BAB I MANAJEMEN PERKANTORAN DAN KEDUDUKANNYADALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN I. Standar Kompotensi 1.1. Mendeskripsikankonsepdasarmanajemen organisasikantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. 1.2.Mendeskripsikankonsepdasaradministrasidalamartiluas dengantingkatefektifitasyangmemadaisesuaitingkat pemahamanya. II.Kompotensi Dasar. Mendeskripsikan konsepdasarmanajemenorganisasi kantor dan kedudukanya dalam organisasi. III.Pertemuan : 3 X 50 1.1.Pengertian Administrasi Sebelummembicarakanartimanagemen,akandibicarakanterlebih dahuluartiadministrasi,sebabkataadministrasidanmanagemen mempunyaipengertianyangsalingkaitmengaitsatusamalain. Jelasnyamempelajariilmumanagemenberartimempelajariilmu administrasi,demikianpulamempelajariilmuadministrasiterkaitpula untuk mempelajari ilmu managemen. Apakah arti dari administrasi itu? dministrasi dapat dibedakan dalam 2 pengertian yaitu: AdministrasidaIamartisempit,aitudarikataAdministratie (BahasaBelanda),angmeliputikegiatan:catatmencatat,surat menurat,pembukuanringan,ketikmengetik,agendadan sebagainaangbersifatteknisketatausahaan(clericalwork). JadiTataUsahaadalahbagiankecilkegiatandaripadaadministrasi yang akan di pelajari. AdministrasidaIamartiIuasdarikatadministration(Bahasa nggris) Dibawahiniakandikemukakanbeberapapendapat,artiataudefinisi dari pada administrasi dalam arti luas, yaitu: Menurut Leonard D. White, dalam bukunya: ntroduction to the study of public administration, memberkan definisi sebagai berikut: "dministrationisaprocesscommontoallgroupeffort,publicor private, civil or military, large scale or small scale..etc. dministarasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok,Negaraatauswasta,sipilataumiliter,usahayangbesar atau yang kecil..dan sebaginya. H..Simondankawan-kawan,dalambukunya:Public administration, memberikandefinisisebagaiberikut:"dministrationastheactivities ofgroupscooperatingtoaccomplishgoals(dministrasisebagai kegiatandaripadakelompokyangmengadakankerjasamauntuk menyelesaiakan tujuan bersama) WilliamH.Newman,dalambukunya:dministrativection mengemukakan:"dministrationhasbeendefinedastheguidance, leadershipandcontroloftheeffortofagroupofindividualstowards somecommongoal.(dministrasididefinisikansebagaibimbingan, kepemimpinandanpengawasandaripadausaha-usahakelompok individu-individu terhadap tercapainya tujuan bersama. Setelahmengetahuibeberapadefinisiadministrasi,makacirri-ciri administrasi tersebut diatas dapat di golongkan atas: danyakelompokmanusia,yaitukelompokyangterdiriatas2orang atau lebih; danya kerja sama dari kelompok tersebut; danya kegiatan/proses/usaha; danya bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan; danya tujuan. 1.Pengertian manajemen perkantoran Dalamsumber-sumberbacaanberbahasainggrisyangterbitdi amerikaserikatmaupuninggrisrayaistilahofficemanagement (manajemenperkantoran)dipakaisilihgantienganartiyang sama.perkataanadministrasidanmanajemenumumnyadianggap sebagaikata-katasepadan.Halitumisalnyaditegaskanolehsalah satu terbitan perserikatan bangsa-bangsa sebagai berikut : "The terms administration and Managenent are more being used synonymously. While the term administration has benapplied more to the conduct of public affairs and the term Management more to thatof businessenterprise,therehasbeenatendencyinbrecenttimefor managementtobeusedtoagreterdegreeinpublicaffairs.Thisis probabalibecauseoftheincreasingamplicationofbusiness management practices in the field of public administration. (istilah-istilahadministrasidanmanajemenmakinlamamakin banyakdipakaisecarasearti.Walaupunistilahdministrasitelehdi terapkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan Negara dan istilah manajemen lebih banyak bagi urusan-urusan perusahaan, pada waaktuakhir-akhirinitrerdapatkecendurunganuntukmanajemen dipergunakandalamderajatyangtelahluasbagiurusan-urusan Negara.Haliniterjadimungkinkarenapenerapanpraktek-praktek manajemenperusahanyangsemakinmeninggkatdibidang dministrasi Negara.) Dengan mengkikuti kalaziman itu, dalam uraian selanjutnya tidak akandiperbedakanistilahofficeadministrasidenganoffice managementyangkiniperluditerangkansejelasmunkinialah berbagaidefinisiofficemanagementolehparaahli,sekedarsebagai contoh saja dapat di kutipkan di bawah ini : !erumusan W.H.Evans. "For our purposes, we way define office dmministratin at the function whichinvolvesthemanagementanddirectionofallphasesofthe businessoperationwhichimpingeupondataprocessing, comunikation, and organisation memory. (Bagimaksud-maksudkita,kitadapatmengdefinisikandministrasi perkantoransebagaifungsiyangmenyangkutmanajemendan pengarahansemuatahapoperasiperusahanyangmengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi dan ingatan organisasi.) !erumusan Arthur Grager. "Officemanagementisthefunctionofadministeringthecomunication and record services of and organization. (Manajemen perkantoran adalahfungsi tata penyelengaraan terhadap komunikasi dan pelayawnan warkat dari suatu organisasi.) !erumusan William Leffingwell dan Edwin Robinson. "Office management as a function, is that branch of the art and science ofmanagementwhichisconcernedwiththeefficientperformanceof office work, whenever and wherever that work is to be done. (manajemenperkantoransebagaisuatufungsiadalahcabangdari senidanilmumanajemennyangberkenandenganpelaksanaan pekerjaanperkantoransecaraefisien,bilamanaandimanapun pekerjaan itu harus di lakukan.) !erumusan littlefield dan !eterson. the term office management will bee used in such a a broade sence in thesbook ;itwillbeconsideredtoencompasstothemanagementof office work wherever and by whomever performed (stilahmanajemenperkantoranakanddipakaidalamartiluas demikianitudialambukuini;iniakandiangapmeliputimanajemen mengenaipekerjaanperkantorandimanapundanolehsiapapun dilakukan.) !erumusan John Neuner dan Benjamin Hanes. "Forthisreasonofficemanagementcoversanarrowerfildthanthe term "management generally implies,office management concerning it self to a large extent with office superfision. (Berdasarkanalasanini manajemenperkantoranmencangkupbidang yanglebihsempitdaripadayangumumnyadikandungolehistilah manajemenmanajemenperkantoranuntukbsebagianbesar berkenaan engan pengawasan perkantoran.) !erumusan Hal Nourse "itseemstomethatofficemanagementinthebroedersenseminght embrace,notonlithegenerallyacceptedofficeservicefunctions,bat also the areas fo fungtional control and administrative direction of most clerical and paperwork. (Tampaknyabagi kamimanajemenperkantoran dalam arti yang lebih luasdapatmencangkuptidakhanyafungsi-fungsipelayanan perkantoranyangtelehditerimapadaumumnya,malainkanjuga bidang-biangmangenaicontrolfungsionaldanpengarahan administrative terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tullis. !erumusan Edwin Robinson "Office management is concernedwith the direction and sufervision of office work. (manajemenperkantoranberkenaandenganpengarahandan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran.) !erumusan William Spriegel dan Ernest Davies. "officemanagementistheoveralldirectionofclericalactivitasas distinguishedfromsuchactivitiesbastransportasion,manufacturing, warehaosing ,and sales. (Manajemenperkantoranadalahpengarahanpenyeluruhterhadap aktivitas-aktivitastulissebagaimanadibedakandariaktivitas-aktivits seperti pengangkutan, kapabrikan, pergudangan, dan penjualan.) !erumusan George Terr. "Officemanagementcanbedefinedastheplanning,controlling,and organizing,andactuatingthoseperformingitsoastoachievethe predeterminedobjective.tdealswiththelifecycleofbusiness informationanddatafromtheircreationthroughtheirmaintenance, distribution,andretention,ifofpermanentvalue,ordestructionif absolute. (Manajemenperkantorandapatdidefinisikansebagaiperencanaan, pengendaliandanpengorganisasianpekerjaanperkantoran,serta pengerakanmerekayangmelaksanakanyaagarmencapaitujuan-tujuan yang telah di tentukan lebih dahulu. ni bersangkut paut denganperedaranhidupdatadanketeranganperusahanarisejak penciptaannyamemulaipemeliharaan,penyebarandan penyimpanannya kalau memilikki nilai tetap atau pemusnaannya kalau usang.) HubunganantaraAdministrasi,ManagemendanManagemen Perkantoran BerdasarkanteoriOrdwayTeaddanDaltonMc.Farland,dapat disimpulkanbahwaadministrasiterdiriatasorganisasidan managemen.pabilamempelajariteoriDimock&Koenig,intidari managemen ilah kepemimpinan (leadership the key to managemen). Dalamhubungannyadenganprosspengambilankeputusan(decision makingprocess)yangmempunyaitanggungjawabdalam pengambilankeputusanialahkepala/pemimpin.Olehkarenaitu dikatakanbahwaintidaripadakepemimpinanialahpengambilan keputusan. Selanjutnya dalam proses pengambilan keputusan oleh pimpinan yang perludipertimbangkanialahhubunganantarmanusia(human relation), terutamahubungan antara pimpinandanbawahan, sebagai stafpimpinan.Dalamhaliniperludipertimbangkansejauhmanakah 2 3 4 5 6 bantuandaripihakbawahan(staf)kepadapimpinandalamproses pengambilankeputusanitu.Jelaslahbahwahubunganantarmanusia (humanrelation)dalamprosespengambilankeputusansangat penting.Olehkarenaitudikatakanbahwaintidaripadapengambilan keputusan ialah hubungan antar manusia (human relation). DalamBagandibawahinidigambarkanhubunganantara: dministrasi,organisasi,Managemen,Kepemimpinan,Pengambilan Keputusan dan Hubungan antar manusia. Keterangan: dministrasi Organisasi Managemen Kepemimpinan Pengambilan Keputusan Hubungan antar manusia Setelahkitamengetahuiartiadmistrasi,makaselanjutnyaperlu diketahuiartidaripadaManagemenitusendiri.Halinidimaksudkan untukmengetahuipersamaanatauperbedaannyadanadanyasaling kaitannya antara kedua kata tersebut.Dibawahinidikemukakanbeberapapendapatyangtidak membedakanartiadministrasidanmanagemenataupenggunaan artinya saling berkaitan antara 2 kata tersebut. Pendapatyangmempersamakanartiadministrasidanmanagemenadalah William H. Newmandalam bukunya dministrasi ction, jelas-jelastidakmembedakanantaraadministrasidanmanagemen.pa yangdimaksuddenganartiadministrasi,termasukpulaalamarti managemen.Sekalipunbukunyadinmakan:"TheTechniquesof Organization and Management. Pendapatyangmembedakanartiadministrasidenganmanagemen adalahOrdwayTead,jugategas-tegasmembedakanartiadministrasi danmanagemen.HalinidikemukakanolehMc.Farland,dalam bukunya: Management Principle and Practices,yang mengemukakan pendapatnya sebagai berikut: "dministration is the process and agency which is responsible for the determinationofaimsforwhichanorganizationanditsmanagement aretostrive.....etc."dministrasiadalah suatuprosesdanbadanyang bertanggungjawabterhadappenentuantujuan,dimanaorganisasi dan managemen digariskan dan sebagainya.) Managemensebagaisuatuprosesdanbadanyangsecara langsungmemberikanpetunjuk,bimbingankegiatandarisuatu organisasi dalam merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan ..dan sebagainya. MenurutOrdwayTead,dministrasisebagaisuatuprosesdan badanyangbertanggungjawabterhadappenentuantujuan,dimana organisasidanmanagemendigariskan,disinisifatnyamenentukan garis besar daripada suatu kebijaksanaan dan pemberian pengarahan (generalpolici),sedangkankegiatanpadamanagemen,prosesnya adalahbagaimanasecaralangsungkegiatan-kegiatanitudilakukan untukmerealisasikansuatutujuan,denganmengaturtindakan-tindakan itu agar dapat tercapai tujuan itu. BAB II FUNGSI DAN PERANAN KANTOR DALAM ORGANISASI I. Standar Kompotensi 1.1. Mendeskripsikankonsepdasarmanajemen organisasikantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. 1.2. Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas dengantingkatefektifitasyangmemadaisesuaitingkat pemahamanya. II.Kompotensi Dasar. Mendeskripsikan fungsi dan peranan kantor dalam organisasi. III.Pertemuan : 3 X 50 2.1. Sumber daya daIam perkantoran. pabila kantor memutuskan untuk menambah tenaga kerja maka ada dua keputusan yangharus diambil yaitu dimanamencari tenaga kerja danbagaimanacramendapatkannya.Untukituadaduamacam sumbertenagakerjayangdapatdigunakanuntukmencaricalon pegawaiyaituinternal(karyawanyangadasekarang)daneksternal (mereka yang sekarang ini belum bergabung). a. Sumber InternaI (daIam) pabilaadakekuranganpegawaiuntukjangkapendekatautidak adanyatambahanpekerjaan,makaorganisasidapatmenambah tenaga kerja yang sudah ada untuk dikerjakan secara sambilan. Hal ini memberikankesempatanbagikaryawanuntukmendapatkan tambahanpenghasilandisampinggajiyangbiasanyamerekaterima. Sebelumkantormencari tenaga kerjadari luar kantor , banyakkantor yangmenganjurkankepadapegawaiagarmemberitahukankepada teman-temannya atau keluarganya supaya melamar. Cara-cara seperti iniadalahsangatefektif,walaupunpenggunaansistemtemanatau sistemkeluargasebagaisumberutamaperekrutankaryawandapat berdampak kurang baik. Pengisian lowongan kerja dengankaryawan yang sudah ada memiliki kelebihandankekurangan.Kelebihandaricarainiadalahtidak memerlukanprosesseleksidanorientasi.Karyawanakancepata menyesuaikandiridengan caradanirama kerjadiunitkerja barunya, sehinggakemampuankaryawandapatdipergunakandenganefektif. Namunadajugasisikelemahannyayaitutidakcukuptersedianya karyawandengankualifikasiyangdibutuhkan.Untukitumaka perusahaan dapat menggunakan sumber eksternal. b. Sumber EksternaI (Luar) Pelaksanaan recruitment dari luar dapat dilakukan melalui - Lembaga Ketenagakerjaan Sejumlahkantorbaiknegerimaupunswastabanyakyang menggunakanjasadarilembagaketenagakerjaan.Lembagainiada yangdidirikan oleh pemerintah seperti DepartemenTenaga kerja baik dipusatmaupundidaerah,dandapatjugaolehLembaga KetenagakerjaanmilikswastayangdikenalsebagaiBiroKonsultasi danRekruitmen.Jasayangditawarkanberupapenampungandata pencarikerjadengansegalamacamtingkatpendidikandan keterampilan,dandenganposisidariklerikansampaidengan manajerial yang sudah memiliki pengalaman kerja. Daribirosemacamini,kantoryangmencaritenagakerjatinggal memintakaryawandenganspesifikasikeahlianyangdiperlukan. Segala bentuk seleksi termasuk tes psikologi dapat dilakukan oleh biro ini.Birojasatersebutkemudianmemasangiklandimediamassa cetakatauelektronik,misalnyainternet.pabilasudahmendapatkan calonyangdibutuhkan,makabiroakanmenghubungipihak pemesanan. Besarnya biaya yang dikeluarkan kantor tergantung pada perjanjiandenganbirotersebut.Carasepertiini seringdilakukanoleh perusahaanmaupunkantor-kantorpemerintahdikota-kotabesar. Untuk itu kepala bagian kepegawaian atau manajer administrasi kantor harusyakinbahwalembagaKetenagakerjaantersebutbenar-benar professionaldalambidangnyadanmempunyaikodeetikyangdapat dilihat dari reputasinya dalam masyarakat. - Rekruitmen daIam Acara Khusus pabilapenawarabakankaryawanyangtersediatidakbanyakatau perusahaanrelatifbaruataubelumbegituterkenal,makasejumlah perusahaan menggunakan acara khusus untuk menarik calon pegawai yangpotensial.caratersebutdapatdalambentuksponsortunggal darisuatukegiatanturnamenolahragaataupentassenilalu menyebarluaskandalambentukberitapadaberbagaimediamassa ataupamflet.Halyangsamajuagdilakukanolehperusahaandalam acarlustrumataureunidimanadi dalamacartersebutparapimpinan perusahaanyangkebetulanalumnusmemberikanceramahdan sambutanyangdiantaraqnyamenawarkankesempatanbekerjabagi yang berminat. Melalui klan Sebelummemutuskanuntukmemasangiklansendiri,hendaknya diperhitungkanlebihdahulukeuntunganapayangbisadiperolehdan melaluimediaapayangdianggappalingcocok.Salahsatukerugian memasangiklandiKoranadalahkemungkinanadanyajumlah pelamaryangmelimpahyangmenyebabkankesulitandalamhal wawancara,kecualiadabagiankhususyangmenanganiitu,maka carainiakancocoksekali.Dalamiklanbiasanyadicantumkan kualifikasi yang diperlukan oleh pencari kerja. - MeIaIui Lembaga Pendidikan Tinggi Perekrutanpegawaidapatjugadilakukandenganmemasang pengumuman, yang dipasang di pelbagai lembaga pendidikan dengan memesanparalulusannyabaiksecralangsungkepadapimpinan lembagapendidikantersebutmaupunmelaluipemberianbeasiswa kepadapesertadidikyangmemilikikemampuanakademiklumayan atau sesuai dengan standar pencari kerja. Seleksi Seleksi adalah proses denganmana sebuah perusahaan memilih dari suatudaftarpelamardimanadipilihorangyangmemenuhicriteria untukposisiyangtersediaadenganmempertimbangkan syarat-syarat yang ditentukan. Tujuan pokok dari seleksi adalah untuk mendapatkan pegawaiyangpalingmendekatistandarkerjaperusahaan/organisasi. Kepuasanpegawaidanpengembangankemampuansecarapenuh termasuk dalam tujuan ini. Hal-hal yang mempengaruhi seleksi : . lingkungan perusahaan2. kondisi pasar kerja Penggunaan tes dalam seleksi pegawai kantor adalah : kebutuhankanobjektivitassebagaidasarseleksi,penempatan, evaluasi dan promosi pekerjaan kantor tesbukanlahalateksklusif,tetapialatpenunjangdarisatukesatuan tes pegawaiPenerapantes apabila kondisi jumlah pelamar lebih banyak dari posisi yang ada.untuk mengurangi perpindahan kerja yang tinggi. untuk menghindari rendahnya bakat, dan pelatihan. A. Wawancara Paraahliilmusocialmenerangkanbahwatingkahlakumasalampau akandapatmenetukantingkahlakumasayangakandatang.Begitu puladengankebiasaan-kebiasaanyangsebelumyapernahdilalui akanberakibatpadamasayangakandatang.Dengandasaritulah penggunaanwawancaradaninfomasibiogrficdijadikansebagaialat bantudalamprosesseleksi.Pewawancaradapatmengenalitipe pelamaryangakanberlanjutpadamasayangakandatangsebagai hasildariperjalanandanlatihanyangmungkinpernahdialami pelamar.Olehkarenanyadalampengisiandaftarisiancalon pewawancaradapatlebihmengetahuihal-halyangpernahdilakukan pelamar,dengancaramengembangkanpertanyaan-pertanyaanyang berkisarpadabagianyangdiperlukan.Pewawancarahendaknya berhati-hatidanjangantergesa-gesauntukmenyimpulkan kepribadian, kepandaian, keterampilan dan kemampuan dari pelamar. da empat macam wawancara yaitu 1.wawancara langsung 2.wawancara tidak langsung 3.wawancara tersusun 4.wawancara dengan tekanan Dalammenentukansusunansusunanpersonilkantorhendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:Prinsiporangyangtepatpadapekerjaanyangtepat(theright man on the right place). Untukmemberikantugasjabatankepadaseorangpegawaiharus diperhatikanapakahkemampuandanketerampilanyangdimilikinya sesuaidenganpersyaratanjabatanyangterdapatdalamspesifikasi jabatan. Haltersebutdiperlukanuntukmenjaminagarjabatandanpekerjaan dalamkantortersebutbenar-benardilakukanolehorangyang professionaldanuntukmemberikankepuasankepadaorangyang mendudukitugasjabatanitu.Seseorangakanmelakukandengan tugasnya dengan baik dan dengan semangat kerja yang tinggi apabila iamerasabahwapekerjaannyaitusesuaidenganbakatdan kemampuannya. Dengan demikian maka ia akan mempunyai motivasi atau dorongn yang kuat guna menunjukkan prestasi kerja yang sebaik-baiknya. Pemberian tugas pekerjaan yang penuh ("a full day's work). Halinidimaksudkanagarseorangpegawaimempunytaikesibukan yangpenuhselamajamkerjayangtelahditentukandandapat dilaksanakansecarawajartanpaadatekanan.Untukituperlu diadakanpenelitiansecaraberkala,misalnytiaplimatahunsekali, apakahdaftaruraianjabatanyangtelahditentukantersebutmasih sesuaiatauapakahperludiadakanpenyesuaianmenurut perkembanganorganisasiatauperkembanganteknologidan lingkungan organisasi yang selalu berubah. Hendaknyaiusahakanjangnsampaiseorangpegawaibanyak waktunya yang menganggur, karena memang pekerjaannya pada hari itu sudah selesai dan tidak ada pekerjaan lainnya lagi. danyaGarisKomandodantanggungjawabyangjelas("lineof command and responsibility). Tiap pegawai harus mengetahui secara jelas siapa yang menjadi atasanlangsungatausiapayangberhakuntukmemberikanperintah atauinstruksikepadanyasecaralangsungdansiapasajayang menjadibawahannyaataukepadasiapaiaberhakmemerintahdan memberikaninstruksi.Halinidimaksudkanuntukmencegah kesimpangsiurandalampelaksanaan tugassertamenjalinkelancaran dan ketenangan bekerja. Padaprinsipnyaseorangpegawaihanyamempunyaiseorang atasanlangsungpadasiapaiabertanggungjawabterhadaphasil pelaksanaantugasnya.Memangkadang-kadangterdapatatasanlain yangberhakpulamemberikanpengarahanataupetunjuk,tetspihal tersebut adalah untuk keperluan koordinasi . Keseimbanganantarawewenangdantanggungjawab("parity like between authority and responsibility). Hendaknyadiusahakanagartiaptugaspekerjaan,mempunyai keseimbanganantarawewenangdantanggungjawabyangdimiliki oleh petugasnya. Kalauwewenanglebihbesardaritanggungjawabakanterjadi penyalahgunaanwewenang,sedangkankalautanggungjawablebih besar dari wewenang akan timbul suatu penekanan. Jadidalamdeskripsijabatanhaltersebutharussecarajelas dikemukakandanpadawaktu-waktutertentuhendaknyadiadakan peninjauankerjauntukdisesuaikandenganperubahanyangterjadi karena perkembangan organisasi. Terdapat pembinaan danpengembangan karir bagi para pejabatatau petugas ("career development). Kepadaparapegawaihendaknyadiberitahukansecarajelas kapandanbagaimanamerekadapatmemperolehkenaikanpangkat, dan kenaikan jabatan serta persyaratan apa saja yangharus dipenuhi untuk memperoleh kenaikan tersebut. Untukitudiperlukanprogrampengembangankarirberupapendidikan dan latihan dengan penentuan syarat-syarat yang harus dipenuhi agar parapegawaiyangbersangkutandapatmengikutiprogram pengembangan karir tersebut. Misalnya,dalamkantorwilyahKecamatankapanseorangpegawai urusanPemerintahandapatmenjadiKepalasub.Urusankemudian menjadiKepalaUrusan,selanjutnyanaiklagimenjadiSekretaris Kecamatan, lalu menjadi Wakil Camat. Dengandemikiandapatmemberikanmotivasiataudorongan kepadaparapegawaiuntukbekerjadengansemangatdan memberikanprestasikerjayangtinggiagardapatmemperoleh kenaikan karir tersebut. danyapenilaianterhadappelaksanaantugasdan penggolongan tugas-tugas jabatan yang setingkat berdasarkan prinsip " equal pay for equal work Dalam struktur organisasi harus jelas terlihat tugas jabatan mana yangdianggapsetingkatdantugasjabatanmanayanglebihtinggi kedudukannyasehinggadapatdiketahuisecarajelasolehpara pegawai.Halinidimaksudkanuntukmenjaminkeadilandan membedakantinggirendahnyatanggungjawabyangdiperlukan, sehingga tidak menimbulkan iri hati. Sebagaicontoh,kepalasub.Urusantatausahapadaurusan pemerintahanberbedaataulbihrendahkedudukannyadengan sekretariskecamatan,walaupuntugaspekerjaannyasama-samadi bidang ketatausahaan/kesekretarisan. Hubungankerjayangbersifatimpersonalatautidakbersifat pribadi (" impersonal relation "). Parapegawaiyangmelakukantugaspekerjaandikantormelakukan tugasnyasecrakelembagaanatauinstitusional,jaditidakbersifat pribadi.Untukituharusdiikutiproseduratautatakerjayangtelah ditntukansecaraformaldandidasarkanatasobjektivitas.Karenaitu, tidakbolehadahubunganyangdidasarkanatassukadantidaksuka terhadappribadipetugasdanharusdiusahakanpulaagardiantara parapetugasyangeratkaitannyadenganprosedurkerjatidak terdapatadanyahubungankeluarga,sehinggadapatdicegah timbulnyakolusidankorupsi.Sebagaicontoh,tidakbolehada hubungankeluargaatausuami-istriantarapetugasbagian perlengkapanyangmelakukanpembelianbarangdenganpetugas bagian keuangan yang harus membayar kuitansi pembeliannya. Pembagian kerja secara seimbang Sepertiyangtelahdiuraikandalambukumateripokok1tentang prinsip-prinsipumumorganisasi,makaprinsipyangpertamaadalah pembagianhabistugas.rtinyabahwasemuatugaspekerjaanyang harusdilaksanakanolehsuatuunitorganisasiharusdibagidiantara paraanggotaunitorganisasi,sehinggatidakadasuatukegiatanpun yangtidakadapenanggungjawabnya.Jadi,apabilaterdapatsuatu kegiatan yng merupakan tugas unit organisasi tersebut dan belum ada petugasyangmelaksanakannya,makaharussegeraditunjuksalah seorang anggota unit tersebut untuk melaksanakannya. Dalampraktikseringterdapatbeberapapetugasdalamsuatu kantoryangkelihatanterlalusibuk.Disampingituterdapatpula beberapapetugasyangkelihatanseringmenganggursehingga waktunyahabisdipergunakanuntukmembacakorandanmaincatur. Haltersebutmerupakanakibatdarikurangseimbangnyapembagian tugasyangtelahditentukanolehpimpinankantoratauyangtertulis menurutkeputusantentangorganisasidantatakerjakantoryang bersangkutan.Memangbiasanyauraian tugas pokok dan fungsi yang tertulisdalamkeputusantentangorganisasidantatakerjasuatuunit organisasiitukelihatannyasudahcukupbanyak,tetapiseringkali dalampraktiktidakdemikiankarenasurat-suratyangmasuk berkurang sehingga yang dikerjakan menjadi berkurang pula. Sebagai contoh,tugasBagianatausub.BagianPerlengkapan,dalamsuatu kantoradalahmelakukanpengadaanalat-alatperlengkapan, mendistribusikannya,memelihara,inventarisasidanmlakukan penyusutan,tetapibiasanyakesibukan pekerjaanyangdialamihanya padapermulaantahunanggaran,sedangkanuntukwaktusisanya tidakterdapatbanyakpekerjaansehinggaparapetugasnyabanyak yangmenganggur.Untukmenghindariwaktuyangmenganggur tersebutsebaiknyasecaraberkalamengadakanrapat/pertemuan denganparapimpinanbawahannyauntukmengaturdanmembahas kesibukankerjasehinggaterdapatsuasanakerjayangharmonis, dimana tidak terdapat para petugas yang menganggur. Disamping itu apabila sudah ditetapakan deskripsi jabatan, perlu diadakanpenijauan kembali secara berkala guna disesuaikan dengan perkembangankeadaan.Denganadanyapembagiankerjayang seimbangitu,makagairahkerjaakanterpeliharadenganbaikdan tidak menimbulkan iri hati diantara para pegawai. Sedangkanuntukparapetugasyangterlalusibukdisebabkanoleh volume kerjanya memang semakin meningkat, perlu diusahakan akan sebagiantugasnyadapatdilimpahkankepadapetugaslainatau didelegasikan kepada anggota bawahannya. Dengandiadakanpertemuansecaraberkalaantarapimpinan kantordenganparapimpinanbawahandanselanjutnyapimpinan bawahanmengadakanpertemuandenganpegawaibawahannya, makadapatdilakukanpembahasanbersamaterhadapmasalah-masalahyangtimbuldalampelaksanaanpekerjaandandimintakan saran-saran serta pendapat untuk pemecahannya. Dengandemikianmakaterpupukpulaperasaanturutmemiliki (senseofbelonging)diantaraparapegawaidandiberikanmotivasi dalamrangkapeningkatangairahkerjayangselanjutnyaakan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja. Rekstrukturisasibiasanyaberakibatpengurangankelebihan tenagakerja,akibatdariefisiensiyangdilakukanolehperusahaan. Seringkalikebijakanpengurangankaryawanmerupakanalternatif terakhiryangditempuholehmanajerkantorgunamempertahankan dayasaingagarperusahaantetapmampuberoperasi.Pengurangan karyawansebagaisuatukebijakanyangtidakpopulerbagikaryawan yangakanberdampaksecarapsikologisdanfisik.Untukitumanajer kantorharusbertindaksecaraarifdanbijaksanaagarkepentingan karyawan tidak dirugikan.Biasanya masalah yangpaling sensitif yaitu sulitnyamenetukanpenguranganjumlahkaryawanyangsudahlama bekerjaakantetapikurangproduktifatauyangmasihmudaenerjik namunrelatifbarumasukuntukmemperkecilbebanperusahaandan meringankankonflikyangakantimbuljikaharapankaryawantidak sama dengan harapan perusahaan. pabila tidak diselesaikan dengan baik akan menimbulkan sabotase, pemogokan atau bentuk unjuk rasa lainnya. Jikahaliniterjadimakasecaramorildanmaterilperusahaanakan menderitarugi.Sudahsaatnyamanajermemikirkanlangkah-langkah terbaikyangmampumempertahankankepentinganperusahaan dengan kepentingan karyawan. Biasanya langkah-langkah yang yang diperlukan adalah SosiaIisasi rencana program efisiensi mengajakpihak-pihakterkaitsepertiDepnakersetempat,serikat-serikatpekerjauntukbermusyawarahmemutuskanrencanaefisiensi yang kemungkinan akan berdampak penguragan karyawan Tugas Iain manajer kantor yaitu: 1.Membinadanmemotivasikaryawanyangmasihtinggaldi perusahaan dalam keadaan yang sulit 2.Memotivasi karyawan yang kehilangan gairah kerja 3.Mengatasi karyawan yang bersedia lembur 4. Mengatasi karyawan yang menentang 5.Menciptakan kepercayaan dalam perusahaan 6.Meningkatkan komunikasi dalam perusahaan 7.Mengambil langkah proaktif dalam menghadapi rumor 8.Membawaperusahaankembalimenujukeposisiyangkuatdan sehat. 2.2.Jenis kegiatan dan pekerjan kantor WiIIiamLeffingweIIdanEdwinRobinsonmendefinisikan pekerjaan kantor sebagai : " Office work is concerned primarily with the records of the eaterprise- making records, and preserving them for future reference. Theserecordsmaybethehistoryoftransactionsofthe enterprise,representedbytheaccounts,bycorrespondence,by contracts,byuorders,byinventories,byplansandschedules,by reports and by written and printed memorandums of all kinds ". Pekerjaankantorterutamabersangkutandenganwwarkat-warkatdari badanusaha,pembuatanwarkat/dokumen ,penggunaanwarkat,dan pemeliharaansertapenyimpanannyauntukdigunakansebagaibahan referensidikemudianhari. Warkat-warkatinimerupakansejarahdari kegiatanatau transaksi badan usaha tersebu, yang digambarkanoleh daftar-daftar perhitungan,surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat pesanan,daftarinventaris,rencanadanjadwalkegiatan,laporan-laporan seta oleh segala macam nota yang tertulis atau tercetak. (The Liang Gie, 1978 : 16). Secaralebihsingkat,MahieudalamTheLiangGie(1978:17) mengemukakansebagaiberikut:"Hetkantorisdeplaatsineen onderneming, waar het administratieve werk verricht wordt, dat met de handofmachinaalkangeschiesen.Hetadministratievewerkbestaat staadsinhetvestleggenvanallerleigegevensdievoordebetrokken onderneming van belang zijn . (Kantoradalahtempatdalamsuatubadanusaha,dimana dilaksanakanpekerjaantataadministratifataupekerjaantatausaha, yangdapatdilakukandengantanganataudenganmenggunakan mesin.Pekerjaantatausahasenantiasaterdiripencatatanpelbagai macamketeranganyangperlubagipimpinanorganisasidalam pengambilan keputusan). OlehTheLiangGieperanpekerjaankantoratautatausaha diperinci lebih lanjut sebagai berikut: Untukmelayanipelaksanaanpekerjaan-pekerjaanoperatifdalam usaha mnecapai tujuan organisasi untukmenyediakaninformasibagipucukpimpinanorganisasidalam membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. Untukmembantu kelancaranperkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan (The Liang Gie, 1978 : 23) Sebagai contoh, untukmelayani pelaksanaan pekerjaanoperatif ialah dengan caramenyediakanberbagai keterangan yangdiperlukan guna memudahkan penyelesaian pekerjaan operatif secara lebih baik. khirnya,tatausahamempunyaiperananuntukmelancarkan kehidupandanperkembanganorganisasidalamkeseluruhan,karena fungsinya sebagai pusat ingatan dansumber dokumen.GeorgeR.TerrydalamTheLiangGie(1978:17) mengemukakan ada enam kegiatan pokok pekerjaan kantor, yaitu : menghimpunataucollecting,yaitukegiatanmencariatau mengusahakantersediaanyasegalaketeranganyangtadinyabelum adaatauberserakandimana-mana,sehinggaterkumpuldansiap untuk digunakan apabila diperlukan. mencatatataurecording,yaitukegiatanmencatatdenganberbagai peralatantulis,keteranganketeranganyangdiperlukansehingga berwujudtulisanyangdapatdibaca,dikirimdandisimpan.Dalam perkembanganteknologimodernsekaranginitermasukpula perekaman pada pita tape atau disket computer. mengelolaatauprocessing,yaitubermacam-macamkegiatan menafsirkan,menghitung,mengikhtisarkan,menyimpulkandan mengolah lainnya terhadap data yang dikumpulkan, sehingga menjadi suatu bentuk informasi yang lebih berguna bagi pimpinan organisasi. menggandakanatauduplicating,yaitukegiatanmemperbanyak keteranganyangdiperlukandenganpelbagaicaradanalatkepada pihak-pihak yang lain yang membutuhkan. mengirimataudistributing,yaitukegiatanmenyampaikandengan pelbagaicaradanalatkepadapihak-pihakyanglainyang membutuhkan informasi yang bersangkutan. menyimpanataufilling/storing,yaitukegiatanmengaturdan menyimpandenganpelbagaicaradanalatyangaman,sehingga dapatdicarikembalidenganmudahapabiladiperlukandikemudian hari. (The Liang Gie: 1978 - 17). MenurutLeffingwelldanRobinson,ruanglingkuppekerjaan kantor diperinci lebih banyak lagi menjadi kegiatan yang bersifat: Receving dispatching and orders; BiIIing; Correspondence, dictation, typing; FiIIing; Passing credit and coIIecting outsanding; HandIing, distributing and dispatching maiI; DupIicating and addressing work; MisceIIaneous,suchas:teIephone,receivingvisitors, messenger service; SpeciaItasks.Objectives:simpIificationsofsystem, eIimination ofunnecessary work; Making records (nothing down desire data). Dalammenyusunorganisasiperkantoranatauorganisasi ketatausahaan dapat digunakan dua asas, yaitu asas sentralisasi atau pemusatan dan asas desentralisasiatau pemencaran. sasSentralisasiataupemusatandigunakanapabilasemua pekerjaankantordalamorganisasiyangbersangkutandibebankan dandilaksanalanolehssebuahsatuanorganisasiyangberdirisendiri di samping satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan operatif Dalamhalinisatuan-satuanorganisasiyangmenjalankan fungsi-fungsioperatifdibebaskandarikegiatan-kegiatanperkantoran seperetisuratmenyurat,pengetikandanlain-lain.Satuanorganisasi fungsionaltrsebuthanyamemberiknpetunjukataupengarahanteknis mengenaimateridalamsuratatauwarkatyangharusdibuatoleh satuanorganisasiperkantoranpusat.Contohsusunanorganisasi perkantoran dengan asas sentralisasi digambarkan sebagai berikut Keterangan :Garis HierarkiGaris Petunjuk teknis Manager Umum Manager Keuangan Manager DM. Perkantoran Manager Produksi Teknis Keuangan T.U.Keuangan Tata Usaha Umum Tata Usaha Produksi Teknis Produksi sasDesentralisasiataupemencarandigunakanapabilamasing-masingsatuanorganisasidalamseluruhorganisasidisamping menyelenggarakantugaspekerjaanpokoksesuaifungsinya,juga melaksanakansemuapekerjaankantor.Contohsusunanorganisasi dengan asas desentralisasi: Keterangan :Garis HierarkiGaris Petunjuk teknis Kedua asas di atas mempunyai keuntungan dan kerugian. Keuntungan sentraIisasi: Pengawasan lebih mudah dilakukan Dapat diadakan keseragaman dalam sistem pekerjaan kantor Lebih hemat dalam pembiayaan dan pengadaan perlengkapan Dapatdiadakanspesialisasijabatanyangdapatberkembang lebih lanjut anager Umum anager Keuangan anager AD. Perkantoran anager ProduksiTeknis Keuangan T.U.Keuangan Tata Usaha Umum Tata Usaha Produksi Teknis Produksi Sedangkan keuntungan desentraIisasi: Dapatdisesuaikandengansifatkhususkegiatanmasingmasing unit organisasi yang bersangkutan Lebih cocok bagi organisasi yang lokasinya terpisah satu sama lain %idaktergantungdariunitorganisasiindukdalamhal pengadaanperlengkapan,penomoran,danpengirimansurat, pencarian arsip dan lainlain. Selainasas-asasdalampenyusunanpekerjaankantor, Prof.Dr.Prayuditmosudirdjo,S.H.mengemukakanpulapentingnya prinsip-prinsipyangharusdiperhatikandalampengorganisasian pekerjaankantor(Prof.Dr.Prayuditmosudirdjo,S.H,1979:88-91), yaitu : Setiaporganisasidansubunitorganisasiharusmempunyai tujuanyangjelas,sehinggajelaspulakegiatanataupekerjaanyang harusdilakukandalamusahamencapaitujuantersebut.Pada secretariat wilayah kecamatan misalnya telah ditentukan tugas urusan administrasi sebagai berikut antara lain: a.Mempersiapkanpenyusunannaskahlaporanpemerintah wilayah kecamatan b. Melakukan urusan suratmenyurat c. Mengurus dan membayar gaji pegawai, dan lainlain. Prinsip pembagian dan penugasan kerja yang homogin PeIbagaimacampekerjaanyangharusdiseIenggarakandan diseIesaikansecaraberkeIompokharusdipiIah-piIah,dibagi, disortir, kemudian dikeIompokkan daIam subunit tertentu. Prinsip hirarkhi atau kesatuan perintah. PrinsipinimeIiputibeberapasubprinsip,yaitu:spanofcontroI atau rentang kendaIi, deIegasi secara berimbang, komunikasi dan koordinasi. Prinsip pengaturan yang jeIas. Semua anggota organisasi harus mengetahui secara jelas bagaimana aturanmain,sehinggadalammelaksanakankegiatantidakboleh semaunyasendiri,melainkanharussesuaidenganpetunjuk pelaksanaanatau prosedur yangtelah ditetapkan olehpimpinan yang berwenang. 2.3.Fungsi, Tugas dan Peranan Kantor Fungsikantoradalahuntukmemberikanpelayanankomunikasi dancatatancatatan.Secaraterincifungsikantorituadalahsebagai berikut : - Untuk menerima keterangan. MisaInya : surat-surat, harga-harga, dan sebagainya - Untuk mencatat keterangan. MisaInya:catatan-catatantentangpegawai,harga,dan sebagainya. - Untuk menyusun keterangan. MisaInya: daIam pembiayaan, pembukuan, dan sebagainya - Untuk memberikan keterangan MisaInya: Daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran, dan sebagainya - Untuk menjamin aktiva. MisaInya:pemeIiharaanuangkontan,pengadaan persediaan, dan sebagainya. Fungsi kantor daIam perusahan adaIah: - Biasanya bersifat tambahan terhadap tujuan pokok perusahaan. MisaInya produksi pabrik mendahuIui administrasi kantor. - MeIengkapi tujuan pokok perusahaan. AdaIah tidak mungkin menjIankan pabrik tanpa penyusunan upah, pembeIian bahan-bahan dan sebagainya. - Mengawasi factor-faktor produksi MisaInyadenganpengawasanbudgeter,pengawasan pegawai-pegawai dan keungan. spekaspekmanajemenperkantoranadalahaspekaspek efisiensikantor.Subyekiniberhubungandenganaspekaspekyang luas sebagai berikut: Tujuan dalahsangatpentingmenilaiddanmenentukantujuankantoratau bagianbagian daripadanya. Organisasi Organisasiadalahpenyusunantenagakerjadanpembagiantugas kepada tenaga kerja tersebut. Metode Metodeatausistemadalahurutanpelaksanaanpekerjaandan bagaimana serta di mana pekerjaan tersebut akan dilaksanakan. Kepegawaian epegawaianberhubungandenganpengusahaantenagakerja, penempatan,latihan,kenaikanpangkatdanpengeluaran (pemberhentian) mereka. LingkunganLingkunganmeliputigedungkantor,perkakaskantordankondisikondisi fisik dalam gedung. Mesin dan perIengkapan. Mesin dan perlengkapan adalah semua bendaatau barangmati yangdipergunakandalamkantorkantoruntukmembantu (mempermudah) pelaksanaan pekerjaan. BAB III TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB I. Standar Kompotensi 1.1. Mendeskripsikankonsepdasarmanajemen organisasikantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. 1.2. Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas dengantingkatefektifitasyangmemadaisesuaitingkat pemahamanya. II.Kompotensi Dasar. Mendeskripsikan tugas, wewenang dan tanggung jawab . III.Pertemuan : 9 X 50 3.1. Macam-macam peraIatan / mesin kantor Mesinperkantoran(officemachine)adalahsegenapalatyangdi pergunakanuntukmencatat,mangirim,menggandadanmengelola bahanketeranganyangbekerjasecaramekanis,elektris,elektronik, magnetic,atausecarakimiawi.Macamnyamesinperkantoranini banyaksekalidantampaknyaterusbertambahsejalandengan kemajuanteknologimodern.Beberapamacamyangcukupumum ialah : 1.Mesin ketik (typewriter) 2.Mesin dikte (dictating machine) 3.Mesin hitung (calculating machine) 4.Mesin keperluan surat menyurat (mailing equipment) 5.Mesin pengganda warkat (ducplicator/copier) 6.Mesin komunikasi (communication equipment) Tataruangkantoryangdisusunsecarabaikmenurutpedoman-pedomandalamBabXdimukaakantampaklebihrapiapabila perabotkantornyaseragam.Tataruangitujugaakanmemperlancar pelaksanaankerjaperkantoranapapunbilamanaperabotny76a memenuhi syarat-syarat sfisiensi ruang dalam bentuk yang tepet. Perabotkantoryangalambahasainggrisdisebutoffice furnishingsatauofficefurniturebiasanuyameliputimejatullisdengan kursinya,lamariarsipdanperlengkapanuntukmenyimpanwarkat-warkatlainnya,majabiasa,rak,lemaribesi,danperabotlainnya semacamitu.Dindonesiaperabotkantorituhamperseluruhnya masih di buatdarikayu,sedangdiluarNegeriumumnyaterbikindari baja atau metal lainnya. Duamacamperabot kantor yangtentu di miliki dan yang paling banyak dipergunakan dalam setiap kantor adalah maja tulis (termasuk pulamejaketik)dankursinya.Olehkarenaituhalikhwalmejadan kursikerjaituperlumendapatpenelaansecukupnyaterutama mengenai segi-segi ukuran, bentuk, dan pertalianya dengan luas lantai yang perlu di sediakan. Meja tulis yang baik hendaknya memenuhi syaratsyarat yang berikut : 1)Daripermukaanmejasampailantaitiakseluruhnyatertutup. Bagianbawahnyamempunyaikaki-kakiyangcukupterbuka. Dengandemikianperedaranudaradapatberlangsungsecara lancardanbagiankakipegawaiyangmamakainyatidakterasa panas.Jugamejakerjayangterbukabagianbawahnya memudahkan pembersian lantai. 2)Permukaanmejatidakberkilat-kilatsehinggaapatmenyilaukan mata dan pegawai yang memakainya. Permukaan itu hendaknya tidak berwarna hitam atau terlampau gelap, malainkan sebaiknya diberiwarnamudadanterang.Pertentangan yang tajamantara warnamejayanggelapdanwarnakertasyangumumnyaputih mudah melahkan mata dari pegawai. 3)Luasmejatidakperluterlampauberlebihan.Permukaanyang terlampauluasdalamprakteknyajuatidakdipergunakanuntuk bekerja. Bahkan biasanya lalu menjadi tempatuntuk menumpuk berkas-berkasataubenda-bendalainnyayangmestinyadi simpan dalam lemari atau pada rak sedndiri. Contoh-contoh bermacam-macam meja kantor. a.Meja tulis biasa. b.Meja tulis dengan laci ganda. c.Meja tulis yang dapat di ubah menjadi meja ketik. d.Setelah permukaan dipindahkan dan mesin ketik di munculkan. e.Meja kerja khusus dengan perlengkapan tambahan. f.Meja kerja pejabat pimpinan. Untukmengukurmajakantortelahlajimdigunakan3satuanhitung, yaitu lebar (width), dalam (depth)dan tinggi (height) : Lebar :ialahjarakyangpanjangdarisuatutepi permukaan meja ke tepi seberangnya. pabila dilihat darittempatdudukpegawaiyangmemakaimejaitu, jarakiniadalahlebarmejadariarahtangankirike tangan kanannya. DaIam:ialahjarakyangpendekdaritepibagian depanpermukaanmejasampaitepibagian belakagnya.Bagiandepan(front)darisesuatumeja tulisialahbagianyangtermasuklingkungantempat dudik pegawai yang memaakai meja itu. Tinggi:ialahjarakdaripermukaanmejayangdi pakai untuk bekerja sampai ke lantai. Kecualiadanyasyarat-syarattertentuyangdiperlukanbagi pelaksanaansesuatupekerjaankhusus, makamejatulisuntuk setiap karyawanbiasanyacukuplahberukuran120X70cm.Dalam pemakaianyadikantorbiasanyadisebelahkanan dankiri mejakerja ituperludisediakanruanguntukkeperluanloronglalulintaspegawai masing-masing.Elebarminimum40cm.Bilamansalahsatusisinyamerupakan lorong utama atau kamar karja itu cukup luas, maka untuk ruanglalulintasitudapatdisediakan60cmbagisetiapmeja,baik hanyapadasatusisinyaataupunkedua-duanyasebelahkanandan kiri.Sedangruanguntukkursitempatdudukpegawaikearah belakangpunggungnyadiperlukanruangrata-ratasepanjang80cm. Dengan demikian luas lantai yang perlu di sediakan untuk setiap meja kerja di kantor dapat di hitung menurut gambar di bawah ini : Ukuran meja: 120 x 70 cm Luas lantai : (60 + 120 + 40 cm) x (70 + 80 cm) Diperlukan : 3.3 m 40 cm 80 cm Jadidenganpembulatankeatasluaslantaiyangdiperlukanoleh setiapmejakerjapadaumumnyatelahsekitar 213 meterpersegi bilamanamasing-masingpegawaimemerlukansebuahlemarikecil ataurakdenganukuranlebar1mdandalam21m(=0.5meter persegi),makaluaslantaiyangrata-rataperludisediakanbagi seseorang pegawai tatausaha ialah 3.5 + 0.5 manjadi 4 meter persegi. Untukpejabatpimpinanukuranmejakerjanyadapatlebihluas daripadaseseorangpegawaibiasa,yaitu130x80cmataupaling besar150x50cm.Luaslantaiseluruhnyayangdapatdisediakan bagiseseorangkapaladengansenderinyadisesuaikanmenurut ukuranmejaituatauluaskantornya.nggkarata-ratayangdianggap layakbagiseorangkepala(supervisior)manurutsebuahbuku pegangan ialah 100 square feet atau sama dengan 9.3 meter persegi. Padamejakerjabiasaberukuran120x70cm,sebetulnyaluas ruangyangbenar-benardipakaiuntukmalaksanakanpekerjaan sepertimisalnyamembacasuratataumenuliscatatanhanyalah sekitar80x50cm.Luasselebihnyamerupakanruangkosongatau tempatuntukmanaruhbenda-bendasepertibakisurat,teleponatau peralatan lainnya.Bilamanadi tenggah-tenggahmeja di taruh sebuah mesinTK,makapraktismajaitumenjadipenuhdanpegawaiyang bersangkutantidakleluasamanulisataumelaksanakanpekerjaanpekerjaan lainnya di atas meja. Untukmengatasimasalahkesempitanruang,ahli-ahliperabot kantordiluarNegerimenciptakanmacam-macammajayanglain bentuknya dari bentuk segi empat panjang yang tradisional. Salah satu mejamodelterbaruialahmejaberbentukhurufL.Denganluasyang samasepertimejabiasa,majabentukLinidapatmemberikanruang kerjayanglebihluasdansekaligusdapatdipakaipadasaatyang samauntukmelakukan2macampekerjaansepertiumpamanya mangetikdanmengambar.Contohperbandinganluasantarameja bentuk L dan meja biasa bentuk segi 4 yang kedua-duanya berukuran 0.84 meter persegi adalah seperti gambar ii : 120 cm Luas meia:70x120 cm 8400 cm Luas untuk keria:50x80 cm 4000 cm buku Bak surat Tempat pena telepon geles 50 cm 80 cm 70 cm Jadi,darigambar-gambardiatasterlihatbahwaLenganluas yang sama.meja bentuk L lebih menguntungkan daripada meja bentuk biasa, luasyangbenar-benardapatdi pakai untuk bekerjapadameja bentuk huruf L itu sebesar 0.48 meter persegi, seang pada meja yang biasa hanya 0.4 meter persegi. Selain itu bentuk L dapat menyediakan ruanguntkkeperluanpekerjaanlainnyadenganleluasa,misalnya padabagiantenggahnyauntukmenulisdansisikanannyauntuk mengetik.Selanjutnyanasiadapenghematanlainnya,yaitukerena lebarmejabentukLhanya110cmapabilakeduasisinyadanbagian tempatdduduknyaditambahdenganruanguntuklorong-lorongmaka luas lantainyaaalah lebihkecil daripada luaslantaimejabiasa (60+ 110 + 40 + 150 cm = 3.15 m). Mengenai tingginya meja, pada umumnya dapat di terima ukuran 72cm.Tapiuntukmejayangkhususdipergunakanuntukmengetik, tingginyaharuskurang10cmdaritinggiyangumumitu.Dengan demikiantangganpegawaitikitudapatbergerakenganleluasadan dalam posisi yang lurus kemuka sewaktu mengetik. Pedomanini juga berlakubagimeja-mejayangdipakaiuntukbekerjadenganalat-alat lainnyayangmempunyaipermukaanlebihtinggisepertimisalnya mesin hitung. SelainbentukhurufLdiatas,macam-macambentukmaja modern lainnya yang teleh di ciptakan untuk mencapai evisiensi dalam pekerjaan adalah seperti ganbar-gambar bawah ini. Meja tergambar di atas yang agak istimewa itu misalnya dapat di pakaiuntukpejabatyangbertugasmengujicalon-calonpegawaiatau pekerjaan semacamitu.Setelehselesaiwawancara,apabila pegawai atau calon yang di uji harus menulis sesuatu, ini dapat di lakukan pada bagianmejayangmenjulurkeluardanberadahdisebalahkanannya itu.Denganmejabiasahalituagaksukardilakukan,karenakakinya terbenturpadabagianbelakangmejayangbiasanyatertutupatau orangyangbersangkutanharusmenulisdenganbadanyang membungkuk. Setiappekerjaanyangbercorakkhususbiasanyamemerlukan bentukmejatersendiriagardapattercapaiefisiensikerja.Misalnya seseorangpajabatyangtugasnyabanyakmempergunakangambar-gambar,bagian-bagian,peta-peta,ataulambaran-lambaranwarkat lainnyayanglebar,apabilabekerjaenganmejabentukbiasa lembaran-lembaran itu terpaksa harus di gulung dan di tarik di sisimeja ataudidalamlemari,kalaupejabatitumemerlukansebuahgambar, mungkiniaharusmondar-mandirmenujuketempatpenyimpanannya dan kemudian membuka gulungan gambar itu. Selainkegunaanyangmemungkinkankerjasamayangsangat eratanmencegahsalaahseorangpegawaiberjalanmondar-mandir menujumejarekannya,majabentukadalahperabotkantoryang palingmenghematluaslantai.Denganukuanmasing-masing permukaan mejannya tetap 120 x 70 cm, meja bentuk Z yang di pakai oleh2orangpagawaimemerlukananggotasepertitergambardi bawah ini. 150 cm 280 cm 80 C40 C40 C Jadiluaslantaiyangdiperlukanuntuk2orangpagawaiyang apabilamasing-masingmemakaimejabiasaadalahsekitar6- 216meterpersegi,denganmejabentukZcukupdisediakanruangan sesuai4.2meterpersegi.nimerupakanpenghematanluaslantai sekitarn30%.Pembagianruangdanjangkauangeraktanggan sewaktubekerjadarikeduapagawaiyangmemakaimejakerjaitu biasanya di atur sebagaimana terlukis pada gambar di bawah : Perabotkantorlainnyayangsamapentingnyasepertimejatulis ialah kursinya,karenatanpakursitidakmungkinkerjaaketatausahaan dapatdikerjakan.Kursiyangbaikharuspulamemenuhi syarat.Menurut Prof.RaIph Barnes kursi yang baik harus memenuhi 4 syarat : 1)Kursiitudapatdiaturtinggirendahnyasehinggacocokbagi pegawai yang mamakainya. 2)Kursiitudibuatsecarakokoh, sebaiknyadengankarangkadari baja serta tempat duduk dan penyangga dari kayu. 3)Kursiitusesuaidenganbentukbadanorang,yaitubagianyang akandidudukimenyerupaisaelsehinggaberatbadanterbagi maratadanpegawaiyangdudukmerasaenak.Tepiepandari tempat duduk itu henaknya mempunyai bentuk yang bulat. 4)Kursiitumempunyaipenyanggabelakangsehinggadapat menunjang tulang punggung karyawan. ontohcontoh 4 macam kursi kantor 1)Kursi pegawai tata usaha (clerical chair) 2)Kursi sekretaris (secretarial chair) 3)Kursi konperensi/rapat (conference chair) 4)Kursi pejabat pimpinan (executive chair) Untuk pejabat pimpinan yang banyak mambaca berbagai warkat, sebaiknyakursikerjanyaituberlengan.Dengandemikiankedua tanggan pejabat itu mendapat penyanggah sehinggah tidak lekas letih. Tetapiuntukparapegawaitatausahabiasa,sebaiknyakursiitutidak mempunyailengan.Bagipegawaiyangbanyakmengetik,menulis-nulisataumalakukanhubungan-hubungankiankemari,lengankursi dapatmejdirintanganyangakanmenguranggikelancaranpekerjaan atau kelincahan kerjanya. Contoh konkret 2 bentuk kursi pimpinan (manajer perkantoran misalnya) Kursi yang palimg memuaskan untuk berbagai macam pekerjaan ialah yangsusunantingginyaanpenyanggabelekangnyadapatdi sesuaikanuntukseseorangpegawai.Jadikursikantoryangdapatdi putaruntukapatmengaturtinggirendahnyasepertitanpakpada gambardibawahiniadalahsangatbaik.nilebih-lebihsangatperlu untuk petugas yang bekerja dengan meja bentuk huruf L atau Z. Contoh konkret 2 bentuk kursi kantoruntuk bekerja padameja bentuk L an Z .Mengenaiukurantingginyakursiyangtepaybilamana ketinggianitutidakdapatdiatur,iniumumnyaialah45cmdari permukaantempatduduk.Sebagaipedomanyangterpentingialah bahwapegawaiyangmemakaisesuatukursiapatdudukdengan keduakakinyamenempellantai.Kursiyangterlampaupendekjuga tidak baik. Demikianlahbeberapasegiyangperludiperhatikandalam menjediakan meja dan kursi umtuk pekerjaan di kantor. Pertemuan IV 3.2. Perencanaan poIa tindakan dasar daIam penyeIesaian . Dilihatdarisegiusahayangmeliputi5unsurtersebutdiatasmaka apatlah kini dirumuskan lebih konkrit bahwa sesuatu cara bekerja yang efisienialahcarayangtanpasedikitpunmenguranggihasilyang hendak di capai merupakan : 1)Carayangpalingmudah(tidaksullitakibatmemakaibanyak pikiran). 2)Cara yang paling ringgan (artinya tidak berat karena memerlukan banyak tenaga jasmani manusia). 3)Cara yang paling cepat (tiak lama dikarenakan memakan waktu). 4)Carayangpalingdekat(tiakjauhcaranyaanmenghamburkan ruang kerja). 5)Carayangpalingmurah(tiakmahalakibatterlampauboros pengunaan bendanya). Dalamsetiapbidangkerjadanpelaksanaanrangkaiancara-caranya biasanyadapatdisimpulkansesuatuasasyangdapatmenjadi petunjukdalammelakukantindakan-tindakan.Demikianpuladalam bidangtatausaha;perlulahkiranyadiindahkanasas-asastertentu agardapattercapaiperbandinganterbaikantarasetiapkerja ketatausahaan dengan hasilnya. sas-asas efisiensi bagi tatausaha itu ada5yaituperencanaan,penyederhanaan,penghematan, penghapusandanpengabungan.Kesemuaituerturut-turutakan diuraikan lebih lanjut bawah ini : 1.Asas perencanaan. Merencenakanberartimengambarkandimukamengenai tindakan-tindakanyangakandilaksanakandalamranggka mencapaisesuatutujuan.Perwujutanasasinidalambidang tatausaha dapat berupa pedoman-pedoman berikkut : a)Pedoman tentang maksud warkat Setiapwarkatyangdiciptakandandipeliharaharus mempunyaimaksudyangjelasdankegunaanyangnyata. Kegunaanyangmungkinadaialahnilai-nilaiwarkatalam bidangpeneranggan,hokum,administrasi, keilmuan/penelitian,pendidikandansejarah/dokumentasi. Bilatidakbisadijawabuntukapasesuattuwarkatdibbuat, maka warkat itu sesunguhnya tidak perlu diciptakan.b)Pedoman tentang penetapan prosedur Lalulintas keterangan-keterangan yang merupakan berbagai prosedurketatausahaantidakbolehdibiarkan tumbuhsendiri,malainkanharusselaludirencanakandandi aturdenganmempertimbangkancorakpekerjaanyang berjalinan dengan prosedur itu. Selanjutnya semua prosedur dalamsesuatuorganisasihenaknyadihimpunsecara tertulis dalam buku pedoman (manual). c)Pedoman tentang pengadaan mesin tatausaha Setiapmesinkantorhendaknyahanyadibelidandi pergunakanberdasarkanprosedurketatausahaanyang telahditetapkan.Jadibukanmengadakanmesinnyadulu, barulahkemudianmanyusunprosedurkerjanyadisekitar atau mengikuti mesin itu. d)Pedoman tentang perencanaan formulir. Macam-macamformuliruntukmenghimpun,mencatat, menyampaikan,taumanyimpanberbagaiketerangan hendaknyadirancangsecaratepatmengenaibentuknya, macam, dan bahannya. 2. Pengembangan organisasi kantor Dalamperkembanganduniamodernsekarangini,akaterdapat banyakfactor-faktoryangmenyebabkanperubahandan selanjutnyaperubahan-perubahantersebutakanmempengaruhi kehidupansuatuorganisasi.Factor-faktrolingkunganeksternal yangdapatmenyebabkanperubahandanharusdiperhatikanoleh setiap pimpinan organisasi adalah : 1.Tantanganteknologi(kemajuandanpenemuanbaru bidang teknologi yang digunakan dalam proses produksi) 2.Tantangan ekonomi (perkembangan dunia usaha, pasaran tenaga kerja dan sebagainya) 3.Perkembangankeadaanpolitik(politikdalamnegeri, peraturan perundang-undangan, hubungan luar negeri) 4.Tantangandemografis(pertumbuhanpenduduk, urbanisasi) 5.Kondisigeografis(pertumbuhantransportasidan informasi). 6.Kondisisocialbudaya(nilai-nilaibudayabangsagaya kehidupan modern) 7.Kompetisi antarpesaing yang semakin ketat. Factor-faktordiatasakanmempengaruhikehidupanorganisasi danolehkarenaituorganisasiharusdapatmenyesuaikandiri terhadapperubahan-perubahantersebutdanmengambillangkah-langkahantisipatifgunamemanfaatkanpeluangdankesempatan yang ada. Selanjutnyaperubahanorganisasitersebutakanmenyebabkan pula perlunya penyesuain kegiatan perkantoran. MenuruthasilstudidimerikaSerikat,hal-halyangmenyebabkan pertumbuhan kegiatan perkantoran yang makin cepat adalah : %he increased control of businessby government. %he increase in insurance and advertising activities. %he development of modern accounting techniques. %he acceptance and intenalve use of credit and installment selling. %heexpansionofsmallenterprisestonationalandinternational oprations.(Drs. The Liang Gie, 1978 : 268) Eraglobalisasiyangterjadipadadecade90-anmempunyai pengaruhyangluasterhadapseluruhkehidupanmanusia,termasuk pada bidang administrasi perkantoran. SepertidikemukakanolehPresidenSoehartodalampidatonya tertanggal 9 Januari 1995 yaitu :"Dewasa ini kita beradapada tahap palingawaldarisuatuzamanbaru.Kitaakanhidupdalamsuasana yangmakinterbuka.Sikapkitaterhadaparusketerbukaan (globalisasi)ituharuspositif,mauatautidak,sukaatautidaksuka, siapatautidaksiap,kitatelahmasukdalamsistemperdagangan bebas dunia . Kita mendapattantangandan peluang yang terbuka di hari depan. Untukdapatmemenuhitantangandanpeluangtersebutbangsa ndonesiaharusdapatmeningkatkankemampuannyadisegala bidang,terutamadibidangadministrasi,baikadministrasinegara maupun administrasi niaga. Di bidang administrasi negara, pemerintah harusdapatmengalihkanfungsi(shiftoffunction)darikebijaksanaan ekonomiyangdipimpinolehpublic(negara)menjadikebijaksanaan ekonomiyangdipimpinolehswasta(swastanisasi).Untukkeperluan tersebuttelahdikeluarkanbeberapapaketderegulasidan debirokratisasidibidangduniausahadandilaksanakanasas desentralisasi dan dekonsentrasi di bidang pemerintahan. Sedangkandibidangadministrasiniagatelahdiadakanusaha-usahauntukmengembangkandesain-desainadministrasiniaga denganmeningkatkanberjalannyakemitraanusaha,antaragolongan skala besar (konglomert), golongan ekonomi menengah dan golongan ekonomi lemah yang berasaskan kekeluargaan. Karenaadministrasiperkantorandimaksudkanuntukdapat mendukungpelaksanaanoperasionalfungsi-fungsipokoksuatu organisasi,makakegiatanadministrasiperkantoranharusdapat menyesuaikandiridengankebijaksanaanyangtelahditetapkanoleh fungsi-fungsi pokok organisasi yang bersangkutan. Untuk dapat mengatur penyesuaian-penyesuaian tersebut, maka hendaknya diambil langkah-langkah dalam penyempurnaan organisasi perkantoran sebagai berikut: 1.mengoptimasikanpentapantujuanfungsional,sehingga dapatmencapaipelaksanaantugas-tugaspelaksanaan yang semakin kompleks. 2.mengadakanantisipasiterhadappersyarataninformasi yangdibutuhkangunamenunjangpencapaianujuan organisasi. 3.mengadakan sistem perencanaan terpadu, sehingga dapat menjalinhubunganyangserasiantarasubsistem operasional,prosedurdanmetodepelaksanaan operasioanl guna menjamin kelancaran proses pencapaian tujuan. 4.melakukanpeninjauankembalisecaraberkalaterhadap strukturorganisasiuntukdapatmenampungkebutuhan akanpermintaan-permintaanbarusesuaidengan perubahan lingkungan yang dihadapi. 5.mempertimbangkansecarahati-hatidalamusaha otomatisasi kegiatandalamarti memperhatikan persiapan-persiapanyangdiperlukan,baikpersiapanteknismaupun persiapansumberdayamanusia,yangharus diperhitungkan secara matang. 6.menyempurnakanmekanismepenilaianprestasikerja, penentuanstandar,ukuran-ukuranpenilaiandan pengawasan. 7.melakukanusaha-usahauntukmenekanbiaya administrasiyangserendahmungkindalamrangka menghadapi kompetisi yang semakin ketat.8. Pertemuan ke V 3.3. Penyederhanaan kerja kantor. Menyederhanakanberartimembuatsuatusystemyangruwet ataupekerjaanyangsukarmanjadilebihmudahatauringan, palaksanaan asas ini sebagai berikut : a)Pedoman tentang tata cara. Tatacaradarisuatukarajaperkantoranhendaknyamemiliki yangbenar-benarmenghematsumber-sumberkerja, yaitucara-cara yang termurah. b)Pedoman tentang perlengkapan tata usaha. c)Segenapperlengkapantatausahadarimaterialsampaimesin danperabotkantorsejauhmungkinhendaknyadiusahakan standardisasi untuk memudahkan pengadaan. d)Pedoman tentang pengorganisasian tatausaha Berbagaikerjaperkantoranyangbersifatumumsebaiknya dipersatukan dan di pusatkan pada suatu bagian tatausaha yang melayanisemuaoperatif,misalnyapekerjaanpenyambungan telepon. 3.4. Standarisasi Kerja Kantor Pekerjaan kantor harus diatur atau ditata dengan sebaik-baiknya, sebab apabila tidak, maka akan merupakan kumpulan kegiatan yang tidak teratur sehingga menyebabkan kesimpangsiuran dalam penyediaan informasi yang diperlukan oleh pimpinan organisasi. Penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan pelaksanaan bidang kerja itu sendiri harus selalu berakibat pada efisiensi. Efisiensi atau daya guna perlu dijadikan satu-satunya dasar penentuan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan pekerjaan kantor. Efisiensi (E) atau daya guna adalah suatu konsepsi tentang perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh/output (O) dengan usaha yang perlu dilakukan/input () dengan menggunakan sumberdaya, waktu dan ruang. Ketiganya dapat dirumuskan sebagai E= O>. Sedangkan efektivitas atau hasil guna ialah untuk menyatakan bahwa kegisatan-kegiatantelah dilakukan dengan tepat dalam arti tujuan tercapai sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, tetapi dalam hasil guna tersebut belum dipertimbangkan adanya penghematan sumber daya yang telah digunakan. Dilihat dari segi usaha, maka usaha untuk melakukan suatu pekerjaan itu meliputi 5 unsur, yaitu : pikiran, tenaga, waktu, ruang dan material termasuk uang. Dengan demikian dapat dirumuskan secara konkret, bahwa sesuatu pekerjaan itu dilakukan secara efisien kalau untuk mencapai suatu hasilyang ditetapkan itu dilakukan, dengan: cara yang paling mudah (tidak terlalu banyak menggunakan pikiran)cara yang paling ringan (tidak terlalu banyak menggunakan tenaga) cara yang paling cepat (tidak terlalu banyak memerlukan waktu) cara yang paling murah (tidak terlalu banyak menggunakan ruang) cara yang paling murah (hemat dan tidak boros dalam penggunaan material termasuk uang). Jadi efisiensi kerja adalah usaha untuk mencapai suatu hasil yang maksimaldengan cara yang paling mudah, paling ringan, paling cepat, paling dekat dan paling murah, atau dengan perkataan lain dengan pemberian pengoorbanan yang minimal. Dalam pencapaian efisiensi diperlukan asas-asas, aitu: 1.Asas Perencanaan Perencanaan, berarti penetapan langkah-langkah tindakan yang diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan dengan mengadakan perhitungan-perhitungan secara matamg dan pertimbangan-pertimbangan yang sebaik-baiknya. Perwujudan perencanaan pekerjaan kantor itu berupa penetapan pedoiman tentang maksud dan pengurusan warkat/berkas, pedoman tentang prosedur atau tata kerja, pedoman tentang pengadaan mesin-mesin kantor dan penggunaannya, pedoman dan perancangan dan pengendalian formulir. 2.Asas Penghematan Penghematan berarti pencegahan penggunaan material dan uang secara berlebihan, sehingga biaya pekerjaan tersebut tidak menjadi boros. sas ini meliputi penetapan pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatannya, pedoman tentang perhitungan kebutuhan warkat, pedoman tentang mekanisasi pekerjaan kantor dan pengurusan mesin kantor, pedoman tentang perhitungan formulir dan lain-lain.3.Asas Penyederhanaan sas ini meliputi penggunaan cara-cara yang lebih mudah, praktis dan cepat. Dalam pelaksanaan asas ini biasanya dilakukan penelitian tentang penggunaan waktu dan gerak (time and motion study) dan penelitian terhadap susunan organisasi dan tata kerja (organization and method). Dalam pernelitian tersebut diadakan pertimbangan-pertimbangan tentang langkah-langkah tindakan yang perlu dihapuskan atau digabungkan dan hubungan-hubungan kerja dalam organisasi yang perlu dipersingkat sehingga dapat merampingkan struktur organisasi. 4.Penghapusan Dalam asas ini dilakukan pertimbangan-pertimbangan tentang kegiatan-kegiatan yang dianggap kurang perlu sehingga sebaiknya dihapuskan atau ditiadakan. 5. Penggabungan sas ini mempertimbangkan langkah-langkah tindakan yang perlu digabungkan sehingga lebih efisien. Produktivitas kerja merupakan hubungan antara keluaran dalam bentuk barang atau jasa dengan masukan, baik sumber daya manusia maupun non-manusia, yang digunakan dalam proses produksi.Hubungan ini dinyatakan dengan perbandingan antara output dengan input. John Kendrick dalam bukunya " n Introduction to thee dynamic of productivity charge , mengatakan : Productivity is the relationship between output of goods and services and the input of resources, human and nonhuman, used in the productiveprocess. %hat relationship is usually expressed in ratio from O and I"(Kendrick, 1977 : 1). Lebih lanjut Kusriyanto dalam bukunya: Meningkatkan Produktivitas Kerja mengatakan bahwa peningkatan produktivitas pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam 4 bentuk, yaitu : 1.Pengurangan sedikit sumber daya untuk memperoleh jumlah yang sama 2.Pengurangan sedikit sumber daya sekadarnya untuk memperoleh jumlah produksi yang lebih besar. 3.Pengguanaan jumlah sumber daya yang sama untuk memperoleh jumlah produksi yang lebih besar. 4.Penggunaan sumber daya yang lebih besar jumlahnya untuk memperoleh jumlah produksi yang lebih besar lagi. (Kusriyanto, 1991 : 3) Dengan demikian maka usaha untuk meningkatkan produktivitas kerja tersebut dilakukan melalui peningkatan efisiensi, dalam arti melakukan penghematan terhadap sumber daya. Dengan diusahakan efisiensi maka akan meningkatkan produktivitas kerja karena hubungan antara output dengan input akan menjadi lebih baik lagi. Sebaliknya peningkatan produktivitas belum tentu menyebabkan peningkatan efisiensi karena peningkatan produktivitas dapat juga dilakukan dengan penambahan penggunaan sumber daya yang tidak dibarengi dengan penghematan. 3.5.Penyusunan Pedoman kerja Kantor Dalamorganisasiyangruanglingkupnyakecil,dimana hubunganataukomunikasibersifatakrabdaninformal,maka komunikasilisanadalahyangsenantiasadilakukankarenadapat dilakukan sewaktu-waktu. SepertiapayangdikemukakanoplehRichardF.Neuscheldalam bukunya:"Managementbysystem"sebagaiberikut:"%hesmall, close knit organization may be able to rely on oral communication. But thelargefarflungenterprisecanonmorebemanagedeffectively without written. %he from in which instruction are recorded may very from simple memorandums or bulletins to highly formalized policy and procedure manuals (Richard F. Neuschel, 1960 : 323). Memangdalamorganisasi-organisasiyangbesar,baik organisasipemerintahmaupunnon-pemerintah,antarapejabatyang satudenganpejabatyanglain,ataupunantaraatasandengan bawahan,tidakselaludapatbertemusehari-hariatauhubungan langsung. Dalamkeadaanyangdemikianmakacaraatausarana komunikasitertulisdanbersifatrelatiftetapsangatmutlakdiperlukan. Hal tersebutdapatdilakukandenganinstruksi-instruksiataupetunjuk-petunjuktertulis,antaralaindenganpembuatanbukupedoman pegawaiataubukupedomankerja(manual).Denganadanyabuku pedomanpegawaiataumanualtrsebut,makaparapetugasdapat mengetahuiapayangdituntutdaripetugastersebutdalam melaksanakantugaspekerjaannyadandijadikanacuanpulaatas penilaianhasilpelaksanaantugasnya.Dilainpihakdengan perkembanganorganisasidanfaktor-faktorlingkunganyangberubah makabukupedomanpegawaitersebutharusdiadakanpeninjauan kembalidariwaktukewaktu,sehinggamemerlukanpenyesuaian dengan perubahan yng terjadi. Dalammateripokokiniakandiuraikantentangpengertiandan fungsibukupedomanpegawai,manfaatbukupedomanpegawai, macam-macambukupedomanpegawaidancarapenyusunanbuku pedoman pegawai. Secaraumumsetelahmempelajaribagianini,andadiharapkan mampumemahamidanmenguraikantentangpengertian,fungsi, manfaat,macam-macambukupedomanpegawai,sertacara penyusunan buku pegawai. Secara khusus setelah mempelajari materi pokok ini, anda dapat menjelaskan secara tepat tentang :a.Latar belakang diperlukannya buku pedoman pegawai. b.Pengertian dan fungsi buku pedoman pegawai. c.Manfaat buku pedoman pegawai. d.Jenis atau macam-macam buku pedoman pegawai. e.Prinsip-prinsip dalan penyusunan buku pedoman pegawai. 1.Kendalayangdihadapidalampenggunaanbukupedoman pegawai. BAB IV TATA RUANG KANTOR I. Standar Kompotensi 1.1. Mendeskripsikankonsepdasarmanajemen organisasikantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. 1.2.Mendeskripsikankonsepdasaradministrasidalamartiluas dengantingkatefektifitasyangmemadaisesuaitingkat pemahamanya. II.Kompotensi Dasar. Mendeskripsikan tata ruang kantor III.Pertemuan : 6 X 50 Dalammelaksanakantatausaha,suatufactorpantingyangturut menentukankelancaranialahpenyusunantempatkerjadanalat perlengkapankantorengansebaik-baiknya.Pennyusunanalat-alat kantorpadaletakyangtepatsertapengaturantempatkerjayang menimbulkankepuasanbekerjabagiparapegawaidisebuttataruang perkantoran. Untuk memperjelas pengertian tataruang perkantoran itu dapatlah di kutipkan 2 perumusan yang berikut : 1)"Oficelayautmaybedefinedasthearrangementoffurniture and equipment within available floor space. (tataruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotananalatperlengkapanpadaluaslantaiyang tersedia.) 2)"Officelayautisthedeterminationofthespaceleguerements and of the detailed utilizations of this sapace in order to provide apracticalarrangementofthephysicalfactorconsidered necessary for the execution of the office work within reasonable costs. (Tataruangperkantoranadalahpenentuanmengenai kebutuhan-kebutuhanruangdantentangpengunaansecara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang paraktisdarifactor-faktorfisikyangdianggapperlubagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak,) Dindonesiatataruangperkantoranmasihkurangmendapat perhatian dari instansi-instasi pemerintah dan perusahaan-perusahaan swasta.Misalnyaseringterlihatbahwasuatuinstansiataupejabat yang banyak malayani public ditaruh di belakang. Dibawahiniadalahgambar-gambaryangmenunjukan perbandingan antara tataruang yang baik dan yang buruk. Gambar-gambardiatasmenunjukansuatuseksiperusahan yang bertgas membuat perhitunggan, misalnya saja membuat faktur.Prosespembuatanfakturitudimulaidenganditerimanyadaftar pesanandariseksilain.Kapalaseksipetugasmembuatcatatan-catatan mengenai harganya, potongan yang harus di berikan, asuransi tambahanbiayapengiriman,ataubpertangungan.Laluditeruskan kepadajuruhitunguntukdihitung,kemudianditeruskankapadajuru periksa, kemudian diteruskan kapada juru tulis untuk di ketik.khirnya,setelahditelitilagiolehjuruperiksadankapalanya, barulahdditeruskankapadajuruarsipuntukdikirimkankeseksilain, sedangsalinannyadisimpandalamlemariarsip.Padagambarkiri, karena tataruang tidak di rencanakan sebaik-baiknya, maka warkat itu harus mandar mandir secara tidak efisien.Tiappegawaiharusberdiridaritempatduduknyaan mengantarkannyakapadapegawaiberikutnya.nimembuangwaktu an tenaga yang sebetulnya tidak perlu. Bahkanprosespekerjaanitudapatagakdisderhanakan,yaitu daftarpesananlangsungsiterimaolehkepalatidaklagimelaluijuru arsip.Kemudiansetelahfactorituselesaitidak perlu di bawahkeatas meja si kapala untuk di periksa lagi. Jaditataruangyangbaikakanbermanfaatbagiorganisasiyang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Paa pokoknya akan di peroleh keuntungan-keuntungan yang berikut : 1)Mencegahpenghamburantenagadanwaktuparapegawai karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu. 2)Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. 3)Memungkinkanpemakaianruangkerjasecaraefisien,yaitu suatuluaslantaitertentuapatdipergunakanuntukkeperluan yang sebanyak-banyaknya. 4)Mencegahparapegawaidibagianlaintergangguolehpublic yang akan menemui suatu bagian tertentu. Dalammenyusunruanguntukkerjaperkantoran,adabeberapa tujuanyangperludicapai.Tujuanitumerupakanpulasyarat-syarat yanghendaknyadipenuhidalamsetiaptataruangkantoryangbaik. Tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu itu ialah : 1.Pekerjaan dalam kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin. 2.Rangkaian aktivitas tatausaha apat mengalir secara lancer. 3.Segenapruangdipergunakansecaraefisienuntukkeperluan pekerjaan. 4.Kesehatandankepuasanbekerjaparapegawaidapat terpelihara. 5.Pengawasanterhadappekerjaandapatberlangsungsecara memuaskan. 6.Pihakluaryangmengunjunggikantoryangbersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi itu. 7.susunantempatkerjadapatdipergunakanuntukberbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan. Dua ahli inggris Geoffrey Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tataruang yang baik bagi sesuatu kantor ialah : a)legal requirements to be fullfils ; b)space to be used to the greatest advantage ; c)services to be available where needed :power, telephones etc ; d)good working conditions to be provided for everyone ; e)supervision to be able to see the ataff at work ; f)sense of belonging and loyalty to the working group fostered ; g)communication and work flow facilitated ; h)movement of clerk betwendesks and filling are made easy ; i)noisy and distracting operations segregated ; j)mutual interverence between clerks avoided ; k)privacy and sycuuryty provided where necessary ; a)persyaratan peraturan, perundang-undangan di penuhi ; b)ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar ; c)peIayanan-peIayanantersediasepanjangdiperIukan :tenaga Iistrik, teIepon, dan Iain-Iain ; d)persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang e)pengawasan dapat meIihat para petugas sedang bekerja ; f)rasakesatuandankesetiaanterhaapkeIompokkarjadi peIihara ; g)komunikasidan arus kerja diperIancar ; h) IaIuIaIang para tata usaha di antara meja-meja dan Iemari-Iemari arsip di permudah ; i)peIaksanaan kerja yang gaduh dan menganggu perhatian di pisahkan ; j)saIing menganggu di antara para juru tatausaha dihinarkan ; k)kebebasan diri dan keamanan di usahakan sepanjang perIu ; seorang ahli tataruang pabrik Richard Muther merumuskan 6 asas pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Walaupun asas-asas itu diperuntukan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dengan penyesuaian sepenuhnya dapatlah beberapa di antaeanya di jadikan dasar bagi tataruang perkantoran. Beberapa asas itu ialah : a.Asas mengenai jarak terpendek. Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tataruang yang baik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Dalam hal ini garis lurusantara 2 titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat, hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin. b.Asas mengenai rangkaian kerja. Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tataruang yang terbaik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. sas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai kalau para pekerja atau alat-alat di taeruh berderet deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaannya. c.Asas mengenai pengunaan segenap ruang. Suatu tata ruang yang terbaik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. d.Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang dapat di ubah atau di susun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar. Demikianlah beberapa asa yang harus dijadikan pedoman kalau hendak menyusun tempat kerja yang baik untuk karja perkantoran. Sebagai langkah pertama dalam merencanakan tataruang kantor, hendaknya harus diketahui hubungan satua yang melaksanakan tatausaha itu engan satuan-satuan lainnya. Demikian pula henaknya diperhatikan sifat pekerjaanitu. ni perlu untuk itu ada beberapa pedoman sebagai berikut : 1.Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani public henaknya ditaruh di tempat yang mudah di atanggi orang-orang luar itu tanpa menganggu satuan-satuan lainnya. Satuan-satuan yang demikian itu pada perusahaan misalnya kas yang harus malakukan atau menerima pembayaran-pembayaran ; pada dinas pemerintah misalnya suatu bagian yang mengurus perizinan, tempat yang mudah diatnggi biasanya diruangan terdepan geung yang bersangkutan. Kalau penempatan di ruang depan tiak mungkin hedaknya dibuatkan papan penunjuk yang akan membawa public ke bagian itu, 2.satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain hendaknya dikelompokan pada satu tempat, terutama pada gedung yang bertingkat-tingkat penempatan pada lantai yang sama harus dilakukan. Dengan demikian kelancaran pekerjaan dan jarak terpendek dapat terjamin, bagi public hal ini juga merupakan pelayanan yang baik, karena mereka tak usah monar mandir atau naik turun tangga kalau harus pergi daei satu bagian lain. 3.Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketata usahaan dari organisasi itu hendaknya diberi tempat di tenggah-tenggah, sehingga satuan-satuan lainnya dapar mudah menghubunginya. 4.Satuan yang tugas pekerjaannya bersifat sangat gauh, misalnya sebuah percetakan henaknya di jauhkan dari satuan-satuan lainnya, lebih-lebih satun yang banyak menjalankan pekerjaan otak, misalnya bagian perencanaan. Pedoman tersebut di ats alam penerapannya kadang-kadang nampaknya saling bertentangan, mialnya saja suatu seksi reproduksi yang merupakan satuan pusat harus ditempatkan di tengah-tengah, padahal seksi itu bekerja dengan mesin-mesin yang membuat suara gaduh BAB V KOMUNIKSI KANTOR I. Standar Kompotensi 1.1. Mendeskripsikankonsepdasarmanajemen organisasikantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. 1.2.Mendeskripsikankonsepdasaradministrasidalamartiluas dengantingkatefektifitasyangmemadaisesuaitingkat pemahamanya. II.Kompotensi Dasar. Mendeskripsikan tugas, wewenang dan tanggung jawab . III.Pertemuan : 6 X 50 5.1.Pengertian jenis dan asas komunikasi kantor Dalam pegertianya yang umum komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. lam komunikasi itu sekaligus tercangkup penyalinan secara cermat gagasan dari seseorang kedalam pikiran orang lain sehingga tercapai pengetian yang di tentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan. Dalam garis basarnya komunikasi itu meliputu unsure-unsur sebagai berikut : )!engirim warta (komunikator) 2)Warta, keterangan atau buah pikiran 3)Alat atau saranauntuk mencapai warta 4)Isarat ang di pancarkan oleh alat ang bersangkutan. 5)!enerima warta (comunicatee). a)Komunikasi intern. Sebagian besar kegiatan kantor tata usaha dalam suatu organisasi terdiri dari mengadakan hubungan-hubungan dalam lingkungan sendiri disebut komunikasi intern. Komunikasi dapat di bedakan dalam 2 macam : 1)Hubungan tegak (vertical) 2)Hubungan datar (horizontal) Menurut Charley broaded pada umumnya perintah lisan hanya baik di pergunakan apabila : 1.Tugas sederhana. 2.Pernah di jalankan. 3.Dalam waktu yang singkat. 4.Kekeliruan tidak mempunyai akibat besar. 5.Dalam keadaan darurat. Menurut Broaded pula hal-hal yang mengharuskan suatu perintah tertulis apabila : 1.Tugas yang di perintah kan akan berlangsung satu bagian ke bagian lain. 2.Bersifat ruet dan terperinci. 3.Perintah di kerjakan di tempat lain. 4.Berulang-ulang gagal melaksanakan perintah yang diberikan. 5.Kekeliruan mempunyai akibat besar. b)Menurut hasil-hasil penelaahan dari linguistic modern dewasa ini, ternyata bahasa mempunyai sifat dasar sebagai berikut : 1.Semua bahasa merupakan system-sistem persepakatan manusia dan bukan system-sistem dari kaedah kealaman. 2.Setiap bahasa bersifat khas dalam lafal, tata bahasa, dan kosa katanya. 3.Semua bahasa bersifat dinamis dan perubahannya adalah wajar. 4.Ketepatan hanya dapat didasarkan pada kelaziman dari cara pemakaian dan semua cara pemakaian bersifat relative. Media Komunikasi Kantor a.Pesawat TeIpon Telepon merupakan kebutuhan utama di dalam kegiatan komunikasi lisan di kantor. Komunikasi melalui telpon merupakan sebuiah kesempatan untuk membina dan meningkatkan jalinan komunikasi yang dapat saling menguntungkan. Kesempatan berkomunikasi melalui telpon dapat digunakan untuk menjelaskan, mengkonfirmasikan bahkan meluruskan berita-berita atau segala sesuatu yang berhubungan dengan kantor. Dalam bertelepon terdapat etika. Etika bertelepon dapat berdampak secara signifikan terhadap citra organisasi untuk memuaskan dan menjaga relasi. Etika dimaksud antara lain : a)Persiapan sebelum bertelepon Persiapkan nomor telepon yang dituju Persiapkan pokok-pokok pembicaraan Persiapkan alat tulis untuk mencatat b)Pada saat bertelepon Ucapkan salam, ssebutkan identitas kantor anda Tawarkan bantuan (jika telepon masuk) Bicaralah sesuai dengan pokok-pokok pembicaraan Pilih kata-kata dan gunakan intonasi dan kejelasan suara Percaya diri dan santun Kembangkan kecerdasan emosi untuk menghasilkan komunikasi yang baik khiri telepon dengan mengucapkan salam Letakkan telepon pada tempatnya dengan baik. b.Presentasi Menyampaikangagasanmelaluipresentasisaatinisudah merupakanbagiandaritugaskaryawankantorterutamapara eksekutifnya.Keterampilanyangtinggidalamhaliniakan menjadi modal bagi seseorang yang sedang meniti jalur karirnya. Presentasimerupakanmediakomunikasilisanuntuk menyampaikanpikiran,ide-ideatauketeranganmengenaiapa sajayangmenjaditanggungjawabseseorangbaikitu merupakan barang ataupun jasa. Presentasijugamerupakankesempatanuntuk menunjukkankemampuan,karenadaricaraseseorang memberikan presentasi dapat dinilai seberapa jauh ia menguasai bidang atau permasalahan yang dikelola. gar presentasi mencapai sasaran yang diinginkan makakenali diri sebelum mengenali orang lain identifikasidanatasihambatanuntukkomunikasiyang efektif maksimalkanbahasatubuhuntukhasilkomunikasiyang baik (postur, kontak mata, ekspresi wajah, gerak tubuh) kembangkan kecerdasan emosional berkomunikasi dengan penuh empati komunikasi dalam segala situasi Disamping itu perlu diperhatikanpenguasaan materi presentasi pahami cara kerja alat bantu yang digunakan jaga penampilan dan tata cara berbusana penggunaan prinsip logis, argumentatif dan persuasif. BAB VI PRODUK- PRODUK KANTOR I. Standar Kompotensi 1.1. Mendeskripsikankonsepdasarmanajemen organisasikantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. 1.2.Mendeskripsikankonsepdasaradministrasidalamartiluas dengantingkatefektifitasyangmemadaisesuaitingkat pemahamanya. II.Kompotensi Dasar. Mendeskripsikan produk-produk kantor III.Pertemuan : 12 X 50 6.1. Jenis, Bentuk Dan Prosedur Pengaturan Surat Penulisan surat dalam suatu prusahaan adalah penting, karena: a.Surat menunjukkan hubungan antara perusahaan dengan para langganannya dan dengan masyarakat (hubungan ini dapat menambah atau merusak kemauan baik (goodwill) terhadap perusahaan). b.Biaya surat mungkin mahal. Unsur-unsur penuIisan surat adaIah : a.aji Gaji pegawai yang memberi perintah, pengetik, pegawai arsip, pesuruh, dan sebagainya. b.lat tulis menulis mplop, karbon dan sebagainya. c.Perlengkapan Mesin tik, pita, dan sebagainya. d.Perangko dan tenaga kerja untuk memberi cap atau perangko e.Pemborosan lat tulis menulis yang rusak, materai-materai yang hilang dan sebagainya. f.Biaya tambahan Sewa, penerangan, pajak, asuransi, dan sebagainya. %ugas seorang manajer kantor adalah berusaha agar suratsurat yang diperlukan ditulis dengan baik dan mencegah adanya penulisan suratsurat yang tidak perlu. Penulisan surat adalah sulit mengawasinya, karena banyak pegawai kantor dalam bagian-bagian yang berlainan mengirim surat-surat secara tidak teraratur. Metode pengawasan surat adaIah sebagai berikut: a.Kepala bagian menandatangani semua surat yang keluar (suatu metode yang sangat populer) b.Menggunakan buku pedoman surat-menyurat yang diberikan kepada para pegawai (jarang) c.Mengadakan konperensi secara berkala (misalnya sekali sebulan) untuk membahas surat-surat yang yang dikirim keluar dan untuk mengajukan saran-saran perbaikan. d.Menggunakan surat isian Metode menjawab surat adaIah sebagai berikut :a.Mendikte seorang penulis cepat atau mesin dikte (dictating machine). b.Mendikte beebrapa paragrap dan menggunakan paragrap-paragrap isian untuk sisanya. c.Menggunakan surat isian yang kengkap. d.Menyusun naskah surat secara tertulis dan meyerahkan naskah tersebut kepada seorang pengetik (metode ini hanya digunakan untuk masalah-masalah yang penting atau surat-menyurat yang bersifat rahasia). e.Mencatat dengan cepat inti jawaban dan menyuruh seorang sekretaris pribadi untuk menyusun surat. f.Memberikan surat kepada seorang sekretaris pribadi untuk menyelesaikannya. g.Menulis jawaban pada bagian bawah tiap surat yang masuk dan mengirimkan fotokopinya. Pengujiansuratperusahaanadalahapakahsurattersebut menyatakandenganjelasapayangharusdikatakan,sehingga surattersebutdapatdimengerti(pengujiankomunikasiadalah pengertian)dandiambiltindakanyangmenguntungkan.Faktor-faktoryangperludiperhatikanapabilamenulissuratadalahbahwa surat tersebut harus: a.Pendek Menggunakan kata-kata dan kalimat-kalimat yang singkat. b.Sopan Tidak terlalu bebas, ini merupakan suatu pertanda kemauan baik (goodwill). c.ujur Tidak terlalu banyak tambahan. d.Positif Tidak merugikan e.Bijaksana Tidak menyinggung perasaan si penerima surat. ontoh: Suratharusditulisdengangayabahasayangdiinginkan olehmajikan,misalnyapergunakankata-kata"Kami berterima kasih atassurat-suratSaudara....... atau " Panitia telah memutuskan bahwa ........... Suratisianadalahsuratyangdistandarisasikanyang dipergunakanolehperusahaanuntukmenjawabsemuasurat menyuratyangsifatnyasamadanberulangsertauntukmemberikan keterangan yang sama kepada semua koresponden. ontoh : Surat pungutan hutang, berita penerimaan keberatan atau lamaran pekerjaan, berita penerimaan pesanan, permohonan untuk penyerahan barang dan sebagainya. Prosedur membuat surat isian adaIah sebagai berikut : a.Selama beberapa minggu membuat salinan tambahan dari semua surat yang keluar. b.Pada akhir periode pilihlah (sortirlah) surat-surat menurut perihalnya. c.Tentukan macam-macam surat yang paling sering ditulis dan paragrap-paragrap yang paling sering digunakan. d.Pilih jawaban yang paling baik atas masing-masing surat dan apabila mungkin adakan perbaikan. e.Standarisasikan dan golongkan jawaban-jawaban tersebut dalam surat-surat isian atau dalam paragrap-paragrap isian. f.Ulangi prosedur tersebut tiap 12 bulan agar tetap up-to-date (modern). Keuntungan surat isian adaIah : a.Surat isian menjamin praktek yang sama (uniform) dalam penulisan surat. b.Surat isian menghemat waktu, baik waktu dari orang yang mendikte (memerintah) maupun waktu dari pengetik. c.Surat isian membantu dalam menjawab surat-menyurat dengan cepat. Kerugian surat isian adaIah :a.Surat isian tidak simpatik bagi masalah-masalah perorangan. b.Gaya bahasa surat mungkin muluk-muluk. c.Surat tercetak tidak begitu banyak memperoleh perhatian dari pihak yang menerimanyaseperti surat pribadi yang diketik. d.Surat isian cepat menjadi out-of-date (ketinggalan zaman). Lamaran pekerjaan harus: a.sli dalam gaya bahasanya. b.Singkat dan ringkas c.Menjawab semua hal yang disebut dalam adpertensi. d.Mempunyai urutan yang logis. e.Memuat sekurang-kurangnya rincian-rincian mengenai usia, keadaan keluarga, pendidikan, kecakapan, dan pengalaman. f.Memuat nama penulis yang ditulis dalam huruf besarpada akhir surat. Biaya surat-menyurat dapat ditekan dengan menggunakan: a.Surat isian (menghemat waktu dari orang yang mendikte) b.Mesin dikte (menghemat waktu dari pengetik) c.Mesin tik otomatis (untuk membuat surat-surat isian) d.Mesin pembubuh perangko (menghemat tenaga untuk membubuhi perangko). e.Telpon sebagai pengganti menulis surat. Tujuan, Jenis Iaporan, fungsi dan sistematika penyusunan Iaporan. Menurut pengertian umum, laporan adalah suatu dokumen sebagai hasil rangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu.Rangkaian kegiatan yang terlibat dalam mencari keterangandapat berupa : a.Pengamatan. b.Penyelidikan. c.Studi. Secara terperinci laporan pada pokoknya mempunya berbagai peranan sebagai berikut : a.Bagi organisasi sebagai suatu kebulatan, dapat memberikan gambaran menyeluruh mengenai perkembangan organisasi. b.Bagi pelaksanaan sesuatu tugas dalam organisasi , dapat menunjukan sesuatu yang perlu di sempurnakan. c.Bagi pimpinan dapat menyediakan data untuk pembuatan keputusan. d.Bagi petugas organisasi dapat menjadi sarana untuk menyampaikan kesimpulan penting. Laporan merupakan suatu dokumen yang menyajiakn keterangan mengenai suatu hal tertentu kepada suatu pimpinan organisasi. Ciri-ciri yang membedakan laporan dan naskah tulisan lainnya adalah : a.Mengandung semua fakta yang bertalian. b.Menyampaikan kesimpulan atau rekomendasi tertentu yang di buat berdasarkan fakta-fakta yang di ungkapkan. c.Mempunyai suatu bentuk yang tersendiri. d.Mengandung gaya tulis yang serasi. e.Menampilkan tatawajah yang penuh kesungguhan. Laporan yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : a.Kecermatan b.Ketepatan waktu. c.Kemadaian d.Kesederhanaan e.Kejelasan. Suatu hal yang umum yang harus ada pada suatu naskah tertulis adalah judul. Judul adalah frasa/kalimat yang dijadikan kepala suatu naskah sebagai namanya untuk menjadi petunjuk bagi pembaca naskah itu. Setiap laporan yang di buat harus mempunyai tujuan tertentu , yaitu kegunaan yang diharapkan timbul dari penyajian informasi dengan kesimpulan mengenai suatu hal tertentu dalam suatu hal. Sebuah asas yang di kemukakan untuk penulisan laporan ialah relevansi dalam pengertian bahwa suatu laporan harus di hentikan bilamana tidak lagi mencapai tujuan yang di tentukan. Berikut adalah contoh kerangka laporan: udul : LAPORAN TENTANG RENCANA PERLUASAN GUDANG UNTUK MENAMPUNG PENINGKATAN USAHA DALAM TAHUN DAPAN. A. Pengantar. Dalam bagian ini diuraikan misalnya : 1.Perluasan aktifitas produksi yang akan dilakukan tahun depan. 2.Masalah kekurangan gudang yang akan ddihadapi. 3.Tujuan perluasan gudang. 4.Kerangka acuan pimpinan perusahaan. 5.Tata langkah penyusunan laporan. B. Ringkasan. Dalam bagian ini disimpulkan bagaimana masalah kekurangan tempat penyimpanan barang di atasnya dan rekomendasi secara singkat mengebai pembelian tanah dan pembangunan gedung. C. Batang tubuh Pada batang tubuh laporan ini disajikan secara logis dan sistimatis semua butir informasi yang dibagi dalam paragraph-paragrap, misalnya sebagi berikut : 1.Lokasi tanah yang dipilih dan berbagai alasan pertimbangan sesuai dengan kerangka acuan yakni : a.lam jarak 2 km dari stasiun kereta api barang. b.Letak strategis yang dapat di capai dari 3 arah. c.Dua lipat lebih dari gudang yang telah di miliki. d.Rencana kasar gudang baru yang dapat dibangune.Pengeluaran jumlah perkiraan biaya yang dalam batas dana yang tersedia f.Berbagai kemingkinan manfaat lainnya yang dapat diperoleh 2.perincian harga tanah dan biaya bangunan 3.tata cara pemindahan hak tanah dari para pemiliknya kepada perusahaan 4.rencana tata kota, perijinan bangunan, dan ketentuan peraturan lainnya yang ada 5.satu dua kesulitan yang masih perlu diatasi (misalnya masalah selokan untuk pembuangan air di musim hujan atau penyambungan pipa air leding) D. Penutup Dalam bagian ini diajukan secara lengkap yang terperinci seluruh kesimpulan dan saran tentang misalnya prosedur pembelian tanah, rencana pembangunan gedung, jadwal penyelesaian, petugas yang baru menangani, dan keputusan/tindakan lainnya yang harus diambil oleh pimpinan organisasi. E. Lampiran Semua fotokopi dokumen yang bertalian dengan kesimpulan dan saran perlu dilampirkan. #MATA KULIAH MANAJEMEN ORGANISASI KANTOR DISUSUN L E H IRWAN YANTU, S.Pd NIP. 132 304 065 JURUSAN EKONOMI DAN MANAJEMEN FAKULTAS ILMU SOSIAL UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO TAHUN 2006 .