Liquidez del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
disposicionesrdquo
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1150 de 2007 por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con recursos puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 2768 de 2012 por el cual se reglamenta la constitucioacuten y funcionamiento de las cajas menores expedido por el Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DEL INTERIOR Decreto 2893 de 2011 por la cual se establece la Estructura del Ministerio del Interior Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 por medio del cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Decreto anual de salarios expedido por el Gobierno Nacional
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CERTIFICACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Certificaciones de Pago
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Son tipos documentales que van al respectivo expediente de certificaciones por concepto de pagos efectuados a favor de entidad
22 Tipos Documentales Certificacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
151
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CERTIFICACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Certificaciones por Aprovechamiento Econoacutemico
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Tipos documentales que van al respectivo expediente de certificaciones por concepto de aprovechamiento econoacutemico
22 Tipos Documentales Certificacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CUENTAS BANCARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CUENTAS BANCARIAS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Son tipos documentales de autorizacioacuten de apertura de cuanta SHD
22 Tipos Documentales Solicitud autorizacioacuten apertura cuenta SHD
Comunicacioacuten oficial de autorizacioacuten de apertura de cuenta
Comunicacioacuten oficial enviada a la entidad financiera solicitando la apertura de la cuenta
Comunicacioacuten oficial enviada con la documentacioacuten de apertura de cuenta
Tarjeta de registro de firmas (Copia)
Comunicacioacuten oficial de justificacioacuten de cancelacioacuten de cuenta bancaria
Comunicacioacuten oficial solicitando el certificado de saldo de la cuenta
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02112018
152
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CUENTA DIARIA
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CUENTA DIARIA
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que presenta los saldos de las cuentas bancarias de la entidad asiacute como los movimientos efectuados por la tesoreriacutea en un diacutea determinado Traacutemite de pagos elaboracioacuten boletiacuten diario de tesoreriacutea expedicioacuten de certificados y conciliaciones bancarias de tesoreriacutea
22 Tipos Documentales Boletiacuten Diario de Tesoreriacutea (Reporte)
Reporte pagos por tipo de pago
Movimientos por tipo de operacioacuten traslados bancarios
Movimientos por tipo de operacioacuten notas bancarias
Ingresos por tipo de operacioacuten
Movimientos por tipo de operacioacuten -general
Conciliacioacuten- cuentas reciprocas
Saldos bancarios
Recibos de caja
Recibos de caja
Consignaciones bancarias
traslados bancarios
Comprobante de egreso
Orden de pago
Soporte de pago de aportes parafiscales
Facturas
Cuentas de cobro
Contrato (copia)
Poacuteliza
Acta de inicio
Acta parcia o final
Denuncia de peacuterdida o hurto de cheque efectuada por el beneficiario
Comunicacioacuten oficial firmada por el beneficiario solicitando el nuevo giro
Certificacioacuten cuenta bancaria
Orden de tesoreriacutea
Reporte de operacioacuten bancaria exitosa
Relaciones de autorizacioacuten de pagos de noacutemina
Recibo de consignacioacuten de pago de embargo
Certificado de Registro Presupuestal y Disponibilidad Presupuestal
Soporte de causacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 965 de 2005
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Traacutemite de pagos elaboracioacuten de boletiacuten diario de tesoreriacutea expedicioacuten
153
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de certificados y conciliaciones bancarias de tesoreriacutea Recuperado de httpwwwcontaduriagovcoco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el plan general de la contabilidad puacuteblica y el manual de procedimientos del reacutegimen de contabilidad puacuteblica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL EMBARGOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo EMBARGOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que relaciona los embargo que llegan a la entidad para hacer los respectivos descuentos
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida informando el embargo
Comunicacioacuten interna solicitando informacioacuten si el demandado tiene viacutenculo contractual
Comunicacioacuten interna sonde se informa la fijacioacuten de la cuota a desembolsar
Comunicacioacuten oficial informando el desembargo
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CORTE CONSTITUCIONAL Sentencias C-710-96 C-372-98 y C-589-95 de la Corte Constitucional Colombia MINISTERIO DE L TRABAJO El artiacuteculo 127 del Coacutedigo Laboral Capiacutetulo V artiacuteculos 154 al 156 del Coacutedigo Sustantivo del Trabajo modificados por la ley 11 de 1984
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene los informes excepcionales requeridos en un periodo por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones
22 Tipos Documentales Informe de Tesoreriacutea a la Contraloriacutea Distrital
Informe de Tesoreriacutea a la Contraloriacutea General
Reporte de Saldos de cuentas a la Secretariacutea Distrital
154
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de Hacienda
Informe de Estados de Tesoreriacutea a la Direccioacuten Distrital de Impuestos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informe al Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotaacute por retenciones de los contratos de obra
Informe SISARC (electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
155
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Tiacutetulo Control de Entrega de Cheques
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Libro que radica el Control de Entrega de Cheques el cual ya no lleva la entidad
22 Tipos Documentales Libro de entrega de cheques
Ceacutedula de ciudadaniacutea
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 3 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Instrumento de gestioacuten financiera mediante el cual se verifica y aprueba el monto maacuteximo mensual de fondos disponibles para las entidades financiadas con los recursos del Distrito
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial recibida de la Tesoreriacutea Distrital dando la instruccioacuten y lineamientos par a la elaboracioacuten del PAC de la vigencia
Comunicacioacuten interna informando y solicitando la proyeccioacuten del PAC
Comunicacioacuten interna enviando la proyeccioacuten del PAC
Proyecto PAC
Comunicacioacuten oficial enviada a la oficina de Planeacioacuten Financiera de la Direccioacuten Distrital de Tesoreriacutea remitiendo el consolidado del PAC con sus soportes
Comunicacioacuten oficial recibida de la oficina de Planeacioacuten Financiera con la aprobacioacuten del PAC para el IDRD
Soporte del PAC - SISPAC (Electroacutenico)
Comunicacioacuten oficial interna de solicitud de la reprogramacioacuten del PAC
Informe programa anual mensual izado de caja SISPCAC
Compensaciones entre fuentes
Comunicacioacuten interna PAC no ejecutado
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE HACIENDA Resolucioacuten No SDH-000295 24
156
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
DE NOVIEMBRE DE 2017 Por medio de la cual se establecen los procedimientos en relacioacuten con la distribucioacuten consolidacioacuten seguimiento y control del Programa Anual Mensualizado de Caja mdash PAC del Distrito Capital Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE HACIENDA Circular DDT 10 DE 2018 Programacioacuten y presentacioacuten del PAA ante el CONFIS para la vigencia 2019
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL REGISTRO DE LIQUIDACIOacuteN DE ESPECTACULOS PUacuteBLICOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo REGISTRO DE LIQUIDACIOacuteN DE ESPECTACULOS PUacuteBLICOS
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Tipo documental que registra la liquidacioacuten de espectaacuteculos puacuteblicos y los soportes del evento (venta boleteriacutea pago de impuestos poacutelizas entre otros
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial Recibida por parte del interesado en realizar el evento
Fotocopia o soporte Cheque
Fotocopia o soporte Poacuteliza
Paz y Salvo
Certificacioacuten del concesionario para la venta de la boleteriacutea
Certificacioacuten del empresario boleteriacutea vendida y devuelta
Planilla de Liquidacioacuten del Impuesto por Espectaacuteculos puacuteblicos
Consignacioacuten bancariacutea del Impuesto por Espectaacuteculos Puacuteblicos (copia)
Informe de los espectaacuteculos puacuteblicos
Informe Trimestral de Espectaacuteculos Puacuteblicos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
34 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - SISTEMAS AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COPIAS DE SEGURIDAD Y RESPALDO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo COPIAS DE SEGURIDAD Y RESPALDO
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
157
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
21 Alcance y Contenido Son las copias de seguridad respaldo copy backup copia de respaldo copia de reserva (del ingleacutes backup) en ciencias de la informacioacuten e informaacutetica de los datos originales que se realiza con el fin de disponer de un medio para recuperarlos en caso de su peacuterdida
22 Tipos Documentales NA
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 1 antildeo
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total y Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 en particular los Artiacuteculos 11 18 y 19 Colombia INCONTEC Norma NTC ISO IEC 270012013 Anexo A12 Especifica los requisitos a cumplir para implantar un SGSI Colombia INCONTEC Norma NTC ISO IEC 270022013 coacutedigo de buenas praacutecticas para la gestioacuten de la seguridad SGSI
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MANTENIMIENTO TEacuteCNICO DE SOFTWARE Y HARDWARE 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo MANTENIMIENTO TEacuteCNICO DE SOFTWARE Y HARDWARE
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el Programa de mantenimiento (Electroacutenico) de los equipos (Hardware) y sistemas (Software) de la entidad
22 Tipos Documentales Programa de mantenimiento (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SOPORTE TEacuteCNICO DE SOFTWARE Y HARDWARE 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo SOPORTE TEacuteCNICO DE SOFTWARE Y HARDWARE
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra las solicitudes de servicio o soporte teacutecnico (correo electroacutenico) en la mesa de ayuda (GLPI) qie asigna automaacuteticamente un coacutedigo de soporte incluye la respectiva solucioacuten dada
158
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
22 Tipos Documentales Solicitud de servicio o soporte teacutecnico (correo electroacutenico)
Registro de solicitud de soporte teacutecnico (mesa de ayuda-GLPI)
Soporte teacutecnico (solucioacuten)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
4 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE PARQUES ndash DESPACHO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene los informes excepcionales requeridos por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
159
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de informacioacuten hechos por otras entidades puacuteblicas yo privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido
Informe resumen de las actividades realizadas por la Subdireccioacuten Teacutecnica de Parques en cumplimiento de su misioacuten institucional
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten
10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
160
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Proyectos de Sostenibilidad del Sistema Distrital de Parques
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente en el que se registra la formulacioacuten del proyecto y el seguimiento de cada uno de los proyectos formulados por la entidad en temas de mantenimiento de los nuevos parques construidos yo rehabilitados asiacute como disponer los parques en buenas condiciones para realizar las actividades y programas de recreacioacuten deporte y actividad fiacutesica
22 Tipos Documentales Formulacioacuten del Proyecto Seguimiento a proyectos formulados
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 078 de 2002 Por el cual se dictan normas para la Administracioacuten y sostenibilidad del sistema de parques Distritales Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 352 de 2008 Por el cual se dictan normas para la Administracioacuten y sostenibilidad del sistema de parques Distritales Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto 456 de 2013 ldquoPor el cual se adopta el Marco Regulatorio de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico en el Distrito Capital de Bogotaacuterdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 190 de 2004 POT Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten No 277 del 2007 33810 por la cual se adopta y modifica el manual de aprovechamiento econoacutemico Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 321 de julio 24 de 2002 mediante la cual se establece el Programa de mantenimiento y preservacioacuten de los parques de escala Regional Metropolitana y Zonal de Bogotaacute Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 353 de julio 30 de 2003 por la cual se adopta el Programa para el mantenimiento dotacioacuten administracioacuten y preservacioacuten de los parques vecinales y de bolsillo del Distrito Capital
43 Fecha (s) de la 11102018
161
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
descripcioacuten (es)
41 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE PARQUES - ADMINISTRACIOacuteN DE ESCENARIOS AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten de los Parques
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que informa y registra los seguimientos realizados a los parques en temas relacionados con el mantenimiento de ceacutesped aseo residuos vigilancia piscinas fumigacioacuten entre otros
22 Tipos Documentales Control de ceacutesped y mantenimiento de zonas verdes
Control de aseo y residuos soacutelidos
Planilla control personal de aseo
Control de personal de vigilancia
Control de fumigacioacuten en parques y escenarios
Control mantenimiento piscinas Control de lagos y fuentes
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten
20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Estabilidad de Obra
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el seguimiento a las obras de contratos o proyectos de parques finalizados con poacutelizas de estabilidad yo calidad de obra con el fin de verificar las condiciones de
162
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
infraestructura para el adecuado uso de la comunidad
22 Tipos Documentales Programacioacuten de visitas estabilidad de obra
Acta de visita por estabilidad de obra
Comunicacioacuten oficial enviada al contratista e interventor notificando las fallas
Comunicacioacuten oficial recibida de aceptacioacuten de responsabilidad o descargos
Comunicacioacuten oficial interna solicitando la declaracioacuten de siniestro
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD Procedimiento Estabilidad de Obra Seguimiento a contratos de obras y proyectos en zonas de cesioacuten finalizados con poacutelizas de estabilidad
42 Reglas o Normas CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA DE 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 80 de 1993 artiacuteculos 4 25 y 77 Por el cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1150 de 2007 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por el cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de 2011 Artiacuteculo 86 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 410 de 1971 Por el cual se expide el Coacutedigo de Comercio ldquoTiacutetulo V Del Contrato de Segurordquo Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 734 de 2012 Por el cual se reglamente el Estatuto General de la Administracioacuten Puacuteblica y se dictan otras disposiciones Tiacutetulo V Garantiacuteas en la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 19 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones procedimientos y traacutemites innecesarios existentes en la Administracioacuten Puacuteblica Artiacuteculo 21ordf De la publicacioacuten de los actos y sentencias sancionatorias Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1510 de 2013 Por el cual se reglamente el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Artiacuteculo 116 Garantiacutea de cumplimiento Numeral 5 Estabilidad y calidad de la obra En este amparo cubre a la Entidad Estatal de los perjuicios ocasionados por cualquier tipo de dantildeo o deterioro imputable al contratista sufrido por la obra entregada a satisfaccioacuten
163
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 545 de 2016 Por el cual se establece el procedimiento para la entrega material y la titulacioacuten de las zonas de cesioacuten y bienes destinados al uso puacuteblico y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Mantenimiento de Parques y Escenarios
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las visitas de seguimiento a los parques con el cual se diagnostica el estado de cada uno de ellos y los servicios solicitados para su mantenimiento de acuerdo a la priorizacioacuten
22 Tipos Documentales Programa de visitas de diagnoacutestico
Ficha de Informacioacuten de parques
Solicitud de Mantenimiento
Diagnoacutestico de parques
Registro del diagnoacutestico de parques en aplicativo (acceso)
Matriz de priorizacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 078 de 2002 Por el cual se dictan normas para la Administracioacuten y sostenibilidad del sistema de parques Distritales Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 352 de 2008 Por el cual se dictan normas para la Administracioacuten y sostenibilidad del sistema de parques Distritales Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto 456 de 2013 ldquoPor el cual se adopta el Marco Regulatorio de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico en el Distrito Capital de Bogotaacuterdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 190 de 2004 POT Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten No 277 del 2007 33810 por la cual se adopta y modifica el manual de aprovechamiento econoacutemico Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 321 de julio 24 de 2002 mediante la cual se establece el Programa de mantenimiento y preservacioacuten de los parques de escala Regional Metropolitana y Zonal de Bogotaacute Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 353 de julio 30 de 2003 por la cual se adopta el Programa para el mantenimiento dotacioacuten administracioacuten y preservacioacuten de los parques vecinales y de bolsillo del Distrito Capital
164
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
42 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE PARQUES - PROMOCIOacuteN DE SERVICIOS AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ALIANZAS ESTRATEacuteGICAS PARA EL APROVECHAMIENTO ECONOacuteMICO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ALIANZAS ESTRATEacuteGICAS PARA EL APROVECHAMIENTO ECONOacuteMICO
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra las actividades necesarias para gestionar recursos adicionales requeridos para la realizacioacuten de eventos recreativos y deportivos organizados por el IDRD a traveacutes de Alianzas Estrateacutegicas con las diferentes empresas u organizaciones
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna para solicitar alianza con la empresa privada
Comunicacioacuten interna con la programacioacuten anual de los eventos
Programa anual de eventos
Fichas Teacutecnicas
Propuesta comercial
Acta de visita comercial
Carta de compromiso
Acta de Entrega de elementos
Comunicacioacuten interna notificando los bienes de consumo
Comunicacioacuten Oficial enviada de agradecimiento
Comunicacioacuten oficial enviada notificando la sancioacuten
Matriz de empresas contactadas comercialmente (electroacutenico)
Informe consolidado
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
165
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Artiacuteculo 60 - Estabilidad de Obra Colombia COLDEPORTES - UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA Poliacutetica Puacuteblica del Deporte Recreacioacuten y Actividad Fiacutesica del 2009 al 2019 aprobada el 29 de octubre del 2009 Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto 456 de 2013 Por el cual se adopta el marco regulatorio del aprovechamiento econoacutemico del espacio puacuteblico en el Distrito Capital teniendo en cuenta la suspensioacuten provisional del Decreto 364 de 2013 Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto Distrital 215 de 2005 Por el cual se adopta el Plan Maestro del Espacio Puacuteblico para Bogotaacute Distrito Capital y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto Distrital 603 de 2007 Por el cual se actualiza la Cartilla de Mobiliario Urbano de Bogotaacute DC adoptada mediante Decreto Distrital 170 de 1999 y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE CULTURA RECREACIOacuteN Y DEPORTE Decreto 229 de 2015 Por medio del cual se adopta la Poliacutetica Puacuteblica de Deporte Recreacioacuten Actividad Fiacutesica Parques y Escenarios para Bogotaacute Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE CULTURA RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 234 de 2014 Por el cual se adoptan el Protocolo Interinstitucional y la Formula de Retribucioacuten del Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico de Bogotaacute DC - Modalidad Corto Plazo Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten de Direccioacuten General 277 de 2007 Por medio de la cual se adopta el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico de los Espacios Puacuteblicos Administrados por el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte - IDRD Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 583 de 2008 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 338 de 2010 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico de los Espacios Puacuteblicos administrados por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 062 de 2013 por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 316 de 2013 por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del
166
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 137 de 2014 Por medio de la cual se adopta el Manual de Contratacioacuten del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte ndash IDR Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 190 de 2015 Por medio de la cual se deroga la Resolucioacuten No 018 de fecha 17 de Enero de 2014 y se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio puacuteblico administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 046 de 2015 Por el cual el IDRD adoptan el Protocolo Interinstitucional y la Formula de Retribucioacuten del Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico de Bogotaacute DC - Modalidad Corto Plazo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PRESTAMO DE USO DE PARQUES Y ESCENARIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo PRESTAMO DE USO DE PARQUES Y ESCENARIOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene las actividades necesarias para el traacutemite del Preacutestamo de uso de moacutedulos ubicados en parques o escenarios administrados por el IDRD
22 Tipos Documentales Solicitud de preacutestamo de uso temporal del espacio puacuteblico
Proyecto Manejo de ocupacioacuten temporal del espacio puacuteblico
Soportes para el permiso o contrato
Preacutestamo del espacio puacuteblico administrado por el IDRD
Comunicacioacuten oficial recibida aceptando las condiciones del permiso
Acta de entrega y recibo del parque y escenario
Acta de recibo de uso temporal de parque y escenario
Informe de seguimiento
Garantiacuteas (cuando aplique)
Paz y salvo
Contrato o convenio (copia) Comprobante de pago
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 3075
167
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de 1997 Por la cual se reglamenta parcialmente la Ley 9 del 1979 (medidas sanitarias) y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto Distrital 190 de 2004 Por medio del cual se compilan las disposiciones contenidas en los Decretos Distritales 619 de 2000 y 469 de 2003 (artiacuteculo 6 y 13) Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 463 de 2003 Por el cual se reglamenta la administracioacuten el mantenimiento y el aprovechamiento econoacutemico del espacio puacuteblico construido y sus usos temporales en Bogotaacute Distrito Capital (artiacuteculos 15 19 21 y 24) Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 277 de 2007 Por medio de la cual se adopta el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico de los Espacios Puacuteblicos Administrados por el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte - IDRD Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 583 del 2008 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 338 de 2010 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico de los Espacios Puacuteblicos administrados por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 316 de 2013 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 018 de 2014 Por medio de la cual se deroga la resolucioacuten 62 del 5 de febrero de 2013 y se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico Administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACUERDOS DE GESTIOacuteN SOCIAL EN PARQUES Y ESCENARIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ACUERDOS DE GESTIOacuteN SOCIAL EN PARQUES Y ESCENARIOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Establecer las actividades requeridas para realizar apoyo social en los procesos de disentildeo construccioacuten y mantenimiento de parques con el fin de promover la participacioacuten de la comunidad en general en relacioacuten con la Sostenibilidad integral del Sistema Distrital de Parques
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna Solicitando Apoyo Social
Comunicacioacuten Oficial externa Solicitando Apoyo Social
Comunicacioacuten Interna designando al profesional de
168
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Apoyo Social
Comunicacioacuten Oficial Enviada dando respuesta a la solicitud de Apoyo Social
Ficha de caracterizacioacuten social del parque
Piezas comunicacionales
Acta de la reunioacuten con la Comunidad para presentar la vocacioacuten definida para el parque
Acta de la reunioacuten con la Comunidad para desarrollar el taller participativo
Encuesta de percepcioacuten de la comunidad
Informe de anaacutelisis de las encuestas para definir la caracterizacioacuten del parque
Acta de la reunioacuten con la Comunidad para proyectar un Acuerdo ciudadano
Comunicacioacuten interna remitiendo el Acuerdo Ciudadano al Subdirector Teacutecnico de Parques para su revisioacuten y aprobacioacuten
Acuerdo Ciudadano
Acta de la reunioacuten con el contratista para establecer la condicioacuten de la obra
Acta de la reunioacuten sostenida entre el contratista de la obra y la Comunidad
Acta de reunioacuten con el contratista para hacerle entrega de la informacioacuten general del proyecto
Acta de la reunioacuten del contratista con la Comunidad para hacer el informe de los avances de la obra
Acta de la reunioacuten del comiteacute Veedor
Acta de la reunioacuten del comiteacute teacutecnico de la obra
Acuerdo Ciudadano para el disentildeo la construccioacuten y el sostenimiento de la obra
Ficha de caracterizacioacuten y seguimiento del parque
Convocatoria a la reunioacuten informativa donde se presentaraacute la propuesta de gestioacuten social enfocada a la problemaacutetica real
Acta de reunioacuten informativa con la comunidad
Acta de mesas de trabajo para la elaboracioacuten del Acuerdo Ciudadano
Ficha de diagnoacutestico y de seguimiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 850 de 2003 Por medio de la cual se reglamentan las veeduriacuteas ciudadanas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 263 de 2003 Por el cual se reglamentan los artiacuteculos 6deg y 10deg del Acuerdo Distrital 078 de 2002 que dictoacute normas para la Administracioacuten y Sostenibilidad del Sistema Distrital de Parques Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto
169
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Distrital 215 de 2005 Por medio del cual se adopta el plan maestro de Espacio Puacuteblico para Bogotaacute Distrito Capital y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 308 de 2006 Por el cual se adopta el Plan Maestro de Equipamientos Deportivos y Recreativos para Bogotaacute Distrito Capital Tiacutetulo III Poliacutetica de gestioacuten para la sostenibilidad Capitulo II Estrategia de Gestioacuten Social Modificado parcialmente por el Decreto Distrital 484 de 2007 Por el cual se modifican los Decretos Distritales 308 de 2006 (Plan Maestro de Equipamientos Deportivos y Recreativos) y 897 de 2000 (Planes de Reordenamiento) Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE GOBIERNO Decreto 448 de 2007 Por el cual se crea y estructura el Sistema Distrital de Participacioacuten Ciudadana
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11252018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes Acuerdo 0782002 y 352 de 2008
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Esta es una tipologiacutea documental de contratos y Acuerdos que van incluidos en el respetivo expediente del contrato
22 Tipos Documentales Informes
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DISTRITO CAPITAL - Acuerdo 078 de 2002 Por el cual se dictan normas para la administracioacuten y sostenibilidad del Sistema de Parques Distrital Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DISTRITO CAPITAL Acuerdo 352 de 2008 Por medio del cual se adoptan las medidas de optimizacioacuten tributaria en los impuestos de vehiacuteculos automotores delineacioacuten urbana predial unificado y plusvaliacutea en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
5 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndash
DEPORTES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Reunioacuten de Deporte
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos
170
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
adquiridos en las diferentes sesiones de este comiteacute en cumplimiento a las funciones misionales
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Informes excepcionales que son requeridos por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas yo privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes
171
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten
Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido
Documento que consolida las actividades desarrolladas durante el periodo solicitado puede ser mensual bimensual trimestral y el consolidado anual
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten
10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones
172
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11252018
51 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashDEPORTES - ALTO RENDIMIENTO DEPORTIVO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de la Comisioacuten Teacutecnica de Rendimiento Deportivo
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos adquiridos en las diferentes sesiones de este comiteacute en cumplimiento a las funciones misionales
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 406 del 2013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011
42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten No 405 de 2011 del - Por la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el programa de rendimiento deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paraliacutempicos Nacionales y eventos del Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la Resolucioacuten No 203 de 2009
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute Primario
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos adquiridos en las diferentes sesiones del comiteacute primario
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
173
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 406 del 2013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011 Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten No 405 de 2011 Por la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el programa de rendimiento deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paraliacutempicos Nacionales y eventos del Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la Resolucioacuten No 203 de 2009
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Equipos Multidisciplinarios
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos adquiridos en las diferentes sesiones de este comiteacute en cumplimiento a las funciones misionales de los equipos multidisciplinarios que participan en las diferentes disciplinas del deporte
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 406 de 013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011
42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 406 del 2013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011 Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten No 405 de 2011 Por la cual se
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
actualiza la estructura y se reglamenta el programa de rendimiento deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paraliacutempicos Nacionales y eventos del Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la Resolucioacuten No 203 de 2009
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL HISTORIAS CLINICAS DEPORTIVAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo HISTORIAS CLINICAS DEPORTIVAS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Es un documento privado obligatorio y sometido a reserva en el cual se registran cronoloacutegicamente las condiciones de salud de un atleta los actos meacutedicos y los demaacutes procedimientos ejecutados por el equipo de salud interdisciplinario que interviene en su atencioacuten Dicho documento uacutenicamente puede ser conocido por terceros previa autorizacioacuten del usuario o en los casos previstos por la ley
22 Tipos Documentales Listado de Atletas
Formulario Meacutedico
Formato de evaluacioacuten antropomeacutetrica
Formato historia nutricional
Formato Evaluacioacuten Fisioterapeacuteutica e Historia Cliacutenica
Guiacutea de manejo y procedimientos
Hoja de Evolucioacuten
Libro de control de historias cliacutenicas
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes NA
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIOacuteN SOCIAL Y LA MINISTERIO DE CULTURA Resolucioacuten 839 de 2017 Por la cual se modifica la Resolucioacuten 1995 de 1999 y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 23 de 1981 ndash Coacutedigo de eacutetica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTERVENCIOacuteN PSICOSOCIAL AL ATLETA 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo INTERVENCIOacuteN PSICOSOCIAL AL ATLETA
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento privado obligatorio y sometido a reserva en el cual se registran cronoloacutegicamente las condiciones de salud psicosociales de un atleta los actos meacutedicos y los demaacutes procedimientos ejecutados en la Valoracioacuten Psicosocial del atleta Dicho documento uacutenicamente puede ser conocido por
175
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
terceros previa autorizacioacuten del usuario o en los casos previstos por la ley
22 Tipos Documentales Valoracioacuten Psicosocial
Anaacutelisis Teacutecnico del Atleta
Registro Uacutenico del Deportista - RUD
Visita domiciliaria
Formato Intervencioacuten cultural y cohesioacuten
Acompantildeamiento a competencias
Orientacioacuten educativa Acta de reunioacuten donde se informa que el atleta no
presenta riesgo psicosocial
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 406 de 013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 181 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
2811102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Plan de Mantenimiento de Equipos de Medicioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene el Plan de Mantenimiento de Equipos de Medicioacuten deportiva
22 Tipos Documentales Plan de Mantenimiento de Equipos de Medicioacuten
Comunicacioacuten interna solicitando la contratacioacuten del servicio
Certificacioacuten de Calibracioacuten del equipo
Reporte de mantenimiento
Hoja de vida del equipo
Formato Preimpreso de Elementos Devolutivos Reporte de mantenimiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 6 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
176
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 181 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
28112018
52 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashDEPORTES - APOYO A ORGANISMOS DEPORTIVOS
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL APOYO A ORGANISMOS DEPORTIVOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo APOYO A ORGANISMOS DEPORTIVOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene los documentos necesarios para la aprobacioacuten de un Club Deportivo conforme a las Resolucioacuten establecida por el IDRD
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial enviada de solicitud del plan de accioacuten y documentos al organismo deportivo del sector asociado
Acta de Aprobacioacuten
Lista de verificacioacuten de documentos de apoyo
Concepto teacutecnico deportivo
Comunicacioacuten interna solicitando elaboracioacuten convenio yo contrato
Solicitud d apoyo e inversioacuten
Descripcioacuten de la inversioacuten yo apoyo solicitado y aprobado
comunicacioacuten oficial enviada informando aprobacioacuten de apoyos yo inversioacuten
Certificacioacuten de revisioacuten de legalizacioacuten de cuentas Certificacioacuten de cumplimiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Decreto 1228 de 1995 (julio 18) Diario Oficial No 41933 de 18 de julio de 1995 Por el cual se revisa la legislacioacuten deportiva vigente y la estructura de los organismos del sector asociado con objeto de adecuarlas al contenido de la Ley 181 de 1995 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2150 de 1995 Por el cual se suprimen y reforman regulaciones procedimientos o traacutemites innecesarios existentes en la Administracioacuten Puacuteblica Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 266 de 2000 (febrero 22) Diario Oficial No 43906 del 22 de febrero de 2000 Por el cual se dictan normas para suprimir y reformar las regulaciones traacutemites y procedimientos
177
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2845 de 1984 (noviembre 23) Diario Oficial No 36817 de 24 de diciembre de 1984 MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL por el cual se dictan normas para el ordenamiento del deporte la educacioacuten fiacutesica y la recreacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2845 de 1984 (noviembre 23) Diario Oficial No 36817 de 24 de diciembre de 1984 por el cual se dictan normas para el ordenamiento del deporte la educacioacuten fiacutesica y la recreacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 886 de 1976 (mayo 10) Por el cual se reglamenta la actividad de los deportistas aficionados y el funcionamiento de sus clubes deportivos
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
53 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashDEPORTES - FOMENTO Y DESARROLLO DEPORTIVO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ORGANIZACIOacuteN DE CERTAMENES DEPORTIVOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ORGANIZACIOacuteN DE CERTAMENES DEPORTIVOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra las actividades y certaacutemenes deportivos planeados organizados y ejecutados por el Instituto con el fin de obtener un resultado o logro en su misionalidad
22 Tipos Documentales Plan de Accioacuten
Comunicacioacuten interna remitiendo observaciones
Ficha de evaluacioacuten teacutecnica de proyectos
Comunicacioacuten interna remitiendo la viabilizacioacuten
Comunicacioacuten interna remitiendo documentos al aacuterea de Apoyo a la Contratacioacuten
Comunicacioacuten interna remitiendo observaciones al plan de accioacuten
Comunicacioacuten interna remitiendo concepto teacutecnico
Concepto teacutecnico
Ejecucioacuten del servicio
Informes y memorias
Comunicacioacuten interna informando incumplimiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia ndash INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE ndash IDRD RESOLUCIOacuteN 599 DE 2009 (Diciembre 14) Por la cual se Promulga la Carta Fundamental para la Organizacioacuten de los Juegos Distritales Recreativos y Deportivos Comunales de Bogotaacute DC
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 181 de Enero
178
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
18 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del Deporte la Recreacioacuten el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea El Sistema Nacional del Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE ndashIDRD Resolucioacuten 599 DE 2009 (Diciembre 14) Por la cual se Promulga la Carta Fundamental para la Organizacioacuten de los Juegos Distritales Recreativos y Deportivos Comunales de Bogotaacute DC
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa Escuelas Deportivas
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Contiene el plan de accioacuten a desarrollar y el seguimiento de todo lo relacionado con las escuelas deportivas
22 Tipos Documentales Plan de accioacuten Programa de Escuelas Deportivas
Plan de Accioacuten Aacuterea de Deportes
Proyecto de Escuelas Solicitud
Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico
Comunicacioacuten Oficial o Correo electroacutenico informando sobre la conveniencia de realizar o no la actividad
Comunicacioacuten Interna solicitando la elaboracioacuten del convenio o contrato
Control de seguimiento (Excel)
Convenio Contrato
Entrevista de Verificacioacuten de habilidades personas naturales
Comunicacioacuten Interna solicitando la celebracioacuten del contrato
Contrato de prestacioacuten de servicios legalizado
Acta de inicio Convenio Contrato
Acta de Reunioacuten
Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico solicitando el plan de accioacuten
Plan de Accioacuten de Escuelas Deportivas
Comunicacioacuten oficial solicitando ajustes al plan de accioacuten
Acta de reunioacuten
Programa Pedagoacutegico y metodoloacutegico
Revisioacuten Teacutecnica del Programa Pedagoacutegico y Metodologiacutea
Acta de Reunioacuten
Vista de verificacioacuten teacutecnica ndash pedagoacutegica
Informe de Actividades
Control de asistencia mensual a clases
Concepto del Supervisor del Contrato IDRD
Comunicacioacuten Oficial enviada donde se informa el incumplimiento de las obligaciones del contrato
Informe Ejecutivo Final
179
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD-
42 Reglas o Normas Colombia COLDEPORTES Acuerdo No 000058 del 25 de abril de 1991 ldquoPor la cual se crea el Proyecto lsquoEscuelas de Formacioacuten Deportivarsquo y se asigna la sede para la direccioacuten de las mismas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 181 de 1995 Los entes deportivos departamentales y municipales coordinaraacuten y promoveraacuten la ejecucioacuten de programas recreativos para la comunidad en asocio con entidades puacuteblicas o privadas que adelanten esta clase de programas en su respectiva jurisdiccioacuten ver artiacuteculo 7 Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE ndashIDRD Resolucioacuten 299 de 2009 ldquopor medio de la cual se establece los requisitos procedimientos y reglamentos para otorgar supervisar suspender y cancelar el Aval Deportivo en las Escuelas Deportivasrdquo Colombia COLDEPORTES Resolucioacuten 001909 de 1991 Por la cual se reglamenta el proyecto de Escuelas de Formacioacuten
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa Mueacutevete Bogotaacute
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el seguimiento y las actas suscritas del desarrollo y ejecucioacuten del Programa Mueacutevete Bogotaacute
22 Tipos Documentales Plan de trabajo de actividades
Matriz Instituciones amigas
Control de procedimientos
Agenda Mueacutevete Bogotaacute
Acta de visita caracterizacioacuten
Acta de visita seguimiento y control
Control asistencia Mueacutevete Bogotaacute
Planificacioacuten y ejecucioacuten del servicio
Toma datos RAFI Digitacioacuten datos RAFI
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1355 de 2009 ldquoPor medio de la cual se define la obesidad y las enfermedades croacutenicas no transmisibles asociadas a esta como una prioridad de salud puacuteblica y se adoptan medidas
180
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
para su control atencioacuten y prevencioacutenrdquo Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2771 de 2008 ldquoPor el cual se crea la Comisioacuten Nacional Intersectorial para la coordinacioacuten y orientacioacuten superior del fomento desarrollo y medicioacuten de impacto de la actividad fiacutesicardquo Colombia MINISTERIO DE SALUD Plan Decenal de Salud Puacuteblica PDSP 2012 ndash 2021 Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 498 de 2012 ldquoPor medio del cual se establecen estrateacutegias integrales de promocioacuten de alimentacioacuten saludable y de actividad fiacutesica que mejoren la calidad de vida y salud de la poblacioacuten expuesta ao con problemas de sobrepeso y obesidad del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Apoyo Teacutecnico y Metodoloacutegico al Atleta
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene las Actas de Reunioacuten de sustentacioacuten Plan de Accioacuten y las solicitud revisioacuten y sustentacioacuten de la incorporacioacuten de atletas al Programa de Rendimiento -RUD las visitas teacutecnicas y seguimiento a las actividades programadas desempentildeo y evolucioacuten del atleta o equipo en el evento deportivo y el anaacutelisis de los macrociclos
22 Tipos Documentales Actas de Reunioacuten de sustentacioacuten Plan de Accioacuten
Formato Plan Graacutefico de Entrenamiento
Control Mensual de Entrenamiento Reporte de Asistencia de Atletas a Entrenamientos (Pago Transporte)
Visita Teacutecnica
Plan Competencias
Informe Teacutecnico de Competencia (por cada agrupacioacuten deportiva)
Comunicacioacuten Interna Solicitando el ingreso del Atleta
Postulacioacuten de Atletas al Programa de Rendimiento
RUD
Solicitud de entrada del atleta al programa de Rendimiento Deportivo
Postulacioacuten de Atletas al Programa de Rendimiento
Registro Teacutecnico Individual por Semestre
Acta de reunioacuten de Aprobacioacuten de entrada o permanencia en el Programa
Anaacutelisis Teacutecnico Programa Rendimiento Deportivo
Comunicacioacuten Oficial informando aprobacioacuten o no al Programa de Rendimiento Deportivo
Anaacutelisis de Cumplimiento Macrociclo
Evaluacioacuten Cuantitativa y Cualitativa de Entrenadores Informe final
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
181
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 181 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 406 de 2013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos para nacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten 405 de 2011
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
6 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndash RECREACIOacuteN
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Acta Reunioacuten de Recreacioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos adquiridos en las diferentes sesiones de este oacutergano decisorio en cumplimiento a las funciones asignadas en acto administrativo
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Informes excepcionales que son requeridos por entidades
182
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes Otras Entidades
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
183
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten
Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido
Registra los resuacutemenes ejecutivos del aacuterea que recopilan los datos maacutes relevantes sobre el trabajo realizado a lo largo de cada antildeo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten
10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27112018
61 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash RECREACIOacuteN COMUNITARIA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Recreacioacuten Comunitaria
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Registra la planificacioacuten y ejecucioacuten del programa comunitario con el fin de garantizar el derecho a la recreacioacuten a los ciudadanos que integran sectores poblacionales vulnerables
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
Ficha Teacutecnica (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico)
Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
184
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD-
Acuerdo 4 de Febrero 8 de 1978 42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA 1991
Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 181 de Enero 18 de 1995 por el cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
62 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash PERSONAS MAYORES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Recreacioacuten para Personas Mayores
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Registra el programa y evidencia la participacioacuten del adulto mayor en actividades recreativas que posibiliten su bienestar integral el mantenimiento y fortalecimiento de destrezas habilidades actitudes y aptitudes propias de una persona mayor
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
Ficha Teacutecnica (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico) Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DC Acuerdo 44 del 2001 ldquoPor el cual se adiciona el Acuerdo 06 de 1997rdquo ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 936 de 1998 ldquoPor el cual se modifica el artiacuteculo 1ordm del Decreto 604 de agosto 5 de 1997rdquo Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DC Acuerdo 06 de 1997 ldquoPor el cual se crea una tarjeta de recreacioacuten y espectaacuteculos puacuteblicos gratuitos a hombres mayores de 60 antildeos y mujeres mayores de 55 antildeosrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 604 del 1997 ldquoPor medio del cual se reglamenta el Acuerdo 6 de 1997rdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
185
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PASAPORTE VITAL 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Pasaporte Vital
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Evidencia las solicitudes del pasaporte vital por parte del interesado la expedicioacuten y entrega de este al adulto mayor para su participacioacuten en las diferentes actividades realizadas desde el Programa de Persona Mayor del Aacuterea de Recreacioacuten
22 Tipos Documentales Inscripcioacuten adulto mayor pasaporte vital
Brochure pasaporte vital
Registro de informacioacuten supercade
Encuesta de satisfaccioacuten del usuario
Informe trimestral
Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico remitiendo el consolidado de los pasaportes vitales y las encuestas de satisfaccioacuten del usuario
Informe consolidado
Acciones de mejora
Matriz de estaacutendares e indicadores de traacutemites y servicios
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 4 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 06 de 1997 Por la cual se crea una tarjeta de recreacioacuten y espectaacuteculos puacuteblicos gratuitos a hombres mayores de 60 antildeos y mujeres mayores de 55 antildeos Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DC Acuerdo No 44 de 2001 Por el cual se adiciona el Acuerdo 06 de 1997 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 604 de 1997 Por medio del cual se reglamenta el Acuerdo 06 de 1997 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 936 de 1998 Por el cual se modifica el artiacuteculo 1ordm del Decreto 604 de agosto 5 de 1997
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
63 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash INFANCIA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Recreacioacuten para la Infancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Contiene el Programa que desarrolla actividades luacutedico - recreativas dirigidas para la poblacioacuten de Primera Infancia (de 0 a 5 antildeos 11 meses) e Infancia (de 6 a 12 antildeos) del Distrito
186
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Capital Las actividades se implementan en diferentes espacios que cubren desde el Sistema Distrital de Parques hasta las instituciones educativas que cuentan con el ciclo vital especificado Igualmente este Programa cuenta con 6 ludotecas ubicadas en diferentes localidades que proporcionan especiacuteficamente atencioacuten a la primera infancia Todas las acciones se realizan en aras de contribuir a la formacioacuten pedagoacutegica
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
Ficha Teacutecnica (Electroacutenica)
Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico)
Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991 Artiacuteculo 52 Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 181 de Enero 18 de 1995 por el cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DE INTEGRACIOacuteN SOCIAL Poliacutetica de infancia y adolescencia en Bogotaacute DC 2011 ndash 2021 COMITEacute OPERATIVO DISTRITAL DE INFANCIA Y ADOLESCENCIA ndash CODIA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
64 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash JUVENTUD AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Recreacioacuten para la Juventud
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Programa orientado a la atencioacuten recreativa de la poblacioacuten joven del Distrito Capital para el mejoramiento de su calidad de vida mantenimiento y fortalecimiento de haacutebitos de vida saludable autonomiacutea participacioacuten socio familiar y liderazgo Las actividades se implementan en diferentes espacios que cubren desde el Sistema Distrital de Parques hasta las instituciones educativas que cuentan con el ciclo vital especificado Igualmente este Programa cuenta con 6 ludotecas ubicadas en diferentes localidades que proporcionan especiacuteficamente atencioacuten a la primera infancia Todas las acciones se realizan en aras de contribuir a la formacioacuten pedagoacutegica
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
187
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Ficha Teacutecnica (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico) Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991 Artiacuteculo 52 Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 181 de Enero 18 de 1995 por el cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DE INTEGRACIOacuteN SOCIAL Poliacutetica de infancia y adolescencia en Bogotaacute DC 2011 ndash 2021 COMITEacute OPERATIVO DISTRITAL DE INFANCIA Y ADOLESCENCIA ndash CODIA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
65 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash PERSONAS CON LIMITACIOacuteN AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas Consejos Locales de Discapacidad
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Registra las actas suscritas en las sesiones de los concejos locales de discapacidad y el recuento de las actividades orientadas a garantizar el derecho a la recreacioacuten descanso y diversioacuten para fortalecer los procesos funcionales de integracioacuten familiar y comunitaria de los discapacitados
22 Tipos Documentales Asistencia reuniones interinstitucionales y Consejos Locales de Discapacidad
Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 18 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 505 de 2012 Por medio del cual se modifica el Acuerdo 137 de 2004 por medio del cual se establece el Sistema Distrital de Atencioacuten Integral de personas en condicioacuten de discapacidad en el Distrito Capital y se modifica el Acuerdo 022 de 1999 Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 586 de 2015Modificado por el art 9 Decreto Distrital 548 de 2016 Por medio del cual se modifica parcialmente el Acuerdo
188
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Distrital 505 de 2012 para fortalecer las instancias del Sistema Distrital de Discapacidad y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 455 de 2009 Por el cual se modifica adiciona y reglamente el Decreto Distrital No 627 de 2007 por medio del cual se reformo el Sistema Distrital de Cultura y se establece el Sistema Distrital de Arte Cultura y Patrimonio
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa Recreativos para Personas con Limitacioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Registra los programas dados a las personas en condicioacuten de discapacidad sus familias cuidadores y cuidadoras asiacute como las actividades orientadas a garantizar el uso del derecho a la recreacioacuten al descanso a la diversioacuten para fortalecer los procesos funcionales de integracioacuten familiar y comunitaria
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
Ficha Teacutecnica (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico)
Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas USA NEW YORK NACIONES UNIDAS Convencioacuten sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad y Protocolo Facultativo Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1349 de 2009 ldquoPor medio de la cual se aprueba la Convencioacuten sobre los Derechos de las personas con Discapacidad adoptada por la Asamblea General de la Naciones Unidas el 13 de diciembre de 2006rdquo Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 515 de 2012 ldquoPor medio del cual se modifica el Acuerdo 137 de 2004 ldquoPor medio del cual se establece el Sistema Distrital de Atencioacuten Integral de Personas en condicioacuten de discapacidad en el Distrito Capital y se modifica el Acuerdo 022 de 1999rdquo Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DC Acuerdo 245 de 2006 ldquoPor medio del cual se institucionaliza el mes de las personas en condicioacuten de discapacidad y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Poliacutetica Puacuteblica
De Discapacidad Para El Distrito Capital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 470 de 2007 ldquoPor el cual se adopta la Poliacutetica Puacuteblica de Discapacidad para el Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la 11102018
189
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
descripcioacuten (es)
66 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash EVENTOS METROPOLITANOS AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Eventos Metropolitanos
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Registra las actividades de espectaacuteculos impactantes que por su calidad cubrimiento e importancia son de intereacutes distrital abarca las diferentes localidades de la ciudad
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
Ficha Teacutecnica
Programacioacuten mensual de actividades Programacioacuten mensual de servicios
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 1493 de 2011 ldquoPor la cual se toman medidas para formalizar el sector del espectaacuteculo puacuteblico de las artes esceacutenicas se otorgan competencias de inspeccioacuten vigilancia y control sobre las sociedades de gestioacuten colectiva y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteIBLICA Decreto 1258 de 2012 ldquoPor el cual se reglamenta la Ley 1493 de 2011rdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE GOBIERNO Resolucioacuten 671 de 2011 ldquoPor la cual se establecen y adoptan los protocolos y procedimientos ordenados en el Decreto Distrital 192 de 2011 y se establece el procedimiento para la autorizacioacuten de reuniones y marchasrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 192 de 2011 ldquoPor el cual se reglamenta el Acuerdo 424 de 2009 que creoacute el Sistema Uacutenico de Gestioacuten para el registro evaluacioacuten y autorizacioacuten de actividades de aglomeracioacuten de puacuteblico en el Distrito Capital y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 350 de 2003 ldquoPor el cual se regulan las rifas juegos concursos espectaacuteculos puacuteblicos y eventos masivos en el Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 622 de 2016 Por el cual se modifica el Decreto Distrital 599 de 2013 Por el cual se establecen los requisitos para el registro la evaluacioacuten y la expedicioacuten de la autorizacioacuten poro la realizacioacuten de las actividades de aglomeracioacuten de puacuteblico en el Distrito Capital traveacutes del Sistema Uacutenico de Gestioacuten por el Registro Evaluacioacuten y Autorizacioacuten de Actividades de Aglomeracioacuten de Puacuteblico en el Distrito Capital mdashSUGA y se dictan Otras disposiciones Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
190
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 391 de 2016 ldquoPor la cual se dictan lineamientos para la organizacioacuten del ldquoFestival de Verano de Bogotaacute DCrdquo por el del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposicionesrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROPUESTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Propuestas Artiacutesticas
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que reuacutene las solicitudes propuestas y Brochure para las diferentes actividades artiacutesticas
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial Recibida
Propuesta
Brochure Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 4 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
7 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE CONTRUCCIONES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Informes excepcionales que son requeridos por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991
191
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten
Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido
Registra los resuacutemenes ejecutivos del aacuterea que recopilan los datos maacutes relevantes sobre el trabajo realizado a lo largo de cada antildeo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
192
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
31 Tiempo de Retencioacuten
10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Proyectos de Inversioacuten Construccioacuten Adecuacioacuten y Mejoramiento de los Parques y Escenarios
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra la formulacioacuten y reformulacioacuten planteadas a los diferentes proyectos de inversioacuten y el seguimiento realizado a los mismos
22 Tipos Documentales Planeacioacuten de la Formulacioacuten y reformulacioacuten de Proyectos
Plan de Accioacuten Seguimiento a los proyectos de Inversioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE NSR-10 Decreto 092 de 2011 Reglamento Colombiano de Construccioacuten Şismo Resistente NSR-10 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DE CULTURA RECREACIOacuteN Y DEPORTE Poliacutetica puacuteblica de Deporte recreacioacuten y actividad fiacutesica ldquoBogotaacute maacutes activardquo 2009-2019 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto Distrital 308 de 2006 mediante el cual se adopta el Plan Maestro de Equipamientos Deportivos y Recreativos para Bogotaacute Distrito Capital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 523 de 2010 microzonificacioacuten siacutesmica para Bogotaacute DC
193
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 180 de 2005 y acuerdos modificatorios ndash Valorizacioacuten Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 323 y 327 Fondo Compensatorio para parques y escenarios
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
71 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE CONTRUCCIONES - INTERVENTORIacuteA
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten
Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido
Registra los resuacutemenes ejecutivos del aacuterea que recopilan los datos maacutes relevantes sobre el trabajo realizado a lo largo de cada antildeo
22 Tipos Documentales Informes
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten
10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD Contraloriacutea General de la Repuacuteblica Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
72 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE CONTRUCCIONES - TEacuteCNICA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Proyectos de Disentildeo y Construccioacuten de Parques y Escenarios
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene los documentos relacionados con un proyecto de ampliacioacuten yo mejoramiento y la oferta de espacios deportivos y recreativos en la ciudad
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna Comunicacioacuten oficial recibida
194
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
solicitando intervencioacuten del parque
Ficha de previabilidad
Comunicacioacuten Interna sobre el uso del parque
Ficha de previabilidad actualizada
Comunicacioacuten Interna informando el resultado de la solicitud
Comunicacioacuten Interna asignando el gestor responsable de armar el paquete teacutecnico
Ficha de visita teacutecnica
Priorizacioacuten y definicioacuten de obras
Licencias o Permisos
Cuantificacioacuten de obra
Matriz de presupuesto
Comunicacioacuten Interna remitiendo el Paquete Teacutecnico
Acta de reunioacuten para exponer el alcance del proyecto
Comunicacioacuten Interna asignando el gestor del disentildeo
Ficha de visita teacutecnica
Definicioacuten de alcance de estudios y disentildeos
Matriz de presupuestos de consultoriacutea
Comunicacioacuten Interna remitiendo el proyecto para dar inicio al proceso de contratacioacuten
Comunicacioacuten interna asignando el responsable del proyecto
Ficha de visita teacutecnica
Definicioacuten de alcance de estudios y disentildeos
Cronograma del disentildeo
Comunicacioacuten interna asignando al profesional del Aacuterea Social
Memoria
Planos arquitectoacutenicos
Revisioacuten verificacioacuten y validacioacuten arquitectoacutenica
Acta de comiteacute teacutecnico
Memorias de caacutelculo
Planos de ingenieriacutea
Revisioacuten verificacioacuten y validacioacuten de cada una de las ingenieriacuteas
Permisos de construccioacuten
Control de cambios de disentildeo
Cuantificacioacuten de la obra
Matriz de presupuesto
Ficha de viabilidad
Comunicacioacuten interna que da continuidad a la obra
Comunicacioacuten interna de adjudicacioacuten del contrato
Comunicacioacuten interna de nombramiento del gestor y supervisor del proyecto
Acta reunioacuten para aclarar los teacuterminos de referencia
Comunicacioacuten Oficial Recibida remitiendo los documentos del interventor
Cronograma de Actividades
Acta de Inicio
Ficha de Visita Teacutecnica del Parque a intervenir
Acta de comiteacute para revisar avances del Disentildeo
195
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Acta de Reunioacuten con la Comunidad
Disentildeo Arquitectoacutenico
Planos Arquitectoacutenicos
Verificacioacuten del Disentildeo Arquitectoacutenico
Validacioacuten del Disentildeo Arquitectoacutenico
Memorias de calculo
Planos de ingenieriacutea
Disentildeo de Ingenieriacutea
Verificacioacuten del Disentildeo de Ingenieriacutea
Validacioacuten del Disentildeo de Ingenieriacutea
Soportes del traacutemite para la solicitud de las licencias y permisos
Licencias y permisos
Licencias y permisos
Cuantificacioacuten de la obra
Matriz de presupuesto
Justificacioacuten variacioacuten presupuestal estudios y disentildeos
Priorizacioacuten y definicioacuten de obras
Presupuesto
Informes mensuales de avance
Actas de recibo parcial
Control de cambios de disentildeo
Planos record Actas del Recibo final de disentildeo
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE NSR-10 Decreto 092 de 2011 Reglamento Colombiano de Construccioacuten Şismo Resistente NSR-10 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 523 de 2010 microzonificacioacuten siacutesmica para Bogotaacute DC Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 180 de 2005 y acuerdos modificatorios ndash Valorizacioacuten Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 190 de 2004 Plan de Ordenamiento Territorial Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DE CULTURA RECREACIOacuteN Y DEPORTE Poliacutetica puacuteblica de Deporte recreacioacuten y actividad fiacutesica ldquoBogotaacute maacutes activardquo 2009-2019 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto Distrital 308 de 2006 mediante el cual se adopta el Plan Maestro de Equipamientos Deportivos y Recreativos para Bogotaacute Distrito Capital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 323 y 327 Fondo Compensatorio para parques y escenarios
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
196
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL VIABILIDAD DEL PARQUE O ESCENARIO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo VIABILIDAD DEL PARQUE O ESCENARIO
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene el concepto que emite la Subdireccioacuten Teacutecnica de Construcciones del IDRD sobre el proyecto especiacutefico compuesto por los estudios teacutecnicos y disentildeos de un parque dentro del Sistema Distrital de Parques con base en el concepto de la previabilidad los lineamientos de disentildeo de parques especificaciones teacutecnicas de construccioacuten y normas sobre intervencioacuten en espacio puacuteblico
22 Tipos Documentales Ficha de viabilidad
Informacioacuten del parque o escenario
Localizacioacuten y registro fotograacutefico
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 02 JD de 2005 Numeral 6 del Articulo 10 Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 4 de 1978
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
1
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE - IDRD
SECRETARIacuteA GENERAL ndash AacuteREA DE ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
BANCO TERMINOLOacuteGICO
Vigencia 2018 ndash 2020
Fecha de Aprobacioacuten 14 de diciembre de 2018
Aproboacute Comiteacute Interno de Archivo No5 Revisoacute Secretaria General
Elaboroacute Equipo Interdisciplinario Aacuterea de Archivo y Correspondencia
Fecha de Publicacioacuten diciembre de 2018
2
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
TABLA DE CONTENIDO
ASPECTOS GENERALES
INTRODUCCIOacuteN
1 OBJETIVOS
11 Objetivos Especiacuteficos
2 PROCESO DE CONTRUCCIOacuteN DEL BANTER
3 METODOLOGIacuteA
4 CONTENIDO DE LA ESTRUCTURA ORGAacuteNICA DEL INSTITUTO
5 BANCO TERMINOLOacuteGICO DEFINICIOacuteN Y CONCEPTO
6 REFERENCIAS BIBLIOGRAacuteFICAS
3
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
INTRODUCCIOacuteN El Instrumento Archiviacutestico ldquoBanco Terminoloacutegicordquo busca la normalizacioacuten de las denominaciones utilizadas para las series y subseries documentales (BANTER) de acuerdo a las denominaciones dadas en las Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD del IDRD aprobadas por el Archivo de Bogotaacute estas series y subseries documentales son producidas por la entidad en razoacuten de las funciones administrativas dadas en la Resolucioacuten No 002 de 2005 asiacute mismo se constituye en una herramienta que facilita los procesos de valoracioacuten de documentos y elaboracioacuten yo actualizacioacuten de Tablas de Retencioacuten Documental al ofrecer tiempos miacutenimos de retencioacuten documental y una propuesta de disposicioacuten final Este instrumento archiviacutestico se elabora para dar cumplimiento a lo establecido en materia documental en el Decreto 1080 de 2015 especiacuteficamente en su artiacuteculo 28258 Instrumentos archiviacutesticos para la gestioacuten documental La gestioacuten documental en las entidades puacuteblicas se desarrollaraacute a partir de los siguientes instrumentos archiviacutesticos a) El Cuadro de Clasificacioacuten Documental (CCD) b) La Tabla de Retencioacuten Documental (TRD) c) El Programa de Gestioacuten Documental (PGD) d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR) e) El inventario documental f) Un modelo de requisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos g) Los bancos terminoloacutegicos de tipos series y subseries documentales h) Los mapas de procesos flujos documentales y descripcioacuten de las funciones de las unidades administrativas de la entidad i) Tablas de control de acceso para el establecimiento categoriacuteas adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos
Los Bancos Terminoloacutegicos de series y subseries documentales (BANTER) fueron concebidos como una herramienta de estandarizacioacuten para la armonizacioacuten terminoloacutegica de las series y subseries documentales reflejadas en el Cuadro de Clasificacioacuten Documental del IDRD En ese sentido se considera que los BANTER brindan una fuente eficaz de consulta para lograr una comunicacioacuten efectiva entre quienes planifican producen administran tramitan custodian y preservan la informacioacuten del Instituto La serie documental se define como ldquoConjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeacuteneos emanadas de un mismo oacutergano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especiacuteficas Ejemplos historias laborales contratos resoluciones e informes entre otros Por lo anterior se puede deducir que la elaboracioacuten del BANTER estaacute relacionada con las funciones establecidas para cada una de las dependencias en la entidad en cumplimiento de las funciones asignadas esto se evidencia en los documentos producidos por cada una de las oficinas productoras En ese orden de ideas la manera de identificar las series y subseries documentales se da a traveacutes de la estructura orgaacutenico-funcional de la entidad y las funciones otorgadas a las aacutereas que forman parte de la estructura orgaacutenica funcional
4
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
1 OBJETIVOS Suministrar al Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deportes un instrumento que le permita armonizar terminoloacutegicamente las series y subseries documentales establecidas en las Tablas de Retencioacuten Documental aprobadas y convalidadas por el Archivo de Bogotaacute
11 Objetivos Especiacuteficos
Elaborar el Banco Terminoloacutegico de series y subseries documentales a partir de las series y subseries documentales establecidas en las TRD y el Cuadro de Clasificacioacuten Documental del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte-
Crear una cultura de socializacioacuten de teacuterminos archiviacutesticos para el IDRD de las Series y Subseries documentales aprobadas en las Tablas de Retencioacuten Documental
2 PROCESO DE CONSTRUCCIOacuteN DEL BANCO TERMINOLOacuteGICO ndash BANTER
A continuacioacuten se presenta un flujograma del proceso de elaboracioacuten y construccioacuten de un banco terminoloacutegico
INSUMOS INSTRUMENTOS
ARCHIVIacuteSTICOS TRD CCD RUSD PGD Aspectos Normativos Nacionales AGN y Poliacuteticas Institucionales Internas del
IDRD
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Y VALIDACIOacuteN
ELABORACIOacuteN DEL BANCO TERMINOLOacuteGICO
V1 IDRD Aprobacioacuten del Comiteacute de Archivo
y
Publicacioacuten
5
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 METODOLOGIA
La metodologiacutea utilizada responde a las necesidades del IDRD para controlar la produccioacuten documental con la elaboracioacuten del Banco Terminoloacutegico de series y subseries documentales Para lo cual se tomoacute como guiacutea la Tabla de Retencioacuten Documental aprobada por el Archivo de Bogotaacute el Cuadro de Clasificacioacuten Documental y ficha de BANTER aprobada por calidad
1 Aacuterea de Identificacioacuten En esta aacuterea se escribe la serie o subserie documental que se van a normalizar de acuerdo a las establecidas en las TRD aprobadas y convalidadas por el Archivo de Bogotaacute
2 Aacuterea de contenidos y estructura En esta aacuterea se registra la informacioacuten de las series Subseries y tipos documentales que las conforman de acuerdo a las TRD y una breve definicioacuten del contenido del documento o expediente
3 Aacuterea de Valoracioacuten Se describe el tiempo de retencioacuten y disposicioacuten final establecidos en las TRD para cada serie o subserie documental
4 Aacuterea de Control de la Descripcioacuten Se tuvo en consideracioacuten las fuentes consultadas asiacute como la identificacioacuten de quien diligencio la ficha y la fecha de diligenciamiento de la misma
5 Reglas o Normas se relacionan todas las normas consultadas y que tengan relacioacuten con la serie o subserie documental establecida en el BANTER
4 CONTENIDO DE LA ESTRUCTURA ORGAacuteNICA DEL INSTITUTO
1 DIRECCIOacuteN GENERAL
11 Oficina Asesora Juriacutedica 12 Oficina Asesora de Planeacioacuten 13 Oficina Asesora de Comunicaciones 14 Oficina de Control Interno 15 Oficina de Asunto Legales
2 SECRETARIA GENERAL
21 Control Interno Disciplinario 22 Atencioacuten al Cliente Quejas Reclamos y Defensor del Ciudadano 23 Apoyo a la Contratacioacuten 24 Archivo y Correspondencia
3 SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
31 Talento Humano
6
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
311 Desarrollo Humano 312 Noacutemina
32 Apoyo Corporativo 321 Servicios Generales 322 Almaceacuten General 33 Financiera 331 Contabilidad 332 Presupuesto 333 Tesoreriacutea General
34 Sistemas
4 SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE PARQUES
41 Administracioacuten de Escenarios 42 Promocioacuten de Servicios
5 SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE - DEPORTE
51 Alto Rendimiento Deportivo 52 Apoyo Organismos Deportivos 53 Fomento y Desarrollo Deportivo
6 SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndash RECREACIOacuteN
61 Recreacioacuten Comunitaria 62 Recreacioacuten para el Adulto Mayor (Personas Mayores) 63 Recreacioacuten para la Infancia 64 Recreacioacuten para la Juventud 65 Recreacioacuten para Personas con Limitaciones 66 Eventos Metropolitanos
7 SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE CONTRUCCIONES
71 Interventoriacutea 72 Teacutecnica
7
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
5 DESARROLLO DEL BANCO TERMINOLOacuteGICO 1Dependencia DIRECCIOacuteN GENERAL AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute Directivo 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos
adquiridos en las diferentes sesiones de este oacutergano decisorio en cumplimiento a las funciones asignadas en acto administrativo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial citando a reunioacuten de comiteacute directivo
Orden del diacutea Acta de comiteacute Lista de asistencia
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 541 de 2010 Por medio de la cual se establecen los lineamientos para el funcionamiento del Comiteacute de Direccioacuten del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
de informacioacuten hechos por los distintos organismos de control y vigilancia ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y actividades de las dependencias del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial enviando el informe Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD- Constitucioacuten Poliacutetica artiacuteculo 268 42 Reglas o Normas PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1421 de 1993 Por
el cual se dicta el reacutegimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotaacute COLOMBIA CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 04 de 1978
8
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Por el cual se crea el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte Acuerdo 658 de 2016 Por el cual se dictan normas sobre organizacioacuten y funcionamiento de la Contraloriacutea de Bogotaacute DC se modifica su estructura orgaacutenica e interna se fijan funciones de sus dependencias se modifica la planta de personal y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial enviando el informe Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la
cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten de la Entidad al Concejo de Bogotaacute 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
de informacioacuten hechos por el Concejo de Bogotaacute ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
9
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 348 de 2008 Por
el cual se expide el reglamento interno del Concejo de Bogotaacute Distrito Capital Acuerdo 04 de 1978 Por el cual se crea el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Plan Estrateacutegico 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido El plan estrateacutegico reuacutene los objetivos estrateacutegicos y de calidad
propuestos por el Instituto para un periodo determinado por lo general de un antildeo igualmente contiene el nombre de los proyectos que se implementaraacuten para alcanzar dichos objetivos
22 Tipos Documentales Plan 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROPOSICIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 TIacuteTULO PROPOSICIONES 13 Nivel de descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos en los cuales se proponen nuevas directrices o
poliacuteticas en materia de recreacioacuten y deporte para Bogotaacute 22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial
Proposicioacuten o iniciativa de intereacutes general relacionadas con la Recreacioacuten y el Deporte en la ciudad de Bogotaacute
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1421 de
1993 Por el cual se dicta el reacutegimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotaacute
10
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 348 de 2008 Por el cual se expide el reglamento interno del Concejo de Bogotaacute Distrito Capital
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
11 Dependencia OFICINA ASESORA JURIacuteDICA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Acciones de Cumplimiento 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja las actuaciones de toda persona a quien
afecte el incumplimiento de una norma con fuerza de ley (leyes decretos extraordinarios decretos legislativos) o acto administrativo puede reclamar ante la autoridad judicial su cumplimiento
22 Tipos Documentales Demanda (radicacioacuten)
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes Constitucioacuten de Colombia artiacuteculo 87 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE
Constitucioacuten Poliacutetica CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 393 de 1997 Por la cual se desarrolla el artiacuteculo 87 de la Constitucioacuten Poliacutetica LEY 472 de 1998 Por la cual se desarrolla el artiacuteculo 88 de la Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia en relacioacuten con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Acciones de Grupo 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente mediante el cual se evidencian las acciones
interpuestas por un nuacutemero plural o un conjunto de personas que reuacutenen condiciones uniformes respecto de una misma
11
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
causa que originoacute perjuicios individuales para dichas personas 22 Tipos Documentales Demanda (radicacioacuten)
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes Constitucioacuten de Colombia artiacuteculo 88 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE
Constitucioacuten Poliacutetica CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 472 de 1998 Por la cual se desarrolla el artiacuteculo 88 de la Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia en relacioacuten con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Acciones de Tutela 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja la accioacuten de tutela como un mecanismo
que tiene por objeto la proteccioacuten de los derechos constitucionales fundamentales auacuten aquellos que no se encuentren consagrados en la constitucioacuten cuando estos resulten vulnerados o amenazados por la accioacuten o la omisioacuten de cualquier autoridad puacuteblica
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial
Tutela
Poder
Tutela (respuesta)
Pruebas
Fallo
Impugnacioacuten (si aplica)
Fallo de segunda instancia (si aplica) 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 7 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes Constitucioacuten de Colombia artiacuteculo 86 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Constitucioacuten Poliacutetica PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2591 de 1991 Por el cual se reglamenta la accioacuten de tutela consagrada en el artiacuteculo 86 de la Constitucioacuten Poliacutetica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Acciones Populares 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente mediante el cual se reflejan las actuaciones como
mecanismo de proteccioacuten de los derechos e intereses colectivos y difusos (los relacionados con ambiente sano moralidad administrativa espacio puacuteblico patrimonio cultural seguridad y salubridad puacuteblicas servicios puacuteblicos consumidores y usuarios libre competencia econoacutemica y otros de similar naturaleza que se definen en ella)
22 Tipos Documentales Demanda (radicacioacuten)
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD-Constitucioacuten de Colombia artiacuteculo 88 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE
Constitucioacuten Poliacutetica CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 472 de 1998 Por la cual se desarrolla el artiacuteculo 88 de la Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia en relacioacuten con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute Interno de Conciliacioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos
adquiridos en las diferentes sesiones de este oacutergano decisorio en cumplimiento a las funciones asignadas en acto administrativo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial citando a Comiteacute
13
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Ficha teacutecnica
Acta de comiteacute de conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 691 de 2011 Por medio de la cual se unifica el Reacutegimen Legal del Comiteacute de Conciliacioacuten del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIOacuteN PREJUDICIAL 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo CONCILICIOacuteN PREJUDICIAL 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja las actuaciones referentes al convenio
que alcanzan los litigantes con la intervencioacuten de un tercero para concluir un pleito o litigio en marcha o para evitar su inicio
22 Tipos Documentales Solicitud de conciliacioacuten
Comunicacioacuten oficial
Telegrama
Ficha teacutecnica de conciliacioacuten
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten
Certificado de audiencia - Procuraduriacutea 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 640 de 2001
Por la cual se modifican normas relativas a la conciliacioacuten y se dictan otras disposiciones Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide el Coacutedigo General del Proceso y se dictan otras disposiciones PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1716 de 2009 Por el cual se reglamenta el artiacuteculo 13 de la Ley 1285 de 2009 el artiacuteculo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capiacutetulo V de la Ley 640 de 2001 Decreto 1829 de 2013 Por el cual se reglamentan algunas disposiciones de las Leyes 23 de 1991 446 de 1998 640 de 2001 y 1563 de 2012
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LEGALIDAD DE PROYECTOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
14
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Tiacutetulo LEGALIDAD DE PROYECTOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que evidencian la asesoriacutea juriacutedica respecto a los
proyectos de actos administrativos que elaboran las dependencias del Instituto
22 Tipos Documentales Control de legalidad al proyecto de Acto Administrativo
Comunicacioacuten oficial interna
Acto administrativo 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PREDIOS ADQUIRIDOS POR EL IDRD 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo PREDIOS ADQUIRIDOS POR EL IDRD 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que evidencia la propiedad y mantenimiento de los
bienes inmuebles a cargo del Instituto 22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial
Escritura puacuteblica
Promesa de compraventa
Avaluacuteo
Reserva presupuestal
Disponibilidad presupuestal
Certificado de libertad
Estudios juriacutedicos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 9 de 1989 Por la cual se
dictan normas sobre planes de desarrollo municipal compraventa y expropiacioacuten de bienes y se dictan otras disposiciones Ley 388 de 1997 Por la cual se modifica la Ley 9 de 1989 y la Ley 2 de 1991 y se dictan otras disposiciones COLOMBIA CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 04 de 1978
15
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Por el cual se crea el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS DE COBRO COACTIVO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo PROCESOS DE COBRO COACTIVO 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja las actuaciones inherentes al
procedimiento por medio del cual la Administracioacuten tiene la facultad de cobrar directamente las acreencias a su favor sin que medie intervencioacuten judicial adquiriendo la doble calidad de juez y parte dentro del proceso
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial
Auto de informe secretarial
Notificacioacuten personal
Planilla de visitas domiciliarias para cobro persuasivo
Planilla de llamadas telefoacutenicas para acuerdo persuasivo
Acuerdo de pago
Informe mensual de cartera
Reporte individual de cartera
Paz y salvo
Resolucioacuten de terminacioacuten de proceso
Auto por medio del cual se decreta un embargo y secuestro
Auto de nombramiento del secuestre
Auto de embargo de bienes
Acta de diligenciamiento de embargo y secuestro
Auto que ordena el avaluacuteo del bien
Auto solicitando la designacioacuten del perito evaluador
Auto por medio del cual se fija hora lugar y fecha del remate
Aviso de remate
Acta de remate
Auto aprobacioacuten del remate
Recibo de pago
Auto de Liquidacioacuten de creacutedito y de las costas
Acto de Liquidacioacuten de creacutedito y de las costas
Resolucioacuten de terminacioacuten del proceso por cancelacioacuten de la deuda por remate
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Notificacioacuten personal de la Resolucioacuten
Auto de proveer por medio del cual una vez analizada la situacioacuten actual del deudor se opta por llevar a consideracioacuten del Comiteacute Teacutecnico de Sostenibilidad Contable
Ficha teacutecnica del proceso de cobro coactivo
Auto de informe secretarial recomendando se decreta el archivo y terminacioacuten de un proceso
Resolucioacuten de terminacioacuten y archivo del proceso 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1066 de
2006 Por la cual se dictan normas para la normalizacioacuten de la cartera puacuteblica y se dictan otras disposiciones INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Civiles 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
juzgados civiles en los litigios juriacutedicos en que es parte integral 22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide el Coacutedigo General del Proceso y se dictan otras disposiciones INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Contencioso Administrativo 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
juzgados administrativos en los pleitos judiciales en que es parte integral
22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011
Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Laborales 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
juzgados laborales en los litigios juriacutedicos en que es parte integral
22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes Coacutedigo Sustantivo del Trabajo 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 712 de 2001
Por el cual se reforma el Coacutedigo Procesal del Trabajo INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Ordinarios 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
juzgados civiles en los litigios juriacutedicos en que es parte integral 22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1564 de
2012 Por medio de la cual se expide el Coacutedigo General del Proceso y se dictan otras disposiciones INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Penales 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
juzgados penales en los litigios juriacutedicos en que es parte integral
22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 906 de 2004
Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Penal Ley 1142 de 2007 Por medio de la cual se reforman parcialmente las Leyes 906 de 2004 599 de 2000 y 600 de 2000 y se adoptan medidas para la prevencioacuten y represioacuten de la actividad delictiva de especial impacto para la convivencia y seguridad ciudadana INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Policivos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
querellas en que es parte integral 22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 79 de 2003 Por
el cual se expide el Coacutedigo de Policiacutea de Bogotaacute DC 43 Fecha (s) de la
descripcioacuten (es) 03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL RECONOCIMIENTO DEPORTIVO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo RECONOCIMIENTO DEPORTIVO 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que expide el IDRD como reconocimiento deportivo
a los Clubes Deportivos inscritos en Bogotaacute previo al cumplimiento de los requisitos establecidos la normatividad vigente para fomentar patrocinar y organizar la praacutectica del deporte la recreacioacuten y el aprovechamiento del tiempo libre e impulsar programas de intereacutes puacuteblico y social dentro de una respectiva jurisdiccioacuten territorial
22 Tipos Documentales Acta de Asesoriacutea
Comunicacioacuten recibida para solicitar el otorgamiento
Proyecto de Resolucioacuten
21
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten Interna remitiendo proyecto de resolucioacuten
Resolucioacuten de reconocimiento Deportivo 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia 1991 (Artiacuteculo 52)
Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto uacutenico reglamentario 1085 de 2015 (Artiacuteculo 2511) ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Administrativo del Deporterdquo Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley (Artiacuteculos 67 ndash 72) ldquoPor la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativordquo Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 641 de 2001 (Artiacuteculos 2 ndash 7) ldquoPor la cual se reglamenta la Ley 582 de 2000rdquo ver artiacuteculos 2 al 7 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 de 2005 (Artiacuteculo 72 Racionalizacioacuten del traacutemite del reconocimiento deportivo) ldquoPor la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios puacuteblicosrdquo Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 181 de 1995 (Artiacuteculos 46 ndash 51) ldquoPor la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporterdquo En cuanto a los entes deportivos Municipales y Distritales el Acuerdo 17 de 1996 regula al respecto artiacuteculos 1 al 5 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1228 de 1995 (Artiacuteculos 1 2 3 6 18 19 21 y 22) ldquoPor el cual se revisa la legislacioacuten deportiva vigente y la estructura de los organismos del sector asociado con objeto de adecuarlas al contenido de la Ley 181 de 1995rdquo Resolucion-000012-de-12-Enero-2017 ldquoPor la cual se deja sin efecto la Resolucioacuten Ndeg 00547 del 12 de julio de 2010rdquo Resolucioacuten 006 de 2014 (Artiacuteculos 1 ndash 3) ldquoPor la cual se modifica el numeral 5deg del artiacuteculo 3 de la Resolucioacuten de Junta Directiva No 002 del 13 de septiembre de 2005 -Por medio de la cual se establece la estructura orgaacutenica del Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte y se determinan las funciones de sus dependencias- ldquo Resolucioacuten 360 de 2013 (Artiacuteculos 1 ndash 9) ldquoPor medio de la cual se modifica la Resolucioacuten 589 del 16 de diciembre del 2010rdquo ver artiacuteculos 1 al 9 Resolucioacuten 231 de 2011 (Artiacuteculos 1 al 25) ldquoPor la cual se reglamentan los requisitos que deben cumplir los Clubes Deportivos y Promotores para su funcionamientordquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
22
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Dependencia OFICINA ASESORA DE PLANEACIOacuteN AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Calidad y Control Interno 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos
adquiridos en las diferentes sesiones de este oacutergano decisorio en cumplimiento a las funciones asignadas en acto administrativo
22 Tipos Documentales Acta
Anexos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 499 de 2006 Por medio de la cual se modifican parcialmente las Resoluciones 583 y 664 de 2005 Resolucioacuten 150 de 2008 Por medio de la cual se modifica el artiacuteculo 3 de la Resolucioacuten 499 de 2006 relacionada con el Comiteacute de Calidad y Control Interno del Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04062018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL AUDITORIAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Auditoriacuteas Externas del Sistema de Gestioacuten de Calidad 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que agrupa los resultados de las auditoriacuteas
externas realizadas por entes certificados externos en el marco del Sistema de Gestioacuten de Calidad
22 Tipos Documentales Informe auditorias del sistema de gestioacuten de Calidad
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD COLOMBIA INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TEacuteCNICAS Y CERTIFICACIOacuteN Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten Puacuteblica NTCGP 10002009
42 Reglas o Normas Colombia- ICONTEC- Norma ISO 9001 de 2015 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Decreto 4485 (18 de noviembre de 2009) Por medio del cual se adopta la actualizacioacuten de la Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten
23
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Puacuteblica Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1499 del (11 de septiembre de 2017) Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015 Decreto uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado con el Sistema de Gestioacuten establecido en el artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de2015 Articulo 222238
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INDICADORES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Indicadores de Gestioacuten de los Procesos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Agrupacioacuten documental que contiene la consolidacioacuten de los
resultados obtenidos en los distintos indicadores de gestioacuten de los procesos del Sistema de Gestioacuten
22 Tipos Documentales Acta de reunioacuten
Comunicacioacuten interna solicitando la validacioacuten de la creacioacuten del indicador
Comunicacioacuten interna informando la viabilidad o no viabilidad de modificacioacuten del indicador
Comunicacioacuten interna solicitando el reporte del indicador en el software de calidad
Medicioacuten y anaacutelisis de datos (software de calidad)
Relacioacuten indicadora por procesos
Matriz Consolidada de los indicadores 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 8 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty BulaLeyla Alarcoacuten Martiacutenez ndash Contratista
Fuentes TRD y Procedimiento de Indicadores de Procesos 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 01 de 2006 Por la cual se modifica parcialmente la Resolucioacuten de Junta Directiva No 0002 del 13 de septiembre de 2005
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
30082018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informe de la Revisioacuten por la Direccioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Contiene los informes que realiza la alta direccioacuten para revisar
el Sistema de Gestioacuten de Calidad y asegurarse de su conveniencia adecuacioacuten y eficiencia
22 Tipos Documentales Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas ICONTEC- NTC- ISO 9001 DE 2015
Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 01 de 2006 Por la cual se modifica parcialmente la Resolucioacuten de Junta Directiva No 0002 del 13 de septiembre de 2005
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de seguimiento a los Planes Operativos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que informan del avance y seguimiento efectuado
por cada dependencia del IDRD a su respectivo plan operativo 22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial interna
Informe de seguimiento
Comunicacioacuten interna 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 8 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Seguimiento a los Proyectos de Inversioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que indican el seguimiento de los proyectos de
inversioacuten en ejecucioacuten 22 Tipos Documentales Comunicaciones oficiales internas
Informe de seguimiento
Informe consolidado de seguimiento 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 8 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Planes Operativos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento en el cual los responsables de una entidad o
dependencia (Direccioacuten Subdireccioacuten Oficina etc) enumeran las actividades metas indicadores fechas y evidencias que deben cumplir en el corto plazo en cumplimiento al plan de trabajo o gestioacuten programada en la vigencia
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial interna
Programacioacuten Plan Operativo
Consolidado de la programacioacuten del Plan Operativo 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 8 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Proyectos de Inversioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Contiene los recurso y metas a realizar en cada Plan de
Desarrollo acorde a los proyectos de inversioacuten de la misionalidad de la entidad con metas y objetivos establecidos
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna de citacioacuten a sesiones de trabajo
Comunicacioacuten Oficial enviada - Proyeccioacuten del Presupuesto Plurianual de Inversioacuten
Comunicacioacuten Interna - Solicitud del Documento Teacutecnico de Formulacioacuten de Proyectos
Comunicacioacuten Interna de enviacuteo documento teacutecnico de formulacioacuten de Proyectos
Formulacioacuten plurianual de metas
Programacioacuten anual de actividades
Programacioacuten anual de metas
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Estructura anual de costos
Territorializacioacuten recursos vigencia
Matriz de Territorializacioacuten
Comunicacioacuten interna de envioacute Documento Teacutecnico de Formulacioacuten de Proyectos
Lista de chequeo
Ficha EBI (SEGPLAN)
Plan de Accioacuten (SEGPLAN)
Programacioacuten productos -metas- resultados PMR (Excel)
Registro de la programacioacuten de la vigencia PREDIS
Presupuesto orientado a resultados- POR
Cierre del mes del PMR en el PREDIS
Recibir Documento Teacutecnico de Formulacioacuten de Proyectos con modificaciones
Reformulacioacuten del proyecto
Comunicacioacuten Oficial enviada de Solicitud de concepto a la Secretariacutea Distrital de Planeacioacuten
Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico de repuesta al ordenador del gasto de respuesta a la viabilidad a las modificaciones solicitadas
Actualizacioacuten de modificacioacuten aprobada (SEGPLAN)
Comunicacioacuten oficial enviada de modificacioacuten de los proyectos de inversioacuten a la Secretariacutea Distrital de Planeacioacuten
Seguimiento mensual de actividades- proyectos de inversioacuten
Seguimiento mensual de metas proyectos de inversioacuten
Comunicacioacuten interna - Solicitud Seguimiento de Proyectos de Inversioacuten
Comunicacioacuten interna remitiendo los formatos diligenciados de seguimiento a las actividades y metas - proyectos de inversioacuten
Informe Ejecutivo de los proyectos de inversioacuten del mes respectivo
Comunicacioacuten Interna - Enviacuteo Informe Ejecutivo de Proyectos de Inversioacuten
Actualizacioacuten del indicador (software)
Informe Ejecutivo Publicacioacuten (software)
Comunicacioacuten interna - Informacioacuten de Territorializacioacuten
Comunicacioacuten interna - Seguimiento Moacutedulo de Gestioacuten del Plan de Desarrollo
Registro de la informacioacuten recibida en el trimestre-SEGPLAN
Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico informando la validacioacuten de la informacioacuten a la Secretariacutea Distrital de Planeacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 12 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuente TRD
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas CIRCULAR CONJUNTA 005 DE 2016 Armonizacioacuten Presupuestal SECRETARIA DISTRITAL DE PLANEACIOacuteN Manual De Usuarios Para La Administracioacuten Y Operacioacuten Del Banco Distrital De Programas Y Proyectos
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05102018
13 Dependencia OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL BOLETINES DE PRENSA 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo BOLETIacuteNES DE PRENSA 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Comunicacioacuten escrita que se utiliza para difundir eventos
actividades e iniciativas de la entidad dirigidas a los medios de comunicacioacuten
22 Tipos Documentales Boletiacuten de prensa 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL REGISTRO FIacuteLMICO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo REGISTRO FIacuteLMICO 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que evidencian el cubrimiento de eventos yo
elaboracioacuten de videos a divulgarse en la paacutegina WEB del Instituto
22 Tipos Documentales Solicitud de servicio para Cubrimiento Fiacutelmico
Material fiacutelmico
Casete betacam
CD de filmacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL REGISTRO FOTOGRAacuteFICO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo REGISTRO FOTOGRAacuteFICO 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos fotograacuteficos que reflejan el cubrimiento de
eventos festivales yo competencias que permiten mostrar y divulgar las diferentes actividades emprendidas por el Instituto o donde ha participado
22 Tipos Documentales Material fotograacutefico
CD de fotografiacutea
Aacutelbum fotograacutefico 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty del Socorro Bula Arroyo ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL REGISTRO DE SOLICITUDES DE SERVICIO DE COMUNICACIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo REGISTRO DE SOLICITUDES DE SERVICIO DE
COMUNICACIONES 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran la gestioacuten realizada frente a las
solicitudes internas yo externas tales como impresos comunicados boletines afiches volantes y actualizacioacuten web entre otros
22 Tipos Documentales Solicitud del servicio 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 3 antildeos 32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PIEZAS PROMOCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo PIEZAS PROMOCIONALES 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que evidencian la asesoriacutea a usuarios internos y
externos respecto a la imagen corporativa para material divulgativo como pancartas plegables folletos vallas afiches volantes pendones escudos de uniformes entre otros
22 Tipos Documentales Disentildeo Piezas Promocionales e Impresos Informativos
Muestra de la Pieza Promocional
Muestra Impresos Informativos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
14 Dependencia OFICINA DE CONTROL INTERNO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de la Oficina de Control Interno 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento en el que se relacionan los temas tratados y
acordados por el Comiteacute de Coordinacioacuten del Sistema de Control Interno Artiacuteculo 13 de la Ley 87 de 1993
22 Tipos Documentales Actas de reunioacuten Oficina de Control Interno
Actas de Entes de Control 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas COLOMBIA CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 87 de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
1993 ldquoPor la cual se establecen normas para el ejercicio del control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposicionesrdquo en el artiacuteculo 6ordm Responsabilidad del Control Interno dispone ldquoEl establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades puacuteblicas seraacute responsabilidad del representante legal o maacuteximo directivo correspondiente No obstante la aplicacioacuten de los meacutetodos y procedimientos al igual que la calidad eficiencia y eficacia del control interno tambieacuten seraacute de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las
entidades y organismosrdquo 43 Fecha (s) de la
descripcioacuten (es) 05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL AUDITORIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Auditoriacuteas Externas 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Estos documentos registran las acciones que la Entidad debe
mejorar de manera sistemaacutetica y disciplinada seguacuten lo evaluado por el Ente de Control Externo mejoras que deben ser eficaces y contener una evaluacioacuten del riesgo como tambieacuten facilitar su control y gobierno de tal suerte que garanticen eficacia eficiencia y economiacutea en todas sus operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecucioacuten de las funciones y actividades definidas para el logro de la misioacuten institucional
22 Tipos Documentales Comunicaciones Oficial recibida del Ente de Control solicitado informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta al ente de Control
Actas de reunioacuten y seguimiento de la auditoria
Informes preliminar
Comunicacioacuten interna solicitando informacioacuten del informe preliminar
Comunicacioacuten interna de respuesta al informe preliminar
Informe Final
Comunicacioacuten interna solicitando informacioacuten del Plan de Mejoramiento
Certificado SEVICOF
Comunicacioacuten interna de seguimiento al Plan de Mejoramiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Microfilmacioacuten y Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Nomas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 087 DE
1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
dictan otras disposiciones Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposicionesrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL AUDITORIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Auditoriacuteas Internas 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que reuacutene especiacuteficamente el estado de los
procesos de la entidad los resultados y seguimiento a las acciones de mejora
22 Tipos Documentales Programa y Plan
Comunicacioacuten Interna informando el Plan de Auditoria
Lista de chequeo y soportes
Acta de reunioacuten y seguimiento
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud a la respuesta de informacioacuten
Informes preliminar
Comunicacioacuten interna respuesta del informe preliminar
Informes Final
Comunicacioacuten interna de seguimiento a las acciones de mejora
Comunicacioacuten interna de respuesta a las acciones de mejora
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA LEY 087 de 1993
ldquoPor la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA LEY 1474 (12 de julio de 2011) Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposicionesrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Evaluacioacuten del Sistema de Control Interno
Contable 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que contiene la informacioacuten del cumplimiento
propio del proceso contable respecto a la implementacioacuten efectividad registro preparacioacuten difusioacuten y elaboracioacuten de la informacioacuten
22 Tipos Documentales
Comunicacioacuten oficial recibida solicitando la informacioacuten
Comunicacioacuten interna solicitando la informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes Resolucioacuten 357 de 2008 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA LEY 087 de 1993
ldquoPor la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA LEY 1474 (12 de julio de 2011) Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Instructivo 3 de 2017 Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposicionesrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Rendicioacuten de Cuenta Contraloriacutea de Bogotaacute 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que contienen la informacioacuten que se debe
presentar a la Contraloriacutea de Bogotaacute sobre la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes y recursos puacuteblicos por una vigencia fiscal determinada Numeral 1 artiacuteculo 6 de la Resolucioacuten Orgaacutenica 735 de 2013
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea Leyla Alarcoacuten Betty Bula
Contratistas Fuentes Resolucioacuten Orgaacutenica 735 de 2013
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 489 de 1998 se establecioacute que todas las entidades y organismos de la administracioacuten puacuteblica tienen la obligacioacuten de desarrollar su gestioacuten acorde con los principios de la democracia participativa y democratizacioacuten de la gestioacuten puacuteblica para lo cual dichas organizaciones deben realizar la rendicioacuten de cuentas a la
ciudad Colombia CONPES 3654 de 2010 ldquopor el cual se establece la Poliacutetica de Rendicioacuten de Cuentas la Ley 1712 de 2014 ldquopor medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo y el Manual Uacutenico de Rendicioacuten de Cuentas del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica se reitera el compromiso de realizar esta actividad que promueve los principios de Transparencia y Participacioacuten Ciudadana Colombia CONTRALORIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 735 (3 de diciembre de 2013) Por la cual se modifica la Resolucioacuten Orgaacutenica No 6289 del 8 de marzo de 2011 que ldquoEstablece el Sistema de Rendicioacuten Electroacutenica de la Cuenta e Informes ndash SIREC Que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la presentacioacuten de la Rendicioacuten de Cuenta e Informes a la Contraloriacutea General de la Republicardquo Bogotaacute 2013
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Seguimiento a los Controles de Advertencia 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra los controles de seguimiento fiscal realizados a los procesos de inversioacuten y gastos de la entidad en un periodo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de
informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviada de respuesta
Informe
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea Leyla Alarcoacuten Betty Bula
Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 087 DE 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Seguimiento a los Mapas de Riesgos
Institucionales 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Estos documentos son un componente de la administracioacuten del
riesgo de la entidad que sigue los lineamientos establecidos por el Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano ndash MECI 2014 en el cual se identifican los riesgos inherentes a la Gestioacuten Administrativa que desarrolla el Instituto frente a las funciones institucionales que se le han delegado por objeto y origen institucional
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando la informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 3antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea Leyla Alarcoacuten Betty Bula
Contratistas Fuentes TRD -Mapa de Riesgo del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 2641 de 2012 Por el cual se reglamentan los artiacuteculos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Seguimiento a Derechos de Autor Software 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento en el cual se verifica y reporta el cumplimiento de la
normativa relacionada con el licenciamiento de software a la Direccioacuten Nacional de Derechos de Autor el estado e inventario de equipos y licencias de la entidad
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes Circular No 04 del 22 de diciembre de 2006 42 Reglas o Normas Colombia DIRECTIVA PRESIDENCIAL No 02 del 12 de febrero
de 2002 Por el cual se establece el respeto al derecho de autor y los derechos conexos en lo referente a utilizacioacuten de programas de ordenador (software) Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Circular No 04 del 22 de diciembre de 2006 mediante la cual solicitoacute a los Representantes Legales y Jefes de Control Interno de las entidades u organismos puacuteblicos del orden nacional y territorial la informacioacuten relacionada con la ldquoVerificacioacuten recomendaciones y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre Softwarerdquo Colombia UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIOacuteN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR Circular No 017 del 01 de junio de 2011 Por la cual se modificacioacuten circular 12 del 2 de febrero de 2007 sobre recomendaciones seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre programas de computador (software) Colombia UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIOacuteN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR Circular No 12 del 2 de febrero de 2007 Por el cual se establece la Verificacioacuten recomendaciones seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre programas de computador (software)
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a la Secretaria General de la Alcaldiacutea Mayor 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
21 Alcance y Contenido Documentos que contienen la informacioacuten requerida por la Secretaria General de la Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute aquiacute se evidencian los avances obtenidos en la gestioacuten administrativa de los diferentes periodos
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 087 DE
1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
15032018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes Especiacuteficos a Otras Entidades por Requerimiento 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas yo privadas ademaacutes dan cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 087 DE
1993Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Autoevaluacioacuten al Sistema de Control Interno 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos en el que se registran los resultados anuales de la
evaluacioacuten final que se realiza al Sistema de Control Interno Artiacuteculo 2 del Decreto 2539 de 2000
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 87 DE 1993
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 1993 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 2539 (4 de diciembre de 2000) Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 del 4 de noviembre de 1999 Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes Evaluacioacuten al SCI DAFP 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que se refiere de forma especiacutefica al estado de
todos los componentes del Sistema de Control Interno y que debe publicarse cada cuatro meses en la paacutegina web de la entidad Artiacuteculo 9 Ley 1474 de 2011
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe
Certificacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 087 DE 1993
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones
Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 2539 (4 de diciembre del 2000) Por al cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999 Bogotaacute 2000 Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes Sitio WEB 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran la informacioacuten del desarrollo y
funcionamiento de los sitios web de la entidad articulado con los planes de desarrollo de los Gobiernos Distritales
22 Tipos Documentales
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Informe pormenorizado SCI
Informe Plan Anticorrupcioacuten y Atencioacuten al Ciudadano 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 87 DE 1993
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
39
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
15 Dependencia OFICINA DE ASUNTOS LOCALES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Ejecucioacuten y Seguimiento a Proyectos Formulados por las Alcaldiacuteas Locales
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que contiene la ejecucioacuten y seguimiento a
Proyectos Formulados por las Alcaldiacuteas Locales los cuales reflejan la ejecucioacuten de los proyectos de los Fondos de Desarrollo Locales relativos a temas de recreacioacuten y deporte ejecutados por el Instituto
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna remitiendo copias del contrato yo convenio a las Subdirecciones Teacutecnicas de Recreacioacuten Deporte y Construcciones
Comunicacioacuten Oficial enviando remitiendo las copias del contrato yo convenio a la Alcaldiacutea Local
Acta de inicio
Informe de seguimiento de Contrato Convenio
Comunicacioacuten interna informando sobre el incumplimiento del contrato
Comunicacioacuten oficial enviada solicitando descargos al contratista
Comunicacioacuten oficial enviada a la Alcaldiacutea informando el incumplimiento del contratista
Comprobante de cancelacioacuten de la multa
Comunicacioacuten oficial informando la cancelacioacuten de la multa
Comunicacioacuten interna informando aplicacioacuten de la poacuteliza
Comunicacioacuten interna enviando el comprobante de cancelacioacuten de la poacuteliza
Comunicacioacuten oficial informando la cancelacioacuten de la poacuteliza
Comunicacioacuten interna informado traacutemite de pagos
Comunicacioacuten interna solicitando concepto
Comunicacioacuten interna dando concepto sobre informe
Comunicacioacuten oficial solicitando cambios al informe
Comunicacioacuten oficial enviada a la Alcaldiacutea local solicitando la autorizacioacuten de pago
Orden de pago
Comunicacioacuten oficial remitiendo orden de pago a la Alcaldiacutea Local
Comunicacioacuten oficial enviada solicitando el CDP
Comunicacioacuten interna remitiendo el CDP
40
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten interna solicitando adicioacuten o proacuterroga
Minuta de adicioacuten o proacuterroga
ContratoConvenio legalizado
Comunicacioacuten interna remitiendo a la oficina de Asuntos Locales documentos legalizados
Informe final
Acta de liquidacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviada remitiendo copia del acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica
de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 1 2 322 323 y 324 Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Formulacioacuten y Concepto Teacutecnico de Proyectos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja la formulacioacuten de proyectos de los
Fondos de Desarrollo Local relativos a temas de recreacioacuten y deporte que ejecuto el IDRD
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial recibida por correo electroacutenico invitando a participar en mesas de trabajo
Cronograma (electroacutenico)
Comunicacioacuten Oficial recibida por correo electroacutenico de la Secretariacutea de Gobierno invitando a participar en mesas de trabajo
Comunicacioacuten Oficial recibida de las Alcaldes Locales con los proyectos y los soportes
Comunicacioacuten interna remitiendo los proyectos y sus soportes
Estudios de viabilidad teacutecnica y financiera de los proyectos recreativos deportes y obras
Comunicacioacuten interna remitiendo la ficha de evaluacioacuten teacutecnica de los proyectos
Comunicacioacuten oficial enviada a la Alcaldiacutea local informando la no viabilidad del proyecto
Comunicacioacuten oficial enviada solicitando los ajustes o
41
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
la reformulacioacuten de los proyectos
Aval teacutecnico proyectos de infraestructura
Comunicacioacuten oficial enviada a la Alcaldiacutea local informando la viabilidad del proyecto y solicitando el certificado presupuestal
Comunicacioacuten oficial enviada a la Secretariacutea Distrital de Gobierno remitiendo el tablero de control
Contrato 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
2 Dependencia SECRETARIA GENERAL
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Archivo 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento en el cual se relacionan los temas asesoriacuteas
aprobaciones deliberaciones compromisos y decisiones realizadas por el Comiteacute de Archivo de tipo administrativo yo teacutecnicos referentes a los procesos archiviacutesticos Artiacuteculo 282116 del Decreto 1080 de 2015
22 Tipos Documentales Comunicaciones oficial
Orden del Diacutea
Acta del Comiteacute de Archivo
Anexos relacionados con los temas abordados en la reunioacuten del Comiteacute
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 Antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Martiacutenez Betty Bula Arroyondash
Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el Decreto uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 2015 Artiacuteculo
42
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
282114 282115 y 282116 43 Fecha (s) de la
descripcioacuten (es) 12042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Junta Directiva 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que sirve de testimonio de los hechos y las
decisiones tomadas por los Miembros de la Junta Directiva del IDRD
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial citando a la reunioacuten de Junta Directiva
Orden del Diacutea
Actas de Junta Directiva
Anexos relacionados con los temas que se abordan en la reunioacuten del Comiteacute
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas
Fuentes Resolucioacuten 05 de 1997 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Que el numeral 7deg del artiacuteculo 17 de la Resolucioacuten 05 del 13 de 1997 dispone que es funcioacuten de la Junta Directiva
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
12042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CIRCULARES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Circulares Reglamentarias e Informativas 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento interno mediante el cual se expide informacioacuten
de intereacutes general cuyo contenido es de importancia o trascendencia para los funcionarios del IDRD donde se informa o imparten instrucciones de cumplimiento
22 Tipos Documentales NA 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas
Fuentes TRD ALCALDIacuteA DE BOGOTAacute Decreto 654 de 2011 Por el cual se adopta el Modelo de Gerencia Juriacutedica Puacuteblica para las entidades organismos y oacuterganos de control del Distrito Capital Disponible en httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi
43
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
=45159 42 Reglas o Normas Colombia Instituto Colombiano de Normas Teacutecnicas
ICONTEC Norma 3234 de 1996 Elaboracioacuten de Circulares Colombia Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1345 de 2010 Por el cual se establecen directrices de teacutecnica normativa
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
12102017
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Informe de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento consolidado que contiene una descripcioacuten del
estado de los recursos administrativos financieros y humanos a cargo de la administracioacuten dependencia o entidad cuyo objeto es dar a conocer la gestioacuten adelantada por la entidad en un periodo determinado
22 Tipos Documentales Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 16 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total- CT 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas
Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 951 de 2005 CIRCULAR 11 de 2005 RESOLUCIOacuteN ORGAacuteNICA 5674 de la Contraloriacutea General
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
19102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL RESOLUCIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Resoluciones Direccioacuten General 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento mediante el cual se definen o resuelven situaciones
de caraacutecter particular y concreto tales como las situaciones administrativas del personal de los diferentes niveles ocupacionales licencias permisos comisiones encargos nombramientos insubsistencias destituciones aceptacioacuten de renuncias traslados reclamaciones laborales reconocimiento
44
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de pagos disciplinarios entre otros a nivel misional 22 Tipos Documentales Resolucioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total CT 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas
Fuentes TRD Alcaldiacutea de Bogotaacute Decreto 654 de 2011 Por el cual se adopta el Modelo de Gerencia Juriacutedica Puacuteblica para las entidades organismos y oacuterganos de control del Distrito Capital Disponible en httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=4
5159 42
Reglas o Normas Colombia CONSTITUCION POLITICA Artiacuteculo 209 La funcioacuten administrativa estaacute al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad moralidad eficacia economiacutea celeridad imparcialidad y publicidad mediante la descentralizacioacuten la delegacioacuten y la desconcentracioacuten de funciones Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado La administracioacuten puacuteblica en todos sus oacuterdenes tendraacute un control interno que se ejerceraacute en los teacuterminos que sentildeale la ley Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones Articulo 9 a 12 Colombia CONCEJO DISTRITAL DE BOGOTA Acuerdo Nordm 4 de 1978 del Concejo de Bogotaacute se creoacute en el Distrito una entidad encargada de ser el ente rector de la recreacioacuten y el deporte en la ciudad de Bogotaacute Colombia Presidencia de la Repuacuteblica Decreto 1345 de 2010 Por el cual se establecen directrices de teacutecnica normativa
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
19102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL RESOLUCIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Resoluciones de Junta Directiva 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra los cambios estructurales surtidos en
la entidad en cuanto a las dependencias y cargos asiacute mismo se reflejan las funciones baacutesicas de las distintas dependencias
22 Tipos Documentales Resolucioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total- CT 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
45
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO MUNICIPAL DE BOGOTA Acuerdo 4 del
Concejo del Distrito Especial de Bogotaacute en 1978 Colombia
Distrito- Bogotaacute Que el numeral 7 del artiacuteculo 17 de la
Resolucioacuten 05 del 13 de mayo de 1997 ldquoPor medio de la cual se reforman los estatutos del Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporterdquo dispone que ARTIacuteCULO 17 FUNCIONES DE LA JUNTA La Junta Directiva como oacutergano supremo del Instituto tendraacute las siguientes funciones No 7 Adoptar la estructura orgaacutenica del Instituto Crear suprimir fusionar clasificar y reestructurar dependencias y cargos de la entidad sin generar con ello nuevas obligaciones presupuestales adoptando las escalas asignaciones y remuneraciones y determinar las funciones baacutesicas de las distintas dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
20042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL RESOLUCIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Resoluciones de la Subdireccioacuten Administrativa y Financiera 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento mediante el cual se definen o resuelven situaciones
de caraacutecter administrativo del personal de los diferentes niveles ocupacionales licencias permisos comisiones encargos nombramientos insubsistencias destituciones aceptacioacuten de renuncias traslados reclamaciones laborales reconocimiento de pagos disciplinarios etc y a nivel misional
22 Tipos Documentales Resoluciones 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD Alcaldiacutea de Bogotaacute Decreto 654 de 2011 Por el cual se adopta el Modelo de Gerencia Juriacutedica Puacuteblica para las entidades organismos y oacuterganos de control del Distrito Capital Disponible en httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=45159
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCION POLITICA Artiacuteculo 209 La funcioacuten administrativa estaacute al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad moralidad eficacia economiacutea celeridad imparcialidad y publicidad mediante la descentralizacioacuten la delegacioacuten y la desconcentracioacuten de funciones Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado La administracioacuten puacuteblica en todos sus oacuterdenes tendraacute un control interno que se ejerceraacute en los teacuterminos que sentildeale la ley Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 489 DE
46
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio
de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del
artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones Articulo 9 a 12 Colombia CONCEJO DISTRITAL DE BOGOTA Acuerdo Nordm 4 de 1978 del Concejo de Bogotaacute se creoacute en el Distrito una entidad encargada de ser el ente rector de la recreacioacuten y el deporte en la ciudad de Bogotaacute Colombia Presidencia de la Repuacuteblica Decreto 1345 de 2010 Por el cual se establecen directrices de teacutecnica normativa
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
20042018
21 Dependencia SECRETARIacuteA GENERAL - CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL NOTIFICACIONES POR ESTADO
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo NOTIFICACIONES POR ESTADO Nivel de Descripcioacuten Serie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento de notificacioacuten que se hace para algunas decisiones de
traacutemite como auto de cierre de investigacioacuten que ordena traslados para alegatos de conclusiones cuando el investigado no viene a presentarse de forma presencial
Tipos Documentales Notificacioacuten por Estado AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD Reglas o Normas Colombia- CONGRESO DE LA REPUBLICA- Ley 734 de 2002 Por el
cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Artiacuteculo 105 Notificacioacuten por estado Modificado por el Estatuto de Anticorrupcioacuten 1474 de 2011 ndash Artiacuteculo 46 Colombia ndash CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el coacutedigo de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo ndash Articulo 201
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
31-07-2018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS DISCIPLINARIOS
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Proceso Disciplinario Ordinario Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento que contiene el proceso escritural mediante el cual se
adelanta una actuacioacuten disciplinaria por incumplimiento al Manual de Funciones y al Reglamento Interno Ley 734 de 2002 Capitulo IX
Tipos Documentales Quejas
47
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Pruebas
Informe de hechos constitutivos de faltas disciplinarias
Acta reparto
Auto inhibitorio
Auto indagacioacuten preliminar implicado
Auto indagacioacuten preliminar averiguacioacuten
Auto apertura investigacioacuten
Comunicacioacuten auto inhibitoria
Comunicacioacuten apertura de indagacioacuten preliminar
Notificacioacuten personal
Notificacioacuten edicto
Auto decreta pruebas en indagacioacuten o investigacioacuten
Comunicacioacuten decreto oficioso de pruebas
Citacioacuten testigo
Citacioacuten quejoso ratificacioacuten y ampliacioacuten
Testimonio
Ratificacioacuten y ampliacioacuten de la queja
Versioacuten libre
Acta visita administrativa
Solicitud de documentos
Auto archivo
Comunicacioacuten auto archivo implicado
Comunicacioacuten auto archivo quejoso
Auto concediendo recurso apelacioacuten
Auto rechazando recurso apelacioacuten improcedente
Auto rechazando recurso apelacioacuten extemporaacuteneo
Auto declarando desierto recurso
Comunicacioacuten auto concede apelacioacuten
Comunicacioacuten auto niega recurso apelacioacuten
Comunicacioacuten implicado no apelante
Comunicacioacuten remisioacuten expediente segunda instancia
Auto concediendo recurso de queja
Auto declarando desierto recurso de queja
Auto declarando precluido recurso de queja
Auto rechazando recurso queja extemporaacuteneo
Comunicacioacuten traacutemite recurso de queja
Auto desatando apelacioacuten
Comunicacioacuten implicado segunda instancia
Comunicacioacuten auto segunda instancia quejoso
Comunicacioacuten apertura investigacioacuten implicado
Comunicacioacuten apertura investigacioacuten Personeriacutea
Comunicacioacuten apertura investigacioacuten Procuraduriacutea
Notificacioacuten edicto segunda instancia
Auto decreta pruebas indagacioacuten o investigacioacuten
Comunicacioacuten decreto oficioso de pruebas
Citacioacuten testigo Segunda instancia
Citacioacuten quejoso ratificacioacuten y ampliacioacuten segunda instancia
Testimonio segunda instancia
Ratificacioacuten y ampliacioacuten de la queja segunda instancia
Versioacuten Libre segunda instancia
Acta visita administrativa segunda instancia
Solicitud de documentos
48
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Auto proacuterroga teacutermino investigacioacuten
Pliego de cargos
Auto de cierre de investigacioacuten
Comunicacioacuten proacuterroga apertura de investigacioacuten implicado
Comunicacioacuten pliego de cargos
Auto nombramiento defensor
Auto decreta Pruebas
Auto niega pruebas
Auto corriendo traslado para alegar de conclusioacuten
Comunicacioacuten defensor de oficio
Comunicacioacuten Consultorio Juriacutedico
Auto rechazando recurso de reposicioacuten extemporaacuteneo
Auto rechazando recurso de reposicioacuten improcedente
Auto resolviendo recurso reposicioacuten
Auto concediendo recurso apelacioacuten
Auto rechazando recurso de apelacioacuten improcedente
Auto rechazando recurso de apelacioacuten extemporaacuteneo
Auto declarando desierto recurso
Comunicacioacuten auto concede apelacioacuten
Comunicacioacuten auto niega recurso apelacioacuten
Comunicacioacuten implicado no apelante
Auto Obedeacutezcase y Cuacutemplase
Fallo primera instancia
Comunicacioacuten Fallo primera instancia implicado
Comunicacioacuten fallo absolutorio quejoso
Comunicacioacuten remisioacuten expediente segunda instancia
Fallo segunda instancia
Comunicacioacuten Fallo segunda instancia
Fallo segunda instancia quejoso
Auto Obedeacutezcase y Cuacutemplase
Constancia de ejecutoria
Comunicacioacuten registro sancioacuten Personeriacutea
Comunicacioacuten registro sancioacuten Procuraduriacutea
AacuteREA DE VALORACIOacuteN Tiempo de Retencioacuten 14 Antildeos Disposicioacuten Final Seleccioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Coacutedigo Uacutenico Disciplinario PROCURADURIacuteA GENERAL DE LA NACIOacuteN Guiacutea de Capacitacioacuten Proceso Disciplinario Paacuteg 107-114 Disponible en httpswwwprocuraduriagovcoinfosimmediafilecapacitacionguiaGuia_de_capacitacion_g1_107-114pdf
Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA- el numeral 32 del
artiacuteculo 34 de la Ley 734 de 2002 Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 de 2002 Por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 906 de 2004 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Penal Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo
49
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Contencioso Administrativo Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1400 de 1970 Por los cuales se expide el Coacutedigo de Procedimiento Civil Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute DC RESOLUCIOacuteN 956 DE 2017 Por la cual se adopta el - Manual Distrital de Procesos y Procedimientos Disciplinarios para las entidades distritales a las que se aplica el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico - actualizado e incorporado por la Secretariacutea General de la Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute DC
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27 de septiembre de 2018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS DISCIPLINARIOS
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Proceso Disciplinario Verbal Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento escrito que soporta el procedimiento verbal desarrollado
mediante audiencias en el cual se adelanta una actuacioacuten disciplinaria por violacioacuten al Manual de Funciones y Reglamento Interno instituido por faltas leves o faltas graviacutesimas para servidores puacuteblicos y contratistas que desempentildeen funciones puacuteblicas Ley 734 de 2002 capitulo X
Tipos Documentales Quejas
Pruebas
Informe de hechos constitutivos de faltas disciplinarias
Acta reparto
Prueba
Auto inhibitorio
Auto citacioacuten audiencia
Notificacioacuten personal
Notificacioacuten verbal
Comunicacioacuten citacioacuten audiencia Talento Humano
Comunicacioacuten citacioacuten Audiencia Personeriacutea
Comunicacioacuten citacioacuten Audiencia Implicado
Auto declaratoria ausencia
Auto nombramiento defensor de oficio
Comunicacioacuten defensor de oficio
Comunicacioacuten consultorio juriacutedico
Ratificacioacuten y ampliacioacuten de la queja
Versioacuten libre
Testimonio
Audiencia y fallo proceso verbal
Auto concediendo recurso de apelacioacuten
Comunicacioacuten auto concede apelacioacuten
Auto declarando desierto el recurso
Auto rechazando recurso de apelacioacuten extemporaacuteneo
Comunicacioacuten auto niega recurso de apelacioacuten
Comunicacioacuten implicado no apelante
Comunicacioacuten remisioacuten expediente segunda instancia
50
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Fallo de segunda instancia
Comunicacioacuten fallo de segunda instancia
Notificacioacuten Personal
Notificacioacuten Edicto
Auto Obedeacutezcase y Cuacutemplase
Auto de incorporacioacuten
Auto de remisioacuten por competencia otro operador interno
Acto administrativo que ordena la ejecucioacuten de la sancioacuten
Solicitud de revocatoria directa
Auto que rechaza la revocatoria directa
Auto de remisioacuten por competencia poder preferente
Comunicacioacuten a otras entidades
Comunicacioacuten al nominador para la ejecucioacuten
Comunicacioacuten registro sancioacuten Procuraduriacutea
Comunicacioacuten registro sancioacuten Personeriacutea
Auto de acumulacioacuten
Comunicacioacuten fallo absolutorio quejoso
Constancia de ejecutoria
Auto de nulidad
AacuteREA DE VALORACIOacuteN Tiempo de Retencioacuten 14 Antildeos Disposicioacuten Final Seleccioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Coacutedigo Uacutenico Disciplinario Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA- el numeral 32 del
artiacuteculo 34 de la Ley 734 de 2002 Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Capiacutetulo X Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute DC RESOLUCIOacuteN 956 DE 2017 Por la cual se adopta el - Manual Distrital de Procesos y Procedimientos Disciplinarios para las entidades distritales a las que se aplica el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico - actualizado e incorporado por la Secretariacutea General de la Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute DC
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27 de septiembre de 2018
22 Dependencia SECRETARIA GENERAL - ATENCIOacuteN AL CLIENTE QUEJAS RECLAMOS Y DEFENSOR DEL CIUDADANO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PETICIONES QUEJAS RECLAMOS Y SOLUCIONES (PQRS)
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo PETICIONES QUEJAS RECLAMOS Y SOLUCIONES (PQRS) 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
Documento que registra las (PQRS) inscritas a traveacutes del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones ndashSDQS las cuales son enviadas al aacuterea competente para su respuesta Peticioacuten Toda actuacioacuten que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de peticioacuten consagrado en el artiacuteculo 23 de la Constitucioacuten Poliacutetica sin que sea necesario invocarlo
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
21
Alcance y Contenido
Queja Manifestacioacuten de inconformidad que se realiza en virtud de un hecho o situacioacuten irregular en el comportamiento de un servidor puacuteblico un particular que presta un servicio puacuteblico o la negligencia en el actuar de una autoridad administrativa (Inconformidad sobre conducta funcionario) Reclamo Manifestacioacuten de inconformidad acerca de la prestacioacuten de un servicio o la realizacioacuten de un proceso (Inconformidad sobre gestioacuten entidad) Sugerencia Recomendacioacuten para mejorar la gestioacuten atencioacuten o prestacioacuten del servicio
Denuncia La que se pone en conocimiento de la autoridad cuando un hecho implica vulneracioacuten de la ley en alguna forma
22 Tipos Documentales Requerimiento-PQRS
Formato uacutenico de peticiones quejas y reclamos
Registro de la PQRS (hoja de caacutelculo)
Traslado de la peticioacuten (sistema de gestioacuten documental Orfeo)
Registro de la peticioacuten sistema SDQS
Comunicacioacuten oficial de respuesta al peticionario
Comunicacioacuten interna inicio de proceso disciplinario
Comunicacioacuten interna asignado al responsable de atender la peticioacuten (Sistema de Gestioacuten Documental Orfeo)
Comunicacioacuten oficial de respuesta al peticionario
Aviso
Comunicacioacuten interna a las dependencias peticiones pendientes de cierre
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991
Artiacuteculo 23 Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de intereacutes general o particular y a obtener pronta resolucioacuten El legislador podraacute reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 1755 de 2015 Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Peticioacuten y se sustituye un tiacutetulo del Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Artiacuteculo 13 1415 17 18 19 20 21 22 24 2526 27 29 30 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 190 de 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administracioacuten Puacuteblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcioacuten administrativa Artiacuteculo 54
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Artiacuteculos 5 7 8 15 inciso primero 17 20 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Artiacuteculo 76 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 de 2002 Por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2623 de 2009 Por el cual se crea el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1166 de 2016 Por el cual se adiciona el capiacutetulo 12 al Tiacutetulo 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Justicia del Derecho relacionado con la presentacioacuten tratamiento y radicacioacuten de las peticiones presentadas verbalmente Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones procedimientos y traacutemites innecesarios existentes en la Administracioacuten Puacuteblica Artiacuteculos 12 13 14
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
20102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra la gestioacuten seguimiento y estadiacutesticas
del aacuterea frente a las PQRS recibidas por la entidad y las respuestas y soluciones brindadas y reportadas por el SDQS
22 Tipos Documentales Informes 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que contiene los informes excepcionales requeridos
por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de las funciones del IDRD
22 Tipos Documentales Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes Coacutedigo Disciplinario Uacutenico 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica
de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23042018
23 Dependencia SECRETARIA GENERAL - APOYO A LA CONTRATACIOacuteN AGRUPACION DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Contratacioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra las decisiones que se toman frente a
los procesos de contratacioacuten ldquoLicitaciones puacuteblicas concurso de meacuteritos prorroga y adicionesrdquo
22 Tipos Documentales Acta de Comiteacute de Contratacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Normativa de la Entidad 42 Reglas o Normas RESOLUCION No 137 de 2014 Por medio de la cual se
adopta el Manual de Contratacioacuten del Instituto Distrital de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Recreacioacuten y Deporte -lDRD
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contratos de Adopcioacuten de Parques o Escenarios 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio
Propuesta del proyecto o actividad
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio uacuteltimos 3 antildeos gravables)
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Escritura puacuteblica de donacioacuten o Acto administrativo de aceptacioacuten
Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de entrega del bien
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico ndash Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de
octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Adquisicioacuten de Bienes y Servicios 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de talento humano apoyo a la gestioacuten de la entidad
Invitacioacuten puacuteblica y publicacioacuten (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuesta a las observaciones
Publicacioacuten de las respuestas a las observaciones (SECOP)
Adendas y publicacioacuten (SECOP)
Acta de cierre Publicacioacuten (SECOP)
Evaluacioacuten y publicacioacuten(SECOP)
Subsanes
Propuesta econoacutemica
Propuesta ganadora
Contrato y publicacioacuten (SECOP)
Registro presupuestal
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informe del contratista
Certificado del supervisor
Fotocopias pago EPS pensioacuten
Comprobante de pago de tesoreriacutea
Informe final supervisioacuten
Acta de liquidacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Manual de Contratacioacuten del IDRD - Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Aprovechamiento Econoacutemico 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica que cede temporalmente el uso de un bien a cambio de una renta
22 Tipos Documentales Solicitud de Subdireccioacuten inicio de traacutemite de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Estudio de Canje
Formato de Solicitud de preacutestamo de uso temporal del espacio puacuteblico administrado por el IDRD
Proyecto de manejo de ocupacioacuten del Espacio Puacuteblico
Oficio Subdireccioacuten Aprobando disponibilidad del escenario
Copia del recibo de pago del 20 de anticipo por concepto de la reserva yo escenario
Paz y Salvo expedido por el supervisor del contrato o permiso (si anteriormente ha realizado eventos en el espacio puacuteblico administrado por el IDRD
Paz y salvo antildeo anterior expedido por la tesoreriacutea del IDRD (caes Cicloviacutea)
Registro de informacioacuten tributaria RIT
Registro uacutenico tributario RUT
Fotocopia de libreta militar (hombres)
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea o de extranjeriacutea (persona natural)
Fotocopia de la ceacutedula del representante legal (persona juriacutedica)
Visa donde se especifique que puede desarrollar la actividad (para personas naturales extranjeras
Certificado del revisor fiscal o representante legal de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
aportes parafiscales y seguridad social (persona juriacutedica)
Certificado de existencia o representacioacuten legal o personeriacutea juriacutedica
Carta de compromiso de restitucioacuten del espacio puacuteblico y cumplimiento del Proyecto de manejo
Autorizacioacuten junta de socios para celebrar contratos (persona juriacutedica)
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Certificado de manipulacioacuten de alimentos
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten oficial interna legalizando el contrato
Copia de pago total preacutestamo escenario
Acta de inicio o entrega
Acta de devolucioacuten
Paz y Salvo expedido por el supervisor
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten del IDRD y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 22121411
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Comodato 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica en la que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raiacutez para que haga uso de ella y con cargo de restituir la misma especie despueacutes de terminar el uso
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Paraacutemetros del contrato
Paraacutemetros del contrato
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de la Subdireccioacuten de regulacioacuten y persona juriacutedica de la Direccioacuten de Regulacioacuten y control de la Secretariacutea Distrital de Cultura Recreacioacuten y Deporte de la Alcaldiacutea Mayor (aplica a las ligas deportivas)
Resolucioacuten de reconocimiento deportivo (ente deportivo)
Propuesta del proyecto o actividad
Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades
Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio uacuteltimos 3 antildeos gravables
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de entrega del bien 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Consultoriacutea 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecucioacuten de proyectos de inversioacuten estudios de diagnoacutestico prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especiacuteficos asiacute como son las asesoriacuteas teacutecnicas de coordinacioacuten control y supervisioacuten Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Ficha teacutecnica de bien o servicio a contratar
Ficha teacutecnica de bien o servicio a contratar
Anaacutelisis de garantiacuteas a solicitar
Descripcioacuten de la necesidad a satisfacer
Descripcioacuten del objeto a contratar
Cronograma de la ejecucioacuten de servicios
Anaacutelisis de mercado
Memorando de aprobacioacuten o devolucioacuten del estudio de mercado
Formato de Propuesta econoacutemica
Anaacutelisis de riesgos
Asignacioacuten grupo evaluador
Aviso de convocatoria y publicacioacuten (SECOP)
Proyecto de pliego y publicacioacuten(SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuesta de observaciones y publicacioacuten(SECOP)
Acto de apertura o Resolucioacuten de apertura y publicacioacuten (SECOP)
Pliegos definitivos y publicacioacuten (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuestas de observaciones y publicaciones (SECOP)
Adendas y Publicaciones (SECOP)
Acta de cierre del proceso y publicacioacuten(SECOP)
Evaluacioacuten preliminar de Propuestas Teacutecnicas Seleccionadas
Presentacioacuten de observaciones y Subsanes
Respuestas de observaciones y publicaciones (SECOP)
Evaluacioacuten definitiva de la Propuestas Teacutecnicas Seleccionadas
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Acto o resolucioacuten de adjudicacioacuten
Publicacioacuten del acto o adjudicacioacuten (SECOP)
Acta de acuerdos
Propuesta econoacutemica ganadora
Propuesta Ganadora
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Garantiacuteas
Comunicacioacuten oficial interna comunicando la legalizacioacuten
Comunicacioacuten oficial interna comunicando la legalizacioacuten
Informes
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Articulo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten IDRD y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contratos de Donacioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de donacioacuten el cual es un acto por el cual una persona transfiere gratuita e irrevocablemente una parte de sus bienes a otra persona que los aceptaraquo De la anterior definicioacuten se pueden extraer las caracteriacutesticas de la donacioacuten las cuales son de caraacutecter gratuito
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio
Propuesta del proyecto o actividad
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Escritura puacuteblica de donacioacuten o Acto administrativo de aceptacioacuten
Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de entrega del bien 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contratos de Interventoriacutea 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten refleja el seguimiento teacutecnico a la ejecucioacuten de contratos realizado por una persona natural o juriacutedica contratada para ese fin por la Entidad
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso
Estudio de conveniencia y oportunidad
62
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Certificado de disponibilidad presupuestal
Ficha teacutecnica de bien o servicio a contratar
Anaacutelisis de garantiacuteas a solicitar
Descripcioacuten de la necesidad a satisfacer
Descripcioacuten del objeto a contratar
Cronograma de la ejecucioacuten de servicios
Anaacutelisis de mercado
Memorando de aprobacioacuten o devolucioacuten del estudio de mercado
Formato de Propuesta econoacutemica
Anaacutelisis de riesgos
Asignacioacuten grupo evaluador
Aviso de convocatoria y publicacioacuten (SECOP)
Proyecto de pliego y publicacioacuten(SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuesta de observaciones y publicacioacuten(SECOP)
Acto de apertura o Resolucioacuten de apertura y publicacioacuten (SECOP)
Pliegos definitivos y publicacioacuten (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuestas de observaciones y publicaciones (SECOP)
Adendas y Publicaciones (SECOP)
Acta de cierre del proceso y publicacioacuten(SECOP)
Evolucioacuten preliminar de Propuestas Teacutecnicas Seleccionadas
Presentacioacuten de observaciones y Subsanes
Respuestas de observaciones y publicaciones (SECOP)
Evaluacioacuten definitiva de las Propuestas Teacutecnicas Seleccionadas
Acto o resolucioacuten de adjudicacioacuten
Publicacioacuten del acto o adjudicacioacuten (SECOP)
Acta de acuerdos
Propuesta econoacutemica ganadora
Propuesta Ganadora
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Garantiacuteas
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Acta de inicio
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total y Medio Tecnoloacutegico 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten IDRD y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Interventoriacutea de Obra de Parques y Escenarios 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales para la construccioacuten mantenimiento instalacioacuten y otros trabajos materiales sobre bienes inmuebles Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993 con una persona natural o juriacutedica
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna con la que se recibe el contrato legalizado
Comunicacioacuten Interna con la que se designa el Coordinador de Obra
Acta de Reunioacuten con el Interventor
Comunicacioacuten Oficial Recibida con la documentacioacuten del contrato
Acta de Inspeccioacuten Preliminar
Acta de vecindad
Solicitud del Anticipo
Acta de Inicio del contrato
Informe de pre ndash construccioacuten
Acta de Reunioacuten con la Comunidad para informar el alcance de la obra
Bitaacutecora de obra
Acta de comiteacute
Informe mensual de Interventoriacutea
Acta de recibo parcial de Interventoriacutea
Acta de recibo parcial de obra
Comunicacioacuten interna de modificaciones contractuales
Acta de aprobacioacuten de actividades no previstas
Acta de suspensioacuten
Acta de reiniciacioacuten
Acta de terminacioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Acta de recibo final de obra
Acta de entrega de la obra al aacuterea usuaria o a la comunidad
Acta de recibo final de Interventoriacutea
Acta de Liquidacioacuten
Comunicacioacuten interna de entrega de los Planos Record
Cuadro de relacioacuten de contratos (hoja de Excel)
Comunicacioacuten oficial enviada informando visita de inspeccioacuten por estabilidad
Acta de la Visita de estabilidad de la obra
Comunicacioacuten interna reportando las fallas detectadas
Comunicacioacuten Oficial Enviada reportando las fallas encontradas en la visita
Acta de la reunioacuten entre el contratista y el interventor donde se verifican las fallas encontradas en la visita
Comunicacioacuten oficial recibida sobre la Programacioacuten de las obras de Reparacioacuten
Comunicacioacuten oficial aceptacioacuten de programacioacuten reparacioacuten
Acta de recibo de los trabajos de reparacioacuten
Comunicacioacuten oficial Recibida de descargos
Comunicacioacuten interna Solicitando concepto teacutecnico
Comunicacioacuten interna solicitando cuantificacioacuten de dantildeos
Informe de valoracioacuten y cuantificacioacuten de dantildeos
Informe para declaratoria de siniestro
Comunicacioacuten interna de declaracioacuten de siniestro
Comunicacioacuten oficial interna de solicitud de preparacioacuten del acto administrativo correspondiente
Concepto Juriacutedico
Comunicacioacuten Interna para determinar la validez de los descargos efectuados
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten del IDRD y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Mantenimiento 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica por el cual una parte se obliga a prestar el servicio de mantenimiento sobre un equipo fiacutesico o loacutegico a cambio de un precio que la otra parte el cliente se compromete a pagar
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de talento humano apoyo a la gestioacuten de la entidad
Invitacioacuten puacuteblica y publicacioacuten (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Repuesta a las observaciones
Publicacioacuten de las respuestas a las observaciones (SECOP)
Adendas y publicacioacuten (SECOP)
Acta de cierre Publicacioacuten (SECOP)
Evaluacioacuten y publicacioacuten(SECOP)
Subsanes
Propuesta econoacutemica
Propuesta ganadora
Contrato y publicacioacuten (SECOP)
Registro presupuestal
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informe del contratista
Certificado del supervisor
Fotocopias pago EPS pensioacuten
Comprobante de pago de tesoreriacutea
Informe final supervisioacuten
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten del IDRD
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
y Normativa de la Entidad 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de
octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Obras de Construccioacuten de Parques 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales para la construccioacuten mantenimiento instalacioacuten y otros trabajos materiales sobre bienes inmuebles en este caso parques Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993 con una persona natural o juriacutedica
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Ficha teacutecnica de bien o servicio a contratar
Anaacutelisis de garantiacuteas a solicitar
Descripcioacuten de la necesidad a satisfacer
Presupuesto oficial yo anaacutelisis de precios
Anaacutelisis de mercado
Memorando de aprobacioacuten o devolucioacuten de estudio de mercado
Anaacutelisis de riesgos
Asignacioacuten grupo evaluador
Aviso de convocatoria
Proyecto de pliego ajustado
Publicacioacuten convocatoria (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuestas a las observaciones
Acto e apertura o Resolucioacuten de apertura
Publicacioacuten de la apertura (SECOP)
Pliegos definitivos y publicacioacuten (SECOP)
Acta de audiencia de asignacioacuten de riesgos
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Aclaraciones a los pliegos definitivos
Publicacioacuten en el (SECOP)
Postulante de proponentes (Seleccioacuten Abreviada)
Manifestacioacuten de intereacutes en participar
Sorteo de proponentes (Seleccioacuten Abreviada)
Presentacioacuten de observaciones
Respuestas a las observaciones
Adendas y (publicacioacuten SECOP)
Acta de cierre del proceso y publicacioacuten (SECOP)
Evaluacioacuten preliminar y publicacioacuten (SECOP)
Comunicados oficiales
Subsanes y observaciones
Respuestas a las observaciones
Publicacioacuten de las respuestas a las observaciones (SECOP)
Evaluacioacuten definitiva
Publicacioacuten de la evaluacioacuten (SECOP)
Resolucioacuten de adjudicacioacuten
Publicacioacuten de la resolucioacuten (SECOP)
Acta de audiencia de adjudicacioacuten
Publicacioacuten del acta de audiencia (SECOP)
Propuesta econoacutemica ganadora
Propuesta ganadora
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Registro presupuestal
Garantiacuteas
Comunicacioacuten interna informando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informes
Entrada al almaceacuten (compraventa yo suministro) Informe final de supervisioacuten
Acta de liquidacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total y Medio Tecnoloacutegico 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Manual de Contratacioacuten - Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Prestacioacuten de Servicios (Persona Natural o
Juriacutedica) 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con personas naturales o juriacutedicas con el objeto de realizar actividades relacionadas con la administracioacuten o funcionamiento de una entidad puacuteblica Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993
22 Tipos Documentales Memorando de solitud del proceso
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuesta
Certificado de talento humano (apoyo a la gestioacuten de la entidad)
Verificacioacuten perfil personas naturales
Entrevista de verificacioacuten perfil personas naturales
Formato uacutenico de hoja de vida
Declaracioacuten de bienes y rentas
Fotocopia de los tiacutetulos
Fotocopias de los certificados de experiencia e idoneidad
Registro de informacioacuten tributaria RIT
Registro uacutenico tributario RUT
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea o extranjeriacutea (persona natural)
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal (persona juriacutedica)
Fotocopia libreta militar (hombres)
Copia de la tarjeta profesional
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Afiliacioacuten al sistema de salud y pensioacuten
Certificacioacuten bancaria
Certificado de existencia y representacioacuten legal (persona juriacutedica)
Autorizacioacuten Junta de socios (persona juriacutedica)
Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Registro presupuestal
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Garantiacuteas (aprobadas)
comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de Inicio
Informes del Contratista
Certificado del supervisor
Pago de EPS PENSIOacuteN ARP (fotocopias)
Comprobante de pago de tesoreriacutea 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 2212149
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Prestacioacuten de Servicios Artiacutesticos (Persona Natural
o Juriacutedica) 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con personas naturales o juriacutedicas con el objeto de realizar actividades relacionadas con el objeto social de la entidad en este caso servicios artiacutesticos Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993
22 Tipos Documentales
Memorando de solitud del proceso
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de talento humano (apoyo a la gestioacuten de la entidad)
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Verificacioacuten perfil personas naturales
Entrevista de verificacioacuten perfil personas naturales
Formato uacutenico de hoja de vida
Declaracioacuten de bienes y renta
Fotocopia de los tiacutetulos
Fotocopias de los certificados de experiencia e idoneidad
Registro de informacioacuten tributaria RIT
Registro uacutenico tributario RUT
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea o extranjeriacutea (persona natural)
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal (persona juriacutedica)
Fotocopia libreta militar (hombres)
Copia de la tarjeta profesional Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Afiliacioacuten al sistema de salud y pensioacuten
Certificacioacuten bancaria Certificado de existencia y representacioacuten legal (persona juriacutedica)
Autorizacioacuten Junta de socios (persona juriacutedica)
Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Registro presupuestal Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna legalizando del contrato
Acta de Inicio
Informes del contratista
Pago de EPS PENSIOacuteN ARP (fotocopias)
Comprobante de pago de tesoreriacutea 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Normativa de la Entidad 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de
octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 2212149
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Suministro 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica en el cual una parte se obliga a cambio de una contraprestacioacuten a cumplir en favor de otra en forma independiente prestaciones perioacutedicas o continuadas de cosas o servicios Artiacuteculo 968 del Decreto 410 de 1971
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Certificado de talento humano apoyo a la gestioacuten de la entidad
Invitacioacuten puacuteblica y publicacioacuten (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Repuesta a las observaciones
Publicacioacuten de las respuestas a las observaciones (SECOP)
Adendas y publicacioacuten (SECOP)
Acta de cierre Publicacioacuten (SECOP)
Evaluacioacuten y publicacioacuten(SECOP)
Subsanes
Propuesta econoacutemica
Propuesta ganadora
Contrato y publicacioacuten (SECOP)
Registro presupuestal
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informe del contratista
Certificado del supervisor
Fotocopias pago EPS pensioacuten
Comprobante de pago de tesoreriacutea
Informe final supervisioacuten
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Convenio de Asociacioacuten de Deportes -Parques 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado como convenio de asociacioacuten deportiva para intervenir parques en una localidad de la ciudad en el que se establecen los teacuterminos las obligaciones y compromisos de las partes se pueden suscribir con una persona natural o juriacutedica
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de la Subdireccioacuten de regulacioacuten y persona juriacutedica de la Direccioacuten de Regulacioacuten y control de la Secretariacutea Distrital de Cultura Recreacioacuten y Deporte de la Alcaldiacutea Mayor (aplica a las ligas deportivas)
Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio
Resolucioacuten de reconocimiento deportivo (ente deportivo)
Propuesta del proyecto o actividad
Reconocimiento de la persona juriacutedica (entidad sin (aacutenimo de lucro)
Formato uacutenico de hoja de vida (persona juriacutedica sin aacutenimo de lucro)
Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal
Certificaciones de experiencia
Antecedentes Personeriacutea
Fotocopia del RUT
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Fotocopia del RIT Autorizacioacuten Secretariacutea y Cultura Recreacioacuten y Deporte
Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales
Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio (uacuteltimos 3 antildeos gravables)
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Copias estatutos
Comunicacioacuten interna autorizando celebrar contrato
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Registro presupuestal
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informes
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total ndash Medio Tecnoloacutegico 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 22121411
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Convenio de Cooperacioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra el acuerdo de voluntades suscrito entre
instituciones en este caso entre el Instituto Distrital de Recreacioacuten y una institucioacuten de otro paiacutes u organismo internacional en el que se establecen los teacuterminos o bases de
74
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
cooperacioacuten interinstitucional y las obligaciones y compromisos de las partes
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio
Resolucioacuten de reconocimiento deportivo (ente deportivo)
Propuesta del proyecto o actividad
Reconocimiento de la persona juriacutedica (entidad sin aacutenimo de lucro) Formato uacutenico de hoja de vida (persona juriacutedica sin aacutenimo de lucro)
Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal
Certificaciones de experiencia
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Registro uacutenico tributario RUT
Registro de informacioacuten tributaria RIT
Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales
Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio uacuteltimos 3 antildeos gravables
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Copias estatutos
Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Registro Presupuestal
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informes
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total ndash Medio Tecnoloacutegico 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para
75
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Vinculacioacuten al Acuerdo 0782002 y 3522008 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten de exenciones de impuesto de industria y comercio avisos y tableros para contribuyentes que contraten con el Distrito el mantenimiento administracioacuten o inversioacuten en parques la explotacioacuten y recursos para los mismos usos y veeduriacuteas para su administracioacuten adecuada
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio
Resolucioacuten de reconocimiento deportivo (ente deportivo)
Propuesta del proyecto o actividad
Reconocimiento de la persona juriacutedica (entidad sin aacutenimo de lucro)
Formato uacutenico de hoja de vida (persona juriacutedica sin aacutenimo de lucro)
Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal
Certificaciones de experiencia
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Registro uacutenico tributario RUT
Registro de informacioacuten tributaria RIT
Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales
Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio uacuteltimos 3 antildeos gravables
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Copias estatutos
Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Registro presupuestal
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informe
Acta de liquidacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten IDRD y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 22121411 Colombia CONCEJO DE BOGOTA DC ACUERDO 078 DEL 2002 Dicta disposiciones para la sostenibilidad de parques en el Distrito Capital define el sistema de parques del distrito la exencioacuten al impuesto de industria y comercio avisos y tableros para contribuyentes que contraten con el Distrito el mantenimiento administracioacuten o inversioacuten en parques la explotacioacuten y recursos para los mismos usos y veeduriacuteas para
su administracioacuten adecuada Art 1 a 10 Vigencia Art 11 43 Fecha (s) de la
descripcioacuten (es) 01102018
24 Dependencia SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA AGRUPACION DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Transferencias Documentales Secundarias 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra el proceso de las Transferencias
Documentales Secundarias realizadas por la Entidad hacia el
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Archivo Distrital resultado de la aplicacioacuten y disposiciones finales registradas para series y subseries en las Tablas de Retencioacuten Documental adoptadas y lo dispuesto el Decreto 1515 de 2013
22 Tipos Documentales Acta de transferencia secundaria
Inventario de registros de la documentacioacuten a transferir 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final E Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Normativa de la Entidad 42 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 de
2000 consagra en su artiacuteculo 4deg literal a) Fines de los archivos El objetivo esencial es el de disponer de la documentacioacuten organizada en tal forma que la informacioacuten institucional sea recuperable para uso de la Administracioacuten en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 de julio 14 de 2000 ldquoPor medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Decreto 1515 de 2013 ldquopor el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histoacuterico al Archivo General de la Nacioacuten a los archivos generales de los entes territoriales helliprdquo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 ldquoPor el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivosrdquo Archivo General de la Nacioacuten
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Consecutivo de Comunicaciones Oficiales Enviadas 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Copias de las comunicaciones oficiales enviadas que
conforman un consecutivo en razoacuten del nuacutemero de radicacioacuten y se administran en el aacuterea de Correspondencia o quien haga sus veces Artiacuteculo 11 Acuerdo 060 de 2001
22 Tipos Documentales Copia de las Comunicaciones Oficiales 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 Antildeos 32 Disposicioacuten Final E Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Acuerdo 060 de 2001
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060
78
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
(30 de octubre de 2001) por el cual se establecen pautas para la administracioacuten de las comunicaciones oficiales en las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas Bogotaacute 2001
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informes
Anexos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final CT Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes Archivo General de la Nacioacuten- AGN 42 Reglas o Normas CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la
cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten Documental 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que refleja de manera ejecutiva los datos
estadiacutesticos de los avances obtenidos en cada una de las actividades desarrolladas por el grupo durante los diferentes periodos
22 Tipos Documentales Informes Estadiacutesticos de los servicios prestados
Informes perioacutedicos de gestioacuten del aacuterea de gestioacuten documental
79
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final CT Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=1
70830 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005
Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Cuadro de Clasificacioacuten Documental - CCD
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Instrumento archiviacutestico que refleja la Jerarquizacioacuten dada a la
documentacioacuten producida por la entidad por medio de secciones subsecciones series y subseries Cartilla de Clasificacioacuten Documental 2001 Paacutegina 22 AGN
22 Tipos Documentales Cuadro de clasificacioacuten Documental
Anexos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final E Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Cartilla de Clasificacioacuten Documental
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 20105 Articulo 28258 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 027 (31 de octubre de 2006) Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994 Bogotaacute 2006 Articulo 1
80
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 5 (15 de marzo de 2014) Por el cual se establecen los criterios baacutesicos para la clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten de los archivos en las entidades puacuteblicas y privadas que cumplen funciones puacuteblicas y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Inventarios Documentales Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Instrumento archiviacutestico de control y recuperacioacuten que describe de
manera exacta y precisa las series subseries yo asuntos de los documentos que se encuentran en el archivo central dispuestos en un Formato Uacutenico de Inventario Documental -FUID de conformidad a las series y asuntos definidos en las Tablas de Retencioacuten Documental -TRD de cada dependencia
Tipos Documentales Inventario de Registros Documentales
Inventario
0documental Archivo Central (base de datos) AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 9 antildeos Disposicioacuten Final MT Microfilmacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLCIA Decreto 2609 de 2012
en el artiacuteculo 8 establece como instrumentos archiviacutesticos Cuadro de Clasificacioacuten Documental Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Artiacuteculo 28258 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio del 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 42 (31 de octubre de 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organizacioacuten de los archivos de gestioacuten en las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas se regula el Inventario uacutenico Documental y se desarrollan los artiacuteculos 21 22 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 027 (31 de octubre de 2006) Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994 Bogotaacute 2006 Artiacuteculo 1
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
Tiacutetulo Inventarios Documentales para Eliminar Nivel de Descripcioacuten Subserie
81
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Instrumento archiviacutestico de control y recuperacioacuten que describe de
manera exacta y precisa las series subseries yo asuntos de los documentos que se han seleccionado para eliminacioacuten en el archivo central dispuestos en un Formato Uacutenico de Inventario Documental -FUID de conformidad con el tiempo de retencioacuten definido en las Tablas de Retencioacuten Documental -TRD
Tipos Documentales Acta de comiteacute de archivo aprobando la eliminacioacuten
Comunicacioacuten oficial informando la eliminacioacuten de las Series en el Archivo de Gestioacuten
Inventario de registros documentales de las series a eliminar
Comunicacioacuten oficial entregando la documentacioacuten al responsable del PIGA
Certificacioacuten de eliminacioacuten AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten Antildeos Disposicioacuten Final Microfilmacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLCIA Decreto 2609 de 2012
en el artiacuteculo 8 establece como instrumentos archiviacutesticos Cuadro de Clasificacioacuten Documental Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Artiacuteculo 28258 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio del 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 42 (31 de octubre de 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organizacioacuten de los archivos de gestioacuten en las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas se regula el Inventario uacutenico Documental y se desarrollan los artiacuteculos 21 22 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 027 (31 de octubre de 2006) Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994 Bogotaacute 2006 Artiacuteculo 1
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Tabla de Retencioacuten Documental Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Agrupacioacuten documental en la que se conservan los documentos
mediante los cuales se registra la elaboracioacuten actualizacioacuten y traacutemite de convalidacioacuten de las Tablas de Retencioacuten Documental que registran los documentos producidos por la entidad acorde a su estructura orgaacutenico funcional y las funciones dadas a cada dependencia definidas en la TRD como series subseries yo asuntos
Tipos Documentales Solicitud de elaboracioacuten o actualizacioacuten de TRD del aacuterea
82
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Tabla de Retencioacuten Documental
Comunicacioacuten Oficial remitiendo las TRD para convalidacioacuten al ADB
Acuerdo del Consejo Distrital de Archivos convalidacioacuten de las TRD
Acto administrativo adoptando la TRD el Cuadro de Clasificacioacuten Documental
AacuteREA DE VALORACIOacuteN Tiempo de Retencioacuten 20 Antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD ndash COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Mini-Manual Tablas de Retencioacuten Documental y Transferencias Secundarias Imprenta Nacional de Colombia Bogotaacute 2001
Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 2013 Art 28258 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Artiacuteculo 24 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 004 (13 de marzo de 2013) Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten e implementacioacuten de las Tablas de Retencioacuten Documental y las Tablas de Valoracioacuten Documental Bogotaacute 2013
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Planilla de Entrega Correo Certificado Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento que permiten certificar la entrega de comunicaciones
oficiales de salida al operador asiacute como las entregas o devoluciones de las mismas en la modalidad de certificada por la empresa de mensajeriacutea
Tipos Documentales Planilla de Despacho de la Comunicacioacuten
Guiacutea de Recibido
Planilla de Comunicaciones devueltas AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD - Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de
2001 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
83
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Planilla de Entrega de Correo (Mensajeriacutea) Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Planillas control que registran las comunicaciones oficiales entregadas
por la empresa de mensajeriacutea Tipos Documentales Planilla
Guiacutea de recibo
Planilla de comunicaciones devueltas AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD - Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de
2001 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Planilla de Entrega de Comunicaciones Oficiales (Direccionamiento
por ORFEO) Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Planillas utilizadas como controles manuales o automatizados que
permiten certificar la recepcioacuten de los documentos por parte de los funcionarios competentes y dispondraacuten de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas
Tipos Documentales Planilla (Orfeo) AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 3 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD- Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de
2001 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN La Ley 594 de 2000 Articulo 22 Procesos Archiviacutesticos Establece que la gestioacuten de documentos dentro del concepto de Archivo Total comprende procesos tales como la produccioacuten o recepcioacuten la distribucioacuten la consulta la organizacioacuten la recuperacioacuten y la disposicioacuten final de los documentos
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
84
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
Tiacutetulo Registros de Control de Comunicaciones Oficiales enviadas Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
Alcance y Contenido Formato utilizado por el Aacuterea de Archivo y Correspondencia para distribuir las comunicaciones oficiales de los usuarios internos y externos del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deportes Este documento consolida el reporte registros de salida del aplicativo ORFEO
Tipos Documentales Planilla
Reporte base de datos ORFEO AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de
2001 Artiacuteculos 3 5 8 10 11 y 12 Sobre las unidades de correspondencia radicacioacuten y control de las comunicaciones recibidas y enviadas
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Registros de Control de Comunicaciones Oficiales Recibidas Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Formato que sirve de control para reportar de manera estadiacutestica el
total de las comunicaciones oficiales radicadas en el sistema de correspondencia SGD Orfeo
Tipos Documentales Reporte de Base de Datos ORFEO AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 3 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD- Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA Artiacuteculo 15 Paacuterrafo 3 La
correspondencia y demaacutes formas de comunicacioacuten privada son inviolables Soacutelo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial en los casos y con las formalidades que establezca la ley Reforma Acto Legislativo 02 de 2003 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 2150 de 1995 Artiacuteculos 1 11 y 32 Supresioacuten de autenticacioacuten de documentos originales y uso de sellos ventanilla uacutenica Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de 2001 Artiacuteculos 3 5 8 10 11 y 12 Sobre las unidades de correspondencia radicacioacuten y control de las comunicaciones recibidas
85
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
y enviadas Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PREacuteSTAMOS DOCUMENTALES
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo PREacuteSTAMOS DOCUMENTALES Nivel de Descripcioacuten Serie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Formato control de preacutestamo que registra de manera cronoloacutegica las
consultas y preacutestamos generados por todas las aacutereas del IDRD ya que todas deben atender consulta preacutestamo y entrega de documentos a usuarios internos con el fin de satisfacer las necesidades de informacioacuten de los usuarios realizando seguimiento y control a los prestamos efectuados en los archivos institucionales del nivel central
Tipos Documentales Solicitud de consulta y preacutestamo de documentos
Formato de Preacutestamo de documentos AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes Archivo General de la Nacioacuten -AGN Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 027 de
2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Artiacuteculo 27 Acceso y consulta de los documentos Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos puacuteblicos y a que se les expida copia de los mismos siempre que dichos documentos no tengan caraacutecter reservado conforme a la Constitucioacuten o a la ley
Las autoridades responsables de los archivos puacuteblicos y privados garantizaraacuten el derecho a la intimidad personal y familiar honra y buen nombre de las personas y demaacutes derechos consagrados en la Constitucioacuten y las leyes
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Transferencias Documentales Primarias Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido
Registro del proceso teacutecnico administrativo y legal mediante el cual se trasladan los documentos del archivo de gestioacuten al central seguacuten los tiempos de retencioacuten establecidos en la tabla de retencioacuten documental Decreto 1080 de 2015 Artiacuteculo 28293
Tipos Documentales Cronograma de Transferencias documentales
86
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten oficial enviando el cronograma de Transferencia
Inventario de Registros Documentales de la Transferencia primaria
Acta de Transferencia AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Mini-Manual Tablas de Retencioacuten Documental y Transferencias
Secundarias Bogotaacute 2001 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de
2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 2015 Titulo II capitulo IX Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 042 (31 de octubre de 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organizacioacuten de los archivos de gestioacuten de las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas se regula el Inventario uacutenico Documental y se desarrollan los artiacuteculos 21 22 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 Bogotaacute 2002
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Transferencias Documentales Secundarias Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento que registra el proceso teacutecnico administrativo y legal
mediante el cual se trasladan los documentos del archivo central del IDRD al archivo histoacuterico del Archivo de Bogotaacute yo Archivo General de la Nacioacuten seguacuten aplique el caso de acuerdo a los tiempos de retencioacuten establecidos en las tablas de retencioacuten documental o tablas de valoracioacuten documental Artiacuteculo 28293 del Decreto 1080 de 2015
Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial enviada solicitando la trasferencia secundaria
Inventario analiacutetico de transferencia secundaria
Acta de Transferencia al Archivo de Bogotaacute AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten con microfilmacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Mini-Manual Tablas de Retencioacuten Documental y Transferencias Secundarias Bogotaacute 2001
Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de
87
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 2015 Titulo II capitulo IX Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 042 (31 de octubre de 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organizacioacuten de los archivos de gestioacuten de las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas se regula el Inventario uacutenico Documental y se desarrollan los artiacuteculos 21 22 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 Bogotaacute 2002
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
3 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 31 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - TALENTO HUMANO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comisioacuten de Personal
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra los debates la votacioacuten los temas tratados y las decisiones acordadas y acordados por la Comisioacuten de Personal en razoacuten a las funciones establecidas en el Artiacuteculo 16 de la Ley 909 de 2004 y el artiacuteculo 22 1881 del Decreto 1083 de 2015
22 Tipos Documentales Acta de reunioacuten de la comisioacuten de personal
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1567 de 1998 por el cual se crean (sic) el sistema nacional de capacitacioacuten y el sistema de estiacutemulos para los empleados del Estado Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo puacuteblico la carrera administrativa gerencia puacuteblica y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 2539 De 2005 por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos puacuteblicos de los distintos niveles jeraacuterquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de 2005 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 4665 de 2007 por el cual se adopta la actualizacioacuten del Plan Nacional de Formacioacuten y Capacitacioacuten para los Servidores Puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1083 de
88
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones
Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1228 de 2005 Por el cual se reglamenta el artiacuteculo 16 de la Ley 909 de 2004 sobre las Comisiones de Personal Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4567 de 2011 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y Decreto-ley 770 de 2005 Decreto Ley 760 de 2005 ldquoPor el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisioacuten Nacional del Servicio Civil para el cumplimiento de sus funcionesrdquo Acuerdo No 512 de 2014 ldquoPor el cual se reglamenta la atencioacuten del derecho de peticioacuten y las quejas al interior de la Comisioacuten Nacional del Servicio Civil - CNSCrdquo Acuerdo No 137 de 2010 ldquoPor el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluacioacuten del Desempentildeo Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en Periacuteodo de Pruebardquo Criterio Unificado Comisiones de Personalrdquo Ponente Comisionado Carlos Humberto Moreno Bermuacutedez Fecha 10 de abril de 2014
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ELECCIONES DE LA COMISIOacuteN DE PERSONAL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ELECCIONES DE LA COMISIOacuteN DE PERSONAL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el proceso de eleccioacuten de los representantes de los empleados elegidos por periacuteodos de dos (2) antildeos para la comisioacuten de personal conforme lo dispone el artiacuteculo 4ordm del Decreto No 1228 de 2005
22 Tipos Documentales Acto administrativo de conformacioacuten de la Comisioacuten de Personal
Convocatoria a la eleccioacuten de la Comisioacuten de personal
Proacuterroga de la convocatoria a la eleccioacuten de la Comisioacuten de personal
Lista de aspirantes inscritos para la eleccioacuten de la comisioacuten de personal
Lista de candidatos inscrito para la eleccioacuten de la comisioacuten de personal
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten a los jurados
Acta de apertura de la mesa
Acta de escrutinio general
Comunicacioacuten oficial de la conformacioacuten de la comisioacuten de personal
89
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Cartilla de la Comisioacuten de Personal- de la Funcioacuten Publica
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto No 1228 de 2005 por el cual se reglamenta el artiacuteculo 16 de la Ley 909 de 2004 sobre las Comisiones de Personal Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el Empleo Puacuteblico la Carrera Administrativa la Gerencia Puacuteblica y se dictan otras disposiciones ldquoArtiacuteculo 16 Las Comisiones de Personalrdquo Decreto Ley 760 de 2005 ldquoPor el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisioacuten Nacional del Servicio Civil para el cumplimiento de sus funcionesrdquo Acuerdo No 512 de 2014 ldquoPor el cual se reglamenta la atencioacuten del derecho de peticioacuten y las quejas al interior de la Comisioacuten Nacional del Servicio Civil - CNSCrdquo Acuerdo No 137 de 2010 ldquoPor el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluacioacuten del Desempentildeo Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en Periacuteodo de Pruebardquo Criterio Unificado Comisiones de Personalrdquo Ponente Comisionado Carlos Humberto Moreno Bermuacutedez Fecha 10 de abril de 2014
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
14102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL HISTORIAS LABORALES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo HISTORIAS LABORALES
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento de acceso y manejo reservado por parte de los funcionarios de Talento Humano en donde se conservan cronoloacutegicamente todos los documentos de caraacutecter administrativo relacionados con el viacutenculo laboral que se establece entre el funcionario y la entidad
22 Tipos Documentales Certificado de disponibilidad presupuestal
Resolucioacuten Listas de elegibles
Formato Uacutenico de Hoja de Vida
Ceacutedula de ciudadaniacutea
Libreta militar
Certificado de antecedentes disciplinarios y Judiciales
Declaracioacuten de bienes y rentas
Tarjeta profesional
Certificados de Educacioacuten Formal
Certificacioacuten de Experiencia laboral
Examen meacutedico de ingreso
Convocatoria puacuteblica (si aplica)
Comunicacioacuten oficial autorizando los nombramientos
90
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
provisionales
Comunicacioacuten Oficial solicitando proacuterroga del teacutermino de duracioacuten del nombramiento provisional Comunicacioacuten Oficial autorizando la proacuterroga del nombramiento provisional
Resolucioacuten Nombramiento o Contrato de Trabajo
Notificacioacuten de nombramiento o Contrato de Trabajo
Aceptacioacuten nombramiento
Acta de posesioacuten nombramiento
Comunicacioacuten de funciones
Afiliacioacuten a EPS
Afiliacioacuten a EPL
Afiliacioacuten a fondo de Pensiones
Afiliacioacuten a cesantiacuteas
Afiliacioacuten a caja de compensacioacuten
Registro civil de nacimiento de los hijos
Registro de matrimonio
Declaracioacuten extrajuicio de convivencia
Certificacioacuten del banco de apertura de cuenta
Certificacioacuten de Educacioacuten no Formal
Comunicacioacuten de capacitaciones
Comunicacioacuten de salud ocupacional
Solicitud de inscripcioacuten en carrera administrativa
Inscripciones en escalafoacuten de carrera administrativa
Acuerdos de Gestioacuten y Evaluacioacuten de Desempentildeo
Recursos
Incentivo carrera administrativa
Prima Teacutecnica
Resolucioacuten licencia remunerada
Resolucioacuten licencia no remunerada
Resoluciones de encargo y Resoluciones de proacuterroga de encargos
Comunicacioacuten Encargo y proacuterrogas de encargo
Acta de posesioacuten Encargo y Comisioacuten
Resolucioacuten terminacioacuten de encargo
Comunicacioacuten terminacioacuten de encargo
Resolucioacuten de Traslado
Comunicacioacuten de Traslado
Resoluciones de comisioacuten
Informe de la Comisioacuten
Constancias de entrega de dotaciones
Permisos
Citacioacuten para ser jurados de votacioacuten en elecciones por votacioacuten popular
Permisos por participacioacuten electoral
Certificaciones laborales
Procesos disciplinarios y Sanciones
Fallos y Sentencias
Concepto Servicio Civil
Concepto Hacienda
Resolucioacuten Creacioacuten de cargo
Resolucioacuten Reintegro
91
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten Reintegro
Acta Reintegro
Resolucioacuten Pago Sentencia Judicial
Resolucioacuten liquidacioacuten Aportes Salud y Pensioacuten
Resolucioacuten liquidacioacuten Aportes Parafiscales
Resoluciones de vacaciones
Resoluciones cesantiacuteas parciales
Compensatorios
Incapacidades
Bonificaciones
Certificado para la disminucioacuten de la base de retencioacuten en la fuente por concepto de educacioacuten
Certificado para disminucioacuten de la base de retencioacuten en la fuente por concepto de obligacioacuten hipotecaria
Quinquenios
Preacutestamos de vivienda
Tarjetas de devengos
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten de la modificacioacuten supresioacuten incorporacioacuten y otros
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten de la modificacioacuten supresioacuten incorporacioacuten y otros
Resolucioacuten de reconocimiento de la pensioacuten por jubilacioacuten
Comunicacioacuten oficial renunciando al cargo por jubilacioacuten
Resolucioacuten de aceptacioacuten de renuncia del funcionario por reconocimiento de pensioacuten por jubilacioacuten
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten de la Resolucioacuten de aceptacioacuten de renuncia del funcionario por reconocimiento de pensioacuten por jubilacioacuten
Resolucioacuten de reconocimiento de la pensioacuten por invalidez
Comunicacioacuten oficial renunciando al cargo por invalidez
Resolucioacuten de aceptacioacuten de renuncia del funcionario por reconocimiento de pensioacuten por invalidez
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten de la Resolucioacuten de aceptacioacuten de renuncia del funcionario por reconocimiento de pensioacuten por invalidez
Certificado de defuncioacuten
Resolucioacuten de vacancia definitiva por fallecimiento del titular
Comunicacioacuten Oficial de Renuncia Voluntaria
Resolucioacuten aceptacioacuten de renuncia voluntaria
Comunicacioacuten Aceptacioacuten de Renuncia Voluntaria
Resolucioacuten prestaciones sociales
Resolucioacuten insubsistencia
Acta de entrega
Examen meacutedico de retiro
Informe de Gestioacuten
Declaracioacuten de Bienes y Rentas de retiro
Comunicacioacuten oficial de solicitud de certificacioacuten de informacioacuten laboral para la emisioacuten de bono pensional
92
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Certificado de bono laboral para la emisioacuten de bono pensional
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 80 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes RUGELES Antonio La Historia Laboral como parte de la gestioacuten del talento humano En SEMINARIO NACIONAL SEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 82001 Bogotaacute DC) Memorias del Seminario del Sistema Nacional de Archivos Bogotaacute Editores Graacuteficos Colombia Ltda 2003 P165
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 190 de 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administracioacuten puacuteblica y se fija disposiciones con el fin de erradicar la corrupcioacuten administrativa Bogotaacute 1995 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 443 de 1998 Por la cual se expiden normas sobre carrera administrativa y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 1998 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y el funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 1998 Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO Decreto Ley 2663 de 1950 Sobre Coacutedigo Sustantivo del Trabajo Bogotaacute 1950 Artiacuteculo 264 Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector del Sector Trabajo Bogotaacute 2015 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Y ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN- Circular 004 de 2003 Organizacioacuten de las Historias Laborales Bogotaacute 2003 Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblica Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23102018
311 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - TALENTO HUMANO - DESARROLLO HUMANO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas del Comiteacute Paritario de Salud Ocupacional - (COPASO)
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento en el que se relacionan los temas tratados y acordados en una reunioacuten por el Comiteacute Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo en razoacuten a las funciones establecidas
93
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
en al Artiacuteculo 11 de la Resolucioacuten 02013 de 1986
22 Tipos Documentales Acta del comiteacute Paritario de salud Ocupacional
Acto administrativo de convocatoria para elecciones de representantes del Comiteacute paritario de salud ocupacional
Lista de aspirantes inscritos para eleccioacuten del COPASO
Comunicacioacuten de divulgacioacuten de la lista de candidatos inscritos al copaso
Lista general de votantes y jurados publicada
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten a los jurados
Acta de instalacioacuten de la mesa
Lista general de votantes
Votos
Acta de cierre de la mesa
Acta de escrutinio con nuacutemero total de sufragantes
Actas de escrutinio con nuacutemero de votos depositados por mesa
Acta de escrutinio con nuacutemero de votos a favor de cada candidato
Actas de escrutinio general
Acto administrativo de conformacioacuten del COPASO
Comunicacioacuten oficial convocando a los miembros del Comiteacute Paritario de Salud Ocupacional
Acta de conformacioacuten del Comiteacute Paritario de Salud Ocupacional -
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1562 de 2012 Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Trabajo Capiacutetulo 6 Artiacuteculo 224612 Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL Y MINISTERIO DE SALUD Resolucioacuten 2013 de 1986 Por la cual se reglamenta la organizacioacuten y funcionamiento de los Comiteacutes de Medicina Higiene y Seguridad industrial en los lugares de Trabajo Colombia MINISTERIO DE TRABAJO Decreto 1443 de 2014 Por el cual se dictan disposiciones para la implementacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Seguridad y Salud en el Trabajo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10 102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informe de Evaluacioacuten de las Actividades de Salud Ocupacional
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
94
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene los reportes de los accidentes de trabajo que han sido comunicados al aacuterea y los traacutemites correspondientes para cada caso en cumplimiento con la resolucioacuten 1406
22 Tipos Documentales Informe de evaluacioacuten de las actividades de salud ocupacional
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1562 de 2012 Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Trabajo Capiacutetulo 6 Artiacuteculo 224612 Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL Y MINISTERIO DE SALUD Resolucioacuten 2013 de 1986 Por la cual se reglamenta la organizacioacuten y funcionamiento de los Comiteacutes de Medicina Higiene y Seguridad industrial en los lugares de Trabajo Colombia MINISTERIO DE TRABAJO Decreto 1443 de 2014 Por el cual se dictan disposiciones para la implementacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Seguridad y Salud en el Trabajo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informe de Evaluacioacuten de las Actividades para Mitigar el Riesgo
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene la deteccioacuten de peligros aspectos y valoracioacuten de riesgos reales y potenciales aceptables y no aceptables al inicio y durante las actividades presentes o futuras en actividades rutinarias y no rutinarias cuando haya modificaciones sustanciales en la ejecucioacuten de los servicios o cuando se desarrollen actividades o cambios de tecnologiacutea cuyo riesgo no haya sido evaluado e impliquen cambio en las condiciones de salud seguridad y medio ambiente
22 Tipos Documentales Informe de evaluacioacuten de las actividades para mitigar el riesgo
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIOacuteN DE LA MATRIZ
DE IDENTIFICACION DE PELIGROS Y RIESGOS - IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 1562 de 2012
95
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se
dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional Colombia MINISTERIO DE PROTECCIOacuteN SOCIAL Resolucioacuten 1401 de 2007 Por la cual se reglamenta la investigacioacuten de incidentes y accidentes de trabajo ISO 3100 Gestioacuten del Riesgo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes Finales de Ejecucioacuten del Plan de Capacitacioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene la Evaluacioacuten realizada de acuerdo al procedimiento ldquoCapacitacioacuten y Formacioacutenrdquo correspondiente al Proceso ldquoGestioacuten del Talento Humanordquo que evaluoacute el Plan Institucional de Capacitacioacuten teniendo en cuenta las necesidades presentadas por las diferentes dependencias el contra lo programado y lo ejecutado
22 Tipos Documentales NA
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total y Medio Teacutecnico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1567 de 1998 por el cual se crean (sic) el sistema nacional de capacitacioacuten y el sistema de estiacutemulos para los empleados del Estado Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Ley 909 de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo puacuteblico la carrera administrativa gerencia puacuteblica y se dictan otras disposiciones Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 2539 De 2005 por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos puacuteblicos de los distintos niveles jeraacuterquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de 2005 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 4665 de 2007 por el cual se adopta la actualizacioacuten del Plan Nacional de Formacioacuten y Capacitacioacuten para los Servidores Puacuteblicos Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
96
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Tiacutetulo Informes Finales de Ejecucioacuten del Programa de Bienestar Social
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que consolida las actividades realizadas con el personal para motivar el desempentildeo eficaz y el compromiso de los empleados de una entidad Artiacuteculo 22101 del Decreto 1083 de 2015
22 Tipos Documentales Informe Final de ejecucioacuten del Programa de Bienestar Social
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblicardquo Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto Ley 1567 de 1998 Por el cual se crea el Sistema Nacional de Capacitacioacuten y el Sistema de Estiacutemulos para los empleados del Estado junto con las poliacuteticas de Bienestar Social orientados a la planeacioacuten ejecucioacuten y evaluacioacuten de Programas y Proyectos que den respuesta a las necesidades de los funcionarios para su identificacioacuten y compromiso con la misioacuten y la visioacuten institucional Adicionalmente en su capiacutetulo II Articulo 19 define ldquoLas Entidades Puacuteblicas que se rigen por las disposiciones contenidas en el presente Decreto ndash Ley estaacuten en la obligacioacuten de organizar anualmente para sus empleados programas de bienestar social e incentivosrdquo Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Ley 909 de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo puacuteblico la carrera administrativa gerencia puacuteblica y se dictan otras disposiciones paraacutegrafo del Artiacuteculo 36
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes Finales de Ejecucioacuten del Programa de Incentivos
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento consolidado del programa de incentivos que relaciona las bonificaciones adicionales al pago del sueldo base Cuando un empleado cumple con las metas establecidas en el plan de incentivos laborales recibe un premio o recompensa por ello
22 Tipos Documentales Informe Final de ejecucioacuten del Programa de Incentivos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
97
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblicardquo artiacuteculo 221010 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto Ley 1567 de 1998 Por el cual se crean el Sistema Nacional de Capacitacioacuten y el sistema de estiacutemulos para los empleados del Estado Capitulo II Articulo 19
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE RECOLECCIOacuteN DE INFORMACIOacuteN
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo INSTRUMENTOS DE RECOLECCIOacuteN DE INFORMACIOacuteN
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Formato que consolida las necesidades de capacitacioacuten de intereacutes comuacuten y los temas solicitados por los funcionarios de las diferentes aacutereas
22 Tipos Documentales Documento de recoleccioacuten de necesidades de capacitacioacuten
Documento de recoleccioacuten de necesidades de Bienestar Social
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Planes de Capacitacioacuten de Personal
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento en el que se planean las acciones de capacitacioacuten y formacioacuten que facilitan el desarrollo de competencias el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidos en una entidad puacuteblica
22 Tipos Documentales Plan de Capacitacioacuten
Acta de comisioacuten de personal (aval del plan de capacitacioacuten)
Documento de induccioacuten Provisional ndash Ingreso
98
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Resolucioacuten adopta Plan de Capacitacioacuten (copia)
Listado de asistencia a los programas de capacitacioacuten
Documento informando a los funcionarios la participacioacuten en las capacitaciones
Evaluacioacuten de satisfaccioacuten de la capacitacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Y ESCUELA SUPERIOR DE LA ADMINISTRACION PUacuteBLICA Guiacutea para la Formulacioacuten del Plan Institucional de Capacitacioacuten - PIC con base en proyectos de aprendizaje en equipo Bogotaacute Paacutegina 18 En httpwwwfuncionpublicagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA Que el artiacuteculo 67 de la Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia de 1991 establece La educacioacuten es un derecho de la persona y un servicio puacuteblico que tiene una funcioacuten social con ella se busca el acceso al conocimiento a la ciencia a la teacutecnica ya los demaacutes bienes y valores de la cultura Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA DECRETO 4665 DE 2007 (noviembre 29) por el cual se adopta la actualizacioacuten del Plan Nacional de Formacioacuten y Capacitacioacuten para los Servidores Puacuteblicos Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica Bogotaacute 2015 Tiacutetulo 9
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
29052018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Planes de Emergencia y Evacuacioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que define las poliacuteticas los sistemas de organizacioacuten y los procedimientos generales aplicables para enfrentar de manera oportuna eficiente y eficaz las situaciones de calamidad desastre o emergencia en sus distintas fases con la finalidad de mitigar o reducir los efectos negativos o lesivos de las situaciones que se presenten en una Organizacioacuten en cumplimiento de la Poliacutetica Nacional de Gestioacuten del Riesgo de Desastres definida por la Ley 1523 de 2012 que determinoacute la estructura del Sistema Nacional de Gestioacuten del Riesgo de Desastres (SNGRD) la cual describe el Plan de Emergencias para la atencioacuten de estas al interior de sus instalaciones
22 Tipos Documentales Convocatoria para la conformacioacuten de las brigadas
Listado de postulados para conformacioacuten de las brigadas
Listado de asistencia de la capacitacioacuten de brigadistas
99
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Plan de emergencia
Comunicacioacuten oficial informando la realizacioacuten del simulacro a las instancias participantes
Informes de los simularos de emergencia
Registro fotograacutefico (opcional)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes Decreto 1043 de 2014 Artiacuteculo 8 numeral 6 artiacuteculo 12 numeral 12 articulo 20 numeral 10 artiacuteculo 21 numeral 11 artiacuteculo 25 numeral 13
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1443 de 2014 del Ministerio del Trabajo en sus artiacuteculos 8 ldquoObligaciones de los empleadoresrdquo numeral 6 ldquoGestioacuten de Peligros y Riesgos Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA En la Ley 9ordf de
1979 el Gobierno Nacional contemplo en su legislacioacuten la
necesidad de implementar en las entidades las facilidades y
recursos para prestar los primeros auxilios a sus trabajadores
Ley 46 de 1988 ldquoPor la cual se crea y organiza el Sistema
Nacional para la Prevencioacuten y Atencioacuten de Desastres se otorga
facultades extraordinarias al presidente de la Repuacuteblica y se
dictan otras disposicionesrdquo
Colombia MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA Decreto 388 de 2007 Por el cual se adopta el Plan Nacional de Emergencia y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de publico y se conforma Comisioacuten Nacional Asesora de Programas Masivos y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE TRABAJO Decreto 1443 de 2014
Por el cual se dictan disposiciones para la implementacioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-
SST)
Colombia BOGOTA DC Resolucioacuten 567 de 2015(agosto 4) ldquoPor medio de la cual se crea el Comiteacute Operativo de Emergencias COE y se deroga la Resolucioacuten Ndeg 275 del 25 de junio de 2003rdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programas de Bienestar Social de Personal
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que incluye el plan de bienestar e Incentivos de la Entidad el cual se encuentra enmarcado dentro del Plan Estrateacutegico del Proceso de Gestioacuten de Talento Humano
22 Tipos Documentales Programa de Bienestar Social
Comunicacioacuten oficial de divulgacioacuten del Programa de Bienestar Social
100
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten oficial de solicitud de inscripcioacuten de las actividades de Bienestar Social
Lista de Asistencia al Programa de Bienestar Social
Evaluacioacuten de Satisfaccioacuten del Programa de Bienestar Social
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes Decreto Ley 15676 de 1998 Capiacutetulo II Articulo 19 Plan de bienestar e incentivos IDRD 2015
42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto Ley 1567 de 1998 Por el cual se crea el Sistema Nacional de Capacitacioacuten y el Sistema de Estiacutemulos para los empleados del Estado Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo puacuteblico la carrera administrativa gerencia puacuteblica y se dictan otras disposicionesrdquo paraacutegrafo del Artiacuteculo 36 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 Artiacuteculo 22101 y 22102 Colombia BOGOTAacute DC Resolucioacuten 327 de 2015(mayo 5) ldquopor la cual se conforma el comiteacute de incentivos yo de bienestar social del instituto distrital de recreacioacuten y deporte - IDRD - y se establecen sus funcionesrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Incentivos para Personal
13 Nivel de Descripcioacuten Subseries
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el Plan de incentivos no pecuniarios que se ofreceraacuten al mejor empleado de carrera de la entidad a los mejores empleados de carrera de cada nivel jeraacuterquico y al mejor empleado de libre nombramiento y remocioacuten de la entidad asiacute como los incentivos pecuniarios y no pecuniarios para los mejores equipos de trabajo Artiacuteculo 22109 Decreto 1083 de 2015
22 Tipos Documentales Resolucioacuten de aprobacioacuten del Programa de Incentivos
Comunicacioacuten interna de divulgacioacuten del Programa de Incentivos
Documentos soportes para el reconocimiento del Incentivo
Listado de funcionarios beneficiarios del Programa de Incentivos
Acto Administrativo de reconocimiento de los incentivos a los funcionarios ganadores
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
101
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Resolucioacuten 114 de 2017
42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblica Bogotaacute 2015 Titulo 10 Colombia BOGOTA DC resolucioacuten 327 de 2015(mayo 5) ldquopor la cual se conforma el comiteacute de incentivos yo de bienestar social del instituto distrital de recreacioacuten y deporte - IDRD - y se establecen sus funcionesrdquo Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Directiva 001 del 6 de febrero de 2015 expedida por el Director del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital se establecieron los lineamientos Distritales para desarrollar los programas de bienestar e incentivos en cada una de las Entidades del nivel Distrital
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programas de Salud Ocupacional
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el cronograma de las actividades a desarrollar en el Programa de Salud Ocupacional a ejecutar en un periodo
22 Tipos Documentales Matriz de peligro
Programa de Salud Ocupacional
Cronograma de actividades en ARP
Cronograma del Programa de Salud Ocupacional
Listado de asistencia a las actividades para mitigar el riesgo
Documentos de inspecciones
Documento de compromiso y oficializacioacuten del hallazgo
Registro Uacutenico de reportes de Accidentes de trabajo (ARL)
Estadiacutestica de salud visual auditiva ergonoacutemica
Programa de vigilancia epidemioloacutegica
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes Resolucioacuten 567de 2015
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 1562 de 2012 Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Trabajo
102
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
312 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - TALENTO HUMANO - NOacuteMINA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COMPROBANTES DE PAGO DE NOacuteMINA
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo COMPROBANTES DE PAGO DE NOacuteMINA
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra la retribucioacuten habitual o constante del empleado de acuerdo con la labor que desempentildea dentro de la entidad determinada por sus funciones y responsabilidades
22 Tipos Documentales Desprendible de pago de noacutemina
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 3 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 4ordf de 1992 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto Ley 1421 de 1993 establecioacute que regiraacuten en el Distrito Capital y sus entidades descentralizadas las disposiciones que se dicten en desarrollo del artiacuteculo 12 de la Ley 4ordf de 1992 Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACION Y DEPORTES -IDRD -Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIQUIDACIONES A FONDO DE CESANTIacuteAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo LIQUIDACIONES A FONDO DE CESANTIacuteAS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra la liquidacioacuten de la prestacioacuten social a cargo del empleador y a favor del trabajador correspondiente a un mes de salario por cada antildeo de servicios prestados o proporcionalmente al tiempo de servicio
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial remisorio de los aportes a cesantiacuteas al fondo
Relacioacuten de los funcionarios afiliados y valor acreditado
Listado de los afiliados al Fondo Nacional del Ahorro
Solicitud disponibilidad presupuestal
Solicitud registro presupuestal
Certificado de registro presupuestal
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificacioacuten de pago de cesantiacuteas del Fondo Nacional del Ahorro
Recibo de pago de cesantiacuteas
103
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Relacioacuten de cesantiacuteas Fondo Nacional del Ahorro
Comunicacioacuten oficial enviada al Fondo Nacional del Ahorro
Certificacioacuten de pago de cesantiacuteas del Fondo Nacional del Ahorro
Solicitud de disponibilidad presupuestal (interfaz)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 80 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA Art535455 56 y 57 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 244 de 1995 Por medio de la cual se fijan teacuterminos para el pago oportuno de cesantiacuteas para los servidores puacuteblicos se establece sanciones y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1071 de 2006 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA La ley 1071 de 2006
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIQUIDACIONES Y PAGOS DE OBLIGACIONES DE PERSONAL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo LIQUIDACIONES Y PAGOS DE OBLIGACIONES DE PERSONAL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene las liquidaciones de los beneficios legales adicionales que por ley debe pagar el empleador a sus trabajadores adicional al salario ordinario
22 Tipos Documentales Relacioacuten de descuentos por pensioacuten
Planilla integral de Liquidacioacuten de aportes (PILA)
Relacioacuten de descuentos por retencioacuten en la fuente
Relacioacuten de descuentos por embargos
Relacioacuten de descuentos por cooperativas
Registro de aportes voluntarios para pensioacuten en Fondos privados
Cuadro de aportes voluntarios
Registro de aportes voluntarios a Aporte al Fomento de la Construccioacuten (AFC) (Planilla)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 80 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO COacuteDIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO (CST) Colombia con sus modificaciones ordenada por el artiacuteculo 46 del Decreto Ley 3743 de 1950 la cual fue publicada en el Diario Oficial No
104
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
27622 del 7 de junio de 1951 compilando los Decretos 2663 y 3743 de 1950 y 905 de 1951
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL NOacuteMINA
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo NOacuteMINA
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que resume la suma de todos los registros financieros de los sueldos de los empleados incluyendo los salarios las bonificaciones y las deducciones En la contabilidad la noacutemina se refiere a la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prestaron durante un cierto periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Solicitud de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Nomina
Resumen de Nomina
Relacioacuten de cesantiacuteas discriminando por el Fondo Nacional del ahorro
Nomina adicional
Reporte interfaz con tesoreriacutea y contabilidad
Listado de cheques
Listado de abono en cuenta
Reporte interfaz contable de provisiones
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 80 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley No 1607 del 26 de diciembre de 2012 NA Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014 (Por la cual se compila el Reacutegimen Salarial de Empleados Puacuteblicos del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte IDRD la cual estaacute constituida por los conceptos de Asignacioacuten Baacutesica Gastos de Representacioacuten Prima Teacutecnica Auxilio de Transporte Subsidio de Alimentacioacuten Viaacuteticos Horas Extras Dominicales y Festivos Prima de Servicio Bonificacioacuten por Servicios Prestados Prima de Antiguumledad) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No005 del 5 de agosto de 2014 (Por medio de la cual se aclara la Resolucioacuten 004 del 16 de mayo de 2014 ldquoPrima de Antiguumledadrdquo) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 009 del 31 de diciembre de 2014 (Por medio de la cual se modifica el Artiacuteculo 3 de la Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014 ldquoGastos de Representacioacutenrdquo) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 002 del 28 de enero de 2015 (Por la cual se fija el incremento salarial para la vigencia 2015)
105
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL NOVEDADES DE NOacuteMINA
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo NOVEDADES DE NOacuteMINA
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el reporte perioacutedico de las diferentes modificaciones contractuales descuentos legales judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidacioacuten mensual y pago de la noacutemina
22 Tipos Documentales Novedades de ingresos (copia)
Novedades de retiros (copia)
Novedades de Encargo (copia)
Novedades de prima teacutecnica (copia)
Novedades de prima secretarial (copia)
Novedades de los quinquenios (copia)
Novedades de suspensiones (copia)
Novedades de licencias (copia)
Resolucioacuten de horas extras (copia)
Registro de reclamacioacuten de noacutemina
Autorizacioacuten de descuento
Relacioacuten mensual de descuentos
Pagareacutes preacutestamos de vivienda
Resolucioacuten incremento salarial
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 80 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley No 1607 del 26 de diciembre de 2012 Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014 (Por la cual se compila el Reacutegimen Salarial de Empleados Puacuteblicos del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte IDRD la cual estaacute constituida por los conceptos de Asignacioacuten Baacutesica Gastos de Representacioacuten Prima Teacutecnica Auxilio de Transporte Subsidio de Alimentacioacuten Viaacuteticos Horas Extras Dominicales y Festivos Prima de Servicio Bonificacioacuten por Servicios Prestados Prima de Antiguumledad) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No005 del 5 de agosto de 2014 (Por medio de la cual se aclara la Resolucioacuten 004 del 16 de mayo de 2014 ldquoPrima de Antiguumledadrdquo) Colombia Distrito Capital Resolucioacuten No 009 del 31 de diciembre de 2014 (Por medio de la cual se modifica el Artiacuteculo 3 de la Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014 ldquoGastos de Representacioacutenrdquo) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 002 del 28 de enero de 2015 (Por la cual se fija el incremento salarial para la vigencia 2015)
43 Fecha (s) de la 04102018
106
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
descripcioacuten (es)
32 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - APOYO CORPORATIVO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programas de Seguros de la Entidad
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene las poacutelizas de seguros de los bienes asegurados por la entidad
22 Tipos Documentales Poacuteliza
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 8 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Plan de Emergencia del IDRD
42 Reglas o Normas INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 829 de 201Por la cual se adopta la Poliacutetica de Prevencioacuten del Dantildeo Antijuriacutedico y Defensa Judicial en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
06102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SINIESTROS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo SINIESTROS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el detalle de la ocurrencia de siniestros en la Entidad
22 Tipos Documentales Reportes de Siniestros efectuado por el aacuterea responsable
Comunicacioacuten oficial enviada informando sobre la ocurrencia de siniestros
Informes de siniestro
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 829 de 201 Por la cual se adopta la Poliacutetica de Prevencioacuten del Dantildeo Antijuriacutedico y Defensa Judicial en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
321 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash APOYO
107
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
CORPORATIVO - SERVICIOS GENERALES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Control del Servicio de Transporte
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento en planilla que registra el nombre del conductor las placas del vehiacuteculo y las entradas y salidas del parque automotor del IDRD
22 Tipos Documentales Solicitud de servicio de transporte
Planilla de control diario de servicio de transporte
Prestacioacuten del servicio
Situaciones urgentes impredecibles
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL HISTORIA DEL VEHICULO
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo HISTORIA DEL VEHIacuteCULO
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente integrado con toda la documentacioacuten generada y tramitada que resume la historia legal y teacutecnica del parque automotor propiedad de la entidad
22 Tipos Documentales Hoja de vida del vehiacuteculo
Orden de trabajo para el mantenimiento del vehiacuteculo
Orden de pago
Suministro de microchips
Factura del suministro de gasolina
Registro del consumo por vehiacuteculo
Comunicacioacuten oficial solicitando el pago de consumo por vehiacuteculo
Orden de pago del servicio
Croquis del accidente de traacutensito
Comunicacioacuten oficial relatando el accidente de traacutensito
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
Fotocopia del seguir obligatorio para accidentes de traacutensito - SOAT
Fotocopia de la licencia de conduccioacuten
Fotocopia de la cedula de ciudadaniacutea
Comunicacioacuten oficial efectuando la reclamacioacuten por siniestro ante la compantildeiacutea aseguradora
Comunicacioacuten oficial solicitando el pago de la indemnizacioacuten (seguro)
Copia del comprobante salida de almaceacuten
108
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Copia de la Resolucioacuten que da de baja los bienes
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes MINISTERIO DEL INTERIOR Procedimiento Administracioacuten del Parque Automotor 2012 Coacutedigo GR-RA-P-02 Disponible en httpswwwmininteriorgovcositesdefaultfilesprocedimiento_ 26057doc
42 Reglas o Normas ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE TRAacuteNSITO Y TRANSPORTE Resolucioacuten 399 DE 2002 (Julio 29) Por la cual se establece el procedimiento para la reconstruccioacuten de los expedientes en que consta la actuacioacuten del Registro Distrital Automotor
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11072018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Ejecucioacuten del Plan de Mantenimiento Preventivo Correctivo de Servicios del aacuterea Administrativa
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene las actividades preventivas y correctivas desarrolladas en la entidad y que evidencian los problemas menores corregidos antes de que estos provocaran alguna falla al interior del instituto
22 Tipos Documentales Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETIE Reglamento Teacutecnico de Instalaciones Eleacutectricas resolucioacuten No18 - 1294 de agosto 06 de 2008 Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETILAP Reglamento teacutecnico de iluminacioacuten y alumbrado puacuteblico resolucioacuten 18-1331 de agosto 6 de 2009 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Plan de Mantenimiento 2017 Colombia ICONTEC NTC-2050 Coacutedigo Eleacutectrico Colombiano USA NFPA Manual de Inspeccioacuten Eleacutectrica 1999
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11072018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Mantenimientos Correctivos de Infraestructura Fiacutesica
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
109
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el mantenimiento correctivo efectuado a las instalaciones fiacutesicas centrado en la correccioacuten de los defectos observados en el funcionamiento de las instalaciones y a partir de lo encontrado reparar y devolver la funcionalidad correcta
22 Tipos Documentales Solicitud de requerimiento de servicio de mantenimiento correctivo a la infraestructura fiacutesica (Correo electroacutenico)
Informe de ejecucioacuten de obras de mantenimiento correctivo (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETIE Reglamento Teacutecnico de Instalaciones Eleacutectricas resolucioacuten No18 - 1294 de agosto 06 de 2008 Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETILAP Reglamento teacutecnico de iluminacioacuten y alumbrado puacuteblico resolucioacuten 18-1331 de agosto 6 de 2009 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Plan de Mantenimiento 2017 Colombia ICONTEC NTC2050 Coacutedigo Eleacutectrico Colombiano USA NFPA Manual de Inspeccioacuten Eleacutectrica 1999
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Mantenimientos Correctivos de Reparaciones Locativas y Servicio de Aseo
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra los problemas menores detectados en las instalaciones locativas los cuales se deben corregir antes de que estos provoquen dantildeos a los bienes fiacutesicos o documentales de la entidad
22 Tipos Documentales Solicitud de servicio de Reparaciones locativas (Correo Electroacutenico)
Planilla de chequeo a reparaciones locativas
Recibo a satisfaccioacuten del servicio de mantenimiento locativo (Contrato)
Informe de actividades de aseo (Contrato)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETIE
110
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Reglamento Teacutecnico de Instalaciones Eleacutectricas resolucioacuten No18 - 1294 de agosto 06 de 2008 Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETILAP Reglamento teacutecnico de iluminacioacuten y alumbrado puacuteblico resolucioacuten 18-1331 de agosto 6 de 2009 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Plan de Mantenimiento 2017 Colombia ICONTEC NTC2050 Coacutedigo Eleacutectrico Colombiano USA NFPA Manual de Inspeccioacuten Eleacutectrica 1999
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PAGOS SERVICIOS PUacuteBLICOS Y TELEFONIacuteA MOacuteVIL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo PAGOS SERVICIOS PUacuteBLICOS Y TELEFONIacuteA MOacuteVIL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Son tipos documentales de la Serie Cuenta Diaria de Tesoreriacutea que sirve como control mensual y pagos de los mismos los cuales son enviados a Tesoreriacutea
22 Tipos Documentales Factura de Acueducto y Alcantarillado
Factura de Aseo
Factura de Luz
Factura de Gas
Factura de Teleacutefono
Factura de Telefoniacutea moacutevil
Correo electroacutenico informando el exceso en el tope de consumo de la telefoniacutea moacutevil
Recibo de pago
Certificacioacuten de pago de servicios puacuteblicos yo telefoniacutea moacutevil
solicitud de orden de pago de los servicios puacuteblicos
Registro presupuestal
Informe estadiacutestico de consumo de servicios puacuteblicos y telefoniacutea moacutevil
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIacuteA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el plan general de la contabilidad puacuteblica y el manual de procedimientos del reacutegimen de contabilidad puacuteblica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
111
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Tiacutetulo Plan Institucional de Gestioacuten Ambiental - PIGA
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento en el que se definen los compromisos acciones y estrategias que adopta la entidad en el marco del Sistema de Gestioacuten Ambiental
22 Tipos Documentales Plan
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas COLOMBIA INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TEacuteCNICAS Y CERTIFICACIOacuteN NTC-ISO 14001 Sistemas de Gestioacuten Ambiental Requisitos con orientacioacuten para su uso Bogotaacute 2015 Numeral 43
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Plan de Mantenimiento del Parque Automotor
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que resume los mantenimientos programados y realizados al parque automotor en un periodo
22 Tipos Documentales Plan
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 442 de 2015 Por medio del cual se crea el Programa de aprovechamiento yo valorizacioacuten de llantas usadas en el Distrito Capital y se adoptan otras disposiciones en su artiacuteculo 13 Reencauche de llantas usadas generadas por los vehiacuteculos de las entidades que conforman la administracioacuten puacuteblica del Distrito Capital Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 265 de 2016 Por medio del cual se modifica el Decreto Distrital 442 de 2015 y se adoptan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 456 de 2008 Por el cual se reforma el Plan de Gestioacuten Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES
112
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Servicios a Prestar
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que resume los mantenimientos programados preventivos y correctivos con el fin satisfacer las necesidades de funcionamiento del IDRD asiacute como el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes en forma oportuna eficiente y eficaz para su conservacioacuten y correcto funcionamiento durante un periodo
22 Tipos Documentales Plan
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica y demaacutes disposiciones que la complementen adicionen o modifiquen Decreto 381 de 2012 y demaacutes normas que lo modifiquen Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 49 de 2000 Por el cual se desarrolla el artiacuteculo 61 del capiacutetulo 7 de conservacioacuten de documentos el reglamento general de archivo sobre condiciones de edificios y locales destinados para archivos
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Consumo Sostenible
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que resume en actas las actividades contempladas en el programa de criterios ambientales para las compras y gestioacuten contractual
22 Tipos Documentales Actas
Lista de Asistencia Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN AMBIENTAL PIGA 2016 ndash 2020 -IDRD
42 Reglas o Normas Documento CONPES 3292 de 2004 Proyecto de Racionalizacioacuten y Automatizacioacuten de Traacutemites por el cual se
113
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
busca masificar el uso de las tecnologiacuteas de Informacioacuten para aumentar la competitividad productiva modernizar las instituciones puacuteblicas y de Gobierno y socializar el acceso a la informacioacuten Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO
SOSTENIBLE DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO SECTORIAL
SOSTENIBLE Poliacutetica Nacional de produccioacuten y consumo sostenible Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 456 de 2008 Reforma el Plan de Gestioacuten del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Acuerdo 540 de 2013 Por medio del cual se establecen los lineamientos del programa distrital de compras verdes y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Gestioacuten Integral de Residuos
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que resume en actas las actividades desarrolladas en el manejo integral de los residuos conforme a la normativa vigente en la materia garantizando con esto que los residuos generados producidos sean clasificados como aprovechables no aprovechables peligrosos especiales vertimientos o emisiones atmosfeacutericas incluyendo un componente de prevencioacuten minimizacioacuten y aprovechamiento con el fin de evitar la generacioacuten de estos programa que se implementa para la sede administrativa del IDRD
22 Tipos Documentales Actas
Lista de Asistencia Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991 Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE Decreto Uacutenico Reglamentario 1076 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 243 de 2009 ldquoPor el cual se reglamenta la figura del Gestor Ambiental prevista en el Acuerdo 333 del 2008rdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 456 de 2008 ldquoPor el cual se Reforma el Plan de Gestioacuten Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras Disposicionesrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 4741 de
114
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2005 ldquoPor el cual se reglamenta parcialmente la prevencioacuten y manejoacute de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestioacuten integralrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA Decreto 165 de 2015 ldquoPor el cual se reglamenta la figura de gestor ambiental para las entidades distritales prevista en el acuerdo 333 de 2008 y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica Colombiana NTC-ISO14001 Sistema de Gestioacuten Ambiental Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten Puacuteblica NT-CGP 10002004
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Implementacioacuten de Practicas Sostenibles
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que refleja en actas las sensibilizaciones encaminadas a fomentar praacutecticas sostenibles en el ambiente de trabajo esta praacutectica como tendencia es cada vez mayor porque las organizaciones perciben que apostar en las ideas verdes genera ganancias
22 Tipos Documentales Actas
Lista de Asistencia
Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Plan Institucional de Gestioacuten Ambiental - PIGA - IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991 Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE Decreto Uacutenico Reglamentario 1076 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 243 de 2009 ldquoPor el cual se reglamenta la figura del Gestor Ambiental prevista en el Acuerdo 333 del 2008rdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 456 de 2008 ldquoPor el cual se Reforma el Plan de Gestioacuten Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras Disposicionesrdquo Bogotaacute ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 4741 de 2005 ldquoPor el cual se reglamenta parcialmente la prevencioacuten y manejoacute de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestioacuten integralrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA Decreto 165 de 2015 ldquoPor el cual se reglamenta la figura de gestor ambiental para las entidades distritales prevista en el acuerdo 333 de 2008 y se dictan otras disposicionesrdquo
115
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica Colombiana NTC-ISO14001 Sistema de Gestioacuten Ambiental Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten Puacuteblica NT-CGP 10002004
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Uso Eficiente de Agua y Energiacutea
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que refleja en actas las sensibilizaciones dadas con el fin de promover el uso racional y eficiente del recurso hiacutedrico y la energiacutea eleacutectrica por parte de los funcionarios y contratistas durante el desarrollo de sus actividades laborales y permanencia en la entidad encaminado a la optimizacioacuten del consumo
22 Tipos Documentales Actas
Lista de Asistencia Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Plan Institucional de Gestioacuten Ambiental - PIGA - IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE Decreto Uacutenico Reglamentario 1076 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 243 de 2009 ldquoPor el cual se reglamenta la figura del Gestor Ambiental prevista en el Acuerdo 333 del 2008rdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 456 de 2008 ldquoPor el cual se Reforma el Plan de Gestioacuten Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras Disposicionesrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 4741 de 2005 ldquoPor el cual se reglamenta parcialmente la prevencioacuten y manejoacute de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestioacuten integralrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA Decreto 165 de 2015 ldquoPor el cual se reglamenta la figura de gestor ambiental para las entidades distritales prevista en el acuerdo 333 de 2008 y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica Colombiana NTC-ISO14001 Sistema de Gestioacuten Ambiental Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten Puacuteblica NT-CGP 10002004
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
116
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
322 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash APOYO CORPORATIVO - ALMACEacuteN GENERAL AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Inventarios
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que resume en actas las decisiones tomadas en las diferentes sesiones del comiteacute de inventarios para el control de los bienes muebles de la entidad
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA Artiacuteculo 269 INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 Por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLITICA DE COLOMBIA Artiacuteculo 269 Cumplimiento Ley 87 de 1993 Acciones de Seguimiento y evaluacioacuten por parte de la Oficina de Control Interno al cumplimiento de los objetivos y procedimientos de los Comiteacutes Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL BAJAS DE BIENES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Bajas de Bienes no Utilizables o Inservibles
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Relacioacuten de reintegro de bienes que se encuentran en desuso por su estado obsolescencia o inservible con el fin de darlos de baja o destruirlos y rendir informe sobre faltantes o sobrantes en los inventarios de elementos o bienes o para de esta manera iniciar las investigaciones pertinentes
22 Tipos Documentales Concepto teacutecnico de los bienes
Relacioacuten tipificada de bienes a dar de baja
Memorando solicitando autorizacioacuten para iniciar el
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
traacutemite de baja de bienes
Acta del Comiteacute de Inventarios
Comunicacioacuten oficial interna informando el inicio del proceso de contratacioacuten
Contrato
Relacioacuten de bienes a vender
Acta de adjudicacioacuten expedida por el Promotor o entidad que realizoacute la subasta
Resolucioacuten para dar de baja los bienes y autorizacioacuten de destinado final
Acta de entrega y recibo de bienes
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 Por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Establece las orientaciones relacionadas con las sanciones sobre el personal manejo del almaceacuten
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL BAJAS DE BIENES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Bajas de Bienes por Hurto Caso Fortuito o Fuerza Mayor
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que agrupa la salida de aquellos bienes que habiendo estado en servicio o en almaceacuten han desaparecido y se comprueba definitivamente que no hay indicios de su aparicioacuten o de ser recuperados caso en el cual se deben gestionar los aspectos legales administrativos y contables a que haya lugar En cualquiera de los casos de hurto caso fortuito o fuerza mayor se debe realizar la baja definitiva en los correspondientes registros administrativos y contables
22 Tipos Documentales Memorando donde se confirma el Hurto de un bien
Denuncio del hurto de un bien
Acta de baja del bien
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Resolucioacuten 4 de 2012 del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 Por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CUENTA ANUAL DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CUENTA ANUAL DE ALMACEacuteN
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que agrupa y consolida todos los ingresos y salidas de almaceacuten de bienes y elementos devolutivos y de consumo reintegros bajas y el saldo contable del inventario anual
22 Tipos Documentales Memorando remisorio de comprobantes de ingreso de almaceacuten
Informe consolidado de elementos de consumo y saldos contables de inventarios
Informe consolidado de elementos devolutivos y saldos contables de inventarios
Resolucioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia CONTADOR GENERAL DE BOGOTAacute DC Resolucioacuten No 001 de 2001 Por el cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capital
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
119
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Inventario
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el informe final de la toma fiacutesica de los inventarios de la entidad en bodega y de los bienes devolutivos en servicio en una vigencia
22 Tipos Documentales Informe final de la toma fiacutesica de los inventarios en Bodega y bienes devolutivos en servicio
Memorando remisorio del informe final de la toma fiacutesica de inventarios
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTAacute DC Resolucioacuten No 001 de 2001Por el cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capital Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
071112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INVENTARIO FIacuteSICO DE BIENES MUEBLES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Inventario General de Bienes
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el inventario consolidado de los bienes fiacutesicos actuales y el inventario individual de los bienes fiacutesicos en servicio
22 Tipos Documentales Documento de asignacioacuten del grupo de trabajo para el levantamiento del inventario fiacutesico (acta resolucioacuten plan de accioacuten anual)
Cronograma de ejecucioacuten del inventario fiacutesico de
120
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
bienes
Memorando informando las fechas de realizacioacuten del inventario
Reporte del inventario de bienes fiacutesicos actuales
Inventario Individual de bienes fiacutesicos en servicio
Informe de conteo fiacutesico en almaceacuten o bodega (Control Interno)
Resolucioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
07112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INVENTARIO FIacuteSICO DE BIENES MUEBLES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Inventarios por Responsables
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el inventario individual de los bienes fiacutesicos discriminado por responsable
22 Tipos Documentales Inventario individual de verificacioacuten bienes fiacutesicos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
121
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INGRESOS A ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo INGRESOS A ALMACEacuteN
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que registra las entradas de todas las compras realizadas por la entidad por concepto de ejecucioacuten de contratos ordenes o convenios suministro decisiones judiciales o poacutelizas al almaceacuten general incluye el comprobante de ingreso al almaceacuten y VoBo de recibo a satisfaccioacuten
22 Tipos Documentales Documentos que soportan el ingreso (contacto convenio decisiones judiciales poacutelizas orden de compra suministro factura
Documento Fuentes de satisfaccioacuten o visto bueno a satisfaccioacuten
Registro presupuestal
Recibo a satisfaccioacuten o Visto Bueno Comprobante de ingreso a Almaceacuten o Bodega
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR
122
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SALIDAS DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Salidas de Bienes de Bodega a Diferentes Dependencias
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra y consolida los requerimientos realizados al almaceacuten con su respectivo soporte de solicitud de pedido y la salida de almaceacuten que confirma la entrega del bien a la dependencia
22 Tipos Documentales Solicitud de pedido Salida de Almaceacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SALIDAS DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Salidas o Traslados de Bienes a Traveacutes de Contrato de Comodato (salida de Bienes a Terceros)
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra la salida de Bienes a Terceros por concepto de salidas o traslados a traveacutes de contrato de comodato A la fecha la entidad no ha realizado este proceso
22 Tipos Documentales Solicitud de uso de bienes entre entidades (Comodato)
123
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Salida de bienes a terceros (IDRD - Ligas)
Comprobante de salida de bienes (Comodato)
Acta de entrega de los bienes por contrato de comodato
Resolucioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SALIDAS DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Salida de Bienes de Bodega a Servicio
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra y consolida los requerimientos atendidos por el almaceacuten con su respectivo soporte de solicitud de salida y el comprobante de salida del almaceacuten al servicio
22 Tipos Documentales Solicitud de salida de bienes de almaceacuten a servicio
Comprobante de salida de bienes del Almaceacuten al servicio
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo
124
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SALIDAS DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Traslado de Bienes entre Dependencias o Servidores
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que registra el control de los bienes de la entidad que son trasladados entre dependencias o usuarios y verificacioacuten del almaceacuten general
22 Tipos Documentales Formato de traslado de bienes en servicio Comprobante de traslado de bienes entre
dependencias o usuarios
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
33 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - FINANCIERA
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Coordinacioacuten y Seguimiento Financiero
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que contienen mediante actas la evaluacioacuten y control de los proyectos de inversioacuten de la entidad asiacute como la ejecucioacuten de los recursos dispuestos para tales fines
22 Tipos Documentales Acta
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
125
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 376 DE 2014 (junio 25) ldquoPor medio de la cual se modifica el Comiteacute de Coordinacioacuten y seguimiento Financiero del Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporterdquo
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1957 de 2014 Por el cual se modifica el Decreto 2555 de 2010 en relacioacuten con algunas disposiciones aplicables al Comiteacute de Coordinacioacuten para el Seguimiento al Sistema Financiero
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
331 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash FINANCIERA - CONTABILIDAD AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Sostenibilidad Contable
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que refleja las decisiones tomadas en el Comiteacute garantizando de manera permanente la depuracioacuten y mejora de la calidad de la informacioacuten financiera
22 Tipos Documentales Citacioacuten a reunioacuten Comiteacute de Sostenibilidad Contable
Listado de Asistencia
Fichas de Sostenibilidad Contable
Resoluciones
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE ndash Resolucioacuten No 544 (12 de noviembre de 2009) Crea el Comiteacute Teacutecnico de Sostenibilidad Contable
42 Reglas o Normas Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 357 de 2008 Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacioacuten a la Contaduriacutea General de la Nacioacuten Colombia CONTADURIA DISTRITAL Resolucioacuten 001 de 2010 Distrital Por la cual se establecen lineamientos para garantizarla Sostenibilidad del Sistema Contable Puacuteblico Distrital
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
126
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Tiacutetulo Comprobantes de Ajuste
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo contable
22 Tipos Documentales Notas de Contabilidad
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades de estado y de los particulares que ejerzan funciones puacuteblicas o presten servicios Bogotaacute2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA - Decreto 2649 de 1993- Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Comprobantes de Eliminaciones
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que registra uno a uno los movimientos de eliminaciones realizadas en un periodo contable
22 Tipos Documentales Comprobantes de Eliminaciones
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades de estado y de los particulares que ejerzan funciones puacuteblicas o presten servicios Bogotaacute2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA - Decreto 2649 de 1993- Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Comprobantes de Movimiento Diario
127
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra los movimientos diarios de cada una de las operaciones que realiza la entidad a cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen
22 Tipos Documentales Comprobantes de Movimiento Diario
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades de estado y de los particulares que ejerzan funciones puacuteblicas o presten servicios Bogotaacute2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA - Decreto 2649 de 1993- Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Conciliaciones Bancarias
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Comparacioacuten entre los datos informados para una institucioacuten financiera sobre los movimientos de una cuenta corriente o de ahorro con los libros de contabilidad de la entidad contable puacuteblica con explicacioacuten de sus diferencias si las hubiera ldquoDiccionario de Teacuterminos de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Paacuteg 31
22 Tipos Documentales Conciliacioacuten
Extracto bancario
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Diccionarios de Teacuterminos de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Resolucioacuten 119 (27 de abril de 2006) Por la cual se adopta el Modelo Estaacutendar
128
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Resolucioacuten 357 (23 de julio de 2008) IVA Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y se reporta el informe anual de evaluacioacuten a la Contaduriacutea General de la Nacioacuten Bogotaacute 2008
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08 112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Conciliaciones de Almaceacuten - Contabilidad
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento mediante el cual se comparan los movimientos mensuales en almaceacuten saldos en existencia de elementos de consumo y elementos devolutivos contra los reportes de
contabilidad y los ajustes por las diferencias encontradas 22 Tipos Documentales Elementos Devolutivos
Elementos de Consumo
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 80 de 1993 ldquopor la cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblicardquo Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Establece las orientaciones relacionadas con las sanciones sobre el personal manejo del almaceacuten Colombia CONGRESO DE COLOMBIA- Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08 112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Conciliaciones de Operaciones Reciacuteprocas
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra la revisioacuten de los saldos de las cuentas reciacuteprocas con las entidades puacuteblicas y termina con la conciliacioacuten de las cuentas con estas Entidades y su registro en el Sistema Integrado Financiero
22 Tipos Documentales Consolidacioacuten de cuentas reciacuteprocas con las Entidades
129
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Puacuteblicas
Balance por tercero
Comunicacioacuten Oficial Enviada a las Entidades Puacuteblicas para dar a conocer los saldos que tiene con el IDRD
Comunicacioacuten Oficial recibida informando si hay reciprocidad del saldo
Nota de contabilidad para realizar los ajustes pertinentes
Consolidacioacuten del balance general (Sistema Financiero Seven)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONTADURIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten 4444 DE 1995 Por la cual se aprueba y adopta el Plan General de Contabilidad Puacuteblica - PGCP y se dictan otras disposiciones sobre la materia Colombia CONTADURIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten 357 DE 2007 Por la cual se adopta el Reacutegimen de Contabilidad Puacuteblica se establece su conformacioacuten y se define el aacutembito de aplicacioacuten Colombia CONTADURIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten 356 de 2007 Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Reacutegimen de Contabilidad Puacuteblica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Conciliaciones Litigios y Demandas SIPROJ
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento en el cual se informa a la Oficina Juriacutedica del Instituto la conciliacioacuten de los procesos judiciales y sus cuantiacuteas realizada por parte del aacuterea de Contabilidad El IDRD actualiza estos datos consultando SIPROJ (Sistema de Informacioacuten de Procesos Judiciales) Esta herramienta que opera a traveacutes de Internet le permite al IDRD conocer sobre los procesos y demandas que cursan contra con eacutel con el propoacutesito entre otros que la entidad registre en los estados contables los distintos procesos judiciales en los que son parte ya sea como demandante o demandado y con esto mantener
controlados estos procesos 22 Tipos Documentales Informe contable SIPROJ
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD-
130
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Resolucioacuten No SHD397 ndash 2008 Procedimientos Contables Obligaciones Contingentes y Embargos Judiciales
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE COLOMBIA- Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones Articulo 2
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten CREE
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra los formularios de las declaraciones tributarias y los soportes del pago del Impuesto de equidad el cual ya no se aplica estaacute suspendido por la DIAN
22 Tipos Documentales Formulario de declaracioacuten Tributaria
Soporte de la declaracioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 624 (30 de marzo de 1989) Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccioacuten General de Impuestos Nacionales Bogotaacute 1989Capitulo II Declaraciones Tributarias Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 3258 (30 de diciembre de 2002) Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentacioacuten de las Declaraciones Tributarias y para el pago de los impuestos anticipados y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2002 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Ley 863 (29 de diciembre de 2003) Por la cual se establecen normas tributarias aduaneras fiscales y de control para estimular el crecimiento econoacutemico y el saneamiento de las finanzas puacuteblicas Bogotaacute 2003 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1625 (11 de octubre de 2016) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario en materia tributaria Bogotaacute 2016 La Ley 1819 de 2016 eliminoacute el CREE la sobretasa al CREE y su respectivo anticipo Sin embargo por el antildeo gravable 2016 debe presentarse la respectiva declaracioacuten y pagar la
131
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
correspondiente sobretasa en concordancia con el artiacuteculo 16113222 del Decreto 1625 de 2016 (modificado por el artiacuteculo 1 del Decreto 220 de 2017) Aquiacute se indican los plazos para cumplir tal obligacioacuten
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten de Estampillas
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que contienen las contribuciones distritales por concepto de estampillas que se aplican a las cuentas contables y se presenta informe a la Secretaria de Hacienda bimensual
22 Tipos Documentales Formulario de declaracioacuten tributaria
Balance de prueba
Soporte de declaracioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 624 (30 de marzo de 1989) Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccioacuten General de Impuestos Nacionales Bogotaacute 1989Capitulo II Declaraciones Tributarias Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 3258 (30 de diciembre de 2002) Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentacioacuten de las Declaraciones Tributarias y para el pago de los impuestos anticipados y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2002 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Ley 863 (29 de diciembre de 2003) Por la cual se establecen normas tributarias aduaneras fiscales y de control para estimular el crecimiento econoacutemico y el saneamiento de las finanzas puacuteblicas Bogotaacute 2003 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1625 (11 de octubre de 2016) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario en materia tributaria Bogotaacute 2016 La Ley 1819 de 2016 eliminoacute el CREE la sobretasa al CREE y su respectivo anticipo Sin embargo por el antildeo gravable 2016 debe presentarse la respectiva declaracioacuten y pagar la correspondiente sobretasa en concordancia con el artiacuteculo 16113222 del Decreto 1625 de 2016 (modificado por el
132
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
artiacuteculo 1 del Decreto 220 de 2017) Aquiacute se indican los plazos para cumplir tal obligacioacuten
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten de Fondo de Vigilancia y Seguridad
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que contienen las contribuciones distritales por concepto de Fondo de vigilancia y seguridad el cual se aplicaba a los contratos de obra puacuteblica contribucioacuten que estaacute suspendida toda vez que el fondo de vigilancia estaacute en proceso de liquidacioacuten
22 Tipos Documentales Balance de prueba
Soporte de declaracioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Decreto 409 del 2016 Por medio del cual se hace efectiva la supresioacuten del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotaacute DC se ordena su liquidacioacuten y se dictan otras disposiciones Artiacuteculo 20
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten de ICA
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que contienen las Retenciones por concepto del impuesto distrital por ICA (industria y comercio avisos y tableros) que les aplica a los establecimientos del orden distrital y cuya declaracioacuten debe hacerse de forma bimensual Se enviacutea el recaudo a hacienda y este distribuye a cada entidad lo que le corresponde
22 Tipos Documentales Formulario de declaracioacuten tributaria
Balance de prueba
Soporte de declaracioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DE HACIENDA Resolucioacuten No SDH- 000079-2013 Por medio de la cual se adopta para la administracioacuten del impuesto de
133
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
industria y comercio avisos y tableros en el Distrito Capital de Bogotaacute la clasificacioacuten de Actividades Econoacutemicas - CIIU revisioacuten 4 adaptada por el DANE para Colombia Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DE HACIENDA Resolucioacuten Nuacutemero DDI-094983 (diciembre 24 de 2014) ldquoPor medio de la cual se reajustan los valores establecidos como promedio diario por unidad de actividades
del impuesto de industria y comercio para el antildeo 2015rdquo 43 Fecha (s) de la
descripcioacuten (es) 08112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten de Ingresos y Patrimonio
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento presentado por los establecimientos a la administracioacuten de impuestos para dar cuenta de los ingresos susceptibles de incrementar el patrimonio consolidado en los estados financieros de conformidad con el artiacuteculo 1611325 del Decreto 1625 de 2011
22 Tipos Documentales Estados Financieros
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 624 (30 de marzo de 1989) Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccioacuten General de Impuestos Nacionales Bogotaacute 1989Capitulo II Declaraciones Tributarias Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 3258 (30 de diciembre de 2002) Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentacioacuten de las Declaraciones Tributarias y para el pago de los impuestos anticipados y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2002 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Ley 863 (29 de diciembre de 2003) Por la cual se establecen normas tributarias aduaneras fiscales y de control para estimular el crecimiento econoacutemico y el saneamiento de las finanzas puacuteblicas Bogotaacute 2003 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1625 (11 de octubre de 2016) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario en materia tributaria Bogotaacute 2016
43 Fecha (s) de la 03102018
134
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
descripcioacuten (es)
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten de Retencioacuten en la Fuente e IVA
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento presentado por los establecimientos a la administracioacuten de impuestos para dar cuenta de las declaraciones por concepto de retencioacuten en la fuente e IVA (impuesto al valor agregado) de conformidad con el artiacuteculo 1611325 del decreto 1625 de 2011 este impuesto es de orden nacional y se efectuacutea bimestralmente ante la DIAN
22 Tipos Documentales Formulario de declaracioacuten tributaria
Balance de prueba
Soporte de declaracioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 632 Estatuto Tributario Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Diccionario de Teacuterminos de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 624 (30 de marzo de 1989) Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccioacuten General de Impuestos Nacionales Bogotaacute 1989Capitulo II Declaraciones Tributarias Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 3258 (30 de diciembre de 2002) Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentacioacuten de las Declaraciones Tributarias y para el pago de los impuestos anticipados y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2002 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Ley 863 (29 de diciembre de 2003) Por la cual se establecen normas tributarias aduaneras fiscales y de control para estimular el crecimiento econoacutemico y el saneamiento de las finanzas puacuteblicas Bogotaacute 2003 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1625 (11 de octubre de 2016) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario en materia tributaria Bogotaacute 2016
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03102018
135
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ESTADOS CONTABLES E INFORMES COMPLEMENTARIOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ESTADOS CONTABLES E INFORMES COMPLEMENTARIOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el balance general de la entidad los informes trimestrales el estado de cambio en el patrimonio el estado de resultados y los demaacutes informes anexos del balance general financiero y contable de la entidad
22 Tipos Documentales Balance general
Informes trimestrales
Estado de cambio en el patrimonio
Estado de resultados
Estado de actividad financiera econoacutemica y social
Estado Contable
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes Contables
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene la informacioacuten financiera y contable de la entidad
22 Tipos Documentales Informes cuenta contraloriacutea
Informe Contaduriacutea General de la Nacioacuten
Informe Contaduriacutea General del Distrito
Informe de Gestioacuten y Sostenibilidad Contable
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN Colombia Congreso de la Repuacuteblica Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho
136
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIBROS DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Libro Auxiliar
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido ldquoLos libros de contabilidad auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la entidad contable puacuteblica con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporterdquo CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2014 Paacuteg 49
22 Tipos Documentales Libros auxiliares (Electroacutenico ndash Oracle)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIacuteA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica BOGOTAacute 2014 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 119 (27 de abril de 2006) Por la cual se adopta el Modelo Estaacutendar de procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el Plan General de Contabilidad Puacuteblica y el Manuel de Procedimientos del Reacutegimen de la Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIBROS DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Libro Diario
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Libro de contabilidad principal que presenta en los movimientos deacutebito y creacutedito de las cuentas el registro cronoloacutegico y preciso de las operaciones diarias efectuadas con base en los comprobantes de contabilidad CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2014 Paacuteg 48
137
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
22 Tipos Documentales Libro Diario
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIacuteA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica BOGOTAacute 2014 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 119 (27 de abril de 2006) Por la cual se adopta el Modelo Estaacutendar de procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el Plan General de Contabilidad Puacuteblica y el Manuel de Procedimientos del Reacutegimen de la Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIBROS DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Libro Mayor y Balances
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido El Libro Mayor contiene los saldos de las cuentas del mes anterior clasificados de manera nominativa seguacuten la estructura del Cataacutelogo General de Cuentas las sumas de los movimientos deacutebito y creacutedito de cada una de las cuentas del respectivo mes que han sido tomadas del libro diario y el saldo final del mismo mes CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2014 paacuteg 48
22 Tipos Documentales Libro Mayor y Balance
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica (en liacutenea) Bogotaacute 2014 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco paacuteg 48
acuteacute Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que
138
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 119 (27 de abril de 2006) Por la cual se adopta el Modelo Estaacutendar de procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el Plan General de Contabilidad Puacuteblica y el Manual de Procedimientos del Reacutegimen de la Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08102018
332 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash FINANCIERA - PRESUPUESTO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que conforman la estimacioacuten detallada de los diferentes rubros presupuestales para cada vigencia fiscal y que ofrecen informacioacuten ampliada sobre los valores proyectados en el primer antildeo de las Propuestas Presupuestales de Mediano Plazo correspondientes Aspectos generales del proceso presupuestal colombiano Paacuteg 225
22 Tipos Documentales Lineamientos de la poliacutetica presupuestal emitida por la Secretariacutea de Hacienda
Comunicacioacuten interna de socializacioacuten de los lineamientos de la poliacutetica presupuestal
Plan financiero
Comunicacioacuten Oficial enviada a Secretariacutea de Hacienda Distrital informando el Plan Financiero
Comunicacioacuten Oficial recibida de Secretariacutea de Hacienda informando ajuste o aprobacioacuten del Plan Financiero
Comunicacioacuten interna solicitando las Proyecciones de Ingresos a las Aacutereas que las generen
Comunicacioacuten interna enviando a la Subdireccioacuten Administrativa y a Presupuesto los caacutelculos de proyeccioacuten de ingresos
Proyeccioacuten de ingresos
Comunicacioacuten oficial enviada a la Secretariacutea de Hacienda remitiendo la proyeccioacuten de ingresos de la siguiente vigencia
Comunicacioacuten interna informando al as aacutereas la proyeccioacuten de ingresos definitiva
Comunicacioacuten interna solicitando a las aacutereas el registro de los gastos de funcionamiento
Registro y revisioacuten de la informacioacuten de servicios personales de la vigencia en (PREDIS)
Registro y revisioacuten de las cantidades de los elementos adquiridos en la vigencia anterior con sus precios
139
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
(PREDIS)
Registro y revisioacuten de las obligaciones contingentes de la vigencia (PREDIS)
Comunicacioacuten interna enviada a la Subdirecciones solicitando informacioacuten sobre pasivos exigibles y proyeccioacuten de reservas
Comunicacioacuten interna enviada a presupuesto de los pasivos exigibles y proyeccioacuten de reservas
Proyeccioacuten de reservas y pasivos exigibles (Hoja de caacutelculo Excel
Comunicacioacuten oficial enviada a Secretariacutea de Hacienda informando la proyeccioacuten de reservas y pasivos exigibles)
Comunicacioacuten interna informando a las aacutereas la proyeccioacuten de reservas y pasivos exigibles
Anteproyecto de presupuesto
Comunicacioacuten oficial enviada a Secretariacutea de Hacienda remitiendo el anteproyecto firmado por el director General
Comunicacioacuten oficial recibida citando a la sustentacioacuten del anteproyecto de presupuesto ante el Concejo de Bogotaacute
Plantilla estaacutendar de presentacioacuten del anteproyecto de presupuesto
Decreto Distrital de liquidacioacuten del presupuesto anual
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO (2deg ed) (2011) Aspectos generales del proceso presupuestal colombiano Bogotaacute Colombia Editorial Kimpres Ltda
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 4730 de 2005 Por el cual se reglamentan normas orgaacutenicas del presupuesto Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 4836 de 2011 Por el cual se reglamentan normas orgaacutenicas del presupuesto y se modifican los Decretos 115 de 1996 4730 de 2005 1957 de 2007 y 2844 de 2010 y se dictan otras disposiciones en la materia Bogotaacute 2011 Artiacuteculo 12 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 de 2015 Por el cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Bogotaacute 2015 Artiacuteculos 28315 y 28316
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
140
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
21 Alcance y Contenido ldquoDocumento que garantiza la existencia de apropiacioacuten presupuestal disponible y libre de afectacioacuten para la asuncioacuten de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscalrdquo Diccionario de Teacuterminos de la Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Paacuteg 28
22 Tipos Documentales Estudio de conveniencia (copia)
Certificado de disponibilidad presupuestal
Solicitud de liberacioacuten de Certificado de disponibilidad total o parcial
Liberacioacuten de certificados de disponibilidad total o parcial
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Diccionario de Teacuterminos de la Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Paacuteg 28 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Artiacuteculo 25 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 179 (30 de diciembre de 1994) Por la cual se introducen algunas modificaciones a la Ley 38 de 1989 Orgaacutenica de Presupuesto Bogotaacute Articulo 49 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUacuteBLICO Decreto 115 (15 de enero de 1996) Por el cual se establecen normas sobre la elaboracioacuten conformacioacuten y ejecucioacuten de los presupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economiacuteas Mixta sujetas el reacutegimen de aquellas dedicadas a actividades no financieras Bogotaacute 1996 Artiacuteculos 21 y 25 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 527 de (18 de agosto de 1999) Por medio del cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electroacutenico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificacioacuten y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 1999 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan las disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativo de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUacuteBLICO Ley 2785 (29 de noviembre de 2013) Por el cual se reglamente parcialmente el artiacuteculo 261 de la Ley 1450 de 2011 La Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 Bogotaacute 2013 Articulo 6 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 819 (9 de julio de 2003) Por la cual se dictan normas orgaacutenicas en materia de presupuesto responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2013 Artiacuteculo 8
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario DEL Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Bogotaacute 2015 Artiacuteculos 28171 y 28172
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CERTIFICADOS DE REGISTRO PRESUPUESTAL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CERTIFICADOS DE REGISTRO PRESUPUESTAL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Es un documento expedido por el jefe del aacuterea de Presupuesto con el cual se hace el registro presupuestal del compromiso de imputacioacuten presupuestal mediante la cual afecta en forma definitiva la apropiacioacuten garantizando que eacutesta solo se utiliza para este fin
22 Tipos Documentales Contrato (copia)
Certificado de registro presupuestal
Solicitud de liberacioacuten de Certificado de registro total o parcial
Liberacioacuten de certificados de registro parcial o total
Solicitud de liberacioacuten de saldo de reserva presupuestal
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Resolucioacuten 036 de 1998 Por el cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuestales suministro de informacioacuten y su sistematizacioacuten del presupuesto general de la nacioacuten
42 Reglas o Normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por la cual se reglamentan normas orgaacutenicas de presupuesto
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CIERRE PRESUPUESTAL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CIERRE PRESUPUESTAL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
142
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
21 Alcance y Contenido Documento que registra seguacuten procedimiento interno al finalizar cada vigencia fiscal el cierre presupuestal de la entidad con el propoacutesito de determinar el resultado de la ejecucioacuten presupuestal de ingresos y gastos las cuentas por pagar las reservas el estado de tesoreriacutea los excedentes financieros y la disponibilidad final
22 Tipos Documentales Circular de cierre presupuestal
Registro en el aplicativo PREDIS
Relacioacuten de saldos de los registros presupuestales
Relacioacuten de reservas presupuestales
Relacioacuten de cuentas por pagar
Informe del estado de la Tesoreriacutea
Formulario de superaacutevit fiscal o excedente financiero
Informe de disponibilidades compromiso y autorizaciones de giro
Propuesta de distribucioacuten de los excedentes financieros
Comunicacioacuten oficial de envioacute de los informes a la Secretariacutea de Hacienda
Informe de ejecucioacuten presupuestal activa y pasiva de ingresos gastos y reservas presupuestales
Relacioacuten de reservas presupuestales Acta de cancelacioacuten de reservas
Acta de fenecimiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan las disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativo de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por la cual se reglamentan normas orgaacutenicas de presupuesto Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO SERVICIO CIVIL DISTRITAL CONFIR Decreto 714 de 1996 Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Distrital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Resolucioacuten SDH Ndeg 191 del 22 de septiembre de 2017 Por medio del cual se adopta y consolida el Manual de Programacioacuten Ejecucioacuten y Cierre Presupuestal del Distrito Capital
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Ejecucioacuten Presupuestal
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el informe de ejecucioacuten presupuestal de ingresos gastos y reservas de un periodo frecuencia mensual incluye acta de cancelacioacuten de reservas cuando se presenta y comunicacioacuten oficial de enviacuteo a la Secretaria de Hacienda con copia a la Secretariacutea de Planeacioacuten y Entes de Control
22 Tipos Documentales Informe de ejecucioacuten presupuestal de ingresos gastos y reservas (mensual)
Acta de cancelacioacuten de reservas
Informe de gastos de funcionamiento
Informe KFW
Informe mensual SIVICOF
Informe trimestral de CHIP
Informe semanal de la inversioacuten (SDH)
Informe Recursos IVA telefoniacutea moacutevil y tabaco
Informe SIRECI
Comunicacioacuten oficial enviada remitiendo el informe de ejecucioacuten presupuestal a Secretaria de Hacienda Secretariacutea de Planeacioacuten y Entes de Control
Comunicacioacuten interna remiendo a las aacutereas la ejecucioacuten presupuestal de ingresos gastos y reservas
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan las disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativo de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por la cual se reglamentan normas orgaacutenicas de presupuesto Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Resolucioacuten SDH Ndeg 191 del 22 de septiembre de 2017 Por medio del cual se
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
adopta y consolida el Manual de Programacioacuten Ejecucioacuten y Cierre Presupuestal del Distrito Capital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO SERVICIO CIVIL DISTRITAL CONFIR Decreto 714 de 1996 Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Distrital
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Traslados Presupuestales que Afectan los Agregados
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente conformado con la documentacioacuten generada de las afectaciones que se tramitan mediante resolucioacuten suscrita por el jefe del Aacuterea de Presupuesto y que modifican sustancialmente las apropiaciones incluidas en el presupuesto inicial asignado al IDRD
22 Tipos Documentales Acuerdo Concejo de Bogotaacute aprobacioacuten que afectan los agregados
Decreto de liquidacioacuten del acuerdo
Comunicacioacuten oficial recibida de la Secretaria de Hacienda Distrital o copia del Decreto informando la aprobacioacuten
Resolucioacuten de traslado presupuestal que afecta los agregados
Comunicacioacuten oficial remitiendo del Acto Administrativo de traslado presupuestal a la Secretariacutea de Hacienda y Planeacioacuten Distrital
Comunicacioacuten oficial de la Secretariacutea de Hacienda a cada una de las Entidades remitiendo las modificaciones presupuestales aprobadas
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2260 de 1996 Por el cual se introducen algunas modificaciones al decreto 568 de 1996 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por el cual se reglamentan normas orgaacutenicas del
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
presupuesto
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Traslados Presupuestales que no Afectan los Agregados
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente con la documentacioacuten generada y tramitada por el IDRD para solicitar concepto favorable a la Direccioacuten Nacional de Planeacioacuten como requisito previo para que la Direccioacuten General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico apruebe los actos administrativos (Resoluciones) mediante los cuales se realizan modificaciones presupuestales al Anexo de liquidacioacuten
22 Tipos Documentales Solicitud de traslados presupuestales interno
Justificacioacuten legal econoacutemica y financiera del traslado presupuestal interno de inversioacuten o funcionamiento
Memorando solicitando el traslado presupuestal que no afecta los agregados
Proyecto de resolucioacuten de traslado presupuestal que no afecta los agregados
Comunicacioacuten oficial enviada a la Secretariacutea Distrital de Planeacioacuten y Secretariacutea de Hacienda en caso de que el traslado sea de inversioacuten
Comunicacioacuten oficial enviada a la Secretariacutea Distrital de Hacienda en caso de que el traslado sea de funcionamiento
Resolucioacuten de traslado presupuestal que no afecta agregados
Justificacioacuten legal econoacutemica y financiera del traslado presupuestal de inversioacuten
Comunicacioacuten oficial remisoria a la Secretaria Distrital de planeacioacuten y Secretariacutea de Hacienda de solicitud de concepto sobre modificacioacuten
Concepto sobre viabilidad para efectuar el traslado presupuestal interno por inversioacuten o funcionamiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2260
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de 1996 Por el cual se introducen algunas modificaciones al decreto 568 de 1996 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por el cual se reglamentan normas orgaacutenicas del presupuesto
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL TRASLADOS PRESUPUESTALES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Reducciones Presupuestales
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene las solicitudes de reducciones que requieren certificado expedido por el Jefe de Presupuesto en el cual se haga constar que los recursos a disminuir no han sido comprometidos
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida por la Secretariacutea Distrital de Hacienda Informando la reduccioacuten del presupuesto de la entidad
Decreto de reduccioacuten presupuestal
Certificados de disponibilidad presupuestal de los rubros a los cuales se les reduce el presupuesto
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLITICA DE COLOMBIA ndash 1991 Artiacuteculos 151 342 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA- Por la cual se dictan normas orgaacutenicas en materia de presupuesto responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 - Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL TRASLADOS PRESUPUESTALES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Suspensiones o Aplazamientos
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene las solicitudes de suspensioacuten o aplazamiento presupuestales con el respectivo acto administrativo y los motivos por el cual son solicitadas asiacute como los conceptos dados por la secretaria de hacienda
22 Tipos Documentales Memorando solicitando la suspensioacuten o aplazamiento presupuestal que no afecta los agregados
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Resolucioacuten de suspensioacuten o aplazamiento presupuestal
Comunicacioacuten oficial enviada solicitando concepto sobre suspensioacuten o aplazamiento presupuestal
Concepto sobre aplazamiento o reduccioacuten presupuestal por parte de la Secretariacutea de Hacienda
Resolucioacuten de suspensioacuten o aplazamiento presupuestal emitida por la Entidad
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLITICA DE COLOMBIA ndash 1991 Artiacuteculos 151 342 352 entre otros Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA- Por la cual se dictan normas orgaacutenicas en materia de presupuesto responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 - Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
333 Dependencia SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash FINANCIERA - TESORERIacuteA GENERAL AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Anulacioacuten de Cheques
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene mediante actas la relacioacuten de los nuacutemeros de cheques y cheque anulados en el aacuterea de tesoreriacutea
22 Tipos Documentales Acta
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA -Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA - Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA - Ley 1150 de 2007 por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con recursos puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA - Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA - Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 2768 de 2012 por el cual se reglamenta la constitucioacuten y funcionamiento de las cajas menores expedido por el Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DEL INTERIOR Decreto 2893 de 2011 por la cual se establece la Estructura del Ministerio del Interior Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 por medio del cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Decreto anual de salarios expedido por el Gobierno Nacional
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Arqueo de Caja
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que detalla las transacciones del efectivo en un momento determinado con el objeto de validar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra fiacutesicamente en caja en dinero efectivo o en vales
QUE Tipos Documentales Acta
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1150 de 2007 por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con recursos puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 2768 de 2012 por el cual se reglamenta la constitucioacuten y funcionamiento de las cajas menores expedido por el Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DEL INTERIOR Decreto 2893 de 2011 por la cual se establece la Estructura del Ministerio del Interior Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 por medio del cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Decreto anual de salarios expedido por el Gobierno Nacional
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Excedentes de Liquidez
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que evidencia las decisiones tomadas por los miembros del comiteacute de Excedentes de Liquidez y que son de estricto cumplimiento
22 Tipos Documentales Acta
Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 1163 de 2016 (diciembre 22) ldquoPor la cual se actualiza y modifica el reglamento del Comiteacute de Seguimiento y Control para el manejo de Excedentes de Liquidez del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
disposicionesrdquo
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1150 de 2007 por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con recursos puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 2768 de 2012 por el cual se reglamenta la constitucioacuten y funcionamiento de las cajas menores expedido por el Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DEL INTERIOR Decreto 2893 de 2011 por la cual se establece la Estructura del Ministerio del Interior Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 por medio del cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Decreto anual de salarios expedido por el Gobierno Nacional
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CERTIFICACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Certificaciones de Pago
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Son tipos documentales que van al respectivo expediente de certificaciones por concepto de pagos efectuados a favor de entidad
22 Tipos Documentales Certificacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
151
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CERTIFICACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Certificaciones por Aprovechamiento Econoacutemico
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Tipos documentales que van al respectivo expediente de certificaciones por concepto de aprovechamiento econoacutemico
22 Tipos Documentales Certificacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CUENTAS BANCARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CUENTAS BANCARIAS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Son tipos documentales de autorizacioacuten de apertura de cuanta SHD
22 Tipos Documentales Solicitud autorizacioacuten apertura cuenta SHD
Comunicacioacuten oficial de autorizacioacuten de apertura de cuenta
Comunicacioacuten oficial enviada a la entidad financiera solicitando la apertura de la cuenta
Comunicacioacuten oficial enviada con la documentacioacuten de apertura de cuenta
Tarjeta de registro de firmas (Copia)
Comunicacioacuten oficial de justificacioacuten de cancelacioacuten de cuenta bancaria
Comunicacioacuten oficial solicitando el certificado de saldo de la cuenta
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02112018
152
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CUENTA DIARIA
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CUENTA DIARIA
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que presenta los saldos de las cuentas bancarias de la entidad asiacute como los movimientos efectuados por la tesoreriacutea en un diacutea determinado Traacutemite de pagos elaboracioacuten boletiacuten diario de tesoreriacutea expedicioacuten de certificados y conciliaciones bancarias de tesoreriacutea
22 Tipos Documentales Boletiacuten Diario de Tesoreriacutea (Reporte)
Reporte pagos por tipo de pago
Movimientos por tipo de operacioacuten traslados bancarios
Movimientos por tipo de operacioacuten notas bancarias
Ingresos por tipo de operacioacuten
Movimientos por tipo de operacioacuten -general
Conciliacioacuten- cuentas reciprocas
Saldos bancarios
Recibos de caja
Recibos de caja
Consignaciones bancarias
traslados bancarios
Comprobante de egreso
Orden de pago
Soporte de pago de aportes parafiscales
Facturas
Cuentas de cobro
Contrato (copia)
Poacuteliza
Acta de inicio
Acta parcia o final
Denuncia de peacuterdida o hurto de cheque efectuada por el beneficiario
Comunicacioacuten oficial firmada por el beneficiario solicitando el nuevo giro
Certificacioacuten cuenta bancaria
Orden de tesoreriacutea
Reporte de operacioacuten bancaria exitosa
Relaciones de autorizacioacuten de pagos de noacutemina
Recibo de consignacioacuten de pago de embargo
Certificado de Registro Presupuestal y Disponibilidad Presupuestal
Soporte de causacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 965 de 2005
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Traacutemite de pagos elaboracioacuten de boletiacuten diario de tesoreriacutea expedicioacuten
153
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de certificados y conciliaciones bancarias de tesoreriacutea Recuperado de httpwwwcontaduriagovcoco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el plan general de la contabilidad puacuteblica y el manual de procedimientos del reacutegimen de contabilidad puacuteblica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL EMBARGOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo EMBARGOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que relaciona los embargo que llegan a la entidad para hacer los respectivos descuentos
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida informando el embargo
Comunicacioacuten interna solicitando informacioacuten si el demandado tiene viacutenculo contractual
Comunicacioacuten interna sonde se informa la fijacioacuten de la cuota a desembolsar
Comunicacioacuten oficial informando el desembargo
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CORTE CONSTITUCIONAL Sentencias C-710-96 C-372-98 y C-589-95 de la Corte Constitucional Colombia MINISTERIO DE L TRABAJO El artiacuteculo 127 del Coacutedigo Laboral Capiacutetulo V artiacuteculos 154 al 156 del Coacutedigo Sustantivo del Trabajo modificados por la ley 11 de 1984
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene los informes excepcionales requeridos en un periodo por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones
22 Tipos Documentales Informe de Tesoreriacutea a la Contraloriacutea Distrital
Informe de Tesoreriacutea a la Contraloriacutea General
Reporte de Saldos de cuentas a la Secretariacutea Distrital
154
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de Hacienda
Informe de Estados de Tesoreriacutea a la Direccioacuten Distrital de Impuestos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informe al Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotaacute por retenciones de los contratos de obra
Informe SISARC (electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
155
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Tiacutetulo Control de Entrega de Cheques
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Libro que radica el Control de Entrega de Cheques el cual ya no lleva la entidad
22 Tipos Documentales Libro de entrega de cheques
Ceacutedula de ciudadaniacutea
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 3 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Instrumento de gestioacuten financiera mediante el cual se verifica y aprueba el monto maacuteximo mensual de fondos disponibles para las entidades financiadas con los recursos del Distrito
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial recibida de la Tesoreriacutea Distrital dando la instruccioacuten y lineamientos par a la elaboracioacuten del PAC de la vigencia
Comunicacioacuten interna informando y solicitando la proyeccioacuten del PAC
Comunicacioacuten interna enviando la proyeccioacuten del PAC
Proyecto PAC
Comunicacioacuten oficial enviada a la oficina de Planeacioacuten Financiera de la Direccioacuten Distrital de Tesoreriacutea remitiendo el consolidado del PAC con sus soportes
Comunicacioacuten oficial recibida de la oficina de Planeacioacuten Financiera con la aprobacioacuten del PAC para el IDRD
Soporte del PAC - SISPAC (Electroacutenico)
Comunicacioacuten oficial interna de solicitud de la reprogramacioacuten del PAC
Informe programa anual mensual izado de caja SISPCAC
Compensaciones entre fuentes
Comunicacioacuten interna PAC no ejecutado
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE HACIENDA Resolucioacuten No SDH-000295 24
156
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
DE NOVIEMBRE DE 2017 Por medio de la cual se establecen los procedimientos en relacioacuten con la distribucioacuten consolidacioacuten seguimiento y control del Programa Anual Mensualizado de Caja mdash PAC del Distrito Capital Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE HACIENDA Circular DDT 10 DE 2018 Programacioacuten y presentacioacuten del PAA ante el CONFIS para la vigencia 2019
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL REGISTRO DE LIQUIDACIOacuteN DE ESPECTACULOS PUacuteBLICOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo REGISTRO DE LIQUIDACIOacuteN DE ESPECTACULOS PUacuteBLICOS
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Tipo documental que registra la liquidacioacuten de espectaacuteculos puacuteblicos y los soportes del evento (venta boleteriacutea pago de impuestos poacutelizas entre otros
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial Recibida por parte del interesado en realizar el evento
Fotocopia o soporte Cheque
Fotocopia o soporte Poacuteliza
Paz y Salvo
Certificacioacuten del concesionario para la venta de la boleteriacutea
Certificacioacuten del empresario boleteriacutea vendida y devuelta
Planilla de Liquidacioacuten del Impuesto por Espectaacuteculos puacuteblicos
Consignacioacuten bancariacutea del Impuesto por Espectaacuteculos Puacuteblicos (copia)
Informe de los espectaacuteculos puacuteblicos
Informe Trimestral de Espectaacuteculos Puacuteblicos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
34 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - SISTEMAS AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COPIAS DE SEGURIDAD Y RESPALDO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo COPIAS DE SEGURIDAD Y RESPALDO
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
157
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
21 Alcance y Contenido Son las copias de seguridad respaldo copy backup copia de respaldo copia de reserva (del ingleacutes backup) en ciencias de la informacioacuten e informaacutetica de los datos originales que se realiza con el fin de disponer de un medio para recuperarlos en caso de su peacuterdida
22 Tipos Documentales NA
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 1 antildeo
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total y Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 en particular los Artiacuteculos 11 18 y 19 Colombia INCONTEC Norma NTC ISO IEC 270012013 Anexo A12 Especifica los requisitos a cumplir para implantar un SGSI Colombia INCONTEC Norma NTC ISO IEC 270022013 coacutedigo de buenas praacutecticas para la gestioacuten de la seguridad SGSI
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MANTENIMIENTO TEacuteCNICO DE SOFTWARE Y HARDWARE 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo MANTENIMIENTO TEacuteCNICO DE SOFTWARE Y HARDWARE
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el Programa de mantenimiento (Electroacutenico) de los equipos (Hardware) y sistemas (Software) de la entidad
22 Tipos Documentales Programa de mantenimiento (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SOPORTE TEacuteCNICO DE SOFTWARE Y HARDWARE 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo SOPORTE TEacuteCNICO DE SOFTWARE Y HARDWARE
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra las solicitudes de servicio o soporte teacutecnico (correo electroacutenico) en la mesa de ayuda (GLPI) qie asigna automaacuteticamente un coacutedigo de soporte incluye la respectiva solucioacuten dada
158
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
22 Tipos Documentales Solicitud de servicio o soporte teacutecnico (correo electroacutenico)
Registro de solicitud de soporte teacutecnico (mesa de ayuda-GLPI)
Soporte teacutecnico (solucioacuten)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
4 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE PARQUES ndash DESPACHO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene los informes excepcionales requeridos por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
159
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de informacioacuten hechos por otras entidades puacuteblicas yo privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido
Informe resumen de las actividades realizadas por la Subdireccioacuten Teacutecnica de Parques en cumplimiento de su misioacuten institucional
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten
10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
160
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Proyectos de Sostenibilidad del Sistema Distrital de Parques
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente en el que se registra la formulacioacuten del proyecto y el seguimiento de cada uno de los proyectos formulados por la entidad en temas de mantenimiento de los nuevos parques construidos yo rehabilitados asiacute como disponer los parques en buenas condiciones para realizar las actividades y programas de recreacioacuten deporte y actividad fiacutesica
22 Tipos Documentales Formulacioacuten del Proyecto Seguimiento a proyectos formulados
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 078 de 2002 Por el cual se dictan normas para la Administracioacuten y sostenibilidad del sistema de parques Distritales Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 352 de 2008 Por el cual se dictan normas para la Administracioacuten y sostenibilidad del sistema de parques Distritales Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto 456 de 2013 ldquoPor el cual se adopta el Marco Regulatorio de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico en el Distrito Capital de Bogotaacuterdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 190 de 2004 POT Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten No 277 del 2007 33810 por la cual se adopta y modifica el manual de aprovechamiento econoacutemico Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 321 de julio 24 de 2002 mediante la cual se establece el Programa de mantenimiento y preservacioacuten de los parques de escala Regional Metropolitana y Zonal de Bogotaacute Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 353 de julio 30 de 2003 por la cual se adopta el Programa para el mantenimiento dotacioacuten administracioacuten y preservacioacuten de los parques vecinales y de bolsillo del Distrito Capital
43 Fecha (s) de la 11102018
161
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
descripcioacuten (es)
41 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE PARQUES - ADMINISTRACIOacuteN DE ESCENARIOS AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten de los Parques
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que informa y registra los seguimientos realizados a los parques en temas relacionados con el mantenimiento de ceacutesped aseo residuos vigilancia piscinas fumigacioacuten entre otros
22 Tipos Documentales Control de ceacutesped y mantenimiento de zonas verdes
Control de aseo y residuos soacutelidos
Planilla control personal de aseo
Control de personal de vigilancia
Control de fumigacioacuten en parques y escenarios
Control mantenimiento piscinas Control de lagos y fuentes
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten
20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Estabilidad de Obra
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el seguimiento a las obras de contratos o proyectos de parques finalizados con poacutelizas de estabilidad yo calidad de obra con el fin de verificar las condiciones de
162
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
infraestructura para el adecuado uso de la comunidad
22 Tipos Documentales Programacioacuten de visitas estabilidad de obra
Acta de visita por estabilidad de obra
Comunicacioacuten oficial enviada al contratista e interventor notificando las fallas
Comunicacioacuten oficial recibida de aceptacioacuten de responsabilidad o descargos
Comunicacioacuten oficial interna solicitando la declaracioacuten de siniestro
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD Procedimiento Estabilidad de Obra Seguimiento a contratos de obras y proyectos en zonas de cesioacuten finalizados con poacutelizas de estabilidad
42 Reglas o Normas CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA DE 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 80 de 1993 artiacuteculos 4 25 y 77 Por el cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1150 de 2007 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por el cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de 2011 Artiacuteculo 86 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 410 de 1971 Por el cual se expide el Coacutedigo de Comercio ldquoTiacutetulo V Del Contrato de Segurordquo Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 734 de 2012 Por el cual se reglamente el Estatuto General de la Administracioacuten Puacuteblica y se dictan otras disposiciones Tiacutetulo V Garantiacuteas en la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 19 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones procedimientos y traacutemites innecesarios existentes en la Administracioacuten Puacuteblica Artiacuteculo 21ordf De la publicacioacuten de los actos y sentencias sancionatorias Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1510 de 2013 Por el cual se reglamente el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Artiacuteculo 116 Garantiacutea de cumplimiento Numeral 5 Estabilidad y calidad de la obra En este amparo cubre a la Entidad Estatal de los perjuicios ocasionados por cualquier tipo de dantildeo o deterioro imputable al contratista sufrido por la obra entregada a satisfaccioacuten
163
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 545 de 2016 Por el cual se establece el procedimiento para la entrega material y la titulacioacuten de las zonas de cesioacuten y bienes destinados al uso puacuteblico y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Mantenimiento de Parques y Escenarios
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las visitas de seguimiento a los parques con el cual se diagnostica el estado de cada uno de ellos y los servicios solicitados para su mantenimiento de acuerdo a la priorizacioacuten
22 Tipos Documentales Programa de visitas de diagnoacutestico
Ficha de Informacioacuten de parques
Solicitud de Mantenimiento
Diagnoacutestico de parques
Registro del diagnoacutestico de parques en aplicativo (acceso)
Matriz de priorizacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 078 de 2002 Por el cual se dictan normas para la Administracioacuten y sostenibilidad del sistema de parques Distritales Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 352 de 2008 Por el cual se dictan normas para la Administracioacuten y sostenibilidad del sistema de parques Distritales Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto 456 de 2013 ldquoPor el cual se adopta el Marco Regulatorio de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico en el Distrito Capital de Bogotaacuterdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 190 de 2004 POT Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten No 277 del 2007 33810 por la cual se adopta y modifica el manual de aprovechamiento econoacutemico Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 321 de julio 24 de 2002 mediante la cual se establece el Programa de mantenimiento y preservacioacuten de los parques de escala Regional Metropolitana y Zonal de Bogotaacute Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 353 de julio 30 de 2003 por la cual se adopta el Programa para el mantenimiento dotacioacuten administracioacuten y preservacioacuten de los parques vecinales y de bolsillo del Distrito Capital
164
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
42 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE PARQUES - PROMOCIOacuteN DE SERVICIOS AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ALIANZAS ESTRATEacuteGICAS PARA EL APROVECHAMIENTO ECONOacuteMICO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ALIANZAS ESTRATEacuteGICAS PARA EL APROVECHAMIENTO ECONOacuteMICO
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra las actividades necesarias para gestionar recursos adicionales requeridos para la realizacioacuten de eventos recreativos y deportivos organizados por el IDRD a traveacutes de Alianzas Estrateacutegicas con las diferentes empresas u organizaciones
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna para solicitar alianza con la empresa privada
Comunicacioacuten interna con la programacioacuten anual de los eventos
Programa anual de eventos
Fichas Teacutecnicas
Propuesta comercial
Acta de visita comercial
Carta de compromiso
Acta de Entrega de elementos
Comunicacioacuten interna notificando los bienes de consumo
Comunicacioacuten Oficial enviada de agradecimiento
Comunicacioacuten oficial enviada notificando la sancioacuten
Matriz de empresas contactadas comercialmente (electroacutenico)
Informe consolidado
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
165
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Artiacuteculo 60 - Estabilidad de Obra Colombia COLDEPORTES - UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA Poliacutetica Puacuteblica del Deporte Recreacioacuten y Actividad Fiacutesica del 2009 al 2019 aprobada el 29 de octubre del 2009 Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto 456 de 2013 Por el cual se adopta el marco regulatorio del aprovechamiento econoacutemico del espacio puacuteblico en el Distrito Capital teniendo en cuenta la suspensioacuten provisional del Decreto 364 de 2013 Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto Distrital 215 de 2005 Por el cual se adopta el Plan Maestro del Espacio Puacuteblico para Bogotaacute Distrito Capital y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto Distrital 603 de 2007 Por el cual se actualiza la Cartilla de Mobiliario Urbano de Bogotaacute DC adoptada mediante Decreto Distrital 170 de 1999 y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE CULTURA RECREACIOacuteN Y DEPORTE Decreto 229 de 2015 Por medio del cual se adopta la Poliacutetica Puacuteblica de Deporte Recreacioacuten Actividad Fiacutesica Parques y Escenarios para Bogotaacute Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE CULTURA RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 234 de 2014 Por el cual se adoptan el Protocolo Interinstitucional y la Formula de Retribucioacuten del Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico de Bogotaacute DC - Modalidad Corto Plazo Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten de Direccioacuten General 277 de 2007 Por medio de la cual se adopta el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico de los Espacios Puacuteblicos Administrados por el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte - IDRD Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 583 de 2008 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 338 de 2010 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico de los Espacios Puacuteblicos administrados por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 062 de 2013 por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 316 de 2013 por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del
166
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 137 de 2014 Por medio de la cual se adopta el Manual de Contratacioacuten del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte ndash IDR Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 190 de 2015 Por medio de la cual se deroga la Resolucioacuten No 018 de fecha 17 de Enero de 2014 y se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio puacuteblico administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 046 de 2015 Por el cual el IDRD adoptan el Protocolo Interinstitucional y la Formula de Retribucioacuten del Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico de Bogotaacute DC - Modalidad Corto Plazo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PRESTAMO DE USO DE PARQUES Y ESCENARIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo PRESTAMO DE USO DE PARQUES Y ESCENARIOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene las actividades necesarias para el traacutemite del Preacutestamo de uso de moacutedulos ubicados en parques o escenarios administrados por el IDRD
22 Tipos Documentales Solicitud de preacutestamo de uso temporal del espacio puacuteblico
Proyecto Manejo de ocupacioacuten temporal del espacio puacuteblico
Soportes para el permiso o contrato
Preacutestamo del espacio puacuteblico administrado por el IDRD
Comunicacioacuten oficial recibida aceptando las condiciones del permiso
Acta de entrega y recibo del parque y escenario
Acta de recibo de uso temporal de parque y escenario
Informe de seguimiento
Garantiacuteas (cuando aplique)
Paz y salvo
Contrato o convenio (copia) Comprobante de pago
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 3075
167
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de 1997 Por la cual se reglamenta parcialmente la Ley 9 del 1979 (medidas sanitarias) y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto Distrital 190 de 2004 Por medio del cual se compilan las disposiciones contenidas en los Decretos Distritales 619 de 2000 y 469 de 2003 (artiacuteculo 6 y 13) Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 463 de 2003 Por el cual se reglamenta la administracioacuten el mantenimiento y el aprovechamiento econoacutemico del espacio puacuteblico construido y sus usos temporales en Bogotaacute Distrito Capital (artiacuteculos 15 19 21 y 24) Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 277 de 2007 Por medio de la cual se adopta el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico de los Espacios Puacuteblicos Administrados por el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte - IDRD Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 583 del 2008 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 338 de 2010 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico de los Espacios Puacuteblicos administrados por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 316 de 2013 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 018 de 2014 Por medio de la cual se deroga la resolucioacuten 62 del 5 de febrero de 2013 y se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico Administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACUERDOS DE GESTIOacuteN SOCIAL EN PARQUES Y ESCENARIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ACUERDOS DE GESTIOacuteN SOCIAL EN PARQUES Y ESCENARIOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Establecer las actividades requeridas para realizar apoyo social en los procesos de disentildeo construccioacuten y mantenimiento de parques con el fin de promover la participacioacuten de la comunidad en general en relacioacuten con la Sostenibilidad integral del Sistema Distrital de Parques
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna Solicitando Apoyo Social
Comunicacioacuten Oficial externa Solicitando Apoyo Social
Comunicacioacuten Interna designando al profesional de
168
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Apoyo Social
Comunicacioacuten Oficial Enviada dando respuesta a la solicitud de Apoyo Social
Ficha de caracterizacioacuten social del parque
Piezas comunicacionales
Acta de la reunioacuten con la Comunidad para presentar la vocacioacuten definida para el parque
Acta de la reunioacuten con la Comunidad para desarrollar el taller participativo
Encuesta de percepcioacuten de la comunidad
Informe de anaacutelisis de las encuestas para definir la caracterizacioacuten del parque
Acta de la reunioacuten con la Comunidad para proyectar un Acuerdo ciudadano
Comunicacioacuten interna remitiendo el Acuerdo Ciudadano al Subdirector Teacutecnico de Parques para su revisioacuten y aprobacioacuten
Acuerdo Ciudadano
Acta de la reunioacuten con el contratista para establecer la condicioacuten de la obra
Acta de la reunioacuten sostenida entre el contratista de la obra y la Comunidad
Acta de reunioacuten con el contratista para hacerle entrega de la informacioacuten general del proyecto
Acta de la reunioacuten del contratista con la Comunidad para hacer el informe de los avances de la obra
Acta de la reunioacuten del comiteacute Veedor
Acta de la reunioacuten del comiteacute teacutecnico de la obra
Acuerdo Ciudadano para el disentildeo la construccioacuten y el sostenimiento de la obra
Ficha de caracterizacioacuten y seguimiento del parque
Convocatoria a la reunioacuten informativa donde se presentaraacute la propuesta de gestioacuten social enfocada a la problemaacutetica real
Acta de reunioacuten informativa con la comunidad
Acta de mesas de trabajo para la elaboracioacuten del Acuerdo Ciudadano
Ficha de diagnoacutestico y de seguimiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 850 de 2003 Por medio de la cual se reglamentan las veeduriacuteas ciudadanas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 263 de 2003 Por el cual se reglamentan los artiacuteculos 6deg y 10deg del Acuerdo Distrital 078 de 2002 que dictoacute normas para la Administracioacuten y Sostenibilidad del Sistema Distrital de Parques Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto
169
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Distrital 215 de 2005 Por medio del cual se adopta el plan maestro de Espacio Puacuteblico para Bogotaacute Distrito Capital y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 308 de 2006 Por el cual se adopta el Plan Maestro de Equipamientos Deportivos y Recreativos para Bogotaacute Distrito Capital Tiacutetulo III Poliacutetica de gestioacuten para la sostenibilidad Capitulo II Estrategia de Gestioacuten Social Modificado parcialmente por el Decreto Distrital 484 de 2007 Por el cual se modifican los Decretos Distritales 308 de 2006 (Plan Maestro de Equipamientos Deportivos y Recreativos) y 897 de 2000 (Planes de Reordenamiento) Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE GOBIERNO Decreto 448 de 2007 Por el cual se crea y estructura el Sistema Distrital de Participacioacuten Ciudadana
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11252018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes Acuerdo 0782002 y 352 de 2008
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Esta es una tipologiacutea documental de contratos y Acuerdos que van incluidos en el respetivo expediente del contrato
22 Tipos Documentales Informes
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DISTRITO CAPITAL - Acuerdo 078 de 2002 Por el cual se dictan normas para la administracioacuten y sostenibilidad del Sistema de Parques Distrital Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DISTRITO CAPITAL Acuerdo 352 de 2008 Por medio del cual se adoptan las medidas de optimizacioacuten tributaria en los impuestos de vehiacuteculos automotores delineacioacuten urbana predial unificado y plusvaliacutea en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
5 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndash
DEPORTES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Reunioacuten de Deporte
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos
170
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
adquiridos en las diferentes sesiones de este comiteacute en cumplimiento a las funciones misionales
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Informes excepcionales que son requeridos por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas yo privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes
171
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten
Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido
Documento que consolida las actividades desarrolladas durante el periodo solicitado puede ser mensual bimensual trimestral y el consolidado anual
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten
10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones
172
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11252018
51 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashDEPORTES - ALTO RENDIMIENTO DEPORTIVO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de la Comisioacuten Teacutecnica de Rendimiento Deportivo
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos adquiridos en las diferentes sesiones de este comiteacute en cumplimiento a las funciones misionales
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 406 del 2013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011
42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten No 405 de 2011 del - Por la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el programa de rendimiento deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paraliacutempicos Nacionales y eventos del Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la Resolucioacuten No 203 de 2009
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute Primario
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos adquiridos en las diferentes sesiones del comiteacute primario
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
173
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 406 del 2013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011 Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten No 405 de 2011 Por la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el programa de rendimiento deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paraliacutempicos Nacionales y eventos del Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la Resolucioacuten No 203 de 2009
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Equipos Multidisciplinarios
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos adquiridos en las diferentes sesiones de este comiteacute en cumplimiento a las funciones misionales de los equipos multidisciplinarios que participan en las diferentes disciplinas del deporte
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 406 de 013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011
42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 406 del 2013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011 Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten No 405 de 2011 Por la cual se
174
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
actualiza la estructura y se reglamenta el programa de rendimiento deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paraliacutempicos Nacionales y eventos del Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la Resolucioacuten No 203 de 2009
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL HISTORIAS CLINICAS DEPORTIVAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo HISTORIAS CLINICAS DEPORTIVAS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Es un documento privado obligatorio y sometido a reserva en el cual se registran cronoloacutegicamente las condiciones de salud de un atleta los actos meacutedicos y los demaacutes procedimientos ejecutados por el equipo de salud interdisciplinario que interviene en su atencioacuten Dicho documento uacutenicamente puede ser conocido por terceros previa autorizacioacuten del usuario o en los casos previstos por la ley
22 Tipos Documentales Listado de Atletas
Formulario Meacutedico
Formato de evaluacioacuten antropomeacutetrica
Formato historia nutricional
Formato Evaluacioacuten Fisioterapeacuteutica e Historia Cliacutenica
Guiacutea de manejo y procedimientos
Hoja de Evolucioacuten
Libro de control de historias cliacutenicas
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes NA
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIOacuteN SOCIAL Y LA MINISTERIO DE CULTURA Resolucioacuten 839 de 2017 Por la cual se modifica la Resolucioacuten 1995 de 1999 y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 23 de 1981 ndash Coacutedigo de eacutetica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTERVENCIOacuteN PSICOSOCIAL AL ATLETA 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo INTERVENCIOacuteN PSICOSOCIAL AL ATLETA
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento privado obligatorio y sometido a reserva en el cual se registran cronoloacutegicamente las condiciones de salud psicosociales de un atleta los actos meacutedicos y los demaacutes procedimientos ejecutados en la Valoracioacuten Psicosocial del atleta Dicho documento uacutenicamente puede ser conocido por
175
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
terceros previa autorizacioacuten del usuario o en los casos previstos por la ley
22 Tipos Documentales Valoracioacuten Psicosocial
Anaacutelisis Teacutecnico del Atleta
Registro Uacutenico del Deportista - RUD
Visita domiciliaria
Formato Intervencioacuten cultural y cohesioacuten
Acompantildeamiento a competencias
Orientacioacuten educativa Acta de reunioacuten donde se informa que el atleta no
presenta riesgo psicosocial
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 406 de 013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 181 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
2811102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Plan de Mantenimiento de Equipos de Medicioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene el Plan de Mantenimiento de Equipos de Medicioacuten deportiva
22 Tipos Documentales Plan de Mantenimiento de Equipos de Medicioacuten
Comunicacioacuten interna solicitando la contratacioacuten del servicio
Certificacioacuten de Calibracioacuten del equipo
Reporte de mantenimiento
Hoja de vida del equipo
Formato Preimpreso de Elementos Devolutivos Reporte de mantenimiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 6 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
176
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 181 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
28112018
52 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashDEPORTES - APOYO A ORGANISMOS DEPORTIVOS
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL APOYO A ORGANISMOS DEPORTIVOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo APOYO A ORGANISMOS DEPORTIVOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene los documentos necesarios para la aprobacioacuten de un Club Deportivo conforme a las Resolucioacuten establecida por el IDRD
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial enviada de solicitud del plan de accioacuten y documentos al organismo deportivo del sector asociado
Acta de Aprobacioacuten
Lista de verificacioacuten de documentos de apoyo
Concepto teacutecnico deportivo
Comunicacioacuten interna solicitando elaboracioacuten convenio yo contrato
Solicitud d apoyo e inversioacuten
Descripcioacuten de la inversioacuten yo apoyo solicitado y aprobado
comunicacioacuten oficial enviada informando aprobacioacuten de apoyos yo inversioacuten
Certificacioacuten de revisioacuten de legalizacioacuten de cuentas Certificacioacuten de cumplimiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Decreto 1228 de 1995 (julio 18) Diario Oficial No 41933 de 18 de julio de 1995 Por el cual se revisa la legislacioacuten deportiva vigente y la estructura de los organismos del sector asociado con objeto de adecuarlas al contenido de la Ley 181 de 1995 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2150 de 1995 Por el cual se suprimen y reforman regulaciones procedimientos o traacutemites innecesarios existentes en la Administracioacuten Puacuteblica Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 266 de 2000 (febrero 22) Diario Oficial No 43906 del 22 de febrero de 2000 Por el cual se dictan normas para suprimir y reformar las regulaciones traacutemites y procedimientos
177
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2845 de 1984 (noviembre 23) Diario Oficial No 36817 de 24 de diciembre de 1984 MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL por el cual se dictan normas para el ordenamiento del deporte la educacioacuten fiacutesica y la recreacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2845 de 1984 (noviembre 23) Diario Oficial No 36817 de 24 de diciembre de 1984 por el cual se dictan normas para el ordenamiento del deporte la educacioacuten fiacutesica y la recreacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 886 de 1976 (mayo 10) Por el cual se reglamenta la actividad de los deportistas aficionados y el funcionamiento de sus clubes deportivos
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
53 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashDEPORTES - FOMENTO Y DESARROLLO DEPORTIVO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ORGANIZACIOacuteN DE CERTAMENES DEPORTIVOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ORGANIZACIOacuteN DE CERTAMENES DEPORTIVOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra las actividades y certaacutemenes deportivos planeados organizados y ejecutados por el Instituto con el fin de obtener un resultado o logro en su misionalidad
22 Tipos Documentales Plan de Accioacuten
Comunicacioacuten interna remitiendo observaciones
Ficha de evaluacioacuten teacutecnica de proyectos
Comunicacioacuten interna remitiendo la viabilizacioacuten
Comunicacioacuten interna remitiendo documentos al aacuterea de Apoyo a la Contratacioacuten
Comunicacioacuten interna remitiendo observaciones al plan de accioacuten
Comunicacioacuten interna remitiendo concepto teacutecnico
Concepto teacutecnico
Ejecucioacuten del servicio
Informes y memorias
Comunicacioacuten interna informando incumplimiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia ndash INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE ndash IDRD RESOLUCIOacuteN 599 DE 2009 (Diciembre 14) Por la cual se Promulga la Carta Fundamental para la Organizacioacuten de los Juegos Distritales Recreativos y Deportivos Comunales de Bogotaacute DC
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 181 de Enero
178
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
18 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del Deporte la Recreacioacuten el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea El Sistema Nacional del Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE ndashIDRD Resolucioacuten 599 DE 2009 (Diciembre 14) Por la cual se Promulga la Carta Fundamental para la Organizacioacuten de los Juegos Distritales Recreativos y Deportivos Comunales de Bogotaacute DC
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa Escuelas Deportivas
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Contiene el plan de accioacuten a desarrollar y el seguimiento de todo lo relacionado con las escuelas deportivas
22 Tipos Documentales Plan de accioacuten Programa de Escuelas Deportivas
Plan de Accioacuten Aacuterea de Deportes
Proyecto de Escuelas Solicitud
Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico
Comunicacioacuten Oficial o Correo electroacutenico informando sobre la conveniencia de realizar o no la actividad
Comunicacioacuten Interna solicitando la elaboracioacuten del convenio o contrato
Control de seguimiento (Excel)
Convenio Contrato
Entrevista de Verificacioacuten de habilidades personas naturales
Comunicacioacuten Interna solicitando la celebracioacuten del contrato
Contrato de prestacioacuten de servicios legalizado
Acta de inicio Convenio Contrato
Acta de Reunioacuten
Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico solicitando el plan de accioacuten
Plan de Accioacuten de Escuelas Deportivas
Comunicacioacuten oficial solicitando ajustes al plan de accioacuten
Acta de reunioacuten
Programa Pedagoacutegico y metodoloacutegico
Revisioacuten Teacutecnica del Programa Pedagoacutegico y Metodologiacutea
Acta de Reunioacuten
Vista de verificacioacuten teacutecnica ndash pedagoacutegica
Informe de Actividades
Control de asistencia mensual a clases
Concepto del Supervisor del Contrato IDRD
Comunicacioacuten Oficial enviada donde se informa el incumplimiento de las obligaciones del contrato
Informe Ejecutivo Final
179
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD-
42 Reglas o Normas Colombia COLDEPORTES Acuerdo No 000058 del 25 de abril de 1991 ldquoPor la cual se crea el Proyecto lsquoEscuelas de Formacioacuten Deportivarsquo y se asigna la sede para la direccioacuten de las mismas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 181 de 1995 Los entes deportivos departamentales y municipales coordinaraacuten y promoveraacuten la ejecucioacuten de programas recreativos para la comunidad en asocio con entidades puacuteblicas o privadas que adelanten esta clase de programas en su respectiva jurisdiccioacuten ver artiacuteculo 7 Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE ndashIDRD Resolucioacuten 299 de 2009 ldquopor medio de la cual se establece los requisitos procedimientos y reglamentos para otorgar supervisar suspender y cancelar el Aval Deportivo en las Escuelas Deportivasrdquo Colombia COLDEPORTES Resolucioacuten 001909 de 1991 Por la cual se reglamenta el proyecto de Escuelas de Formacioacuten
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa Mueacutevete Bogotaacute
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el seguimiento y las actas suscritas del desarrollo y ejecucioacuten del Programa Mueacutevete Bogotaacute
22 Tipos Documentales Plan de trabajo de actividades
Matriz Instituciones amigas
Control de procedimientos
Agenda Mueacutevete Bogotaacute
Acta de visita caracterizacioacuten
Acta de visita seguimiento y control
Control asistencia Mueacutevete Bogotaacute
Planificacioacuten y ejecucioacuten del servicio
Toma datos RAFI Digitacioacuten datos RAFI
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1355 de 2009 ldquoPor medio de la cual se define la obesidad y las enfermedades croacutenicas no transmisibles asociadas a esta como una prioridad de salud puacuteblica y se adoptan medidas
180
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
para su control atencioacuten y prevencioacutenrdquo Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2771 de 2008 ldquoPor el cual se crea la Comisioacuten Nacional Intersectorial para la coordinacioacuten y orientacioacuten superior del fomento desarrollo y medicioacuten de impacto de la actividad fiacutesicardquo Colombia MINISTERIO DE SALUD Plan Decenal de Salud Puacuteblica PDSP 2012 ndash 2021 Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 498 de 2012 ldquoPor medio del cual se establecen estrateacutegias integrales de promocioacuten de alimentacioacuten saludable y de actividad fiacutesica que mejoren la calidad de vida y salud de la poblacioacuten expuesta ao con problemas de sobrepeso y obesidad del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Apoyo Teacutecnico y Metodoloacutegico al Atleta
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene las Actas de Reunioacuten de sustentacioacuten Plan de Accioacuten y las solicitud revisioacuten y sustentacioacuten de la incorporacioacuten de atletas al Programa de Rendimiento -RUD las visitas teacutecnicas y seguimiento a las actividades programadas desempentildeo y evolucioacuten del atleta o equipo en el evento deportivo y el anaacutelisis de los macrociclos
22 Tipos Documentales Actas de Reunioacuten de sustentacioacuten Plan de Accioacuten
Formato Plan Graacutefico de Entrenamiento
Control Mensual de Entrenamiento Reporte de Asistencia de Atletas a Entrenamientos (Pago Transporte)
Visita Teacutecnica
Plan Competencias
Informe Teacutecnico de Competencia (por cada agrupacioacuten deportiva)
Comunicacioacuten Interna Solicitando el ingreso del Atleta
Postulacioacuten de Atletas al Programa de Rendimiento
RUD
Solicitud de entrada del atleta al programa de Rendimiento Deportivo
Postulacioacuten de Atletas al Programa de Rendimiento
Registro Teacutecnico Individual por Semestre
Acta de reunioacuten de Aprobacioacuten de entrada o permanencia en el Programa
Anaacutelisis Teacutecnico Programa Rendimiento Deportivo
Comunicacioacuten Oficial informando aprobacioacuten o no al Programa de Rendimiento Deportivo
Anaacutelisis de Cumplimiento Macrociclo
Evaluacioacuten Cuantitativa y Cualitativa de Entrenadores Informe final
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
181
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 181 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 406 de 2013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos para nacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten 405 de 2011
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
6 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndash RECREACIOacuteN
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Acta Reunioacuten de Recreacioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos adquiridos en las diferentes sesiones de este oacutergano decisorio en cumplimiento a las funciones asignadas en acto administrativo
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Informes excepcionales que son requeridos por entidades
182
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes Otras Entidades
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
183
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten
Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido
Registra los resuacutemenes ejecutivos del aacuterea que recopilan los datos maacutes relevantes sobre el trabajo realizado a lo largo de cada antildeo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten
10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27112018
61 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash RECREACIOacuteN COMUNITARIA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Recreacioacuten Comunitaria
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Registra la planificacioacuten y ejecucioacuten del programa comunitario con el fin de garantizar el derecho a la recreacioacuten a los ciudadanos que integran sectores poblacionales vulnerables
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
Ficha Teacutecnica (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico)
Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
184
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD-
Acuerdo 4 de Febrero 8 de 1978 42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA 1991
Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 181 de Enero 18 de 1995 por el cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
62 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash PERSONAS MAYORES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Recreacioacuten para Personas Mayores
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Registra el programa y evidencia la participacioacuten del adulto mayor en actividades recreativas que posibiliten su bienestar integral el mantenimiento y fortalecimiento de destrezas habilidades actitudes y aptitudes propias de una persona mayor
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
Ficha Teacutecnica (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico) Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DC Acuerdo 44 del 2001 ldquoPor el cual se adiciona el Acuerdo 06 de 1997rdquo ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 936 de 1998 ldquoPor el cual se modifica el artiacuteculo 1ordm del Decreto 604 de agosto 5 de 1997rdquo Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DC Acuerdo 06 de 1997 ldquoPor el cual se crea una tarjeta de recreacioacuten y espectaacuteculos puacuteblicos gratuitos a hombres mayores de 60 antildeos y mujeres mayores de 55 antildeosrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 604 del 1997 ldquoPor medio del cual se reglamenta el Acuerdo 6 de 1997rdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
185
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PASAPORTE VITAL 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Pasaporte Vital
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Evidencia las solicitudes del pasaporte vital por parte del interesado la expedicioacuten y entrega de este al adulto mayor para su participacioacuten en las diferentes actividades realizadas desde el Programa de Persona Mayor del Aacuterea de Recreacioacuten
22 Tipos Documentales Inscripcioacuten adulto mayor pasaporte vital
Brochure pasaporte vital
Registro de informacioacuten supercade
Encuesta de satisfaccioacuten del usuario
Informe trimestral
Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico remitiendo el consolidado de los pasaportes vitales y las encuestas de satisfaccioacuten del usuario
Informe consolidado
Acciones de mejora
Matriz de estaacutendares e indicadores de traacutemites y servicios
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 4 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 06 de 1997 Por la cual se crea una tarjeta de recreacioacuten y espectaacuteculos puacuteblicos gratuitos a hombres mayores de 60 antildeos y mujeres mayores de 55 antildeos Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DC Acuerdo No 44 de 2001 Por el cual se adiciona el Acuerdo 06 de 1997 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 604 de 1997 Por medio del cual se reglamenta el Acuerdo 06 de 1997 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 936 de 1998 Por el cual se modifica el artiacuteculo 1ordm del Decreto 604 de agosto 5 de 1997
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
63 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash INFANCIA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Recreacioacuten para la Infancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Contiene el Programa que desarrolla actividades luacutedico - recreativas dirigidas para la poblacioacuten de Primera Infancia (de 0 a 5 antildeos 11 meses) e Infancia (de 6 a 12 antildeos) del Distrito
186
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Capital Las actividades se implementan en diferentes espacios que cubren desde el Sistema Distrital de Parques hasta las instituciones educativas que cuentan con el ciclo vital especificado Igualmente este Programa cuenta con 6 ludotecas ubicadas en diferentes localidades que proporcionan especiacuteficamente atencioacuten a la primera infancia Todas las acciones se realizan en aras de contribuir a la formacioacuten pedagoacutegica
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
Ficha Teacutecnica (Electroacutenica)
Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico)
Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991 Artiacuteculo 52 Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 181 de Enero 18 de 1995 por el cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DE INTEGRACIOacuteN SOCIAL Poliacutetica de infancia y adolescencia en Bogotaacute DC 2011 ndash 2021 COMITEacute OPERATIVO DISTRITAL DE INFANCIA Y ADOLESCENCIA ndash CODIA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
64 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash JUVENTUD AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Recreacioacuten para la Juventud
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Programa orientado a la atencioacuten recreativa de la poblacioacuten joven del Distrito Capital para el mejoramiento de su calidad de vida mantenimiento y fortalecimiento de haacutebitos de vida saludable autonomiacutea participacioacuten socio familiar y liderazgo Las actividades se implementan en diferentes espacios que cubren desde el Sistema Distrital de Parques hasta las instituciones educativas que cuentan con el ciclo vital especificado Igualmente este Programa cuenta con 6 ludotecas ubicadas en diferentes localidades que proporcionan especiacuteficamente atencioacuten a la primera infancia Todas las acciones se realizan en aras de contribuir a la formacioacuten pedagoacutegica
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
187
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Ficha Teacutecnica (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico) Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991 Artiacuteculo 52 Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 181 de Enero 18 de 1995 por el cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DE INTEGRACIOacuteN SOCIAL Poliacutetica de infancia y adolescencia en Bogotaacute DC 2011 ndash 2021 COMITEacute OPERATIVO DISTRITAL DE INFANCIA Y ADOLESCENCIA ndash CODIA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
65 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash PERSONAS CON LIMITACIOacuteN AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas Consejos Locales de Discapacidad
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Registra las actas suscritas en las sesiones de los concejos locales de discapacidad y el recuento de las actividades orientadas a garantizar el derecho a la recreacioacuten descanso y diversioacuten para fortalecer los procesos funcionales de integracioacuten familiar y comunitaria de los discapacitados
22 Tipos Documentales Asistencia reuniones interinstitucionales y Consejos Locales de Discapacidad
Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 18 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 505 de 2012 Por medio del cual se modifica el Acuerdo 137 de 2004 por medio del cual se establece el Sistema Distrital de Atencioacuten Integral de personas en condicioacuten de discapacidad en el Distrito Capital y se modifica el Acuerdo 022 de 1999 Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 586 de 2015Modificado por el art 9 Decreto Distrital 548 de 2016 Por medio del cual se modifica parcialmente el Acuerdo
188
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Distrital 505 de 2012 para fortalecer las instancias del Sistema Distrital de Discapacidad y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 455 de 2009 Por el cual se modifica adiciona y reglamente el Decreto Distrital No 627 de 2007 por medio del cual se reformo el Sistema Distrital de Cultura y se establece el Sistema Distrital de Arte Cultura y Patrimonio
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa Recreativos para Personas con Limitacioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Registra los programas dados a las personas en condicioacuten de discapacidad sus familias cuidadores y cuidadoras asiacute como las actividades orientadas a garantizar el uso del derecho a la recreacioacuten al descanso a la diversioacuten para fortalecer los procesos funcionales de integracioacuten familiar y comunitaria
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
Ficha Teacutecnica (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico)
Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas USA NEW YORK NACIONES UNIDAS Convencioacuten sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad y Protocolo Facultativo Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1349 de 2009 ldquoPor medio de la cual se aprueba la Convencioacuten sobre los Derechos de las personas con Discapacidad adoptada por la Asamblea General de la Naciones Unidas el 13 de diciembre de 2006rdquo Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 515 de 2012 ldquoPor medio del cual se modifica el Acuerdo 137 de 2004 ldquoPor medio del cual se establece el Sistema Distrital de Atencioacuten Integral de Personas en condicioacuten de discapacidad en el Distrito Capital y se modifica el Acuerdo 022 de 1999rdquo Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DC Acuerdo 245 de 2006 ldquoPor medio del cual se institucionaliza el mes de las personas en condicioacuten de discapacidad y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Poliacutetica Puacuteblica
De Discapacidad Para El Distrito Capital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 470 de 2007 ldquoPor el cual se adopta la Poliacutetica Puacuteblica de Discapacidad para el Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la 11102018
189
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
descripcioacuten (es)
66 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash EVENTOS METROPOLITANOS AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Eventos Metropolitanos
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Registra las actividades de espectaacuteculos impactantes que por su calidad cubrimiento e importancia son de intereacutes distrital abarca las diferentes localidades de la ciudad
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
Ficha Teacutecnica
Programacioacuten mensual de actividades Programacioacuten mensual de servicios
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 1493 de 2011 ldquoPor la cual se toman medidas para formalizar el sector del espectaacuteculo puacuteblico de las artes esceacutenicas se otorgan competencias de inspeccioacuten vigilancia y control sobre las sociedades de gestioacuten colectiva y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteIBLICA Decreto 1258 de 2012 ldquoPor el cual se reglamenta la Ley 1493 de 2011rdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE GOBIERNO Resolucioacuten 671 de 2011 ldquoPor la cual se establecen y adoptan los protocolos y procedimientos ordenados en el Decreto Distrital 192 de 2011 y se establece el procedimiento para la autorizacioacuten de reuniones y marchasrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 192 de 2011 ldquoPor el cual se reglamenta el Acuerdo 424 de 2009 que creoacute el Sistema Uacutenico de Gestioacuten para el registro evaluacioacuten y autorizacioacuten de actividades de aglomeracioacuten de puacuteblico en el Distrito Capital y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 350 de 2003 ldquoPor el cual se regulan las rifas juegos concursos espectaacuteculos puacuteblicos y eventos masivos en el Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 622 de 2016 Por el cual se modifica el Decreto Distrital 599 de 2013 Por el cual se establecen los requisitos para el registro la evaluacioacuten y la expedicioacuten de la autorizacioacuten poro la realizacioacuten de las actividades de aglomeracioacuten de puacuteblico en el Distrito Capital traveacutes del Sistema Uacutenico de Gestioacuten por el Registro Evaluacioacuten y Autorizacioacuten de Actividades de Aglomeracioacuten de Puacuteblico en el Distrito Capital mdashSUGA y se dictan Otras disposiciones Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
190
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 391 de 2016 ldquoPor la cual se dictan lineamientos para la organizacioacuten del ldquoFestival de Verano de Bogotaacute DCrdquo por el del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposicionesrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROPUESTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Propuestas Artiacutesticas
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que reuacutene las solicitudes propuestas y Brochure para las diferentes actividades artiacutesticas
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial Recibida
Propuesta
Brochure Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 4 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
7 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE CONTRUCCIONES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Informes excepcionales que son requeridos por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991
191
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten
Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido
Registra los resuacutemenes ejecutivos del aacuterea que recopilan los datos maacutes relevantes sobre el trabajo realizado a lo largo de cada antildeo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
192
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
31 Tiempo de Retencioacuten
10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Proyectos de Inversioacuten Construccioacuten Adecuacioacuten y Mejoramiento de los Parques y Escenarios
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra la formulacioacuten y reformulacioacuten planteadas a los diferentes proyectos de inversioacuten y el seguimiento realizado a los mismos
22 Tipos Documentales Planeacioacuten de la Formulacioacuten y reformulacioacuten de Proyectos
Plan de Accioacuten Seguimiento a los proyectos de Inversioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE NSR-10 Decreto 092 de 2011 Reglamento Colombiano de Construccioacuten Şismo Resistente NSR-10 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DE CULTURA RECREACIOacuteN Y DEPORTE Poliacutetica puacuteblica de Deporte recreacioacuten y actividad fiacutesica ldquoBogotaacute maacutes activardquo 2009-2019 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto Distrital 308 de 2006 mediante el cual se adopta el Plan Maestro de Equipamientos Deportivos y Recreativos para Bogotaacute Distrito Capital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 523 de 2010 microzonificacioacuten siacutesmica para Bogotaacute DC
193
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 180 de 2005 y acuerdos modificatorios ndash Valorizacioacuten Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 323 y 327 Fondo Compensatorio para parques y escenarios
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
71 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE CONTRUCCIONES - INTERVENTORIacuteA
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten
Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido
Registra los resuacutemenes ejecutivos del aacuterea que recopilan los datos maacutes relevantes sobre el trabajo realizado a lo largo de cada antildeo
22 Tipos Documentales Informes
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten
10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD Contraloriacutea General de la Repuacuteblica Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
72 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE CONTRUCCIONES - TEacuteCNICA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Proyectos de Disentildeo y Construccioacuten de Parques y Escenarios
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene los documentos relacionados con un proyecto de ampliacioacuten yo mejoramiento y la oferta de espacios deportivos y recreativos en la ciudad
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna Comunicacioacuten oficial recibida
194
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
solicitando intervencioacuten del parque
Ficha de previabilidad
Comunicacioacuten Interna sobre el uso del parque
Ficha de previabilidad actualizada
Comunicacioacuten Interna informando el resultado de la solicitud
Comunicacioacuten Interna asignando el gestor responsable de armar el paquete teacutecnico
Ficha de visita teacutecnica
Priorizacioacuten y definicioacuten de obras
Licencias o Permisos
Cuantificacioacuten de obra
Matriz de presupuesto
Comunicacioacuten Interna remitiendo el Paquete Teacutecnico
Acta de reunioacuten para exponer el alcance del proyecto
Comunicacioacuten Interna asignando el gestor del disentildeo
Ficha de visita teacutecnica
Definicioacuten de alcance de estudios y disentildeos
Matriz de presupuestos de consultoriacutea
Comunicacioacuten Interna remitiendo el proyecto para dar inicio al proceso de contratacioacuten
Comunicacioacuten interna asignando el responsable del proyecto
Ficha de visita teacutecnica
Definicioacuten de alcance de estudios y disentildeos
Cronograma del disentildeo
Comunicacioacuten interna asignando al profesional del Aacuterea Social
Memoria
Planos arquitectoacutenicos
Revisioacuten verificacioacuten y validacioacuten arquitectoacutenica
Acta de comiteacute teacutecnico
Memorias de caacutelculo
Planos de ingenieriacutea
Revisioacuten verificacioacuten y validacioacuten de cada una de las ingenieriacuteas
Permisos de construccioacuten
Control de cambios de disentildeo
Cuantificacioacuten de la obra
Matriz de presupuesto
Ficha de viabilidad
Comunicacioacuten interna que da continuidad a la obra
Comunicacioacuten interna de adjudicacioacuten del contrato
Comunicacioacuten interna de nombramiento del gestor y supervisor del proyecto
Acta reunioacuten para aclarar los teacuterminos de referencia
Comunicacioacuten Oficial Recibida remitiendo los documentos del interventor
Cronograma de Actividades
Acta de Inicio
Ficha de Visita Teacutecnica del Parque a intervenir
Acta de comiteacute para revisar avances del Disentildeo
195
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Acta de Reunioacuten con la Comunidad
Disentildeo Arquitectoacutenico
Planos Arquitectoacutenicos
Verificacioacuten del Disentildeo Arquitectoacutenico
Validacioacuten del Disentildeo Arquitectoacutenico
Memorias de calculo
Planos de ingenieriacutea
Disentildeo de Ingenieriacutea
Verificacioacuten del Disentildeo de Ingenieriacutea
Validacioacuten del Disentildeo de Ingenieriacutea
Soportes del traacutemite para la solicitud de las licencias y permisos
Licencias y permisos
Licencias y permisos
Cuantificacioacuten de la obra
Matriz de presupuesto
Justificacioacuten variacioacuten presupuestal estudios y disentildeos
Priorizacioacuten y definicioacuten de obras
Presupuesto
Informes mensuales de avance
Actas de recibo parcial
Control de cambios de disentildeo
Planos record Actas del Recibo final de disentildeo
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE NSR-10 Decreto 092 de 2011 Reglamento Colombiano de Construccioacuten Şismo Resistente NSR-10 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 523 de 2010 microzonificacioacuten siacutesmica para Bogotaacute DC Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 180 de 2005 y acuerdos modificatorios ndash Valorizacioacuten Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 190 de 2004 Plan de Ordenamiento Territorial Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DE CULTURA RECREACIOacuteN Y DEPORTE Poliacutetica puacuteblica de Deporte recreacioacuten y actividad fiacutesica ldquoBogotaacute maacutes activardquo 2009-2019 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto Distrital 308 de 2006 mediante el cual se adopta el Plan Maestro de Equipamientos Deportivos y Recreativos para Bogotaacute Distrito Capital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 323 y 327 Fondo Compensatorio para parques y escenarios
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
196
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL VIABILIDAD DEL PARQUE O ESCENARIO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo VIABILIDAD DEL PARQUE O ESCENARIO
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene el concepto que emite la Subdireccioacuten Teacutecnica de Construcciones del IDRD sobre el proyecto especiacutefico compuesto por los estudios teacutecnicos y disentildeos de un parque dentro del Sistema Distrital de Parques con base en el concepto de la previabilidad los lineamientos de disentildeo de parques especificaciones teacutecnicas de construccioacuten y normas sobre intervencioacuten en espacio puacuteblico
22 Tipos Documentales Ficha de viabilidad
Informacioacuten del parque o escenario
Localizacioacuten y registro fotograacutefico
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 02 JD de 2005 Numeral 6 del Articulo 10 Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 4 de 1978
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
2
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
TABLA DE CONTENIDO
ASPECTOS GENERALES
INTRODUCCIOacuteN
1 OBJETIVOS
11 Objetivos Especiacuteficos
2 PROCESO DE CONTRUCCIOacuteN DEL BANTER
3 METODOLOGIacuteA
4 CONTENIDO DE LA ESTRUCTURA ORGAacuteNICA DEL INSTITUTO
5 BANCO TERMINOLOacuteGICO DEFINICIOacuteN Y CONCEPTO
6 REFERENCIAS BIBLIOGRAacuteFICAS
3
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
INTRODUCCIOacuteN El Instrumento Archiviacutestico ldquoBanco Terminoloacutegicordquo busca la normalizacioacuten de las denominaciones utilizadas para las series y subseries documentales (BANTER) de acuerdo a las denominaciones dadas en las Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD del IDRD aprobadas por el Archivo de Bogotaacute estas series y subseries documentales son producidas por la entidad en razoacuten de las funciones administrativas dadas en la Resolucioacuten No 002 de 2005 asiacute mismo se constituye en una herramienta que facilita los procesos de valoracioacuten de documentos y elaboracioacuten yo actualizacioacuten de Tablas de Retencioacuten Documental al ofrecer tiempos miacutenimos de retencioacuten documental y una propuesta de disposicioacuten final Este instrumento archiviacutestico se elabora para dar cumplimiento a lo establecido en materia documental en el Decreto 1080 de 2015 especiacuteficamente en su artiacuteculo 28258 Instrumentos archiviacutesticos para la gestioacuten documental La gestioacuten documental en las entidades puacuteblicas se desarrollaraacute a partir de los siguientes instrumentos archiviacutesticos a) El Cuadro de Clasificacioacuten Documental (CCD) b) La Tabla de Retencioacuten Documental (TRD) c) El Programa de Gestioacuten Documental (PGD) d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR) e) El inventario documental f) Un modelo de requisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos g) Los bancos terminoloacutegicos de tipos series y subseries documentales h) Los mapas de procesos flujos documentales y descripcioacuten de las funciones de las unidades administrativas de la entidad i) Tablas de control de acceso para el establecimiento categoriacuteas adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos
Los Bancos Terminoloacutegicos de series y subseries documentales (BANTER) fueron concebidos como una herramienta de estandarizacioacuten para la armonizacioacuten terminoloacutegica de las series y subseries documentales reflejadas en el Cuadro de Clasificacioacuten Documental del IDRD En ese sentido se considera que los BANTER brindan una fuente eficaz de consulta para lograr una comunicacioacuten efectiva entre quienes planifican producen administran tramitan custodian y preservan la informacioacuten del Instituto La serie documental se define como ldquoConjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeacuteneos emanadas de un mismo oacutergano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especiacuteficas Ejemplos historias laborales contratos resoluciones e informes entre otros Por lo anterior se puede deducir que la elaboracioacuten del BANTER estaacute relacionada con las funciones establecidas para cada una de las dependencias en la entidad en cumplimiento de las funciones asignadas esto se evidencia en los documentos producidos por cada una de las oficinas productoras En ese orden de ideas la manera de identificar las series y subseries documentales se da a traveacutes de la estructura orgaacutenico-funcional de la entidad y las funciones otorgadas a las aacutereas que forman parte de la estructura orgaacutenica funcional
4
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
1 OBJETIVOS Suministrar al Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deportes un instrumento que le permita armonizar terminoloacutegicamente las series y subseries documentales establecidas en las Tablas de Retencioacuten Documental aprobadas y convalidadas por el Archivo de Bogotaacute
11 Objetivos Especiacuteficos
Elaborar el Banco Terminoloacutegico de series y subseries documentales a partir de las series y subseries documentales establecidas en las TRD y el Cuadro de Clasificacioacuten Documental del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte-
Crear una cultura de socializacioacuten de teacuterminos archiviacutesticos para el IDRD de las Series y Subseries documentales aprobadas en las Tablas de Retencioacuten Documental
2 PROCESO DE CONSTRUCCIOacuteN DEL BANCO TERMINOLOacuteGICO ndash BANTER
A continuacioacuten se presenta un flujograma del proceso de elaboracioacuten y construccioacuten de un banco terminoloacutegico
INSUMOS INSTRUMENTOS
ARCHIVIacuteSTICOS TRD CCD RUSD PGD Aspectos Normativos Nacionales AGN y Poliacuteticas Institucionales Internas del
IDRD
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Y VALIDACIOacuteN
ELABORACIOacuteN DEL BANCO TERMINOLOacuteGICO
V1 IDRD Aprobacioacuten del Comiteacute de Archivo
y
Publicacioacuten
5
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 METODOLOGIA
La metodologiacutea utilizada responde a las necesidades del IDRD para controlar la produccioacuten documental con la elaboracioacuten del Banco Terminoloacutegico de series y subseries documentales Para lo cual se tomoacute como guiacutea la Tabla de Retencioacuten Documental aprobada por el Archivo de Bogotaacute el Cuadro de Clasificacioacuten Documental y ficha de BANTER aprobada por calidad
1 Aacuterea de Identificacioacuten En esta aacuterea se escribe la serie o subserie documental que se van a normalizar de acuerdo a las establecidas en las TRD aprobadas y convalidadas por el Archivo de Bogotaacute
2 Aacuterea de contenidos y estructura En esta aacuterea se registra la informacioacuten de las series Subseries y tipos documentales que las conforman de acuerdo a las TRD y una breve definicioacuten del contenido del documento o expediente
3 Aacuterea de Valoracioacuten Se describe el tiempo de retencioacuten y disposicioacuten final establecidos en las TRD para cada serie o subserie documental
4 Aacuterea de Control de la Descripcioacuten Se tuvo en consideracioacuten las fuentes consultadas asiacute como la identificacioacuten de quien diligencio la ficha y la fecha de diligenciamiento de la misma
5 Reglas o Normas se relacionan todas las normas consultadas y que tengan relacioacuten con la serie o subserie documental establecida en el BANTER
4 CONTENIDO DE LA ESTRUCTURA ORGAacuteNICA DEL INSTITUTO
1 DIRECCIOacuteN GENERAL
11 Oficina Asesora Juriacutedica 12 Oficina Asesora de Planeacioacuten 13 Oficina Asesora de Comunicaciones 14 Oficina de Control Interno 15 Oficina de Asunto Legales
2 SECRETARIA GENERAL
21 Control Interno Disciplinario 22 Atencioacuten al Cliente Quejas Reclamos y Defensor del Ciudadano 23 Apoyo a la Contratacioacuten 24 Archivo y Correspondencia
3 SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
31 Talento Humano
6
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
311 Desarrollo Humano 312 Noacutemina
32 Apoyo Corporativo 321 Servicios Generales 322 Almaceacuten General 33 Financiera 331 Contabilidad 332 Presupuesto 333 Tesoreriacutea General
34 Sistemas
4 SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE PARQUES
41 Administracioacuten de Escenarios 42 Promocioacuten de Servicios
5 SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE - DEPORTE
51 Alto Rendimiento Deportivo 52 Apoyo Organismos Deportivos 53 Fomento y Desarrollo Deportivo
6 SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndash RECREACIOacuteN
61 Recreacioacuten Comunitaria 62 Recreacioacuten para el Adulto Mayor (Personas Mayores) 63 Recreacioacuten para la Infancia 64 Recreacioacuten para la Juventud 65 Recreacioacuten para Personas con Limitaciones 66 Eventos Metropolitanos
7 SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE CONTRUCCIONES
71 Interventoriacutea 72 Teacutecnica
7
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
5 DESARROLLO DEL BANCO TERMINOLOacuteGICO 1Dependencia DIRECCIOacuteN GENERAL AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute Directivo 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos
adquiridos en las diferentes sesiones de este oacutergano decisorio en cumplimiento a las funciones asignadas en acto administrativo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial citando a reunioacuten de comiteacute directivo
Orden del diacutea Acta de comiteacute Lista de asistencia
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 541 de 2010 Por medio de la cual se establecen los lineamientos para el funcionamiento del Comiteacute de Direccioacuten del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
de informacioacuten hechos por los distintos organismos de control y vigilancia ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y actividades de las dependencias del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial enviando el informe Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD- Constitucioacuten Poliacutetica artiacuteculo 268 42 Reglas o Normas PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1421 de 1993 Por
el cual se dicta el reacutegimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotaacute COLOMBIA CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 04 de 1978
8
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Por el cual se crea el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte Acuerdo 658 de 2016 Por el cual se dictan normas sobre organizacioacuten y funcionamiento de la Contraloriacutea de Bogotaacute DC se modifica su estructura orgaacutenica e interna se fijan funciones de sus dependencias se modifica la planta de personal y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial enviando el informe Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la
cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten de la Entidad al Concejo de Bogotaacute 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
de informacioacuten hechos por el Concejo de Bogotaacute ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 348 de 2008 Por
el cual se expide el reglamento interno del Concejo de Bogotaacute Distrito Capital Acuerdo 04 de 1978 Por el cual se crea el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Plan Estrateacutegico 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido El plan estrateacutegico reuacutene los objetivos estrateacutegicos y de calidad
propuestos por el Instituto para un periodo determinado por lo general de un antildeo igualmente contiene el nombre de los proyectos que se implementaraacuten para alcanzar dichos objetivos
22 Tipos Documentales Plan 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROPOSICIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 TIacuteTULO PROPOSICIONES 13 Nivel de descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos en los cuales se proponen nuevas directrices o
poliacuteticas en materia de recreacioacuten y deporte para Bogotaacute 22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial
Proposicioacuten o iniciativa de intereacutes general relacionadas con la Recreacioacuten y el Deporte en la ciudad de Bogotaacute
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1421 de
1993 Por el cual se dicta el reacutegimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotaacute
10
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 348 de 2008 Por el cual se expide el reglamento interno del Concejo de Bogotaacute Distrito Capital
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
11 Dependencia OFICINA ASESORA JURIacuteDICA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Acciones de Cumplimiento 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja las actuaciones de toda persona a quien
afecte el incumplimiento de una norma con fuerza de ley (leyes decretos extraordinarios decretos legislativos) o acto administrativo puede reclamar ante la autoridad judicial su cumplimiento
22 Tipos Documentales Demanda (radicacioacuten)
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes Constitucioacuten de Colombia artiacuteculo 87 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE
Constitucioacuten Poliacutetica CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 393 de 1997 Por la cual se desarrolla el artiacuteculo 87 de la Constitucioacuten Poliacutetica LEY 472 de 1998 Por la cual se desarrolla el artiacuteculo 88 de la Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia en relacioacuten con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Acciones de Grupo 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente mediante el cual se evidencian las acciones
interpuestas por un nuacutemero plural o un conjunto de personas que reuacutenen condiciones uniformes respecto de una misma
11
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
causa que originoacute perjuicios individuales para dichas personas 22 Tipos Documentales Demanda (radicacioacuten)
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes Constitucioacuten de Colombia artiacuteculo 88 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE
Constitucioacuten Poliacutetica CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 472 de 1998 Por la cual se desarrolla el artiacuteculo 88 de la Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia en relacioacuten con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Acciones de Tutela 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja la accioacuten de tutela como un mecanismo
que tiene por objeto la proteccioacuten de los derechos constitucionales fundamentales auacuten aquellos que no se encuentren consagrados en la constitucioacuten cuando estos resulten vulnerados o amenazados por la accioacuten o la omisioacuten de cualquier autoridad puacuteblica
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial
Tutela
Poder
Tutela (respuesta)
Pruebas
Fallo
Impugnacioacuten (si aplica)
Fallo de segunda instancia (si aplica) 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 7 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes Constitucioacuten de Colombia artiacuteculo 86 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Constitucioacuten Poliacutetica PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2591 de 1991 Por el cual se reglamenta la accioacuten de tutela consagrada en el artiacuteculo 86 de la Constitucioacuten Poliacutetica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Acciones Populares 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente mediante el cual se reflejan las actuaciones como
mecanismo de proteccioacuten de los derechos e intereses colectivos y difusos (los relacionados con ambiente sano moralidad administrativa espacio puacuteblico patrimonio cultural seguridad y salubridad puacuteblicas servicios puacuteblicos consumidores y usuarios libre competencia econoacutemica y otros de similar naturaleza que se definen en ella)
22 Tipos Documentales Demanda (radicacioacuten)
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD-Constitucioacuten de Colombia artiacuteculo 88 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE
Constitucioacuten Poliacutetica CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 472 de 1998 Por la cual se desarrolla el artiacuteculo 88 de la Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia en relacioacuten con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute Interno de Conciliacioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos
adquiridos en las diferentes sesiones de este oacutergano decisorio en cumplimiento a las funciones asignadas en acto administrativo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial citando a Comiteacute
13
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Ficha teacutecnica
Acta de comiteacute de conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 691 de 2011 Por medio de la cual se unifica el Reacutegimen Legal del Comiteacute de Conciliacioacuten del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIOacuteN PREJUDICIAL 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo CONCILICIOacuteN PREJUDICIAL 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja las actuaciones referentes al convenio
que alcanzan los litigantes con la intervencioacuten de un tercero para concluir un pleito o litigio en marcha o para evitar su inicio
22 Tipos Documentales Solicitud de conciliacioacuten
Comunicacioacuten oficial
Telegrama
Ficha teacutecnica de conciliacioacuten
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten
Certificado de audiencia - Procuraduriacutea 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 640 de 2001
Por la cual se modifican normas relativas a la conciliacioacuten y se dictan otras disposiciones Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide el Coacutedigo General del Proceso y se dictan otras disposiciones PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1716 de 2009 Por el cual se reglamenta el artiacuteculo 13 de la Ley 1285 de 2009 el artiacuteculo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capiacutetulo V de la Ley 640 de 2001 Decreto 1829 de 2013 Por el cual se reglamentan algunas disposiciones de las Leyes 23 de 1991 446 de 1998 640 de 2001 y 1563 de 2012
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LEGALIDAD DE PROYECTOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
14
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Tiacutetulo LEGALIDAD DE PROYECTOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que evidencian la asesoriacutea juriacutedica respecto a los
proyectos de actos administrativos que elaboran las dependencias del Instituto
22 Tipos Documentales Control de legalidad al proyecto de Acto Administrativo
Comunicacioacuten oficial interna
Acto administrativo 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PREDIOS ADQUIRIDOS POR EL IDRD 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo PREDIOS ADQUIRIDOS POR EL IDRD 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que evidencia la propiedad y mantenimiento de los
bienes inmuebles a cargo del Instituto 22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial
Escritura puacuteblica
Promesa de compraventa
Avaluacuteo
Reserva presupuestal
Disponibilidad presupuestal
Certificado de libertad
Estudios juriacutedicos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 9 de 1989 Por la cual se
dictan normas sobre planes de desarrollo municipal compraventa y expropiacioacuten de bienes y se dictan otras disposiciones Ley 388 de 1997 Por la cual se modifica la Ley 9 de 1989 y la Ley 2 de 1991 y se dictan otras disposiciones COLOMBIA CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 04 de 1978
15
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Por el cual se crea el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS DE COBRO COACTIVO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo PROCESOS DE COBRO COACTIVO 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja las actuaciones inherentes al
procedimiento por medio del cual la Administracioacuten tiene la facultad de cobrar directamente las acreencias a su favor sin que medie intervencioacuten judicial adquiriendo la doble calidad de juez y parte dentro del proceso
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial
Auto de informe secretarial
Notificacioacuten personal
Planilla de visitas domiciliarias para cobro persuasivo
Planilla de llamadas telefoacutenicas para acuerdo persuasivo
Acuerdo de pago
Informe mensual de cartera
Reporte individual de cartera
Paz y salvo
Resolucioacuten de terminacioacuten de proceso
Auto por medio del cual se decreta un embargo y secuestro
Auto de nombramiento del secuestre
Auto de embargo de bienes
Acta de diligenciamiento de embargo y secuestro
Auto que ordena el avaluacuteo del bien
Auto solicitando la designacioacuten del perito evaluador
Auto por medio del cual se fija hora lugar y fecha del remate
Aviso de remate
Acta de remate
Auto aprobacioacuten del remate
Recibo de pago
Auto de Liquidacioacuten de creacutedito y de las costas
Acto de Liquidacioacuten de creacutedito y de las costas
Resolucioacuten de terminacioacuten del proceso por cancelacioacuten de la deuda por remate
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Notificacioacuten personal de la Resolucioacuten
Auto de proveer por medio del cual una vez analizada la situacioacuten actual del deudor se opta por llevar a consideracioacuten del Comiteacute Teacutecnico de Sostenibilidad Contable
Ficha teacutecnica del proceso de cobro coactivo
Auto de informe secretarial recomendando se decreta el archivo y terminacioacuten de un proceso
Resolucioacuten de terminacioacuten y archivo del proceso 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1066 de
2006 Por la cual se dictan normas para la normalizacioacuten de la cartera puacuteblica y se dictan otras disposiciones INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Civiles 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
juzgados civiles en los litigios juriacutedicos en que es parte integral 22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide el Coacutedigo General del Proceso y se dictan otras disposiciones INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Contencioso Administrativo 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
juzgados administrativos en los pleitos judiciales en que es parte integral
22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011
Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Laborales 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
juzgados laborales en los litigios juriacutedicos en que es parte integral
22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes Coacutedigo Sustantivo del Trabajo 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 712 de 2001
Por el cual se reforma el Coacutedigo Procesal del Trabajo INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Ordinarios 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
juzgados civiles en los litigios juriacutedicos en que es parte integral 22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1564 de
2012 Por medio de la cual se expide el Coacutedigo General del Proceso y se dictan otras disposiciones INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Penales 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
juzgados penales en los litigios juriacutedicos en que es parte integral
22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 906 de 2004
Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Penal Ley 1142 de 2007 Por medio de la cual se reforman parcialmente las Leyes 906 de 2004 599 de 2000 y 600 de 2000 y se adoptan medidas para la prevencioacuten y represioacuten de la actividad delictiva de especial impacto para la convivencia y seguridad ciudadana INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Policivos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
querellas en que es parte integral 22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 79 de 2003 Por
el cual se expide el Coacutedigo de Policiacutea de Bogotaacute DC 43 Fecha (s) de la
descripcioacuten (es) 03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL RECONOCIMIENTO DEPORTIVO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo RECONOCIMIENTO DEPORTIVO 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que expide el IDRD como reconocimiento deportivo
a los Clubes Deportivos inscritos en Bogotaacute previo al cumplimiento de los requisitos establecidos la normatividad vigente para fomentar patrocinar y organizar la praacutectica del deporte la recreacioacuten y el aprovechamiento del tiempo libre e impulsar programas de intereacutes puacuteblico y social dentro de una respectiva jurisdiccioacuten territorial
22 Tipos Documentales Acta de Asesoriacutea
Comunicacioacuten recibida para solicitar el otorgamiento
Proyecto de Resolucioacuten
21
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten Interna remitiendo proyecto de resolucioacuten
Resolucioacuten de reconocimiento Deportivo 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia 1991 (Artiacuteculo 52)
Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto uacutenico reglamentario 1085 de 2015 (Artiacuteculo 2511) ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Administrativo del Deporterdquo Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley (Artiacuteculos 67 ndash 72) ldquoPor la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativordquo Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 641 de 2001 (Artiacuteculos 2 ndash 7) ldquoPor la cual se reglamenta la Ley 582 de 2000rdquo ver artiacuteculos 2 al 7 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 de 2005 (Artiacuteculo 72 Racionalizacioacuten del traacutemite del reconocimiento deportivo) ldquoPor la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios puacuteblicosrdquo Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 181 de 1995 (Artiacuteculos 46 ndash 51) ldquoPor la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporterdquo En cuanto a los entes deportivos Municipales y Distritales el Acuerdo 17 de 1996 regula al respecto artiacuteculos 1 al 5 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1228 de 1995 (Artiacuteculos 1 2 3 6 18 19 21 y 22) ldquoPor el cual se revisa la legislacioacuten deportiva vigente y la estructura de los organismos del sector asociado con objeto de adecuarlas al contenido de la Ley 181 de 1995rdquo Resolucion-000012-de-12-Enero-2017 ldquoPor la cual se deja sin efecto la Resolucioacuten Ndeg 00547 del 12 de julio de 2010rdquo Resolucioacuten 006 de 2014 (Artiacuteculos 1 ndash 3) ldquoPor la cual se modifica el numeral 5deg del artiacuteculo 3 de la Resolucioacuten de Junta Directiva No 002 del 13 de septiembre de 2005 -Por medio de la cual se establece la estructura orgaacutenica del Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte y se determinan las funciones de sus dependencias- ldquo Resolucioacuten 360 de 2013 (Artiacuteculos 1 ndash 9) ldquoPor medio de la cual se modifica la Resolucioacuten 589 del 16 de diciembre del 2010rdquo ver artiacuteculos 1 al 9 Resolucioacuten 231 de 2011 (Artiacuteculos 1 al 25) ldquoPor la cual se reglamentan los requisitos que deben cumplir los Clubes Deportivos y Promotores para su funcionamientordquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
22
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Dependencia OFICINA ASESORA DE PLANEACIOacuteN AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Calidad y Control Interno 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos
adquiridos en las diferentes sesiones de este oacutergano decisorio en cumplimiento a las funciones asignadas en acto administrativo
22 Tipos Documentales Acta
Anexos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 499 de 2006 Por medio de la cual se modifican parcialmente las Resoluciones 583 y 664 de 2005 Resolucioacuten 150 de 2008 Por medio de la cual se modifica el artiacuteculo 3 de la Resolucioacuten 499 de 2006 relacionada con el Comiteacute de Calidad y Control Interno del Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04062018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL AUDITORIAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Auditoriacuteas Externas del Sistema de Gestioacuten de Calidad 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que agrupa los resultados de las auditoriacuteas
externas realizadas por entes certificados externos en el marco del Sistema de Gestioacuten de Calidad
22 Tipos Documentales Informe auditorias del sistema de gestioacuten de Calidad
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD COLOMBIA INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TEacuteCNICAS Y CERTIFICACIOacuteN Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten Puacuteblica NTCGP 10002009
42 Reglas o Normas Colombia- ICONTEC- Norma ISO 9001 de 2015 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Decreto 4485 (18 de noviembre de 2009) Por medio del cual se adopta la actualizacioacuten de la Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Puacuteblica Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1499 del (11 de septiembre de 2017) Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015 Decreto uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado con el Sistema de Gestioacuten establecido en el artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de2015 Articulo 222238
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INDICADORES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Indicadores de Gestioacuten de los Procesos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Agrupacioacuten documental que contiene la consolidacioacuten de los
resultados obtenidos en los distintos indicadores de gestioacuten de los procesos del Sistema de Gestioacuten
22 Tipos Documentales Acta de reunioacuten
Comunicacioacuten interna solicitando la validacioacuten de la creacioacuten del indicador
Comunicacioacuten interna informando la viabilidad o no viabilidad de modificacioacuten del indicador
Comunicacioacuten interna solicitando el reporte del indicador en el software de calidad
Medicioacuten y anaacutelisis de datos (software de calidad)
Relacioacuten indicadora por procesos
Matriz Consolidada de los indicadores 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 8 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty BulaLeyla Alarcoacuten Martiacutenez ndash Contratista
Fuentes TRD y Procedimiento de Indicadores de Procesos 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 01 de 2006 Por la cual se modifica parcialmente la Resolucioacuten de Junta Directiva No 0002 del 13 de septiembre de 2005
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
30082018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informe de la Revisioacuten por la Direccioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Contiene los informes que realiza la alta direccioacuten para revisar
el Sistema de Gestioacuten de Calidad y asegurarse de su conveniencia adecuacioacuten y eficiencia
22 Tipos Documentales Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas ICONTEC- NTC- ISO 9001 DE 2015
Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 01 de 2006 Por la cual se modifica parcialmente la Resolucioacuten de Junta Directiva No 0002 del 13 de septiembre de 2005
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de seguimiento a los Planes Operativos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que informan del avance y seguimiento efectuado
por cada dependencia del IDRD a su respectivo plan operativo 22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial interna
Informe de seguimiento
Comunicacioacuten interna 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 8 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Seguimiento a los Proyectos de Inversioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que indican el seguimiento de los proyectos de
inversioacuten en ejecucioacuten 22 Tipos Documentales Comunicaciones oficiales internas
Informe de seguimiento
Informe consolidado de seguimiento 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 8 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Planes Operativos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento en el cual los responsables de una entidad o
dependencia (Direccioacuten Subdireccioacuten Oficina etc) enumeran las actividades metas indicadores fechas y evidencias que deben cumplir en el corto plazo en cumplimiento al plan de trabajo o gestioacuten programada en la vigencia
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial interna
Programacioacuten Plan Operativo
Consolidado de la programacioacuten del Plan Operativo 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 8 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Proyectos de Inversioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Contiene los recurso y metas a realizar en cada Plan de
Desarrollo acorde a los proyectos de inversioacuten de la misionalidad de la entidad con metas y objetivos establecidos
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna de citacioacuten a sesiones de trabajo
Comunicacioacuten Oficial enviada - Proyeccioacuten del Presupuesto Plurianual de Inversioacuten
Comunicacioacuten Interna - Solicitud del Documento Teacutecnico de Formulacioacuten de Proyectos
Comunicacioacuten Interna de enviacuteo documento teacutecnico de formulacioacuten de Proyectos
Formulacioacuten plurianual de metas
Programacioacuten anual de actividades
Programacioacuten anual de metas
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Estructura anual de costos
Territorializacioacuten recursos vigencia
Matriz de Territorializacioacuten
Comunicacioacuten interna de envioacute Documento Teacutecnico de Formulacioacuten de Proyectos
Lista de chequeo
Ficha EBI (SEGPLAN)
Plan de Accioacuten (SEGPLAN)
Programacioacuten productos -metas- resultados PMR (Excel)
Registro de la programacioacuten de la vigencia PREDIS
Presupuesto orientado a resultados- POR
Cierre del mes del PMR en el PREDIS
Recibir Documento Teacutecnico de Formulacioacuten de Proyectos con modificaciones
Reformulacioacuten del proyecto
Comunicacioacuten Oficial enviada de Solicitud de concepto a la Secretariacutea Distrital de Planeacioacuten
Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico de repuesta al ordenador del gasto de respuesta a la viabilidad a las modificaciones solicitadas
Actualizacioacuten de modificacioacuten aprobada (SEGPLAN)
Comunicacioacuten oficial enviada de modificacioacuten de los proyectos de inversioacuten a la Secretariacutea Distrital de Planeacioacuten
Seguimiento mensual de actividades- proyectos de inversioacuten
Seguimiento mensual de metas proyectos de inversioacuten
Comunicacioacuten interna - Solicitud Seguimiento de Proyectos de Inversioacuten
Comunicacioacuten interna remitiendo los formatos diligenciados de seguimiento a las actividades y metas - proyectos de inversioacuten
Informe Ejecutivo de los proyectos de inversioacuten del mes respectivo
Comunicacioacuten Interna - Enviacuteo Informe Ejecutivo de Proyectos de Inversioacuten
Actualizacioacuten del indicador (software)
Informe Ejecutivo Publicacioacuten (software)
Comunicacioacuten interna - Informacioacuten de Territorializacioacuten
Comunicacioacuten interna - Seguimiento Moacutedulo de Gestioacuten del Plan de Desarrollo
Registro de la informacioacuten recibida en el trimestre-SEGPLAN
Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico informando la validacioacuten de la informacioacuten a la Secretariacutea Distrital de Planeacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 12 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuente TRD
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas CIRCULAR CONJUNTA 005 DE 2016 Armonizacioacuten Presupuestal SECRETARIA DISTRITAL DE PLANEACIOacuteN Manual De Usuarios Para La Administracioacuten Y Operacioacuten Del Banco Distrital De Programas Y Proyectos
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05102018
13 Dependencia OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL BOLETINES DE PRENSA 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo BOLETIacuteNES DE PRENSA 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Comunicacioacuten escrita que se utiliza para difundir eventos
actividades e iniciativas de la entidad dirigidas a los medios de comunicacioacuten
22 Tipos Documentales Boletiacuten de prensa 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL REGISTRO FIacuteLMICO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo REGISTRO FIacuteLMICO 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que evidencian el cubrimiento de eventos yo
elaboracioacuten de videos a divulgarse en la paacutegina WEB del Instituto
22 Tipos Documentales Solicitud de servicio para Cubrimiento Fiacutelmico
Material fiacutelmico
Casete betacam
CD de filmacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL REGISTRO FOTOGRAacuteFICO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo REGISTRO FOTOGRAacuteFICO 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos fotograacuteficos que reflejan el cubrimiento de
eventos festivales yo competencias que permiten mostrar y divulgar las diferentes actividades emprendidas por el Instituto o donde ha participado
22 Tipos Documentales Material fotograacutefico
CD de fotografiacutea
Aacutelbum fotograacutefico 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty del Socorro Bula Arroyo ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL REGISTRO DE SOLICITUDES DE SERVICIO DE COMUNICACIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo REGISTRO DE SOLICITUDES DE SERVICIO DE
COMUNICACIONES 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran la gestioacuten realizada frente a las
solicitudes internas yo externas tales como impresos comunicados boletines afiches volantes y actualizacioacuten web entre otros
22 Tipos Documentales Solicitud del servicio 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 3 antildeos 32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PIEZAS PROMOCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo PIEZAS PROMOCIONALES 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que evidencian la asesoriacutea a usuarios internos y
externos respecto a la imagen corporativa para material divulgativo como pancartas plegables folletos vallas afiches volantes pendones escudos de uniformes entre otros
22 Tipos Documentales Disentildeo Piezas Promocionales e Impresos Informativos
Muestra de la Pieza Promocional
Muestra Impresos Informativos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
14 Dependencia OFICINA DE CONTROL INTERNO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de la Oficina de Control Interno 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento en el que se relacionan los temas tratados y
acordados por el Comiteacute de Coordinacioacuten del Sistema de Control Interno Artiacuteculo 13 de la Ley 87 de 1993
22 Tipos Documentales Actas de reunioacuten Oficina de Control Interno
Actas de Entes de Control 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas COLOMBIA CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 87 de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
1993 ldquoPor la cual se establecen normas para el ejercicio del control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposicionesrdquo en el artiacuteculo 6ordm Responsabilidad del Control Interno dispone ldquoEl establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades puacuteblicas seraacute responsabilidad del representante legal o maacuteximo directivo correspondiente No obstante la aplicacioacuten de los meacutetodos y procedimientos al igual que la calidad eficiencia y eficacia del control interno tambieacuten seraacute de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las
entidades y organismosrdquo 43 Fecha (s) de la
descripcioacuten (es) 05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL AUDITORIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Auditoriacuteas Externas 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Estos documentos registran las acciones que la Entidad debe
mejorar de manera sistemaacutetica y disciplinada seguacuten lo evaluado por el Ente de Control Externo mejoras que deben ser eficaces y contener una evaluacioacuten del riesgo como tambieacuten facilitar su control y gobierno de tal suerte que garanticen eficacia eficiencia y economiacutea en todas sus operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecucioacuten de las funciones y actividades definidas para el logro de la misioacuten institucional
22 Tipos Documentales Comunicaciones Oficial recibida del Ente de Control solicitado informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta al ente de Control
Actas de reunioacuten y seguimiento de la auditoria
Informes preliminar
Comunicacioacuten interna solicitando informacioacuten del informe preliminar
Comunicacioacuten interna de respuesta al informe preliminar
Informe Final
Comunicacioacuten interna solicitando informacioacuten del Plan de Mejoramiento
Certificado SEVICOF
Comunicacioacuten interna de seguimiento al Plan de Mejoramiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Microfilmacioacuten y Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Nomas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 087 DE
1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
dictan otras disposiciones Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposicionesrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL AUDITORIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Auditoriacuteas Internas 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que reuacutene especiacuteficamente el estado de los
procesos de la entidad los resultados y seguimiento a las acciones de mejora
22 Tipos Documentales Programa y Plan
Comunicacioacuten Interna informando el Plan de Auditoria
Lista de chequeo y soportes
Acta de reunioacuten y seguimiento
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud a la respuesta de informacioacuten
Informes preliminar
Comunicacioacuten interna respuesta del informe preliminar
Informes Final
Comunicacioacuten interna de seguimiento a las acciones de mejora
Comunicacioacuten interna de respuesta a las acciones de mejora
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA LEY 087 de 1993
ldquoPor la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA LEY 1474 (12 de julio de 2011) Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposicionesrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Evaluacioacuten del Sistema de Control Interno
Contable 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que contiene la informacioacuten del cumplimiento
propio del proceso contable respecto a la implementacioacuten efectividad registro preparacioacuten difusioacuten y elaboracioacuten de la informacioacuten
22 Tipos Documentales
Comunicacioacuten oficial recibida solicitando la informacioacuten
Comunicacioacuten interna solicitando la informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes Resolucioacuten 357 de 2008 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA LEY 087 de 1993
ldquoPor la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA LEY 1474 (12 de julio de 2011) Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Instructivo 3 de 2017 Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposicionesrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Rendicioacuten de Cuenta Contraloriacutea de Bogotaacute 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que contienen la informacioacuten que se debe
presentar a la Contraloriacutea de Bogotaacute sobre la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes y recursos puacuteblicos por una vigencia fiscal determinada Numeral 1 artiacuteculo 6 de la Resolucioacuten Orgaacutenica 735 de 2013
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
33
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea Leyla Alarcoacuten Betty Bula
Contratistas Fuentes Resolucioacuten Orgaacutenica 735 de 2013
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 489 de 1998 se establecioacute que todas las entidades y organismos de la administracioacuten puacuteblica tienen la obligacioacuten de desarrollar su gestioacuten acorde con los principios de la democracia participativa y democratizacioacuten de la gestioacuten puacuteblica para lo cual dichas organizaciones deben realizar la rendicioacuten de cuentas a la
ciudad Colombia CONPES 3654 de 2010 ldquopor el cual se establece la Poliacutetica de Rendicioacuten de Cuentas la Ley 1712 de 2014 ldquopor medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo y el Manual Uacutenico de Rendicioacuten de Cuentas del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica se reitera el compromiso de realizar esta actividad que promueve los principios de Transparencia y Participacioacuten Ciudadana Colombia CONTRALORIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 735 (3 de diciembre de 2013) Por la cual se modifica la Resolucioacuten Orgaacutenica No 6289 del 8 de marzo de 2011 que ldquoEstablece el Sistema de Rendicioacuten Electroacutenica de la Cuenta e Informes ndash SIREC Que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la presentacioacuten de la Rendicioacuten de Cuenta e Informes a la Contraloriacutea General de la Republicardquo Bogotaacute 2013
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Seguimiento a los Controles de Advertencia 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra los controles de seguimiento fiscal realizados a los procesos de inversioacuten y gastos de la entidad en un periodo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de
informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviada de respuesta
Informe
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea Leyla Alarcoacuten Betty Bula
Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 087 DE 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Seguimiento a los Mapas de Riesgos
Institucionales 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Estos documentos son un componente de la administracioacuten del
riesgo de la entidad que sigue los lineamientos establecidos por el Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano ndash MECI 2014 en el cual se identifican los riesgos inherentes a la Gestioacuten Administrativa que desarrolla el Instituto frente a las funciones institucionales que se le han delegado por objeto y origen institucional
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando la informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 3antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea Leyla Alarcoacuten Betty Bula
Contratistas Fuentes TRD -Mapa de Riesgo del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 2641 de 2012 Por el cual se reglamentan los artiacuteculos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Seguimiento a Derechos de Autor Software 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento en el cual se verifica y reporta el cumplimiento de la
normativa relacionada con el licenciamiento de software a la Direccioacuten Nacional de Derechos de Autor el estado e inventario de equipos y licencias de la entidad
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes Circular No 04 del 22 de diciembre de 2006 42 Reglas o Normas Colombia DIRECTIVA PRESIDENCIAL No 02 del 12 de febrero
de 2002 Por el cual se establece el respeto al derecho de autor y los derechos conexos en lo referente a utilizacioacuten de programas de ordenador (software) Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Circular No 04 del 22 de diciembre de 2006 mediante la cual solicitoacute a los Representantes Legales y Jefes de Control Interno de las entidades u organismos puacuteblicos del orden nacional y territorial la informacioacuten relacionada con la ldquoVerificacioacuten recomendaciones y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre Softwarerdquo Colombia UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIOacuteN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR Circular No 017 del 01 de junio de 2011 Por la cual se modificacioacuten circular 12 del 2 de febrero de 2007 sobre recomendaciones seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre programas de computador (software) Colombia UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIOacuteN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR Circular No 12 del 2 de febrero de 2007 Por el cual se establece la Verificacioacuten recomendaciones seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre programas de computador (software)
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a la Secretaria General de la Alcaldiacutea Mayor 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
21 Alcance y Contenido Documentos que contienen la informacioacuten requerida por la Secretaria General de la Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute aquiacute se evidencian los avances obtenidos en la gestioacuten administrativa de los diferentes periodos
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 087 DE
1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
15032018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes Especiacuteficos a Otras Entidades por Requerimiento 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas yo privadas ademaacutes dan cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 087 DE
1993Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Autoevaluacioacuten al Sistema de Control Interno 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos en el que se registran los resultados anuales de la
evaluacioacuten final que se realiza al Sistema de Control Interno Artiacuteculo 2 del Decreto 2539 de 2000
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 87 DE 1993
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 1993 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 2539 (4 de diciembre de 2000) Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 del 4 de noviembre de 1999 Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes Evaluacioacuten al SCI DAFP 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que se refiere de forma especiacutefica al estado de
todos los componentes del Sistema de Control Interno y que debe publicarse cada cuatro meses en la paacutegina web de la entidad Artiacuteculo 9 Ley 1474 de 2011
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe
Certificacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 087 DE 1993
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones
Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 2539 (4 de diciembre del 2000) Por al cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999 Bogotaacute 2000 Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes Sitio WEB 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran la informacioacuten del desarrollo y
funcionamiento de los sitios web de la entidad articulado con los planes de desarrollo de los Gobiernos Distritales
22 Tipos Documentales
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Informe pormenorizado SCI
Informe Plan Anticorrupcioacuten y Atencioacuten al Ciudadano 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 87 DE 1993
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
39
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
15 Dependencia OFICINA DE ASUNTOS LOCALES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Ejecucioacuten y Seguimiento a Proyectos Formulados por las Alcaldiacuteas Locales
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que contiene la ejecucioacuten y seguimiento a
Proyectos Formulados por las Alcaldiacuteas Locales los cuales reflejan la ejecucioacuten de los proyectos de los Fondos de Desarrollo Locales relativos a temas de recreacioacuten y deporte ejecutados por el Instituto
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna remitiendo copias del contrato yo convenio a las Subdirecciones Teacutecnicas de Recreacioacuten Deporte y Construcciones
Comunicacioacuten Oficial enviando remitiendo las copias del contrato yo convenio a la Alcaldiacutea Local
Acta de inicio
Informe de seguimiento de Contrato Convenio
Comunicacioacuten interna informando sobre el incumplimiento del contrato
Comunicacioacuten oficial enviada solicitando descargos al contratista
Comunicacioacuten oficial enviada a la Alcaldiacutea informando el incumplimiento del contratista
Comprobante de cancelacioacuten de la multa
Comunicacioacuten oficial informando la cancelacioacuten de la multa
Comunicacioacuten interna informando aplicacioacuten de la poacuteliza
Comunicacioacuten interna enviando el comprobante de cancelacioacuten de la poacuteliza
Comunicacioacuten oficial informando la cancelacioacuten de la poacuteliza
Comunicacioacuten interna informado traacutemite de pagos
Comunicacioacuten interna solicitando concepto
Comunicacioacuten interna dando concepto sobre informe
Comunicacioacuten oficial solicitando cambios al informe
Comunicacioacuten oficial enviada a la Alcaldiacutea local solicitando la autorizacioacuten de pago
Orden de pago
Comunicacioacuten oficial remitiendo orden de pago a la Alcaldiacutea Local
Comunicacioacuten oficial enviada solicitando el CDP
Comunicacioacuten interna remitiendo el CDP
40
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten interna solicitando adicioacuten o proacuterroga
Minuta de adicioacuten o proacuterroga
ContratoConvenio legalizado
Comunicacioacuten interna remitiendo a la oficina de Asuntos Locales documentos legalizados
Informe final
Acta de liquidacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviada remitiendo copia del acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica
de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 1 2 322 323 y 324 Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Formulacioacuten y Concepto Teacutecnico de Proyectos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja la formulacioacuten de proyectos de los
Fondos de Desarrollo Local relativos a temas de recreacioacuten y deporte que ejecuto el IDRD
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial recibida por correo electroacutenico invitando a participar en mesas de trabajo
Cronograma (electroacutenico)
Comunicacioacuten Oficial recibida por correo electroacutenico de la Secretariacutea de Gobierno invitando a participar en mesas de trabajo
Comunicacioacuten Oficial recibida de las Alcaldes Locales con los proyectos y los soportes
Comunicacioacuten interna remitiendo los proyectos y sus soportes
Estudios de viabilidad teacutecnica y financiera de los proyectos recreativos deportes y obras
Comunicacioacuten interna remitiendo la ficha de evaluacioacuten teacutecnica de los proyectos
Comunicacioacuten oficial enviada a la Alcaldiacutea local informando la no viabilidad del proyecto
Comunicacioacuten oficial enviada solicitando los ajustes o
41
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
la reformulacioacuten de los proyectos
Aval teacutecnico proyectos de infraestructura
Comunicacioacuten oficial enviada a la Alcaldiacutea local informando la viabilidad del proyecto y solicitando el certificado presupuestal
Comunicacioacuten oficial enviada a la Secretariacutea Distrital de Gobierno remitiendo el tablero de control
Contrato 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
2 Dependencia SECRETARIA GENERAL
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Archivo 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento en el cual se relacionan los temas asesoriacuteas
aprobaciones deliberaciones compromisos y decisiones realizadas por el Comiteacute de Archivo de tipo administrativo yo teacutecnicos referentes a los procesos archiviacutesticos Artiacuteculo 282116 del Decreto 1080 de 2015
22 Tipos Documentales Comunicaciones oficial
Orden del Diacutea
Acta del Comiteacute de Archivo
Anexos relacionados con los temas abordados en la reunioacuten del Comiteacute
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 Antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Martiacutenez Betty Bula Arroyondash
Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el Decreto uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 2015 Artiacuteculo
42
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
282114 282115 y 282116 43 Fecha (s) de la
descripcioacuten (es) 12042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Junta Directiva 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que sirve de testimonio de los hechos y las
decisiones tomadas por los Miembros de la Junta Directiva del IDRD
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial citando a la reunioacuten de Junta Directiva
Orden del Diacutea
Actas de Junta Directiva
Anexos relacionados con los temas que se abordan en la reunioacuten del Comiteacute
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas
Fuentes Resolucioacuten 05 de 1997 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Que el numeral 7deg del artiacuteculo 17 de la Resolucioacuten 05 del 13 de 1997 dispone que es funcioacuten de la Junta Directiva
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
12042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CIRCULARES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Circulares Reglamentarias e Informativas 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento interno mediante el cual se expide informacioacuten
de intereacutes general cuyo contenido es de importancia o trascendencia para los funcionarios del IDRD donde se informa o imparten instrucciones de cumplimiento
22 Tipos Documentales NA 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas
Fuentes TRD ALCALDIacuteA DE BOGOTAacute Decreto 654 de 2011 Por el cual se adopta el Modelo de Gerencia Juriacutedica Puacuteblica para las entidades organismos y oacuterganos de control del Distrito Capital Disponible en httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi
43
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
=45159 42 Reglas o Normas Colombia Instituto Colombiano de Normas Teacutecnicas
ICONTEC Norma 3234 de 1996 Elaboracioacuten de Circulares Colombia Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1345 de 2010 Por el cual se establecen directrices de teacutecnica normativa
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
12102017
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Informe de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento consolidado que contiene una descripcioacuten del
estado de los recursos administrativos financieros y humanos a cargo de la administracioacuten dependencia o entidad cuyo objeto es dar a conocer la gestioacuten adelantada por la entidad en un periodo determinado
22 Tipos Documentales Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 16 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total- CT 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas
Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 951 de 2005 CIRCULAR 11 de 2005 RESOLUCIOacuteN ORGAacuteNICA 5674 de la Contraloriacutea General
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
19102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL RESOLUCIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Resoluciones Direccioacuten General 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento mediante el cual se definen o resuelven situaciones
de caraacutecter particular y concreto tales como las situaciones administrativas del personal de los diferentes niveles ocupacionales licencias permisos comisiones encargos nombramientos insubsistencias destituciones aceptacioacuten de renuncias traslados reclamaciones laborales reconocimiento
44
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de pagos disciplinarios entre otros a nivel misional 22 Tipos Documentales Resolucioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total CT 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas
Fuentes TRD Alcaldiacutea de Bogotaacute Decreto 654 de 2011 Por el cual se adopta el Modelo de Gerencia Juriacutedica Puacuteblica para las entidades organismos y oacuterganos de control del Distrito Capital Disponible en httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=4
5159 42
Reglas o Normas Colombia CONSTITUCION POLITICA Artiacuteculo 209 La funcioacuten administrativa estaacute al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad moralidad eficacia economiacutea celeridad imparcialidad y publicidad mediante la descentralizacioacuten la delegacioacuten y la desconcentracioacuten de funciones Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado La administracioacuten puacuteblica en todos sus oacuterdenes tendraacute un control interno que se ejerceraacute en los teacuterminos que sentildeale la ley Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones Articulo 9 a 12 Colombia CONCEJO DISTRITAL DE BOGOTA Acuerdo Nordm 4 de 1978 del Concejo de Bogotaacute se creoacute en el Distrito una entidad encargada de ser el ente rector de la recreacioacuten y el deporte en la ciudad de Bogotaacute Colombia Presidencia de la Repuacuteblica Decreto 1345 de 2010 Por el cual se establecen directrices de teacutecnica normativa
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
19102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL RESOLUCIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Resoluciones de Junta Directiva 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra los cambios estructurales surtidos en
la entidad en cuanto a las dependencias y cargos asiacute mismo se reflejan las funciones baacutesicas de las distintas dependencias
22 Tipos Documentales Resolucioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total- CT 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
45
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO MUNICIPAL DE BOGOTA Acuerdo 4 del
Concejo del Distrito Especial de Bogotaacute en 1978 Colombia
Distrito- Bogotaacute Que el numeral 7 del artiacuteculo 17 de la
Resolucioacuten 05 del 13 de mayo de 1997 ldquoPor medio de la cual se reforman los estatutos del Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporterdquo dispone que ARTIacuteCULO 17 FUNCIONES DE LA JUNTA La Junta Directiva como oacutergano supremo del Instituto tendraacute las siguientes funciones No 7 Adoptar la estructura orgaacutenica del Instituto Crear suprimir fusionar clasificar y reestructurar dependencias y cargos de la entidad sin generar con ello nuevas obligaciones presupuestales adoptando las escalas asignaciones y remuneraciones y determinar las funciones baacutesicas de las distintas dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
20042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL RESOLUCIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Resoluciones de la Subdireccioacuten Administrativa y Financiera 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento mediante el cual se definen o resuelven situaciones
de caraacutecter administrativo del personal de los diferentes niveles ocupacionales licencias permisos comisiones encargos nombramientos insubsistencias destituciones aceptacioacuten de renuncias traslados reclamaciones laborales reconocimiento de pagos disciplinarios etc y a nivel misional
22 Tipos Documentales Resoluciones 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD Alcaldiacutea de Bogotaacute Decreto 654 de 2011 Por el cual se adopta el Modelo de Gerencia Juriacutedica Puacuteblica para las entidades organismos y oacuterganos de control del Distrito Capital Disponible en httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=45159
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCION POLITICA Artiacuteculo 209 La funcioacuten administrativa estaacute al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad moralidad eficacia economiacutea celeridad imparcialidad y publicidad mediante la descentralizacioacuten la delegacioacuten y la desconcentracioacuten de funciones Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado La administracioacuten puacuteblica en todos sus oacuterdenes tendraacute un control interno que se ejerceraacute en los teacuterminos que sentildeale la ley Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 489 DE
46
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio
de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del
artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones Articulo 9 a 12 Colombia CONCEJO DISTRITAL DE BOGOTA Acuerdo Nordm 4 de 1978 del Concejo de Bogotaacute se creoacute en el Distrito una entidad encargada de ser el ente rector de la recreacioacuten y el deporte en la ciudad de Bogotaacute Colombia Presidencia de la Repuacuteblica Decreto 1345 de 2010 Por el cual se establecen directrices de teacutecnica normativa
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
20042018
21 Dependencia SECRETARIacuteA GENERAL - CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL NOTIFICACIONES POR ESTADO
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo NOTIFICACIONES POR ESTADO Nivel de Descripcioacuten Serie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento de notificacioacuten que se hace para algunas decisiones de
traacutemite como auto de cierre de investigacioacuten que ordena traslados para alegatos de conclusiones cuando el investigado no viene a presentarse de forma presencial
Tipos Documentales Notificacioacuten por Estado AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD Reglas o Normas Colombia- CONGRESO DE LA REPUBLICA- Ley 734 de 2002 Por el
cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Artiacuteculo 105 Notificacioacuten por estado Modificado por el Estatuto de Anticorrupcioacuten 1474 de 2011 ndash Artiacuteculo 46 Colombia ndash CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el coacutedigo de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo ndash Articulo 201
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
31-07-2018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS DISCIPLINARIOS
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Proceso Disciplinario Ordinario Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento que contiene el proceso escritural mediante el cual se
adelanta una actuacioacuten disciplinaria por incumplimiento al Manual de Funciones y al Reglamento Interno Ley 734 de 2002 Capitulo IX
Tipos Documentales Quejas
47
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Pruebas
Informe de hechos constitutivos de faltas disciplinarias
Acta reparto
Auto inhibitorio
Auto indagacioacuten preliminar implicado
Auto indagacioacuten preliminar averiguacioacuten
Auto apertura investigacioacuten
Comunicacioacuten auto inhibitoria
Comunicacioacuten apertura de indagacioacuten preliminar
Notificacioacuten personal
Notificacioacuten edicto
Auto decreta pruebas en indagacioacuten o investigacioacuten
Comunicacioacuten decreto oficioso de pruebas
Citacioacuten testigo
Citacioacuten quejoso ratificacioacuten y ampliacioacuten
Testimonio
Ratificacioacuten y ampliacioacuten de la queja
Versioacuten libre
Acta visita administrativa
Solicitud de documentos
Auto archivo
Comunicacioacuten auto archivo implicado
Comunicacioacuten auto archivo quejoso
Auto concediendo recurso apelacioacuten
Auto rechazando recurso apelacioacuten improcedente
Auto rechazando recurso apelacioacuten extemporaacuteneo
Auto declarando desierto recurso
Comunicacioacuten auto concede apelacioacuten
Comunicacioacuten auto niega recurso apelacioacuten
Comunicacioacuten implicado no apelante
Comunicacioacuten remisioacuten expediente segunda instancia
Auto concediendo recurso de queja
Auto declarando desierto recurso de queja
Auto declarando precluido recurso de queja
Auto rechazando recurso queja extemporaacuteneo
Comunicacioacuten traacutemite recurso de queja
Auto desatando apelacioacuten
Comunicacioacuten implicado segunda instancia
Comunicacioacuten auto segunda instancia quejoso
Comunicacioacuten apertura investigacioacuten implicado
Comunicacioacuten apertura investigacioacuten Personeriacutea
Comunicacioacuten apertura investigacioacuten Procuraduriacutea
Notificacioacuten edicto segunda instancia
Auto decreta pruebas indagacioacuten o investigacioacuten
Comunicacioacuten decreto oficioso de pruebas
Citacioacuten testigo Segunda instancia
Citacioacuten quejoso ratificacioacuten y ampliacioacuten segunda instancia
Testimonio segunda instancia
Ratificacioacuten y ampliacioacuten de la queja segunda instancia
Versioacuten Libre segunda instancia
Acta visita administrativa segunda instancia
Solicitud de documentos
48
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Auto proacuterroga teacutermino investigacioacuten
Pliego de cargos
Auto de cierre de investigacioacuten
Comunicacioacuten proacuterroga apertura de investigacioacuten implicado
Comunicacioacuten pliego de cargos
Auto nombramiento defensor
Auto decreta Pruebas
Auto niega pruebas
Auto corriendo traslado para alegar de conclusioacuten
Comunicacioacuten defensor de oficio
Comunicacioacuten Consultorio Juriacutedico
Auto rechazando recurso de reposicioacuten extemporaacuteneo
Auto rechazando recurso de reposicioacuten improcedente
Auto resolviendo recurso reposicioacuten
Auto concediendo recurso apelacioacuten
Auto rechazando recurso de apelacioacuten improcedente
Auto rechazando recurso de apelacioacuten extemporaacuteneo
Auto declarando desierto recurso
Comunicacioacuten auto concede apelacioacuten
Comunicacioacuten auto niega recurso apelacioacuten
Comunicacioacuten implicado no apelante
Auto Obedeacutezcase y Cuacutemplase
Fallo primera instancia
Comunicacioacuten Fallo primera instancia implicado
Comunicacioacuten fallo absolutorio quejoso
Comunicacioacuten remisioacuten expediente segunda instancia
Fallo segunda instancia
Comunicacioacuten Fallo segunda instancia
Fallo segunda instancia quejoso
Auto Obedeacutezcase y Cuacutemplase
Constancia de ejecutoria
Comunicacioacuten registro sancioacuten Personeriacutea
Comunicacioacuten registro sancioacuten Procuraduriacutea
AacuteREA DE VALORACIOacuteN Tiempo de Retencioacuten 14 Antildeos Disposicioacuten Final Seleccioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Coacutedigo Uacutenico Disciplinario PROCURADURIacuteA GENERAL DE LA NACIOacuteN Guiacutea de Capacitacioacuten Proceso Disciplinario Paacuteg 107-114 Disponible en httpswwwprocuraduriagovcoinfosimmediafilecapacitacionguiaGuia_de_capacitacion_g1_107-114pdf
Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA- el numeral 32 del
artiacuteculo 34 de la Ley 734 de 2002 Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 de 2002 Por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 906 de 2004 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Penal Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo
49
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Contencioso Administrativo Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1400 de 1970 Por los cuales se expide el Coacutedigo de Procedimiento Civil Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute DC RESOLUCIOacuteN 956 DE 2017 Por la cual se adopta el - Manual Distrital de Procesos y Procedimientos Disciplinarios para las entidades distritales a las que se aplica el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico - actualizado e incorporado por la Secretariacutea General de la Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute DC
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27 de septiembre de 2018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS DISCIPLINARIOS
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Proceso Disciplinario Verbal Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento escrito que soporta el procedimiento verbal desarrollado
mediante audiencias en el cual se adelanta una actuacioacuten disciplinaria por violacioacuten al Manual de Funciones y Reglamento Interno instituido por faltas leves o faltas graviacutesimas para servidores puacuteblicos y contratistas que desempentildeen funciones puacuteblicas Ley 734 de 2002 capitulo X
Tipos Documentales Quejas
Pruebas
Informe de hechos constitutivos de faltas disciplinarias
Acta reparto
Prueba
Auto inhibitorio
Auto citacioacuten audiencia
Notificacioacuten personal
Notificacioacuten verbal
Comunicacioacuten citacioacuten audiencia Talento Humano
Comunicacioacuten citacioacuten Audiencia Personeriacutea
Comunicacioacuten citacioacuten Audiencia Implicado
Auto declaratoria ausencia
Auto nombramiento defensor de oficio
Comunicacioacuten defensor de oficio
Comunicacioacuten consultorio juriacutedico
Ratificacioacuten y ampliacioacuten de la queja
Versioacuten libre
Testimonio
Audiencia y fallo proceso verbal
Auto concediendo recurso de apelacioacuten
Comunicacioacuten auto concede apelacioacuten
Auto declarando desierto el recurso
Auto rechazando recurso de apelacioacuten extemporaacuteneo
Comunicacioacuten auto niega recurso de apelacioacuten
Comunicacioacuten implicado no apelante
Comunicacioacuten remisioacuten expediente segunda instancia
50
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Fallo de segunda instancia
Comunicacioacuten fallo de segunda instancia
Notificacioacuten Personal
Notificacioacuten Edicto
Auto Obedeacutezcase y Cuacutemplase
Auto de incorporacioacuten
Auto de remisioacuten por competencia otro operador interno
Acto administrativo que ordena la ejecucioacuten de la sancioacuten
Solicitud de revocatoria directa
Auto que rechaza la revocatoria directa
Auto de remisioacuten por competencia poder preferente
Comunicacioacuten a otras entidades
Comunicacioacuten al nominador para la ejecucioacuten
Comunicacioacuten registro sancioacuten Procuraduriacutea
Comunicacioacuten registro sancioacuten Personeriacutea
Auto de acumulacioacuten
Comunicacioacuten fallo absolutorio quejoso
Constancia de ejecutoria
Auto de nulidad
AacuteREA DE VALORACIOacuteN Tiempo de Retencioacuten 14 Antildeos Disposicioacuten Final Seleccioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Coacutedigo Uacutenico Disciplinario Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA- el numeral 32 del
artiacuteculo 34 de la Ley 734 de 2002 Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Capiacutetulo X Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute DC RESOLUCIOacuteN 956 DE 2017 Por la cual se adopta el - Manual Distrital de Procesos y Procedimientos Disciplinarios para las entidades distritales a las que se aplica el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico - actualizado e incorporado por la Secretariacutea General de la Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute DC
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27 de septiembre de 2018
22 Dependencia SECRETARIA GENERAL - ATENCIOacuteN AL CLIENTE QUEJAS RECLAMOS Y DEFENSOR DEL CIUDADANO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PETICIONES QUEJAS RECLAMOS Y SOLUCIONES (PQRS)
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo PETICIONES QUEJAS RECLAMOS Y SOLUCIONES (PQRS) 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
Documento que registra las (PQRS) inscritas a traveacutes del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones ndashSDQS las cuales son enviadas al aacuterea competente para su respuesta Peticioacuten Toda actuacioacuten que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de peticioacuten consagrado en el artiacuteculo 23 de la Constitucioacuten Poliacutetica sin que sea necesario invocarlo
51
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
21
Alcance y Contenido
Queja Manifestacioacuten de inconformidad que se realiza en virtud de un hecho o situacioacuten irregular en el comportamiento de un servidor puacuteblico un particular que presta un servicio puacuteblico o la negligencia en el actuar de una autoridad administrativa (Inconformidad sobre conducta funcionario) Reclamo Manifestacioacuten de inconformidad acerca de la prestacioacuten de un servicio o la realizacioacuten de un proceso (Inconformidad sobre gestioacuten entidad) Sugerencia Recomendacioacuten para mejorar la gestioacuten atencioacuten o prestacioacuten del servicio
Denuncia La que se pone en conocimiento de la autoridad cuando un hecho implica vulneracioacuten de la ley en alguna forma
22 Tipos Documentales Requerimiento-PQRS
Formato uacutenico de peticiones quejas y reclamos
Registro de la PQRS (hoja de caacutelculo)
Traslado de la peticioacuten (sistema de gestioacuten documental Orfeo)
Registro de la peticioacuten sistema SDQS
Comunicacioacuten oficial de respuesta al peticionario
Comunicacioacuten interna inicio de proceso disciplinario
Comunicacioacuten interna asignado al responsable de atender la peticioacuten (Sistema de Gestioacuten Documental Orfeo)
Comunicacioacuten oficial de respuesta al peticionario
Aviso
Comunicacioacuten interna a las dependencias peticiones pendientes de cierre
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991
Artiacuteculo 23 Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de intereacutes general o particular y a obtener pronta resolucioacuten El legislador podraacute reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 1755 de 2015 Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Peticioacuten y se sustituye un tiacutetulo del Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Artiacuteculo 13 1415 17 18 19 20 21 22 24 2526 27 29 30 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 190 de 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administracioacuten Puacuteblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcioacuten administrativa Artiacuteculo 54
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Artiacuteculos 5 7 8 15 inciso primero 17 20 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Artiacuteculo 76 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 de 2002 Por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2623 de 2009 Por el cual se crea el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1166 de 2016 Por el cual se adiciona el capiacutetulo 12 al Tiacutetulo 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Justicia del Derecho relacionado con la presentacioacuten tratamiento y radicacioacuten de las peticiones presentadas verbalmente Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones procedimientos y traacutemites innecesarios existentes en la Administracioacuten Puacuteblica Artiacuteculos 12 13 14
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
20102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra la gestioacuten seguimiento y estadiacutesticas
del aacuterea frente a las PQRS recibidas por la entidad y las respuestas y soluciones brindadas y reportadas por el SDQS
22 Tipos Documentales Informes 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que contiene los informes excepcionales requeridos
por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de las funciones del IDRD
22 Tipos Documentales Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes Coacutedigo Disciplinario Uacutenico 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica
de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23042018
23 Dependencia SECRETARIA GENERAL - APOYO A LA CONTRATACIOacuteN AGRUPACION DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Contratacioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra las decisiones que se toman frente a
los procesos de contratacioacuten ldquoLicitaciones puacuteblicas concurso de meacuteritos prorroga y adicionesrdquo
22 Tipos Documentales Acta de Comiteacute de Contratacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Normativa de la Entidad 42 Reglas o Normas RESOLUCION No 137 de 2014 Por medio de la cual se
adopta el Manual de Contratacioacuten del Instituto Distrital de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Recreacioacuten y Deporte -lDRD
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contratos de Adopcioacuten de Parques o Escenarios 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio
Propuesta del proyecto o actividad
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio uacuteltimos 3 antildeos gravables)
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Escritura puacuteblica de donacioacuten o Acto administrativo de aceptacioacuten
Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de entrega del bien
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico ndash Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de
octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Adquisicioacuten de Bienes y Servicios 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de talento humano apoyo a la gestioacuten de la entidad
Invitacioacuten puacuteblica y publicacioacuten (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuesta a las observaciones
Publicacioacuten de las respuestas a las observaciones (SECOP)
Adendas y publicacioacuten (SECOP)
Acta de cierre Publicacioacuten (SECOP)
Evaluacioacuten y publicacioacuten(SECOP)
Subsanes
Propuesta econoacutemica
Propuesta ganadora
Contrato y publicacioacuten (SECOP)
Registro presupuestal
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informe del contratista
Certificado del supervisor
Fotocopias pago EPS pensioacuten
Comprobante de pago de tesoreriacutea
Informe final supervisioacuten
Acta de liquidacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Manual de Contratacioacuten del IDRD - Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Aprovechamiento Econoacutemico 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica que cede temporalmente el uso de un bien a cambio de una renta
22 Tipos Documentales Solicitud de Subdireccioacuten inicio de traacutemite de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Estudio de Canje
Formato de Solicitud de preacutestamo de uso temporal del espacio puacuteblico administrado por el IDRD
Proyecto de manejo de ocupacioacuten del Espacio Puacuteblico
Oficio Subdireccioacuten Aprobando disponibilidad del escenario
Copia del recibo de pago del 20 de anticipo por concepto de la reserva yo escenario
Paz y Salvo expedido por el supervisor del contrato o permiso (si anteriormente ha realizado eventos en el espacio puacuteblico administrado por el IDRD
Paz y salvo antildeo anterior expedido por la tesoreriacutea del IDRD (caes Cicloviacutea)
Registro de informacioacuten tributaria RIT
Registro uacutenico tributario RUT
Fotocopia de libreta militar (hombres)
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea o de extranjeriacutea (persona natural)
Fotocopia de la ceacutedula del representante legal (persona juriacutedica)
Visa donde se especifique que puede desarrollar la actividad (para personas naturales extranjeras
Certificado del revisor fiscal o representante legal de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
aportes parafiscales y seguridad social (persona juriacutedica)
Certificado de existencia o representacioacuten legal o personeriacutea juriacutedica
Carta de compromiso de restitucioacuten del espacio puacuteblico y cumplimiento del Proyecto de manejo
Autorizacioacuten junta de socios para celebrar contratos (persona juriacutedica)
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Certificado de manipulacioacuten de alimentos
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten oficial interna legalizando el contrato
Copia de pago total preacutestamo escenario
Acta de inicio o entrega
Acta de devolucioacuten
Paz y Salvo expedido por el supervisor
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten del IDRD y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 22121411
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Comodato 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica en la que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raiacutez para que haga uso de ella y con cargo de restituir la misma especie despueacutes de terminar el uso
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Paraacutemetros del contrato
Paraacutemetros del contrato
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de la Subdireccioacuten de regulacioacuten y persona juriacutedica de la Direccioacuten de Regulacioacuten y control de la Secretariacutea Distrital de Cultura Recreacioacuten y Deporte de la Alcaldiacutea Mayor (aplica a las ligas deportivas)
Resolucioacuten de reconocimiento deportivo (ente deportivo)
Propuesta del proyecto o actividad
Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades
Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio uacuteltimos 3 antildeos gravables
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de entrega del bien 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Consultoriacutea 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecucioacuten de proyectos de inversioacuten estudios de diagnoacutestico prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especiacuteficos asiacute como son las asesoriacuteas teacutecnicas de coordinacioacuten control y supervisioacuten Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Ficha teacutecnica de bien o servicio a contratar
Ficha teacutecnica de bien o servicio a contratar
Anaacutelisis de garantiacuteas a solicitar
Descripcioacuten de la necesidad a satisfacer
Descripcioacuten del objeto a contratar
Cronograma de la ejecucioacuten de servicios
Anaacutelisis de mercado
Memorando de aprobacioacuten o devolucioacuten del estudio de mercado
Formato de Propuesta econoacutemica
Anaacutelisis de riesgos
Asignacioacuten grupo evaluador
Aviso de convocatoria y publicacioacuten (SECOP)
Proyecto de pliego y publicacioacuten(SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuesta de observaciones y publicacioacuten(SECOP)
Acto de apertura o Resolucioacuten de apertura y publicacioacuten (SECOP)
Pliegos definitivos y publicacioacuten (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuestas de observaciones y publicaciones (SECOP)
Adendas y Publicaciones (SECOP)
Acta de cierre del proceso y publicacioacuten(SECOP)
Evaluacioacuten preliminar de Propuestas Teacutecnicas Seleccionadas
Presentacioacuten de observaciones y Subsanes
Respuestas de observaciones y publicaciones (SECOP)
Evaluacioacuten definitiva de la Propuestas Teacutecnicas Seleccionadas
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Acto o resolucioacuten de adjudicacioacuten
Publicacioacuten del acto o adjudicacioacuten (SECOP)
Acta de acuerdos
Propuesta econoacutemica ganadora
Propuesta Ganadora
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Garantiacuteas
Comunicacioacuten oficial interna comunicando la legalizacioacuten
Comunicacioacuten oficial interna comunicando la legalizacioacuten
Informes
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Articulo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten IDRD y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contratos de Donacioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de donacioacuten el cual es un acto por el cual una persona transfiere gratuita e irrevocablemente una parte de sus bienes a otra persona que los aceptaraquo De la anterior definicioacuten se pueden extraer las caracteriacutesticas de la donacioacuten las cuales son de caraacutecter gratuito
61
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio
Propuesta del proyecto o actividad
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Escritura puacuteblica de donacioacuten o Acto administrativo de aceptacioacuten
Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de entrega del bien 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contratos de Interventoriacutea 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten refleja el seguimiento teacutecnico a la ejecucioacuten de contratos realizado por una persona natural o juriacutedica contratada para ese fin por la Entidad
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso
Estudio de conveniencia y oportunidad
62
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Certificado de disponibilidad presupuestal
Ficha teacutecnica de bien o servicio a contratar
Anaacutelisis de garantiacuteas a solicitar
Descripcioacuten de la necesidad a satisfacer
Descripcioacuten del objeto a contratar
Cronograma de la ejecucioacuten de servicios
Anaacutelisis de mercado
Memorando de aprobacioacuten o devolucioacuten del estudio de mercado
Formato de Propuesta econoacutemica
Anaacutelisis de riesgos
Asignacioacuten grupo evaluador
Aviso de convocatoria y publicacioacuten (SECOP)
Proyecto de pliego y publicacioacuten(SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuesta de observaciones y publicacioacuten(SECOP)
Acto de apertura o Resolucioacuten de apertura y publicacioacuten (SECOP)
Pliegos definitivos y publicacioacuten (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuestas de observaciones y publicaciones (SECOP)
Adendas y Publicaciones (SECOP)
Acta de cierre del proceso y publicacioacuten(SECOP)
Evolucioacuten preliminar de Propuestas Teacutecnicas Seleccionadas
Presentacioacuten de observaciones y Subsanes
Respuestas de observaciones y publicaciones (SECOP)
Evaluacioacuten definitiva de las Propuestas Teacutecnicas Seleccionadas
Acto o resolucioacuten de adjudicacioacuten
Publicacioacuten del acto o adjudicacioacuten (SECOP)
Acta de acuerdos
Propuesta econoacutemica ganadora
Propuesta Ganadora
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Garantiacuteas
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Acta de inicio
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total y Medio Tecnoloacutegico 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten IDRD y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Interventoriacutea de Obra de Parques y Escenarios 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales para la construccioacuten mantenimiento instalacioacuten y otros trabajos materiales sobre bienes inmuebles Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993 con una persona natural o juriacutedica
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna con la que se recibe el contrato legalizado
Comunicacioacuten Interna con la que se designa el Coordinador de Obra
Acta de Reunioacuten con el Interventor
Comunicacioacuten Oficial Recibida con la documentacioacuten del contrato
Acta de Inspeccioacuten Preliminar
Acta de vecindad
Solicitud del Anticipo
Acta de Inicio del contrato
Informe de pre ndash construccioacuten
Acta de Reunioacuten con la Comunidad para informar el alcance de la obra
Bitaacutecora de obra
Acta de comiteacute
Informe mensual de Interventoriacutea
Acta de recibo parcial de Interventoriacutea
Acta de recibo parcial de obra
Comunicacioacuten interna de modificaciones contractuales
Acta de aprobacioacuten de actividades no previstas
Acta de suspensioacuten
Acta de reiniciacioacuten
Acta de terminacioacuten
64
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Acta de recibo final de obra
Acta de entrega de la obra al aacuterea usuaria o a la comunidad
Acta de recibo final de Interventoriacutea
Acta de Liquidacioacuten
Comunicacioacuten interna de entrega de los Planos Record
Cuadro de relacioacuten de contratos (hoja de Excel)
Comunicacioacuten oficial enviada informando visita de inspeccioacuten por estabilidad
Acta de la Visita de estabilidad de la obra
Comunicacioacuten interna reportando las fallas detectadas
Comunicacioacuten Oficial Enviada reportando las fallas encontradas en la visita
Acta de la reunioacuten entre el contratista y el interventor donde se verifican las fallas encontradas en la visita
Comunicacioacuten oficial recibida sobre la Programacioacuten de las obras de Reparacioacuten
Comunicacioacuten oficial aceptacioacuten de programacioacuten reparacioacuten
Acta de recibo de los trabajos de reparacioacuten
Comunicacioacuten oficial Recibida de descargos
Comunicacioacuten interna Solicitando concepto teacutecnico
Comunicacioacuten interna solicitando cuantificacioacuten de dantildeos
Informe de valoracioacuten y cuantificacioacuten de dantildeos
Informe para declaratoria de siniestro
Comunicacioacuten interna de declaracioacuten de siniestro
Comunicacioacuten oficial interna de solicitud de preparacioacuten del acto administrativo correspondiente
Concepto Juriacutedico
Comunicacioacuten Interna para determinar la validez de los descargos efectuados
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten del IDRD y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Mantenimiento 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica por el cual una parte se obliga a prestar el servicio de mantenimiento sobre un equipo fiacutesico o loacutegico a cambio de un precio que la otra parte el cliente se compromete a pagar
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de talento humano apoyo a la gestioacuten de la entidad
Invitacioacuten puacuteblica y publicacioacuten (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Repuesta a las observaciones
Publicacioacuten de las respuestas a las observaciones (SECOP)
Adendas y publicacioacuten (SECOP)
Acta de cierre Publicacioacuten (SECOP)
Evaluacioacuten y publicacioacuten(SECOP)
Subsanes
Propuesta econoacutemica
Propuesta ganadora
Contrato y publicacioacuten (SECOP)
Registro presupuestal
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informe del contratista
Certificado del supervisor
Fotocopias pago EPS pensioacuten
Comprobante de pago de tesoreriacutea
Informe final supervisioacuten
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten del IDRD
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
y Normativa de la Entidad 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de
octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Obras de Construccioacuten de Parques 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales para la construccioacuten mantenimiento instalacioacuten y otros trabajos materiales sobre bienes inmuebles en este caso parques Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993 con una persona natural o juriacutedica
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Ficha teacutecnica de bien o servicio a contratar
Anaacutelisis de garantiacuteas a solicitar
Descripcioacuten de la necesidad a satisfacer
Presupuesto oficial yo anaacutelisis de precios
Anaacutelisis de mercado
Memorando de aprobacioacuten o devolucioacuten de estudio de mercado
Anaacutelisis de riesgos
Asignacioacuten grupo evaluador
Aviso de convocatoria
Proyecto de pliego ajustado
Publicacioacuten convocatoria (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuestas a las observaciones
Acto e apertura o Resolucioacuten de apertura
Publicacioacuten de la apertura (SECOP)
Pliegos definitivos y publicacioacuten (SECOP)
Acta de audiencia de asignacioacuten de riesgos
67
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Aclaraciones a los pliegos definitivos
Publicacioacuten en el (SECOP)
Postulante de proponentes (Seleccioacuten Abreviada)
Manifestacioacuten de intereacutes en participar
Sorteo de proponentes (Seleccioacuten Abreviada)
Presentacioacuten de observaciones
Respuestas a las observaciones
Adendas y (publicacioacuten SECOP)
Acta de cierre del proceso y publicacioacuten (SECOP)
Evaluacioacuten preliminar y publicacioacuten (SECOP)
Comunicados oficiales
Subsanes y observaciones
Respuestas a las observaciones
Publicacioacuten de las respuestas a las observaciones (SECOP)
Evaluacioacuten definitiva
Publicacioacuten de la evaluacioacuten (SECOP)
Resolucioacuten de adjudicacioacuten
Publicacioacuten de la resolucioacuten (SECOP)
Acta de audiencia de adjudicacioacuten
Publicacioacuten del acta de audiencia (SECOP)
Propuesta econoacutemica ganadora
Propuesta ganadora
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Registro presupuestal
Garantiacuteas
Comunicacioacuten interna informando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informes
Entrada al almaceacuten (compraventa yo suministro) Informe final de supervisioacuten
Acta de liquidacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total y Medio Tecnoloacutegico 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Manual de Contratacioacuten - Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013
68
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Prestacioacuten de Servicios (Persona Natural o
Juriacutedica) 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con personas naturales o juriacutedicas con el objeto de realizar actividades relacionadas con la administracioacuten o funcionamiento de una entidad puacuteblica Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993
22 Tipos Documentales Memorando de solitud del proceso
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuesta
Certificado de talento humano (apoyo a la gestioacuten de la entidad)
Verificacioacuten perfil personas naturales
Entrevista de verificacioacuten perfil personas naturales
Formato uacutenico de hoja de vida
Declaracioacuten de bienes y rentas
Fotocopia de los tiacutetulos
Fotocopias de los certificados de experiencia e idoneidad
Registro de informacioacuten tributaria RIT
Registro uacutenico tributario RUT
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea o extranjeriacutea (persona natural)
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal (persona juriacutedica)
Fotocopia libreta militar (hombres)
Copia de la tarjeta profesional
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Afiliacioacuten al sistema de salud y pensioacuten
Certificacioacuten bancaria
Certificado de existencia y representacioacuten legal (persona juriacutedica)
Autorizacioacuten Junta de socios (persona juriacutedica)
Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Registro presupuestal
69
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Garantiacuteas (aprobadas)
comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de Inicio
Informes del Contratista
Certificado del supervisor
Pago de EPS PENSIOacuteN ARP (fotocopias)
Comprobante de pago de tesoreriacutea 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 2212149
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Prestacioacuten de Servicios Artiacutesticos (Persona Natural
o Juriacutedica) 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con personas naturales o juriacutedicas con el objeto de realizar actividades relacionadas con el objeto social de la entidad en este caso servicios artiacutesticos Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993
22 Tipos Documentales
Memorando de solitud del proceso
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de talento humano (apoyo a la gestioacuten de la entidad)
70
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Verificacioacuten perfil personas naturales
Entrevista de verificacioacuten perfil personas naturales
Formato uacutenico de hoja de vida
Declaracioacuten de bienes y renta
Fotocopia de los tiacutetulos
Fotocopias de los certificados de experiencia e idoneidad
Registro de informacioacuten tributaria RIT
Registro uacutenico tributario RUT
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea o extranjeriacutea (persona natural)
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal (persona juriacutedica)
Fotocopia libreta militar (hombres)
Copia de la tarjeta profesional Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Afiliacioacuten al sistema de salud y pensioacuten
Certificacioacuten bancaria Certificado de existencia y representacioacuten legal (persona juriacutedica)
Autorizacioacuten Junta de socios (persona juriacutedica)
Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Registro presupuestal Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna legalizando del contrato
Acta de Inicio
Informes del contratista
Pago de EPS PENSIOacuteN ARP (fotocopias)
Comprobante de pago de tesoreriacutea 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Normativa de la Entidad 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de
octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 2212149
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Suministro 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica en el cual una parte se obliga a cambio de una contraprestacioacuten a cumplir en favor de otra en forma independiente prestaciones perioacutedicas o continuadas de cosas o servicios Artiacuteculo 968 del Decreto 410 de 1971
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Certificado de talento humano apoyo a la gestioacuten de la entidad
Invitacioacuten puacuteblica y publicacioacuten (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Repuesta a las observaciones
Publicacioacuten de las respuestas a las observaciones (SECOP)
Adendas y publicacioacuten (SECOP)
Acta de cierre Publicacioacuten (SECOP)
Evaluacioacuten y publicacioacuten(SECOP)
Subsanes
Propuesta econoacutemica
Propuesta ganadora
Contrato y publicacioacuten (SECOP)
Registro presupuestal
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informe del contratista
Certificado del supervisor
Fotocopias pago EPS pensioacuten
Comprobante de pago de tesoreriacutea
Informe final supervisioacuten
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de
72
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Convenio de Asociacioacuten de Deportes -Parques 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado como convenio de asociacioacuten deportiva para intervenir parques en una localidad de la ciudad en el que se establecen los teacuterminos las obligaciones y compromisos de las partes se pueden suscribir con una persona natural o juriacutedica
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de la Subdireccioacuten de regulacioacuten y persona juriacutedica de la Direccioacuten de Regulacioacuten y control de la Secretariacutea Distrital de Cultura Recreacioacuten y Deporte de la Alcaldiacutea Mayor (aplica a las ligas deportivas)
Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio
Resolucioacuten de reconocimiento deportivo (ente deportivo)
Propuesta del proyecto o actividad
Reconocimiento de la persona juriacutedica (entidad sin (aacutenimo de lucro)
Formato uacutenico de hoja de vida (persona juriacutedica sin aacutenimo de lucro)
Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal
Certificaciones de experiencia
Antecedentes Personeriacutea
Fotocopia del RUT
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Fotocopia del RIT Autorizacioacuten Secretariacutea y Cultura Recreacioacuten y Deporte
Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales
Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio (uacuteltimos 3 antildeos gravables)
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Copias estatutos
Comunicacioacuten interna autorizando celebrar contrato
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Registro presupuestal
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informes
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total ndash Medio Tecnoloacutegico 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 22121411
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Convenio de Cooperacioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra el acuerdo de voluntades suscrito entre
instituciones en este caso entre el Instituto Distrital de Recreacioacuten y una institucioacuten de otro paiacutes u organismo internacional en el que se establecen los teacuterminos o bases de
74
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
cooperacioacuten interinstitucional y las obligaciones y compromisos de las partes
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio
Resolucioacuten de reconocimiento deportivo (ente deportivo)
Propuesta del proyecto o actividad
Reconocimiento de la persona juriacutedica (entidad sin aacutenimo de lucro) Formato uacutenico de hoja de vida (persona juriacutedica sin aacutenimo de lucro)
Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal
Certificaciones de experiencia
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Registro uacutenico tributario RUT
Registro de informacioacuten tributaria RIT
Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales
Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio uacuteltimos 3 antildeos gravables
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Copias estatutos
Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Registro Presupuestal
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informes
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total ndash Medio Tecnoloacutegico 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para
75
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Vinculacioacuten al Acuerdo 0782002 y 3522008 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten de exenciones de impuesto de industria y comercio avisos y tableros para contribuyentes que contraten con el Distrito el mantenimiento administracioacuten o inversioacuten en parques la explotacioacuten y recursos para los mismos usos y veeduriacuteas para su administracioacuten adecuada
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio
Resolucioacuten de reconocimiento deportivo (ente deportivo)
Propuesta del proyecto o actividad
Reconocimiento de la persona juriacutedica (entidad sin aacutenimo de lucro)
Formato uacutenico de hoja de vida (persona juriacutedica sin aacutenimo de lucro)
Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal
Certificaciones de experiencia
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Registro uacutenico tributario RUT
Registro de informacioacuten tributaria RIT
Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales
Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio uacuteltimos 3 antildeos gravables
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Copias estatutos
Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Registro presupuestal
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informe
Acta de liquidacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten IDRD y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 22121411 Colombia CONCEJO DE BOGOTA DC ACUERDO 078 DEL 2002 Dicta disposiciones para la sostenibilidad de parques en el Distrito Capital define el sistema de parques del distrito la exencioacuten al impuesto de industria y comercio avisos y tableros para contribuyentes que contraten con el Distrito el mantenimiento administracioacuten o inversioacuten en parques la explotacioacuten y recursos para los mismos usos y veeduriacuteas para
su administracioacuten adecuada Art 1 a 10 Vigencia Art 11 43 Fecha (s) de la
descripcioacuten (es) 01102018
24 Dependencia SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA AGRUPACION DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Transferencias Documentales Secundarias 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra el proceso de las Transferencias
Documentales Secundarias realizadas por la Entidad hacia el
77
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Archivo Distrital resultado de la aplicacioacuten y disposiciones finales registradas para series y subseries en las Tablas de Retencioacuten Documental adoptadas y lo dispuesto el Decreto 1515 de 2013
22 Tipos Documentales Acta de transferencia secundaria
Inventario de registros de la documentacioacuten a transferir 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final E Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Normativa de la Entidad 42 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 de
2000 consagra en su artiacuteculo 4deg literal a) Fines de los archivos El objetivo esencial es el de disponer de la documentacioacuten organizada en tal forma que la informacioacuten institucional sea recuperable para uso de la Administracioacuten en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 de julio 14 de 2000 ldquoPor medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Decreto 1515 de 2013 ldquopor el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histoacuterico al Archivo General de la Nacioacuten a los archivos generales de los entes territoriales helliprdquo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 ldquoPor el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivosrdquo Archivo General de la Nacioacuten
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Consecutivo de Comunicaciones Oficiales Enviadas 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Copias de las comunicaciones oficiales enviadas que
conforman un consecutivo en razoacuten del nuacutemero de radicacioacuten y se administran en el aacuterea de Correspondencia o quien haga sus veces Artiacuteculo 11 Acuerdo 060 de 2001
22 Tipos Documentales Copia de las Comunicaciones Oficiales 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 Antildeos 32 Disposicioacuten Final E Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Acuerdo 060 de 2001
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060
78
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
(30 de octubre de 2001) por el cual se establecen pautas para la administracioacuten de las comunicaciones oficiales en las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas Bogotaacute 2001
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informes
Anexos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final CT Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes Archivo General de la Nacioacuten- AGN 42 Reglas o Normas CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la
cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten Documental 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que refleja de manera ejecutiva los datos
estadiacutesticos de los avances obtenidos en cada una de las actividades desarrolladas por el grupo durante los diferentes periodos
22 Tipos Documentales Informes Estadiacutesticos de los servicios prestados
Informes perioacutedicos de gestioacuten del aacuterea de gestioacuten documental
79
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final CT Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=1
70830 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005
Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Cuadro de Clasificacioacuten Documental - CCD
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Instrumento archiviacutestico que refleja la Jerarquizacioacuten dada a la
documentacioacuten producida por la entidad por medio de secciones subsecciones series y subseries Cartilla de Clasificacioacuten Documental 2001 Paacutegina 22 AGN
22 Tipos Documentales Cuadro de clasificacioacuten Documental
Anexos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final E Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Cartilla de Clasificacioacuten Documental
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 20105 Articulo 28258 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 027 (31 de octubre de 2006) Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994 Bogotaacute 2006 Articulo 1
80
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 5 (15 de marzo de 2014) Por el cual se establecen los criterios baacutesicos para la clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten de los archivos en las entidades puacuteblicas y privadas que cumplen funciones puacuteblicas y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Inventarios Documentales Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Instrumento archiviacutestico de control y recuperacioacuten que describe de
manera exacta y precisa las series subseries yo asuntos de los documentos que se encuentran en el archivo central dispuestos en un Formato Uacutenico de Inventario Documental -FUID de conformidad a las series y asuntos definidos en las Tablas de Retencioacuten Documental -TRD de cada dependencia
Tipos Documentales Inventario de Registros Documentales
Inventario
0documental Archivo Central (base de datos) AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 9 antildeos Disposicioacuten Final MT Microfilmacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLCIA Decreto 2609 de 2012
en el artiacuteculo 8 establece como instrumentos archiviacutesticos Cuadro de Clasificacioacuten Documental Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Artiacuteculo 28258 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio del 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 42 (31 de octubre de 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organizacioacuten de los archivos de gestioacuten en las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas se regula el Inventario uacutenico Documental y se desarrollan los artiacuteculos 21 22 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 027 (31 de octubre de 2006) Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994 Bogotaacute 2006 Artiacuteculo 1
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
Tiacutetulo Inventarios Documentales para Eliminar Nivel de Descripcioacuten Subserie
81
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Instrumento archiviacutestico de control y recuperacioacuten que describe de
manera exacta y precisa las series subseries yo asuntos de los documentos que se han seleccionado para eliminacioacuten en el archivo central dispuestos en un Formato Uacutenico de Inventario Documental -FUID de conformidad con el tiempo de retencioacuten definido en las Tablas de Retencioacuten Documental -TRD
Tipos Documentales Acta de comiteacute de archivo aprobando la eliminacioacuten
Comunicacioacuten oficial informando la eliminacioacuten de las Series en el Archivo de Gestioacuten
Inventario de registros documentales de las series a eliminar
Comunicacioacuten oficial entregando la documentacioacuten al responsable del PIGA
Certificacioacuten de eliminacioacuten AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten Antildeos Disposicioacuten Final Microfilmacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLCIA Decreto 2609 de 2012
en el artiacuteculo 8 establece como instrumentos archiviacutesticos Cuadro de Clasificacioacuten Documental Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Artiacuteculo 28258 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio del 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 42 (31 de octubre de 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organizacioacuten de los archivos de gestioacuten en las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas se regula el Inventario uacutenico Documental y se desarrollan los artiacuteculos 21 22 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 027 (31 de octubre de 2006) Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994 Bogotaacute 2006 Artiacuteculo 1
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Tabla de Retencioacuten Documental Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Agrupacioacuten documental en la que se conservan los documentos
mediante los cuales se registra la elaboracioacuten actualizacioacuten y traacutemite de convalidacioacuten de las Tablas de Retencioacuten Documental que registran los documentos producidos por la entidad acorde a su estructura orgaacutenico funcional y las funciones dadas a cada dependencia definidas en la TRD como series subseries yo asuntos
Tipos Documentales Solicitud de elaboracioacuten o actualizacioacuten de TRD del aacuterea
82
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Tabla de Retencioacuten Documental
Comunicacioacuten Oficial remitiendo las TRD para convalidacioacuten al ADB
Acuerdo del Consejo Distrital de Archivos convalidacioacuten de las TRD
Acto administrativo adoptando la TRD el Cuadro de Clasificacioacuten Documental
AacuteREA DE VALORACIOacuteN Tiempo de Retencioacuten 20 Antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD ndash COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Mini-Manual Tablas de Retencioacuten Documental y Transferencias Secundarias Imprenta Nacional de Colombia Bogotaacute 2001
Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 2013 Art 28258 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Artiacuteculo 24 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 004 (13 de marzo de 2013) Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten e implementacioacuten de las Tablas de Retencioacuten Documental y las Tablas de Valoracioacuten Documental Bogotaacute 2013
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Planilla de Entrega Correo Certificado Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento que permiten certificar la entrega de comunicaciones
oficiales de salida al operador asiacute como las entregas o devoluciones de las mismas en la modalidad de certificada por la empresa de mensajeriacutea
Tipos Documentales Planilla de Despacho de la Comunicacioacuten
Guiacutea de Recibido
Planilla de Comunicaciones devueltas AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD - Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de
2001 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
83
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Planilla de Entrega de Correo (Mensajeriacutea) Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Planillas control que registran las comunicaciones oficiales entregadas
por la empresa de mensajeriacutea Tipos Documentales Planilla
Guiacutea de recibo
Planilla de comunicaciones devueltas AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD - Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de
2001 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Planilla de Entrega de Comunicaciones Oficiales (Direccionamiento
por ORFEO) Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Planillas utilizadas como controles manuales o automatizados que
permiten certificar la recepcioacuten de los documentos por parte de los funcionarios competentes y dispondraacuten de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas
Tipos Documentales Planilla (Orfeo) AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 3 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD- Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de
2001 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN La Ley 594 de 2000 Articulo 22 Procesos Archiviacutesticos Establece que la gestioacuten de documentos dentro del concepto de Archivo Total comprende procesos tales como la produccioacuten o recepcioacuten la distribucioacuten la consulta la organizacioacuten la recuperacioacuten y la disposicioacuten final de los documentos
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
84
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
Tiacutetulo Registros de Control de Comunicaciones Oficiales enviadas Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
Alcance y Contenido Formato utilizado por el Aacuterea de Archivo y Correspondencia para distribuir las comunicaciones oficiales de los usuarios internos y externos del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deportes Este documento consolida el reporte registros de salida del aplicativo ORFEO
Tipos Documentales Planilla
Reporte base de datos ORFEO AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de
2001 Artiacuteculos 3 5 8 10 11 y 12 Sobre las unidades de correspondencia radicacioacuten y control de las comunicaciones recibidas y enviadas
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Registros de Control de Comunicaciones Oficiales Recibidas Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Formato que sirve de control para reportar de manera estadiacutestica el
total de las comunicaciones oficiales radicadas en el sistema de correspondencia SGD Orfeo
Tipos Documentales Reporte de Base de Datos ORFEO AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 3 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD- Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA Artiacuteculo 15 Paacuterrafo 3 La
correspondencia y demaacutes formas de comunicacioacuten privada son inviolables Soacutelo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial en los casos y con las formalidades que establezca la ley Reforma Acto Legislativo 02 de 2003 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 2150 de 1995 Artiacuteculos 1 11 y 32 Supresioacuten de autenticacioacuten de documentos originales y uso de sellos ventanilla uacutenica Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de 2001 Artiacuteculos 3 5 8 10 11 y 12 Sobre las unidades de correspondencia radicacioacuten y control de las comunicaciones recibidas
85
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
y enviadas Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PREacuteSTAMOS DOCUMENTALES
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo PREacuteSTAMOS DOCUMENTALES Nivel de Descripcioacuten Serie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Formato control de preacutestamo que registra de manera cronoloacutegica las
consultas y preacutestamos generados por todas las aacutereas del IDRD ya que todas deben atender consulta preacutestamo y entrega de documentos a usuarios internos con el fin de satisfacer las necesidades de informacioacuten de los usuarios realizando seguimiento y control a los prestamos efectuados en los archivos institucionales del nivel central
Tipos Documentales Solicitud de consulta y preacutestamo de documentos
Formato de Preacutestamo de documentos AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes Archivo General de la Nacioacuten -AGN Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 027 de
2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Artiacuteculo 27 Acceso y consulta de los documentos Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos puacuteblicos y a que se les expida copia de los mismos siempre que dichos documentos no tengan caraacutecter reservado conforme a la Constitucioacuten o a la ley
Las autoridades responsables de los archivos puacuteblicos y privados garantizaraacuten el derecho a la intimidad personal y familiar honra y buen nombre de las personas y demaacutes derechos consagrados en la Constitucioacuten y las leyes
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Transferencias Documentales Primarias Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido
Registro del proceso teacutecnico administrativo y legal mediante el cual se trasladan los documentos del archivo de gestioacuten al central seguacuten los tiempos de retencioacuten establecidos en la tabla de retencioacuten documental Decreto 1080 de 2015 Artiacuteculo 28293
Tipos Documentales Cronograma de Transferencias documentales
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten oficial enviando el cronograma de Transferencia
Inventario de Registros Documentales de la Transferencia primaria
Acta de Transferencia AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Mini-Manual Tablas de Retencioacuten Documental y Transferencias
Secundarias Bogotaacute 2001 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de
2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 2015 Titulo II capitulo IX Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 042 (31 de octubre de 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organizacioacuten de los archivos de gestioacuten de las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas se regula el Inventario uacutenico Documental y se desarrollan los artiacuteculos 21 22 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 Bogotaacute 2002
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Transferencias Documentales Secundarias Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento que registra el proceso teacutecnico administrativo y legal
mediante el cual se trasladan los documentos del archivo central del IDRD al archivo histoacuterico del Archivo de Bogotaacute yo Archivo General de la Nacioacuten seguacuten aplique el caso de acuerdo a los tiempos de retencioacuten establecidos en las tablas de retencioacuten documental o tablas de valoracioacuten documental Artiacuteculo 28293 del Decreto 1080 de 2015
Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial enviada solicitando la trasferencia secundaria
Inventario analiacutetico de transferencia secundaria
Acta de Transferencia al Archivo de Bogotaacute AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten con microfilmacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Mini-Manual Tablas de Retencioacuten Documental y Transferencias Secundarias Bogotaacute 2001
Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de
87
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 2015 Titulo II capitulo IX Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 042 (31 de octubre de 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organizacioacuten de los archivos de gestioacuten de las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas se regula el Inventario uacutenico Documental y se desarrollan los artiacuteculos 21 22 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 Bogotaacute 2002
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
3 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 31 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - TALENTO HUMANO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comisioacuten de Personal
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra los debates la votacioacuten los temas tratados y las decisiones acordadas y acordados por la Comisioacuten de Personal en razoacuten a las funciones establecidas en el Artiacuteculo 16 de la Ley 909 de 2004 y el artiacuteculo 22 1881 del Decreto 1083 de 2015
22 Tipos Documentales Acta de reunioacuten de la comisioacuten de personal
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1567 de 1998 por el cual se crean (sic) el sistema nacional de capacitacioacuten y el sistema de estiacutemulos para los empleados del Estado Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo puacuteblico la carrera administrativa gerencia puacuteblica y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 2539 De 2005 por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos puacuteblicos de los distintos niveles jeraacuterquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de 2005 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 4665 de 2007 por el cual se adopta la actualizacioacuten del Plan Nacional de Formacioacuten y Capacitacioacuten para los Servidores Puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1083 de
88
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones
Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1228 de 2005 Por el cual se reglamenta el artiacuteculo 16 de la Ley 909 de 2004 sobre las Comisiones de Personal Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4567 de 2011 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y Decreto-ley 770 de 2005 Decreto Ley 760 de 2005 ldquoPor el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisioacuten Nacional del Servicio Civil para el cumplimiento de sus funcionesrdquo Acuerdo No 512 de 2014 ldquoPor el cual se reglamenta la atencioacuten del derecho de peticioacuten y las quejas al interior de la Comisioacuten Nacional del Servicio Civil - CNSCrdquo Acuerdo No 137 de 2010 ldquoPor el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluacioacuten del Desempentildeo Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en Periacuteodo de Pruebardquo Criterio Unificado Comisiones de Personalrdquo Ponente Comisionado Carlos Humberto Moreno Bermuacutedez Fecha 10 de abril de 2014
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ELECCIONES DE LA COMISIOacuteN DE PERSONAL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ELECCIONES DE LA COMISIOacuteN DE PERSONAL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el proceso de eleccioacuten de los representantes de los empleados elegidos por periacuteodos de dos (2) antildeos para la comisioacuten de personal conforme lo dispone el artiacuteculo 4ordm del Decreto No 1228 de 2005
22 Tipos Documentales Acto administrativo de conformacioacuten de la Comisioacuten de Personal
Convocatoria a la eleccioacuten de la Comisioacuten de personal
Proacuterroga de la convocatoria a la eleccioacuten de la Comisioacuten de personal
Lista de aspirantes inscritos para la eleccioacuten de la comisioacuten de personal
Lista de candidatos inscrito para la eleccioacuten de la comisioacuten de personal
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten a los jurados
Acta de apertura de la mesa
Acta de escrutinio general
Comunicacioacuten oficial de la conformacioacuten de la comisioacuten de personal
89
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Cartilla de la Comisioacuten de Personal- de la Funcioacuten Publica
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto No 1228 de 2005 por el cual se reglamenta el artiacuteculo 16 de la Ley 909 de 2004 sobre las Comisiones de Personal Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el Empleo Puacuteblico la Carrera Administrativa la Gerencia Puacuteblica y se dictan otras disposiciones ldquoArtiacuteculo 16 Las Comisiones de Personalrdquo Decreto Ley 760 de 2005 ldquoPor el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisioacuten Nacional del Servicio Civil para el cumplimiento de sus funcionesrdquo Acuerdo No 512 de 2014 ldquoPor el cual se reglamenta la atencioacuten del derecho de peticioacuten y las quejas al interior de la Comisioacuten Nacional del Servicio Civil - CNSCrdquo Acuerdo No 137 de 2010 ldquoPor el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluacioacuten del Desempentildeo Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en Periacuteodo de Pruebardquo Criterio Unificado Comisiones de Personalrdquo Ponente Comisionado Carlos Humberto Moreno Bermuacutedez Fecha 10 de abril de 2014
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
14102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL HISTORIAS LABORALES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo HISTORIAS LABORALES
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento de acceso y manejo reservado por parte de los funcionarios de Talento Humano en donde se conservan cronoloacutegicamente todos los documentos de caraacutecter administrativo relacionados con el viacutenculo laboral que se establece entre el funcionario y la entidad
22 Tipos Documentales Certificado de disponibilidad presupuestal
Resolucioacuten Listas de elegibles
Formato Uacutenico de Hoja de Vida
Ceacutedula de ciudadaniacutea
Libreta militar
Certificado de antecedentes disciplinarios y Judiciales
Declaracioacuten de bienes y rentas
Tarjeta profesional
Certificados de Educacioacuten Formal
Certificacioacuten de Experiencia laboral
Examen meacutedico de ingreso
Convocatoria puacuteblica (si aplica)
Comunicacioacuten oficial autorizando los nombramientos
90
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
provisionales
Comunicacioacuten Oficial solicitando proacuterroga del teacutermino de duracioacuten del nombramiento provisional Comunicacioacuten Oficial autorizando la proacuterroga del nombramiento provisional
Resolucioacuten Nombramiento o Contrato de Trabajo
Notificacioacuten de nombramiento o Contrato de Trabajo
Aceptacioacuten nombramiento
Acta de posesioacuten nombramiento
Comunicacioacuten de funciones
Afiliacioacuten a EPS
Afiliacioacuten a EPL
Afiliacioacuten a fondo de Pensiones
Afiliacioacuten a cesantiacuteas
Afiliacioacuten a caja de compensacioacuten
Registro civil de nacimiento de los hijos
Registro de matrimonio
Declaracioacuten extrajuicio de convivencia
Certificacioacuten del banco de apertura de cuenta
Certificacioacuten de Educacioacuten no Formal
Comunicacioacuten de capacitaciones
Comunicacioacuten de salud ocupacional
Solicitud de inscripcioacuten en carrera administrativa
Inscripciones en escalafoacuten de carrera administrativa
Acuerdos de Gestioacuten y Evaluacioacuten de Desempentildeo
Recursos
Incentivo carrera administrativa
Prima Teacutecnica
Resolucioacuten licencia remunerada
Resolucioacuten licencia no remunerada
Resoluciones de encargo y Resoluciones de proacuterroga de encargos
Comunicacioacuten Encargo y proacuterrogas de encargo
Acta de posesioacuten Encargo y Comisioacuten
Resolucioacuten terminacioacuten de encargo
Comunicacioacuten terminacioacuten de encargo
Resolucioacuten de Traslado
Comunicacioacuten de Traslado
Resoluciones de comisioacuten
Informe de la Comisioacuten
Constancias de entrega de dotaciones
Permisos
Citacioacuten para ser jurados de votacioacuten en elecciones por votacioacuten popular
Permisos por participacioacuten electoral
Certificaciones laborales
Procesos disciplinarios y Sanciones
Fallos y Sentencias
Concepto Servicio Civil
Concepto Hacienda
Resolucioacuten Creacioacuten de cargo
Resolucioacuten Reintegro
91
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten Reintegro
Acta Reintegro
Resolucioacuten Pago Sentencia Judicial
Resolucioacuten liquidacioacuten Aportes Salud y Pensioacuten
Resolucioacuten liquidacioacuten Aportes Parafiscales
Resoluciones de vacaciones
Resoluciones cesantiacuteas parciales
Compensatorios
Incapacidades
Bonificaciones
Certificado para la disminucioacuten de la base de retencioacuten en la fuente por concepto de educacioacuten
Certificado para disminucioacuten de la base de retencioacuten en la fuente por concepto de obligacioacuten hipotecaria
Quinquenios
Preacutestamos de vivienda
Tarjetas de devengos
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten de la modificacioacuten supresioacuten incorporacioacuten y otros
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten de la modificacioacuten supresioacuten incorporacioacuten y otros
Resolucioacuten de reconocimiento de la pensioacuten por jubilacioacuten
Comunicacioacuten oficial renunciando al cargo por jubilacioacuten
Resolucioacuten de aceptacioacuten de renuncia del funcionario por reconocimiento de pensioacuten por jubilacioacuten
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten de la Resolucioacuten de aceptacioacuten de renuncia del funcionario por reconocimiento de pensioacuten por jubilacioacuten
Resolucioacuten de reconocimiento de la pensioacuten por invalidez
Comunicacioacuten oficial renunciando al cargo por invalidez
Resolucioacuten de aceptacioacuten de renuncia del funcionario por reconocimiento de pensioacuten por invalidez
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten de la Resolucioacuten de aceptacioacuten de renuncia del funcionario por reconocimiento de pensioacuten por invalidez
Certificado de defuncioacuten
Resolucioacuten de vacancia definitiva por fallecimiento del titular
Comunicacioacuten Oficial de Renuncia Voluntaria
Resolucioacuten aceptacioacuten de renuncia voluntaria
Comunicacioacuten Aceptacioacuten de Renuncia Voluntaria
Resolucioacuten prestaciones sociales
Resolucioacuten insubsistencia
Acta de entrega
Examen meacutedico de retiro
Informe de Gestioacuten
Declaracioacuten de Bienes y Rentas de retiro
Comunicacioacuten oficial de solicitud de certificacioacuten de informacioacuten laboral para la emisioacuten de bono pensional
92
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Certificado de bono laboral para la emisioacuten de bono pensional
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 80 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes RUGELES Antonio La Historia Laboral como parte de la gestioacuten del talento humano En SEMINARIO NACIONAL SEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 82001 Bogotaacute DC) Memorias del Seminario del Sistema Nacional de Archivos Bogotaacute Editores Graacuteficos Colombia Ltda 2003 P165
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 190 de 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administracioacuten puacuteblica y se fija disposiciones con el fin de erradicar la corrupcioacuten administrativa Bogotaacute 1995 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 443 de 1998 Por la cual se expiden normas sobre carrera administrativa y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 1998 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y el funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 1998 Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO Decreto Ley 2663 de 1950 Sobre Coacutedigo Sustantivo del Trabajo Bogotaacute 1950 Artiacuteculo 264 Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector del Sector Trabajo Bogotaacute 2015 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Y ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN- Circular 004 de 2003 Organizacioacuten de las Historias Laborales Bogotaacute 2003 Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblica Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23102018
311 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - TALENTO HUMANO - DESARROLLO HUMANO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas del Comiteacute Paritario de Salud Ocupacional - (COPASO)
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento en el que se relacionan los temas tratados y acordados en una reunioacuten por el Comiteacute Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo en razoacuten a las funciones establecidas
93
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
en al Artiacuteculo 11 de la Resolucioacuten 02013 de 1986
22 Tipos Documentales Acta del comiteacute Paritario de salud Ocupacional
Acto administrativo de convocatoria para elecciones de representantes del Comiteacute paritario de salud ocupacional
Lista de aspirantes inscritos para eleccioacuten del COPASO
Comunicacioacuten de divulgacioacuten de la lista de candidatos inscritos al copaso
Lista general de votantes y jurados publicada
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten a los jurados
Acta de instalacioacuten de la mesa
Lista general de votantes
Votos
Acta de cierre de la mesa
Acta de escrutinio con nuacutemero total de sufragantes
Actas de escrutinio con nuacutemero de votos depositados por mesa
Acta de escrutinio con nuacutemero de votos a favor de cada candidato
Actas de escrutinio general
Acto administrativo de conformacioacuten del COPASO
Comunicacioacuten oficial convocando a los miembros del Comiteacute Paritario de Salud Ocupacional
Acta de conformacioacuten del Comiteacute Paritario de Salud Ocupacional -
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1562 de 2012 Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Trabajo Capiacutetulo 6 Artiacuteculo 224612 Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL Y MINISTERIO DE SALUD Resolucioacuten 2013 de 1986 Por la cual se reglamenta la organizacioacuten y funcionamiento de los Comiteacutes de Medicina Higiene y Seguridad industrial en los lugares de Trabajo Colombia MINISTERIO DE TRABAJO Decreto 1443 de 2014 Por el cual se dictan disposiciones para la implementacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Seguridad y Salud en el Trabajo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10 102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informe de Evaluacioacuten de las Actividades de Salud Ocupacional
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
94
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene los reportes de los accidentes de trabajo que han sido comunicados al aacuterea y los traacutemites correspondientes para cada caso en cumplimiento con la resolucioacuten 1406
22 Tipos Documentales Informe de evaluacioacuten de las actividades de salud ocupacional
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1562 de 2012 Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Trabajo Capiacutetulo 6 Artiacuteculo 224612 Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL Y MINISTERIO DE SALUD Resolucioacuten 2013 de 1986 Por la cual se reglamenta la organizacioacuten y funcionamiento de los Comiteacutes de Medicina Higiene y Seguridad industrial en los lugares de Trabajo Colombia MINISTERIO DE TRABAJO Decreto 1443 de 2014 Por el cual se dictan disposiciones para la implementacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Seguridad y Salud en el Trabajo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informe de Evaluacioacuten de las Actividades para Mitigar el Riesgo
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene la deteccioacuten de peligros aspectos y valoracioacuten de riesgos reales y potenciales aceptables y no aceptables al inicio y durante las actividades presentes o futuras en actividades rutinarias y no rutinarias cuando haya modificaciones sustanciales en la ejecucioacuten de los servicios o cuando se desarrollen actividades o cambios de tecnologiacutea cuyo riesgo no haya sido evaluado e impliquen cambio en las condiciones de salud seguridad y medio ambiente
22 Tipos Documentales Informe de evaluacioacuten de las actividades para mitigar el riesgo
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIOacuteN DE LA MATRIZ
DE IDENTIFICACION DE PELIGROS Y RIESGOS - IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 1562 de 2012
95
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se
dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional Colombia MINISTERIO DE PROTECCIOacuteN SOCIAL Resolucioacuten 1401 de 2007 Por la cual se reglamenta la investigacioacuten de incidentes y accidentes de trabajo ISO 3100 Gestioacuten del Riesgo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes Finales de Ejecucioacuten del Plan de Capacitacioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene la Evaluacioacuten realizada de acuerdo al procedimiento ldquoCapacitacioacuten y Formacioacutenrdquo correspondiente al Proceso ldquoGestioacuten del Talento Humanordquo que evaluoacute el Plan Institucional de Capacitacioacuten teniendo en cuenta las necesidades presentadas por las diferentes dependencias el contra lo programado y lo ejecutado
22 Tipos Documentales NA
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total y Medio Teacutecnico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1567 de 1998 por el cual se crean (sic) el sistema nacional de capacitacioacuten y el sistema de estiacutemulos para los empleados del Estado Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Ley 909 de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo puacuteblico la carrera administrativa gerencia puacuteblica y se dictan otras disposiciones Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 2539 De 2005 por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos puacuteblicos de los distintos niveles jeraacuterquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de 2005 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 4665 de 2007 por el cual se adopta la actualizacioacuten del Plan Nacional de Formacioacuten y Capacitacioacuten para los Servidores Puacuteblicos Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
96
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Tiacutetulo Informes Finales de Ejecucioacuten del Programa de Bienestar Social
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que consolida las actividades realizadas con el personal para motivar el desempentildeo eficaz y el compromiso de los empleados de una entidad Artiacuteculo 22101 del Decreto 1083 de 2015
22 Tipos Documentales Informe Final de ejecucioacuten del Programa de Bienestar Social
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblicardquo Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto Ley 1567 de 1998 Por el cual se crea el Sistema Nacional de Capacitacioacuten y el Sistema de Estiacutemulos para los empleados del Estado junto con las poliacuteticas de Bienestar Social orientados a la planeacioacuten ejecucioacuten y evaluacioacuten de Programas y Proyectos que den respuesta a las necesidades de los funcionarios para su identificacioacuten y compromiso con la misioacuten y la visioacuten institucional Adicionalmente en su capiacutetulo II Articulo 19 define ldquoLas Entidades Puacuteblicas que se rigen por las disposiciones contenidas en el presente Decreto ndash Ley estaacuten en la obligacioacuten de organizar anualmente para sus empleados programas de bienestar social e incentivosrdquo Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Ley 909 de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo puacuteblico la carrera administrativa gerencia puacuteblica y se dictan otras disposiciones paraacutegrafo del Artiacuteculo 36
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes Finales de Ejecucioacuten del Programa de Incentivos
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento consolidado del programa de incentivos que relaciona las bonificaciones adicionales al pago del sueldo base Cuando un empleado cumple con las metas establecidas en el plan de incentivos laborales recibe un premio o recompensa por ello
22 Tipos Documentales Informe Final de ejecucioacuten del Programa de Incentivos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
97
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblicardquo artiacuteculo 221010 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto Ley 1567 de 1998 Por el cual se crean el Sistema Nacional de Capacitacioacuten y el sistema de estiacutemulos para los empleados del Estado Capitulo II Articulo 19
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE RECOLECCIOacuteN DE INFORMACIOacuteN
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo INSTRUMENTOS DE RECOLECCIOacuteN DE INFORMACIOacuteN
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Formato que consolida las necesidades de capacitacioacuten de intereacutes comuacuten y los temas solicitados por los funcionarios de las diferentes aacutereas
22 Tipos Documentales Documento de recoleccioacuten de necesidades de capacitacioacuten
Documento de recoleccioacuten de necesidades de Bienestar Social
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Planes de Capacitacioacuten de Personal
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento en el que se planean las acciones de capacitacioacuten y formacioacuten que facilitan el desarrollo de competencias el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidos en una entidad puacuteblica
22 Tipos Documentales Plan de Capacitacioacuten
Acta de comisioacuten de personal (aval del plan de capacitacioacuten)
Documento de induccioacuten Provisional ndash Ingreso
98
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Resolucioacuten adopta Plan de Capacitacioacuten (copia)
Listado de asistencia a los programas de capacitacioacuten
Documento informando a los funcionarios la participacioacuten en las capacitaciones
Evaluacioacuten de satisfaccioacuten de la capacitacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Y ESCUELA SUPERIOR DE LA ADMINISTRACION PUacuteBLICA Guiacutea para la Formulacioacuten del Plan Institucional de Capacitacioacuten - PIC con base en proyectos de aprendizaje en equipo Bogotaacute Paacutegina 18 En httpwwwfuncionpublicagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA Que el artiacuteculo 67 de la Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia de 1991 establece La educacioacuten es un derecho de la persona y un servicio puacuteblico que tiene una funcioacuten social con ella se busca el acceso al conocimiento a la ciencia a la teacutecnica ya los demaacutes bienes y valores de la cultura Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA DECRETO 4665 DE 2007 (noviembre 29) por el cual se adopta la actualizacioacuten del Plan Nacional de Formacioacuten y Capacitacioacuten para los Servidores Puacuteblicos Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica Bogotaacute 2015 Tiacutetulo 9
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
29052018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Planes de Emergencia y Evacuacioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que define las poliacuteticas los sistemas de organizacioacuten y los procedimientos generales aplicables para enfrentar de manera oportuna eficiente y eficaz las situaciones de calamidad desastre o emergencia en sus distintas fases con la finalidad de mitigar o reducir los efectos negativos o lesivos de las situaciones que se presenten en una Organizacioacuten en cumplimiento de la Poliacutetica Nacional de Gestioacuten del Riesgo de Desastres definida por la Ley 1523 de 2012 que determinoacute la estructura del Sistema Nacional de Gestioacuten del Riesgo de Desastres (SNGRD) la cual describe el Plan de Emergencias para la atencioacuten de estas al interior de sus instalaciones
22 Tipos Documentales Convocatoria para la conformacioacuten de las brigadas
Listado de postulados para conformacioacuten de las brigadas
Listado de asistencia de la capacitacioacuten de brigadistas
99
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Plan de emergencia
Comunicacioacuten oficial informando la realizacioacuten del simulacro a las instancias participantes
Informes de los simularos de emergencia
Registro fotograacutefico (opcional)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes Decreto 1043 de 2014 Artiacuteculo 8 numeral 6 artiacuteculo 12 numeral 12 articulo 20 numeral 10 artiacuteculo 21 numeral 11 artiacuteculo 25 numeral 13
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1443 de 2014 del Ministerio del Trabajo en sus artiacuteculos 8 ldquoObligaciones de los empleadoresrdquo numeral 6 ldquoGestioacuten de Peligros y Riesgos Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA En la Ley 9ordf de
1979 el Gobierno Nacional contemplo en su legislacioacuten la
necesidad de implementar en las entidades las facilidades y
recursos para prestar los primeros auxilios a sus trabajadores
Ley 46 de 1988 ldquoPor la cual se crea y organiza el Sistema
Nacional para la Prevencioacuten y Atencioacuten de Desastres se otorga
facultades extraordinarias al presidente de la Repuacuteblica y se
dictan otras disposicionesrdquo
Colombia MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA Decreto 388 de 2007 Por el cual se adopta el Plan Nacional de Emergencia y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de publico y se conforma Comisioacuten Nacional Asesora de Programas Masivos y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE TRABAJO Decreto 1443 de 2014
Por el cual se dictan disposiciones para la implementacioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-
SST)
Colombia BOGOTA DC Resolucioacuten 567 de 2015(agosto 4) ldquoPor medio de la cual se crea el Comiteacute Operativo de Emergencias COE y se deroga la Resolucioacuten Ndeg 275 del 25 de junio de 2003rdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programas de Bienestar Social de Personal
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que incluye el plan de bienestar e Incentivos de la Entidad el cual se encuentra enmarcado dentro del Plan Estrateacutegico del Proceso de Gestioacuten de Talento Humano
22 Tipos Documentales Programa de Bienestar Social
Comunicacioacuten oficial de divulgacioacuten del Programa de Bienestar Social
100
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten oficial de solicitud de inscripcioacuten de las actividades de Bienestar Social
Lista de Asistencia al Programa de Bienestar Social
Evaluacioacuten de Satisfaccioacuten del Programa de Bienestar Social
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes Decreto Ley 15676 de 1998 Capiacutetulo II Articulo 19 Plan de bienestar e incentivos IDRD 2015
42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto Ley 1567 de 1998 Por el cual se crea el Sistema Nacional de Capacitacioacuten y el Sistema de Estiacutemulos para los empleados del Estado Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo puacuteblico la carrera administrativa gerencia puacuteblica y se dictan otras disposicionesrdquo paraacutegrafo del Artiacuteculo 36 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 Artiacuteculo 22101 y 22102 Colombia BOGOTAacute DC Resolucioacuten 327 de 2015(mayo 5) ldquopor la cual se conforma el comiteacute de incentivos yo de bienestar social del instituto distrital de recreacioacuten y deporte - IDRD - y se establecen sus funcionesrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Incentivos para Personal
13 Nivel de Descripcioacuten Subseries
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el Plan de incentivos no pecuniarios que se ofreceraacuten al mejor empleado de carrera de la entidad a los mejores empleados de carrera de cada nivel jeraacuterquico y al mejor empleado de libre nombramiento y remocioacuten de la entidad asiacute como los incentivos pecuniarios y no pecuniarios para los mejores equipos de trabajo Artiacuteculo 22109 Decreto 1083 de 2015
22 Tipos Documentales Resolucioacuten de aprobacioacuten del Programa de Incentivos
Comunicacioacuten interna de divulgacioacuten del Programa de Incentivos
Documentos soportes para el reconocimiento del Incentivo
Listado de funcionarios beneficiarios del Programa de Incentivos
Acto Administrativo de reconocimiento de los incentivos a los funcionarios ganadores
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
101
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Resolucioacuten 114 de 2017
42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblica Bogotaacute 2015 Titulo 10 Colombia BOGOTA DC resolucioacuten 327 de 2015(mayo 5) ldquopor la cual se conforma el comiteacute de incentivos yo de bienestar social del instituto distrital de recreacioacuten y deporte - IDRD - y se establecen sus funcionesrdquo Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Directiva 001 del 6 de febrero de 2015 expedida por el Director del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital se establecieron los lineamientos Distritales para desarrollar los programas de bienestar e incentivos en cada una de las Entidades del nivel Distrital
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programas de Salud Ocupacional
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el cronograma de las actividades a desarrollar en el Programa de Salud Ocupacional a ejecutar en un periodo
22 Tipos Documentales Matriz de peligro
Programa de Salud Ocupacional
Cronograma de actividades en ARP
Cronograma del Programa de Salud Ocupacional
Listado de asistencia a las actividades para mitigar el riesgo
Documentos de inspecciones
Documento de compromiso y oficializacioacuten del hallazgo
Registro Uacutenico de reportes de Accidentes de trabajo (ARL)
Estadiacutestica de salud visual auditiva ergonoacutemica
Programa de vigilancia epidemioloacutegica
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes Resolucioacuten 567de 2015
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 1562 de 2012 Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Trabajo
102
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
312 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - TALENTO HUMANO - NOacuteMINA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COMPROBANTES DE PAGO DE NOacuteMINA
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo COMPROBANTES DE PAGO DE NOacuteMINA
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra la retribucioacuten habitual o constante del empleado de acuerdo con la labor que desempentildea dentro de la entidad determinada por sus funciones y responsabilidades
22 Tipos Documentales Desprendible de pago de noacutemina
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 3 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 4ordf de 1992 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto Ley 1421 de 1993 establecioacute que regiraacuten en el Distrito Capital y sus entidades descentralizadas las disposiciones que se dicten en desarrollo del artiacuteculo 12 de la Ley 4ordf de 1992 Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACION Y DEPORTES -IDRD -Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIQUIDACIONES A FONDO DE CESANTIacuteAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo LIQUIDACIONES A FONDO DE CESANTIacuteAS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra la liquidacioacuten de la prestacioacuten social a cargo del empleador y a favor del trabajador correspondiente a un mes de salario por cada antildeo de servicios prestados o proporcionalmente al tiempo de servicio
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial remisorio de los aportes a cesantiacuteas al fondo
Relacioacuten de los funcionarios afiliados y valor acreditado
Listado de los afiliados al Fondo Nacional del Ahorro
Solicitud disponibilidad presupuestal
Solicitud registro presupuestal
Certificado de registro presupuestal
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificacioacuten de pago de cesantiacuteas del Fondo Nacional del Ahorro
Recibo de pago de cesantiacuteas
103
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Relacioacuten de cesantiacuteas Fondo Nacional del Ahorro
Comunicacioacuten oficial enviada al Fondo Nacional del Ahorro
Certificacioacuten de pago de cesantiacuteas del Fondo Nacional del Ahorro
Solicitud de disponibilidad presupuestal (interfaz)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 80 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA Art535455 56 y 57 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 244 de 1995 Por medio de la cual se fijan teacuterminos para el pago oportuno de cesantiacuteas para los servidores puacuteblicos se establece sanciones y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1071 de 2006 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA La ley 1071 de 2006
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIQUIDACIONES Y PAGOS DE OBLIGACIONES DE PERSONAL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo LIQUIDACIONES Y PAGOS DE OBLIGACIONES DE PERSONAL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene las liquidaciones de los beneficios legales adicionales que por ley debe pagar el empleador a sus trabajadores adicional al salario ordinario
22 Tipos Documentales Relacioacuten de descuentos por pensioacuten
Planilla integral de Liquidacioacuten de aportes (PILA)
Relacioacuten de descuentos por retencioacuten en la fuente
Relacioacuten de descuentos por embargos
Relacioacuten de descuentos por cooperativas
Registro de aportes voluntarios para pensioacuten en Fondos privados
Cuadro de aportes voluntarios
Registro de aportes voluntarios a Aporte al Fomento de la Construccioacuten (AFC) (Planilla)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 80 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO COacuteDIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO (CST) Colombia con sus modificaciones ordenada por el artiacuteculo 46 del Decreto Ley 3743 de 1950 la cual fue publicada en el Diario Oficial No
104
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
27622 del 7 de junio de 1951 compilando los Decretos 2663 y 3743 de 1950 y 905 de 1951
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL NOacuteMINA
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo NOacuteMINA
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que resume la suma de todos los registros financieros de los sueldos de los empleados incluyendo los salarios las bonificaciones y las deducciones En la contabilidad la noacutemina se refiere a la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prestaron durante un cierto periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Solicitud de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Nomina
Resumen de Nomina
Relacioacuten de cesantiacuteas discriminando por el Fondo Nacional del ahorro
Nomina adicional
Reporte interfaz con tesoreriacutea y contabilidad
Listado de cheques
Listado de abono en cuenta
Reporte interfaz contable de provisiones
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 80 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley No 1607 del 26 de diciembre de 2012 NA Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014 (Por la cual se compila el Reacutegimen Salarial de Empleados Puacuteblicos del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte IDRD la cual estaacute constituida por los conceptos de Asignacioacuten Baacutesica Gastos de Representacioacuten Prima Teacutecnica Auxilio de Transporte Subsidio de Alimentacioacuten Viaacuteticos Horas Extras Dominicales y Festivos Prima de Servicio Bonificacioacuten por Servicios Prestados Prima de Antiguumledad) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No005 del 5 de agosto de 2014 (Por medio de la cual se aclara la Resolucioacuten 004 del 16 de mayo de 2014 ldquoPrima de Antiguumledadrdquo) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 009 del 31 de diciembre de 2014 (Por medio de la cual se modifica el Artiacuteculo 3 de la Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014 ldquoGastos de Representacioacutenrdquo) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 002 del 28 de enero de 2015 (Por la cual se fija el incremento salarial para la vigencia 2015)
105
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL NOVEDADES DE NOacuteMINA
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo NOVEDADES DE NOacuteMINA
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el reporte perioacutedico de las diferentes modificaciones contractuales descuentos legales judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidacioacuten mensual y pago de la noacutemina
22 Tipos Documentales Novedades de ingresos (copia)
Novedades de retiros (copia)
Novedades de Encargo (copia)
Novedades de prima teacutecnica (copia)
Novedades de prima secretarial (copia)
Novedades de los quinquenios (copia)
Novedades de suspensiones (copia)
Novedades de licencias (copia)
Resolucioacuten de horas extras (copia)
Registro de reclamacioacuten de noacutemina
Autorizacioacuten de descuento
Relacioacuten mensual de descuentos
Pagareacutes preacutestamos de vivienda
Resolucioacuten incremento salarial
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 80 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley No 1607 del 26 de diciembre de 2012 Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014 (Por la cual se compila el Reacutegimen Salarial de Empleados Puacuteblicos del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte IDRD la cual estaacute constituida por los conceptos de Asignacioacuten Baacutesica Gastos de Representacioacuten Prima Teacutecnica Auxilio de Transporte Subsidio de Alimentacioacuten Viaacuteticos Horas Extras Dominicales y Festivos Prima de Servicio Bonificacioacuten por Servicios Prestados Prima de Antiguumledad) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No005 del 5 de agosto de 2014 (Por medio de la cual se aclara la Resolucioacuten 004 del 16 de mayo de 2014 ldquoPrima de Antiguumledadrdquo) Colombia Distrito Capital Resolucioacuten No 009 del 31 de diciembre de 2014 (Por medio de la cual se modifica el Artiacuteculo 3 de la Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014 ldquoGastos de Representacioacutenrdquo) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 002 del 28 de enero de 2015 (Por la cual se fija el incremento salarial para la vigencia 2015)
43 Fecha (s) de la 04102018
106
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
descripcioacuten (es)
32 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - APOYO CORPORATIVO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programas de Seguros de la Entidad
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene las poacutelizas de seguros de los bienes asegurados por la entidad
22 Tipos Documentales Poacuteliza
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 8 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Plan de Emergencia del IDRD
42 Reglas o Normas INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 829 de 201Por la cual se adopta la Poliacutetica de Prevencioacuten del Dantildeo Antijuriacutedico y Defensa Judicial en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
06102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SINIESTROS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo SINIESTROS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el detalle de la ocurrencia de siniestros en la Entidad
22 Tipos Documentales Reportes de Siniestros efectuado por el aacuterea responsable
Comunicacioacuten oficial enviada informando sobre la ocurrencia de siniestros
Informes de siniestro
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 829 de 201 Por la cual se adopta la Poliacutetica de Prevencioacuten del Dantildeo Antijuriacutedico y Defensa Judicial en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
321 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash APOYO
107
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
CORPORATIVO - SERVICIOS GENERALES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Control del Servicio de Transporte
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento en planilla que registra el nombre del conductor las placas del vehiacuteculo y las entradas y salidas del parque automotor del IDRD
22 Tipos Documentales Solicitud de servicio de transporte
Planilla de control diario de servicio de transporte
Prestacioacuten del servicio
Situaciones urgentes impredecibles
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL HISTORIA DEL VEHICULO
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo HISTORIA DEL VEHIacuteCULO
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente integrado con toda la documentacioacuten generada y tramitada que resume la historia legal y teacutecnica del parque automotor propiedad de la entidad
22 Tipos Documentales Hoja de vida del vehiacuteculo
Orden de trabajo para el mantenimiento del vehiacuteculo
Orden de pago
Suministro de microchips
Factura del suministro de gasolina
Registro del consumo por vehiacuteculo
Comunicacioacuten oficial solicitando el pago de consumo por vehiacuteculo
Orden de pago del servicio
Croquis del accidente de traacutensito
Comunicacioacuten oficial relatando el accidente de traacutensito
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
Fotocopia del seguir obligatorio para accidentes de traacutensito - SOAT
Fotocopia de la licencia de conduccioacuten
Fotocopia de la cedula de ciudadaniacutea
Comunicacioacuten oficial efectuando la reclamacioacuten por siniestro ante la compantildeiacutea aseguradora
Comunicacioacuten oficial solicitando el pago de la indemnizacioacuten (seguro)
Copia del comprobante salida de almaceacuten
108
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Copia de la Resolucioacuten que da de baja los bienes
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes MINISTERIO DEL INTERIOR Procedimiento Administracioacuten del Parque Automotor 2012 Coacutedigo GR-RA-P-02 Disponible en httpswwwmininteriorgovcositesdefaultfilesprocedimiento_ 26057doc
42 Reglas o Normas ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE TRAacuteNSITO Y TRANSPORTE Resolucioacuten 399 DE 2002 (Julio 29) Por la cual se establece el procedimiento para la reconstruccioacuten de los expedientes en que consta la actuacioacuten del Registro Distrital Automotor
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11072018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Ejecucioacuten del Plan de Mantenimiento Preventivo Correctivo de Servicios del aacuterea Administrativa
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene las actividades preventivas y correctivas desarrolladas en la entidad y que evidencian los problemas menores corregidos antes de que estos provocaran alguna falla al interior del instituto
22 Tipos Documentales Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETIE Reglamento Teacutecnico de Instalaciones Eleacutectricas resolucioacuten No18 - 1294 de agosto 06 de 2008 Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETILAP Reglamento teacutecnico de iluminacioacuten y alumbrado puacuteblico resolucioacuten 18-1331 de agosto 6 de 2009 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Plan de Mantenimiento 2017 Colombia ICONTEC NTC-2050 Coacutedigo Eleacutectrico Colombiano USA NFPA Manual de Inspeccioacuten Eleacutectrica 1999
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11072018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Mantenimientos Correctivos de Infraestructura Fiacutesica
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
109
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el mantenimiento correctivo efectuado a las instalaciones fiacutesicas centrado en la correccioacuten de los defectos observados en el funcionamiento de las instalaciones y a partir de lo encontrado reparar y devolver la funcionalidad correcta
22 Tipos Documentales Solicitud de requerimiento de servicio de mantenimiento correctivo a la infraestructura fiacutesica (Correo electroacutenico)
Informe de ejecucioacuten de obras de mantenimiento correctivo (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETIE Reglamento Teacutecnico de Instalaciones Eleacutectricas resolucioacuten No18 - 1294 de agosto 06 de 2008 Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETILAP Reglamento teacutecnico de iluminacioacuten y alumbrado puacuteblico resolucioacuten 18-1331 de agosto 6 de 2009 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Plan de Mantenimiento 2017 Colombia ICONTEC NTC2050 Coacutedigo Eleacutectrico Colombiano USA NFPA Manual de Inspeccioacuten Eleacutectrica 1999
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Mantenimientos Correctivos de Reparaciones Locativas y Servicio de Aseo
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra los problemas menores detectados en las instalaciones locativas los cuales se deben corregir antes de que estos provoquen dantildeos a los bienes fiacutesicos o documentales de la entidad
22 Tipos Documentales Solicitud de servicio de Reparaciones locativas (Correo Electroacutenico)
Planilla de chequeo a reparaciones locativas
Recibo a satisfaccioacuten del servicio de mantenimiento locativo (Contrato)
Informe de actividades de aseo (Contrato)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETIE
110
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Reglamento Teacutecnico de Instalaciones Eleacutectricas resolucioacuten No18 - 1294 de agosto 06 de 2008 Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETILAP Reglamento teacutecnico de iluminacioacuten y alumbrado puacuteblico resolucioacuten 18-1331 de agosto 6 de 2009 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Plan de Mantenimiento 2017 Colombia ICONTEC NTC2050 Coacutedigo Eleacutectrico Colombiano USA NFPA Manual de Inspeccioacuten Eleacutectrica 1999
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PAGOS SERVICIOS PUacuteBLICOS Y TELEFONIacuteA MOacuteVIL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo PAGOS SERVICIOS PUacuteBLICOS Y TELEFONIacuteA MOacuteVIL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Son tipos documentales de la Serie Cuenta Diaria de Tesoreriacutea que sirve como control mensual y pagos de los mismos los cuales son enviados a Tesoreriacutea
22 Tipos Documentales Factura de Acueducto y Alcantarillado
Factura de Aseo
Factura de Luz
Factura de Gas
Factura de Teleacutefono
Factura de Telefoniacutea moacutevil
Correo electroacutenico informando el exceso en el tope de consumo de la telefoniacutea moacutevil
Recibo de pago
Certificacioacuten de pago de servicios puacuteblicos yo telefoniacutea moacutevil
solicitud de orden de pago de los servicios puacuteblicos
Registro presupuestal
Informe estadiacutestico de consumo de servicios puacuteblicos y telefoniacutea moacutevil
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIacuteA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el plan general de la contabilidad puacuteblica y el manual de procedimientos del reacutegimen de contabilidad puacuteblica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
111
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Tiacutetulo Plan Institucional de Gestioacuten Ambiental - PIGA
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento en el que se definen los compromisos acciones y estrategias que adopta la entidad en el marco del Sistema de Gestioacuten Ambiental
22 Tipos Documentales Plan
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas COLOMBIA INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TEacuteCNICAS Y CERTIFICACIOacuteN NTC-ISO 14001 Sistemas de Gestioacuten Ambiental Requisitos con orientacioacuten para su uso Bogotaacute 2015 Numeral 43
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Plan de Mantenimiento del Parque Automotor
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que resume los mantenimientos programados y realizados al parque automotor en un periodo
22 Tipos Documentales Plan
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 442 de 2015 Por medio del cual se crea el Programa de aprovechamiento yo valorizacioacuten de llantas usadas en el Distrito Capital y se adoptan otras disposiciones en su artiacuteculo 13 Reencauche de llantas usadas generadas por los vehiacuteculos de las entidades que conforman la administracioacuten puacuteblica del Distrito Capital Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 265 de 2016 Por medio del cual se modifica el Decreto Distrital 442 de 2015 y se adoptan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 456 de 2008 Por el cual se reforma el Plan de Gestioacuten Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES
112
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Servicios a Prestar
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que resume los mantenimientos programados preventivos y correctivos con el fin satisfacer las necesidades de funcionamiento del IDRD asiacute como el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes en forma oportuna eficiente y eficaz para su conservacioacuten y correcto funcionamiento durante un periodo
22 Tipos Documentales Plan
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica y demaacutes disposiciones que la complementen adicionen o modifiquen Decreto 381 de 2012 y demaacutes normas que lo modifiquen Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 49 de 2000 Por el cual se desarrolla el artiacuteculo 61 del capiacutetulo 7 de conservacioacuten de documentos el reglamento general de archivo sobre condiciones de edificios y locales destinados para archivos
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Consumo Sostenible
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que resume en actas las actividades contempladas en el programa de criterios ambientales para las compras y gestioacuten contractual
22 Tipos Documentales Actas
Lista de Asistencia Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN AMBIENTAL PIGA 2016 ndash 2020 -IDRD
42 Reglas o Normas Documento CONPES 3292 de 2004 Proyecto de Racionalizacioacuten y Automatizacioacuten de Traacutemites por el cual se
113
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
busca masificar el uso de las tecnologiacuteas de Informacioacuten para aumentar la competitividad productiva modernizar las instituciones puacuteblicas y de Gobierno y socializar el acceso a la informacioacuten Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO
SOSTENIBLE DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO SECTORIAL
SOSTENIBLE Poliacutetica Nacional de produccioacuten y consumo sostenible Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 456 de 2008 Reforma el Plan de Gestioacuten del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Acuerdo 540 de 2013 Por medio del cual se establecen los lineamientos del programa distrital de compras verdes y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Gestioacuten Integral de Residuos
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que resume en actas las actividades desarrolladas en el manejo integral de los residuos conforme a la normativa vigente en la materia garantizando con esto que los residuos generados producidos sean clasificados como aprovechables no aprovechables peligrosos especiales vertimientos o emisiones atmosfeacutericas incluyendo un componente de prevencioacuten minimizacioacuten y aprovechamiento con el fin de evitar la generacioacuten de estos programa que se implementa para la sede administrativa del IDRD
22 Tipos Documentales Actas
Lista de Asistencia Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991 Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE Decreto Uacutenico Reglamentario 1076 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 243 de 2009 ldquoPor el cual se reglamenta la figura del Gestor Ambiental prevista en el Acuerdo 333 del 2008rdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 456 de 2008 ldquoPor el cual se Reforma el Plan de Gestioacuten Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras Disposicionesrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 4741 de
114
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2005 ldquoPor el cual se reglamenta parcialmente la prevencioacuten y manejoacute de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestioacuten integralrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA Decreto 165 de 2015 ldquoPor el cual se reglamenta la figura de gestor ambiental para las entidades distritales prevista en el acuerdo 333 de 2008 y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica Colombiana NTC-ISO14001 Sistema de Gestioacuten Ambiental Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten Puacuteblica NT-CGP 10002004
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Implementacioacuten de Practicas Sostenibles
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que refleja en actas las sensibilizaciones encaminadas a fomentar praacutecticas sostenibles en el ambiente de trabajo esta praacutectica como tendencia es cada vez mayor porque las organizaciones perciben que apostar en las ideas verdes genera ganancias
22 Tipos Documentales Actas
Lista de Asistencia
Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Plan Institucional de Gestioacuten Ambiental - PIGA - IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991 Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE Decreto Uacutenico Reglamentario 1076 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 243 de 2009 ldquoPor el cual se reglamenta la figura del Gestor Ambiental prevista en el Acuerdo 333 del 2008rdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 456 de 2008 ldquoPor el cual se Reforma el Plan de Gestioacuten Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras Disposicionesrdquo Bogotaacute ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 4741 de 2005 ldquoPor el cual se reglamenta parcialmente la prevencioacuten y manejoacute de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestioacuten integralrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA Decreto 165 de 2015 ldquoPor el cual se reglamenta la figura de gestor ambiental para las entidades distritales prevista en el acuerdo 333 de 2008 y se dictan otras disposicionesrdquo
115
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica Colombiana NTC-ISO14001 Sistema de Gestioacuten Ambiental Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten Puacuteblica NT-CGP 10002004
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Uso Eficiente de Agua y Energiacutea
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que refleja en actas las sensibilizaciones dadas con el fin de promover el uso racional y eficiente del recurso hiacutedrico y la energiacutea eleacutectrica por parte de los funcionarios y contratistas durante el desarrollo de sus actividades laborales y permanencia en la entidad encaminado a la optimizacioacuten del consumo
22 Tipos Documentales Actas
Lista de Asistencia Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Plan Institucional de Gestioacuten Ambiental - PIGA - IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE Decreto Uacutenico Reglamentario 1076 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 243 de 2009 ldquoPor el cual se reglamenta la figura del Gestor Ambiental prevista en el Acuerdo 333 del 2008rdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 456 de 2008 ldquoPor el cual se Reforma el Plan de Gestioacuten Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras Disposicionesrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 4741 de 2005 ldquoPor el cual se reglamenta parcialmente la prevencioacuten y manejoacute de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestioacuten integralrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA Decreto 165 de 2015 ldquoPor el cual se reglamenta la figura de gestor ambiental para las entidades distritales prevista en el acuerdo 333 de 2008 y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica Colombiana NTC-ISO14001 Sistema de Gestioacuten Ambiental Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten Puacuteblica NT-CGP 10002004
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
116
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
322 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash APOYO CORPORATIVO - ALMACEacuteN GENERAL AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Inventarios
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que resume en actas las decisiones tomadas en las diferentes sesiones del comiteacute de inventarios para el control de los bienes muebles de la entidad
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA Artiacuteculo 269 INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 Por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLITICA DE COLOMBIA Artiacuteculo 269 Cumplimiento Ley 87 de 1993 Acciones de Seguimiento y evaluacioacuten por parte de la Oficina de Control Interno al cumplimiento de los objetivos y procedimientos de los Comiteacutes Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL BAJAS DE BIENES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Bajas de Bienes no Utilizables o Inservibles
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Relacioacuten de reintegro de bienes que se encuentran en desuso por su estado obsolescencia o inservible con el fin de darlos de baja o destruirlos y rendir informe sobre faltantes o sobrantes en los inventarios de elementos o bienes o para de esta manera iniciar las investigaciones pertinentes
22 Tipos Documentales Concepto teacutecnico de los bienes
Relacioacuten tipificada de bienes a dar de baja
Memorando solicitando autorizacioacuten para iniciar el
117
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
traacutemite de baja de bienes
Acta del Comiteacute de Inventarios
Comunicacioacuten oficial interna informando el inicio del proceso de contratacioacuten
Contrato
Relacioacuten de bienes a vender
Acta de adjudicacioacuten expedida por el Promotor o entidad que realizoacute la subasta
Resolucioacuten para dar de baja los bienes y autorizacioacuten de destinado final
Acta de entrega y recibo de bienes
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 Por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Establece las orientaciones relacionadas con las sanciones sobre el personal manejo del almaceacuten
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL BAJAS DE BIENES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Bajas de Bienes por Hurto Caso Fortuito o Fuerza Mayor
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que agrupa la salida de aquellos bienes que habiendo estado en servicio o en almaceacuten han desaparecido y se comprueba definitivamente que no hay indicios de su aparicioacuten o de ser recuperados caso en el cual se deben gestionar los aspectos legales administrativos y contables a que haya lugar En cualquiera de los casos de hurto caso fortuito o fuerza mayor se debe realizar la baja definitiva en los correspondientes registros administrativos y contables
22 Tipos Documentales Memorando donde se confirma el Hurto de un bien
Denuncio del hurto de un bien
Acta de baja del bien
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
118
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Resolucioacuten 4 de 2012 del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 Por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CUENTA ANUAL DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CUENTA ANUAL DE ALMACEacuteN
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que agrupa y consolida todos los ingresos y salidas de almaceacuten de bienes y elementos devolutivos y de consumo reintegros bajas y el saldo contable del inventario anual
22 Tipos Documentales Memorando remisorio de comprobantes de ingreso de almaceacuten
Informe consolidado de elementos de consumo y saldos contables de inventarios
Informe consolidado de elementos devolutivos y saldos contables de inventarios
Resolucioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia CONTADOR GENERAL DE BOGOTAacute DC Resolucioacuten No 001 de 2001 Por el cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capital
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
119
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Inventario
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el informe final de la toma fiacutesica de los inventarios de la entidad en bodega y de los bienes devolutivos en servicio en una vigencia
22 Tipos Documentales Informe final de la toma fiacutesica de los inventarios en Bodega y bienes devolutivos en servicio
Memorando remisorio del informe final de la toma fiacutesica de inventarios
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTAacute DC Resolucioacuten No 001 de 2001Por el cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capital Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
071112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INVENTARIO FIacuteSICO DE BIENES MUEBLES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Inventario General de Bienes
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el inventario consolidado de los bienes fiacutesicos actuales y el inventario individual de los bienes fiacutesicos en servicio
22 Tipos Documentales Documento de asignacioacuten del grupo de trabajo para el levantamiento del inventario fiacutesico (acta resolucioacuten plan de accioacuten anual)
Cronograma de ejecucioacuten del inventario fiacutesico de
120
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
bienes
Memorando informando las fechas de realizacioacuten del inventario
Reporte del inventario de bienes fiacutesicos actuales
Inventario Individual de bienes fiacutesicos en servicio
Informe de conteo fiacutesico en almaceacuten o bodega (Control Interno)
Resolucioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
07112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INVENTARIO FIacuteSICO DE BIENES MUEBLES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Inventarios por Responsables
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el inventario individual de los bienes fiacutesicos discriminado por responsable
22 Tipos Documentales Inventario individual de verificacioacuten bienes fiacutesicos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
121
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INGRESOS A ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo INGRESOS A ALMACEacuteN
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que registra las entradas de todas las compras realizadas por la entidad por concepto de ejecucioacuten de contratos ordenes o convenios suministro decisiones judiciales o poacutelizas al almaceacuten general incluye el comprobante de ingreso al almaceacuten y VoBo de recibo a satisfaccioacuten
22 Tipos Documentales Documentos que soportan el ingreso (contacto convenio decisiones judiciales poacutelizas orden de compra suministro factura
Documento Fuentes de satisfaccioacuten o visto bueno a satisfaccioacuten
Registro presupuestal
Recibo a satisfaccioacuten o Visto Bueno Comprobante de ingreso a Almaceacuten o Bodega
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR
122
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SALIDAS DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Salidas de Bienes de Bodega a Diferentes Dependencias
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra y consolida los requerimientos realizados al almaceacuten con su respectivo soporte de solicitud de pedido y la salida de almaceacuten que confirma la entrega del bien a la dependencia
22 Tipos Documentales Solicitud de pedido Salida de Almaceacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SALIDAS DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Salidas o Traslados de Bienes a Traveacutes de Contrato de Comodato (salida de Bienes a Terceros)
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra la salida de Bienes a Terceros por concepto de salidas o traslados a traveacutes de contrato de comodato A la fecha la entidad no ha realizado este proceso
22 Tipos Documentales Solicitud de uso de bienes entre entidades (Comodato)
123
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Salida de bienes a terceros (IDRD - Ligas)
Comprobante de salida de bienes (Comodato)
Acta de entrega de los bienes por contrato de comodato
Resolucioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SALIDAS DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Salida de Bienes de Bodega a Servicio
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra y consolida los requerimientos atendidos por el almaceacuten con su respectivo soporte de solicitud de salida y el comprobante de salida del almaceacuten al servicio
22 Tipos Documentales Solicitud de salida de bienes de almaceacuten a servicio
Comprobante de salida de bienes del Almaceacuten al servicio
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo
124
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SALIDAS DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Traslado de Bienes entre Dependencias o Servidores
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que registra el control de los bienes de la entidad que son trasladados entre dependencias o usuarios y verificacioacuten del almaceacuten general
22 Tipos Documentales Formato de traslado de bienes en servicio Comprobante de traslado de bienes entre
dependencias o usuarios
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
33 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - FINANCIERA
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Coordinacioacuten y Seguimiento Financiero
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que contienen mediante actas la evaluacioacuten y control de los proyectos de inversioacuten de la entidad asiacute como la ejecucioacuten de los recursos dispuestos para tales fines
22 Tipos Documentales Acta
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
125
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 376 DE 2014 (junio 25) ldquoPor medio de la cual se modifica el Comiteacute de Coordinacioacuten y seguimiento Financiero del Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporterdquo
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1957 de 2014 Por el cual se modifica el Decreto 2555 de 2010 en relacioacuten con algunas disposiciones aplicables al Comiteacute de Coordinacioacuten para el Seguimiento al Sistema Financiero
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
331 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash FINANCIERA - CONTABILIDAD AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Sostenibilidad Contable
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que refleja las decisiones tomadas en el Comiteacute garantizando de manera permanente la depuracioacuten y mejora de la calidad de la informacioacuten financiera
22 Tipos Documentales Citacioacuten a reunioacuten Comiteacute de Sostenibilidad Contable
Listado de Asistencia
Fichas de Sostenibilidad Contable
Resoluciones
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE ndash Resolucioacuten No 544 (12 de noviembre de 2009) Crea el Comiteacute Teacutecnico de Sostenibilidad Contable
42 Reglas o Normas Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 357 de 2008 Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacioacuten a la Contaduriacutea General de la Nacioacuten Colombia CONTADURIA DISTRITAL Resolucioacuten 001 de 2010 Distrital Por la cual se establecen lineamientos para garantizarla Sostenibilidad del Sistema Contable Puacuteblico Distrital
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
126
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Tiacutetulo Comprobantes de Ajuste
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo contable
22 Tipos Documentales Notas de Contabilidad
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades de estado y de los particulares que ejerzan funciones puacuteblicas o presten servicios Bogotaacute2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA - Decreto 2649 de 1993- Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Comprobantes de Eliminaciones
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que registra uno a uno los movimientos de eliminaciones realizadas en un periodo contable
22 Tipos Documentales Comprobantes de Eliminaciones
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades de estado y de los particulares que ejerzan funciones puacuteblicas o presten servicios Bogotaacute2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA - Decreto 2649 de 1993- Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Comprobantes de Movimiento Diario
127
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra los movimientos diarios de cada una de las operaciones que realiza la entidad a cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen
22 Tipos Documentales Comprobantes de Movimiento Diario
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades de estado y de los particulares que ejerzan funciones puacuteblicas o presten servicios Bogotaacute2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA - Decreto 2649 de 1993- Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Conciliaciones Bancarias
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Comparacioacuten entre los datos informados para una institucioacuten financiera sobre los movimientos de una cuenta corriente o de ahorro con los libros de contabilidad de la entidad contable puacuteblica con explicacioacuten de sus diferencias si las hubiera ldquoDiccionario de Teacuterminos de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Paacuteg 31
22 Tipos Documentales Conciliacioacuten
Extracto bancario
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Diccionarios de Teacuterminos de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Resolucioacuten 119 (27 de abril de 2006) Por la cual se adopta el Modelo Estaacutendar
128
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Resolucioacuten 357 (23 de julio de 2008) IVA Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y se reporta el informe anual de evaluacioacuten a la Contaduriacutea General de la Nacioacuten Bogotaacute 2008
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08 112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Conciliaciones de Almaceacuten - Contabilidad
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento mediante el cual se comparan los movimientos mensuales en almaceacuten saldos en existencia de elementos de consumo y elementos devolutivos contra los reportes de
contabilidad y los ajustes por las diferencias encontradas 22 Tipos Documentales Elementos Devolutivos
Elementos de Consumo
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 80 de 1993 ldquopor la cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblicardquo Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Establece las orientaciones relacionadas con las sanciones sobre el personal manejo del almaceacuten Colombia CONGRESO DE COLOMBIA- Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08 112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Conciliaciones de Operaciones Reciacuteprocas
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra la revisioacuten de los saldos de las cuentas reciacuteprocas con las entidades puacuteblicas y termina con la conciliacioacuten de las cuentas con estas Entidades y su registro en el Sistema Integrado Financiero
22 Tipos Documentales Consolidacioacuten de cuentas reciacuteprocas con las Entidades
129
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Puacuteblicas
Balance por tercero
Comunicacioacuten Oficial Enviada a las Entidades Puacuteblicas para dar a conocer los saldos que tiene con el IDRD
Comunicacioacuten Oficial recibida informando si hay reciprocidad del saldo
Nota de contabilidad para realizar los ajustes pertinentes
Consolidacioacuten del balance general (Sistema Financiero Seven)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONTADURIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten 4444 DE 1995 Por la cual se aprueba y adopta el Plan General de Contabilidad Puacuteblica - PGCP y se dictan otras disposiciones sobre la materia Colombia CONTADURIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten 357 DE 2007 Por la cual se adopta el Reacutegimen de Contabilidad Puacuteblica se establece su conformacioacuten y se define el aacutembito de aplicacioacuten Colombia CONTADURIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten 356 de 2007 Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Reacutegimen de Contabilidad Puacuteblica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Conciliaciones Litigios y Demandas SIPROJ
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento en el cual se informa a la Oficina Juriacutedica del Instituto la conciliacioacuten de los procesos judiciales y sus cuantiacuteas realizada por parte del aacuterea de Contabilidad El IDRD actualiza estos datos consultando SIPROJ (Sistema de Informacioacuten de Procesos Judiciales) Esta herramienta que opera a traveacutes de Internet le permite al IDRD conocer sobre los procesos y demandas que cursan contra con eacutel con el propoacutesito entre otros que la entidad registre en los estados contables los distintos procesos judiciales en los que son parte ya sea como demandante o demandado y con esto mantener
controlados estos procesos 22 Tipos Documentales Informe contable SIPROJ
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD-
130
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Resolucioacuten No SHD397 ndash 2008 Procedimientos Contables Obligaciones Contingentes y Embargos Judiciales
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE COLOMBIA- Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones Articulo 2
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten CREE
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra los formularios de las declaraciones tributarias y los soportes del pago del Impuesto de equidad el cual ya no se aplica estaacute suspendido por la DIAN
22 Tipos Documentales Formulario de declaracioacuten Tributaria
Soporte de la declaracioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 624 (30 de marzo de 1989) Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccioacuten General de Impuestos Nacionales Bogotaacute 1989Capitulo II Declaraciones Tributarias Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 3258 (30 de diciembre de 2002) Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentacioacuten de las Declaraciones Tributarias y para el pago de los impuestos anticipados y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2002 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Ley 863 (29 de diciembre de 2003) Por la cual se establecen normas tributarias aduaneras fiscales y de control para estimular el crecimiento econoacutemico y el saneamiento de las finanzas puacuteblicas Bogotaacute 2003 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1625 (11 de octubre de 2016) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario en materia tributaria Bogotaacute 2016 La Ley 1819 de 2016 eliminoacute el CREE la sobretasa al CREE y su respectivo anticipo Sin embargo por el antildeo gravable 2016 debe presentarse la respectiva declaracioacuten y pagar la
131
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
correspondiente sobretasa en concordancia con el artiacuteculo 16113222 del Decreto 1625 de 2016 (modificado por el artiacuteculo 1 del Decreto 220 de 2017) Aquiacute se indican los plazos para cumplir tal obligacioacuten
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten de Estampillas
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que contienen las contribuciones distritales por concepto de estampillas que se aplican a las cuentas contables y se presenta informe a la Secretaria de Hacienda bimensual
22 Tipos Documentales Formulario de declaracioacuten tributaria
Balance de prueba
Soporte de declaracioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 624 (30 de marzo de 1989) Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccioacuten General de Impuestos Nacionales Bogotaacute 1989Capitulo II Declaraciones Tributarias Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 3258 (30 de diciembre de 2002) Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentacioacuten de las Declaraciones Tributarias y para el pago de los impuestos anticipados y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2002 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Ley 863 (29 de diciembre de 2003) Por la cual se establecen normas tributarias aduaneras fiscales y de control para estimular el crecimiento econoacutemico y el saneamiento de las finanzas puacuteblicas Bogotaacute 2003 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1625 (11 de octubre de 2016) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario en materia tributaria Bogotaacute 2016 La Ley 1819 de 2016 eliminoacute el CREE la sobretasa al CREE y su respectivo anticipo Sin embargo por el antildeo gravable 2016 debe presentarse la respectiva declaracioacuten y pagar la correspondiente sobretasa en concordancia con el artiacuteculo 16113222 del Decreto 1625 de 2016 (modificado por el
132
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
artiacuteculo 1 del Decreto 220 de 2017) Aquiacute se indican los plazos para cumplir tal obligacioacuten
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten de Fondo de Vigilancia y Seguridad
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que contienen las contribuciones distritales por concepto de Fondo de vigilancia y seguridad el cual se aplicaba a los contratos de obra puacuteblica contribucioacuten que estaacute suspendida toda vez que el fondo de vigilancia estaacute en proceso de liquidacioacuten
22 Tipos Documentales Balance de prueba
Soporte de declaracioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Decreto 409 del 2016 Por medio del cual se hace efectiva la supresioacuten del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotaacute DC se ordena su liquidacioacuten y se dictan otras disposiciones Artiacuteculo 20
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten de ICA
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que contienen las Retenciones por concepto del impuesto distrital por ICA (industria y comercio avisos y tableros) que les aplica a los establecimientos del orden distrital y cuya declaracioacuten debe hacerse de forma bimensual Se enviacutea el recaudo a hacienda y este distribuye a cada entidad lo que le corresponde
22 Tipos Documentales Formulario de declaracioacuten tributaria
Balance de prueba
Soporte de declaracioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DE HACIENDA Resolucioacuten No SDH- 000079-2013 Por medio de la cual se adopta para la administracioacuten del impuesto de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
industria y comercio avisos y tableros en el Distrito Capital de Bogotaacute la clasificacioacuten de Actividades Econoacutemicas - CIIU revisioacuten 4 adaptada por el DANE para Colombia Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DE HACIENDA Resolucioacuten Nuacutemero DDI-094983 (diciembre 24 de 2014) ldquoPor medio de la cual se reajustan los valores establecidos como promedio diario por unidad de actividades
del impuesto de industria y comercio para el antildeo 2015rdquo 43 Fecha (s) de la
descripcioacuten (es) 08112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten de Ingresos y Patrimonio
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento presentado por los establecimientos a la administracioacuten de impuestos para dar cuenta de los ingresos susceptibles de incrementar el patrimonio consolidado en los estados financieros de conformidad con el artiacuteculo 1611325 del Decreto 1625 de 2011
22 Tipos Documentales Estados Financieros
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 624 (30 de marzo de 1989) Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccioacuten General de Impuestos Nacionales Bogotaacute 1989Capitulo II Declaraciones Tributarias Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 3258 (30 de diciembre de 2002) Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentacioacuten de las Declaraciones Tributarias y para el pago de los impuestos anticipados y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2002 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Ley 863 (29 de diciembre de 2003) Por la cual se establecen normas tributarias aduaneras fiscales y de control para estimular el crecimiento econoacutemico y el saneamiento de las finanzas puacuteblicas Bogotaacute 2003 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1625 (11 de octubre de 2016) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario en materia tributaria Bogotaacute 2016
43 Fecha (s) de la 03102018
134
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
descripcioacuten (es)
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten de Retencioacuten en la Fuente e IVA
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento presentado por los establecimientos a la administracioacuten de impuestos para dar cuenta de las declaraciones por concepto de retencioacuten en la fuente e IVA (impuesto al valor agregado) de conformidad con el artiacuteculo 1611325 del decreto 1625 de 2011 este impuesto es de orden nacional y se efectuacutea bimestralmente ante la DIAN
22 Tipos Documentales Formulario de declaracioacuten tributaria
Balance de prueba
Soporte de declaracioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 632 Estatuto Tributario Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Diccionario de Teacuterminos de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 624 (30 de marzo de 1989) Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccioacuten General de Impuestos Nacionales Bogotaacute 1989Capitulo II Declaraciones Tributarias Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 3258 (30 de diciembre de 2002) Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentacioacuten de las Declaraciones Tributarias y para el pago de los impuestos anticipados y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2002 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Ley 863 (29 de diciembre de 2003) Por la cual se establecen normas tributarias aduaneras fiscales y de control para estimular el crecimiento econoacutemico y el saneamiento de las finanzas puacuteblicas Bogotaacute 2003 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1625 (11 de octubre de 2016) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario en materia tributaria Bogotaacute 2016
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03102018
135
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ESTADOS CONTABLES E INFORMES COMPLEMENTARIOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ESTADOS CONTABLES E INFORMES COMPLEMENTARIOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el balance general de la entidad los informes trimestrales el estado de cambio en el patrimonio el estado de resultados y los demaacutes informes anexos del balance general financiero y contable de la entidad
22 Tipos Documentales Balance general
Informes trimestrales
Estado de cambio en el patrimonio
Estado de resultados
Estado de actividad financiera econoacutemica y social
Estado Contable
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes Contables
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene la informacioacuten financiera y contable de la entidad
22 Tipos Documentales Informes cuenta contraloriacutea
Informe Contaduriacutea General de la Nacioacuten
Informe Contaduriacutea General del Distrito
Informe de Gestioacuten y Sostenibilidad Contable
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN Colombia Congreso de la Repuacuteblica Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho
136
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIBROS DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Libro Auxiliar
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido ldquoLos libros de contabilidad auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la entidad contable puacuteblica con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporterdquo CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2014 Paacuteg 49
22 Tipos Documentales Libros auxiliares (Electroacutenico ndash Oracle)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIacuteA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica BOGOTAacute 2014 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 119 (27 de abril de 2006) Por la cual se adopta el Modelo Estaacutendar de procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el Plan General de Contabilidad Puacuteblica y el Manuel de Procedimientos del Reacutegimen de la Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIBROS DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Libro Diario
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Libro de contabilidad principal que presenta en los movimientos deacutebito y creacutedito de las cuentas el registro cronoloacutegico y preciso de las operaciones diarias efectuadas con base en los comprobantes de contabilidad CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2014 Paacuteg 48
137
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
22 Tipos Documentales Libro Diario
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIacuteA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica BOGOTAacute 2014 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 119 (27 de abril de 2006) Por la cual se adopta el Modelo Estaacutendar de procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el Plan General de Contabilidad Puacuteblica y el Manuel de Procedimientos del Reacutegimen de la Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIBROS DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Libro Mayor y Balances
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido El Libro Mayor contiene los saldos de las cuentas del mes anterior clasificados de manera nominativa seguacuten la estructura del Cataacutelogo General de Cuentas las sumas de los movimientos deacutebito y creacutedito de cada una de las cuentas del respectivo mes que han sido tomadas del libro diario y el saldo final del mismo mes CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2014 paacuteg 48
22 Tipos Documentales Libro Mayor y Balance
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica (en liacutenea) Bogotaacute 2014 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco paacuteg 48
acuteacute Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 119 (27 de abril de 2006) Por la cual se adopta el Modelo Estaacutendar de procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el Plan General de Contabilidad Puacuteblica y el Manual de Procedimientos del Reacutegimen de la Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08102018
332 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash FINANCIERA - PRESUPUESTO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que conforman la estimacioacuten detallada de los diferentes rubros presupuestales para cada vigencia fiscal y que ofrecen informacioacuten ampliada sobre los valores proyectados en el primer antildeo de las Propuestas Presupuestales de Mediano Plazo correspondientes Aspectos generales del proceso presupuestal colombiano Paacuteg 225
22 Tipos Documentales Lineamientos de la poliacutetica presupuestal emitida por la Secretariacutea de Hacienda
Comunicacioacuten interna de socializacioacuten de los lineamientos de la poliacutetica presupuestal
Plan financiero
Comunicacioacuten Oficial enviada a Secretariacutea de Hacienda Distrital informando el Plan Financiero
Comunicacioacuten Oficial recibida de Secretariacutea de Hacienda informando ajuste o aprobacioacuten del Plan Financiero
Comunicacioacuten interna solicitando las Proyecciones de Ingresos a las Aacutereas que las generen
Comunicacioacuten interna enviando a la Subdireccioacuten Administrativa y a Presupuesto los caacutelculos de proyeccioacuten de ingresos
Proyeccioacuten de ingresos
Comunicacioacuten oficial enviada a la Secretariacutea de Hacienda remitiendo la proyeccioacuten de ingresos de la siguiente vigencia
Comunicacioacuten interna informando al as aacutereas la proyeccioacuten de ingresos definitiva
Comunicacioacuten interna solicitando a las aacutereas el registro de los gastos de funcionamiento
Registro y revisioacuten de la informacioacuten de servicios personales de la vigencia en (PREDIS)
Registro y revisioacuten de las cantidades de los elementos adquiridos en la vigencia anterior con sus precios
139
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
(PREDIS)
Registro y revisioacuten de las obligaciones contingentes de la vigencia (PREDIS)
Comunicacioacuten interna enviada a la Subdirecciones solicitando informacioacuten sobre pasivos exigibles y proyeccioacuten de reservas
Comunicacioacuten interna enviada a presupuesto de los pasivos exigibles y proyeccioacuten de reservas
Proyeccioacuten de reservas y pasivos exigibles (Hoja de caacutelculo Excel
Comunicacioacuten oficial enviada a Secretariacutea de Hacienda informando la proyeccioacuten de reservas y pasivos exigibles)
Comunicacioacuten interna informando a las aacutereas la proyeccioacuten de reservas y pasivos exigibles
Anteproyecto de presupuesto
Comunicacioacuten oficial enviada a Secretariacutea de Hacienda remitiendo el anteproyecto firmado por el director General
Comunicacioacuten oficial recibida citando a la sustentacioacuten del anteproyecto de presupuesto ante el Concejo de Bogotaacute
Plantilla estaacutendar de presentacioacuten del anteproyecto de presupuesto
Decreto Distrital de liquidacioacuten del presupuesto anual
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO (2deg ed) (2011) Aspectos generales del proceso presupuestal colombiano Bogotaacute Colombia Editorial Kimpres Ltda
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 4730 de 2005 Por el cual se reglamentan normas orgaacutenicas del presupuesto Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 4836 de 2011 Por el cual se reglamentan normas orgaacutenicas del presupuesto y se modifican los Decretos 115 de 1996 4730 de 2005 1957 de 2007 y 2844 de 2010 y se dictan otras disposiciones en la materia Bogotaacute 2011 Artiacuteculo 12 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 de 2015 Por el cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Bogotaacute 2015 Artiacuteculos 28315 y 28316
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
140
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
21 Alcance y Contenido ldquoDocumento que garantiza la existencia de apropiacioacuten presupuestal disponible y libre de afectacioacuten para la asuncioacuten de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscalrdquo Diccionario de Teacuterminos de la Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Paacuteg 28
22 Tipos Documentales Estudio de conveniencia (copia)
Certificado de disponibilidad presupuestal
Solicitud de liberacioacuten de Certificado de disponibilidad total o parcial
Liberacioacuten de certificados de disponibilidad total o parcial
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Diccionario de Teacuterminos de la Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Paacuteg 28 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Artiacuteculo 25 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 179 (30 de diciembre de 1994) Por la cual se introducen algunas modificaciones a la Ley 38 de 1989 Orgaacutenica de Presupuesto Bogotaacute Articulo 49 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUacuteBLICO Decreto 115 (15 de enero de 1996) Por el cual se establecen normas sobre la elaboracioacuten conformacioacuten y ejecucioacuten de los presupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economiacuteas Mixta sujetas el reacutegimen de aquellas dedicadas a actividades no financieras Bogotaacute 1996 Artiacuteculos 21 y 25 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 527 de (18 de agosto de 1999) Por medio del cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electroacutenico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificacioacuten y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 1999 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan las disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativo de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUacuteBLICO Ley 2785 (29 de noviembre de 2013) Por el cual se reglamente parcialmente el artiacuteculo 261 de la Ley 1450 de 2011 La Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 Bogotaacute 2013 Articulo 6 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 819 (9 de julio de 2003) Por la cual se dictan normas orgaacutenicas en materia de presupuesto responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2013 Artiacuteculo 8
141
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario DEL Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Bogotaacute 2015 Artiacuteculos 28171 y 28172
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CERTIFICADOS DE REGISTRO PRESUPUESTAL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CERTIFICADOS DE REGISTRO PRESUPUESTAL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Es un documento expedido por el jefe del aacuterea de Presupuesto con el cual se hace el registro presupuestal del compromiso de imputacioacuten presupuestal mediante la cual afecta en forma definitiva la apropiacioacuten garantizando que eacutesta solo se utiliza para este fin
22 Tipos Documentales Contrato (copia)
Certificado de registro presupuestal
Solicitud de liberacioacuten de Certificado de registro total o parcial
Liberacioacuten de certificados de registro parcial o total
Solicitud de liberacioacuten de saldo de reserva presupuestal
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Resolucioacuten 036 de 1998 Por el cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuestales suministro de informacioacuten y su sistematizacioacuten del presupuesto general de la nacioacuten
42 Reglas o Normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por la cual se reglamentan normas orgaacutenicas de presupuesto
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CIERRE PRESUPUESTAL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CIERRE PRESUPUESTAL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
142
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
21 Alcance y Contenido Documento que registra seguacuten procedimiento interno al finalizar cada vigencia fiscal el cierre presupuestal de la entidad con el propoacutesito de determinar el resultado de la ejecucioacuten presupuestal de ingresos y gastos las cuentas por pagar las reservas el estado de tesoreriacutea los excedentes financieros y la disponibilidad final
22 Tipos Documentales Circular de cierre presupuestal
Registro en el aplicativo PREDIS
Relacioacuten de saldos de los registros presupuestales
Relacioacuten de reservas presupuestales
Relacioacuten de cuentas por pagar
Informe del estado de la Tesoreriacutea
Formulario de superaacutevit fiscal o excedente financiero
Informe de disponibilidades compromiso y autorizaciones de giro
Propuesta de distribucioacuten de los excedentes financieros
Comunicacioacuten oficial de envioacute de los informes a la Secretariacutea de Hacienda
Informe de ejecucioacuten presupuestal activa y pasiva de ingresos gastos y reservas presupuestales
Relacioacuten de reservas presupuestales Acta de cancelacioacuten de reservas
Acta de fenecimiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan las disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativo de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por la cual se reglamentan normas orgaacutenicas de presupuesto Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO SERVICIO CIVIL DISTRITAL CONFIR Decreto 714 de 1996 Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Distrital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Resolucioacuten SDH Ndeg 191 del 22 de septiembre de 2017 Por medio del cual se adopta y consolida el Manual de Programacioacuten Ejecucioacuten y Cierre Presupuestal del Distrito Capital
143
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Ejecucioacuten Presupuestal
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el informe de ejecucioacuten presupuestal de ingresos gastos y reservas de un periodo frecuencia mensual incluye acta de cancelacioacuten de reservas cuando se presenta y comunicacioacuten oficial de enviacuteo a la Secretaria de Hacienda con copia a la Secretariacutea de Planeacioacuten y Entes de Control
22 Tipos Documentales Informe de ejecucioacuten presupuestal de ingresos gastos y reservas (mensual)
Acta de cancelacioacuten de reservas
Informe de gastos de funcionamiento
Informe KFW
Informe mensual SIVICOF
Informe trimestral de CHIP
Informe semanal de la inversioacuten (SDH)
Informe Recursos IVA telefoniacutea moacutevil y tabaco
Informe SIRECI
Comunicacioacuten oficial enviada remitiendo el informe de ejecucioacuten presupuestal a Secretaria de Hacienda Secretariacutea de Planeacioacuten y Entes de Control
Comunicacioacuten interna remiendo a las aacutereas la ejecucioacuten presupuestal de ingresos gastos y reservas
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan las disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativo de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por la cual se reglamentan normas orgaacutenicas de presupuesto Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Resolucioacuten SDH Ndeg 191 del 22 de septiembre de 2017 Por medio del cual se
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
adopta y consolida el Manual de Programacioacuten Ejecucioacuten y Cierre Presupuestal del Distrito Capital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO SERVICIO CIVIL DISTRITAL CONFIR Decreto 714 de 1996 Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Distrital
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Traslados Presupuestales que Afectan los Agregados
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente conformado con la documentacioacuten generada de las afectaciones que se tramitan mediante resolucioacuten suscrita por el jefe del Aacuterea de Presupuesto y que modifican sustancialmente las apropiaciones incluidas en el presupuesto inicial asignado al IDRD
22 Tipos Documentales Acuerdo Concejo de Bogotaacute aprobacioacuten que afectan los agregados
Decreto de liquidacioacuten del acuerdo
Comunicacioacuten oficial recibida de la Secretaria de Hacienda Distrital o copia del Decreto informando la aprobacioacuten
Resolucioacuten de traslado presupuestal que afecta los agregados
Comunicacioacuten oficial remitiendo del Acto Administrativo de traslado presupuestal a la Secretariacutea de Hacienda y Planeacioacuten Distrital
Comunicacioacuten oficial de la Secretariacutea de Hacienda a cada una de las Entidades remitiendo las modificaciones presupuestales aprobadas
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2260 de 1996 Por el cual se introducen algunas modificaciones al decreto 568 de 1996 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por el cual se reglamentan normas orgaacutenicas del
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
presupuesto
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Traslados Presupuestales que no Afectan los Agregados
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente con la documentacioacuten generada y tramitada por el IDRD para solicitar concepto favorable a la Direccioacuten Nacional de Planeacioacuten como requisito previo para que la Direccioacuten General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico apruebe los actos administrativos (Resoluciones) mediante los cuales se realizan modificaciones presupuestales al Anexo de liquidacioacuten
22 Tipos Documentales Solicitud de traslados presupuestales interno
Justificacioacuten legal econoacutemica y financiera del traslado presupuestal interno de inversioacuten o funcionamiento
Memorando solicitando el traslado presupuestal que no afecta los agregados
Proyecto de resolucioacuten de traslado presupuestal que no afecta los agregados
Comunicacioacuten oficial enviada a la Secretariacutea Distrital de Planeacioacuten y Secretariacutea de Hacienda en caso de que el traslado sea de inversioacuten
Comunicacioacuten oficial enviada a la Secretariacutea Distrital de Hacienda en caso de que el traslado sea de funcionamiento
Resolucioacuten de traslado presupuestal que no afecta agregados
Justificacioacuten legal econoacutemica y financiera del traslado presupuestal de inversioacuten
Comunicacioacuten oficial remisoria a la Secretaria Distrital de planeacioacuten y Secretariacutea de Hacienda de solicitud de concepto sobre modificacioacuten
Concepto sobre viabilidad para efectuar el traslado presupuestal interno por inversioacuten o funcionamiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2260
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de 1996 Por el cual se introducen algunas modificaciones al decreto 568 de 1996 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por el cual se reglamentan normas orgaacutenicas del presupuesto
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL TRASLADOS PRESUPUESTALES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Reducciones Presupuestales
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene las solicitudes de reducciones que requieren certificado expedido por el Jefe de Presupuesto en el cual se haga constar que los recursos a disminuir no han sido comprometidos
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida por la Secretariacutea Distrital de Hacienda Informando la reduccioacuten del presupuesto de la entidad
Decreto de reduccioacuten presupuestal
Certificados de disponibilidad presupuestal de los rubros a los cuales se les reduce el presupuesto
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLITICA DE COLOMBIA ndash 1991 Artiacuteculos 151 342 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA- Por la cual se dictan normas orgaacutenicas en materia de presupuesto responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 - Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL TRASLADOS PRESUPUESTALES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Suspensiones o Aplazamientos
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene las solicitudes de suspensioacuten o aplazamiento presupuestales con el respectivo acto administrativo y los motivos por el cual son solicitadas asiacute como los conceptos dados por la secretaria de hacienda
22 Tipos Documentales Memorando solicitando la suspensioacuten o aplazamiento presupuestal que no afecta los agregados
147
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Resolucioacuten de suspensioacuten o aplazamiento presupuestal
Comunicacioacuten oficial enviada solicitando concepto sobre suspensioacuten o aplazamiento presupuestal
Concepto sobre aplazamiento o reduccioacuten presupuestal por parte de la Secretariacutea de Hacienda
Resolucioacuten de suspensioacuten o aplazamiento presupuestal emitida por la Entidad
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLITICA DE COLOMBIA ndash 1991 Artiacuteculos 151 342 352 entre otros Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA- Por la cual se dictan normas orgaacutenicas en materia de presupuesto responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 - Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
333 Dependencia SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash FINANCIERA - TESORERIacuteA GENERAL AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Anulacioacuten de Cheques
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene mediante actas la relacioacuten de los nuacutemeros de cheques y cheque anulados en el aacuterea de tesoreriacutea
22 Tipos Documentales Acta
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA -Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA - Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA - Ley 1150 de 2007 por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con recursos puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA - Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA - Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 2768 de 2012 por el cual se reglamenta la constitucioacuten y funcionamiento de las cajas menores expedido por el Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DEL INTERIOR Decreto 2893 de 2011 por la cual se establece la Estructura del Ministerio del Interior Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 por medio del cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Decreto anual de salarios expedido por el Gobierno Nacional
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Arqueo de Caja
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que detalla las transacciones del efectivo en un momento determinado con el objeto de validar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra fiacutesicamente en caja en dinero efectivo o en vales
QUE Tipos Documentales Acta
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de
149
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1150 de 2007 por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con recursos puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 2768 de 2012 por el cual se reglamenta la constitucioacuten y funcionamiento de las cajas menores expedido por el Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DEL INTERIOR Decreto 2893 de 2011 por la cual se establece la Estructura del Ministerio del Interior Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 por medio del cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Decreto anual de salarios expedido por el Gobierno Nacional
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Excedentes de Liquidez
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que evidencia las decisiones tomadas por los miembros del comiteacute de Excedentes de Liquidez y que son de estricto cumplimiento
22 Tipos Documentales Acta
Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 1163 de 2016 (diciembre 22) ldquoPor la cual se actualiza y modifica el reglamento del Comiteacute de Seguimiento y Control para el manejo de Excedentes de Liquidez del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras
150
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
disposicionesrdquo
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1150 de 2007 por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con recursos puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 2768 de 2012 por el cual se reglamenta la constitucioacuten y funcionamiento de las cajas menores expedido por el Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DEL INTERIOR Decreto 2893 de 2011 por la cual se establece la Estructura del Ministerio del Interior Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 por medio del cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Decreto anual de salarios expedido por el Gobierno Nacional
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CERTIFICACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Certificaciones de Pago
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Son tipos documentales que van al respectivo expediente de certificaciones por concepto de pagos efectuados a favor de entidad
22 Tipos Documentales Certificacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
151
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CERTIFICACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Certificaciones por Aprovechamiento Econoacutemico
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Tipos documentales que van al respectivo expediente de certificaciones por concepto de aprovechamiento econoacutemico
22 Tipos Documentales Certificacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CUENTAS BANCARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CUENTAS BANCARIAS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Son tipos documentales de autorizacioacuten de apertura de cuanta SHD
22 Tipos Documentales Solicitud autorizacioacuten apertura cuenta SHD
Comunicacioacuten oficial de autorizacioacuten de apertura de cuenta
Comunicacioacuten oficial enviada a la entidad financiera solicitando la apertura de la cuenta
Comunicacioacuten oficial enviada con la documentacioacuten de apertura de cuenta
Tarjeta de registro de firmas (Copia)
Comunicacioacuten oficial de justificacioacuten de cancelacioacuten de cuenta bancaria
Comunicacioacuten oficial solicitando el certificado de saldo de la cuenta
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02112018
152
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CUENTA DIARIA
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CUENTA DIARIA
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que presenta los saldos de las cuentas bancarias de la entidad asiacute como los movimientos efectuados por la tesoreriacutea en un diacutea determinado Traacutemite de pagos elaboracioacuten boletiacuten diario de tesoreriacutea expedicioacuten de certificados y conciliaciones bancarias de tesoreriacutea
22 Tipos Documentales Boletiacuten Diario de Tesoreriacutea (Reporte)
Reporte pagos por tipo de pago
Movimientos por tipo de operacioacuten traslados bancarios
Movimientos por tipo de operacioacuten notas bancarias
Ingresos por tipo de operacioacuten
Movimientos por tipo de operacioacuten -general
Conciliacioacuten- cuentas reciprocas
Saldos bancarios
Recibos de caja
Recibos de caja
Consignaciones bancarias
traslados bancarios
Comprobante de egreso
Orden de pago
Soporte de pago de aportes parafiscales
Facturas
Cuentas de cobro
Contrato (copia)
Poacuteliza
Acta de inicio
Acta parcia o final
Denuncia de peacuterdida o hurto de cheque efectuada por el beneficiario
Comunicacioacuten oficial firmada por el beneficiario solicitando el nuevo giro
Certificacioacuten cuenta bancaria
Orden de tesoreriacutea
Reporte de operacioacuten bancaria exitosa
Relaciones de autorizacioacuten de pagos de noacutemina
Recibo de consignacioacuten de pago de embargo
Certificado de Registro Presupuestal y Disponibilidad Presupuestal
Soporte de causacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 965 de 2005
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Traacutemite de pagos elaboracioacuten de boletiacuten diario de tesoreriacutea expedicioacuten
153
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de certificados y conciliaciones bancarias de tesoreriacutea Recuperado de httpwwwcontaduriagovcoco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el plan general de la contabilidad puacuteblica y el manual de procedimientos del reacutegimen de contabilidad puacuteblica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL EMBARGOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo EMBARGOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que relaciona los embargo que llegan a la entidad para hacer los respectivos descuentos
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida informando el embargo
Comunicacioacuten interna solicitando informacioacuten si el demandado tiene viacutenculo contractual
Comunicacioacuten interna sonde se informa la fijacioacuten de la cuota a desembolsar
Comunicacioacuten oficial informando el desembargo
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CORTE CONSTITUCIONAL Sentencias C-710-96 C-372-98 y C-589-95 de la Corte Constitucional Colombia MINISTERIO DE L TRABAJO El artiacuteculo 127 del Coacutedigo Laboral Capiacutetulo V artiacuteculos 154 al 156 del Coacutedigo Sustantivo del Trabajo modificados por la ley 11 de 1984
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene los informes excepcionales requeridos en un periodo por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones
22 Tipos Documentales Informe de Tesoreriacutea a la Contraloriacutea Distrital
Informe de Tesoreriacutea a la Contraloriacutea General
Reporte de Saldos de cuentas a la Secretariacutea Distrital
154
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de Hacienda
Informe de Estados de Tesoreriacutea a la Direccioacuten Distrital de Impuestos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informe al Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotaacute por retenciones de los contratos de obra
Informe SISARC (electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
155
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Tiacutetulo Control de Entrega de Cheques
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Libro que radica el Control de Entrega de Cheques el cual ya no lleva la entidad
22 Tipos Documentales Libro de entrega de cheques
Ceacutedula de ciudadaniacutea
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 3 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Instrumento de gestioacuten financiera mediante el cual se verifica y aprueba el monto maacuteximo mensual de fondos disponibles para las entidades financiadas con los recursos del Distrito
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial recibida de la Tesoreriacutea Distrital dando la instruccioacuten y lineamientos par a la elaboracioacuten del PAC de la vigencia
Comunicacioacuten interna informando y solicitando la proyeccioacuten del PAC
Comunicacioacuten interna enviando la proyeccioacuten del PAC
Proyecto PAC
Comunicacioacuten oficial enviada a la oficina de Planeacioacuten Financiera de la Direccioacuten Distrital de Tesoreriacutea remitiendo el consolidado del PAC con sus soportes
Comunicacioacuten oficial recibida de la oficina de Planeacioacuten Financiera con la aprobacioacuten del PAC para el IDRD
Soporte del PAC - SISPAC (Electroacutenico)
Comunicacioacuten oficial interna de solicitud de la reprogramacioacuten del PAC
Informe programa anual mensual izado de caja SISPCAC
Compensaciones entre fuentes
Comunicacioacuten interna PAC no ejecutado
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE HACIENDA Resolucioacuten No SDH-000295 24
156
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
DE NOVIEMBRE DE 2017 Por medio de la cual se establecen los procedimientos en relacioacuten con la distribucioacuten consolidacioacuten seguimiento y control del Programa Anual Mensualizado de Caja mdash PAC del Distrito Capital Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE HACIENDA Circular DDT 10 DE 2018 Programacioacuten y presentacioacuten del PAA ante el CONFIS para la vigencia 2019
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL REGISTRO DE LIQUIDACIOacuteN DE ESPECTACULOS PUacuteBLICOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo REGISTRO DE LIQUIDACIOacuteN DE ESPECTACULOS PUacuteBLICOS
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Tipo documental que registra la liquidacioacuten de espectaacuteculos puacuteblicos y los soportes del evento (venta boleteriacutea pago de impuestos poacutelizas entre otros
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial Recibida por parte del interesado en realizar el evento
Fotocopia o soporte Cheque
Fotocopia o soporte Poacuteliza
Paz y Salvo
Certificacioacuten del concesionario para la venta de la boleteriacutea
Certificacioacuten del empresario boleteriacutea vendida y devuelta
Planilla de Liquidacioacuten del Impuesto por Espectaacuteculos puacuteblicos
Consignacioacuten bancariacutea del Impuesto por Espectaacuteculos Puacuteblicos (copia)
Informe de los espectaacuteculos puacuteblicos
Informe Trimestral de Espectaacuteculos Puacuteblicos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
34 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - SISTEMAS AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COPIAS DE SEGURIDAD Y RESPALDO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo COPIAS DE SEGURIDAD Y RESPALDO
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
157
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
21 Alcance y Contenido Son las copias de seguridad respaldo copy backup copia de respaldo copia de reserva (del ingleacutes backup) en ciencias de la informacioacuten e informaacutetica de los datos originales que se realiza con el fin de disponer de un medio para recuperarlos en caso de su peacuterdida
22 Tipos Documentales NA
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 1 antildeo
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total y Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 en particular los Artiacuteculos 11 18 y 19 Colombia INCONTEC Norma NTC ISO IEC 270012013 Anexo A12 Especifica los requisitos a cumplir para implantar un SGSI Colombia INCONTEC Norma NTC ISO IEC 270022013 coacutedigo de buenas praacutecticas para la gestioacuten de la seguridad SGSI
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MANTENIMIENTO TEacuteCNICO DE SOFTWARE Y HARDWARE 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo MANTENIMIENTO TEacuteCNICO DE SOFTWARE Y HARDWARE
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el Programa de mantenimiento (Electroacutenico) de los equipos (Hardware) y sistemas (Software) de la entidad
22 Tipos Documentales Programa de mantenimiento (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SOPORTE TEacuteCNICO DE SOFTWARE Y HARDWARE 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo SOPORTE TEacuteCNICO DE SOFTWARE Y HARDWARE
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra las solicitudes de servicio o soporte teacutecnico (correo electroacutenico) en la mesa de ayuda (GLPI) qie asigna automaacuteticamente un coacutedigo de soporte incluye la respectiva solucioacuten dada
158
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
22 Tipos Documentales Solicitud de servicio o soporte teacutecnico (correo electroacutenico)
Registro de solicitud de soporte teacutecnico (mesa de ayuda-GLPI)
Soporte teacutecnico (solucioacuten)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
4 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE PARQUES ndash DESPACHO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene los informes excepcionales requeridos por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
159
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de informacioacuten hechos por otras entidades puacuteblicas yo privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido
Informe resumen de las actividades realizadas por la Subdireccioacuten Teacutecnica de Parques en cumplimiento de su misioacuten institucional
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten
10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
160
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Proyectos de Sostenibilidad del Sistema Distrital de Parques
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente en el que se registra la formulacioacuten del proyecto y el seguimiento de cada uno de los proyectos formulados por la entidad en temas de mantenimiento de los nuevos parques construidos yo rehabilitados asiacute como disponer los parques en buenas condiciones para realizar las actividades y programas de recreacioacuten deporte y actividad fiacutesica
22 Tipos Documentales Formulacioacuten del Proyecto Seguimiento a proyectos formulados
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 078 de 2002 Por el cual se dictan normas para la Administracioacuten y sostenibilidad del sistema de parques Distritales Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 352 de 2008 Por el cual se dictan normas para la Administracioacuten y sostenibilidad del sistema de parques Distritales Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto 456 de 2013 ldquoPor el cual se adopta el Marco Regulatorio de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico en el Distrito Capital de Bogotaacuterdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 190 de 2004 POT Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten No 277 del 2007 33810 por la cual se adopta y modifica el manual de aprovechamiento econoacutemico Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 321 de julio 24 de 2002 mediante la cual se establece el Programa de mantenimiento y preservacioacuten de los parques de escala Regional Metropolitana y Zonal de Bogotaacute Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 353 de julio 30 de 2003 por la cual se adopta el Programa para el mantenimiento dotacioacuten administracioacuten y preservacioacuten de los parques vecinales y de bolsillo del Distrito Capital
43 Fecha (s) de la 11102018
161
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
descripcioacuten (es)
41 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE PARQUES - ADMINISTRACIOacuteN DE ESCENARIOS AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten de los Parques
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que informa y registra los seguimientos realizados a los parques en temas relacionados con el mantenimiento de ceacutesped aseo residuos vigilancia piscinas fumigacioacuten entre otros
22 Tipos Documentales Control de ceacutesped y mantenimiento de zonas verdes
Control de aseo y residuos soacutelidos
Planilla control personal de aseo
Control de personal de vigilancia
Control de fumigacioacuten en parques y escenarios
Control mantenimiento piscinas Control de lagos y fuentes
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten
20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Estabilidad de Obra
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el seguimiento a las obras de contratos o proyectos de parques finalizados con poacutelizas de estabilidad yo calidad de obra con el fin de verificar las condiciones de
162
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
infraestructura para el adecuado uso de la comunidad
22 Tipos Documentales Programacioacuten de visitas estabilidad de obra
Acta de visita por estabilidad de obra
Comunicacioacuten oficial enviada al contratista e interventor notificando las fallas
Comunicacioacuten oficial recibida de aceptacioacuten de responsabilidad o descargos
Comunicacioacuten oficial interna solicitando la declaracioacuten de siniestro
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD Procedimiento Estabilidad de Obra Seguimiento a contratos de obras y proyectos en zonas de cesioacuten finalizados con poacutelizas de estabilidad
42 Reglas o Normas CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA DE 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 80 de 1993 artiacuteculos 4 25 y 77 Por el cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1150 de 2007 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por el cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de 2011 Artiacuteculo 86 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 410 de 1971 Por el cual se expide el Coacutedigo de Comercio ldquoTiacutetulo V Del Contrato de Segurordquo Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 734 de 2012 Por el cual se reglamente el Estatuto General de la Administracioacuten Puacuteblica y se dictan otras disposiciones Tiacutetulo V Garantiacuteas en la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 19 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones procedimientos y traacutemites innecesarios existentes en la Administracioacuten Puacuteblica Artiacuteculo 21ordf De la publicacioacuten de los actos y sentencias sancionatorias Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1510 de 2013 Por el cual se reglamente el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Artiacuteculo 116 Garantiacutea de cumplimiento Numeral 5 Estabilidad y calidad de la obra En este amparo cubre a la Entidad Estatal de los perjuicios ocasionados por cualquier tipo de dantildeo o deterioro imputable al contratista sufrido por la obra entregada a satisfaccioacuten
163
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 545 de 2016 Por el cual se establece el procedimiento para la entrega material y la titulacioacuten de las zonas de cesioacuten y bienes destinados al uso puacuteblico y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Mantenimiento de Parques y Escenarios
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las visitas de seguimiento a los parques con el cual se diagnostica el estado de cada uno de ellos y los servicios solicitados para su mantenimiento de acuerdo a la priorizacioacuten
22 Tipos Documentales Programa de visitas de diagnoacutestico
Ficha de Informacioacuten de parques
Solicitud de Mantenimiento
Diagnoacutestico de parques
Registro del diagnoacutestico de parques en aplicativo (acceso)
Matriz de priorizacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 078 de 2002 Por el cual se dictan normas para la Administracioacuten y sostenibilidad del sistema de parques Distritales Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 352 de 2008 Por el cual se dictan normas para la Administracioacuten y sostenibilidad del sistema de parques Distritales Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto 456 de 2013 ldquoPor el cual se adopta el Marco Regulatorio de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico en el Distrito Capital de Bogotaacuterdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 190 de 2004 POT Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten No 277 del 2007 33810 por la cual se adopta y modifica el manual de aprovechamiento econoacutemico Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 321 de julio 24 de 2002 mediante la cual se establece el Programa de mantenimiento y preservacioacuten de los parques de escala Regional Metropolitana y Zonal de Bogotaacute Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 353 de julio 30 de 2003 por la cual se adopta el Programa para el mantenimiento dotacioacuten administracioacuten y preservacioacuten de los parques vecinales y de bolsillo del Distrito Capital
164
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
42 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE PARQUES - PROMOCIOacuteN DE SERVICIOS AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ALIANZAS ESTRATEacuteGICAS PARA EL APROVECHAMIENTO ECONOacuteMICO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ALIANZAS ESTRATEacuteGICAS PARA EL APROVECHAMIENTO ECONOacuteMICO
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra las actividades necesarias para gestionar recursos adicionales requeridos para la realizacioacuten de eventos recreativos y deportivos organizados por el IDRD a traveacutes de Alianzas Estrateacutegicas con las diferentes empresas u organizaciones
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna para solicitar alianza con la empresa privada
Comunicacioacuten interna con la programacioacuten anual de los eventos
Programa anual de eventos
Fichas Teacutecnicas
Propuesta comercial
Acta de visita comercial
Carta de compromiso
Acta de Entrega de elementos
Comunicacioacuten interna notificando los bienes de consumo
Comunicacioacuten Oficial enviada de agradecimiento
Comunicacioacuten oficial enviada notificando la sancioacuten
Matriz de empresas contactadas comercialmente (electroacutenico)
Informe consolidado
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
165
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Artiacuteculo 60 - Estabilidad de Obra Colombia COLDEPORTES - UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA Poliacutetica Puacuteblica del Deporte Recreacioacuten y Actividad Fiacutesica del 2009 al 2019 aprobada el 29 de octubre del 2009 Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto 456 de 2013 Por el cual se adopta el marco regulatorio del aprovechamiento econoacutemico del espacio puacuteblico en el Distrito Capital teniendo en cuenta la suspensioacuten provisional del Decreto 364 de 2013 Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto Distrital 215 de 2005 Por el cual se adopta el Plan Maestro del Espacio Puacuteblico para Bogotaacute Distrito Capital y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto Distrital 603 de 2007 Por el cual se actualiza la Cartilla de Mobiliario Urbano de Bogotaacute DC adoptada mediante Decreto Distrital 170 de 1999 y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE CULTURA RECREACIOacuteN Y DEPORTE Decreto 229 de 2015 Por medio del cual se adopta la Poliacutetica Puacuteblica de Deporte Recreacioacuten Actividad Fiacutesica Parques y Escenarios para Bogotaacute Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE CULTURA RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 234 de 2014 Por el cual se adoptan el Protocolo Interinstitucional y la Formula de Retribucioacuten del Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico de Bogotaacute DC - Modalidad Corto Plazo Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten de Direccioacuten General 277 de 2007 Por medio de la cual se adopta el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico de los Espacios Puacuteblicos Administrados por el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte - IDRD Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 583 de 2008 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 338 de 2010 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico de los Espacios Puacuteblicos administrados por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 062 de 2013 por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 316 de 2013 por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del
166
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 137 de 2014 Por medio de la cual se adopta el Manual de Contratacioacuten del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte ndash IDR Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 190 de 2015 Por medio de la cual se deroga la Resolucioacuten No 018 de fecha 17 de Enero de 2014 y se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio puacuteblico administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 046 de 2015 Por el cual el IDRD adoptan el Protocolo Interinstitucional y la Formula de Retribucioacuten del Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico de Bogotaacute DC - Modalidad Corto Plazo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PRESTAMO DE USO DE PARQUES Y ESCENARIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo PRESTAMO DE USO DE PARQUES Y ESCENARIOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene las actividades necesarias para el traacutemite del Preacutestamo de uso de moacutedulos ubicados en parques o escenarios administrados por el IDRD
22 Tipos Documentales Solicitud de preacutestamo de uso temporal del espacio puacuteblico
Proyecto Manejo de ocupacioacuten temporal del espacio puacuteblico
Soportes para el permiso o contrato
Preacutestamo del espacio puacuteblico administrado por el IDRD
Comunicacioacuten oficial recibida aceptando las condiciones del permiso
Acta de entrega y recibo del parque y escenario
Acta de recibo de uso temporal de parque y escenario
Informe de seguimiento
Garantiacuteas (cuando aplique)
Paz y salvo
Contrato o convenio (copia) Comprobante de pago
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 3075
167
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de 1997 Por la cual se reglamenta parcialmente la Ley 9 del 1979 (medidas sanitarias) y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto Distrital 190 de 2004 Por medio del cual se compilan las disposiciones contenidas en los Decretos Distritales 619 de 2000 y 469 de 2003 (artiacuteculo 6 y 13) Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 463 de 2003 Por el cual se reglamenta la administracioacuten el mantenimiento y el aprovechamiento econoacutemico del espacio puacuteblico construido y sus usos temporales en Bogotaacute Distrito Capital (artiacuteculos 15 19 21 y 24) Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 277 de 2007 Por medio de la cual se adopta el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico de los Espacios Puacuteblicos Administrados por el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte - IDRD Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 583 del 2008 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 338 de 2010 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico de los Espacios Puacuteblicos administrados por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 316 de 2013 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 018 de 2014 Por medio de la cual se deroga la resolucioacuten 62 del 5 de febrero de 2013 y se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico Administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACUERDOS DE GESTIOacuteN SOCIAL EN PARQUES Y ESCENARIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ACUERDOS DE GESTIOacuteN SOCIAL EN PARQUES Y ESCENARIOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Establecer las actividades requeridas para realizar apoyo social en los procesos de disentildeo construccioacuten y mantenimiento de parques con el fin de promover la participacioacuten de la comunidad en general en relacioacuten con la Sostenibilidad integral del Sistema Distrital de Parques
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna Solicitando Apoyo Social
Comunicacioacuten Oficial externa Solicitando Apoyo Social
Comunicacioacuten Interna designando al profesional de
168
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Apoyo Social
Comunicacioacuten Oficial Enviada dando respuesta a la solicitud de Apoyo Social
Ficha de caracterizacioacuten social del parque
Piezas comunicacionales
Acta de la reunioacuten con la Comunidad para presentar la vocacioacuten definida para el parque
Acta de la reunioacuten con la Comunidad para desarrollar el taller participativo
Encuesta de percepcioacuten de la comunidad
Informe de anaacutelisis de las encuestas para definir la caracterizacioacuten del parque
Acta de la reunioacuten con la Comunidad para proyectar un Acuerdo ciudadano
Comunicacioacuten interna remitiendo el Acuerdo Ciudadano al Subdirector Teacutecnico de Parques para su revisioacuten y aprobacioacuten
Acuerdo Ciudadano
Acta de la reunioacuten con el contratista para establecer la condicioacuten de la obra
Acta de la reunioacuten sostenida entre el contratista de la obra y la Comunidad
Acta de reunioacuten con el contratista para hacerle entrega de la informacioacuten general del proyecto
Acta de la reunioacuten del contratista con la Comunidad para hacer el informe de los avances de la obra
Acta de la reunioacuten del comiteacute Veedor
Acta de la reunioacuten del comiteacute teacutecnico de la obra
Acuerdo Ciudadano para el disentildeo la construccioacuten y el sostenimiento de la obra
Ficha de caracterizacioacuten y seguimiento del parque
Convocatoria a la reunioacuten informativa donde se presentaraacute la propuesta de gestioacuten social enfocada a la problemaacutetica real
Acta de reunioacuten informativa con la comunidad
Acta de mesas de trabajo para la elaboracioacuten del Acuerdo Ciudadano
Ficha de diagnoacutestico y de seguimiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 850 de 2003 Por medio de la cual se reglamentan las veeduriacuteas ciudadanas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 263 de 2003 Por el cual se reglamentan los artiacuteculos 6deg y 10deg del Acuerdo Distrital 078 de 2002 que dictoacute normas para la Administracioacuten y Sostenibilidad del Sistema Distrital de Parques Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto
169
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Distrital 215 de 2005 Por medio del cual se adopta el plan maestro de Espacio Puacuteblico para Bogotaacute Distrito Capital y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 308 de 2006 Por el cual se adopta el Plan Maestro de Equipamientos Deportivos y Recreativos para Bogotaacute Distrito Capital Tiacutetulo III Poliacutetica de gestioacuten para la sostenibilidad Capitulo II Estrategia de Gestioacuten Social Modificado parcialmente por el Decreto Distrital 484 de 2007 Por el cual se modifican los Decretos Distritales 308 de 2006 (Plan Maestro de Equipamientos Deportivos y Recreativos) y 897 de 2000 (Planes de Reordenamiento) Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE GOBIERNO Decreto 448 de 2007 Por el cual se crea y estructura el Sistema Distrital de Participacioacuten Ciudadana
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11252018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes Acuerdo 0782002 y 352 de 2008
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Esta es una tipologiacutea documental de contratos y Acuerdos que van incluidos en el respetivo expediente del contrato
22 Tipos Documentales Informes
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DISTRITO CAPITAL - Acuerdo 078 de 2002 Por el cual se dictan normas para la administracioacuten y sostenibilidad del Sistema de Parques Distrital Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DISTRITO CAPITAL Acuerdo 352 de 2008 Por medio del cual se adoptan las medidas de optimizacioacuten tributaria en los impuestos de vehiacuteculos automotores delineacioacuten urbana predial unificado y plusvaliacutea en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
5 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndash
DEPORTES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Reunioacuten de Deporte
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos
170
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
adquiridos en las diferentes sesiones de este comiteacute en cumplimiento a las funciones misionales
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Informes excepcionales que son requeridos por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas yo privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes
171
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten
Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido
Documento que consolida las actividades desarrolladas durante el periodo solicitado puede ser mensual bimensual trimestral y el consolidado anual
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten
10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones
172
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11252018
51 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashDEPORTES - ALTO RENDIMIENTO DEPORTIVO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de la Comisioacuten Teacutecnica de Rendimiento Deportivo
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos adquiridos en las diferentes sesiones de este comiteacute en cumplimiento a las funciones misionales
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 406 del 2013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011
42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten No 405 de 2011 del - Por la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el programa de rendimiento deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paraliacutempicos Nacionales y eventos del Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la Resolucioacuten No 203 de 2009
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute Primario
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos adquiridos en las diferentes sesiones del comiteacute primario
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
173
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 406 del 2013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011 Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten No 405 de 2011 Por la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el programa de rendimiento deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paraliacutempicos Nacionales y eventos del Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la Resolucioacuten No 203 de 2009
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Equipos Multidisciplinarios
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos adquiridos en las diferentes sesiones de este comiteacute en cumplimiento a las funciones misionales de los equipos multidisciplinarios que participan en las diferentes disciplinas del deporte
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 406 de 013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011
42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 406 del 2013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011 Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten No 405 de 2011 Por la cual se
174
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
actualiza la estructura y se reglamenta el programa de rendimiento deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paraliacutempicos Nacionales y eventos del Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la Resolucioacuten No 203 de 2009
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL HISTORIAS CLINICAS DEPORTIVAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo HISTORIAS CLINICAS DEPORTIVAS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Es un documento privado obligatorio y sometido a reserva en el cual se registran cronoloacutegicamente las condiciones de salud de un atleta los actos meacutedicos y los demaacutes procedimientos ejecutados por el equipo de salud interdisciplinario que interviene en su atencioacuten Dicho documento uacutenicamente puede ser conocido por terceros previa autorizacioacuten del usuario o en los casos previstos por la ley
22 Tipos Documentales Listado de Atletas
Formulario Meacutedico
Formato de evaluacioacuten antropomeacutetrica
Formato historia nutricional
Formato Evaluacioacuten Fisioterapeacuteutica e Historia Cliacutenica
Guiacutea de manejo y procedimientos
Hoja de Evolucioacuten
Libro de control de historias cliacutenicas
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes NA
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIOacuteN SOCIAL Y LA MINISTERIO DE CULTURA Resolucioacuten 839 de 2017 Por la cual se modifica la Resolucioacuten 1995 de 1999 y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 23 de 1981 ndash Coacutedigo de eacutetica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTERVENCIOacuteN PSICOSOCIAL AL ATLETA 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo INTERVENCIOacuteN PSICOSOCIAL AL ATLETA
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento privado obligatorio y sometido a reserva en el cual se registran cronoloacutegicamente las condiciones de salud psicosociales de un atleta los actos meacutedicos y los demaacutes procedimientos ejecutados en la Valoracioacuten Psicosocial del atleta Dicho documento uacutenicamente puede ser conocido por
175
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
terceros previa autorizacioacuten del usuario o en los casos previstos por la ley
22 Tipos Documentales Valoracioacuten Psicosocial
Anaacutelisis Teacutecnico del Atleta
Registro Uacutenico del Deportista - RUD
Visita domiciliaria
Formato Intervencioacuten cultural y cohesioacuten
Acompantildeamiento a competencias
Orientacioacuten educativa Acta de reunioacuten donde se informa que el atleta no
presenta riesgo psicosocial
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 406 de 013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 181 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
2811102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Plan de Mantenimiento de Equipos de Medicioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene el Plan de Mantenimiento de Equipos de Medicioacuten deportiva
22 Tipos Documentales Plan de Mantenimiento de Equipos de Medicioacuten
Comunicacioacuten interna solicitando la contratacioacuten del servicio
Certificacioacuten de Calibracioacuten del equipo
Reporte de mantenimiento
Hoja de vida del equipo
Formato Preimpreso de Elementos Devolutivos Reporte de mantenimiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 6 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
176
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 181 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
28112018
52 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashDEPORTES - APOYO A ORGANISMOS DEPORTIVOS
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL APOYO A ORGANISMOS DEPORTIVOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo APOYO A ORGANISMOS DEPORTIVOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene los documentos necesarios para la aprobacioacuten de un Club Deportivo conforme a las Resolucioacuten establecida por el IDRD
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial enviada de solicitud del plan de accioacuten y documentos al organismo deportivo del sector asociado
Acta de Aprobacioacuten
Lista de verificacioacuten de documentos de apoyo
Concepto teacutecnico deportivo
Comunicacioacuten interna solicitando elaboracioacuten convenio yo contrato
Solicitud d apoyo e inversioacuten
Descripcioacuten de la inversioacuten yo apoyo solicitado y aprobado
comunicacioacuten oficial enviada informando aprobacioacuten de apoyos yo inversioacuten
Certificacioacuten de revisioacuten de legalizacioacuten de cuentas Certificacioacuten de cumplimiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Decreto 1228 de 1995 (julio 18) Diario Oficial No 41933 de 18 de julio de 1995 Por el cual se revisa la legislacioacuten deportiva vigente y la estructura de los organismos del sector asociado con objeto de adecuarlas al contenido de la Ley 181 de 1995 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2150 de 1995 Por el cual se suprimen y reforman regulaciones procedimientos o traacutemites innecesarios existentes en la Administracioacuten Puacuteblica Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 266 de 2000 (febrero 22) Diario Oficial No 43906 del 22 de febrero de 2000 Por el cual se dictan normas para suprimir y reformar las regulaciones traacutemites y procedimientos
177
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2845 de 1984 (noviembre 23) Diario Oficial No 36817 de 24 de diciembre de 1984 MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL por el cual se dictan normas para el ordenamiento del deporte la educacioacuten fiacutesica y la recreacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2845 de 1984 (noviembre 23) Diario Oficial No 36817 de 24 de diciembre de 1984 por el cual se dictan normas para el ordenamiento del deporte la educacioacuten fiacutesica y la recreacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 886 de 1976 (mayo 10) Por el cual se reglamenta la actividad de los deportistas aficionados y el funcionamiento de sus clubes deportivos
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
53 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashDEPORTES - FOMENTO Y DESARROLLO DEPORTIVO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ORGANIZACIOacuteN DE CERTAMENES DEPORTIVOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ORGANIZACIOacuteN DE CERTAMENES DEPORTIVOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra las actividades y certaacutemenes deportivos planeados organizados y ejecutados por el Instituto con el fin de obtener un resultado o logro en su misionalidad
22 Tipos Documentales Plan de Accioacuten
Comunicacioacuten interna remitiendo observaciones
Ficha de evaluacioacuten teacutecnica de proyectos
Comunicacioacuten interna remitiendo la viabilizacioacuten
Comunicacioacuten interna remitiendo documentos al aacuterea de Apoyo a la Contratacioacuten
Comunicacioacuten interna remitiendo observaciones al plan de accioacuten
Comunicacioacuten interna remitiendo concepto teacutecnico
Concepto teacutecnico
Ejecucioacuten del servicio
Informes y memorias
Comunicacioacuten interna informando incumplimiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia ndash INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE ndash IDRD RESOLUCIOacuteN 599 DE 2009 (Diciembre 14) Por la cual se Promulga la Carta Fundamental para la Organizacioacuten de los Juegos Distritales Recreativos y Deportivos Comunales de Bogotaacute DC
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 181 de Enero
178
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
18 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del Deporte la Recreacioacuten el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea El Sistema Nacional del Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE ndashIDRD Resolucioacuten 599 DE 2009 (Diciembre 14) Por la cual se Promulga la Carta Fundamental para la Organizacioacuten de los Juegos Distritales Recreativos y Deportivos Comunales de Bogotaacute DC
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa Escuelas Deportivas
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Contiene el plan de accioacuten a desarrollar y el seguimiento de todo lo relacionado con las escuelas deportivas
22 Tipos Documentales Plan de accioacuten Programa de Escuelas Deportivas
Plan de Accioacuten Aacuterea de Deportes
Proyecto de Escuelas Solicitud
Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico
Comunicacioacuten Oficial o Correo electroacutenico informando sobre la conveniencia de realizar o no la actividad
Comunicacioacuten Interna solicitando la elaboracioacuten del convenio o contrato
Control de seguimiento (Excel)
Convenio Contrato
Entrevista de Verificacioacuten de habilidades personas naturales
Comunicacioacuten Interna solicitando la celebracioacuten del contrato
Contrato de prestacioacuten de servicios legalizado
Acta de inicio Convenio Contrato
Acta de Reunioacuten
Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico solicitando el plan de accioacuten
Plan de Accioacuten de Escuelas Deportivas
Comunicacioacuten oficial solicitando ajustes al plan de accioacuten
Acta de reunioacuten
Programa Pedagoacutegico y metodoloacutegico
Revisioacuten Teacutecnica del Programa Pedagoacutegico y Metodologiacutea
Acta de Reunioacuten
Vista de verificacioacuten teacutecnica ndash pedagoacutegica
Informe de Actividades
Control de asistencia mensual a clases
Concepto del Supervisor del Contrato IDRD
Comunicacioacuten Oficial enviada donde se informa el incumplimiento de las obligaciones del contrato
Informe Ejecutivo Final
179
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD-
42 Reglas o Normas Colombia COLDEPORTES Acuerdo No 000058 del 25 de abril de 1991 ldquoPor la cual se crea el Proyecto lsquoEscuelas de Formacioacuten Deportivarsquo y se asigna la sede para la direccioacuten de las mismas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 181 de 1995 Los entes deportivos departamentales y municipales coordinaraacuten y promoveraacuten la ejecucioacuten de programas recreativos para la comunidad en asocio con entidades puacuteblicas o privadas que adelanten esta clase de programas en su respectiva jurisdiccioacuten ver artiacuteculo 7 Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE ndashIDRD Resolucioacuten 299 de 2009 ldquopor medio de la cual se establece los requisitos procedimientos y reglamentos para otorgar supervisar suspender y cancelar el Aval Deportivo en las Escuelas Deportivasrdquo Colombia COLDEPORTES Resolucioacuten 001909 de 1991 Por la cual se reglamenta el proyecto de Escuelas de Formacioacuten
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa Mueacutevete Bogotaacute
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el seguimiento y las actas suscritas del desarrollo y ejecucioacuten del Programa Mueacutevete Bogotaacute
22 Tipos Documentales Plan de trabajo de actividades
Matriz Instituciones amigas
Control de procedimientos
Agenda Mueacutevete Bogotaacute
Acta de visita caracterizacioacuten
Acta de visita seguimiento y control
Control asistencia Mueacutevete Bogotaacute
Planificacioacuten y ejecucioacuten del servicio
Toma datos RAFI Digitacioacuten datos RAFI
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1355 de 2009 ldquoPor medio de la cual se define la obesidad y las enfermedades croacutenicas no transmisibles asociadas a esta como una prioridad de salud puacuteblica y se adoptan medidas
180
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
para su control atencioacuten y prevencioacutenrdquo Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2771 de 2008 ldquoPor el cual se crea la Comisioacuten Nacional Intersectorial para la coordinacioacuten y orientacioacuten superior del fomento desarrollo y medicioacuten de impacto de la actividad fiacutesicardquo Colombia MINISTERIO DE SALUD Plan Decenal de Salud Puacuteblica PDSP 2012 ndash 2021 Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 498 de 2012 ldquoPor medio del cual se establecen estrateacutegias integrales de promocioacuten de alimentacioacuten saludable y de actividad fiacutesica que mejoren la calidad de vida y salud de la poblacioacuten expuesta ao con problemas de sobrepeso y obesidad del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Apoyo Teacutecnico y Metodoloacutegico al Atleta
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene las Actas de Reunioacuten de sustentacioacuten Plan de Accioacuten y las solicitud revisioacuten y sustentacioacuten de la incorporacioacuten de atletas al Programa de Rendimiento -RUD las visitas teacutecnicas y seguimiento a las actividades programadas desempentildeo y evolucioacuten del atleta o equipo en el evento deportivo y el anaacutelisis de los macrociclos
22 Tipos Documentales Actas de Reunioacuten de sustentacioacuten Plan de Accioacuten
Formato Plan Graacutefico de Entrenamiento
Control Mensual de Entrenamiento Reporte de Asistencia de Atletas a Entrenamientos (Pago Transporte)
Visita Teacutecnica
Plan Competencias
Informe Teacutecnico de Competencia (por cada agrupacioacuten deportiva)
Comunicacioacuten Interna Solicitando el ingreso del Atleta
Postulacioacuten de Atletas al Programa de Rendimiento
RUD
Solicitud de entrada del atleta al programa de Rendimiento Deportivo
Postulacioacuten de Atletas al Programa de Rendimiento
Registro Teacutecnico Individual por Semestre
Acta de reunioacuten de Aprobacioacuten de entrada o permanencia en el Programa
Anaacutelisis Teacutecnico Programa Rendimiento Deportivo
Comunicacioacuten Oficial informando aprobacioacuten o no al Programa de Rendimiento Deportivo
Anaacutelisis de Cumplimiento Macrociclo
Evaluacioacuten Cuantitativa y Cualitativa de Entrenadores Informe final
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
181
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 181 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 406 de 2013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos para nacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten 405 de 2011
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
6 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndash RECREACIOacuteN
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Acta Reunioacuten de Recreacioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos adquiridos en las diferentes sesiones de este oacutergano decisorio en cumplimiento a las funciones asignadas en acto administrativo
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Informes excepcionales que son requeridos por entidades
182
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes Otras Entidades
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
183
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten
Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido
Registra los resuacutemenes ejecutivos del aacuterea que recopilan los datos maacutes relevantes sobre el trabajo realizado a lo largo de cada antildeo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten
10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27112018
61 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash RECREACIOacuteN COMUNITARIA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Recreacioacuten Comunitaria
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Registra la planificacioacuten y ejecucioacuten del programa comunitario con el fin de garantizar el derecho a la recreacioacuten a los ciudadanos que integran sectores poblacionales vulnerables
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
Ficha Teacutecnica (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico)
Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
184
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD-
Acuerdo 4 de Febrero 8 de 1978 42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA 1991
Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 181 de Enero 18 de 1995 por el cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
62 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash PERSONAS MAYORES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Recreacioacuten para Personas Mayores
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Registra el programa y evidencia la participacioacuten del adulto mayor en actividades recreativas que posibiliten su bienestar integral el mantenimiento y fortalecimiento de destrezas habilidades actitudes y aptitudes propias de una persona mayor
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
Ficha Teacutecnica (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico) Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DC Acuerdo 44 del 2001 ldquoPor el cual se adiciona el Acuerdo 06 de 1997rdquo ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 936 de 1998 ldquoPor el cual se modifica el artiacuteculo 1ordm del Decreto 604 de agosto 5 de 1997rdquo Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DC Acuerdo 06 de 1997 ldquoPor el cual se crea una tarjeta de recreacioacuten y espectaacuteculos puacuteblicos gratuitos a hombres mayores de 60 antildeos y mujeres mayores de 55 antildeosrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 604 del 1997 ldquoPor medio del cual se reglamenta el Acuerdo 6 de 1997rdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
185
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PASAPORTE VITAL 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Pasaporte Vital
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Evidencia las solicitudes del pasaporte vital por parte del interesado la expedicioacuten y entrega de este al adulto mayor para su participacioacuten en las diferentes actividades realizadas desde el Programa de Persona Mayor del Aacuterea de Recreacioacuten
22 Tipos Documentales Inscripcioacuten adulto mayor pasaporte vital
Brochure pasaporte vital
Registro de informacioacuten supercade
Encuesta de satisfaccioacuten del usuario
Informe trimestral
Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico remitiendo el consolidado de los pasaportes vitales y las encuestas de satisfaccioacuten del usuario
Informe consolidado
Acciones de mejora
Matriz de estaacutendares e indicadores de traacutemites y servicios
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 4 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 06 de 1997 Por la cual se crea una tarjeta de recreacioacuten y espectaacuteculos puacuteblicos gratuitos a hombres mayores de 60 antildeos y mujeres mayores de 55 antildeos Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DC Acuerdo No 44 de 2001 Por el cual se adiciona el Acuerdo 06 de 1997 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 604 de 1997 Por medio del cual se reglamenta el Acuerdo 06 de 1997 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 936 de 1998 Por el cual se modifica el artiacuteculo 1ordm del Decreto 604 de agosto 5 de 1997
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
63 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash INFANCIA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Recreacioacuten para la Infancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Contiene el Programa que desarrolla actividades luacutedico - recreativas dirigidas para la poblacioacuten de Primera Infancia (de 0 a 5 antildeos 11 meses) e Infancia (de 6 a 12 antildeos) del Distrito
186
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Capital Las actividades se implementan en diferentes espacios que cubren desde el Sistema Distrital de Parques hasta las instituciones educativas que cuentan con el ciclo vital especificado Igualmente este Programa cuenta con 6 ludotecas ubicadas en diferentes localidades que proporcionan especiacuteficamente atencioacuten a la primera infancia Todas las acciones se realizan en aras de contribuir a la formacioacuten pedagoacutegica
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
Ficha Teacutecnica (Electroacutenica)
Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico)
Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991 Artiacuteculo 52 Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 181 de Enero 18 de 1995 por el cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DE INTEGRACIOacuteN SOCIAL Poliacutetica de infancia y adolescencia en Bogotaacute DC 2011 ndash 2021 COMITEacute OPERATIVO DISTRITAL DE INFANCIA Y ADOLESCENCIA ndash CODIA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
64 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash JUVENTUD AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Recreacioacuten para la Juventud
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Programa orientado a la atencioacuten recreativa de la poblacioacuten joven del Distrito Capital para el mejoramiento de su calidad de vida mantenimiento y fortalecimiento de haacutebitos de vida saludable autonomiacutea participacioacuten socio familiar y liderazgo Las actividades se implementan en diferentes espacios que cubren desde el Sistema Distrital de Parques hasta las instituciones educativas que cuentan con el ciclo vital especificado Igualmente este Programa cuenta con 6 ludotecas ubicadas en diferentes localidades que proporcionan especiacuteficamente atencioacuten a la primera infancia Todas las acciones se realizan en aras de contribuir a la formacioacuten pedagoacutegica
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
187
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Ficha Teacutecnica (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico) Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991 Artiacuteculo 52 Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 181 de Enero 18 de 1995 por el cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DE INTEGRACIOacuteN SOCIAL Poliacutetica de infancia y adolescencia en Bogotaacute DC 2011 ndash 2021 COMITEacute OPERATIVO DISTRITAL DE INFANCIA Y ADOLESCENCIA ndash CODIA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
65 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash PERSONAS CON LIMITACIOacuteN AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas Consejos Locales de Discapacidad
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Registra las actas suscritas en las sesiones de los concejos locales de discapacidad y el recuento de las actividades orientadas a garantizar el derecho a la recreacioacuten descanso y diversioacuten para fortalecer los procesos funcionales de integracioacuten familiar y comunitaria de los discapacitados
22 Tipos Documentales Asistencia reuniones interinstitucionales y Consejos Locales de Discapacidad
Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 18 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 505 de 2012 Por medio del cual se modifica el Acuerdo 137 de 2004 por medio del cual se establece el Sistema Distrital de Atencioacuten Integral de personas en condicioacuten de discapacidad en el Distrito Capital y se modifica el Acuerdo 022 de 1999 Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 586 de 2015Modificado por el art 9 Decreto Distrital 548 de 2016 Por medio del cual se modifica parcialmente el Acuerdo
188
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Distrital 505 de 2012 para fortalecer las instancias del Sistema Distrital de Discapacidad y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 455 de 2009 Por el cual se modifica adiciona y reglamente el Decreto Distrital No 627 de 2007 por medio del cual se reformo el Sistema Distrital de Cultura y se establece el Sistema Distrital de Arte Cultura y Patrimonio
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa Recreativos para Personas con Limitacioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Registra los programas dados a las personas en condicioacuten de discapacidad sus familias cuidadores y cuidadoras asiacute como las actividades orientadas a garantizar el uso del derecho a la recreacioacuten al descanso a la diversioacuten para fortalecer los procesos funcionales de integracioacuten familiar y comunitaria
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
Ficha Teacutecnica (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico)
Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas USA NEW YORK NACIONES UNIDAS Convencioacuten sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad y Protocolo Facultativo Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1349 de 2009 ldquoPor medio de la cual se aprueba la Convencioacuten sobre los Derechos de las personas con Discapacidad adoptada por la Asamblea General de la Naciones Unidas el 13 de diciembre de 2006rdquo Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 515 de 2012 ldquoPor medio del cual se modifica el Acuerdo 137 de 2004 ldquoPor medio del cual se establece el Sistema Distrital de Atencioacuten Integral de Personas en condicioacuten de discapacidad en el Distrito Capital y se modifica el Acuerdo 022 de 1999rdquo Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DC Acuerdo 245 de 2006 ldquoPor medio del cual se institucionaliza el mes de las personas en condicioacuten de discapacidad y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Poliacutetica Puacuteblica
De Discapacidad Para El Distrito Capital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 470 de 2007 ldquoPor el cual se adopta la Poliacutetica Puacuteblica de Discapacidad para el Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la 11102018
189
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
descripcioacuten (es)
66 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash EVENTOS METROPOLITANOS AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Eventos Metropolitanos
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Registra las actividades de espectaacuteculos impactantes que por su calidad cubrimiento e importancia son de intereacutes distrital abarca las diferentes localidades de la ciudad
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
Ficha Teacutecnica
Programacioacuten mensual de actividades Programacioacuten mensual de servicios
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 1493 de 2011 ldquoPor la cual se toman medidas para formalizar el sector del espectaacuteculo puacuteblico de las artes esceacutenicas se otorgan competencias de inspeccioacuten vigilancia y control sobre las sociedades de gestioacuten colectiva y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteIBLICA Decreto 1258 de 2012 ldquoPor el cual se reglamenta la Ley 1493 de 2011rdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE GOBIERNO Resolucioacuten 671 de 2011 ldquoPor la cual se establecen y adoptan los protocolos y procedimientos ordenados en el Decreto Distrital 192 de 2011 y se establece el procedimiento para la autorizacioacuten de reuniones y marchasrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 192 de 2011 ldquoPor el cual se reglamenta el Acuerdo 424 de 2009 que creoacute el Sistema Uacutenico de Gestioacuten para el registro evaluacioacuten y autorizacioacuten de actividades de aglomeracioacuten de puacuteblico en el Distrito Capital y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 350 de 2003 ldquoPor el cual se regulan las rifas juegos concursos espectaacuteculos puacuteblicos y eventos masivos en el Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 622 de 2016 Por el cual se modifica el Decreto Distrital 599 de 2013 Por el cual se establecen los requisitos para el registro la evaluacioacuten y la expedicioacuten de la autorizacioacuten poro la realizacioacuten de las actividades de aglomeracioacuten de puacuteblico en el Distrito Capital traveacutes del Sistema Uacutenico de Gestioacuten por el Registro Evaluacioacuten y Autorizacioacuten de Actividades de Aglomeracioacuten de Puacuteblico en el Distrito Capital mdashSUGA y se dictan Otras disposiciones Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
190
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 391 de 2016 ldquoPor la cual se dictan lineamientos para la organizacioacuten del ldquoFestival de Verano de Bogotaacute DCrdquo por el del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposicionesrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROPUESTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Propuestas Artiacutesticas
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que reuacutene las solicitudes propuestas y Brochure para las diferentes actividades artiacutesticas
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial Recibida
Propuesta
Brochure Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 4 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
7 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE CONTRUCCIONES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Informes excepcionales que son requeridos por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991
191
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten
Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido
Registra los resuacutemenes ejecutivos del aacuterea que recopilan los datos maacutes relevantes sobre el trabajo realizado a lo largo de cada antildeo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
192
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
31 Tiempo de Retencioacuten
10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Proyectos de Inversioacuten Construccioacuten Adecuacioacuten y Mejoramiento de los Parques y Escenarios
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra la formulacioacuten y reformulacioacuten planteadas a los diferentes proyectos de inversioacuten y el seguimiento realizado a los mismos
22 Tipos Documentales Planeacioacuten de la Formulacioacuten y reformulacioacuten de Proyectos
Plan de Accioacuten Seguimiento a los proyectos de Inversioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE NSR-10 Decreto 092 de 2011 Reglamento Colombiano de Construccioacuten Şismo Resistente NSR-10 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DE CULTURA RECREACIOacuteN Y DEPORTE Poliacutetica puacuteblica de Deporte recreacioacuten y actividad fiacutesica ldquoBogotaacute maacutes activardquo 2009-2019 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto Distrital 308 de 2006 mediante el cual se adopta el Plan Maestro de Equipamientos Deportivos y Recreativos para Bogotaacute Distrito Capital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 523 de 2010 microzonificacioacuten siacutesmica para Bogotaacute DC
193
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 180 de 2005 y acuerdos modificatorios ndash Valorizacioacuten Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 323 y 327 Fondo Compensatorio para parques y escenarios
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
71 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE CONTRUCCIONES - INTERVENTORIacuteA
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten
Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido
Registra los resuacutemenes ejecutivos del aacuterea que recopilan los datos maacutes relevantes sobre el trabajo realizado a lo largo de cada antildeo
22 Tipos Documentales Informes
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten
10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD Contraloriacutea General de la Repuacuteblica Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
72 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE CONTRUCCIONES - TEacuteCNICA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Proyectos de Disentildeo y Construccioacuten de Parques y Escenarios
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene los documentos relacionados con un proyecto de ampliacioacuten yo mejoramiento y la oferta de espacios deportivos y recreativos en la ciudad
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna Comunicacioacuten oficial recibida
194
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
solicitando intervencioacuten del parque
Ficha de previabilidad
Comunicacioacuten Interna sobre el uso del parque
Ficha de previabilidad actualizada
Comunicacioacuten Interna informando el resultado de la solicitud
Comunicacioacuten Interna asignando el gestor responsable de armar el paquete teacutecnico
Ficha de visita teacutecnica
Priorizacioacuten y definicioacuten de obras
Licencias o Permisos
Cuantificacioacuten de obra
Matriz de presupuesto
Comunicacioacuten Interna remitiendo el Paquete Teacutecnico
Acta de reunioacuten para exponer el alcance del proyecto
Comunicacioacuten Interna asignando el gestor del disentildeo
Ficha de visita teacutecnica
Definicioacuten de alcance de estudios y disentildeos
Matriz de presupuestos de consultoriacutea
Comunicacioacuten Interna remitiendo el proyecto para dar inicio al proceso de contratacioacuten
Comunicacioacuten interna asignando el responsable del proyecto
Ficha de visita teacutecnica
Definicioacuten de alcance de estudios y disentildeos
Cronograma del disentildeo
Comunicacioacuten interna asignando al profesional del Aacuterea Social
Memoria
Planos arquitectoacutenicos
Revisioacuten verificacioacuten y validacioacuten arquitectoacutenica
Acta de comiteacute teacutecnico
Memorias de caacutelculo
Planos de ingenieriacutea
Revisioacuten verificacioacuten y validacioacuten de cada una de las ingenieriacuteas
Permisos de construccioacuten
Control de cambios de disentildeo
Cuantificacioacuten de la obra
Matriz de presupuesto
Ficha de viabilidad
Comunicacioacuten interna que da continuidad a la obra
Comunicacioacuten interna de adjudicacioacuten del contrato
Comunicacioacuten interna de nombramiento del gestor y supervisor del proyecto
Acta reunioacuten para aclarar los teacuterminos de referencia
Comunicacioacuten Oficial Recibida remitiendo los documentos del interventor
Cronograma de Actividades
Acta de Inicio
Ficha de Visita Teacutecnica del Parque a intervenir
Acta de comiteacute para revisar avances del Disentildeo
195
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Acta de Reunioacuten con la Comunidad
Disentildeo Arquitectoacutenico
Planos Arquitectoacutenicos
Verificacioacuten del Disentildeo Arquitectoacutenico
Validacioacuten del Disentildeo Arquitectoacutenico
Memorias de calculo
Planos de ingenieriacutea
Disentildeo de Ingenieriacutea
Verificacioacuten del Disentildeo de Ingenieriacutea
Validacioacuten del Disentildeo de Ingenieriacutea
Soportes del traacutemite para la solicitud de las licencias y permisos
Licencias y permisos
Licencias y permisos
Cuantificacioacuten de la obra
Matriz de presupuesto
Justificacioacuten variacioacuten presupuestal estudios y disentildeos
Priorizacioacuten y definicioacuten de obras
Presupuesto
Informes mensuales de avance
Actas de recibo parcial
Control de cambios de disentildeo
Planos record Actas del Recibo final de disentildeo
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE NSR-10 Decreto 092 de 2011 Reglamento Colombiano de Construccioacuten Şismo Resistente NSR-10 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 523 de 2010 microzonificacioacuten siacutesmica para Bogotaacute DC Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 180 de 2005 y acuerdos modificatorios ndash Valorizacioacuten Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 190 de 2004 Plan de Ordenamiento Territorial Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DE CULTURA RECREACIOacuteN Y DEPORTE Poliacutetica puacuteblica de Deporte recreacioacuten y actividad fiacutesica ldquoBogotaacute maacutes activardquo 2009-2019 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto Distrital 308 de 2006 mediante el cual se adopta el Plan Maestro de Equipamientos Deportivos y Recreativos para Bogotaacute Distrito Capital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 323 y 327 Fondo Compensatorio para parques y escenarios
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
196
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL VIABILIDAD DEL PARQUE O ESCENARIO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo VIABILIDAD DEL PARQUE O ESCENARIO
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene el concepto que emite la Subdireccioacuten Teacutecnica de Construcciones del IDRD sobre el proyecto especiacutefico compuesto por los estudios teacutecnicos y disentildeos de un parque dentro del Sistema Distrital de Parques con base en el concepto de la previabilidad los lineamientos de disentildeo de parques especificaciones teacutecnicas de construccioacuten y normas sobre intervencioacuten en espacio puacuteblico
22 Tipos Documentales Ficha de viabilidad
Informacioacuten del parque o escenario
Localizacioacuten y registro fotograacutefico
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 02 JD de 2005 Numeral 6 del Articulo 10 Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 4 de 1978
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
3
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
INTRODUCCIOacuteN El Instrumento Archiviacutestico ldquoBanco Terminoloacutegicordquo busca la normalizacioacuten de las denominaciones utilizadas para las series y subseries documentales (BANTER) de acuerdo a las denominaciones dadas en las Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD del IDRD aprobadas por el Archivo de Bogotaacute estas series y subseries documentales son producidas por la entidad en razoacuten de las funciones administrativas dadas en la Resolucioacuten No 002 de 2005 asiacute mismo se constituye en una herramienta que facilita los procesos de valoracioacuten de documentos y elaboracioacuten yo actualizacioacuten de Tablas de Retencioacuten Documental al ofrecer tiempos miacutenimos de retencioacuten documental y una propuesta de disposicioacuten final Este instrumento archiviacutestico se elabora para dar cumplimiento a lo establecido en materia documental en el Decreto 1080 de 2015 especiacuteficamente en su artiacuteculo 28258 Instrumentos archiviacutesticos para la gestioacuten documental La gestioacuten documental en las entidades puacuteblicas se desarrollaraacute a partir de los siguientes instrumentos archiviacutesticos a) El Cuadro de Clasificacioacuten Documental (CCD) b) La Tabla de Retencioacuten Documental (TRD) c) El Programa de Gestioacuten Documental (PGD) d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR) e) El inventario documental f) Un modelo de requisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos g) Los bancos terminoloacutegicos de tipos series y subseries documentales h) Los mapas de procesos flujos documentales y descripcioacuten de las funciones de las unidades administrativas de la entidad i) Tablas de control de acceso para el establecimiento categoriacuteas adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos
Los Bancos Terminoloacutegicos de series y subseries documentales (BANTER) fueron concebidos como una herramienta de estandarizacioacuten para la armonizacioacuten terminoloacutegica de las series y subseries documentales reflejadas en el Cuadro de Clasificacioacuten Documental del IDRD En ese sentido se considera que los BANTER brindan una fuente eficaz de consulta para lograr una comunicacioacuten efectiva entre quienes planifican producen administran tramitan custodian y preservan la informacioacuten del Instituto La serie documental se define como ldquoConjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeacuteneos emanadas de un mismo oacutergano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especiacuteficas Ejemplos historias laborales contratos resoluciones e informes entre otros Por lo anterior se puede deducir que la elaboracioacuten del BANTER estaacute relacionada con las funciones establecidas para cada una de las dependencias en la entidad en cumplimiento de las funciones asignadas esto se evidencia en los documentos producidos por cada una de las oficinas productoras En ese orden de ideas la manera de identificar las series y subseries documentales se da a traveacutes de la estructura orgaacutenico-funcional de la entidad y las funciones otorgadas a las aacutereas que forman parte de la estructura orgaacutenica funcional
4
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
1 OBJETIVOS Suministrar al Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deportes un instrumento que le permita armonizar terminoloacutegicamente las series y subseries documentales establecidas en las Tablas de Retencioacuten Documental aprobadas y convalidadas por el Archivo de Bogotaacute
11 Objetivos Especiacuteficos
Elaborar el Banco Terminoloacutegico de series y subseries documentales a partir de las series y subseries documentales establecidas en las TRD y el Cuadro de Clasificacioacuten Documental del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte-
Crear una cultura de socializacioacuten de teacuterminos archiviacutesticos para el IDRD de las Series y Subseries documentales aprobadas en las Tablas de Retencioacuten Documental
2 PROCESO DE CONSTRUCCIOacuteN DEL BANCO TERMINOLOacuteGICO ndash BANTER
A continuacioacuten se presenta un flujograma del proceso de elaboracioacuten y construccioacuten de un banco terminoloacutegico
INSUMOS INSTRUMENTOS
ARCHIVIacuteSTICOS TRD CCD RUSD PGD Aspectos Normativos Nacionales AGN y Poliacuteticas Institucionales Internas del
IDRD
ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN
Y VALIDACIOacuteN
ELABORACIOacuteN DEL BANCO TERMINOLOacuteGICO
V1 IDRD Aprobacioacuten del Comiteacute de Archivo
y
Publicacioacuten
5
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 METODOLOGIA
La metodologiacutea utilizada responde a las necesidades del IDRD para controlar la produccioacuten documental con la elaboracioacuten del Banco Terminoloacutegico de series y subseries documentales Para lo cual se tomoacute como guiacutea la Tabla de Retencioacuten Documental aprobada por el Archivo de Bogotaacute el Cuadro de Clasificacioacuten Documental y ficha de BANTER aprobada por calidad
1 Aacuterea de Identificacioacuten En esta aacuterea se escribe la serie o subserie documental que se van a normalizar de acuerdo a las establecidas en las TRD aprobadas y convalidadas por el Archivo de Bogotaacute
2 Aacuterea de contenidos y estructura En esta aacuterea se registra la informacioacuten de las series Subseries y tipos documentales que las conforman de acuerdo a las TRD y una breve definicioacuten del contenido del documento o expediente
3 Aacuterea de Valoracioacuten Se describe el tiempo de retencioacuten y disposicioacuten final establecidos en las TRD para cada serie o subserie documental
4 Aacuterea de Control de la Descripcioacuten Se tuvo en consideracioacuten las fuentes consultadas asiacute como la identificacioacuten de quien diligencio la ficha y la fecha de diligenciamiento de la misma
5 Reglas o Normas se relacionan todas las normas consultadas y que tengan relacioacuten con la serie o subserie documental establecida en el BANTER
4 CONTENIDO DE LA ESTRUCTURA ORGAacuteNICA DEL INSTITUTO
1 DIRECCIOacuteN GENERAL
11 Oficina Asesora Juriacutedica 12 Oficina Asesora de Planeacioacuten 13 Oficina Asesora de Comunicaciones 14 Oficina de Control Interno 15 Oficina de Asunto Legales
2 SECRETARIA GENERAL
21 Control Interno Disciplinario 22 Atencioacuten al Cliente Quejas Reclamos y Defensor del Ciudadano 23 Apoyo a la Contratacioacuten 24 Archivo y Correspondencia
3 SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
31 Talento Humano
6
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
311 Desarrollo Humano 312 Noacutemina
32 Apoyo Corporativo 321 Servicios Generales 322 Almaceacuten General 33 Financiera 331 Contabilidad 332 Presupuesto 333 Tesoreriacutea General
34 Sistemas
4 SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE PARQUES
41 Administracioacuten de Escenarios 42 Promocioacuten de Servicios
5 SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE - DEPORTE
51 Alto Rendimiento Deportivo 52 Apoyo Organismos Deportivos 53 Fomento y Desarrollo Deportivo
6 SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndash RECREACIOacuteN
61 Recreacioacuten Comunitaria 62 Recreacioacuten para el Adulto Mayor (Personas Mayores) 63 Recreacioacuten para la Infancia 64 Recreacioacuten para la Juventud 65 Recreacioacuten para Personas con Limitaciones 66 Eventos Metropolitanos
7 SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE CONTRUCCIONES
71 Interventoriacutea 72 Teacutecnica
7
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
5 DESARROLLO DEL BANCO TERMINOLOacuteGICO 1Dependencia DIRECCIOacuteN GENERAL AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute Directivo 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos
adquiridos en las diferentes sesiones de este oacutergano decisorio en cumplimiento a las funciones asignadas en acto administrativo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial citando a reunioacuten de comiteacute directivo
Orden del diacutea Acta de comiteacute Lista de asistencia
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 541 de 2010 Por medio de la cual se establecen los lineamientos para el funcionamiento del Comiteacute de Direccioacuten del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
de informacioacuten hechos por los distintos organismos de control y vigilancia ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y actividades de las dependencias del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial enviando el informe Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD- Constitucioacuten Poliacutetica artiacuteculo 268 42 Reglas o Normas PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1421 de 1993 Por
el cual se dicta el reacutegimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotaacute COLOMBIA CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 04 de 1978
8
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Por el cual se crea el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte Acuerdo 658 de 2016 Por el cual se dictan normas sobre organizacioacuten y funcionamiento de la Contraloriacutea de Bogotaacute DC se modifica su estructura orgaacutenica e interna se fijan funciones de sus dependencias se modifica la planta de personal y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial enviando el informe Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la
cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten de la Entidad al Concejo de Bogotaacute 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
de informacioacuten hechos por el Concejo de Bogotaacute ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 348 de 2008 Por
el cual se expide el reglamento interno del Concejo de Bogotaacute Distrito Capital Acuerdo 04 de 1978 Por el cual se crea el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Plan Estrateacutegico 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido El plan estrateacutegico reuacutene los objetivos estrateacutegicos y de calidad
propuestos por el Instituto para un periodo determinado por lo general de un antildeo igualmente contiene el nombre de los proyectos que se implementaraacuten para alcanzar dichos objetivos
22 Tipos Documentales Plan 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROPOSICIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 TIacuteTULO PROPOSICIONES 13 Nivel de descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos en los cuales se proponen nuevas directrices o
poliacuteticas en materia de recreacioacuten y deporte para Bogotaacute 22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial
Proposicioacuten o iniciativa de intereacutes general relacionadas con la Recreacioacuten y el Deporte en la ciudad de Bogotaacute
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1421 de
1993 Por el cual se dicta el reacutegimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotaacute
10
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 348 de 2008 Por el cual se expide el reglamento interno del Concejo de Bogotaacute Distrito Capital
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
11 Dependencia OFICINA ASESORA JURIacuteDICA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Acciones de Cumplimiento 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja las actuaciones de toda persona a quien
afecte el incumplimiento de una norma con fuerza de ley (leyes decretos extraordinarios decretos legislativos) o acto administrativo puede reclamar ante la autoridad judicial su cumplimiento
22 Tipos Documentales Demanda (radicacioacuten)
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes Constitucioacuten de Colombia artiacuteculo 87 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE
Constitucioacuten Poliacutetica CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 393 de 1997 Por la cual se desarrolla el artiacuteculo 87 de la Constitucioacuten Poliacutetica LEY 472 de 1998 Por la cual se desarrolla el artiacuteculo 88 de la Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia en relacioacuten con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Acciones de Grupo 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente mediante el cual se evidencian las acciones
interpuestas por un nuacutemero plural o un conjunto de personas que reuacutenen condiciones uniformes respecto de una misma
11
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
causa que originoacute perjuicios individuales para dichas personas 22 Tipos Documentales Demanda (radicacioacuten)
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes Constitucioacuten de Colombia artiacuteculo 88 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE
Constitucioacuten Poliacutetica CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 472 de 1998 Por la cual se desarrolla el artiacuteculo 88 de la Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia en relacioacuten con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Acciones de Tutela 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja la accioacuten de tutela como un mecanismo
que tiene por objeto la proteccioacuten de los derechos constitucionales fundamentales auacuten aquellos que no se encuentren consagrados en la constitucioacuten cuando estos resulten vulnerados o amenazados por la accioacuten o la omisioacuten de cualquier autoridad puacuteblica
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial
Tutela
Poder
Tutela (respuesta)
Pruebas
Fallo
Impugnacioacuten (si aplica)
Fallo de segunda instancia (si aplica) 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 7 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes Constitucioacuten de Colombia artiacuteculo 86 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Constitucioacuten Poliacutetica PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2591 de 1991 Por el cual se reglamenta la accioacuten de tutela consagrada en el artiacuteculo 86 de la Constitucioacuten Poliacutetica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Acciones Populares 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente mediante el cual se reflejan las actuaciones como
mecanismo de proteccioacuten de los derechos e intereses colectivos y difusos (los relacionados con ambiente sano moralidad administrativa espacio puacuteblico patrimonio cultural seguridad y salubridad puacuteblicas servicios puacuteblicos consumidores y usuarios libre competencia econoacutemica y otros de similar naturaleza que se definen en ella)
22 Tipos Documentales Demanda (radicacioacuten)
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD-Constitucioacuten de Colombia artiacuteculo 88 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE
Constitucioacuten Poliacutetica CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 472 de 1998 Por la cual se desarrolla el artiacuteculo 88 de la Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia en relacioacuten con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute Interno de Conciliacioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos
adquiridos en las diferentes sesiones de este oacutergano decisorio en cumplimiento a las funciones asignadas en acto administrativo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial citando a Comiteacute
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Ficha teacutecnica
Acta de comiteacute de conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 691 de 2011 Por medio de la cual se unifica el Reacutegimen Legal del Comiteacute de Conciliacioacuten del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIOacuteN PREJUDICIAL 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo CONCILICIOacuteN PREJUDICIAL 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja las actuaciones referentes al convenio
que alcanzan los litigantes con la intervencioacuten de un tercero para concluir un pleito o litigio en marcha o para evitar su inicio
22 Tipos Documentales Solicitud de conciliacioacuten
Comunicacioacuten oficial
Telegrama
Ficha teacutecnica de conciliacioacuten
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten
Certificado de audiencia - Procuraduriacutea 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 640 de 2001
Por la cual se modifican normas relativas a la conciliacioacuten y se dictan otras disposiciones Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide el Coacutedigo General del Proceso y se dictan otras disposiciones PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1716 de 2009 Por el cual se reglamenta el artiacuteculo 13 de la Ley 1285 de 2009 el artiacuteculo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capiacutetulo V de la Ley 640 de 2001 Decreto 1829 de 2013 Por el cual se reglamentan algunas disposiciones de las Leyes 23 de 1991 446 de 1998 640 de 2001 y 1563 de 2012
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LEGALIDAD DE PROYECTOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Tiacutetulo LEGALIDAD DE PROYECTOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que evidencian la asesoriacutea juriacutedica respecto a los
proyectos de actos administrativos que elaboran las dependencias del Instituto
22 Tipos Documentales Control de legalidad al proyecto de Acto Administrativo
Comunicacioacuten oficial interna
Acto administrativo 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PREDIOS ADQUIRIDOS POR EL IDRD 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo PREDIOS ADQUIRIDOS POR EL IDRD 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que evidencia la propiedad y mantenimiento de los
bienes inmuebles a cargo del Instituto 22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial
Escritura puacuteblica
Promesa de compraventa
Avaluacuteo
Reserva presupuestal
Disponibilidad presupuestal
Certificado de libertad
Estudios juriacutedicos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 9 de 1989 Por la cual se
dictan normas sobre planes de desarrollo municipal compraventa y expropiacioacuten de bienes y se dictan otras disposiciones Ley 388 de 1997 Por la cual se modifica la Ley 9 de 1989 y la Ley 2 de 1991 y se dictan otras disposiciones COLOMBIA CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 04 de 1978
15
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Por el cual se crea el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS DE COBRO COACTIVO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo PROCESOS DE COBRO COACTIVO 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja las actuaciones inherentes al
procedimiento por medio del cual la Administracioacuten tiene la facultad de cobrar directamente las acreencias a su favor sin que medie intervencioacuten judicial adquiriendo la doble calidad de juez y parte dentro del proceso
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial
Auto de informe secretarial
Notificacioacuten personal
Planilla de visitas domiciliarias para cobro persuasivo
Planilla de llamadas telefoacutenicas para acuerdo persuasivo
Acuerdo de pago
Informe mensual de cartera
Reporte individual de cartera
Paz y salvo
Resolucioacuten de terminacioacuten de proceso
Auto por medio del cual se decreta un embargo y secuestro
Auto de nombramiento del secuestre
Auto de embargo de bienes
Acta de diligenciamiento de embargo y secuestro
Auto que ordena el avaluacuteo del bien
Auto solicitando la designacioacuten del perito evaluador
Auto por medio del cual se fija hora lugar y fecha del remate
Aviso de remate
Acta de remate
Auto aprobacioacuten del remate
Recibo de pago
Auto de Liquidacioacuten de creacutedito y de las costas
Acto de Liquidacioacuten de creacutedito y de las costas
Resolucioacuten de terminacioacuten del proceso por cancelacioacuten de la deuda por remate
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Notificacioacuten personal de la Resolucioacuten
Auto de proveer por medio del cual una vez analizada la situacioacuten actual del deudor se opta por llevar a consideracioacuten del Comiteacute Teacutecnico de Sostenibilidad Contable
Ficha teacutecnica del proceso de cobro coactivo
Auto de informe secretarial recomendando se decreta el archivo y terminacioacuten de un proceso
Resolucioacuten de terminacioacuten y archivo del proceso 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1066 de
2006 Por la cual se dictan normas para la normalizacioacuten de la cartera puacuteblica y se dictan otras disposiciones INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Civiles 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
juzgados civiles en los litigios juriacutedicos en que es parte integral 22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide el Coacutedigo General del Proceso y se dictan otras disposiciones INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Contencioso Administrativo 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
juzgados administrativos en los pleitos judiciales en que es parte integral
22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011
Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Laborales 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
juzgados laborales en los litigios juriacutedicos en que es parte integral
22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes Coacutedigo Sustantivo del Trabajo 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 712 de 2001
Por el cual se reforma el Coacutedigo Procesal del Trabajo INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Ordinarios 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
juzgados civiles en los litigios juriacutedicos en que es parte integral 22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1564 de
2012 Por medio de la cual se expide el Coacutedigo General del Proceso y se dictan otras disposiciones INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Penales 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
juzgados penales en los litigios juriacutedicos en que es parte integral
22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 906 de 2004
Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Penal Ley 1142 de 2007 Por medio de la cual se reforman parcialmente las Leyes 906 de 2004 599 de 2000 y 600 de 2000 y se adoptan medidas para la prevencioacuten y represioacuten de la actividad delictiva de especial impacto para la convivencia y seguridad ciudadana INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Policivos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante
querellas en que es parte integral 22 Tipos Documentales Demanda
Comunicacioacuten oficial
Poder
Recibo de caja menor
Contestacioacuten de la demanda
Pruebas
Alegatos de conclusioacuten
Fallo de primera instancia
Memoriales
Ficha teacutecnica de viabilidad
Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 79 de 2003 Por
el cual se expide el Coacutedigo de Policiacutea de Bogotaacute DC 43 Fecha (s) de la
descripcioacuten (es) 03012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL RECONOCIMIENTO DEPORTIVO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo RECONOCIMIENTO DEPORTIVO 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que expide el IDRD como reconocimiento deportivo
a los Clubes Deportivos inscritos en Bogotaacute previo al cumplimiento de los requisitos establecidos la normatividad vigente para fomentar patrocinar y organizar la praacutectica del deporte la recreacioacuten y el aprovechamiento del tiempo libre e impulsar programas de intereacutes puacuteblico y social dentro de una respectiva jurisdiccioacuten territorial
22 Tipos Documentales Acta de Asesoriacutea
Comunicacioacuten recibida para solicitar el otorgamiento
Proyecto de Resolucioacuten
21
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten Interna remitiendo proyecto de resolucioacuten
Resolucioacuten de reconocimiento Deportivo 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia 1991 (Artiacuteculo 52)
Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto uacutenico reglamentario 1085 de 2015 (Artiacuteculo 2511) ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Administrativo del Deporterdquo Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley (Artiacuteculos 67 ndash 72) ldquoPor la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativordquo Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 641 de 2001 (Artiacuteculos 2 ndash 7) ldquoPor la cual se reglamenta la Ley 582 de 2000rdquo ver artiacuteculos 2 al 7 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 de 2005 (Artiacuteculo 72 Racionalizacioacuten del traacutemite del reconocimiento deportivo) ldquoPor la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios puacuteblicosrdquo Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 181 de 1995 (Artiacuteculos 46 ndash 51) ldquoPor la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporterdquo En cuanto a los entes deportivos Municipales y Distritales el Acuerdo 17 de 1996 regula al respecto artiacuteculos 1 al 5 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1228 de 1995 (Artiacuteculos 1 2 3 6 18 19 21 y 22) ldquoPor el cual se revisa la legislacioacuten deportiva vigente y la estructura de los organismos del sector asociado con objeto de adecuarlas al contenido de la Ley 181 de 1995rdquo Resolucion-000012-de-12-Enero-2017 ldquoPor la cual se deja sin efecto la Resolucioacuten Ndeg 00547 del 12 de julio de 2010rdquo Resolucioacuten 006 de 2014 (Artiacuteculos 1 ndash 3) ldquoPor la cual se modifica el numeral 5deg del artiacuteculo 3 de la Resolucioacuten de Junta Directiva No 002 del 13 de septiembre de 2005 -Por medio de la cual se establece la estructura orgaacutenica del Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte y se determinan las funciones de sus dependencias- ldquo Resolucioacuten 360 de 2013 (Artiacuteculos 1 ndash 9) ldquoPor medio de la cual se modifica la Resolucioacuten 589 del 16 de diciembre del 2010rdquo ver artiacuteculos 1 al 9 Resolucioacuten 231 de 2011 (Artiacuteculos 1 al 25) ldquoPor la cual se reglamentan los requisitos que deben cumplir los Clubes Deportivos y Promotores para su funcionamientordquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03012018
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Dependencia OFICINA ASESORA DE PLANEACIOacuteN AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Calidad y Control Interno 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos
adquiridos en las diferentes sesiones de este oacutergano decisorio en cumplimiento a las funciones asignadas en acto administrativo
22 Tipos Documentales Acta
Anexos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 499 de 2006 Por medio de la cual se modifican parcialmente las Resoluciones 583 y 664 de 2005 Resolucioacuten 150 de 2008 Por medio de la cual se modifica el artiacuteculo 3 de la Resolucioacuten 499 de 2006 relacionada con el Comiteacute de Calidad y Control Interno del Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04062018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL AUDITORIAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Auditoriacuteas Externas del Sistema de Gestioacuten de Calidad 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que agrupa los resultados de las auditoriacuteas
externas realizadas por entes certificados externos en el marco del Sistema de Gestioacuten de Calidad
22 Tipos Documentales Informe auditorias del sistema de gestioacuten de Calidad
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD COLOMBIA INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TEacuteCNICAS Y CERTIFICACIOacuteN Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten Puacuteblica NTCGP 10002009
42 Reglas o Normas Colombia- ICONTEC- Norma ISO 9001 de 2015 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Decreto 4485 (18 de noviembre de 2009) Por medio del cual se adopta la actualizacioacuten de la Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Puacuteblica Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1499 del (11 de septiembre de 2017) Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015 Decreto uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado con el Sistema de Gestioacuten establecido en el artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de2015 Articulo 222238
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INDICADORES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Indicadores de Gestioacuten de los Procesos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Agrupacioacuten documental que contiene la consolidacioacuten de los
resultados obtenidos en los distintos indicadores de gestioacuten de los procesos del Sistema de Gestioacuten
22 Tipos Documentales Acta de reunioacuten
Comunicacioacuten interna solicitando la validacioacuten de la creacioacuten del indicador
Comunicacioacuten interna informando la viabilidad o no viabilidad de modificacioacuten del indicador
Comunicacioacuten interna solicitando el reporte del indicador en el software de calidad
Medicioacuten y anaacutelisis de datos (software de calidad)
Relacioacuten indicadora por procesos
Matriz Consolidada de los indicadores 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 8 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty BulaLeyla Alarcoacuten Martiacutenez ndash Contratista
Fuentes TRD y Procedimiento de Indicadores de Procesos 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
DEPORTE Resolucioacuten 01 de 2006 Por la cual se modifica parcialmente la Resolucioacuten de Junta Directiva No 0002 del 13 de septiembre de 2005
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
30082018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informe de la Revisioacuten por la Direccioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Contiene los informes que realiza la alta direccioacuten para revisar
el Sistema de Gestioacuten de Calidad y asegurarse de su conveniencia adecuacioacuten y eficiencia
22 Tipos Documentales Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas ICONTEC- NTC- ISO 9001 DE 2015
Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 01 de 2006 Por la cual se modifica parcialmente la Resolucioacuten de Junta Directiva No 0002 del 13 de septiembre de 2005
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de seguimiento a los Planes Operativos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que informan del avance y seguimiento efectuado
por cada dependencia del IDRD a su respectivo plan operativo 22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial interna
Informe de seguimiento
Comunicacioacuten interna 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 8 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Seguimiento a los Proyectos de Inversioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que indican el seguimiento de los proyectos de
inversioacuten en ejecucioacuten 22 Tipos Documentales Comunicaciones oficiales internas
Informe de seguimiento
Informe consolidado de seguimiento 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 8 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Planes Operativos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento en el cual los responsables de una entidad o
dependencia (Direccioacuten Subdireccioacuten Oficina etc) enumeran las actividades metas indicadores fechas y evidencias que deben cumplir en el corto plazo en cumplimiento al plan de trabajo o gestioacuten programada en la vigencia
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial interna
Programacioacuten Plan Operativo
Consolidado de la programacioacuten del Plan Operativo 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 8 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Proyectos de Inversioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Contiene los recurso y metas a realizar en cada Plan de
Desarrollo acorde a los proyectos de inversioacuten de la misionalidad de la entidad con metas y objetivos establecidos
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna de citacioacuten a sesiones de trabajo
Comunicacioacuten Oficial enviada - Proyeccioacuten del Presupuesto Plurianual de Inversioacuten
Comunicacioacuten Interna - Solicitud del Documento Teacutecnico de Formulacioacuten de Proyectos
Comunicacioacuten Interna de enviacuteo documento teacutecnico de formulacioacuten de Proyectos
Formulacioacuten plurianual de metas
Programacioacuten anual de actividades
Programacioacuten anual de metas
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Estructura anual de costos
Territorializacioacuten recursos vigencia
Matriz de Territorializacioacuten
Comunicacioacuten interna de envioacute Documento Teacutecnico de Formulacioacuten de Proyectos
Lista de chequeo
Ficha EBI (SEGPLAN)
Plan de Accioacuten (SEGPLAN)
Programacioacuten productos -metas- resultados PMR (Excel)
Registro de la programacioacuten de la vigencia PREDIS
Presupuesto orientado a resultados- POR
Cierre del mes del PMR en el PREDIS
Recibir Documento Teacutecnico de Formulacioacuten de Proyectos con modificaciones
Reformulacioacuten del proyecto
Comunicacioacuten Oficial enviada de Solicitud de concepto a la Secretariacutea Distrital de Planeacioacuten
Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico de repuesta al ordenador del gasto de respuesta a la viabilidad a las modificaciones solicitadas
Actualizacioacuten de modificacioacuten aprobada (SEGPLAN)
Comunicacioacuten oficial enviada de modificacioacuten de los proyectos de inversioacuten a la Secretariacutea Distrital de Planeacioacuten
Seguimiento mensual de actividades- proyectos de inversioacuten
Seguimiento mensual de metas proyectos de inversioacuten
Comunicacioacuten interna - Solicitud Seguimiento de Proyectos de Inversioacuten
Comunicacioacuten interna remitiendo los formatos diligenciados de seguimiento a las actividades y metas - proyectos de inversioacuten
Informe Ejecutivo de los proyectos de inversioacuten del mes respectivo
Comunicacioacuten Interna - Enviacuteo Informe Ejecutivo de Proyectos de Inversioacuten
Actualizacioacuten del indicador (software)
Informe Ejecutivo Publicacioacuten (software)
Comunicacioacuten interna - Informacioacuten de Territorializacioacuten
Comunicacioacuten interna - Seguimiento Moacutedulo de Gestioacuten del Plan de Desarrollo
Registro de la informacioacuten recibida en el trimestre-SEGPLAN
Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico informando la validacioacuten de la informacioacuten a la Secretariacutea Distrital de Planeacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 12 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuente TRD
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas CIRCULAR CONJUNTA 005 DE 2016 Armonizacioacuten Presupuestal SECRETARIA DISTRITAL DE PLANEACIOacuteN Manual De Usuarios Para La Administracioacuten Y Operacioacuten Del Banco Distrital De Programas Y Proyectos
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05102018
13 Dependencia OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL BOLETINES DE PRENSA 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo BOLETIacuteNES DE PRENSA 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Comunicacioacuten escrita que se utiliza para difundir eventos
actividades e iniciativas de la entidad dirigidas a los medios de comunicacioacuten
22 Tipos Documentales Boletiacuten de prensa 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL REGISTRO FIacuteLMICO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo REGISTRO FIacuteLMICO 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que evidencian el cubrimiento de eventos yo
elaboracioacuten de videos a divulgarse en la paacutegina WEB del Instituto
22 Tipos Documentales Solicitud de servicio para Cubrimiento Fiacutelmico
Material fiacutelmico
Casete betacam
CD de filmacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL REGISTRO FOTOGRAacuteFICO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo REGISTRO FOTOGRAacuteFICO 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos fotograacuteficos que reflejan el cubrimiento de
eventos festivales yo competencias que permiten mostrar y divulgar las diferentes actividades emprendidas por el Instituto o donde ha participado
22 Tipos Documentales Material fotograacutefico
CD de fotografiacutea
Aacutelbum fotograacutefico 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty del Socorro Bula Arroyo ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL REGISTRO DE SOLICITUDES DE SERVICIO DE COMUNICACIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo REGISTRO DE SOLICITUDES DE SERVICIO DE
COMUNICACIONES 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran la gestioacuten realizada frente a las
solicitudes internas yo externas tales como impresos comunicados boletines afiches volantes y actualizacioacuten web entre otros
22 Tipos Documentales Solicitud del servicio 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 3 antildeos 32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PIEZAS PROMOCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo PIEZAS PROMOCIONALES 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que evidencian la asesoriacutea a usuarios internos y
externos respecto a la imagen corporativa para material divulgativo como pancartas plegables folletos vallas afiches volantes pendones escudos de uniformes entre otros
22 Tipos Documentales Disentildeo Piezas Promocionales e Impresos Informativos
Muestra de la Pieza Promocional
Muestra Impresos Informativos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
14 Dependencia OFICINA DE CONTROL INTERNO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de la Oficina de Control Interno 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento en el que se relacionan los temas tratados y
acordados por el Comiteacute de Coordinacioacuten del Sistema de Control Interno Artiacuteculo 13 de la Ley 87 de 1993
22 Tipos Documentales Actas de reunioacuten Oficina de Control Interno
Actas de Entes de Control 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas COLOMBIA CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 87 de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
1993 ldquoPor la cual se establecen normas para el ejercicio del control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposicionesrdquo en el artiacuteculo 6ordm Responsabilidad del Control Interno dispone ldquoEl establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades puacuteblicas seraacute responsabilidad del representante legal o maacuteximo directivo correspondiente No obstante la aplicacioacuten de los meacutetodos y procedimientos al igual que la calidad eficiencia y eficacia del control interno tambieacuten seraacute de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las
entidades y organismosrdquo 43 Fecha (s) de la
descripcioacuten (es) 05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL AUDITORIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Auditoriacuteas Externas 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Estos documentos registran las acciones que la Entidad debe
mejorar de manera sistemaacutetica y disciplinada seguacuten lo evaluado por el Ente de Control Externo mejoras que deben ser eficaces y contener una evaluacioacuten del riesgo como tambieacuten facilitar su control y gobierno de tal suerte que garanticen eficacia eficiencia y economiacutea en todas sus operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecucioacuten de las funciones y actividades definidas para el logro de la misioacuten institucional
22 Tipos Documentales Comunicaciones Oficial recibida del Ente de Control solicitado informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta al ente de Control
Actas de reunioacuten y seguimiento de la auditoria
Informes preliminar
Comunicacioacuten interna solicitando informacioacuten del informe preliminar
Comunicacioacuten interna de respuesta al informe preliminar
Informe Final
Comunicacioacuten interna solicitando informacioacuten del Plan de Mejoramiento
Certificado SEVICOF
Comunicacioacuten interna de seguimiento al Plan de Mejoramiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Microfilmacioacuten y Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Nomas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 087 DE
1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se
31
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
dictan otras disposiciones Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposicionesrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL AUDITORIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Auditoriacuteas Internas 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que reuacutene especiacuteficamente el estado de los
procesos de la entidad los resultados y seguimiento a las acciones de mejora
22 Tipos Documentales Programa y Plan
Comunicacioacuten Interna informando el Plan de Auditoria
Lista de chequeo y soportes
Acta de reunioacuten y seguimiento
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud a la respuesta de informacioacuten
Informes preliminar
Comunicacioacuten interna respuesta del informe preliminar
Informes Final
Comunicacioacuten interna de seguimiento a las acciones de mejora
Comunicacioacuten interna de respuesta a las acciones de mejora
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA LEY 087 de 1993
ldquoPor la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA LEY 1474 (12 de julio de 2011) Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposicionesrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
32
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Evaluacioacuten del Sistema de Control Interno
Contable 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que contiene la informacioacuten del cumplimiento
propio del proceso contable respecto a la implementacioacuten efectividad registro preparacioacuten difusioacuten y elaboracioacuten de la informacioacuten
22 Tipos Documentales
Comunicacioacuten oficial recibida solicitando la informacioacuten
Comunicacioacuten interna solicitando la informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes Resolucioacuten 357 de 2008 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA LEY 087 de 1993
ldquoPor la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA LEY 1474 (12 de julio de 2011) Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Instructivo 3 de 2017 Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposicionesrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Rendicioacuten de Cuenta Contraloriacutea de Bogotaacute 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que contienen la informacioacuten que se debe
presentar a la Contraloriacutea de Bogotaacute sobre la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes y recursos puacuteblicos por una vigencia fiscal determinada Numeral 1 artiacuteculo 6 de la Resolucioacuten Orgaacutenica 735 de 2013
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
33
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea Leyla Alarcoacuten Betty Bula
Contratistas Fuentes Resolucioacuten Orgaacutenica 735 de 2013
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 489 de 1998 se establecioacute que todas las entidades y organismos de la administracioacuten puacuteblica tienen la obligacioacuten de desarrollar su gestioacuten acorde con los principios de la democracia participativa y democratizacioacuten de la gestioacuten puacuteblica para lo cual dichas organizaciones deben realizar la rendicioacuten de cuentas a la
ciudad Colombia CONPES 3654 de 2010 ldquopor el cual se establece la Poliacutetica de Rendicioacuten de Cuentas la Ley 1712 de 2014 ldquopor medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo y el Manual Uacutenico de Rendicioacuten de Cuentas del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica se reitera el compromiso de realizar esta actividad que promueve los principios de Transparencia y Participacioacuten Ciudadana Colombia CONTRALORIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 735 (3 de diciembre de 2013) Por la cual se modifica la Resolucioacuten Orgaacutenica No 6289 del 8 de marzo de 2011 que ldquoEstablece el Sistema de Rendicioacuten Electroacutenica de la Cuenta e Informes ndash SIREC Que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la presentacioacuten de la Rendicioacuten de Cuenta e Informes a la Contraloriacutea General de la Republicardquo Bogotaacute 2013
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Seguimiento a los Controles de Advertencia 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra los controles de seguimiento fiscal realizados a los procesos de inversioacuten y gastos de la entidad en un periodo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de
informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviada de respuesta
Informe
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea Leyla Alarcoacuten Betty Bula
Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 087 DE 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Seguimiento a los Mapas de Riesgos
Institucionales 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Estos documentos son un componente de la administracioacuten del
riesgo de la entidad que sigue los lineamientos establecidos por el Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano ndash MECI 2014 en el cual se identifican los riesgos inherentes a la Gestioacuten Administrativa que desarrolla el Instituto frente a las funciones institucionales que se le han delegado por objeto y origen institucional
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando la informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 3antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea Leyla Alarcoacuten Betty Bula
Contratistas Fuentes TRD -Mapa de Riesgo del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 2641 de 2012 Por el cual se reglamentan los artiacuteculos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Seguimiento a Derechos de Autor Software 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento en el cual se verifica y reporta el cumplimiento de la
normativa relacionada con el licenciamiento de software a la Direccioacuten Nacional de Derechos de Autor el estado e inventario de equipos y licencias de la entidad
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes Circular No 04 del 22 de diciembre de 2006 42 Reglas o Normas Colombia DIRECTIVA PRESIDENCIAL No 02 del 12 de febrero
de 2002 Por el cual se establece el respeto al derecho de autor y los derechos conexos en lo referente a utilizacioacuten de programas de ordenador (software) Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Circular No 04 del 22 de diciembre de 2006 mediante la cual solicitoacute a los Representantes Legales y Jefes de Control Interno de las entidades u organismos puacuteblicos del orden nacional y territorial la informacioacuten relacionada con la ldquoVerificacioacuten recomendaciones y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre Softwarerdquo Colombia UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIOacuteN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR Circular No 017 del 01 de junio de 2011 Por la cual se modificacioacuten circular 12 del 2 de febrero de 2007 sobre recomendaciones seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre programas de computador (software) Colombia UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIOacuteN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR Circular No 12 del 2 de febrero de 2007 Por el cual se establece la Verificacioacuten recomendaciones seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre programas de computador (software)
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a la Secretaria General de la Alcaldiacutea Mayor 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
21 Alcance y Contenido Documentos que contienen la informacioacuten requerida por la Secretaria General de la Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute aquiacute se evidencian los avances obtenidos en la gestioacuten administrativa de los diferentes periodos
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 087 DE
1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
15032018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes Especiacuteficos a Otras Entidades por Requerimiento 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas yo privadas ademaacutes dan cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 087 DE
1993Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones
37
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Autoevaluacioacuten al Sistema de Control Interno 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos en el que se registran los resultados anuales de la
evaluacioacuten final que se realiza al Sistema de Control Interno Artiacuteculo 2 del Decreto 2539 de 2000
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 87 DE 1993
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 1993 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 2539 (4 de diciembre de 2000) Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 del 4 de noviembre de 1999 Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes Evaluacioacuten al SCI DAFP 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que se refiere de forma especiacutefica al estado de
todos los componentes del Sistema de Control Interno y que debe publicarse cada cuatro meses en la paacutegina web de la entidad Artiacuteculo 9 Ley 1474 de 2011
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
38
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta
Informe
Certificacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 087 DE 1993
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones
Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 2539 (4 de diciembre del 2000) Por al cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999 Bogotaacute 2000 Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes Sitio WEB 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran la informacioacuten del desarrollo y
funcionamiento de los sitios web de la entidad articulado con los planes de desarrollo de los Gobiernos Distritales
22 Tipos Documentales
Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten
Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten
Informe pormenorizado SCI
Informe Plan Anticorrupcioacuten y Atencioacuten al Ciudadano 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 87 DE 1993
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones
39
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
15 Dependencia OFICINA DE ASUNTOS LOCALES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Ejecucioacuten y Seguimiento a Proyectos Formulados por las Alcaldiacuteas Locales
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que contiene la ejecucioacuten y seguimiento a
Proyectos Formulados por las Alcaldiacuteas Locales los cuales reflejan la ejecucioacuten de los proyectos de los Fondos de Desarrollo Locales relativos a temas de recreacioacuten y deporte ejecutados por el Instituto
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna remitiendo copias del contrato yo convenio a las Subdirecciones Teacutecnicas de Recreacioacuten Deporte y Construcciones
Comunicacioacuten Oficial enviando remitiendo las copias del contrato yo convenio a la Alcaldiacutea Local
Acta de inicio
Informe de seguimiento de Contrato Convenio
Comunicacioacuten interna informando sobre el incumplimiento del contrato
Comunicacioacuten oficial enviada solicitando descargos al contratista
Comunicacioacuten oficial enviada a la Alcaldiacutea informando el incumplimiento del contratista
Comprobante de cancelacioacuten de la multa
Comunicacioacuten oficial informando la cancelacioacuten de la multa
Comunicacioacuten interna informando aplicacioacuten de la poacuteliza
Comunicacioacuten interna enviando el comprobante de cancelacioacuten de la poacuteliza
Comunicacioacuten oficial informando la cancelacioacuten de la poacuteliza
Comunicacioacuten interna informado traacutemite de pagos
Comunicacioacuten interna solicitando concepto
Comunicacioacuten interna dando concepto sobre informe
Comunicacioacuten oficial solicitando cambios al informe
Comunicacioacuten oficial enviada a la Alcaldiacutea local solicitando la autorizacioacuten de pago
Orden de pago
Comunicacioacuten oficial remitiendo orden de pago a la Alcaldiacutea Local
Comunicacioacuten oficial enviada solicitando el CDP
Comunicacioacuten interna remitiendo el CDP
40
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten interna solicitando adicioacuten o proacuterroga
Minuta de adicioacuten o proacuterroga
ContratoConvenio legalizado
Comunicacioacuten interna remitiendo a la oficina de Asuntos Locales documentos legalizados
Informe final
Acta de liquidacioacuten
Comunicacioacuten oficial enviada remitiendo copia del acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica
de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 1 2 322 323 y 324 Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Formulacioacuten y Concepto Teacutecnico de Proyectos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja la formulacioacuten de proyectos de los
Fondos de Desarrollo Local relativos a temas de recreacioacuten y deporte que ejecuto el IDRD
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial recibida por correo electroacutenico invitando a participar en mesas de trabajo
Cronograma (electroacutenico)
Comunicacioacuten Oficial recibida por correo electroacutenico de la Secretariacutea de Gobierno invitando a participar en mesas de trabajo
Comunicacioacuten Oficial recibida de las Alcaldes Locales con los proyectos y los soportes
Comunicacioacuten interna remitiendo los proyectos y sus soportes
Estudios de viabilidad teacutecnica y financiera de los proyectos recreativos deportes y obras
Comunicacioacuten interna remitiendo la ficha de evaluacioacuten teacutecnica de los proyectos
Comunicacioacuten oficial enviada a la Alcaldiacutea local informando la no viabilidad del proyecto
Comunicacioacuten oficial enviada solicitando los ajustes o
41
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
la reformulacioacuten de los proyectos
Aval teacutecnico proyectos de infraestructura
Comunicacioacuten oficial enviada a la Alcaldiacutea local informando la viabilidad del proyecto y solicitando el certificado presupuestal
Comunicacioacuten oficial enviada a la Secretariacutea Distrital de Gobierno remitiendo el tablero de control
Contrato 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
05012018
2 Dependencia SECRETARIA GENERAL
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Archivo 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento en el cual se relacionan los temas asesoriacuteas
aprobaciones deliberaciones compromisos y decisiones realizadas por el Comiteacute de Archivo de tipo administrativo yo teacutecnicos referentes a los procesos archiviacutesticos Artiacuteculo 282116 del Decreto 1080 de 2015
22 Tipos Documentales Comunicaciones oficial
Orden del Diacutea
Acta del Comiteacute de Archivo
Anexos relacionados con los temas abordados en la reunioacuten del Comiteacute
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 Antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Martiacutenez Betty Bula Arroyondash
Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el Decreto uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 2015 Artiacuteculo
42
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
282114 282115 y 282116 43 Fecha (s) de la
descripcioacuten (es) 12042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Junta Directiva 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que sirve de testimonio de los hechos y las
decisiones tomadas por los Miembros de la Junta Directiva del IDRD
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial citando a la reunioacuten de Junta Directiva
Orden del Diacutea
Actas de Junta Directiva
Anexos relacionados con los temas que se abordan en la reunioacuten del Comiteacute
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas
Fuentes Resolucioacuten 05 de 1997 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y
EL DEPORTE Que el numeral 7deg del artiacuteculo 17 de la Resolucioacuten 05 del 13 de 1997 dispone que es funcioacuten de la Junta Directiva
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
12042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CIRCULARES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Circulares Reglamentarias e Informativas 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento interno mediante el cual se expide informacioacuten
de intereacutes general cuyo contenido es de importancia o trascendencia para los funcionarios del IDRD donde se informa o imparten instrucciones de cumplimiento
22 Tipos Documentales NA 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas
Fuentes TRD ALCALDIacuteA DE BOGOTAacute Decreto 654 de 2011 Por el cual se adopta el Modelo de Gerencia Juriacutedica Puacuteblica para las entidades organismos y oacuterganos de control del Distrito Capital Disponible en httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi
43
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
=45159 42 Reglas o Normas Colombia Instituto Colombiano de Normas Teacutecnicas
ICONTEC Norma 3234 de 1996 Elaboracioacuten de Circulares Colombia Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1345 de 2010 Por el cual se establecen directrices de teacutecnica normativa
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
12102017
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Informe de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento consolidado que contiene una descripcioacuten del
estado de los recursos administrativos financieros y humanos a cargo de la administracioacuten dependencia o entidad cuyo objeto es dar a conocer la gestioacuten adelantada por la entidad en un periodo determinado
22 Tipos Documentales Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 16 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total- CT 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas
Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 951 de 2005 CIRCULAR 11 de 2005 RESOLUCIOacuteN ORGAacuteNICA 5674 de la Contraloriacutea General
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
19102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL RESOLUCIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Resoluciones Direccioacuten General 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento mediante el cual se definen o resuelven situaciones
de caraacutecter particular y concreto tales como las situaciones administrativas del personal de los diferentes niveles ocupacionales licencias permisos comisiones encargos nombramientos insubsistencias destituciones aceptacioacuten de renuncias traslados reclamaciones laborales reconocimiento
44
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de pagos disciplinarios entre otros a nivel misional 22 Tipos Documentales Resolucioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total CT 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas
Fuentes TRD Alcaldiacutea de Bogotaacute Decreto 654 de 2011 Por el cual se adopta el Modelo de Gerencia Juriacutedica Puacuteblica para las entidades organismos y oacuterganos de control del Distrito Capital Disponible en httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=4
5159 42
Reglas o Normas Colombia CONSTITUCION POLITICA Artiacuteculo 209 La funcioacuten administrativa estaacute al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad moralidad eficacia economiacutea celeridad imparcialidad y publicidad mediante la descentralizacioacuten la delegacioacuten y la desconcentracioacuten de funciones Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado La administracioacuten puacuteblica en todos sus oacuterdenes tendraacute un control interno que se ejerceraacute en los teacuterminos que sentildeale la ley Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones Articulo 9 a 12 Colombia CONCEJO DISTRITAL DE BOGOTA Acuerdo Nordm 4 de 1978 del Concejo de Bogotaacute se creoacute en el Distrito una entidad encargada de ser el ente rector de la recreacioacuten y el deporte en la ciudad de Bogotaacute Colombia Presidencia de la Repuacuteblica Decreto 1345 de 2010 Por el cual se establecen directrices de teacutecnica normativa
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
19102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL RESOLUCIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Resoluciones de Junta Directiva 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra los cambios estructurales surtidos en
la entidad en cuanto a las dependencias y cargos asiacute mismo se reflejan las funciones baacutesicas de las distintas dependencias
22 Tipos Documentales Resolucioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total- CT 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
45
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO MUNICIPAL DE BOGOTA Acuerdo 4 del
Concejo del Distrito Especial de Bogotaacute en 1978 Colombia
Distrito- Bogotaacute Que el numeral 7 del artiacuteculo 17 de la
Resolucioacuten 05 del 13 de mayo de 1997 ldquoPor medio de la cual se reforman los estatutos del Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporterdquo dispone que ARTIacuteCULO 17 FUNCIONES DE LA JUNTA La Junta Directiva como oacutergano supremo del Instituto tendraacute las siguientes funciones No 7 Adoptar la estructura orgaacutenica del Instituto Crear suprimir fusionar clasificar y reestructurar dependencias y cargos de la entidad sin generar con ello nuevas obligaciones presupuestales adoptando las escalas asignaciones y remuneraciones y determinar las funciones baacutesicas de las distintas dependencias
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
20042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL RESOLUCIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Resoluciones de la Subdireccioacuten Administrativa y Financiera 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento mediante el cual se definen o resuelven situaciones
de caraacutecter administrativo del personal de los diferentes niveles ocupacionales licencias permisos comisiones encargos nombramientos insubsistencias destituciones aceptacioacuten de renuncias traslados reclamaciones laborales reconocimiento de pagos disciplinarios etc y a nivel misional
22 Tipos Documentales Resoluciones 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD Alcaldiacutea de Bogotaacute Decreto 654 de 2011 Por el cual se adopta el Modelo de Gerencia Juriacutedica Puacuteblica para las entidades organismos y oacuterganos de control del Distrito Capital Disponible en httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=45159
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCION POLITICA Artiacuteculo 209 La funcioacuten administrativa estaacute al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad moralidad eficacia economiacutea celeridad imparcialidad y publicidad mediante la descentralizacioacuten la delegacioacuten y la desconcentracioacuten de funciones Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado La administracioacuten puacuteblica en todos sus oacuterdenes tendraacute un control interno que se ejerceraacute en los teacuterminos que sentildeale la ley Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 489 DE
46
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio
de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del
artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones Articulo 9 a 12 Colombia CONCEJO DISTRITAL DE BOGOTA Acuerdo Nordm 4 de 1978 del Concejo de Bogotaacute se creoacute en el Distrito una entidad encargada de ser el ente rector de la recreacioacuten y el deporte en la ciudad de Bogotaacute Colombia Presidencia de la Repuacuteblica Decreto 1345 de 2010 Por el cual se establecen directrices de teacutecnica normativa
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
20042018
21 Dependencia SECRETARIacuteA GENERAL - CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL NOTIFICACIONES POR ESTADO
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo NOTIFICACIONES POR ESTADO Nivel de Descripcioacuten Serie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento de notificacioacuten que se hace para algunas decisiones de
traacutemite como auto de cierre de investigacioacuten que ordena traslados para alegatos de conclusiones cuando el investigado no viene a presentarse de forma presencial
Tipos Documentales Notificacioacuten por Estado AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD Reglas o Normas Colombia- CONGRESO DE LA REPUBLICA- Ley 734 de 2002 Por el
cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Artiacuteculo 105 Notificacioacuten por estado Modificado por el Estatuto de Anticorrupcioacuten 1474 de 2011 ndash Artiacuteculo 46 Colombia ndash CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el coacutedigo de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo ndash Articulo 201
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
31-07-2018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS DISCIPLINARIOS
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Proceso Disciplinario Ordinario Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento que contiene el proceso escritural mediante el cual se
adelanta una actuacioacuten disciplinaria por incumplimiento al Manual de Funciones y al Reglamento Interno Ley 734 de 2002 Capitulo IX
Tipos Documentales Quejas
47
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Pruebas
Informe de hechos constitutivos de faltas disciplinarias
Acta reparto
Auto inhibitorio
Auto indagacioacuten preliminar implicado
Auto indagacioacuten preliminar averiguacioacuten
Auto apertura investigacioacuten
Comunicacioacuten auto inhibitoria
Comunicacioacuten apertura de indagacioacuten preliminar
Notificacioacuten personal
Notificacioacuten edicto
Auto decreta pruebas en indagacioacuten o investigacioacuten
Comunicacioacuten decreto oficioso de pruebas
Citacioacuten testigo
Citacioacuten quejoso ratificacioacuten y ampliacioacuten
Testimonio
Ratificacioacuten y ampliacioacuten de la queja
Versioacuten libre
Acta visita administrativa
Solicitud de documentos
Auto archivo
Comunicacioacuten auto archivo implicado
Comunicacioacuten auto archivo quejoso
Auto concediendo recurso apelacioacuten
Auto rechazando recurso apelacioacuten improcedente
Auto rechazando recurso apelacioacuten extemporaacuteneo
Auto declarando desierto recurso
Comunicacioacuten auto concede apelacioacuten
Comunicacioacuten auto niega recurso apelacioacuten
Comunicacioacuten implicado no apelante
Comunicacioacuten remisioacuten expediente segunda instancia
Auto concediendo recurso de queja
Auto declarando desierto recurso de queja
Auto declarando precluido recurso de queja
Auto rechazando recurso queja extemporaacuteneo
Comunicacioacuten traacutemite recurso de queja
Auto desatando apelacioacuten
Comunicacioacuten implicado segunda instancia
Comunicacioacuten auto segunda instancia quejoso
Comunicacioacuten apertura investigacioacuten implicado
Comunicacioacuten apertura investigacioacuten Personeriacutea
Comunicacioacuten apertura investigacioacuten Procuraduriacutea
Notificacioacuten edicto segunda instancia
Auto decreta pruebas indagacioacuten o investigacioacuten
Comunicacioacuten decreto oficioso de pruebas
Citacioacuten testigo Segunda instancia
Citacioacuten quejoso ratificacioacuten y ampliacioacuten segunda instancia
Testimonio segunda instancia
Ratificacioacuten y ampliacioacuten de la queja segunda instancia
Versioacuten Libre segunda instancia
Acta visita administrativa segunda instancia
Solicitud de documentos
48
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Auto proacuterroga teacutermino investigacioacuten
Pliego de cargos
Auto de cierre de investigacioacuten
Comunicacioacuten proacuterroga apertura de investigacioacuten implicado
Comunicacioacuten pliego de cargos
Auto nombramiento defensor
Auto decreta Pruebas
Auto niega pruebas
Auto corriendo traslado para alegar de conclusioacuten
Comunicacioacuten defensor de oficio
Comunicacioacuten Consultorio Juriacutedico
Auto rechazando recurso de reposicioacuten extemporaacuteneo
Auto rechazando recurso de reposicioacuten improcedente
Auto resolviendo recurso reposicioacuten
Auto concediendo recurso apelacioacuten
Auto rechazando recurso de apelacioacuten improcedente
Auto rechazando recurso de apelacioacuten extemporaacuteneo
Auto declarando desierto recurso
Comunicacioacuten auto concede apelacioacuten
Comunicacioacuten auto niega recurso apelacioacuten
Comunicacioacuten implicado no apelante
Auto Obedeacutezcase y Cuacutemplase
Fallo primera instancia
Comunicacioacuten Fallo primera instancia implicado
Comunicacioacuten fallo absolutorio quejoso
Comunicacioacuten remisioacuten expediente segunda instancia
Fallo segunda instancia
Comunicacioacuten Fallo segunda instancia
Fallo segunda instancia quejoso
Auto Obedeacutezcase y Cuacutemplase
Constancia de ejecutoria
Comunicacioacuten registro sancioacuten Personeriacutea
Comunicacioacuten registro sancioacuten Procuraduriacutea
AacuteREA DE VALORACIOacuteN Tiempo de Retencioacuten 14 Antildeos Disposicioacuten Final Seleccioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Coacutedigo Uacutenico Disciplinario PROCURADURIacuteA GENERAL DE LA NACIOacuteN Guiacutea de Capacitacioacuten Proceso Disciplinario Paacuteg 107-114 Disponible en httpswwwprocuraduriagovcoinfosimmediafilecapacitacionguiaGuia_de_capacitacion_g1_107-114pdf
Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA- el numeral 32 del
artiacuteculo 34 de la Ley 734 de 2002 Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 de 2002 Por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 906 de 2004 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Penal Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo
49
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Contencioso Administrativo Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1400 de 1970 Por los cuales se expide el Coacutedigo de Procedimiento Civil Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute DC RESOLUCIOacuteN 956 DE 2017 Por la cual se adopta el - Manual Distrital de Procesos y Procedimientos Disciplinarios para las entidades distritales a las que se aplica el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico - actualizado e incorporado por la Secretariacutea General de la Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute DC
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27 de septiembre de 2018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS DISCIPLINARIOS
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Proceso Disciplinario Verbal Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento escrito que soporta el procedimiento verbal desarrollado
mediante audiencias en el cual se adelanta una actuacioacuten disciplinaria por violacioacuten al Manual de Funciones y Reglamento Interno instituido por faltas leves o faltas graviacutesimas para servidores puacuteblicos y contratistas que desempentildeen funciones puacuteblicas Ley 734 de 2002 capitulo X
Tipos Documentales Quejas
Pruebas
Informe de hechos constitutivos de faltas disciplinarias
Acta reparto
Prueba
Auto inhibitorio
Auto citacioacuten audiencia
Notificacioacuten personal
Notificacioacuten verbal
Comunicacioacuten citacioacuten audiencia Talento Humano
Comunicacioacuten citacioacuten Audiencia Personeriacutea
Comunicacioacuten citacioacuten Audiencia Implicado
Auto declaratoria ausencia
Auto nombramiento defensor de oficio
Comunicacioacuten defensor de oficio
Comunicacioacuten consultorio juriacutedico
Ratificacioacuten y ampliacioacuten de la queja
Versioacuten libre
Testimonio
Audiencia y fallo proceso verbal
Auto concediendo recurso de apelacioacuten
Comunicacioacuten auto concede apelacioacuten
Auto declarando desierto el recurso
Auto rechazando recurso de apelacioacuten extemporaacuteneo
Comunicacioacuten auto niega recurso de apelacioacuten
Comunicacioacuten implicado no apelante
Comunicacioacuten remisioacuten expediente segunda instancia
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Fallo de segunda instancia
Comunicacioacuten fallo de segunda instancia
Notificacioacuten Personal
Notificacioacuten Edicto
Auto Obedeacutezcase y Cuacutemplase
Auto de incorporacioacuten
Auto de remisioacuten por competencia otro operador interno
Acto administrativo que ordena la ejecucioacuten de la sancioacuten
Solicitud de revocatoria directa
Auto que rechaza la revocatoria directa
Auto de remisioacuten por competencia poder preferente
Comunicacioacuten a otras entidades
Comunicacioacuten al nominador para la ejecucioacuten
Comunicacioacuten registro sancioacuten Procuraduriacutea
Comunicacioacuten registro sancioacuten Personeriacutea
Auto de acumulacioacuten
Comunicacioacuten fallo absolutorio quejoso
Constancia de ejecutoria
Auto de nulidad
AacuteREA DE VALORACIOacuteN Tiempo de Retencioacuten 14 Antildeos Disposicioacuten Final Seleccioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Coacutedigo Uacutenico Disciplinario Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA- el numeral 32 del
artiacuteculo 34 de la Ley 734 de 2002 Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Capiacutetulo X Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute DC RESOLUCIOacuteN 956 DE 2017 Por la cual se adopta el - Manual Distrital de Procesos y Procedimientos Disciplinarios para las entidades distritales a las que se aplica el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico - actualizado e incorporado por la Secretariacutea General de la Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute DC
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27 de septiembre de 2018
22 Dependencia SECRETARIA GENERAL - ATENCIOacuteN AL CLIENTE QUEJAS RECLAMOS Y DEFENSOR DEL CIUDADANO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PETICIONES QUEJAS RECLAMOS Y SOLUCIONES (PQRS)
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo PETICIONES QUEJAS RECLAMOS Y SOLUCIONES (PQRS) 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
Documento que registra las (PQRS) inscritas a traveacutes del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones ndashSDQS las cuales son enviadas al aacuterea competente para su respuesta Peticioacuten Toda actuacioacuten que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de peticioacuten consagrado en el artiacuteculo 23 de la Constitucioacuten Poliacutetica sin que sea necesario invocarlo
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
21
Alcance y Contenido
Queja Manifestacioacuten de inconformidad que se realiza en virtud de un hecho o situacioacuten irregular en el comportamiento de un servidor puacuteblico un particular que presta un servicio puacuteblico o la negligencia en el actuar de una autoridad administrativa (Inconformidad sobre conducta funcionario) Reclamo Manifestacioacuten de inconformidad acerca de la prestacioacuten de un servicio o la realizacioacuten de un proceso (Inconformidad sobre gestioacuten entidad) Sugerencia Recomendacioacuten para mejorar la gestioacuten atencioacuten o prestacioacuten del servicio
Denuncia La que se pone en conocimiento de la autoridad cuando un hecho implica vulneracioacuten de la ley en alguna forma
22 Tipos Documentales Requerimiento-PQRS
Formato uacutenico de peticiones quejas y reclamos
Registro de la PQRS (hoja de caacutelculo)
Traslado de la peticioacuten (sistema de gestioacuten documental Orfeo)
Registro de la peticioacuten sistema SDQS
Comunicacioacuten oficial de respuesta al peticionario
Comunicacioacuten interna inicio de proceso disciplinario
Comunicacioacuten interna asignado al responsable de atender la peticioacuten (Sistema de Gestioacuten Documental Orfeo)
Comunicacioacuten oficial de respuesta al peticionario
Aviso
Comunicacioacuten interna a las dependencias peticiones pendientes de cierre
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas
Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991
Artiacuteculo 23 Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de intereacutes general o particular y a obtener pronta resolucioacuten El legislador podraacute reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 1755 de 2015 Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Peticioacuten y se sustituye un tiacutetulo del Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Artiacuteculo 13 1415 17 18 19 20 21 22 24 2526 27 29 30 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 190 de 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administracioacuten Puacuteblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcioacuten administrativa Artiacuteculo 54
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Artiacuteculos 5 7 8 15 inciso primero 17 20 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Artiacuteculo 76 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 de 2002 Por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2623 de 2009 Por el cual se crea el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1166 de 2016 Por el cual se adiciona el capiacutetulo 12 al Tiacutetulo 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Justicia del Derecho relacionado con la presentacioacuten tratamiento y radicacioacuten de las peticiones presentadas verbalmente Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones procedimientos y traacutemites innecesarios existentes en la Administracioacuten Puacuteblica Artiacuteculos 12 13 14
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
20102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra la gestioacuten seguimiento y estadiacutesticas
del aacuterea frente a las PQRS recibidas por la entidad y las respuestas y soluciones brindadas y reportadas por el SDQS
22 Tipos Documentales Informes 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que contiene los informes excepcionales requeridos
por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de las funciones del IDRD
22 Tipos Documentales Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes Coacutedigo Disciplinario Uacutenico 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica
de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23042018
23 Dependencia SECRETARIA GENERAL - APOYO A LA CONTRATACIOacuteN AGRUPACION DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Contratacioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra las decisiones que se toman frente a
los procesos de contratacioacuten ldquoLicitaciones puacuteblicas concurso de meacuteritos prorroga y adicionesrdquo
22 Tipos Documentales Acta de Comiteacute de Contratacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Normativa de la Entidad 42 Reglas o Normas RESOLUCION No 137 de 2014 Por medio de la cual se
adopta el Manual de Contratacioacuten del Instituto Distrital de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Recreacioacuten y Deporte -lDRD
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contratos de Adopcioacuten de Parques o Escenarios 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio
Propuesta del proyecto o actividad
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio uacuteltimos 3 antildeos gravables)
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Escritura puacuteblica de donacioacuten o Acto administrativo de aceptacioacuten
Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de entrega del bien
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico ndash Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de
octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Adquisicioacuten de Bienes y Servicios 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de talento humano apoyo a la gestioacuten de la entidad
Invitacioacuten puacuteblica y publicacioacuten (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuesta a las observaciones
Publicacioacuten de las respuestas a las observaciones (SECOP)
Adendas y publicacioacuten (SECOP)
Acta de cierre Publicacioacuten (SECOP)
Evaluacioacuten y publicacioacuten(SECOP)
Subsanes
Propuesta econoacutemica
Propuesta ganadora
Contrato y publicacioacuten (SECOP)
Registro presupuestal
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informe del contratista
Certificado del supervisor
Fotocopias pago EPS pensioacuten
Comprobante de pago de tesoreriacutea
Informe final supervisioacuten
Acta de liquidacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Manual de Contratacioacuten del IDRD - Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Aprovechamiento Econoacutemico 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica que cede temporalmente el uso de un bien a cambio de una renta
22 Tipos Documentales Solicitud de Subdireccioacuten inicio de traacutemite de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Estudio de Canje
Formato de Solicitud de preacutestamo de uso temporal del espacio puacuteblico administrado por el IDRD
Proyecto de manejo de ocupacioacuten del Espacio Puacuteblico
Oficio Subdireccioacuten Aprobando disponibilidad del escenario
Copia del recibo de pago del 20 de anticipo por concepto de la reserva yo escenario
Paz y Salvo expedido por el supervisor del contrato o permiso (si anteriormente ha realizado eventos en el espacio puacuteblico administrado por el IDRD
Paz y salvo antildeo anterior expedido por la tesoreriacutea del IDRD (caes Cicloviacutea)
Registro de informacioacuten tributaria RIT
Registro uacutenico tributario RUT
Fotocopia de libreta militar (hombres)
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea o de extranjeriacutea (persona natural)
Fotocopia de la ceacutedula del representante legal (persona juriacutedica)
Visa donde se especifique que puede desarrollar la actividad (para personas naturales extranjeras
Certificado del revisor fiscal o representante legal de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
aportes parafiscales y seguridad social (persona juriacutedica)
Certificado de existencia o representacioacuten legal o personeriacutea juriacutedica
Carta de compromiso de restitucioacuten del espacio puacuteblico y cumplimiento del Proyecto de manejo
Autorizacioacuten junta de socios para celebrar contratos (persona juriacutedica)
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Certificado de manipulacioacuten de alimentos
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten oficial interna legalizando el contrato
Copia de pago total preacutestamo escenario
Acta de inicio o entrega
Acta de devolucioacuten
Paz y Salvo expedido por el supervisor
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten del IDRD y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 22121411
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Comodato 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica en la que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raiacutez para que haga uso de ella y con cargo de restituir la misma especie despueacutes de terminar el uso
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Paraacutemetros del contrato
Paraacutemetros del contrato
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de la Subdireccioacuten de regulacioacuten y persona juriacutedica de la Direccioacuten de Regulacioacuten y control de la Secretariacutea Distrital de Cultura Recreacioacuten y Deporte de la Alcaldiacutea Mayor (aplica a las ligas deportivas)
Resolucioacuten de reconocimiento deportivo (ente deportivo)
Propuesta del proyecto o actividad
Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades
Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio uacuteltimos 3 antildeos gravables
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de entrega del bien 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Consultoriacutea 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecucioacuten de proyectos de inversioacuten estudios de diagnoacutestico prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especiacuteficos asiacute como son las asesoriacuteas teacutecnicas de coordinacioacuten control y supervisioacuten Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Ficha teacutecnica de bien o servicio a contratar
Ficha teacutecnica de bien o servicio a contratar
Anaacutelisis de garantiacuteas a solicitar
Descripcioacuten de la necesidad a satisfacer
Descripcioacuten del objeto a contratar
Cronograma de la ejecucioacuten de servicios
Anaacutelisis de mercado
Memorando de aprobacioacuten o devolucioacuten del estudio de mercado
Formato de Propuesta econoacutemica
Anaacutelisis de riesgos
Asignacioacuten grupo evaluador
Aviso de convocatoria y publicacioacuten (SECOP)
Proyecto de pliego y publicacioacuten(SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuesta de observaciones y publicacioacuten(SECOP)
Acto de apertura o Resolucioacuten de apertura y publicacioacuten (SECOP)
Pliegos definitivos y publicacioacuten (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuestas de observaciones y publicaciones (SECOP)
Adendas y Publicaciones (SECOP)
Acta de cierre del proceso y publicacioacuten(SECOP)
Evaluacioacuten preliminar de Propuestas Teacutecnicas Seleccionadas
Presentacioacuten de observaciones y Subsanes
Respuestas de observaciones y publicaciones (SECOP)
Evaluacioacuten definitiva de la Propuestas Teacutecnicas Seleccionadas
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Acto o resolucioacuten de adjudicacioacuten
Publicacioacuten del acto o adjudicacioacuten (SECOP)
Acta de acuerdos
Propuesta econoacutemica ganadora
Propuesta Ganadora
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Garantiacuteas
Comunicacioacuten oficial interna comunicando la legalizacioacuten
Comunicacioacuten oficial interna comunicando la legalizacioacuten
Informes
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Articulo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten IDRD y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contratos de Donacioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de donacioacuten el cual es un acto por el cual una persona transfiere gratuita e irrevocablemente una parte de sus bienes a otra persona que los aceptaraquo De la anterior definicioacuten se pueden extraer las caracteriacutesticas de la donacioacuten las cuales son de caraacutecter gratuito
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio
Propuesta del proyecto o actividad
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Escritura puacuteblica de donacioacuten o Acto administrativo de aceptacioacuten
Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de entrega del bien 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contratos de Interventoriacutea 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten refleja el seguimiento teacutecnico a la ejecucioacuten de contratos realizado por una persona natural o juriacutedica contratada para ese fin por la Entidad
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso
Estudio de conveniencia y oportunidad
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Certificado de disponibilidad presupuestal
Ficha teacutecnica de bien o servicio a contratar
Anaacutelisis de garantiacuteas a solicitar
Descripcioacuten de la necesidad a satisfacer
Descripcioacuten del objeto a contratar
Cronograma de la ejecucioacuten de servicios
Anaacutelisis de mercado
Memorando de aprobacioacuten o devolucioacuten del estudio de mercado
Formato de Propuesta econoacutemica
Anaacutelisis de riesgos
Asignacioacuten grupo evaluador
Aviso de convocatoria y publicacioacuten (SECOP)
Proyecto de pliego y publicacioacuten(SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuesta de observaciones y publicacioacuten(SECOP)
Acto de apertura o Resolucioacuten de apertura y publicacioacuten (SECOP)
Pliegos definitivos y publicacioacuten (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuestas de observaciones y publicaciones (SECOP)
Adendas y Publicaciones (SECOP)
Acta de cierre del proceso y publicacioacuten(SECOP)
Evolucioacuten preliminar de Propuestas Teacutecnicas Seleccionadas
Presentacioacuten de observaciones y Subsanes
Respuestas de observaciones y publicaciones (SECOP)
Evaluacioacuten definitiva de las Propuestas Teacutecnicas Seleccionadas
Acto o resolucioacuten de adjudicacioacuten
Publicacioacuten del acto o adjudicacioacuten (SECOP)
Acta de acuerdos
Propuesta econoacutemica ganadora
Propuesta Ganadora
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Garantiacuteas
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Acta de inicio
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total y Medio Tecnoloacutegico 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten IDRD y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Interventoriacutea de Obra de Parques y Escenarios 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales para la construccioacuten mantenimiento instalacioacuten y otros trabajos materiales sobre bienes inmuebles Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993 con una persona natural o juriacutedica
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna con la que se recibe el contrato legalizado
Comunicacioacuten Interna con la que se designa el Coordinador de Obra
Acta de Reunioacuten con el Interventor
Comunicacioacuten Oficial Recibida con la documentacioacuten del contrato
Acta de Inspeccioacuten Preliminar
Acta de vecindad
Solicitud del Anticipo
Acta de Inicio del contrato
Informe de pre ndash construccioacuten
Acta de Reunioacuten con la Comunidad para informar el alcance de la obra
Bitaacutecora de obra
Acta de comiteacute
Informe mensual de Interventoriacutea
Acta de recibo parcial de Interventoriacutea
Acta de recibo parcial de obra
Comunicacioacuten interna de modificaciones contractuales
Acta de aprobacioacuten de actividades no previstas
Acta de suspensioacuten
Acta de reiniciacioacuten
Acta de terminacioacuten
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Acta de recibo final de obra
Acta de entrega de la obra al aacuterea usuaria o a la comunidad
Acta de recibo final de Interventoriacutea
Acta de Liquidacioacuten
Comunicacioacuten interna de entrega de los Planos Record
Cuadro de relacioacuten de contratos (hoja de Excel)
Comunicacioacuten oficial enviada informando visita de inspeccioacuten por estabilidad
Acta de la Visita de estabilidad de la obra
Comunicacioacuten interna reportando las fallas detectadas
Comunicacioacuten Oficial Enviada reportando las fallas encontradas en la visita
Acta de la reunioacuten entre el contratista y el interventor donde se verifican las fallas encontradas en la visita
Comunicacioacuten oficial recibida sobre la Programacioacuten de las obras de Reparacioacuten
Comunicacioacuten oficial aceptacioacuten de programacioacuten reparacioacuten
Acta de recibo de los trabajos de reparacioacuten
Comunicacioacuten oficial Recibida de descargos
Comunicacioacuten interna Solicitando concepto teacutecnico
Comunicacioacuten interna solicitando cuantificacioacuten de dantildeos
Informe de valoracioacuten y cuantificacioacuten de dantildeos
Informe para declaratoria de siniestro
Comunicacioacuten interna de declaracioacuten de siniestro
Comunicacioacuten oficial interna de solicitud de preparacioacuten del acto administrativo correspondiente
Concepto Juriacutedico
Comunicacioacuten Interna para determinar la validez de los descargos efectuados
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten del IDRD y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Mantenimiento 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica por el cual una parte se obliga a prestar el servicio de mantenimiento sobre un equipo fiacutesico o loacutegico a cambio de un precio que la otra parte el cliente se compromete a pagar
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de talento humano apoyo a la gestioacuten de la entidad
Invitacioacuten puacuteblica y publicacioacuten (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Repuesta a las observaciones
Publicacioacuten de las respuestas a las observaciones (SECOP)
Adendas y publicacioacuten (SECOP)
Acta de cierre Publicacioacuten (SECOP)
Evaluacioacuten y publicacioacuten(SECOP)
Subsanes
Propuesta econoacutemica
Propuesta ganadora
Contrato y publicacioacuten (SECOP)
Registro presupuestal
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informe del contratista
Certificado del supervisor
Fotocopias pago EPS pensioacuten
Comprobante de pago de tesoreriacutea
Informe final supervisioacuten
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten del IDRD
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
y Normativa de la Entidad 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de
octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Obras de Construccioacuten de Parques 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales para la construccioacuten mantenimiento instalacioacuten y otros trabajos materiales sobre bienes inmuebles en este caso parques Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993 con una persona natural o juriacutedica
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Ficha teacutecnica de bien o servicio a contratar
Anaacutelisis de garantiacuteas a solicitar
Descripcioacuten de la necesidad a satisfacer
Presupuesto oficial yo anaacutelisis de precios
Anaacutelisis de mercado
Memorando de aprobacioacuten o devolucioacuten de estudio de mercado
Anaacutelisis de riesgos
Asignacioacuten grupo evaluador
Aviso de convocatoria
Proyecto de pliego ajustado
Publicacioacuten convocatoria (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Respuestas a las observaciones
Acto e apertura o Resolucioacuten de apertura
Publicacioacuten de la apertura (SECOP)
Pliegos definitivos y publicacioacuten (SECOP)
Acta de audiencia de asignacioacuten de riesgos
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Aclaraciones a los pliegos definitivos
Publicacioacuten en el (SECOP)
Postulante de proponentes (Seleccioacuten Abreviada)
Manifestacioacuten de intereacutes en participar
Sorteo de proponentes (Seleccioacuten Abreviada)
Presentacioacuten de observaciones
Respuestas a las observaciones
Adendas y (publicacioacuten SECOP)
Acta de cierre del proceso y publicacioacuten (SECOP)
Evaluacioacuten preliminar y publicacioacuten (SECOP)
Comunicados oficiales
Subsanes y observaciones
Respuestas a las observaciones
Publicacioacuten de las respuestas a las observaciones (SECOP)
Evaluacioacuten definitiva
Publicacioacuten de la evaluacioacuten (SECOP)
Resolucioacuten de adjudicacioacuten
Publicacioacuten de la resolucioacuten (SECOP)
Acta de audiencia de adjudicacioacuten
Publicacioacuten del acta de audiencia (SECOP)
Propuesta econoacutemica ganadora
Propuesta ganadora
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Registro presupuestal
Garantiacuteas
Comunicacioacuten interna informando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informes
Entrada al almaceacuten (compraventa yo suministro) Informe final de supervisioacuten
Acta de liquidacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total y Medio Tecnoloacutegico 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Manual de Contratacioacuten - Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Prestacioacuten de Servicios (Persona Natural o
Juriacutedica) 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con personas naturales o juriacutedicas con el objeto de realizar actividades relacionadas con la administracioacuten o funcionamiento de una entidad puacuteblica Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993
22 Tipos Documentales Memorando de solitud del proceso
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuesta
Certificado de talento humano (apoyo a la gestioacuten de la entidad)
Verificacioacuten perfil personas naturales
Entrevista de verificacioacuten perfil personas naturales
Formato uacutenico de hoja de vida
Declaracioacuten de bienes y rentas
Fotocopia de los tiacutetulos
Fotocopias de los certificados de experiencia e idoneidad
Registro de informacioacuten tributaria RIT
Registro uacutenico tributario RUT
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea o extranjeriacutea (persona natural)
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal (persona juriacutedica)
Fotocopia libreta militar (hombres)
Copia de la tarjeta profesional
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Afiliacioacuten al sistema de salud y pensioacuten
Certificacioacuten bancaria
Certificado de existencia y representacioacuten legal (persona juriacutedica)
Autorizacioacuten Junta de socios (persona juriacutedica)
Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Registro presupuestal
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Garantiacuteas (aprobadas)
comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de Inicio
Informes del Contratista
Certificado del supervisor
Pago de EPS PENSIOacuteN ARP (fotocopias)
Comprobante de pago de tesoreriacutea 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 2212149
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Prestacioacuten de Servicios Artiacutesticos (Persona Natural
o Juriacutedica) 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con personas naturales o juriacutedicas con el objeto de realizar actividades relacionadas con el objeto social de la entidad en este caso servicios artiacutesticos Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993
22 Tipos Documentales
Memorando de solitud del proceso
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de talento humano (apoyo a la gestioacuten de la entidad)
70
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Verificacioacuten perfil personas naturales
Entrevista de verificacioacuten perfil personas naturales
Formato uacutenico de hoja de vida
Declaracioacuten de bienes y renta
Fotocopia de los tiacutetulos
Fotocopias de los certificados de experiencia e idoneidad
Registro de informacioacuten tributaria RIT
Registro uacutenico tributario RUT
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea o extranjeriacutea (persona natural)
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal (persona juriacutedica)
Fotocopia libreta militar (hombres)
Copia de la tarjeta profesional Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Afiliacioacuten al sistema de salud y pensioacuten
Certificacioacuten bancaria Certificado de existencia y representacioacuten legal (persona juriacutedica)
Autorizacioacuten Junta de socios (persona juriacutedica)
Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales
Contrato
Publicacioacuten del contrato (SECOP)
Registro presupuestal Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna legalizando del contrato
Acta de Inicio
Informes del contratista
Pago de EPS PENSIOacuteN ARP (fotocopias)
Comprobante de pago de tesoreriacutea 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Normativa de la Entidad 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de
octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 2212149
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Suministro 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica en el cual una parte se obliga a cambio de una contraprestacioacuten a cumplir en favor de otra en forma independiente prestaciones perioacutedicas o continuadas de cosas o servicios Artiacuteculo 968 del Decreto 410 de 1971
22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Certificado de talento humano apoyo a la gestioacuten de la entidad
Invitacioacuten puacuteblica y publicacioacuten (SECOP)
Presentacioacuten de observaciones
Repuesta a las observaciones
Publicacioacuten de las respuestas a las observaciones (SECOP)
Adendas y publicacioacuten (SECOP)
Acta de cierre Publicacioacuten (SECOP)
Evaluacioacuten y publicacioacuten(SECOP)
Subsanes
Propuesta econoacutemica
Propuesta ganadora
Contrato y publicacioacuten (SECOP)
Registro presupuestal
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informe del contratista
Certificado del supervisor
Fotocopias pago EPS pensioacuten
Comprobante de pago de tesoreriacutea
Informe final supervisioacuten
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de
72
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Convenio de Asociacioacuten de Deportes -Parques 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado como convenio de asociacioacuten deportiva para intervenir parques en una localidad de la ciudad en el que se establecen los teacuterminos las obligaciones y compromisos de las partes se pueden suscribir con una persona natural o juriacutedica
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de la Subdireccioacuten de regulacioacuten y persona juriacutedica de la Direccioacuten de Regulacioacuten y control de la Secretariacutea Distrital de Cultura Recreacioacuten y Deporte de la Alcaldiacutea Mayor (aplica a las ligas deportivas)
Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio
Resolucioacuten de reconocimiento deportivo (ente deportivo)
Propuesta del proyecto o actividad
Reconocimiento de la persona juriacutedica (entidad sin (aacutenimo de lucro)
Formato uacutenico de hoja de vida (persona juriacutedica sin aacutenimo de lucro)
Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal
Certificaciones de experiencia
Antecedentes Personeriacutea
Fotocopia del RUT
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Fotocopia del RIT Autorizacioacuten Secretariacutea y Cultura Recreacioacuten y Deporte
Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales
Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio (uacuteltimos 3 antildeos gravables)
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Copias estatutos
Comunicacioacuten interna autorizando celebrar contrato
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Registro presupuestal
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informes
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total ndash Medio Tecnoloacutegico 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 22121411
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Convenio de Cooperacioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra el acuerdo de voluntades suscrito entre
instituciones en este caso entre el Instituto Distrital de Recreacioacuten y una institucioacuten de otro paiacutes u organismo internacional en el que se establecen los teacuterminos o bases de
74
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
cooperacioacuten interinstitucional y las obligaciones y compromisos de las partes
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio
Resolucioacuten de reconocimiento deportivo (ente deportivo)
Propuesta del proyecto o actividad
Reconocimiento de la persona juriacutedica (entidad sin aacutenimo de lucro) Formato uacutenico de hoja de vida (persona juriacutedica sin aacutenimo de lucro)
Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal
Certificaciones de experiencia
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Registro uacutenico tributario RUT
Registro de informacioacuten tributaria RIT
Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales
Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio uacuteltimos 3 antildeos gravables
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Copias estatutos
Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Registro Presupuestal
Garantiacuteas (aprobadas)
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informes
Acta de liquidacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total ndash Medio Tecnoloacutegico 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para
75
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
01102018
AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Vinculacioacuten al Acuerdo 0782002 y 3522008 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera
cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten de exenciones de impuesto de industria y comercio avisos y tableros para contribuyentes que contraten con el Distrito el mantenimiento administracioacuten o inversioacuten en parques la explotacioacuten y recursos para los mismos usos y veeduriacuteas para su administracioacuten adecuada
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten
Paraacutemetros del contrato
Estudio de conveniencia y oportunidad
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de idoneidad reconocida
Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio
Resolucioacuten de reconocimiento deportivo (ente deportivo)
Propuesta del proyecto o actividad
Reconocimiento de la persona juriacutedica (entidad sin aacutenimo de lucro)
Formato uacutenico de hoja de vida (persona juriacutedica sin aacutenimo de lucro)
Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades
Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal
Certificaciones de experiencia
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea
Registro uacutenico tributario RUT
Registro de informacioacuten tributaria RIT
Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales
Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio uacuteltimos 3 antildeos gravables
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias
Copias estatutos
Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)
Contrato
Publicacioacuten (SECOP)
Registro presupuestal
Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten
Acta de inicio
Informe
Acta de liquidacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten IDRD y Normativa de la Entidad
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 22121411 Colombia CONCEJO DE BOGOTA DC ACUERDO 078 DEL 2002 Dicta disposiciones para la sostenibilidad de parques en el Distrito Capital define el sistema de parques del distrito la exencioacuten al impuesto de industria y comercio avisos y tableros para contribuyentes que contraten con el Distrito el mantenimiento administracioacuten o inversioacuten en parques la explotacioacuten y recursos para los mismos usos y veeduriacuteas para
su administracioacuten adecuada Art 1 a 10 Vigencia Art 11 43 Fecha (s) de la
descripcioacuten (es) 01102018
24 Dependencia SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA AGRUPACION DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Transferencias Documentales Secundarias 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra el proceso de las Transferencias
Documentales Secundarias realizadas por la Entidad hacia el
77
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Archivo Distrital resultado de la aplicacioacuten y disposiciones finales registradas para series y subseries en las Tablas de Retencioacuten Documental adoptadas y lo dispuesto el Decreto 1515 de 2013
22 Tipos Documentales Acta de transferencia secundaria
Inventario de registros de la documentacioacuten a transferir 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final E Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Normativa de la Entidad 42 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 de
2000 consagra en su artiacuteculo 4deg literal a) Fines de los archivos El objetivo esencial es el de disponer de la documentacioacuten organizada en tal forma que la informacioacuten institucional sea recuperable para uso de la Administracioacuten en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 de julio 14 de 2000 ldquoPor medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Decreto 1515 de 2013 ldquopor el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histoacuterico al Archivo General de la Nacioacuten a los archivos generales de los entes territoriales helliprdquo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 ldquoPor el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivosrdquo Archivo General de la Nacioacuten
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Consecutivo de Comunicaciones Oficiales Enviadas 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Copias de las comunicaciones oficiales enviadas que
conforman un consecutivo en razoacuten del nuacutemero de radicacioacuten y se administran en el aacuterea de Correspondencia o quien haga sus veces Artiacuteculo 11 Acuerdo 060 de 2001
22 Tipos Documentales Copia de las Comunicaciones Oficiales 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 Antildeos 32 Disposicioacuten Final E Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD y Acuerdo 060 de 2001
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060
78
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
(30 de octubre de 2001) por el cual se establecen pautas para la administracioacuten de las comunicaciones oficiales en las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas Bogotaacute 2001
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informes
Anexos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final CT Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes Archivo General de la Nacioacuten- AGN 42 Reglas o Normas CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la
cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten Documental 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que refleja de manera ejecutiva los datos
estadiacutesticos de los avances obtenidos en cada una de las actividades desarrolladas por el grupo durante los diferentes periodos
22 Tipos Documentales Informes Estadiacutesticos de los servicios prestados
Informes perioacutedicos de gestioacuten del aacuterea de gestioacuten documental
79
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final CT Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=1
70830 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005
Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Cuadro de Clasificacioacuten Documental - CCD
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Instrumento archiviacutestico que refleja la Jerarquizacioacuten dada a la
documentacioacuten producida por la entidad por medio de secciones subsecciones series y subseries Cartilla de Clasificacioacuten Documental 2001 Paacutegina 22 AGN
22 Tipos Documentales Cuadro de clasificacioacuten Documental
Anexos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final E Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Cartilla de Clasificacioacuten Documental
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 20105 Articulo 28258 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 027 (31 de octubre de 2006) Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994 Bogotaacute 2006 Articulo 1
80
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 5 (15 de marzo de 2014) Por el cual se establecen los criterios baacutesicos para la clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten de los archivos en las entidades puacuteblicas y privadas que cumplen funciones puacuteblicas y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Inventarios Documentales Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Instrumento archiviacutestico de control y recuperacioacuten que describe de
manera exacta y precisa las series subseries yo asuntos de los documentos que se encuentran en el archivo central dispuestos en un Formato Uacutenico de Inventario Documental -FUID de conformidad a las series y asuntos definidos en las Tablas de Retencioacuten Documental -TRD de cada dependencia
Tipos Documentales Inventario de Registros Documentales
Inventario
0documental Archivo Central (base de datos) AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 9 antildeos Disposicioacuten Final MT Microfilmacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLCIA Decreto 2609 de 2012
en el artiacuteculo 8 establece como instrumentos archiviacutesticos Cuadro de Clasificacioacuten Documental Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Artiacuteculo 28258 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio del 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 42 (31 de octubre de 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organizacioacuten de los archivos de gestioacuten en las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas se regula el Inventario uacutenico Documental y se desarrollan los artiacuteculos 21 22 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 027 (31 de octubre de 2006) Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994 Bogotaacute 2006 Artiacuteculo 1
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
Tiacutetulo Inventarios Documentales para Eliminar Nivel de Descripcioacuten Subserie
81
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Instrumento archiviacutestico de control y recuperacioacuten que describe de
manera exacta y precisa las series subseries yo asuntos de los documentos que se han seleccionado para eliminacioacuten en el archivo central dispuestos en un Formato Uacutenico de Inventario Documental -FUID de conformidad con el tiempo de retencioacuten definido en las Tablas de Retencioacuten Documental -TRD
Tipos Documentales Acta de comiteacute de archivo aprobando la eliminacioacuten
Comunicacioacuten oficial informando la eliminacioacuten de las Series en el Archivo de Gestioacuten
Inventario de registros documentales de las series a eliminar
Comunicacioacuten oficial entregando la documentacioacuten al responsable del PIGA
Certificacioacuten de eliminacioacuten AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten Antildeos Disposicioacuten Final Microfilmacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLCIA Decreto 2609 de 2012
en el artiacuteculo 8 establece como instrumentos archiviacutesticos Cuadro de Clasificacioacuten Documental Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Artiacuteculo 28258 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio del 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 42 (31 de octubre de 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organizacioacuten de los archivos de gestioacuten en las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas se regula el Inventario uacutenico Documental y se desarrollan los artiacuteculos 21 22 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 027 (31 de octubre de 2006) Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994 Bogotaacute 2006 Artiacuteculo 1
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Tabla de Retencioacuten Documental Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Agrupacioacuten documental en la que se conservan los documentos
mediante los cuales se registra la elaboracioacuten actualizacioacuten y traacutemite de convalidacioacuten de las Tablas de Retencioacuten Documental que registran los documentos producidos por la entidad acorde a su estructura orgaacutenico funcional y las funciones dadas a cada dependencia definidas en la TRD como series subseries yo asuntos
Tipos Documentales Solicitud de elaboracioacuten o actualizacioacuten de TRD del aacuterea
82
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Tabla de Retencioacuten Documental
Comunicacioacuten Oficial remitiendo las TRD para convalidacioacuten al ADB
Acuerdo del Consejo Distrital de Archivos convalidacioacuten de las TRD
Acto administrativo adoptando la TRD el Cuadro de Clasificacioacuten Documental
AacuteREA DE VALORACIOacuteN Tiempo de Retencioacuten 20 Antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD ndash COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Mini-Manual Tablas de Retencioacuten Documental y Transferencias Secundarias Imprenta Nacional de Colombia Bogotaacute 2001
Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 2013 Art 28258 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Artiacuteculo 24 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 004 (13 de marzo de 2013) Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten e implementacioacuten de las Tablas de Retencioacuten Documental y las Tablas de Valoracioacuten Documental Bogotaacute 2013
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27042018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Planilla de Entrega Correo Certificado Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento que permiten certificar la entrega de comunicaciones
oficiales de salida al operador asiacute como las entregas o devoluciones de las mismas en la modalidad de certificada por la empresa de mensajeriacutea
Tipos Documentales Planilla de Despacho de la Comunicacioacuten
Guiacutea de Recibido
Planilla de Comunicaciones devueltas AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD - Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de
2001 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
83
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Planilla de Entrega de Correo (Mensajeriacutea) Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Planillas control que registran las comunicaciones oficiales entregadas
por la empresa de mensajeriacutea Tipos Documentales Planilla
Guiacutea de recibo
Planilla de comunicaciones devueltas AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD - Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de
2001 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Planilla de Entrega de Comunicaciones Oficiales (Direccionamiento
por ORFEO) Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Planillas utilizadas como controles manuales o automatizados que
permiten certificar la recepcioacuten de los documentos por parte de los funcionarios competentes y dispondraacuten de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas
Tipos Documentales Planilla (Orfeo) AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 3 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD- Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de
2001 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN La Ley 594 de 2000 Articulo 22 Procesos Archiviacutesticos Establece que la gestioacuten de documentos dentro del concepto de Archivo Total comprende procesos tales como la produccioacuten o recepcioacuten la distribucioacuten la consulta la organizacioacuten la recuperacioacuten y la disposicioacuten final de los documentos
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
84
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
Tiacutetulo Registros de Control de Comunicaciones Oficiales enviadas Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
Alcance y Contenido Formato utilizado por el Aacuterea de Archivo y Correspondencia para distribuir las comunicaciones oficiales de los usuarios internos y externos del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deportes Este documento consolida el reporte registros de salida del aplicativo ORFEO
Tipos Documentales Planilla
Reporte base de datos ORFEO AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD ndash Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de
2001 Artiacuteculos 3 5 8 10 11 y 12 Sobre las unidades de correspondencia radicacioacuten y control de las comunicaciones recibidas y enviadas
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Registros de Control de Comunicaciones Oficiales Recibidas Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Formato que sirve de control para reportar de manera estadiacutestica el
total de las comunicaciones oficiales radicadas en el sistema de correspondencia SGD Orfeo
Tipos Documentales Reporte de Base de Datos ORFEO AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 3 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes TRD- Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA Artiacuteculo 15 Paacuterrafo 3 La
correspondencia y demaacutes formas de comunicacioacuten privada son inviolables Soacutelo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial en los casos y con las formalidades que establezca la ley Reforma Acto Legislativo 02 de 2003 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 2150 de 1995 Artiacuteculos 1 11 y 32 Supresioacuten de autenticacioacuten de documentos originales y uso de sellos ventanilla uacutenica Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de 2001 Artiacuteculos 3 5 8 10 11 y 12 Sobre las unidades de correspondencia radicacioacuten y control de las comunicaciones recibidas
85
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
y enviadas Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PREacuteSTAMOS DOCUMENTALES
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo PREacuteSTAMOS DOCUMENTALES Nivel de Descripcioacuten Serie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Formato control de preacutestamo que registra de manera cronoloacutegica las
consultas y preacutestamos generados por todas las aacutereas del IDRD ya que todas deben atender consulta preacutestamo y entrega de documentos a usuarios internos con el fin de satisfacer las necesidades de informacioacuten de los usuarios realizando seguimiento y control a los prestamos efectuados en los archivos institucionales del nivel central
Tipos Documentales Solicitud de consulta y preacutestamo de documentos
Formato de Preacutestamo de documentos AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes Archivo General de la Nacioacuten -AGN Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 027 de
2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Artiacuteculo 27 Acceso y consulta de los documentos Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos puacuteblicos y a que se les expida copia de los mismos siempre que dichos documentos no tengan caraacutecter reservado conforme a la Constitucioacuten o a la ley
Las autoridades responsables de los archivos puacuteblicos y privados garantizaraacuten el derecho a la intimidad personal y familiar honra y buen nombre de las personas y demaacutes derechos consagrados en la Constitucioacuten y las leyes
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10052018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Transferencias Documentales Primarias Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido
Registro del proceso teacutecnico administrativo y legal mediante el cual se trasladan los documentos del archivo de gestioacuten al central seguacuten los tiempos de retencioacuten establecidos en la tabla de retencioacuten documental Decreto 1080 de 2015 Artiacuteculo 28293
Tipos Documentales Cronograma de Transferencias documentales
86
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten oficial enviando el cronograma de Transferencia
Inventario de Registros Documentales de la Transferencia primaria
Acta de Transferencia AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Mini-Manual Tablas de Retencioacuten Documental y Transferencias
Secundarias Bogotaacute 2001 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de
2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 2015 Titulo II capitulo IX Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 042 (31 de octubre de 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organizacioacuten de los archivos de gestioacuten de las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas se regula el Inventario uacutenico Documental y se desarrollan los artiacuteculos 21 22 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 Bogotaacute 2002
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Transferencias Documentales Secundarias Nivel de Descripcioacuten Subserie
AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento que registra el proceso teacutecnico administrativo y legal
mediante el cual se trasladan los documentos del archivo central del IDRD al archivo histoacuterico del Archivo de Bogotaacute yo Archivo General de la Nacioacuten seguacuten aplique el caso de acuerdo a los tiempos de retencioacuten establecidos en las tablas de retencioacuten documental o tablas de valoracioacuten documental Artiacuteculo 28293 del Decreto 1080 de 2015
Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial enviada solicitando la trasferencia secundaria
Inventario analiacutetico de transferencia secundaria
Acta de Transferencia al Archivo de Bogotaacute AacuteREA DE VALORACIOacuteN
Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten con microfilmacioacuten
AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas
Fuentes COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Mini-Manual Tablas de Retencioacuten Documental y Transferencias Secundarias Bogotaacute 2001
Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de
87
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 2015 Titulo II capitulo IX Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 042 (31 de octubre de 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organizacioacuten de los archivos de gestioacuten de las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas se regula el Inventario uacutenico Documental y se desarrollan los artiacuteculos 21 22 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 Bogotaacute 2002
Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
3 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 31 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - TALENTO HUMANO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comisioacuten de Personal
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra los debates la votacioacuten los temas tratados y las decisiones acordadas y acordados por la Comisioacuten de Personal en razoacuten a las funciones establecidas en el Artiacuteculo 16 de la Ley 909 de 2004 y el artiacuteculo 22 1881 del Decreto 1083 de 2015
22 Tipos Documentales Acta de reunioacuten de la comisioacuten de personal
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1567 de 1998 por el cual se crean (sic) el sistema nacional de capacitacioacuten y el sistema de estiacutemulos para los empleados del Estado Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo puacuteblico la carrera administrativa gerencia puacuteblica y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 2539 De 2005 por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos puacuteblicos de los distintos niveles jeraacuterquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de 2005 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 4665 de 2007 por el cual se adopta la actualizacioacuten del Plan Nacional de Formacioacuten y Capacitacioacuten para los Servidores Puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1083 de
88
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones
Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1228 de 2005 Por el cual se reglamenta el artiacuteculo 16 de la Ley 909 de 2004 sobre las Comisiones de Personal Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4567 de 2011 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y Decreto-ley 770 de 2005 Decreto Ley 760 de 2005 ldquoPor el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisioacuten Nacional del Servicio Civil para el cumplimiento de sus funcionesrdquo Acuerdo No 512 de 2014 ldquoPor el cual se reglamenta la atencioacuten del derecho de peticioacuten y las quejas al interior de la Comisioacuten Nacional del Servicio Civil - CNSCrdquo Acuerdo No 137 de 2010 ldquoPor el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluacioacuten del Desempentildeo Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en Periacuteodo de Pruebardquo Criterio Unificado Comisiones de Personalrdquo Ponente Comisionado Carlos Humberto Moreno Bermuacutedez Fecha 10 de abril de 2014
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ELECCIONES DE LA COMISIOacuteN DE PERSONAL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ELECCIONES DE LA COMISIOacuteN DE PERSONAL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el proceso de eleccioacuten de los representantes de los empleados elegidos por periacuteodos de dos (2) antildeos para la comisioacuten de personal conforme lo dispone el artiacuteculo 4ordm del Decreto No 1228 de 2005
22 Tipos Documentales Acto administrativo de conformacioacuten de la Comisioacuten de Personal
Convocatoria a la eleccioacuten de la Comisioacuten de personal
Proacuterroga de la convocatoria a la eleccioacuten de la Comisioacuten de personal
Lista de aspirantes inscritos para la eleccioacuten de la comisioacuten de personal
Lista de candidatos inscrito para la eleccioacuten de la comisioacuten de personal
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten a los jurados
Acta de apertura de la mesa
Acta de escrutinio general
Comunicacioacuten oficial de la conformacioacuten de la comisioacuten de personal
89
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Cartilla de la Comisioacuten de Personal- de la Funcioacuten Publica
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto No 1228 de 2005 por el cual se reglamenta el artiacuteculo 16 de la Ley 909 de 2004 sobre las Comisiones de Personal Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el Empleo Puacuteblico la Carrera Administrativa la Gerencia Puacuteblica y se dictan otras disposiciones ldquoArtiacuteculo 16 Las Comisiones de Personalrdquo Decreto Ley 760 de 2005 ldquoPor el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisioacuten Nacional del Servicio Civil para el cumplimiento de sus funcionesrdquo Acuerdo No 512 de 2014 ldquoPor el cual se reglamenta la atencioacuten del derecho de peticioacuten y las quejas al interior de la Comisioacuten Nacional del Servicio Civil - CNSCrdquo Acuerdo No 137 de 2010 ldquoPor el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluacioacuten del Desempentildeo Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en Periacuteodo de Pruebardquo Criterio Unificado Comisiones de Personalrdquo Ponente Comisionado Carlos Humberto Moreno Bermuacutedez Fecha 10 de abril de 2014
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
14102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL HISTORIAS LABORALES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo HISTORIAS LABORALES
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento de acceso y manejo reservado por parte de los funcionarios de Talento Humano en donde se conservan cronoloacutegicamente todos los documentos de caraacutecter administrativo relacionados con el viacutenculo laboral que se establece entre el funcionario y la entidad
22 Tipos Documentales Certificado de disponibilidad presupuestal
Resolucioacuten Listas de elegibles
Formato Uacutenico de Hoja de Vida
Ceacutedula de ciudadaniacutea
Libreta militar
Certificado de antecedentes disciplinarios y Judiciales
Declaracioacuten de bienes y rentas
Tarjeta profesional
Certificados de Educacioacuten Formal
Certificacioacuten de Experiencia laboral
Examen meacutedico de ingreso
Convocatoria puacuteblica (si aplica)
Comunicacioacuten oficial autorizando los nombramientos
90
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
provisionales
Comunicacioacuten Oficial solicitando proacuterroga del teacutermino de duracioacuten del nombramiento provisional Comunicacioacuten Oficial autorizando la proacuterroga del nombramiento provisional
Resolucioacuten Nombramiento o Contrato de Trabajo
Notificacioacuten de nombramiento o Contrato de Trabajo
Aceptacioacuten nombramiento
Acta de posesioacuten nombramiento
Comunicacioacuten de funciones
Afiliacioacuten a EPS
Afiliacioacuten a EPL
Afiliacioacuten a fondo de Pensiones
Afiliacioacuten a cesantiacuteas
Afiliacioacuten a caja de compensacioacuten
Registro civil de nacimiento de los hijos
Registro de matrimonio
Declaracioacuten extrajuicio de convivencia
Certificacioacuten del banco de apertura de cuenta
Certificacioacuten de Educacioacuten no Formal
Comunicacioacuten de capacitaciones
Comunicacioacuten de salud ocupacional
Solicitud de inscripcioacuten en carrera administrativa
Inscripciones en escalafoacuten de carrera administrativa
Acuerdos de Gestioacuten y Evaluacioacuten de Desempentildeo
Recursos
Incentivo carrera administrativa
Prima Teacutecnica
Resolucioacuten licencia remunerada
Resolucioacuten licencia no remunerada
Resoluciones de encargo y Resoluciones de proacuterroga de encargos
Comunicacioacuten Encargo y proacuterrogas de encargo
Acta de posesioacuten Encargo y Comisioacuten
Resolucioacuten terminacioacuten de encargo
Comunicacioacuten terminacioacuten de encargo
Resolucioacuten de Traslado
Comunicacioacuten de Traslado
Resoluciones de comisioacuten
Informe de la Comisioacuten
Constancias de entrega de dotaciones
Permisos
Citacioacuten para ser jurados de votacioacuten en elecciones por votacioacuten popular
Permisos por participacioacuten electoral
Certificaciones laborales
Procesos disciplinarios y Sanciones
Fallos y Sentencias
Concepto Servicio Civil
Concepto Hacienda
Resolucioacuten Creacioacuten de cargo
Resolucioacuten Reintegro
91
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten Reintegro
Acta Reintegro
Resolucioacuten Pago Sentencia Judicial
Resolucioacuten liquidacioacuten Aportes Salud y Pensioacuten
Resolucioacuten liquidacioacuten Aportes Parafiscales
Resoluciones de vacaciones
Resoluciones cesantiacuteas parciales
Compensatorios
Incapacidades
Bonificaciones
Certificado para la disminucioacuten de la base de retencioacuten en la fuente por concepto de educacioacuten
Certificado para disminucioacuten de la base de retencioacuten en la fuente por concepto de obligacioacuten hipotecaria
Quinquenios
Preacutestamos de vivienda
Tarjetas de devengos
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten de la modificacioacuten supresioacuten incorporacioacuten y otros
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten de la modificacioacuten supresioacuten incorporacioacuten y otros
Resolucioacuten de reconocimiento de la pensioacuten por jubilacioacuten
Comunicacioacuten oficial renunciando al cargo por jubilacioacuten
Resolucioacuten de aceptacioacuten de renuncia del funcionario por reconocimiento de pensioacuten por jubilacioacuten
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten de la Resolucioacuten de aceptacioacuten de renuncia del funcionario por reconocimiento de pensioacuten por jubilacioacuten
Resolucioacuten de reconocimiento de la pensioacuten por invalidez
Comunicacioacuten oficial renunciando al cargo por invalidez
Resolucioacuten de aceptacioacuten de renuncia del funcionario por reconocimiento de pensioacuten por invalidez
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten de la Resolucioacuten de aceptacioacuten de renuncia del funcionario por reconocimiento de pensioacuten por invalidez
Certificado de defuncioacuten
Resolucioacuten de vacancia definitiva por fallecimiento del titular
Comunicacioacuten Oficial de Renuncia Voluntaria
Resolucioacuten aceptacioacuten de renuncia voluntaria
Comunicacioacuten Aceptacioacuten de Renuncia Voluntaria
Resolucioacuten prestaciones sociales
Resolucioacuten insubsistencia
Acta de entrega
Examen meacutedico de retiro
Informe de Gestioacuten
Declaracioacuten de Bienes y Rentas de retiro
Comunicacioacuten oficial de solicitud de certificacioacuten de informacioacuten laboral para la emisioacuten de bono pensional
92
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Certificado de bono laboral para la emisioacuten de bono pensional
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 80 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes RUGELES Antonio La Historia Laboral como parte de la gestioacuten del talento humano En SEMINARIO NACIONAL SEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 82001 Bogotaacute DC) Memorias del Seminario del Sistema Nacional de Archivos Bogotaacute Editores Graacuteficos Colombia Ltda 2003 P165
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 190 de 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administracioacuten puacuteblica y se fija disposiciones con el fin de erradicar la corrupcioacuten administrativa Bogotaacute 1995 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 443 de 1998 Por la cual se expiden normas sobre carrera administrativa y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 1998 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y el funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 1998 Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO Decreto Ley 2663 de 1950 Sobre Coacutedigo Sustantivo del Trabajo Bogotaacute 1950 Artiacuteculo 264 Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector del Sector Trabajo Bogotaacute 2015 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Y ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN- Circular 004 de 2003 Organizacioacuten de las Historias Laborales Bogotaacute 2003 Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblica Bogotaacute 2015
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
23102018
311 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - TALENTO HUMANO - DESARROLLO HUMANO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas del Comiteacute Paritario de Salud Ocupacional - (COPASO)
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento en el que se relacionan los temas tratados y acordados en una reunioacuten por el Comiteacute Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo en razoacuten a las funciones establecidas
93
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
en al Artiacuteculo 11 de la Resolucioacuten 02013 de 1986
22 Tipos Documentales Acta del comiteacute Paritario de salud Ocupacional
Acto administrativo de convocatoria para elecciones de representantes del Comiteacute paritario de salud ocupacional
Lista de aspirantes inscritos para eleccioacuten del COPASO
Comunicacioacuten de divulgacioacuten de la lista de candidatos inscritos al copaso
Lista general de votantes y jurados publicada
Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten a los jurados
Acta de instalacioacuten de la mesa
Lista general de votantes
Votos
Acta de cierre de la mesa
Acta de escrutinio con nuacutemero total de sufragantes
Actas de escrutinio con nuacutemero de votos depositados por mesa
Acta de escrutinio con nuacutemero de votos a favor de cada candidato
Actas de escrutinio general
Acto administrativo de conformacioacuten del COPASO
Comunicacioacuten oficial convocando a los miembros del Comiteacute Paritario de Salud Ocupacional
Acta de conformacioacuten del Comiteacute Paritario de Salud Ocupacional -
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1562 de 2012 Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Trabajo Capiacutetulo 6 Artiacuteculo 224612 Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL Y MINISTERIO DE SALUD Resolucioacuten 2013 de 1986 Por la cual se reglamenta la organizacioacuten y funcionamiento de los Comiteacutes de Medicina Higiene y Seguridad industrial en los lugares de Trabajo Colombia MINISTERIO DE TRABAJO Decreto 1443 de 2014 Por el cual se dictan disposiciones para la implementacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Seguridad y Salud en el Trabajo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10 102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informe de Evaluacioacuten de las Actividades de Salud Ocupacional
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
94
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene los reportes de los accidentes de trabajo que han sido comunicados al aacuterea y los traacutemites correspondientes para cada caso en cumplimiento con la resolucioacuten 1406
22 Tipos Documentales Informe de evaluacioacuten de las actividades de salud ocupacional
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1562 de 2012 Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Trabajo Capiacutetulo 6 Artiacuteculo 224612 Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL Y MINISTERIO DE SALUD Resolucioacuten 2013 de 1986 Por la cual se reglamenta la organizacioacuten y funcionamiento de los Comiteacutes de Medicina Higiene y Seguridad industrial en los lugares de Trabajo Colombia MINISTERIO DE TRABAJO Decreto 1443 de 2014 Por el cual se dictan disposiciones para la implementacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Seguridad y Salud en el Trabajo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informe de Evaluacioacuten de las Actividades para Mitigar el Riesgo
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene la deteccioacuten de peligros aspectos y valoracioacuten de riesgos reales y potenciales aceptables y no aceptables al inicio y durante las actividades presentes o futuras en actividades rutinarias y no rutinarias cuando haya modificaciones sustanciales en la ejecucioacuten de los servicios o cuando se desarrollen actividades o cambios de tecnologiacutea cuyo riesgo no haya sido evaluado e impliquen cambio en las condiciones de salud seguridad y medio ambiente
22 Tipos Documentales Informe de evaluacioacuten de las actividades para mitigar el riesgo
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIOacuteN DE LA MATRIZ
DE IDENTIFICACION DE PELIGROS Y RIESGOS - IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 1562 de 2012
95
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se
dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional Colombia MINISTERIO DE PROTECCIOacuteN SOCIAL Resolucioacuten 1401 de 2007 Por la cual se reglamenta la investigacioacuten de incidentes y accidentes de trabajo ISO 3100 Gestioacuten del Riesgo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes Finales de Ejecucioacuten del Plan de Capacitacioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene la Evaluacioacuten realizada de acuerdo al procedimiento ldquoCapacitacioacuten y Formacioacutenrdquo correspondiente al Proceso ldquoGestioacuten del Talento Humanordquo que evaluoacute el Plan Institucional de Capacitacioacuten teniendo en cuenta las necesidades presentadas por las diferentes dependencias el contra lo programado y lo ejecutado
22 Tipos Documentales NA
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total y Medio Teacutecnico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1567 de 1998 por el cual se crean (sic) el sistema nacional de capacitacioacuten y el sistema de estiacutemulos para los empleados del Estado Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Ley 909 de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo puacuteblico la carrera administrativa gerencia puacuteblica y se dictan otras disposiciones Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 2539 De 2005 por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos puacuteblicos de los distintos niveles jeraacuterquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de 2005 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 4665 de 2007 por el cual se adopta la actualizacioacuten del Plan Nacional de Formacioacuten y Capacitacioacuten para los Servidores Puacuteblicos Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
96
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Tiacutetulo Informes Finales de Ejecucioacuten del Programa de Bienestar Social
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que consolida las actividades realizadas con el personal para motivar el desempentildeo eficaz y el compromiso de los empleados de una entidad Artiacuteculo 22101 del Decreto 1083 de 2015
22 Tipos Documentales Informe Final de ejecucioacuten del Programa de Bienestar Social
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblicardquo Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto Ley 1567 de 1998 Por el cual se crea el Sistema Nacional de Capacitacioacuten y el Sistema de Estiacutemulos para los empleados del Estado junto con las poliacuteticas de Bienestar Social orientados a la planeacioacuten ejecucioacuten y evaluacioacuten de Programas y Proyectos que den respuesta a las necesidades de los funcionarios para su identificacioacuten y compromiso con la misioacuten y la visioacuten institucional Adicionalmente en su capiacutetulo II Articulo 19 define ldquoLas Entidades Puacuteblicas que se rigen por las disposiciones contenidas en el presente Decreto ndash Ley estaacuten en la obligacioacuten de organizar anualmente para sus empleados programas de bienestar social e incentivosrdquo Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Ley 909 de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo puacuteblico la carrera administrativa gerencia puacuteblica y se dictan otras disposiciones paraacutegrafo del Artiacuteculo 36
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes Finales de Ejecucioacuten del Programa de Incentivos
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento consolidado del programa de incentivos que relaciona las bonificaciones adicionales al pago del sueldo base Cuando un empleado cumple con las metas establecidas en el plan de incentivos laborales recibe un premio o recompensa por ello
22 Tipos Documentales Informe Final de ejecucioacuten del Programa de Incentivos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
97
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblicardquo artiacuteculo 221010 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto Ley 1567 de 1998 Por el cual se crean el Sistema Nacional de Capacitacioacuten y el sistema de estiacutemulos para los empleados del Estado Capitulo II Articulo 19
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE RECOLECCIOacuteN DE INFORMACIOacuteN
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo INSTRUMENTOS DE RECOLECCIOacuteN DE INFORMACIOacuteN
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Formato que consolida las necesidades de capacitacioacuten de intereacutes comuacuten y los temas solicitados por los funcionarios de las diferentes aacutereas
22 Tipos Documentales Documento de recoleccioacuten de necesidades de capacitacioacuten
Documento de recoleccioacuten de necesidades de Bienestar Social
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Planes de Capacitacioacuten de Personal
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento en el que se planean las acciones de capacitacioacuten y formacioacuten que facilitan el desarrollo de competencias el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidos en una entidad puacuteblica
22 Tipos Documentales Plan de Capacitacioacuten
Acta de comisioacuten de personal (aval del plan de capacitacioacuten)
Documento de induccioacuten Provisional ndash Ingreso
98
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Resolucioacuten adopta Plan de Capacitacioacuten (copia)
Listado de asistencia a los programas de capacitacioacuten
Documento informando a los funcionarios la participacioacuten en las capacitaciones
Evaluacioacuten de satisfaccioacuten de la capacitacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Y ESCUELA SUPERIOR DE LA ADMINISTRACION PUacuteBLICA Guiacutea para la Formulacioacuten del Plan Institucional de Capacitacioacuten - PIC con base en proyectos de aprendizaje en equipo Bogotaacute Paacutegina 18 En httpwwwfuncionpublicagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA Que el artiacuteculo 67 de la Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia de 1991 establece La educacioacuten es un derecho de la persona y un servicio puacuteblico que tiene una funcioacuten social con ella se busca el acceso al conocimiento a la ciencia a la teacutecnica ya los demaacutes bienes y valores de la cultura Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA DECRETO 4665 DE 2007 (noviembre 29) por el cual se adopta la actualizacioacuten del Plan Nacional de Formacioacuten y Capacitacioacuten para los Servidores Puacuteblicos Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica Bogotaacute 2015 Tiacutetulo 9
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
29052018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Planes de Emergencia y Evacuacioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que define las poliacuteticas los sistemas de organizacioacuten y los procedimientos generales aplicables para enfrentar de manera oportuna eficiente y eficaz las situaciones de calamidad desastre o emergencia en sus distintas fases con la finalidad de mitigar o reducir los efectos negativos o lesivos de las situaciones que se presenten en una Organizacioacuten en cumplimiento de la Poliacutetica Nacional de Gestioacuten del Riesgo de Desastres definida por la Ley 1523 de 2012 que determinoacute la estructura del Sistema Nacional de Gestioacuten del Riesgo de Desastres (SNGRD) la cual describe el Plan de Emergencias para la atencioacuten de estas al interior de sus instalaciones
22 Tipos Documentales Convocatoria para la conformacioacuten de las brigadas
Listado de postulados para conformacioacuten de las brigadas
Listado de asistencia de la capacitacioacuten de brigadistas
99
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Plan de emergencia
Comunicacioacuten oficial informando la realizacioacuten del simulacro a las instancias participantes
Informes de los simularos de emergencia
Registro fotograacutefico (opcional)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes Decreto 1043 de 2014 Artiacuteculo 8 numeral 6 artiacuteculo 12 numeral 12 articulo 20 numeral 10 artiacuteculo 21 numeral 11 artiacuteculo 25 numeral 13
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1443 de 2014 del Ministerio del Trabajo en sus artiacuteculos 8 ldquoObligaciones de los empleadoresrdquo numeral 6 ldquoGestioacuten de Peligros y Riesgos Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA En la Ley 9ordf de
1979 el Gobierno Nacional contemplo en su legislacioacuten la
necesidad de implementar en las entidades las facilidades y
recursos para prestar los primeros auxilios a sus trabajadores
Ley 46 de 1988 ldquoPor la cual se crea y organiza el Sistema
Nacional para la Prevencioacuten y Atencioacuten de Desastres se otorga
facultades extraordinarias al presidente de la Repuacuteblica y se
dictan otras disposicionesrdquo
Colombia MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA Decreto 388 de 2007 Por el cual se adopta el Plan Nacional de Emergencia y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de publico y se conforma Comisioacuten Nacional Asesora de Programas Masivos y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE TRABAJO Decreto 1443 de 2014
Por el cual se dictan disposiciones para la implementacioacuten del
Sistema de Gestioacuten de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-
SST)
Colombia BOGOTA DC Resolucioacuten 567 de 2015(agosto 4) ldquoPor medio de la cual se crea el Comiteacute Operativo de Emergencias COE y se deroga la Resolucioacuten Ndeg 275 del 25 de junio de 2003rdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programas de Bienestar Social de Personal
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que incluye el plan de bienestar e Incentivos de la Entidad el cual se encuentra enmarcado dentro del Plan Estrateacutegico del Proceso de Gestioacuten de Talento Humano
22 Tipos Documentales Programa de Bienestar Social
Comunicacioacuten oficial de divulgacioacuten del Programa de Bienestar Social
100
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Comunicacioacuten oficial de solicitud de inscripcioacuten de las actividades de Bienestar Social
Lista de Asistencia al Programa de Bienestar Social
Evaluacioacuten de Satisfaccioacuten del Programa de Bienestar Social
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes Decreto Ley 15676 de 1998 Capiacutetulo II Articulo 19 Plan de bienestar e incentivos IDRD 2015
42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto Ley 1567 de 1998 Por el cual se crea el Sistema Nacional de Capacitacioacuten y el Sistema de Estiacutemulos para los empleados del Estado Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo puacuteblico la carrera administrativa gerencia puacuteblica y se dictan otras disposicionesrdquo paraacutegrafo del Artiacuteculo 36 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 Artiacuteculo 22101 y 22102 Colombia BOGOTAacute DC Resolucioacuten 327 de 2015(mayo 5) ldquopor la cual se conforma el comiteacute de incentivos yo de bienestar social del instituto distrital de recreacioacuten y deporte - IDRD - y se establecen sus funcionesrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Incentivos para Personal
13 Nivel de Descripcioacuten Subseries
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el Plan de incentivos no pecuniarios que se ofreceraacuten al mejor empleado de carrera de la entidad a los mejores empleados de carrera de cada nivel jeraacuterquico y al mejor empleado de libre nombramiento y remocioacuten de la entidad asiacute como los incentivos pecuniarios y no pecuniarios para los mejores equipos de trabajo Artiacuteculo 22109 Decreto 1083 de 2015
22 Tipos Documentales Resolucioacuten de aprobacioacuten del Programa de Incentivos
Comunicacioacuten interna de divulgacioacuten del Programa de Incentivos
Documentos soportes para el reconocimiento del Incentivo
Listado de funcionarios beneficiarios del Programa de Incentivos
Acto Administrativo de reconocimiento de los incentivos a los funcionarios ganadores
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
101
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Resolucioacuten 114 de 2017
42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblica Bogotaacute 2015 Titulo 10 Colombia BOGOTA DC resolucioacuten 327 de 2015(mayo 5) ldquopor la cual se conforma el comiteacute de incentivos yo de bienestar social del instituto distrital de recreacioacuten y deporte - IDRD - y se establecen sus funcionesrdquo Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Directiva 001 del 6 de febrero de 2015 expedida por el Director del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital se establecieron los lineamientos Distritales para desarrollar los programas de bienestar e incentivos en cada una de las Entidades del nivel Distrital
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programas de Salud Ocupacional
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el cronograma de las actividades a desarrollar en el Programa de Salud Ocupacional a ejecutar en un periodo
22 Tipos Documentales Matriz de peligro
Programa de Salud Ocupacional
Cronograma de actividades en ARP
Cronograma del Programa de Salud Ocupacional
Listado de asistencia a las actividades para mitigar el riesgo
Documentos de inspecciones
Documento de compromiso y oficializacioacuten del hallazgo
Registro Uacutenico de reportes de Accidentes de trabajo (ARL)
Estadiacutestica de salud visual auditiva ergonoacutemica
Programa de vigilancia epidemioloacutegica
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes Resolucioacuten 567de 2015
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 1562 de 2012 Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Trabajo
102
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
10102018
312 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - TALENTO HUMANO - NOacuteMINA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COMPROBANTES DE PAGO DE NOacuteMINA
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo COMPROBANTES DE PAGO DE NOacuteMINA
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra la retribucioacuten habitual o constante del empleado de acuerdo con la labor que desempentildea dentro de la entidad determinada por sus funciones y responsabilidades
22 Tipos Documentales Desprendible de pago de noacutemina
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 3 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 4ordf de 1992 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto Ley 1421 de 1993 establecioacute que regiraacuten en el Distrito Capital y sus entidades descentralizadas las disposiciones que se dicten en desarrollo del artiacuteculo 12 de la Ley 4ordf de 1992 Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACION Y DEPORTES -IDRD -Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIQUIDACIONES A FONDO DE CESANTIacuteAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo LIQUIDACIONES A FONDO DE CESANTIacuteAS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra la liquidacioacuten de la prestacioacuten social a cargo del empleador y a favor del trabajador correspondiente a un mes de salario por cada antildeo de servicios prestados o proporcionalmente al tiempo de servicio
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial remisorio de los aportes a cesantiacuteas al fondo
Relacioacuten de los funcionarios afiliados y valor acreditado
Listado de los afiliados al Fondo Nacional del Ahorro
Solicitud disponibilidad presupuestal
Solicitud registro presupuestal
Certificado de registro presupuestal
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificacioacuten de pago de cesantiacuteas del Fondo Nacional del Ahorro
Recibo de pago de cesantiacuteas
103
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Relacioacuten de cesantiacuteas Fondo Nacional del Ahorro
Comunicacioacuten oficial enviada al Fondo Nacional del Ahorro
Certificacioacuten de pago de cesantiacuteas del Fondo Nacional del Ahorro
Solicitud de disponibilidad presupuestal (interfaz)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 80 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA Art535455 56 y 57 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 244 de 1995 Por medio de la cual se fijan teacuterminos para el pago oportuno de cesantiacuteas para los servidores puacuteblicos se establece sanciones y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1071 de 2006 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA La ley 1071 de 2006
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIQUIDACIONES Y PAGOS DE OBLIGACIONES DE PERSONAL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo LIQUIDACIONES Y PAGOS DE OBLIGACIONES DE PERSONAL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene las liquidaciones de los beneficios legales adicionales que por ley debe pagar el empleador a sus trabajadores adicional al salario ordinario
22 Tipos Documentales Relacioacuten de descuentos por pensioacuten
Planilla integral de Liquidacioacuten de aportes (PILA)
Relacioacuten de descuentos por retencioacuten en la fuente
Relacioacuten de descuentos por embargos
Relacioacuten de descuentos por cooperativas
Registro de aportes voluntarios para pensioacuten en Fondos privados
Cuadro de aportes voluntarios
Registro de aportes voluntarios a Aporte al Fomento de la Construccioacuten (AFC) (Planilla)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 80 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO COacuteDIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO (CST) Colombia con sus modificaciones ordenada por el artiacuteculo 46 del Decreto Ley 3743 de 1950 la cual fue publicada en el Diario Oficial No
104
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
27622 del 7 de junio de 1951 compilando los Decretos 2663 y 3743 de 1950 y 905 de 1951
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL NOacuteMINA
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo NOacuteMINA
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que resume la suma de todos los registros financieros de los sueldos de los empleados incluyendo los salarios las bonificaciones y las deducciones En la contabilidad la noacutemina se refiere a la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prestaron durante un cierto periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Solicitud de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Nomina
Resumen de Nomina
Relacioacuten de cesantiacuteas discriminando por el Fondo Nacional del ahorro
Nomina adicional
Reporte interfaz con tesoreriacutea y contabilidad
Listado de cheques
Listado de abono en cuenta
Reporte interfaz contable de provisiones
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 80 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley No 1607 del 26 de diciembre de 2012 NA Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014 (Por la cual se compila el Reacutegimen Salarial de Empleados Puacuteblicos del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte IDRD la cual estaacute constituida por los conceptos de Asignacioacuten Baacutesica Gastos de Representacioacuten Prima Teacutecnica Auxilio de Transporte Subsidio de Alimentacioacuten Viaacuteticos Horas Extras Dominicales y Festivos Prima de Servicio Bonificacioacuten por Servicios Prestados Prima de Antiguumledad) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No005 del 5 de agosto de 2014 (Por medio de la cual se aclara la Resolucioacuten 004 del 16 de mayo de 2014 ldquoPrima de Antiguumledadrdquo) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 009 del 31 de diciembre de 2014 (Por medio de la cual se modifica el Artiacuteculo 3 de la Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014 ldquoGastos de Representacioacutenrdquo) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 002 del 28 de enero de 2015 (Por la cual se fija el incremento salarial para la vigencia 2015)
105
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL NOVEDADES DE NOacuteMINA
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo NOVEDADES DE NOacuteMINA
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el reporte perioacutedico de las diferentes modificaciones contractuales descuentos legales judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidacioacuten mensual y pago de la noacutemina
22 Tipos Documentales Novedades de ingresos (copia)
Novedades de retiros (copia)
Novedades de Encargo (copia)
Novedades de prima teacutecnica (copia)
Novedades de prima secretarial (copia)
Novedades de los quinquenios (copia)
Novedades de suspensiones (copia)
Novedades de licencias (copia)
Resolucioacuten de horas extras (copia)
Registro de reclamacioacuten de noacutemina
Autorizacioacuten de descuento
Relacioacuten mensual de descuentos
Pagareacutes preacutestamos de vivienda
Resolucioacuten incremento salarial
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 80 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley No 1607 del 26 de diciembre de 2012 Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014 (Por la cual se compila el Reacutegimen Salarial de Empleados Puacuteblicos del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte IDRD la cual estaacute constituida por los conceptos de Asignacioacuten Baacutesica Gastos de Representacioacuten Prima Teacutecnica Auxilio de Transporte Subsidio de Alimentacioacuten Viaacuteticos Horas Extras Dominicales y Festivos Prima de Servicio Bonificacioacuten por Servicios Prestados Prima de Antiguumledad) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No005 del 5 de agosto de 2014 (Por medio de la cual se aclara la Resolucioacuten 004 del 16 de mayo de 2014 ldquoPrima de Antiguumledadrdquo) Colombia Distrito Capital Resolucioacuten No 009 del 31 de diciembre de 2014 (Por medio de la cual se modifica el Artiacuteculo 3 de la Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014 ldquoGastos de Representacioacutenrdquo) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 002 del 28 de enero de 2015 (Por la cual se fija el incremento salarial para la vigencia 2015)
43 Fecha (s) de la 04102018
106
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
descripcioacuten (es)
32 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - APOYO CORPORATIVO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programas de Seguros de la Entidad
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene las poacutelizas de seguros de los bienes asegurados por la entidad
22 Tipos Documentales Poacuteliza
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 8 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Plan de Emergencia del IDRD
42 Reglas o Normas INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 829 de 201Por la cual se adopta la Poliacutetica de Prevencioacuten del Dantildeo Antijuriacutedico y Defensa Judicial en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
06102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SINIESTROS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo SINIESTROS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el detalle de la ocurrencia de siniestros en la Entidad
22 Tipos Documentales Reportes de Siniestros efectuado por el aacuterea responsable
Comunicacioacuten oficial enviada informando sobre la ocurrencia de siniestros
Informes de siniestro
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 829 de 201 Por la cual se adopta la Poliacutetica de Prevencioacuten del Dantildeo Antijuriacutedico y Defensa Judicial en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
321 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash APOYO
107
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
CORPORATIVO - SERVICIOS GENERALES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Control del Servicio de Transporte
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento en planilla que registra el nombre del conductor las placas del vehiacuteculo y las entradas y salidas del parque automotor del IDRD
22 Tipos Documentales Solicitud de servicio de transporte
Planilla de control diario de servicio de transporte
Prestacioacuten del servicio
Situaciones urgentes impredecibles
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL HISTORIA DEL VEHICULO
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo HISTORIA DEL VEHIacuteCULO
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente integrado con toda la documentacioacuten generada y tramitada que resume la historia legal y teacutecnica del parque automotor propiedad de la entidad
22 Tipos Documentales Hoja de vida del vehiacuteculo
Orden de trabajo para el mantenimiento del vehiacuteculo
Orden de pago
Suministro de microchips
Factura del suministro de gasolina
Registro del consumo por vehiacuteculo
Comunicacioacuten oficial solicitando el pago de consumo por vehiacuteculo
Orden de pago del servicio
Croquis del accidente de traacutensito
Comunicacioacuten oficial relatando el accidente de traacutensito
Fotocopia de la tarjeta de propiedad
Fotocopia del seguir obligatorio para accidentes de traacutensito - SOAT
Fotocopia de la licencia de conduccioacuten
Fotocopia de la cedula de ciudadaniacutea
Comunicacioacuten oficial efectuando la reclamacioacuten por siniestro ante la compantildeiacutea aseguradora
Comunicacioacuten oficial solicitando el pago de la indemnizacioacuten (seguro)
Copia del comprobante salida de almaceacuten
108
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Copia de la Resolucioacuten que da de baja los bienes
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes MINISTERIO DEL INTERIOR Procedimiento Administracioacuten del Parque Automotor 2012 Coacutedigo GR-RA-P-02 Disponible en httpswwwmininteriorgovcositesdefaultfilesprocedimiento_ 26057doc
42 Reglas o Normas ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE TRAacuteNSITO Y TRANSPORTE Resolucioacuten 399 DE 2002 (Julio 29) Por la cual se establece el procedimiento para la reconstruccioacuten de los expedientes en que consta la actuacioacuten del Registro Distrital Automotor
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11072018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Ejecucioacuten del Plan de Mantenimiento Preventivo Correctivo de Servicios del aacuterea Administrativa
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene las actividades preventivas y correctivas desarrolladas en la entidad y que evidencian los problemas menores corregidos antes de que estos provocaran alguna falla al interior del instituto
22 Tipos Documentales Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETIE Reglamento Teacutecnico de Instalaciones Eleacutectricas resolucioacuten No18 - 1294 de agosto 06 de 2008 Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETILAP Reglamento teacutecnico de iluminacioacuten y alumbrado puacuteblico resolucioacuten 18-1331 de agosto 6 de 2009 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Plan de Mantenimiento 2017 Colombia ICONTEC NTC-2050 Coacutedigo Eleacutectrico Colombiano USA NFPA Manual de Inspeccioacuten Eleacutectrica 1999
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11072018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Mantenimientos Correctivos de Infraestructura Fiacutesica
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
109
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el mantenimiento correctivo efectuado a las instalaciones fiacutesicas centrado en la correccioacuten de los defectos observados en el funcionamiento de las instalaciones y a partir de lo encontrado reparar y devolver la funcionalidad correcta
22 Tipos Documentales Solicitud de requerimiento de servicio de mantenimiento correctivo a la infraestructura fiacutesica (Correo electroacutenico)
Informe de ejecucioacuten de obras de mantenimiento correctivo (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETIE Reglamento Teacutecnico de Instalaciones Eleacutectricas resolucioacuten No18 - 1294 de agosto 06 de 2008 Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETILAP Reglamento teacutecnico de iluminacioacuten y alumbrado puacuteblico resolucioacuten 18-1331 de agosto 6 de 2009 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Plan de Mantenimiento 2017 Colombia ICONTEC NTC2050 Coacutedigo Eleacutectrico Colombiano USA NFPA Manual de Inspeccioacuten Eleacutectrica 1999
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Mantenimientos Correctivos de Reparaciones Locativas y Servicio de Aseo
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra los problemas menores detectados en las instalaciones locativas los cuales se deben corregir antes de que estos provoquen dantildeos a los bienes fiacutesicos o documentales de la entidad
22 Tipos Documentales Solicitud de servicio de Reparaciones locativas (Correo Electroacutenico)
Planilla de chequeo a reparaciones locativas
Recibo a satisfaccioacuten del servicio de mantenimiento locativo (Contrato)
Informe de actividades de aseo (Contrato)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETIE
110
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Reglamento Teacutecnico de Instalaciones Eleacutectricas resolucioacuten No18 - 1294 de agosto 06 de 2008 Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETILAP Reglamento teacutecnico de iluminacioacuten y alumbrado puacuteblico resolucioacuten 18-1331 de agosto 6 de 2009 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Plan de Mantenimiento 2017 Colombia ICONTEC NTC2050 Coacutedigo Eleacutectrico Colombiano USA NFPA Manual de Inspeccioacuten Eleacutectrica 1999
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PAGOS SERVICIOS PUacuteBLICOS Y TELEFONIacuteA MOacuteVIL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo PAGOS SERVICIOS PUacuteBLICOS Y TELEFONIacuteA MOacuteVIL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Son tipos documentales de la Serie Cuenta Diaria de Tesoreriacutea que sirve como control mensual y pagos de los mismos los cuales son enviados a Tesoreriacutea
22 Tipos Documentales Factura de Acueducto y Alcantarillado
Factura de Aseo
Factura de Luz
Factura de Gas
Factura de Teleacutefono
Factura de Telefoniacutea moacutevil
Correo electroacutenico informando el exceso en el tope de consumo de la telefoniacutea moacutevil
Recibo de pago
Certificacioacuten de pago de servicios puacuteblicos yo telefoniacutea moacutevil
solicitud de orden de pago de los servicios puacuteblicos
Registro presupuestal
Informe estadiacutestico de consumo de servicios puacuteblicos y telefoniacutea moacutevil
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIacuteA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el plan general de la contabilidad puacuteblica y el manual de procedimientos del reacutegimen de contabilidad puacuteblica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
111
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Tiacutetulo Plan Institucional de Gestioacuten Ambiental - PIGA
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento en el que se definen los compromisos acciones y estrategias que adopta la entidad en el marco del Sistema de Gestioacuten Ambiental
22 Tipos Documentales Plan
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas COLOMBIA INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TEacuteCNICAS Y CERTIFICACIOacuteN NTC-ISO 14001 Sistemas de Gestioacuten Ambiental Requisitos con orientacioacuten para su uso Bogotaacute 2015 Numeral 43
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Plan de Mantenimiento del Parque Automotor
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que resume los mantenimientos programados y realizados al parque automotor en un periodo
22 Tipos Documentales Plan
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 442 de 2015 Por medio del cual se crea el Programa de aprovechamiento yo valorizacioacuten de llantas usadas en el Distrito Capital y se adoptan otras disposiciones en su artiacuteculo 13 Reencauche de llantas usadas generadas por los vehiacuteculos de las entidades que conforman la administracioacuten puacuteblica del Distrito Capital Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 265 de 2016 Por medio del cual se modifica el Decreto Distrital 442 de 2015 y se adoptan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 456 de 2008 Por el cual se reforma el Plan de Gestioacuten Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES
112
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Servicios a Prestar
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que resume los mantenimientos programados preventivos y correctivos con el fin satisfacer las necesidades de funcionamiento del IDRD asiacute como el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes en forma oportuna eficiente y eficaz para su conservacioacuten y correcto funcionamiento durante un periodo
22 Tipos Documentales Plan
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica y demaacutes disposiciones que la complementen adicionen o modifiquen Decreto 381 de 2012 y demaacutes normas que lo modifiquen Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 49 de 2000 Por el cual se desarrolla el artiacuteculo 61 del capiacutetulo 7 de conservacioacuten de documentos el reglamento general de archivo sobre condiciones de edificios y locales destinados para archivos
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Consumo Sostenible
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que resume en actas las actividades contempladas en el programa de criterios ambientales para las compras y gestioacuten contractual
22 Tipos Documentales Actas
Lista de Asistencia Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN AMBIENTAL PIGA 2016 ndash 2020 -IDRD
42 Reglas o Normas Documento CONPES 3292 de 2004 Proyecto de Racionalizacioacuten y Automatizacioacuten de Traacutemites por el cual se
113
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
busca masificar el uso de las tecnologiacuteas de Informacioacuten para aumentar la competitividad productiva modernizar las instituciones puacuteblicas y de Gobierno y socializar el acceso a la informacioacuten Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO
SOSTENIBLE DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO SECTORIAL
SOSTENIBLE Poliacutetica Nacional de produccioacuten y consumo sostenible Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 456 de 2008 Reforma el Plan de Gestioacuten del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Acuerdo 540 de 2013 Por medio del cual se establecen los lineamientos del programa distrital de compras verdes y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Gestioacuten Integral de Residuos
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que resume en actas las actividades desarrolladas en el manejo integral de los residuos conforme a la normativa vigente en la materia garantizando con esto que los residuos generados producidos sean clasificados como aprovechables no aprovechables peligrosos especiales vertimientos o emisiones atmosfeacutericas incluyendo un componente de prevencioacuten minimizacioacuten y aprovechamiento con el fin de evitar la generacioacuten de estos programa que se implementa para la sede administrativa del IDRD
22 Tipos Documentales Actas
Lista de Asistencia Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991 Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE Decreto Uacutenico Reglamentario 1076 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 243 de 2009 ldquoPor el cual se reglamenta la figura del Gestor Ambiental prevista en el Acuerdo 333 del 2008rdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 456 de 2008 ldquoPor el cual se Reforma el Plan de Gestioacuten Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras Disposicionesrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 4741 de
114
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2005 ldquoPor el cual se reglamenta parcialmente la prevencioacuten y manejoacute de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestioacuten integralrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA Decreto 165 de 2015 ldquoPor el cual se reglamenta la figura de gestor ambiental para las entidades distritales prevista en el acuerdo 333 de 2008 y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica Colombiana NTC-ISO14001 Sistema de Gestioacuten Ambiental Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten Puacuteblica NT-CGP 10002004
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Implementacioacuten de Practicas Sostenibles
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que refleja en actas las sensibilizaciones encaminadas a fomentar praacutecticas sostenibles en el ambiente de trabajo esta praacutectica como tendencia es cada vez mayor porque las organizaciones perciben que apostar en las ideas verdes genera ganancias
22 Tipos Documentales Actas
Lista de Asistencia
Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Plan Institucional de Gestioacuten Ambiental - PIGA - IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991 Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE Decreto Uacutenico Reglamentario 1076 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 243 de 2009 ldquoPor el cual se reglamenta la figura del Gestor Ambiental prevista en el Acuerdo 333 del 2008rdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 456 de 2008 ldquoPor el cual se Reforma el Plan de Gestioacuten Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras Disposicionesrdquo Bogotaacute ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 4741 de 2005 ldquoPor el cual se reglamenta parcialmente la prevencioacuten y manejoacute de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestioacuten integralrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA Decreto 165 de 2015 ldquoPor el cual se reglamenta la figura de gestor ambiental para las entidades distritales prevista en el acuerdo 333 de 2008 y se dictan otras disposicionesrdquo
115
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica Colombiana NTC-ISO14001 Sistema de Gestioacuten Ambiental Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten Puacuteblica NT-CGP 10002004
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Uso Eficiente de Agua y Energiacutea
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que refleja en actas las sensibilizaciones dadas con el fin de promover el uso racional y eficiente del recurso hiacutedrico y la energiacutea eleacutectrica por parte de los funcionarios y contratistas durante el desarrollo de sus actividades laborales y permanencia en la entidad encaminado a la optimizacioacuten del consumo
22 Tipos Documentales Actas
Lista de Asistencia Informe
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Plan Institucional de Gestioacuten Ambiental - PIGA - IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE Decreto Uacutenico Reglamentario 1076 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 243 de 2009 ldquoPor el cual se reglamenta la figura del Gestor Ambiental prevista en el Acuerdo 333 del 2008rdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 456 de 2008 ldquoPor el cual se Reforma el Plan de Gestioacuten Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras Disposicionesrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 4741 de 2005 ldquoPor el cual se reglamenta parcialmente la prevencioacuten y manejoacute de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestioacuten integralrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA Decreto 165 de 2015 ldquoPor el cual se reglamenta la figura de gestor ambiental para las entidades distritales prevista en el acuerdo 333 de 2008 y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica Colombiana NTC-ISO14001 Sistema de Gestioacuten Ambiental Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten Puacuteblica NT-CGP 10002004
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
116
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
322 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash APOYO CORPORATIVO - ALMACEacuteN GENERAL AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Inventarios
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que resume en actas las decisiones tomadas en las diferentes sesiones del comiteacute de inventarios para el control de los bienes muebles de la entidad
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA Artiacuteculo 269 INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 Por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLITICA DE COLOMBIA Artiacuteculo 269 Cumplimiento Ley 87 de 1993 Acciones de Seguimiento y evaluacioacuten por parte de la Oficina de Control Interno al cumplimiento de los objetivos y procedimientos de los Comiteacutes Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL BAJAS DE BIENES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Bajas de Bienes no Utilizables o Inservibles
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Relacioacuten de reintegro de bienes que se encuentran en desuso por su estado obsolescencia o inservible con el fin de darlos de baja o destruirlos y rendir informe sobre faltantes o sobrantes en los inventarios de elementos o bienes o para de esta manera iniciar las investigaciones pertinentes
22 Tipos Documentales Concepto teacutecnico de los bienes
Relacioacuten tipificada de bienes a dar de baja
Memorando solicitando autorizacioacuten para iniciar el
117
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
traacutemite de baja de bienes
Acta del Comiteacute de Inventarios
Comunicacioacuten oficial interna informando el inicio del proceso de contratacioacuten
Contrato
Relacioacuten de bienes a vender
Acta de adjudicacioacuten expedida por el Promotor o entidad que realizoacute la subasta
Resolucioacuten para dar de baja los bienes y autorizacioacuten de destinado final
Acta de entrega y recibo de bienes
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 Por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Establece las orientaciones relacionadas con las sanciones sobre el personal manejo del almaceacuten
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL BAJAS DE BIENES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Bajas de Bienes por Hurto Caso Fortuito o Fuerza Mayor
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que agrupa la salida de aquellos bienes que habiendo estado en servicio o en almaceacuten han desaparecido y se comprueba definitivamente que no hay indicios de su aparicioacuten o de ser recuperados caso en el cual se deben gestionar los aspectos legales administrativos y contables a que haya lugar En cualquiera de los casos de hurto caso fortuito o fuerza mayor se debe realizar la baja definitiva en los correspondientes registros administrativos y contables
22 Tipos Documentales Memorando donde se confirma el Hurto de un bien
Denuncio del hurto de un bien
Acta de baja del bien
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
118
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Resolucioacuten 4 de 2012 del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 Por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CUENTA ANUAL DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CUENTA ANUAL DE ALMACEacuteN
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que agrupa y consolida todos los ingresos y salidas de almaceacuten de bienes y elementos devolutivos y de consumo reintegros bajas y el saldo contable del inventario anual
22 Tipos Documentales Memorando remisorio de comprobantes de ingreso de almaceacuten
Informe consolidado de elementos de consumo y saldos contables de inventarios
Informe consolidado de elementos devolutivos y saldos contables de inventarios
Resolucioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia CONTADOR GENERAL DE BOGOTAacute DC Resolucioacuten No 001 de 2001 Por el cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capital
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
119
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Inventario
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el informe final de la toma fiacutesica de los inventarios de la entidad en bodega y de los bienes devolutivos en servicio en una vigencia
22 Tipos Documentales Informe final de la toma fiacutesica de los inventarios en Bodega y bienes devolutivos en servicio
Memorando remisorio del informe final de la toma fiacutesica de inventarios
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTAacute DC Resolucioacuten No 001 de 2001Por el cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capital Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
071112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INVENTARIO FIacuteSICO DE BIENES MUEBLES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Inventario General de Bienes
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el inventario consolidado de los bienes fiacutesicos actuales y el inventario individual de los bienes fiacutesicos en servicio
22 Tipos Documentales Documento de asignacioacuten del grupo de trabajo para el levantamiento del inventario fiacutesico (acta resolucioacuten plan de accioacuten anual)
Cronograma de ejecucioacuten del inventario fiacutesico de
120
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
bienes
Memorando informando las fechas de realizacioacuten del inventario
Reporte del inventario de bienes fiacutesicos actuales
Inventario Individual de bienes fiacutesicos en servicio
Informe de conteo fiacutesico en almaceacuten o bodega (Control Interno)
Resolucioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
07112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INVENTARIO FIacuteSICO DE BIENES MUEBLES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Inventarios por Responsables
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el inventario individual de los bienes fiacutesicos discriminado por responsable
22 Tipos Documentales Inventario individual de verificacioacuten bienes fiacutesicos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
121
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INGRESOS A ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo INGRESOS A ALMACEacuteN
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que registra las entradas de todas las compras realizadas por la entidad por concepto de ejecucioacuten de contratos ordenes o convenios suministro decisiones judiciales o poacutelizas al almaceacuten general incluye el comprobante de ingreso al almaceacuten y VoBo de recibo a satisfaccioacuten
22 Tipos Documentales Documentos que soportan el ingreso (contacto convenio decisiones judiciales poacutelizas orden de compra suministro factura
Documento Fuentes de satisfaccioacuten o visto bueno a satisfaccioacuten
Registro presupuestal
Recibo a satisfaccioacuten o Visto Bueno Comprobante de ingreso a Almaceacuten o Bodega
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR
122
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SALIDAS DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Salidas de Bienes de Bodega a Diferentes Dependencias
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra y consolida los requerimientos realizados al almaceacuten con su respectivo soporte de solicitud de pedido y la salida de almaceacuten que confirma la entrega del bien a la dependencia
22 Tipos Documentales Solicitud de pedido Salida de Almaceacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SALIDAS DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Salidas o Traslados de Bienes a Traveacutes de Contrato de Comodato (salida de Bienes a Terceros)
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra la salida de Bienes a Terceros por concepto de salidas o traslados a traveacutes de contrato de comodato A la fecha la entidad no ha realizado este proceso
22 Tipos Documentales Solicitud de uso de bienes entre entidades (Comodato)
123
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Salida de bienes a terceros (IDRD - Ligas)
Comprobante de salida de bienes (Comodato)
Acta de entrega de los bienes por contrato de comodato
Resolucioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SALIDAS DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Salida de Bienes de Bodega a Servicio
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra y consolida los requerimientos atendidos por el almaceacuten con su respectivo soporte de solicitud de salida y el comprobante de salida del almaceacuten al servicio
22 Tipos Documentales Solicitud de salida de bienes de almaceacuten a servicio
Comprobante de salida de bienes del Almaceacuten al servicio
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo
124
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SALIDAS DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Traslado de Bienes entre Dependencias o Servidores
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que registra el control de los bienes de la entidad que son trasladados entre dependencias o usuarios y verificacioacuten del almaceacuten general
22 Tipos Documentales Formato de traslado de bienes en servicio Comprobante de traslado de bienes entre
dependencias o usuarios
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
33 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - FINANCIERA
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Coordinacioacuten y Seguimiento Financiero
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que contienen mediante actas la evaluacioacuten y control de los proyectos de inversioacuten de la entidad asiacute como la ejecucioacuten de los recursos dispuestos para tales fines
22 Tipos Documentales Acta
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
125
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 376 DE 2014 (junio 25) ldquoPor medio de la cual se modifica el Comiteacute de Coordinacioacuten y seguimiento Financiero del Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporterdquo
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1957 de 2014 Por el cual se modifica el Decreto 2555 de 2010 en relacioacuten con algunas disposiciones aplicables al Comiteacute de Coordinacioacuten para el Seguimiento al Sistema Financiero
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
331 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash FINANCIERA - CONTABILIDAD AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Sostenibilidad Contable
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que refleja las decisiones tomadas en el Comiteacute garantizando de manera permanente la depuracioacuten y mejora de la calidad de la informacioacuten financiera
22 Tipos Documentales Citacioacuten a reunioacuten Comiteacute de Sostenibilidad Contable
Listado de Asistencia
Fichas de Sostenibilidad Contable
Resoluciones
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE ndash Resolucioacuten No 544 (12 de noviembre de 2009) Crea el Comiteacute Teacutecnico de Sostenibilidad Contable
42 Reglas o Normas Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 357 de 2008 Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacioacuten a la Contaduriacutea General de la Nacioacuten Colombia CONTADURIA DISTRITAL Resolucioacuten 001 de 2010 Distrital Por la cual se establecen lineamientos para garantizarla Sostenibilidad del Sistema Contable Puacuteblico Distrital
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
13112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
126
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Tiacutetulo Comprobantes de Ajuste
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo contable
22 Tipos Documentales Notas de Contabilidad
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades de estado y de los particulares que ejerzan funciones puacuteblicas o presten servicios Bogotaacute2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA - Decreto 2649 de 1993- Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Comprobantes de Eliminaciones
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que registra uno a uno los movimientos de eliminaciones realizadas en un periodo contable
22 Tipos Documentales Comprobantes de Eliminaciones
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades de estado y de los particulares que ejerzan funciones puacuteblicas o presten servicios Bogotaacute2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA - Decreto 2649 de 1993- Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Comprobantes de Movimiento Diario
127
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra los movimientos diarios de cada una de las operaciones que realiza la entidad a cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen
22 Tipos Documentales Comprobantes de Movimiento Diario
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades de estado y de los particulares que ejerzan funciones puacuteblicas o presten servicios Bogotaacute2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA - Decreto 2649 de 1993- Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Conciliaciones Bancarias
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Comparacioacuten entre los datos informados para una institucioacuten financiera sobre los movimientos de una cuenta corriente o de ahorro con los libros de contabilidad de la entidad contable puacuteblica con explicacioacuten de sus diferencias si las hubiera ldquoDiccionario de Teacuterminos de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Paacuteg 31
22 Tipos Documentales Conciliacioacuten
Extracto bancario
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Diccionarios de Teacuterminos de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Resolucioacuten 119 (27 de abril de 2006) Por la cual se adopta el Modelo Estaacutendar
128
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Resolucioacuten 357 (23 de julio de 2008) IVA Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y se reporta el informe anual de evaluacioacuten a la Contaduriacutea General de la Nacioacuten Bogotaacute 2008
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08 112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Conciliaciones de Almaceacuten - Contabilidad
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento mediante el cual se comparan los movimientos mensuales en almaceacuten saldos en existencia de elementos de consumo y elementos devolutivos contra los reportes de
contabilidad y los ajustes por las diferencias encontradas 22 Tipos Documentales Elementos Devolutivos
Elementos de Consumo
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 80 de 1993 ldquopor la cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblicardquo Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Establece las orientaciones relacionadas con las sanciones sobre el personal manejo del almaceacuten Colombia CONGRESO DE COLOMBIA- Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08 112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Conciliaciones de Operaciones Reciacuteprocas
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra la revisioacuten de los saldos de las cuentas reciacuteprocas con las entidades puacuteblicas y termina con la conciliacioacuten de las cuentas con estas Entidades y su registro en el Sistema Integrado Financiero
22 Tipos Documentales Consolidacioacuten de cuentas reciacuteprocas con las Entidades
129
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Puacuteblicas
Balance por tercero
Comunicacioacuten Oficial Enviada a las Entidades Puacuteblicas para dar a conocer los saldos que tiene con el IDRD
Comunicacioacuten Oficial recibida informando si hay reciprocidad del saldo
Nota de contabilidad para realizar los ajustes pertinentes
Consolidacioacuten del balance general (Sistema Financiero Seven)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONTADURIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten 4444 DE 1995 Por la cual se aprueba y adopta el Plan General de Contabilidad Puacuteblica - PGCP y se dictan otras disposiciones sobre la materia Colombia CONTADURIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten 357 DE 2007 Por la cual se adopta el Reacutegimen de Contabilidad Puacuteblica se establece su conformacioacuten y se define el aacutembito de aplicacioacuten Colombia CONTADURIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten 356 de 2007 Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Reacutegimen de Contabilidad Puacuteblica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Conciliaciones Litigios y Demandas SIPROJ
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento en el cual se informa a la Oficina Juriacutedica del Instituto la conciliacioacuten de los procesos judiciales y sus cuantiacuteas realizada por parte del aacuterea de Contabilidad El IDRD actualiza estos datos consultando SIPROJ (Sistema de Informacioacuten de Procesos Judiciales) Esta herramienta que opera a traveacutes de Internet le permite al IDRD conocer sobre los procesos y demandas que cursan contra con eacutel con el propoacutesito entre otros que la entidad registre en los estados contables los distintos procesos judiciales en los que son parte ya sea como demandante o demandado y con esto mantener
controlados estos procesos 22 Tipos Documentales Informe contable SIPROJ
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD-
130
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Resolucioacuten No SHD397 ndash 2008 Procedimientos Contables Obligaciones Contingentes y Embargos Judiciales
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE COLOMBIA- Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones Articulo 2
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten CREE
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra los formularios de las declaraciones tributarias y los soportes del pago del Impuesto de equidad el cual ya no se aplica estaacute suspendido por la DIAN
22 Tipos Documentales Formulario de declaracioacuten Tributaria
Soporte de la declaracioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 624 (30 de marzo de 1989) Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccioacuten General de Impuestos Nacionales Bogotaacute 1989Capitulo II Declaraciones Tributarias Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 3258 (30 de diciembre de 2002) Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentacioacuten de las Declaraciones Tributarias y para el pago de los impuestos anticipados y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2002 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Ley 863 (29 de diciembre de 2003) Por la cual se establecen normas tributarias aduaneras fiscales y de control para estimular el crecimiento econoacutemico y el saneamiento de las finanzas puacuteblicas Bogotaacute 2003 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1625 (11 de octubre de 2016) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario en materia tributaria Bogotaacute 2016 La Ley 1819 de 2016 eliminoacute el CREE la sobretasa al CREE y su respectivo anticipo Sin embargo por el antildeo gravable 2016 debe presentarse la respectiva declaracioacuten y pagar la
131
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
correspondiente sobretasa en concordancia con el artiacuteculo 16113222 del Decreto 1625 de 2016 (modificado por el artiacuteculo 1 del Decreto 220 de 2017) Aquiacute se indican los plazos para cumplir tal obligacioacuten
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten de Estampillas
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que contienen las contribuciones distritales por concepto de estampillas que se aplican a las cuentas contables y se presenta informe a la Secretaria de Hacienda bimensual
22 Tipos Documentales Formulario de declaracioacuten tributaria
Balance de prueba
Soporte de declaracioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 624 (30 de marzo de 1989) Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccioacuten General de Impuestos Nacionales Bogotaacute 1989Capitulo II Declaraciones Tributarias Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 3258 (30 de diciembre de 2002) Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentacioacuten de las Declaraciones Tributarias y para el pago de los impuestos anticipados y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2002 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Ley 863 (29 de diciembre de 2003) Por la cual se establecen normas tributarias aduaneras fiscales y de control para estimular el crecimiento econoacutemico y el saneamiento de las finanzas puacuteblicas Bogotaacute 2003 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1625 (11 de octubre de 2016) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario en materia tributaria Bogotaacute 2016 La Ley 1819 de 2016 eliminoacute el CREE la sobretasa al CREE y su respectivo anticipo Sin embargo por el antildeo gravable 2016 debe presentarse la respectiva declaracioacuten y pagar la correspondiente sobretasa en concordancia con el artiacuteculo 16113222 del Decreto 1625 de 2016 (modificado por el
132
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
artiacuteculo 1 del Decreto 220 de 2017) Aquiacute se indican los plazos para cumplir tal obligacioacuten
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten de Fondo de Vigilancia y Seguridad
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que contienen las contribuciones distritales por concepto de Fondo de vigilancia y seguridad el cual se aplicaba a los contratos de obra puacuteblica contribucioacuten que estaacute suspendida toda vez que el fondo de vigilancia estaacute en proceso de liquidacioacuten
22 Tipos Documentales Balance de prueba
Soporte de declaracioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Decreto 409 del 2016 Por medio del cual se hace efectiva la supresioacuten del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotaacute DC se ordena su liquidacioacuten y se dictan otras disposiciones Artiacuteculo 20
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten de ICA
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que contienen las Retenciones por concepto del impuesto distrital por ICA (industria y comercio avisos y tableros) que les aplica a los establecimientos del orden distrital y cuya declaracioacuten debe hacerse de forma bimensual Se enviacutea el recaudo a hacienda y este distribuye a cada entidad lo que le corresponde
22 Tipos Documentales Formulario de declaracioacuten tributaria
Balance de prueba
Soporte de declaracioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DE HACIENDA Resolucioacuten No SDH- 000079-2013 Por medio de la cual se adopta para la administracioacuten del impuesto de
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
industria y comercio avisos y tableros en el Distrito Capital de Bogotaacute la clasificacioacuten de Actividades Econoacutemicas - CIIU revisioacuten 4 adaptada por el DANE para Colombia Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DE HACIENDA Resolucioacuten Nuacutemero DDI-094983 (diciembre 24 de 2014) ldquoPor medio de la cual se reajustan los valores establecidos como promedio diario por unidad de actividades
del impuesto de industria y comercio para el antildeo 2015rdquo 43 Fecha (s) de la
descripcioacuten (es) 08112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten de Ingresos y Patrimonio
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento presentado por los establecimientos a la administracioacuten de impuestos para dar cuenta de los ingresos susceptibles de incrementar el patrimonio consolidado en los estados financieros de conformidad con el artiacuteculo 1611325 del Decreto 1625 de 2011
22 Tipos Documentales Estados Financieros
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 624 (30 de marzo de 1989) Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccioacuten General de Impuestos Nacionales Bogotaacute 1989Capitulo II Declaraciones Tributarias Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 3258 (30 de diciembre de 2002) Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentacioacuten de las Declaraciones Tributarias y para el pago de los impuestos anticipados y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2002 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Ley 863 (29 de diciembre de 2003) Por la cual se establecen normas tributarias aduaneras fiscales y de control para estimular el crecimiento econoacutemico y el saneamiento de las finanzas puacuteblicas Bogotaacute 2003 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1625 (11 de octubre de 2016) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario en materia tributaria Bogotaacute 2016
43 Fecha (s) de la 03102018
134
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
descripcioacuten (es)
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Declaracioacuten de Retencioacuten en la Fuente e IVA
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento presentado por los establecimientos a la administracioacuten de impuestos para dar cuenta de las declaraciones por concepto de retencioacuten en la fuente e IVA (impuesto al valor agregado) de conformidad con el artiacuteculo 1611325 del decreto 1625 de 2011 este impuesto es de orden nacional y se efectuacutea bimestralmente ante la DIAN
22 Tipos Documentales Formulario de declaracioacuten tributaria
Balance de prueba
Soporte de declaracioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 632 Estatuto Tributario Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Diccionario de Teacuterminos de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 624 (30 de marzo de 1989) Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccioacuten General de Impuestos Nacionales Bogotaacute 1989Capitulo II Declaraciones Tributarias Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 3258 (30 de diciembre de 2002) Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentacioacuten de las Declaraciones Tributarias y para el pago de los impuestos anticipados y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2002 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Ley 863 (29 de diciembre de 2003) Por la cual se establecen normas tributarias aduaneras fiscales y de control para estimular el crecimiento econoacutemico y el saneamiento de las finanzas puacuteblicas Bogotaacute 2003 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1625 (11 de octubre de 2016) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario en materia tributaria Bogotaacute 2016
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03102018
135
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ESTADOS CONTABLES E INFORMES COMPLEMENTARIOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ESTADOS CONTABLES E INFORMES COMPLEMENTARIOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el balance general de la entidad los informes trimestrales el estado de cambio en el patrimonio el estado de resultados y los demaacutes informes anexos del balance general financiero y contable de la entidad
22 Tipos Documentales Balance general
Informes trimestrales
Estado de cambio en el patrimonio
Estado de resultados
Estado de actividad financiera econoacutemica y social
Estado Contable
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes Contables
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene la informacioacuten financiera y contable de la entidad
22 Tipos Documentales Informes cuenta contraloriacutea
Informe Contaduriacutea General de la Nacioacuten
Informe Contaduriacutea General del Distrito
Informe de Gestioacuten y Sostenibilidad Contable
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN Colombia Congreso de la Repuacuteblica Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho
136
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIBROS DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Libro Auxiliar
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido ldquoLos libros de contabilidad auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la entidad contable puacuteblica con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporterdquo CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2014 Paacuteg 49
22 Tipos Documentales Libros auxiliares (Electroacutenico ndash Oracle)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIacuteA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica BOGOTAacute 2014 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 119 (27 de abril de 2006) Por la cual se adopta el Modelo Estaacutendar de procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el Plan General de Contabilidad Puacuteblica y el Manuel de Procedimientos del Reacutegimen de la Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIBROS DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Libro Diario
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Libro de contabilidad principal que presenta en los movimientos deacutebito y creacutedito de las cuentas el registro cronoloacutegico y preciso de las operaciones diarias efectuadas con base en los comprobantes de contabilidad CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2014 Paacuteg 48
137
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
22 Tipos Documentales Libro Diario
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIacuteA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica BOGOTAacute 2014 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 119 (27 de abril de 2006) Por la cual se adopta el Modelo Estaacutendar de procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el Plan General de Contabilidad Puacuteblica y el Manuel de Procedimientos del Reacutegimen de la Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
03102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIBROS DE CONTABILIDAD
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Libro Mayor y Balances
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido El Libro Mayor contiene los saldos de las cuentas del mes anterior clasificados de manera nominativa seguacuten la estructura del Cataacutelogo General de Cuentas las sumas de los movimientos deacutebito y creacutedito de cada una de las cuentas del respectivo mes que han sido tomadas del libro diario y el saldo final del mismo mes CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2014 paacuteg 48
22 Tipos Documentales Libro Mayor y Balance
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005
32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica (en liacutenea) Bogotaacute 2014 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco paacuteg 48
acuteacute Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 119 (27 de abril de 2006) Por la cual se adopta el Modelo Estaacutendar de procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el Plan General de Contabilidad Puacuteblica y el Manual de Procedimientos del Reacutegimen de la Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
08102018
332 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash FINANCIERA - PRESUPUESTO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que conforman la estimacioacuten detallada de los diferentes rubros presupuestales para cada vigencia fiscal y que ofrecen informacioacuten ampliada sobre los valores proyectados en el primer antildeo de las Propuestas Presupuestales de Mediano Plazo correspondientes Aspectos generales del proceso presupuestal colombiano Paacuteg 225
22 Tipos Documentales Lineamientos de la poliacutetica presupuestal emitida por la Secretariacutea de Hacienda
Comunicacioacuten interna de socializacioacuten de los lineamientos de la poliacutetica presupuestal
Plan financiero
Comunicacioacuten Oficial enviada a Secretariacutea de Hacienda Distrital informando el Plan Financiero
Comunicacioacuten Oficial recibida de Secretariacutea de Hacienda informando ajuste o aprobacioacuten del Plan Financiero
Comunicacioacuten interna solicitando las Proyecciones de Ingresos a las Aacutereas que las generen
Comunicacioacuten interna enviando a la Subdireccioacuten Administrativa y a Presupuesto los caacutelculos de proyeccioacuten de ingresos
Proyeccioacuten de ingresos
Comunicacioacuten oficial enviada a la Secretariacutea de Hacienda remitiendo la proyeccioacuten de ingresos de la siguiente vigencia
Comunicacioacuten interna informando al as aacutereas la proyeccioacuten de ingresos definitiva
Comunicacioacuten interna solicitando a las aacutereas el registro de los gastos de funcionamiento
Registro y revisioacuten de la informacioacuten de servicios personales de la vigencia en (PREDIS)
Registro y revisioacuten de las cantidades de los elementos adquiridos en la vigencia anterior con sus precios
139
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
(PREDIS)
Registro y revisioacuten de las obligaciones contingentes de la vigencia (PREDIS)
Comunicacioacuten interna enviada a la Subdirecciones solicitando informacioacuten sobre pasivos exigibles y proyeccioacuten de reservas
Comunicacioacuten interna enviada a presupuesto de los pasivos exigibles y proyeccioacuten de reservas
Proyeccioacuten de reservas y pasivos exigibles (Hoja de caacutelculo Excel
Comunicacioacuten oficial enviada a Secretariacutea de Hacienda informando la proyeccioacuten de reservas y pasivos exigibles)
Comunicacioacuten interna informando a las aacutereas la proyeccioacuten de reservas y pasivos exigibles
Anteproyecto de presupuesto
Comunicacioacuten oficial enviada a Secretariacutea de Hacienda remitiendo el anteproyecto firmado por el director General
Comunicacioacuten oficial recibida citando a la sustentacioacuten del anteproyecto de presupuesto ante el Concejo de Bogotaacute
Plantilla estaacutendar de presentacioacuten del anteproyecto de presupuesto
Decreto Distrital de liquidacioacuten del presupuesto anual
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO (2deg ed) (2011) Aspectos generales del proceso presupuestal colombiano Bogotaacute Colombia Editorial Kimpres Ltda
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 4730 de 2005 Por el cual se reglamentan normas orgaacutenicas del presupuesto Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 4836 de 2011 Por el cual se reglamentan normas orgaacutenicas del presupuesto y se modifican los Decretos 115 de 1996 4730 de 2005 1957 de 2007 y 2844 de 2010 y se dictan otras disposiciones en la materia Bogotaacute 2011 Artiacuteculo 12 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 de 2015 Por el cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Bogotaacute 2015 Artiacuteculos 28315 y 28316
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
140
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
21 Alcance y Contenido ldquoDocumento que garantiza la existencia de apropiacioacuten presupuestal disponible y libre de afectacioacuten para la asuncioacuten de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscalrdquo Diccionario de Teacuterminos de la Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Paacuteg 28
22 Tipos Documentales Estudio de conveniencia (copia)
Certificado de disponibilidad presupuestal
Solicitud de liberacioacuten de Certificado de disponibilidad total o parcial
Liberacioacuten de certificados de disponibilidad total o parcial
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Diccionario de Teacuterminos de la Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Paacuteg 28 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Artiacuteculo 25 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 179 (30 de diciembre de 1994) Por la cual se introducen algunas modificaciones a la Ley 38 de 1989 Orgaacutenica de Presupuesto Bogotaacute Articulo 49 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUacuteBLICO Decreto 115 (15 de enero de 1996) Por el cual se establecen normas sobre la elaboracioacuten conformacioacuten y ejecucioacuten de los presupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economiacuteas Mixta sujetas el reacutegimen de aquellas dedicadas a actividades no financieras Bogotaacute 1996 Artiacuteculos 21 y 25 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 527 de (18 de agosto de 1999) Por medio del cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electroacutenico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificacioacuten y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 1999 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan las disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativo de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUacuteBLICO Ley 2785 (29 de noviembre de 2013) Por el cual se reglamente parcialmente el artiacuteculo 261 de la Ley 1450 de 2011 La Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 Bogotaacute 2013 Articulo 6 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 819 (9 de julio de 2003) Por la cual se dictan normas orgaacutenicas en materia de presupuesto responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2013 Artiacuteculo 8
141
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario DEL Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Bogotaacute 2015 Artiacuteculos 28171 y 28172
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CERTIFICADOS DE REGISTRO PRESUPUESTAL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CERTIFICADOS DE REGISTRO PRESUPUESTAL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Es un documento expedido por el jefe del aacuterea de Presupuesto con el cual se hace el registro presupuestal del compromiso de imputacioacuten presupuestal mediante la cual afecta en forma definitiva la apropiacioacuten garantizando que eacutesta solo se utiliza para este fin
22 Tipos Documentales Contrato (copia)
Certificado de registro presupuestal
Solicitud de liberacioacuten de Certificado de registro total o parcial
Liberacioacuten de certificados de registro parcial o total
Solicitud de liberacioacuten de saldo de reserva presupuestal
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Resolucioacuten 036 de 1998 Por el cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuestales suministro de informacioacuten y su sistematizacioacuten del presupuesto general de la nacioacuten
42 Reglas o Normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por la cual se reglamentan normas orgaacutenicas de presupuesto
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CIERRE PRESUPUESTAL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CIERRE PRESUPUESTAL
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
142
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
21 Alcance y Contenido Documento que registra seguacuten procedimiento interno al finalizar cada vigencia fiscal el cierre presupuestal de la entidad con el propoacutesito de determinar el resultado de la ejecucioacuten presupuestal de ingresos y gastos las cuentas por pagar las reservas el estado de tesoreriacutea los excedentes financieros y la disponibilidad final
22 Tipos Documentales Circular de cierre presupuestal
Registro en el aplicativo PREDIS
Relacioacuten de saldos de los registros presupuestales
Relacioacuten de reservas presupuestales
Relacioacuten de cuentas por pagar
Informe del estado de la Tesoreriacutea
Formulario de superaacutevit fiscal o excedente financiero
Informe de disponibilidades compromiso y autorizaciones de giro
Propuesta de distribucioacuten de los excedentes financieros
Comunicacioacuten oficial de envioacute de los informes a la Secretariacutea de Hacienda
Informe de ejecucioacuten presupuestal activa y pasiva de ingresos gastos y reservas presupuestales
Relacioacuten de reservas presupuestales Acta de cancelacioacuten de reservas
Acta de fenecimiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan las disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativo de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por la cual se reglamentan normas orgaacutenicas de presupuesto Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO SERVICIO CIVIL DISTRITAL CONFIR Decreto 714 de 1996 Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Distrital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Resolucioacuten SDH Ndeg 191 del 22 de septiembre de 2017 Por medio del cual se adopta y consolida el Manual de Programacioacuten Ejecucioacuten y Cierre Presupuestal del Distrito Capital
143
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Ejecucioacuten Presupuestal
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el informe de ejecucioacuten presupuestal de ingresos gastos y reservas de un periodo frecuencia mensual incluye acta de cancelacioacuten de reservas cuando se presenta y comunicacioacuten oficial de enviacuteo a la Secretaria de Hacienda con copia a la Secretariacutea de Planeacioacuten y Entes de Control
22 Tipos Documentales Informe de ejecucioacuten presupuestal de ingresos gastos y reservas (mensual)
Acta de cancelacioacuten de reservas
Informe de gastos de funcionamiento
Informe KFW
Informe mensual SIVICOF
Informe trimestral de CHIP
Informe semanal de la inversioacuten (SDH)
Informe Recursos IVA telefoniacutea moacutevil y tabaco
Informe SIRECI
Comunicacioacuten oficial enviada remitiendo el informe de ejecucioacuten presupuestal a Secretaria de Hacienda Secretariacutea de Planeacioacuten y Entes de Control
Comunicacioacuten interna remiendo a las aacutereas la ejecucioacuten presupuestal de ingresos gastos y reservas
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan las disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativo de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por la cual se reglamentan normas orgaacutenicas de presupuesto Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Resolucioacuten SDH Ndeg 191 del 22 de septiembre de 2017 Por medio del cual se
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
adopta y consolida el Manual de Programacioacuten Ejecucioacuten y Cierre Presupuestal del Distrito Capital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO SERVICIO CIVIL DISTRITAL CONFIR Decreto 714 de 1996 Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Distrital
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Traslados Presupuestales que Afectan los Agregados
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente conformado con la documentacioacuten generada de las afectaciones que se tramitan mediante resolucioacuten suscrita por el jefe del Aacuterea de Presupuesto y que modifican sustancialmente las apropiaciones incluidas en el presupuesto inicial asignado al IDRD
22 Tipos Documentales Acuerdo Concejo de Bogotaacute aprobacioacuten que afectan los agregados
Decreto de liquidacioacuten del acuerdo
Comunicacioacuten oficial recibida de la Secretaria de Hacienda Distrital o copia del Decreto informando la aprobacioacuten
Resolucioacuten de traslado presupuestal que afecta los agregados
Comunicacioacuten oficial remitiendo del Acto Administrativo de traslado presupuestal a la Secretariacutea de Hacienda y Planeacioacuten Distrital
Comunicacioacuten oficial de la Secretariacutea de Hacienda a cada una de las Entidades remitiendo las modificaciones presupuestales aprobadas
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2260 de 1996 Por el cual se introducen algunas modificaciones al decreto 568 de 1996 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por el cual se reglamentan normas orgaacutenicas del
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
presupuesto
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Traslados Presupuestales que no Afectan los Agregados
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente con la documentacioacuten generada y tramitada por el IDRD para solicitar concepto favorable a la Direccioacuten Nacional de Planeacioacuten como requisito previo para que la Direccioacuten General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico apruebe los actos administrativos (Resoluciones) mediante los cuales se realizan modificaciones presupuestales al Anexo de liquidacioacuten
22 Tipos Documentales Solicitud de traslados presupuestales interno
Justificacioacuten legal econoacutemica y financiera del traslado presupuestal interno de inversioacuten o funcionamiento
Memorando solicitando el traslado presupuestal que no afecta los agregados
Proyecto de resolucioacuten de traslado presupuestal que no afecta los agregados
Comunicacioacuten oficial enviada a la Secretariacutea Distrital de Planeacioacuten y Secretariacutea de Hacienda en caso de que el traslado sea de inversioacuten
Comunicacioacuten oficial enviada a la Secretariacutea Distrital de Hacienda en caso de que el traslado sea de funcionamiento
Resolucioacuten de traslado presupuestal que no afecta agregados
Justificacioacuten legal econoacutemica y financiera del traslado presupuestal de inversioacuten
Comunicacioacuten oficial remisoria a la Secretaria Distrital de planeacioacuten y Secretariacutea de Hacienda de solicitud de concepto sobre modificacioacuten
Concepto sobre viabilidad para efectuar el traslado presupuestal interno por inversioacuten o funcionamiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2260
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de 1996 Por el cual se introducen algunas modificaciones al decreto 568 de 1996 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por el cual se reglamentan normas orgaacutenicas del presupuesto
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL TRASLADOS PRESUPUESTALES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Reducciones Presupuestales
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene las solicitudes de reducciones que requieren certificado expedido por el Jefe de Presupuesto en el cual se haga constar que los recursos a disminuir no han sido comprometidos
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida por la Secretariacutea Distrital de Hacienda Informando la reduccioacuten del presupuesto de la entidad
Decreto de reduccioacuten presupuestal
Certificados de disponibilidad presupuestal de los rubros a los cuales se les reduce el presupuesto
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLITICA DE COLOMBIA ndash 1991 Artiacuteculos 151 342 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA- Por la cual se dictan normas orgaacutenicas en materia de presupuesto responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 - Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL TRASLADOS PRESUPUESTALES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Suspensiones o Aplazamientos
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene las solicitudes de suspensioacuten o aplazamiento presupuestales con el respectivo acto administrativo y los motivos por el cual son solicitadas asiacute como los conceptos dados por la secretaria de hacienda
22 Tipos Documentales Memorando solicitando la suspensioacuten o aplazamiento presupuestal que no afecta los agregados
147
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Resolucioacuten de suspensioacuten o aplazamiento presupuestal
Comunicacioacuten oficial enviada solicitando concepto sobre suspensioacuten o aplazamiento presupuestal
Concepto sobre aplazamiento o reduccioacuten presupuestal por parte de la Secretariacutea de Hacienda
Resolucioacuten de suspensioacuten o aplazamiento presupuestal emitida por la Entidad
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLITICA DE COLOMBIA ndash 1991 Artiacuteculos 151 342 352 entre otros Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA- Por la cual se dictan normas orgaacutenicas en materia de presupuesto responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 - Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
333 Dependencia SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash FINANCIERA - TESORERIacuteA GENERAL AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Anulacioacuten de Cheques
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene mediante actas la relacioacuten de los nuacutemeros de cheques y cheque anulados en el aacuterea de tesoreriacutea
22 Tipos Documentales Acta
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA -Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA - Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos
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GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA - Ley 1150 de 2007 por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con recursos puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA - Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA - Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 2768 de 2012 por el cual se reglamenta la constitucioacuten y funcionamiento de las cajas menores expedido por el Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DEL INTERIOR Decreto 2893 de 2011 por la cual se establece la Estructura del Ministerio del Interior Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 por medio del cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Decreto anual de salarios expedido por el Gobierno Nacional
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Arqueo de Caja
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que detalla las transacciones del efectivo en un momento determinado con el objeto de validar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra fiacutesicamente en caja en dinero efectivo o en vales
QUE Tipos Documentales Acta
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de
149
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1150 de 2007 por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con recursos puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 2768 de 2012 por el cual se reglamenta la constitucioacuten y funcionamiento de las cajas menores expedido por el Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DEL INTERIOR Decreto 2893 de 2011 por la cual se establece la Estructura del Ministerio del Interior Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 por medio del cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Decreto anual de salarios expedido por el Gobierno Nacional
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Excedentes de Liquidez
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que evidencia las decisiones tomadas por los miembros del comiteacute de Excedentes de Liquidez y que son de estricto cumplimiento
22 Tipos Documentales Acta
Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 1163 de 2016 (diciembre 22) ldquoPor la cual se actualiza y modifica el reglamento del Comiteacute de Seguimiento y Control para el manejo de Excedentes de Liquidez del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras
150
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
disposicionesrdquo
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1150 de 2007 por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con recursos puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 2768 de 2012 por el cual se reglamenta la constitucioacuten y funcionamiento de las cajas menores expedido por el Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DEL INTERIOR Decreto 2893 de 2011 por la cual se establece la Estructura del Ministerio del Interior Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 por medio del cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Decreto anual de salarios expedido por el Gobierno Nacional
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CERTIFICACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Certificaciones de Pago
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Son tipos documentales que van al respectivo expediente de certificaciones por concepto de pagos efectuados a favor de entidad
22 Tipos Documentales Certificacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
151
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CERTIFICACIONES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Certificaciones por Aprovechamiento Econoacutemico
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Tipos documentales que van al respectivo expediente de certificaciones por concepto de aprovechamiento econoacutemico
22 Tipos Documentales Certificacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CUENTAS BANCARIAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CUENTAS BANCARIAS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Son tipos documentales de autorizacioacuten de apertura de cuanta SHD
22 Tipos Documentales Solicitud autorizacioacuten apertura cuenta SHD
Comunicacioacuten oficial de autorizacioacuten de apertura de cuenta
Comunicacioacuten oficial enviada a la entidad financiera solicitando la apertura de la cuenta
Comunicacioacuten oficial enviada con la documentacioacuten de apertura de cuenta
Tarjeta de registro de firmas (Copia)
Comunicacioacuten oficial de justificacioacuten de cancelacioacuten de cuenta bancaria
Comunicacioacuten oficial solicitando el certificado de saldo de la cuenta
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02112018
152
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CUENTA DIARIA
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo CUENTA DIARIA
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que presenta los saldos de las cuentas bancarias de la entidad asiacute como los movimientos efectuados por la tesoreriacutea en un diacutea determinado Traacutemite de pagos elaboracioacuten boletiacuten diario de tesoreriacutea expedicioacuten de certificados y conciliaciones bancarias de tesoreriacutea
22 Tipos Documentales Boletiacuten Diario de Tesoreriacutea (Reporte)
Reporte pagos por tipo de pago
Movimientos por tipo de operacioacuten traslados bancarios
Movimientos por tipo de operacioacuten notas bancarias
Ingresos por tipo de operacioacuten
Movimientos por tipo de operacioacuten -general
Conciliacioacuten- cuentas reciprocas
Saldos bancarios
Recibos de caja
Recibos de caja
Consignaciones bancarias
traslados bancarios
Comprobante de egreso
Orden de pago
Soporte de pago de aportes parafiscales
Facturas
Cuentas de cobro
Contrato (copia)
Poacuteliza
Acta de inicio
Acta parcia o final
Denuncia de peacuterdida o hurto de cheque efectuada por el beneficiario
Comunicacioacuten oficial firmada por el beneficiario solicitando el nuevo giro
Certificacioacuten cuenta bancaria
Orden de tesoreriacutea
Reporte de operacioacuten bancaria exitosa
Relaciones de autorizacioacuten de pagos de noacutemina
Recibo de consignacioacuten de pago de embargo
Certificado de Registro Presupuestal y Disponibilidad Presupuestal
Soporte de causacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 965 de 2005
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Traacutemite de pagos elaboracioacuten de boletiacuten diario de tesoreriacutea expedicioacuten
153
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de certificados y conciliaciones bancarias de tesoreriacutea Recuperado de httpwwwcontaduriagovcoco
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el plan general de la contabilidad puacuteblica y el manual de procedimientos del reacutegimen de contabilidad puacuteblica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL EMBARGOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo EMBARGOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que relaciona los embargo que llegan a la entidad para hacer los respectivos descuentos
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida informando el embargo
Comunicacioacuten interna solicitando informacioacuten si el demandado tiene viacutenculo contractual
Comunicacioacuten interna sonde se informa la fijacioacuten de la cuota a desembolsar
Comunicacioacuten oficial informando el desembargo
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CORTE CONSTITUCIONAL Sentencias C-710-96 C-372-98 y C-589-95 de la Corte Constitucional Colombia MINISTERIO DE L TRABAJO El artiacuteculo 127 del Coacutedigo Laboral Capiacutetulo V artiacuteculos 154 al 156 del Coacutedigo Sustantivo del Trabajo modificados por la ley 11 de 1984
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene los informes excepcionales requeridos en un periodo por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones
22 Tipos Documentales Informe de Tesoreriacutea a la Contraloriacutea Distrital
Informe de Tesoreriacutea a la Contraloriacutea General
Reporte de Saldos de cuentas a la Secretariacutea Distrital
154
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de Hacienda
Informe de Estados de Tesoreriacutea a la Direccioacuten Distrital de Impuestos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
02102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informe al Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotaacute por retenciones de los contratos de obra
Informe SISARC (electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
155
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
12 Tiacutetulo Control de Entrega de Cheques
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Libro que radica el Control de Entrega de Cheques el cual ya no lleva la entidad
22 Tipos Documentales Libro de entrega de cheques
Ceacutedula de ciudadaniacutea
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 3 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Instrumento de gestioacuten financiera mediante el cual se verifica y aprueba el monto maacuteximo mensual de fondos disponibles para las entidades financiadas con los recursos del Distrito
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial recibida de la Tesoreriacutea Distrital dando la instruccioacuten y lineamientos par a la elaboracioacuten del PAC de la vigencia
Comunicacioacuten interna informando y solicitando la proyeccioacuten del PAC
Comunicacioacuten interna enviando la proyeccioacuten del PAC
Proyecto PAC
Comunicacioacuten oficial enviada a la oficina de Planeacioacuten Financiera de la Direccioacuten Distrital de Tesoreriacutea remitiendo el consolidado del PAC con sus soportes
Comunicacioacuten oficial recibida de la oficina de Planeacioacuten Financiera con la aprobacioacuten del PAC para el IDRD
Soporte del PAC - SISPAC (Electroacutenico)
Comunicacioacuten oficial interna de solicitud de la reprogramacioacuten del PAC
Informe programa anual mensual izado de caja SISPCAC
Compensaciones entre fuentes
Comunicacioacuten interna PAC no ejecutado
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE HACIENDA Resolucioacuten No SDH-000295 24
156
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
DE NOVIEMBRE DE 2017 Por medio de la cual se establecen los procedimientos en relacioacuten con la distribucioacuten consolidacioacuten seguimiento y control del Programa Anual Mensualizado de Caja mdash PAC del Distrito Capital Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE HACIENDA Circular DDT 10 DE 2018 Programacioacuten y presentacioacuten del PAA ante el CONFIS para la vigencia 2019
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL REGISTRO DE LIQUIDACIOacuteN DE ESPECTACULOS PUacuteBLICOS
1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo REGISTRO DE LIQUIDACIOacuteN DE ESPECTACULOS PUacuteBLICOS
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Tipo documental que registra la liquidacioacuten de espectaacuteculos puacuteblicos y los soportes del evento (venta boleteriacutea pago de impuestos poacutelizas entre otros
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial Recibida por parte del interesado en realizar el evento
Fotocopia o soporte Cheque
Fotocopia o soporte Poacuteliza
Paz y Salvo
Certificacioacuten del concesionario para la venta de la boleteriacutea
Certificacioacuten del empresario boleteriacutea vendida y devuelta
Planilla de Liquidacioacuten del Impuesto por Espectaacuteculos puacuteblicos
Consignacioacuten bancariacutea del Impuesto por Espectaacuteculos Puacuteblicos (copia)
Informe de los espectaacuteculos puacuteblicos
Informe Trimestral de Espectaacuteculos Puacuteblicos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
04102018
34 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - SISTEMAS AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COPIAS DE SEGURIDAD Y RESPALDO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo COPIAS DE SEGURIDAD Y RESPALDO
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
157
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
21 Alcance y Contenido Son las copias de seguridad respaldo copy backup copia de respaldo copia de reserva (del ingleacutes backup) en ciencias de la informacioacuten e informaacutetica de los datos originales que se realiza con el fin de disponer de un medio para recuperarlos en caso de su peacuterdida
22 Tipos Documentales NA
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 1 antildeo
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total y Medio Tecnoloacutegico
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 en particular los Artiacuteculos 11 18 y 19 Colombia INCONTEC Norma NTC ISO IEC 270012013 Anexo A12 Especifica los requisitos a cumplir para implantar un SGSI Colombia INCONTEC Norma NTC ISO IEC 270022013 coacutedigo de buenas praacutecticas para la gestioacuten de la seguridad SGSI
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MANTENIMIENTO TEacuteCNICO DE SOFTWARE Y HARDWARE 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo MANTENIMIENTO TEacuteCNICO DE SOFTWARE Y HARDWARE
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el Programa de mantenimiento (Electroacutenico) de los equipos (Hardware) y sistemas (Software) de la entidad
22 Tipos Documentales Programa de mantenimiento (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SOPORTE TEacuteCNICO DE SOFTWARE Y HARDWARE 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo SOPORTE TEacuteCNICO DE SOFTWARE Y HARDWARE
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra las solicitudes de servicio o soporte teacutecnico (correo electroacutenico) en la mesa de ayuda (GLPI) qie asigna automaacuteticamente un coacutedigo de soporte incluye la respectiva solucioacuten dada
158
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
22 Tipos Documentales Solicitud de servicio o soporte teacutecnico (correo electroacutenico)
Registro de solicitud de soporte teacutecnico (mesa de ayuda-GLPI)
Soporte teacutecnico (solucioacuten)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
4 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE PARQUES ndash DESPACHO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene los informes excepcionales requeridos por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos
159
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de informacioacuten hechos por otras entidades puacuteblicas yo privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido
Informe resumen de las actividades realizadas por la Subdireccioacuten Teacutecnica de Parques en cumplimiento de su misioacuten institucional
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten
10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
160
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Proyectos de Sostenibilidad del Sistema Distrital de Parques
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente en el que se registra la formulacioacuten del proyecto y el seguimiento de cada uno de los proyectos formulados por la entidad en temas de mantenimiento de los nuevos parques construidos yo rehabilitados asiacute como disponer los parques en buenas condiciones para realizar las actividades y programas de recreacioacuten deporte y actividad fiacutesica
22 Tipos Documentales Formulacioacuten del Proyecto Seguimiento a proyectos formulados
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 078 de 2002 Por el cual se dictan normas para la Administracioacuten y sostenibilidad del sistema de parques Distritales Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 352 de 2008 Por el cual se dictan normas para la Administracioacuten y sostenibilidad del sistema de parques Distritales Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto 456 de 2013 ldquoPor el cual se adopta el Marco Regulatorio de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico en el Distrito Capital de Bogotaacuterdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 190 de 2004 POT Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten No 277 del 2007 33810 por la cual se adopta y modifica el manual de aprovechamiento econoacutemico Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 321 de julio 24 de 2002 mediante la cual se establece el Programa de mantenimiento y preservacioacuten de los parques de escala Regional Metropolitana y Zonal de Bogotaacute Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 353 de julio 30 de 2003 por la cual se adopta el Programa para el mantenimiento dotacioacuten administracioacuten y preservacioacuten de los parques vecinales y de bolsillo del Distrito Capital
43 Fecha (s) de la 11102018
161
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
descripcioacuten (es)
41 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE PARQUES - ADMINISTRACIOacuteN DE ESCENARIOS AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten de los Parques
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que informa y registra los seguimientos realizados a los parques en temas relacionados con el mantenimiento de ceacutesped aseo residuos vigilancia piscinas fumigacioacuten entre otros
22 Tipos Documentales Control de ceacutesped y mantenimiento de zonas verdes
Control de aseo y residuos soacutelidos
Planilla control personal de aseo
Control de personal de vigilancia
Control de fumigacioacuten en parques y escenarios
Control mantenimiento piscinas Control de lagos y fuentes
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten
20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Estabilidad de Obra
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra el seguimiento a las obras de contratos o proyectos de parques finalizados con poacutelizas de estabilidad yo calidad de obra con el fin de verificar las condiciones de
162
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
infraestructura para el adecuado uso de la comunidad
22 Tipos Documentales Programacioacuten de visitas estabilidad de obra
Acta de visita por estabilidad de obra
Comunicacioacuten oficial enviada al contratista e interventor notificando las fallas
Comunicacioacuten oficial recibida de aceptacioacuten de responsabilidad o descargos
Comunicacioacuten oficial interna solicitando la declaracioacuten de siniestro
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD Procedimiento Estabilidad de Obra Seguimiento a contratos de obras y proyectos en zonas de cesioacuten finalizados con poacutelizas de estabilidad
42 Reglas o Normas CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA DE 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 80 de 1993 artiacuteculos 4 25 y 77 Por el cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1150 de 2007 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por el cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de 2011 Artiacuteculo 86 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 410 de 1971 Por el cual se expide el Coacutedigo de Comercio ldquoTiacutetulo V Del Contrato de Segurordquo Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 734 de 2012 Por el cual se reglamente el Estatuto General de la Administracioacuten Puacuteblica y se dictan otras disposiciones Tiacutetulo V Garantiacuteas en la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 19 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones procedimientos y traacutemites innecesarios existentes en la Administracioacuten Puacuteblica Artiacuteculo 21ordf De la publicacioacuten de los actos y sentencias sancionatorias Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1510 de 2013 Por el cual se reglamente el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Artiacuteculo 116 Garantiacutea de cumplimiento Numeral 5 Estabilidad y calidad de la obra En este amparo cubre a la Entidad Estatal de los perjuicios ocasionados por cualquier tipo de dantildeo o deterioro imputable al contratista sufrido por la obra entregada a satisfaccioacuten
163
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 545 de 2016 Por el cual se establece el procedimiento para la entrega material y la titulacioacuten de las zonas de cesioacuten y bienes destinados al uso puacuteblico y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Mantenimiento de Parques y Escenarios
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las visitas de seguimiento a los parques con el cual se diagnostica el estado de cada uno de ellos y los servicios solicitados para su mantenimiento de acuerdo a la priorizacioacuten
22 Tipos Documentales Programa de visitas de diagnoacutestico
Ficha de Informacioacuten de parques
Solicitud de Mantenimiento
Diagnoacutestico de parques
Registro del diagnoacutestico de parques en aplicativo (acceso)
Matriz de priorizacioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 078 de 2002 Por el cual se dictan normas para la Administracioacuten y sostenibilidad del sistema de parques Distritales Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 352 de 2008 Por el cual se dictan normas para la Administracioacuten y sostenibilidad del sistema de parques Distritales Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto 456 de 2013 ldquoPor el cual se adopta el Marco Regulatorio de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico en el Distrito Capital de Bogotaacuterdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 190 de 2004 POT Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten No 277 del 2007 33810 por la cual se adopta y modifica el manual de aprovechamiento econoacutemico Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 321 de julio 24 de 2002 mediante la cual se establece el Programa de mantenimiento y preservacioacuten de los parques de escala Regional Metropolitana y Zonal de Bogotaacute Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 353 de julio 30 de 2003 por la cual se adopta el Programa para el mantenimiento dotacioacuten administracioacuten y preservacioacuten de los parques vecinales y de bolsillo del Distrito Capital
164
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
42 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE PARQUES - PROMOCIOacuteN DE SERVICIOS AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ALIANZAS ESTRATEacuteGICAS PARA EL APROVECHAMIENTO ECONOacuteMICO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ALIANZAS ESTRATEacuteGICAS PARA EL APROVECHAMIENTO ECONOacuteMICO
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra las actividades necesarias para gestionar recursos adicionales requeridos para la realizacioacuten de eventos recreativos y deportivos organizados por el IDRD a traveacutes de Alianzas Estrateacutegicas con las diferentes empresas u organizaciones
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna para solicitar alianza con la empresa privada
Comunicacioacuten interna con la programacioacuten anual de los eventos
Programa anual de eventos
Fichas Teacutecnicas
Propuesta comercial
Acta de visita comercial
Carta de compromiso
Acta de Entrega de elementos
Comunicacioacuten interna notificando los bienes de consumo
Comunicacioacuten Oficial enviada de agradecimiento
Comunicacioacuten oficial enviada notificando la sancioacuten
Matriz de empresas contactadas comercialmente (electroacutenico)
Informe consolidado
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
165
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Artiacuteculo 60 - Estabilidad de Obra Colombia COLDEPORTES - UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA Poliacutetica Puacuteblica del Deporte Recreacioacuten y Actividad Fiacutesica del 2009 al 2019 aprobada el 29 de octubre del 2009 Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto 456 de 2013 Por el cual se adopta el marco regulatorio del aprovechamiento econoacutemico del espacio puacuteblico en el Distrito Capital teniendo en cuenta la suspensioacuten provisional del Decreto 364 de 2013 Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto Distrital 215 de 2005 Por el cual se adopta el Plan Maestro del Espacio Puacuteblico para Bogotaacute Distrito Capital y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto Distrital 603 de 2007 Por el cual se actualiza la Cartilla de Mobiliario Urbano de Bogotaacute DC adoptada mediante Decreto Distrital 170 de 1999 y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE CULTURA RECREACIOacuteN Y DEPORTE Decreto 229 de 2015 Por medio del cual se adopta la Poliacutetica Puacuteblica de Deporte Recreacioacuten Actividad Fiacutesica Parques y Escenarios para Bogotaacute Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE CULTURA RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 234 de 2014 Por el cual se adoptan el Protocolo Interinstitucional y la Formula de Retribucioacuten del Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico de Bogotaacute DC - Modalidad Corto Plazo Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten de Direccioacuten General 277 de 2007 Por medio de la cual se adopta el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico de los Espacios Puacuteblicos Administrados por el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte - IDRD Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 583 de 2008 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 338 de 2010 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico de los Espacios Puacuteblicos administrados por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 062 de 2013 por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 316 de 2013 por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del
166
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 137 de 2014 Por medio de la cual se adopta el Manual de Contratacioacuten del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte ndash IDR Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 190 de 2015 Por medio de la cual se deroga la Resolucioacuten No 018 de fecha 17 de Enero de 2014 y se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio puacuteblico administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 046 de 2015 Por el cual el IDRD adoptan el Protocolo Interinstitucional y la Formula de Retribucioacuten del Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico de Bogotaacute DC - Modalidad Corto Plazo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PRESTAMO DE USO DE PARQUES Y ESCENARIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo PRESTAMO DE USO DE PARQUES Y ESCENARIOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene las actividades necesarias para el traacutemite del Preacutestamo de uso de moacutedulos ubicados en parques o escenarios administrados por el IDRD
22 Tipos Documentales Solicitud de preacutestamo de uso temporal del espacio puacuteblico
Proyecto Manejo de ocupacioacuten temporal del espacio puacuteblico
Soportes para el permiso o contrato
Preacutestamo del espacio puacuteblico administrado por el IDRD
Comunicacioacuten oficial recibida aceptando las condiciones del permiso
Acta de entrega y recibo del parque y escenario
Acta de recibo de uso temporal de parque y escenario
Informe de seguimiento
Garantiacuteas (cuando aplique)
Paz y salvo
Contrato o convenio (copia) Comprobante de pago
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 3075
167
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
de 1997 Por la cual se reglamenta parcialmente la Ley 9 del 1979 (medidas sanitarias) y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto Distrital 190 de 2004 Por medio del cual se compilan las disposiciones contenidas en los Decretos Distritales 619 de 2000 y 469 de 2003 (artiacuteculo 6 y 13) Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 463 de 2003 Por el cual se reglamenta la administracioacuten el mantenimiento y el aprovechamiento econoacutemico del espacio puacuteblico construido y sus usos temporales en Bogotaacute Distrito Capital (artiacuteculos 15 19 21 y 24) Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 277 de 2007 Por medio de la cual se adopta el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico de los Espacios Puacuteblicos Administrados por el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte - IDRD Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 583 del 2008 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 338 de 2010 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico de los Espacios Puacuteblicos administrados por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 316 de 2013 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 018 de 2014 Por medio de la cual se deroga la resolucioacuten 62 del 5 de febrero de 2013 y se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico Administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACUERDOS DE GESTIOacuteN SOCIAL EN PARQUES Y ESCENARIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ACUERDOS DE GESTIOacuteN SOCIAL EN PARQUES Y ESCENARIOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Establecer las actividades requeridas para realizar apoyo social en los procesos de disentildeo construccioacuten y mantenimiento de parques con el fin de promover la participacioacuten de la comunidad en general en relacioacuten con la Sostenibilidad integral del Sistema Distrital de Parques
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna Solicitando Apoyo Social
Comunicacioacuten Oficial externa Solicitando Apoyo Social
Comunicacioacuten Interna designando al profesional de
168
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Apoyo Social
Comunicacioacuten Oficial Enviada dando respuesta a la solicitud de Apoyo Social
Ficha de caracterizacioacuten social del parque
Piezas comunicacionales
Acta de la reunioacuten con la Comunidad para presentar la vocacioacuten definida para el parque
Acta de la reunioacuten con la Comunidad para desarrollar el taller participativo
Encuesta de percepcioacuten de la comunidad
Informe de anaacutelisis de las encuestas para definir la caracterizacioacuten del parque
Acta de la reunioacuten con la Comunidad para proyectar un Acuerdo ciudadano
Comunicacioacuten interna remitiendo el Acuerdo Ciudadano al Subdirector Teacutecnico de Parques para su revisioacuten y aprobacioacuten
Acuerdo Ciudadano
Acta de la reunioacuten con el contratista para establecer la condicioacuten de la obra
Acta de la reunioacuten sostenida entre el contratista de la obra y la Comunidad
Acta de reunioacuten con el contratista para hacerle entrega de la informacioacuten general del proyecto
Acta de la reunioacuten del contratista con la Comunidad para hacer el informe de los avances de la obra
Acta de la reunioacuten del comiteacute Veedor
Acta de la reunioacuten del comiteacute teacutecnico de la obra
Acuerdo Ciudadano para el disentildeo la construccioacuten y el sostenimiento de la obra
Ficha de caracterizacioacuten y seguimiento del parque
Convocatoria a la reunioacuten informativa donde se presentaraacute la propuesta de gestioacuten social enfocada a la problemaacutetica real
Acta de reunioacuten informativa con la comunidad
Acta de mesas de trabajo para la elaboracioacuten del Acuerdo Ciudadano
Ficha de diagnoacutestico y de seguimiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 850 de 2003 Por medio de la cual se reglamentan las veeduriacuteas ciudadanas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 263 de 2003 Por el cual se reglamentan los artiacuteculos 6deg y 10deg del Acuerdo Distrital 078 de 2002 que dictoacute normas para la Administracioacuten y Sostenibilidad del Sistema Distrital de Parques Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto
169
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Distrital 215 de 2005 Por medio del cual se adopta el plan maestro de Espacio Puacuteblico para Bogotaacute Distrito Capital y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 308 de 2006 Por el cual se adopta el Plan Maestro de Equipamientos Deportivos y Recreativos para Bogotaacute Distrito Capital Tiacutetulo III Poliacutetica de gestioacuten para la sostenibilidad Capitulo II Estrategia de Gestioacuten Social Modificado parcialmente por el Decreto Distrital 484 de 2007 Por el cual se modifican los Decretos Distritales 308 de 2006 (Plan Maestro de Equipamientos Deportivos y Recreativos) y 897 de 2000 (Planes de Reordenamiento) Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE GOBIERNO Decreto 448 de 2007 Por el cual se crea y estructura el Sistema Distrital de Participacioacuten Ciudadana
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11252018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes Acuerdo 0782002 y 352 de 2008
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Esta es una tipologiacutea documental de contratos y Acuerdos que van incluidos en el respetivo expediente del contrato
22 Tipos Documentales Informes
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DISTRITO CAPITAL - Acuerdo 078 de 2002 Por el cual se dictan normas para la administracioacuten y sostenibilidad del Sistema de Parques Distrital Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DISTRITO CAPITAL Acuerdo 352 de 2008 Por medio del cual se adoptan las medidas de optimizacioacuten tributaria en los impuestos de vehiacuteculos automotores delineacioacuten urbana predial unificado y plusvaliacutea en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
5 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndash
DEPORTES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Reunioacuten de Deporte
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos
170
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
adquiridos en las diferentes sesiones de este comiteacute en cumplimiento a las funciones misionales
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Informes excepcionales que son requeridos por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas yo privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes
171
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten
Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido
Documento que consolida las actividades desarrolladas durante el periodo solicitado puede ser mensual bimensual trimestral y el consolidado anual
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten
10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones
172
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11252018
51 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashDEPORTES - ALTO RENDIMIENTO DEPORTIVO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de la Comisioacuten Teacutecnica de Rendimiento Deportivo
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos adquiridos en las diferentes sesiones de este comiteacute en cumplimiento a las funciones misionales
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 406 del 2013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011
42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten No 405 de 2011 del - Por la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el programa de rendimiento deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paraliacutempicos Nacionales y eventos del Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la Resolucioacuten No 203 de 2009
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute Primario
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos adquiridos en las diferentes sesiones del comiteacute primario
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
173
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 406 del 2013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011 Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten No 405 de 2011 Por la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el programa de rendimiento deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paraliacutempicos Nacionales y eventos del Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la Resolucioacuten No 203 de 2009
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas de Equipos Multidisciplinarios
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos adquiridos en las diferentes sesiones de este comiteacute en cumplimiento a las funciones misionales de los equipos multidisciplinarios que participan en las diferentes disciplinas del deporte
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 406 de 013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011
42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 406 del 2013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011 Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten No 405 de 2011 Por la cual se
174
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
actualiza la estructura y se reglamenta el programa de rendimiento deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paraliacutempicos Nacionales y eventos del Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la Resolucioacuten No 203 de 2009
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL HISTORIAS CLINICAS DEPORTIVAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo HISTORIAS CLINICAS DEPORTIVAS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Es un documento privado obligatorio y sometido a reserva en el cual se registran cronoloacutegicamente las condiciones de salud de un atleta los actos meacutedicos y los demaacutes procedimientos ejecutados por el equipo de salud interdisciplinario que interviene en su atencioacuten Dicho documento uacutenicamente puede ser conocido por terceros previa autorizacioacuten del usuario o en los casos previstos por la ley
22 Tipos Documentales Listado de Atletas
Formulario Meacutedico
Formato de evaluacioacuten antropomeacutetrica
Formato historia nutricional
Formato Evaluacioacuten Fisioterapeacuteutica e Historia Cliacutenica
Guiacutea de manejo y procedimientos
Hoja de Evolucioacuten
Libro de control de historias cliacutenicas
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes NA
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIOacuteN SOCIAL Y LA MINISTERIO DE CULTURA Resolucioacuten 839 de 2017 Por la cual se modifica la Resolucioacuten 1995 de 1999 y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 23 de 1981 ndash Coacutedigo de eacutetica
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTERVENCIOacuteN PSICOSOCIAL AL ATLETA 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo INTERVENCIOacuteN PSICOSOCIAL AL ATLETA
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento privado obligatorio y sometido a reserva en el cual se registran cronoloacutegicamente las condiciones de salud psicosociales de un atleta los actos meacutedicos y los demaacutes procedimientos ejecutados en la Valoracioacuten Psicosocial del atleta Dicho documento uacutenicamente puede ser conocido por
175
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
terceros previa autorizacioacuten del usuario o en los casos previstos por la ley
22 Tipos Documentales Valoracioacuten Psicosocial
Anaacutelisis Teacutecnico del Atleta
Registro Uacutenico del Deportista - RUD
Visita domiciliaria
Formato Intervencioacuten cultural y cohesioacuten
Acompantildeamiento a competencias
Orientacioacuten educativa Acta de reunioacuten donde se informa que el atleta no
presenta riesgo psicosocial
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 406 de 013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 181 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
2811102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Plan de Mantenimiento de Equipos de Medicioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene el Plan de Mantenimiento de Equipos de Medicioacuten deportiva
22 Tipos Documentales Plan de Mantenimiento de Equipos de Medicioacuten
Comunicacioacuten interna solicitando la contratacioacuten del servicio
Certificacioacuten de Calibracioacuten del equipo
Reporte de mantenimiento
Hoja de vida del equipo
Formato Preimpreso de Elementos Devolutivos Reporte de mantenimiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 6 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
176
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 181 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
28112018
52 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashDEPORTES - APOYO A ORGANISMOS DEPORTIVOS
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL APOYO A ORGANISMOS DEPORTIVOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo APOYO A ORGANISMOS DEPORTIVOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene los documentos necesarios para la aprobacioacuten de un Club Deportivo conforme a las Resolucioacuten establecida por el IDRD
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial enviada de solicitud del plan de accioacuten y documentos al organismo deportivo del sector asociado
Acta de Aprobacioacuten
Lista de verificacioacuten de documentos de apoyo
Concepto teacutecnico deportivo
Comunicacioacuten interna solicitando elaboracioacuten convenio yo contrato
Solicitud d apoyo e inversioacuten
Descripcioacuten de la inversioacuten yo apoyo solicitado y aprobado
comunicacioacuten oficial enviada informando aprobacioacuten de apoyos yo inversioacuten
Certificacioacuten de revisioacuten de legalizacioacuten de cuentas Certificacioacuten de cumplimiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Decreto 1228 de 1995 (julio 18) Diario Oficial No 41933 de 18 de julio de 1995 Por el cual se revisa la legislacioacuten deportiva vigente y la estructura de los organismos del sector asociado con objeto de adecuarlas al contenido de la Ley 181 de 1995 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2150 de 1995 Por el cual se suprimen y reforman regulaciones procedimientos o traacutemites innecesarios existentes en la Administracioacuten Puacuteblica Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 266 de 2000 (febrero 22) Diario Oficial No 43906 del 22 de febrero de 2000 Por el cual se dictan normas para suprimir y reformar las regulaciones traacutemites y procedimientos
177
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2845 de 1984 (noviembre 23) Diario Oficial No 36817 de 24 de diciembre de 1984 MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL por el cual se dictan normas para el ordenamiento del deporte la educacioacuten fiacutesica y la recreacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2845 de 1984 (noviembre 23) Diario Oficial No 36817 de 24 de diciembre de 1984 por el cual se dictan normas para el ordenamiento del deporte la educacioacuten fiacutesica y la recreacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 886 de 1976 (mayo 10) Por el cual se reglamenta la actividad de los deportistas aficionados y el funcionamiento de sus clubes deportivos
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
53 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashDEPORTES - FOMENTO Y DESARROLLO DEPORTIVO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ORGANIZACIOacuteN DE CERTAMENES DEPORTIVOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo ORGANIZACIOacuteN DE CERTAMENES DEPORTIVOS
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra las actividades y certaacutemenes deportivos planeados organizados y ejecutados por el Instituto con el fin de obtener un resultado o logro en su misionalidad
22 Tipos Documentales Plan de Accioacuten
Comunicacioacuten interna remitiendo observaciones
Ficha de evaluacioacuten teacutecnica de proyectos
Comunicacioacuten interna remitiendo la viabilizacioacuten
Comunicacioacuten interna remitiendo documentos al aacuterea de Apoyo a la Contratacioacuten
Comunicacioacuten interna remitiendo observaciones al plan de accioacuten
Comunicacioacuten interna remitiendo concepto teacutecnico
Concepto teacutecnico
Ejecucioacuten del servicio
Informes y memorias
Comunicacioacuten interna informando incumplimiento
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia ndash INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE ndash IDRD RESOLUCIOacuteN 599 DE 2009 (Diciembre 14) Por la cual se Promulga la Carta Fundamental para la Organizacioacuten de los Juegos Distritales Recreativos y Deportivos Comunales de Bogotaacute DC
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 181 de Enero
178
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
18 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del Deporte la Recreacioacuten el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea El Sistema Nacional del Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE ndashIDRD Resolucioacuten 599 DE 2009 (Diciembre 14) Por la cual se Promulga la Carta Fundamental para la Organizacioacuten de los Juegos Distritales Recreativos y Deportivos Comunales de Bogotaacute DC
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa Escuelas Deportivas
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Contiene el plan de accioacuten a desarrollar y el seguimiento de todo lo relacionado con las escuelas deportivas
22 Tipos Documentales Plan de accioacuten Programa de Escuelas Deportivas
Plan de Accioacuten Aacuterea de Deportes
Proyecto de Escuelas Solicitud
Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico
Comunicacioacuten Oficial o Correo electroacutenico informando sobre la conveniencia de realizar o no la actividad
Comunicacioacuten Interna solicitando la elaboracioacuten del convenio o contrato
Control de seguimiento (Excel)
Convenio Contrato
Entrevista de Verificacioacuten de habilidades personas naturales
Comunicacioacuten Interna solicitando la celebracioacuten del contrato
Contrato de prestacioacuten de servicios legalizado
Acta de inicio Convenio Contrato
Acta de Reunioacuten
Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico solicitando el plan de accioacuten
Plan de Accioacuten de Escuelas Deportivas
Comunicacioacuten oficial solicitando ajustes al plan de accioacuten
Acta de reunioacuten
Programa Pedagoacutegico y metodoloacutegico
Revisioacuten Teacutecnica del Programa Pedagoacutegico y Metodologiacutea
Acta de Reunioacuten
Vista de verificacioacuten teacutecnica ndash pedagoacutegica
Informe de Actividades
Control de asistencia mensual a clases
Concepto del Supervisor del Contrato IDRD
Comunicacioacuten Oficial enviada donde se informa el incumplimiento de las obligaciones del contrato
Informe Ejecutivo Final
179
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD-
42 Reglas o Normas Colombia COLDEPORTES Acuerdo No 000058 del 25 de abril de 1991 ldquoPor la cual se crea el Proyecto lsquoEscuelas de Formacioacuten Deportivarsquo y se asigna la sede para la direccioacuten de las mismas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 181 de 1995 Los entes deportivos departamentales y municipales coordinaraacuten y promoveraacuten la ejecucioacuten de programas recreativos para la comunidad en asocio con entidades puacuteblicas o privadas que adelanten esta clase de programas en su respectiva jurisdiccioacuten ver artiacuteculo 7 Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE ndashIDRD Resolucioacuten 299 de 2009 ldquopor medio de la cual se establece los requisitos procedimientos y reglamentos para otorgar supervisar suspender y cancelar el Aval Deportivo en las Escuelas Deportivasrdquo Colombia COLDEPORTES Resolucioacuten 001909 de 1991 Por la cual se reglamenta el proyecto de Escuelas de Formacioacuten
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa Mueacutevete Bogotaacute
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene el seguimiento y las actas suscritas del desarrollo y ejecucioacuten del Programa Mueacutevete Bogotaacute
22 Tipos Documentales Plan de trabajo de actividades
Matriz Instituciones amigas
Control de procedimientos
Agenda Mueacutevete Bogotaacute
Acta de visita caracterizacioacuten
Acta de visita seguimiento y control
Control asistencia Mueacutevete Bogotaacute
Planificacioacuten y ejecucioacuten del servicio
Toma datos RAFI Digitacioacuten datos RAFI
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1355 de 2009 ldquoPor medio de la cual se define la obesidad y las enfermedades croacutenicas no transmisibles asociadas a esta como una prioridad de salud puacuteblica y se adoptan medidas
180
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
para su control atencioacuten y prevencioacutenrdquo Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2771 de 2008 ldquoPor el cual se crea la Comisioacuten Nacional Intersectorial para la coordinacioacuten y orientacioacuten superior del fomento desarrollo y medicioacuten de impacto de la actividad fiacutesicardquo Colombia MINISTERIO DE SALUD Plan Decenal de Salud Puacuteblica PDSP 2012 ndash 2021 Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 498 de 2012 ldquoPor medio del cual se establecen estrateacutegias integrales de promocioacuten de alimentacioacuten saludable y de actividad fiacutesica que mejoren la calidad de vida y salud de la poblacioacuten expuesta ao con problemas de sobrepeso y obesidad del Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Apoyo Teacutecnico y Metodoloacutegico al Atleta
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que contiene las Actas de Reunioacuten de sustentacioacuten Plan de Accioacuten y las solicitud revisioacuten y sustentacioacuten de la incorporacioacuten de atletas al Programa de Rendimiento -RUD las visitas teacutecnicas y seguimiento a las actividades programadas desempentildeo y evolucioacuten del atleta o equipo en el evento deportivo y el anaacutelisis de los macrociclos
22 Tipos Documentales Actas de Reunioacuten de sustentacioacuten Plan de Accioacuten
Formato Plan Graacutefico de Entrenamiento
Control Mensual de Entrenamiento Reporte de Asistencia de Atletas a Entrenamientos (Pago Transporte)
Visita Teacutecnica
Plan Competencias
Informe Teacutecnico de Competencia (por cada agrupacioacuten deportiva)
Comunicacioacuten Interna Solicitando el ingreso del Atleta
Postulacioacuten de Atletas al Programa de Rendimiento
RUD
Solicitud de entrada del atleta al programa de Rendimiento Deportivo
Postulacioacuten de Atletas al Programa de Rendimiento
Registro Teacutecnico Individual por Semestre
Acta de reunioacuten de Aprobacioacuten de entrada o permanencia en el Programa
Anaacutelisis Teacutecnico Programa Rendimiento Deportivo
Comunicacioacuten Oficial informando aprobacioacuten o no al Programa de Rendimiento Deportivo
Anaacutelisis de Cumplimiento Macrociclo
Evaluacioacuten Cuantitativa y Cualitativa de Entrenadores Informe final
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
181
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 181 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 406 de 2013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos para nacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten 405 de 2011
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
6 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndash RECREACIOacuteN
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Acta Reunioacuten de Recreacioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos adquiridos en las diferentes sesiones de este oacutergano decisorio en cumplimiento a las funciones asignadas en acto administrativo
22 Tipos Documentales Actas Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Informes excepcionales que son requeridos por entidades
182
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes Otras Entidades
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
183
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten
Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido
Registra los resuacutemenes ejecutivos del aacuterea que recopilan los datos maacutes relevantes sobre el trabajo realizado a lo largo de cada antildeo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten
10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
27112018
61 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash RECREACIOacuteN COMUNITARIA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Recreacioacuten Comunitaria
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Registra la planificacioacuten y ejecucioacuten del programa comunitario con el fin de garantizar el derecho a la recreacioacuten a los ciudadanos que integran sectores poblacionales vulnerables
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
Ficha Teacutecnica (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico)
Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
184
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD-
Acuerdo 4 de Febrero 8 de 1978 42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA 1991
Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 181 de Enero 18 de 1995 por el cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
62 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash PERSONAS MAYORES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Recreacioacuten para Personas Mayores
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Registra el programa y evidencia la participacioacuten del adulto mayor en actividades recreativas que posibiliten su bienestar integral el mantenimiento y fortalecimiento de destrezas habilidades actitudes y aptitudes propias de una persona mayor
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
Ficha Teacutecnica (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico) Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DC Acuerdo 44 del 2001 ldquoPor el cual se adiciona el Acuerdo 06 de 1997rdquo ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 936 de 1998 ldquoPor el cual se modifica el artiacuteculo 1ordm del Decreto 604 de agosto 5 de 1997rdquo Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DC Acuerdo 06 de 1997 ldquoPor el cual se crea una tarjeta de recreacioacuten y espectaacuteculos puacuteblicos gratuitos a hombres mayores de 60 antildeos y mujeres mayores de 55 antildeosrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 604 del 1997 ldquoPor medio del cual se reglamenta el Acuerdo 6 de 1997rdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
185
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PASAPORTE VITAL 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Pasaporte Vital
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Evidencia las solicitudes del pasaporte vital por parte del interesado la expedicioacuten y entrega de este al adulto mayor para su participacioacuten en las diferentes actividades realizadas desde el Programa de Persona Mayor del Aacuterea de Recreacioacuten
22 Tipos Documentales Inscripcioacuten adulto mayor pasaporte vital
Brochure pasaporte vital
Registro de informacioacuten supercade
Encuesta de satisfaccioacuten del usuario
Informe trimestral
Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico remitiendo el consolidado de los pasaportes vitales y las encuestas de satisfaccioacuten del usuario
Informe consolidado
Acciones de mejora
Matriz de estaacutendares e indicadores de traacutemites y servicios
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 4 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 06 de 1997 Por la cual se crea una tarjeta de recreacioacuten y espectaacuteculos puacuteblicos gratuitos a hombres mayores de 60 antildeos y mujeres mayores de 55 antildeos Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DC Acuerdo No 44 de 2001 Por el cual se adiciona el Acuerdo 06 de 1997 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 604 de 1997 Por medio del cual se reglamenta el Acuerdo 06 de 1997 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 936 de 1998 Por el cual se modifica el artiacuteculo 1ordm del Decreto 604 de agosto 5 de 1997
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
63 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash INFANCIA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Recreacioacuten para la Infancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Contiene el Programa que desarrolla actividades luacutedico - recreativas dirigidas para la poblacioacuten de Primera Infancia (de 0 a 5 antildeos 11 meses) e Infancia (de 6 a 12 antildeos) del Distrito
186
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Capital Las actividades se implementan en diferentes espacios que cubren desde el Sistema Distrital de Parques hasta las instituciones educativas que cuentan con el ciclo vital especificado Igualmente este Programa cuenta con 6 ludotecas ubicadas en diferentes localidades que proporcionan especiacuteficamente atencioacuten a la primera infancia Todas las acciones se realizan en aras de contribuir a la formacioacuten pedagoacutegica
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
Ficha Teacutecnica (Electroacutenica)
Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico)
Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991 Artiacuteculo 52 Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 181 de Enero 18 de 1995 por el cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DE INTEGRACIOacuteN SOCIAL Poliacutetica de infancia y adolescencia en Bogotaacute DC 2011 ndash 2021 COMITEacute OPERATIVO DISTRITAL DE INFANCIA Y ADOLESCENCIA ndash CODIA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
64 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash JUVENTUD AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Recreacioacuten para la Juventud
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Programa orientado a la atencioacuten recreativa de la poblacioacuten joven del Distrito Capital para el mejoramiento de su calidad de vida mantenimiento y fortalecimiento de haacutebitos de vida saludable autonomiacutea participacioacuten socio familiar y liderazgo Las actividades se implementan en diferentes espacios que cubren desde el Sistema Distrital de Parques hasta las instituciones educativas que cuentan con el ciclo vital especificado Igualmente este Programa cuenta con 6 ludotecas ubicadas en diferentes localidades que proporcionan especiacuteficamente atencioacuten a la primera infancia Todas las acciones se realizan en aras de contribuir a la formacioacuten pedagoacutegica
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
187
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Ficha Teacutecnica (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico) Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991 Artiacuteculo 52 Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 181 de Enero 18 de 1995 por el cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DE INTEGRACIOacuteN SOCIAL Poliacutetica de infancia y adolescencia en Bogotaacute DC 2011 ndash 2021 COMITEacute OPERATIVO DISTRITAL DE INFANCIA Y ADOLESCENCIA ndash CODIA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
65 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash PERSONAS CON LIMITACIOacuteN AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Actas Consejos Locales de Discapacidad
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Registra las actas suscritas en las sesiones de los concejos locales de discapacidad y el recuento de las actividades orientadas a garantizar el derecho a la recreacioacuten descanso y diversioacuten para fortalecer los procesos funcionales de integracioacuten familiar y comunitaria de los discapacitados
22 Tipos Documentales Asistencia reuniones interinstitucionales y Consejos Locales de Discapacidad
Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 18 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 505 de 2012 Por medio del cual se modifica el Acuerdo 137 de 2004 por medio del cual se establece el Sistema Distrital de Atencioacuten Integral de personas en condicioacuten de discapacidad en el Distrito Capital y se modifica el Acuerdo 022 de 1999 Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 586 de 2015Modificado por el art 9 Decreto Distrital 548 de 2016 Por medio del cual se modifica parcialmente el Acuerdo
188
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Distrital 505 de 2012 para fortalecer las instancias del Sistema Distrital de Discapacidad y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 455 de 2009 Por el cual se modifica adiciona y reglamente el Decreto Distrital No 627 de 2007 por medio del cual se reformo el Sistema Distrital de Cultura y se establece el Sistema Distrital de Arte Cultura y Patrimonio
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa Recreativos para Personas con Limitacioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Registra los programas dados a las personas en condicioacuten de discapacidad sus familias cuidadores y cuidadoras asiacute como las actividades orientadas a garantizar el uso del derecho a la recreacioacuten al descanso a la diversioacuten para fortalecer los procesos funcionales de integracioacuten familiar y comunitaria
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
Ficha Teacutecnica (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)
Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico)
Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD
42 Reglas o Normas USA NEW YORK NACIONES UNIDAS Convencioacuten sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad y Protocolo Facultativo Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1349 de 2009 ldquoPor medio de la cual se aprueba la Convencioacuten sobre los Derechos de las personas con Discapacidad adoptada por la Asamblea General de la Naciones Unidas el 13 de diciembre de 2006rdquo Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 515 de 2012 ldquoPor medio del cual se modifica el Acuerdo 137 de 2004 ldquoPor medio del cual se establece el Sistema Distrital de Atencioacuten Integral de Personas en condicioacuten de discapacidad en el Distrito Capital y se modifica el Acuerdo 022 de 1999rdquo Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DC Acuerdo 245 de 2006 ldquoPor medio del cual se institucionaliza el mes de las personas en condicioacuten de discapacidad y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Poliacutetica Puacuteblica
De Discapacidad Para El Distrito Capital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 470 de 2007 ldquoPor el cual se adopta la Poliacutetica Puacuteblica de Discapacidad para el Distrito Capitalrdquo
43 Fecha (s) de la 11102018
189
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
descripcioacuten (es)
66 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash EVENTOS METROPOLITANOS AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Programa de Eventos Metropolitanos
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Registra las actividades de espectaacuteculos impactantes que por su calidad cubrimiento e importancia son de intereacutes distrital abarca las diferentes localidades de la ciudad
22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio
Ficha Teacutecnica
Programacioacuten mensual de actividades Programacioacuten mensual de servicios
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 1493 de 2011 ldquoPor la cual se toman medidas para formalizar el sector del espectaacuteculo puacuteblico de las artes esceacutenicas se otorgan competencias de inspeccioacuten vigilancia y control sobre las sociedades de gestioacuten colectiva y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteIBLICA Decreto 1258 de 2012 ldquoPor el cual se reglamenta la Ley 1493 de 2011rdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE GOBIERNO Resolucioacuten 671 de 2011 ldquoPor la cual se establecen y adoptan los protocolos y procedimientos ordenados en el Decreto Distrital 192 de 2011 y se establece el procedimiento para la autorizacioacuten de reuniones y marchasrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 192 de 2011 ldquoPor el cual se reglamenta el Acuerdo 424 de 2009 que creoacute el Sistema Uacutenico de Gestioacuten para el registro evaluacioacuten y autorizacioacuten de actividades de aglomeracioacuten de puacuteblico en el Distrito Capital y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 350 de 2003 ldquoPor el cual se regulan las rifas juegos concursos espectaacuteculos puacuteblicos y eventos masivos en el Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 622 de 2016 Por el cual se modifica el Decreto Distrital 599 de 2013 Por el cual se establecen los requisitos para el registro la evaluacioacuten y la expedicioacuten de la autorizacioacuten poro la realizacioacuten de las actividades de aglomeracioacuten de puacuteblico en el Distrito Capital traveacutes del Sistema Uacutenico de Gestioacuten por el Registro Evaluacioacuten y Autorizacioacuten de Actividades de Aglomeracioacuten de Puacuteblico en el Distrito Capital mdashSUGA y se dictan Otras disposiciones Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y
190
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 391 de 2016 ldquoPor la cual se dictan lineamientos para la organizacioacuten del ldquoFestival de Verano de Bogotaacute DCrdquo por el del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposicionesrdquo
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROPUESTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Propuestas Artiacutesticas
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que reuacutene las solicitudes propuestas y Brochure para las diferentes actividades artiacutesticas
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial Recibida
Propuesta
Brochure Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 4 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas NA
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
7 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE CONTRUCCIONES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Informes excepcionales que son requeridos por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes
42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991
191
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten
Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido
Registra los resuacutemenes ejecutivos del aacuterea que recopilan los datos maacutes relevantes sobre el trabajo realizado a lo largo de cada antildeo
22 Tipos Documentales Informes Anexos
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
192
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
31 Tiempo de Retencioacuten
10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Proyectos de Inversioacuten Construccioacuten Adecuacioacuten y Mejoramiento de los Parques y Escenarios
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Documento que registra la formulacioacuten y reformulacioacuten planteadas a los diferentes proyectos de inversioacuten y el seguimiento realizado a los mismos
22 Tipos Documentales Planeacioacuten de la Formulacioacuten y reformulacioacuten de Proyectos
Plan de Accioacuten Seguimiento a los proyectos de Inversioacuten
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE NSR-10 Decreto 092 de 2011 Reglamento Colombiano de Construccioacuten Şismo Resistente NSR-10 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DE CULTURA RECREACIOacuteN Y DEPORTE Poliacutetica puacuteblica de Deporte recreacioacuten y actividad fiacutesica ldquoBogotaacute maacutes activardquo 2009-2019 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto Distrital 308 de 2006 mediante el cual se adopta el Plan Maestro de Equipamientos Deportivos y Recreativos para Bogotaacute Distrito Capital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 523 de 2010 microzonificacioacuten siacutesmica para Bogotaacute DC
193
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 180 de 2005 y acuerdos modificatorios ndash Valorizacioacuten Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 323 y 327 Fondo Compensatorio para parques y escenarios
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
11102018
71 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE CONTRUCCIONES - INTERVENTORIacuteA
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten
13 Nivel de Descripcioacuten
Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido
Registra los resuacutemenes ejecutivos del aacuterea que recopilan los datos maacutes relevantes sobre el trabajo realizado a lo largo de cada antildeo
22 Tipos Documentales Informes
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten
10 antildeos
32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD Contraloriacutea General de la Repuacuteblica Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830
42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018
72 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE CONTRUCCIONES - TEacuteCNICA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo Proyectos de Disentildeo y Construccioacuten de Parques y Escenarios
13 Nivel de Descripcioacuten Subserie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene los documentos relacionados con un proyecto de ampliacioacuten yo mejoramiento y la oferta de espacios deportivos y recreativos en la ciudad
22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna Comunicacioacuten oficial recibida
194
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
solicitando intervencioacuten del parque
Ficha de previabilidad
Comunicacioacuten Interna sobre el uso del parque
Ficha de previabilidad actualizada
Comunicacioacuten Interna informando el resultado de la solicitud
Comunicacioacuten Interna asignando el gestor responsable de armar el paquete teacutecnico
Ficha de visita teacutecnica
Priorizacioacuten y definicioacuten de obras
Licencias o Permisos
Cuantificacioacuten de obra
Matriz de presupuesto
Comunicacioacuten Interna remitiendo el Paquete Teacutecnico
Acta de reunioacuten para exponer el alcance del proyecto
Comunicacioacuten Interna asignando el gestor del disentildeo
Ficha de visita teacutecnica
Definicioacuten de alcance de estudios y disentildeos
Matriz de presupuestos de consultoriacutea
Comunicacioacuten Interna remitiendo el proyecto para dar inicio al proceso de contratacioacuten
Comunicacioacuten interna asignando el responsable del proyecto
Ficha de visita teacutecnica
Definicioacuten de alcance de estudios y disentildeos
Cronograma del disentildeo
Comunicacioacuten interna asignando al profesional del Aacuterea Social
Memoria
Planos arquitectoacutenicos
Revisioacuten verificacioacuten y validacioacuten arquitectoacutenica
Acta de comiteacute teacutecnico
Memorias de caacutelculo
Planos de ingenieriacutea
Revisioacuten verificacioacuten y validacioacuten de cada una de las ingenieriacuteas
Permisos de construccioacuten
Control de cambios de disentildeo
Cuantificacioacuten de la obra
Matriz de presupuesto
Ficha de viabilidad
Comunicacioacuten interna que da continuidad a la obra
Comunicacioacuten interna de adjudicacioacuten del contrato
Comunicacioacuten interna de nombramiento del gestor y supervisor del proyecto
Acta reunioacuten para aclarar los teacuterminos de referencia
Comunicacioacuten Oficial Recibida remitiendo los documentos del interventor
Cronograma de Actividades
Acta de Inicio
Ficha de Visita Teacutecnica del Parque a intervenir
Acta de comiteacute para revisar avances del Disentildeo
195
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
Acta de Reunioacuten con la Comunidad
Disentildeo Arquitectoacutenico
Planos Arquitectoacutenicos
Verificacioacuten del Disentildeo Arquitectoacutenico
Validacioacuten del Disentildeo Arquitectoacutenico
Memorias de calculo
Planos de ingenieriacutea
Disentildeo de Ingenieriacutea
Verificacioacuten del Disentildeo de Ingenieriacutea
Validacioacuten del Disentildeo de Ingenieriacutea
Soportes del traacutemite para la solicitud de las licencias y permisos
Licencias y permisos
Licencias y permisos
Cuantificacioacuten de la obra
Matriz de presupuesto
Justificacioacuten variacioacuten presupuestal estudios y disentildeos
Priorizacioacuten y definicioacuten de obras
Presupuesto
Informes mensuales de avance
Actas de recibo parcial
Control de cambios de disentildeo
Planos record Actas del Recibo final de disentildeo
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE NSR-10 Decreto 092 de 2011 Reglamento Colombiano de Construccioacuten Şismo Resistente NSR-10 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 523 de 2010 microzonificacioacuten siacutesmica para Bogotaacute DC Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 180 de 2005 y acuerdos modificatorios ndash Valorizacioacuten Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 190 de 2004 Plan de Ordenamiento Territorial Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DE CULTURA RECREACIOacuteN Y DEPORTE Poliacutetica puacuteblica de Deporte recreacioacuten y actividad fiacutesica ldquoBogotaacute maacutes activardquo 2009-2019 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto Distrital 308 de 2006 mediante el cual se adopta el Plan Maestro de Equipamientos Deportivos y Recreativos para Bogotaacute Distrito Capital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 323 y 327 Fondo Compensatorio para parques y escenarios
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
26112018
196
GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1
AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL VIABILIDAD DEL PARQUE O ESCENARIO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN
12 Tiacutetulo VIABILIDAD DEL PARQUE O ESCENARIO
13 Nivel de Descripcioacuten Serie
2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS
21 Alcance y Contenido Expediente que contiene el concepto que emite la Subdireccioacuten Teacutecnica de Construcciones del IDRD sobre el proyecto especiacutefico compuesto por los estudios teacutecnicos y disentildeos de un parque dentro del Sistema Distrital de Parques con base en el concepto de la previabilidad los lineamientos de disentildeo de parques especificaciones teacutecnicas de construccioacuten y normas sobre intervencioacuten en espacio puacuteblico
22 Tipos Documentales Ficha de viabilidad
Informacioacuten del parque o escenario
Localizacioacuten y registro fotograacutefico
3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN
31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos
32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total
4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN
41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD
42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 02 JD de 2005 Numeral 6 del Articulo 10 Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 4 de 1978
43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)
25112018