bahan tayang pemecahan masalah dan pengambilan keputusan (pmpk) (diklatpim tingkat iv)
DESCRIPTION
BAHAN TAYANG PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN (PMPK) (DIKLATPIM TINGKAT IV). Maryanto. MENGAPA SETIAP KEPUTUSAN PENTING ARTINYA BAGI ORGANISASI ?. YOUR FUTURE DEPENDS ON YOUR DECISION. DEFINISI PENGAMBILAN KEPUTUSAN James AF Stoner - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
DEFINISI PENGAMBILAN KEPUTUSAN
James AF Stoner
Pengambilan keputusan merupakan proses mengidentifikasi dan memilih serangkaian tindakan untuk menghadapi masalah tertentu atau mengambil keuntungan dari suatu kesempatan.
4
5
R. Wayne Mondy
Pengambilan keputusan merupakan proses inventarisir dan menilai alternatif-alternatif dan menentukan pilihan diantara alternatif-alternatif tersebut.
ENAM CARA PENGAMBILAN KEPUTUSAN
(Fremon E. Kast dan James R. Rosenweig)
1. Penggunaan kekuatan supra natural2. Penggunaan kekuatan naluri3. Penggunaan pengetahuan awam4. Penggunaan kekuasaan (otoritas)5. Penggunaan metode ilmiah6. Penggunaan metode rasional
6
POKOK BAHASAN
A. Pengamb. Kep. Model C.H. Kepner &B.B. Tregoe
1. Analisis Situasi 2. Analisis Masalah3. Analisis Keputusan4. Analisis Masalah Potensial
7
B. Alat analisis dan alat bantu analisis
1. Causal Map Analysis2. Fishbone Analysis3. SWOT Analysis4. Force Field analysis5. Matrik Komparasi6. Matrik USG 7. Matrik Cost Benefit 8. Matrik Tapisan
8
No. MENGENALI KERISAUAN
MEMILH KERISAUAN
2. Terlambatnya urusan kepegawaian
a. Terlambatnya penerbitan SKKP.
b. Kurang cepatnya penyampaian Karpeg kepada yang berhak
ANALISIS SITUASI
11
ANALISIS SITUASI
No. MENGENALI KERISAUAN
MEMILH KERISAUAN GW DS TB
2. Terlambatnya urusan kepegawaian
a. Terlambatnya penerbitan SKKP.
b. Kurang cepatnya penyampaian Karpeg kepada yang berhak
T
S
T
S
T
S
12
NO
MENGENALI KERISAUAN
MEMILAH KERISAUAN
PRIORITAS LANG-KAH
Gw
Ds Tb
Terlambatnya urusan kepegawaian
a. Terlambatnya penerbitan SKKP.
b. Kurang cepatnya penyampaian Karpeg kepada yang berhak
T
S
T
S
T
S
AM
AK
ANALISIS SITUASI
13
ANALISIS MASALAHKemungkinan Penyebab dan Pengujinya
No Kemungkinan Penyebab
Jika …….., Maka …….
1. Banyaknya ketergantungan pihak lain menyebabkan SKKP terlambat
Jika banyaknya ketergantungan dengan pihak lain menyebabkan SKKP terlambat, maka kelambatan seharusnya juga terjadi pada SKCPNS yang pengurusannya lebih banyak tergantung pihak lain. TIDAK TERBUKTI, SKPP tidak terlambat.
2. Banyaknya jumlah SKKP
Jika banyaknya SKKP merupakan penyebab, maka SKCPNS yang jumlahnya sedikit seharusnya tidak terlambat. TERBUKTI, SKCPNS tidak terlambat
15
No Kemungkinan Penyebab
Jika …….., Maka …….
3. Kabag. Kepeg yang baru belum mampu melaksana-kan tugasnya.
Jika Kabag yang baru merupakan penyebab, maka kegiatan kepegawaian lainnya seharusnya juga terlambat. TIDAK TERBUKTI, kegiatan kepeg. lainnya tidak terlambat
4. Penambahan 5000 SKKP
Bila penambahan jumlah SKKP menyebabkan keterlambatan, maka SKCPNS yang tidak bertambah seharusnya tidak terlambat. TERBUKTI, SKCPNS tidak terlambat
16
HASIL ANALISIS:
Penyebab keterlambatan penerbitan SKKP adalah:
“Banyaknya SKKP sebagai akibat pengangkatan 5000 pegawai 4 tahun lalu”
17
Masalah: “Kurangnya jumlah pegawai”
Alternatif solusi:
1. Meminta bantuan pensiunan
2. Menugaskan pegawai Bagian Kepegawaian untuk lembur
3. Meminta bantuan tenaga dari bagian lain
19
1. MENENTUKAN KRITERIA
a. Kriteria Keharusan
b. Kriteria Keinginan
c. Gradasi nilai kriteria keinginan
22
a. KRITERIA KEHARUSAN
1) Waktu pengadaan pegawai paling lama 8 hari kerja
2) Biaya tambahan paling banyak Rp 1.000.000,00
3) Waktu penyelesaian pekerjaan paling lama 10 minggu
4) Didukung oleh pegawai Bagian Kepegawaian
23
b. KRITERIA KEINGINAN BOBOT
1) Waktu penyelesaian pekerjaan
2) Biaya
3) Waktu pengadaan pegawai
8
6
8
24
c. GRADASI NILAI KRITERIA KEINGINAN
Waktu pengadaan pegawai
Biaya
(Rp 000)
Waktu pe-nyelesai
pekerjaan
S/d 4 hari = 10
5 – 7 hari = 8
8 – 10 hari = 6
S/d 500 = 10
501 – 750 = 7
751 – 1000 = 5
S/d 4 mg = 10
5 – 7 mg = 8
8 – 10 mg= 5
25
2. MENGUJI ALTERNATIF SOLUSI, DENGAN:
a. Kriteria Keharusan
b. Kriteria Keinginan
c. Faktor kualitatif
26
Menguji alternatif solusi :
a. KRITERIA KEHARUSAN
Bantuan Bag.Lain
Bantuan pensiunan
Lembur
Info L/T Info L/T Info L/T
1) Waktu pengadaan pegawai
2) Baiaya tambahan (Rp 000,00)
3) Waktu penyelesaian
4) Dukungan Bag. Kepeg.
5 hari
700
5 mg
Ya
L
L
L
L
7 hari
900
10 mg
Tidak
L
L
L
T
3 hari
600
8 mg
Ya
L
L
L
L27
b. KRITERIA KEINGINAN
BOBOT BANTUAN BAG.
LAIN
LEMBUR
INFO N NT INFO N NT
1. Waktu pengadaan pegawai
2. Biaya (Rp 000)
3. Waktu penyelesaian
Jumlah
8
6
8
3 hari
700
5 mg
10
7
8
80
42
64
----
186
2 hari
600
8 mg
10
7
5
80
42
40
----
162
28
c. Mempertimbangkan faktor qualitatif
Faktor-faktor kualitatif yang tidak memungkinkan dilaksanakannya
suatu keputusan.
29
Keputusan Faktor kualitatif
1. Mengirim seminar ke Luar negeri
2. Menyewa gedung kantor
a. sedang ikut diklat
b. sedang diperiksa
c. sedang sakit
Dsb
a. Pusat narkoba
b. Banyak penjahat
b. Pemilik beretiket baik
Dsb
Contoh faktor kualitatif
30
Analisis masalah potensial adalah pendekatan sistematis untuk mengamankan pelaksanaan suatu rencana
Masalah potensial adalah masalah yang sekarang ini belum terjadi, namun diperkirakan akan terjadi apabila kita tidak melakukan antisipasi
31
CONTOH ANALISIS KEPUTUSANMemilih rekanan untuk pembelian 5 buah komputer
I. KRITERIA KEHARUSAN
1. Berkas penawaran lengkap
2. Harga penawaran maksimal Rp 50 jt
3. Waktu pemasangan maksimal 3 bulan
4. Masa pemeliharaan minimal 6 bulan
II. KRITERIA KEINGINAN BOBOT
1. Harga penawaran lebih rendah
2. Waktu pemasangan lebih cepat
3. Masa pemeliharaan lebih lama
4. Paket tambahan lebih banyak
10
8
6
4 33
GRADASI NILAI KRITERIA KEINGINAN
Harga Penawaran
Waktu Pemasangan
Masa Pemeliharaan
Paket Tambahan
35-38 jt = 10
39-42 jt = 8
43-46 jt = 6
47-50 jt = 4
1 bln = 10
2 bln = 8
3 bln = 6
11-12 bln = 10
9 – 10 bln = 8
6 – 9 bln = 6
5-6 macam = 10
3-4 macam = 8
1-2 macam = 6
0 = 4
34
ANALISIS KEPUTUSANMemilih rekanan untuk pembelian 5 buah komputer
KRETERIA KEHARUSAN
REKANAN “A”
REKANAN “B”
REKANAN “C”
INFO T/L INFO T/L INFO T/L
1. Berkas penawaran lengkap
2. Harga penawaran paling tinggi Rp 50 juta
3. Waktu pemasangan paling lama 3 bulan
4. Masa pemeliharaan minimal 6 bulan
Lengkap
40 juta
2 bln
9 bln
L
L
L
L
Lengkap
40 juta
3 bln
8 bln
L
L
L
l
Lengkap
47 juta
4 bln
10 bln
L
L
T
L
35
KRITERIA KEINGINAN BOBOT
REKANAN
“A”
REKANAN
“B”
INFO N NT INFO N NT
1. Harga penawaran (Rp)
2. Waktu pemasangan
3. Masa pemeliharaan
4. Paket tambahan
10
8
6
4
46 jt
2 bln
9 bln
4 mcm
6
8
8
8
60
64
48
32
38 jt
3 bln
12 bln
6 mcm
10
6
10
10
100
48
60
40
JUMLAH NILAI TERTIMBANG (NT) 204 248
36
ANALISIS MASALAH POTENSIAL
Analisis masalah potensial adalah pendekatan sistematis untuk mengamankan
pelaksanaan suatu rencana
37
38
Masalah potensial adalah masalah yang sekarang ini belum terjadi, namun diperkirakan akan terjadi
apabila kita tidak melakukan antisipasi
Redahnya Realisasi APBN s/d
Bln. Agustus
Kurang akuratnyarencana
Kurangnya Informasi/
data
CAUSAL MAP
Kurangnya Kompetensiperencana
KurangnyaKomitmenpimpinan
40
DIAGRAM TULANG IKAN / FISH BONE
Redahnya Realisasi APBN s/d
Bln. Agustus
RENCANA
Kurang jelasnya rencana kegiatan
Kurang sesuainya tarip dg harga pasar
Kurang cepatnya penerbitan DIPA
.
.
41
MATRIK USGMemilih penyebab dominan: RENCANA
No Penyebab U S G Total
1.
2.
3.
Kurang jelasnya
rencana kegiatan
Kurang sesuainya
tarip dg harga pasar
Kurang cepatnya
penerbiitan DIPA
5
3
3
4
4
2
3
2
3
12
9
8
KeteranganSkala 1 - 5U = Urgent, semakin mendesak wakunya, semakin besar nilainya.S = Serious, semakin mengganggu dalam pencapaian tujuan, semakin besar nilainya.G = Growth, semakin berkembang masalahnya, semakin besar nilainya.Pilihan pada jumlah / total terbesar.
42
MATRIK KOMPARASIMemilih penyebab dominan : RENCANA
No Faktor Penyebab
Faktor yang lebih urgen
Peringkat
a b c Total Bobot (%)
a. Kurang jelasnya
rencana kegiatan
x a a 2 2/3 x 100% = 66,66%
1
b. Kurang sesuainya
tarip dg harga pasar
a x b 1 1/3 x 100% = 33,33%
2
c. Kurang cepatnya
penerbiitan DIPA
a b x 0 0/3 x 100% = 0% 3
J u m l a h 3 100,00%Keterangan:
Semakin besar bobotnya, semakin tinggi tingkat urgensinya.Pilihan pada peringkat 1.
43
MATRIK COST BENEFITMemilih alternatif solusi terbaik
Masalah: Kurang jelasnya rencana kegiatan
Alternatif Solusi Manfaat Biaya Ratio
1. Memerinci Rencana Kegiatan 9 3 3,00
2. Menyusun Prioritas Rencana 6 3 2,00
Keterangan: Skala 1 – 10Semakin tinggi manfaatnya, semakin besar nilainya.Semakin tinggi biayanya, semakin besar nilainya.Pilihan pada ratio terbesar.
44
MATRIK TAPISANMemilih alternatif solusi terbaik
Masalah: Kurang jelasnya rencana kegiatan
Alternatif
Tapisan
Kontribusi Biaya Kelayakan Total
1. Memerinci Rencana Kegiatan
4 4 3 11
2. Menyusun Prioritas Rencana
2 4 3 9
Keterangan; Skala 1 – 5Semakin besar kontribusinya, semakin besar nilainyaSemakin besar biayanya, semakin kecil nilainyaSemakin tinggi tingkat kelayakannya semakin besar nilainyaPilihan pada jumlah / total terbesar. 45
SWOT
Berfungsi untuk:
Mengetahui peta:
Kekuatan (Strengths).Kelemahan (Weaknesses)Peluang (Opportunity)Ancaman (Threats)
1.Mengetahui perubahan lingkungan
2. Mengetahui kemampuan pesaing dan diri sendiri
3. Menyesuaikan visi, misi dan tujuan 46
BARANG SIAPA YANG MENGETAHUI MEDAN KEKUATAN DAN KELEMAHAN LAWAN DAN DIRI SENDIRI AKAN MEMENANGKAN PERJUANGAN
47
BARANG SIAPA YANG DAPAT MEMADUKAN ATAU MENCIPTAKAN INTERAKSI EFEKTIF ANTARA KEKUATAN (STRENGHTS) DENGAN PELUANG (OPPROTUNITIES) DAN MEMINIMALKAN KELEMAHAN (WEAKNESSES) DENGAN ANCAMAN (THREATS) AKAN MEMILIKI KEUNGGULAN MERAIH SUKSES.
48
Kekuatan Eksternal /Opportunities= O
Kelemahan Internal/
Weaknesses = W
Kekuatan Internal / Strengths = S
Ancaman Eksternal
Threats = T
ANALISIS SWOT
STRATEGI WO3. Mendukung strategiTurn arround
STRATEGI WT4. Mendukung strategi defensif
1. STRATEGI SO Mendukung Strategi Agresif
STRATEGI ST 2. Mendukung Strategi diversifikasi
49
KEKUATAN
INTERNAL.
KEKUATAN
EKSTERNAL.
STRENGTHS (S)
Tentukan 5-10 faktor kekuatan internal
WEAKNESSES (W)
Tentukan 5 – 10 faktor kelemahan internal
OPPORTUNITY (O)
Tentukan 5- 10 faktor peluang eksternal
STRATEGI SO
Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang
STRATEGI WO
Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang
THEATHS (T)
Tentukan 5 – 10 faktor
ancaman eksternal
STRATEGI ST
Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman
STRATEGI WT
Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman
MATRIK SWOT
50
FORCE FIELD ANALYSIS / ANALISIS MEDAN KEKUATAN(Kurt Levin)
Force field Analysis (Analisis Medan Kekuatan), merupakan teknik mengidentifikasi dan menganalisis secara visual tentang tekanan / kekuatan (forces) yang mempengaruhi rencana perubahan dalam organisasi
51
KONSEP DASAR ANALISIS MEDAN KEKUATAN
1. DIPERGUNAKAN UNTUK MENGELOLA PERUBAHAN
2. KEADAAN SEKARANG DILIHAT SEBAGAI EQUILIBRIUM SEMENTARA
3. DALAM SETIAP MELAKUKAN PERUBAHAN TERDAPAT FAKTOR PENDORONG DAN FAKTOR PENGHAMBAT
4. STRATEGI: DENGAN MEMPERKUAT PENDORONG
DAN MEMPERLEMAH PENGHAMBAT
52