bab4 tata kerja prosedur kerja dan sistem kerja

5/16/2018 Bab4 Tata Kerja Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/bab4-tata-kerja-prosedur-kerja-dan-sistem-kerja-55b078f7f25a6 1/6

TATA K ,ER JA , P'ROSEDUR KERJ)

DAN SISTEM KERJA I

............................................ ..pl

1. PENGERTIAN

Dalam mengartiksn tata kerja, prosedur dan sistem kerjaakan kita pisahkan penge

tian unmk masing-masing supaya jelas dalam memahaminya.

Tatakerja merupakan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhas ~guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.

Prosedur merupakan tahapan dalarn tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan bai

mengenai dan mana asaJlnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan terse

but barus diselesaikan maupun ala! apa yang harus digunakan agar pekerjaa

tetsebut dapar diselesaikan.

Sistern merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi sat

sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suam peker

jaan

Misalnya: I

Mengenai sistem kearsipan perpustakaan Gunadanna adalah sebagai beriku I

1.. Meagkfasifikasi buku berbahasa Inggris dan buku berbahasa Indonesia

I

54

I -



2.. Memberikan kode-kode tertentu pada buku mennrut abjad, namapenga-

rang maupun gabungan keduanya (Melaksanakan pengkodean buku- =

coding).

3. Mengarur buku-buku yang sudah diberi kode di rempat yang sudah dise-

diakan.4. Menentukan jangka waktu peminjaman dan pengembalian buku hingga

tersusun rapi seperti semula,

Dari contoh tersebut untuk masing- masing kegiatan biasanya dibagi lagi tata kerja

dan prosedumya sehingga bisa dilaksanakan dengan baik,

Penting untuk ditekankan di sini bahwa ketiga-tiganya haik tata kerja, prosedur rnaupun

I sistem merupakan sam kesatuan yang bulat artinya ketiga-tiganya merupakan tindak

lanjut dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan tertentu.

Jadi dengan adanya sisrem kerja, tara kerja dan prosedur kerja menjadikan pelak-

sanaan fungsi manajernen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi Iebih terarah, terKOOJ-

dink dan terkontrol dengan baik ..

2. PRINSIP-PRINSIP PEMAKAIAN TATA KERJA, PROSE-

DUR DAN SISTEM KERJA

Prinsip-prinsip yang harus dipennhi daLam memak:a:i tata kerja, prosedur dan sistem

kerja pada suatu instansi adalah sebagai berikut: 1)

1. Tala kerja, prosedur kerja dan sistem tata kerja harus disusun dengan memperbati-

kan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan.vmarerial, biaya, dan waktu yang tersedia

serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan,

2.. Untuk mempersiapkan hal-hal ita dengao setepat-tepatnya maka haruslah teriebih

dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tantang tujuan pokok organisasi, skerna,

klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya ..

3.. Pilih salsh saru pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedumya,

4. Selanjutnya .harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang

harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang

tngas yang termaksud. (contoh dalam gam bar O . .

5. Dalarn penetapan tahap-demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya soal prose-

dUJ surat keluar ) maka antara tahap yang satu dengan tahsp berikutnya harus betul-

betul terdapat saling hubungan yang sangaterat yang keseluruhannya menuju ke

arah satu tujuan.

6. Dan tiap-tiap tahap ito barns betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan. perlu

untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud,

I) FX Soedjadi, MPA, Drs, a & M Organization and Methods Penunjang berhasilnya proses manajemen,

CV Haji Masagung , cetakan kedua, .1989. hal 86.

55



DAFTAR PEKERJAANPETUGAS

7. Di samping itu barns ditetapkan pula skill atau kecakapan dan ketrampilan tenas f akerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi iidimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja. Dengan kata lain prosed r

kerja disusun bukan berdasarkan jumlah (quantity) tenaga kerja yang ada, melainks ~

berdasarakan skill (quality) tenaga kerja yang dibutuhkan untuk dapat menyelese]-kan suatu bidang pekerjaan tertentu. I

~I(Untuk Evaluasi Kerja dan Pembuatan Skema Arus Kerja)

Nama Pegawai Masa kerja

Nomor

Pekerjaan

I JC II h i keri Iurruar Jam erja

seminggu utk tiap

jenis pekerjaan

Golonganabatan

Kep .. seksi

Keterangan tentang

Pekerjaan

5 jam

Memeriksa nama, slip. disposisi dad

kepala Bidang

6 jam

2 Memproses pekerjaan sebagai disebutkan

dalam disposisi tersebut

3 4 jamenear! referensi dan peraturanan yang ;1

berhubungan dengan pekerjaan seksi/ bidang I

4 4 jamemperhatikan sifatnya*) dalam proses kerja

5 Meneruskan hasil kerja staf kepada Kabid 5 jam

Mengecek rencana-rencana kerja & operasi

pelaksanaannya

6 jam

7 Mempersiapkan laporan kerja seksi 10 jam

JUMLAH SELURUH JAM KERJA SEMINGGU 40 jam

TANGGAL

*) Misalnya: sangat rahasia, rahasia, sangat segera, segera, biasa dansebagainya,

56

Gambar 5. Contoh daftar tsgas untuk mempersiapkan prosedur.

~ --= - - I



8.. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja ito harusdisusun sedemikian rupa se-

hingga memiliki stabilitas dan fleksibelitas (stability and flexibility) . Stabilitas

maksudnya bahwa sisrern, tata. kerja dan prosedur kerja itu harus mengandung unsur

tetap sehiagga menjam:in kelancaran dan kemantapan kerja, Adapun fleksibelims

artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masihmemungkinkan diadakannnya salmg pergantian togas. sehinggamisalnya salah

seorang tidak masuk atau kebetulan saiah sam mesin macer, mala pekerjaan barns,

tetap dapat terlaksana dan diselesaikan,

9, Perlu diperhatikan bahwa penyusllnan sistem, prosedur dan tata kerja barns selalu Idisesuaikan dengan kemajuan jaman dan teknologi, jadi harus dijaga updatednessnya.

WI • Untuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu sebaiknya diper-

gunakan tanda-tanda atau simbol dan skema at_auhagan prosedur dengan setepat-te-

patnya. Bagan semacam ini sering disebut sebagai skerna arus kerja (work flow

chart) atau skerna proses kerja (work prosedures chart). Khusus tentang hal ini

periksa uraian D di bawah.

11 . Dan akhimya untuk menjarnin penerapan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja

yang setepat-tepatnya, mala adanya buku-buku pedoman (manuals) tentang hal-hal

itu mutlak perl,! dipersiapkan, untiUk itu maka adanya staf khusus sebagai 0 & M

Spesialist adalah mutlak diperlukan,

57

T - -



PERTANYAAN DAN LATIHAN SOAL

A. Soal Mol.tiple Choise

58

L Suatu cara unmk melaksanakan pekerjaan dengan benar dan berhasil guna di -

but:

~ Tata kerja

b. Istem kerja

c.

d .

Prosedur Kerja

Prosedur tata kerja

2. Coding adalah:

a. Mengklasifikasikan buku ke dalam golongan rnasing-masing.

b. Mengatur buku yang sudah diberi kode-kode tertentu ..

Y Memberikao kode-kode tertentu pada buku menurut abjad, nama peng-rang atau keduanya.. I

d. Memberikan buku pada tempat yang sudah direntukan,

3. Yang tersebut di bawah ini merupakan prinsippernakaian tata kerja, prosed

k . dan si keriak ·1· Irja . an slstem,er]a .Iecua 1:

a, Mempersiapkan tala. kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dengan b .,

haruslah terlebih dahulu mempersiapkan penjelasan mengenai tlJijuM pok

organisasi, skema, analisa jabatan maupun jabatan yang diisi,b. Memilih salah satu bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

c. Menjelaskan bagan prosedur kerja kepada yang berkepentingan,

d. Menjelaskan daftar dari setiap bagan pekerjaan secara mendetail dibu

beserta lamanya waktu yang diperlukan untuk rnelaksanakan bidang tug

yang tennaksud.

4. Stabilitas dalam tara kerja, prosedur kerja datil sistem kerja d iJ maksudkan ag .'

a. Ketiga kegiatan di atas mengandung unsur tetap yang menjamin kelancar

dan kemantapan kerja

b. Ketiga hal tersebut bisa menghasilkan pekerjaan yang konsisten,

c. Ketiga hal tersebut menjadi unsur tetap dari setiap pelaksanaan kegiat

kerja.

d. Kegiatan ketiga hal tersebut adalah tetap sepanjang waktu.

5. Pelaksanaan suatu tata kerja, sistem kerja maupun prosedur kerja yang tid '

kaku di samping masih bisa rnemungkinkan adanya pergantian tugas yang bai

merupakan salah sam sifat tara kerja, sistem kerja dan prosedur kerja yandisebut sebagai:

a.. Stabilitas c. Skernatis

b. Fkelsibelitas d. Kontinuitas



B. Pertanyaan Essay

1. Mengapa tata kerja, sistem kerja maupun prosedur kerja merupakan satu kesa-

tuan yang bulat. Jelaskan dengan singkat. .

2. Jelaskan perbedaan pengertian antara tata kerja, sistem kerja dan prosedur kerja.Dari ketiga kegiatan tersebut menurut saudara mana yang paling penting ?

3. Sebutkan prinsip-prinsip yang harus dipakai dalam penggunaan tata kerja,

sistern kerja dan prosedur kerja. Apa kegunaan prinsip-prinsip tersebut bagi

pelaksanaan kegiatan ketiga hal tersebut,

4. Buatlah daftar kegiatan pelaksanaan pekerjaan saudara selama satu minggu (40

jam).Urutkan dart pekerjaan yang paling penting dan mendesak untuk dilakukan

sampai dengan pekerjaan yang relatif kurang penting pengerjaannya dalam

minggu ini.

5. Mengapa dalam tala kerja, sistern kerja dan prosedur kerjaharusselalu disusun

untuk memiliki sifat stabilitas dan fleksibelitas ?

Jelaskan dan beri contohnya.

6. Jelaskan pengertian updateness suatu penyususnan sistern, prosedur dan tata

kerja.

59

bab4 tata kerja prosedur kerja dan sistem kerja

Documents