Banco de dados no Excel 2007

Sabe-se que o Excel é um excelente programa para a automação dos cálculos, porém, além disso, ele também poderá ser usado para a criação e gerenciamento de bancos de dados.

Banco de dados é um sistema usado para realizar o armazenamento de diversas informações. Veja um exemplo:

Nome Endereço Cidade Estado Telefone Nº de Insc. CEPJoão Alberto Rua das Flores São Luiz MA (83)9635-4879 01 45320-000Maria Laura R. Ipiranga São Paulo SP (11)2569-4215 02 03515-010Dória Souza R. Argemiro Pedrinhas SE (79)9568-6874 03 49350-000Paulo Mateus R. Lapinha Rio de Janeiro RJ (13)5415-3256 04 65215-200Aldaléia Cruz Av. JK Aracaju SE (79)2541-1212 05 49681-030

*Todas as informações colocadas nesta tabela são apenas ilustrativas

Como pode ser analisado no exemplo, um banco de dados é formado pelos campos e pelos registros. Cada coluna da tabela apresentada corresponde a um campo e cada linha corresponde a um registro.

Agora vamos praticar: Abra o Excel em seu computador e construa o banco de dados apresentado no exemplo anterior.

Após a construção do banco de dados vamos organizá-lo para que ele adquira uma boa aparência e para que não venha a ter problemas futuros.

Selecione toda a tabela e coloque todas as bordas:

Clique aqui para ver as opções de bordas

Após selecionar toda a tabela escolha esta opção

Selecione os títulos de cada campo e coloque-os em Negrito e Centralizado;

É importante manter o banco de dados sempre organizado em ordem alfabética, para isso realize os seguintes passos:

1. Clique no título chamado Nome em teu banco de dados;2. Na guia Início clique em Classificar e Filtrar. Como mostra a figura.

Pronto! Com isto o teu banco de dados estará organizado e pronto para uso.

Formatação de Células (validação de campos)

Em nosso banco de dados temos os campos Telefone e CEP. Sabe-se que normalmente um número de telefone é formado pelo DDD, que geralmente fica entre parênteses, e mais oito números separados por hífen a cada quatro números. O CEP é formado por cinco números, um hífen e mais três números.

Imagine em um dia movimentado de trabalho, você ter que digitar diversos números telefônicos e vários CEPs. Como cada tipo de número exige um determinado tipo de formatação, seria algo cansativo ter que ficar se preocupando com parênteses e hífens.

O Excel possui um esquema de formatação de células que permite deixar determinados campos prontos para receberem certos tipos de dados, bastando o usuário digitar apenas os números e o Excel se encarregará de colocar os parênteses e os hífens nos locais adequados. Para realizar esta tarefa, vamos aos passos seguintes:

1 – Selecione toda a coluna que irá receber os dados com a formatação determinada. Veja a figura abaixo:

Clique aqui para escolher a opção

Escolha esta opção para organizar o campo dos nomes em ordem

alfabética

A coluna do telefone está toda selecionada.

Para selecionar uma coluna inteira, basta parar com o mouse no título da coluna a ser formatada, que no caso da figura o título é a letra E que fica em cima da palavra Telefone. Surgirá uma pequena seta preta apontando para baixo, conforme mostra a figura. Com esta seta, dê um clique para que a coluna fique selecionada.

2 – Em cima de qualquer célula que esteja selecionada, clique com o botão auxiliar do mouse e escolha a opção Formatar células… Observe a figura:

3 – Na janela que aparecerá, observe que existem vários formatos de numeração prontos para serem aplicados na lista chamada Categoria, porém, para telefone não há um formato pré-definido. Observe a próxima figura:

Escolhendo a opção Personalizado você deverá escrever o formado dos números para que o Excel fique programado para acrescentar os elementos como parênteses e hífens quando necessário. Para realizar esta tarefa siga as seguintes dicas:

Clique com o botão auxiliar do mouse em cima das células

Escolha a opção Formatar células…

Formatos de números prontos para serem usados.

Para formatar as células de modo personalizado e deixá-la

preparada para receber números telefônicos, escolha

a opção Personalizado.

Veja um exemplo de como deve ser digitado o formato do número telefônico:

(##)####-####

Formatar as células de modo que fiquem preparadas para receberem números de CEP é mais simples que o caso anterior, pois, na lista Categoria existe a opção chamada Especial. Observe a figura e siga os passos, após ter selecionado toda a coluna correspondente ao CEP:

Digite neste espaço o formato da numeração

usando # (sustenido) para representar os

números.

Símbolos que representam o DDD Símbolos que representam o número telefônico separado por hífen

Para digitar números de CEP, escolha a opção

Especial.

Escolha a opção CEP+3. Caso em sua região o CEP

não possua os três últimos dígitos, então escolha a opção CEP.

Você deve ter observado que na categoria Especial existe um formato próprio para telefone, porém, o formato padrão desta opção é composto por três dígitos no DDD e sete dígitos para o número telefônico. Este padrão não é mais usado em boa parte do nosso país, mas, se em sua região ainda utilizar este formato, então é só escolhê-lo para o caso dos números telefônicos.

Formulário

Imagine agora a seguinte situação: Você cadastrou mil pessoas em teu banco de dados e precisa continuar cadastrando mais clientes. Para facilitar o trabalho e possibilitar que você inclua mais alguém sem precisar usar a barra de rolagem para ir até a linha 1001, siga os próximos passos.

1. Clique no local mostrado na figura abaixo;

2. Quando aparecer a janela mostrada abaixo siga as seguintes instruções:

Clique neste local para obter mais opções.

Clique em Mais Comandos… para procurar pelo comando Formulário.

1º - Clique neste botão e escolha a opção Todos os comandos.

3. Procure pelo comando Formulário conforme o que mostra a figura:

4. Após clicar em OK, o comando Formulário irá aparecer na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Observe a figura:

5. Agora que o comando Formulário está disponível, vamos usá-lo para acrescentar mais pessoas ao nosso Banco de Dados. Siga os próximos os passos:

a) Clique na palavra Nome do seu Banco de Dados;b) Clique agora no comando Formulário, na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido;c) A janela do Formulário aparecerá. Veja:

1º - Escolha esta opção Formulário...

2º - Clique no botão Adicionar

3º - Veja se o comando apareceu

aqui

4º - Clique em OK para concluir.

Veja que o comando Formulário apareceu aqui e

esta pronto para uso.

1º - Escreva neste espaço o nome da pessoa ou qualquer outra palavra que deseja encontrar.

2º - Clique neste botão para que o Excel encontre o que você procura.

3º - Clique em Fechar caso tenha encontrado o que procurava.

Observe, conforme a figura, que o formulário aparecerá preenchido com as informações do primeiro cliente cadastrado.

Para trabalhar com o formulário é simples. Siga as dicas:

6. Clique em Localizar próxima para ver o próximo cadastro.7. Clique em Localizar anterior para ver o cadastro anterior.8. Clique em Novo toda vez que precisar cadastrar um novo cliente.9. Clique em Fechar para concluir com o cadastramento.

OBS.: Os passos 1,2 e 3 descritos acima, não serão mais necessários quando o botão de Formulário já estiver fazendo parte da barra de acesso rápido, conforme o que mostra o passo número 4.

Localizando Registros

Fica difícil, em meio a tantas pessoas cadastradas, localizar as informações de apenas uma. Imagine o Banco de Dados com mais de mil clientes e consequentemente com vários nomes.

Para facilitar a procura pelas informações de uma determinada pessoa, você poderá contar com duas maneiras simples. Siga os próximos passos:

1º - Na guia Início clique em Localizar e Selecionar. Observe a figura abaixo:

2º - Após clicar na opção Localizar… surgirá a seguinte janela. Observe:

Para localizar os dados de uma determinada pessoa, clique aqui.

Escolha esta opção.

Experiência:

Digite o nome Renata na célula A60; Volte para o início da planilha; Usando os passos 1º e 2º, faça o Excel encontrar o nome Renata.

Filtros

Outra ferramenta interessante, usada para realizar a consulta de bancos de dados é o Filtro. Vamos supor que você precise saber quem são as pessoas, do seu banco de dados, que moram em Sergipe. Siga os próximos passos para resolvermos este problema:

1 - Clique na palavra Nome do seu banco de dados e siga os passos mostrados na figura.

Após estes passos, surgirá um botão de lista suspensa no lado direito de cada nome de campo. Veja a figura abaixo:

Como queremos ver as pessoas que moram no Estado de Sergipe, então clique no botão referente ao campo Estado.

Observe que ao fazer isso, aparecerá uma lista suspensa com o nome de cada Estado cadastrado no banco de dados, desmarque a opção Selecionar tudo e marque a opção SE. Veja a figura abaixo:

Clique em Classificar e Filtrar

Escolha a opção Filtro

Botões de lista suspensa

Como resultado, o banco de dados apresentará somente os dados das pessoas que moram no Estado de Sergipe. Observe:

Para voltar ao normal, clique novamente no botão ao lado do nome Estado e faça o que mostra a figura:

Desmarque esta opção

Marque esta opção

Clique em OK para ver o resultado.

Desmarque esta opção

Marque esta opção

Clique em OK para ver o resultado

Fórmula PROCV(…)

A fórmula PROCV serve para procurar determinado registro, em uma tabela de dados, com base numa informação. Vamos aos exemplos:

Suponha que seja necessário fazer um comprovante de inscrição para cada cliente cadastrado e que nesse comprovante tenha que conter todas as informações de seu registro. Observe um exemplo:

Imagine ter que escrever todas as informações para cada cliente. O trabalho seria cansativo!

É justamente para facilitar este tipo de trabalho que foi criada a fórmula PROCV. Esta fórmula deverá ser digitada no local em que as informações surgirão com base numa informação, no caso do exemplo acima, quando fosse digitado o nome da pessoa, automaticamente os outros campos seriam preenchidos. Portanto, a fórmula deverá ser escrita nos campos END, CIDADE, ESTADO e Nº DE INSC.

Síntese da fórmula PROCV(…)

A fórmula é escrita da seguinte forma:

=PROCV(NC ; TABELA ; Nº DA COLUNA)

Onde:

NC = Nome a ser consultado;

TABELA = Seleção de todo o banco de dados;

Nº DA COLUNA = Número da coluna correspondente ao campo que contém a informação que será procurada.

Comprovante de Inscrição

NOME: _____________________________________________________

END.: ______________________________________________________

CIDADE: _______________________________________ ESTADO: _____

Nº DE INSC. _______

Exercício para prática e compreensão

Empresa S.A.Rua Logo Alí

ORÇAMENTO

NOME: _______________________________________________________________________

END.: ________________________________________________________________________

CIDADE: ______________________________ESTADO: ________________________________

TEL.: __________________________________

QUANT PRODUTO PREÇO TOTAL

TOTAL

Vendedor: ________________________________________________________

Condições de pagamento: ____________________________________________