BÀI THUYẾT TRÌNHVề việc tiếp khách nơi công sở

Kính thưa cô giáo bộ môn và toàn thể các bạn sinh viên. Hôm nay, tôi xin thay mặt nhóm của chúng tôi thuyết trình về một đề tài có tên là ‘‘Tiếp khách nơi công sở’’.

MỞ ĐẦU

Tuy không phải là công việc chính nơi công sở nhưng việc tiếp khách là một việc làm hết sức cần thiết để tạo được ấn tượng ban đầu đối với khách trong kinh doanh nói riêng và trong công tác quản lý nói chung. Công tác tiếp đón là một hoạt động phức tạp, tinh tế, vừa đòi hỏi có tính khoa học, lại vừa mang tính nghệ thuật cao.

MỤC LỤC

MỤC LỤC TỔNG QUÁT VỀ BÀI THUYẾT TRÌNH

NỘI DUNG

BÀI THUYẾT TRÌNH

Khái quát chung về văn hóa tiếp khách của người Việt

Thực trạng tiếp khách hiện nay tại các công sở

Các nguyên tắc và kỹ năng khi tiếp đón khách

MỤC LỤC TỔNG QUÁT VỀ BÀI THUYẾT TRÌNH

NỘI DUNG

BÀI THUYẾT TRÌNH

Khái quát chung về văn hóa tiếp khách của người Việt

Thực trạng tiếp khách hiện nay tại các công sở

Các nguyên tắc và kỹ năng khi tiếp đón khách

MỤC LỤC TỔNG QUÁT VỀ BÀI THUYẾT TRÌNH

NỘI DUNG

BÀI THUYẾT TRÌNH

Khái quát chung về văn hóa tiếp khách của người Việt

Thực trạng tiếp khách hiện nay tại các công sở

Các nguyên tắc và kỹ năng khi tiếp đón khách

MỤC LỤC TỔNG QUÁT VỀ BÀI THUYẾT TRÌNH

NỘI DUNG

BÀI THUYẾT TRÌNH

Khái quát chung về văn hóa tiếp khách của người Việt

Thực trạng tiếp khách hiện nay tại các công sở

Các nguyên tắc và kỹ năng khi tiếp đón kháchKết thúc bài

thuyết trình

CHỦ THỂ GIAO TIẾP

Người Việt Nam có tính thích thăm viếng. Thăm viếng nhau đây không do nhu cầu công việc (như ở Phươg Tây) mà là biểu hiện của tình cảm, tình nghĩa, có tác dụng thắt chặt thêm quan hệ.

ĐỐI TƯỢNG GIAO TIẾP

Người Việt Nam có tính hiếu khách. Có khách đến nhà, dù quen hay lạ, thân hay sơ người Việt, dù nghèo khó đến đâu, cũng cố gắng tiếp đón một cách chu đáo và tiếp đãi một cách thịnh tình.

Quay về

Thực trạng tiếp khách

hiện nay tại các công sở

Tích cực

Tiêu cực

Thực trạng tiếp khách

hiện nay tại các công sở

Tích cực

Tiêu cực

Hiện nay Chính phủ Việt Nam đang đẩy mạnh cải

cách hành chính và hoạt động của Nhà nước

nhằm cải thiện chất lượng hoạt động giao tiếp.

Từ các cơ quan hành chính Nhà nước đến các

Văn phòng đại diện của các Doanh nghiệp hiện

nay đã chú trọng đến Văn hóa giao tiếp ứng xử

nơi công sở. Các khóa học Giao tiếp nơi công sở

được mở ra để tập huấn kỹ năng giao tiếp và ứng

xử đã được cán bộ, công nhân viên chức hưởng

ứng tích cực. Tiếp...

Vì có sự quan tâm đúng mức của các cấp lãnh đạo

nên văn hóa ứng xử trong đó có văn hóa tiếp đón

khách tại các nơi công sở đã có những chuyển biến

tích cực như: họ đã biết ứng xử với khách lịch sự,

ân cần, tế nhị, dân chủ hơn. Tích cực hợp tác trong

việc giải quyết công việc, đáp ứng được các yêu

cầu chính đáng của khách đến liên hệ công tác.

Quay về

Thực trạng tiếp khách nơi công sở ở một số trường hiện chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của thực tiễn, vẫn còn nhiều hạn chế, yếu kém làm cho khách bức xúc, bất bình. Không ít cán bộ, công chức, viên chức chưa thực hiện đúng nghĩa hai từ “phục vụ”, và vẫn còn mang phong cách “ban phát” khi tiếp xúc với người dân. Cán bộ công chức thường tỏ ra thái độ lạnh lùng, hách dịch,...

Quay về

Các nguyên tắc và kỹ năng khi tiếp đón khách

NGUYÊN TẮC

KỸ NĂNG

Các nguyên tắc và kỹ năng khi tiếp đón khách

NGUYÊN TẮC

KỸ NĂNG

Thái độ niềm nở, lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng khách khi giao tiếp, ân cần hướng dẫn, tích cực giải quyết yêu cầu của khách.

Cho dù có đạt đươc mục đích của khách hay không, cũng phải chu đáo tiếp đón.

Nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian. Tế nhị và kiên quyết khi từ chối.

Quay về

KỸ NĂNG

TẠO ĐIỀU KIỆN TỐT NHẤT CHO KHÁCH

TÌM HIỂU MỤC ĐÍCH VIẾNG THĂM CỦA KHÁCH

TIẾN HÀNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

TẠM BIỆT KHÁCH

CHUẨN BỊ TIẾP KHÁCH

ĐÓN TIẾP VÀ CHÀO HỎI KHÁCH

KỸ NĂNG

TẠO ĐIỀU KIỆN TỐT NHẤT CHO KHÁCH

TÌM HIỂU MỤC ĐÍCH VIẾNG THĂM CỦA KHÁCH

TIẾN HÀNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

TẠM BIỆT KHÁCH

CHUẨN BỊ TIẾP KHÁCH

ĐÓN TIẾP VÀ CHÀO HỎI KHÁCH

CHUẨN BỊ TIẾP KHÁCH

Mỗi ngày bộ phận lễ tân phải kiểm tra lịch tiếp khách để chủ động trong việc tiếp đón.

Trang phục của nhân viên lễ tân phải tươm tất, màu sắc không sặc sỡ hay lòe loẹt, không rườm rà về kiểu cách.

Nếu khách có đã có cuộc hẹn từ trước, bạn phải có mặt nơi tiếp khách đúng giờ.

Chấm dứt ngay các công việc khác ngay trước giờ hẹn.

Gọi điện để nhắc nhở khách khi đã đến giờ hẹn nhưng khách vẫn chưa tới.

Quay về

ĐÓN TIẾP VÀ CHÀO HỎI KHÁCH

Lễ tân cần niềm nở, chủ động chào hỏi, tự giới thiệu mình với khách.

Nhân viên lễ tân đón lấy danh thiếp hoặc giấy giới thiệu của khách, cảm ơn, ghi vào sổ khách đến và hỏi khách muốn gặp ai. Nếu khách không có danh thiếp, nhân viên lễ tân cần tìm cách hỏi nhẹ nhàng, tế nhị.

Đối với những khách quen, tiếp tân chào hỏi một cách thân mật, chính xác bằng tên hay chức vụ.

Tiếp...

ĐÓN TIẾP VÀ CHÀO HỎI KHÁCH

Khi khách có nhu cầu gặp ai đó nhưng hiện tại người khách cần vẫn chưa có mặt tại cơ quan hay bận công việc, người lễ tân có trách nhiệm mời khách ngồi đợi.

Khi có tín hiệu của lãnh đạo thì nhân viên lễ tân hướng dẫn khách vào phòng của lãnh đạo. Hoặc để thư ký ra tiền sãnh mời khách vào.

Người lễ tân có thể báo cho khách biết về thời gian chờ là bao nhiêu để khách sắp xếp lại lịch trình làm việc.

Quay về

TẠO ĐIỀU KIỆN TỐT NHẤT CHO KHÁCH

Hướng dẫn khách chỗ để mũ, áo choàng hay các vật dụng cá nhân khác không cần thiết mang theo trong khi hội kiến.

Mời khách ngồi, tiếp nước cho khách. Nếu khách phải chờ do lễ tân đang tiếp điện thoại hay

có việc quan trọng không thể dừng lâu, lễ tân nên mời khách đọc báo, tạp chí sẵn có tại cơ quan.

Quay về

Thông thường, đối với các cuộc hẹn gặp được sắp xếp trước hay với khách đến liên hệ kinh doanh, công tác, khách đến sẽ tự cho biết chính xác mục đích của họ ngay.

Trong trường hợp khách không chủ động cho biết lý do hoặc cố tình không nhắc đến mục đích viếng thăm, người lễ tân cần hết sức tế nhị, khôn ngoan, kiên nhẫn tìm hiểu điều đó. Nếu cần thiết, phải làm cho khách hiểu đây là nguyên tắc làm việc nhưng vừa tránh xúc phạm khách vừa thực hiện với sự kiên quyết và nụ cười trên môi.

Quay về

TÌM HIỂU MỤC ĐÍCH VIẾNG THĂM CỦA KHÁCH

Đối với khách đến có hẹn trước, bộ phận lễ tân cần nhanh chóng hướng dẫn khách thực hiện công việc.

Sau đó, tùy theo kết quả phản hồi, lễ tân sẽ đưa khách gặp Thủ trưởng.

Đối với khách không có lịch hẹn, trước tiên, lễ tân nên mời khách ngồi đợi bằng cách đưa báo hay tài liệu có liên quan mà khách muốn quan tâm trong thời gian thư ký liên hệ, xin ý kiến giải quyết của Thủ trưởng, cá nhân hay bộ phận có chức năng giải quyết.

Quay về

TIẾN HÀNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

Trước khi khách ra về, người tiếp đón cần nhắc nhở khách có cần gì thêm nữa hay không, còn điều gì thắc mắc nữa hay không.

Nếu công việc vẫn chưa hoàn tất thì người tiếp đón phải có trách nhiệm hứa với khách về thời hạn giải quyết và đừng quên nhắc khách về trách nhiệm mà khách cần thực hiện trước khi ra về.

Khi ra về, người đón tiếp phải tỏ ra lịch sự, chu đáo, vui vẻ.

Quay về

TẠM BIỆT KHÁCH

Bài thuyết trình của nhóm chúng tôi đến đây là kết thúc, cảm ơn cô giáo bộ môn và các bạn đã quan tâm, theo dõi. Nếu bài thuyết trình của chúng tôi có gì sai sót hay chưa thuyết phục, mong cô và các bạn hãy sửa chữa, bổ sung để bài thuyết trình này thêm hoàn thiện. Chúng tôi rất vui nếu có sự góp ý từ phía cô giáo bộ môn và các bạn.

Biên tập và tổng hợp HUỲNH BÁ HỌC