bahagian audit dalam universiti putra...
TRANSCRIPT
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 1 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
ISI KANDUNGAN GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
BAHAGIAN AUDIT DALAM UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
BIL PERKARA MUKA SURAT
1.0 Tujuan 2
2.0 Perancangan
2.1 Penetapan Objektif
2.2 Penetapan Skop
2.3 Metadologi Pengauditan
2.4 Pemilihan Sampel
2.5 Kriteria Audit
2
3
3
3
5
3.0 Pelaksanaan:Ujian Audit
3.1 Ujian Kawalan Dalaman
3.2 Ujian Substantif
6
7
4.0 Pelaporan
4.1 Dokumentasi
4.2 Laporan Audit
7
8
5.0 Lampiran 11
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 2 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
BAHAGIAN AUDIT DALAM UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA 1.0 TUJUAN
1.1 Garis panduan ini disediakan bagi membantu Juruaudit/ Penolong Juruaudit/ Penolong Akauntan dan staf Bahagian Audit Dalam UPM untuk melaksanakan pengauditan. Garis panduan ini terbahagi kepada 3 bahagian iaitu :-
i) Perancangan
Objektif Pengauditan
Penetapan Skop
Metadologi Pengauditan
Pensampelan
Prosedur Audit
ii) Pelaksanaan
Ujian Audit
iii) Pelaporan
Dokumentasi
Laporan audit 1.2 Garis panduan ini diharap dapat memberi panduan dan bimbingan kepada
Juruaudit/ Penolong Juruaudit/ Penolong Akauntan dan staf Bahagian Audit Dalam untuk melaksanakan pengauditan secara sistematik dan seragam dan seterusnya menghasilkan satu laporan audit yang berkualiti.
2.0 PERANCANGAN
2.1 Penetapan Objektif
2.1.1 Langkah pertama dalam melaksanakan pengauditan adalah menetapkan objektif pengauditan. Objektif bertujuan memberi panduan kepada
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 3 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
Juruaudit dalam melaksanakan pengauditan. Penetapan objektif perlu dibuat diperingkat awal proses pengauditan bagi mengenalpasti tujuan pengauditan dilaksanakan dan mengenalpasti perkara-perkara yang akan diaudit dan dilaporkan.
2.1.2 Objektif yang ditetapkan perlu jelas bagi memastikan objektif tersebut mampu memberi panduan kepada Juruaudit mencapai tujuan audit dilaksanakan.
2.1.3 Antara ciri-ciri yang perlu diberi perhatian dalam menetapkan objektif
adalah:- i) Mampu memberi panduan kepada Juruaudit tujuan pengauditan
dijalankan ii) Dapat membantu Juruaudit membuat kesimpulan daripada
pengauditan yang dilaksanakan iii) Objektif tersebut mampu dicapai iv) Mempunyai hubungan saling berkait (interrelated) dengan skop
pengauditan v) Dapat membantu Juruaudit menetapkan kriteria, teknik
pengauditan dan membuat kesimpulan. 2.2 Penetapan skop
Langkah yang kedua dalam melaksanakan pengauditan adalah menetapkan skop pengauditan. Skop audit adalah kerangka kerja (framework) atau batasan subjek sesuatu pengauditan. Kebiasaannya skop audit menyatakan satu jangkamasa atau had liputan sesuatu audit. Skop pengauditan memberikan batasan atau had dimana pengauditan, kerja-kerja dan ujian-ujian yang dibuat hanya meliputi skop yang dinyatakan.
2.3 Metadologi Pengauditan
Metadologi merupakan kaedah yang digunakan dalam menjalankan prosedur audit dan mengumpul bukti audit. Pengauditan boleh dijalankan dengan ;- i) Menyemak dokumen-dokumen yang berkaitan; ii) Membuat analisis dan penilaian ke atas maklumat-maklumat yang
diperolehi; ii) Membuat temubual dengan pegawai-pegawai yang berkaitan; iii) Membuat soal selidik;
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 4 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
iv) Membuat pemeriksaan fizikal/lawatan tapak; dan v) Mendapatkan pandangan profesional atau pihak ketiga seperti nasihat
teknikal dan perundangan
2.4 Pemilihan Sampel
2.4.1 Persampelan adalah proses melaksanakan prosedur audit kurang daripada jumlah keseluruhan sesuatu populasi itu. Persampelan dijalankan dengan tujuan untuk membuat kesimpulan untuk sesuatu populasi. Berdasarkan daripada standard yang dikeluarkan oleh International Standards on Auditing (ISA) di dalam Para ISA 530 persampelan audit didefinisikan seperti berikut: - “....the application of an audit procedure to less than 100 percent of the items within an account balance or class of transaction such that all sampling units have a chance of selection.”
2.4.2 Mengikut definisi yang diberikan oleh ISA, “persampelan audit
kebiasaannya diambil kurang daripada jumlah populasi terhadap sesuatu jumlah di dalam baki akaun atau transaksi. Hal ini kerana ia diambil berdasarkan kepada prinsip kebarangkalian di mana setiap unit sampel mempunyai peluang untuk dipilih ketika melakukan persampelan. Di dalam pengauditan, persampelan digunakan kerana agak sukar bagi Juruaudit untuk melaksanakan prosedur audit ke atas keseluruhan populasi atau 100% transaksi sekiranya jumlah sampel di dalam populasi adalah besar. Oleh yang demikian persampelan digunakan untuk membuat sesuatu kesimpulan”.
2.4.3 Terdapat dua kategori pemilihan sampel iaitu: -
i) Persampelan berasaskan kaedah statistik (Statistical sampling)
Persampelan ini membolehkan risiko persampelan diukur. Pemilihan sampel adalah secara rawak dan pendekatan secara statistik digunakan serta menggunakan teori kebarangkalian untuk menilai sesuatu keputusan termasuklah untuk mengukur risiko persampelan. Keseluruhan sampel di dalam populasi mempunyai peluang yang sama untuk dipilih.
ii) Persampelan bukan statistik atau “judgemental” (Non-statistical sampling)
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 5 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
Kaedah ini tidak membolehkan Juruaudit untuk mengukur risiko persampelan secara objektif kerana setiap populasi tidak mempunyai peluang sama untuk dipilih. Kaedah ini lebih menekankan pendekatan secara “professional judgement” untuk membuat kesimpulan terhadap ujian-ujian audit yang dilakukan. Ia mengikut rasional seseorang Juruaudit dalam memilih sampel. Kaedah persampelan bukan berasaskan statistik sesuai untuk semua jenis transaksi atau jumlah populasi kerana ianya mudah, cepat dan pelbagai dalam memilih sampel untuk sesuatu populasi. Kaedah ini juga sesuai apabila subjek yang perlu diaudit kadangkala subjektif dan memerlukan penilaian secara profesional oleh Juruaudit.
2.4.4 Faktor-faktor pemilihan sampel Dalam pemilihan sampel, faktor-faktor yang diambil kira adalah seperti berikut:-
i) Jumlah atau amaun populasi
Jumlah atau amaun populasi yang agak besar/tinggi mempunyai kemungkinan yang besar untuk dipilih sebagai sampel. Hal ini kerana jumlah atau amaun yang tinggi di dalam populasi itu boleh mewakili sesuatu populasi dan kesimpulan yang akan dibuat lebih tepat. Semakin besar/tinggi jumlah amaun sesuatu sampel itu, semakin tinggi risikonya. Sekiranya banyak kesilapan berlaku di dalam sampel yang besar/tinggi semakin tinggi risiko yang akan diterima.
ii) Risiko Sampel yang mempunyai risiko yang tinggi akan dipilih. Risiko ini selalunya diukur dengan mangambil kira tahap kesukaran (complicated) sesuatu transaksi itu. Contohnya dalam pengauditan projek pembangunan, sekiranya projek mempunyai nilai yang tinggi, melibatkan struktur yang agak “complicated” dan melibatkan lebih daripada satu kontraktor ia akan dinilai sebagai berisiko tinggi. Projek-projek seperti ini jika ada, akan dipilih sebagai sampel. Sekiranya projek yang melibatkan amaun yang kecil dan struktur yang mudah ia kemungkinan tidak dipilih sebagai sampel. Walau bagaimanapun, sekiranya terdapat beberapa masalah yang signifikan ia akan dipertimbangkan untuk dipilih.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 6 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
iii) Sampel tugasan audit terdahulu
Sekiranya laporan audit terdahulu mempunyai penemuan yang signifikan tentang sesuatu sampel itu, ia kebiasaannya akan dipilih semula dalam pengauditan pada masa akan datang. Sampel akan diplih semula untuk memastikan adanya berlaku penambahbaikan terhadap sampel. Sekiranya berlaku penambahbaikan, ia besar kemungkinan tidak dipilih semula sebagai sampel.
2.4.5 Sampel yang telah dipilih akan dibincangkan dengan Ketua. Ketua akan
memberikan pandangan tentang sampel yang telah dipilih.
2.5 Kriteria Audit
Kriteria audit merupakan set sesuatu standard atau piawai yang telah ditetapkan oleh Juruaudit bagi menjalankan pengauditan ke atas auditi.
Kriteria-kriteria audit boleh ditetapkan berdasarkan kepada sumber-sumber berikut:-
Perlembagaan dan undang-undang negara
Perlembagaan dan statut Universiti
Polisi yang ditetapkan oleh pihak Kerajaan dan Universiti
Peraturan-peraturan kerajaan
Peraturan-peraturan Univerisiti
Amalan yang diterima umum
Garis panduan yang diterima pakai
Piawaian oleh Badan Profesional dan Antarabangsa
Hasil penulisan yang diiktiraf
Pandangan-pandangan pakar
Dokumen/Laporan-laporan yang berkaitan
Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Universiti Ciri-ciri kriteria yang baik adalah seperti berikut:-
Releven kepada subjek yang diaudit
Kena pada keadaannya
Sesuai dengan objektif audit
Boleh diukur/auditable
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 7 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
Spesifik
Boleh dibuat perbandingan
Berguna
Lengkap Antara contoh kriteria audit adalah seperti berikut:_
Pengauditan Pengurusan Kewangan (Lampiran 1)
Pengauditan Penyelidikan (Lampiran 2)
Pengauditan Kehilangan (Lampiran 3)
Pengauditan Projek Pembangunan (Lampiran 4) 3.0 PELAKSANAAN : Ujian Audit
Ujian audit dijalankan bertujuan untuk satu proses membuat penilaian terhadap data-data dan bukti yang diperolehi hasil daripada maklumat yang telah dikumpulkan. Ujian dilakukan dengan pelbagai teknik. Teknik-teknik digunakan mengikut kesesuaian dalam menterjemahkan penemuan audit. Teknik ujian audit yang boleh digunakan ialah: -
i) Ujian ke atas kawalan dalaman ii) Ujian substantif
3.1 Ujian kawalan dalaman : -
3.1.1 Kawalan dalaman adalah satu cara bagaimana sesuatu organisasi itu
membangunkan polisi dan prosedur di dalam mengawal aktiviti jabatan ataupun subordinat. Kawalan dalaman adalah penting kerana ia menentukan tentang bagaimana sesuatu proses/aktiviti di dalam organisasi dijalankan. Kawalan dalaman yang baik memudahkan proses/aktiviti dipantau dan seterusnya memudahkan sesuatu kelemahan dikenalpasti pada peringkat awal. Dalam menentukan samada kawalan dalaman berfungsi dengan baik ataupun tidak, seseorang Juruaudit itu perlu menilainya dari peringkat awal lagi.
3.1.2 Perkara ini penting kerana jika sesuatu organisasi itu mempunyai polisi
dan prosedur (kawalan dalaman) yang dijalankan dengan berkesan, Juruaudit boleh menggunakan kawalan dalaman yang dibangunkan oleh organisasi untuk dijadikan asas/bukti di dalam kerja lapangan (audit fieldwork). Hal ini kerana organisasi yang mempunyai polisi, prosedur dan
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 8 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
kawalan dalaman tertentu dapat memberi gambaran bahawa perjalanan dan urusan organisasi adalah dilaksanakan secara teratur dan sistematik.
3.1.3 Ujian kawalan dalaman adalah wajar dilakukan pada peringkat awal
sebelum ujian audit lain dilakukan kerana jika kawalan dalaman organisasi adalah baik, Juruaudit dapat mengurangkan masa dan kos sesuatu audit itu. Ujian kawalan dalaman ini juga boleh mengurangkan sampel pengauditan yang perlu diambil kerana adalah kurang ekonomik sekiranya sampel diambil terlalu banyak tetapi sesuatu organisasi itu mempunyai kawalan dalaman yang baik.
3.1.4 Penilaian terhadap prosedur sesuatu proses/aktiviti juga adalah perlu.
Sebarang aliran aktiviti hendaklah mempunyai justifikasi yang betul dan ia perlu mempunyai dokumen sokongan yang boleh digunapakai. Aliran aktiviti ini perlu dipatuhi oleh setiap subordinat. Prosedur yang baik kebiasaannya mempunyai dokumen sokongan, laporan dan pemantauan di dalam carta alir prosedur tersebut.
3.2 Ujian Substantif : -
3.2.1 Ujian substantif akan digunapakai sekiranya kawalan dalaman organisasi
kurang berkesan dan lemah. Oleh itu Juruaudit perlu melaksanakan semakan secara mendalam terhadap transaksi, dokumentasi dan laporan yang disediakan oleh organisasi untuk mendapatkan bukti-bukti audit.
3.2.2 Contoh Ujian Substantif yang boleh dilaksanakan ialah : -
i) Semakan Semakan dilaksanakan terhadap rekod, dokumen atau elemen lain
yang boleh digunapakai di dalam mendapatkan bukti audit. Dokumen yang akan disemak boleh didapati daripada sumber dalaman ataupun pihak ketiga. Pihak ketiga kebiasaanya terdiri daripada Bank, pihak berkuasa atau jabatan lain di dalam organisasi.
ii) Pemerhatian Pemeriksaan terhadap proses atau prosedur yang dilaksanakan oleh
pihak lain. Contohnya melakukan pemerhatian terhadap pemeriksaan fizikal inventori.
iii) Pertanyaan dan pengesahan
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 9 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
Pertanyaan terdiri daripada pencarian maklumat daripada pakar di dalam ataupun di luar organisasi. Pertanyaan ini kebiasaanya melalui temubual ataupun surat. Hasil maklumat yang diberikan boleh dijadikan sebagai bukti audit.
Pengesahan adalah maklum balas daripada pertanyaan yang telah
dibuat. Contohnya pengesahan baki akaun penghutang organisasi. iv) Melaksanakan pengiraan semula Melaksanakan pengiraan semula terhadap ketepatan angka yang
diperolehi daripada dokumen, rekod perakaunan ataupun melakukan pengiraan secara bebas dan rawak.
v) Prosedur analitikal (“Analytical Review”) Pelaksanaan analisis terhadap nisbah kewangan dan analisis trend
sesuatu data yang telah dikumpulkan. Analisis perbandingan juga boleh dilakukan dengan membandingkan antara tahunan, organisasi dan fungsi.
4.0 PELAPORAN
4.1 Dokumentasi
4.1.1 International Auditing Guideline 3, Prinsip Asas Audit (Para 11)
menyatakan; ‘Juruaudit perlu mendokumenkan pengauditannya dengan sempurna sebagai bukti pengauditan berkenaan telah dijalankan selaras dengan pinsip asas audit.’
4.1.2 Kertas kerja merupakan bukti pengauditan yang telah dijalankan oleh
seseorang Juruaudit bagi menyokong penemuan dan kesimpulan audit yang dimuatkan di dalam laporan audit.
4.1.3 Kertas kerja perlu merekodkan segala kerja-kerja yang dilaksanakan bagi
sesuatu pengauditan yang dijalankan termasuk perancangan audit, latar belakang, program, prosedur audit dan kerja lapangan yang dijalankan sehinggalah kepada penemuan audit ataupun kesimpulan audit.
4.1.4 Kertas kerja perlu didokumenkan dengan lengkap, sempurna dan
terperinci supaya ia dapat memberi kefahaman mengenai keseluruhan audit yang telah dijalankan. Memandangkan kerja audit adalah perkara yang melibatkan penilaian secara profesional (professional judgement),
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 10 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
maka amatlah penting untuk seseorang Juruaudit mendokumenkan segala pemerhatian, pertimbangan dan asas-asas yang digunakan dalam membuat kesimpulan audit.
4.1.5 Kertas kerja perlulah dirancang dan disusun mengikut kesesuaian jenis
audit yang dijalankan. Penggunaan senarai semak atau dokumen lain yang standard akan membantu dalam menyediakan kertas kerja dengan lebih efisien. Ia juga dapat membantu dalam pengagihan kerja audit disamping dapat menjaga kualiti kerja audit.
4.1.6 Juruaudit perlu menilai dan menguji semua bukti yang diperolehi serta
menentukan sama ada bukti berkenaan lengkap dan sesuai. Ini bagi memastikan bukti yang diperolehi tidak bercanggah dengan kenyataan yang dibuat di dalam kesimpulan audit.
4.1.7 Kertas kerja perlulah mengandungi indeks yang lengkap dan rujuk silang
(cross reference ) jadual, ringkasan dan bukti yang berkaitan.
4.1.8 Kertas kerja adalah tanggungjawab dan hak Bahagian Audit Dalam. Bahagian Audit Dalam boleh dengan budibicaranya memberikan ekstrak ataupun salinan kertas kerjanya kepada auditi. Walau bagaimanapun, kertas kerja tidak boleh dijadikan rekod rujukan oleh auditi.
4.1.9 Juruaudit perlu menjaga keselamatan dan kerahsiaan kertas kerja.
4.2 Laporan Audit
4.2.1 Laporan audit adalah salah satu bahagian yang penting di dalam proses
pengauditan di mana segala hasil dan keputusan daripada kerja-kerja audit direkodkan dan dilaporkan.
4.2.2 Tiga objektif utama laporan audit adalah ;
i) Persuading - meyakinkan pembaca untuk mengambil tindakan terhadap
sesuatu perkara. ii) Memberi Maklumat (Informing)
- menyediakan maklumat sebagai bukti kepada tindakan yang diambil.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 11 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
iii) Perekodan - sebagai rekod rasmi kerja-kerja pengauditan serta hasil dan
penemuan yang diperolehi.
4.2.3 Pengguna laporan audit terdiri daripada pelbagai peringkat di mana maklumat-maklumat yang diperlukan adalah berbeza mengikut keperluan pengguna masing-masing. Maklumat yang diperlukan bergantung kepada kemahiran, kelayakan, pengalaman dan latar belakang pengguna itu sendiri.
4.2.4 Pengguna laporan audit adalah termasuk ;
Pihak Pengurusan Universiti
Pihak Auditi
Jawatankuasa Audit
Organisasi luar
Jabatan Audit Negara
Juruaudit Luar
Lain-lain agensi kerajaan yang berkaitan
4.2.5 Antara ciri-ciri laporan audit yang berkualiti adalah seperti berikut:-
i) Tepat Laporan perlu bebas daripada sebarang kesilapan yang material. Adalah penting setiap fakta dan angka mestilah tepat dan disokong sepenuhnya.
ii) Objektif Memerlukan persembahan yang dibuat di dalam laporan adalah seimbang dari segi kandungan dan penyampaiannya. Kredibiliti sesuatu laporan boleh dipertingkatkan jika sesuatu bukti dinyatakan secara saksama dan tidak berat sebelah.
iii) Jelas Mudah difahami dan diterima logik akal. Kekaburan dan kesamaran perlulah dielakkan. Maklumat adalah penting dan berkaitan.
iv) Ringkas dan padat Maklumat yang diberikan adalah yang berkaitan tanpa huraian yang tidak diperlukan serta berulang-ulang. Biarpun ringkas, laporan perlu mempunyai kesemua maklumat yang relevan untuk memberi kefahaman terhadap isu yang dilaporkan.
v) Membina
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 12 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
Laporan hendaklah membawa ke arah penambahbaikan. Kandungan perlulah positif, bermaksud baik (well-meaning), berguna dan menyumbang kepada pencapaian objektif organisasi.
vi) Lengkap Mengandungi semua maklumat yang penting dan berkaitan serta penemuan-penemuan untuk menyokong cadangan dan kesimpulan.
vii) Tepat pada masa Laporan perlu disediakan dengan segera mengikut tarikh yang telah ditetapkan dan tempoh masa tersebut perlulah dipatuhi.
4.2.6 Laporan Audit perlu mengandungi elemen-elemen berikut:-
i) Tajuk Laporan Audit perlu menyatakan tajuk pengauditan yang dijalankan.
ii) Tujuan Laporan audit perlu menyatakan tujuan laporan tersebut dibentangkan.
iii) Latar Belakang Latarbelakang kebiasaannya memberitahu serba sedikit tentang pengauditan yang dilaksanakan.
iv) Objektif
Di dalam objektif, dinyatakan tujuan pengauditan dilaksanakan dan jangkaan terhadap subjek pengauditan yang akan dilaksanakan.
v) Skop Skop audit menerangkan sesuatu tempoh masa atau lingkungan aktiviti yang diaudit. Selain itu, skop juga menerangkan tentang ruang lingkup pengauditan secara spesifik tentang skop pengauditan yang dilaksanakan. Terdapat beberapa pengauditan yang liputannya agak terhad berbanding dengan yang lain. Contohnya, audit yang dihadkan kepada fungsi, aktiviti atau lokasi yang khusus. Kekangan tersebut perlu dikenalpasti dengan lebih jelas. Penerangan mengenai mengapa terdapat sebahagian sistem utama dimasukkan atau dikeluarkan dalam sesuatu pemeriksaan perlu dijelaskan.
vi) Metadologi Metadologi menunjukkan kaedah-kaedah yang digunapakai untuk
mengumpul maklumat. Kebiasaannya ia merangkumi teknik-teknik berikut : -
Menyemak atau memeriksa dokumen-dokumen yang berkaitan
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 13 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
Menembual individu yang berkaitan
Membuat pemeriksaan fizikal atau pemerhatian terhadap organisasi
vii) Pemerhatian Pemerhatian merupakan penemuan-penemuan yang diperolehi ketika menjalankan pengauditan. Pemerhatian seharusnya menyatakan :-
Kriteria yang sepatutnya
Penemuan yang dikenalpasti semasa pengauditan dijalankan
Implikasi ke atas ketidakpatuhan viii) Ulasan dan Syor
Ulasan audit adalah huraian kepada pemerhatian yang ditemui semasa pengauditan. Laporan perlu menunjukkan punca masalah yang diperhatikan semasa pengauditan, syor untuk pembetulan serta langkah pemulihan. Di dalam ulasan, boleh dimasukkan isu-isu lain yang berkaitan dan maklumat sokongan mengenai pengauditan yang dijalankan. Syor audit adalah termasuk cadangan untuk penambahbaikan, pengakuan Juruaudit kepada prestasi auditi dan juga tindakan pembetulan yang perlu diambil oleh auditi.
Lampiran 1
TAJUK PENGAUDITAN: AUDIT PENGURUSAN KEWANGAN
KEY AREA 1
Kawalan Peruntukan
KRITERIA
i. Komitmen direkodkan dengan segera ke dalam buku Vot atau Ringkasan Laporan Baki Peruntukan dan dikemas kini. Semak 5% atau 10 transaksi terkini.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 14 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
KEY AREA 2 Pengurusan Perolehan
KRITERIA
i. Peraturan mengenai kaedah perolehan secara Pesanan Belian dipatuhi.
ii. Penurunan kuasa diberikan secara bertulis kepada pegawai yang bertanggungjawab untuk menandatangani pesanan belian
iii. Permohonan Belian (RO) diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa.
iv. Pesanan Belian dikeluarkan sebelum barangan/perkhidmatan diterima.
v. Tindakan diambil terhadap pembekal yang tidak menghantar barang-barang dalam tempoh yang telah ditetapkan.
B Sebutharga/ Tender
i. Peti berkunci tawaran/ sebutharga disediakan.
ii. Peti tender mempunyai 2 anak kunci dan dipegang oleh 2 orang pegawai kanan.
iii. Bagi setiap tawaran/ sebutharga tarikh peti tersebut dibuka ditetapkan dan waktunya pada jam 12.00 tengahari.
iv. Jawatankuasa Sebutharga telah ditubuhkan
v. Sebutharga/ tender yang dibuka diberi nombor siri, disenaraikan dalam jadual tender/ sebutharga mengikut nama penender, amaun ditender, tempoh siap/ penyerahan barang dan ditandatangani ringkas oleh pegawai yang bertanggungjawab.
ii. Perbelanjaan direkodkan dengan betul ke dalam buku Vot dan dikemas kini.
iii. Penyata Perbelanjaan Bulanan disediakan.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 15 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
vi. Sebutharga dibuat dengan mempelawa daripada sekurangnya 5 pembekal Bumiputera yang berdaftar.
vii. Semua pembekal yang dipelawa untuk menawarkan sebutharga berdaftar dengan Kementerian Kewangan.
viii. Tempoh sekurang - sekurangnya 7 hari diberikan kepada pembekal untuk menghantar sebutharga.
KEY AREA 3
Pengurusan Pembayaran
KRITERIA
i. Baucer ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa.
ii. Daftar baucer pembayaran diselenggarakan.
iii. Baucer bayaran difailkan mengikut nombor siri dan teratur.
iv. Semakan fizikal dibuat ke atas :-
Barangan diterima dan direkodkan dengan sempurna
Barangan digunakan untuk tujuan maksud ia dibeli
Barangan/perkhidmatan/kerja yang dibekalkan dilaksanakan mengikut syarat-syarat kontrak
Bayaran dibuat setelah kerja-kerja diselesaikan dan disempurnakan.
KEY AREA 4
Analisis Bajet
KRITERIA
i Semua perbelanjaan yang dilakukan selaras dengan peruntukan yang diluluskan.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 16 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
ii Pindahan peruntukan (virement) yang dibuat mematuhi prosedur seperti yang dinyatakan dalam Peraturan Kewangan Universiti.
iii Peruntukan tambahan yang dimohon oleh PTJ digunakan untuk maksud ia diluluskan.
KEY AREA 5
Wang Pungutan
KRITERIA
i Wang yang diserahkan dikira dan wang tunai dalam tangan mencukupi dan sama dengan amaun diakaunkan dalam buku tunai atau audit roll.
ii Surat kuasa untuk membuat kutipan hasil diberikan kepada pegawai yang bertanggungjawab.
iii Semua resit dicatatkan dalam buku tunai dan dikemaskini pada masa pemeriksaan.
iv Buku tunai dan salinan resit (audit roll) disimpan dengan teratur.
KEY AREA 6
Panjar Wang Runcit
KRITERIA
i. Ada surat kuasa bagi pegawai yang bertanggunjawab ke atas panjar wang runcit.
ii.
Wang tunai dalam tangan mestilah sama dengan baki yang ditunjukkan dalam Buku Tunai Runcit. Jika tidak, berapa perbezaannya dan nyatakan sebab.
iii. Tuntutan yang dibuat menggunakan Baucer Kecil Wang Runcit di dalam e-Borang (SOK/KEW/BR016/BYR)
iv. Resit asal atau surat perakuan bertulis disertakan dan disahkan.
v. Bayaran yang dibuat hanya untuk maksud yang dibenarkan sahaja.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 17 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
Lampiran 2
TAJUK PENGAUDITAN : AUDIT PENGURUSAN PENYELIDIKAN
KEY AREA 1 Perancangan Projek
KRITERIA
vi. Semua tuntutan tidak melebihi RM100.
vii. Surat penjelasan jika tuntutan melebihi RM100 disertakan
viii. Baucer Kecil wang runcit yang lengkap telah ditandatangani dan diluluskan.
ix. Wang tunai dan dokumen-dokumen berkaitan hendaklah disimpan di dalam peti besi.
x. Kunci peti besi hendaklah disimpan oleh pegawai yang diberi kuasa menguruskan panjar wang runcit.
xi. Pendahuluan wang runcit direkodkan dan dikemaskini.
xii. Pelarasan pendahuluan dibuat dengan segera.
xiii. Rekupan dibuat apabila baki wang runcit tidak kurang 30%
xiv.
Setiap rekupan hendaklah mempunyai :
Ringkasan Penyata Perbelanjaan Panjar Wang Runcit (SOK/KEW/BR046/AKN)
Baucer bayaran
Resit/tuntutan bayaran
xv. Baki tunai, resit-resit, dan tuntutan selaras dengan jumlah asal yang telah diluluskan.
xvi. Ringkasan Penyata Perbelanjaan Panjar Wang Runcit hendaklah ditandatangani oleh Ketua PTJ/pegawai yang diberi kuasa
xvii.
Semak tarikh akhir rekupan.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 18 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
i. penyelidik telah menandatangani Perjanjian yang disediakan oleh Kementerian Sains, Teknologi
dan Inovasi (MOSTI)
ii. permohonan telah menyenaraikan peruntukan yang diperlukan bagi pembelian aset, menghadiri
seminar dan sebagainya dan bilangan pembantu penyelidik yang hendak dilantik serta butiran
gaji.
iii. aktiviti penyelidikan yang hendak dijalankan adalah selaras dengan objektif dan kos perbelanjaan
yang dicadangkan.
KEY AREA 2 Pengurusan Geran Penyelidikan (Peruntukan)
KRITERIA
i. Perbelanjaan pertama dibuat selepas tarikh surat tawaran diterima
ii. Peruntukan dibelanjakan mengikut tempoh (milestone)
iii. Peruntukan dibelanjakan mengikut agihan peruntukan yang diluluskan
iv. Pindahan peruntukan (jika ada) telah diluluskan
v. Peruntukan tambahan diluluskan (jika ada) dibelanjakan seperti maksud ia dipohon
vi. Penyata perbelanjaan semasa projek ada diterima dari pihak Bendahari
vii. rekod perbelanjaan diselenggarakan bagi setiap penyelidikan
viii. perbelanjaan dibuat mengikut garis panduan yang ditetapkan.
ix. Laporan kewangan ada disediakan oleh penyelidik
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 19 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
x. Wang lebihan projek dikembalikan atau digunakan untuk tujuan lain xi. Fail ada disenggarakan bagi setiap projek. xii. Setiap pembelian aset didaftarkan. xiii. Semak apa yang dibuat terhadap aset yang dibeli selepas projek selesai
KEY AREA 3 Perlaksanaan Projek
KRITERIA
i. Aktiviti penyelidikan dijalankan mengikut milestone yang ditetapkan
KEY AREA 4 Pemantauan Projek
KRITERIA
i. Mekanisme pemantauan projek ada disediakan
ii. Laporan pemantauan prestasi ada disediakan
Lampiran 3
TAJUK PENGAUDITAN : AUDIT KEHILANGAN
KEY AREA 1 Daftar harta modal
KRITERIA
i. Aset didaftarkan di dalam sistem FAMS
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 20 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
KEY AREA 2 Daftar pergerakan harta modal
KRITERIA
i. Terdapat tarikh dan tandatangan peminjam
ii. Terdapat tarikh dan tandatangan pegawai pengeluar
iii. Maklumat aset dinyatakan dengan lengkap
iv. Format rekod pinjaman yang digunakan mempunyai ciri-ciri kawalan dalaman yang baik
KEY AREA 3 Tempat simpanan aset
KRITERIA
i. Tempat simpanan aset berkunci
ii. Tempat simpanan kukuh
iii. Aset disimpan di tempat yang sesuai
iv. Lokasi tempat simpanan aset sesuai dan selamat
KEY AREA 4 Daftar agihan kunci
KRITERIA
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 21 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
i. Daftar kunci disediakan
ii. Terdapat tarikh, tandatangan dan nama pengguna
KEY AREA 5 Tempat simpanan kunci pendua
KRITERIA
i. Kunci pendua disimpan di dalam tempat yang berkunci
ii. Kunci utama tempat simpanan kunci pendua sentiasa berada dalam kawalan pegawai yang
bertanggungjawab
iii. Kunci pendua dilabelkan mengikut peraturan
KEY AREA 6 Daftar pergerakan kunci pendua
KRITERIA
i. Daftar kunci disediakan
ii. Terdapat tarikh, tandatangan dan nama pengguna
KEY AREA 7 Semua pintu akses
KRITERIA
i. Jenis pintu yang digunakan adalah kukuh
ii. Jenis kunci yang digunakan adalah berkualiti dan mempunyai tahap keselamatan yang baik
iii. Terdapat kunci tambahan
iv. Akses kawalan keluar masuk
v. Terdapat pegawai yang bertanggungjawab untuk membuka dan menutup pintu
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 22 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
KEY AREA 8 Tingkap
KRITERIA
i. Jenis tingkap yang digunakan adalah kukuh
ii. Tingkap mempunyai jeriji besi
iii. Pencerobohan tidak boleh dibuat melalui tingkap
KEY AREA 9 Siling
KRITERIA
i. Jenis siling yang tidak mudah dibuka
ii. Pencerobohan tidak boleh dibuat melalui siling
KEY AREA 10 Struktur bangunan
KRITERIA
i. Memiliki pintu akses dan pintu kecemasan yang kukuh
ii. Lokasi pintu akses berada di tempat yang sesuai dan selamat
iii. Dinding dan pintu adalah kukuh
KEY AREA 11 Pengawal keselamatan UPM dan swasta
KRITERIA
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 23 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
KEY AREA 12 CCTV
KRITERIA
i. CCTV berfungsi dengan baik
ii. Terdapat pegawai yang membuat pemantauan ke atas CCTV
iii. Penyelenggaraan CCTV dilakukan
iv. Polisi rakaman yang digunapakai adalah memadai.
v. Terdapat kawalan akses kepada sistem
KEY AREA 13 Kad Akses/biometrik
KRITERIA
i. Sistem yang digunakan mampu mengesan dan merekodkan pegawai atau pelajar yang keluar
masuk
ii. Hanya pegawai atau pelajar yang diberi kebenaran akses sahaja dapat masuk ke kawasan
tersebut
iii. Sistem tersebut dipantau oleh pegawai yang bertanggungjawab
i. Rondaan/kawalan dibuat mengikut jadual yang ditetapkan
ii. Buku log rondaan keselamatan diselenggara dengan baik dan dikemaskini
iii. Terdapat buku kawalan keluar masuk
iv. Terdapat surat perjanjian dengan syarikat kawalan swasta
v. Syarat-syarat dan terma-terma perjanjian dipatuhi
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 24 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
KEY AREA 14 Unsur-unsur kecuaian
KRITERIA
i. Ada Unsur ketidakpatuhan pada peraturan yang ditetapkan
ii. Pegawai tidak mengambil langkah-langkah keselamatan yang sewajarnya
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 25 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
Lampiran 4 TAJUK PENGAUDITAN: AUDIT PENGURUSAN PROJEK PEMBANGUNAN
Key Area 1 : Rekebentuk dan Spesifikasi
KRITERIA
i. PTJ hendaklah menyediakan maklumat mengenai keperluan bangunan.
ii. Rekabentuk dan spesifikasi bangunan hendaklah dpersetujui oleh pihak PTJ
Key Area 2 : Tatacara Perolehan
KRITERIA
i. Tempoh iklan sebutharga sekurang-kurangnya 7 hari
ii. Pembukaan peti tender dibuat oleh sekurang-kurangnya 2 orang pegawai dimana salah seorang
adalah P & P
iii. Ada laporan yang disediakan oleh Jawatankuasa Teknikal
iv. Ada minit Jawatankuasa Sebutharga Universiti
v. Petender yang dipilih mempunyai CIDB dan PKK
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 26 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
vi. Tempoh sahlaku sebutharga 3 bulan
Key Area 3 : Surat Setuju Terima
KRITERIA
i. Dikeluarkan kepada petender yang dipilih oleh JKSH
ii. Harga tawaran dan tempoh penyiapan sama dengan harga yang diluluskan oleh JKSH
iii. Ada surat setuju terima :
a) ada tarikh milik tapak b) tarikh siap c) Jumlah bon
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 27 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
Key Area 5 : Bon pelaksanaan
KRITERIA
i. Bon pelaksanaan telah disediakan mengikut kadar yang ditetapkan dan meliputi sehingga
tempoh tanggungan kecacatan.
ii. Polisi Insurans telah disediakan
iii. Sekiranya terdapat perlanjutan masa bon pelaksanaan juga dilanjutkan
Key Area 6 : Jadual Perlaksanaan
KRITERIA
i. Ada jadual pelaksanaan kerja disediakan oleh kontraktor
ii. Terdapat pengesahan dan persetujuan daripada wakil PP
Key Area 4 : Dokumen Kontrak
KRITERIA
i. Dokumen kontrak yang digunakan adalah dokumen kontrak yang sah
ii. Dokumen kontrak ditandatangani dalam tempoh 4 bulan daripada tarikh surat setuju terima
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 28 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
Key Area 7 : Site Diary
KRITERIA
i. Site diary disediakan
ii. Terdapat pengesahan PP dan dan pihak kontraktor
Key Area 8 : Perubahan Kerja
KRITERIA
i. Perubahan kerja telah diperakukan oleh Jawatankuasa Perubahan kerja
ii. Perubahan kerja telah diluluskan oleh pihak-pihak berkuasa yang dilantik
Key Area 9 : Lanjutan Masa
KRITERIA
i. Jika terdapat perakuan kelewatan dan lanjutan masa ianya hendaklah diluluskan oleh pihak yang
dibenarkan.
ii. Sebab permohonan lanjutan masa adalah munasabah dan mempunyai dokumen sokongan yang
lengkap
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 29 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
iii. Lanjutan masa diluluskan sebelum tamat tempoh kontrak
iii. Sekiranya lanjutan masa tidak diluluskan, sijil kerja tak siap hendaklah dikeluarkan
iv. Surat amaran sepatutnya dikeluarkan oleh PP kepada kontraktor terhadap kelewatan menyiapkan projek
Key Area 10 : Sijil Perakuan Siap (CPC)
KRITERIA
i. Kontraktor hendaklah membersihkan kawasan pembinaan sebelum sijil perakuan siap
dikeluarkan
ii. CPC dikeluarkan dengan segera selepas kerja-kerja siap
Key Area 11 : Mesyuarat tapak
KRITERIA
i. Mesyuarat tapak diadakan secara berkala dan tindakan diambil ke atas perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 30 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
Key Area 12 : Perakuan siap membaiki kecacatan (CMGD)
KRITERIA
i. Pemeriksaan dilakukan pada tarikh tamat tempoh liabiliti kecacatan
ii. Sekiranya tiada kecacatan PP mengeluarkan CMGD
iii. Jika ada kecacatan PP memaklumkan secara bertulis dalam tempoh 14 hari ari tarikh tamat tempoh laibiliti kecacatan dan mengarahkan kontraktor membaiki kecacatan dalam tempoh 3 bulan
iv. CMGD dikeluarkan selepas kerja-kerja membaiki kecacatan dikeluarkan
Key Area 13 : Lawatan tapak
KRITERIA
i. Kerja-kerja telah dilaksanakan dengan sempurna berdasarkan spesifikasi/lukisan yang ditetapkan
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 31 drp. 31
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT NAIB CANSELOR
Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN
GARIS PANDUAN PENGAUDITAN
Key Area 14 : Pembayaran
KRITERIA
i. Dokumen pembayaran lengkap
ii. Amaun yang dibayar betul