thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3doc/2011-2-00444-si bab3001.doc · web viewbab 3....
TRANSCRIPT
BAB 3
ANALISIS ARCHITECTURE SEDANG BERJALAN
3.1 Strategic Goals & Initiative
3.1.1 Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal
3.1.1.1 Analisis Lingkungan Eksternal
Analisis terhadap persaingan bisnis perusahaan pada
lingkungan eksternal dilakukan dengan menggunakan teknik analisis
persaingan Porter dan analisis PEST.
3.1.1.1.1 Analisis Lima (5) Daya Porter
Untuk mengetahui posisi perusahaan dalam persaingan
bisnisnya, maka perlu dilakukan analisis kekuatan persaingan
dalam industri dari Michael Porter. Hasil yang didapat dari
analisis ini yaitu perusahaan mengetahui hal apa yang perlu
dilakukan untuk meningkatkan daya saing dengan kompetitor
lainnya berdasarkan lima kekuatan dan mampu memanfaatkan
segala peluang yang ada untuk keuntungan perusahaan.
Berikut ini pembahasan lingkungan perusahaan dari
PT. Pakarti Graha Sentosa :
1. Persaingan Industri (Industry Rivalry)
Keberadaan perusahaan di Indonesia yang bergerak di
bidang penjualan furnitur sudah dapat ditemukan dimana-
66
67
mana, Mereka terdiri dari perusahaan yang berskala
besar, menengah hingga perusahaan yang masih berskala
kecil. Perusahaan pesaing PT. Pakarti Graha Sentosa
yang sudah terhitung perusahaan berskala besar lainnya,
yaitu seperti PT. Vinoti Living. PT. Vinoti Living
memiliki keunggulan kompetitif yang tinggi dengan
pengalamannya selama lebih dari sepuluh tahun,
keuangan yang kuat, kerjasama terhadap pemasok-
pemasok besar, memiliki marketing yang sangat bagus
dan juga memiliki mangsa pasar yang luas baik di
Indonesia maupun di luar negeri.
Pesaing PT. Pakarti Graha Sentosa pada skala menengah
adalah PT. Glow Living Beauty, pesaing ini memiliki
manajemen marketing melalui social media yang banyak
tersedia sekarang, dan PT. Pakarti Graha Sentosa belum
mempunyai rencana pemasaran lewat social media
maupun pengadaan website. Selain itu para pesaing juga
memiliki harga yang tidak berbeda jauh dengan
perusahaan, yang dapat membuat pelanggan memilih
kualitas yang tak berbeda jauh, namun harga lebih murah.
PT. Pakarti Graha Sentosa harus meningkatkan kualitas
pelayanan yang bisa dicapai dengan memaksimalkan
kinerja karyawan, marketing dan SI/TI yang ada pada
perusahaan. Perusahaan harus membuat rencana
68
pengembangan dan pemanfaatan SI/TI untuk
menciptakan proses bisnis yang efisien dan efektif.
2. Ancaman Pendatang Baru (Threat of New Entrants)
PT. Pakarti Graha Sentosa harus mulai waspada dengan
pendatang baru yang potensial. Karena saat ini cara
terbaik untuk bersaing dalam bisnis yaitu meningkatkan
kualitas produk maupun pelayanan. Contoh perusahaan
pendatang baru di bidang furniture yaitu PT. Kare
Design.
Menurut analisis kami, PT. Pakarti Graha Sentosa harus
terus melakukan peningkatan dalam hal kualitas dan mutu
pelayanannya, serta cepat tanggap dalam melihat peluang
yang ada. Hal ini perlu dilakukan agar perusahaan dapat
mempertahankan pelanggan lama serta memperoleh
pelanggan baru.
Pemanfaatan teknologi dan sistem informasi dapat
membantu perusahaan untuk mendekatkan hubungan
dengan pelanggan, membantu perencanaan operasional
dan strategic, serta memberikan keunggulan kompetitif di
persaingan yang ada saat ini.
3. Kekuatan Tawat Menawar Pemasok (Bargaining Power
of Suppliers)
PT. Pakarti Graha Sentosa sebagai perusahaan penyedia
perabotan rumah tangga melakukan kerja sama dengan
69
berbagai pemasok produk furnitur berdasarkan kontrak
maupun tidak.
Saat ini kekuatan tawar menawar pemasok antara PT.
Pakarti Graha Sentosa dengan pihak distributor tidak
mengalami masalah, sehingga perusahaan dapat
melakukan negoisasi dengan distributor maupun pemasok
lainnya untuk mendapatkan kesepakatan harga yang
sesuai.
Menurut analisis kami, PT. Pakarti Graha Sentosa mampu
menjaga hubungan yang baik dengan distributor
walaupun mereka berada di luar negeri. Meskipun begitu,
perusahaan memerlukan sarana yang dapat membantu
pengolahan data yang dikirimkan distributor agar
distribusikan sesuai kepentingan perusahaan secara cepat.
4. Kekuatan Tawar Menawar Pembeli (Bargaining Power of
Buyers)
PT. Pakarti Graha Sentosa selalu mengutamakan
kepuasan pelanggan baik dari sisi kualitas produk
maupun pelayannya. Saat ini, kekuatan tawar menawar
pelanggan dengan PT. Pakarti Graha Sentosa makin kuat
dikarenakan makin beragamnya permintaan dari
pelanggan dalam memperoleh informasi tentang produk
yang semakin banyak, serta pelanggan juga dengan
70
mudah membandingkan harga dengan pesaing PT.
Pakarti Graha Sentosa.
Menurut analisis kami, untuk memenuhi permintaan
pelanggan dibutuhkan sarana yang membantu untuk
pemberian informasi ke pelanggan secara tepat.
Penggunaan website merupakan salah satu cara dalam
meningkatkan kualitas pelayanan dan mengetahui
kebutuhan pelanggan sehingga dapat menumbuhkan
kepercayaan kepada pelanggan agar terus menggunakan
produk PT. Pakarti Graha Sentosa. Selain itu, dengan
pemanfaatan website perusahaan dapat sekaligus mencari
peluang dalam mendapatkan pelanggan baru.
5. Ancaman Produk Substitusi (Threat of Subtitute
Products)
Menurut analisis kami, produk pengganti dari produk PT.
Pakarti Graha Sentosa yaitu produk buatan lokal itu
sendiri yang mempunyai harga yang relative jauh lebih
murah dibanding harga produk perusahaan, walaupun
tidak memiliki kualitas yang sebanding.
71
Gambar 3.1 Analisis Lima Daya Porter PT. Pakarti Graha Sentosa
3.1.1.1.2 Analisis PEST
Politik
Melihat politik yang ada di negara Indonesia mampu
mempengaruhi bisnis pada PT. Pakarti Graha Sentosa,
dengan adanya perubahan pada pemerintahan, perubahan
undang-undang, pajak dan peraturan daerah tidak
memberikan dampak langsung yang signifikan terhadap
permintaan-permintaan oleh para pelanggan kepada PT.
Pakarti Graha Sentosa. Hal yang harus diikuti dan
Pesaing Industri
PT. Vinoti Living
PT. Glow Living Beauty
Pemasok
Les Heritiers
Masant
Luz Interior
Produk Subtitusi
Produk Lokal
Pendatang Baru
PT. Kare Design
Pembeli
Hotel Grand Hyatt
PT. Galimberti Nino
Masyarakat
72
diperhatikan oleh perusahaan adalah perpajakan yang terus
menerus berkembang pada saat ini.
Dengan memandang ke bagian distribusi PT. Pakarti Graha
Sentosa yang berasal dari luar negeri, dan adanya ketentuan
yang dibuat oleh pemerintah dalam pendistribusian barang
impor yang masuk kedalam negeri maka menteri keuangan
membuat peraturan nomor 110/PMK.010/2006 tentang
penetapan sistem klasifikasi barang dan pembebanan tarif bea
masuk atas barang impor.
Menurut kami, dengan adanya peraturan menteri keuangan
tentang penetapan sistem klasifikasi barang dan pembebanan
tarif bea masuk atas barang impor tersebut, maka pada PT.
Pakarti Graha Sentosa harus sangat memperhatikan peraturan
tersebut, mengingat dimana PT. Pakarti Graha Sentosa
memiliki distributor dari luar negeri. Hal tersebut sangat
penting dikarenakan seluruh barang yang ada pada PT. Pakarti
Graha Sentosa seluruhnya barang impor.
Ekonomi
Melihat kondisi perekonomian dunia yang sedang pasang
surut tentunya berpengaruh terhadap proses bisnis dari
distribusi impor sampai penjualan kepada konsumen,
dikarenakan sering terjadinya perubahan pada kurs dollar yang
membuat harga barang yang dijual oleh PT. Pakarti Graha
73
Sentosa perlu dipikirkan secara serius. Hal ini juga
menyebabkan tidak menentunya harga barang yang dijual
pada PT. Pakarti Graha Sentosa. Maka, PT. Pakarti Graha
Sentosa harus memiliki sumber daya informasi yang tepat
agar menunjang bagian distribusi dan penjualan.
Sosial
PT. Pakarti Graha Sentosa sangat menjunjung tinggi kepuasan
para pelanggan-pelanggannya, dimana pelayanan PT. Pakarti
Graha Sentosa sangat diutamakan agar dapat menjaga
hubungan baik para pelanggan-pelanggannya.
Begitu juga dengan supplier PT. Pakarti Graha Sentosa,
tentunya perusahaan sangat perlu menjaga hubungan baik
dengan suppliernya, dan juga di bagian internal perusahaan
sendiri, antar bagian, antar karyawan yang mempunyai
hubungan yang erat dalam berinteraksi. Dengan adanya
hubungan yang baik terhadap pelayanan terhadap pelanggan,
hubungan terhadap distributor dan karyawan, membuat
lingkungan kerja sama yang baik dapat memberikan
kesejahteraan baik bagi perusahaan maupun lingkungan
sekitar.
74
Teknologi
Pada saat ini teknologi di dunia sangat berkembang dan
mengharuskan perusahaan untuk cepat tanggap dalam
kebutuhan teknologi pada saat ini. PT. Pakarti Graha Sentosa
memiliki teknologi dalam perhitungan di dalam perusahaan,
namun mengalami kelemahan pada pemasaran, dimana
perusahaan lain yang sebidang dengan PT. Pakarti Graha
Sentosa sudah mulai menyadari bagaimana marketing yang
baik pada dunia teknologi sekarang, kelemahan ini membuat
PT. Pakarti Graha Sentosa memiliki kendala mencakup
mangsa pasar yang lebih luas lagi. Jadi, menurut kami PT.
Pakarti Graha Sentosa sangat memerlukan SI/TI yang baik
dalam bagian pemasaran, untuk menunjang penjualan pada
perusahaan.
3.1.1.2 Analisis Lingkungan Internal
Analisis terhadap lingkungan internal bisnis perusahaan
meliputi analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat),
analisis rantai nilai perusahaan (Value Chain), analisis BSC (Balance
Score Card), dan analisis CSF (Critical Success Factor) & KPI (Key
Performance Indicator).
75
3.1.1.2.1 Analisis SWOT
Analisis SWOT mengidentifikasikan faktor eksternal
perusahaan yang terdiri dari peluang dan ancaman dengan
faktor internal perusahaan yaitu kekuatan dan kelemahan.
Sehingga perusahaan dapat mengetahui kondisi perusahaan,
memanfaatkan peluang yang ada, dan mengantisipasi
ancaman yang datang. Berikut ini adalah analisis SWOT
pada PT. Pakarti Graha Sentosa :
1. Analisis Faktor Internal
A. Strength (Kekuatan)
1) Letak toko yang strategis.
2) Memiliki jumlah penjualan yang baik.
3) Memiliki rekan bisnis dari luar negeri.
4) Mempunyai hubungan yang baik dengan rekan
bisnis maupun pelanggan.
5) Tanggap dalam memenuhi kebutuhan dan
keinginan pelanggan.
B. Weakness (Kelemahan)
1) Tidak memiliki bagian SI/TI sehingga belum ada
sistem yang yang mengintegrasikan tiap divisi yang
membuat penyebaran informasi masih lambat.
76
2) Penggunaan sistem yang terbatas pada Bagian
Accounting saja.
3) Belum adanya website sebagai sarana untuk
pemasaran, penjualan, dan berhubungan dengan
pelanggan.
2. Analisis Faktor Eksternal
A. Opportunity (Peluang)
1) Teknologi yang semakin berkembang.
2) Jangkauan pemasaran perusahaan yang makin luas.
3) Satu-satunya perusahaan yang memegang lisensi
resmi dari supplier.
B. Threat (Ancaman)
1) Daya saing antar perusahaan furnitur yang ada
tinggi.
2) Kondisi ekonomi dan politik yang tidak menentu.
77
3.1.1.2.2 Matrik SWOT
Tabel 3.1 Matrik SWOT pada PT. Pakarti Graha Sentosa
Faktor Internal
Faktor Eksternal
Strength (Kekuatan)
S1: Letak toko yang
strategis.
S2: Memiliki jumlah
penjualan yang baik.
S3: Memiliki rekan bisnis
yang berasal dari luar
negeri.
S4: Mempunyai hubungan
yang baik dengan rekan
bisnis dan pelanggan.
S5: Tanggap dalam
memenuhi kebutuhan dan
keinginan pelanggan.
Weakness (Kelemahan)
W1: Tidak memiliki bagian
SI/TI sehingga belum ada
sistem yang
mengintegrasikan tiap divisi
yang membuat penyebaran
informasi masih lambat.
W2: Penggunaan
sistemyang terbatas pada
Bagian Accounting saja.
W3: Belum adanya website
sebagai sarana untuk
pemasaran, penjulalan dan
berhubungan dengan
pelanggan.
Opportunity (Peluang)
O1: Teknologi yang
semakin berkembang.
O2: Jangkauan pemasaran
perusahaan yang makin
luas.
Strategi SO
- Menambah toko cabang
di luar Jakarta agar dapat
meningkatan jumlah
penjualan yang sekarang
lebih baik menjadi jauh
Strategi WO
- Membuat sistem yang
terintegrasi sebagai
penunjang sistem dalam
perusahaan.
(W1-O1, W2-O1)
78
O3: Satu-satunya
perusahaan yang
memegang lisensi resmi
dari supplier.
lebih baik. (S1-O2)
- Membuat teknologi
berbasis web untuk
mempercepat dan
mempermudah komunikasi
dengan pelanggan dan
supplier. (S4-O1, S3-O1)
- Membuat website untuk
memperluas promosi,
penjualan, dan mendekatkan
hubungan dengan pelanggan
serta informasi stok barang.
(W3-O1, W3-O2)
- Mencantumkan lisensi
resmi dari supplier agar
pelanggan lebih percaya
mutu dan keaslian produk
yang dijual. (W3-O3)
Threat (Ancaman)
T1: Daya saing antar
perusahaan furnitur yang
ada tinggi.
T2: Kondisi ekonomi dan
politik yang tidak
menentu.
Strategi ST
- Meningkatkan kepuasan
pelanggan dengan
pengadaan website untuk
meningkatkan daya saing
terhadap perusahaan-
perusahaan lain yang
sebidang dengan PT. Pakarti
Graha Sentosa (S5-T1)
- Membuat kesepakatan
harga dengan supplier
ketika keadaan ekonomi
global sedang tidak
Strategi WT
- Membuat dan
memanfaatkan
sistem informasi
perusahaan dan
website untuk
menghadapi
ancaman dari para
pesaing.
(W1-T1, W3-T1)
79
menentu. (S4-T2)
1. Strategi SO
Menambah toko cabang di luar Jakarta agar dapat
meningkatan jumlah penjualan yang sekarang lebih baik
menjadi jauh lebih baik.
Membuat teknologi berbasis web untuk mempercepat
dan mempermudah komunikasi dengan pelanggan dan
supplier.
2. Strategi ST
Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan pengadaan
website untuk meningkatkan daya saing terhadap
perusahaan-perusahaan lain yang sebidang dengan PT.
Pakarti Graha Sentosa.
Membuat kesepakatan harga dengan supplier ketika
keadaan ekonomi global sedang tidak menentu.
3. Strategi WO
Membuat sistem yang terintegrasi sebagai penunjang
sistem dalam perusahaan.
Membuat website untuk memperluas promosi,
penjualan, dan mendekatkan hubungan dengan
pelanggan serta informasi stok barang.
80
Mencantumkan bukti lisensi resmi dari supplier agar
pelanggan lebih percaya mutu dan keaslian produk yang
dijual.
4. Strategi WT
Mencantumkan bukti lisensi resmi dari supplier agar
pelanggan lebih percaya mutu dan keaslian produk yang
dijual.
3.1.1.2.3 Internal Strategic Factor Analysis Summary (IFAS)
Tabel 3.2 Perhitungan IFAS
FAKTOR-FAKTOR
STRATEGI INTERNAL
BOBOT RATING BOBOT * RATING
KEKUATAN :
S1: Letak toko yang
strategis.
S2: Memiliki jumlah
penjualan yang baik.
0,10
0,10
3
3
0,30
0,30
81
S3: Memiliki rekan bisnis
yang berasal dari luar
negeri.
S4: Mempunyai hubungan
yang baik dengan rekan
bisnis dan pelanggan.
S5: Tanggap dalam
memenuhi kebutuhan dan
keinginan pelanggan.
0,10
0,20
0,10
4
4
4
0,40
0,80
0,40
Total Kekuatan 0,60 2,20
KELEMAHAN :
W1: Tidak memiliki bagian
SI/TI sehingga belum ada
sistem yang
mengintegrasikan tiap
divisi yang membuat
penyebaran informasi
masih lambat.
W2: Penggunaan sistem
yang terbatas pada Bagian
Accounting saja.
W3: Belum adanya website
0,10
0,10
2
1
0,20
0,10
82
sebagai sarana untuk
pemasaran, penjulalan dan
berhubungan dengan
pelanggan.
0,20 3 0,60
Total Kelemahan 0,40 0,90
TOTAL 1,00 3,10
Berikut adalah perhitungan analisis faktor strategi internal dari PT.
Pakarti Graha Sentosa pada tabel 3.2:
Kekuatan : 2,20
Kelemahan : 0,90
Titik X (Internal) = Kekuatan – Kelemahan
= 2,20 – 0,90
= 1,30
3.1.1.2.4 External Strategic Factor Analysis Summary (EFAS)
Tabel 3.3 Perhitungan EFAS
FAKTOR-FAKTOR STRATEGI
EKSTERNAL
BOBOT RATING BOBOT * RATING
PELUANG :
O1: Teknologi yang semakin
berkembang.
O2: Jangkauan pemasaran
0.10
0.30
3
4
0.30
1.20
83
perusahaan yang makin luas.
O3: Satu-satunya perusahaan yang
memegang lisensi resmi dari
supplier.
0.20 3 0.60
Total Peluang 0.60 2.10
ANCAMAN :
T1: Daya saing antar perusahaan
furnitur yang ada tinggi.
T2: Kondisi ekonomi dan politik
yang tidak menentu.
0.25
0.15
3
2
0.75
0.30
Total Ancaman 0.40 1.05
TOTAL 1 3.15
Berikut ini adalah perhitungan analisis faktor strategi eksternal PT.
Pakarti Graha Sentosa pada tabel 3.3:
Peluang : 2.10
Ancaman : 1.05
Titik Y(eksternal) = Peluang – Ancaman
= 2.10 – 1.05
= 1.05
Kelemahan Kekuatan
Peluang
Ancaman
84
(1.30,1.05)
Gambar 3.2 Diagram SWOT PT. Pakarti Graha Sentosa
3.1.1.2.5 Value Chain Services Business (Value Shop)
Berikut adalah proses analisis dengan menggunakan value
shop akan dibagi menjadi dua bagian aktivitas, yaitu aktivitas
utama atau aktivitas pendukung PT. Pakarti Graha Sentosa.
1. Aktivitas Utama
Aktivitas utama PT. Pakarti Graha Sentosa yang
merupakan seluruh hal yang berhubungan dengan usaha
perusahaan dalam memenuhi peranannya, dalam rantai nilai
dan membangu kepuasan terhadap pelanggan.
85
Aktivitas primer terdiri dari 5, yaitu :
a. Business Acquisition :
Dalam Business Acquisition, Manager store PT.
Pakarti Graha Sentosa terlebih dahulu memberi
informasi ketika stok barang yang ingin di pesan
pelanggan tidak mencukupi kepada bagian accounting.
Setelah itu bagian accounting akan membuat Purchase
Order yang akan dikirim kepada supplier. Berdasarkan
data dan informasi yang didapat dari proses bisnis diatas
maka bagian accounting dan Manager Store PT Pakarti
Graha Sentosa dapat melakukan analisis terhadap
kebutuhan dan keinginan pelanggan. Kebutuhan Utama
Pelanggan adalah ketersediaan stok barang agar
pelanggan bisa mendapatkan barang secara langsung
tanpa harus menunggu kiriman dari supplier. Maka dari
itu perusahaan membutuhkan informasi-informasi
tentang hal tersebut. Informasi tersebut adalah :
1. Informasi data pelanggan.
2. Informasi kebutuhan pelanggan.
3. Informasi transaksi penjualan/pembelian.
4. Informasi tentang permintaan pasar.
5. Informasi tentang data pesaing.
b. Problem Specification
86
Permasalahan yang sering timbul pada PT. Pakarti
Graha Sentosa dalam upaya pemenuhan kebutuhan
pelanggan antara lain :
1. Minimnya strategi dalam penganalisaan pasar dan
langkah promosi.
2. Keterbatasan stok barang yang tersedia ketika
pelanggan melakukan pembelian dalam jumlah banyak.
3. Alur data dan informasi yang diberikan masih
dilakukan secara manual.
c. Knowledge Application
Knowledge Application merupakan kegiatan yang
dilakukan oleh perusahaan untuk menggunakan dan
mengelola resource SI/TI guna membantu mengatasi
hasil perumusan permasalahan-permasalahan. Adapun
kegiatan yang dilakukan dalam tahap ini adalah
penggunaan aplikasi MYOB, yang membantu
perhitungan barang, untuk transaksi penjualan dan
pencatatan stok.
d. Allocation of Resources
Man : Sumber daya manusia yang ada di perusahaan
PT. Pakarti Graha Sentosa
87
Money : Pemanfaatan dana kas perusahaan untuk
mengembangkan untuk membeli aplikasi-aplikasi
pendukung yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Method : Perusahaan melakukan berbagai metode
pemasaran untuk melakukan promosi dan penjualan
produk kepada pelanggan guna meluaskan pangsa pasar.
Material : Strategi perusahaan untuk membangun
cabang baru di daerah yang strategis sesuai dengan hasil
analisis pasar.
e. Marketing the Capability
Bagian Sales Marketing PT. Pakarti Graha Sentosa
melakukan promosi melalui media masa/cetak.
f. Configure Solution
Masing-masing bagian PT. Pakarti Graha Sentosa
menentukan solusi yang akan dilakukan, dan membuat
perencanaan dalam pengerjaan dalam solusi tersebut.
Pemilihan solusi ini diawali dengan analisa terhadap
penjualan yang terjadi di perusahaan.
g. Execute Solution
88
Menjalani solusi yang telah disepakati oleh
ekskutif perusahaan. Kemudian diukur dengan CSF
(Critical Success Factor) dan KPI (Key Performance
Indicator) untuk mengetahui tingkat keberhasilan
penerapan solusi tersebut.
2. Aktivitas Pendukung
Aktivitas pendukung adalah seluruh aktivitas yang secara
tidak langsung menambah nilai bagi perusahaan.
Terdapat 4 aktivitas pendukung, yaitu :
a. Technology
Untuk saat ini PT. Pakarti Graha Sentosa belum
menerapkan teknologi pendukung yang lainnya seperti
sistem belum terintegrasi dengan baik antar divisi dan
sumber daya SI/TI yang belum tanggap terhadap
perkembangan teknologi saat ini dan pengaruhnya
terhadap tujuan bisnis.
b. Human Resources
Aktivitas pada bagian ini dilakukan oleh Presiden
Direktur dalam menyeleksi karyawan, mengangkat
karyawan, kontrak karyawan, kinerja karyawan,
mengawasi penyediaan fasilitas yang diterima
karyawan.
89
c. Infrastucture
Perusahaan menggunakan berbagai infrastruktur
dalam menjalankan kegiatan bisnisnya. Infrastruktur
yang digunakan seperti internet, telepon, dan faximile
untuk menjalankan bisnis.
d. Administration
Bagian administrasi PT. Pakarti Graha Sentosa
mempunyai peran di perusahaan seperti, menyediakan
alat tulis kantor, membuat laporan absen karyawan,
mengeluarkan uang operasional, mengawasi keluar
masuknya surat.
C
L
I
E
N
T
SUPPORT ACTIVITES
Infrastructure Human Resources Technology Administrationn
1. Penggunaan Internet2. Fasilitas komunikasi telepon dan fax.
Seleksi karyawan, pengangkatan karyawan, kontrak karyawan, kinerja karyawan, mengawasi fasilitas untuk karyawan
Belum adanya penerapan SI/TI untuk mendukung kegiatan bisnis
Menyediakan alat tulis kantor, laporan absen karyawan, mengeluarkan uang operasional, mengawasi keluar masuk surat
Knowledge Application Problem Specification Business Acquisiton
1. Penggunaan aplikasi MYOB
Melakukan promosi melalui media massa/cetak
1. Informasi data pelanggan
2. Informasi permintaan dan kondisi pasar
3. Informasi pesaing
Marketing Capability
1. Minimnya pemantauan keadaan pasar dan langkah promosi2. Keterbatasan stok barang3. Alur data dan informasi yang masih manual
Execute SolutionsConfigure SolutionsAllocation of Resources
1. Pemanfaataan kas perusahaan untuk membeli aplikasi
2. Strategi untuk membangun cabang baru
1. Menjalankan solusi yang telah disepakati
2. mengukur tingkat keberhasilan dengan CSF & KPI
1. Menentukan solusi
2. membuat perencanaan dalam pengerjaan solusi
Supplier
Gambar 3.3 Value Shop PT. Pakarti Graha Sentosa
90
PRIMARY ACTIVITIES
91
3.1.1.2.6 Balance Scorecard
Strategi perspektif yang ada pada PT. Pakarti Graha
Sentosa melalui analisis Balance Score Card, yaitu :
1. Perspektif Keuangan
Meningkatkan laba atas investasi pada PT. Pakarti
Graha Sentosa.
Meningkatkan jumlah pendapatan pada PT. Pakarti
Graha Sentosa.
Menambah nilai pertumbuhan pendapatan.
Mengurangi biaya import barang pada PT. Pakarti
Graha Sentosa.
2. Perspektif Pelanggan
Meningkatkan pelayanan pada pelanggan.
Meningkatkan pangsa pasar.
Mengembangkan citra perusahaan.
Mempererat hubungan dengan pelanggan.
Meningkatkan kepercayaan pelanggan.
3. Perspektif Proses Bisnis Internal
92
Meminimalisir jumlah barang yang rusak pada saat
pengiriman.
Menambah kualitas proses pelayanan ke pelanggan.
4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan
Meningkatkan kompetensi karyawan.
Menumbuhkan rasa loyalitas karyawan pada
perusahaan.
Meningkatkan produktifitas karyawan.
Menciptakan kinerja yang efektif dan efisien.
93
Tabel 3.4 Balance Scorecard PT. Pakarti Graha Sentosa
PerspketifStrategic
KPIWeight
PICTarget Aktual Indeks Kinerja KPI
Objective KPI 2010 2011 2010 2011 2010 2011
Fina
ncia
l
Meningkatkan laba atas investasi
Banyaknya pembelian dan pemesanan barang 40% Manager
Store 80% 90% 80% 90% 80% 90%
Meningkatkan jumlah pendapatan Presentase penjualan pertahun 50% Manager
Store 80% 90% 80% 90% 80% 90%
Menambah nilai pertumbuhan pendapatan
Meningkatkan pelayanan penjualan 40% Sales
Marketing 90% 90% 85% 85% 85% 85%
Mengurangi biaya import barang
Presentase biaya pengeluaran untuk pembelian barang 35% Bagian
Administrasi 90% 100% 80% 100% 80% 100%
Cus
tom
er
Meningkatkan pelayanan pada pelanggan
Berkurangnya keluhan dari pelanggan 50% Manager
Store 90% 100% 90% 100% 90% 100%
Meningkatkan pangsa pasar
Presentase banyaknya pemesanan dan penjualan barang
40% Sales Marketing 90% 100% 85% 95% 85% 95%
Mengembangkan citra perusahaan
Presentase pelanggan mengetahui produk perusahaan 30% Sales
Marketing 90% 100% 80% 90% 80% 90%
Mempererat hubungan dengan pelanggan
Presentase pembelian barang dari pelanggan yang sama
30% Sales Marketing
90% 100% 80% 95% 80% 95%
94
Meningkatkan kepercayaan pelanggan
Presentase keluhan yang diterima pada saat membeli barang
40% Sales Marketing 95% 100% 95% 100% 95% 100%
Inte
rnal
Pro
ses B
isni
s Meminimalisir jumlah barang yang rusak pada saat pengiriman
Presentase barang yang dinyatakan rusak 50% Bagian
Administrasi 90% 100% 85% 95% 85% 95%
Menambah kualitas proses pelayanan ke pelanggan
Presentase kepuasan pelanggan pada ketersediaan barang dan waktu pengiriman barang
50%
Manager Store&
Bagian Pengiriman
100% 100% 100% 100% 100% 100%
Lea
rnin
g an
d G
row
th
Meningkatkan kompetensi karyawan Kemampuan karyawan 40% General
Manager 90% 100% 80% 90% 80% 90%
Menumbuhkan rasa loyalitas karyawan pada perusahaan
Tepat waktu kehadiran karyawan pada jam kerja 30% General
Manager 90% 100% 90% 100% 90% 100%
Meningkatkan produktivitas karyawan
Efisiensi & efektifitas dalam pengerjaan 50% General
Manager 90% 100% 85% 95% 85% 95%
Menciptakan kinerja efektif dan efisien
Ketepatan waktu menyelesaikan pekerjaan 50% General
Manager 90% 100% 85% 95% 85% 95%
95
3.1.1.2.7 IT Scorecard
Tabel 3.5 Tujuan Strategis IT Scorecard
Strategi Tujuan Strategis
Perspektif Kontribusi
Perusahaan
Meningkatkan proses bisnis TI
terhadap perusahaan.
- proses bisnis dengan TI.
- Pengawasan anggaran divisi TI.
Perspektif
Orientasi
Pengguna
Meningkatkan kualitas
pengguna serta meningkatkan
kerja sama antar pengguna
dengna staff TI.
- Tingkat kepuasan pengguna
terhadap kinerja TI.
- Tingkat penggunaan aplikasi.
- Meningkatkan kualitas pengguna.
- Keterlibatan pengguna terhadap
aplikasi baru.
Perspektif
Penyempurnaan
Operasional
Membangun infrastruktur TI
yang handal dengan
menggunakan software &
hardware yang berkualitas.
- Dukungan ketersediaan Hardware.
- Efisiensi pengolahan data.
- Penyelesaian tugas tepat waktu.
- Pengontrolan sistem
secara berkala
- Dukungan ketersediaan Software.
Perspektif
Orientasi Masa Depan
Meningkatkan kualitas dan
kepuasan staff TI.
- Tingkat kepuasan staff TI.
- Menelilti perkembangan TI.
- Kualitas staff TI.
1. Perspektif Kontribusi Perusahaan
Perspektif Kontribusi Perusahaan mempunyai dua tujuan
strategis, yaitu pengawasan anggaran biaya TI dan proses
bisnis dari fungsi TI. Kedua tujuan strategis tersebut
mengacu pada misi perusahaan yang bertujuan pada
pertumbuhan nilai perusahaan, dimana pada misi ini salah
satu fokusnya adalah peningkatan pendapatan perusahaan.
96
Setelah disesuaikan dengan visi dan misi yang telah
ditentukan menjadi strategi TI, maka diperoleh tujuan
strategis pengendalian biaya TI yang digunakan untuk
mengukur tingkat efisien penggunaan anggaran untuk
bagian TI, dan proses bisnis dari fungsi TI digunakan
untuk mengukur tingkat keefektifan penggunaan anggaran
untuk bagian TI.
2. Perspektif Orientasi Pengguna
Perspektif Orientasi Pengguna memiliki empat tujuan strategis,
yaitu tingkat kepuasan pengguna terhadap TI, tingkat
penggunaan aplikasi, meningkatkan kualitas pengguna dan
keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi. Keempat
tujuan strategis ini mengacu pada misi perusahaan dengan
sumber daya manusia yang berkaitan didalamnya. Dengan SDM
yang yang berkualitas, diharapkan kepuasan akan kinerja TI
akan terbentuk.
3. Perspektif Penyempurnaan Operasional
Perspektif Penyempurnaan Operasional memiliki lima tujuan
strategis, yaitu dukungan ketersediaan hardware, pengontrolan
sistem berkala, efisiensi pengolahan data, penyelesaian tugas
yang tepat waktu dan dukungan ketersediaan sotfware. Kelima
tujuan strategis ini melihat dari misi perusahaan yaitu
97
penyebaran data yang akurat dan cepat. Diharapkan dengan lima
tujuan strategis ini bagian TI mampu menunjang segala
kebutuhan perusahaan. Dari perspektif ini dihasilkan analisa
CSFs perusahaan, yaitu pelayanan yang memuaskan pelanggan
dan memperluas pangsa pasar. Hasil dari CSFs tersebut
diharapkan mampu untuk mendapatkan pelanggan melalui
bidang teknologi.
4. Perspektif Orientasi Masa Depan
Perspektif Orientasi Masa Depan memiliki tiga tujuan strategis,
yaitu tingkat kualitas staff TI, meneliti perkembangan TI, dan
tingkat kepuasan staff TI. Ketiga tujuan strategis tersebut
mengacu pada misi perusahaan yang ingin menjadikan
perusahaan yang dapat memberikan jaminan dalam
perkembangan TI.
Hubungan IT Scorecard dengan Tujuan Perusahaan
Hubungan IT scorecard dengan tujuan perusahaan yaitu untuk
menjelaskan bagaimana tiap perspektif di dalam IT Scorecard
saling berhubungan.
1. Perspektif Kontribusi Perusahaan
a. Proses bisnis yang berfokus kepada pengukuran kinerja untuk
mengevaluasi efektif dan efisien dipengaruhi oleh beberapa
98
faktor, yaitu: Dukungan hardware dan software yang
menunjang, tingkat penggunaan aplikasi, kualitas pengguna dan
efisiensi dalam pengolahan data.
b. Pengawasan anggaran divisi TI dilakukan untuk dana yang
dibutuhkan dalam operasional TI sesuai atau tidak, adapun
faktor yang mempengaruhinya adalah: proses bisnis TI dan
ketersediaan hardware dan software.
2. Perspektif Orientasi Pengguna
a. Ada tiga faktor yang mempengaruhi tingkat kepuasan
pengguna terhadap kinerja TI, yaitu: kualitas bagian TI dalam
membuat aplikasi yang mudah dan menarik, tingkat penggunaan
aplikasi oleh user yang membantu dalam menyelesaikan
pekerjaan dan tingkat kualitas pengguna yang baik.
b. Tingkat penguasaan aplikasi dipengaruhi oleh tiga faktor,
yaitu: penyelesaian tugas tepat waktu oleh bagian TI, tingkat
kepuasan bagian TI, dan keterlibatan pengguna dalam
pengembangan aplikasi baru. Selain itu penguasaan aplikasi juga
berpengaruh kepada kepuasan pengguna terhadap kinerja TI.
c. Meningkatkan kualitas pengguna dipengaruhi oleh
keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru. Dan
juga meningkatkan kualitas pengguna dalam mengefektifkan
proses bisnis TI dan memberikan kepuasan atas kinerja dari
bagian TI.
99
d. Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi
mempengaruhi tingkat penggunaan aplikasi dan juga
meningkatkan kualitas pengguna.
3. Perspektif Penyempurnaan Operasional
a. Dengan ketersediaan hardware, perusahaan mampu untuk
meningkatkan proses bisnis TI secara efektif.
b. Pengontrolan sistem di perusahaan, dapat mengevaluasi
ketersediaan hardware dan software jika bagian TI melakukan
pengontrolan dengan baik. Dengan adanya sistem yang baik,
maka pengolahan data-data dibuat secara tepat, yang dapat
menekan biaya pengiriman data secara manual.
c. Dengan pengolahan data yang baik, dapat membantu
pendukung strategi bisnis.
d. Penyelesaian tugas yang tepat waktu yang dilakukan bagian
TI, berarti dapat terciptanya penggunaan aplikasi yang baik dan
mudah bagi user.
e. Ketersediaan software, mempengaruhi tingkat kepuasan
bagian TI dalam menjalankan tugas dan juga dapat membantu
pengawasan anggaran untuk TI agar tidak melebihi budget yang
telah ditentukan.
100
4. Perspektif Orientasi Masa Depan
a. Kualitas bagian TI yang baik dapat membantu kinerja
proyek pengembangan TI, yang dapat mempengaruhi
penyelesaian tugas tepat waktu, tingkat kepuasan pengguna dan
juga tingkat kepuasan bagian TI.
b. Dengan mengikuti perkembangan TI dapat diketahui
hardware dan software yang tepat untuk digunakan dalam
perusahaan, yang mendukung ketersediaan hardware dan
software. Dalam menentukan hardware dan software perlu
diperhatikan juga dana yang telah ditetapkan.
c. Dengan kepuasan staff TI, dapat mempengaruhi pada
orientasi pengguna dalam hal tingkat penguasaan aplikasi.
Sebab dengan kepuasan staff TI, secara tidak langsung
berdampak pada aplikasi yang dibuat sesuai dengan apa yang
dibutuhkan oleh user.
Tabel 3.6 Ukuran dan Sasaran Strategis IT Scorecard
Ukuran StrategisSasaran
Strategis
Perspektif Kontribusi Perusahaan
1. Pengawasan anggaran divisi TI
a. Anggaran TI yang disediakan dan jumlah yang terpakai < budget
b. % Perbandingan anggaran TI dari anggaran perusahaan 4%
101
2. Proses bisnis TI
a. % Pengembangan kapasitas dalam proyek operasional 20%
Perspektif Orientasi Pengguna
1. Tingkat kepuasan pengguna terhadap kinerja TI
a. % Kinerja aplikasi yang digunakan saat ini Min. 70%
b. % Kecepatan bagian TI menangani suatu masalah Min. 70%
c. % Kepuasan pelatihan yang diterima dari bagian TI Min. 70%
2. Tingkat penggunaan aplikasi
a. % Aplikasi yang digunakan user friendly Min. 70%
b. % Tingkat pemahaman terhadap aplikasi baru Min. 70%
3. Meningkatkan kualitas pengguna
a. Frekuensi pelatihan yang diterima dari bagian TI 2x per tahun
b. % Kualitas dari pelatihan yang diterima Min. 70%
4. Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru
a. % Keterlibatan user dalam pengembangan aplikasi Min. 50%
Perspektif Penyempurnaan Operasional
1. Dukungan ketersediaan hardware
a. % Kepuasan ketersediaan hardware Min. 70%
b. % Jumlah komputer yang tersedia dengan karyawan yang ada 70%
2. Pengontrolan system
a. Frekuensi pemeriksaan database 1x per bulan
b. Frekuensi melakukan back-up data 2x per bulan
102
3. Efisiensi pengolahan data
a. % Kecepatan pengiriman data Min. 70%
b. Lamanya pengolahan data Max. 12 jam
4. Penyelesaian tugas tepat waktu
a. % Penyelesaian tugas tepat waktu Min. 80%
5. Dukungan ketersediaan software
a. % Ketersediaan modul aplikasi yang ada dengan modul aplikasi yang
dibutuhkan20%
b. % Tersedianya software yang dibutuhkan 40%
Perspektif Orientasi Masa Depan
1. Kualitas staff TI
a. % Jumlah staff TI yang berpengalaman minimal 3 tahun Min. 70%
b. % Staff TI yang berpendidikan minimal S1 50%
2. Meneliti perkembangan TI
a. % Banyaknya jumlah penelitian yang dilakukan 2x per tahun
3. Tingkat kepuasan staff TI
a. % Kepuasan kerjasama antar bagianTI Min. 70%
b. % Kepuasan keterbukaan komunikasi & mengeluarkan pendapat Min. 70%
c. % Kepuasan yang diberikan oleh perusahaan Min. 70%
103
3.1.1.2.8 CSF & KPI
Analisa Critical Success Factor (CSF) merupakan faktor-
faktor penting yang menjadi penentu kemampuan
perusahaan untuk mencapai tujuan mereka. CSF perlu
mendapatkan perhatian dari perusahaan, oleh karena itu
dibutuhkan Key Performance Indicator (KPI) sebagai alat
ukur yang membantu perusahaan dalam mengetahui
seberapa jauh kinerja mereka dalam mencapai tujuan
perusahaan. Berikut adalah hasil analisa CSF pada PT.
Pakarti Graha Sentosa :
Tabel 3.7 CSF dan KPI pada PT. Pakarti Graha Sentosa
No CSF(Critical Success Factor)
KPI(Key Performance Indicator)
Keterangan
1. Kepuasan pelanggan - Banyaknya keluhan dari
pelanggan
- Keluhan dari pelanggan
mencapai 5%
- Pengiriman barang ke
pelanggan yang tepat waktu
- Tidak ada
keterlambatan
pengiriman barang
2. Pemilihan supplier yang
berkualitas
- Jumlah pemesanan barang yang
mengimpor dari supplier
tersebut
- Jumlah pemesanan ke
supplier mencapai 15
unit
- Waktu pengiriman dari supplier - Keterlambatan
pengiriman dari
supplier mencapai
15%
104
3. Mengikuti tren pasar - Jumlah customer yang sering
mencari barang baru
- Presentase yang
mencari barang baru
sekitar 20%
4. Meluaskan pangsa pasar - Jumlah pelanggan yang
mendatangi outlet
- Pelanggan yang
mendatangi outlet
mencapai 70%
- Jumlah penjualan yang
dilakukan tiap hari
- Penjualan per hari di
tiap outlet sejumlah 8
unit
3.1.1.3 Concept of Operations (CONOPS)
3.1.1.3.1 Concept of Operations (CONOPS) Scenario
Pelanggan yang ingin membeli produk furnitur dari PT. Pakarti Graha
Sentosa langsung mendatangi outlet yang ada, pelanggan yang ingin
membeli barang langsung membayar ke kasir dan kasir memberikan
Struk Pembayaran. Jika pelanggan memesan dengan jumlah yang
banyak dan barang tidak mencapai jumlah pesanan pelanggan, maka
Manager Store akan memberitahukan kepada Bagian Accounting
bahwa stok barang di toko berkurang, Bagian Accounting segera
memesan barang dengan membuat Purchase Order yang dikirimkan
kepada supplier, dan supplier akan memberikan info untuk
pembayaran atau DP atas barang yang dipesan, setelah itu Bagian
Accounting akan melakukan pembayaran barang akan dikirim
langsung oleh supplier, barang yang telah dikirim oleh supplier akan
ditangani oleh Bagian Impor untuk pengecekan kondisi, kesesuaian
105
jumlah dan jenis produk yang telah dipesan. Setelah itu Bagian Impor
akan mencatat semua barang yang telah sampai dan diberikan kepada
Bagian Gudang, lalu Bagian Gudang akan mencatat data kedalam
sistem MYOB. Barang akan dikirim ke pelanggan atau ke toko-toko
cabang oleh Bagian Pengiriman setelah menerima Surat Jalan yang
diberikan oleh General Affair. Laporan Keuangan dan Laporan
Penjualan akan dibuat oleh Bagian Accounting dan akan dikirim setiap
hari kepada Direktur utama.
106
3.1.1.3.2 Concept of Operations (CONOPS) Diagram
Gambar 3.4 CONOPS PT. Pakarti Graha Sentosa
107
3.1.1.4 Strategic
Dalam rangka mencapai tujuan perusahaan, maka PT. Pakarti
Graha Sentosa mempunyai strategi bisnis dengan cara :
Memprioritaskan kualitas pelayanan dan produk agar mampu
bersaing dengan perusahaan furnitur lainnya. Selain itu, PT.
Pakarti Graha Sentosa selalu memperhatikan pelayanan
kepada pelanggan, baik dari pemenuhan kebutuhan sampai
pengiriman barang.
Memilih supplier yang terbaik dan mendapatkan lisensi resmi
dari mereka. Hal ini berguna untuk meraih kepercayaan
pelanggan dalam membeli produk.
Mengidentifikasi pasar serta tren yang sedang berkembang
guna memenuhi keinginan pelanggan atas produk yang baru.
Mempunyai beberapa outlet untuk meluaskan pemasaran
produk perusahaan.
3.2 Product & Service
3.2.1 Business Plan
3.2.1.1 Business Overview
Business overview menjelaskan mengenai secara keseluruhan
bisnis yang berkaitan dengan perusahaan mulai dari letak geografis
sampai proses yang terjadi antar area fungsi dengan fungsi bisnis
lainnya
Lokasi Geografis
108
Berikut ini merupakan gambaran yang dapat diberikan
perusahaan mengenai unit organisasi dan lokasinya. Pada tabel 3.4
ini menjelaskan letak lokasi dari setiap bagian organisasi,
mengingat bahwa perusahaan tidak berdiri hanya pada satu lokasi
saja. Oleh karena setiap bagian dari organisasi harus menjelaskan
posisi lokasi mereka berada.
Tabel 3.8 Matriks Pemetaan Unit Organisasi terhadap lokasi
Unit OrganisasiLokasi
Kantor Toko
Presiden Direktur *
Manager Store *
Supervisor *
General Affair *
Accounting *
Administrasi *
Sales Marketing *
Visual Merchandise *
Bagian Pengiriman *
Bagian Impor *
Bagian Electricity *
Bagian Gudang *
Junior Accounting *
Proses
109
Berikut adalah gambaran dimana fungsi area berlanjut ke fungsi
yang lain. Pada tabel 3.5 ini menjelaskan setiap fungsi area dari
perusahaan dapat dibagi ke dalam beberapa fungsi.
Tabel 3.9 Tipe Fungsi Area Perusahaan dan Fungsinya
Fungsi Area Fungsi
Presiden
Direktur
- Menetapkan tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan
- Mengawasi realisasi dari tujuan dan
sasaran
- Memberikan arahan tentang keadaan pasar
untuk dapat merencanakan kegiatan yang
akan dilakukan perusahaan.
- Membuat perjanjian atau kontrak dengan
supplier luar negeri.
- Membuat aturan dan kebijakan
perusahaan.
Direktur
Keuangan
- Mengarahkan perusahaan agar mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
- Menetapkan dan mengawasi tugas dari
kepala bagian dan karyawan
- Menyetujui anggaran yang akan
dikeluarkan perusahaan.
110
- Menyampaikan laporan kepada konsultan
keuangan atas kinerja perusahaan.
Bagian Gudang - Membuat laporan keluar masuk barang
- Membuat laporan stok barang setiap
minggu dan bulan
- Menginput data barang ke sistem MYOB
- Membuat surat keluar barang pada saat
pengiriman ke toko cabang atau customer
- Mengontrol stok barang yang di gudang
Bagian
Accounting
- Membuat laporan keuangan
- Membuat anggaran perusahaan seperti
gaji karyawan untuk dilaporkan
kekonsultan keuangan
- Melakukan pembayaran dengan supplier
- Membuat pehitungan pajak perusahaan
Sales Marketing - Memperkenalkan produk baru kepada
media
- Melakukan promosi ke pelanggan tetap
dan media
Supervisor - Melayani pelanggan terutama pelanggan
111
tetap
- Menganalisa laporan penjualan
- Memimpin tim operasional toko
- Mengarahkan bawahan agar mencapai
target penjualan
Administrasi - Membuat laporan absen bulanan para
karyawan
- Mengeluarkan uang operasional untuk
kegiatan perusahaan
- Mengawasi keluar masuk surat dalam
perusahaan baik
- pemberitahuan atau yang berhubungan
dengan perusahaan
3.2.1.2 Executive Team Profile
Tugas dan kewajiban eksekutif adalah :
1. Presiden Direktur
- Menetapkan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
- Mengawasi realisasi dari tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan.
112
- Memberikan arahan tentang keadaan pasar untuk dapat
merencanakan kegiatan yang akan dilakukan perusahaan.
- Membuat perjanjian atau kontrak dengan supplier luar
negeri.
- Membuat aturan dan kebijakan perusahaan.
2. Direktur Keuangan
- Mengarahkan perusahaan agar mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
- Menetapkan dan mengawasi tugas dari kepala bagian dan
karyawan
- Menyetujui anggaran yang akan dikeluarkan perusahaan.
- Menyampaikan laporan kepada konsultan keuangan atas
kinerja perusahaan.
3. Bagian Gudang
- Membuat laporan keluar masuk barang
- Membuat laporan stok barang setiap minggu dan bulan
- Menginput data barang ke sistem MYOB
- Membuat surat keluar barang pada saat pengiriman ke toko
cabang atau customer
113
- Mengontrol stok barang yang di gudang
4. Bagian Accounting
- Membuat laporan keuangan
- Membuat anggaran perusahaan seperti gaji karyawan untuk
dilaporkan kekonsultan keuangan
- Melakukan pembayaran dengan supplier
- Membuat pehitungan pajak perusahaan
5. Sales Marketing
- Memperkenalkan produk baru kepada media
- Melakukan promosi ke pelanggan tetap dan media
6. Supervisor
- Melayani pelanggan terutama pelanggan tetap
- Menganalisa laporan penjualan
- Memimpin tim operasional toko
- Mengarahkan bawahan agar mencapai target penjualan
7. Administrasi
- Membuat laporan absen bulanan para karyawan
- Menyediakan alat tulis kantor
- Mengeluarkan uang operasional untuk kegiatan perusahaan
- Mengawasi keluar masuk surat dalam perusahaan baik
- Pemberitahuan atau yang berhubungan dengan perusahaan.
3.2.1.3 Relationship Business Activity to Strategic Goals
114
1. Memprioritaskan kualitas pelayanan dan produk agar mampu
bersaing dengan perusahaan furnitur lainnya. Selain itu, PT.
Pakarti Graha Sentosa selalu memperhatikan pelayanan kepada
pelanggan, baik dari pemenuhan kebutuhan sampai pengiriman
barang.
2. Memilih supplier yang terbaik dan mendapatkan lisensi resmi
dari mereka. Hal ini berguna untuk meraih kepercayaan
pelanggan dalam membeli produk.
3. Mengidentifikasi pasar serta tren yang sedang berkembang
guna memenuhi keinginan pelanggan atas produk yang baru.
4. Mempunyai beberapa outlet untuk meluaskan pemasaran
produk perusahaan.
3.2.1.4 Organizational Structure
115
Gambar 3.5 Struktur Organisasi PT. Pakarti Graha Sentosa
Tugas dan kewajiban dari setiap bagian yang ada di struktur organisasi
pada gambar 3.5, sebagai berikut :
1) Presiden Direktur
- Menetapkan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
- Mengawasi realisasi dari tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan.
- Memberikan arahan tentang keadaan pasar untuk dapat
merencanakan kegiatan yang akan dilakukan perusahaan.
- Membuat perjanjian atau kontrak dengan supplier luar negeri.
- Membuat aturan dan kebijakan perusahaan.
116
2) Direktur Keuangan
- Mengarahkan perusahaan agar mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
- Menetapkan dan mengawasi tugas dari kepala bagian dan
karyawan.
- Menyetujui anggaran yang akan dikeluarkan perusahaan.
- Menyampaikan laporan kepada konsultan keuangan atas kinerja
perusahaan.
3) Manager Store
- Membuat laporan harian penjualan.
- Membuat catatan barang yang laku atau tidak.
- Membuat strategi pemasaran produk.
4) Supervisor
- Melayani pelanggan terutama pelanggan tetap.
- Menganalisa laporan penjualan.
- Memimpin tim operasional toko.
- Mengarahkan bawahan agar mencapai target penjualan.
5) General Affair
117
- Membuat Surat Jalan untuk pengiriman barang ke toko
cabang atau pelanggan.
- Memberi informasi ke bagian gudang jika stok barang habis.
- Mengawasi kinerja bawahan.
- Mengelola kendaraan operasional.
- Melakukan pengecekan fasilitas kantor.
6) Bagian Accounting
- Membuat laporan keuangan.
- Membuat anggaran perusahaan seperti gaji karyawan untuk
dilaporkan kekonsultan keuangan.
- Melakukan pembayaran dengan supplier.
- Membuat pehitungan pajak perusahaan.
7) Bagian Administrasi
- Membuat laporan absen bulanan para karyawan.
- Mengeluarkan uang operasional untuk kegiatan perusahaan.
- Mengawasi keluar masuk surat dalam perusahaan baik
pemberitahuan atau yang berhubungan dengan perusahaan.
8) Sales Marketing
118
- Memperkenalkan produk baru kepada media.
- Melakukan promosi ke pelanggan tetap dan media.
9) Sales Assistant
- Melakukan kegiatan penjualan di toko.
- Melayani pelanggan yang datang ke toko.
- Mempromosikan produk baru ke pelanggan yang datang.
10) Visual Merchandise
- Membuat pengaturan tata letak produk di toko.
11) Bagian Pengiriman
- Mengirim barang ke toko cabang atau pelanggan.
- Menerima Surat Jalan.
- Memberikan Surat Jalan ke penerima barang.
12) Bagian Impor
- Mempersiapkan dokumen untuk barang yang akan diterima.
- Mengecek kondisi barang yang datang.
13) Bagian Electricity
119
- Menangani masalah pada komputer dan listrik jika
dibutuhkan.
- Membantu pemasangan produk lampu jika pelanggan
membeli produk tersebut.
14) Bagian Gudang
- Membuat laporan keluar masuk barang.
- Membuat laporan stok barang setiap minggu dan bulan.
- Menginput data barang ke sistem MYOB.
- Membuat surat keluar barang pada saat pengiriman ke toko
cabang atau customer.
- Mengontrol stok barang yang di gudang.
15) Junior Accounting
- Melakukan pembayaran ke supplier.
- Mengecek penjualan harian.
- Membuat kas harian berdasarkan rekening koran perusahaan.
- Membukukan transaksi harian(vouching).
3.2.1.5 Market Outlook & Competitive Strategy
120
Keadaan bisnis furnitur saat ini mengalami perkembangan yang
cukup pesat dan banyaknya perusahaan yang membuka usahanya di
bidang ini. Hal ini dikarenakan semakin meningkatnya pembangunan
rumah dan apartemen di Indonesia. Terutama tempat tinggal yang
ditujukan untuk kalangan menengah ke atas. Selain itu, bertambahnya
jumlah tempat berbelanja seperti mall, tempat hiburan, hotel, dll juga
memberikan dampak yang cukup signifikan terhadap bisnis furnitur.
Oleh karena itu, PT. Pakarti Graha Sentosa yang bergerak di
bidang furnitur mempunyai peluang untuk mengembangkan bisnis
yang sedang berjalan saat ini. Dengan meningkatkan kualitas
pelayanan dan kualitas produk, meluaskan daerah promosi, dan
melakukan perencanaan strategis secara tepat maka PT. Pakarti Graha
Sentosa diharapkan mampu bersaing dengan kompetitor lainnya dan
dapat mencapai tujuannya.
3.2.1.6 Business Cycle
121
Gambar 3.6 Business Cycle PT. Pakarti Graha Sentosa
Siklus bisnis PT. Pakarti Graha Sentosa dimulai dari pengiriman
barang yang dilakukan oleh supplier, yang akan diterima kepada
bagian impor untuk dilakukan pengecekan barang apakah pengiriman
barang sesuai dengan pemesanan barang, setelah itu barang akan dijual
kepada pelanggan dengan cara mengirim barang ke toko, atau
mengirim barang ke pelanggan yang telah memesan barang yang akan
dibeli, setelah itu dilakukan pemesan barang sesuai pemesanan
pelanggan, atau sesuai barang yang out of stock.
3.3 Data & Information
122
3.3.1 Object State Transition Diagram
Object state transition diagram ini menggambarkan daur hidup dari
sebuah objek di PT.Pakarti Graha Sentosa dari awal proses hingga akhir
proses bisnis. Pada Gambar 3.6 ini menjelaskan rangkaian objek yang terjadi
selama proses bisnis berjalan.
Gambar 3.7 Object State Transition Diagram PT. Pakarti Graha Sentosa
3.3.2 Logical Data Model
123
Model data Entity-Relationship (E-R) dibuat berdasarkan proses bisnis
yang berjalan pada PT. Pakarti Graha Sentosa.
Gambar 3.8 Logical Data Model PT. Pakarti Graha Sentosa
124
3.3.3 Activity /Entity Matrix (CRUD)
Tabel 3.7 Activity /Entity Matrix (CRUD) PT. Pakarti Graha Sentosa
Pela
ngga
n
kasi
rSt
ruk
Pem
abay
aran
Bar
ang
Man
ager
St
ore
Lapr
an st
ok
bara
ng
Bag
ian
Acc
ount
ing
Purc
hase
O
rder
Bag
ian
Impo
r
Cat
atan
Bar
ang
Bag
ian
Gud
ang
Gen
eral
Aff
air
Sura
t Jal
anB
agia
nPe
ngiri
man
Lapo
ran
Keu
anga
n
Lapo
ran
Penj
ualla
n
Pres
iden
D
irekt
ur
Membeli barang R RMembayar barang R RMemberikan struk pembayaran R C C RMembuat Laporan Stok Barang C CMelaporkan stok barang R RMembuat Purchase Order C CMelakukan pembayaran pemesanan R RMengecek kondisi barang RMembuat catatan barang C CMemberikan catatan barang R RMembuat Surat Jalan C CMemberikan Surat Jalan R RMengirim barang R R
Membuat Laporan Keuangan C
C
Memberikan Laporan Keuangan R R
Membuat Laporan Penjualan C C
Memberikan Laporan Penjualan R R
125
3.4 System & Application
3.4.1 System Data Flow Diagram
Gambar 3.9 System Data Flow Diagram PT. Pakarti Graha Sentosa
126
3.5 Technology & Infrastucture
3.5.1 Network Connectivity Diagram
Gambar 3.10 Network Connectivity Diagram PT. Pakarti Graha Sentosa
3.6 Security
3.6.1 Security & Privacy Plan
PT. Pakarti Graha Sentosa untuk saat ini keamanan data pada belum
maksimal dikarenakan keamanan data PT. Pakarti Graha Sentosa hanya
menggunakan antivirus dan firewall pada sistem pengamanannya.
Sedangkan untuk bagian fisik perusahaan sudah terdapat petugas keamanan
yang menjaga perusahaan setiap hari.
127
3.7 Standard
3.7.1 Technology Fore Cast
Tabel 3.11 Technology Forecast PT. Pakarti Graha Sentosa
Technology Forecast
Forecast area Short Term
(12 Months)
Mid Term
(12-24 Months)
Long Term
(2-3 years away)
Operating
Systems
Microsoft XP Microsoft XP Microsoft XP
Office
Automaticion
Suite
Microsost Office
(word,excel, power
point, outlook,
visio, access) 2007
Microsost Office
(word,excel, power
point, outlook,
visio, access) 2007
Microsost Office
(word,excel, power
point, outlook,
visio, access) 2007
Desktop PCs Menggunakan XP
2000
Menggunakan XP
2000
Menggunakan XP
2000
Desktop Monitors LCD monitor LG
18”inch
LCD monitor LG
18”inch
LCD monitor LG
18”inch
128
3.8 Workforce Plan
3.8.1 Workforce Plan
Workforce Plan mendeskripsikan cara sumber daya manusia dikelola
dalam perusahaan. Termasuk strategi untuk mempekerjakan, penyimpanan
dan pengembangan professional pada tingkat eksekutif, manajemen dan
karyawan dalam perusahaan.
Uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing pada PT. Pakarti Graha
Sentosa antara lain :
1. Presiden Direktur
• Menetapkan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
• Mengawasi realisasi dari tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan.
• Memberikan arahan tentang keadaan pasar untuk dapat
merencanakan kegiatan yang akan dilakukan perusahaan.
• Membuat perjanjian atau kontrak dengan supplier luar negeri.
• Membuat aturan dan kebijakan perusahaan.
2. Direktur Keuangan
• Mengarahkan perusahaan agar mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
• Menetapkan dan mengawasi tugas dari kepala bagian dan
karyawan
• Menyetujui anggaran yang akan dikeluarkan perusahaan.
• Menyampaikan laporan kepada konsultan keuangan atas kinerja
perusahaan.
129
3. Bagian Gudang
• Membuat laporan keluar masuk barang
• Membuat laporan stok barang setiap minggu dan bulan
• Menginput data barang ke sistem MYOB
• Membuat surat keluar barang pada saat pengiriman ke toko
cabang atau customer
• Mengontrol stok barang yang di gudang
4. Bagian Accounting
• Membuat laporan keuangan
• Membuat anggaran perusahaan seperti gaji karyawan untuk
dilaporkan ke konsultan keuangan
• Melakukan pembayaran dengan supplier
• Membuat pehitungan pajak perusahaan
5. General Affair
• Membuat Surat Jalan untuk pengiriman barang ke toko cabang
atau pelanggan
• Memberi informasi ke bagian gudang jika stok barang habis
• Mengawasi kinerja bawahan
• Mengelola kendaraan operasional
• Melakukan pengecekan fasilitas kantor
130
6. Supervisor
• Melayani pelanggan terutama pelanggan tetap
• Menganalisa laporan penjualan
• Memimpin tim operasional toko
• Mengarahkan bawahan agar mencapai target penjualan
7. Administrasi
• Membuat laporan absen bulanan para karyawan
• Mengeluarkan uang operasional untuk kegiatan perusahaan
• Mengawasi keluar masuk surat dalam perusahaan baik
• pemberitahuan atau yang berhubungan dengan perusahaan
3.8.2 Organization Chart
Gambar 3.11 Struktur Organisasi PT. Pakarti Graha Sentosa